Tiểu luận: Khảo sát, đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo  
đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn 
luyện ở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ­ Phân hiệu Quảng Nam.
Em xin gửi lời cảm  ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên ThS.  
Nguyễn Hữu Danh hướng dẫn đã tận tình chỉ  bảo, hướng dẫn trực tiếp em hoàn  
thành bài tiểu luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố  gắng để  thực hiện đề  tài một cách hoàn chỉnh nhất 
nhưng bài tiểu luận không tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chưa thấy được. Em 
rất mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn sinh viên để bài tiểu luận  
của em hoàn thiện hơn.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam kết toàn bộ nội dung của đề tài là kết quả nghiên cứu của riêng 
tôi. Các kết quả trong đề tài là trung thực và hoàn toàn khách quan.


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
Phòng HC ­ TC
Phòng Hành chính ­ Tổ chức
UBND
Ủy ban nhân dân
HDBT
Hội đồng bộ trưởng


MỤC LỤC

4

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng là một bộ  phận không thể  thiếu được trong cơ  cấu tổ  chức của 
cơ quan nhà nước. Cho dù có thể khác nhau về tên gọi (ở một số cơ quan bộ phận  
này gọi là Phòng Hành chính hoặc Phòng HC­TC, Phòng HC­QT).
Hành chính văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. 
Trong quá trình quản lý nhà nước, hành chính văn phòng vừa là phương tiện, vừa là 
sản phẩm của quá trình đó, nó được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định 
quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại.
Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa ­ Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi  
phải có một nền hành chính đủ  mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính 
xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt của đời sống kinh tế, xã hội. Đặc biệt là  
công cuộc cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công tác hành  
chính văn phòng cũng góp phần quan trọng trong việc không ngừng cải tiến, phát 
huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành công việc của mỗi cơ  quan, 
đơn vị.
Tùy từng khía cạnh, quy mô khác nhau mà có nhiều định nghĩa về văn phòng,  
nhưng chung nhất có thể  nói: văn phòng là bộ  máy của cơ  quan, tổ  chức có trách 
nhiệm thu thập, xử  lý và tổng hợp thông tin phục vụ  cho sự  điều hành của lãnh  
đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của 
toàn cơ quan, tổ chức đó.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu và giải quyết tốt những vấn đề  đã đặt ra 
trong bài tiểu luận. Đối tượng  nghiên cứu và mục đích nghiên cứu của tiểu luận  
được xác định và giới hạn như sau:
5

Đối tượng nghiên cứu: giải pháp nâng cao văn hóa đọc của sinh viên.
Mục tiêu nghiên cứu:  tôi đã chọn đề  tài:  “Khảo sát, đánh giá về  vai trò 
của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành”  làm đề 
tài tiểu luận môn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng. Tôi lựa chọn đề tài 
này nhằm mục tiêu tìm hiểu về  vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định,  
đồng thời đưa ra giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch  
định của UBND huyện Núi Thành.
3. Cơ  sở   phương  pháp  luận  và   các  phương   pháp  nghiên  cứu   được  sử 
dụng
Các công trình nghiên cứu đều được bắt đầu từ thực trạng và mục đích cuối 
cùng là đưa ra những giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch  
định.
Các đề tài nghiên cứu trước đây ở một phạm vi rộng hoặc nghiên cứu trong 
phạm vi trường, tôi tập trung nghiên cứu đề  tài  ở  phạm vi hẹp hơn:  “Khảo sát, 
đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện 
Núi Thành”. Tôi đi sâu tìm hiểu thực trạng, nguyên nhân những hạn chế và đề  ra 
những giải pháp để  nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của 
UBND huyện Núi Thành.
Phương pháp nghiên cứu:  Phương pháp quan sát, phương pháp phân tích, 
tổng hợp.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
­ Ý nghĩa lý luận:
Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu ­ tổng hợp 
cũng như vai trò khác của văn phòng;
6


Đề xuất phương pháp đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch  
định;
Đề xuất phương pháp nhằm đổi mới nhăm nâng cao ch

̀
ất lượng xây dựng  
chương trình công tác, chế  độ  thông tin báo cáo;  ứng dụng công nghệ 
thông tin; đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ ….;
Đề  xuất giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch  
định của cơ quan.
­ Ý nghĩa thực tiễn:
Kết quả  nghiên cứu giúp đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác 
hoạch định ở cơ quan;
Kết quả  nghiên cứu có thể  được dùng để  định hướng được phần nào 
hướng phát triển cho vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, nội dung bài tiểu luận gồm ba chương:
Chương 1:  Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Núi Thành.
Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND huyện Núi 
Thành.
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định.

