Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường THPT thạch thành 2

1. MỞ ĐẦU
1.1 Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những
bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành
chính. Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các
đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng
thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng
trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng
trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt
động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của
công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa mang tính
chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức.
Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh
chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và
Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà
nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự
phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan
trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền
Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và
sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến
thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo
văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng
thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là
phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ
quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của
đơn vị mình. Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo

quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một
ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích
không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu
mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được
xem xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông
tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp
một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành,
do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy
định. Trường THPT Thạch Thành II được thành lập vào ngày 10/9/1999 đến nay
được sự chỉ đạo sâu sát của Sở GD&ĐT tỉnh Thanh Hóa, sự quan tâm của Ban
Giám hiệu nhà trường và sự tìm tòi học hỏi, sáng tạo của bản thân trong thời
gian thực hiện nhiệm vụ được phân công, công tác văn thư lưu trữ của nhà
trường có nhiều tiến bộ đáng kể.
1


1.2 Mục đích nghiên cứu
Hiện nay hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác
văn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề
này. Người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ
năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có
hiệu quả tối ưu nhất. Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người
phụ trách công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần
nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng
thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. Để phục vụ tốt công
tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu
trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp
nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc nêu trên, mặt khác còn
giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công
tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường. Để công tác bảo quản tốt hồ

sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi
người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp và phải khoa học.
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt
công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực
chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả
công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường THPT
Thạch Thành II nói riêng.
- Qua quá trình công tác trong nhà trường, việc tổ chức quản lý và giải
quyết các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy định
chung của nhà nước, tôi nhận thấy công tác hành chính văn thư nói chung, công
tác học vụ nói riêng vô cùng quan trọng nên tôi quyết định chọn đề tài: “Một số
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại trường
THPT Thạch Thành 2” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường
quản lý hồ sơ sổ sách được tốt hơn.
1.3 Đối tượng nghiên cứu
Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần
có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn
vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người
ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ
trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ công chức văn phòng chưa được
đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng
được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ. Đề tài
này được nghiên cứu trong phạm vi trường THPT Thạch Thành II góp phần giúp
nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong tất cả các trường học
hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
1.4 Phương pháp nghiên cứu
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt
2

công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực
chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả
công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường THPT
Thạch Thành II nói riêng. Do đó việc xác định giá trị hồ sơ phải được tiến hành
một cách thận trọng, đảm bảo những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn
nhất định để quản lý tốt hồ sơ, đó là tầm quan trọng mà tôi chọn đề tài: “Một số
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại trường
THPT Thạch Thành II”.
1.5 Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm
Điểm mới trong kết quả nghiên cứu: Nâng cao được nhận thức và trách
nhiệm của nhân viên văn phòng về công tác văn thư - lưu trữ. Người làm công
tác văn thư - lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu trữ một cách thật nhanh
chóng; soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội dung để trình ký.
Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi không đòi hỏi
nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực của nhân
viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao.
2. NỘI DUNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
2.1 Cơ sở lý luận
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn vị.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản,
quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung
công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh
chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động
nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh
giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo

quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo
tính khoa học, tính cơ mật. Đối với người làm công tác văn thư - lưu trữ nếu biết
xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian nghiên cứu, ứng dụng tốt
công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư - lưu trữ, đặc biệt là
khâu soạn thảo văn bản.
Căn cứ vào cơ sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm về Hành chính văn
thư được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau đây:
- Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
- Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3


- Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ
Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công
tác Văn thư, lưu trữ;
2.2 Thực trạng của vấn đề.
Thực trạng của vấn đề Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu
trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm
công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm công tác
văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số
nơi vẫn còn bề bộn, chưa ngăn lắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong những năm
gần đây công tác văn thư - lưu trữ trong các trường học đã được các cấp lãnh

đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn
bản hướng dẫn: - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. - Nghị định số
110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ công tác văn thư. - Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính Phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ công tác văn thư. Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. - Quản lý và sử
dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị đính số 58/2001/NĐ-CP ngày
24/8/2001 của Chính Phủ. - Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc
gia. - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính Phủ
Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ. - Tổ chức xác định giá
trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo đúng quy trình hướng dẫn của cục
Văn thư và lưu trữ Nhà nước tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày
19/5/2004 về việc hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hành chính và công văn
879/VTLTNN-NVĐP ngày 09/12/2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài
liệu hết giá trị. Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ ở trường THPT
Thạch Thành II tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn:
* Thuận lợi:
Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Sở Giáo dục và Đào tạo Thanh Hóa;
Đảng, chính quyền, ban ngành đoàn thể và nhân dân, đặc biệt là sự quan tâm của
BGH nhà trường. Đội ngũ ngũ thầy cô giáo năng động, nhiệt tình, có năng lực
chuyên môn tốt, có tinh thần trách nhiệm cao luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao. Cơ sở vật chất và các thiết bị dạy học được đầu tư cơ bản đảm bảo phục vụ
dạy và học và các hoạt động khác.
* Khó khăn:
- Kho lưu trữ hồ sơ chưa đảm bảo được yêu cầu phục vụ cho việc tra cứu,
lưu trữ tài liệu văn bản.
4

- Tổ chức tập huấn cho cán bộ làm công tác Văn thư - lưu trữ còn hạn
chế. Tuy có những khó khăn nhưng chúng ta có thể dễ dàng khắc phục, dễ dàng
vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Hiện nay công tác văn thư ở trường học đã đi vào nề nếp, phát huy được
hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy và hoạt động khác
trong nhà trường nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt
Công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ. Bản thân tôi được phân công
làm nhiệm vụ văn thư nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng
của công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm
tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao
trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho
lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường và cũng như để
chia sẻ cùng đồng nghiệp.
Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phòng phải
truyền đạt sao cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của
nhà trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng
thông tin không ít, do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề
cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời
không trùng lặp. Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo
cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban giám hiệu biết đúng lúc những điều cần
thiết để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường. Để xác
định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải căn cứ vào
các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung
văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường. Tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc
sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần
được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại trường.
Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ

là phải gọn nhẹ, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác.
- Một số tài liệu cần lưu giữ của bộ phận học vụ trường THPT Thạch Thành
II gồm:
Kế hoạch công tác năm; Hồ sơ về các đợt kiểm tra; Hồ sơ chuyển đi
chuyển đến; Hồ sơ tuyển sinh; Hồ sơ tốt nghiệp THPT; Hồ sơ thi lại lên lớp;
Học bạ; Sổ đăng bộ; Sổ quản lý cấp phát bằng, chứng chỉ; Sổ gọi tên ghi điểm;
Sổ ghi đầu bài…
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức
quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:
- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo
dục).
- Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
- Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến,
tăng hay giảm của các lớp trong mỗi năm học).
- Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
1/ Học bạ:
5


Trình tự quản lý và theo dõi:
+ Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại
học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn
giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ
lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã
trả và văn thư phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
+ Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong
học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao),
phiếu đăng ký nhập học lớp 10, giấy chứng nhận tốt nghiệp THCS tạm thời, đơn
xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học
bạ. Đối với học bạ lớp 10, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.

+ Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết
trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu
có gì thiếu xót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào
có liên quan để xử lý.
+ Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp,
bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên
GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong
việc tra cứu thông tin kịp thời.
+ Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm:
hàng năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học
bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi
cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.
2) Sổ đăng bộ:
Trình tự quản lý và theo dõi:
+ Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 10 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư
tập hợp danh sách của các lớp 10, mua học bạ theo chỉ tiêu tuyển sinh của năm
học về phát cho giáo viên chủ nhiệm viết và trình Hiệu trưởng ký trang đầu sau
đó xếp theo thứ tự vần A, B, C, … và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác,
cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
+ Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển
đi, chuyển đến, bỏ học.
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
3) Hồ sơ chuyển trường (chuyển đi - chuyển đến):
+ Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có
sự đồng ý của nơi tiếp nhận.
Nếu chuyển trường trong Tỉnh thì thuộc thẩm quyền của nhà trường do
Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu và xác nhận.
Nếu chuyển trường ngoài tỉnh thì nhà trường phải viết giấy giới thiệu
chuyển qua Lãnh đạo Sở GD&ĐT Thanh Hóa để xem xét và viết giấy giới thiệu

chuyển đi.
Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ
huynh ký vào sổ.
6


+ Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác có liên
quan. Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết quả học tập, chữ
ký của GVCN và xác nhận của Hiệu trưởng trường cũ. Nếu học bạ không đầy đủ
thông tin thì phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ và hẹn thời gian để nộp
4) Hồ sơ cán bộ công chức, viên chức.
Năm 2001, Sở GD&ĐT đã có công văn số: 36/SGD&ĐT-TC V/v: Hướng
dẫn thực hiện quản lý hồ sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là tài
liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của cán bộ, công chức, viên
chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm
chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội. Được sự ủy nhiệm
của Hiệu trưởng, tôi phụ trách mảng này. Nó đòi hỏi phải có tính thống nhất,
khoa học, để quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin. Hồ sơ được quản lý,
sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước qui định.
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: quyển lý lịch,
sơ yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, bản sao giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, các
quyết định có liên quan, bản tự kiểm điểm, bản nhận xét; giấy giới thiệu được
trúng tuyển, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật (nếu có);Các bìa kẹp: nghị
quyết - quyết định về nhân sự, nhận xét - đánh giá, bảng kê thành phần tài liệu
trong hồ sơ.
Trình tự lưu trữ:
- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng
minh.
- Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công
chức cần thực hiện theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v:

Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
- Sắp xếp các hồ sơ theo tổ; nhóm và theo vần tên A, B, C đảm bảo các
nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ.
5) Việc lưu trữ hồ sơ theo Công nghệ thông tin
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất
nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi
tính. Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản
lý các ổ đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề.
Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý:
- Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo năm học để
thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin.
Ví dụ: Vào explore Data (D:) LY THI DUA NĂM 2016-2017 Sang kien
kinh nghiem.
- Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng mất thông tin trên máy tính.
Luôn luôn truy cập Internet để nắm bắt được các thông tin, tự nghiên cứu những
gì mình chưa rõ.
- Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch
01/2011/TT-BNV; còn phải biết sáng tạo. Ví dụ: nếu một văn bản mà nội dung
quá ít sẽ không cân đối trên khổ giấy A 4 thì tôi phải dùng Format Pargraph
Spacing - Before - After để chọn khoảng cách sau cho phù hợp để văn bản được
hoàn mỹ hơn, nhìn đẹp mắt thu hút được người đọc.
7


6) Văn phòng phẩm.
Thực hiện theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, mỗi năm nhà trường
cấp văn phòng phẩm theo quý, theo tháng. Văn thư phải chịu trách nhiệm việc
quản lý văn phòng phẩm. Bao gồm các loại như: Bút viết, Giấy in A4, giấy phô
tô, kim bấm, sổ da, keo dán, kéo, bọc nhựa, dập ghim, kẹp hồ sơ… để phục vụ
cho công tác chuyên môn của trường như: Sổ điểm, sổ GVCN, sổ đăng ký giảng

dạy, sổ đầu bài, sổ dự giờ đặc biệt là công tác văn phòng. Vì thế, người phụ trách
công việc này đòi hỏi phải có sự khéo tay, tính thẩm mỹ và cẩn thận.
Trình tự theo dõi:
- Phải có sổ theo dõi văn phòng phẩm và ký nhận. Hàng ngày phải liệt kê
giấy A4 như: in ấn văn bản, đề thi, thời khóa biểu hay sử dụng vào những công
việc khác có liên quan cần ghi vào sổ cụ thể để bảo quản chặt chẽ. Mục đích
chống lãng phí và tránh sự thất thoát.
- Kiểm tra văn phòng phẩm hàng tuần, nếu văn phòng phẩm nào hết phải
kịp thời báo cho Ban giám hiệu và xin ý kiến bổ sung để phục vụ công tác văn
phòng được tốt hơn.
Công tác hành chính văn thư cũng như công tác học vụ là phương tiện
giúp Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật nhà
nước, đúng quan điểm, đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà trường,
công tác hành chính còn là điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học
sinh, giáo dục bằng môi trường, cảnh trí… Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ
lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong
quá trình hoạt động của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi
cần thiết. Công tác văn thư học vụ là một công việc không thể thiếu trong nhà
trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt
một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ. Công tác văn thư học vụ đảm bảo việc
báo cáo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết,
phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên.
Công tác văn thư học vụ trong nhà trường rất nhiều việc như: Giao dịch, lưu trữ
hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê… gồm nhiều mặt phải tiến hành
thường xuyên liên tục và cũng cố bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định.
2.3 Giải pháp (những biện pháp đã thực hiện để giải quyết vấn đề):
Các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề bao gồm:
1) Các biện pháp đánh máy soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội
dung, chính xác cao để trình ký.
Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được

giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung,
chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập
nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn
bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Hiện nay
công tác văn thư - lưu trữ thực hiện theo Nghị định số 09/210/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
8


