SKKN áp dụng mô hình 5s trong công tác quản lý tại trường THCS định tân

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH
TRƯỜNG THCS ĐỊNH TÂN

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

“ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN
LÍ TẠI TRƯỜNG THCS ĐỊNH TÂN”

Người thực hiện: Bùi Văn Hùng
Chức vụ: Hiệu trưởng
Đơn vị: Trường THCS Định Tân
Yên Định - Thanh hóa
SKKN thuộc lĩnh mực: Quản lí

0


PHẦN I: MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài:
Trong công cuộc đổi mới của đất nước hiện nay, các ngành, các lĩnh vực
hoạt động đều có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới
sự hoàn thiện. Đối với ngành Giáo dục và Đào tạo, thực hiện Nghị quyết Trung
ương 2 khóa VIII và các chủ trương của Đảng, Nhà nước về định hướng chiến
lược phát triển Giáo dục và đào tạo trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa,
lĩnh vực giáo dục và đào tạo của chúng ta đã đạt được những thành tựu quan
trọng, góp phần to lớn vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Chúng ta đã
xây dựng được hệ thống giáo dục và đào tạo tương đối hoàn chỉnh từ mầm non
đến đại học. Cơ sở vật chất, thiết bị giáo dục, đào tạo được cải thiện rõ rệt và
từng bước hiện đại hóa. Số lượng học sinh, sinh viên tăng nhanh, nhất là ở giáo
dục đại học và giáo dục nghề nghiệp. Chất lượng giáo dục và đào tạo có tiến bộ.
Đội ngũ nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục phát triển cả về số lượng và chất

lượng, với cơ cấu ngày càng hợp lý, công tác xã hội hóa giáo dục được đẩy
mạnh, sự phát triển của giáo dục và đào tạo đã có nhiều chuyển biến tích cực.
Hoà nhập với xu thế trên công tác quản lý giáo dục tại các nhà trường cũng
được đổi mới mạnh mẽ cùng với ứng dụng của công nghệ thông tin và các mô
hình quản lí hiện đại của thế giới đã đem lại hiệu quả cao trong hoạt động.
Nhằm xây dựng một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp; nâng cao ý thức kỷ
luật trong nhà trường; chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn nhà trường cơ
doanh nghiệp trên thế giới đã áp dụng mô hình 5S vào quá trình quản lí, quá
trình sản xuất và đã đem lại hiệu quả cao trong công việc, đặc biệt là Nhật Bản
đã áp dụng rất hiệu quả mô hình này.
Mô hình 5S đã có nhiều nghiên cứu chỉ ra nhiều lợi ích khi áp dụng quản lí
nhà trường, đơn vị, nhà trường doanh nghiệp.... song việc áp dụng trong quản lí,
phát triển nhà trường đối với chúng ta là điều còn mới mẻ. Nhận thức được vấn
đề trên, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Áp dụng mô hình 5S trong công tác
quản lí tại Trường THCS Định Tân” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm tập
trung nghiên cứu tìm hiểu phân tích khái niệm mô hình 5S và các bước áp dụng
mô hình này trong nhà trường để đổi mới công tác quản lí và nâng cao hiệu quả
công việc.
2. Mục đích nghiên cứu
Để cải tiến môi trường làm việc theo phong cách mới thì 5S đã được biết
đến như một phưong pháp tổ chức sắp xếp hồ sơ tài liệu và nơi làm việc tốt nhất
và dần dần trở nên phổ biến vì các lý do sau: Chỗ làm việc trở nên sạch sẽ và
ngăn nắp hơn; Mọi người trong cũng như ngoài nhà trường dễ dàng nhận ra kết
quả của sự thay đổi tích cực; Kết quả tăng cường phát huy sáng kiến; Mọi người
cảm thấy thoải mái khi làm việc; Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn
hơn; Mọi người sẽ cảm thấy tự hào về sự sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc của
mình.

1

3. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu sẽ tập trung nghiên cứu khái niệm mô hình thực hành 5S
và các bước áp dụng mô hình này vào việc sắp xếp hồ sơ sổ sách, đồ dùng dạy
học, đồ dùng sinh hoạt của các phòng học, phòng chức năng, phòng làm việc tại
Trường THCS Định Tân.
4. Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng phương pháp nghiên cứu thực chứng với mục đích là so sánh thực
trạng môi trường làm việc của nhà trường với các ưu điểm của 5S để cho thấy
5S là cách làm rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc
và nâng cao năng suất hiệu quả công việc từ đó xây dựng ý thức cải tiến cho mọi
người tại nơi làm việc.
PHẦN II: NỘI DUNG
1. Cơ sở lí luận
5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần
dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác, hiện nay ở Việt Nam không những nhà
trường mà một số cơ quan hành chính sử dụng công cụ 5S cải tiến hệ thống quản
lý chất lượng tốt hơn.
5S xuất phát từ nhu cầu: Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên; Dễ dàng, thuận
lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc; Tạo tinh thần và bầu không khí
làm việc cởi mở; Nâng cao chất lượng cuộc sống; Nâng cao năng suất.
Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc,
người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác
của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người
công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình.
Lợi ích của 5S mang lại là chúng ta có nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn
nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật.
Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận
tiện và an toàn hơn. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và
ngăn nắp, đem lại hiệu quả cao trong công việc.

