QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN bị HÀNG có NGUỒN gốc NGUYÊN LIỆU từ THÉPXUẤT KHẨU SANG THỊ TRƢỜNG NHẬT bản tại CÔNG TY TNHH một THÀNH VIÊN NIỀM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI
QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG
CÓ NGUỒN GỐC NGUYÊN LIỆU TỪ THÉP
XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN
TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN
NIỀM TIN VIỆT NHẬT

Giáo viên hướng dẫn

TH.S NGUYỄN VI LÊ

Sinh viên thực hiện
NGUYỄN THỊ TRINH
Lớp: K49E4
Mã sinh viên : 13D130260

Hà Nội - 2017


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên xin cho em tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Cô T.S Nguyễn Vi Lê, đã
tận tình giúp đỡ, chỉ dẫn, hướng dẫn em trong suốt quá trình tìm hiểu và thực hiện
khóa luận tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Thương Mại Quốc TếTrường Đại Học Thương Mại đã tận tình dạy bảo, truyền đạt kiến thức và nhiều
kinh nghiệm quý báu cho em trong suốt thời gian học tập tại trường.
Em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo, phòng kinh doanh

và phòng xuất nhập khẩu của Công Ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật đã
cho phép và tạo điều kiện thuận lợi cho em để được thực tập tại công ty.
Trong thời gian thực tập, được sự giúp đỡ nhiệt tình từ toàn thể các anh chị
nhân trong Công Ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật đã giúp em hoàn
thiện và nâng cao trình độ nhận thức của bản thân, giúp cho khóa luận tốt nghiệp
của em đạt được kết quả tốt nhất. Tuy còn rất nhiều sai sót nhưng em rất mong nhận
được sự đóng góp của các thầy cô để hoàn thiện hơn bài khóa luận của mình.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội,ngày 26 tháng 4 năm 2017
Sinh viên
Nguyễn Thị Trinh


MỤC LỤC


DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ TỪ VIẾT TẮT

BẢNG BIỂU

SƠ DỒ


TỪ VIẾT TẮT
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
WTO : Tổ chức Thương mại thế giới
USD : Đô la Mỹ
CPXNK : Cổ phần Xuất nhập khẩu
CPTM : Cổ phần thương mại

VND : Việt Nam đồng


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Thương mại quốc tế là một hoạt động có ý nghĩa hết sức to lớn trong xu thế
toàn cầu hóa hiện nay đặc biệt là khi Việt Nam đã và đang hội nhập sâu rộng vào
nền kinh tế thế giới với một tốc độ nhanh chóng và đang cố gắng thành quốc gia có
vị trí trong nền kinh tế thế giới, đặc biệt là sự kiện Việt Nam chính thức trở thành
thành viên của WTO vào ngày 11-1-2007. Việc mở rộng thị trường xuất khẩu luôn
là vấn đề mang tính sống còn đối với mỗi quốc gia. Trong đó, một trong những mục
tiêu hàng đầu là tăng kim ngạch xuất khẩu. Xuất khẩu được coi là một trong ba
chương trình lớn, trọng điểm” đã được khẳng định trong các nghị quyết của Đảng.
Bên cạnh đó, với những hiệp ước mà Việt Nam tham gia trong thời gian những năm
gần đây có thể cho thấy sự mở cửa với bên ngoài của Việt Nam ngày càng mở rộng.
Qua đó mà hoạt động thương mại quốc tế là một hoạt động tất yếu mang tính chủ
trương để đưa nền kinh tế của Việt Nam ra với thế giới.
Ngành thép là ngành Công nghiệp nặng cơ sở của mỗi quốc gia. Nền Công
nghiệp gang thép mạnh là sự đảm bảo ổn định và đi lên của nền kinh tế một cách
chủ động, vững chắc. Sản phẩm thép là vật tư, nguyên liệu chủ yếu, là “lương thực”
của nhiều ngành kinh tế quan trọng như ngành cơ khí, ngành xây dựng; nó có vai
trò quyết định tới sự nghiệp Công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Thép và
những sản phẩm liên quan đến thép không còn lạ lẫm trên thị trường, nhất là trong
các lĩnh vực xây dựng, chế tạo máy móc sản xuất …Đa số các nước thành công về
phát triển kinh tế đều xác định ngành thép là ngành kinh tế mũi nhọn, hàng đầu và
tập trung đầu tư cho nó phát triển.
Nhật Bản là nước rất nghèo nàn về tài nguyên ngoại trừ gỗ và hải sản, trong
khi dân số thì quá đông, phần lớn nguyên nhiên liệu phải nhập khẩu, kinh tế bị tàn
phá kiệt quệ trong chiến tranh, nhưng với các chính sách phù hợp, kinh tế Nhật Bản

đã nhanh chóng phục hồi (1945-1954) phát triển cao độ (1955-1973) làm thế giới
phải kinh ngạc. Người ta gọi đó là "Thần kì Nhật Bản". Từ 1974 đến nay tốc độ
phát triển tuy chậm lại, song Nhật Bản tiếp tục là một nước có nền kinh tế lớn đứng
thứ ba trên thế giới (chỉ đứng sau Hoa Kỳ và Trung Quốc). Trước đây Nhật Bản
luôn giành vị trí thứ hai về kinh tế nhưng đã bị Trung Quốc vượt qua từ đầu năm

