Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài nghiên cứu.
Quản trị văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong việc hoạch định, tổ
chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong
các cơ quan, tổ chức, do vậy việc đầu tư cho công tác quản trị văn phòng sẽ giúp
đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, mà một
trong những việc quan trọng và cấp thiết hàng đầu là đẩy mạnh ứng dụng CNTT
trong quản trị văn phòng.
Trong những năm qua, NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang đã ứng dụng khá
hoàn chỉnh các tiện ích của CNTT trong các nghiệp vụ Ngân hàng như: Công tác
thanh toán, quản lý kho quỹ, công tác thanh tra, ... Tuy nhiên, việc ứng dụng
CNTT trong quản trị văn phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang lại còn
nhiều hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác quản lý, như: Việc trao
đổi văn bản, chỉ đạo điều hành của các cấp lãnh đạo còn mang nặng tính thủ công,
gây chậm trễ, tốn kém. Việc báo cáo, kiểm tra, kiểm soát chưa áp dụng triệt để công
nghệ điện tử, còn thiên về thực hiện trên giấy tờ, không đáp ứng tính kịp thời, hiệu
quả thấp, một số cán bộ, công chức chưa tương xứng với các yêu cầu thực tiễn... .
Vì vậy, việc lựa chọn đề tài: “Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản trị văn phòng của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh
Tuyên Quang” là cần thiết và quan trọng đối với NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên
Quang.
2. Mục đích nghiên cứu.
- Nghiên cứu lý thuyết về nội dung và các nhân tố tác động đến ứng dụng
CNTT trong quản trị văn phòng, đưa ra những kết quả, những tồn tại, hạn chế và


nguyên nhân làm hạn chế trong việc ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng của
NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm khắc các tồn tại hạn chế nhằm đẩy mạnh ứng
dụng CNTT trong quản trị văn phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của chuyên đề.
- Đối tượng nghiên cứu. Công tác ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng
của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.
- Phạm vi nghiên cứu. Đề tài tập trung nghiên cứu việc ứng dụng CNTT
trong quản trị văn phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang. Thời gian
nghiên cứu từ năm 2010 đến năm 2013.
4. Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện đề tài trên tôi đã sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên
cứu: Phương pháp thu thập số liệu và Phương pháp phân tích số liệu.
5. Một số công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn.
Trong phần này, luận văn đưa ra một số Hội thảo, diễn đàn về lĩnh vực
CNTT, thể hiện việc Chính phủ Việt Nam đã thực hiện nhiều chủ trương, chính
sách, biện pháp thích hợp về “Đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự
nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đồng thời các chuyên gia trong lĩnh
vực CNTT cũng đề xuất nhiều giải pháp cụ thể để thúc đẩy ứng dụng và phát triển
CNTT trong giai đoạn 2011-2020.
Luận văn cũng nêu ra một số luận văn thạc sĩ về các vấn đề ứng dụng CNTT trong
giáo dục và trong cơ quan hành chính Nhà nước
Tuy nhiên, những diễn đàn, hội thảo, công trình nghiên cứu và các luận văn ở
trên chỉ khái quát những vấn đề chung việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản
lý, mà chưa đi vào giải quyết trong một mảng nghiệp vụ cụ thể nào, đặc biệt là đối
với NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.


Vì vậy, đề tài “Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản trị văn phòng
của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang” sẽ kế thừa những luận điểm của các
công trình nghiên cứu trên, đồng thời mang lại cái nhìn toàn diện, cụ thể nhằm
giúp NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang ứng dụng CNTT trong quản trị văn
phòng đạt hiệu quả quản lý tốt hơn trong thời gian tới.
6. Kết cấu của luận văn.

