Bài 2: Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (735.96 KB, 19 trang )
BÀI 2: KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ
QUẢN LÝ THỜI GIAN
Nội dung
Mục tiêu
Tổng quan chung về kỹ năng tổ chức Sau khi kết thúc bài học, sinh viên sẽ được trang
công việc;
bị, hướng dẫn về các nội dung:
Các phương pháp để tổ chức công việc Hiểu và nắm rõ được lý do cũng sự như cần
hiệu quả.
thiết của việc áp dụng kỹ năng tổ chức công
việc, quản lý thời gian trong đời sống
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
hàng ngày;
Hiểu và nắm vững được các yếu tố cần thiết để
tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả;
Hiểu và nắm bắt được về các phương pháp để
tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả;
Biết cách sắp xếp, điều phối, tổ chức các công
việc hàng ngày một cách hiệu quả, nâng cao
chất lượng cuộc sống.
Hướng dẫn học
Sinh viên đọc trước tài liệu tham khảo chương
trình đã cung cấp.
PPH101_Bai2_v1.0018109225
1
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Có 4 du khách cần qua một cây cầu vào ban đêm. Cầu chỉ chịu được sức nặng của 2 người và du
khách phải dùng đèn pin soi đường để không bị sa xuống vực. Lưu ý là cầu dài nên không thể ném
đèn pin hoặc soi đèn từ bên này sang bờ bên kia. Vấn đề là họ chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tốc độ đi
của mỗi người khác nhau, cụ thể mất 1, 2, 5 và 10 phút. Giả sử 2 người một nhanh một chậm đi
qua cầu thì thời gian sẽ tính theo người chậm. Thời tiết xấu nên cầu có nguy cơ sập.
Câu hỏi: Làm cách nào để 4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất? Khoảng
thời gian ấy là bao lâu, và đi như thế nào?
PPH101_Bai2_v1.0018109225
2
Tổng quan chung về kỹ năng tổ chức công việc
Khái niệm về tổ chức công việc
Trong thời đại ngày nay, mỗi người cần phải làm việc hết công suất để theo kịp tiến độ
công việc. Vì lí do đó, việc bị stress là điều dễ hiểu và xảy ra thường xuyên. Vậy phải giải
quyết như thế nào? Kỹ năng tổ chức công việc luôn được ưu tiên cao nhất mỗi khi có vấn
đề này xảy đến.
Vậy tổ chức công việc là gì?
Hiểu theo nghĩa hẹp, tổ chức công việc là quá trình sắp xếp phân bổ các nguồn lực để xử
lý và hoàn thiện các công việc được giao. Đây là nhiệm vụ mà gần như tất cả mỗi cá nhân
trong chúng ta đều phải đối diện và xử lý trong cuộc sống.
Hiểu theo nghĩa rộng thì tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và
phân công cho các cá nhân, bộ phận/đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong
nội bộ công việc, tổ chức. Tổ chức công việc theo nghĩa rộng tức là thực hiện đồng thời
chức năng hoạch định và tổ chức sắp xếp trong quản trị. Tổ chức công việc theo nghĩa rộng
chính là việc dự trù hướng tới xác định những công việc mà mỗi cá nhân, đơn vị, tổ chức,
doanh nghiệp cần phải thực hiện, trong đó tính toán các phương án, kế hoạch phân bổ nguồn
lực để có thể tổ chức thực hiện các công việc.
Tựu chung lại thì tổ chức công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định
biện pháp tốt nhất để thực hiện được những mục tiêu đó. Hoạt động này liên hệ đến những
mục đích cũng như hệ thống các phương pháp, phương tiện để thực hiện các mục đích đó.
Tầm quan trọng của tổ chức công việc hiệu quả
Tổ chức công việc là một trong những nhiệm vụ bắt buộc mà mỗi cá nhân với tư cách là cá
nhân hay là thành viên của các nhóm, tổ chức, đơn vị xã hội khác nhau đều phải đối mặt và
xử lý trong cuộc sống hằng ngày. Việc tổ chức công việc hiệu quả nhờ đó giúp đem lại rất
nhiều lợi ích, cụ thể:
Đối với từng cá nhân
Tổ chức công việc giúp nâng cao năng suất trong xử lý các vấn đề trong cuộc sống. Thật
vậy, dù là theo nghĩa hẹp hay nghĩa rộng thì việc tạo tư duy và tổ chức triển khai công
việc một cách logic khoa học giúp cho mỗi cá nhân sử dụng thời gian một cách hiệu
quả hơn, giải quyết được số lượng đầu việc nhiều hơn .
Không chỉ giúp tăng năng suất xử lý công việc, sắp xếp và tổ chức công việc hiệu quả
còn góp phần tăng chất lượng xử lý công việc. Bởi nhờ ý thức sắp xếp và tổ chức công
việc hiệu quả, mỗi cá nhân được thúc đẩy lối tư duy khoa học để có thể tìm ra những
hướng sáng tạo giúp tăng chất lượng hiệu quả xử lý công việc.
