PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG LOGISTIC CỦA CÔNG TYTNHH SX MAY ÁO THUN SÀI GÒN PHÚ THÀNH

MÔN HỌC : LOGISTICS
Giảng viên: Nguyễn Thị Dược

Bài tiểu luận :

PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG LOGISTIC CỦA CÔNG TY
TNHH SX MAY ÁO THUN SÀI GÒN PHÚ THÀNH
Nhóm thực hiện :
1.
2.
3.
4.
5.

Lê Thùy Ngọc Chung
Phạm Hiến Linh
Nguyễn Huỳnh Phương Thảo
Huỳnh Thị Hồng Duyên
Nguyễn Thị Duyên

Trong những năm gần đây Logistics phát triển nhanh chóng, mạnh mẽ mang lại nhiều
thành quả quan trọng cho nền kinh tế của các quốc gia và thế giới. Đối với các doanh nghiệp
logistics càng có những vai trò to lớn. Một doanh nghiệp muốn đưa hàng hóa đến nơi cần đến,
đúng người, đúng địa điểm, muốn tìm kiếm đúng nguồn cung cấp nguyên vật liệu, chu chuyển
nguyên vật liệu, hàng hóa, lựa chọn mức dữ trữ nguyên vật liệu tối đa…. nhằm tối ưu hóa chi
phí làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp thì cần có chiến lược và hoạt động
logistics đúng đắn. Trong bài tiểu luận, nhóm xin phân tích hoạt động logistics của Công Ty
May Sài Gòn Phú Thành để có thể hiểu được qui trình logistic thực tế được vận dụng trong
một số công ty tại Việt Nam nhằm tối ưu hóa chí phí tại các giai đoạn, tăng lợi nhuận và khả
năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Do năng lực và kiến thức của các thành viên còn nhiều hạn chế, không thể hiểu và phân

tích triệt để được tất cả các vấn đề, khó tránh khỏi những sai xót , cộng với việc công ty nghiên
cứu phân tích là một công ty với qui mô nhỏ, nghiệp vụ và các bộ phân không nhiều, công ty
không vận dụng hết được tất cả các khâu trong logistics nhóm chỉ có thể phân tích một số phần
của logistics mà công ty có mong cô và các bạn thông cảm.

I.

Giới thiệu về công ty
1


Tiền thân của công ty May Sài Gòn Phú Thành là Công ty TNHH SX May Mặc Vân
Nam ( 2008 – 2011) công ty chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc. Đến năm 2011
công ty giải thể thành lập Công Ty May Sài Gòn Phú Thành với việc mở rộng các lĩnh vực
hoạt động trong ngành may mặc, sản xuất kinh doanh và xuất khẩu.
1. Lĩnh vực hoạt động : Sản xuất, gia công xuất khẩu hàng may mặc, in ấn, kinh
doanh các hàng may mặc .
2. Qui mô công ty : 150 người
3. Thị trường xuất khẩu chính : Mỹ , Úc
4. Thị trường nội địa: sản xuất theo đơn hàng cho các khách hàng trong nước, sản xuất và bán lẻ

2


5. Sơ đồ 1 : Sơ đồ các bộ phận công ty

II . Hệ thống thông tin trong công ty.
3

Mỗi công ty đều có một hệ thống truyền các thông tin, dự liệu giữa các phòng ban, các bộ
phận, xử lý thông tin đơn hàng mà khách hàng đưa xuống. dưới đây là qui trình đường đi
thông tin của công ty sài gòn phú thành từ khách hàng, các phòng ban và các nhà cung cấp.
1. Qui trình nhận đơn hàng, làm mẫu và duyệt mẫu hàng của khách hàng.
Sơ đồ 2
(1)

KHÁCH HÀNG

GIÁM ĐỐC

(1)
(16)

(9)

(8)

(5) (4)

(17)

(1)

(2)

(3)

(10)

PHÒNG GIAO
NHẬN

PHÒNG KINH DOANH, ĐIỀU
PHỐI ĐƠN HÀNG

(9)

(15)
(6)

(7)

(11)

PHÂN XƯỞNG IN, (12)
THÊU

(14)

PHÒNG MẪU
( CẮT, MAY MẪU)

(13)

(6)

(6)

(7)

(12)

(13)

THIẾT KẾ,PHÁT
TRIỂN MẪU
IN,THÊU
(7)

(12)

(13)

PHÒNG IN MẪU

(1). Khách hàng sẽ gửi đơn hàng qua email cho giám đốc và phòng kinh doanh,
(2).- Nếu khách hàng là khách hàng mới, phòng kinh doanh sẽ làm một bảng báo giá dựa trên
mẫu mã, hình ảnh và những yêu cầu của đơn hàng gồm giá và các điều khoản như thanh toán,
ngày giao hàng, địa điểm giao hàng ….. gửi lên cho giám đốc duyệt.

4


- Nếu là khách hàng cũ báo giá sẽ đơn giản hơn chỉ cần giá và thời gian giao hàng, địa điểm
giao (Việc tính giá của phòng kinh doanh dựa vào giá những nguyên vật liệu cần cho đơn hàng
mà nhà cung cấp gửi)
(3) Giám đốc gửi bảng giá đã duyệt
(4) Phòng kinh doanh sẽ gửi giá cho khách hàng qua email ( thông tin cũng được gửi đến cho
giám đốc).