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1. Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn
phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng.
Hiện nay có nhiều cách nhìn nhận về văn phòng. Theo tác giả cuốn Quản trị
văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Trường ĐH KTQD HN. Văn phòng là bộ phận
đảm trách các hoạt động như tổ chức, thu thập, xử lý phân phối, truyền tải, quản lý,
sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt
động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
- Chức năng của văn phòng: Với khái niệm trên, văn phòng có 3 chức năng
chủ yếu: Chức năng tham mưu, tổng hợp; Chức năng giúp việc điều hành và Chức
năng hậu cần. Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ
chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành
bại của công tác văn phòng.
- Nhiệm vụ của văn phòng: Mỗi một chức năng có thể có nhiều nhiệm vụ cụ
thể. Những nhiệm vụ này chính là những công việc, hoạt động nhằm cụ thể hoá các


chức năng của văn phòng. Những nhiệm vụ chủ yếu gồm: Xây dựng và tổ chức
thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị; Xây dựng và quản lý chương
trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị; Thu thập, xử lý thông tin; Trợ giúp
về văn bản; Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan; Duy trì hoạt
động thường nhật của văn phòng
Bên cạnh đó văn phòng có thể có những nhiệm vụ khác tuỳ theo tính chất,
đặc trưng của cơ quan, đơn vị.

1.1.3. Khái niệm Công nghệ thông tin và vai trò, đặc điểm của ứng dụng Công
nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
- Khái niệm: Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học,
các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là máy tính điện tử và các
mạng viễn thông - nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong phú và tiềm tàng trong mọi
lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
- Vai trò, đặc điểm của ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị văn
phòng
Có thể nói công nghệ thông tin đã mang lại rất nhiều lợi ích không chỉ trong
công tác văn phòng mà trong tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội khác. Sự phát triển
của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các
vùng và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân
loại.
Làm thay đổi phương thức hoạt động của văn phòng từ thủ công sang sử
dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại là chủ yếu; chuyển tải nhanh chóng thông
tin tới các bộ phận để phân tích, xử lý, thông tin đầu ra được truyền tới các bộ phận
cần thiết để thực hiện công việc; tiết kiệm chi phí đi lại cho con người mà vẫn đạt
được hiệu quả cao như làm việc tại văn phòng...


1.2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng đã cho thấy sự
thay đổi theo chiều hướng tích cực hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Hiệu
quả của nó được thể hiện qua một số công tác sau:
1.2.1. Đối với công tác lập kế hoạch, tham mưu.
Đây là nhiệm vụ mà văn phòng cần phải rất thận trọng trong việc tìm hiểu
thông tin, trên thực tế hiện tại và quá khứ, cần phân tích, sàng lọc những thông tin
đã cũ, chọn lọc những thông tin mới để tìm ra được quyết định đúng đắn cho cơ
quan, nên việc trang bị các phương tiện thông tin là rất cần thiết.

1.2.2. Đối với công tác thu thập và xử lý thông tin.
Hiện nay, có rất nhiều các phần mềm về quản trị cơ sở dữ liệu như Ms
Foxpro và mới nhất là phần mềm Ms Access cho phép quản lý dữ liệu dễ dàng hơn
… nhanh chóng cho ra được kết quả phân tích chính xác, tạo điều kiện cho việc lựa
chọn các phương án tốt nhất trong thời gian ngắn nhất...
1.2.3. Đối với công tác soạn thảo văn bản.
Nhờ ứng dụng CNTT trong văn phòng, thì việc soạn thảo văn bản trên máy tính
là rất đơn giản, nhanh chóng mà hiệu quả rất cao.
1.2.4. Đối với công tác quản lý văn bản.
Quản lý văn bản với phần mềm chuyên dụng sẽ thay thế cho phương pháp
quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn bản đến,
sổ đăng ký văn bản đi…Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang lại hiệu quả về
nhiều mặt.


1.2.5. Đối với công tác lưu trữ.
Việc ứng dụng CNTT đối với công tác lưu trữ sẽ góp phần tiết kiệm công
sức, nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và
ban hành văn bản.
1.3. Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng
Để ứng dụng tốt CNTT trong quản trị văn phòng, cần thiết phải có máy tính,
thiết bị, phần mềm và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin văn phòng như: Máy vi
tính; Máy in; Máy scaner; Máy photocopy; Máy fax. Và phải chú trọng đến công
tác đào tạo nhân lực: Ngoài việc có chuyên môn sâu về nghiệp vụ văn phòng, phải
được đào tạo, bồi dưỡng về tin học, ngoại ngữ
1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng.
Bao gồm các nhân tố khách quan như: Chế độ chính sách của Nhà nước và
Cơ cấu tổ chức hành chính phù hợp với việc ứng dụng CNTT và các nhân tố chủ
quan như: Khả năng nhận thức của lãnh đạo về hiệu quả của việc ứng dụng CNTT

