tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trử

PHẦN MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài
Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng chủ trương đổi mới đất
nước từng bước xây dựng nhà nước pháp quyền XHCN. Nhà nước điều hành
quản lý xã hội bằng pháp luật trong đó công tác cải cách hành chính, giảm thiểu
các thủ tục hành chính hoá gọn nhẹ, hiệu quả là động lực, điều kiện để thúc đẩy
kinh tế xã hội phát triển cho nên việc đổi mới nâng cao chất lượng công tác quản
lý, điều hành đối với mỗi cơ quan là vấn đề tiên quyết. Công tác văn thư, lưu trữ
là một hoạt động gắn liền với công tác chỉ đạo điều hành công việc, trực tiếp
quản lý mọi thông tin đầu vào và thông tin đầu ra của cơ quan, tổ chức. Cùng
với sự phát triển của xã hội hiện đại, xã hội đòi hỏi thông tin phải được cung
cấp, xử lý và truyền đạt một cách nhanh chóng, chính xác nhằm phục vụ tốt cho
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do đó, hiệu quả của hoạt động quản lý
trong các cơ quan, tổ chức đó phụ thuộc vào công tác văn văn thư, lưu trữ có
làm tốt hay không. Chính vì vậy, các cơ quan, tổ chức đặc biệt là trong các cơ
quan hành chính Nhà nước ngày càng không ngừng quan tâm, củng cố và hoàn
thiện công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hoá.
UBND xã Húc thuộc huyện Hướng Hoá tỉnh Quảng Trị là một cơ quan
quản lý hành chính Nhà nước, chấp hành các chủ trương chính sách pháp luật
của Đảng, Nhà nước và cũng đồng thời điều hành quản lý xã hội cũng bằng các
hệ thống chính sách pháp luật. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả nhiệm vụ quản lý
điều hành của mình, UBND xã Húc phải từng bước hoàn thiện công tác tổ chức
và phương thức hoạt động của bộ phận văn phòng. Công tác văn thư, lưu trữ
thuộc văn phòng UBND xã giữ vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý và
ban hành văn bản của UBND xã. Nắm được tầm quan trọng của công tác văn
thư, lưu trữ, văn phòng UBND xã Húc không ngừng hoàn thiện, để nâng cao
chất lượng công tác này trong hoạt động điều hành và quản lý của văn phòng
cũng như của uỷ ban, nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu tư vấn cho lãnh
đạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước trên địa bàn xã.

1

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn và sau khi được tiếp cận thực tế công tác văn
thư, lưu trữ tại văn phòng UBND xã A Dơi, tôi đã lựa chọn đề tài “Tầm quan
trọng của Công tác văn thư, lưu trữ trong nền Hành chính” cho bài thu hoạch
của mình. Công tác văn thư, lưu trữ là vấn đề trọng tâm được đề cập tới trong
bài viết này nhằm phần nào đáp ứng được yêu cầu và tình hình thực tế
Mục đích khi nghiên cứu đề này sẽ làm rõ: những cơ sở lý luận về công tác
văn thư, lưu trữ. Nêu rõ những nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ
để từ đó đối chiếu vào thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan nhà nước và
các giải pháp để hoàn thiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của địa phương.
Qua các tài liệu, số liệu tham khảo được sẽ đưa ra thực trạng về tổ chức và
hoạt động của văn phòng nói chung và hiện trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại
văn phòng UBND xã Húc nói riêng.
II. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở khảo sát hoạt động và hiện trạng của công tác văn thư, lưu trữ
tại văn phòng UBND xã A Dơi, từ đó vận dụng các kiến thức khoa học chuyên
ngành để phân tích, đánh giá và đưa ra một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn
thiện công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng UBND xã A Dơi
Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này tôi đã sử dụng một số
phương pháp:
- Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn để
đánh giá hoạt động của địa phương.
- Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
- Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút
ra những giải pháp mang tính khả thi.
III. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, tiểu luận nghiên cứu được kết cấu theo 5
chương như sau:

2


Chương I: Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ
Chương II: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương
Chương III: Nguyên nhân và một số kinh nghiệm
Chương IV: Giải pháp
Chương V: Kiến nghị đề xuất
Do thời gian nghiên cứu có hạn, nên tiểu luận chỉ dừng lại ở việc nghiên
cứu tổng quan, đưa ra thực trạng từ đó đưa ra những đánh giá, và một số ý kiến
đề xuất nhằm đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng
công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng UBND xã Húc