110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư; Thông tư
số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về
mọi hoạt động của nhà trường, nhất là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi
trong soạn thảo văn bản.
- Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong
công tác tham mưu với cấp trên.
- Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên
trách trong mọi hoạt động của nhà trường.
- Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức.
- Điều quan trọng nhất đó là phải nắm vững quy trình, bố cục của một
văn bản mà mình muốn soạn thảo.
* Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng.
a) Báo cáo: Là loại văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến
nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể
nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo.
- Phần mở đầu:
+ Những căn cứ có tính pháp lý.
+ Nêu những diểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ
trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị.

Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện
chủ trương công tác nêu trên.
- Phần nội dung:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.
+ Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
- Phần kết thúc:
+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.
+ Các biện pháp tổ chức thực hiện.
+ Những kiến nghị với cấp trên.
+ Nhận định những triển vọng.
* Mẫu của một loại báo cáo: (Phục lục 01: Báo cáo sơ kết học kỳ I – Năm học
2016-2017)
9


b) Tờ trình: Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức
năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt.
- Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.
- Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án,
phân tích và chứng minh các phương án khả thi).
- Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần).
Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án xin cấp
trên phê duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể
chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.
- Trong phần nêu lý do, căn cứ dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu
khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
- Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao nhưng

rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa
chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm
bảo sự kiện và số liệu chính xác. Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong việc
thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...
- Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt
chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê
duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án
được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.
* Mẫu của một loại tờ trình: (Phụ lục 02: Tờ trình xin thành lập Hội đồng thi
tuyển sinh vào lớp 10 năm học 2016-2017)
2) Biện pháp lưu trữ văn bản và tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng
nhất.
Hiện nay hầu hết các trường học, cơ quan đã thực hiện công tác lưu trữ
một cách khoa học, ngăn nắp đúng các văn bản chỉ đạo của cấp trên. Nhưng với
phương pháp lưu trữ truyền thống và thủ công bằng giấy, với số lượng rất lớn
văn bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu trữ phải tốn nhiều
công sức và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến, đi để tìm số văn bản đến, đi,
sau đó phải lựa chọn hộp hồ sơ lưu văn bản đến, đi).
Do đặc thù hiện nay, hầu như tất cả các văn bản điều hành, chỉ đạo của
cấp trên, nhất là Sở GD&ĐT tỉnh Thanh Hóa đều được gửi qua hộp thư điện tử
có đính kèm tập tin (file) văn bản dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn bản sao
cho dễ tìm kiếm và thật nhanh chóng ta có thể dùng phần mềm quản lý văn bản
do một số công ty thiết kế tiện ích trong việc quản lý văn bản đi và văn bản đến.
Tuy nhiên do trường THPT Thạch Thành II là một đơn vị trường học ít
văn bản đến và văn bản đi nên tôi đã sử dụng một phương pháp rất đơn giản, dễ
sử dụng như sau:

10

- Công văn đến: Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ
thông tin các đơn vị trao đổi văn bản qua Mail đây là phương tiện vừa nhanh và
dễ lưu trữ. Vì vậy hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư
mục văn bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo
dõi văn bản đến và trình Hiệu trưởng phê chuyển cho các bộ phận, đồng thời thư
mục này được chia sẻ rộng để khi chuyển văn bản cho các bộ phận có thể vào
thư mục này và lấy văn bản về thực hiện công việc. Đây là phương pháp lưu trữ
văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm được giấy cho đơn vị.
Ví dụ: D:/ Cong van den 2017/ Tháng 1 - Tạo tệp tin (file) bằng phần
mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word có nội dung giống như sổ văn bản đến.
Thanh Hoa KHTC TDTT.pdf và trang phục đối với GV dạy TDTT Thang
1\20- V/v tăng cường biện pháp bảo Sở GDĐT 20/SGDĐT- T.Quân, dam bao
ANTT 07/01/2013
03/01/2013 đảm ANTT trường học trong dịp Thanh Hóa CTHSSV VT
trong dip nghi nghỉ tết tet.pdf Thang 1\37-Che Sở GDĐT 35/SGDĐT- V/v thực
hiện công khai, minh 07/01/2013, 03/01/2013 HT,VT do GV- Thanh Hóa TCCB,
công tác tuyển dụng TDTT.pdf
- Liên kết tên loại và trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn bản tương ứng
trong thư mục chứa văn bản đã nhận. - Muốn tìm một văn bản, ta mở File “So
van ban den 2016”, trong file đã để đường dẫn văn bản lúc này ta chỉ việc nhấn
phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn bản cần tìm và có thể in ấn khi cần
thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng. Trên đây là một số biện pháp cơ bản
đã và đang thực thực hiện trong thời gian qua tại trường THPT Thạch Thành II,
góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng.
3) Biện pháp quản lý hồ sơ học sinh Hồ sơ học sinh do văn thư nhà trường chịu
trách nhiệm quản lý dưới sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, hồ sơ gồm có:
Học bạ THPT đang học, học bạ tốt nghiệp, học bạ nghỉ học; Sổ đăng bộ;
Sổ điểm lớn; Văn bằng chứng chỉ …
- Học bạ học sinh đang học được xếp theo từng lớp cuối năm học giao cho Giáo
viên chủ nhiệm để ghi kết quả học tập của học sinh GVCN hoàn thành xong nộp