7


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN NÚI 
THÀNH
1.1. Lịch sử hình thành
Huyện Núi Thành là một huyện nằm  ở phía Nam của tỉnh Quảng Nam ­ Đà 
Nẵng (cũ), là huyện có truyền thống cách mạng, tên Núi Thành vang dội trong 
kháng chiến chống Mỹ  cứu nước với tám chữ  vàng được Đảng và Bác Hồ  phong  
tặng: “Trung dũng, kiên cường, đi đầu diệt mỹ”.
Sau ngày Miền Nam hoàn toàn giải phóng đến năm 1983 căn cứ  theo Quyết  

định số  144/HDBT ngày 03/12/1983 của HDBT “V/v chia huyện Tam Kỳ thành 02 
đơn vị hành chính lấy tên là Thị xã Tam Kỳ và huyện Núi Thành:
­ Phía Đông giáp với sông Trường Giang và biển Đông.
­ Phía Nam giáp với tỉnh Quảng Ngãi.
­ Phía Tây giáp với huyện Trà My.
­ Phía Bắc giáp với Thị xã Tam Kỳ (cũ) ­ nay là thành phố Tam Kỳ.
­ Huyện Núi Thành có 16 xã và 01 thị trấn.
­ Tổng diện tích: 533.0269 Km2.
­ Dân số:  tính đến ngày 31/12/2013 toàn huyện có 138.769 người. Có hai dân 
tộc chủ  yếu là người Kinh và người Cor (sống tại các thôn 4; 6; 8 xã Tam 
Trà).
Huyện Núi Thành là một huyện vùng cát ven biển, thế  mạnh của huyện là  
đánh bắt và nuôi trồng thủy sản. Con người Núi Thành cần cù, chịu khó, luôn bám 
đất bám biển làm giàu cho bản thân và quê hương.

8


Huyện có khu kinh tế  mở  Chu Lai đã được phê duyệt và bước đầu đi vào  
hoạt động. Đây là vùng kinh tế  mới mẻ  và đầy triển vọng cho miền Trung, Núi 
Thành và cả nước.
1.2. Cơ cấu tổ chức
Để  đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ  và quyền hạn của UBND huyện  
theo quy định của pháp luật, cơ  cấu tổ  chức bộ  máy của UBND huyện núi thành 
như sau:
­ Chủ Tịch UBND chỉ đạo, điều hành chung;
­ Phó Chủ Tịch UBND phụ trách kinh tế;
­ Phó Chủ Tịch UBND phụ trách văn hoá ­ xã hội;
­ Uỷ viên uỷ ban: Trưởng công an huyện, chỉ huy trưởng ban chấp hành quân 
sự huyện, chánh văn phòng HĐND và UBND huyện, Chánh thanh tra huyện;

­ Các phòng ban trực thuộc huyện gồm 13 phòng ban, chịu sự  chỉ  đạo của 
UBND huyện về  công tác chuyên môn tham mưu đề  xuất những vấn đề 
quan trọng liên quan đến lợi ích địa phương và UBND huyện về  lĩnh vực 
hoạt động của ngành;
­ Các cơ  quan thuộc ngành: Công an, Quân sự, Giáo dục, Y tế, Văn hoá vừa  
chịu sự chỉ đạo quản lý của UBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm  
quyền của của  địa phương và UBND huyện về  lĩnh vực hoạt động của 
ngành;
­ Cơ quan tư pháp: Toà án, Viện Kiểm sát là những cơ quan hoạt động xét xử 
và giám sát việc chấp hành pháp luật cũng có mối quan hệ  chặt chẽ  với  
UBND huyện nhằm phối hợp kiểm tra thường xuyên việc thực hiện pháp 
luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương.
9


Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Núi Thành 

10


1.3. Chức năng nhiệm vụ
1.3.1. Chức năng
UBND   huyện   do   HĐND   cùng   cấp   bầu   ra   là   cơ   quan   chấp   hành   của 
HĐND,  cơ  quan hành chính nhà nước  ở  địa phương chịu trách nhiệm thi hành  
hiến pháp, luật và các văn bản của cơ  quan, Nhà nước cấp trên và Nghị  quyết  
của HĐND huyện, UBND huyện thực hiện chức năng quản lí Nhà nước trên địa 
bàn huyện. Đồng thời báo cáo tình hình thực hiện của mình trước HĐND huyện;
UBND huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ,quyền hạn,quy định 
tại Luật Tổ  chức HĐND và UBND năm 2003. UBND huyện thảo luận tập thể 
và quyết định theo đa số  các vấn đề  được quy định tại điều 124 Luật Tổ  chức  

HĐND và UBND năm 2003 và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc 
thẩm quyền của UBND huyện;
UBND huyện phối hợp cùng UBND tỉnh, thường trực HĐND và các ban 
của HĐND cùng cấp chuẩn bị  nội dung các kỳ  họp HĐND, xây dựng đề  án để 
HĐND xem xét và quyết định.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ  của mình bằng những văn bản  
quản lý, tổ  chức chỉ  đạo các phòng, ban trong huyện thực hiện nhiệm vụ  theo  
từng lĩnh vực chuyên môn. UBND  huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hành 
chính, vừa thực hiện chức năng quản lý kinh tế ­ xã hội cụ thể là:
­

Tổ  chức và chỉ  đạo việc thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của các cơ 
quan Nhà nước cấp trên và Nghị  quyết của HĐND huyện. Đồng thời chỉ 
đạo hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các 
xã, thị trấn;

11


Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện 
ra các quyết định, chỉ  thị  và tổ  chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn 
bản đó.
­ Quản  lý   nhà  nước   ở   địa  phương  trong  các  lĩnh  vực  nông  nghiệp,  lâm 
nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch  
vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục, 
thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản 
lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý 
việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá;
­ Phối hợp với thường trực HĐND huyện và các ban của HĐND huyện 

chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND; xây dựng các đề án trình HĐND 
xem xét, quyết định;
­ Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, 
các văn bản của cơ  quan Nhà nước cấp trên và Nghị  quyết của HĐND  
cùng cẩp trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị 
vũ trang nhân dân và công dân ở trong huyện;
­ Phòng chống thiên tai, bảo vệ  tài sản của nhà nước và của công dân, 
chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác;
­ Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây 
dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế 
độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, quản lý hộ khẩu, hộ tịch 
ở  địa phương, quản lý việc cư  trú, đi lại của người nước ngoài  ở  địa 
phương;

12


­ Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ  
viên chức nhà nước và cán bộ  cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự  phân cấp  
của chính phủ;
­ Tổ  chức và chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án ở địa phương theo quy  
định của pháp luật;
­ Tổ  chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định 
của pháp luật;
­ UBND huyện chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND huyện và 
UBND Tỉnh;
­ Quản lý địa giới hành chính  ở  địa phương; xây dựng đề  án phân vạch, 
điều chỉnh địa giới đơn vị  hành chính  ở  địa phương đưa ra HĐND huyện  
thông qua để trình cấp trên xét.

13


Tiểu kết
Chương 1 là chương nêu khái quát về  cơ  cấu và hoạt động của UBND  
huyện Núi Thành vì thế  nội dung của chương này chỉ  xoay quanh cơ  cấu tổ 
chức, chức năng, nhiệm vụ  và cơ  cấu tổ  chức của UBND huyện Núi Thành. 
Thông qua các văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ 
cấu tổ chức của cơ quan từ đó hiểu sâu hơn về vai trò của cơ quan cũng như vai  
trò của văn phòng trong công tác hoạch định của cơ quan.