6


2010. Tổng sản phẩm nội địa tính đến năm 2016 là 4.730.300 USD, GDP trên đầu
người là 40,090 USD (2017), đứng thứ 3 thế giới và đứng thứ hai châu Á
(sau Trung Quốc). Cán cân thương mại dư thừa và dự trữ ngoại tệ đứng hàng đầu
thế giới, nên nguồn vốn đầu tư ra nước ngoài rất nhiều, là nước cho vay, viện trợ tái
thiết và phát triển lớn nhất thế giới. Nhật Bản có nhiều tập đoàn tài chính, ngân
hàng đứng hàng đầu thế giới. Đơn vị tiền tệ là: đồng yên Nhật.
Nhật Bản là nước có nền công nghiệp và khoa học kỹ thuật phát triển rất
mạnh. Tại nước Nhật, có rất nhiều công ty, doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực
nghiên cứu, sản xuất hay chế tạo các sản phẩm công nghiệp, máy móc, ô tô, và
nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác. Xây dựng cũng là một ngành kinh tế mũi nhọn
vủa Nhật Bản với đội ngũ kỹ sư, chuyên viên kỹ thuật thuộc hàng đầu thế giới.
Chính vì thế mà thép là nguồn nguyên liệu không thể thiếu trong việc nghiên cứ,
sản xuất và phát triển các ngành nghề mũi nhọn của mình. Qua đó ta cũng thấy
được nhu cầu nhập khẩu thép của Nhật Bản lớn đến mức nào.
Qua đây ta cũng thấy được khả năng ở thị trường Nhật Bản là rất rộng mở.
Việt Nam và Nhật Bản có rất nhiều hiệp ước hợp tác với nhau và mối quan hệ giữa
hai nước khá khăng khít, qua đó cơ hội để các doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu
thép tiến đến thị trường Nhật Bản là rất lớn. Thị trường Trung Quốc là một thị
trường rất lớn, nó hầu như cung cấp tất cả các nguyên vật liệu, nguồn nguyên liệu
cho toàn thế giới. Hơn nữa, công nghệ của Trung Quốc tuy rằng đi sao chép của
nhiều nước trên thế giới nhưng không thể phủ nhận tầm quan trọng của thị trường

này đối với nền kinh tế thế giới. Vì vậy, các doanh nghiệp Việt Nam muốn có cơ hội
tiếp cận với thị trường Nhật Bản cũng không phải là điều dễ dàng. Hơn nữa, việc
sản xuất sản phẩm, kinh kiện đáp ứng được tiêu chuẩn của thị trường Nhật Bản
không phải điều dễ dàng. Để tận dụng những cơ hội và giảm bớt các khó khăn, các
doanh nghiệp xuất khẩu nói chung và các doanh nghiệp xuất khẩu hàng có nguồn
gốc nguyên liệu từ thép nói riêng cần phải quan tâm, đầu tư hơn vào việc tổ chức,
quản lý, điều hành, giám sát các hoạt động xuất khẩu để nâng cao hơn nữa hiệu quả
kinh doanh của doanh nghiệp mình.trong những vấn đề quan trọng của hoạt động
xuất khẩu đó là thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Sau khi lựa chọn được đối tác nhập
khẩu, các doanh nghiệp tiến hành đàm phán để đi đến kí kết hợp đồng. Sau khi kí
kết hợp đồng, dựa vào kế hoạch thực hiện hợp đồng, các doanh nghiệp tiến hành tổ
7


chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Việc đầu tiên mà tất cả các doanh nghiệp xuất
khẩu cần phải tiến hành là khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu. Đây là công tác không thể
thiếu được trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Chuẩn bị hàng xuất khẩu có
vai trò hết sức to lớn, nó là một mắt xích quan trọng, tạo tiền đề cho việc thực hiện
tốt các khâu tiếp theo trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa xuất khẩu, đến
tiến độ giao hàng và đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nếu
chuẩn bị hàng không được thực hiện chu đáo thì sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp,
không đảm bảo được số lượng, chất lượng sản phẩm như trong hợp đồng, giảm uy
tín doanh nghiệp đối với đối tác. Việc chuẩn bị hàng xuất khẩu một cách cẩn thận
giúp cho việc làm các loại giấy tờ thủ tục liên quan được nhanh chóng hơn và hiệu
quả hơn trong việc thực hiện hợp đồng với các bên đối tác. Hơn nữa, việc hợp tác
với thị trường Nhật Bản lại càng phải được thực hiện một cách cẩn thận, bởi vì tính
chất khắt khe cũng như cẩn thận của các đối tác, doanh nghiệp Nhật Bản.
Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật là một công ty hoạt động
trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và môi giới thương mại các sản phẩm giữa các doanh

nghiệp Việt Nam và Nhật Bản, trong đó hoạt động xuất khẩu sản phẩm thép sang thị
trường Nhật Bản là hoạt động chính của công ty. Tuy nhiên, trong thời kỳ thương
mại hóa, toàn cầu hóa mở rộng ngày càng lớn như hiện nay thì sự cạnh tranh ngày
càng lớn, qua đó, để giữ vững được uy tín giống như tên gọi của công ty thì việc
chuẩn bị hàng hóa để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng là điều vô cùng quan
trọng để hoàn thành các hợp đồng giữa hai bên.
Do thực tế tại công ty trong quá trình thực tập nên em đã thực hiện nghiên cứu
đề tài: Quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu
sang thị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.
1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Liên quan đến đề tài của khóa luận, đã có một số nghiên cứu của những người
đi trước về vấn đề này như:

8


Luận văn tốt nghiệp của Bùi Cẩm Chi (2010), Giải pháp hoàn thiện quy trình
chuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc của công ty CPXNK
thủy sản Quảng Ninh. Đề tài nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp đề xuất
để hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trường Trung
Quốc của công ty CPXNK thủy sản Quảng Ninh.
Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Thu Hoài (2010),Quản trị quy trình
chuẩn bị hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EU của Công ty cổ phần
INTIMEX Việt Nam .Đề tài đã nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp đề
xuất để hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EU
của Công ty cổ phần INTIMEX Việt Nam
Bên cạnh đó là những thông tin, quy định về quy chuẩn cũng như ưu đãi đặc
biệt mà ngành thép được hưởng cũng thể hiện được phần nào việc nghiên cứu về
vấn đề này là có tính đương thời và có giá trị thực tiễn. Vì thế mà em đã áp dụng đề

tài nghiên cứu này lên Công ty TNHH một thành viên để có thể thấy được giá trị
trong thực tiễn.
1.3 Mục đích nghiên cứu

1.3.1 Mục đích về mặt lý luận
Hệ thống hóa những kiến thức liên quan đến quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Hệ thống những yếu tố ảnh hưởng tới quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, đặc
biệt là quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản nói chung và
xuất khẩu mặt hàng thép nói riêng.
1.3.2 Mục đích về mặt thực tiễn
Tìm hiểu quá trình thực hiện hoạt động chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu tại Công
Ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.
Đánh giá đúng thực trạng hoạt động chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu tại Công Ty
TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.
Đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm quản trị quy trình chuẩn bị hàng hóa có
nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản. Đưa ra một số kiến
nghị đối với cơ quan nhà nước trong công tác hỗ trợ xuất khẩu cho doanh nghiệp.
1.4 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là Quản trị quy trình chuẩn bị hàng hóa có nguồn gốc
9


nguyên liệu từ thép sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH một thành viên
niềm tin Việt Nhật.
1.5 Phạm vi nghiên cứu

Nội dung: Nghiên cứu những vấn đề liên quan đến quản trị quy trình chuẩn bị
hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản tại Công
ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.
Thời gian: Nghiên cứu trong giai đoạn 2014–2016

Không gian: Nghiên cứu tại Công Ty TNHH một thành viên niềm tin Việt Nhật
1.6 Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Thu thập dữ liệu từ phòng kế toán, phòng kinh doanh – XNK, phòng kinh
doanh tổng hợp của công ty trong giai đoạn từ 2014 – 2016 về tình hình hoạt động
SXKD của công ty, hoạt động XNK, các thị trường xuất khẩu, các mặt hàng xuất
khẩu chủ yếu, các dữ liệu về tập trung hàng, bao gói, kẻ kí mã hiệu… Bên cạnh đó,
em còn thu thập dữ liệu từ các website, sách báo, tư liệu có liên quan đến các hoạt
động XNK và công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu.
1.6.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Thực hiện phỏng vấn những đối tượng trực tiếp quản lý quy trình thực hiện
hợp đồng trong đó có khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu.Nội dung phỏng vấn xoay
quanh thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép
tại công ty, đánh giá từng khâu, những thuận lợi, khó khăn mà công ty gặp phải.
Bên cạnh đó, tác giả sẽ sử dụng phương pháp khảo sát thực tế công tác chuẩn bị
hàng xuất khẩu của công ty tại nhà xưởng sản xuất và phòng kinh doanh – XNK.
1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Đối với dữ liệu thứ cấp: tổng hợp tài liệu liên quan về công tác chuẩn bị hàng,
các bảng kết quả sản xuất kinh doanh, XNK của công ty.
Đối với dữ liệu sơ cấp: tác giả tổng hợp các bài phỏng vấn, từ đó đánh giá
được những thành công, tồn tại trong quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của
công ty.
10


1.7 Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần lời cảm ơn, mục lục, các danh mục và các phụ lục thì các đề tài
bao gồm 4 chương:

Chương 1.Tổng quan của vấn đề nghiên cứu.
Chương 2. Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình chuẩn bị hàng
xuất khẩu.
Chương 3. Thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên
liệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH một thành viên
Niềm tin Việt Nhật.
Chương 4. Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện
quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu sang
thị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.

11


CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH
CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU

2.1 Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu
2.1.1.1 Khái niệm xuất khẩu
Xuất khẩu là việc bán hàng hoá (hàng hoá có thể là hữu hình hoặc vô hình)
cho một nước khác trên cơ sở dùng tiền tệ làm đồng tiền thanh toán. Tiền tệ có thể
là tiền của một trong hai nước hoặc là tiền của một nước thứ ba (đồng tiền dùng
thanh toán quốc tế).
2.1.1.2 Quy trình chuẩn bị hàng
Chuẩn bị hàng là toàn bộ các hoạt động bao gồm các công đoạn bắt đầu từ
việc thu mua các nguyên vật liệu,sơ chế xử lý nguyên vật liệu,sản xuất sản phẩm
theo mẫu mã mà công ty tự nghiên cứu thiết kế và kiểm tra chất lượng sản phẩm
theo đúng yêu cầu của đơn đặt hàng đề ra, bảo quản sản phẩm cuối cùng để chờ thời
gian xuất khẩu theo hợp đồng.
Tóm lại, chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số

lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, kí mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời
gian quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế.
Quy trình chuẩn bị hàng là một hoạt động mô tả một quá trình chuẩn bị hàng
theo một quy chuẩn nhất định được tổ chức thương mại thế giới áp dụng và công
nhận. Quy trình chuẩn bị hàng được đánh giá chất lượng thông qua chứng chỉ mà tổ
chức này cung cấp cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp đã đáp ứng được những yêu
cầu đặt ra. Quy trình chuẩn bị hàng mang tính nguyên tắc bắt buộc đối với các
doanh nghiệp tham gia vào thị trường xuất khẩu mà doanh nghiệp đó đã là thành
viên của tổ chức thương mại thế giới WTO. Quy trình chuẩn bị hàng này là quy
trình chuẩn được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản
xuất kinh doanh xuất khẩu, bởi chỉ việc áp dụng những quy định chuẩn như thế này
mới đảm bảo cho việc làm ra những sản phẩm đảm bảo chất lượng để phục vụ một
cách tốt nhất cho khách hàng của mình.
12


Như vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: Tập trung
hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng; bao bì đóng gói; kẻ kí mã hiệu hàng hóa; kiểm
tra hàng hóa xuất khẩu.
2.1.3 Khái niệm về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
♦ Quản trị: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát
những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực
khác của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra”.
•

Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyết
định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu

•

Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con
người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ
thuộc vào sự phối hợp nguồn lực để đạt được mục tiêu.

•

Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với các thuộc câp
cũng như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc thiết lập môi trường
làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn.

•

Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng
mục tiêu đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thì
những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết.

•

Quản trị quy trình: là những bước nghiệp vụ tác nghiệp có tính kết nối logic với
nhau để đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình.
Qua đây ta có thể phân tích được khái niệm khái quát về Quản trị quy trình
chuẩn bị hàng xuất khẩu đó là những hoạt động nghiệp vụ có tính chất logic bao
gồm các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát, ngoài ra còn có đánh
giá nhằm vào công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu ra nước ngoài để đảm bảo công
việc được diễn ra đúng hợp đồng, đem lại hiệu quả hợp tác và lợi ích cho cả hai bên.
2.2 Lý thuyết về quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
2.2.1 Vai trò của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Công tác chuẩn bị hàng hóa là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình tổ
chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Do vậy nó đóng vai trò là một mắt xích quan
trọng, tạo tiền đề cho việc thực hiện tốt các khâu tiếp theo của quá trình tổ chức thực

hiện hợp đồng xuất khẩu. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng, cũng như chất lượng
13


hàng hóa xuất khẩu,đến tiến độ giao hàng và đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng
xuất khẩu. Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm: Lập kế hoạch, Tổ
chức thực hiện, Giám sát và Điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.
2.2.2 Nội dung của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
2.2.2.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu: là sự tính toán thiết lập các
mục tiêu, xác định rõ nội dung công việc, thời điểm tiến hành, phân bổ nguồn lực để
thực hiện các mục tiêu đó.
♦ Đối với doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch và
nguyên phụ liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất. Còn đối
với doanh nghiệp xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch về nguồn hàng xuất khẩu, xác
định nhu cầu hàng xuất khẩu, lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu và lựa chọn hình thức
giao dịch hàng xuất khẩu. Để lập kế hoạch cho công tác này, các doanh nghiệp phải
dựa trên cơ sở là hợp đồng xuất nhập khẩu để đảm bảo đúng số lượng, đúng chất
lượng, chủng loại và thời hạn giao hàng.
♦ Lập kế hoạch cho công tác bao gói và kẻ ký mã hiệu cần dựa trên yêu cầu
tiêu chuẩn của bên đối tác và điều kiện thực tế của doanh nghiệp để đề ra các mục
tiêu thích hợp, mang lại hiệu quả xuất khẩu cao. Lập kế hoạch về bao gói hàng hóa,
doanh nghiệp cần tập trung xác định nhu cầu về bao bì để tương thích với số hàng
hóa cần bao gói.
♦ Trình tự lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu
•Thứ nhất, chuẩn bị lập kế hoạch
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tin dựa
vào hợp đồng xuất khẩu đã ký kết. Căn cứ vào điều khoản tên hàng, số lượng, quy
cách phẩm chất, bao bì, kí mã hiệu trong hợp đồng để lập kế hoạch cụ thể, xác định
đúng nội dung công việc. Bên cạnh đó, cần phải căn cứ vào điều kiện thực tế doanh

nghiệp để lập kế hoạch phù hợp với nguồn lực mà doanh nghiệp có.
•Thứ hai, tiến hành lập kế hoạch
Sau khi đã phân tích, nghiên cứu các điều khoản, điều kiện thực tế thì doanh
nghiệp tiến hành lập kế hoạch. Người lập kế hoạch phải xác định mục tiêu, nội dung
công việc, cách thức tiến hành, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc để đúng tiến
độ như đã ký kết trong hợp đồng. Đồng thời, phải phân bổ nguồn lực cho phù hợp.
•Thứ ba, trình duyệt kế hoạch
14


Kế hoạch sau khi được lập phải được đệ trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo,
các phòng ban của doanh nghiệp. Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa,
được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện.
2.2.2.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung:
Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu; Bao gói hàng xuất khẩu; Kẻ ký mã
hiệu hàng hóa, kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
a) Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu

♦ Khái niệm
Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung thành lô hàng đủ về số lượng, phù hợp
về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hóa được chi phí
Nguồn hàng xuất khẩu là nơi đã và có khả năng cung cấp hàng hóa đủ điều
kiện cho xuất khẩu
Tạo nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ các biện pháp, cách thức tác động đến
nguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp ứng đầy đủ, kịp thời hàng
hóa cho doanh nghiệp xuất khẩu.
♦ Để tập trung hàng xuất khẩu, nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:
• Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào?
• Hàng xuất khẩu được tập trung bằng phương thức nào?

• Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào? Với số lượng là bao nhiêu?
♦Quá trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu:
Các doanh nghiệp sản xuất trực tiếp tiến hàng sản xuất và xuất khẩu các sản
phẩm của mình. Để tập trung hàng xuất khẩu,căn cứ vào yêu cầu về hàng xuất khẩu
được quy định trong hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất,
bao gồm: Chuẩn bị nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành
sản xuất, đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, chủng loại và thời hạn giao hàng
để tiến hàng giao hàng cho người mua
♦ Quá trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp xuất khẩu
Các doanh nghiệp xuất khẩu thường không tự sản xuất hàng xuất khẩu mà tập
trung hàng từ các nguồn hàng xuất khẩu. Quy trình tập trung hàng xuất khẩu của
các doanh nghiệp xuất khẩu được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

15


16


Xác định nhu cầu hàng xuất khẩu
Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩu
Nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu
Lựa chọn hình thức giao dịch
Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu

Sơ Đồ 2.1: Quy trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp xuất khẩu
Trong đó:
•Xác định nhu cầu hàng xuất khẩu: Trên cơ sở kế hoạch xuất khẩu,cần xác
định nhu cầu về hàng xuất khẩu: số lượng, chủng loại, yêu cầu về chất lượng, bao
bì, lịch trình giao hàng, làm cở sở để nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng để tập trung

hàng xuất khẩu
•Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩu: Phân chia sắp xếp các nguồn
hàng theo các tiêu thức cụ thể, tạo ra các nhóm nguồn hàng có các đặc trưng tương
đối đồng nhất để có các chính sách, biện pháp, lựa chọn và ưu tiên thích hợp với
từng loại nguồn hàng để khai thác tối đa khả năng từ mỗi loại nguồn hàng.
Các loại nguồn hàng có thể phân loại theo các tiêu thức sau:
-Theo khối lượng hàng hóa mua được
+Nguồn hàng chính: là nguồn hàng có khả năng cung cấp một số lượng hàng
lớn với chất lượng đảm bảo cho doanh nghiệp xuất khẩu
+Nguồn hàng phụ: Là nguồn hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng
hóa xuất khẩu của doanh nghiệp
-Theo đơn vị giao hàng
+Các doanh nghiệp Nhà nước: Đây là nguồn cung cấp các mặt hàng khá đa
dạng, phong phú, ổn định với số lượng lớn, chất lượng đảm bảo, có uy tín.
+Các công ty liên doanh: Đây là nguồn hàng có năng lực sản xuất kinh doanh
vì các sản phẩm thường xuyên được cải tiến.
17


+Các doanh nghiệp tư nhân, hộ gia đình: Các nguồn hàng có quy mô nhỏ, chất
lượng sản phẩm không đồng nhất…nhưng có khả năng cung cấp các hàng nông sản
thực phẩm, thủ công mỹ nghệ,…cho xuất khẩu.
-Theo khu vực địa lý
Nguồn hàng cung cấp dựa trên dấu hiệu vùng miền, thành phố, tỉnh,…Tạo
điều kiện cho các doanh nghiệp khai thác các hàng nông sản thực phẩm, hàng tiểu
thủ công nghiệp đặc trưng, riêng có của từng vùng để tăng khả năng xuất khẩu.
-Theo mối quan hệ với nguồn hàng:
+Nguồn hàng truyền thống: là nguồn hàng mà doanh nghiệp có quan hệ giao
dịch mua bán từ lâu, thường xuyên liên tục, có tính ổn định cao.
+Nguồn hàng không quan hệ thường xuyên: là nguồn hàng doanh nghiệp chỉ

giao dịch theo các thương vụ, không mang tính liên tục.
+Nguồn hàng mới: là nguồn hàng mà doanh nghiệp mới có giao dịch và khai
thác, có thể sẽ phát triển thành nguồn hàng truyền thống và điều quan trọng là giúp
doanh nghiệp mở rộng phạm vi và phát triển kinh doanh.
•Nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu
-Nghiên cứu nguồn hàng:
Nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phương thức và hệ thống thu mua
hàng xuất khẩu được tối ưu nhằm khai thác và phát triển nguồn hàng ổn định và
phát triển kinh doanh.
Đối tượng nghiên cứu là các nguồn hàng hiện hữu và các nguồn hàng tiềm năng.
+Nguồn hàng hiện hữu: là những nguồn hàng đang tồn tại sẵn sang cung cấp
hàng hóa để xuất khẩu, nhưng mức độ cạnh tranh lại cao hơn.
+Nguồn hàng tiềm năng: là nguồn hàng chưa xuất hiện hoặc đã xuất hiện
nhưng không phải nguồn hàng xuất khẩu nhưng có khả năng trở thành nguồn hàng
xuất khẩu.
Tiến hành nghiên cứu,nhận dạng và phân loại nguồn hàng theo các nội dung:
+Khả năng sản xuất của nguồn hàng
+Tiềm lực tài chính, khả năng kĩ thuật của nguồn hàng
+Năng lực quản lý
+Khả năng phát triển và đổi mới mặt hàng

18


+Khả năng tiếp cận nguồn hàng
- Đánh giá lựa chọn các nguồn hàng:
Để lựa chọn nguồn hàng doanh nghiệp Xuất khẩu cần phải có một quá trình
đánh giá các nguồn hàng hiện tại và các nguồn hàng mới.
Đánh giá và lựa chọn các nguồn hàng mới khi doanh nghiệp xuất hiện các nhu cầu
về hàng xuất khẩu mới hoặc các nhà cung cấp hiện tại không đủ khả năng cung cấp.

