luận văn quản trị kinh doanh hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM

1

1

TÓM LƯỢC
Trong thời kỳ nền kinh tế khủng hoẳng, lạm phát tăng cao, để doanh nghiệp có thể tồn
tại và phát triển được ngoài việc nắm bắt tốt các cơ hội từ môi trường bên ngoài còn phải tổ
chức tốt các hoạt động bên trong. Trong đó hoạt động quản trị là vô cùng quan trọng mà khoá
luận tập trung nghiên cứu một bộ phận của quản trị- quản trị dự trữ. Tuy nhiên trên thực tế
không ít doanh nghiệp chưa thực hiện tốt công tác tổ chức dự trữ này hoặc thực hiện chưa có
khoa học, không đem lại hiệu quả mà còn làm tăng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
Không nằm ngoài tình trạng chung trên công tác tổ chức hàng hoá trong công ty cổ phần thực
phẩm SANNAM còn nhiều bất cập. Trong quá trình thực tập tạo công ty bên cạnh việc học
hỏi, nâng cao kiến thức và kĩ năng thực tế, em còn nhận thấy hoạt động dự trữ hàng hoá có
vai trò hết sức quan trọng, tuy nhiên công tác dự trữ chưa được chú trọng và quan tâm đúng
mức nên vẫn còn nhiều tồn tại như: hên thống kho bãi còn nhỏ, chưa đáp ứng được nhu cầu
dự trữ hàng hoá, số lượng cơ sở vật chất hạ tầng còn hạn chế, không đạt tiêu chuẩn, lực lượng
nhân viên theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ còn hạn chế về số lượng, yếu kém về chất
lượng... chính những điều này đã ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác dự trữ hàng hoá và xuất phát từ thực trạng của công ty
nên em đã đề xuất đề tài đề tài: " Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá tại công ty cổ
phần thực phẩm SANNAM".
Về mặt lý luận, khoá luận tập trung trình bày một số khái niệm liên quan đến công tác
tổ chức dự trữ, các nội dung của công tác tổ chức dự trữ, các nhân tố ảnh hưởng tới công tác
tổ chức dự trữ trong doanh nghiệp thương mại.
Về mặt nội dung, khoá luận đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ
phần thực phẩm SANNAM, đưa ra các kết luận về công tác tổ chức dự trữ hàng hoá, ưu điểm,
nhược điểm, nguyên nhân của các kết luận đó, đưa ra quan điểm giải quyết vấn đề công tác tổ
chức dự trữ tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM. Từ đó, đưa ra các giải pháp đề xuất,
kiến nghị với công tác tổ chức dự trữ tại công ty Cổ phần thực phẩm SANNAM.
Về mặt phương pháp nghiên cứu, khoá luận sử dụng phương pháp quan sát điều tra,

phỏng vấn để điều tra các dữ liệu sơ cấp, từ đó có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh
của công ty nói chung và công tác tổ chức dự trữ nói riêng. Kết hợp với số liệu thứ cấp phân
tích, xử lý và tổng hợp để đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ tại công ty. Từ đó, giúp
cho khoá luận thêm sâu sắc và gắn với thực tiễn hơn.


2

2

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thiện khoá luận với đề tài :" hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá
tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM" ngoài sự nỗ lực phấn đấu của bản thân qua quá
trình học tập tại trường Đại Học Thương Mại và thực tập tại công ty cổ phần thực phẩm
SANNAM còn có sự giúp đỡ rất nhiều của nhà trường, các thầy cô, cùng ban lãnh đạo và toàn
thể cán bộ nhân viên trong công ty cổ phần thực phẩm SANNAM.
Trước hết, em xin chân thành cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô khoa
quản trị doanh nghiệp, các thầy cô trong bộ môn Quản trị tác nghiệp thương mại cùng toàn
thể các thầy cô giáo trong trường Đại Học Thương Mại đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện
tốt nhất cho em trong suốt quá trình học tập tại trường.
Em xin bày tỏ cảm ơn sâu sắc đến TS. Trần Văn Trang đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ
em tận tình trong thời gian thực hiện khoá luận này.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn thể các nhân
viên, phòng ban của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM đã cung cấp đầy đủ thông tin và tạo
mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại công ty để em có thể nâng cao được
kiến thức và kỹ năng thực tế hoàn thành tốt bài khoá luận này.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2014
Sinh viên thực hiện
Lê Đức Mạnh

3

3

MỤC LỤC


4

4

DANH MỤC BẢNG BIỂU


5
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày 11/01/2007 Việt Nam trở thành thành viên chính thức của tổ chức Thương mại
Thế giới (WTO), mở ra một giai đoạn mới cho đất nước, nền kinh tế nước ta- nền kinh tế thị
trường. Nền kinh tế mở cửa bên cạnh việc tạo nhiều điều kiện cơ hội cho các doanh nghiệp
nhưng cũng tạo không ít khó khăn, thách thức đặc biệt là việc cạnh tranh giữa các doanh
nghiệp ngày càng gay gắt và khốc liệt hơn. Không những thế hiện nay nền kinh tế thế giới và
nền kinh tế trong nước có nhiều biến động do ảnh hưởng của lạm phát từ năm 2008 trở lại đây
đã khiến cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ và vừa lâm vào tình
trạng kho khăn, thậm chí là phá sản. Vì thế để tồn tại và phát triển được các doanh nghiệp
không những phải nắm bắt tốt các cơ hội từ môi trường kinh doanh bên ngoài mà còn phải tổ
chức tốt các hoạt động bên trong doanh nghiệp của mình, trong đó công tác tổ chức dự trữ
hàng hoá cần được chú trọng hơn nữa.
Dự trữ là một trong những hoạt động tác nghiệp chính của doanh nghiệp, chi phí dự trữ

là một bộ phận chi phí không nhỏ trong chi phí hoạt động, nó ảnh hưởng lớn tới kết quả hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, để hoạt động kinh doanh của doang nghiệp được
diễn ra một cách thường xuyên và liên tục, có hiệu quả thì cần phải hoàn thiện tốt công tác dự
trữ hàng hoá. Tuy nhiên trên thực tế không ít doanh nghiệp chưa thực hiện tốt công tác này
hoặc thực hiện chưa có khoa học, không đem lại hiệu quả mà còn làm tăng chi phí kinh doanh
của doanh nghiệp. Nếu dự trữ hàng hoá không đủ mức cần thiết sẽ có nguy cơ làm cho hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại bị gián đoạn. Ngược lại, nếu dự trữ hàng hoá
vượt qua mức cần thiết sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng hàng hoá, ứ đọng vốn lưu động và gây
lãng phí, tăng chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp.
Không nằm ngoài tình trạng chung trên công tác dự trữ hàng hoá trong công ty cổ phần
thực phẩm SANNAM còn nhiều bất cập. Trong quá trình thực tập tại công ty bên cạnh việc
học hỏi, nâng cao kiến thức và kỹ năng thực tế, em còn nhận thấy hoạt động dự trữ hàng hoá
có vai trò hết sức quan trọng, tuy nhiên công tác dự trữ chưa được chú trọng và quan tâm
đúng mức nên vẫn còn nhiều tồn tại như: hệ thống kho bãi còn nhỏ, chưa đáp ứng được nhu
cầu kho bãi dự trữ hàng hoá, cơ sở vật chất xuống cấp, kém chất lượng, chưa đạt tiêu chuẩn,
lực lượng nhân viên theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ còn hạn chế về số lượng, yếu kém về
chất lượng… chính những điều này đã ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
thiếu hàng, mất hàng, chất lượng hàng hoá không được đảm bảo, cũng từ đó ảnh hưởng không
nhỏ tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm mất uy tín và giảm sút khả năng cạnh
tranh của công ty trên thị trường. Do đó, để công ty có thể tồn tại và phát triển, mở rộng quy
mô kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường thì thực sự cần có sự quan tâm,
chú trọng nhiều hơn tới công tác dự trữ hàng hoá.


