Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đƣờng biển tại công ty TNHH thƣơng mại và đầu tƣ minh giang

LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn các anh chị, cô chú công tác tại công ty TNHH
Thương mại và Đầu tư Minh Giang đã tận tình chỉ bảo, giúp em phần nào hiểu được
thực tế của quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. Đây chính là cơ sở giúp
em hoàn thiện, phát triển những kiến thức thu được khi còn ngồi trên ghế nhà trường.
Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo hướng dẫn là ThS. Vũ
Anh Tuấn, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp
này.
Tuy nhiên, do sự hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn cũng như sự giới hạn
về thời gian, bài viết của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu xót cả về nội
dung lẫn hình thức. Em mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý quý báu của các thầy cô và
các bạn để giúp em trong quá trình nghiên cứu và công tác sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Thị Ngọc Huyền

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
1

1
1


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1

Từ viết

tắt
B/L

Tiếng Anh

Tiếng Việt

2

CBCNV

Cán bộ công nhân viên

3

CSVC

Cơ sở vật chất

4

C/O
Certificate of Origin

Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất
xứ

Bill of lading

Vận đơn đường biển

5

CO.,LTD

Limited Company

Công ty trách nhiệm hữu hạn

6

DC

Dry container

Container khô

7

ETA

Estimated Time of Arrival

Ước tính thời gian tàu đến

8

ETD

Estimated Time of Delivery

9
10
11

GNVT
HB/L
L/C

Ước tính thời gian giao hàng
Giao nhận vận tải
Vận đơn đường biển
Thư tín dụng

2

House Bill of lading
Letter of Credit
2
2


12
13

MB/L
POL

14

POD

15
16
17

TNHH
VNACC
S
VCIS

18
19

VND
XNK

3

Master Bill of lading

Vận đơn đường biển

Port of loading

Cảng bốc hàng

Port of discharging

Cảng dỡ hàng

Trách nhiệm hữu hạn
Hệ thống thông quan hàng hóa tự
động
Hệ thống thông tin tình báo Hải
quan Việt Nam

Vietnam Automated Cargo
Clearance System
Vietnam Customs
Intelligence Information
System

Việt Nam đồng
Xuất nhập khẩu

3
3


CHƯƠNG 1: TỒNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1 Tính cấp thiết của đề tài:
Quá trình hội nhập kinh tế quốc tế diễn ra ngày càng mạnh mẽ, đi theo đó là tình
hình xuất khẩu hàng hóa. Hoạt động xuất khẩu hàng hóa của một quốc gia chính là
hoạt động xuất khẩu của các doanh nghiệp, vì vậy Việt Nam luôn khuyến khích cũng
như tạo các điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong nước sản xuất và xuất khẩu
để tạo ra nhiều nguồn lợi cho đất nước góp phần giúp tình hình kinh tế đi lên. Nhưng
để xuất khẩu trong nước ngày một đi lên thì một thành phần không thể thiếu đóng góp
cho sự phát triển là các công ty giao nhận. Do nhận thấy nhu cầu trên cho nên các công
ty giao nhận ngày một phát triển sâu rộng về cả quy mô lẫn chất lượng, cung cấp ngày
càng nhiều các dịch vụ về giao nhận quốc tế. Có nhiều hình thức giao nhận khác nhau,

nhưng phổ biến hơn cả đó là giao nhận hàng hóa bằng đường biển.
Giao nhận hàng hóa bằng đường biển được hình thành sớm nhất và giờ được sứ
dụng rộng ở Việt Nam do nhiều nguyên nhân khác nhau như nước ta có đường bờ biển
dài 3260 km, có nhiều cảng biển nước sâu phù hợp cho việc di chuyển cũng như neo
đậu tàu thuyền, ngoài ra cũng phải nói đến ưu điểm vượt trội của giao nhận hàng hóa
bằng đường biển như: vận chuyển được khối lượng hàng hóa lớn, cước phí vận chuyển
thấp hơn so với các phương tiện vận tải khác, chi phí xây dựng, cải tạo, bảo dưỡng các
tuyến đường biển thấp vì hầu hết là các tuyến giao thông tự nhiên ( trừ các cảng biển ).
Tuy nhiên các công ty giao nhận vận tải của Việt Nam còn non trẻ và nhiều công
ty còn thiếu độ chuyên nghiệp so với trình độ phát triển của các công ty giao nhận trên
thế giới, Làm sao để các công ty có thể cung cấp được những dịch vụ có chất lượng
thỏa mãn sự phát triển xuất khẩu hàng hóa luôn là câu hỏi quan trọng đối với mỗi công
ty giao nhận quốc tế
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang,
em nhận thấy đây là một doanh nghiệp có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực giao
nhận hàng hóa quốc tế, đặc biệt là giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. Mặc dù có cơ
sở vật chất hiện đại, nhân sự chất lượng cao, cùng với mô hình kinh doanh hiệu quả
nhưng trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển, công ty vẫn gặp nhiều
khó khăn, rủi ro và phải mất nhiều thời gian, chi phí để khắc phục chúng. Vì vậy, có
thể thấy rằng việc phân tích quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty TNHH Thương
4


mại và Đầu tư Minh Giang từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình
giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là vấn đề đáng được quan tâm. Đây là một vấn
đề cấp thiết không chỉ đối với công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang mà
còn đối với hầu hết các công ty giao nhận nói chung khi đứng trước bối cảnh hội nhập
cùng với sự gia tăng nhu cầu xuất khẩu, sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp
trong và ngoài nước.
Nhận thức được tầm quan trọng và thực trạng của quy trình giao nhận hàng hóa

