Kế toán các khoản thanh toán với ngƣời lao động tại công ty cổ phần nhiệt và xây lắp công nghiệp

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng
dẫn của Th.S Nguyễn Quỳnh Trang. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này
là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ một hình thức nào trước đây. Những số liệu
phục vụ cho việc nghiên cứu đều do chính tác giả thu thập từ nhiều nguồn khác nhau
có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Ngoài ra, trong bài có sử dụng một số nhận
xét, đánh giá cũng như số liệu của tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn
và chú thích nguồn gốc. Nếu có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách
nhiệm về nội dung bài khóa luận của mình. Trường đại học Thương Mại không có liên
quan đến những vi phạm tác giả, bản quyền do tôi gây ra trong quá trình thực hiện
(nếu có).
Hà nội, ngày 24 tháng 4 năm 2018
Sinh viên thực hiện
Vũ Thị Ngọc Tiếp.

1

1
1


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập tại trường đến nay, tôi đã nhận được
rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn
sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến quý Thầy Cô ở trường Đại Học Thương Mại đã cùng với
tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng tôi
trong suốt thời gian học tập tại trường. Đặc biệt là Cô Ths. Nguyễn Quỳnh Trang đã
hướng dẫn tận tình tôi trong khóa luận này.
Qua đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo công ty cổ phần Nhiệt Và
Xây Lắp Công Nghiệp, dưới sự chỉ đạo tận tình của anh, chị lãnh đạo các phòng ban
cũng như các anh, chị trong công ty đã giúp tôi có cơ hội tìm hiểu về tình hình hoạt

động, các chính sách, cơ chế của công ty.
Bước đầu đi vào thực tế của tôi còn nhiều hạn chế về kiến thức thực tế và còn
nhiều bỡ ngỡ. Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được
những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô để kiến thức của tôi trong lĩnh vực
này được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên thực hiện.
Vũ Thị Ngọc Tiếp

2

2
2


MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ

3

3
3


DANH MỤC VIẾT TẮT
STT
1
2
3

4
5
6

4

Viết tắt
CP
BHXH
BHYT
BHTT
KPCD
BTC

Diễn giải
Cổ phần
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm thất nghiệp
Kinh phí công đoàn
Bộ tài chính

4
4


LỜI MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu.
-Về mặt lý luận:
Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) được xây dựng dựa trên các chuẩn mực kế

toán quốc tế (IAS/IFRS) theo nguyên tắc vận dụng có chọn lọc thông lệ quốc tế, phù
hợp với đặc điểm nền kinh tế và trình độ quản lý của doanh nghiệp Việt Nam tại thời
điểm ban hành chuẩn mực.
Hiện tại Việt Nam việc tồn tại song song chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.
Một mặt nó thể hiện sự hội nhập của Việt Nam với thông lệ chung của kế toán quốc tế,
một mặt thể hiện sự quản lý thống nhất của Nhà nước về kế toán. Song hệ thống pháp
lý kế toán này mang dáng dấp đạo luật nên việc vận dụng chuẩn mực kế toán ở Việt
Nam không thể theo mô hình Anglo - Saxon với tính linh hoạt cao về nghề nghiệp.
Ngoài ra, từ việc ban hành chuẩn mực kế toán đến việc áp dụng thực tiễn các
chuẩn mực kế toán là cả quá trình và không ít doanh nghiệp gặp nhiều vướng mắc, hạn
chế: nhiều ý kiến cho rằng nội dung các chuẩn mực còn quá mới mẻ với quá nhiều
khái niệm, thuật ngữ. Chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán ban hành chung cho tất cả
doanh nghiệp, nên mỗi doanh nghiệp căn cứ vào thực thế của công ty mình mà lựa
chọn hình thức kế toán phù hợp. Kế toán viên chỉ am hiểu và vận dụng trên cơ sở các
thông tư hướng dẫn chi tiết trong công tác kế toán.
-Về mặt thực tiễn:
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty CP Nhiệt Và Xây Lắp
Công Nghiệp đã không ngừng hoàn thiện công tác kế toán các khoản thanh toán cho
người lao động . Tuy nhiên, qua quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy ngoài
những ưu điểm đạt được còn có những tồn tại trong kế toán các khoản thanh toán với
người lao động cần khắc phục:
Chế độ thưởng, phúc lợi cho người lao động trong quá trình làm việc chưa thật
sự được công ty chú trọng: mức khen thưởng không được ghi rõ trong thỏa ước lao
động,
Người lao động làm ở bộ phận khác nhau nhưng phụ cấp giống nhau, chưa có
phụ cấp đặc thù công việc