lại về cho Văn thư để trình Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng ký duyệt kết quả
cuối năm trong học bạ của học sinh đúng thời gian quy định sau đó lưu trữ cẩn
thận trong tủ ở phòng văn thư. Học bạ nghỉ học đã lâu được nhập vào máy theo
từng năm học và in ra đóng tập lại để tiện cho việc tra cứu hồ sơ khi học sinh,
phụ huynh đến xin rút hồ sơ. Học bạ đã tốt nghiệp học sinh chưa rút về còn lại
cũng được để theo thứ tự trong bìa sơ mi theo từng năm học.
- Sổ đăng bộ: Hàng năm học sinh đầu cấp trúng tuyển vào học lớp 10 và chuyển
đến đều được Văn thư cập nhật kịp thời và ghi đầy đủ các thông tin trong sổ theo
mẫu quy định của Bộ GD&ĐT, cuối năm học trình Hiệu trưởng ký duyệt.
11


- Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THPT: Sau khi nhận Bằng tốt
nghiệp ở Sở về Văn thư có trách nhiệm vào sổ từng học sinh theo từng số hiệu
bằng đúng quy định. Khi cấp trả bằng học sinh đến nhận phải có giấy tờ như
CMND hoặc Hộ khẩu ghi lại để tiện cho việc theo dõi người nhận bằng và phải
ký nhận ghi rõ họ tên đầy đủ. Nhờ có sự sắp xếp ngăn nắp, khoa học đã giúp cho
việc theo dõi và quản lý hồ sơ học sinh được dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.
- Tính thực tế: Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác hành
chính văn thư nói chung công tác học vụ nói riêng rất quan trọng trong việc
quản lý và lưu - trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá
trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Hiệu trưởng quan tâm
chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác văn thư học vụ của trường,
thông báo hướng dẫn thực hiện các văn bản về công tác văn thư học vụ của cấp
trên đến giáo viên, văn phòng. Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện, đổi mới bảo
quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, các văn bản cần được sao gửi, lưu
giữ cẩn thật tại trường. Đánh giá công tác văn thư học vụ là việc xác định giá trị
tài liệu để phân loại: Xác định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu và
lựa chọn để lưu trữ, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao
chất lượng lưu trữ hồ sơ. Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để, có hiệu quả các

dụng cụ và phương tiện làm việc, tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách tạo điều kiện
làm tốt khâu nghiệp vụ, bổ sung hồ sơ phải tiến hành thường xuyên, kịp thời,
đặc biệt chú ý tính khả thi của các hồ sơ và trong điều kiện hiện tại của mỗi đơn
vị.
- Tính khoa học: Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện
đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác quản lý tốt hồ
sơ lưu trữ. Bộ phận văn phòng không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ về
công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ qua hệ thống phần mềm quản lý nhà trường là
một giải pháp tổng thể và đồng nhất trong việc tin học hóa công tác quản lý qua
hệ thống trang website thống kê EMIS của Sở giáo dục và Đào tạo, phần mềm
quản lý nhà trường; Quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và
rèn luyện của học sinh, quá trình công tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà
trường. Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ,
tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể
tìm kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và
sắp xếp một cách khoa học theo thứ tự thời gian. Cần có quan điểm và nhận thức
đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ và bộ phận học vụ, xác
định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác văn thư lưu trữ và bộ phận học
vụ để quản lý tốt hồ sơ. Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về
từng vấn đề, từng sự việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành
nhiệm vụ, đúng với chủ trương, đường lối của Đảng và nhà nước, của ngành,
đồng thời có cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể. Lập hồ sơ tốt
sẽ giúp cho việc thừa kế những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo, tránh
được những thiếu sót trước đây, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác,
tiết kiệm thời gian và như thế cũng có ý nghĩa thiết thực trong việc chống bệnh
quan liêu giấy tờ thường sinh ra trong công tác văn thư học vụ. Lập hồ tốt sẽ giữ
12


