Tiểu luận: Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts, Hà Nội

MỤC LỤC


LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cả thế giới nói chung Việt Nam nói riêng đang chuyển mình đi lên  
và phát triển tiếp nhận những thành tựu và khoa học mới. Từ  khi nước ta ra nhập  
WTO,nền kinh tế bước sang một trang mới, nền kinh tế mở cửa giao l ưu hàng hoá 
thông thương với tất cả các nước. Bên cạnh đó chúng ta học hỏi được cách quản lý  
hàng hoá các luật trong quản lý hàng hoá. Với chính sách của nhà nước và sự đầu tư 
của nước ngoài, nền kinh tế  của nước ta đã phát triển một cách nhanh chóng. Vì 
vậy, trong hoạt động kinh doanh thương nghiệp tiêu thụ hàng hóa nhỏ và lẻ  là vấn 
đề rất quan trọng.
Trong thời kỳ mà kinh tế phát triển như hiện nay thì việc mua bán và trao đổi  
được diễn ra trên nhiều hình thức, và hình thức cơ bản nhất là mở các cửa hàng để 
thực hiện việc trao đổi và mua bán đó.
Để thực hiện quá trình mua bán giữa người mua và cửa hàng, giữa cửa hàng 
và nhà cung cấp thì chúng ta phải có công tác quản lý tốt, để đáp ứng được công tác  
đó thì rất cần những ứng dụng về tin học, mà đặc biệt nhất là các phần mềm quản 
lý và phần mềm quản lý bán hàng   
Trong đợt khóa luận tốt nghiệp này, xuất phát từ  những lý do trên, em đã lựa chọn  
đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts,  
Hà Nội.”.

2. Mục đích của đề tài
­ Khảo sát mô hình quản lý bán hàng hàng tại Công ty cổ phần Bluesofts, Hà Nội.
­ Nghiên cứu lý thuyết : Về cơ sở dữ liệu, về Microsoft Excel
­ Xây dựng một chương trình quản lý bán hàng

­ Tìm hiểu, phân tích và xây dựng báo cáo về  bài toán quản lý bán hàng tại  

doanh nghiệp trong quá trình thực tập.

3.  Phương pháp nghiên cứu
­ Khảo sát và thu thập dữ liệu, các thông tin từ các tài liệu và cơ sở dữ liệu có  

liên quan.
­ Tiếp cận một số phần mềm quản lý bán hàng có sẵn
­ Đến các công ty   mà người ta có cách quản lý bằng phương pháp mà em  

đang cần tìm hiểu học hỏi thêm.
­ Dùng phương pháp phân tích thiết kế  hệ  thống để  tiến hành thực hiện đề 

tài.

4. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Chương trình giúp cho người quản lý hoặc người sử  dụng trong việc xem, 
cập nhật thông tin hàng hóa một cách đầy đủ, nhanh chóng, dễ  dàng, chính xác và  
tiện lợi.
Chương trình giảm bớt chi phí về  thời gian cũng như  tiền bạc trong việc  
quản lý bán hàng tại doanh nghiệp.
Chương trình phải sát với thực tế, giao diện thân thiện dễ sử dụng
Sau   khi   hoàn   thành   thì   phần   mềm   sẽ   giúp   cho   doanh   nghiệp   những   công  
việcsau:
Nhân viên bán hàng có thể tìm kiếm hàng hóa, đơn giá.
Nhân viên thì lập các hóa đơn bán hàng và các phiếu thanh toán cho kháchhàng.
Nhân viên cập nhật đơn giá cho hàng hóa, và có thể  thêm, sửa, xóa thông tin  
của các loại hàng hóa.

5. Cấu trúc của đề tài
Đề tài gồm 3 phần:
Chương 1: Tổng quan về quản lý bán hàng
Chương 2: Khảo sát và phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng
Chương   3:   Chương   trình   quản   lý   bán   hàng   hàng   tại   Công   ty   cổ   phần 
Bluesofts, Hà Nội.


DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT

STT

Kí Hiệu

Ý nghĩa

1

TTPH

Thông tin phản hồi

2

TT

Thông tin

3

NCC

Nhà cung cấp

4

Y/C

Yêu cầu


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.1.

Lý thuyết chung về quản lý bán hàng

1.1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác quản lý bán hàng

 Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh 
nghiệp. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở  hữu hàng hóa người mua và doanh 
nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền.
 Xét góc độ  về  kinh tế: Bán hàng là quá trình hàng hóa của doanh nghiệp được  
chuyển từ hình thái vật chất (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền).
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói  
riêng có những đặc điểm chính sau đây:
Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán,  

người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: Người bán mất quyền sở hữu, người  
mua có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán. Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các 
doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại của 
khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng. Số  doanh thu này là cơ  sở  để 
doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của mình.
Bán hàng là quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, khơi gợi những 
nhu cầu của người mua, sau đó tiếp cận, phát triển quan hệ, chuyển giao giá trị, hỗ 
trợ và chăm sóc sau bán hàng.


