đề cương ôn thi môn quản trị sự kiện

Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

NGÂN HÀNG CÂU HỎI ON TẬP
MÔN: QUẢN TRỊ SỰ KIỆN

1

1


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang
I.

0986 388 263

NHÓM CÂU HỎI 1
1. Khái luận về sự kiện, tổ chức sự kiện, hợp đồng tổ chức sk và quản trị sk?
• Sk là các hoạt động XH trog lĩnh vực thương mại, KD, gtri, thể thao, hội nghị, giao
•

tiếp XH, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động lquan đến VH khác.
Tổ chức sk là 1 quá trình gồm các cviec như nghiên cứu các yto ảnh hưởng, lập
chương trình, kế hoạch, chuẩn bị các yto cần thiết và tổ chức tiến hành diễn biến của
sk trog 1 thgian và ko gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những
người tham gia sk và XH nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của chủ thể tham gia

vào sk.
• Hợp đồng tổ chức sk là 1 thỏa thuận giữa 2 hoặc nhiều bên. Trong đó, xác định những
nghĩa vụ, quyền lợi cơ bản và mô tả mqh trao đổi đc thực hiện giữa các bên tham gia

hợp đồng trước PL.
• QTSK là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng của chủ thể sk lên tập thể LĐ,
sd 1 cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đạt mục tiêu đề ra theo đúng luật pháp
và chuẩn mực XH.
2. Vai trò, ý nghĩa, các loại hình , của tổ chức sk?
• Vai trò, ý nghĩa của tổ chức sk:
- Với các TP tham gia sk:
+ Đvs nhà đầu tư sk: khi tiến hành đầu tư các sk, các chủ đầu tư sẽ đạt đc các mục đích
khác nhau của mình. Với DN khi tiến hành tổ chức sk là cviec góp phần “đánh bóng”
cho thương hiệu và sp của 1 cty thông qua những sk
VD: khi hãng xe hơi Toyota tung ra 1 sp ô tô đời mới, cty này sẽ tổ chức 1 sk ra
mắt công phu, mời các KH thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sk trọng
đại này. Đây còn là cơ hội để DN gặp gỡ, giao lưu và trao đổi vs bạn hàng đối tác, các
cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin 2 chiều và tăng
cường qhe có lợi cho DN…
Cviec tổ chức sk như 1 bức tranh toàn cảnh của trò chơi ghép hình và người
chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu
nhỏ chi tiết. đẳng cấp của mỗi cty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trog từng tiểu tiết ở
mỗi event họ tổ chức.
+ Đối với nhà tổ chức sk: nhà tổ chức sk khi thực hiện thành công 1 sk nào đó họ sẽ thu

đc những lợi ích nhất định:
o Khẳng định đc gtri của mình trên thị trường DV tổ chức sk

2

2


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

o

0986 388 263

Họ sẽ thu đc lợi nhuận từ thành quả của mình. Trong 1 số TH (đặc biệt đvs các sk
thương mại), các nhà tổ chức sk ko chỉ thu đc lợi nhuận như trog hợp đồng mà họ còn
nhận đc thêm những phần thưởng từ nhà đầu tư sk nếu sk thành công và đạt đc những

mục tiêu như mong đợi của nhà đầu tư sk
o Nhà tổ chức sk thu đc kinh nghiệm về nghề nghiệp, phtrien các mqh ko chỉ vs KH
(nhà đầu tư sk) mà còn phtrien đc mqh làm việc vs các nhà cung ứng DV bổ trợ khác
(như trang trí, in ấn , ca nhạc…)
Nhìn chung, đvs các nhà tổ chức sk chuyên nghiệp, sp của họ chính là các DV
tổ chức sk và khi thực hiện 1 sk chính là lúc họ đã tạo ra và bán đc sp từ đó thu đc các
lợi ích cho mình.
+ Đvs các nhà cung ứng DV trung gian:
o Sk là cơ hội cho các nhà cung ứng DV trung gian bán đc các sp của mình, như vậy lợi

ích để nhận thấy nhất đó chính là lợi nhuận, cviec mà họ thu đc từ quá trình tham gia
o

tổ chức sk.
Bên cạnh đó, qua quá trình tham gia tổ chức sk các nhà cung ứng DV trung gian còn
có cơ hội quảng bá hình ảnh, sp của mình, tạo lập đc các cơ hội KD.
VD: một MC nghiệp dư, có thể qua 1 sk thành công đc quảng bá trên truyền
hình để trở thành 1 ngôi sao trong làng dẫn chương trình chuyên nghiệp

+ Đvs khách mời tham gia sk:
o Qua việc tham gia sk đc cơ hội giao lưu, học hỏi, mở rộng qhe trog cviec và cuộc sống
o Qua việc tham gia sk khách mời có thể thu đc những lợi ích nhất định về vật chất hoặc

tinh thần
VD: đc xem các buổi trình diễn NT, đc tham gia sk kết hợp vs 1 số chuyến đi
DL, đc giao lưu tiếp xúc vs các nhân vật nổi tiếng, đc hưởng các sp, DV mà nhà tổ
chức sk cung ứng cho họ…)
+ Tác động đến KT, du lịch:
o Tích cực:
 Trước hết, tổ chức sk là 1 ngành KT tổng hợp nó góp 1 phần rất lớn đến việc phtrien

DL QC cho điểm đến và gia tăng lượng khách, tăng thgian lưu trú. Sự phtrien sk
thường kéo theo sự phtrien của các ngành hàng ko, vận tải, thương mại, công nghiệp,
nông nghiệp, ngân hàng,…
 Với các sk lớn (VD như 1000 năm Thăng Long-Hà Nội) quá trình chuẩn bị CSVC KT
cho sk, sẽ tạo dk phtrien cơ sở hạ tầng, tạo khối lượng việc làm lớn cho nền KT
 Tổ chức sk là 1 công cụ marketing hữu hiệu, vì khi sk diễn ra đạt kqua tốt nó sẽ thúc
đẩy hoạt động KD của các DN nói riêng và nền KT nói chung.