Khi thực hiện 5S thành công trong nhà trường, những thứ không cần thiết
sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp,
gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở
nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh
thần tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái
độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc.
2. Thực trạng, kết quả thực trạng
2.1 Thực trạng
Khi chưa áp dụng mô hình 5S vào hoạt động thì việc bố trí các tài liệu, hồ
sơ giấy tờ đồ dùng hàng ngày chưa logic, hầu như chúng ta giữ lại tất cả mọi thứ
cần thiết và có thể không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả những thứ không
sử dụng được. Tại vì khi chưa có sự ngăn nắp thì nhiều vật dụng cất giữ, lưu trữ
chưa khoa học, không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà

2


tìm và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa
không có tác dụng, mặt khác khi không chọn lọc, chuẩn bị chúng ta thường giữ
lại cả các thứ sử dụng được và không sử dụng, thứ sử dụng được thì không sẵn
sàng, lưu trữ lẫn lộn làm mất thời gian tìm kiếm, ảnh hưởng đến chất lượng công
việc.
Môi trường làm việc chưa khoa học tạo cho ta cảm giác bề bộn, vệ sinh
không tốt tạo thành cho ta thói quen và chúng ta không ai quan tâm, chỉ làm khi
có yêu cầu hoặc có đoàn kiểm tra.
2.2 Kết quả
Quá trình tiến hàng áp dụng 5S nhà trường đã thành lập Tổ đánh giá 5S có
trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn về 5S tới toàn thể CBGVNV nhà trường.
Ngoài ra Tổ đánh giá 5S đã thực hiện việc đánh giá thực trạng của các hạng mục
sẽ đưa vào triển khai áp dụng 5S. Sau khi đánh giá lại toàn bộ các hạng mục, kết

quả đã cho thấy, việc triển khai 5S là rất cần thiết nhằm cải thiện và nâng cao
chất lượng công việc.
Toàn thể CBGVNV nhà trường đã áp dụng ngay tại góc làm việc của mỗi
cá nhân. Bắt đầu từ việc Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ, kết quả đã thể hiện ngay
tại các vị trí làm việc của mỗi người. So sánh với hình ảnh trước khi áp dụng 5S
thì kết quả mang lại rất khả quan. Các phòng làm việc đã được sắp xếp khoa học
không còn bừa bộn với những tài liệu, đồ dùng …
Cùng với việc sắp xếp lại góc làm việc cá nhân, các phòng cũng đã quy
hoạch lại toàn bộ tủ đựng tài liệu, đồ dùng. Tất cả tài liệu đã được cho vào cặp
file và xếp gọn gàng vào tủ, thay vì bày hết trên bàn làm việc như trước đây.
Đối với khu phòng chức năng, phòng kho cũng sẽ được quy hoạch lại một
cách gọn gàng, ngăn nắp và có quy định vị trí rõ ràng cho từng đồ dùng giúp cho
người quản lý dễ dàng quản lý và dễ phát hiện ra những bất thường (thiếu hụt,
để không đúng vị trí…)
Đối với những khu vực sinh hoạt chung như: Văn phòng, phòng hành
chính, nhà vệ sinh, khu vực hành lang... cũng được kiểm tra thường xuyên và có
đánh giá hàng ngày về việc áp dụng 5S.
Sau 1 thời gian thực hiện áp dụng 5S, Các phòng làm việc, phòng chức
năng, phòng kho… đã nhận được kết quả khá khả quan. Tuy nhiên, để thành
công trong việc thực hiện 5S chúng ta cần có sự quyết tâm của Toàn bộ cán bộ,
giáo viên và nhân viên cũng như lãnh đạo. Việc thực hiện luôn phải liên tục,
thực hiện như 1 thói quen và có ý thức hay trong 5S chính là “Săn sóc – Sẵn
sàng”. Việc thực hiện 5S hàng ngày sẽ giúp duy trì được sự gọn gàng sạch sẽ,
giảm thiểu được lãng phí như: thời gian, công sức, chi phí … giúp cho tăng năng
suất cũng như chất lượng công việc mang lại một môi trường trong sạch, tạo
cảm hứng làm việc cho tất cả mọi người.
3