6
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác dự trữ hàng hoá và xuất phát từ thực trạng của công ty
em đã đề xuất đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá trong công ty cổ phần thực phẩm
SANNAM”.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài

Công tác tổ chức dự trữ hàng hoá trong mỗi doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng
nhưng hầu hết lại được ít được các doanh nghiệp quan tâm, chú trọng. Vì vậy, cũng có không
ít những công trình nghiên cứu tới vấn đề này. Những công trình nghiên cứu của các sinh viên
năm trước đều cho thấy rằng họ đã hiểu được vai trò và tầm quan trọng của công tác dự trữ
hàng hoá trong doanh nghiệp, từ đó đề ra phương hướng, nâng cao hiệu quả công tác dự trữ
hàng hoá trong doanh nghiệp, từ đó đề ra phương hướng, nâng cao hiệu quả công tác dự trữ
tại các doanh nghiệp, một số đề tài có liên quan như sau:
Trần Thị Thơi, lớp K43A1, luận văn tốt nghiệp trường Đại Học Thương Mại, năm
2009 với đề tài:” Hoàn thiện công tác dự trữ mặt hàng giấy vàng mã và giấy krap ở công ty
giấy thuận thành”. Đề tài đã đưa ra được cái khái niệm cơ bản về công tác dự trữ hàng hoá
trong doanh nghiệp, ý nghĩa của dự trữ. Đề tài làm rõ được vai trò, tầm quan trọng và những
hạn chế của việc dự trữ giấy vàng mã, giấy krap trong công ty giấy Thuận Thành, tuy nhiên
giải pháp đưa ra để hoàn thiện công tác dự trữ còn chung chung, chưa cụ thể gắn với thực tiễn
công ty.
Nguyễn Thị Yến, lớp K43A4, luận văn tốt nghiệp trường Đại Học Thương Mại, năm
2009 với đề tài:” Nâng cao chất lượng quản trị dự trữ sản phẩm thép ở công ty cổ phần
INDECO”. Đề tài đưa ra những lý luận cơ bản về dự trữ hàng hoá, thể hiện được vai trò,
chức năng của dự trữ hàng hoá đối với doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, phân tích thực trạng công
tác quản trị dự trữ, nêu ra được thành công, tồn tại mà công ty gặp phải trong quá trình thực
hiện, đưa ra các giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác quản trị dự trữ trong thời gian tới,
đặc biệt đề tài đã xây dựng được sơ đồ sắp xếp hàng hoá trong kho và đề xuất công ty sử dụng
phần mềm V.net hỗ trợ quản lý khách hàng, quản lý hàng hoá giúp công ty hoàn thiện hơn
trong công tác quản trị dự trữ.
Trương Đức Khôi, lớp K43A6, luận văn tốt nghiệp trường Đại Học Thương Mại, năm
2011 với đề tài:” Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá ở công ty siêu thị Hà Nội”.
Luận văn đã đưa ra những lý luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ hàng hoá. Đánh giá tổng
quan tình hình dự trữ hàng hoá ở công ty siêu thị Hà Nội, các nhân tố môi trường ảnh hưởng
tới công tác dự trữ ở công ty, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác quản trị dự trữ
trong công ty. Đặc biệt luận văn còn đề cập được dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện
công tác quản trị dự trữ của công ty trong thời gian tới.

Nguyễn Thị Thu Hồng, lớp K44A6, luận văn tốt nghiệp trường Đại Học Thương


7
Mại,năm 2011 với đề tài:”Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ phần Black &
White.”. Luận văn cũng đã trình bày khá đầy đủ các khái niệm liên quan đến công tác tổ chức
dự trữ. Đưa ra các kết luận về công tác tổ chức dự trữ hàng hoá, ưu nhược điểm, nguyên nhân
của các kết luận đó tại công ty cổ phần Black & White, từ đó đưa ra các giải pháp, đề xuất,
kiến nghị với công tác tổ chức dự trữ tại công ty.
Công ty cổ phần thực phẩm SANNAM sau 11 năm hình thành và phát triển đã xây
dựng một hệ thống kênh phân phối rộng lớn khắp địa bàn thành phố Hà Nội và một số tỉnh
thành lân cận, vì vậy có thể đáp ứng được tốt cho hoạt động kinh doanh cần có công tác dự
trữ hàng hóa khoa học, hiệu quả, đảm bảo cho sự phát triển của công ty. Tuy nhiên trong quá
trình thực tập tại công ty, em nhận thấy công tác dự trữ hàng hóa của công ty còn chưa đạt
hiệu quả, vẫn còn nhiều bất cập cần giải quyết. Mặt khác, qua quá trình tìm hiểu em nhận thấy
đã có một số công trình nghiêm cứu của sinh viên những năm trước làm về công ty cổ phần
thực phẩm SanNam nhưng chưa có đề tài nào đề cập tới công tác quản lý dự trữ. Vì vậy, em
lựa chọn đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty cổ phần thực phẩm
SANNAM”. Đề tài tập trung giải quyết vấn đề tổ chức kho bãi dự trữ, theo dõi và quản lý
hàng hóa về mặt hiện vật và giá trị, từ đó tìm ra phương hướng nhằm hoàn thiện công tác dự
trữ hàng hóa tại công ty.
3. Mục đích nguyên cứu đề tài
 Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp thương

mại
 Đánh giá được toàn diện thực trạng công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ phần thực phẩm

SANNAM.
 Từ đó đề xuất những giải pháp hữu hiệu góp phần hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ trong

công ty, giúp công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn.
4. Phạm vi nghiên cứu
Về mặt không gian. Đề tài nghiên cứu công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty cổ
phần thực phẩm SANNAM trên địa bàn thành phố Hà Nội
Về mặt thời gian. Đề tài tiến hành khảo sát điều tra thu thập dữ liệu tình hình hoạt động
kinh doanh chung và công tác dự trữ của công ty từ năm 2010- 2013 trong đó tập trung lấy
năm 2013 làm năm phân tích.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
5.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp quan sát.Trong quá trình thực tập tiến hành quan sát để có cái nhìn nhận
định tổng quát về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và công tác quản trị


8
dự trữ tại công ty nói riêng.
Phương pháp điều tra.Phương pháp này sử dung các phiếu điều tra trắc nhiệm được
thiết kế sẵn, phát tới các đối tượng cần điều tra để tiến hành thu thập thông tin về vấn đề đã
được đặt thành câu hỏi trong phiếu điều tra. Trên cơ sở nghiên cứu vấn đề công tác quản trị dự
trữ tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM, em đã thiết kế mẫu điều tra cho đối tượng là
nhân viên. Mỗi phiếu điều tra gồm nhiều câu hỏi trác nghiệm xoay quanh nội dung công tác
dự trữ trong công ty. Các phiếu điều tra này được gửi tới nhân viên trong công ty để họ đánh
giá về công tác dự trữ hàng hóa của công ty. Qua đó nhằm thu thập các thông tin cần thiết về
việc thực hiện công tác dự trữ của công ty.
Phương pháp phỏng vấn. Thông qua tổng hợp phiếu điều tra, nhận thấy các vấn đề cấp
thiết trong công tác quản trị dự trữ mà công ty đang gặp phải, các đối tượng có lien quan trực
tiếp đến công tác dự trữ. Từ đó, thông qua phỏng vấn trực tiếp các đối tượng có lien quan sẽ
giúp cho việc thu thập thông tin được chính xác và đầy đủ hơn, giúp làm sang tỏ hơn những
vấn đề cần giải quyết cho công tác dự trữ.
5.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là kênh thông tin quan trọng, nó cung cấp một lượng thông tin tương đối
lớn phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, trong khóa luận em đã sử dụng các dữ liệu thứ cấp sau







Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Phiếu nhập kho, xuất kho
Báo cáo kiểm kê
Tài liệu thu thập trên các website
Tài liệu thu thập từ các tạp chí kinh tế thương mại
Tài liệu tham khảo từ các sinh viên khóa trước
5.2. Phương pháp phân tích xử lý số liệu và tổng hợp
Đối với dữ liệu sơ cấp
Trên các phiếu điều tra trác nhiệm, tiến hành tổng hợp, mô tả các thông tin thu thập, từ
đó tiến hành xử lý, đánh giá chung mức độ quản trị dự trữ của công ty
Các dữ liệu thu thập thông qua phỏng vấn nhằm bổ xung cho những vấn đề mà phiếu
điều tra chưa làm rõ được. Qua đó đánh giá thông tin một cách chính xác và đầy đủ hơn về
công tác dự trữ trong công ty.
Đối với dữ liệu thứ cấp
Trên cơ sở số liệu thứ cấp thu thập được, sử dụng phương pháp so sánh, số chênh lệch,
phân tích sự tăng giảm các con số thông qua các năm, đánh giá sự tăng giảm là tốt hay không
tốt, lý giải nguyên nhân và đưa ra biện pháp.
Trên cơ sở lý thuyết đã trình bày, đề tài sử dụng phương pháp điều tra, phỏng vấn
nhằm thu thập dữ liệu kết hợp với phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu và tổng hợp để đưa ra

9
các kết quả phân tích, thực trạng công tác dự trữ hàng hoá tại công ty từ đó đưa ra giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác dự trữ cho công ty.
6. Kết cấu đề tài
Ngoài tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình vẽ,
danh mục viết tắt, phần mở đầu, khoá luận gồm 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ hàng hoá trong
doanh nghiệp thương mại.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hoá tại
công ty cổ phần thực phẩm SANNAM
Chương 3: Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ tại
công ty cổ phần thực phẩm SANNAM.


10
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ
HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI.
1.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan tới tổ chức dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại.
•

Dự trữ hàng hoá:
Dự trữ hàng hoá trong nền kinh tế quốc dân
Dự trữ là sự ngưng đọng tạm thời của sản phẩm hàng hoá xã hội trong quá trình vận

•

động từ sản xuất đến tiêu dùng, được giữ lại để bán và tiêu dùng sau này.
Dự trữ trong hệ thống sản xuất kinh doanh
Dự trữ bao gồm các sản phẩm hay nguyên liệu, nhiên liệu đang lưu trong kho, đang
trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuấy dở dang.. và cả những thành phẩm đang chờ bán.

Hay nói cách khác, dự trữ bao gồm: Tất cả các sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp
có để bán, tất cả nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp lưu giữ và sử dụng để sản xuất ra
các sản phẩm hay cung cấp dịch vụ.

 Hàng hoá dự trữ

Hàng hoá dự trữ ở các doanh nghiệp thương mại (DNTM) được hình thành khi DNTM
nhập hàng về và kết thúc khi DNTM bán hàng ( giao hàng) cho khách hàng. Hàng hoá dự trữ
ở DNTM là toàn bộ hàng hoá được dự trữ ở các kho, trạm, của hàng, quầy hàng, siêu thị, đại
lý, trung tâm mua sắm… của DNTM. Như vậy, hàng hoá dự trữ là những hàng hoá đang ở
dạng chuẩn bị bán cho khách hàng.
 Quản trị dự trữ

Quản trị dự trữ là tổng hợp các hoạt động xác định nhu cầu dự trữ, tổ chức dự trữ và
đánh giá công tác dự trữ nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
Tổ chức dự trữ hàng hoá bao gồm các hoạt động về tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ
hàng hoá, tổ chức quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật và giá trị.
 Định mức dự trữ

Là mức dự trữ phải có theo kế hoạch của doanh nghiệp để đảm bảo quá trình kinh
doanh của doanh nghiệp được tiến hành bình thường, liên tục.
 Dự trữ thấp nhất
Là mức dự trữ tối thiểu doanh nghiệp phải có để đảm bảo hoạt động bán hàng đáp
ứng kịp thời nhu cầu thị trường cả về số lượng và chất lượng. Đây là mức dự trữ để đảm bảo
nhu cầu hàng hoá kinh doanh trong khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng của
doanh nghiệp.
 Dự trữ cao nhất

Là mức dự trữ cao nhất mà doanh nghiệp có thể đạt được trong một khoảng thời gian
nhất định. Mức dự trữ cao nhất là sự cụ thể hoá chính sách mua hàng của doanh nghiệp. Mức

dự trữ cao nhất càng lớn thì doanh nghiệp quyết định mua hàng với số lượng lớn để nắm bắt
cơ hội thị trường do giá cả tăng lên hoặc ưu đãi mua số lượng lớn. Ngược lại, mức dự trữ lớn
nhất sẽ thấp khi doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng liên tục với số lượng nhỏ, thực
hiện dự trữ bằng 0.
 Dự trữ bình quân


11
Dự trữ bình quân là trung bình cộng của dự trữ cao nhất và dự trữ thấp nhất. Chỉ tiêu
dự trữ bình quân thể hiện mức dự trữ hợp lý của doanh nghiệp, việc xác định mức dự trữ bình
quân và tính toán chi phí lãi vay.
 Dự trữ bảo hiểm
Là mức dự trữ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi có những biến động
ngoài dự kiến như hàng hoá không được cung ứng theo kế hoạch, gián đoạn vận chuyển…
Doanh nghiệp thương mại thường tiến hành dự trữ bảo hiểm nhằm phòng tránh các trường
hợp không có hàng để triển khai hợp đồng bán ra, từ đó mất uy tín với khách hàng và chịu phí
tổn do phạt hợp đồng.
 Kho bãi dự trữ
Kho bãi dự trữ được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng
hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tổ chức dự trữ kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị
để chứa đựng và bảo quản sản phẩm. Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính
như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm
trang thiết bị kho bãi.
 Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật

Tổ chức quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật nhằm mục đích đảm bảo, giữ gìn
hàng hoá về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hoá trong kho. Mặt
khác, tổ chức quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất nhập
hàng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong

kho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá.
 Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt giá trị
Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt giá trị là việc hạch toán giá trị của hàng
hoá dự trữ, làm cơ sở cho việc đánh giá tài sản của doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng vốn
hàng hoá
1.2 Các nội dung của công tác quản trị dự trữ của doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hoá của doanh nghiệp thương mại
1.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi
Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hoá
phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ
chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm.
Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như xác định nhu cầu kho
bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi.
Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi có thể bao gồm các loại chính như sau:
Kho bãi phục vụ mua, tiếp nhận hàng hoá: Loại kho bãi này thường được đặt ở nơi thu
mua hoặc tiếp nhận hàng hoá.
Kho bãi trung chuyển: Loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hoá của


12
doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hoá từ phương tiện vận chuyển
này sang phương tiện vận chuyển khác.
Kho bãi dự trữ: Dùng để dự trữ hàng hoá đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của
doanh nghiệp. Kho bãi dự trữ có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc các điểm bán hàng.
Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ và định mức dự trữ hàng hoá
của mình. Diện tích cần có thường bao gồm:
Diện tích nghiệp vụ chính của kho: Dùng để tiếp nhận và xuất hàng hoá, bảo quản
hàng hoá, xử lý hàng hoá (bao gói lại, đánh mã vạch và các xử lý khác nếu cần).
Diện tích khác: Bao gồm diện tích văn phòng kho (nếu cần), diện tích cho bộ phận
bảo vệ, diện tích dừng đỗ xe, diện tích cho lắp đặt và vận hành các trang thiết bị.

Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều phương
pháp khác nhau:
Phương pháp kinh nghiệm: Doanh nghiệp căn cứ trên định mức dự trữ của mình bao
gồm dự trữ định mức tối đa, định mức dự trữ bình quân để xác định nhu cầu kho bãi. Để
thuận tiện, doanh nghiệp sẽ xác định từng loại diện tích dự trữ cho từng nhóm hàng, nghành
hàng, diện tích nghiệp vụ chính, diện tích hành chính… Trên cơ sở các loại nhu cầu diện tích
cụ thể, doanh nghiệp lên phương án tổng thể và vẽ sơ đồ tổng thể.
Phương pháp tính theo trọng tải: Diện tích tính theo trọng tải áp dụng trong trường
hợp kho bãi có sức chứa theo tải trọng. Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hoá
chất xếp trên giá, kệ, chất đống…
S=D/s
Trong đó:
S: là diện tích kho bãi cần có
D: là định mức dự trữ theo ngày
s: là trọng tải trên m
Phương pháp tính theo thể tích: Phương pháp này áp dụng cho những hàng hoá chứa
đựng và bảo quản theo đơn vị m
S=D/s
Trong đó:
V: là thể tích cần có
D: là định mức theo ngày
v: là hệ số thể tích chứa đựng cần có cho một đơn vị sản phẩm.
Tương tự S,V có thể được tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân.
Mỗi loại hàng hoá nó có những đặc điểm riêng về hình dáng, kích thước, tính chất cơ
lý hoá, hình thức bao gói, điều kiện bảo quản, thời hạn dự trữ… Do vậy, doanh nghiệp cần


13
cần phải lựa chọn các kho dự trữ phù hợp với những đặc tính của hàng hoá.
1.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ

Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi. Bao
gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đặt kho bãi, quyết định đầu tư hay đi thuê
kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị dự trữ.
Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi. Bao
gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đặt kho bãi, quyết định đầu tư hay đi thuê
kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị dự trữ.
Quyết định địa điểm đặt kho bãi. Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau:
•

Đáp ứng được các yêu cầu về kho bãi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có đủ diện tích kho

•

bãi theo đúng yêu cầu của mình.
Chi phí về kho bãi thấp: Chi phí kho bãi bao gồm: Chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển, chi

•
•

phí đi lại của nhân viên.
Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra.
Đảm bảo an ninh, vệ sinh, môi trường.
Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi. Thực tế doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu
tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi.
Do đó nếu đi thuê có thể làm chi phí cố định giảm đi và bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn
tự đầu tư. Doanh nghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi
của mình.
Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi. Hệ thống trang thiết bị tài sản
dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủ yếu sau:

-

Các bục , kệ, giá, tủ…
Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng
Hệ thống chiếu sáng
Hệ thống điều hoá, hút ẩm
Trang thiết bị nâng hạ, bao gói
Trang thiết bị vệ sinh kho bãi
Trang thiết bị phòng cháy chữa cháy
Trang thiết bị phục vụ quản lý dự trữ.
1.2.2. Theo dõi và quản lý hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật
Tổ chức quản lý dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn hàng hoá về
giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hoá trong kho. Mặt khác tổ chức quản trị
hàng hoá về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất-nhập hàng trong kho được dễ dàng,
các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra những
quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá.
Tổ chức quản trị dự trữ hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật bao gồm các hoạt động được
chia thành bốn nhóm công việc chính:


14
1.2.2.1. Tổ chức nhận hàng hoá vào kho
Tổ chức nhận hàng hoá vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hoá theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hoá đơn
hoặc vận đơn.
Chuyển nhanh hàng hoá từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến
Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển,
bảo quản và chế biến của kho.
Mỗi loại hàng hoá có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhận
có những yêu cầu và quy định khác nhau. Cụ thể:

-

Tất cả hàng hoá nhập kho phải có chứng từ hợp lệ.
Tất cả hàng hoá nhập kho phải được kiểm nhận, kiểm nghiệm. Có một số hàng hoá cần phải

-

được hoá nghiệm.
Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hoá có lỗi thì phải tiến hành làm thủ tục theo

-

đúng quy định.
Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng, chất lượng của chúng

-

và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ.
Trước khi nhận hàng, cần tiến hành chuẩn bị nhận hàng như chuẩn bị kho chứa, phương tiện,

-

nhân lực, chứng từ cần thiết có liên quan đến giao nhận hàng hoá.
Khi thực hiện nhận hàng, cân đo, đong, đo, đếm và đối chiếu với số lượng hàng hoá có trong

-

hoá đơn.
Một số trường hợp phát sinh cần lưu ý khi nhận hàng:
Trường hợp chứng từ không hợp lệ: Trong những trường hợp này phải lập biên bản có đại

diện, đôi bên hữu quan xác nhận và làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan, đồng thời đề ra

-

các biện pháp xử lý kịp thời.
Trường hợp thiếu hoá đơn: Trong trường hợp này, cán bộ nghiệp vụ phải căn cứ vào hợp đồng
kế hoạch nhập hàng, hoặc vận đơn để nhập phiếu nhập hàng. Trên phiếu nhập có ghi: “Hàng

-

nhập kho chưa có hoá đơn”, đồng thời vào sổ theo dõi: “Hoá đơn chưa đến”.
Trường hợp nhận được hoá đơn mà hàng chưa đến: Nếu đã nhận trả tiền thì bộ phận nghiệp
vụ đối chiếu với hợp đồng kinh tế rồi chuyển qua bộ phận kế toán, kiểm tra lại nội dung hoá
đơn đề nghị vào sổ: “Hàng đang trên đường đi”. Nếu chưa nhận trả tiền thì bộ phận nghiệp vụ
ghi sổ theo dõi và giữ hoá đơn đến khi hàng hoá đến sẽ giải quyết như khi hàng hoá và hoá
đơn đến cùng một lúc.
1.2.2.2. Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá
Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá thực chất là xây dựng , tổ chức các hoạt động
của con người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hoá. Các hoạt động này
bao gồm:
Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hàng hoá. Đối với mỗi đơn vị hàng hoá, chủng loại
cụ thể, được sắp xếp và một vị trí cụ thể theo: Gian kho, ngăn, ô, hoặc thiết bị chứa đựng trong


15
kho. Người ta có thể dùng chữ cái, hoặc chữ số biểu hiện vị trí chi tiết cho hàng hoá cụ thể.
Kê lót hàng hoá trong kho. Là điều kiện để giữ gìn phẩm chất hàng hoá bảo đảm, để
chống lại tác hại của môi trường. Thực tế cho thấy những biểu hiện biến chất, giảm sút chất
lượng hàng hoá là nguyên nhân do các kho không thực hiện kê lót hàng hoá. Mặt khác, nếu
chất xếp hàng hoá không có vật kê lót, hàng hoá sẽ bị đè nén và cọ xát lẫn nhau, không bảo