Thông qua việc thúc đẩy nâng cao hiệu suất và chất lượng sắp xếp và giải quyết các đầu
công việc, kỹ năng tổ chức công việc giúp mỗi cá nhân gia tăng niềm tin vào cuộc sống
đồng thời giúp giảm căng thẳng áp lực.
Bởi nhờ lối tư duy khoa học, mạch lạc, ưu tiên việc phân bổ và sắp xếp các nguồn lực
theo hướng tối ưu hoá chất lượng và hiệu suất công việc, mỗi cá nhân sẽ tự cảm nhận
và đo lường được hiệu quả thiết thực từ tổ chức công việc, từ đó các nhiệm vụ công
PPH101_Bai2_v1.0018109225
3
việc được xử lý một cách suôn sẻ, trôi chảy, tạo ra những ảnh hưởng tích cực đến tâm
lý và cuộc sống của các cá nhân.
Nhờ việc sắp xếp và tổ chức công việc hợp lý mỗi cá nhân tạo lập được thêm những ấn
tượng tốt trong mắt những người xung quanh, đồng thời giúp gia tăng thêm các cơ hội
cho bản thân trong cuộc sống.
Đối với các doanh nghiệp
Tổ chức công việc hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc. Bởi thông
qua việc vận dụng kỹ năng tổ chức và phân công công việc, mỗi một tổ chức, doanh
nghiệp sẽ có phương án sắp xếp và phân phối khối lượng công việc phải giải quyết
thành các hạng mục công việc thuận tiện cho việc quản lý và triển khai, lên phương án
thực hiện theo hướng tối ưu và hiệu quả nhất. Chính vì vậy, việc áp dụng các phương
pháp và công cụ tổ chức công việc hiệu quả giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất
và chất lượng công việc.
Bên cạnh đó, bằng các phương pháp tổ chức công việc, xây dựng và vận hành hệ thống
công việc trong doanh nghiệp, tổ chức thành các luồng, chuỗi liên hoàn, khép kín, doanh
nghiệp đồng thời có thể tổ chức và kiểm soát được đội ngũ nhân sự nội bộ của tổ chức.
Các phương pháp tổ chức công việc cho phép các doanh nghiệp tổ chức và sắp xếp được
các luồng công việc theo chuỗi khép kín, từ đó thay vì phải quản trị các công việc theo
từng đầu mối việc nhỏ lẻ, các doanh nghiệp có thể quản trị công việc theo chuỗi khép
kín, giúp cho các tiến độ được đảm bảo thông suốt.
Tổ chức và sắp xếp công việc một cách có hiệu quả giúp tăng hiệu quả hoạt động của
tổ chức; nâng cao năng suất lao động, hiệu quả kinh doanh giúp doanh nghiệp vận hành
một cách thông suốt hơn. Đặc biệt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày
nay, việc tối hoá các nguồn lực và hiệu suất công việc giúp doanh nghiệp gia tăng được
các cơ hội phục vụ phát triển.
Như vậy, việc tổ chức công việc hiệu quả có tác dụng:
Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến trình công việc cũng như những kết quả
dự kiến.
Phối hợp hiệu quả hơn các nguồn lực sẵn có.
Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với những
thay đổi của mội trường bên ngoài.
Chủ động hơn trong việc đánh giá kết quả, thành tựu của cá nhân, tổ chức.
Các phương pháp để tổ chức công việc hiệu quả
Kỹ năng thiết lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất để có thể tổ chức và quản lý công
việc hiệu quả.
Bởi con người khác với các loài động vật khác ở chỗ: con người có ý thức, do vậy trước
khi hành động con người đều ý thức được hành động đó là gì, con người biết mình sống,
làm việc vì cái gì? Do cái gì thúc đẩy? Và dự kiến trước cuộc đời mình sẽ đi đến đâu? Vì
PPH101_Bai2_v1.0018109225
4
vậy, trong từng công việc, từng giai đoạn cuộc đời, con người đều xác định cho mình những
mục tiêu cần đạt được dựa trên những nhu cầu, mong muốn của bản thân.
Mục tiêu là gì?
Mục tiêu là cái đích mà ta muốn đạt tới trong một khoảng thời gian hoặc về một công
việc nào đó. Mục tiêu có thể về nhận thức, thái độ hoặc hành vi.
Kỹ năng đặt mục tiêu
Kỹ năng đặt mục tiêu là khả năng con người biết đề ra mục tiêu cho bản thân trong cuộc
sống, cũng như lập kế hoạch cho việc thực hiện mục tiêu đó.
Mục tiêu có thể đặt ra trong khoảng thời gian ngắn như trong ngày, trong tuần gọi là
mục tiêu ngắn hạn; mục tiêu có thể đặt ra trong một thời gian dài như tháng, quý, năm
gọi là mục tiêu trung hạn; mục tiêu có thể đặt ra trong khoảng thời gian nhiều năm gọi
là mục tiêu dài hạn, mục tiêu mang tính chiến lược.
Kỹ năng đặt mục tiêu giúp con người sống có mục đích, có kế hoạch. Con người sống
có mục tiêu là người biết quý trọng cuộc sống của mình và đặt vào cuộc sống nhiều ý
nghĩa. Còn ai sống không có mục tiêu, sống tùy tiện, sống theo kiểu “nước chảy bèo
trôi” thì sẽ khó có thể thành công trong cuộc sống.