nói chung và quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nói riêng tại công ty
TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang, em đã quyết định nghiên cứu đề tài:
“Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH
Thương mại và Đầu tư Minh Giang ”.
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu:
Xuất phát từ tính cấp thiết của đề tài cùng với thực trạng quy trình giao hàng xuất
khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang, em thấy
rằng một quy trình dù giản đơn hay phức tạp, hiện đại hay cơ bản khó có thể hoạt động
hiệu quả trong mọi điều kiện mà nó cần phải được hoàn thiện theo thời gian, cho phù
hợp với từng hoàn cảnh, nhu cầu hiện tại,
Khi lựa chọn đề tài này, em đã tìm hiểu một số khóa luận của các sinh viên khóa
trước và thấy có khá nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề hoàn thiện và nâng cao hiệu
quả của hoạt động giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp như:
- Nguyễn Thị Hợp (2009): “ Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu vận
chuyển bằng đường biển tại công ty TNHH ELS”
- Phạm Thị Trang (2013) -“Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu
bằng đường biển tại công ty cổ phần giao nhận quốc tế Bến Hải.”- Đại học Thương
Mại.
- Ngô Thu Hương (2015): “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng
đường biển của công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam” - Khóa luận tốt nghiệp Đại
học Thương Mại.
- Đỗ Thị Hạnh Ngân (2015): “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng
đường biển tại công ty TNHH Nissin Logistics Việt Nam”. – Khóa luận tốt nghiệp Đại
học Thương Mại.
5


Các công trình khoa học trên đã nêu ra được lý luận cơ bản về quá trình giao
nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đưa ra biện pháp hoàn thiện quy trình giao hàng xuất
khẩu bằng đường biển. Tuy nhiên điểm chung lớn nhất của những bài viết này là mới

chỉ đưa ra những giải pháp chủ yếu nghiêng về nghiệp vụ, quy trình giao nhận chứ
chưa đi sâu vào khai thác và phân tích rõ từng hoạt động nhỏ trong quá trình giao nhận
hàng hóa xuất nhập khẩu.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang,
em nhận thấy công ty vẫn gặp nhiều khó khăn cũng như rủi ro phải mất nhiều thời
gian, chi phí để khắc phục trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. Mà
hiện nay vẫn chưa có công trình nào chuyên sâu về vấn đề hoàn thiện quy trình giao
hàng xuất khẩu bằng đường biển. Thông qua các kết quả nghiên cứu này, em đã đi sâu
vào nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
của công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang”.
1.3. Mục đích nghiên cứu:
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
- Hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết cơ bản về quy trình giao hàng xuất khẩu
bằng đường biển của các doanh nghiệp giao nhận vận tải
- Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công
ty Minh Giang.
- Đề xuất một số giải pháp nâng cao cũng như hoàn thiện quy trình giao nhận
hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh
Giang.
1.4. Đối tượng nghiên cứu:
Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về những vấn đề lý luận và thực tiễn về
quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Đầu
tư Minh Giang.
1.5. Phạm vi nghiên cứu:
- Về nội dung: Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng quy trình giao hàng
xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang.
- Về thời gian: đề tài nghiên cứu nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
của công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang và lấy số liệu trong 3 năm, từ
6

2014-2016. Giải pháp cho đề tài được định hướng áp dụng trong 5 năm, từ 20172021.
- Về không gian: đề tài nghiên cứu quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang từ tất cả các thị
trường giao nhận hàng xuất khẩu.
1.6. Phương pháp nghiên cứu:
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Nguồn dữ liệu này được nghiên cứu qua 2 phương thức sau:
- Quan sát: phương pháp này nhằm giúp người nghiên cứu thấy rõ quy trình hoạt
động tại công ty, và quan sát này được tiến hành trong quá trình thực tập tại công ty
- Phỏng vấn trực tiếp: phương pháp này sẽ được thiết kế nhằm giúp người nghiên
cứu thấy rõ được thực trạng thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
tại công ty. Đây sẽ là những dữ liệu quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài. Các
câu hỏi phỏng vấn trực tiếp nhằm tìm hiểu sâu hơn về hoạt động giao hàng xuất khẩu
đường biển. Dựa trên danh sách câu hỏi phỏng vấn, kết quả phỏng vấn ban đầu đã
cung cấp các thông tin về hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đưởng biển của doanh
nghiệp và các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường
biển.
 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
-

Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty Minh Giang: các báo cáo tài chính, báo cáo thường
niên, báo cáo của phòng tài chính kế toán của công ty Minh Giang giai đoạn 20142016.

-

Nguồn dữ liệu bên ngoài:

 Các luận văn, chuyên đề, nghiên cứu khoa học về đề tài giao nhận vận tải biển của

sinh viên trường đại học Thương Mại.
 Thông tin, tài liệu về giao nhận xuất nhập khẩu
 Website của công ty Minh Giang, các Bộ, Ngành: Tài chính, Công thương, Viên kinh

tế, Viện khoa học xã hội, Hải quan..
1.6.2.Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu
 Phương pháp thống kê:

Phương pháp thống kê là phương pháp thu thập, phân loại thông tin và số liệu
nhằm mục đích đánh giá tổng quát về một mặt nào đó của đối tượng nghiên cứu. Trong
phạm vi khóa luận này, phương pháp trên được sử dụng để đánh giá về thực trạng về
7


quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Đầu
tư Minh Giang thông qua các dữ liệu được thu thập từ tài liệu nội bộ của công ty giai
đoạn 2014 – 2016.
 Phương pháp phân tích:

Phương pháp phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy logic để nghiên cứu
và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê được từ tài liệu nội
bộ về hiệu quả hoạt động của công ty, qua đó đánh giá thực trạng về quy trình giao
hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh
Giang góp phần đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các dữ liệu này.
 Phương pháp tổng hợp:

Tổng hợp lại những phân tích và so sánh để đưa ra những nhận xét và đánh giá
về thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH

Thương mại và Đầu tư Minh Giang, từ đó đưa ra các đề xuất và biện pháp nhằm hoàn
thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại
và Đầu tư Minh Giang.
1.7. Kết cấu của khóa luận:
Ngoài các phần như: lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và
các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận tốt nghiệp bao gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại
doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế.
Chương 3: Thực trạng về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại
công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Minh Giang.
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy
trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Thương mại và Đầu tư
Minh Giang.
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI
QUỐC TẾ
2.1 Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.1.1. Khái niệm chung:
a, Giao hàng xuất khẩu:

8


Đặc điểm nổi bật của thương mại quốc tế là việc trao đổi hàng hóa và dịch vụ
( hàng hóa hữu hình và hàng hóa vô hình ) giữa các quốc gia trong đó người bán và
người mua thường ở cách xa nhau. Việc di chuyển hàng hóa là do người vận tải đảm
nhận, đây là khâu nghiệp vụ quan trọng, thiếu nó thì coi như hợp đồng mua bán không
thể thực hiện được. Để cho hàng hóa được đến tay người mua, ta cần phải thực hiện
một loạt công việc khác liên quan đến quá trình vận chuyển đưa hàng ra cảng, làm thủ

tục gửi hàng, tổ chức xếp/dỡ, giao hàng cho người nhận ở nơi đến,… Tất cả các công
việc này gọi chung là “ Nghiệp vụ giao nhận- Forwarding ”.
Hiện nay,có rất nhiều khái niệm về dịch vụ giao nhận. Theo quy tắc mẫu của
FIATA về dich vụ giao nhận: “ Dịch vụ giao nhận được định nghĩa nhưu bất kỳ loại
dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân
phối hàng hóa cũng nhưu các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán,
thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.
Theo điều 233 Luật Thương mại Việt nam 2005, “ Giao nhận hàng hóa là hành vi
thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từu người gửi,
tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên
quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải
hoặc của người giao nhận khác”.
Nói tóm lại, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ có liên quan đến quá trình vận
tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng ( người gửi ) tới người
nhận hàng ( người nhận ). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ trực tiếp hoặc thông
qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứu ba khác.
Giao nhận hàng hóa xuất khẩu là dịch vụ giao nhận hàng hóa từ trong nước cho
khách hàng quốc tế. Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu tiến hành
chuẩn bị hàng hóa và lập một số chứng từ cần thiết về hàng hóa để giao hàng cho hãng
biển. Thông thường, họ sẽ ủy thác cho người giao nhận hay đại lý biển bằng một hợp
đồng ủy thác giao nhận. Người giao nhận hay đại lý này phải được hãng vận chuyển
chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa.
b, Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển:
Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có
liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi
9


hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc gia
khác bằng đường biển. Thường sử dụng phương tiện vận tải là tàu biển.

c, Người giao nhận:
Người giao nhận là người thực hiện các dịch vụ giao nhận theo sự ủy thác của
khách hàng hoặc người chuyên chở. Nói cách khác, người kinh doanh các dịch vụ giao
nhận gọi là người giao nhận.
Người giao nhận có thể là:
 Chủ hàng ( khi anh ta tự đứng ra thực hiện các công việc giao nhận cho hàng hóa của

mình).
 Chủ tàu ( khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện các dịch vụ giao nhận)
 Công ty xếp dỡ hay kho hàng hoặc người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một

người nào khác thực hiện dịch vụ đó.
Theo FIATA: “ Người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở
theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác mà bản than anh ta
không phải là người chuyên chở. Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công
việc liên quan đến hợp đồng giao nhận nhưu bảo quản, lưu kho, lưu kho trung chuyên,
làm thủ tục hải quan, kiểm hóa…”
2.1.2. Đặc điểm của dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển:
Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là loại hình giao nhận được sử dụng phổ
biến nhất trên thế giới. Do cũng là một loại hình dịch vụ nên dịch vụ giao nhận hàng
xuất khẩu bằng đường biển cũng mang những đặc điểm chung của dịch vụ, đó là hàng
hóa vô hình nên không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, không thể cất giữ
trong kho, sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời, chất lượng của dịch vụ phụ thuộc
vào cảm nhận của người được phục vụ. Dưới đây là một số đặc điểm của dịch vụ giao
nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển:
- Dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển không tạo ra sản phẩm vật
chất, nó chỉ làm cho đối tượng thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không tác động về
mặt kỹ thuật làm thay đổi các đối tượng đó. Nhưng giao nhận hàng xuất khẩu lại có tác
động tích cực đến sự phát triển của sản xuất và nâng cao đời sống nhân dân.

10


- Mang tính thụ động: Đó là do dịch vụ này phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của
khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về luật pháp, thể chế
của chính phủ ( nước XK, nước NK, nước thứ 3,…)
- Mang tính thời vụ: dịch vụ giao nhận là dịch vụ phục vụ cho hoạt động XNK
nên nó phụ thuộc rất lớn vào lượng hàng hóa XNK. Mà thường hoạt động XNK mang
tính chất thời vụ nên hoạt động giao nhận cũng chịu ảnh hưởng của tính thời vụ.
- Không dự trữ được: dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu là kinh doanh các sản
phẩm vô hình, có đặc trưng đặc biệt là không dự trữ được. Đây là những sản phẩm
không tồn tại dưới dạng vật chất hay vật phẩm cụ thể, người ta không thể nhìn thấy
hay sờ mó thấy sản phẩm vô hình trước khi tiêu dùng nó. Do quá trình sản xuất và tiêu
dùng dịch vụ diễn ra đồng thời nên không thể sản xuất dịch vụ hàng loạt và cất trữ, lưu
kho bãi sau đó mới tiêu dùng được. Một dịch vụ sẽ biến mất nếu ta không sử dụng nó.
- Ngoài những công việc như làm thủ tục, môi giới, lưu cước, người làm dịch vụ
giao nhận còn tiến hành các dịch vụ khác như gom hàng, chia hàng, bốc xếp nên để
hoàn thành công việc tốt hay không còn phụ thuộc nhiều vào cơ sở vật chất kĩ thuật và
kinh nghiệm của người giao nhận.
2.1.3. Phân loại:
a. Đối với hàng rời:
 Nhận hàng của khách hàng