(5) khách hàng phản hồi giá, thỏa thuận giá cả và các điều khoản trong hợp đồng. với khách
hàng cũ thời gian này chỉ khoảng 7 ngày, khách hàng mới tùy thuộc vào đơn hàng lớn hay
nhỏ, thời gian thỏa thuận có thể là 7 ngày đến 1 tháng. sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh
sẽ triển khai làm mẫu.
(6). Với đơn hàng có in, thêu phòng kinh doanh sẽ chuyển mẫu cho xưởng in, nhà thêu để thiết
kế mẫu và tiến hành làm mẫu
(7). Sau khi làm mẫu xong, phòng mẫu chuyển mẫu về phòng thiết kể để kiểm tra chất lượng
mẫu, trước khi chuyển về phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh sẽ kiểm mẫu một lần nữa bảo
đảm mẫu đúng như yêu cầu của khách hàng thì chuyển đến cho khách hàng
(8) Nếu khách hàng là khách cũ, không có văn phòng đại diện tại việt nam, phong kinh doanh
chỉ cần chụp hình mẫu in , gửi qua mail cho khách hàng duyệt và làm mẫu.
(9) nếu khách hàng mới, hoặc khách hàng có văn phòng đại diện tài việt nam. phòng kinh
doanh sẽ chuyển mẫu và các thông tin gửi hàng cho phòng giao nhân, Phòng giao nhận sẽ gửi
chuyển phát nhanh ( DHL, UPS) cho khách hàng, hoặc điều nhân viên giao đến cho khách
hàng nếu khách hàng cùng ở thành phố Hồ chí minh.
(10) khách hàng sẽ phản hồi, duyệt mẫu bằng email (2 ngày).
(11) Sau khi khách hàng duyệt mẫu in. Phòng kinh doanh triển khai cho phòng mẫu làm mẫu
( 12) phòng mẫu sẽ cắt mẫu và chuyển cho phòng in, thêu
(13) xưởng in, thêu làm mẫu lại gửi lại cho phòng mẫu may mẫu.
(14) phòng mẫu sẽ may mẫu, kiểm mẫu, đóng gói mẫu hoàn chỉnh. Chuyển cho phòng kinh
doanh.
(15) phòng kinh doanh sau khi kiểm lại mẫu chính xác, chuyển cho phòng giao nhận
(16) phòng giao nhận nhận mẫu và cử nhân viên giao cho khách hoặc chuyển phát nhanh cho
khách hàng.
5


(17). Khách hàng phản hồi và duyệt mẫu qua email( thường khoảng 3 ngày - 1 tuần).
2. Sơ đồ đặt nguyên phụ liệu cho từng đơn hàng
Sau khi khách hàng ký hợp đồng, đồng thời với việc triển khai làm mẫu. Phòng kinh doanh sẽ

phân tích và chuyển các thông tin cần thiêt cho từng phòng ban. Các phòng ban sẽ dựa vào
thông tin nhận được , kiểm số lượng vải tồn và các nguyên phụ liệu còn trong kho, báo số
lượng hàng hóa cần đặt thêm, hoặc những mã hàng trong kho không có cho phòng kinh doanh,
phòng kinh doanh sẽ lập bảng báo cáo chi tiết gửi cho giám đốc duyệt và tiến hàng đặt hàng
với các nhà cung cấp, với những mặt hàng cần làm mẫu thì yêu cầu nhà cung cấp làm mẫu
trước để duyệt trước khi sản xuất ( nhuộm màu vải).
Sơ đồ 3:
(10)

(15)

KHÁCH HÀNG

(8)

GIÁM ĐỐC

(10)

PHÒNG GIAO
NHẬN

(8)

(5)

(1)

(3)

PHÂN XƯỞNG
IN
(3)

(2)

(1)

(3)

PHÂN XƯỞNG
CẮT
(3)

KHO VẢI

(8) (9)

(11)

(14)

PHÒNG KINH DOANH, ĐIỀU PHỐI
ĐƠN HÀNG

(2)

KHO IN

(4)

(6)

PHÒNG KẾ TOÁN

(11)

(13)

NHÀ CUNG CẤP
MỰC IN (16)

(12)
(6)

(13)
(7)

(11)

NHÀ CUNG CẤP
VẢI

(12)

KHO CHỈ,
NHÃN

KHO PHỤ
LIỆU( đón

g hàng)

(2)

PHÂN (1)
XƯỞNG MAY

(3)

(3)

(2)

(3)

PHÂN XƯỞNG
ĐÓNG GÓI

(1)

(3)

(6)

(6)
(6)

(12)

(16)

(13)

NHÀ CUNG CẤP
CHỈ, NHÃN

(16)
(13)

NHÀ CUNG PHỤ LIỆU
( THÙNG, TÚI, BĂNG KEO)
(16)

6


(1). Phòng kinh doanh phân tích đơn hàng, gửi thông tin cho các phòng ban bằng email.
(2) các phòng ban kiểm tra kho các nguyên phụ liệu tồn kho, thống kê số lượng hàng cần đặt
mới.
(3) các phòng ban gửi số lượng chi tiết các măt hàng cần đặt thêm cho phòng kinh doanh bằng
email.
(4) phòng kinh doanh lập báo cáo hàng hóa, nguyên phụ liệu gửi giám đốc duyệt.
(5) Gíam đốc duyệt bảng kế hoạch để làm căn cứ cho việc đặt đơn hàng và thanh toán sau khi
nhận hang
(6) Phòng kinh doanh gửi đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp
(7). Các nhà cung cấp tiến hành làm mẫu với những mã hàng cần làm mẫu và gửi cho phòng
kinh doanh duyệt cùng với báo giá .
(8) Phòng kinh doanh sau khi nhận được mẫu sẽ gửi cho khách hàng duyệt mẫu cùng với mẫu
in, hoặc mẫu áo thông qua phòng giao nhận. Và gửi giá của nhà cung cấp cho giám đốc.
(9). Giám đốc duyệt giá nhà cung cấp, trong trường hợp giá không được duyệt giám đốc sẽ đưa
ra một mức ra yêu cầu và phòng kinh doanh cần thỏa thuận lại giá với nhà cung cấp, tuy nhiên