14


Chương 2
VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH
Hoạch định là một chức năng của quản trị  bao gồm các hoạt động xác 
định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để  hoàn thành  
các mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch ­ nghĩa là một tài 
liệu được viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ 
thực hiện.
.Có 3 loại hoạch định: Hoạch định chiến lược; hoạch định chiến thuật và  
hoạch định tác vụ, tác nghiệp.
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu  
thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh  
vực phục vụ  hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ 
quan, tổ chức dó.
Hành chính văn phòng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận 

khác trong cơ quan, đơn vị.
Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ 
khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyến phát thông tin. Thông tin được thu thập  
đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quản lý là cơ sở để 
thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quyết định quản lý.
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền 
tín hiệu , truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ  xảy ra cho 
nhiều người cùng biết.

15


Thông tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả  các thông báo khác  
nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có 
liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống  
quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ  chức các  
yếu tố vật chất , nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý.
Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thông tin pháp lý chiếm 
vị trí đặc biệt bên cạnh những thông tin phản ánh việc triển khai và kết quả của 
quá trình quản lý xã hội. Thông tin pháp lý tạo điều kiện để  các cơ  quan hoạt  
động đúng pháp luật hiện hành, còn thông tin thực tiễn cho phép các cơ quan tiếp 
cận được thường xuyên các nhu cầu về xã hội , với đời sống chính trị ­ kinh tế 
của đất nước.
Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đạo đưa ra quyết đinh kịp thời và  
đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều khi 
khối lượng thông tin rất lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xử lý 
lượng thông tin này cần phải có bộ  phận trợ  giúp, đó chính là văn phòng. Các 
thõng tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý, phân 
loại theo những kênh thích hợp để sau đó chuyến phát đi hay lưu trữ.
Căn cứ  vào yêu cầu của lãnh đạo và quản lý về  thông tin, tiến hành xây 

dựng và tổ chức nguồn tin.
Nguồn thu thập thông tin bao gồm:
­ Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các nơi khác 
gửi đến (còn gọi là công văn đến) và văn bản do cơ quan sản sinh ra (còn 
gọi là công văn đi). Đây là nguồn thông tin chính thức, quan trọng hàng  
đầu;

16


­ Thông   tin   từ   sách   báo,   tạp   chí,   đài   phát   thanh,   vô   tuyến   truyền   hình,  
internet…;
­ Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ  các  
cuộc họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp;
­ Thông  tin qua  khảo sát,   đo  đạc, quan  sát,  phán  đoán, tổng hợp  các  số 
liệu….
Phương pháp lấy tin:
­ Đọc và ghi chép;
­ Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu;
­ Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất;
­ Đo đạc, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin.
Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp nào thì các thông tin đều phải có ghi 
rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo hoặc các bộ  phận quản lý có thể  xác minh, tra  
tìm khi cần thiết.
Nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin:
­ Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực:
Thư  ký VP phải có khả  năng tóm tắt tin và phân loại thông tin theo  
nhóm như  thông tin kinh tế, thông tin chính trị  ­ xã hội, thông tin quá 
khứ, hiện tại, dự đoán….;
Tóm tắt những thông tin cơ  bản, những thông tin mới, thông tin có 

điểm khác biệt với những thông tin trước;
­ Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý của các tài 
liệu, số  liệu: xác định độ  tin cậy của các nguồn tin, lý giải được sự  mâu 

17


thuẫn giữa các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ  hơn,  
có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu.
Cung cấp, phổ biến thông tin: thông tin phải được cung cấp nhanh chóng, 
kịp thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ  biến tại hội  
nghị, văn bản, qua các kênh thông tin đại chúng.
Bảo quản. lưu trữ  thông tin: Việc bảo quản và lưu trữ  thông nhằm đảm 
bảo cho tài liệu thông tin không bị  hư  hỏng và phục vụ  cho công tác hàng ngày 
và lâu dài .
Việc bảo quản , lưu trữ thông tin cần được bảo đảm về  cơ  sở  vật chất, 
những thiết bị tiên tiến…
Các căn cứ để hoạch định:
­ Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước;
­ Các chỉ tiêu của Nhà nước, quyết định của cấp trên trực tiếp;
­ Yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức
năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan;
­ Chương trình, kế  hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ  quan, tổ 
chức,
doanh nghiệp.
Ngoài ra còn phải quan tâm nghiên cứu những vấn đề sau:
­ Tình hình giao dịch với các cơ quan khác;
­ Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức công sở
­ Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo, biên chế…);