Là quá trìnhchuyển giao giá trị từ người bán sang người mua, thông qua việc cung 
cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ, nhằm nhận lại giá trị  tương xứng, có thể  là tiền,  
quan hệ, lời nói tốt, lời giới thiệu với người khác,...
Quản lý bán hàng: là hoạt động quản trị  của những người hoặc những nhóm 
người thực sự thuộc lực lượng bán hàng hoặc gồm những người liên quan đến hoạt  
động liên quan như: Giao hàng, dịch vụ khách hàng, đội trưng bày, nhóm sales audit,  
trade marketing, bảo hành, bảo trì hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng  
bán hàng nhắm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ  của doanh  
nghiệp  trên   cơ   sở   chiến   lược   kinh   doanh,   nguồn   lực   của   doanh   nghiệp   và   môi 
trường kinh doanh có liên quan.
Để bán hàng hiệu quả trong thời buổi cạnh tranh như hiện nay, khách hàng có vô  
số   sự   lựa   chọn   nhà   cung   cấp   vừa   ý,   đối   với   người bán   hàng   nhiều   kinh 
nghiệm trong nghề  thì không cần nắm rõ quy trình bán hàng vì họ  đã hiểu quá rõ  
trong thời gian mới bắt đầu công việc, mới vào nghề  bán hàng, giống như  biết  
đường đi đến đích nhưng hỏi rằng họ  đi qua những con đường nào, tên con đường 
đó ở đâu họ sẽ không biết. Dù cách này hay cách khác trong hoạt động bán hàng đều 
dẫn đến hợp đồng được ký kết giữa người mua và người bán, người mua và người 
bán giúp đỡ  lẫn nhau, người bán giúp người mua tìm được sản phẩm, dịch vụ phù  
hợp, người mua giúp người bán đạt được mục tiêu, giải quyết được lượng hàng sản 

xuất ra,…

 Vai trò của quản lý bán hàng
Hoạt động sản xuất kinh doanh phải lấy phục vụ  sản xuất làm mục đích. Yêu 
cầu này đòi hỏi mọi hoạt động trong quá trình bán hàng phải hướng tới mục tiêu 
chiến lược của doanh nghiệp, đồng thời nó cũng phải phục vụ  tốt nhất cho hoạt  
động kinh doanh và kích thích được khả  năng sản xuất, nâng cao chất lượng sản 
xuất của doanh nghiệp.


Hoạt động bán hàng phải đảm bảo nâng cao được uy tín và không ngừng nâng 
cao uy tín của sản phẩm cũng như của Công ty.
Hoạt động bán hàng phải được tổ  chức một cách khoa học hợp lý có kế  hoạch. 
Phân công vụ thể  và thường xuyên được theo dõi, chỉ đạo, kiểm tra đánh giá. Hơn  
thế nữa phải biết tổ chức một cách khoa học và nghệ thuật trong quá trình tổ  chức 
hoạt động bán hàng.
Đối với bản thân doanh nghiệp, bán hàng là vấn đề  sống còn quyết định tới sự 
tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua bán hàng thì giá trị  và giá trị  sử 
dụng của sản phẩm mới được thể hiện. Sản phẩm tiêu thụ được mới tạo ra doanh 
thu để  bù đắp toàn bộ  chi phí (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công 
trực tiếp, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng và chi phí sản xuất chung) 
từ  đó doanh nghiệp tiếp tục chu kỳ  sản xuất mới. Việc tăng nhanh quá trình bán  
hàng( tăng cả  số  lượng và rút ngắn thời gian) đồng thời với việc tăng nhanh vòng 
quay vốn giúp tiết kiệm vốn cho doanh nghiệp, đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng 
thực hiện tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở  rộng tăng lợi nhuận cho doanh 
nghiệp, nâng cao đời sống vật chất cho người lao động và thực hiện đầy đủ  nghĩa  
vụ  thuế  với nhà nước. Do vậy việc tổ  chức tốt công tác bán hàng và mở  rộng thị 
trường tiêu thụ sẽ tăng doanh thu khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường.
Đối với người tiêu dùng: thông qua quá trình bán hàng sẽ  đáp  ứng nhu cầu tiêu 
dùng của người sử dụng đồng thời qua đó giá trị  sử  dụng của hàng hóa mới được  

thực hiện.
Thông qua kết quả  bán hàng các doanh nghiệp có thể kiểm tra, giám sát tình hình  
thực hiện kế  hoạch bán hàng, kế  hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền 
thu về  bán hàng và tình hình chấp hành kỷ  luật thanh toán đồng thời đối với Nhà 
nước dựa trên số  liệu do kế  toán cung cấp có thể  nắm bắt được tình hình kinh 
doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ  đó thực hiện chức năng quản lý  
kiểm soát vĩ mô nền kinh tế, và kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.


Bán hàng là điều kiện vô cùng quan trọng để  doanh nghiệp đứng vững trên thị 
trường. Thông qua kết quả bán hàng doanh nghiệp có thể  kiểm tra được tính thích  
ứng của sản phẩm trên thị  trường về  sức cạnh tranh,  chất lượng sản phẩm mẫu  
mã, giá cả và thị hiếu từ đó có được những kế hoạch sản xuất kinh doanh hiệu quả. 
Do đó công tác bán hàng cần nắm bắt, theo dõi chặt chẽ, thường xuyên quá trình bán 
hàng từ khâu mua hàng, dự trữ, bán hàng, thanh toán, thu nộp kịp thời đảm bảo xác 
định kết quả kinh doanh tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật.
Hiệu quả của hoạt động bán hàng ngày càng được nâng cao với chi phí thấp nhất 
và lợi nhuận ngày càng tăng. Đây là mục tiêu mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải  
theo đuổi, bởi vì lợi nhuận là mục tiêu trước mắt quan trọng, mà hoạt động của  
hoạt động bán hàng thì  ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Để  có thể  đạt được  
mục tiêu này, công tác bán hàng phải chú ý phân phối đúng lượng hàng, luồng hàng. 
Đảm bảo sự vận động của hàng hoá hược hợp lý, giảm bớt chi phí lưu thông, đồng  
thời phát triển các dịch vụ để phục vụ tốt các yêu cầu của khách hàng nhằm thu hút 
khách hàng và làm tăng lợi nhuận.

 Nhiệm vụ của quản lý bán hàng
Đế  đáp  ứng kịp thời những yêu cầu trên quản lý bán hàng phải thực hiện tốt 
những nhiệm vụ sau:

- Ghi chép đầy đủ, kịp thời sự biến động (nhập – xuất) của từng loại hàng hóa 

trên cả hai mặt hiện vật và giá trị.