3. Nghiên cứu và các các giải pháp thực hiện:

3.1. Khái niệm 5S

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso,
Seiketsu và Shitsuke. Trong tiếng Anh, 5S được dịch sang các từ tương ứng là
Sort, Straighten, Shine, Systemise và Sustain. Trong tiếng Việt, 5S bao gồm:
Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.
3.1.1 Sàng lọc (Seiri)
Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính
là bước đầu tiên nhà trường cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính trong
Sàng lọc là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc.
Khi xem lại phòng làm việc của mình, hồ sơ lưu trữ hay các thiết bị đồ
dùng dạy học, có thể bạn sẽ nhận thấy các vật dụng không được ghi chính xác
nơi lưu trữ, nhiều thứ không cần thiết cho công việc nhưng vẫn được lưu giữ lại.
Do đó, nhiệm vụ của Sàng lọc chính là phân loại các các vật dụng cần thiết và
các vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lý những vật dụng không
cần thiết nhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học. Một trong những
4


cách thông dụng để thực hiện việc “Sàng lọc” là sử dụng “thẻ đỏ”, bất cứ các vật
dụng nào không cần thiết cho công việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức. Kết thúc
quá trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ đỏ sẽ xem tại sao
nó vẫn ở khu vực của mình. Sau đó là việc đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục
giữ vật dụng đó theo cách nhất định.
Với hoạt động trong Sàng lọc, mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa
học, từ đó có thể giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời
tạo nên môi trường làm việc an toàn hơn.
3.1.2 Sắp xếp (Seiton)
Seiton có nghĩa là sắp xếp mọi thứ gọn gàng và có trật tự. Vì vậy, khi du
nhập vào Việt Nam, Seiton được gọi là Sắp xếp.

Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ
chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy
và dễ trả lại.
Thông thường việc này sẽ bắt đầu bằng việc xem xét công dụng và tần suất
sử dụng các vật dụng còn lại, từ đó quyết định nên để chúng gần nhau hay
không? Cần để chúng gần hay xa nơi làm việc? Bên cạnh đó, công việc này
cũng cần phải thực hiện dựa trên việc phân tích trình tự sao cho giảm thiểu thời
gian di chuyển giữa các quá trình trong hệ thống. Ở bước này, các vật dụng cần
được xác định vị trí sao cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan:
“một vị trí cho mỗi vật dụng, mỗi vật dụng có một vị trí duy nhất”.
Một điểm cần chú ý khi thực hiện Sâp xếp là các vật dụng nên được đánh
số hoặc dán nhãn tên giúp mọi CBGVNV nhà trường đều có thể dễ dàng nhận
biết và tìm kiếm.
Với các hoạt động trong Sắp xếp, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận
tiện, gọn gàng và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của mọi
người.
3.1.3 Sạch sẽ (Seiso)
Sạch sẽ có nghĩa là làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ. Công việc
chính trong phần này là giữ gìn sạch sẽ trong toàn nhà trường. Giữ gìn sạch sẽ
được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày đồ
dùng, vật dụng tại nơi làm việc. Sạch sẽ hướng tới việc cải thiện môi trường làm
việc, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của
bụi bẩn). Phát động chương trình “5 phút Sạch sẽ” cuối mỗi ngày làm việc sẽ
giúp cho mọi người thấm nhuần tư tưởng Sạch sẽ, duy trì sự sạch sẽ thường
xuyên.
Vệ sinh không chỉ là để giữ gìn vệ sinh trong nhà trường mà còn có thể
kiểm tra đồ dùng, thiết bị từ đó phát hiện ra các vấn đề như bụi bẩn hư hỏng của
đồ dùng thiết bị… Nhờ đó, chúng ta nhanh chóng tìm ra các giải pháp cho các
vấn đề đó và đảm bảo hiệu quả hoạt động khi sử dụng.
Sau khi áp dụng được 3 chữ S đầu tiên, nhà trường sẽ đạt được những kết quả

đáng ngạc nhiên, góp phần nâng cao năng hiệu quả công việc.

5


3.1.4. Săn sóc (Seiketsu)
Săn sóc với mục đích duy trì kết quả và các hoạt động trong 3S đầu tiên.
Mục tiêu của Săn sóc là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là
phong trào nhất thời. Do vậy, xác định các quá trình cần thiết để đảm bảo tính
chính xác là vô cùng cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt động trước đó.
Bên cạnh đó nhà trường nên đưa ra những quy định, nội quy, kế hoạch… để có
thể kiểm soát và phát triển việc thực hiện 5S. Một điểm quan trọng nữa trong nội
dung S4 là các hoạt động kiểm tra, đánh giá các hoạt động mà nhà trường đã
thực hiện được, đồng thời tổ chức thi đua cũng giúp nâng cao ý thức của mọi
người trong việc thực hành 5S.
Bằng việc phát triển Săn sóc, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa
theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong nhà trường.
3.1.5. Sẵn sàng (Shitsuke)
Sẵn sàng là hoạt động cuối cùng của 5S. Nó được hiểu là rèn luyện, tạo nên
một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.
Khi một nhà trường thực hiện các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ,
Săn sóc một cách thường xuyên và hiệu quả, có thể hiểu rằng nhà trường đó
đang duy trì tốt 5S. Tuy nhiên, nếu đơn thuần chỉ thực hiện mà không có sự
nâng cấp thì dần dần, hệ thống 5S sẽ đi xuống và không mang lại hiệu quả cho
nhà trường. Như vậy, Sẵn sàng có thể được hiểu là đào tạo mọi người tuân theo
thói quan làm viêc tốt và giám sát nghiêm ngặt nội quy tại nơi làm việc. Để mọi
người có thể sẵn sàng thực hiện 5S, nhà trường cần xây dựng các chương trình
đào tạo và thực hành thường xuyên cho nhân viên. Bên cạnh đó, người lãnh đạo,
quản lý trong nhà trường cần là tấm gương cho mọi người làm theo trong việc
học tập và thực hành 5S.