Nhà xuất khẩu phải thường xuyên đánh giá các nguồn hàng hiện tại, loại bỏ
các nhà cung cấp không đủ tiêu chuẩn.
•Lực chọn hình thức giao dịch
Các hình thức giao dịch hàng xuất khẩu:
-Mua hàng xuất khẩu: Các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu có thể
mua hàng xuất khẩu thông qua các đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế, mua hàng
không theo hợp đồng kinh tế, mua qua đại lý.
-Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng xuất khẩu: Gia công là hình
thức doanh nghiệp xuất khẩu giao nguyên liệu hay bán thành phẩm cho đơn vị sản
xuất, để đơn vị sản xuất gia công chế biến thành sản phẩm, giao lại cho bên doanh
nghiệp xuất khẩu và nhập phí gia công.
-Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu: Đây là hình thức các doanh
nghiệp xuất khẩu liên doanh liên kết với các doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu,
trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích của các bên và lợi cùng hưởng, lỗ cùng chịu.
-Xuất khẩu ủy thác: Trong hình thức này bên có hàng xuất khẩu gọi là bên ủy
thác, doanh nghiệp xuất khẩu gọi là bên nhận ủy thác. Xuất khẩu ủy thác là bên
nhận ủy thác với danh nghĩa của mình tiến hành xuất khẩu hàng hóa với chi phí của
bên ủy thác. Thực chất doanh nghiệp xuất khẩu là đại lý xuất khẩu cho bên ủy thác
và hưởng phí ủy thác.
-Tự sản xuất hàng xuất khẩu : Hình thức này áp dụng cho các doanh nghiệp tự
sản xuất trực tiếp tiến hành các sản phẩm của mình, hoặc các doanh nghiệp thương
mại kinh doanh hàng xuất khẩu tự sản xuất hàng xuất khẩu nhằm tự chủ trong hoạt
động kinh doanh của mình.
• Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu: Bao gồm hệ thống các chi
nhánh, các đại lý, hệ thống kho hàng, hệ thống vận chuyển, hệ thống thông tin, hệ

19


thống quản lý… để đảm bảo cung cấp đúng hàng hóa, đủ về số lượng, phù hợp về

chất lượng, kịp thời gian với chi phí thấp là mục tiêu của tổ chức hợp lý hệ thống.
-Cơ sở để tổ chức hệ thống hợp lý là:
+Đặc điểm mặt hàng
+Đặc điểm nguồn hàng
+Hình thức giao dịch
- Để hệ thống tập trung hàng hóa xuất khẩu hoạt động có hiệu quả, cần phải
thiết kế và chỉ đạo các bộ phận của hệ thống theo kế hoạch. Cụ thể là:
+Thiết lập hệ thống kênh thu mua hợp lý và chỉ đạo thu mua theo từng mặt
hàng, nhóm hàng hoặc theo từng khu vực địa lý khác nhau.
+Tổ chức hệ thống kho hàng tại các điểm nút của kênh để đảm bảo khả năng
tiếp nhận và giải tỏa nhanh đảm bảo dòng vận động của hàng hóa cũng như bảo
quản tốt chất lượng hàng hóa.
+Tổ chức hệ thống vận chuyển, bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng, với số
lượng hàng thu mua, tối ưu hóa dòng vận động hàng hóa với chi phí thấp nhất.
+Sắp xếp hệ thống quản lý, cán bộ công nhân viên có năng lực, có trình độ, có
trách nhiệm và sáng tạo trong công việc phù hợp với từng vị trí công tác để phát
huy được hiệu lực của hệ thống.
+Phát huy cao độ của hệ thống thông tin: thu thập, phân loại, phân tích xử lý
và đưa ra các quyết định kịp thời, kiểm tra, giám sát và điều hành hệ thống, kịp thời
phát hiện những ách tắc, trì trệ và các tình huống phát sinh để có biện pháp xử lý
kịp thời đạt hiệu quả cao.
b) Bao gói và kẻ kí mã hiệu hàng xuất khẩu

♦ Khái niệm
•Bao bì đóng gói: Theo giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế của
PGS.TS Doãn Kế Bôn (2010, tr 280, 281) thì “Bao bì là một loại vật phẩm dùng để
bao gói và chứa đựng hàng hóa, hạn chế những tác động của môi trường bên ngoài
nhằm bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bảo quản, đồng thời có tác dụng
quảng cáo và hướng dẫn tiêu dùng”
Để đóng gói bao bì cho hàng xuất khẩu,Nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:

- Hàng hóa có cần đóng gói bao bì hay không.