- Theo dõi, phản ánh giám sát chặt chẽ quá trình bán hàng, ghi chép kịp thời, đầy 
đủ các khoản chi phí, thu nhập về bán hàng xác định kết qủa kinh doanh thông qua  
doanh thu bán hàng một cách chính xác.

- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, trung thực, đầy đủ  về  tình hình bán  
hàng của từng loại hàng hóa phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp.


Yêu cầu đối với nhân viên bán hàng là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ 
trên tất cả các phương diện: số lượng, chất lượng… Tránh hiện tượng mất mát hư 
hỏng hoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí đồng thời  
phân bổ chính xác cho đúng hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. Phải quản lý 
chăt chẽ  tình hình thanh toán của khách hàng yêu cầu thanh toán đúng hình thức và  
thời gian tránh mất mát ứ đọng vốn.
Để  thực hiện tốt các nhiệm vụ  trên, quản lý bán hàng và xác định kết quả  bán 
hàng cần chú ý những yêu cầu cơ bản sau:
Xác định đúng thời điểm hàng hoá được coi là bán để  kịp thời lập báo cáo bán  
hàng và phản ánh doanh thu. Báo cáo thường xuyên kịp thời tình hình bán hàng và  
thanh toán với khách hàng chi tiết theo từng loại, từng hợp đồng kinh tế nhằm giám 
sát chặt chẽ  hàng bán về  số  lượng, chất lượng, thời gian…Đôn đốc việc thu tiền  
khách hàng nộp về quỹ.
Tổ chức hạch toán chứng từ ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ hợp lí. Các  
chứng từ  ban đầu phải đầy đủ, hợp pháp, luân chuyển khoa học, hợp lí không quá  
phức tạp mà vẫn đảm bảo yêu cầu quản lí, nâng cao hiệu quả công tác bán hàng.
Xác định đúng và tập hợp đầy đủ chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp,  
kết chuyển chi phí  để xác định kết quả kinh doanh chính xác.

 Yêu cầu của quản lý bán hàng

Bán hàng và  xác  định kết  kinh  doanh có  ý  nghĩa  sống còn  đối  với doanh 
nghiệp. Kế toán trong các doanh nghiệp với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế,  
thu nhận xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản  
đó trong doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính  
của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc phục vụ quản lý bán hàng và xác  
định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đó. 


Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế toán tiêu thụ đối với từng 
thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế. Yêu cầu đối với kế toán bán hàng 
là phải giám sát chặt chẽ hàng hóa tiêu thụ trên tất cả  các phương diện: số  lượng,  
chất lượng… tránh hiện tượng mất mát hư hỏng hoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính 
hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bổ chính xác cho đúng hàng hóa để xác 
định kết quả kinh doanh. Phải quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng  
yêu cầu thanh toán đúng hình thức và thời gian tránh mất mát ứ đọng.
1.1.2. Các phương thức bán hàng
Hoạt động mua bán hàng hóa của các doanh nghiệp thương mại có thể thực hiện 
qua hai phương thức: bán buôn và bán lẻ. Trong đó, bán buôn là bán hàng cho các 
đơn vị sản xuất kinh doanh để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hóa còn bán lẻ là  
bán hàng cho người têu dung chấm dứt quá trình lưu chuyển hàng hóa.
 Hàng hóa bán buôn và bán lẻ có thể thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau.

 Đối với bán buôn
Có hai phương thức bán hàng là bán hàng qua kho và bán hàng vận chuyển thẳng.

 phương thức bán hàng qua kho
Theo phương thức này, hàng hóa mua về  được nhập kho rồi từ  kho xuất bán ra. 
Phương thức bán hàng qua kho có 2 hình thức giao giận
Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua sẽ  nhận hàng tại kho bên  
bán hoặc đến một dịa điểm do hai bên thỏa thuận theo hợp đồng, nhưng thường là 

do bên bán quy định.
Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, bên bán sẽ  chuyển hàng hóa đến 
kho của bên mua hoặc đến một địa điểm do bên mua quy định để giao hàng.

 Phương thức bán hàng vận chuyển


Theo phương thức này, hàng hóa sẽ được chuyển thẳng từ đơn vị  cung cấp đến 
đơn vị  mua hàng không qua kho của đơn vị  trung gian. Phương thức bán hàng vận 
chuyển thẳng có hai hình thức thanh toán.
Vận chuyển có tham gia thanh toán: Theo hình thức này, hàng hóa được vận  
chuyển thẳng về mặt thanh toán, đơn vị trung vị trung gian vẫn làm nhiệm vụ thanh  
toán tiền hàng với đơn vị cung cấp và thu tiền của đơn vị mua.
Vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này hàng hóa 
được vận chuyển thẳng, về thanh toán, đơn vị trung gian không làm nhiện vụ thanh  
toán tiền với đơn vị cung cấp, thu tiền của đơn vị mua. Tùy hợp đồng, đơn vị  trung  
gian được hưởng một số phí nhất định ở bên mua hoặc bên cung cấp.

 Đối với bán lẻ 
Có 3 phương thức bán hàng là: Bán hàng thu tiền tập trung bán hàng thu tiền 
không tập trung và bán hàng tự động.

 Phương thức bán hàng thu tiền tập trung
Theo phương thức này, nhân viên bán hàng chỉ phụ trách việc giao hàng còn việc 
thu tiền có người chuyên trách làm công việc này, trình tự được tiến hành như  sau: 
khách hàng xem xong hàng hóa và đồng ý mua, người bán viết “hóa hơn bán lẻ” giao 
cho khách hàng đến chỗ  thu tiền thì đóng dấu “Đã thu tiền”,khách hàng mang hóa 
đơn đó đến nhận hành. Cuối ngày, người thu tiền tổng hợp số  tiền đã thu để  xác  
định doanh số  bán hàng. Định kì kiểm kê hàng hóa tại quầy, tính toán lượng hàng 
hóa đã bán ra để xác định tình hình bán hàng thừa thiếu tại quầy.