Căn cứ để xác định mục tiêu:
o Những nhu cầu, mong muốn của bản thân.
o Khả năng, ý chí quyết tâm của bản thân (điểm mạnh, hạn chế).
o Xác định thời gian.
o Điều kiện khách quan (thuận lợi, khó khăn) để hiện thực hóa mục tiêu.
o Những cơ hội để thực hiện mục tiêu, nếu biết chớp cơ hội có thể dễ dàng đạt
mục tiêu.
o Những thách thức đòi hỏi phải vượt qua.
Cần cân nhắc các yếu tố trên, yếu tố nào có thể khắc phục để đạt mục tiêu, yếu tố nào không
thể khắc phục mà lại giữ vai trò quyết định, đôi khi cá nhân phải từ bỏ mục tiêu ban đầu để
xác định một mục tiêu mới nếu thấy không có khả năng thực hiện hoặc có thể thu nhỏ phạm
vi để mục tiêu có tính hiện thực.
Để mục tiêu có tính hiện thực cần phải lập kế hoạch thực hiện mục tiêu, xem đâu là mục
tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, từ đó quyết tâm thực hiện kế hoạch đặt ra.
Vai trò của mục tiêu
o Mục tiêu là phương tiện để đạt được mục đích của cá nhân và tổ chức
o
o
o
Nhờ ý thức xây dựng được hệ thống các mục tiêu, cá nhân và tổ chức có thể nhận
dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồn lực.
Mục tiêu giúp thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động.
Mục tiêu hỗ trợ xem xét, đánh giá ra quyết định hiệu quả hoạt động của cá nhân,
tổ chức.
Thiết lập mục tiêu theo tiêu chuẩn SMART
SMART là từ viết tắt cho khuôn khổ tạo mục tiêu hiệu quả. Nó là viết tắt của 5 tính chất
mà một mục tiêu phải có: cụ thể (specific), tính toán được (measurable), có khả năng thực
hiện (achievable), thực tế (realistics), và kiểm soát thời gian (time-bound). Phương pháp
PPH101_Bai2_v1.0018109225
5
SMART là một trong những công cụ phổ biến và hiệu quả nhất để đặt ra mục tiêu thực tế
và có khả năng hoàn thành. Bạn có thể là người đứng đầu tổ chức gồm 300 người hay chủ
doanh nghiệp nhỏ. Hay chỉ đơn giản là người muốn giảm cân. Dù là ai đi nữa, học cách đề
ra mục tiêu SMART có thể nâng cao cơ hội thành công của bạn
SMART là tên của 5 chữ cái bắt đầu của từng tiêu chuẩn cho mục tiêu
Để có một mục tiêu thông minh, mục tiêu của bạn đòi hỏi phải có đầy đủ các tiêu
chuẩn sau:
S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu.
M – Measurable: Đo lường được
A – Attainable: Có thể đạt được
R – Realistic: Thực tế
T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành
SPECIFIC
Mọi mục tiêu đặt ra phải cụ thể, dễ hiểu – thường thì khi bắt đầu đặt mục tiêu cá nhân
khá nhiều bạn trẻ thích đặt những mục tiêu to lớn và khó hình dung như trở thành giám
đốc, trở thành người thành đạt hay đơn giản hơn là sẽ học giỏi, sẽ vào được trường
tốt. Và đó các bạn lại chưa có một khái niệm hay định nghĩa cụ thể cho việc thành đạt
là gì? Trở thành giám đốc là gì? Trường nào là trường tốt ? Thế nào là học giỏi? Điều
này sẽ hạn chế khả năng đạt được mục tiêu của bạn. Thay vì mơ hồ như vậy bạn thử đặt
mục tiêu của mình thật rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu để có thể hình dung ra nó. Ví dụ như
đạt được điểm số bao nhiêu trong học kỳ sắp tới, 7.0, hay 8.0 chẳng hạn….; Bạn sẽ đạt
được điểm TOEFL iBT là 100+ trong 3 tháng tới (và bạn sẽ học mỗi ngày để ôn luyện
kiến thức đó…), sẽ đăng ký vào trường đại học nào (tìm hiểu những yêu cầu của trường
đó về điểm số và hồ sơ và đặt những mục tiêu cụ thể cho từng yêu cầu…).
MEASURABLE
Ví như bạn đặt ra cho mình mục tiêu học sẽ dành ra 1 tiếng mỗi ngày để học và luyện
tập tiếng Anh, 15 phút để ôn tập các từ mới đã học trong tuần, hoàn thành việc của ngày
hôm nay không để sang ngày mai… Đó là cách để bạn hoàn thành mục tiêu của mình
nhanh nhất. Và bạn có thể đo lường được hiệu quả mỗi ngày/mỗi tuần.
Đó là “Mục tiêu đó phải đo lường được” – khi bạn đặt mục tiêu cá nhân bạn phải biết
được mục tiêu của mình có đo lường được hay không, có con số sẽ cụ thể để bạn có thể
đánh giá được kết quả của nó trên những con số đo lường này.