3

3


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang
o








+
o



0986 388 263

Tiêu cực:
Sự phản ứng của người dân địa phương
Tính xác thực thấp
Thiệt hại hình ảnh điểm đến
Khai thác quá mức
Tăng giá, chi phí cơ hội
Quản lý tài chính yếu kém
Thiệt hại về tài chính
Tác động đến VH-XH:
Tích cực
Bản thân quá trình tổ chức sk sẽ tạo ra 1 khối lượng việc làm nhất định cho XH
Khi có sự phtrien DV tổ chức sk sẽ góp phần nâng cao đời sống của người dân, phtrien
nền VH tiên tiến đậm đà bản sắc dtoc . Sk giúp con người có đk giao lưu, đoàn kết tiếp

cận vs cuộc sống hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống
 Sk ở phạm vi QT góp phần vào việc mở rộng và củng cố các mqh đối ngoại và làm
tăng thêm sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dtoc và các nc trên TG.
VD: Qua Seagames 23 tổ chức ở VN góp phần phtrien các mqh của VN vs các
nc trog khu vực ĐNA.
 Tổ chức các sự kiện truyền thống (ví dụ các lễ hội văn hóa, phong tục tập quán, lễ hội
tín ngưỡng...) một cách chuyên nghiệp sẽ tác động trực tiếp và gián tiếp đến việc bảo
tồn các di sản văn hóa của một quốc gia, nâng cao truyền thống, lòng tự hào dân tộc,

tính tự trọng, tự tôn dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn và nâng cao bản sắc văn hoá, bảo
tồn tính đa dạng văn hoá, khắc phục tính tự ty dân tộc.
o Tiêu cực:
 Các sk lớn và nhiều sk cùng diễn ra sẽ gây sức ép ngày càng cao đvs cơ sở hạ tầng (sd
nhiều điện, nc, nhiên liệu và làm tăng lượng nc thải, chất thải); tăng CP cho hoạt động
của công an, cứu hỏa, DV y tế.
 Các sk có thể gây các vde như tắc nghẽn GT; ô nhiễm mt; phá vỡ lối sống của dân cư
nơi diễn ra các sk, sự gián đoạn của các hoạt động KD bình thường…
 Một số sk có thể kéo theo các TNXH như: ma túy, cờ bạc, mất trật tự công cộng ở

+
o



o

nhiều địa phương hoặc có thể gây ra sự lây truyền 1 số bệnh tật
Lôi kéo công đồng vào ccas hành vi a dua và xuyên tạc sự thật
Với tự nhiên, mt:
Tích cực:
Nâng cao tính nhạy cảm về mt
Cải thiện giao thông, thông tin liên lạc
Đổi mới cảnh quan
Tiêu cực:

4

4

Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263




•

Ô nhiễm mt: rác thải, tiếng ồn, không khí
Phá hỏng các di sản
Rối loạn, tắc nghẽn giao thông
Các loại hình của tổ chức SK:

-

Giới thiệu sản phẩm mới: Đây là khái niệm dùng để chỉ những Event có mục đích
quảng bá thương hiệu, kích thích mua hàng và tương tác với khách hàng.
Một số Consumer Events tiêu biểu: Tung sản phẩm, Thi đấu, Giải trí văn nghệ,
Lễ hội, Hội chợ, triển lãm, Biểu diễn thời trang...

-

Sự kiện chính phủ: Sự kiện dạng này thường do các cơ quan, đoàn thể tổ chức, mang
mục đích chính trị như các buổi hội nghị lớn, các Festival tầm địa phương, quốc gia,
các lễ tranh cử, tổng tuyển cử...

-

Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ thực hiện,
hoặc do các công ty thực hiện, mà mục đích nó hướng tới xã hội.
Một số hình thức tiêu biểu là: Sự kiện gây quỹ các ngày hội vì môi trường, ngày
đi bộ...

-

Tiệc cưới, đám tang, hiếu hỉ, sinh nhật..: sk dành cho cá nhân 1 người nào đó

-

Sự kiện DN: Đối tượng của thể loại Event này được xác định dựa trên các mối quan hệ
của công ty như nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông... như Họp mặt (Hội nghị khách
hàng; Họp báo, Động thổ, Khánh thành,..Mục đích của các Event này có thể là tăng sự
gắn kết của các thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cố hình ảnh của
công ty trong mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hình ảnh của công ty
trên các phương tiện truyền thông.

-

Trên thực tế, một Event có thể là tổng hòa của các sự phân loại trên. Ví dụ một
Fashion show ngoài mang mục đích giải trí có thể mang mục đích gây quỹ từ thiện,
hay một ngày hội Vì môi trường có thể là dịp để một công ty nào đó khuếch trương
thương hiệu của mình.

5

5

Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang
3.
•
•
+
o
o
+

0986 388 263

Nêu ND cơ bản của QTSK, công tác chuẩn bị tổ chức sk?
ND cơ bản của QTSK:
Lập kế hoạch tổ chức sk
Vấn đề pháp lý
Truyền thông marketing sk
Tổ chức triển khai hoạt động sk
Đánh giá sk
Công tác chuẩn bị tổ chức sk:
Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sk
Nhu cầu tổ chức sk:
Nhu cầu cá nhân
Nhu cầu của tổ chức: DN, chính phủ, phi chính phủ
Các loại hình tổ chức sk:

o Giới thiệu sản phẩm mới
o

Sự kiện chính phủ

o Sự kiện cộng đồng thường
o

Tiệc cưới, đám tang, hiếu hỉ, sinh nhật…

o Sự kiện DN
o Trên thực tế, một Event có thể là tổng hòa của các sự phân loại trên. Ví dụ một

Fashion show ngoài mang mục đích giải trí có thể mang mục đích gây quỹ từ thiện,
hay một ngày hội Vì môi trường có thể là dịp để một công ty nào đó khuếch trương
thương hiệu của mình.
-

Thành lập ban tổ chức sk: Ban tổ chức bgom những thành viên thuộc những thành
phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ
động trog công tác thực hiện, qly các mảng hoạt động có lquan đến mình trong tổ chức

sk. Thành lập ban tổ chức sk:
+ Xác định thành phần và số lượng
+ Xác định vtri, nhiệm vụ và quyền hạn.
4. Phân tích ND nghiên cứu nhu cầu tổ chức sk, ký kết hợp đồng tổ chức sk? Vận
dụng?
• ND nghiên cứu nhu cầu tổ chức sk:

6

6


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

+
+
+
•

0986 388 263

Nhu cầu cá nhân
Nhu cầu của tổ chức:
DN
Chính phủ
Phi chính phủ
ND ký kết hợp đồng TCSK:
Quá trình thiết lập hợp đồng, bao gồm 5 bước
Ý định—-> Đàm phán—-> chấp nhận ban đầu——> Thỏa thuận các điều
khoản——> Ký kết hợp đồng
Ký kết hợp đồng: Là bước cuối cùng trong quá trình xây dựng hợp đồng. Giai
đoạn này, các bên thống nhất tất cả các vấn đề liên quan đến hợp đồng. Cuối cùng,
trong hợp đồng nên có một điều khoản cho phép cả hai bên đi đến trọng tài trong
trường hợp bất đồng. Sau khi ký kết hợp đồng, phát sinh các quyền và nghĩa vụ các
bên. Thông thường việc ký kết hợp đồng cuối cùng sẽ làm cho một số hợp đồng sơ bộ
đương nhiên hết hiệu lực. Sau khi đã ký kết hợp đồng, phát sinh các quyền và nghĩa vụ
các bên.