 Phương thức bán hàng không thu tiền tập trung
Theo phương thúc này, nhân viên bán hàng vừa làm nhiệm vụ giao hàng, vừa làm 
nhiệm vụ  thu tiền. Do đó, trong một cửa hàng bán lẻ  việc thu tiền hàn phân tán  ở 
nhiều địa điểm. Hàng ngày hoặc định kì tiến hành kiểm kê hàng hóa còn lại để  tính 


lượng bán ra, lập báo cáo bán hàng,đối chiếu doanh số bán theo báo cáo bán hàngvới  
số tiền thực nộp để xác định thừa thiếu tiền bán hàng.

 Phương thức bán hàng tự động
Theo phương thức này, người mua tự chọn hàng hóa sau đó đến bộ phận thu ngân 
kiểm hàng, tính tiền, lập hóa đơn bán hàng và thu tiền. Cuối ngày nộp tiền bán hàng 
cho thủ quỹ. Định kỳ kiểm kê, xác định thừa, thiếu tiền bán hàng.

 Các phương thức thanh toán
Việc quản lý quá trình thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động bán  
hàng, chỉ khi quản lý tốt các nghiệp vụ thanh toán doanh nghiệp mới không bị chiếm 
dụng vốn, tạo điều kiện tăng vòng quay của vốn, giữ uy tín với khách hàng.
Hiện nay, các DNTM đang áp dụng 1 số phương thức thanh toán sau:

 Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc séc: Đối với những khách hàng có 
nhu cầu thanh toán ngay, những khách hàng mua hàng với số  lượng ít,  
không thường xuyên, khách hàng mới. Phương thức này giúp cho công ty 
thu hồi vốn nhanh, tránh được tình trạng chiếm dụng vốn.

 Người mua ứng tiền trước: Áp dụng cho khách hàng có nhu cầu đặt mua  
theo yêu cầu mua một lúc với số lượng lớn mà công ty không thể áp dụng 
được.

 Thanh toán chậm: Phương thức này được áp dụng cho những khách hàng có 
quan hệ mua bán thường xuyên, đã có uy tín với công ty. Trong trường hợp 
này, công ty bị chiếm dụng vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu phần lãi 
suất do việc trả chậm.

1.2. Quy trình xây dựng và quản lý hệ thống bán hàng cho doanh nghiệp
1.2.1. Tầm quan trọng của quản lý bán hàng trong doanh nghiệp


Trong thời buổi phát triển thiết bị  di động cũng như  phần mềm đóng vai trò vô  
cùng quan trọng. Bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng để  quản lý 
chuỗi siêu thị, tiệm café, shop quần áo hay quản lý bán hàng của 1 doanh nghiệp… 
Với hệ  thống thống kê và tính toán lãi lỗ  chính xác và quản lý các chương trình  
giảm giá khuyến mãi hiệu quả  hơn giúp bạn quản lý chặt chẽ  doanh thu và lợi  
nhuận. phần mềm quản lý bán hàng giúp bạn có cái nhìn tổng thể hơn về tình hình  
kinh doanh hiện tại tối  ưu hóa mô hình kinh doanh của bạn. Với hệ thống báo cáo 
chi tiết linh động và phân tích mạnh mẽ  giúp bạn đưa ra những chiến lược kinh  
doanh điều phối hàng hóa hợp lý.
Tính tiền nhanh, chính xác và chuyên nghiệp, giúp bạn phục vụ được nhiều khách 
hàng hơn đồng thời làm tăng sự hài lòng của khách hàng.
Thay thế  quầy tính tiền bằng hệ  thống phần mềm quản lý bán hàng có nhiều 
chức năng xử lý tự động, bạn có thể gia tăng sự cạnh tranh của mình trên thị trường.  
Nhân viên tính tiền sử dụng phần mềm có thể  xem giá mặt hàng nhanh hơn, kiểm  
tra tồn kho chính xác, tự  động chọn mức giá phù hợp cho từng khách hàng và áp 
dụng các chính sách khuyến mãi một cách tự động nếu có.
Mọi giao dịch của cửa hàng với khách hàng luôn chính xác và rõ ràng với thông tin 
rõ ràng trên hóa đơn về mặt hàng, nhân viên phục vụ, địa chỉ và logo của cửa hàng.
Phần mềm quản lý bán hàng có thể quản lý từ xa
Hiện nay sự phát triển của mạng xã hội với ứng dụng điện toán đám mây, phần  
mềm quản lý bán hàng không chỉ có một bản offline cài đặt trên máy tính mà còn có  

bản online, thậm chí là cài đặt trên các thiết bị cầm tay như điện thoại hay máy tính  
bảng. Với công việc bận rộn, hay quản lý các chuỗi cửa hàng, với khả năng quản lý 
từ xa, thông qua các thao tác đơn giản bạn đã có thể thấy sự thay đổi của số lượng 
hàng hóa, các thống kê hàng ngày khi nhân viên của bạn đưa số  liệu lên, doanh thu 
hàng ngày mà không cần có mặt tại cửa hàng.