20


- Kiểu cách, chất lượng của bao bì
- Số lượng bao bì cần đóng gói
- Nguồn và cách thức cung cấp bao bì
- Cách thức đóng gói bao bì
•Ký mã hiệu hàng hóa: Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 283) thì “ Ký mã hiệu là
những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên bao bì nhằm
cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo
quản hàng hóa. Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình
chuẩn bị hàng xuất khẩu”
Để kẻ ký mã hiệu, nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:
- Nội dung kẻ kí mã hiệu
- Vị trí kẻ kí mã hiệu trên bao bì
- Chất lượng của ký mã hiệu
♦ Yêu cầu và cơ sở khoa học chọn bao bì đóng gói hàng xuất khẩu
•Yêu cầu đối với bao bì hàng hóa xuất khẩu
- Bao bì phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển,
bảo quản hàng hóa đến tay người tiêu dùng trong điều kiện hoàn hảo.
- Bao bì phải phù hợp với các điều kiện bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, đồng
thời khai thác triệt để hiệu năng của quá trình như công suốt bốc dỡ, vận tải, dung
tích diện tích nhà kho và năng suất lao động
- Bao bì phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ, quy định, tập quán và thị
hiếu tiêu dùng của thị trường xuất khẩu cũng như tập quán của ngành hàng.
- Bao bì cần hấp dẫn thu hút khách hàng, hướng dẫn tiêu dùng, thuận tiện
trong sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Bao bì hàng xuất khẩu cần đảm bảo được các chỉ tiêu kinh tế như chi phí sản

xuất và đóng gói bao bì.
• Cơ sở khoa học để lựa chọn bao bì đóng gói:
- Căn cứ vào các hợp đồng đã kí kết: Trong hợp đồng có quy định loại bao bì,
hình dáng bao bì, kích thước bao bì, vật liệu làm bao bì,….Người xuất khẩu thực
hiện đúng hợp đồng sẽ tránh được các tranh chấp có thể xảy ra.

21


- Căn cứ vào các loại hàng hóa cần bao gói: Khi lựa chọn bao bì cần xem xét
đến các tính chất của hàng hóa như: lý tính, hóa tính, hình dạng, màu sắc, trạng thái
của hàng hóa, mức độ tác động của môi trường và các điều kiện làm ảnh hưởng đến
chất lượng hàng hóa.
- Căn cứ vào điều kiện vận tải: Như quãng đường vận tải và các yếu tố tác
động đến hàng hóa trong quá trình vận tải, thời gian vận tải, khả năng truyền tải dọc
đường, điều kiện bốc dỡ, sự chung đụng với các hàng hóa khác trong quá trình vận
tải, điều kiện bảo quản hàng hóa khác trong quá trình vận tải…
- Căn cứ vào điều kiện pháp luật và tập quán ngành hàng : Ở một số quốc gia,
luật pháp cấm nhập khẩu những hàng hóa có bao bì làm từ những loại nguyên liệu
nhất định nhưng một vài các quốc gia khác lại cho phép hàng hóa có loại bao bì như
vậy nếu chủ hàng xuất trình những giấy tờ chứng nhận rằng các nguyên liệu làm
bao bì đã được khử trùng. Ngoài ra theo tập quán của ngành hàng, một loại hàng
hóa thường được đóng gói trong một loại bao bì nhất định nào đó.
♦Đóng gói hàng hóa
•Để đóng gói hàng hóa XK cần phải kế hoạch hóa nhu cầu bao bì, nghĩa là
phải xác định được nhu cầu về bao bì tương thích với số hàng hóa cần bao gói và
có kế hoạch để cung ứng bao bì phù hợp về chất lượng, đủ về số lượng và đúng
thời điểm.
Khi đóng gói người ta có thể áp dụng hai hình thức đóng gói là đóng gói kín
và đóng gói hở. Đóng gói kín thường được áp dụng trong đa số trường hợp. Khi

đóng gói hàng hóa yêu cầu phải đảm bảo đúng kỹ thuật, hàng hóa được xếp gọn
gàng trong bao bì, khi cần chèn lót, sử dụng tối đa khoảng không gian trong bao bì,
đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp, vận chuyển và bảo quản.
c) Kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu

♦ Mục đích của kẻ ký mã hiệu là :
• Đảm bảo thuận lợi cho phương pháp giao nhận.
• Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa.
♦ Kẻ ký mã hiệu trên bao bì bên ngoài cho hàng hóa xuất khẩu phải đảm bảo
các yêu cầu sau :
•Nội dung thông tin của kẻ ký mã hiệu phải đáp ứng mục đích yêu cầu đề ra.

22


•Kẻ ký mã hiệu phải đơn giản và nhất quán về mọi chi tiết chủ yếu, cố gắng sử
dụng tối đa các ký hiệu đã được chuẩn hóa quốc tế để mọi người dễ đọc, dễ hiểu.
•Phải kẻ ký mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện và nhận ra ngay từ xa. Phải dùng vật
liệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo chất lượng của các mã hiệu nhưng không
làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
♦Nội dung của kẻ ký mã hiệu hàng hóa bao gồm :
•Những thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như : Tên người nhận, tên
người gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyển hàng,
số hiệu kiện hàng.
•Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa như : Tên nước và
tên địa chỉ hàng đến, tên nước và tên địa chỉ hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận
tải, tên tàu, số hiệu chuyến đi.
•Những thông tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa như :
Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa được phép chồng lên nhau,
hướng xếp hàng hóa, không được móc…

• Mã số mã vạch của hàng hóa…
d) Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu

♦ Khái niệm
• Kiểm tra hoàng hóa xuất khẩu:Là kiểm tra mức độ phù hợp của hàng hoá
xuất khảu so với yêu cầu đề ra trong hợp đồng thương mại quốc tế. Sự phù hợp ở
đây là phù hợp về chất lượng, bao bì, số lượng, mẫu mã, bao bì....
Cơ sở để kiểm tra hàng hóa xuất khẩu là hợp đồng và L/C cũng như các tài
liệu liện quan như tài liệu kỹ thuật, thiết kế, tiêu chuẩn, mẫu hàng...
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá
về số lượng, chất lượng, trọng lượng bao bì... Nếu hàng xuất khẩu là động vật thì
phải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh, nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm
tra vệ sinh.
♦ Tác dụng của việc kiểm tra hàng xuất khẩu
•Thực hiện trách nhiệm của người xuất khẩu trong thực hiện hợp đồng thương
mại quốc tế, từ đó đảm bảo uy tín của nhà xuất khẩu cũng như đảm bảo tốt mối
quan hệ buôn bán trong thương mại quốc tế.