5.
6.
•

Nêu các bước của quá trình lập kế hoạch tổ chức sk?
Xác định mục tiêu

Xác định chủ đề sk
Xác định vde lquan khách mời
Xác định/XD kế hoạch tổng thể
Lập thgian biểu và lựa chọn địa điểm
Xác định ngân sách
Tài trợ sk
Khái niệm mục tiêu sk, phtich ND xác định mục tiêu của sk? Vận dụng?
Khái niệm : mục tiêu của sk đó là những kqua mà nhà đầu tư sk, nhà tổ chức sk cũng

•
+
+
+
+
+
+
+
+
+

như các TP tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt đc trog quá trình thực hiện sk.
ND xác định mục tiêu của sk:
Mục tiêu của sk bgom:
Gia tăng doanh số
Tìm kiếm KH mục tiêu
Mở rộng thị trường
Mở rộng các mqh
Các ycau của mục tiêu:
Có ý nghĩa đích thực
Rõ ràng

Đảm bảo sự thống nhất
Linh hoạt và có tính khả thi
Là 1 yto thúc đẩy mọi nỗ lực của nhà đầu tư và nhà tổ chức sk

7

7


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+

+
+
+
+
7.
•

0986 388 263

Mục tiêu hội nghị, hội thảo:
Tập hợp thành viên, trao đổi thông tin
Cung cấp ý tưởng mới
Trao đổi ý kiến
Tìm kiếm sự đồng thuận
Tìm các giải pháp cho các vde còn tồn đọng
Sự kiện đoàn thể:
Tuyên dương thành tích
Cảm ơn
Gặp gỡ giao lưu
Gthieu SP
Đánh bóng thương hiệu
Kỷ niệm
Sự kiện gây quỹ:
Thu hút chú ý của công chúng
Tạo lập quỹ trực tiếp
Thu hút nhà tài trợ mới
Thu hút người ủng hộ
Tăng số lượng tình nguyện viên
Sự kiện khuyến khích KD:
Ghi nhận, thảo luận doanh số bán hàng

Đánh giá kqua thực hiện chiến lược và kế hoach KD
Gặp gỡ trao đổi ý kiến giữa lãnh đạo và đội ngũ ngoài DN
Tranh thủ sự ủng hộ của nội bộ và đối tác
Sự kiện khác:
Gây chú ý của giới truyền thông
Gây chú ý của công chúng
Thu hút KH mới
Trao phần thưởng, tặng phẩm.
Khái niệm về khách mời tham gia sk, ngân sách và tài trợ sk?
Khách mời tham gia sk: là những tổ chức hoặc cá nhân đc chủ đầu tư sk chủ động mời
tham dự vào các diễn biến, hoạt động sk, là đối tượng chính mà mục tiêu sk muốn tác

động đến
• Ngân sách sk: là các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình
tổ chức sk.
• Tài trợ sk: là các tổ chức, DN hoặc cá nhân tài trợ cho sk 1 phần về kinh phí, CSVCKT, nhân lực... để góp phần vào sự thành công của sk, nhằm mang lại những lợi ích
cho mình và cho XH. Nhà tài trợ sk sẽ có đc những quyền hạn nhất định trog việc chi
phối 1 số ND, hoạt động cũng như mục đích của sk; song song vs nó họ cũng sẽ phải
chịu 1 số trách nhiệm nhất định (đvs các vde có lquan vs họ) trong sk.

8

8


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

8. Khái niệm, đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trog đàm phán, Phân tích ND chuẩn bị

đàm phán trog tiến trình đàm phán? Vận dụng?
• Khái niệm: ĐP là quá trình mà qua đó nhà tổ chức sk đi đến 1 thỏa thuận về thgian và
đk đvs các DV chi phối quá trình tổ chức sk.
• Đặc điểm:
- TH nhà đầu tư sk chưa chọn chính thức nhà tổ chức sk, họ chỉ mới cung cấp mục tiêu,
ý tưởng, ngân sách và các ĐK khác cho nhiều nhà tổ chức sk cùng tham gia trog việc
XD chương trình và lập dự toán ngân sách sk. Như vậy, các nhà tổ chức sk sẽ phải
cạnh tranh vs nhau trog việc thuyết phục chủ đầu tư sk lựa chọn chương trình, các ý
tưởng,.. hay nói cách khác là lựa chọn mình để giao phó cho việc tổ chức sk.
- Trong quá trình cạnh tranh này, mỗi nhà tổ chức sự kiện đều có những thế
mạnh riêng. Điều cần thiết là phải biết cách trình bày hết những điểm mạnh trong
chương trình của mình, thuyết phục nhà đầu tư sự kiện lựa chọn chương trình và các ý
tưởng của mình. Ngay cả trong trường hợp nhà đầu tư sự kiện đã lựa chọn một nhà tổ
chức sự kiện cụ thể trước khi tiến hành việc xây dựng chương trình và sáng tạo các ý
tưởng cho sự kiện vẫn cần có sự thuyết phục. Ở đây không phải là thuyết phục chủ đầu
tư lựa chọn mình mà thuyết phục chủ đầu tư chấp nhận chương trình và dự toán ngân
sách sự kiện mà mình đã lập ra. Không có một hướng dẫn cụ thể nào có thể áp dụng
cho việc áp dụng vào việc thuyết phục chủ đầu tư sự kiện. Dưới đây chỉ là một số
hướng dẫn mang tính chất định hướng.
- Cần nắm vững mục tiêu sự kiện mà chủ đầu tư sự kiện mong muốn đạt được
khi tiến hành đầu tư để tổ chức sự kiện, những cơ sở thuyết phục phải dựa trên mong
muốn của chủ đầu tư sự kiện.
- Nắm vững về chương trình, dự toán ngân sách, cũng như các ý tưởng sáng tạo
của mình để có cơ sở trình bày và thuyết phục chủ đầu tư sự kiện.
- Cần tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh.
- Nếu có các lợi thế trên thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện (như sự thành công
của các sự kiện do doanh nghiệp nhận tổ chức, uy tín trên thị trường, mối quan hệ với
các đối tác…) cần biết cách phát huy đúng chỗ trong việc thuyết phục chủ đầu tư.
- Biết chỉ ra các lợi thế của mình, tuy nhiên nếu chủ đầu tư sự kiện chỉ ra những

hạn chế của mình, không nhất thiết phải thanh minh, tuyệt đối không tranh cãi, cần có
cách ứng xử phù hợp. Ví dụ: Khi chủ đầu tư sự kiện đề cập đến việc nhà tổ chức sự
kiện còn thiếu kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, hãy trả lời theo kiểu: Vâng,