ATTAINABLE
Ngoài việc phải cụ thể và đo lường được thì nó phải nằm trong khả năng của bạn – bởi
với một mục tiêu cao quá có thể làm cho bạn mệt mỏi và chán nản khi không đạt được
điều đó. Nhưng không phải vì thế mà không đặt ra những mục tiêu cao – Bạn sẽ chia
nhỏ giai đoạn và đặt cho mình nhiều mục tiêu nhỏ – từng bước vượt qua nó để đạt được
mục tiêu cao như ban đầu đã đề ra.
Chính vì thế bạn hãy đặt mục tiêu vừa với khả năng và tiềm lực của bạn. Ví dụ bạn có
thể đặt những mục tiêu như trở thành học sinh giỏi, đạt 9,0 cho học kỳ này khi bạn nhận
thấy khả năng của mình hoàn toàn có thể. Đừng đặt những mục tiêu kiểu như sẽ học
mỗi ngày 2 tiếng để tập thể dục khi hiện tại bạn chỉ dành ra 30′ để tập thì việc thực hiện
PPH101_Bai2_v1.0018109225
6
nó sẽ rất khó đấy. Thay vào đó là việc trong tuần 1 bạn sẽ tăng thời lượng từ 30′ thành
45’, tuần 2 tăng từ 45’ thành 1 tiếng và cứ thứ tự như vậy sau 1-2 tháng bạn hoàn toàn
có thể đạt được mục tiêu ban đầu của mình.
REALISTIC
Mỗi mục tiêu đều phải hướng tới 1 mục tiêu – mục đích chung – liên quan đến tầm nhìn
chung – đó là liên quan đến mục tiêu dài hạn của bạn.
Ví như bạn có thể đặt những mục tiêu nhỏ như học tiếng Anh để chuẩn bị đi du học Mỹ
chứ không phải một ngoại ngữ nào đó, không liên quan đến việc đi học của bạn. Hay
việc tích cực tham gia hoạt động ngoại khóa, phát triển kỹ năng mềm cũng là những
mục tiêu nhỏ để đạt được mục tiêu chung là du học Mỹ thành công.
Việc mua trò chơi điện tử là một việc chẳng hề liên quan đến công việc học tập và chuẩn
bị du học của bạn, nó chỉ để thỏa mãn sở thích cá nhân của bạn? Thì mục tiêu này có
thể đặt sau 1 chút, giành thời gian cho những mục tiêu học tập, trau dồi kiến thức thì sẽ
hiệu quả hơn – Điều này sẽ giúp bạn hoàn thành mục tiêu của mình nhanh hơn.
TIME-BOUND
Đặt giả những thời gian, thời hạn cụ thể cho từng mục tiêu – bạn hãy giới hạn cho mục
tiêu của mình trong thời gian là bao lâu, ví dụ như trong 1 tháng, 1 năm hay lâu hơn
một chút…. bằng cách này chúng ta sẽ hoàn thành nhanh hơn và có kỷ luật hơn để hoàn
thành mọi việc đúng hạn. Những mục tiêu lớn hãy chia nhỏ để hoàn thành dễ dàng hơn
nhé bạn.
Thiết lập mục tiêu bằng công cụ vòng tròn DEMING (vòng PDCA)
PDCA hay Chu trình PDCA ( Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ) là chu
trình cải tiến liên tục được tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950.
Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ tiến sĩ Walter A. Shewart –
người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối
của thập niên 30. Tuy nhiên, người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng
tròn Deming.
Cải tiến chất lượng hiệu quả hoạt động liên tục với PDCA. Quy trình triển khai các bước
thông thường được hệ thống hoá như sau:
Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và
phương pháp đạt mục tiêu.
Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
Action: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp
nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.
Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ),
chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng hiệu quả hoạt động là
sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. Trên thực tế việc thực hiện chu trình PCDA
phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Tuy nhiên, chu trình PDCA là nền tảng cho các chu
trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm
chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.
PPH101_Bai2_v1.0018109225
7
Kỹ năng lập kế hoạch
Khi được hỏi: “Bạn dự định sau này sẽ làm gì?”, các bạn trẻ thường trả lời: “Tôi sẽ làm chủ
một doanh nghiệp, sẽ làm một diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…”. Nhưng đa
phần các bạn lại chưa hề có một kế hoạch rành mạch để hiện thực hóa dự định đó. Các bạn
đang cần kỹ năng lập kế hoạch.
Nguyên nhân của việc không chú ý hoặc không thể xác định được kế hoạch cho mình là do
các bạn trẻ thiếu mục tiêu hoặc những mục tiêu ấy là mơ hồ. Khi bạn đã đặt mục tiêu dù
ngắn hạn hay dài hạn cho mình như sẽ thành một chủ doanh nghiệp, sẽ là một lập trình viên
phần mềm, là nhà nghiên cứu khoa học, nhà hoạt động xã hội… để có thể cống hiến, đóng
góp được nhiều cho xã hội thì bạn cần phải có một kế hoạch rành mạch từng bước để thực
hiện. Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ
giúp bạn có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việc mình làm
trên đường thực hiện dự án của mình.