đảm độ thông thoáng… Điều đó, khẳng định việc kê lót là một yêu cầu đặt ra trong bảo quản
hàng hoá ở kho. Yêu cầu đặt ra đối với các vật kê lót là phải không có phản ứng lý hoá gây tác
động có hại về cơ học với hàng hoá, đảm bảo vệ sinh kho, hàng hoá và không gây ô nhiễm
môi trường.
Chất xếp hàng hoá trong kho. Về thực chất là sắp xếp hàng hoá vào những nơi quy
định theo từng loại cụ thể để đảm bảo tính kỹ thuật và tính kinh tế của hoạt động kho được
phản ánh trên những đặc trưng sau:
+ Tính kỹ thuật, biểu hiện ở việc chất xếp đã được quy định cho từng loại hàng, chi tiết
sản phẩm được quy định số lượng hàng trong một vị trí. Khoảng cách giữa các thiết bị chồng
hàng với nhau, giữa các chồng hàng với cấu trúc nhà kho…
+ Tính kinh tế, biểu hiện ở sự sắp xếp hợp lý, khoa học, gọn gàng hàng hoá theo quy
định tiết kiệm được vật liệu lót và tận dụng tối đa diện tích, chiều cao nhà kho, dung lượng
của thiết bị chứa đựng. Tạo điều kiện tốt cho nghiệp vụ kiểm tra, kiểm kê chăm sóc hàng hoá
và nắm vững được lực lượng hàng hoá trong kho.
Điều hoà nhiệt độ và độ ẩm trong kho. Nhiệt độ và độ ẩm của kho ảnh hưởng rất lớn
đến chất lượng công tác bảo quản. Nhiều loại hàng hoá không chịu được tác động của nhiệt
độ, độ ẩm dễ bị biến chất, không còn giá trị sử dụng. Điều này cho thấy độ ẩm và nhiệt độ của
môi trường bảo quản ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá. Bởi vậy việc điều hoà
nhiệt độ, độ ẩm của môi trường là một nội dung quan trọng của bảo quản hàng hoá.
Kiểm tra, chăm sóc hàng hoá và vệ sinh kho hàng. Mục đích của công việc này là
nhằm kịp thời phát hiện thiếu sót và tìm nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá bảo
quản. Để từ đó có những biện pháp xử lý thích hợp hiệu quả. Muốn vậy, cần phải quy định
thành những chế độ nội dung kiểm tra chăm sóc hàng hoá và thực hiện một cách thường
xuyên nghiêm túc đối với từng bộ phận nghiệp vụ, từng kho hàng.
Chống côn trùng và vật gặm nhấm. Một số loại hàng hoá dễ bị hư hỏng biến chất do
các loại côn trùng, vật gặm nhấm phá hoại. Để hạn chế những thiệt hại này cần chú ý thực
hiện tốt các vấn đề sau: Phải vệ sinh sạch sẽ kho, các thiết bị bảo quản và hàng hoá trước khi
đưa vào bảo quản; phải có những phương tiện dụng cụ hoá chất cần thiết để ngăn ngừa côn
trùng và vật gặm nhấm; phải cách ly những sản phẩm đã bị phá hoại để tránh sự lây lan sang
các sản phẩm khác; dùng nhiệt độ cao, hoá chất để tiêu diệt côn trùng.

16
1.2.2.3. Tổ chức giao xuất hàng hoá
Giao hàng là khâu kết thúc quá trình nghiệp vụ kho, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ bán
hàng hoặc điều động hàng hoá qua kho. Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho các yêu cầu riêng
của khách hàng và thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chất lượng, giao hàng nhanh
gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các quy định sau đây:
-

Tất cả hàng hoá khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ xuất theo đúng số lượng,
phẩm chất, quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ

-

và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hoá.
Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị.
Chuẩn bị hàng hoá theo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trên phiếu xuất kho. Nếu
phiếu xuất kho không sát với tình hình hàng hoá trong kho, thì chủ kho phải đề nghị với người

-

nhận hàng làm lại phiếu xuất kho khác.
Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm tra số
lượng, chất lượng hàng hoá giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinh phù hợp với các
quy định chung. Khi giao hàng xong, cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng

-

làm đầy đủ các thủ tục giao nhận hàng hoá.

Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau.
Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ kí của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho. Hàng xuất
bán ra bên ngoài trên hoá đơn xuất kho phải có chữ kí của thủ trưởng đơn vị và chữ kí của kế

-

toán trưởng.
Khi giao nhận hàng hoá với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp không bình thường,
không đúng với kế hoạch, tiến độ… thì cần có sự bàn bạc giữa hai bên để cùng nhau giải

-

quyết.
Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định. Nếu một bên
không chấp hành đúng thời hạn thì bên đó phải chịu mọi phí tổn do việc không chấp hành gây

-

ra.
Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ… thuộc
lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bản kiểm nghiệm

-

tại chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý sau này.
Trường hợp giao hàng thiếu hoặc không đúng yêu cầu của người mua hàng nếu khách hàng
phát hiện ra, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng cho họ.
1.2.2.4. Tổ chức kiểm kê hàng hoá
Kiểm kê hàng hoá là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoá và danh
mục kiểm kê. Kiểm kê hàng hoá cho phép đếm số lượng hàng dự trữ, so sánh với số lượng ghi

trên sổ sách, chứng từ tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục và cải tiến. Kiểm kê hàng
hoá giúp nhận thấy: chủng loại hàng hoá, nguyên vật liệu dự trữ, số lượng ghi trên sổ sách,
chứng từ tìm ra nguyên nhân để khắc phục hạn và cải tiến.
Hiện nay có một số loại kiểm kê mà các doanh nghiệp thường áp dụng đó là:


17
Kiểm kê thường xuyên, kiểm kê đột xuất và kiểm kê định kỳ. Vấn đề đặt ra là có nên
kiểm kê hàng hóa thường xuyên hay không, nên kiểm kê hàng hóa định kỳ theo tuần, tháng
hay năm. Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểm kiểm kê (trong giờ làm việc, vào buổi tối sau khi
hết khách hay vào chủ nhật, ngày nghỉ). Việc quyết định tần suất kiểm kê phụ thuộc vào chính
sách của doanh nghiệp và hoạt động kiểm kê có thể gay gián đoạn quá trình kinh doanh.
1.2.3. Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt giá trị
1.2.3.1. Phương pháp tính theo giá thực tế
Hàng hóa dự trữ sẽ được hạch toán theo giá mua vào thực tế. Phương pháp này cho phép
tính chính xác số vốn hàng hóa còn tồn đọng trong kho, nhưng rất khó thực hiện trên thực tế bởi
vì không lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng hóa nào được mua với giá nào
1.2.3.2. Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền
Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường áp dụng trong thực tế, bởi vì
dựa vào sổ sách nhập kho người ta có thể dễ dàng tính được giá mua bình quân gia quyền (vì
vậy đại lượng giá trị này chỉ là số gần đúng). Giá bình quân gia quyền được tính bằng công
thức sau:

1.2.3.3. Phương pháp tính theo lô
Theo lô, có hai phương pháp hạch toán hàng hóa dự trữ:
Phương pháp “Nhập trước xuất trước” – FIFO (First in Firs out)
Theo phương pháp này người ta định giá các lô hàng được bán (xuất) theo trình tự lô
hàng nào nhập trước sẽ được bán (xuất) trước, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo. Như vậy hàng hóa
dự trữ sẽ thuộc lô nhập sau cùng và được tính theo giá mua vào của lô đó.
Phương pháp “Nhập sau xuất trước” – LIFO (Last in First out)