Như vậy, trong nội dung Sẵn sàng, việc đào tạo về Sẵn sàng là điểm quan
trọng nhất, giúp các hoạt động 5S được duy trì và phát triển đến mức cao nhất,
từ đó góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
3.2 Giải pháp và tổ chức thực hiện:
Để triển khai thành công 5S trong nhà trường cần có kế hoạch cụ thể và
phù hợp với hoàn cảnh thực tế của mình. Đây không phải là một phong trào
mang tính ngắn hạn, do vậy muốn thấy được hiệu quả chúng ta cần phải trải qua
một quá trình gồm các bước: Chuẩn bị; Thông báo chính thức của Lãnh đạo nhà
trường; Toàn bộ cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh thực hiện tổng vệ sinh;
Thực hiện Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ hàng ngày; Đánh giá định kỳ 5S.
3.2.1 Chuẩn bị
Bước chuẩn bị là bước rất quan trọng trong mọi quá trình triển khai hệ
thống quản lý trong tổ chức, nhà trường. Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, chúng ta
sẽ phải đối mặt với nhiều nguy cơ thất bại.
Trong thực hành 5S, bước chuẩn bị chính là yếu tố then chốt giúp nhà trường
tiếp cận và phát triển các hoạt động 5S. Quá trình chuẩn bị gồm các nội dung
chính sau:

6


- Lãnh đạo nhà trường cần hiểu đúng triết lý và các lợi ích của thực hành
5S.
- Lãnh đạo nhà trường và các cán bộ chủ chốt tìm hiểu kinh nghiệm áp
dụng 5S tại nhà trường, đơn vị, nhà trường, doanh nghiệp (nếu có thể).
- Lãnh đạo nhà trường cam kết thực hiện 5S trong tổ chức.
- Thành lập ban chỉ đạo 5S.
- Chỉ định cán bộ trách nhiệm chính về hoạt động 5S.
- Tổ chức đào tạo cho những người có trách nhiệm chính và các cán bộ
hướng dẫn thực hiện.

- Lập kế hoạch thực hiện 5S
Có thể nói, trong bước chuẩn bị, thiết lập ban chỉ đạo 5S, việc tổ chức đào
tạo và xây dựng kế hoạch là những nội dung chủ đạo. Một yếu tố quan trọng
giúp quá trình triển khai 5S thành công là sự cam kết của lãnh đạo. Việc cam kết
này sẽ đảm bảo các nguồn lực trong toàn bộ quá trình thực hiện, do vậy nhóm
chỉ đạo 5S cần phải có sự tham gia của Lãnh đạo nhà trường và đại diện của tất
cả các tổ nhóm có liên quan trong tổ chức. Bên cạnh đó, việc đào tạo lý thuyết
cũng như học hỏi kinh nghiệm từ các tổ chức đi trước trong việc thực hành 5S sẽ
giúp nhà trường tiếp cận 5S dễ dàng hơn. Bằng các chuyến tham quan thực tế,
cán bộ trong ban chỉ đạo 5S có thể nhận thấy lợi ích của 5S cũng như cách thức
mà nhà trường đã vận dụng thành công.
Nội dung cuối cùng trong bước chuẩn bị chính là xây dựng kế hoạch chi
tiết. Khi thiết lập kế hoạch thực hiện, chúng ta cần chú ý một số vấn đề sau:
Dự tính thời gian cho toàn dự án triển khai 5S, đồng thời thiết lập thời gian
cụ thể cho từng hoạt động. Thông thường kế hoạch triển khai 5S kéo dài từ 1-2
năm, nhưng đối với nhà trường khác nhau, thời gian của cả quá trình sẽ khác
biệt tùy vào hoàn cảnh, điều kiện của nhà trường mình.
Nội dung công việc nên được xây dựng chi tiết cho từng tổ nhóm, khu vực.
Nội dung công việc càng chi tiết thì việc thực hiện và kiểm soát tiến độ càng dễ
dàng hơn.
Chỉ định người trách nhiệm chính cho các hoạt động 5S tại từng bộ phận.
Nhũng người chịu trách nhiệm chính này sẽ tuyên truyền, giám sát và điều phối
hoạt động trong tổ nhóm mình. Do vậy, các điều phối viên cần được đào tạo sâu
sắc hơn nữa.
3.2.2 Thông báo chính thức của lãnh đạo
Đây là hoạt động nhằm chính thức phát động chương trình 5S trong tổ
chức, nhà trường. Trong quản lý, Lãnh đạo nhà trường là người có ảnh hưởng rất
lớn đến ý thức của nhân viên; thông báo chính thức của Lãnh đạo nhà trường thể
hiện quyết tâm thực hiện chương trình 5S trong nhà trường mình, do đó khuyến
khích tinh thần, trách nhiệm của CBGVNV trong quá trình thực hiện. Bên cạnh