5

Tình trạng thu nhập cơ bản của người lao động bộ phận sản xuất được đánh đồng
đều với những người có tay nghề, có số năm công tác lâu với người mới vào tạo ra tâm
lý bất ổn trong người lao động. Ngoài ra, còn có sai sót về chứng từ, viết sổ sách…
Vì vậy, em đã chọn đề tài: “Kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại
Công ty cổ phần Nhiệt và Xây Lắp Công Nghiệp” để có hiểu biết sâu hơn về lý thuyết
cũng như thực trạng tại công ty, từ đó có thể góp ý hoàn thiện hơn công tác trả lương
cho người lao động
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
2.1 Mục tiêu chung: Là nghiên cứu hệ thống lý luận về các khoản thanh toán với
người lao động và kế toán các khoản thanh toán với người lao động theo qui định của
chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.
2.1 Mục tiêu cụ thể:
Vận dụng lý luận để tìm hiểu thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người
lao động tại công ty CP Nhiệt và Xây Lắp Công Nghiệp: Tài khoản và vận dụng tài
khoản, chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ, sổ kế toán. Từ đó đánh giá thực
trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại công ty xem có những yêu
điểm, hạn chế nào, nguyên nhân của những tồn tại.
Từ đó có thể đưa ra kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác trả
lương cho người lao động trong công ty đảm bảo hợp lý công bằng. Để tiền lương thực
sự trở thành đòn bả kích thích nhân tố vật chất , tinh thần cho người lao động. Từ đó
thúc đẩy sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh tế và một phần thực hiện tái sản
xuất mở rộng kinh doanh
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
Đối tượng nghiên cứu: người lao động với các chế độ về các khoản thanh toán
với người lao động tại công ty CP Nhiệt và Xây Lắp Công Nghiệp chính là đối tượng
nghiên cứu của đề tài.
Không gian nghiên cứu được giới hạn trong công ty CP Nhiệt và Xây Lắp Công
Nghiệp, địa chỉ: Số 2, Ngõ 56, Phố Thạch Cầu, P. Long Biên, Q. Long Biên, Hà Nội
Phạm vi thời gian: số liệu được thu thập là tháng 1 năm 2018.
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài

4.1 Phương pháp quan sát
Là phuong pháp thu thập dữ liệu dựa vào mắt quan sát trực tiếp những hoạt động
đang diễn ra, quy trình xử lý của các nhân viên phòng kế toán ở công ty.
6


Mục đich: tiếp cận, theo dõi được các hoạt động, qui trình làm việc của hệ thống
kế toán và cụ thể hơn là kế toán các khoản thanh toán với người lao động.
Kết quả: nắm rõ được qui trình xử lý kế toán các khoản thanh toán với người lao
động: từ hạch toán ban đầu, luân chuyển chứng từ, nhập liệu vào sổ sách…
4.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Qua dữ liệu thu thập được từ đó phân tích để thu thập và xử lý những dữ liệu có
liên quan đến đề tài nghiên cứu, các dữ liệu cần thu thập là bảng chấm công, bảng
thanh toán tiền lương và các khoản trich theo lương…
Qua phương pháp phân tích dữ liệu để đánh giá được những thay đổi của quá
trình phát triển của hoạt động sản xuât kinh doanh. Những tác động của môi trường
đến công tác kế toán các khoản thanh toán cho người lao động. Từ đó có cái nhìn tổng
quan về đề tài nghiên cứu.
5. Kết cấu của khóa luận.
Nội dung của khóa luận ngoài phần mở đầu và kết luận được chia làm 3 chương
chính sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán các khoản thanh toán với người lao động
trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng về kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại
công ty CP Nhiệt và Xây Lắp Công Nghiệp
Chương 3: Các kết luận đề xuất về kế toán các khoản thanh toán với người lao
động tại công ty CP Nhiệt và Xây Lắp Công Nghiệp

7

CHƯƠNG 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI
LAO ĐỘNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP.
1.1 Lý thuyết chung về kế toán các khoản thanh toán với người lao động
trong doanh nghiệp.
1.1.1 Một số khái niệm, định nghĩa cơ bản.
1.1.1.1 Khái niệm về tiền lương.
-Tại điều 55, chương IV “ tiền lương” của Bộ Luật lao động ban hành năm 1994
có ghi “ Tiền lương của người lao động do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng lao động
và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc”
-Theo giáo trình kế toán tài chính 2 – đại học Thương Mại “ Tiền lương hay tiền
công là phần thù lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của
công nhân viên đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương ( tiền công)
gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà công nhân đã tham gia, thực hiện trong
quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp”
Trong doanh nghiệp sản xuất tiền lương một mặt là một khoản chi phí sản xuất
hình thành nên giá trị sản phẩm, một mặt nhằm bù đắp lại hao phí sức người lao động
của người lao động để tái tạo ra sức lao động mới nhằm tiếp tục quá trình sản xuất.
Nói tóm lại, tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao mà người sử dụng lao
động trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp để
tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh
doanh.
-Cần phần biệt hai khái niệm tiền lương thực tế và tiền lương danh nghĩa
Tiền lương danh nghĩa: là số tiền người lao động trả cho người lao động. Số tiền
này nhiều hay ít phụ thuộc trực tiếp vào năng xuất người lao động, phụ thuộc vào trình
độ, kinh nghiệm làm việc…ngay trong quá trình lao động.
Tiền lương thực tế: là số lượng các loại hàng hóa tiêu dùng và các loại dịch vụ
cần thiết mà người lao động được hưởng lương và có thế mua được bằng tiền lương
thực tế đó .