Ngược lại với phương pháp FIFO, theophương pháp LIFO, hàng bán ra theo trình tự
bán từ lô hàng nhập vào sau cùng dần cho đến lô hàng vào đầu tiên. Như vậy hàng hóa dự trữ
thuộc lô nhập đầu tiên và phải hạch toán theo giá lô đó.
Như vậy các phương pháp hạch toán khác nhau sẽ cho giá trị hàng hóa dự trữ không
giống nhau và các giá trị mua vào của hàng bán ra khác nhau, dẫn đến lãi
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị dự trữ của doanh nghiệp thương mại
1.3.1. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp. Kế hoạch bán hàng và mua hàng
của doanh nghiệp là căn cứ quan trọng nhất để xác định nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp.
Nhu cầu dự trữ phải đảm bảo cho hoat động bán hàng. Tương thích với từng loại kế hoạch


18
bán hàng và mua hàng, doanh nghiệp sẽ xác định kế hoạch dự trữ tương ứng.
Chính sách mua hàng của doanh nghiệp. Chính sách mua hàng của doanh nghiệp quan
hệ chặt chẽ với nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp áp đụng chính sách mua
hàng dự trữ đúng thời điểm thì lượng hàng dự trữ ở mức thấp nhất. Ngược lại, nếu doanh
nghiệp mua hàng theo lô lớn đầu cơ, tích trữ, khai thác các cơ hội thị trường thì khi đó lượng
hàng dự trữ có thể gia tang.
Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp ảnh
hưởng đến quy mô, trình độ dự trữ và điều kiện cơ sở vật chất kho bãi. Nếu doanh nghiệp
lượng vốn lưu động lớn thì có thể tang mức dự trữ của mình nhằm bình ổn giá cả đầu vào.
Ngoài ra, với nguồn lực tài chính lớn doanh nghiệp sẽ tang khả năng dự trữ thong qua đầu tư
cơ sở hạ tầng kho bãi.
Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp. Trình độ quản lý cung ứng của doanh
nghiệp bao gồm trình độ của đội ngũ nhân sự tham gia vào quá trình quản lý cung ứng hàng
hóa và mức độ tin học của hệ thống quản trị dự trữ doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có trình
độ quản lý cung ứng tốt có thể giảm thiểu lượng hàng dự trữ trong doanh nghiệp.
1.3.2 Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp
Khả năng cung ứng của thị trường. khả năng cung ứng của thị trường là khả năng

doanh nghiệp được đáp ứng nhu cầu hàng hóa và dịch vụ đảm bảo thực hiện kế hoạch bán ra
của mình. Trong nhiều trýờng hợp, hàng hóa trên thị trýờng khan hiếm, hoặc cung ứng trên thị
trýờng không ðáp ứng ðýợc yêu cầu của doanh nghiệp về thời gian, chất lýợng, giá cả, dịch vụ
ði kèm… thì doanh nghiệp phải có phương án gia tang dự trữ dự phòng nhằm tránh rủi ro và
gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Tình hình biến động giá cả trên thị trường. Nếu giá cả hàng hóa ít biến động thì
doanh nghiệp không cần thiết phải gia tang dự trữ. Ngược lại, nếu giá cả có xu hướng gia
tăng, doanh nghiệp có lợi hơn khi gia tăng dự trữ nhằm bình ổn giá đầu vào của mình
Quan hệ với nhà cung cấp. Mối quan hệ rang buộc với nhà cung cấp quyết định mức
dự trữ. Doanh nghiệp có quan hệ tốt với nhà cung cấp thì có thể hạ thấp mức dự trữ. Ngược
lại, một định mức dự trữ thấp đi kèm với mối quan hệ không tốt và chắc chắn với nhà cung
cấp thì rủi ro gián đoạn dự trữ sẽ rất cao.
Tính thời vụ trong kinh doanh. Với hàng hóa có tính thời vụ, doanh nghiệp cần phải
áp dụng định mức dự trữ thời vụ.
Công nghệ. Nếu công nghệ biến đổi nhanh, doanh nghiệp phải giảm thiểu dự trữ
tránh hành hóa lạc hậu. Ngược lại, nếu công nghệ ổn định, doanh nghiệp có thể nhập hàng
hóa với khối lượng lớn để khai thác các ưu đãi về giá thành mua vào.
Các nhân tố khác như pháp luật thếu quan… các biến động về pháp luậ như cấm


19
hoặc khuyến khích kinh doanh, xuất nhập khẩu hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến mức dự trữ.
Các thay đổi về thuế và các rào cản kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cung ứng và
giá thành mua hàng. Do vậy sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp.


20
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC
DỰ TRỮ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM SANNAM.
2.1 Khái quát về công ty cổ phần thực phẩm SANNAM

2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần thực phẩm SANNAM
- Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần thực phẩm SANNAM
- Tên giao dịch: SANNAMFOOD
- Tên viết tắt : SANNAMFOOD
- Trụ sở: Tòa nhà Sannam - Dịch vọng hậu - Cầu Giấy - Hà Nội
- Điện thoại: (04). 37642569 – Fax: 04 3764 6653
- Website: www.sannamfood.com
- E-mail:
- Đại diện pháp lý: Bà Trần Thu Hà
Ngày 22/11/1994, SANNAM được thành lập bởi Tiến sĩ Hoàng Đình Phi và ông Trần
Nguyệt, SANNAM bắt đầu kinh doanh với các ngành nghề tư vấn đầu tư, thương mại, du
lịch, nhà hàng.
Năm 2003, thành lập công ty cổ phần thực phẩm SANNAM (SANNAMFOOD). Là
một thành viên trực thuộc SANNAM GROUP có sứ mệnh sản xuất và nghiên cứu các loại
thực phẩm và đồ uống sạch từ nguồn nguyên liệu thiên nhiên phong phú của Việt Nam. Khi
mới thành lập công ty thực hiện xuất khẩu hàng hóa như dứa sấy, đu đủ sấy, mận sấy, khế sấy,
chuối sấy, rượu mơ núi tản, rau xanh rau rừng, bánh kẹo EROPA… Do cơ chế chính sách nhà
nước thay đổi, cho phép các thành phần kinh tế được phép xuất nhập khẩu trực tiếp sản phẩm
của mình cho các thương nhân nước ngoài. Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt 2006(SVĐV
2006) được trao cho thương hiệu SANNAMFOOD nằm trong nhóm ngành hàng thực phẩm
đã đánh dấu một bước phát triển vượt bậc của công ty cả về chiều rộng và chiều sâu So với
mấy năm trước đây khi chỉ có dòng sản phẩm hoa quả sấy khô của SunsFarm nhận được giải
thưởng SVĐV 2006, thì các năm gần đây các dòng sản phẩm bánh mỳ & bánh ngọt Châu Âu
EROPA và hệ thống nhà hàng Núi Tản cũng được trao tặng giải thưởng này do chiếm lĩnh
được thị phận và có uy tín đối với khách hàng.
2.1.2 Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM.
Chế biến các loại hoa quả nhiệt đới; trồng & chế biến rau sạch; sản xuất đồ uống bổ
dưỡng, rượu, nước khoáng; sản xuất bánh kẹo; hệ thống các nhà hàng Việt Nam
(Sannamfood.com; Nuitan.com), kinh doanh thực phẩm sạch, đồ uống, nhà hàng.

21
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần thực phẩm SANNAM.