trong các hoạt động tác nghiệp; Tính sẵn sàng của cơ sở hạ tầng CNTT như máy
tính, mạng cục bộ, Internet,..; Yếu tố trình độ và nhận thức của người sử dụng về
sự cần thiết phải ứng dụng CNTT trong hoạt động tác nghiệp của mình hàng ngày;
Khả năng lựa chọn được đối tác và sản phẩm tốt

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN
TRỊ VĂN PHÒNG CỦA NGÂN HÀNG
NHÀ NƯỚC CHI NHÁNH TỈNH TUYÊN QUANG
2.1. Khái quát về ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.


2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh
tỉnh Tuyên Quang.
NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang được thành lập ngày 06/5/1951, tại
Hang Bòng xã Tân Trào, huyện Sơn Dương, tỉnh Tuyên Quang, theo sắc lệnh số
15/SL của Chủ tịch Hồ Chí Minh. Là cơ quan quản lý Nhà nước về tiền tệ và hoạt
động Ngân hàng trên địa bàn tỉnh. Hoạt động chuyên môn nghiệp vụ theo sự chỉ
đạo của NHNN Việt Nam, nhưng là một cơ quan tham mưu của Cấp ủy và chính
quyền địa phương về thực thi chính sách tiền tệ, tín dụng của Đảng và Nhà nước ở
địa phương.
Chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên
Quang: NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang có chức năng tham mưu, giúp Thống
đốc NHNN thực hiện quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động Ngân hàng và ngoại
hối trên địa bàn và thực hiện một số nghiệp vụ Ngân hàng TW theo ủy quyền của
Thống đốc và thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn trên địa bàn theo quy định của
NHNN và của pháp luật
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG
HÀNH
CHÍNH NHÂN SỰ

PHÒNG KẾ
TOÁN THANH
TOÁN

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG TỔNG
HỢP VÀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ

PHÒNG TIỀN
TỆ - KHO QUỸ

THANH
TRA, GIÁM
SÁT NGÂN
HÀNG

(Nguồn: Phòng HCNS)


Chức năng nhiệm vụ các phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang,
gồm các phòng: Phòng HCNS; Phòng KTTT; Phòng TH&KSNB; Phòng TTKQ;
Thanh tra, giám sát Ngân hàng. Mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng tham

mưu cho Ban lãnh đạo Chi nhánh thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị được giao
2.1.2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác của Ngân hàng Nhà nước Chi
nhánh tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 2010-2013.
Việc lãnh chỉ đạo các Tổ chức tín dụng trên địa bàn, thể hiện qua kết quả đạt
được trong 4 năm như sau
Bảng 2.1: Kết quả lãnh đạo hoạt động Ngân hàng Tuyên Quang năm 2010-2013

TT
1
2
3
4

Nội dung
Vốn huy động
Tiền gửi dân cư
Dư nợ cho vay
Nợ xấu

Đơn vị
tính
tỷ đồng
tỷ đồng
tỷ đồng
%

Năm
2010
4.812
2.909

4.612
0,9

Năm
2011
6.283
3.571
5.766
0,67

Năm
2012
7.421
5.045
7.037
0,57

Năm
2013
8.583
5.677
7.907
0,54

Nguồn: Phòng TH&KSNB
Qua bảng trên cho thấy, dưới sự lãnh đạo của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên
Quang, hoạt động của Ngân hàng Tuyên Quang ngày càng phát triển tích cực
Việc lãnh chỉ đạo nội bộ Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên
Quang.
Trong các năm qua, dưới sự lãnh đạo của Chi bộ NHNN Chi nhánh tỉnh

Tuyên Quang, toàn thể công chức NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang đã đoàn
kết, đồng lòng thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của cơ quan, đoàn thể.
Văn phòng đã xử lý hơn 6.500 văn bản các loại, thể hiện cụ thể:
Bảng 2.2: Số lượng các văn bản đã xử lý từ năm 2010-2013