Như đã thỏa thuận với khách hàng, người giao nhận sẽ nhận hàng của khách
hàng đưa đến cảng.
Nhân viên giao nhận vận chuyển phải làm các công việc :
- Kiểm tra kho hàng
- Kiểm tra hàng
- Kiểm tra bao gói
- Kiểm tra khối lượng

- Ghi chú về tình trạng hàng hóa vào phiếu nhận hàng
 Vận chuyển hàng hóa tới cảng

Nhân viên giao nhận vận tải sẽ vận chuyển theo tuyến đường đã chọn tới cảng,
tùy theo hàng hóa mà lựa chọn tuyến đường cũng như phương tiện chuyên chở cho
phù hợp
11


 Giao hàng tại kho, bãi

- Với hàng phải lưu kho
+ Nhân viên giao nhận phải lên phòng điệu độ để trao danh mục hàng xuất khẩu
+ Ký hợp đồng thuê kho và bốc xếp hàng hóa
+ Lấy lệnh nhập kho
+ Báo hải quan và kho
+ Giao hàng vào kho, bãi
 Kiểm hóa

- Liên hệ hải quan để đăng ký thời gian và địa điểm kiểm hóa, chúng ta phải đăng
ký việc này trước 1 ngày.
 Giao hàng lên tàu

- Trước khi có thể giao hàng lên tàu, người giao nhận phải báo cho Cảng về ngày,
giờ và loại tàu mà hàng hóa cần xếp lên. Đồng thời cũng phải ký hợp đồng với phía
xếp dỡ Cảng và trao cho cảng Bảng kê chi tiết hàng hóa để cảng bố trí phương tiện xếp
dỡ.
- Đối với hàng hóa lưu kho, nhân viên giao nhận của công ty phải tiến hành vận
chuyển hàng hóa từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng (chỗ
chứa hàng) bố tri xe và công nhân xếp hàng. Việc vận chuyển này do cảng tiến hành

theo yêu cầu của người giao nhận.
Việc giao hàng lên tàu do cảng đảm nhận dưới sự ủy thác của công ty giao nhận,
trong quá trình bốc hàng lên tàu sẽ có sự kiểm soát của nhân viên giao nhận và nhân
viên hải quan. Sau khi xếp hàng, nhân viên giao nhận sẽ lấy biên lai thuyền phó trên
cơ sở đó để lập vận đơn chủ.
- Trong trường hợp hàng không lưu tại kho bãi, các bước giao hàng cho tàu về cơ
bản như với hàng qua cảng, có điều khác là nhân viên giao nhận phải trực tiếp giao
hàng cho tàu. Trong trường hợp này còn gọi là giao hàng tay ba, tức là giao nhận trực
tiếp giữa cán bộ giao nhận, tàu và cảng.
b. Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container
 Đối với hàng nguyên container (FLC/FLC)

Khi gửi hàng có khối lượng hàng hoá lớn và đồng nhất đủ chứa đầy một hoặc
nhiều Container thì áp dụng phương pháp FCL/FCL.
12


- Tiến hành nhận hàng
Nhân viên của công ty giao nhận có thể nhận hàng và kiểm hàng tại kho của
khách hàng hoặc của công ty, tùy theo khả năng đáp ứng các kho của công ty giao
nhận và điều kiện của khách hàng.
- Đóng hàng vào container
Nhân viên giao nhận tiến hành nhận container sau khi ký giấy lưu cước (Booking
note) nhận phiếu đóng gói, chì và lệnh vỏ container rỗng. Tùy theo số lượng và kiểu
cách hàng hóa mà công ty giao nhận đã lên phương án mượn loại container thích hợp.
Trong bước kiểm tra container thì yêu cầu nhân viên giao nhận là người có khả năng
kiểm tra đầy đủ về container để tránh các tình trạng hỏng hàng hoặc các rủi ro trong
quá trình vận chuyển.
Nhân viên giao nhận hoặc vận tải sau đó kéo container về kho của khách hàng
hoặc kho của công ty giao nhận để xếp hàng.

- Kiểm hóa
Đồng thời với việc mang container rỗng về cơ sở, cán bộ giao nhận liên lạc với
hải quan để tiến hành kiểm hóa. Nhân viên hải quan tiến hành kiểm hóa ngay tại cơ sở
của công ty và giám sát quá trình xếp hàng vào container. Thông thường hải quan kiểm
tra khoảng 10% số lượng hàng hóa giao. Sau khi xếp hàng nhân viên hải quan tiến
hành niêm phong kẹp chì và xác nhận tờ khai hải quan để người vận tải đưa container
đến bãi.
- Tiến hành giao hàng
Nhân viên giao nhận sẽ vận chuyển container đến bãi container và làm thủ tục hạ
bãi (chậm nhất 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng), xuất trình bộ chứng từ hải quan và
lấy Biên lai thuyền phó. Sau khi hàng xếp lên tàu thì lấy Biên lai thuyền phó đổi lấy
vận đơn.
 Đối với hàng lẻ (LCL/LCL)

Phương pháp gửi hàng có khối lượng hàng hoá nhỏ, không đủ xếp đầy một
Container, thì áp dụng phương pháp LCL/LCL.
- Nhận hàng:

13


Trước khi nhận hàng của khách hàng, nhân viên giao nhận ký Booking note và
thỏa thuận với hãng tàu về ngày giờ địa điểm giao hàng. Nhận hàng cũng yêu cầu kiểm
tra về số lượng, chất lượng và ghi chú vào phiếu nhận hàng.
- Vận chuyển và giao hàng
Mang hàng đến và giao cho hãng tàu hoặc thông quan nội địa (ICD). Chuyển các
chứng từ cần thiết liên quan đến thương mại, vận tải và thủ tục hải quan cho người
gom hàng
Mời đại diện hải quan đến để kiểm tra kiểm hóa và giám sát việc đóng hàng vào
container, xếp hàng dưới sự giám sát của cảng và nhân viên giao nhận.