Kế hoạch là gì?
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn
lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục
tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi bạn lập được kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có
hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi
nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi
tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ
dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình.
Vai trò của lập kế hoạch
Xác định mục tiêu
Một ngày chỉ có 24 giờ và bạn không thể làm quá nhiều việc cùng một ngày được, việc
lập kế hoạch sẽ giúp bạn phân bổ công việc một cách hợp lý. Kỹ năng lập kế hoạch và
tổ chức công việc hoạt động sẽ cho biết cái đích cần đạt được của công việc. Khi bạn
đã biết mình phải đi đến đâu thì bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn đường đi nước
bước để cán đích thành công.
Giảm tính bất ổn định
Kỹ năng lập kế hoạch giúp phân bổ công việc một cách hợp lý và là bước đệm để tổ
chức công việc. Từ bảng kế hoạch đã lập, cá nhân hay nhà quản lý có thể dự đoán được
những yếu tố ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch, từ đó sớm đưa ra các phương
án đối phó kịp thời.
Giảm trùng lặp, lãng phí
Khi có được kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc bạn sẽ hạn chế mức tối đa sự
chồng chéo, gây lãng phí khi thực hiện công việc. Khi mục tiêu được đề ra, bạn sẽ chủ
động vạch ra được phương án với chi phí thấp nhất và sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất.
Khi không có kế hoạch rõ ràng thì sẽ không có sự nỗ lực hết mình để hoàn thành công
việc, chính vì vậy mà thời gian trôi đi một cách lãng phí.
Xây dựng tiêu chuẩn cho quá trình kiểm tra
PPH101_Bai2_v1.0018109225
8
Một cá nhân hay một tổ chức nếu không có kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công
việc thì chẳng khác nào một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông, không có đích đến, không
biết mình phải làm gì. Không lập kế hoạch sẽ không có mục tiêu, vậy bạn lấy tiêu chuẩn
nào để xác định được mình đã đạt mục tiêu hay chưa. Chính vì vậy, nếu không có quá
trình lập kế hoạch sẽ không có quá trình kiểm tra, giám sát.
Lập kế hoạch là tiền đề cho kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả việc tổ chức công việc
và là chiếc chìa khoá vàng cho việc thực hiện mục tiêu đề ra một cách hiệu quả và tối
ưu thời gian nhất.
Phương pháp lập kế hoạch hiệu quả
Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạn có thể dùng phương pháp
5W1H2C5M bao gồm các yếu tố: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why); Xác
định nội dung công việc 1W (what); Xác định 3W (where, when, who); Xác định cách thức
thực hiện 1H (how); Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra 2C (control, check); Xác
định nguồn lực thực hiện 5M (man, money, material, machine và method).
Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏi mình là:
o
Tại sao tôi phải làm công việc này?
o
Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?
o
Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?
Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chín là why với
nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng
tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
Xác định nội dung công việc (What)
o
WHAT (cái gì?): Nội dung công việc đó là gì?
o
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó.
o
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước.
Xác định 3W
o
Where (ở đâu?): Có thể bao gồm các câu hỏi sau
Công việc đó thực hiện tại đâu?
Giao hàng tại địa điểm nào?
Kiểm tra tại bộ phận nào?
Thử nghiệm những công đoạn nào?…
o
When (khi nào?): Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào
kết thúc…
Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn
cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. Có 4 loại công việc khác nhau: công
việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc
quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
PPH101_Bai2_v1.0018109225
9
Who (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:
Ai làm việc đó
Ai kiểm tra
Ai hỗ trợ
Ai chịu trách nhiệm,...
Xác định cách thức thực hiện (How)
How (như thế nào?): nó bao gồm các nội dung
o Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
o Tiêu chuẩn là gì?
o Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến:
o Công việc đó có đặc tính gì?
o Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
o Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
o Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?
Xác định phương pháp kiểm tra (Check)
Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau:
o Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu
công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
o Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên
(nếu vậy thì bao lâu một lần?).
o Ai tiến hành kiểm tra?
o Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
o Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết
tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.
o Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm
kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót.
Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các
nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
o Man = nguồn nhân lực;
o Money = Tiền bạc;
o Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng;
o Machine = máy móc/công nghệ;
o Method = phương pháp làm việc.
Man, bao gồm các nội dung:
Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm
chất, tính cách phù hợp?
o
PPH101_Bai2_v1.0018109225
10
Ai hỗ trợ?
Ai kiểm tra?
Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu;
Tiêu chuẩn nhà cung ứng;
Xác định phương pháp giao hàng;
Thời hạn giao hàng.
Kỹ năng thiết lập và quản lý công việc hàng ngày
Trong công việc lẫn cuộc sống, ở bất kì vai trò, vị trí, hay công việc nào tại những mảng
lĩnh vực khác nhau, thì chắc hẳn bạn có cả khối những thứ cần phải làm và thực hiện đúng
theo thời hạn của nó. Tuy nhiên, thời gian là hữu hạn, thế nên nếu bạn không có sự hoạch
định và kiểm soát tốt, thì rất có thể hiệu quả thực hiện sẽ không cao, có khi lại mang đến
những kết quả không tốt.