1.2.2.Những việc cần làm khi xây dựng phần mềm quản lý bán hàng
1.2.2.1. Những yêu cầu của công tác bán hàng
Bán hàng xét về mặt kỹ thuật kinh doanh đó là sự  chuyển hoá hình thái của  
vốn kinh doanh từ  hàng thành tiền, xét về mặt nghệ thuật thì bán hàng là quá trình  
trong đó người bán tìm hiểu, khám phá và đáp ứng những nhu cầu mong muốn của  
khách hàng trên cơ sở quyền lợi lâu dài của hai bên. Để đạt được mục tiêu của sản  
xuất kinh doanh nói chung những yêu cầu của công tác bán hàng đợc thể hiện cụ thể 
như sau:
 Khối lượng mặt hàng, chất lượng hàng hoá, dịch vụ  phải đáp  ứng được 

mọi nhu cầu mong muốn của khách hàng.
 Tổ chức tốt các hoạt động dịch vụ trong và sau khi bán.
 Áp dụng phương pháp bán hàng và quy trình bán hàng hoàn thiện, đảm bảo 

năng xuất lao  động của người bán hàng, chất lượng dịch vụ  khách hàng không  
ngừng được nâng cao.
 Phải không ngừng hoàn thiện thiết kế cửa hàng, quầy hàng và các loại hình 

cơ sở kinh doanh, đổi mới các loại thiết bị, công cụ bảo quản trưng bày.
 Phải đảm bảo rằng khách hàng luôn được phục vụ  bằng những phương  

tiện thuận lợi nhất, hiện đại nhất.
 Tổ  chức công tác bán hàng đảm bảo cho thời gian lao động của người bán 

hàng được sử dụng có hiệu quả.
 Làm tốt công tác quảng cáo, kết hợp quảng cáo với bán hàng làm cho  

quảng cáo phát huy tác dụng thúc đẩy bán hàng. Quảng cáo là công cụ cạnh tranh, là 
công cụ Marketing thương mại.


1.2.2.2. Nội dung quá trình bán hàng
Thông thường một chương trình bán hàng của doanh nghiệp bao gồm những  
nội dung sau:
 Mục tiêu và nhiệm vụ bán hàng.

Việc tiêu thụ nhằm thoả mãn một hay một số mục tiêu như sau  : Thâm nhập 
thị trường mới, tăng sản lượng tăng doanh thu, tối đa hoá lợi nhuận bán hết hàng tồn  
đọng.
Các mục tiêu đó được lựa chọn và cụ thể hoá thành những nhiệm vụ chủ yếu 
sau:
 Sản lượng bán ra của từng mặt hàng và tất cả các mặt hàng.
 Doanh số  bán cho từng mặt hàng và cho tất cả  các mặt hàng, cho từng 

khách hàng và cho từng thời kỳ khác nhau, cho sản phẩm sản xuất trong thời kỳ và 
sản phẩm tồn cuối kỳ.
 Chi phí bán hàng: Là tất cả  các loại chi phí luư  thông bao gồm cả  chi phí 

cho hoạt động Marketing.
 Tổng mức lãi thu được cho từng mặt hàng và toàn bộ mặt hàng.
 Tiến độ bán hàng

Tiến độ  bán hàng cần được hoạch định một cách chi tiết, cụ  thể  và phải 

được tuân thủ một cách nghiêm ngặt, bởi lẽ tiến độ bán hàng của một doanh nghiệp 
không chỉ ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình bán hàng của doanh nghiệp mà còn ảnh 
hưởng lớn tới tiến độ sản xuất và tiến độ cung ứng.
Điều kiện liên quan đến tiến độ  bán hàng có nhiều điều kiện như  là: Địa  
điểm giao hàng, phương thức thanh toán, giá cả, mức triết khấu…


Lượng dự  trữ cho hoạt động bán hàng: Việc xác định lượng dự  trữ  này phụ 
thuộc vào nhu cầu khách hàng, đặc tính của từng loại mặt hàng, lượng hàng tồn kho  
và chương trình sản xuất của doanh nghiệp.
Dự  kiến biến  động trong chương trình bán hàng: Những biến động trong 
chương trình bán hàng có thể về phía doanh nghiệp cũng có thể về phía khách hàng  
và dự kiến những biến động có thể xảy ra trên thị trường, từ đó dự kiến các chương  
trình dự phòng và nguyên tắc ứng xử nếu xảy ra các biến cố đó.
 Căn cứ xác định chương trình tiêu thụ sản phẩm của công ty
Để  xác định đúng đắn một chương trình bán hàng, doanh nghiệp cần chú ý 
đến những căn cứ sau:
­

Nhu cầu thị  trường về  sản phẩm của doanh nghiệp đã được xác định, bao  
gồm sản phẩm, số lượng, chất lượng, cơ cấu giá và thời gian đáp ứng kể cả 
hiện tại và xu thế tác động của nó trong tương lai.Đây là căn cứ quan trọng và 
có ý nghĩa nhất trong quyết định chương trình bán hàng của doanh nghiệp.

­

Phương án kinh doanh mà doanh nghiệp đã lựa chọn đặc biệt là các chương  
trình sản xuất để triển khai thực hiện  phương án kinh doanh.

­

Chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp với tư cách là quan  
điểm chỉ đạo, nguyên tắc chi phí chương trình bán hàng của doanh  nghiệp.

­

Các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ  đã được ký kết, đây là các văn bản có 
tính chất pháp quy, cần tuân thủ một cách nghiêm ngặt để đảm bảo thực hiện 
mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp với khách hàng.

­

Các căn cứ  khác cũng được trình tới khi hoạch định chương trình bán hàng 
của doanh nghiệp là: Dự  kiến về  tăng chi phí cho hoạt động Marketing, sự 
thay đổi về  mạng lới tổ  chức bán hàng, khả  năng thu hút thêm khách hàng  
mới, khả  năng mở  rộng địa bàn tiêu thụ  sản phẩm của công ty,những chính 


sách điều tiết vĩ mô của nhà nước với các loại sản phẩm mà doanh nghiệp 
dự kiến bán.