Trách nhiệm bốc hàng là sẽ do người chuyên chở đảm nhiệm. Sau khi xếp hàng
lên tàu thì lấy vận đơn House B/L. (Bill of Loading)
 Gửi hàng bằng container kết hợp (FCL/LCL- LCL/FCL)

Là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp trên FCL /LCL là một chủ hàng
đóng hàng gửi cho nhiều người nhận vào chung một container, LCL/FCL nghĩa là
nhiều chủ hàng gửi chung hàng hóa trong một container tới một người nhận.
Tuỳ theo điều kiện cụ thể, người chủ hàng (hoặc người giao nhận) có thể thoả
thuận với người chuyên chở áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp như: FCL/LCL
hoặc LCL/ FCL. Đó là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp gửi hàng chính ở
trên. Do đó, trách nhiệm của người chủ hàng và người chuyên chở cũng thay đổi cho
phù hợp.
2.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao
nhận vận tải quốc tế:
Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên sẽ sẽ gọi điện để tìm kiếm khách hàng có nhu cầu hoặc khách hàng sẽ
gọi cho nhân viên Sale ( nếu là khách hàng quen) và thông báo có hàng cần đi và cung
cấp cụ thể chi tiết hàng hóa. Nhân viên sẽ nhận hồ sơ từ khách hàng thông tin sau:
-

Loại hàng
Căn cứ vào loại hàng, số lượng mà công ty sẽ tư vấn cho khách hàng loại
container phù hợp ( nếu hàng tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh 20’RF, 40’RH
tùy vào số lượng hàng hóa; hàng bách hóa hoặc nông sản thì chọn cont khô: 20’DC,
40’DC hoặc 40’HR đối với hàng cồng kềnh). Cũng như các quy định của nước nhập
14


khẩu về mặt hàng đó. Ví dụ như: hàng thực phẩm phải có giấy hải quan về sinh an
toàn thực phẩm, hàng gỗ thì phải khử trùng…

-

Cảng đi, cảng đến
Đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng cách càng gần, thời gian
vận chuyển ngắn thì chi phí sẽ thấp và ngược lại.

-

Hãng tàu
Tùy vào nhu cầu của khách hàng đến cảng nào mà nhân viên sẽ tư vấn cho khách
hàng chọn dịch vụ của hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp.

-

Thời gian dự kiến xuất hàng để công ty tìm một lịch trình phù hợp.
Bước 2: Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung cấp, nhân viên kinh doanh sẽ
liên hệ với các hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi hãng tàu có
lịch trình tàu chạy, tuyến chạy tàu cũng như có thế mạnh riêng trên các tuyến đường.
Căn cứ vào giá chào của hãng tàu, nhân viên kinh doanh tính toán chi phí và tiến hành
chào giá và báo giá cho khách hàng.
Bộ phận kinh doanh sẽ căn cứ trên Booking note của khách hàng và gửi Booking
note đến hãng tàu để đặt chỗ. Sau đó hãng tàu sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công
cho bộ phận kinh doanh bằng cách gửi Booking confirmation hay còn gọi là lệnh cấp
container rỗng. Lệnh cấp container rỗng này chứa những thông tin cần thiết như sau:
Số Booking note, tên tàu, cảng xếp hàng ( port of lading), cảng giao hàng ( port
of delivery), cảng chuyển tải (

port of discharge (nếu có)), bãi duyệt lệnh cấp

container rỗng, giờ cắt máng ( closing time)..
Sau khi có Booking confirmation của hãng tàu, nhân viên kinh doanh sẽ gửi
Booking này cho khách hàng để họ sắp xếp đóng hàng và làm thủ tục thông quan xuất
khẩu. Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ khai hải quan và vận chuyển nội địa
của công ty thì khách hàng sẽ gửi lệnh cấp container rỗng, thông tin chi tiết lô hàng
xuất khẩu thời gian đóng hàng cho bộ phận giao nhận của công ty. Sau khi tiếp nhận
nhân viên phòng giao nhận sẽ theo dõi và phối hợp với khách hàng để sắp xếp đưa
container rỗng đến đóng hàng và vận chuyển ra cảng hoặc vận chuyển hàng đến đóng
vào container ở cảng. Sau đó tiến hành thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó.
Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất khẩu và chứng từ hàng hóa
15


 Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu. Bước này công ty không phải làm mà người xuất khẩu

làm.
 Chuẩn bị chứng từ hàng hóa

Tùy theo yêu vầu của mỗi loại hợp đồng, hoặc L/C để lập các chứng từ hàng hóa
sao cho phù hợp. Thông thường một bộ chứng từ hàng xuất khẩu bao gồm:
-

Giấy phép xuất khẩu- Export Licence (Tùy theo từng đối tượng mặt hàng xuất khẩu và
theo quy chế điều hành xuất nhập khẩu trong từng giai đoạn cụ thể để áp dụng).

-

Hợp đồng ủy thác xuất khẩu

-

1 Packing List ( bên khách hàng sẽ cung cấp)

-

1 Invoice ( bên khách hàng cung cấp )

-

Định mức ( bên khách hàng cung cấp)

-

1 lệnh cấp container rỗng và giao nhận xuống cảng.