(Nguồn: Phòng nhân sự)
- Chủ tịch hội đồng quản trị là người đề ra các chính sách kinh doanh tổng quát nhất,
đường hướng phát triển lâu dài của công ty và phê duyệt cách tổ chức thực hiện các chính
sách ấy của Giám đốc điều hành. Là người đứng đầu công ty chịu trách nhiệm toàn diện và
điều hành toàn bộ hoạt động của công ty.
- Giám đốc điều hành sẽ tổ chức thực hiện và lãnh đạo nhân viên đạt tối đa kết quả
theo đúng hướng mà công ty đã duyệt ban đầu.
- Ban Kiểm soát: Chủ yếu kiểm soát về mặt tài chính và kết quả kinh doanh.
- Phòng công nghệ: Nghiên cứu và kiểm soát quy trình sản xuất sản phẩm, nghiên cứu
sản phẩm mới.
- Phòng hành chính kế toán: phân tích tổng hợp số liệu kinh doanh dưới dạng giá trị
đáp ứng nhu cầu hạch toán cũng như quản trị trong DN.
- Phòng Marketing, PR, bán hàng: Tổ chức phân phối, tìm kiếm khách hàng, thực hiện
các chế độ ghi chép ban đầu, thực hiện chế độ thông tin báo cáo, tiếp thị và cung ứng trực tiếp
hàng hoá cho mọi đối tượng, quản lý tiền, hàng, cơ sở vật chất do công ty giao.


22
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm gần nhất
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP thực phẩm Sannam trong 3 năm từ
2011 đến 2013
Đơn vị: đồng
Chỉ tiêu

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

1.Tổng doanh thu

28.268.429.353

46.196.481.683

56.463.511.506

2.Tổng chi phí

27.574.079.411

44.775.173.595

55.471.802.220

3. Lợi nhuận trước thuế

694.349.942

1.421.308.088

991.709.286

4. Thuế thu nhập DN

121.511.241

335.327.022

173.563.300

5. Lợi nhuận sau thuế

572.383.701

1.065.981.066

818.226.986

ST

Chỉ tiêu

T
1
2
3
4
5

So sánh năm

So sánh năm

2012/ 2011

2013/ 2012

Chênh lệch

Tổng doanh thu
Tổng chi phí
Lợi nhuận trước thuế
Thuế thu nhập DN
Lợi nhuận sau thuế

Tỷ lệ

Chênh lệch

Tỷ lệ

%
%
17.928.052.330
63,42
1.026.702.982
22,22
17.201.094.184
62,38
1.069.662.863
23,89
726.958.146 104,70
-429.598.802 -30,23
213.815.781 175,96

-161.763.722 -48,24
49.3597.365
86,24
-247.754.080 -23,24
(Nguồn: Phòng tài chính- kế toán)

Dựa vào các bản báo cáo tài chính của công ty trong 3 năm từ 2011 đến 2013 ta thấy
được công ty cổ phần thực phẩm SANNAM kinh doanh luôn có lãi. Trong năm 2009 tổng lợi
nhuận sau thuế khoảng 572,4 triệu đồng một mức lợi nhuận chấp nhận được trong thời kỳ
kinh tế suy thoái. Năm 2012 lợi nhuận sau thuế của công ty là 1,065 tỷ đồng, tăng 86,24% so
với năm 2011. Trong năm 2013 lợi nhuận sau thế của công ty là 818,23 triệu đồng giảm
23,24% so với năm 2012 vì mức độ cạnh tranh gay gắt.
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đã có hiệu quả nhưng còn nhiều biến
động. Như vậy để đạt được hiệu quả kinh doanh tăng trưởng như hàng năm, công ty cần đi
sâu vào phân tích các nguyên nhân dẫn tới giảm lợi nhuận và thiết lập các kế hoạch để những
năm tiếp theo công ty cổ phần thực phẩm SANNAM sẽ giữ được mức tăng trưởng cao hơn so
với năm 2013.

2.2 Phân tích đánh giá, thực trạng công tác tổ chức dự trữ tại công ty cổ phần thực
phẩm SANNAM.


23
2.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ trong công ty cổ phần thực phẩm SANNAM.
2.2.1. 1. Thực trạng xác định nhu cầu kho bãi
Xác định nhu cầu dự trữ là bước đầu để xác định chi phí dự trữ, là yếu tố quyết định
tới hiệu quả công tác dự trữ trong doanh nghiệp thương mại. SANNAM là công ty sản xuất
hoa quả sấy khô, vì vậy, hiện tại công ty có đầy đủ các loại kho là:
- Kho bãi phục vụ mua, tiếp nhận hàng hoá: đây chính là kho dự trữ nguyên vật liệu
đầu vào cho quá trình sản xuất. các loại hoa quả tươi sẽ được thu mua và dự trữ tại đây. Kho

này nằm cạnh nhà máy sản xuất ở Ba Vì. Khi tổ chức giao nhận hàng hoá cần được theo dõi
và quản lý chặt chẽ nhằm tránh thất thoát, mất mát hàng hoá, hàng hoá hư hỏng sẽ gây thiệt
hại và ảnh hưởng tới uy tín hai bên.
- Kho bãi dự trữ hàng hoá: các kho này là nơi dự trữ hàng hoá bán ra của doanh
nghiệp gồm có một kho ở cạnh nhà máy sản xuất, một kho ở Văn phòng giao dịch - toà nhà
SANNAM, Cầu Giấy, Hà Nội và các đại lý của chính doanh nghiệp.
Hiện tại công ty tuân theo phương pháp kinh nghiệm để xác định diện tích kho bãi cần
có. Có lúc thiếu nơi để dự trữ hàng hoá nhưng có lúc nhà kho lại bỏ trống. gần 80% nhân viên
không đồng ý với phương pháp xác định diện tích này.
2.2.1.2.Thực trạng thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ
Thực tế, công ty Sannam đều tự đầu tư kho bãi với 1 kho tại nhà máy và 1 kho tại Vãn
phòng công ty.
Bảng 2.2: Diện tích một số kho bãi của công ty.
Các chi nhánh
Vân Hoà- Ba Vì- Hà Nội
Cầu Giấy- Hà Nội

Diện tích mặt bằng
300 m2
100m2

Diện tích kho bãi
150m2
60m2
( Nguồn: Phòng Tài Chính Kế Toán)

Về việc quyết định địa điểm đặt kho, công ty đã dựa vào vị trí của nhà máy cũng như
văn phòng trụ sở chính để thiết kế kho bãi sao cho phù hợp với quy trình sản xuất của công
ty.Tại kho đặt nhà máy có diện tích khá lớn phục vụ cho dây truyền sản xuất của công ty, còn
tại kho đặt tại toàn nhà SANNAM- Dịch Vọng Hậu- Cầu Giấy là còn khá nhỏ hẹp là do tại

trung tâm thành phố đất chật người đông nên việc đáp ứng được nhu cầu kinh doanh là khá
khó khăn. Và đại bộ phận nhân viên trong công ty (100%) đều cho rằng diện tích này là chưa
đáp ứng được nhu cầu dự trữ hàng hoá của công ty.
2.2.2. Thực trạng theo dõi và quản lý hàng hoá về mặt hiện vật tại công ty cổ phần thực
phẩm SANNAM.
2.2.2.1. Thực trạng tổ chức nhận hàng hoá vào kho


24
Công ty Sannam tuân thủ nguyên tắc chỉ nhận hàng hoá vào kho khi có đủ hai bên đại
diện và đầy đủ chứng từ giấy tờ hợp lệ theo hợp đồng mua bán. Có tới 85% nhân viên công ty
cho rằng việc tổ chức giao nhận hàng hoá vào kho là tốt, đúng theo quy trình sau:
Chuẩn bị nhận hàng
chứng từ

Nhận chứng từ

đưa hàng vào kho

kiểm kê hàng hoá và đối chiếu với

kế toán xác nhận.