Lập danh sách các công việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm
Đây là bước đầu tiên quyết định sự thành công hay thất bại của một bản kế hoạch. Việc
lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát về số lượng
cũng như trình tự thời gian thực hiện các công việc. Ở bước này, bạn cần suy nghĩ kỹ
và hãy ghi lại chi tiết các công việc sẽ phải làm trong ngày, tuần hoặc tháng, năm. Các
công việc càng ghi được đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện
sau này càng dễ dàng bấy nhiêu.
Đưa ra các mục tiêu tương ứng
Sau khi lên danh sách các công việc, bạn cũng cần phải thiết lập các mục tiêu phù hợp
với các công việc. Mục tiêu này có thể là thời gian hay kết quả mong muốn đạt được.
Bạn lưu ý rằng, để mục tiêu phù hợp, thì cần phải bám sát với mong muốn và khả năng
của chính bản thân bạn. Nếu đặt mục tiêu quá cao khi bạn chẳng thể đạt được, ít nhiều
sẽ làm giảm ý chí thực hiện các công việc khác.
Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc
Với bước này, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đã liệt kê ở trên theo thứ tự
cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp này
sẽ làm cho bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn
lực khác mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Tập trung thực hiện kế hoạch
Sự tập trung sẽ giúp bạn làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn. Nói như vậy
không có nghĩa là khi làm việc, bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, mà bạn còn phải
quan tâm tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một
thời gian.
Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và kế hoạch cũng vậy, sẽ luôn có những điểm không
trùng với quá trình thực hiện và bạn cũng không thể nào biết trước được những việc
phát sinh. Vì vậy, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát
PPH101_Bai2_v1.0018109225
11
sinh. Khi lên kế hoạch các công việc, hãy nên cố gắng dự trù và liệt kê 1 số khó khăn
và thách thức có thể gặp phải, từ đó đưa ra một số phương án dự phòng.
Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch
Để biết bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu, hay
xem xét liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn hay không, bạn cần phải
liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình.
Khi hoàn thành xong mục tiêu, hãy tự khích lệ tinh thần và khen thưởng cho bản thân
mình để tiếp tục có động lực thực hiện tiếp những kế hoạch tiếp theo. Tuy nhiên không
nên khen thưởng liên tục, hãy tự khen thưởng khi bạn thực sự khá vất vả mới hoàn thành
xong mục tiêu ấy.
Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Quản lý thời gian luôn là vấn đề muôn thuở của chúng ta, đặc biệt là những người trẻ, với
rất nhiều sự lựa chọn, không chỉ công việc mà còn những lựa chọn khác trong cuộc sống
như học tập, vui chơi và mở rộng giao lưu.
Áp lực công việc ngày càng căng thẳng và phức tạp, đòi hỏi chúng ta phải hết sức cố gắng
mới vượt qua được. Còn để thành công, ta còn phải cố gắng nhiều hơn. Trong khi thời gian
thì vẫn cứ thế, lặng lẽ rượt đuổi ta mỗi ngày, đã khiến chúng ta mệt mỏi rã rời. Vì
vậy, “Bận” là một từ đã thành thời thượng trong cuộc sống của chúng ta ngày nay. Và việc
quản lý thời gian một cách đúng nghĩa sẽ giúp chúng ta dễ dàng đạt được những hiệu quả
tốt nhất trong công việc cũng như trong cuộc sống thường ngày.
Và để thoát khỏi guồng quay hối hả của thời gian hiện nay, thì trước tiên, ta cùng tìm hiểu
xem: Thời gian là gì? Và làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất?
Khái niệm về thời gian
Thời gian là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài đồng đều nhất, có giới hạn, không
thay đổi được và không mua, bán được. Vì những đặc điểm này, thực sự chúng ta không
bao giờ quản lý được thời gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp và sử
dụng thời gian như thế nào cho hiệu quả nhất. Người sử dụng thời gian hiệu quả, là người
“giàu có” thời gian hơn.
Phương pháp để quản lý và sử dụng thời gian một cách hiệu quả
Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn
sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được
việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải
hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi
đi một cách lãng phí.
Liệt kê những công việc cần phải làm
Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong
tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Bạn
sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ
PPH101_Bai2_v1.0018109225
12
xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành
xong công việc nào đó.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem
công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những
công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được
hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.
Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những
việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng
thời hạn.
Tổng kết lại công việc
Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để
xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian
cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho
những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý
do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để
dành cho việc khác.
Tính kỷ luật và thói quen
Để sử dụng thời gian một cách khoa học, bạn cũng phải tập cho mình tính kỷ luật và
những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và
làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng
hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng
bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng
ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý.
Tập trung
Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn
hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả
công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn
sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác.
Lên thời gian cụ thể cho công việc
Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định
thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian
để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và
thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí
những khoảng thời gian quý giá.
Sắp xếp nơi làm việc khoa học
Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài
liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan trọng không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất
nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và
khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí
thời gian cho những công việc vô bổ.