-

Giấy chứng nhận xuất xứ-Certificate of Origin (C/O)

-

Giấy chứng nhận chất lượng- Certificate oof Quality

-

Giấy chứng nhận trọng lượng- Certificate of Weight

-

Giấy chứng nhận kiểm dịch - Certificate of Phytosanitary and/or Veterinary…

Có bộ chứng từ, nhân viên giao nhận sẽ đưa đến hải quan làm thủ tục hải quan.
Hồ sơ hải quan gồm:
-

Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành

cho hải quan lưu)
-

Hợp đồng mua bán hàng hóa: 1 bản sao

-

Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính

-

Phiếu đóng gói (packing list): 1 bản chính

-

Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu

doanh ngiệp mới xuất khẩu lần đầu)
-

Giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu: 1 bản

Khi đã chuẩn bị hoàn chỉnh hồ sơ, nhân viên giao nhận sẽ mang hồ sơ đến cơ
quan hải quan để đăng ký hải quan. Nhân viên tiếp nhận hồ sơ kiểm tra,nếu thấy đầy

đủ và chính xác sẽ đóng và ký và giấy đăng ký. Còn nếu xảy ra sai sót dù là rất nhỏ,thì
cũng yêu cầu làm lại cho chính xác thì thôi.
Bước 4.: Thông quan hàng hóa
16


Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin về
hàng hóa mà công ty thu thập được như:
+ Hợp đồng thương mại
+ Invoice
+ Packing list
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ ECUS KD” để
truyền số liệu trên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải
quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Hàng hóa xuất khẩu được phân ra làm ba luồng theo nguyên tắc sau:
- Luồng xanh:
Đối với hàng xuất khẩu có một trong hai điều kiện sau:
+ Hàng xuất khẩu ( trừ hàng xuất khẩu từ nguyên liệu nhập khẩu )
+ Hàng xuất khẩu có giấy phép của cơ quan có thẩm quyền và chù hàng đã nộp
văn bản cho phép cho cơ quan hải quan.
Hàng hóa xuất khẩu thuộc luồng này được: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn
kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt,
đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng vàng:
+ Hàng hóa thuộc doanh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu hoặc phải
giám định, phân tích, phân loại nhưng chưa nộp văn bản cho phép của cơ quan có
thẩm quyền cho cơ quan hải quan.
+Hàng hóa thuộc diện phải nộp thuế ngay
+Hàng hóa có phát hiện nghi vấn về hồ sơ hải quan.
Hàng hóa xuất khẩu thuộc luồng này được: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ

sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ
được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục
hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
- Luồng đỏ:
+ Hàng hóa của chủ hàng xuất khẩu nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan
+ Hàng hóa của chủ hàng xuất khẩu có khả năng vi phạm pháp luật
+ Hàng hóa của chủ hàng xuất khẩu có dấu hiệu vi phạm pháp luật
17


Hàng hóa xuất khẩu thuộc luồng đỏ thì: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra
thực tế hàng hóa. Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình
5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng
với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong
(seal) hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai
báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục
hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
Có 3 mức độ kiểm tra ở luồng đỏ:
* Mức (a) : kiểm tra toàn bộ lô hàng
* Mức (b) : kiểm tra 10% lô hàng, nếu không phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu
phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra để kết luận mức độ vi phạm.
* Mức (c) : kiểm tra 5% lô hàng, nếu không phát hiện thì kết thúc kiểm tra, nếu
phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra để kết luận mức độ vi phạm.
Nhờ vào bước cải tiến này mà thời gia làm thủ tục nhanh hơn so với thủ công
trước đây. Tuy nhiên phần mềm mới được ứng dụng nên vẫn còn sai sót trong thao tác
nhập dữ liệu.
Bước 5: Phát hành vận đơn
Nhân viên giao nhận sẽ chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ để phát hành vận
đơn cho khách hàng. Sau đó khi có được MB/L từ hãng tàu, nhân viên chứng từ kiểm
tra đối chiếu lại HB/L và MB/L xem có khác biệt gì không để chỉnh sửa ( nếu có).

Vận đơn đường biển ( B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển
do người chuyên chở hoặc đại diện của người chuyên chở phát hành sau khi nhận hàng
để xếp.
Vận đơn có nhiều loại do nhiều hãng tàu phát hành nên nội dung vận đơn cũng
khác nhau:
 Vận đơn đối với hàng rời:

Người giao nhận giao hàng cho đại lý tàu tại cảng bốc và yêu cầu ký phát vận
đơn. Sau đó đại lý tàu ở cảng bốc ký phát cho người gửi hàng vận đơn gốc, nội dung
vận đơn bao gồm những nội dung cơ bản:
- Shipper: Tên người gửi, địa chỉ, số điện thoại,…
- Consignee: Tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại,…
18


- Notify Party: Tên người nhận thông báo hàng đến, địa chỉ, số điện thoại,…
- Vessel/Voy.No: Tên tàu/ Số chuyến
- Port of loading: càng load hàng
- Post of discharge: cảng dỡ hàng
- Description of goods: Mô tả hàng hóa
- Freight prepaid: Cước trả tại cảng load hàng
Đại lý tàu ở cảng dỡ gửi thông báo hàng tới cho Consignee (Người nhận hàng).
Consignee xuất trình B/L hợp lệ. Sau đó đại lý tàu ở cảng dỡ ký phát D/O (Delivery
Order), thông thường 1 B/L đổi được 3 D/O và Consignee làm thủ tục nhập khẩu.
 Vận đơn container theo cách gửi FCL/FCL:

Chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng container gọi là vận đơn container
(Container Bill of Lading), do người chuyên chở hoặc đại diệm của họ ký phát cho
người giao nhận sau khi nhận container chứa hàng đã được niêm phong kẹp chì để
chuyên chở.

Thông thường vận đơn container được ký phát trước khi container được xếp lên
tàu, thuộc dạng vận đơn nhận hàng để xếp (Received for Bill of Lading). Nhìn chung
đối với loại vận đơn này (nếu thanh toán bằng tín dụng chứng từ - L/C) thường ngân
hàng không chấp nhận thanh toán trừ khi trong tín dụng thư có ghi "chấp nhận vận đơn
nhận hàng để xếp" (Received for Bill Lading Acceptable).
Vì vậy, khi container đã được bốc lên tàu, người giao nhận nên yêu cầu người
chuyên chở ghi chú thêm trên vận đơn : "container đã được bốc lên tàu ngày ...."
(Shipped on board, on...) và có ký xác nhận. Lúc này vận đơn trở thành "vận đơn đã
xếp hàng" (Shipped on board Bill of Lading) và được ngân hàng chấp nhận làm chứng
từ thanh toán.
 Vận đơn container theo cách gửi LCL/LCL.