với những nhà cung cấp lâu năm giá báo thường không thay đổi.
(10) Khách hàng gửi xác nhận duyệt mẫu,
(11) Phòng kinh doanh gửi một email cho nha cung cấp xác nhận duyệt mẫu và giá cho sản
xuất hàng đồng thời gửi đến giám đốc và phòng kế toán để chuẩn bị tiền thanh toán tiền hàng,
(12). Khi nhận được thông báo giao hàng của nhà cung cấp phòng kinh doanh sẽ điều thông
tin xuống cho các phòng ban để nhận hàng bằng email hoặc điện thoại( thường khoảng 7
ngày).
(13). Sauk hi đã giao hàng các nhà cung cấp gửi hóa đơn yêu cầu thành toán đến phòng kế toán
(14) phòng kế toán lập báo cáo gửi ban giám đốc( phó giám đốc hoặc giám đốc) duyệt thanh
toán, chuyển khoản cho nhà cung cấp
(15) Ban giám đốc phê duyệt các hóa đơn thanh toán
(16) phòng kế toán tiến hành thanh toán cho các nhà cung cấp.
Trong suốt quá trình đặt hàng và sản xuất của các nhà cung cấp, Phòng kinh doanh phải
thường xuyên liên lạc để biết tiến độ làm hàng của nhà cung cấp. bảo đảm hàng hóa giao đúng
thời gian và đúng chất lượng yêu cầu.
7


3 . Qui trình thực hiện đơn hàng.
Sau khi nhận được vải và các nguyên phụ liệu. phòng kinh doanh gửi thông tin cho giám đốc,
các phòng ban và thông báo ngày cần giao hàng cho khách hàng ,Các bộ phần dựa vào đơn
hàng phòng kinh doanh đã đưa xuống trước đó tiến hành sản xuất đơn hàng.
Sơ đồ 4:
GIÁM ĐỐC
(1)

(10)

(1)

(10)

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG KINH DOANH

CẮT BÁN THÀNH
PHẨM

(8)

(10)

(2)

(10)

(6)

(12)

(1)

IN, THÊU BÁN
THÀNH PHẨM

PHÒNG GIAO NHẬN
(11)

(8)

(3)
(1)

MAY BÁN THÀNH
PHẨM
(4)

KHÁCH HÀNG

(8)

(6)
(1)

KIỂM HÀNG
(8)
(5)

(1)

ĐÓNG GÓI
(8)
(9)

(11)

(7)

KHO THÀNH

PHẨM

8


(1)

Sau khi khách hàng duyệt mẫu và nhận được nguyên phụ liệu từ các nhà cung cấp.

phòng kinh doanh sẽ gửi thông báo đến giám đốc và các bộ phận để tiến hành sản xuất hàng.
(2)

Phòng cắt lấy vải từ kho cắt bán thành phẩm và gửi bán thành phẩm đi in, thêu

(3)

Xưởng in, thêu in và thêu bán thành phẩm sau đó gửi cho bên may

(4)

Bên may may bán thành phẩm thành thành phẩm và chuyển hàng cho bên kiểm hàng

(5)

Bên kiểm hàng kiểm hàng, hàng đạt thì chuyền hàng qua khâu đóng gói,

(6)

Kiểm hàng trả hàng ko đạt về cho bên may, in, thêu sửa hàng nếu may và in, thêu sai

hàng.
(7)

Bên đóng gói tiến hành đóng gói và chuyển hàng thành phẩm vào kho

(8)

Trong quá trình sản xuất hàng các phòng ban thường xuyên báo cáo tiến độ sản xuất

hàng cho phòng kinh doanh tiện theo dõi đơn hàng. nếu có vấn đề phát sinh tại từng bộ phận
sản xuất, thông tin sẽ được gửi về phong kinh doanh, phòng kinh doanh sẽ giải quyết các vấn
đề phát sinh hoặc báo cáo giám đốc để tìm cách giải quyết vấn đề.
(9)

Khi hàng sản xuất gần xong( 7 ngày trước ngày giao hàng) bộ phận đóng gói sẽ thông

báo đến cho phòng kinh doanh sắp xếp xuất hàng.
(10)

Phòng kinh doanh gửi thông tin bằng email đến giám đốc, khách hàng, phòng kế toán

và bộ phân giao nhận để tiến hàng xuất hàng.
(11)

Bộ phận giao nhận sẽ book tàu với nhà vận tại bằng email, thuê container, lập chứng từ

xuất hàng. Đến ngày giao hàng bộ phân giao nhận sẽ nhận hàng tại kho thành phẩm của công
ty và giao cho người vận tải giao hàng đến khách hàng.
(12)

Sau khi hàng được giao đi, Phòng kế toán sẽ lập bộ chứng từ thanh toán cho khách hàng

và lấy tiền hàng nếu là khách hàng nội địa. Nếu là khách hàng quốc tế bộ phận kinh doanh sẽ
lập chứng từ thanh toán và gửi cho khách hàng.
III.