8


1.1.1.2 Các khoản trích theo lương.
Ngoài tiền lương người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp bao gồm:
Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm thất nghiệp.
-Bảo hiểm xã hội: là chính sách xã hội quan trọng của Đảng và nhà nước. Bảo
hiểm xã hội là sự chia sẻ rủi ro và các nguồn quỹ nhằm bảo vệ người lao động khi họ
không có khả năng làm việc. Khoản 1 điều 3 luật bảo hiểm xã hội năm 2014 đưa ra
khái niệm về bảo hiểm xã hội như sau: "Bảo hiểm xã hội là sự bảo đảm thay thế hoặc
bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm
đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ
sở đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội.”
Bảo hiểm xã hội gồm: bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện
+ Bảo hiểm xã hội bắt buộc là loại hình bảo hiểm xã hội mà người lao động và
người sử dụng lao động phải tham gia.
+ Bảo hiểm xã hội tự nguyện là loại hình bảo hiểm xã hội mà người lao động tự
nguyện tham gia, được lựa chọn mức đóng và phương thức đóng phù hợp với thu nhập
của mình để hưởng bảo hiểm xã hội.
-Bảo hiểm y tế: hay bảo hiểm sức khỏe là một hình thức bảo hiểm theo đó người
mua bảo hiểm sẽ được cơ quan bảo hiểm trả thay một phần hoặc toàn bộ chi phí khám
chữa bệnh cũng như chi phí mua thuốc men khám chữa bệnh.
-Kinh phí công đoàn: là khoản tiền để duy trì hoạt động các tổ chức công đoàn
đơn vị và công đoàn cấp trên. Các tổ chức này hoạt động nhằm bảo vệ quyền lợi và
nâng cao đời sống người lao động.
-Bảo hiểm thất nghiệp: là một biện pháp hỗ trợ người lao động giải quyết tình
trạng thất nghiệp, nhằm trợ giúp kịp thời cho người lao động trong thời gian chưa tìm
kiếm được việc làm và tạo cơ hội cho họ học nghề, tìm kiếm công việc mới trên cơ sở
đóng vào Quỹ bảo hiểm thất nghiệp.

1.1.1.3 Các khoản phải thanh toán khác
Các khoản phải thanh toán khác bao gồm Thuế thu nhập cá nhân, quỹ thiền
thưởng, quĩ phụ cấp, quĩ phúc lợi và các khoản khác.
- Thuế thu nhập cá nhân: là loại thuế trực thu đánh trên một số khoản thu nhập
của cá nhân mà cá nhân phải trích nộp vào ngân sách nhà nước
9


- Qũy tiền thưởng: khoản tiền mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao
động , là khoản thù lao bổ sung cho tiền lương để trả cho những yếu tố mới phát sinh
trong quá trình lao động (tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, sáng
kiến…) chưa tính đến trong mức lương theo chức danh hoặc theo công việc, có tác
dụng kích thích mạnh mẽ người lao động phấn đấu và sáng tạo trong quá trình lao
động, bảo đảm sự công bằng trong lĩnh vực trả lương…
- Qũy phụ cấp: Các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động,
tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức
lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ.
Các khoản phụ cấp lương gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công
việc của người lao động.
Phụ cấp lương bao gồm 8 loại sau:Phụ cấp chức vụ, chức danh. Phụ cấp trách
nhiệm. Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm. Phụ cấp thâm niên. Phụ cấp khu vực.
Phụ cấp lưu động. Phụ cấp thu hút. Phụ cấp có tính chất tương tự.
-Qũy phúc lợi: là số tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động ngoài lương,
thưởng, trợ cấp. Qũy phúc lợi có dụng động viên tinh thần của công nhân, làm cho
người lao động gắn bó với doanh nghiệp , nâng cao đời sống vật chất, tinh thần
-Các khoản khác:
Khoản bồi thường vật chất: trong quá trình sản xuất, người lao động là hư hại tài
sản của công ty, hoặc làm mất mát, thất thoát tìa sản thì bồi thường theo qui định của
công ty
Tiền tạm ứng khấu trừ vào lương: gồm tạm ứng tiền lương vì lý do công việc, mà