Ngưởi giao nhận đứng ra tổ chức nhận hàng và chuyên chở thì sẽ có hai loại vận
đơn được ký phát:
+ Vận đơn của người giao nhận (House Bill of Lading)
Người giao nhận trên danh nghĩa là người chuyên chở sẽ ký phát cho người chủ
hàng lẻ của mình. Trong vận đơn này cũng có đầy đủ các thông tin chi tiết cần thiết về
người gửi hàng (người xuất khẩu), người nhận hàng (Người nhập khẩu). Người nhận
19


hàng lẻ sẽ xuất trình vận đơn của người giao nhận hàng lẻ cho đại diện hoặc đại lý của
người giao nhận hàng tại cảng đích để được nhận hàng.
Vận đơn người giao nhận vẫn có thể dùng trong thanh toán, mua bán và giao
dịch. Song để tránh trường hợp ngân hàng không chấp nhận vận đơn của người giao
nhận là chứng từ thanh toán, người xuất khẩu nên yêu cầu người nhập khẩu ghi trong
tín dụng chứng từ "vận đơn người gom hàng được chấp nhận" (House Bill of Lading
Acceptable).
+ Vận đơn thực của người chuyên chở.
Người chuyên chở thực sau khi nhận container hàng hóa của người giao nhận sẽ

ký phát vận đơn cho người giao nhận theo cách gửi hàng nguyên container
(FCL/FCL). Trên vận đơn, người gửi hàng là người giao nhận, người nhận hàng là đại
diện hoặc đại lý của người giao hàng ở cảng đích.
Bước 6. Gửi chứng từ cho đại lý nước ngoài
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất ( HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ
gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển cho đại lý theo dõi tiếp lô hàng tại
cảng đến, đính kèm là bản sao HB/L, MB/L..
Bước 7: Lập chứng từ và kết toán hồ sơ
Dựa vào Booking Profile, điều khoản về cước phí là trả trước ( freight prepaid)
nên nhân viên chứng từu sẽ làm Debit note( giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển
cho bộ phận kế toán theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước
phí và các khoản phí liên quan ( Bill fee, Seal fee…) thì nhân viên chứng từ mới cấp
vận đơn cho họ.
Sau khi hoàn thành thủ tục xong, người giao nhận sẽ trả chứng từ cho khách hàng
và công ty cũng lưu lại 1 bộ.
2.3 Các chứng từ cần trong giao hàng xuất khẩu bằng đường biển
2.3.1 Chứng từ hải quan
•

Giầy phép xuất khẩu

•

Tờ khai hải quan :

20


Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất
trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh

thổ quốc gia.
Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Việt Nam quy định việc khai báo hải quan
là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập qua cửa khẩu quốc gia. Mọi
hành vi vi phạm như không khai báo hoặc khai báo không trung thực đều bị cơ quan
hải quan xử lý theo luật pháp hiện hành.
2.3.2 Chứng từ hàng hóa
•

Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice):
Sau khi giao hàng xuất khẩu, người xuất khẩu phải chuẩn bị một hoá đơn thương
mại. Ðó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi
trên hoá đơn. Hóa đơn thương mại gồm:
- Ngày tháng lập hóa đơn thương mại.
- Thông tin người mua, người bán hàng hóa: tên, địa chỉ, mã số thuế…
- Thông tin hàng hóa: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng, quy cách, ký
hiệu mã…
- Ngày gửi hàng.
- Tên tàu, thuyền, số chuyến.
- Ngày rời cảng, ngày dự kiến hàng đến.
- Địa chỉ cảng đi, cảng đến.
- Điều kiện giao hàng.
- Điều kiện và điều khoản thanh toán.

•

Hợp đồng mua bán ngoại thương ( Sale Contract):
Hợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa những đương sự có trụ sở
kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển vào
quyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hoá. Bên nhập khẩu
có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.

•

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)
Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất
khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu
xác nhận.
21


Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của Nhà
nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế. Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi
thực hiện chế độ hạn ngạch. Ðồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phẩm
chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất có ảnh hưởng tới
chất lượng hàng hoá.
•

Phiếu đóng gói ( Packing list):
Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng.
Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hoá ví dụ như kiện hàng
được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng lượng của bao gói,
kích cỡ bao gói, các dấu hiệu có thể có trên bao gói… Phiếu đóng gói được đặt trong
bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn
bên ngoài bao bì.

•

Bảng kê khai chi tiết hàng hóa ( Cargo list) :
Bảng kê hàng chuyên chở là bảng kê các hàng hóa gửi đi. Bảng kê do chủ hàng
lập và xuất trình cho người đại diện của vận tải.

Đây là cơ sở để người vận tải vạch sơ đồ sắp xếp hàng lên tàu, để cơ quan giao
nhận, vận tải ngoại thương xét thứ tự ưu tiên cần được gửi trước, gửi sau, để tính phí
liên quan đến việc xếp hàng hóa, phí lưu kho, phí cẩu hàng…
2.3.3 Chứng từ vận tải

•

Lệnh cấp container rỗng ( Empty Release Order):
Là một chứng từ do người khai thác container ký phát yêu cầu cảng cấp container
rỗng cho chủ hàng để đóng hàng.
Có 2 loại lệnh cấp container rỗng:
- Lệnh cấp container rỗng có chỉ danh (còn gọi là chỉnh định số): là lệnh mà trên
đó người ta yêu cầu cấp đích danh container có số hiệu nào đó.
- Lệnh cấp container rỗng không chỉ danh; là lệnh trên đó người ta không yêu
cầu cấp các container có số hiệu cụ thể. Trên lệnh này, người ta chỉ yêu cầu số lượng,
loại container (20’ hay 40’, thông gió toàn phần hay thông gió một phần, loại thuần
chủng hay Leasing…), chủ khai thác của container. Sau khi cấp đúng chủng loại
container theo yêu cầu, số hiệu cụ thể của container đã cấp sẽ được ghi vào ô để trống
trên lệnh và cập nhật vào mạng vi tính.
22


•

Chỉ thị xếp hàng (shipping note)
Là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, cung
cấp đầy đủ về hàng hóa được gửi đến cảng để xếp lên tàu và những chỉ dẫn cần thiết.