lại được những chứng cứ đầy đủ giúp cho việc kiểm tra theo dõi về mọi hoạt

động của nhà trường sau này, quản lý lưu trữ đầy đủ các tài liệu có giá trị phục
vụ cho việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm định ra chương trình công tác mới
và khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên nhanh chóng.
2.4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục, với bản
thân, đồng nghiệp và nhà trường.
Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm Qua nhiều năm làm công tác văn thư
- lưu trữ, trên cơ sở vận dụng các biện pháp trên của đề tài đã góp phần đưa công
tác văn thư - lưu trữ của trường đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Nâng cao tinh thần đoàn kết, trách
nhiệm trong tất cả các thành viên của tổ Văn phòng, thống nhất phối hợp và hỗ
trợ tốt cho công tác tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn trong công tác soạn thảo
văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ.
Sau khi triển khai áp dụng cho tất cả các thành viên trong tổ văn phòng
đến nay hầu hết các bộ phận chuyên trách: Văn thư - Thủ quỹ, Kế toán, Thư
viện, Thiết bị, y tế đều có khả năng tự soạn thảo văn bản theo lĩnh vực chuyên
môn mình phụ trách để trình Ban giám hiệu ký duyệt; Biết sắp xếp hồ sơ sổ
sách, lưu trữ văn thư đi đến một cách ngăn nắp, khoa học đúng quy định. Biết
ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, cập nhật thông tin, văn bản điều
hành, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ mới nhất kịp thời. Kết quả cho thấy mọi
hoạt động nhà trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ trương,
đường lối của Đảng; chính sách, Pháp luật của Nhà nước; sự quản lý, điều hành,
chỉ đạo của cấp trên. Công tác quản lý, chỉ đạo chuyên môn tài chính, cơ sở vật
chất và các hoạt động ngoại khóa khác của Ban giám hiệu có đủ cơ sở pháp lý,
tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ; công
tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác
đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên. Đặc biệt thành tích của nhân viên văn
phòng nói chung và nhân viên văn thư lưu trữ nói riêng đã góp phần lớn vào
thành tích chung của nhà trường đạt được trong những năm qua: Trường được
tặng bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa đạt danh hiệu tập thể lao
động xuất sắc; Bằng khen của Bộ GDĐT; Bằng khen của Thủ Tướng Chính

Phủ...
- Kết quả cụ thể đã đạt được sau khi áp dụng SKKN:
+ Kết quả kiểm tra hồ sơ học vụ năm học 2016 – 2017 được Sở Giáo dục
kiểm tra hồ sơ đánh giá chung như sau :
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được
các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn
nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.
- Tránh thất thoát các loại hồ sơ, tránh thắc mắc, cãi vã không cần thiết.
- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.
- Phô tô đề thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo từng đợt kiểm tra.
13


- Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Tuy là còn nhiều trở ngại
nhưng tôi cũng đã cập nhật các thông tin kịp thời theo từng năm và lưu trữ cẩn
thận.
- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu
vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.
- So sánh với kết quả khi chưa áp dụng SKKN:
Khi chưa áp dụng SKKN việc quản lý tốt hồ sơ trong nhà trường, bộ phận
văn thư học vụ găp nhiều khó khăn về việc sắp xếp lưu trữ tài liệu, văn bản, hồ
sơ sổ sách (giáo viên, học sinh).
3. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
3.1 Kết luận
Để công tác văn thư lưu trữ có hiệu quả và đạt thành tích cao đòi hỏi
trước bản thân của mỗi nhân viên văn thư phải vận dụng một cách linh hoạt,
sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế ở đơn vị. Tạo môi trường làm việc thỏa mái, biến
cái khó thành cái dễ để công việc được nhẹ nhàng, trôi chảy. Phối hợp hoạt động