 Tổ chức mạng lưới bán hàng của công ty
Trong cơ chế quản lý mới đối với mỗi doanh nghiệp thì việc sản xuất tốt là  
chưa đủ để khẳng định sự tồn tại và phát triển của mình. Để làm đượ c điều đó đòi 
hỏi các doanh nghiệp phải biết tổ chức tốt công tác bán hàng, một trong những nội  
dung tổ  chức bán hàng của doanh nghiệp là tổ  chức mạng lưới bán hàng. Mạng 
lưới bán hàng của doanh nghiệp là tập hợp các kênh bán hàng nối giữa doanh  
nghiệp với người tiêu dùng. Nói cách khác nó là tập hợp các kênh đa sản phẩm 
hàng hoá từ  nơi sản xuất đến ng ười tiêu dùng. Mạng lưới bán hàng của doanh 
nghiệp được cấu thành bởi các yếu tố sau:

­

Người sản xuất: Được coi là người bán hàng thứ  nhất, họ  bán chính cái họ 
sản xuất ra. Điểm  xuất phát của quá trình vận động hàng hoá là từ  nơi sản 
xuất.

­

Người tiêu dùng: Là những người sử  dụng sản phẩm mua được vào việc 
thoả  mãn nhu cầu của họ(có thể  là nhu cầu cá nhân, nhu cầu tập thể, tổ 
chức, nhu cầu sản xuất…).

­

Người bán buôn: Thực hiện hợp đồng thương mại thuần tuý, đặc trưng cơ 
bản trong yếu tố này là mua bán với số lượng lớn một loại sản phẩm nào đó. 
Người bán buôn thường có th ế  l ực kinh t ế l ớn, có nh ững tr ường hợp không 
thể khống chế cả một thị trường rộng lớn và có khả năng chi phối cả về sản  
xuất lẫn người bán lẻ.

­

Người bán lẻ : Cũng có thể hợp đồng thương mại thuần tuý nhưng có thế lực 
yếu hơn người bán buôn, khó có khả  năng chi phối người sản xuất hoặc 
người bán buôn. Họ là người trực tiếp tiếp xúc với người tiêu dùng nên họ có 
thể nắm bắt sát thực các thông tin thị trường sản phẩm của doanh nghiệp.


­

Đại lý: Đây là loại hình kinh doanh làm chức năng trung gian trong quá trình  
vận động của hàng hoá, đối với công tác bán hàng của doanh nghiệp thì cần 
phải quan tâm đến đại lý tiêu dùng sản phẩm của doanh nghiệp chứ  không 
phải các đại lý cho người bán buôn, bán lẻ. Về danh nghĩa đó là một bộ phận 
hoàn toàn độc lập có thể coi là một bộ  phận bên trong của công ty làm chức  
năng tiêu thụ sản phẩm của công ty, do đó các đại lý sẽ giúp cho các công ty 
đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm.
Giữa các doanh nghiệp (công ty) và người đ ại lý cùng nhau ký k ết h ợp đ ồng 

đại lý của mỗi bên trong quá trình tiêu thụ sản phẩm để đảm bảo nâng cao hiệu quả 
của quá trình bán hàng, doanh nghiệp phải lựa chọn đúng đắn cho mình các đại lý.
Những tiêu chuẩn cơ bản để lựa chọn đại lý:
­

Người làm đại lý phải có tư cách pháp lý.

­

Phải có khả năng tài chính ở mức độ nhất định.

­

Phải có địa điểm thuận lợi cho việc bán hàng, cơ  sở  vật chất để  đảm bảo  
cho việc bảo quản hàng hoá và phục vụ khách hàng.

­

Phải có khả năng hợp đồng thương mại.
Các yếu tố  cấu thành mạng lưới bán hàng có m ối quan h ệ  t ương tác với 

nhau. Để đẩy mạnh quá trình bán hàng, doanh nghiệp thờng kết hợp sử dụng nhiều  
kênh bán hàng khác nhau.
Các bước thực hiện

Nội dung
Nhân viên bán hàng cần chuẩn bị  mọi thứ  cho 

Chuẩn bị

hoạt   động   bán   hàng   thành   công,   thấu   hiểu   về   sản  
phẩm, dịch vụ, kế  hoạch bán hàng (danh sách khách 
hàng cần ghé thăm) đồng thời chuẩn bị giấy giới thiệu,  
card visit, trang phục, đến cả tâm lý bán hàng.


Xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng 
Tìm kiếm và sàng lọc

của mình, sàng lọc những khách hàng yếu kém. 
Nhân viên bán hàng có thể  gọi điện thoại, gửi 
thư cho các khách hàng triển vọng trước khi quyết định  
viếng thăm.
Nhân viên bán hàng cần tìm hiểu đầy đủ  thông 
tin về khách hàng triển vọng, đề  ra mục tiêu của cuộc  

Tiếp   cận,   và   thiết   lập  viếng thăm. 
cuộc hẹn

Nhân   viên   bán   hàng   cần   biết   cách   chào   hỏi 
người mua để có được bước mở đầu cho mối quan hệ 

sau này, bao gồm biểu hiện bề  ngoài, những lời mở 

Giới thiệu và trình bày

đầu và cách nhận xét trong câu chuyện
Nhân   viên   bán   hàng   giới   thiệu   sản   phẩm   với 
người   mua   theo   công   thức   AIDA   (chú   ý,   quan   tâm, 
mong   muốn,   hành   động   mua),   đồng   thời   phải   nhấn  
mạnh kỹ  lưỡng những lợi ích của khách hàng và nêu  
lên   những   tính   năng   của   sản   phẩm   đảm   bảo   được 
những lợi ích đó.

Khắc   phục   những   ý 
kiến   phản   đối   hay   xử 
lý từ  chối, thuyết phục 
khách hàng.