3


PHẦN NỘI DUNG
Chương I: Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ
1. Công tác văn thư
Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống là công tác công văn giấy tờ.
Ngày nay công tác văn thư được hiểu là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn
bản phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và điều hành các công việc trong các cơ
quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế
và các đơn vị vũ trang.
Công tác văn thư được xác định là hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung. Mọi cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức trong hoạt động
có liên quan đến công văn, giấy tờ đều thực hiện nghiệp vụ văn thư. Như vậy,
công tác văn thư gắn liền với mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả
hoạt động của công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động quản
lý của các cơ quan tổ chức.

Vậy, mọi cán bộ, công chức, viên chức trong một cơ quan, tổ chức khi
thực thi công việc có liên quan đến giấy tờ đều thực hiện nghiệp vụ của công tác
văn thư. Tại mỗi cơ quan, tổ chức đều lập bộ phận văn thư chuyên trách. Bộ
phận văn thư này gọi là văn thư cơ quan. Văn thư cơ quan là bộ phận thực hiện
công tác đăng ký văn bản và tác nghiệp một số việc của nội dung công tác văn
thư như: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đến;
quản lý và giải quyết văn bản đi; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ hiện
hành và nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến quá trình hoạt động quản lý và
hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo đảm an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu
quả tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của nhu cầu xã hội là sử
dụng tài liệu lưu trữ, sử dụng thông tin quá khứ phục vụ các hoạt động thực tiễn

4


của con người hiện tại. Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động quan trọng trong
mọi cơ quan, tổ chức.
Các cơ quan, tổ chức đều phải tổ chức công tác lưu trữ và thực hiện quản
lý công tác lưu trữ, theo điều 27 của pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 quy
định đó là:
Thứ nhất: Biên soạn các văn bản về quản lý công tác lưu trữ và chuyên
môn nghiệp vụ lưu trữ.
Thứ hai: Lập kế hoạch, phương hướng công tác lưu trữ.
Thứ ba: Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn các quy định của nhà nước về công
tác lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc.
Thứ tư: Dự trù kinh phí cho hoạt động của các cơ quan lưu trữ.

Thứ năm: Lập kế hoạch, tổ chức đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.
Thứ sáu: Tổ chức nghiên cứu khoa học nghiệp vụ và hợp tác quốc tế
trong lĩnh vực lưu trữ.
Thứ bảy: Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ.
Thứ tám: Tổ chức sơ kết, tổng kết hoạt động quản lý công tác lưu trữ.
Chương II: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương xã A
Dơi, huyện Hướng Hóa, tỉnh Quảng Trị
I. Đặc điểm tình hình
Húc là một xã miền núi của huyện Hướng Hóa. Có trục đường quốc lộ 9 và đường Hồ
Chí Minh qua địa bàn xã với chiều dài khoảng 6 km, có các tuyến đường liên thôn thuận lợi
trong việc giao thông đi lại và phát triển kinh tế xã hội, là xã có vị trí chiến lược quan trọng
trong chiến lược phát triển kinh tế xã hội củng cố nền quốc phòng an ninh của huyện và tỉnh.
Trong những năm qua cùng với tiến trình phát triển của đất nước. Dưới sự lãnh đạo
của cấp uỷ Đảng, điều hành của chính quyền đã phát huy tốt các phong trào thi đua trong
quần chúng nhân dân, địa phương đã phát huy tốt các tiềm năng lợi thế đẩy nhanh kinh tế xã
hội phát triền, giữ vững quốc phòng an ninh. Nền kinh tế phát triển khá, thành tựu của công
cuộc đổi mới tạo thế và lực mới. Tuy nhiên sự tác động của mặt trái xã hội làm ảnh hưởng
không nhỏ đến tình hình của địa phương, một bộ phận thanh thiếu niên còn vi phạm đạo đức,
vi phạm pháp luật. Tình hình hàng hoá buôn lậu qua địa bàn ngày càng phức tạp, gây ảnh
hưởng không nhỏ đến tình hình địa bàn. Các tổ chức tôn giáo hoạt động theo đúng khuôn khổ
pháp luật, không vi phạm pháp lệnh tôn giáo.

II. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng UBND xã A
Dơi, huyện Hướng Hóa, tỉnh Quảng Trị
1. Thuận lợi:
5


Lãnh đạo địa phương luôn quan tâm, chỉ đạo công tác này. Đặc biệt sau khi các Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, lưu trữ được

ban hành và có hiệu lực thực hiện, UBND xã đã quan tâm tổ chức triển khai, thực hiện, từng
bước củng cố kiện toàn về tổ chức bộ máy và tập huấn nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ
làm công tác văn thư, lưu trữ.

2. Khó khăn:
Đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về phía đội ngũ cán bộ: Cán bộ làm
công tác văn thư vẫn còn hợp đồng mùa vụ, cán bộ làm công tác văn thư kiêm
nhiệm luôn công tác lưu trữ. Mặt khác, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán
bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của địa phương vẫn chưa theo kịp yêu cầu công
việc đề ra.
Tình trạng cán bộ, công chức chưa lập sổ, giá để quản lý lưu trữ hồ sơ,
các văn bản theo quy định gây khó khăn trong việc sao lục, nhưng đồng thời
cũng là nguyên nhân dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống còn nhiều, gây tốn
kém, lãng phí về công tác chỉnh lý sau này.
Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý lưu trữ hồ sơ chưa có, ảnh
hưởng đến công việc, không theo kịp với xu thê phát triển chung.
Những khó khăn trên đây đòi hỏi sự đồng thuận và chia xẻ giữa địa
phương và cơ quan quản lý nhà nước cấp trên về công tác văn thư, lưu trữ. Thiết
nghĩ địa phương cần tận dụng tối đa mọi nguồn lực, đầu tư hơn nữa, để cho công
tác văn thư, lưu trữ phát huy được vị trí và vai trò vốn có của nó.
3. Công tác quản lý văn thư tại xã A Dơi, huyện Hướng Hóa, tỉnh
Quảng Trị
Công tác văn thư là một hoạt động quản lý và là hoạt động quan trọng của
bất kỳ một cơ quan nào. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện tốt chức
năng, nhiệm vụ của mình thì phải tổ chức quản lý và thực hiện tốt công tác văn
thư. Quản lý tốt công tác văn thư cần bảo đảm các yêu cầu đó là: nhanh chóng,
chính xác, bí mật. Nhìn chung công tác văn thư ở UBND xã Húc được tổ chức
thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ, thống nhất.
3.1. Lãnh đạo UBND xã
Chịu trách nhiệm quản lý chung về công tác văn thư tại văn phòng UBND

xã và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cấp trên.
6


Giải quyết kịp thời văn bản đến, ngoài ra có thể uỷ nhiệm cho cán bộ văn
phòng giải quyết tốt một số loại văn bản, giấy tờ.
3.2. Nhân viên văn thư:
Chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư theo sự chỉ đạo trực tiếp của
chủ tịch và của cán bộ văn phòng UBND xã. Vào sổ tất cả văn bản đi, văn bản
đến thuận tiện cho việc tra tìm khi cần thiết. Các văn bản kể từ lúc có chữ ký của
người có thẩm quyền đều được gửi ngay trong ngày ký. Cán bộ, công chức trong
UBND xã phối hợp chặt chẽ với nhân viên văn thư tổ chức quản lý tốt công tác
văn thư của xã.
4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Công tác soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan trọng trong hoạt
động nghiệp vụ văn thư. Văn bản do UBND xã ban hành trước khi gửi đi đều
thực hiện theo đúng quy trình, quy định của cấp trên, từ dự thảo đến trình ký và
ban hành văn bản.
4.1. Các loại văn bản được ban hành:
UBND xã thường ban hành một số văn bản thuộc thẩm quyền quản lý
như: Quyết định, thông báo, báo cáo, chỉ thị, tờ trình…
Ngoài các loại văn bản trên để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
UBND xã còn ban hành các loại văn bản khác như: Giấy mời, giấy giới thiệu,
biên bản, chương trình, hướng dẫn, đề án.
4.2. Số lượng văn bản ban hành hàng năm tại UBND xã
UBND xã ban hành và tiếp nhận văn bản qua các năm
2014, 2015, 2016 với số lượng cụ thể như sau:

TT

Văn bản các cấp

Năm 2015

Năm 2016

Năm 2017

Tổng cộng

Số
VB

Số tờ

Số
VB

Số tờ

Số
VB

Số tờ

Số VB

Số tờ

1

Văn bản cấp TW

37

253

42

310

50

376

129

939

2

Văn bản cấp tỉnh

54

152

61

328

75

431

190

911

3

Văn bản cấp huyện

76

195

83

341

94

423

253

959
7

4

Văn bản ban hành
Cộng

131
298

369
969

153

474

176

540

460

1383

339

1453

395

1770

1032

4192

4.3. Quy trình ban hành văn bản:
Tất cả các văn bản của UBND xã được thống nhất quản lý từ khâu soạn
thảo, đánh máy, trình duyệt và ban hành văn bản.
4.3.1. Thảo văn bản:
Các ban, ngành, đoàn thể có chức năng nhiệm vụ riêng vì vậy văn bản của
ban, ngành, đoàn thể nào thì do cán bộ công chức ban, ngành đó soạn thảo và
được thống nhất theo thể thức văn bản.
4.3.2. Trình duyệt văn bản:
Bản thảo sau khi được soạn thảo xong sẽ được chuyển đến bộ phận văn
phòng kiểm tra lại thể thức văn bản sau đó trình chủ tịch hoặc phó chủ tịch
UBND phê duyệt.
4.3.3. Ký ban hành văn bản:
Sau khi hoàn thiện văn bản về thể thức và nội dung, văn bản được trình
cho người có thẩm quyền ký trước khi đóng dấu và ban hành văn bản để bảo
đảm tính pháp lý của văn bản. Văn bản sau khi được lãnh đạo UBND ký chính
thức sẽ được chuyển đến nhân viên văn thư để vào sổ đăng ký công văn đi, ghi
số, ký hiệu, ngày tháng năm, đóng dấu và giữ bản lưu rồi chuyển cho các bộ
phận liên quan.
4.4. Thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, nhằm bảo
đảm cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng thuận lợi trong quá trình hoạt
động của UBND xã. Nếu thiếu một trong các yếu tố này văn bản sẽ không hợp
lệ. Đối với các loại văn bản của UBND xã đã ban hành so với hướng dẫn quy
định tại thông tư 55/2005/TTLB-BNV-VPCP có một số điểm sau:

4.4.1. Về tiêu ngữ:
Trong các loại văn bản của UBND xã đã trình bày về thể thức và kỹ thuật
đúng theo quy định.
8


4.4.2. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản:
Bao gồm tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan chủ quản
cấp trên trực tiếp.
4.4.3. Số ký hiệu văn bản:
Số của văn bản là số thứ tự của văn bản và bắt đầu từ số 01 theo từng loại
văn bản cùng với năm ban hành văn bản đó, việc đánh số sẽ bảo đảm cho việc
tra tìm văn bản được thuận lợi, nắm được số lượng văn bản, theo dõi việc đăng
ký và phân loại văn bản mà UBND xã ban hành trong từng thời kỳ cụ thể. Số ký
hiệu văn bản bao gồm chữ viết tắt của văn bản và chữ viết tắt của cơ quan ban
hành văn bản (UBND xã, Phường, xã).
4.4.4. Ngày tháng năm và trích yếu nội dung văn bản:
Trong các văn bản đã được trình bày đúng về thể thức và kỹ thuật, đúng
ngày tháng năm, văn bản ngang hàng với số ký hiệu văn bản và nằm dưới tiêu
ngữ.
Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phải
khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
5. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản:
5.1. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến là một nội dung rất
quan trọng của công tác văn thư bao gồm: Tiếp nhận văn bản đến, kiểm tra văn
bản đến, phân loại văn bản đến, bóc bì văn bản, đóng dấu đến, mở sổ đăng ký
công văn đến.
5.1.1. Tiếp nhận văn bản đến:
Tất cả các văn bản đến UBND xã đều được chuyển tới bộ phận văn thư

bao gồm các loại văn bản khác nhau như: Công văn, quyết định, đơn thư….
5.1.2. Kiểm tra văn bản:
Sau khi tiếp nhận văn bản xong, nhân viên văn thư tiến hành kiểm tra văn
bản về địa chỉ số lượng ghi trên bì văn bản, kiểm tra phong bì để phát hiện dấu
bất thường để từ đó lập biên bản đối với người đưa văn bản đến.
5.1.3. Phân loại văn bản:
9