18


­ Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt 
động của cơ quan, đơn vị.
Nguồn thông tin chính là nơi cung cấp căn cứ  cho các quyết định, các kế 
hoạch, dự án của cơ  quan. Mà văn phòng chính là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp 
và cung cấp nguồn thông tin này. Vì vậy, có thể nhìn thấy được tầm quan trọng  
của văn phòng trong công tác thu thập các căn cứ  tại cơ  quan. Chỉ  khi công tác  
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của văn phòng thực hiện tốt thì nguồn căn 
cứ phục vụ cho hoạt động của cơ quan mới đầy đủ và hoàn chỉnh.
2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu
Một trong những chức năng của văn phòng là tham mưu tổng hợp, chức 
năng này được thể  hiện  ở  việc tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt  
về tình hình hoạt động của cơ qua và tham mưu cho lãnh đạo về  các biện pháp  
giải quyết và xử lý cũng như đưa ra các quyết định, các mục tiêu, kế hoạch.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản 
lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị  và kết nối được các hoạt động 
của họ  một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải 
tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính 
xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả  năng hiện thực của các nhà  
quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết 
là công tác tham mưu tổng hợp. 
Tham mưu là hoạt động trợ  giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết 
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công tác 
tham mưu trong cơ  quan đơn vị  có thể  là cá nhân hay tập thể  tồn tại độc lập  
tương đối với chủ  thể  quản lý. Trong thực tế, các cơ  quan, đơn vị  thường đặt 
bộ  phận tham mưu tại văn phòng để  giúp cho công tác này được thuận lợi. Để 
19

có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên 
ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự 
nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ 
cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công 
nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán….
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả  năng của các chuyên giá ở 
từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây  
khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để  khắc phục  
tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các 
bộ  phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ  thống thống nhất trình hoặc 
đề  xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ  sở  các 
phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. 
Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu 
thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ  phận khác cung cấp cho lãnh 
đạo cơ quan, đơn vị.
Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu chính là thực hiện vai trò của 
mình trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành vì đầu mối tiếp  
nhận các phương án tham mưu từ các bộ  phận chuyên môn, nghiệp vụ  tập hợp  
thành hệ  thống thống nhất trình hoặc đề  xuất với lãnh đạo những phương án 
hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp  
vụ. Giúp giảm thiểu lãng phí công sức, thời gian, tiền bạc; tránh việc trùng lắp 
và giẫm chân nhau; giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi của cơ 
quan.
Từ  tham mưu, lãnh đạo và các phòng, ban, đơn vị  sẽ  xây dựng được các 
kế  hoạch hoạt động của mình. Dựa vào chương trình hoạt động chung của văn 
phòng, các đơn vị, cá nhân sẽ có căn cứ để lên chương trình, kế hoạch, mục tiêu 
20

hoạt động của cá nhân và của cơ  quan trong thời gian tới được chính xác, rõ  
ràng, tránh sự trùng lặp, mâu thuẫn giữa các đơn vị, cá nhân. 
2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các giải pháp
Văn phòng cung cấp các căn cứ  và tham gia vào công việc xác định mục 
tiêu của cơ quan; vì thế, văn phòng cũng sẽ có vai trò quan trọng trong việc xây  
dựng nên các giải pháp để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Chức năng giúp việc điều hành của văn phòng có vai trò quan trọng trong 
việc xây dựng các giải pháp. 
Văn phòng xây dựng chương trình, kế  hoạch, lịch làm việc. Từ  những 
chương trinh, kế hoạch, lịch làm việc này thì các phòng, ban sẽ có được một cơ 
sở để xây dựng cho mình các giải pháp để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Với chức năng tham mưu, tổng hợp văn phòng cũng luôn đề  xuất được  
những giải pháp hay và hiệu quả  tham mưu cho cấp trên và các phòng, ban tổ 
chức thực hiện các mục tiêu đã đề  ra của các phòng, ban nói chung và của cơ 
quan nói riêng. 
Văn phòng có nhiệm vụ:
­ Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương 
trình đó; bố  trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, 
năm của cơ quan;
­ Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ  đó tổng hợp,  
báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp 
thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng;
­ Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ  thuật soạn  
thảo văn bản của cơ quan ban hành;
21