đó, Lãnh đạo nhà trường cần phải cam kết thực hiện và tham gia trực tiếp vào
các hoạt động 5S cùng với nhân viên, như vậy chương trình 5S mới có thể duy
trì và phát triển bền vững trong nhà trường.

7


Để CBGVNV hiểu rõ chương trình thực hành 5S, thông báo chính thức của
lãnh cần bao gồm các nội dung sau:
- Thông báo chính thức về chương trình thực hành 5S.
- Trình bày mục tiêu của chương trình 5S.
- Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai,
phân công nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực.
- Lập ra các công cụ tuyên truyền như băng rôn biểu ngữ, bảng tin…
- Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.
Trong quá trình thông báo chính thức, việc phổ biến phương hướng, mục
tiêu của chương trình thực hiện 5S là rất quan trọng. Nó sẽ giúp CBGVNV dần
định hướng phương pháp và cách thức thực hiện các hoạt động 5S trong các
bước tiếp theo.
Sau đó, ban chỉ đạo 5S sẽ xem xét và hệ thống lại tổ chức của ban, từ đó
xây dựng sơ đồ tổ chức thực hiện 5S để thuận tiện trong việc kiểm soát, quản lý
tại các tổ nhóm.Ngoài ra, thiết lập các quy định cũng rất quan trọng trong quá
trình thực hiện 5S. Những quy định này có vai trò hướng dẫn các hoạt động 5S
cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu quả của các hoạt động. Để CBGVNV dễ dàng
hiểu và ghi nhớ quy định, chúng nên được thể hiện bằng hình ảnh hay sơ đồ và
được trưng bày ở những chỗ nổi bất dễ nhìn.
Sau khi nhân viên nắm rõ được mục tiêu và phương hướng của chương
trình 5S, việc tổ chức đào tạo cho toàn bộ CBGVNV trong nhà trường sẽ được
tiến hành.Thông qua các chương trình đào tạo, nhà trường có thể lồng ghép phổ
biến những quy định, quy chuẩn cho các hoạt động 5S bằng các phương thức

hiệu quả như áp phích, băng rôn, khẩu hiệu...
3.2.3 Thực hiện Sàng lọc
Trong 5S, sàng lọc các vật dụng không cần thiết là tiền đề để thực hiện các
chữa S tiếp theo. Mục đích của sàng lọc là di dời các vật dụng không cần thiết
khỏi nơi làm việc, tránh sự tái xuất hiện của chúng khi không cần đến, hướng tới
nâng cao hệ số sử dụng và hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến năng
suất.
Trong bước Sàng lọc, nhà trường cần thực hiện các nội dung chính sau:
- Lập tiêu chuẩn loại bỏ những vật dụng không cần thiết.
- Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng
vệ sinh.
- Xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng.
- Thực hiện công tác sàng lọc cùng với phong trào tổng vệ sinh kiểm
kê đồ dùng thiết bị 2 lần trong năm nhằm loại bỏ triệt để các vật dụng
không cần thiết, tránh lãng phí trong công việc. Đồng thời, việc tìm ra các
nguyên nhân dẫn đến sự xuất hiện của các vật dụng dư thừa là rất cần thiết
giúp nhà trường ngăn ngừa sự tái diễn. Dựa vào các nguyên nhân trên, nhà
trường có thể đưa ra kế hoạch thích hợp nhằm ngăn ngừa sự tái xuất hiện
của các vật dụng không cần thiết trong môi trường làm việc, giảm bớt công
việc sàng lọc.
8


3.2.4 Thực hiện Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ và Sẵn sàng hàng ngày
Thực hiện Sàng lọc
Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, nhà trường cần tiếp tục các hoạt động
này để tận dụng được chỗ làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời ban chỉ đạo 5S và
Lãnh đạo nhà trường nên vận động, triển khai cải tiến địa điểm và phương pháp
lưu giữ để giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tạo nên môi trường làm việc thuận
tiện.