- Chuẩn bị nhận hàng: trước khi nhận hàng về kho, cần chuẩn bị một số yếu tố nhằm
đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả. Trước hết căn cứ vào số lượng hàng sắp nhập về, chuẩn bị
diện tích kho, vệ sinh kho, tránh tình trạng không gian chật hẹp, không đủ tiêu chuẩn. tiếp đó
chuẩn bị phương tiện bốc dỡ hàng, nhân viên tiếp nhận hàng và các biên bản liên quan.
- Nhận chứng từ: Hai bên trao đổi bộ chứng từ, kiểm tra phiếu xuất hàng, hoá đơn, vận
đơn, kiểm tra các thông tin liên quan đến hàng hoá như thông số kỹ thuật, số lượng hàng, ...
theo quy định và theo hợp đồng.

- Kiểm kê hàng hoá và đối chiếu với chứng từ : tuỳ thuộc vào tính chất mặt hàng mà
công ty sẽ kiểm tra chi tiết từng sản phẩm hoặc kiểm tra chọn mẫu để đảm bảo đúng về chất
lượng đã thoả thuận.
- Đưa hàng vào kho: Sau khi hoàn tất các thủ tục, các nhân viên tiếp nhận và vận
chuyển hàng hoá vào kho, sắp xếp theo quy định dự trữ của công ty.
- Kế toán xác nhận: Phòng kế toán phải nhận và bảo quản chứng từ hàng hoá, để phục
vụ nhu cầu quản lý về mặt giá trị trong tổ chức dự trữ.
2.2.2.2. Thực trạng tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá dự trữ trong công ty
Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá dự trữ đủ về số lượng
và giữ nguyên chất lượng hàng hoá. Bà Bùi Thị Hồng Hạnh- PGĐ thường trực cho biết: “ Do
tính chất mặt hàng là đồ thực phẩm nên quá trình bảo quản hàng hoá phải được tuân thủ
nghiêm ngặt ngay từ khâu chất xếp hàng hoá, tránh đổ vỡ, tới công tác vệ sinh kho và duy trì
độ ẩm ở mức thích hợp. Tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM, công tác tổ chức theo dõi
và bảo quản hàng hoá được tiến hành theo hai khâu: phân bố và chất xếp hàng hoá vào kho;
chăm sóc và giữ gìn hàng hoá trong kho”.
Phân bố và chất xếp hàng hoá vào kho : Hàng hoá sau khi nhập vào kho được phân bố
và sắp xếp theo sơ đồ quy định. Mỗi mặt hàng được xếp theo khu vực cụ thể, và được sơ đồ
hoá trên giấy để các nhân viên tiện theo dõi và quản lý. Cụ thể phân làm hai loại hàng hoá:
hàng hoá dễ dập nát (hoa quả sấy) và hàng hoá dễ vỡ (chai rượu). Để giữ gìn phẩm chất hàng
hoá, công ty cũng đã đầu tư hệ thống bục, kệ để đỡ hàng hoá, tuy nhiên số lượng kệ, bục là
chưa đủ nên nhiều mặt hàng vẫn phải xếp chồng lên nhau trên mặt sàn.
Về chất xếp hàng hoá: Hiện tại công ty đang sử dụng phương pháp xếp hàng hoá thành
chồng. Áp dụng phương pháp này công ty đã tiết kiệm được diện tích nhà kho, thuận tiện cho


25
việc xuất nhập hàng hoá, công tác kiểm kê và bảo quản hàng hoá. Khi sử dụng phương pháp
này các nhân viên tránh để hàng hoá bị rơi đổ vào người và hỏng hàng hoá khi đưa lên cao.
Chăm sóc và giữ gìn hàng hoá: Hàng hoá trong thời gian bảo quản tại kho dưới ảnh
hưởng của các yếu tố bên ngoài có thể bị suy giảm chất lượng, phẩm cấp. Do vậy trong quá

trình bảo quản cần quan tâm đến vấn đề chăm sóc và giữ gìn hàng hoá. Tại công ty cổ phần
thực phẩm SANNAM, vấn đề này đã được các nhà quản trị chú trọng. Công ty đã đầu tư hệ
thống quản lý độ ẩm, vệ sinh, sát trùng kho, phòng cháy chữa cháy.
Về quản lý độ ẩm: Do tính chất mặt hàng đồ ăn, thực phẩm nên việc duy trì độ ẩm ở
mức thích hợp là điều cần thiết. Tại công ty đã thực hiện tốt các biện pháp để duy trì độ ẩm,
tránh hàng hoá tiếp xúc với mặt sàn. Phương pháp bịt kín cũng được áp dụng khá hiệu quả,
tránh tình trạng độ ẩm cao làm giảm chất lượng hàng hoá. Việc quản lý độ ẩm tại công ty cổ
phần thực phẩm SANNAM khá hiệu quả khi hàng hoá bảo quản chủ yếu là mặt hàng đã được
đóng bao gói kĩ càng.
Về vệ sinh sát trùng kho: Tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM, vệ sinh, sát trùng
kho là công việc được tiến hành thường xuyên như đảm bảo vệ sinh trong và ngoài kho, tránh
việc tạo điều kiện cho các sinh vật gặm nhấm làm tổ, trước khi nhập hàng vào kho thì phải sát
trùng kho.
Về phòng cháy chữa cháy: Cháy là hiện tượng dễ xảy ra do sơ xuất trong sản xuất kinh
doanh, như hút thuốc lá không đúng nơi quy định, mang xách những vật dễ gây cháy nổ. Tại
công ty cổ phần thực phẩm SANNAM, đề phòng cháy nổ công ty đã có những quy định cấm
hút thuốc trong công ty, nghiêm cấm nhân viên không sử dụng, mang vác vật dễ cháy nổ,
thường xuyên kiểm tra hệ thống đèn điện. Công ty cũng đã đầu tư bình chữa cháy gồm 12
bình ở kho thu mua tổng và 2 bình ở kho phân phối tại Hà Nội.
2.2.2.2. Thực trạng tổ chức giao xuất hàng hoá
Tại công ty cổ phần thực phẩm SANNAM, hoạt động giao xuất hàng hoá được tiến
hành như sau:
Chuẩn bị trước khi giao hàng: Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho chuẩn bị hàng hoá
theo đúng số lượng, chất lượng và chủng loại ghi trong phiếu xuất kho. Thủ kho kiểm tra các
thông số trong phiếu xuất kho, sau đó vào kho kiểm tra hàng hoá tương ứng với các thông số
trên phiếu, nếu hàng hoá đủ và chuẩn quy cách thì tiến hành giao xuất hàng hoá, nếu hàng hoá
trong kho không đủ hoặc chất lượng không đạt thì thủ kho yêu cầu người nhận hàng làm lại
phiếu xuất kho cho phù hợp và đúng với các thủ tục giao nhận.
Tiến hành giao xuất hàng hoá: Sau khi kiểm tra và hoàn thành các thủ tục giao nhận,
thủ kho cho nhân viên lấy hàng và giao cho người nhận ở nơi cụ thể đã ghi trong phiếu xuất

kho. Vì hàng hoá là hoa quả sấy khô có hạn sử dụng trong thời gian nhất định nên cần xuất