t6ot1 với các tổ chức đoàn thể trong nhà trường. Áp lực công việc đối với người
làm công tác văn thư - lưu trữ là rất lớn, đòi hỏi người làm công tác này phải
thật sự bình tĩnh, kiên nhẫn, chịu khó, có phương pháp làm việc khoa học, thao
tác nhanh chóng và chính xác. Tăng cường công tác giao lưu học tập, trao đổi,
rút kinh nghiệm với đồng nghiệp ở các đơn vị bạn. Đẩy mạnh ứng dụng Công
nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ. Không ngừng nghiên cứu, tìm tòi
những giải pháp mới, vận dụng thực hiện để công tác văn thư trong nhà trường
ngày càng nhanh chóng, khoa học, đạt hiệu quả cao nhất.
Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách trong nhà trường, công tác văn
thư học vụ phải giải quyết các loại hồ sơ theo văn bản bằng phương pháp khoa
học trên cơ sở quy định chung của nhà nước.
3.2 Kiến nghị
Những kiến nghị đề xuất: Với mục đích đổi mới phương pháp nhằm nâng
cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ thì Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm
đầu tư cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và
đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư - lưu trữ; đặc biệt là các
phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư - lưu trữ. Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng
đội ngũ nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp. Việc áp dụng “Một số biện
pháp nâng nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại trường
THPT Thạch Thành II” cũng nằm trong yêu cầu đổi mới lề lối làm việc trong
việc cải cách hành chính hiện nay.
Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng
cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ, đề tài được kiểm chứng và đúc kết từ
thực tiễn, đạt được kết quả tốt đẹp đã góp phần phát triển toàn diện nhà trường.
Rất mong được sự góp ý của Hội đồng khoa học ngành và sự thông cảm, chia sẻ
của đồng nghiệp.
14

Qua quá trình nghiên cứu nhiều tài liệu và qua thực tiễn làm việc hàng
ngày của bản thân tôi đã rút ra được những kinh nghiệm từ đó xây dựng nên đề
tài “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ
tại trường THPT Thạch Thành II”. Đề tài đã được áp dụng thành công tại
THPT Thạch Thành 2 năm học 2016 - 2017. Với bản thân tôi đề tài có ý nghĩa to
lớn vì đó là những kinh nghiệm quý báu được đúc rút sau những năm làm văn
thư - lưu trữ tại trường THPT Thạch Thành 2.
Tôi hy vọng đề tài sẽ được áp dụng rộng rãi trong nhà trường THPT
Thạch Thành 2 nói riêng và cũng như các nhà trường THPT trong toàn tỉnh nói
chung. Khi áp dụng đề tài này trong quá trình thực tiễn hàng ngày chắc chắn quý
thầy cô giáo và các em học sinh sẽ cảm thấy hài lòng và nhanh chóng thu được
kết quả tốt.
XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG

Thanh Hóa, ngày 10 tháng 05 năm 2017
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình
viết, không sao chép nội dung của người khác.

Nguyễn Thị Lý

15


16


TÀI LIỆU THAM KHẢO
Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà soát,
hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật.
Nghị định số 16/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về rà soát,

hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật.
Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động
của Cục VTLTNN.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng
4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và
lập hồ sơ trong môi trường mạng.
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ tướng
Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước.
Nghị định số 161/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính
phủ về Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Ban hành
văn bản quy phạm pháp luật và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
- Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao.
17

- Phụ lục II: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản.
- Phụ lục III: Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản.
- Phụ lục IV: Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao.
- Phụ lục V: Mẫu trình bày văn bản và bản sao văn bản.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 của Chính
phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.
Thông tư số 12/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ
Công an - Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định
tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ
Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về Quản lý và sử dụng con dấu.
Pháp lệnh về Bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày
28 tháng 12 năm 2000.
Nghị định số : 101/CP ngày 23 tháng 9 năm 1997 của Chính phủ về Quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật.
Lệnh số : 52-L/CTN ngày 23-11-1996 của Chủ tịch nước về công bố Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Thông tư số : 32/TT-LB ngày 30-12-1993 của Liên bộ Bộ Nội vụ - Ban
Tổ chức - Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thi hành Nghị định số : 62/CP ngày 229-1993 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu.
Nghị định số : 62/CP ngày 22-9-1993 của Chính phủ quy định việc quản
lý và sử dụng con dấu.

Thông tư số : 33/BT ngày 10-12-1992 của Bộ trưởng-Chủ nhiệm Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của
18


các cơ quan hành chính Nhà nước.

19