PPH101_Bai2_v1.0018109225
13
Giải quyết tình huống dẫn nhập
Câu hỏi: Làm cách nào để 4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất? Khoảng
thời gian ấy là bao lâu, và đi như thế nào?
Tình huống đưa ra là một ví dụ minh họa điển hình cho hoạt động tổ chức công việc theo nghĩa
hẹp (tổ chức phân bổ nguồn lực để xử lý các nhiệm vụ được giao phó).
Bản chất của công việc trên là tìm ra phương án tối ưu nhất (về nguồn lực và thời gian để đưa
được 04 du khách qua cầu. Về cách thức giải quyết tình huống cơ bản là giống nhau: bố trí sắp
xếp cho từng cặp (2) du khách qua cầu, sau đó để 1 người mang đèn pin về, và cứ làm tuần tự
như vậy tới khi cả 4 người đều sang được đến bờ bên kia một cách an toàn.
Cụ thể, phương án tối ưu được chấp nhận là:
Chuyến 1: Người số 1 (1 phút) và số 2 (2 phút) đi cùng nhau số 1 quay về Tổng 2 lượt là 2
+ 1= 3 phút.
Chuyến 2: Người số 3(5 phút) và số 4 (10 phút) đi cùng nhau, người số 2 quay về
Tổng 2 lượt của chuyến 2 là: 10 + 2=12 phút.
Chuyến 3: Người số 1 và số 2 đi sang cùng nhau Tổng chuyến 3: 2 phút.
Như vậy thời gian tối ưu để cả 3 du khách sang được bờ bên kia là 17 phút.
PPH101_Bai2_v1.0018109225
14
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI
Tổ chức công việc, quản lý thời gian là một trong những kỹ năng thiết yếu trong đời sống
loài người. Làm chủ và ứng dụng hiệu quả kỹ năng tổ chức công việc quản lý thời gian giúp
cho mỗi cá nhân, tổ chức nâng cao năng suất lao động, chất lượng hiệu quả hoạt động, chủ
động trong việc phân bổ nguồn lực, nắm bắt các cơ hội để thành công.
Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả bao gồm hệ thống liên hoàn các kỹ
năng từ thiết lập và quản trị các mục tiêu, kỹ năng lập kế hoạch phân bổ nguồn lực triển
khai các công việc một cách hiệu quả và kỹ năng phân phối sử dụng thời gian hằng ngày
một cách hợp lý, khoa học.
Nắm vững và làm chủ được các phương pháp và công cụ thiết lập mục tiêu để đảm bảo tính
khả thi, hiệu quả và khả năng ứng dụng thực tiễn.
Hiểu về bản chất và các cách thức lập kế hoạch triển khai mục tiêu trong cuộc sống, lập kế
hoạch để xử lý các vấn đề phát sinh; hệ thống các phương pháp và công cụ để quản trị kế
hoạch hiệu quả.
Hiểu về giá trị của thời gian cũng như có những phương pháp, cách thức để sử dụng thời
gian một cách có hiệu quả.
PPH101_Bai2_v1.0018109225
15
BÀI TẬP THỰC HÀNH
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Thế nào là tổ chức công việc? Vai trò của tổ chức công việc hiệu quả đối với mỗi cá nhân,
tổ chức?
2. Vai trò của thiết lập và quản lý mục tiêu trong tổ chức công việc hiệu quả? Trình bày ngắn
gọn về bộ tiêu chuẩn SMART trong thiết lập mục tiêu?
3. Tại sao cần lập kế hoạch? Lập kế hoạch có vai trò như thế nào đối với cá nhân và
doanh nghiệp?
4. Nêu các phương pháp để có thể sử dụng và quản lý thời gian hiệu quả?
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM
1. Trong nguyên tắc SMART trong thiết lập mục tiêu, chữ T đề cao yếu tố nào trong các yếu
tố sau đây?
A.
B.
C.
D.
Khả năng lượng hóa nhiệm vụ.
Tính cụ thể của nhiệm vụ.
Mức độ rõ ràng của nhiệm vụ.
Thời gian dành cho việc thực hiện nhiệm vụ.
2. Đâu là cách hiểu chưa hoàn toàn về lợi ích tổ chức công việc hiệu quả?
A. Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến trình công việc cũng như những kết quả
dự kiến.
B. Hiểu rõ thông tin về các đối thủ cạnh tranh hiện hữu và tiềm tàng.
C. Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với những
thay đổi của môi trường bên ngoài.
D. Cắt giảm được các chi phí phát sinh không cần thiết trong quá trình vận hành tổ chức
hoạt động của doanh nghiệp.
3. Chữ D trong vòng tròn PDCA là viết tắt của hoạt động nào?
A. Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.
B. Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp.
C. Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương
pháp đạt mục tiêu.
D. Đưa kế hoạch vào thực hiện.
4. Để người lao động có cơ hội cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nhà quản trị có thể áp
dụng biện pháp nào?