Thực hiện Sắp xếp
Sau khi sàng lọc, các hoạt động Sắp xếp sẽ được thực hiện có nghĩa là sắp
xếp, bố trí các đồ vật cần thiết một cách gọn gàng sao cho dễ lấy.
Các nguyên tắc về Sắp xếp bao gồm:
- Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng.
- Tất cả vật dụng và vị trí của chúng cần được thể hiện bằng cách ghi
nhãn có hệ thống.
- Đặt các đồ vật sao cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm.
- Sắp xếp các vật dụng sao cho có thể xử lý, vận chuyển dễ dàng.
Đối với các công cụ, thiết bị văn phòng phẩm, chúng ta nên bố trí hợp lý,
phù hợp với tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả. Các vật
dụng thường xuyên sử dụng nên để gần nơi làm việc nhất, các vật ít dùng tới thì
có thể để xa hơn và những thứ không cần dùng tới nhưng phải lưu giữ thì cất
vào kho riêng và có dấu hiệu nhận biết.
QUI ĐỊNH SẮP XẾP
Ghi
STT
Nội dung
Cách thức sắp xếp
chú
Sơ đồ vị trí
khu vực phòng Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành
1 làm việc, khu viên trong tổ nhóm bổ vị trí của một số nơi lưu
vực lối đi
trữ hồ sơ, tài liệu, VPP phục vụ cho công tác
chung
Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá nhân
Qui định sắp
(ổ H) và loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ chung
2 xếp dữ liệu

Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder
trên máy tính
thể hiện được nội dung bên trong.
3 Qui định sắp
Bàn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn nắp,
xếp hồ sơ tài
gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày trên bàn
liệu: đang giải làm việcphải để đúng nơi qui định sau mỗi
quyết, chưa
chiều tan ca.
giải quyết, đã 1.Đang giải quyết:
giải quyết, lưu Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng
trữ
của công việc hoặc thời gian
Có dán nhãn trên hồ sơ “Đang giái quyết”
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
9


STT

Nội dung

Cách thức sắp xếp

Ghi
chú

2. Chưa qiải quyết:
Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan trọng

của công việc hoặc thời gian
Có dán nhãn trên hồ sơ “Chưa giái quyết”
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
3. Đã giải quyết:
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian.
Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng khóa
học, theo thời gian và theo từng đơn vị hợp tác

4

5

6

Qui định sắp
xếp hồ sơ tài
liệu: lưu trữ
dài hạn, băng
dĩa, hình ảnh
dự liệu và tài
liệu tham khảo
Qui định sắp
xếp lưu giữ và
sử dụng VPP
Lưu hồ sơ,
giấy tờ

- Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài liệu,hồ sơ,
có dán nhãn nhận biết bên ngoài và mục lục bên
trong từng File để dễ tìm

- Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo được sắp
xếp và phân loại rõ ràng theo từng đơn vị.
Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên bàn làm
việc phải: cần thiết cho công việc, để ngăn nắp,
thuận tiện, dễ lấy
Qui định thời gian lưu theo S1
Vị trí lưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo từng
nhóm chức năng
Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết theo tổ nhóm,
theo màu.

Tiến hành Sạch sẽ
Sạch sẽ có nghĩa là dọn vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, máy móc,
thiết bị. Thực hiện vệ sinh hàng ngày làm cho môi trường làm việc sạch sẽ, gọn
gàng, tạo sự thoải mái và an toàn cho nhân viên làm việc, khuyến khích sáng
tạo. Ngoài ra, nhờ nơi làm việc sạch sẽ, việc áp dụng quản lớp trực tại nhà
trường trở nên dễ dàng hơn, góp phần nâng cao năng suất.
Bên cạnh tác dụng hỗ trợ quản lý trực quan, Sạch sẽ còn đóng góp một vai
trò quan trọng trong việc bảo trì đồ dùng, thiết bị. Khi thực hiện Sạch sẽ, nhân
viên hay người sử dụng đồ dùng lau chùi và kiểm tra, nhờ đó phát hiện ra những
bất thường. Từ đó, có thể khắc phục kịp thời nhằm sử dụng hiệu quả cho lần sau.
Các công việc chủ yếu trong Sạch sẽ là:
- Phân chia khu vực và trách nhiệm. Ban chỉ đạo sẽ phân công trách
nhiệm ai làm gì và ở khu vực nào dựa vào vị trí làm việc của mỗi người, bộ
phận, thiết lập bản đồ khu vực và bảng kiểm tra 5S để kiểm soát việc dọn
vệ sinh thuận tiện.
- Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh.