Năm

Văn bản
đến

Tổng số

Văn bản đi
Trong đó
Quyết
Văn bản chỉ
định
đạo các TCTD

Văn bản
khác


2010
2011
2012
2013
Tổng cộng

1.644

1.611
1.733
1.521
6.509

1008
1031
1086
1319
4444

185
201
197
202
785

397
409
420
468
1.694

426
421
469
649
1.965
Nguồn: Phòng HCNS

2.1.3. Đánh giá chung về hoạt động của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh
Tuyên Quang.
Từ quá trình hoạt động của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang qua các
năm đã cho thấy có những thuận lợi nhất định trong công tác chỉ đạo, điều hành về
tiền tệ và hoạt động Ngân hàng. Tuy nhiên cũng còn không ít những khó khăn cần
phải nỗ lực giải quyết để hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ của Ngân hàng trên địa bàn
tỉnh.
2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng của
ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh Tuyên Quang.
2.2.1. Đối với công tác lập kế hoạch tham mưu
Thông qua việc phối hợp giữa các phòng ban để xây dựng chương trình công
tác, chương trình làm việc, văn phòng đã thực hiện nhiệm vụ theo tính định sẵn,
mang tính chất thủ công, mất nhiều thời gian, chi phí in ấn, luân chuyển, nhiều khi,
sự phối hợp chưa chặt chẽ, chưa ăn khớp nhịp nhàng giữa các phòng gây chậm chễ
trong giải quyết nhiệm vụ được giao.
2.2.2. Đối với công tác thu thập và xử lý thông tin
Công tác thu thập thông tin của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang chưa
phong phú còn hạn chế, rất thủ công và lạc hậu. Chủ yếu vẫn là hình thức thu thập
qua các văn bản, điện thoại hay trực tiếp đến tận nơi để tìm kiếm thông tin. Cho
nên số lượng thông tin thu thập được là ít và rất thụ động. Một trong những hình
thức thu thập thông tin hiện đại ngày nay là qua mạng Internet. Tại Chi nhánh hình


thức này vẫn chưa được áp dụng do không được trang bị máy tính truy cập
Internet.
2.2.3. Công tác soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang được tiến
hành hoàn toàn trên máy vi tính. Tuy nhiên, quá trình soạn thảo văn bản cho đến
khi được ký ban hành lại thực hiện một cách thủ công. Mặc dù NHNN Chi nhánh
tỉnh Tuyên Quang đã có mạng nội bộ, xong quá trình trên chưa được ứng dụng

chuyển qua mạng nội bộ gây lãng phí về chi phí in ấn, khó kiểm tra thể thức trình
bày văn bản theo đúng quy định.
2.2.4. Công tác quản lý văn bản
Việc quản lý văn bản đến, văn bản đi tại NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên
Quang được tiến hành hoàn toàn thủ công, gây tốn kém về chi phí, thời gian và
công sức. Mặc dù, NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang đã có hòm thư điện tử nội
bộ, xong chưa được triển khai rộng rãi tại tất cả các phòng, ban của các NHNN các
tỉnh, nên gây hạn chế trong việc phát huy tối đa hiệu quả của công tác quản lý văn
bản. Ngoài ra, còn có nhiều các phần mềm quản lý văn bản của các Công ty phần
mềm nổi tiếng, tuy nhiên NHNN tỉnh chưa xin kinh phí để tự trang cấp những phần
mềm đó ứng dụng cho công tác văn phòng của cơ quan.
2.2.5. Đối với công tác lưu trữ
NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang chưa được trang bị phần mềm lưu trữ
để đảm bảo các thông tin quan trọng được lưu trữ trong máy tính, trong các tệp tài
liệu đã được mã hóa. Như vậy các thông tin mới luôn được bảo quản một cách tốt
nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin.
2.3. Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng của
ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh Tuyên Quang