Dịch vụ chính sách dành cho khách hàng

Khách hàng có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Có thể khẳng
định rằng khách hàng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Để tìm kiếm một khách hàng
mới cần rất nhiều thời gian và chi phí. Nên việc giữ và duy trì những khách hàng cũ là vô cùng
quan trọng. Mỗi công ty đều có những chính sách, ưu đãi riêng cho khách hàng của mình nhằm
giữ được khách hàng và tìm kiếm khách hàng mới. Công ty Sài Gòn Phú Thành cũng vậy để

9


giữ chân khách hàng công ty có những ưu đãi riêng biệt dành cho từng đối tượng khách hàng
của mình.
1. Thực trạng quan hệ khách hàng
Sơ đồ 5

SÀI GÒN PHÚ
THÀNH

QUỐC TẾ

GREENLIGHT
(MỸ)

REVA (MỸ)

LUSHOUS (ÚC)

NỘI ĐỊA

CTY KHÁC

TCB

CÂY BÔNG

CTY KHÁC

Khách hàng của công ty:
 Quốc tế: gồm 3 khách hàng thân thiết với những đơn hàng lớn như Greenlight , Reva,
Lushous và một số khách hàng nhỏ lẻ khác,
 Nội địa: gồm 2 khách hàng lớn như TCB(hàng in, may), Cây Bông (in, may), và một số
khách hàng khác.
2. Chính sách đối với khách hàng:
Với khách hàng lớn, cũ, đã làm ăn lâu năm và những khách hàng tiềm năng:
-

Không tính tiền hàng mẫu và phí gửi hàng mẫu. Làm mẫu trước khi thỏa thuân giá và ký

-

hợp đồng.
Có thể thanh toán chậm sau 30 ngày kể từ ngày nhận hàng, không cần đặt cọc khi ký hợp

-

đồng.
Sản phẩm hư , lỗi, không đúng quy cách công ty sửa đổi, may bổ xung, chịu phí vận

-

chuyển giao tới cho khách hàng.
Thời gian ưu tiên làm mẫu và sản xuất hàng.
Giá cả đươc giữ trong 1 thời gian dài, không dao động
10


-

Với các đơn hàng của khách hàng, công ty luôn trữ một lượng vải và các nguyên phụ liệu

-

nhất định để đảm bảo quá trình đặt hàng của khách hàng được nhanh chóng.
Đối với những đơn hàng gia công, công ty luôn dành một kho vải riêng để khách hàng trữ

-

vải, phí lưu kho công ty sẽ chịu.
Bảo hành hàng hóa trong một thời gian nhất đinh 3-6 tháng.
Có chính sách giảm giá cho những đơn hàng lớn, làm quanh năm.

Với khách hàng mới:
-

Ký hợp đồng hoặc đặt cọc hợp đồng mới tiến hành làm mẫu.
Nếu khách muốn làm hàng mẫu trước khi ký hợp đồng công ty sẽ tính tiền mẫu, sau khi

-

ký hợp đồng sẽ trả lại.
Thanh toán: đặt cọc trước 30%, và trả sau 70% trong vòng 10 - 15 ngày kể từ ngày giao

-

hàng
Sản phẩm hư lỗi không đổi, sửa chữa nếu như công ty đặt nhân viên kiểm hàng tại nhà

máy. Sẽ bù hàng nếu hàng thiếu.
Với khách hàng mua lẻ tại cửa hàng.
- Hàng được đổi trả nếu sản phẩm bị lỗi, hoặc khách hàng đổi ý với điều kiện hàng vẫn
còn nhãn mác chưa sử dụng
Với khách hàng mua về kinh doanhi cửa hàng.
- Có thể trả chậm 30 ngày.
- Đổi hàng
- Chiết khấu giá bán.
- Nhằm đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng, tăng lợi thế cạnh tranh của công ty trên
thị trường ngoài những chính sách trên công ty luôn đảm bảo đúng chất lượng, số lượng
hàng hóa và thời gian giao hàng cho khách hàng, giải quyết các vấn đề phát sinh một
cách nhanh chóng.
3. Mục tiêu của công ty
- Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Duy trì lượng khách hàng cũ và tìm

IV.

-

kiếm khách hàng mới.
Mở rộng thị trường.
Đem đến cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng tốt.
Tạo dựng lợi thế cạnh tranh vượt trội dựa trên mối quan hệ bền vững với các khách

-

hàng trung thành.
Nâng cao hình ảnh của tổ chức trong con mắt khách hàng và các bên đối tác thông
qua việc từng bước xây dựng văn hoá định hướng khách hàng.
Hệ thồng kho
Để đảm bảo quá trình sản xuất không bị dán đoạn. nguồn nguyên liệu dự trữ đủ cung

cấp cho các đơn hàng và để dễ dàng trong việc quản lý các nguyên phụ liệu tồn kho. Công ty
11


Sài Gòn Phú thành chia kho thành hai loại đó là kho nguyên liệu và kho thành phẩm.

Kho

nguyên liệu, bán thành phẩm thì tùy thuộc vào từng loại nguyên liệu và mục đích sử dụng mà
công ty chia thành từng kho nhỏ cho các bộ phận sản xuất tiện quản lý và theo dõi:
1. Kho Nguyên phụ liệu và bán thành phẩm
Sau khi tổng hợp các đơn hàng sản xuất hoặc gia công, phòng kinh doanh sẽ tiến hành
mua các nguyên liệu đầu vào, chúng được bảo quản tại kho sau khi được nhập mã trên hệ
thống cho từng loại nguyên liệu và được phân chia lưu trữ như sau:

 Kho 1: mực in và phụ liệu in. Thuộc bộ phận quản lý xưởng in.
 Kho 2: Kho hàng in, bán thành phẩm đã in chờ để giao cho khách hàng hoặc chưa in
nhận về từ khách hàng sẽ được để ở kho này. Xưởng in sẽ quản lý kho này.
 Kho 2: chỉ, nhãn và phụ liệu may. Thuộc bộ phận quản lý xưởng may.
 Kho 3: dự trữ vải và rập, sơ đồ, phụ liệu cắt. Thuộc bộ phận quản lý xưởng cắt. Kho
vải tại công ty có ba kho, hai kho trữ vải tồn của công ty, một kho trữ vải gia công
cho khách hàng..
 Kho 4: chứa thùng, túi, nhãn, băng keo, phụ liệu đóng gói. Thuộc bộ phận quản lý
chất lượng, đóng gói.
Ngoài ra để giảm thiểu chi phí lưu kho, công ty trữ một số lượng nhất định vải tại kho
của các nhà cung cấp.
2. Kho thành phẩm:
- Sau các công đoạn cắt đo và may tại xưởng, hàng hoá sẽ được đóng gói, thêm nhãn mác
-

và nhập kho quản lý theo mã vạch.
Hàng sẽ được lưu trữ tại kho theo 3 khu vực:
 Hàng phân phối nội địa: sản phẩm chờ phân phối theo kế hoạch bán hàng của 03
shop trong nước.
 Hàng gia công và xuất khẩu: hàng hoá bán hoặc gia công cho các đơn vị nước ngoài
chuẩn bị xuất khẩu.
 Hàng tồn, hàng lỗi chờ xử lý: những thành phẩm bị lỗi, hoặc hàng tồn sau khi đơn
hàng giao cho khách hàng đã đủ. Đây là hàng dư, một số mặt hàng công ty sẽ bán

theo diện hàng tồn, một số còn lại phải tiêu hủy theo yêu cầu của khách hàng.
V.
Vận tải
- Chức năng điều tiết hoạt động vận tải hàng hoá, nguyên phụ liệu thuộc trách nhiệm của
phòng giao nhận. Ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh.
-

Hoạt động vận tải không thể thiếu trong tổ chức kinh doanh sản xuất.
Sau khi nhận được thông báo chi tiết đơn hàng từ phòng kinh doanh về thời gian, số
lượng và trọng lượng, mã hàng hóa cần giao cho khách hàng. Phòng giao nhận sẽ sắp
12


xếp thời gian , lên lịch vận chuyển cho các xe hàng và nhân viên giao nhận hàng để kịp
thời giao hàng cho khách hàng. Chi tiết hoạt động vận tải tại công ty Sài Gòn Phú
-

Thành như sau:
Đối với những đơn hàng in của khách hàng, bán thành phẩm cần đi thêu, nguyên vật
liệu cần vận chuyển từ nhà cung cấp ( vải, thùng carton) về công ty và các đơn hàng
nhỏ, số lượng hàng không lớn công ty sử dụng 01 xe tải trọng tải 500kg và và một xe tải
trọng tải 1 tấn để giao hàng cho khách hàng tại thành phố hồ chí minh và các tỉnh lân
cận và vận chuyển các đơn hàng nhỏ ra sân bay, cảng biển giao cho người vận chuyển.
Vận chuyển vận tư giữa các cửa hàng trong nội thành dựa theo sự điều động của phòng
giao nhận. vận chuyển hàng hóa đến các xưởng gia công trong thành phố và các tỉnh lân

-

cận.
Sử dụng 02 xe máy để vận chuyển hàng đến các shop trong thành phố, giao hàng mẫu,
chứng từ cho khách hàng tại thành phố hồ chí mình. Vận chuyển một số lượng hàng nhỏ
ra các hãng vận tại nội địa để giao cho các khách hàng xa như các cửa hàng bán lẻ ở

-

miền tây.

Trong trường hợp các đơn hàng lớn ( hơn 2 tấn), xe của công ty không chở được phòng
giao nhận sẽ liên hệ với các tài xế vận tải lẻ hoặc các hãng vận tải nội địa để thuê những

-

chiếc xe có trọng tải lớn vận chuyển hàng ra cảng hoặc giao hàng cho khách hàng.
Với những khách hàng nội địa xa như Hà Nội, Đà nẵng phòng giao nhận sẽ liên hệ thuê

các công ty vẫn tải nội địa hoặc vận tải đường sắt để giao hàng cho khách hàng.
VI.
Hệ thống phân phối
Hệ thống phân phối của công ty Sài Gòn Phú Thành không phát triển mạnh do công ty
chủ yếu sản xuất và gia công theo đơn đặt hàng của khách hàng nước ngoài và trong nước đây
là mảng tạo ra lợi nhuận lớn cho công ty . Riêng lĩnh vực bán lẻ Hiện tại công ty mở các cửa
hàng bán lẻ với mục đích bán ra những sản phẩm hàng tồn còn dư khi sản xuất hàng cho
khách hàng. Hoặc công ty sẽ tận dụng những vải dự trữ các đơn hàng do đăt dư nhưng khách
hàng không đặt trở lại nữa. Nếu để lại thì sẽ tốn chi phí lưu kho, không giải ngân được chi phí,
dẫn đến vốn bị đọng. Công ty tự thiết kế mẫu mã sản xuất để bán trong các của hàng và bản sỉ
cho một số cửa hàng bán lẻ tại các tỉnh. Ngoài ra các cửa hàng này còn có chức năng như
trưng bày mẫu mã của công ty, quảng bá thương hiệu công ty đến với khách hàng. Một số
khách hàng nhỏ lẻ họ không có mẫu riêng có thể tham khảo các mẫu này của công ty để đặt
hàng số lượng thường khoảng 200 – 500 cái cho một mẫu với vải công ty có sẵn.
13


Hệ thống phân phối của công ty gồm : Kênh trực tiếp và kênh gián tiếp.
+ Kênh trực tiếp :
CỬA HÀNG

NGƯỜI TIÊU DÙNG

-

Cửa hàng 1: Shop4men – Nguyễn trãi , Q.5

-

Cửa hàng 2: Shop4men – CMT8 . Q3

-

Cửa hàng 3 : Shop4men – Nguyễn ảnh thủ . Q.12
Công ty thuê nhân viên bán hàng đứng bán tại các cửa hàng này. Tại các cửa hàng đều