10

- Tiến hành thực hiện vệ sinh. Trước khi làm vệ sinh, chúng ta cần
xác định phương hướng làm vệ sinh nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao
hiệu quả của hoạt động này. Khi thực hiện vệ sinh, chúng ta nên nhớ
nguyên tắc: “Vệ sinh là Kiểm tra”.
- Tiến hành cải tiến vệ sinh. Luôn chú ý cải tiến sẽ giúp chúng ta giảm
thời gian vệ sinh, dễ dàng vệ sinh những vị trí khó làm vệ sinh, ngăn ngừa tối
đa các nguồn bẩn.
- Đề ra các quy định, khẩu hiệu trong việc giữ gìn vệ sinh.Một khẩu
hiệu phổ biến trong nhà trường là ‘5 phút làm 5S mỗi ngày” sẽ giúp các
hoạt động 5S được duy trì hàng ngày.
Thực hiện Sẵn sàng
Khi thực hiện thường xuyên các hoat động 3S và mang lại hiệu quả lớn,
đây chính là chúng ta đang thực hiện Sẵn sàng. Để duy trì và nâng cao 5S, nhà
trường có thể sử dụng một số phương pháp hữu ích sau:
Thứ nhất, ban Lãnh đạo nhà trường đánh giá về các hoạt động 5S. Khi thực
hiện, ban Lãnh đạo nhà trường cần phải cam kết và đánh giá thường xuyên các
hoạt động 5S. Cũng giống như các hệ thống quản lý khác, 5S cần có hệ thống
quy định, tài liệu liên quan để có thể đánh giá chuẩn xác hoạt động 5S. Hệ thống
tài liệu dùng cho việc đánh giá gồm:
- Chính sách, mục tiêu và kế hoạch thực hiện 5S.
- Sơ đồ tổ chức 5S.
- Các quy định về 3S.
- Tư liệu đào tạo.
- Tài liệu quảng bá về 5S.
- Bảng tin 5S.
- Cơ chế khen thưởng cho việc thực hành 5S.
- Quy định về đánh giá việc thực hiện 5S.
Thứ hai, tổ chức thi đua giữa các tổ nhóm trong nhà trường.
Thứ ba, tạo ra phong trào thi đua giữa nhà trường về 5S.

Tiến hành Sẵn sàng chính là tạo ra thói quen, nâng cao ý thức tự giác của
công nhân viên trong việc thực hiện 3S. Khi thực hiện 3S thường xuyên, làm 3S
dần trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của nhân
viên. Mục tiêu cuối cùng của Sẵn sàng hay của cả 5S chính là đưa triết lý 5S vào
trong văn hóa nhà trường, từ đó nâng cao hình ảnh của nhà trường.
3.2.5 Đánh giá định kỳ 5S
Để các hoạt động 5S được duy trì lâu dài và mang lại hiệu quả lớn trong
cải tiến năng suất, chất lượng, việc đánh giá định kỳ là rất cần thiết. Nội dung
trong bước này cần chú ý:
- Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động 5S.
- Cán bộ đánh giá thường xuyên các hoạt động 5S.
- Phát động phong trào thi đua giữa các tổ nhóm về 5S.
- Trao thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân thực hiện tốt 5S.
- Tổ chức tham quan việc thực hiện 5S ở cơ quan, tổ chức khác.
11


- Tổ chức thi đua 5S giữa các tổ nhóm, các phòng làm việc để hoàn
thiện chương trình 5S hơn.
Trong mọi quá trình đánh giá, việc xây dựng bảng tiêu chí đánh giá là vấn
đề cần chú ý hàng đầu. Tùy thuộc vào điều kiện của từng nhà trường, các tiêu
chí đánh giá thực hiện 5S được thiết lập cho phù hợp.
Trong thực tế, việc phát động phong trào thực hiện 5S không quá khó
nhưng duy trì và phát triển nó dài hạn lại một vấn đề khá khó khăn đối với nhà
trường Việt Nam. Ở hầu hết nhà trường, ý thức kỷ luật của nhân viên trong công
việc còn chưa cao, do vậy kiểm tra, đánh giá thường xuyên trong giai đoạn đầu
sẽ giúp triết lý 5S dần trở thành thói quen của họ. Ngoài ra, dựa vào quy mô của
nhà trường, chúng ta có thể thiết lập những đợt kiểm tra, giám sát lớn nhỏ khác
nhau để đánh giá các hoạt động. Sau khi 5S trở thành thói quen của nhân viên,
việc đánh giá chỉ cần thực hiện định kỳ 2 lần/năm để cải tiến chương trình 5S