chưa sử dụng hết hoặc tmaj ứng tiền lương tháng sẽ được khấu trừ trực tiếp vào tiền
lương. Ngoài ra, còn các khoản như: tiền điện, nước, thuê nhà do công ty trả cho người
lao động.
1.1.2 Nội dung và phương pháp tính các khoản thanh toán với người lao
động.
*Tiền lương:
- Tiền lương phải trả cho người lao động bao gồm: lương chính, lương phụ và các
khoản phụ cấp mãng tính chất lương theo qui định của nhà nước và doanh nghiệp
trong đó :
10


+Lương chính: là khoản tiền lương chủ yếu trả cho người lao động được xác định
vào ngạch bậc chuyên môn kỹ thuật, chức trách nhiệm vụ, khối lượng công việc được
giao của người lao động, và theo thang bậc lương theo qui định của nhà nước hoặc
doanh nghiệp, hoặc là tiền lương phải trả theo hợp đồng lao động đã ký kết giữa lao
động và doanh nghiệp.
+Lương phụ: là khoản tiền lương trả thêm cho người lao động trong thời gian
không thực hiện nhiệm vụ chính những vẫn được hưởng theo qui định. Ví dụ: lương
trả cho người lao động trong thời gian doanh nghiệp cử đi học. Lương phụ được xác
định trên cơ sở khối lượng, tính chất và chất lượng công việc được giao căn cứ vào
mức lương cơ bản của người lao động.
+ Các khoản phụ cấp mang tính chất lương: là các khoản tiền trả thêm cho người
lao động do đảm nhiệm thêm các trách nhiệm quản lý hoặc làm việc trong các ngành
độc hại hoặc làm ca đêm…
Tiền thưởng: là những khoản thu nhập ngoài lương mà doanh nghiệp trả cho
người lao động do hoàn thành tốt hoặc có những thành tích xuất sắc trong khi thực
hiện các nhiệm vụ được giao, mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp. Tiền
thưởng được chia làm 2 loại: tiền thưởng mang tính chất lương và không mang tính
chất lương: tiền thưởng mang tính chất lương là khoản tiền thưởng gắn với số lượng

chất lượng của người lao động như thưởng tiết kiệm chi phí, thưởng nâng cao năng
suất…
Ngoài ra, trong quá trình lao động tại doanh nghiệp, người lao động còn có các
khoản thanh toán khác như: thanh tóa thuộc quĩ phúc lợi, quĩ dự phòng trợ cấp mất
việc làm…hoặc các khoản phải trả cho doanh nghiệp
- Các hình thức trả lương:
Trong các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay có 2 hình thức trả lương chủ yếu là:
+ Trả lương theo thời gian: tiền lương phải trả cho người lao động được căn cứ
vào tiền lương cơ bản hoặc hợp đồng và số ngày làm việc của người lao động trong
tháng
Đơn giá tiền lương ngày = tiền lương cơ bản hoặc hợp đồng : số ngày làm việc
bình quân trong tháng

11


Tiền lương phải trả cho người lao động trong tháng = số ngày làm việc thực tế
của người lao động trong tháng x Đơn giá tiền lương ngày
+ Trả lương theo sản phẩm: là hình thức trả lương căn cứ vào khối lượng sản
phẩm, công việc đã thực hiện trong kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh để xác định.
Doanh nghiệp trả lương theo sản phẩm thì tổng quĩ lương được xác định theo
công thức:
Tổng quĩ lương sản phẩm = số lượng sản phẩm sản xuất hoàn thành hoặc doanh
thu thực hiện x đơn giá tiền lương khoán.
Hiện nay các doanh nghiệp sản xuất thường trả lương khoán theo khối lượng sản
phẩm sản xuất hoàn thành hoặc đã tiêu thụ. Còn trong các doanh nghiệp thương mại và
kinh doanh dịch vụ thường áp dụng trả lương theo doanh số hoặc thu nhập.
*Các khoản trích theo lương:
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, ngoài việc tính lương phải trả
người lao động, doanh nghiệp còn phải tính trích theo lương 1 số khoản như BHXH,