9

9


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

ngài nói đúng chúng tôi là doanh nghiệp mới thành lập thật, tuy nhiên đội ngũ nhân
viên của chúng tôi có các chuyên gia lâu năm từ các công ty tổ chức sự kiện khác
chuyển sang hoặc đề cập đến sự năng động/ sáng tạo của đội ngũ nhân viên trẻ tuổi
•
•
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
9.
•

trong doanh nghiệp mình.
Nguyên tắc đàm phán:
Xác định mục tiêu ĐP, thương lượng
Chuẩn bị kỹ ND
ĐP, thương lượng trên tinh thần hiểu biết lẫn nhau, đôi bên cùng có lợi
Phải biết cho và nhận trog quá trình ĐP. Xác định giới hạn.
Tạo ra và phtrien mqh KD.
Tiến trình đàm phán:
Chuẩn bị đàm phán
Đánh giá tình hình
Đề ra mục tiêu
Giải pháp thay thế
Chuẩn bị nhân sự
Chọn chiến lược
Chọn chiến thuật
Tiến hành đàm phán:
Mở đầu đàm phán
Tạo sự hiểu biết
Thương lượng
Kết thúc đàm phán
Rút kinh nghiệm
Khái niệm, ý nghĩa, ND của truyền thông marketing sk?
Khái niệm: Truyền thông marketing sự kiện là cách làm truyền thông dựa trên sự phối
hợp rất thận trọng việc sử dụng các công cụ marketing để chuyển tải những thông điệp

•
•
10.
•

rõ ràng, nhất quán và hấp dẫn về tổ chức cũng như thương hiệu sự kiện.
Ý nghĩa:
Mang lại tầm ảnh hưởng cho sk và DN tổ chức sk
Quảng bá SP và thương hiệu của đơn vị đầu tư sk.
ND:
Xác định đối tượng nhận tin
Xác định mục tiêu truyền thông marketing
Thiết kế thông điệp
Lựa chọn kênh truyền thông marketing
Ấn định thgian truyền thông
Ngân sách dành cho truyền thông
Phtich ND xác định KH mục tiêu và mục tiêu truyền thông? Vận dụng?
ND xác định KH mục tiêu: Việc xác định đối tượng khách hàng mục tiêu là khâu quan
trọng trong kế hoạch truyền thông tích hợp của mình, vì nếu xác định sai đối tượng thì
tính hiệu quả và thành công của kế hoạch sẽ thất bại.

10

10


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang
•

0986 388 263

Mục tiêu truyền thông: Mục tiêu sự truyền thông marketing tích hợp cho sự kiện là
dùng nhiều phương tiện truyền thông khác nhau( bao gồm cả các phương tiện truyền
thông truyền thống và các phương tiện truyền thông mới ) để tăng cường nhận thức về

sự kiện của công ty/ điểm đến, thông báo cho mọi người về các đặc điểm và lợi ích,
cũng như thúc đẩy khách hàng mua trải nghiệm sự kiện. Những cách thức này phải
phù hợp và được tiến hành đồng bộ. Đó là chiến lược sử dụng phương tiện truyền
thông đại chúng và thông điệp để xây dựng những mối quan hệ với những người làm
sự kiện và khán giả.

11. Vai trò và các yto ảnh hưởng đến việc xác định các phương tiện chở khách? ND
•
•
•
+
o
o
o
o
o
+
o
o
o
+
o
o
o
o
+
o

của hoạt động tổ chức đưa đón, tiếp khách?
Vai tròviệc xác định các phương tiện chở khách

Sự sẵn sàng tham gia sk
An toàn
Thể hiện tầm cỡ của sk
Sự tôn trọng khách mời
Yếu tố ảnh hưởng đến việc xác định các phtien chở khách:
Khoảng cách
Ngân sách
Khách mời
Tiện nghi cần có
Tầm cỡ, quy mô sk
ND của hoạt động tổ chức đưa đón, tiếp khách:
Xác định loại phương tiện chở khách:
Xác định nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển:
Các hãng hàng ko
Tổng cty đường sắt
Các DN vận chuyển đường bộ
Các cty lữ hành, du lịch, đại lý vận chuyển
Các đối tượng khác
Các loại phương tiện vận chuyển:
Phương tiện công cộng
Ô tô
Phương tiện khác
Xác định điểm đỗ và đưa đón khách:
Xác định điểm đỗ trong lịch trình:
XD sơ đồ điểm đỗ đón khách
Số lượng điểm đỗ
Số lượng khách cần đón tại điểm đỗ
Các vde khác
Xác định quy trình đón khách:
Quy trình đón khách tại điểm

11

11


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263


















o






12.

Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15p so vs kế hoạch
Lựa chọn vtri phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách
Cầm bảng đón khách (nếu cần)
Nhận diện và đón chính xác đoàn khách của mình
Chào khách lịch sự vui vẻ
Gthieu tên người đón
Làm quen vs trưởng đoàn (nếu có)
Làm quen vs các thành viên khác trog đoàn
Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so vs danh sách đoàn
Phối hợp vs khách trog việc ktra hành lý, tư trang cá nhân.
Mời, hướng dẫn khách vtri ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)
Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận
Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, hoặc từng thành viên trog đoàn (nếu có trog kịch bản)
Mời và sắp xếp khách lên xe
Ktra chính xác số lượng khách lại lần cuối
Thông báo khởi hành vs lái xe và đoàn khách
Chào mừng đoàn khách và cũng cấp thông tin
Quy trình tổ chức đón khách tại nơi diễn ra sk:
Chuẩn bị thành phần đón tiếp
Chuẩn bị khu vực đón tiếp và trang thiết bị hỗ trợ
Đón tiếp khách
Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sk
Làm các thủ tục đăng ký cho khách
Phân tích ND tổ chức triển khai hoạt động sk (tiếp khách, quay phim, chụp ảnh,

•
o

















hoạt động giải trí)?
Tiếp khách:
Quy trình đón tiếp khách tại điểm
Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15p so vs kế hoạch
Lựa chọn vtri phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách
Cầm bảng đón khách (nếu cần)
Nhận diện và đón chính xác đoàn khách của mình
Chào khách lịch sự vui vẻ
Gthieu tên người đón
Làm quen vs trưởng đoàn (nếu có)
Làm quen vs các thành viên khác trog đoàn

Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so vs danh sách đoàn
Phối hợp vs khách trog việc ktra hành lý, tư trang cá nhân.
Mời, hướng dẫn khách vtri ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)
Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận
Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, hoặc từng thành viên trog đoàn (nếu có trog kịch bản)
Mời và sắp xếp khách lên xe
Ktra chính xác số lượng khách lại lần cuối
Thông báo khởi hành vs lái xe và đoàn khách

12

12


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263


o





•
+
+
-

Chào mừng đoàn khách và cũng cấp thông tin
Quy trình tổ chức đón khách tại nơi diễn ra sk:
Chuẩn bị thành phần đón tiếp
Chuẩn bị khu vực đón tiếp và trang thiết bị hỗ trợ
Đón tiếp khách
Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sk
Làm các thủ tục đăng ký cho khách
Quay phim:
Mục đích:
QC cho nhà tổ chức hoặc chủ sở hữu sk
Nhằm đưa tin sk, quay phim làm tài liệu lưu trữ cho tổ chức
Ngân sách dành cho quay phim: chi phối mục đích quay phim, phương thức thực hiện,