Thống nhất thương vụ, 
ký kết hợp đồng

Khách hàng luôn đưa ra những ý kiến phản đối 
trong quá trình giới thiệu hay khi đề nghị đặt mua hàng. 
Nhân viên bán hàng luôn phải giữ  thái độ  vui vẻ, đề 
nghị  người mua làm rõ những ý kiến không tán thành,  
phủ nhận hợp lý giá trị những ý kiến phản đối,…

Nhân viên bán hàng đưa ra những tác nhân đặc 
biệt để  kích thích người mua kết thúc thương vụ. Đặc 
biệt là luôn sử  dụng những câu hỏi mở  => làm khách 

Chăm sóc khách hàng

hàng khó từ chối hơn.
Để  đảm bảo chắc chắn khách hàng sẽ  hài lòng  
và   tiếp   tục   quan   hệ   làm   ăn,   ngay   sau   khi   kết   thúc  
thương vụ nhân viên bán hàng cần hoàn tất mọi chi tiết 
cần thiết về  thời gian giao hàng, điều kiện mua hàng, 
có kế  hoạch giữ  khách để  đảm bảo chắc chắn không 
bỏ quên hay để mất khách hàng. Sử dụng dịch vụ bằng  
cách thăm hỏi qua điện thoại, lấy ý kiến về sản phẩm  
dịch vụ, tặng quà ngày lễ 

1.3.

Ứng dụng bảng tính Microsoft Excel
Excel là một chương trình bảng tính điện tử chạy trong môi trường Windows,  

được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng, trong quản lý nói chung và quảnlý 
kinh tế nói riêng. Có nhiều phiên bản khác nhau của Excel tương  ứng với các phiên 
bản của bộ  phần mềm văn phòng Office. Các phiên bản Excel càng cao thì càng 
được bổ sung thêm các đặc tính mới mà các phiên bản trước không có. Tuy nhiên dù  
sử  dụng phiên bản nào của Excel thì đều có thể  thực hiện được những chức năng 
cơ bản sau đây:
­

Tổ  chức dữ  liệu  ở  dạng bảng tính: cho phép tạo, hiệu chỉnh,  định 
dạng, in và lưu giữ bảng tính cùng khả năng tạo, in biểu đồ từ các dữ 
liệu có trong bảng tính.

­

Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: có thể sắp xếp bảng tính dữ liệu  theo  
nhiều  tiêu thức khác nhau, theo một trình tự   ưu tiên định trước. Khả 
năng tạo nhóm và tiếnhành tính toán, tổng hợp theo nhóm cũng rất đa 
dạng.

­

Đặt lọc, kết xuất dữ liệu:có thể tiến hành tìm kiếm và đặt lọc dữ liệu 
theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ  bảng tính những 
thông tin có ích cho quá trình quản trị.


­

Biểu diễn dữ liệu  ở dạng biểu đồ: Excel cung cấp khả năng tạo biểu 
đồ  và hìnhảnh với nhiều kiểu biểu đồ  khác nhau từ  hai chiều đến ba 
chiều,  nhằm làm tăng  tính trực quan đối với dữ  liệu. Có nhiều loại 
biểu đồ cao cấp được dùng trong kinh doanh và khoa học.

­

Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo: có nhiều công cụ  phân tích cho 
phép người dùng,  trên cơ sở các dữ liệu lưu trong bảng tính, tiến hành  
các phân tích thống   kê nhằm lượng hoá các xu thế, các quan hệ giữa  
các yếu tố kinh tế và trên cơ sở đó cho phép tiến hành các dự báo.

­

Tính toán các hàm: Excel cung cấp sẵn rất nhiều hàm mẫu, gọi là hàm 
bảng tính,thuộc nhiều phạm trù khác nhau: thống kê,   ngày tháng và 
thời gian, toán học, cơ  sở dữ liệu và tài chính.

­

Quản trị  cơ  sở  dữ  liệu : Excel cho phép xây dựng, cập nhật và truy  
xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

1.3.1. Quản lý bán hàng bằng Microsof Excel
Quản   lý   bán   hàng   bằng   Excel   là   phần   không   thể   thiếu   trong   các   doanh  
nghiệp, công ty, cửa tiệm .
Quản lý bán hàng bằng Excel là việc sử  dụng excel vào trong việc quản lý 
các nghiệp vụ bán hàng như thiết lập báo giá, đơn hàng bán, hợp đồng bán, thống kê  
doanh số.
Lợi ích của việc quản lý bán hàng bằng Excel
Quản lý bán hàng bằng Excel là bước tối giản hóa các thao tác máy móc trong  
quản lý hàng hóa. Từ khi ra đời excel luôn chứng tỏ mình là một trong các  công  cụ 
tiên tiến ddể giúp các chủ doanh nghiêp, cửa hàng không mất nhiều thời gian, công 
sức trong việc ghi chép sổ sách thủ công như trước đây.
Quản lý bán hàng bằng excel là cách thực hiện các thao tác quản lý đối với  
hàng tồn – xuất và nhập kho, mỗi thao tác đều đem lại hiệu quả  và lợi ích khác  


nhau. Chủ  doanh nghiêp sẽ  biết chính xác lượng hàng mà mình nên hạn chế  nhập, 
đồng thời biết được số lượng hàng hóa mà công ty đang thiếu nếu làm tốt công tác  
quản lý tồn  kho trên excel. Tương tự như vậy, excel giúp các công ty, doanh nghiệp 
quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về  một  
cách nhanh chóng. Các chủ doanh  nghiệp, công ty có thể kiểm tra bất kì lúc nào để 
biết được tốc  độ buôn bán của công ty.