BHYT, BHTN, KPCD theo qui định mới nhất: quyết định 595/QĐ-BHXH ngày
14/4/2017 của BHXH Việt Nam áp dụng từ 1/1/2018.
- BHXH: nguồn hình thành BHXH chủ yếu được trích lập theo tỷ lệ % tính trên
tiền lương phải trả cho người lao động . Trong đó doanh nghiệp được tính vào chi phí
sản xuất kinh doanh một phần, một phần người lao động phải nộp.
Theo qui định hiện hành, các doanh nghiệp phải trích BHXH 17.5% tính vào chi
phí sản xuất kinh doanh, và thu từ người lao động 8% tính trên lương cơ bản.
- BHTN: quĩ BHTT được hình thành từ 3 nguồn chủ yếu: người lao động đóng
1% tiền lương, người sử dụng lao động đóng 1% quĩ tiền lương, tiền công tháng đóng
bảo hiểm thất nghiệp của những người tham gia bảo hiểm thất nghiệp, nhà nước hỗ trợ
từ ngân sách bằng 1 % quĩ tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của
những người tham gia bảo hiểm thất nghiệp và mỗi năm chuyển 1 lần. Ngoài ra nguồn
hình thành quĩ BHTN còn có từ tiền sinh lời của hoạt động đầu tư từ quĩ và nguồn thu
hợp pháp khác.
- BHYT: là ngân quĩ được sử dụng để hỗ trợ chi cho việc khám chữa bệnh của
người lao động trong doanh nghiệp. Theo qui định hiên hành số trích lập BHYT là

12


4,5% tính trên lương cơ bản của người lao động, trong đó doanh nghiệp tính trích lập
vào chi phí sản xuất kinh doanh 3%, còn 1,5% người lao động phải nộp.
- KPCD:là ngân quĩ được sử dụng để chi trả cho hoạt động của các tổ chức công
đoàn trong đó bao gồm cả tổ chức công đoàn của doanh nghiệp, theo qui định hiện
hành các doanh nghiệp phải trích 2% tính trên lương thực tế phải trả lao động và được
vào chi phí sản xuất kinh doanh.
1.1.3. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán các khoản thanh toán với người
lao động trong doanh nghiệp.
1.1.3.1 Yêu cầu quản lý các khoản thanh toán với người lao động trong doanh
nghiệp.

Quản lý lao động và các khoản thanh toán với người lao động là nội dung vô
cùng quan trọng trong quản lý kinh doanh, giúp doanh nghiệp có thể hoàn thành kế
hoạch sản xuất. Tổ chức hạch toán lao động và các khoản thanh toán cho người lao
động giúp công tác quản lý người lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp, thúc đẩy
người lao động nâng cao năng suất, chấp hành tốt kỷ luật lao động, tiết kiệm chi phí vè
lao động sống, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận, tọa điều kiện để nâng cao đời
sống vật chất và tinh thần cho người lao động.
1.1.3.2 Nhiệm vụ kế toán các khoản thanh toán với người lao động trong doanh
nghiệp.
- Theo dõi ghi chép và tính toán chính xác các khoản thanh toán thanh toán cho
người lao động rong toàn doanh nghiệp cũng như theo từng bộ phận sử dụng lao động.
- Tính toán phân bổ chính xác đầy đủ các khoản thanh toán cho người lao động
vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Kiểm tra đôn đốc và thanh toán kịp thời đầy đủ, chính xác các khoản bảo hiểm
đối với người lao động , thu, nộp đầy đủ kịp thời các khoản bảo hiểm, kinh phí công
đoàn với ngân sách nhà nước

13


1.2 Kế toán các khoản thanh toán với người lao động theo qui định của
chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
1.2.1 Kế toán các khoản thanh toán với người lao động theo qui định của
chuẩn mực kế toán Việt Nam
Kế toán phải trả cho người lao động chịu chi phối của chuẩn mực kế toán số 01
chuẩn mực chung ( VAS 01)
Mục đích của VAS 01 qui định và hướng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu cơ bản,
các yếu tố và ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Kế toán các
khoản thanh toán với người lao động tuân thủ các nguyên tắc kế toán và yêu cầu cơ
bản đối với kế toán: trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, có thể so sánh.

- Cơ sở dồn tích
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến nợ phải trả, chi
phí phải trả cho người lao động phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh,
không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền.
- Hoạt động Liên tục
Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt
động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần,
nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động
hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với
giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải
giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.
-Giá gốc
Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số
tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài
sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi
trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.
-Phù hợp
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một
khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc
tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh

14


thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu
của kỳ đó.
-Nhất quán
Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng
thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và
phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó

trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
-Thận trọng
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế
toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:
Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;
Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả
năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về
khả năng phát sinh chi phí.
-Trọng yếu
Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu
chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh
hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính. Tính trọng yếu phụ
thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn
cảnh cụ thể. Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định
lượng và định tính.
Các khoản thanh toán với người lao động sẽ được ghi nhận vào là khoản nợ phải
trả trên bảng cân đối kế toán trong báo cáo tài chính. Các khoản thanh toán với người
lao động được ghi nhận trong bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là
doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện
tại mà doanh nghiệp phải thanh toán, và khoản nợ phải trả đó phải xác định trước một
cách đáng tin cậy
Đối với các khoản thanh toán với người lao động , tiền lương được tính để trả
cho người lao động sẽ được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán và đến ngày thanh toán
15


lương cho người lao động, kế toán phải trích quĩ lương và các quĩ có liên quan để chi
trả cho người lao động.