-

cảnh quay và trình độ NT quay phim
Số lượng: ycau phim chất lượng và đảm bảo đc tính NT đòi hỏi phải có 1 số chuyên

•
•
-

gia bấm máy; 1 số người phục vụ chuyên nghiệp
Kịch bản và biên tập:
Chụp ảnh:
Chuẩn bị
Số lượng thợ chụp ảnh
Thgian làm việc của thợ chụp ảnh
In ảnh, kích thước và số lượng
Kiểu ảnh

Hoạt động giải trí:
Chọn DV giải trí
Phải biết rõ về khán giả
Lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động giải trí trong sk
Nhà tổ chức cần biết rõ về những hoạt động giải trí trong sk
Câu 13: phtich ND đưa đón khách trog tổ chức triển khai sk? Vận dụng?
Đưa đón khách:
- Đưa đón khách trước hết phải xác định rõ khách tham dự từ địa điểm nào tới
địa điểm tổ chức sự kiện? Điểm xuất phát của khách sẽ ảnh hưởng tới địa điểm đến
(nơi đỗ xe) của họ.Yêu cầu việc vận chuyển phải bảo đảm khách đến dự đông đủ,
không bị tắc nghẽn giao thông giờ cao điểm.
- Tổ chức vận chuyển phụ thuộc vào địa điểm tập kết, vào nơi ăn nghỉ của
khách tham dự. Nếu khách ở tập trung tại một hoặc một cụm khách sạn để tới trung
tâm hội nghị, có thể tổ chức đưa đón theo thời gian thống nhất, hành trình đó cho phép
hình thành những đoàn xe dài sẽ tạo nên hình ảnh đậm nét về sự kiện.

13

13


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

-Ngược lại, nơi ăn nghỉ của khách phân tán trong thành phố cần tổ chức vận
chuyển theo các đoàn, mỗi đoàn hoặc một số đoàn do một nhân viên trực tiếp phụ
trách đưa đón.
- Trên đường tới sự kiện cần có những dịch vụ hỗ trợ cho dịch vụ vận chuyển
nào, có thể đưa các chương trình nghe nhìn tạo không khí hào hứng vui nhộn trước khi

bước và vào sự kiện. Dù là sự kiện nào thì vấn đề này vẫn là vấn đề rất cần thiết. Với
không khí vui nhộn tạo cho người sử dụng cởi mở, thân thiện. Người ta có xu hướng
tiếp cận, muốn gần gũi tiếp xúc với nhau, tiếp xúc và khám phá sự kiện. Đó cũng là
yếu tố quan trong đưa sự kiện tới thành công.
Câu 14: phtich Nd Xác định điểm đỗ xe trong tổ chức triển khai sự kiện ?
vận dụng?
Điểm đỗ xe là rất quan trọng và cần thiết đối với công tác tổ chức sự kiện, góp
phần không nhỏ vào sự thành công của sự kiện. Nhà tổ chức cần chuẩn bị điểm đỗ xe
thuận lợi cho khách tham dự. Công việc không hề đơn giản vì các bến xe tĩnh ngày
càng khan hiếm, công suất không đáp ứng được nhu cầu.Trong đó các đô thị lớn, quan
hệ cung cầu càng mất cân đối hơn. Thông thường các điểm đỗ xe đã quá tải, khi có sự
kiện càng quá tải hơn. Bến đỗ xe phải bảo đảm sử dụng được, an toàn, dự kiến sự cố
và giải pháp khắc phục. Khôg những thế, điểm đỗ xe còn phải sẵn sàng đón nhận xe
trong các tình huống khác nhau.
• Không để khách mất thời gian chờ đợi khi vào cũng như khi ra nơi đỗ. Cũng
không để khách mất thời gian đi vòng vèo tới bến đỗ xe.
• Sức chứa của bến đỗ:Nhà tổ chức phải nắm chắc được điểm đỗ có thể chứa
được bao nhiêu xe, bao nhiêu chỗ phải dành lại cho chủ xe gửi theo tháng vào những
giờ cụ thể nào? Để tránh lãng phí và tăng hiệu quả sử dụng, cần phân nơi đỗ thành các
khu cho các loại xe khác nhau đồng thời phải có quy định thống nhất, tránh lộn xộn
.Đối với bến đỗ xe, sự việc tuy đơn giản song phải bổ sung thêm những thứ cần
thiết như biển chỉ dẫn, dựng vật phân cách khu cho các loại xe hoặc bổ sung thêm ánh
sang, bảo vệ, v.v...
Ngược lại đối với các điểm đỗ xe trong nhà, xe sẽ được đỗ trong các nhà chứa
xe công nghiệp với nhiều tầng để khai thác khoảng không gian, tiết kiệm diện tích.

14

14

Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

Điểm đỗ này thường ở nội đô các đô thị lớn, được thiết kế kỹ thuật hoàn chỉnh nên sử
dụng rất thuận lợi. Tuy nhiên chi phí thuê điểm đỗ loại này sẽ cao hơn.
- Cần xem xét những vấn đề đặc thù, yêu cầu nơi đỗ phải thỏa mãn chẳng hạn
vấn đề lên xuống xe đối với người tàn tật, hiện tại bến đỗ đã giải quyếtthế nào?
Hướngphục vụ sự kiện ra sao?
- Hãy kiểm tra lại các thiết bị kỹ thuật và Nhà tổ chức cần thông báo thời gian
cụ thể diễn ra sự kiện cho Ban quản lý điểm đỗ xe biết để họ chủ động thu xếp công
việc.
- Tác động do sử dụng bến đỗ: Các điểm đỗ xe đều đã tồn tại trước sự kiện. Do
vậy đã hình thành quy luật hoạt động riêng của nó như nhận xe, trả xe, thời gian mở,
đóng cửa bến, những quy chế, quy tắc của bến bãi. Với hoạt động như vậy đã tác động
vào thị trường, vào xã hội đã kéo theo hàng loạt các hoạt động hưởng ứng và hỗ trợ
khác nhằm thỏa mãn nhu cầu do sự vận hành của điểm đỗ xe tạo nên.Khi điểm đỗ xe
phục vụ sự kiện phải thay đổi quy luật hoạt động so với thường ngày sẽ tác động rất
lớn tới nhiều thành phần có liên quan và có thể có những phản ứng. Nhà tổ chức phải
dự đoán trước những vấn đề đó và phải có giải pháp dự phòng.
- Chi phí giữ xe: Phải xác định rõ người sở hữu các điểm đỗ xe để thực hiện các
hoạt động giao dịch. Chi phí đậu xe thanh toán trước hay sau khi sử dụng? Nhà tồ
chức sự kiện thanh toán hay khách tham dự thanh toán.Bạn cần lưu ý rằng nơi đỗ xe
thường khan hiếm và phải cạnh tranh với các sự kiện khác mới có được nơi đỗ xe phù
hợp. Do vậy chi phí đậu xe không thấp lại có khuynh hướng tăng nếu sử dụng vào ban
đêm. Khi hợp đồng bãi đậu xe có thể thuê luôn cả đội ngũ nhân viên quản lý điều hành
bến bãi, bảo đảmcho việc vận hành được thuận tiện và chi phí cụng được hạch toán
vào hợp đồng thuê bến đậu. Cần thông báo cụ thể số lượng xe các loại để ban quản lý
bố trí số nhân viên cụ thể cho phù hợp.Nếu Nhà tổ chức sự kiện thanh toán thì mọi chi