2.3.1. Trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin văn phòng
Trên quan điểm chú trọng đến trang bị một số trang thiết bị hiện đại, máy vi
tính có tốc độ xử lý cao, NHNN Việt nam đã trang bị cho NHNN Chi nhánh tỉnh
Tuyên Quang hệ thống máy chủ hiện đại. Thiết lập mạng LAN giúp tất cả các máy
tính của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang có thể chia sẻ tài nguyên với nhau.
Hệ thống máy vi tính có dung lượng bộ nhớ cao, tốc độ xử lý nhanh chóng để phục
vụ những công việc chuyên môn nghiệp vụ mang tính khẩn trương, có độ chính
xác cao.
2.3.2. Tổ chức nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin và đào tạo nguồn nhân
lực cho ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

- Về tình hình nhân sự: Nhân sự có độ tuổi trên 40 chiếm trên 50%. Đây là
một trong những yếu tố gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc, sức khoẻ người
nhân viên, dẫn đễn việc thích nghi và sử dụng các trang thiết bị hiện đại, ứng
dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng chưa cao.
Việc đào tạo, bồi dưỡng của công chức mới dừng lại ở các lớp có liên quan
trực tiếp về nghiệp vụ, chưa có lớp nào tập huấn về kiến thức mở rộng như tin học,
ngoại ngữ…Điều này là một bất lợi rất lớn đối với Chi nhánh nói chung và bản
thân công chức nói riêng. Chính vì vậy mà thực tế đã cho thấy họ lúng túng, ngại
tiếp cận với những cái mới và khó khăn trong việc sử dụng các phần mềm hiện đại.
- Đào tạo nguồn nhân lực cho ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn phòng: NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang đã tuyển dụng được 01 công chức
là kỹ sư tin học. Tuy nhiên, việc đăng ký tham gia bồi dưỡng, đào tạo các lớp tin
học và ngoại ngữ của công chức NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang lại hạn chế.
2.4. Đánh giá về thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị
văn phòng của ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh Tuyên Quang


Dù đã có sự quan tâm của ban lãnh đạo trong việc đầu tư mua sắm trang thiết
bị hiên đại như: vi tính, máy in,…nhưng chưa được tiến hành đồng bộ, chưa khai thác
hết các tính năng của các thiết bị cũng như việc chưa áp dụng hết được các ứng dụng
của Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.
Chưa đầu tư toàn diện vì yếu tố con người quyết định kết quả của việc đầu tư
đó. Cho nên chưa có kế hoạch, quy hoạch cho việc đầu tư, bồi dưỡng, cập nhật
kiến thức,…để khai thác tối đa những ứng dụng hiện có của trang thiết bị hiện đại,
của CNTT.
Nguyên nhân do đặc thù của Ngành Ngân hàng ưu tiên cho các nghiệp vụ
quan trọng như: Thanh toán, Thanh tra kiểm tra và quản lý kho quỹ; do bảo mật
thông tin nên không thể kết nối Internet vào máy nghiệp vụ, do công tác hành
chính còn thực hiện theo lối mòn, theo hình thức truyền thống, nên việc ứng dụng
CNTT trong quản trị văn phòng chưa được nhận thức và thực hiện một cách triệt

để.
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CỦA NGÂN
HÀNG NHÀ NƯỚC CHI NHÁNH
TỈNH TUYÊN QUANG
3.1. Phương hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng
của ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
3.1.1. Quan điểm ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng của
Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
NHNN là cơ quan đi đầu trong việc triển khai, ứng dụng CNTT, góp phần
quan trọng trong cải cách hành chính; Ứng dụng và phát triển CNTT trong công


tác văn phòng phải được đặt ngang hàng với việc ứng dụng CNTT trong các hoạt
động nghiệp vụ; Phải có các biện pháp chủ động và các quy định cụ thể về an toàn
và an ninh thông tin; Phải có chế độ khuyến khích cho công chức tham gia đào tạo
chuyên sâu về CNTT để đáp ứng kịp thời các nhu cầu phát triển ngày càng cao của
CNTT.
3.1.2. Phương hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng
của Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang
- Tiếp tục triển khai thực hiện các nội dung Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày
03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư
điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước và Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày
22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử
trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Tăng cường việc tin học hóa xử lý hồ sơ
công việc; Nối mạng Internet trên diện rộng đối với các máy tính của NHNN Chi
nhánh tỉnh Tuyên Quang theo đúng quy định của NHNN Việt Nam.
3.2. Những giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị
văn phòng của ngân hàng nhà nước chi nhánh tỉnh tuyên quang