được cài đặt hệ thống phần mềm, khi 1 sản phẩm được bán ra sẽ được bấm mã code bằng
máy, số liệu sẽ được hiện lên trên hệ thống sản phẩm đó đã được xuất hàng.
+ Kênh gián tiếp : công ty có phân phối hàng cho vài nhà bán lẻ ở các tỉnh thành khác nhau
(Daknong, Hà Nội, Tây Ninh và một vài tỉnh miền Tây ). Các nhà bán lẻ này lấy hàng trực tiếp
từ công ty rồi về bán cho người tiêu dùng. Vì đây là những nhà bán lẻ tương đối nhỏ nên công
ty không có áp đặt mức giá bán ra đối với các nhà bán lẻ, mà các nhà bán lẻ mua hàng về rồi tự
đưa ra mức giá bán cho riêng mình. Riêng một vài cửa hàng kinh doanh nhượng quyền tên
cửa hàng( shop4men) của công ty thì phải bán theo giá mà công ty đưa ra. Khi xuất hàng cho
các nhà bán lẻ, công ty cũng cho soi mã code để việc quản lý hàng được dễ dàng và thuận tiện
hơn.
sơ đồ 6

NHÀ BÁN LẺ
( Tây Ninh, Hà Nội, Cần Thơ)

NGƯỜI TIÊU DÙNG

SÀI GÒN PHÚ THÀNHH

NHÀ KINH DOANH NHƯỢNG QUYỀN

NGƯỜI TIÊU DÙNG
14


VII.

Dự trữ

Để đảm bảo nguồn nguyên liệu đủ cho sản xuất, vừa đảm bảo chi phí dự trữ là thấp nhất.
công ty luôn luôn cần dự trữ sẵn một lượng nguyên phụ liệu phục vụ cho các đơn hàng.
Nguồn nguyên phụ liệu dự trữ của công ty có thể chia ra làm 4 nhóm:
-

Nhóm in: mực in, khung bảng phim được dữ trữ tại kho in. Vì lượng hàng in của công ty

trong một tháng luôn ổn định. Mục đích là sử dụng cho các đơn hàng của công ty và các đơn
hàng in bên ngoài. Để tiết kiệm chi phí khâu này, khoảng 15 ngày công ty sẽ nhập mực in một
lần, và 1 tháng một lần cho loại dẻo in. Khung bảng phim thì công ty có thể sử dụng cho nhiều
đơn hàng nhân viên thiết kế chỉ cần chụp lại bảng.
-

Nhóm cắt: vải, rập, sơ đồ . Vải được dự trữ ở 6 kho: 3 kho của công ty, hai kho mỗi

kho trữ 10 tấn vải đây là vải dự trữ cho các đơn hàng đang sản xuất và những đơn hàng đã xuất
trước đó mà khách hàng đặt hàng thường xuyên. Thông thường có nhiều loại vải khác nhau và

mỗi loại vải sẽ chia ra nhiều trọng lượng và các màu nhuộm khác nhau. Để tiết kiệm chi phí
mỗi loại vải hay sản xuất công ty trữ khoảng 3 tấn với mỗi màu khoảng 100kg – 300kg. Một
kho khác trữ khoảng 5 tấn vải, đây là vải của khách hàng để công ty gia công hàng . Ba kho
khác được đặt tại kho của các nhà cung cấp trong đó kho Tuấn Nhẫn trữ 5 tấn vải mộc, 2 kho
còn lại mỗi kho trữ khoảng 3 tấn). Các kho này chỉ trữ vải dệt mộc, chưa nhuộm màu. Khi nào
có đơn hàng bên công ty đưa xuống nhà cung cấp mới nhuộm và giao cho Sài Gòn phú thành.
Điều này tiết kiệm cho công ty một khoản chi phí lớn cho việc trữ kho và công ty không bị
đọng quá nhiều vốn trong khâu dự trữ nguyên vật liệu. Công ty chỉ thành toán tiền sau khi đã
nhận hàng từ nhà cung cấp. Lượng vải đặt cho các nhà cung cấp nhuộm thường được đặt theo
từng đơn hàng. Sau khi phòng kinh doanh kiểm tra với kho vải số lượng hàng tồn sẽ báo cho
nhà cung cấp số lượng vải cần nhuộm.
- Nhóm may: chỉ, nhãn, phụ liệu may. Những nguyên phụ liệu thường xuyên sử dụng cho
các đơn hàng công ty sẽ dự trữ một lượng dư nhất định và nhập hàng tháng. Còn những
nguyên liệu không thường sử dụng và chỉ được sử dụng cho những đơn hàng riêng biệt thì
công ty chỉ đặt vừa đủ theo từng đơn hàng.
15


-

Nhóm đóng gói : bao, bì, túi, thùng carton, băng keo, nhãn . Đây là những mặt hàng mà

bất cứ đơn hàng nào của khách hàng cũng phải sử dụng, chi phí cho từng sản phẩm không cao
nên lượng hàng dự trữ tương đối nhiều. công ty đặt hàng theo chu kỳ khoảng 3 tháng 1 lần
đặt hàng với số lượng lớn.
- Kho thành phẩm : công ty chỉ dữ trữ một lượng nhỏ hàng thành phẩm cho các cửa hàng
bán lẻ và nhà mua hàng sỉ. Còn hàng thành phẩm của các đơn hàng trong quá trình sản xuất
đóng gói hoàn chỉnh sẽ được đưa vào kho này đợi đến ngày giao hàng là sẽ xuất cho khách
hàng. Ngoài ra còn một số ít hàng tồn từ các đơn hàng đã xuất. Khâu này thường không tốn
nhiều chi phí dự trữ của công ty.