phí đều tính vào hợp đồng. Ngược lại, do khách thanh toán (trả sau), Nhà tổ chức phải
hợp đồng nguyên tắc với điểm đỗ. Sau đó cung cấp phiếu gửi, sơ đồ hướng dẫn tận tay
từng lái xe.
- Cần thỏa thuận với các điểm đỗ, bố trí riêng khu vực đỗ xe dành cho khách
VIP và nhân viên đơn vị tổ chức. Như vậy trật tự mới được thiết lập và nhân viên yên

15

15


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

tâm làm việc, sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch. Nếu nhân viên không yên tâm với
công việc hoặc có sự cố sẽ chi phối trực tiếp vào sự kiện, sư kiện sẽ không an toàn và
kết quả ự kiện sẽ không cao. Ngoài ra cần phải miễn phí cho các đối tượng này.
- Giấy phép đỗ xe: Đây cũng là nội dung rất quan trọng. Mặc dù bãi đỗ vẫn hoạt
động thường ngày song chỉ đối với một số loại xe nhất định. Thực tế có nhiều loại xe
không được phép dừng đỗ ở nội đô và cả trong bến đỗ. Do vậy, phải xin giấy phép đỗ
xe cho sự kiện. Ai là người xin giấy phép đỗ xe? Nhà tổ chức sự kiện hay Ban quản lý
bến bãi? Cần bàn bạc kỹ, xác định cụ thể và ghi vào hợp đồng.Cần thông báo cho nhân
viên trong bến đỗ xe biết thời gian biểu của sự kiện để Ban quản lý bến trông giữ có
thể sắp xếp thay ca và nghỉ ngơi.
Câu 15: những hoạt động sau sk? Phtich 1 số tình huống có thể xảy ra trog
tổ chức sk, cách thức hạn chế và giải quyết? vận dụng?
•

Hoạt động sau sự kiện

- Viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và
quá trình kết thúc.

+
+
+
+

Báo cáo vs nhà đầu tư
Báo cáo vs cơ quan quản lý nhà nc/ cơ quan truyền thông
Báo cáo nội bộ
Báo cáo cá nhân
- ktra sự hài lòng của khách hàng
- quyết toán với công ty: qtoan chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt,tính
toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.
- họp rút kinh nghiệm, tổng kết đánh giá kqua của SK:
+tổng kết những gì đã làm dc và chưa làm dc
+ đo lường hiệu quả ctrinh: bao nhiêu người tham dự, đăng ký mua hàng(nếu
có), phản hồi của họ…
+ công tác quảng cáo, truyền thông: bao nhiêu banner dc treo, bao nhiêu tờ rơi
đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã dc đưa lên báo…
+ các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm.
- theo sát các mối lien hệ đã tạo dựng đc để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho
cty.

16

16

Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

- truyền thông sau SK: có nhiều mục đích khác như: khiến ng xem nhớ đến và
có ấn tượng sâu sắc hơn về ctrinh, thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trọ với
ng xem, ng tham dự và ng quan tâm => ng tổ chức SK cần lưu ý vde này để dưa tin lên
các phương tiện truyền thông phù hợp với mục đích truyền thông sau sk.
•

các tình huống có thể xảy ra trong tổ chức sự kiện
- sự cố xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp do không nắm rõ luật lệ:
+ xin phép tổ chức họp báo
+ treo băng rôn quảng cáo cho SK
+ sự phối hợp ko đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình
- vấn đề thời gian tổ chức SK: ko đảm bảo được các phần chương trình diễn ra
đúng kế hoạch, hay ko dự trù sai lệch thời gian khiến sự kiện diễn ra sai sót, có thể bị
hỏng hoàn toàn.
- người dẫn chương trình và các khách mời: sự ko ăn khớp giữa ban tổ chức vs
MC hay các tiết mục của khách mời có thể làm gián đoạn, gây rắc rối cho SK.

17

17


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

Hỏa hoạn
Trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn tại khu vực tổ chức event, chúng ta nên trang
bị bình chữa lửa để dập tắt đám lửa kịp thời. Trong thời gian đó nhanh chóng đưa tất
cả mọi người đến khu vực sơ tán an toàn. Điều này đòi hỏi ta phải thiết lập một kế
hoạch riêng biệt cho nó. Trong trường hợp không thể kiểm soát đám cháy thì cách duy
nhất là nhanh chóng gọi cho cơ quan cứu hỏa ngay lập tức.
Tùy từng địa điểm tổ chức mà chúng ta sẽ có những kế hoạch sơ tán khác nhau
nhưng tất cả đầu mang những yếu tố cơ bản sau:
Không đặt để những chất liệu dễ gây cháy nổ trong khu vực diễn ra sự kiện gần

•

phòng nghỉ, phòng khách, hay khu vực chỗ ngồi
Đối với những vật liệu có chứa chất gây cháy cần phải được bảo quản một cách

•

an toàn để phòng tránh
Phải luôn chắc chắn rằng cửa ra vào và lối thoát hiểm luôn luôn mở và sẵn sang

•

trong những trường hợp hỏa hoạn
Bảo đảm khu vực diễn ra sự kiện phải có lối ra và vào riêng biệt, hệ thống báo

•

cháy và dụng cụ chữa cháy luôn luôn sẵn sàng
•

Sử dụng thiết bị điện an toàn và có cầu chì ngắt điện

•

Có ít nhất một bác sĩ và đội cứu thường thường trực nhằm phòng những trường
hợp xảy ra tai nạn
Toàn bộ nhân viên phải được huấn luyện kỹ càng và có khả năng kiểm soát đám

•

cháy trong trường hợp hỏa hoạn xảy ra
Tình trạng mất điện
Nếu khu vực tổ chức sự kiện thường xuyên xảy ra tình trạng mất điện, chúng ta
nên có một máy phát điện để hỗ trợ. Trong trường hợp tình trạng mất điện, chúng ta
nên mở đèn dự phòng và nhanh chóng chuyển nguồn điện sang máy phát điện. Chuẩn
bị một kế hoạch nhằm phòng ngừa những tỉnh huống xảy ra khi mất điện.
Hư hỏng trang thiết bị
Sử dụng những sản phẩm tin tưởng và có thương hiệu rõ ràng là một trong
những biện pháp phòng ngừa hư hại đơn giản nhất.