­ Thực hiện công tác văn thư  ­ lưu trữ, giải quyết các văn thư  tờ  trình của  
các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải 
quyết các văn thư, tờ trình đó;

­ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác 
thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với  
cơ quan, tổ chức khác;
­ Lập kế  hoạch tài chính, dự  toán kinh phí hàng năm, quý, dự  kiến phân 
phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế  toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả 
tiền lương, thưởng, nghiệp vụ;
­ Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở 
vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu 
hậu cần cho họat động và công tác của cơ quan;
­ Tổ  chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ  sức khỏe; bảo vệ  trật tự  an 
toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện  
công tác lễ tân, tiếp khách một các khoa học và văn minh.
Chính vì thực hiện những nhiệm vụ  trên nên văn phòng có một vai trò 
không thể  thiếu trong công tác xây dựng các giải pháp thực hiện cho các mục  
tiêu đã đề ra của cơ quan và của các phòng, ban.
Văn phòng UBND huyện là cơ  quan chuyên môn thuộc UBND huyện, là 
"đầu mối công việc", được HĐND, UBND uy quyên “th
̉
̀
ưa lênh” trong giai quyêt
̀ ̣
̉
́ 
môt sô thu tuc hanh chinh thông th
̣
́ ̉ ̣
̀
́
ường giúp Thường trực HĐND và UBND 
huyện trong qua trinh triên khai th

́ ̀
̉
ực hiên nhiêm vu cua minh. Văn phong, c
̣
̣
̣ ̉
̀
̀
ơ quan  
co tâm quan trong đăc biêt, chính vì th
́ ̀
̣
̣
̣
ế  mà văn phòng phai năm chăc tinh hinh
̉
́
́ ̀
̀  
mơi co thê tham m
́ ́ ̉
ưu đung, m
́
ới phuc vu tôt cac hoat đông cua HĐND, UBND.
̣
̣ ́ ́
̣
̣
̉
 

Chức năng tham mưu ­ tông h
̉
ợp được thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ thể.
22


Người làm nhiệm vụ tham mưu không đơn thuần là giúp việc, bảo gi làm
̀  
lây mà ph
́
ải là người có bản lĩnh, co năng l
́
ực, co trinh đô, trung th
́ ̀
̣
ực, thẳng 
thắng, nghiêm túc trong công việc, luôn cần cù, tỉ  mỉ, thận trọng va có tính
̀
 
nguyên tắc cao; phải là người có tư  duy biện chứng, không định kiến, hẹp hòi,  
không bảo thủ, không cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám 
đấu tranh bảo vệ  cái đúng, không sợ  cấp trên trù dập. Nhờ  đó mà các đề  xuất  
chủ trương, giai phap mà văn phòng đ
̉
́
ưa ra giup lãnh đ
́
ạo quản ly đ
́ ược tốt hơn,  
hoàn thiện hơn.

2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu
Tổ chức, điều hành công việc là phải đảm bảo cho nhân viên thuộc quyền 
thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ 
chức.
Văn phòng phải đưa ra các nguyên tắc điều hành, nguyên tắc thực hiện 
công việc để  đảm bảo sự  hài hoà và có thể  hỗ  trợ  cho nhau trong khuôn khổ 
mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị: các mục tiêu đề ra không phải bao giờ cũng  
thống nhất, vì vậy Lãnh đạo quản lý phải có đủ  uy quyền cần thiết, có các  
thông tin; cấp dưới phải có tinh thần kỷ luật.
Thủ  tục là phương tiện giúp cho việc điều hành được thống nhất theo  
những quy trình cần thiết. Nó giúp cho việc điều hành không tuỳ  tiện (nhưng  
nếu quá câu nệ thủ tục sẽ dẫn đến tình trạng công việc không được giải quyết  
kịp thời). Thủ tục điều hành đề ra phải khoa học, phù hợp với thực tế hoạt động 
của cơ sở.
Quy chế  làm việc là văn bản quy định cụ  thể  về  các quyền và nghĩa vụ 
của người giữ chức vụ, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải quyết một công  