1.2.2 Kế toán các khoản thanh toán với người lao động theo qui định chế độ
kế toán doanh nghiệp hiện hành: thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của
Bộ tài chính.
a. Chứng từ sử dụng
- Bảng chấm công: 01a-LSTL
- Bảng chấm công làm thêm giờ : 01b-LSTL
-Bảng thanh toán tiền lương : 02-LSTL
-Bảng thanh toán tiền thưởng: 03-LSTL
-Giấy đi đường: 04-LSTL
-Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành: 05-LSTL
-Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: 06-LSTL
-Bảng thanh toán tiền thuê ngoài: 07-LSTL
-Hợp đồng giao khoán: 08-LSTL
-Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán: 09-LSTL
-Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: 10-LSTL
-Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội:11-LSTL
b.Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán
* Theo qui định thông tư 133:
Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến
đều phải tập trung tại bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những
chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì
mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

16


+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình người
ký duyệt theo thẩm quyền;

+Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép
trên chứng từ kế toán;
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên
chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ,
các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện đồng
thời báo ngay cho người quản lý điều hành doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo
pháp luật hiện hành
*Ví dụ:
Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương được diễn ra như sau:
-Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
Dựa vào doanh thu, hợp đồng tổng tháng của nhân viên, kế toán tính ra số lương
mềm phải trả cho từng đối tượng theo quy chế tài chính của công ty
Bộ phận nhân sự chấm công và tính lương theo ngày làm việc và số ngày thực tế
đi công tác
Phòng nhân sự lập bảng lương căn bản và lương công tác phải trả

17


Kế toán lập bảng lương doanh thu phải trả
Phòng nhân sự gửi bảng lương căn bản cho kế toán
Từ bảng lương căn bản và doanh thu, kế toán tổng hợp thành bảng lương tổng
hợp phải trả
Kế toán tính ra số BHXH, BHYT, BHTT và thuế TNCN phải khấu trừ của người
lao động

Kế toán hoàn thiện bảng lương đầy đủ các chỉ tiêu phải trả, các khoản khấu trừ,
số tiền còn lại
-Kế toán tiền lương ký vào bảng lương sau khi đã hoàn thiện và chuyển cho kế
toán trưởng kiểm tra và duyệt hoặc trình lên giam đốc phê duyệt
-Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán
Nếu chi lương bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu chi
Nếu trả lương qua ngân hàng, kế toán lập ủy nhiệm chi
Kế toán chuyển phiếu chi qua thủ quỹ hoặc chuyển ủy nhiệm chi qua ngân hàng
Thủ quỹ chi tiền
Thủ quỹ chuyển tiền phiếu chi đến phòng nhân sự
Phòng nhân sự nhận tiề và ký xác nhận
Phòng nhân lập bảng ký xác nhận lương
Nhân viên ký xác nhận lương
Nhân viên nhận lương
Thủ quỹ tập hợp phiếu chi để đối chiều và bàn giao lại cho kế toán
18


Kế toán tiến hành ghi sổ kế toán với số tiền đã chi ra để chi trả lương.
-Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Sau khi đã tiến hành đối chiếu và ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán lươngđã
phát sinh, kế toán công ty phân loại và sắp xếp chứng từ theo đúng qui định của chế độ
lưu trữ chứng từ, tìa liệu kế toán của nhà nước để đảm bảo cho công tác kiểm soát,
kiểm tra sau này được tiến hành hiệu quả
c. Tài khoản sử dụng
-Tài khoản 334 - Phải trả người lao động
+ Nguyên tắc kế toán Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình
hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương,
tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập
của người lao động.

+ Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 334
Bên Nợ: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo
hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động;
Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, bảo
hiểm xã hội và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động;
Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và
các khoản khác còn phải trả cho người lao động. Tài khoản 334 có thể có số dư bên
Nợ.
Số dư bên Nợ tài khoản 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả
về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
-Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác
+Nguyên tắc kế toán Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các
khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộc nhóm
TK 33 (từ TK 331 đến TK 336).
+Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 338
Bên Nợ: Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị;

19


Số BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn. Bên Có:
Trích BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc
khấu trừ vào lương của công nhân viên;
Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể;

Số

BHXH đã chi trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán;