Văn bản đã qua khâu kiểm tra, tiếp theo nhân viên văn thư thực hiện việc
phân loại văn bản. Văn bản phải được đăng ký bao gồm tất cả các văn bản gửi
cho lãnh đạo UBND xã
5.1.4. Bóc bì văn bản:
Khi bóc bì văn bản đến cần cẩn thận không được làm rách, mất chữ của
tài liệu bên trong, địa chỉ nơi gửi, dấu bưu điện… để tiện kiểm tra đối chiếu. Khi
phát hiện những văn bản không đúng phải trả lại cho cơ quan gửi văn bản. Đối
với những trường hợp các văn bản có ngày tháng năm ghi trên văn bản và ngày
nhận văn bản cách nhau quá xa hay thư khiếu nại tố cáo thì phải giữ lại phong
bì, những trường hợp văn bản được gửi kèm với phiếu gửi thì khi nhận đủ văn
bản phải ký xác nhận đóng dấu rồi gửi trả lại cho cơ quan gửi văn bản.
5.1.5. Đóng dấu đến:
Đây là một nội dung của công tác quản lý giải quyết văn bản đến, tại
UBND xã Húc nhân viên văn thư đã thực hiện tốt công tác này.
5.1.6. Đăng ký văn bản đến:
Mục đích của công việc này nhằm quản lý được chặt chẻ và tra tìm văn
bản được nhanh chóng. Nhân viên văn thư đã đăng ký đầy đủ các thông tin cần
thiết như: Số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm văn bản, trích yếu nội dung văn
bản, tên loại văn bản. Sổ dùng để đăng ký văn bản đến với mẫu sổ đúng quy
định hiện hành.
5.1.7. Trình xin ý kiến lãnh đạo:

Sau khi văn bản được đăng ký xong nhân viên văn thư chuyển cho cán bộ
văn phòng để cán bộ văn phòng trình lên lãnh đạo UBND xã xem xét giải quyết.
5.1.8. Chuyển giao văn bản đến:
Khi đã có ý kiến của lãnh đạo UBND, cán bộ văn phòng có trách nhiệm
chuyển giao văn bản đó đến nhân viên văn thư để nhân viên văn thư giao văn
bản đó đến tay người nhận và giải quyết một cách kịp thời, nhanh chóng.
5.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi:
Văn bản đi là toàn bộ văn bản do cơ quan ban hành theo thẩm quyền gửi
đến các cơ quan cá nhân hữu quan liên quan. Quá trình tổ chức quản lý và giải
10


quyết văn bản đi là một khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư nhằm
thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đăc biệt là công tác soạn thảo văn
bản.
Quá trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBND xã gồm các
bước sau:
5.2.1. Đánh máy (in) văn bản:
Tại UBND xã Húc cán bộ, công chức các bộ phận soạn thảo văn bản theo
chức năng, nhiệm vụ được giao rồi chuyển đến văn thư đăng ký, đóng dấu làm
thủ tục gửi đi.
5.2.2. Kiểm tra hoàn thiện văn bản:
Sau khi đánh máy văn bản, nhân viên văn thư rà roát lại thể thức và nội
dung văn bản chuyển cán bộ văn phòng để cán bộ văn phòng trình lãnh đạo
duyệt, ký ban hành văn bản.
5.2.3. Trình ký văn bản:
Tại UBND xã thường tiến hành chuyển bản thảo văn bản cho lãnh đạo
xem xét. Thực tế UBND xã đã có những quy định cụ thể về việc ký văn bản,
nhân viên văn thư căn cứ vào những quy định đó để chuẩn bị những văn bản
được chính xác. Trước khi trình lãnh đạo ký văn bản phải được kiểm tra về nội

dung và hình thức lần cuối.
5.2.4. Đăng ký văn bản đi:
Trước khi vào sổ đăng ký công văn đi, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại
văn bản lần cuối và ghi số ký hiệu ngày tháng năm đầy đủ và chính xác lên văn
bản. Các văn bản đi của UBND ban hành đều được tập trung tại bộ phận văn thư
và lấy số theo hệ thống số chung của UBND, số văn bản được tính theo số thứ tự
từ số đầu tiên của văn bản ban hành trong ngày đầu tiên trong một năm đến số
cuối cùng của ngày cuối cùng trong một năm sau đó vào sổ đăng ký công văn đi.
5.2.5. Đóng dấu:
Thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của chính phủ, ban hành
ngày 24 tháng 8 năm 2001 về bảo quản và sử dụng con dấu. Việc đóng dấu
nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, dấu phải được đóng rõ ràng, đúng
11