Quản lý bán hàng bằng Excel giúp điều chỉnh hàng hóa và chống thất thoát 
trong kinh doanh khi đảm bảo tính chính xác rất cao lên đến trên 90%.
Bên cạnh đó việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel có những 
ưu và nhược điểm riêng, chúng ta cùng tìm hiểu theo những đánh giá sau đây :
Ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel:
­

Đơn giản, dễ sử dụng

­

Chi phí thấp

­

Tính đại trà cao, có thể tải và dùng miễn phí

­

Có thể chủ động thêm bớt trường dữ liệu, tự tạo báo cáo theo yêu cầu

­

Thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản lý bán hàng đơn 
giản

Nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng bằng excel:
­

Dữ  liệu không được đảm bảo an toàn và bảo mật: Khi quản lý việc 

bán hàng bằng phần mềm Excel, tất cả  các thông tin về  hoạt động 
kinh doanh của doanh nghiệp chỉ  được lưu trong 1 tập tin duy nhất.  
Khi tập tin này bị  lỗi, bị  mất do vô ý hay nhiễm virus sẽ  làm  ảnh 
hưởng đến các dữ liệu quan trọng

­

Quy trình xuất hàng bán, điều chuyển hàng nội bộ  phức tạp và  cồng  
kềnh  hơn. Khi file Excel có dung lượng quá lớn sẽ  làm chậm tốc độ 
của máy tính,  ảnh  hưởng đến tiến độ công việc


­

Thường chỉ có các tính năng cơ bản như quản lý hàng hóa, khách hàng, 
nhập xuất kho, thu chi, hàng tồn kho… và người quản dùng cũng phải  
mất nhiều thời gian  để lập thống kê, báo cáo chi tiết

­

Thường chỉ  tiện cho việc ghi chép còn việc báo cáo thì người dùng 
phải tốn nhiều công sức, thời gian. Do đó, nhà quản lý cũng gặp khá 
nhiều khó khăn trong việc kiểm tra hiệu quả  kinh doanh của doanh  
nghiệp

­

Chỉ cho phép một người làm việc trên 1 tập tin, gây lãng phí nhân sự và 
thời gian làm việc

­

Ngoài ra, các hàm, các công thức trên excel khá phức tạp, người dùng  
phải thực sự hiểu biết về excel mới có thể sử dụng tốt, hiệu quả

­

Không những vậy, excel không thể  giúp lập hóa đơn và hạn chế  liên 
kết với các thiết bị bán hàng…

­

Dữ liệu bán hàng được lưu trữ  rời rạc  trên các file Excel không đảm  
bảo tính  an toàn và logic để  phục vụ  cho việc tập hợp báo cáo tổng 
hợp và  tham chiếu ràng  buộc dữ liệu

­

Việc liên kết số liệu các nghiệp vụ để  tập hợp báo cáo tức thời chưa 
thực hiện được, muốn làm thì mất rất nhiều thời gian (Báo cáo bán 
hàng, báo cáo  thống  kê  doanh số  theo nhiều chỉ tiêu như  theo nhóm 
hàng,   mặt hàng, theo nhân viên kinh   doanh, báo cáo công nợ  đến  
hạn, ..)

­

Với những doanh nghiệp lớn, khi nghiệp vụ  bán hàng phức tạp, số 
lượng mặt hàng nhiều, số  lượng khách hàng cũng rất nhiều thì sử 
dụng phần  mềm excel thì rất  khó đáp ứng, thông tin dữ liệu khó theo  
dõi, thiếu logics và rời rạc. Và việc liên kết số liệu các nghiệp vụ  để 

tập hợp báo cáo tức thời chưa thực hiện được, muốn làm thì mất rất 


nhiều thời gian và công sức, hơn nữa lại không đảm bảo độ  chính xác 
tuyệt đối.
1.3.2. Một số dạng dữ liệu trong Excel
General ­ Dữ liệu tổng quát: Kiểu này do Excel tự động nhận dạng
Number ­ Dữ  liệu số: Dữ  liệu kiểu số  tự  động căn thẳng bên phải ô. Theo  
ngầm định, kiểu số  sử  dụng dấu chấm (.) để  ngăn cách phần thập phân và phần 
nguyên.
Currency ­ Dữ  liệu kiểu tiền tệ: Dữ  liệu kiểu tiền tệ  tự   động căn thẳng  
bênphải ô
Accounting ­ Dữ liệu kiểu kế toán: Dữ liệu kiểu kế toán tự  động căn thẳng  
bên
phải ô. Dữ liệu kiểu kế toán cũng biểu diễn các đơn vị tiền tệ tương tự như 
dữ liệu kiểu currency, tuy nhiên không có cách biểu diễn số âm.
Date ­ Kiểu ngày tháng: Dữ liệu kiểu ngày tháng tự động căn thẳng bên  phải 
ô. Kiểu ngày tháng có thể thực hiện với các phép tính số học. Theo ngầm định, kiểu  
ngày tháng nhập vào Excel theo dạng MM/DD/YY.
Time ­ Kiểu thời gian: Kiểu thời gian tự động căn thẳng bê phải ô. Biểu diễn  
thời gian trong Excel có dạng HH:MM:SS. (HH:   Chỉ  giờ.   MM: Chỉ  phút SS: Chỉ 
giây)
­ Percentage ­ Kiều phần trăm: Kiểu phần trăm tự động căn thẳng bên phải ô.
Kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần trăm bằng cách nhân với 100 và 
thêm dấu% vào sau số đó.
Fraction ­ Kiểu phân số: Kiểu phân số   tự  động căn thẳng bên phải ô. Kiểu 
phân số biểu diễn các số ở dạng phân số. Kiểu hiển thị được chọn trong mục Type.
Text ­ Kiểu ký tự: Kiểu ký tự là sự pha trộn của các chữ cái các chữ số và các  
ký tự  đặc biệt. Dữ  liệu kiểu ký tự  tự  động căn trái. Sử  dụng dữ  liệu kiểu ký tự