18

18


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

Cần có một kỹ thuật viên về điện và ánh sáng âm thanh để sửa chữa nhanh

chóng những thiết bị hư hỏng ngay trong khi chương trình diễn ra - thường thi khi thuê
mướn địa điểm bạn sẽ được hỗ trợ về những vấn đề này, tuy nhiên vẫn nên liệt kê ra để
khi làm việc tránh thiếu sót.
Liệt kê những tình huống và phương pháp giải quyết rõ ràng cho từng trường
hợp hư hỏng riêng biệt như thay thế hoặc sửa chữa.
Tình trạng cấp cứu khẩn cấp
Bác sĩ và đội cứu hỏa phải luôn luôn thường trực tại khu vực diễn ra chương
trình nhằm tránh những tình trạng bất trắc. Nếu điều này nằm ngoài ngân sách chương
trình thì ít nhất cũng nên trang bị một bác sĩ và thùng sơ cứu để có thể sử dụng kịp
thời. Gần đây, trong một số event có quy mô, ban tổ chức có trang bị xe cấp cứu đề
phòng những trường hợp bất trắc.
Bên cạnh đó toàn bộ nhân viên tổ chức cần phải được trang bị kĩ lưỡng những
kiến thức cần thiết để thực hiện những biện pháp sơ cứu khi có tai nạn xảy ra. Đối với
những khách mời quan trọng nói riêng và toàn bộ khách mời nếu có khả năng thì ta
nên có danh sách những khách mời và tiền sử bệnh kèm theo của họ, để có những
phương án thích hợp.
Những tình huống ẩu đả
Những sự kiện có đông người tham dự và thuộc nhiều thành phần thường rất
phức tạp, đặc biệt là những sự kiện có sử dụng đồ uống có cồn. Trong những sự kiện
này, bạn phải cực kỳ lưu ý những vật dụng có thể dùng làm vũ khí khi có ẩu đả và dễ
dẫn đến thương tích như chai thủy tinh (bia, rượu), chén, đĩa, nĩa, ống sắt, ghế nhựa,
chất lỏng nguy hiểm,... và càng hạn chế càng tốt (ví dụ cho khách hàng uống thử thì
nên dùng ly nhựa thay vì chai thủy tinh - và chắc chắn khách hàng sẽ không phật ý nếu
bạn giải thích lý do để họ hiểu).
Ngoài ra còn các vấn đề khác như: vấn đề kỹ thuận, vấn đề dịch vụ, truyền
thông, thông tin sai lệch trên thiệp mời, vấn đề về truyền thông…
Những tình huống ngoài dự đoán

19

19


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

Những tình huống có thể dự đoán và phòng tránh như mưa bão, lũ lụt thì không
nói, ngoài ra, những trường hợp bất ngờ như động đất, bạo loạn,... thì quả là đôi khi
nằm ngoài khả năng.

20

20


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

=> biện pháp:
- Luôn tìm hiểu một cách kỹ lưỡng các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự kiện: Đối
với mỗi sự kiện cụ thể các yếu tố ảnh hưởng thường rất đa dạng; như các yếu tố về luật
pháp, chính trị, thời tiết khí hậu… (có thể thay đổi thường xuyên) nên nhà tổ chức sự
kiện cho dù đã từng tổ chức loại hình sự kiện này, nhưng khi tổ chức cho một sự kiện
cụ thể vẫn cần tìm hiểu, xem xét tới các yếu tố ảnh hưởng.
- Quan tâm đến tính khả thi trong việc lập kế hoạch và chuẩn bị sự kiện: Tính
khả thi không thể dựa vào đánh giá chủ quan của người lập kế hoạch hay chuẩn bị sự
kiện mà phải dựa trên những khảo sát thực tế. Thậm chí nó còn phải có những ràng
buộc nhất định đối với những đối tác có liên quan (như các hợp đồng cung ứng dịch

vụ; các bản yêu cầu chi tiết…) mới thực sự đảm bảo được.
- Có quy trình chi tiết cho từng nội dung công việc trong tổ chức sự kiện:.
Tương tự như các quy trình nghề nghiệp khác tổ chức sự kiện cũng cần phải có các
quy trình rất cụ thể. (ví dụ: trong hướng dẫn du lịch người ta đã xây dựng quy trình từ
việc chuẩn bị; đón tiếp; thuyết minh; hướng dẫn tham quan tại điểm; hướng dẫn tham
quan trên ô tô…). Việc xây dựng quy trình đòi hỏi kinh nghiệm và hiểu biết tương đối
sâu rộng về nghề nghiệp (nhiều nhà tổ chức sự kiện nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm cùa
mình khi xây dựng quy trình sẽ không đầy đủ); Khi xây dựng quy trình cần chú ý (đây
cũng là kinh nghiệm của chúng tôi khi xây dựng một số quy trình trong tài liệu này):
+ Nên thu thập tìm hiểu nội dung có liên quan từ tài liệu, các quy đã có từ
trước, đây là cơ sở quan trọng kết hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp tổ chức
sự kiện để tiến hành xây dựng một quy trình phù hợp cho mình;
+ Trong quá trình tổ chức sự kiện thực tế, luôn quan tâm hoàn thiện các quy
trình; lưu lại các quy trình đã thực hiện làm cơ sở khi có công việc tương tự ở các sự
kiện khác; 129 + Với các công việc chưa có quy trình trước (và không có nhiều tài liệu
tham khảo), cần liên hệ với các chuyên gia có kinh nghiệm; tìm thông tin ở trên mạng