mực dấu, đóng trùm lên một phần ba về phía bên trái của chử ký. Trường hợp
đóng dấu mờ, dấu ngược phải huỷ văn bản và làm lại văn bản khác.
Chỉ nhân viên văn thư mới có quyền đóng dấu, việc uỷ quyền cho người
khác phải thực hiện bằng văn bản. Vấn đề này được thực hiện nghiêm túc và cẩn
thận.
5.2.6. Chuyển giao văn bản đi:
Tất cả các văn bản đi đều được chuyển giao khi có đầy đủ chữ ký của lãnh
đạo UBND xã và con dấu. Các văn bản khẩn, hoả tốc thì được gửi trước còn văn
bản mật thì phải kèm theo phiếu gửi.
5.2.7. Bảo quản và lưu văn bản đi:
Văn bản trước khi chuyển đi được lưu lại một bản gốc tại bộ phận văn
thư, một bản chính tại bộ phận soạn thảo. Nhân viên văn thư có trách nhiệm lưu
văn bản một cách có khoa học để tiện tra cứu khi cần thiết và đưa vào lưu trữ.
6. Công tác lưu trữ:
Các văn bản giấy tờ của ngành nào thì ngành đó tự bảo quản, lưu trữ.

Riêng bộ phận văn phòng UBND thì lưu trữ chung toàn bộ hồ sơ tài liệu của các
ban, ngành, đoàn thể đã qua 01 năm sử dụng.
6.1. Công tác thu thập tài liệu:
Năm 2015:

Năm 2016:

Năm 2017:

Tài liệu cấp trung ương: 03 cặp
Tài liệu cấp tỉnh:

04 cặp

Tài liệu cấp huyện:

07 cặp

Tài liệu cấp trung ương: 04 cặp
Tài liệu cấp tỉnh:

06 cặp

Tài liệu cấp huyện:

09 cặp

Tài liệu cấp trung ương: 05 cặp
Tài liệu cấp tỉnh:

06 cặp

Tài liệu cấp huyện:

12 cặp

6.2. Công tác bảo quản tài liệu:

12


Xây dựng và thực hiện đúng chế độ quy định về bảo quản tài liệu, áp dụng
các kinh nghiệm truyền thống để hạn chế mức tối đa quy trình thoái hoá tự nhiên
của tài liệu nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu.
6.3. Công tác chỉnh lý:
Tài liệu khi thu thập xong được chỉnh lý phân loại sắp xếp lập mục lục hồ
sơ, trong quá trình chỉnh lý đã loại ra các tài liệu sau:
- Tài liệu hết giá trị
- Tài liệu không có giá trị lưu trữ
- Biểu mẫu chưa dùng
- Bản dự thảo
6.4. Công tác xác định giá trị tài liệu:
Hiện nay UBND xã chưa thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu, vì
vậy việc xác định giá trị tài liệu thường được kết hợp trong khâu quản lý theo
quy định.
7. Ưu, khuyết điểm:
7.1. Ưu điểm:
Được sự quan tâm thường xuyên của lãnh đạo UBND xã cán bộ văn
phòng; nhân viên văn thư luôn tích cực học hỏi, nhằm nâng cao năng lực trình
độ chuyên môn nên công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện một cách chặt chẽ

nghiêm túc. Công tác văn thư, lưu trữ ở UBND xã Húc đã được tiến hành nhanh
chống, hiệu quả, kịp thời, việc giải quyết và tiếp nhận đăng ký công văn đi, công
văn đến được thực hiện đúng quy trình. Đồng thời việc bảo quản và sử dụng con
dấu cũng được tổ chức thực hiện theo tinh thần của Nghị định số 58/2001/NĐCP.
7.2. Khuyết điểm:
Quy trình soạn thảo văn bản bắt buộc phải có trình độ chuyên môn mà
nhân viên văn thư và cán bộ các ban ngành chưa được đào tạo về chuyên môn
nghiệp vụ nên trong quá trình soạn thảo chưa đúng với hướng dẫn thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005. Một số cán bộ
các ban ngành khi tham gia tập huấn, hội nghị, trực báo tại huyện nhận công văn
13