Số dư bên Có: - BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, KPCĐ đã trích chưa nộp cho
cơ quan quản lý hoặc kinh phí công đoàn được để lại cho đơn vị chưa chi hết;
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ: Số dư bên Nợ phản ánh số đã trả, đã nộp
nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã hội đã chi trả công nhân viên chưa
được thanh toán và kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.
+Tài khoản 338 có 8 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết
Tài khoản 3382 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán
kinh phí công đoàn ở đơn vị.
Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo
hiểm xã hội ở đơn vị.
Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán bảo hiểm
y tế ở đơn vị.
Tài khoản 3385 - Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình trích và thanh toán
bảo hiểm thất nghiệp ở đơn vị.
Tài khoản 3386 - Nhận ký quỹ, ký cược.
Tài khoản 3387 - Doanh thu chưa thực hiện
c. Trình tự hạch toán
- Khi tính tiền lương theo qui định trả cho người lao động
Căn cứ vào đối tượng trả lương làm ở bộ phận nào trong công ty sẽ ghi tăng vào
TK chi phí ở đó, nếu trả cho công nhân người trực tiếp sản xuất ra sản phẩm, thì ghi
Nợ vào TK 154 chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, nếu trả cho người lao động làm ở
bộ phận bán hàng hay quản lý doanh nghiệp thì ghi Nợ vào TK 642- chi phí quản lý
kinh doanh, và đồng thời ghi Có TK 334 , ghi tăng khoản phải trả cho người lao động
số tiền tương ứng
20


-Tiền thưởng trả cho công nhân viên
Ngoài lương và các khoản trích theo lương, công ty sẽ có khen thưởng cho cá

nhân, tập thể khi hoàn thành tốt công việc…. Khi đó, kế toán xác định số tiền thưởng
phải trả cho người lao động, tiền thưởng này sẽ được trích từ quỹ khen thưởng, kế toán
sẽ ghi giảm quĩ khen thưởng phúc lợi ( Nợ TK 353 ), đồng thời ghi tăng 1 khoản tiền
tương ứng phải trả cho người lao động ở bên Có TK 334.
Khi chi trả tiền thưởng, thì khoản phải trả cho người lao động cũng giảm, khi đó
ta ghi Nợ TK 334. Nếu tiền thưởng lấy từ quĩ tiền mặt thì tiền mặt sẽ giảm nên ta ghi
Có cho TK tiền mặt ( TK 111), nếu tiền thưởng được trích từ tài khoản thanh toán của
công ty tại ngân hàng , thì ta ghi Có cho TK tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 111) số
tiền tương ứng
-Tính Kinh phí công đoàn, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp
phải trả cho công nhân viên
Căn cứ vào bảng lương tổng hợp phải trả và quy định % tỷ lệ trích theo lương
của nhà nước doanh nghiệp phải đóng, mà kế toán tính toán xong sẽ phải ghi tăng số
tiền cần đóng vào các tài khoản tương ứng, cụ thể là tài khoản cấp 2 của TK 338 Phải
trả, phải nộp khác.
Tính phí Bảo hiểm xã hội thì ghi Nợ vào TK 3382, tính Bảo hiểm y tế thì ghi Nợ
vào TK 3383 , tính Bảo hiểm thất nghiệp thì ghi Nợ vào TK 3384 Bảo hiểm thất
nghiệp, tính Kinh phí công đoàn thì ghi Nợ vào TK 3385. Đồng thời ghi tăng vào bên
Có của TK 334 phải trả cho người lao động.
-Tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên
Giống Khi tính tiền lương theo qui định trả cho người lao động, căn cứ vào đối
tượng làm ở bộ phận sản xuất hay bán hàng quản lý mà ghi nợ cho TK 154 hay 642.
Nếu có trích trước tiền lương nghỉ phép thì số tiền trích trước đó sẽ ghi bên Nợ
của TK 335 Chi phí phải trả, số tiền trích trước này cộng với số tiền tính toán ghi nợ ở
TK 154/642 phải bằng số tiền ghi Có ở Tk 334.
-Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người lao
động khác:
Khi doanh nghiệp giao cho người người lao động làm việc tại doanh nghiệp nhận
tạm ứng, một khoản tiền hoặc vật tư để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc
21

giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Kế toán sẽ hạch toán vào TK 141
Tạm ứng, đồng thời ghi nợ vào TK 334 để giảm khoản phải trả cho người lao động.
Khi Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán,
ghi nợ vào TK 334 để giảm khoản phải trả cho người lao động, đồng thời ghi Có vào
TK 338
-Tính tiền thuế thu nhập cá nhân
Căn cứ vào thông tư 111/2013/TT-BTC được bổ sung sửa đổi tại thông tư
92/2015/ TT-BCT, thuế TNCN được tính dựa trên tiền lương- tiền công của người lao
động, kế toán sẽ trích trực tiếp từ TK tiền lương người lao động và nộp vào ngân sách
nhà nước. Nên TK phải trả người lao động sẽ bị giảm 1 khoản tiền, nghĩa là ghi Nợ
cho TK 334, đồng thời ghi tăng khoản thuế nộp nhà nước, Có TK 133.
-Thanh toán các khoản phải trả
Sau khi bảng lương hoàn thiện, được các cấp thẩm quyền ký phê duyệt thì kế
toán lương sẽ thanh toán lương cho người lao động, khi đó khoản phải trả cho người
lao động giảm sẽ được ghi Nợ cho TK 334, đồng thời ghi giảm cho nguồn hình thành
tiền thanh toán.
Nếu trả bằng tiền mặt sẽ ghi giảm quĩ tiền mặt ( Có TK 111), nếu kế toán ủy
nhiệm chi thanh toán qua ngan hàng sẽ ghi giảm TK thanh toán của công ty tại ngân
hàng ( Nợ TK 112)
Khi người lao động phải đóng thuế TNCN thì ghi 1 khoản tiền bên Có TK 335,
và số tiền người lao ộng thực lĩnh sẽ là số tiền tính ở TK 334 trừ số tiền thuế TNCN
-Trường hợp trả lương thưởng bằng sản phẩm hàng hóa, kế toán phản ánh doanh
thu bán hàng không bao gồm thuế giá trị gia tăng.
Khi trả lương bằng sản phẩm hàng hóa giống như bán được hàng, sẽ ghi nhận
tăng doanh thu nên ghi Có vào TK 511 doanh thu bán hàng số tiền bằng giá sản phẩm
hàng hóa trả và cung cấp dịch vụ, và ghi có vào TK 3331 thuế giá trị gia tăng phải nôp.
Khoản phải trả chho người lao động giảm, sẽ ghi nợ TK 334 phải trả cho người lao
động, số tiền trả cho người lao động sẽ bằng giá của sản phẩm hàng hóa trả cộng với

thuế giá trị gia tăng phải nộp
-Xác định và thanh toán các khoản khác: tiền ăn ca, tiền nhà, …

22


Khi xác định số phải trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp
sẽ ghi tăng cho tài khoản nợ phải trả cho người lao động, Có TK 334, đồng thời ghi
tăng vào TK chi phí tương ứng với nguồn lao động ở đâu tạo nên, trả cho nhân công
sản xuất trực tiếp thì ghi Nợ TK 154, trả cho người lao động bán hàng và quản lý
doanh nghiệp thì ghi Nợ TK 642
Khi chi trả tiền lương và các khoản thanh toán khác cho người lao động thì khoản
phải trả cho người lao động phai giảm, ta sẽ ghi Nợ cho TK 334- phải trả cho người
lao động, đồng thời ghi giảm nguồn tiền đã lấy thanh toán cho người lao động. Thường
thì công ty sẽ trả bằng tiền mặt thì ghi Có cho TK 111- tiền mặt, và ủy nhiệm chi thanh
toán cho người lao động trích từ tài khoản thanh toán của công ty qua ngân hàng thì
ghi Có cho TK 112.
d. Số kế toán
Theo phụ lục 4 của thông tư số 133/216/TT-BTC thì hình thức sổ kế toán bao
gồm 3 hình thức sau:Hình thức kế toán: Nhật ký chung, hình thức kế toán Nhật ký - Sổ
Cái, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những qui định cụ thể về số lượng, kết cấu,
mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
*Hình thức kế toán Nhật ký chung
-Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm
là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định
khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái
theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ
yếu sau:

Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
Sổ Cái;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ 01 dưới
đây)
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước nết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi
23


trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn
vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các
nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày hoặc định kỳ, căn
cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật
ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng
nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài
khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi
đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối tài
khoản. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng
hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài
chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân
đối tài khoản phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký
chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng
lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Sơ đồ: trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung ở phụ lục 1
*. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh
tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung

kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là
sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán
hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
gồm có các loại sổ kế toán sau:
Nhật ký - Sổ Cái;
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Sơ đồ số 02)
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài
khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng
từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2
24


phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những
chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,...) phát sinh nhiều lần
trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ
kế toán chi tiết có liên quan.
+ Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng
vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu
của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần
Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng
trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng
này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra
số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
+Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái
phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột “Phát

=

Tổng số phát sinh Nợ

=

Tổng số phát sinh Có

sinh” ở phần Nhật ký
của tất cả các TK
của tất cả các TK
Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, số
phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khóa
sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên
“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư
cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái
và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp,
đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đổ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - sổ cái ở phụ lục 2
*Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để
ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

25