21

21


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

(qua các trang tiếng nước ngoài), nên tổ chức họp nhóm để thống nhất, góp ý về quy
trình.
- Với các nội dung quan trọng luôn có các kế hoạch dự phòng song song: Các
nội dung quan trọng trong sự kiện như đón khách VIP chẳng hạn, nhà tổ chức sự kiện

luôn tính đến việc có thể do một biến cố đặc biệt nào đó, khách có thể không tham gia
hoặc đến muộn… trong trường hợp đó đã có những kế hoạch khác dự phòng (ví dụ
cho một hoạt động khác xen vào, hay đôn một nội dung khác lên trước…).
- có thỏa thuận kiểm tra từ trc về thời gian, lịch trình đối với nhà cung cấp
Với các nội dung liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ trung gian cần phải có
thỏa thuận và kiểm tra thống nhất từ trước về thời gian, lịch trình: Nhà tổ chức sự kiện
thường bị động trong việc kiểm soát một số công việc này, ví dụ như các vấn đề về
diễn giả, người dẫn chương trình, diễn viên nổi tiếng tham dự chương trình… Để hạn
chế các sự cố thuộc nhóm này, ngoài việc ký kết hợp đồng với nội dung chi tiết (hoặc
có phụ lục chi tiết kèm theo), nhà tổ chức sự kiện còn phải thường xuyên đôn đốc,
kiểm tra và duy trì các mối quan hệ hiệu quả với nhóm này.
- Khi thực hiện công việc luôn có bảng danh mục công việc (trong đó có nội
dung, tiến độ, quy trình cho công việc); ngoài ra nên thực hiện các công 131 việc kèm
theo danh sách kiểm tra (check list). Việc xây dựng check list cho các công việc sẽ hạn
chế được những thiếu sót trong khâu chuẩn bị, tiến hành các công việc trong tổ chức
sự kiện
- xây dựng quy trình giải quyết sự cố
Mỗi sự cố đều có những cách thức tiến hành riêng, tuy nhiên nó vẫn có thể
được thực hiện theo những quy trình chung và quy trình cụ thể. Các nhà tổ chức sự
kiện cần phải xây dựng các quy trình và hướng dẫn những người thực hiện nắm vững
các quy trình này để có những hướng dẫn và tính chủ động trong việc giải quyết các sự
cố. Nhìn chung sự cố trong tổ chức sự kiện vô cùng đa dạng, một chuyên gia trong
nghề cho rằng: “ Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ

22

22


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được qua câu
chuyện của người khác. Biết để không phải đi vào vết xe đổ”, cũng chính từ quan điểm
trên chúng ta hãy tìm hiểu thêm các kinh nghiệm về “những tình huống không muốn
gặp trong tổ chức sự kiện”. (xem trong phần phụ lục)
Câu 16: khái niệm đánh giá hoạt động sk, ý nghĩa, và các yto ảnh hưởng
đến đánh giá sk?
•

KN: đánh giá sk là hdong lien quan chủ yếu đến việc đo lường sự thành công của 1 sk

về mtieu của nó bằng cách thu thập và ptich các dữ liệu liên quan từ sk này
• -ý nghĩa của ĐG TCSK:
- +Đánh giá sự kiện, nếu được khai thác hợp lý và áp dụng là chìa khóa cho tiến trình
cải tiến liên tục sự kiện, tạo chỗ đứng và danh tiếng của ngành sự kiện. Nếu làm tốt, sẽ
nâng cao danh tiếng các sự kiện của họ và nâng cao danh tiếng của bản thân các nhà
-

quản trị sự kiện cũng như là các chuyên gia.
các bài học được rút tỉa từ một sự kiện khác có thể được kết hợp trong việc lập các kế
hoạch sự kiện tiếp theo. Nó cũng được áp dụng đối với kiến thức chung về sự kiện, tức
là các bài học kinh nghiệm từ những sự kiện riêng lẻ sẽ đóng góp vào nâng cao sự hiểu

-

biết tổng thể và hiệu quản của ngành sự kiện.
rút kinh nghiệm từ những sai xót cũng như phát huy những điểm mạnh đã thực hiện

-

được trong sự kiện
biết được sự kiện có theo đúng mục đích của nó hay không hoặc tầm ảnh hưởng của
nó tới xã hội. Sự kiện thực hiện đúng ngân sách dự toán và đúng thời gian không?

+ Sự kiện có đạt được mục tiêu đặt ra không?
+ Bao nhiêu người tham dự và mong đợi của họ được đáp áp ứng không? Đối với lập kế

hoạch cho sự kiện tương tự trong tương lai, có thể sẽ hữu ích nếu biết được khách đến
từ đâu? Bằng cách nào họ biết đến sự kiện?. Họ có ý định quay trở lại sự kiện vào
những năm tiếp theo hay không?
+ Các nhà tài trợ sự kiện sẽ có những thước đó khác:
+ Mức độ nhận thức của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của họ có gia tăng qua sự

kiện không?
+ Các quảng cáo đã đạt đến sự thâm nhập nào?
+ Sự kiện tạo ra độ bao phủ trên truyền thông đại chúng như thế nào?

23

23


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

+ Sơ lược tiểu sử của những người tham dự sự kiện?
•

yếu tố ảnh hưởng đến ĐG TCSK:
- Các yếu tố về nhân lực và phương tiện sử dụng
- Tiêu chí và phương pháp đánh giá
- Số liệu thu thập được trong sự kiện
-Các nhìn nhận của nhà đầu tư sự kiện

24

24


Độc quyền tại  Photo Sỹ Giang

0986 388 263

Câu 17: nêu mục tiêu, yêu cầu của tổ chức lễ khai trương, khánh thành?
•

mục tiêu của khai trương khánh thành:
- Để đánh dấu sự bắt đầu hoạt động của một công ty, nhà máy, doanh nghiệp, để
công bố cho đối tác,khánh hàng của bạn về sự hoạt động của doanh nghiệp mình.
- để quảng bá thương hiệu của bạn đến với đối tác và khách hàng.
- tìm kiếm khách hàng mục tiêu.
- tạo lập được nhiều mối quan hệ với khách hàng, nhà cung ứng, đối thủ cạnh
tranh và với giới truyền thông.

•

mục tiêu của tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới:

- Đánh dấu sự ra đời của 1 sản phẩm, bước ngoặt của cty: Là cơ hội thông báo
đến KH công chúng về sự xhien của spham ms 1 cách ấn tượng, bằng những tính năng
ưu điểm và sự khác biệt của sp so vs những sp khác
- tiếp cận kh tiềm năng: tiếp cận dc KH tiềm năng là mtieu quan trong nhất của
lễ ra mắt sp ms mà doanh nghiệp nào cũng hướng đến.
- gia tăng hiệu quả kinh doanh: sp dc nhiều ng biết đến, tiếp cận dc tới nhiều
KH khiến lượng sp bán gia tăng, dêm lại nguồn thu nhập đáng kể cho DN. Trong quá
trình gia mắt sp ms cũng là lúc dn có thể bán hàng, doanh thu và lợi nhuận có thể đạt
dc theo mục tiêu đặt ra
-thể hiện giá trị dn: là đòn phủ đầu trong kd, tăng giá trị của dn so với đối thủ
cạnh tranh từ việc chỉ ra sự khác biệt cùng ưu điểm của sp.
- truyền thông hiệu quả.: Là phương thức truyền thông gián tiếp dc các dn
thường xuyên áp dụng để giới thiệu quảng bá sp cũng như hình ảnh DN. Giảm chi phí
PR cho DN.

•

nội dung của TCSK:
- lập kế hoạch TCSK
- những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing SK
- tổ chức triển khai hoạt động SK
- đánh giá SK và những thông tin về các loại sự kiện thường gặp.

25

25