về không chuyển đến nhân viên văn thư để đăng ký công văn đến gây không ít
khó khăn cho công tác văn thư, lưu trữ. Một số văn bản của UBND xã khi ban
hành chưa đúng so với quy định chung như: số, ký hiệu công văn.
Việc bảo quản và sử dụng con dấu đã được thực hiện khá nghiêm túc,
nhưng hiện tại UBND xã vẫn chưa có giá treo dấu ảnh hưởng không nhỏ đến
chất lượng con dấu.
Chương III: Nguyên nhân và một số kinh nghiệm
1. Nguyên nhân:
Thực hiện các quy định của Nhà nước, thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ ở UBND
xã Húc đã được quan tâm nên đã tổ chức thực hiện dần đi vào nề nếp và đạt một số kết quả
nhất định. Công tác văn thư có tiến bộ, việc soạn thảo và ban hành văn bản cơ bản đảm bảo
đúng quy trình, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày; công tác quản lý văn bản đi và đến
có chặt chẽ hơn, đã mở hồ sơ công việc; công tác lưu trữ ở địa phương được quan tâm từ khâu
thu thập, xử lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đáp ứng được yêu cầu công tác
và một phần nhu cầu của xã hội.
Tuy nhiên công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn nhiều bất cập; nhận thức chung của lãnh
đạo địa phương về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ không đồng đều.

Việc chấp hành các quy định về công tác văn thư, lưu trữ chưa nghiêm, công tác soạn
thảo và ban hành văn bản còn sai sót nhất là về hình thức và kỹ thuật trình bày.
Quản lý văn bản đến nhiều lúc còn lỏng lẻo, việc xây dựng danh mục hồ sơ công việc
và mở hồ sơ công việc chưa tốt.
Công tác lưu trữ còn yếu ở hầu hết các khâu, cơ sở vật chất phục vụ việc lưu trữ, bảo
quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn yếu.
Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương yếu về trình độ chuyên môn và
thường không ổn định.
2. Một số kinh nghiệm:
Một là: Tiếp tục chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới đạt kết quả; phát
huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư,
lưu trữ.
Hai là: Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền cho cán bộ và nhân dân về công tác
lưu trữ.
Ba là: Nắm chắc và thực hiện đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu
trữ; quy định trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc và
xem đây là tiêu chí chính để bình xét thi đua hàng năm, nhất là trong việc cải tiến lề lối làm
việc;
Bốn là: Bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Từ nay việc bố trí mới cán bộ văn thư, lưu trữ phải có trình độ từ trung cấp văn thư, lưu trữ
trở lên.
Năm là: Lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống và thực hiện kế hoạch nộp lưu tài liệu
đã chỉnh lý vào lưu trữ cơ quan đúng quy định, xây dựng kho lưu trữ để bảo quản lâu dài tài
liệu.
Sáu là: Đối với Chủ tịch UBND xã, cần tập trung chỉ đạo, thực hiện:
- Chỉ đạo các ban ngành bố trí cán bộ có chuyên môn, có năng lực làm công tác văn
thư, lưu trữ. Cử tham gia tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cán bộ này;

14

- Phải nộp lưu tài liệu có giá trị lịch sử vào kho lưu trữ huyện; trình cấp có thẩm quyền
đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng của UBND xã, trước mắt bố trí tại văn phòng
UBND xã phòng lưu trữ chuyên dụng do văn phòng UBND xã quản lý.

Thực hiện tốt các nội dung nêu trên sẽ góp phần đưa công tác văn thư, lưu
trữ của xã phát triển lên tầm cao mới.
Chương IV: Giải pháp
Thứ nhất: Tăng cường nhận thức tầm quan trọng về công tác văn thư, lưu trữ trong
cơ quan hành chính nhà nước cho tất cả cán bộ, công chức
- Đối với lãnh đạo UBND: Cần phải nghiên cứu các quy định của pháp luật về công
tác văn thư, lưu trữ và nắm vững pháp chế. Quan tâm nhiều hơn nữa công tác lãnh đạo, chỉ
đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
- Đối với cán bộ, công chức: Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ phải cần sự phối hợp,
hiệp đồng chặt chẽ với cán bộ, công chức các bộ phận để thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ
văn bản liên quan theo từng lĩnh vực.
- Đối với bộ phận văn phòng, văn thư: Thành thạo chuyên môn nghiệp vụ.
Thứ hai: Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải được đào tạo cơ bản và bồi dưỡng
về chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo trong việc tác nghiệp sử dụng hệ thống công nghệ thông
tin phục vụ công tác văn thư, lưu trữ. Hàng năm cử cán bộ tham gia tập huấn nhằm cập nhật
kiến thức cho đội ngũ làm công tác này.
Thứ ba: Có các chế tài thích đáng trong việc đánh giá công việc hàng năm bằng các
biện pháp đó là: Tăng cường kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ để có kế hoạch bồi
dưỡng kịp thời đội ngũ cán bộ văn thư yếu kém.
Thứ tư: Có chính sách đãi ngộ thích đáng để người được tuyển dụng làm công tác
văn thư, lưu trữ tích cực hơn trong công việc.
Thứ năm: Cơ sở, vật chất: Xây dựng các điều kiện cơ sở vật chất như: tủ, phòng, kho
lưu trữ. Đầu tư mua sắm các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn thư, lưu trữ.
Thứ sáu: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
- Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp

nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc tại địa phương
để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác
nghiệp của cán bộ, công chức.
- Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ
yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy
đủ và kịp thời.
- Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn
bản nội bộ, văn bản dự thảo… thực hiện gửi và nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức, cá
nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng.
- Quản lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản
bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá
trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng.
- Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi
xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống
mạng.
Chương V: Kiến nghị, đề xuất
1. Đối với các cấp có thẩm quyền:
- Ban hành đầy đủ hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác văn
thư, lưu trữ.
- Có cơ chế, chính sách đãi ngộ thích đáng cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
như: Phân bổ định suất công chức làm công tác văn thư, lưu trữ cho cấp xã không bố trí kiêm
nhiệm như hiện nay.
- Mở lớp đào tạo cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở cơ sở (cấp xã).

15


2. Đối với lãnh đạo UBND xã :

- Lãnh đạo UBND cần quan tâm trong việc tuyển dụng cán bộ làm công

tác văn thư, lưu trữ đảm bảo trình độ, năng lực và các điều kiện khác để bố trí
cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Thường xuyên giám sát chỉ đạo cán bộ làm
công tác văn thư phải có ý thức tổ chức kỷ luật và hiểu được tầm quan trọng của
công tác văn thư. Thực hiện nghiêm túc quy trình bảo mật công văn tài liệu đồng
thời cần sử dụng bảo quản con dấu đúng theo quy định của Nhà nước.
- Quan tâm hơn nữa đến việc đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ
cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ nói chung và đội ngũ cán bộ
công chức nói riêng thông qua các khoá đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng hàng năm
do tỉnh tổ chức.
- UBND xã cần ban hành quy chế hoạt động và phối hợp của công tác văn
thư, lưu trữ để cụ thể hoá các quy định cấp trên về lập danh mục hàng năm, quy
định về lập hồ sơ hiện hành, quy định về lập sổ chuyển giao công văn làm căn
cứ làm việc cho nhân viên văn thư.
- Đảng uỷ, HĐND&UBND cần quan tâm hơn nữa bằng các nguồn ngân
sách để xây dựng phòng, kho lưu trữ để bảo quản giúp cho hoạt động này được
thuận lợi, đáp ứng nhu cầu quản lý, sử dụng tài liệu hiện nay.

16


PHẦN KẾT LUẬN
Qua thời gian học tập tiếp thu kiến thức tại trường, cùng với thời gian
nghiên cứu, tìm hiểu thực tế tại địa phương trên cở sở những kiến thức, lý luận
về thực tiễn của công tác văn thư, lưu trữ, có một số vấn đề mà bản thân cần có
những phân tích về hoạt động của cơ quan hành chính địa phương vẫn chưa theo
kịp với yêu cầu của xã hội. Để tìm hiểu sâu hơn về công tác văn thư, lưu trữ tôi
đã có cơ hội đem những kiến thức đã học tại trường để áp dụng vào thực tế, qua
đây giúp cho tôi có cái nhìn toàn diện hơn về công tác văn thư, lưu trữ tại địa
phương.
Những kiến thức được tìm hiểu từ các nguồn tài liệu cũng như quá trình

nghiên cứu thực tế giúp cho bản thân tôi có thêm những kiến thức về công tác
văn thư, lưu trữ để vận dụng có hiệu quả hơn trong thực tế công tác của mình
đồng thời tham mưu cho lãnh đạo UBND một số lĩnh vực để công tác văn thư,
lưu trữ của địa phương ngày càng hoàn thiện hơn.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do kinh nghiệm của bản thân và thời
gian nghiên cứu thực tế chưa nhiều nên bài viết này còn nhiều thiếu sót và hạn
chế, rất mong nhận được sự đánh giá và đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để
bài viết được hoàn chỉnh hơn.

17