23


•Ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu dẫn đến các khuyết tật, đổi hàng mới,
giao hàng bù, hạ giá..... làm giảm hiệu quả của hoạt động xuất khẩu.
•Phân tích được trách nhiệm của các bên trong quá trình xuất nhập khẩu, đảm
bảo được quyền lợi của khách hàng và của người xuất khẩu.
♦Các cấp kiểm tra hàng hóa
•Ở cấp cơ sở: Như đơn vị sản xuất, trạm thu mua chế biến, gia công... Việc
kiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng triệt để nhất.Nội
dung kiểm tra thường là:
-Kiểm tra về chất lượng: chỉ cho phép những hàng hoá đủ tiêu chuẩn chất

lượng trong hợp đồng quy định được phép xuất khẩu. Kiểm tra sự phù hợp của bao
bì như: hình dáng, kích thước, số lượng, bao bì, vật liệu làm bao bì, tài liệu đi kèm
theo bao gói, nội dung của ký mã hiệu và chất lượng của kỹ mã hiệu.
-Kiểm tra số lượng và trọng lượng: số lượng và trọng lượng của mỗi bao kiện,
tổng số lượng và trọng lượng.
Việc kiểm tra ở cơ sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành.
Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính. Việc kiểm dịch
thực vật ở cơ sở do phòng bảo vệ thực vật (của quận, huyện, nông trường) tiến
hành. Việc kiểm dịch động vật do phòng thú y của quận, huyện hoặc nông trường
tiến hành.
•Ở các cửa khẩu: Việc kiểm tra hàng ở các cửa khẩu có tác dụng kiểm tra lại
kết quả kiểm tra ở các cơ sở.
Trong thường hợp theo quy định của Nhà nước hoặc theo yêu cầu của người
mua (đã được quy định trong hợp đồng), việc giám định hàng hoá đòi hỏi phải được
tiến hành bởi các tổ chức giám định độc lập như: Vinacontrol, Foodcontrol ... Khi
đó căn cứ vào hợp đồng và L/C người xuất khẩu phải xác định: Nội dung và yêu
cầu giám định, cơ quan giám định, đơn xin giám định hàng hoá, hợp đồng L/C.
Trong đơn có nội dung chính như: Tên, địa chỉ của cơ quan xin giám định, tên hàng,
số kiện, trọng lượng, tình trạng hàng hoá, nơi đi, địa chỉ gửi, địa chỉ nhận, phương
tiện vận tải, yêu cầu giám định, số bản chứng thư xin cấp.
Cơ quan giám định căn cứ vào đơn và L/C để giám định hàng hoá. Kiểm tra
thực tế về số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, chất lượng hàng hoá và cấp

24


chứng thư. Chứng thư là một trong những chứng từ quan trọng trong việc thanh
toán và giải quyết các tranh chấp sau này.
2.2.2.3 Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm: kiểm tra hàng xuất

khẩu,giám sát các nguồn hàng, giám sát số lượng hàng hóa, chủng loại, số lượng
của từng chủng loại, sự tuân thủ về chất lượng, sự phù hợp về bao bì, ký mã hiệu,
thời gian, địa điểm tập trung hàng để giao.
2.2.2.4 Điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Điều hành là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề
không tính trước được. Trong quá trình thực hiện công tác chuẩn bị hàng, thường
xuyên xuất hiện các tình huống phát sinh. Điều hành quy trình chuẩn bị hàng là giải
quyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình
hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được nếu có.
2.3 Quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu
sang thị trường Nhật Bản tại công ty TNHH một thành viên niềm tin Việt Nhật
Dựa vào những lý thuyết về quản trị quy trình chuẩn bị hàng hóa xuất ở trên,
em xin đưa ra nội dung phân tích về quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc
nguyên liệu từ thép sang thị trường Nhật Bản tại công ty TNHH một thành viên
niềm tin Việt Nhật, bao gồm các bước sau đây.
2.3.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ
thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH một thành viên
Niềm tin Việt Nhật.
♦ Trình tự lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu
•Thứ nhất, chuẩn bị lập kế hoạch
Công ty TNHH một thành viên sau khi ký kết hợp đồng sẽ đem phân tích chi
tiết các nội dung, yêu cầu về sản phẩm, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, ký
mã ký hiệu trong hợp đồng để lên kế hoạch cụ thể, xác định đúng nội dung công
việc. Bên cạnh đó là làm sao phù hợp với nguồn ngân sách của công ty.
•Thứ hai, tiến hành lập kế hoạch
Sau khi đã phân tích, nghiên cứu các điều khoản, điều kiện thực tế thì Công ty
TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật sẽ bắt đầu tiến hành lập kế hoạch. Người

25