Nguyên phụ liệu được công ty mua về nhập vào các kho chuyên dụng. Các kho đều có
chức năng dự trữ, bảo quản và cấp phát nguyên phụ liệu cần thiết cho các phân xưởng để sản
xuất.
VIII. Quản trị và thu mua vật tư
Do công ty Sài Gòn Phú Thành là một công ty nhỏ. Để giảm thiểu chí phí vật tư và lao
động việc quản trị nguyên vật liệu được giao cho từng một phận ứng với mục đích sử dụng
các vật tư trong sản xuất và kinh doanh
 Như trong sơ đồ 3 ( qui trình đặt nguyên phụ liệu) nguồn vật tư phục vụ cho việc sản
xuất được quản lý bởi các bộ phận sản xuất bên dưới tùy thuộc vào loại vật tư và chịu sự điều
hành và phân phối từ phòng kinh doanh. Đồng thời việc quản lý các thiết bị máy móc sản
xuất cũng vậy quản lý cách bộ phần có trách nhiệm điều hành và quản lý các thiết bị trong
khu vực mình quản lý. Việc thất thoát. Hư hỏng các thiết bị phục vụ cho sản xuất như máy
may, máy cắt, may ủi hoặc xe vận chuyển hàng sẽ được báo về phòng kinh doanh, phòng kinh
doanh liên hệ sửa chữa và thay thế sau khi được sự phê duyệt của giám đốc.
 Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện như qui trình sơ đồ 3. Sau khi khách hàng
đặt hàng phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra nguyên phụ liệu với các bộ phận và các kho,
sau khi có số lượng tồn kho chính xác phòng kinh doanh sẽ dựa vào các đơn hàng và lượng
hàng dự trữ hiện có xác đinh như cầu nguyên phụ liệu cần thiết để sản xuất các đơn hàng và
liên hệ với các nhà cung cấp để đặt hàng. Riêng với những nguyên phụ liệu sử dụng thương
xuyên và cho nhiều đơn hàng của từng khách hàng thì các bộ phận chịu trách nhiệm giám sát

16


và thống kê số lượng. Khi gần hết thì báo cáo với phòng kinh doanh để đặt thêm như thùng
carton, túi poly….. .
 Đối những nguyên phụ liệu sử dụng cho nhiều đơn hàng công ty sẽ ký hợp đồng với các
nhà cung cấp trong vòng một năm. Giá cả giữ cố định trong vòng một năm không phụ thuộc
và số lượng nhiều ít hay thời điểm giao hàng như thùng carton, túi, băng keo. Sau thời hạn
một năm hợp đồng sẽ dc ký lại, việc giá cả thay đổi hay không phụ thuộc vào giá nguyên liệu

tại thời điểm ký. Thông thường những mặt hàng này giá luôn không đổi trong thời gian dài.
 Với nhưng nguyên liệu giá cả phụ thuộc vào số lượng nhiều ít, và tùy thuộc vào mẫu mã
của từng đơn hàng. Công ty vẫn sẽ ký hợp đồng với nhà cung cấp trong thời hạn một năm
nhưng giá cả, số lượng và thời gian giao hàng sẽ được thỏa thuận theo từng đơn hàng. Thông
thường ngay khi khách hàng đưa đơn hàng xuống phòng kinh doanh sẽ gửi mẫu cho nhà cung
cấp để họ làm mẫu và báo giá. Giá sẽ được báo cho phòng kinh doanh ngay sau đó (1 ngày)
để có cơ sở báo giá cho khách hàng đối với những nhà cung cấp này giá đã báo là ít khi thay
đổi nếu có thay đổi cũng rất ít . Ngay sau khi khách hàng duyệt mẫu và chấp nhận giá phòng
kinh doanh sẽ gửi mail xác nhận đơn hàng để nhà cung cấp sản xuất hàng ( sơ đồ 3).
 Đối với nhà cung cấp mới thì phong kinh doanh sẽ liên hệ gửi mẫu, yêu cầu báo giá,
sau khi chấp nhận giá và duyệt mẫu sẽ tiến hành ký hợp đồng. với các nhà cung cấp mới hợp
đồng sẽ được ký theo từng đơn hàng.
Dưới đây là qui trình đặt hàng với các nhà cung cấp mới.
Sơ đồ 7:
(1)

KHÁCH HÀNG

(10)

(6)

PHÒNG GIAO
NHẬN

(16)

KHO

GIÁM ĐỐC

11)

(1)

(4)

(5)

(9)

(12) (14)

(18)

PHÒNG KINH DOANH, ĐIỀU PHỐI(14)
ĐƠN HÀNG

(9)

(2)

(3)

(7)

(8)

(12)

(13)

(15)

NHÀ CUNG CẤP MỚI

(19)

PHÒNG KẾ TOÁN

(17)

(20)

17


(16)

(1)

Khách hàng gửi đơn hàng cho công ty

(2)

Phòng kinh doanh tìm kiếm nhà cung cấp mới, gửi chi tiết đơn hàng cho các

nhà cung cấp yêu cầu báo giá.
(3)

Nhà cung cấp gửi báo giá.

(4)

Phòng kinh doanh gửi bảng giá của nhà cung cấp và bảng báo giá cho khách

hàng đến giám đốc.
(5)

Giám đốc phản hồi về giá.

(6)

Phòng kinh doanh sử dụng giá cơ sở này để báo giá cho khách hàng.

(7)

Dựa theo yêu cầu giá giám đốc đưa, phòng kinh doanh tiến hành thỏa thuận giá

với nhà cung cấp. Và yêu cầu gửi mẫu hoặc làm mẫu.
(8)

Nhà cung cấp gửi mẫu và giá mới.