lên mức độ hiệu quả nhất.
Ngoài các hoạt động kiểm tra đánh giá, nhà trường cũng cần quan tâm đến
việc khen thưởng cho các bộ phận, cá nhân thực hiện tốt 5S. Đây cũng là hình
thức khích lệ rất hiệu quả trong quá trình áp dụng 5S trong nhà trường. Bên cạnh
đó, tổ chức tham quan, giao lưu kinh nghiệm với cơ quan đã áp dụng mô hình
này sẽ góp phần thúc đẩy tinh thần của nhân viên trong việc phát triển 5S lâu
dài.
4. Kết quả thu được từ 5S
5S là một phương pháp lại mang lại hiệu quả cao giúp trường xây dựng
môi trường làm việc sạch sẽ, khoa học.
Khi thực hiện 5S thành công trong nhà trường, nó tạo ra sự thay đổi kỳ
diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật
dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho
người sử dụng, máy móc, đồ dùng thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo
quản.
Sau khi thực hiện 5S, các vật dụng được sắp xếp một cách khoa học, dễ
dàng tìm thấy và trả lại, do vậy, nhân viên trong nhà trường có thể tiết kiệm
đáng kể thời gian tìm kiếm. Từ các hoạt động chung, 5S nâng cao tinh thần tập
thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc có thái độ
tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc. Bên cạnh đó, các
phòng học, phòng chức năng, phòng sinh hoạt chung và đồ dùng, thiết bị trong
nhà trường được vệ sinh sạch sẽ, bảo quản và sử dụng hiệu quả.
Tóm lại, thực hành 5S giúp nhà trường xây dựng được môi trường làm việc
sạch sẽ, ngăn nắp, mang lại hiệu quả cao trong công việc, khuyến khích phát huy
sáng tạo trong cho mọi người và phát triển kỷ luật và văn hóa trong nhà trường.
PHẦN III: KẾT LUẬN
1. Kết luận
5S là một phương pháp mang lại hiệu quả cao trong công tác cải tiến môi
trường làm việc của nhà trường. Hiểu rõ đươc định nghĩa về 5S cũng như xác

12


định được các bước áp dụng là cơ sở lý luận quan trọng cho nhà trường bước
đầu triển khai áp dụng 5S.
Hiện nay 5S phổ biến tại rất nhiều quốc gia trên thế giới và được học giả
rất nhiều nước quan tâm. Các nước có nền công nghiệp phát triển như Nhật, Mỹ,
Úc và nhiều nước khác đã và đang áp dụng phương pháp hiệu quả này.Trên thế
giới, 5S không còn là một đề tài mới, tuy nhiên ở Việt Nam, số lượng tài liệu,
nghiên cứu bằng tiếng Việt về cả lý thuyết cũng như xem xét được thực trạng
trong nước là chưa nhiều. Tại Việt Nam, 5S mới chỉ dừng ở mức giới thiệu và
được áp dụng tại một số ít cơ quan, do đó bài nghiên cứu này tôi cố gắng trình
bày khái quát nhất tổng quan lý thuyết về 5S, tạo tiền đề cho các nghiên cứu tiếp
theo về xem xét thực trạng áp dụng 5S trong nhà trường.
2. Đề xuất – Kiến nghị:
Việc ứng dụng 5S vào công tác giáo dục còn khá mới mẻ đòi hỏi nhiều về
điều kiện cơ sở vật chất và năng lực của đội ngũ CBGV, NV nhà trường. Việc áp
dụng mô hình 5S này trong tương lai được các chuyên gia đánh giá là sẽ mang
lại hiệu quả cao và thay đổi thực trạng áp dụng 5S trong điều kiện hiện nay.
Do đó, để đẩy mạnh việc ứng dụng 5S trong việc thực hiện nhiệm vụ giáo
dục cần có sự quan tâm đầu tư nhiều hơn nữa của các cấp, các ngành về cơ sở
vật chất cho nhà trường như nâng cấp các phòng chức năng, tủ đụng tài liệu, hồ
sơ, đồ dùng, thiết bị dạy học nhằm tạo điều kiện để nhà trường thực hiện tốt
nhiệm vụ và nâng cao chất lượng giáo dục.
Định Tân, ngày 15 tháng 4 năm 2017
XÁC NHẬN
CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Tôi xin cam đoan đây là sáng kiến
Kinh nghiệm của mình viết, không sao

chép nội dung của người khác
Người làm SKKN

Bùi Văn Hùng

13


MỤC LỤC
NỘI DUNG
PHẦN I: MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
2. Mục đích nghiên cứu
3. Đối tượng nghiên cứu
4. Phương pháp nghiên cứu
PHẦN II: NỘI DUNG
1. Cơ sở lí luận
2. Thực trạng, kết quả thực trạng
2.1 Thực trạng
2.2 Kết quả
3. Nghiên cứu và các các giải pháp thực hiện
3.1. Khái niệm 5S
3.1.1 Sàng lọc (Seiri)
3.1.2 Sắp xếp (Seiton)
3.1.3 Sạch sẽ (Seiso)
3.1.4. Săn sóc (Seiketsu)
3.1.5. Sẵn sàng (Shitsuke)
3.2 Giải pháp và tổ chức thực hiện
3.2.1 Chuẩn bị
3.2.2 Thông báo chính thức của lãnh đạo

3.2.3 Thực hiện Sàng lọc
3.2.4 Thực hiện Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ hàng ngày
3.2.5 Đánh giá định kỳ 5S
4. Kết quả thu được từ 5S
PHẦN III: KẾT LUẬN
1. Kết luận
2. Đề xuất – Kiến nghị

14

TRANG
1
1
1
2
2
2
2
2
2
3
4
4
4
5
5
5
6
6
6

7
8
8
12
12
12
12
13