•

Biên lai thuyền phó ( Mate's receipt):
Biên lai thuyền phó là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóa trên
tàu, xác nhận đã nhận hàng chuyên chở.
Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hóa và
tình trạng hàng hóa xếp lên tàu mà các nhân viên kiểm kiện trên tàu đã tiến hành trong
khi hàng hóa bốc lên tàu.

•

Vận đơn đường biển (B/L – Bill of Loading):
Là chứng từ vận tải mà người chuyên chở hàng hoá hay đại diện của họ ký phát
cho người gửi hàng sau khi nhận hàng để chuyên chở. Theo thông lệ quốc tế, vận đơn
có chức năng chủ yếu là:

-

Làm bằng chứng cho hợp đồng vận tải.

-

Là biên lai xác nhận người gửi hàng đã giao hàng cho người chuyên chở.

-

Là chứng từ sở hữu cho phép hàng hoá có thể chuyển từ người gửi hàng sang người
nhận hàng hay người nào khác được quyền nhận hàng.
* Mặt thứ nhất thường gồm những nội dung:
- Số vận đơn (number of bill of lading)
- Người gửi hàng (shipper)
- Người nhận hàng (consignee)

- Địa chỉ thông báo (notify address)
- Chủ tàu (shipowner)
- Cờ tàu (flag)
- Tên tàu (vessel hay name of ship)
- Cảng xếp hàng (port of loading)
- Cảng chuyển tải (via or transhipment port)
- Nơi giao hàng (place of delivery)
- Tên hàng (name of goods)
- Kỹ mã hiệu (marks and numbers)
- Cách đóng gói và mô tả hàng hoá (kind of packages and discriptions of goods)
23


- Số kiện (number of packages)
- Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or mesurement)
- Cước phí và chi chí (freight and charges)
- Số bản vận đơn gốc (number of original bill of lading)
- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (place and date of issue)
- Chữ ký của người vận tải (thườnglà master’s signature)
Nội dung cuả mặt trước vận đơn do người xếp hàng điền vào trên cơ sở số liệu
trên biên lai thuyền phó.
* Mặt thứ hai của vận đơn
Gồm những quy định có liên quan đến vận chuyển do hãng tàu in sẵn, người thuê
tàu không có quyền bổ sung hay sửa đổi mà mặc nhiên phải chấp nhận nó. Mặt sau
thường gồm các nội dung như các định nghĩa, điều khoản chung, điều khoản trách
nhiệm của người chuyên chở, điều khoản xếp dỡ và giao nhận, điều khoản cước phí và
phụ phí, điều khoản giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở, điều khoản miễn
trách của người chuyên chở...
Mặt hai của vận đơn mặc dù là các điều khoản do các hãng tàu tự ý quy định,
nhưng thường nội dung của nó phù hợp với quy định của các công ước, tập quán quốc

tế vận chuyển hàng hoá bằng đường biển.
Sau khi tàu chạy, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ
phận chứng từ sẽ đưa cho nhận viên giao nhận vận đơn đề thực xuất. Nhân viên giao
nhận đến Chi cục Hải quan nộp tờ khai và vận đơn để Hải quan đóng dấu xác nhận
thực xuất.
•

Bản khai lược hàng hóa (Cargo Manifest)
Là chứng từ kê khai hàng hóa trên tàu, cung cấp thông tin về tiền cước ( freight
manifest). Bản lược khai do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và để
cung cấp thông tin người giao nhận hoặc cho chủ hàng. Được dùng để:

-

Xuất trình cho hải quan kiểm tra khi tàu ra/ vào cảng

-

Cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng

-

Căn cứ để thanh toán với cảng hoặc với đại lý tàu về chi phí liên quan

-

Cơ sở để lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu.

•

Sơ đồ xếp hàng ( Cargo plan):
24


Là bản vẻ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu sao cho hiệu quả nhất theo các quy
tắc nhất định của hang tàu. Nắm được sơ đồ này chúng ta có thể biết được thời gian
cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lô hàng của mình đặt cạnh lô hàng nào.
Sơ đồ xếp hàng có chức năng
-

Giúp người chuyên chở cân đối trọng lượng hàng trên tàu, giúp tàu không bị nghiêng
ngã và dễ vận hành.

-

Giúp ban quản lý cảng vụ lên kế hoạch chất xếp theo đúng sơ đồ, không bị xáo trộn
hoặc nhầm lẫn. Giúp rút ngắn thời gian đóng hàng.

•

Phiếu kiểm đếm (Dock sheet Tally sheet)
Dock sheet là một loại phiếu kiểm đếm tại cầu tầu trên đó ghi số lượng
hàng hoá đã được giao nhận tại cầu. Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá đã xếp lên
tầu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép.
Công việc kiểm đếm tại tầu tuỳ theo quy định của từng cảng còn có một số
chứng từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày….
Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tầu. Do
đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá một
bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hoá sau này.
2.3.4 Chứng từ khác

•

Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality)
Đây là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hóa tại nước người nhập
khẩu (tại cảng đến) do một cơ quan giám định chuyên nghiệp cấp. Biên bản này được
lập theo quy định trong hợp đồng hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất.

•

Biên bản giám định số lượng/trọng lượng (Certificate of quantity/weight)
Đây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡ khỏi
phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu. Thông thường biên bản giám định
số lượng/trọng lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định.

•

Thư khiếu nại:
Đây là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn
yêu sách của mình do người bị khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặc khi hợp
đồng cho phép có quyền khiếu nại).

•

Biên bản giám định của công ty bảo hiểm.
25