(9)

Phòng kinh doạnh nhận mẫu giao cho phòng giao nhận, đồng thời gửi giá cho

giám đốc
(10)

Phòng giao nhận giao mẫu cho khách hàng

(11)

Khách hàng duyệt mẫu, giám đốc xác nhận giá.

(12)

Xác nhận mẫu với nhà cung cấp và tiến hành làm hợp đồng với nhà cung cấp

(13)

Nhà cung cấp gửi hợp đồng

(14)

Gửi hợp đồng cho giám đốc ký và thông báo kế toán chuẩn bị tiền

(15)

Nhà cung cấp thông báo giao hàng.

(16)

Thông báo cho kho nhận hàng.

(17)

Nhà cung cấp gửi hóa đơn chứng từ yêu cầu thanh toán cho phòng kế toán

(18)

Phòng kế toán lập báo cáo gửi ban giám đốc( phó giám đốc hoặc giám đốc)

duyệt thanh toán, chuyển khoản cho nhà cung cấp.
(19)

Ban giám đốc phê duyệt các hóa đơn thanh toán.

(20)

Phòng kế toán tiến hành thanh toán cho các nhà cung cấp.

18


Với những nhà cung cấp mới hợp đồng sẽ được ký theo đơn hàng, và có thể thay đổi nhà
cung cấp bất kỳ lúc nào . Tuy nhiên sau một số đơn hàng nếu nhà cung cấp tốt, tiềm năng,
khách hàng cũng đặt hàng với số lượng thường xuyên công ty sẽ đàm phán, thoả thuận lại
giá cả và các điều khoản thành toán để ký hợp đồng lâu dài.
IX. Logistics thu hồi.
Đối với những hàng hoá bị lỗi, hư hỏng sau khi đã giao cho khách hàng. Nếu tại thành phố
Hồ Chí Minh công ty sẽ cử nhân viên của phòng giao nhân đến nhận lại hàng về sửa chữa hoặc
làm mới sau đó gửi lại cho khách hàng.
Riêng đối các khách hàng ở xa, nước ngoài vì chi phí vận chuyển cao, thời gian vận chuyển
dài công ty không thể thu hồi được các hàng hoá bị lỗi, hư hỏng được. Nên công ty phải kiểm
tra , đóng gói hàng hoá kỹ trước khi giao để tránh không bị trả hảng . Tuy nhiên với một số
đơn hàng nếu sau khi giao cho khách hàng , khách hàng báo về số lượng hàng thiếu, hư hỏng,
lỗi công ty sẽ không thu hồi về nhưng làm thêm hàng mới bù vào số lượng bị hư hỏng, thiếu

và gửi lại cho khách hàng với chị phí vận chuyển công ty chịu.
Tại những cửa hàng tại thành phố Hồ chí Minh và các của hàng bán lẻ tại các tỉnh mua
hàng của công ty, với hàng hư hỏng, lỗi sẽ được nhân viên giao nhân chuyển về công ty hoặc
nhà bán lẻ sẽ chuyển trả về cho công ty với chi phí công ty chịu để sửa chữa, thay thế và gửi
lại.
X.
Kết luận.
1. Ưu điểm.
 Phân chia công việc và trách nhiệm cho từng bộ phận tương đối rõ rang
 Qui trình sản xuất và đặt hàng của khách hàng nhanh chóng
 Có những chính sách tốt cho khách hàng đặc biệt là khách hàng cũ.
 Giá cả ổn định trong một thời gian dài
 Luôn luôn dự trữ một số lượng nguyên phụ liệu ổn đinh cho các đơn hàng của khách
hàng, bảo đảm có thể sản xuất các đơn hàng gấp trong một thời gian ngắn.
 Xây dựng kho riêng cho khách hàng trữ nguyên vật liệu để gia công.\
 Chia nhỏ các kho cho từng bộ phận khiến cho việc quản lý kho được dễ dàng.
 Tận dụng tốt được các nguyên vật liệu tồn lâu trong kho bằng cách sản xuất và bán
hàng thành phẩm tại các cửa hàng và các đơn hàng nhỏ của khách lẻ.
 Có mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng, bảo đảm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu ổn
định, lâu dài và nhanh chóng.
2. Nhược điểm
 Chính sách với các khách hàng mới chưa thu hút được nhiều khách hàng mới hợp tác.
 Dữ trữ hàng trong nhiều kho dẫn đến chi phí lưu kho lớn.
19


 Không thể thu hồi sửa chữa hàng hoá hư, lỗi đối với những đơn hàng giao cho các
đối tác nước ngoài.
 Trách nhiêm và khối lượng công việc của giám đốc và bộ phận kinh doanh rất nhiều
từ tìm kiếm khách hàng, giám sát quá trình sản xuất, thu mua nguyên phụ liệu và tìm

kiếm nhà cung cấp.
Vì là một công ty mới thành lập trong ngành may mặc với qui mô tương đối nhỏ . Công ty
đang từng bước cố gắng đứng vững trên thị trường và mở rộng qui mô. Tuy nhiên công ty
đang gặp phải những khó khăn cũng như nhiều công ty khác tại việt nam khi chưa thể vận
dụng và phát triển hết được các lĩnh vực của logistics đang còn quản lý theo cách truyền
thống. Ngành logistics trên thế giới rất phát triển nhưng tại việt nam ngành này vẫn còn rất
mới mẻ với các doanh nghiệp. Vì thời gian và năng lực của nhóm có hạn. Không thế nghiên
cứu hết tất cả các khâu trong logistics. Trong quá trình phân tích hoạt động logistics của
công ty không tránh khỏi được nhiều thiếu sót mong cô góp ý thêm để bài tiểu luận được
hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn cô.

20