Để có thể ứng dụng CNTT vào các hoạt động văn phòng nói chung và văn
phòng của NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang Tuyên Quang nói riêng, Lãnh đạo
NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên Quang cần có những giải pháp cụ thể, thiết thực,
mang tính khả thi cao để từng bước hiện đại hóa các hoạt động văn phòng tại cơ
quan mình. Em xin mạnh dạn đưa ra những giải pháp sau:
3.2.1. Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin.
Đề xuất với NHNN Việt Nam có cơ chế trang bị thiết bị thiết bị tin học đồng
bộ cho văn phòng, thay thế những thiết bị đã sử dụng lâu, chất lượng kém, không
đồng bộ. Trang bị máy vi tính để truy cập Internet phục vụ việc hiện đại hóa trong
thu thập thông tin. Trang bị máy vi tính cho bộ phận lưu trữ, phục vụ việc lưu trữ
hồ sơ, tài liệu trên máy vi tính.


3.2.2. Đầu tư mua sắm các phần mềm ứng dụng.
Đề nghị NHNN Việt Nam trang bị hoặc xin kinh phí đầu tư mua sắm các
phần mềm riêng phục vụ công tác quản lý văn bản, lưu trữ tài liệu, các phần mềm
thu thập thông tin, xử lý, truyền tải thông tin...
Việc được trang bị hoặc đầu tư mua sắm các phần mềm phục vụ công tác văn
phòng sẽ giúp đồng bộ hóa công tác văn phòng trong nội bộ NHNN Chi nhánh tỉnh
Tuyên Quang, giúp tăng tính hiệu quả trong việc xử lý thông tin, truyền tải thông
tin đến các đầu mối, tiết kiệm thời gian, nhân lực và tăng hiệu quả trong xử lý các
công việc của văn phòng.
3.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ.
Để nâng cao trình độ tin học của công chức NHNN Chi nhánh tỉnh Tuyên
Quang lãnh đạo Chi nhánh cần có các biện pháp, phương hướng tổ chức những lớp
đào tạo ngắn ngày về tin học cho công chức trong cơ quan. Có thể mời các chuyên
viên về CNTT trong công tác văn phòng đến tập huấn, hoặc cũng có thể tổ chức
vài cuộc thi nhỏ về tin học trong công tác văn phòng và trong đời sống...
3.2.4. Xây dựng việc ứng dụng hòm thư điện tử nội bộ trong công tác chỉ đạo
điều hành và trao đổi văn bản ở Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh Tuyên

Quang.
Quan tâm phát triển việc sử dụng hòm thư điện tử nội bộ trong cơ quan bằng
cách tiến hành đề nghị cấp tài khoản truy cập cho tất cả công chức NHNN Chi
nhánh tỉnh Tuyên Quang; cử công chức phụ trách tin học và công chức văn phòng
tham gia lớp tập huấn sử dụng hòm thư điện tử nội bộ, nhằm cập nhật hết được các
tính năng, tác dụng ứng dụng của hòm thư điện tử trong xử lý công tác văn phòng;
xây dựng quy chế sử dụng thư điện tử nội bộ để thực hiện thống nhất trong toàn thể
cơ quan.


KẾT LUẬN
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng là rất cần thiết
vì công tác văn phòng liên quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông
tin. Các trang thiết bị máy móc phương tiện hiện đại đã làm thay đổi đáng kể hiệu
quản trong công tác văn phòng, đã dần thay thế các phương pháp làm việc thủ công
với các thiết bị lạc hậu. Công việc trong văn phòng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, giảm
khối lượng lao động thủ công lớn. Đội ngũ cán bộ văn phòng sẽ gọn nhẹ hơn đồng
thời có trình độ chuyên môn cao đáp ứng được những yêu cầu khắt khe trong xu thế
mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế.
Nhận thức rõ điều này, NHNN Chi nhánh tỉnh đã và đang tích cực trong việc
xây dựng và ứng dụng CNTT trong công tác của Chi nhánh nói chung và của văn
phòng nói riêng. Điều này đã, đang và sẽ đạt được những hiệu quả tích cực trong
công tác quản lý.