A. Xếp thời gian biểu lao động linh hoạt theo mùa vụ.
B. Xếp thời gian biểu lao động thu gọn.
C. Xếp thời gian biểu linh hoạt trên cơ sở phân tích kỹ tâm lý, khả năng, nhu cầu cũng như
tính chất của công việc.
D. Tăng cường giám sát kỷ luật nơi làm việc.
PPH101_Bai2_v1.0018109225
16
5. Lợi ích của việc lập kế hoạch trong quản lý thời gian là gì?
A.
B.
C.
D.
Cho phép xác định mốc thời gian cần thiết để thực hiện một công việc nào đó.
Cho phép xác định được mục đích cụ thể cho từng công việc cụ thể.
Cho phép xác định được hành động phù hợp cho từng công việc cụ thể.
Cho phép xác định được mục đích và các hành động cụ thể, phù hợp cho công việc cần
triển khai.
PPH101_Bai2_v1.0018109225
17
ĐÁP ÁN
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Thế nào là tổ chức công việc? Vai trò của tổ chức công việc hiệu quả đối với mỗi cá nhân,
tổ chức?
Tổ chức công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt
nhất để thực hiện được những mục tiêu đó. Hoạt động này liên hệ đến những mục đích
cũng như hệ thống các phương pháp, phương tiện để thực hiện các mục đích đó.
Vai trò của tổ chức công việc đối với cá nhân
o Tăng hiệu quả;
o Tăng chất lượng;
o Tăng niềm tin;
o Giảm căng thẳng;
o Tạo ấn tượng tốt;
o Gia tăng các cơ hội trong tương lai.
Vai trò của tổ chức công việc đối với tổ chức
o Nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc;
o Thuận tiện trong việc tổ chức và đánh giá nhân sự;
o Quản trị công việc theo chuỗi và đảm bảo tiến độ;
o Gia tăng các cơ hội phát triển.
2. Vai trò của thiết lập và quản lý mục tiêu trong tổ chức công việc hiệu quả? Trình bày ngắn
gọn về bộ tiêu chuẩn SMART trong thiết lập mục tiêu?
Vai trò của thiết lập và quản lý mục tiêu trong tổ chức công việc hiệu quả
o Là phương tiện để đạt được mục đích.
o Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phân bổ các
nguồn lực.
o Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động.
o Quyết định hiệu quả hoạt động của cá nhân, tổ chức.
Bộ tiêu chuẩn SMART
o S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu.
o M-Measurable: Đo đếm được.
o A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình.
o R-Realistic: Thực tế, không viển vông.
o T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
3. Tại sao cần lập kế hoạch? Lập kế hoạch có vai trò như thế nào đối với cá nhân và
doanh nghiệp?
Cần lập kế hoạch vì: Kế hoạch à một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch
trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt
nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi bạn lập được kế hoạch
thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống
PPH101_Bai2_v1.0018109225
18
sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một
sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn
hướng đến. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự
án của mình.
Vai trò của lập kế hoạch:
o Tư duy có hệ thống trong quản lý thời gian;
o Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu;
o Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các thành viên nhóm;
o Sẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoài;
o Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20 phút.
4. Nêu các phương pháp để có thể sử dụng và quản lý thời gian hiệu quả?
Nhắc việc;
Lập kế hoạch;
Lập kế hoạch, ưu tiên hóa, kiểm soát;
Ma trận quản lý thời gian.
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM
1. Đáp án đúng là: Thời gian dành cho việc thực hiện nhiệm vụ.
Vì: Chữ T – Time bound chỉ quỹ thời gian dành cho các nhiệm vụ.
2. Đáp án đúng là: Cắt giảm được các chi phí phát sinh không cần thiết trong quá trình vận
hành tổ chức hoạt động của doanh nghiệp.
Vì: Tất cả các nhận định (A), (B), (C) đều là các lợi ích của việc cần tổ chức công việc
hiệu quả.
3. Đáp án đúng là: Đưa kế hoạch vào thực hiện.
Vì: Trong vòng tròn PDCA, chữ D: “DO” thể hiện cho giai đoạn đưa kế hoạch vào thực
hiện, đây là giai đoạn 2 trong quá trình thực hiện vòng tròn PDCA trong cải tiến hiệu suất
và kiểm soát mục tiêu liên tục.
4. Đáp án đúng là: Xếp thời gian biểu linh hoạt trên cơ sở phân tích kỹ tâm lý, khả năng, nhu
cầu cũng như tính chất của công việc.
Vì: Căn cứ vào điều kiện và tình hình thực tế, nhà quản trị có thể xem xét cân nhắc giữa
việc sắp xếp và bố trí thời gian biểu làm việc cho người lao động một cách phù hợp nhất,
và phương pháp sắp xếp thời gian biểu theo mùa vụ hoặc theo phương pháp thu gọn là một
trong những cách thức phổ biến hiện nay.
5. Đáp án đúng là: Cho phép xác định được mục đích và các hành động cụ thể, phù hợp cho
công việc cần triển khai.
Vì: Việc lập kế hoạch trong quản lý thời gian cho phép xác định được mục đích và các
hành động cụ thể, phù hợp cho công việc cần triển khai.
PPH101_Bai2_v1.0018109225
19