23


việc nhất định, trách nhiệm của mỗi chức vụ, mỗi bộ phận trong cơ quan, cách  
thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá công việc.…
Xây dựng các quy chế  làm việc Xây dựng và thực hiện tốt Quy chế  làm 
việc của cơ quan là việc làm quan trọng, có ý nghĩa quyết đinh đ
̣
ối với việc nâng  
cao chất lượng hoạt động của một tổ chức nhà nước, nhăm th
̀ ực hiện tốt nguyên 
tắc tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo tập thể, phát huy tôt trách nhi
́

ệm  
cá nhân, nhất là người đứng đầu và giải quyết tốt các mối quan hệ công tac.
́
Để thực hiện mục tiêu thì văn phòng có vai trò trong việc:
­ Thiết kế  và phân tích công việc trong công sở. Có thể  thiết kế  công việc 
theo dây chuyền, theo nhóm, theo từng cá nhân. Phân tích công việc là một 
khía cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính, phản ánh năng lực làm việc 
của các nhà quản lý với mục đích là xác định cách thức tối ưu nhằm mang  
lại hiệu quả cao cho hoạt động của cơ quan. 
­ Công việc này của văn phòng giúp cho nội dung hoạt động của từng đơn  
vị phù hợp với mục tiêu của cơ quan; các đơn vị nhân thấy được công việc 
có ý nghĩa chung; tạo khả  năng sáng tạo cho cán bộ, công chức; tạo khả 
năng hợp tác khi giải quyết công việc và tạo thuận lợi cho quá trình kiểm  
tra việc thực hiện mục tiêu.
­ Phân công công việc: dựa trên cơ  sở  thực tế. Cơ  sở  của quá trình phân 
công công việc bao gồm: Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan;  
theo khối lượng và tính chất công việc; theo khối lượng biên chế  và cơ 
câu tổ  chức của cơ  quan. Có thể  phân công công việc theo chuyên môn 
hóa; theo tiêu chuẩn và định mức cụ thể; trên cơ sở trách nhiệm được giao  
và năng lực nhân viên; theo nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan.

24


Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc tổ  chức thực hiện mục tiêu  
trong hoạch đinh của cơ quan vì văn phòng đảm bảo sự hài hoà và có thể hỗ trợ 
cho nhau trong khuôn khổ  mục tiêu chung của cơ  quan, đơn vị; giúp tránh được 
vi phạm thẩm quyền (Vì sẽ dẫn tới sự rối loạn trong điều hành công việc).
Là nơi đưa ra các căn cứ, tham mưu trong việc xác định mục tiêu và xây 
dựng giải pháp, văn phòng cũng sẽ  có vai trò trong công tác tổ  chức thực hiện 

các mục tiêu của cơ  quan. Điều này được thể  hiện  ở  việc văn phòng tổ  chức,  
điều phối các hoạt động chung của cơ quan; đảm bảo cơ sở vật chất và phương 
tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan.
Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, mục tiêu, kế hoạch thì  
văn phòng cần phải thường xuyên tổ chức kiểm tra, giám sát việc tổ chức hoạt  
động của từng cá nhân, đơn vị  trong cơ  quan có theo đúng chương trình, kế 
hoạch, mục tiêu của cơ quan hay không, để  từ  đó đưa ra các giải pháp phù hợp  
để sửa chữa những khuyết điểm cũng như phát huy những ưu điểm.
Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết 
quả  hoàn thành trong thực tế  phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ  vọng 
của tổ chức. Kiểm tra nhằm mục đích:
­ Khuyến khích các hoạt động, hành vi phù hợp;
­ Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh và xử lý kịp thời  những hoạt động, hành 
vi không phù hợp.
Vai trò của kiểm tra:
­ Đối phó với bất trắc;
­ Khám phá ra những cái bất thường;
­ Xác định các cơ hội;

25