luận văn quản trị kinh doanh hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty ô tô toyota việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (661.07 KB, 61 trang )
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp
TÓM LƯỢC
1. Tên đề tài: Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng công ty ô tô
Toyota Việt Nam.
2. Giáo viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Thị Thanh Tâm
3. Sinh viên thực tập: Phan Thị Hường
Mã SV: 12D240021
Lớp : K48K1
Email :
4. Thời gian thực tập: Từ 14/02/2016 đến 25/04/2016 5.
5. Mục tiêu nghiên cứu
• Hệ thống hóa các kiến thức cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng
như: khái niệm mua hàng, quản trị mua hàng; khái niệm kế hoạch, nhu cầu mục tiêu,
phương án, ngân sách mua hàng; nội dung kế hoạch mua hàng, các nhân tố ảnh hưởng
đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng,... của doanh nghiệp thương mại.
• Tổng kết phân tích và đánh giá thực trạng của công tác xây dựng kế hoạch
mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam qua đó chỉ ra được những thành công và
hạn chế của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty.
• Qua thực trạng phát hiện những khó khăn mà công ty đang gặp phải, tìm hiểu
nguyên nhân từ đó đối chiếu so sánh giữa lý luận và thực tiễn để có thể đề xuất một số
giải pháp nhằm nâng cao, hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công
ty ô tô Toyota Việt Nam.
6. Nội dung
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng trong
doanh nghiệp thương mại
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch
mua hàng của công ty ô tô TOYOTA Việt Nam
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây
dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô TOYOTA Việt Nam
7. Kết quả đạt được:
Báo cáo chính thức khóa luận
Khái quát được các vấn đề lý luận của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của
doanh nghiệp thương mại và đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế
hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam.
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tập tại công ty ô tô Toyota Việt Nam em đã nhận được sự
giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng mua hàng của công ty cùng với sự giúp đỡ
nhiệt tình của Ths Nguyễn Thị Thanh Tâm em đã chọn đề tài ““Hoàn thiện công tác
xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam ”. Qua đề tài này,
em có thể bổ sung kiến thức để có nền tảng nghiên cứu về hoạt động tác nghiệp của
công ty cũng như tiếp cận được các công việc thực tế để hoàn thiện kiến thức của bản
thân và bổ sung thêm kinh nghiệm.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn ThS. Nguyễn Thị Thanh Tâm - giảng viên
bộ môn Quản trị doanh nghiệp đã rất tận tình hướng dẫn, chỉnh sửa giúp bài khóa luận
tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Đồng cảm ơn các thầy cô trong Khoa Quản trị
kinh doanh – Trường Đại học Thương Mại và các anh chị nhân viên trong công ty ô tô
Toyota Việt Nam đã nhiệt tình giúp em tìm hiểu, nghiên cứu tình hình kinh doanh thực
tế của công ty qua đó có thể áp dụng những kiến thức đã được học trên giảng đường
vào thực tiễn hoạt động của công ty.
Mặc dù đã cố gắng hết sức, tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với việc
tìm hiểu công việc thực tế và do hạn chế về thời gian cũng như nhận thức của em nên
bài khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình tìm hiểu, trình bày
và đánh giá về công ty ô tô Toyota Việt Nam. Vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của các thầy cô để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2016
Sinh viên thực hiện
Phan Thị Hường
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp
MỤC LỤC
TÓM LƯỢC................................................................................................................... i
DANH MỤC BẢNG BIỂU...........................................................................................iv
DANH MỤC HÌNH VẼ................................................................................................iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.........................................................................................v
PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................................1
PHẦN 1:
6
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA
HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI....................................................6
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
MUA HÀNG CỦA CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM.......................................18
3.3.2. Các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công
ty ô tô Toyota Việt Nam...............................................................................................48
KẾT LUẬN...................................................................................................................1
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................2
PHỤ LỤC 1...................................................................................................................1
PHỤ LỤC 2...................................................................................................................4
PHỤ LỤC 3...................................................................................................................5
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Tên bảng biểu
Bảng 2.1. Kết quả hoạt động của TMV giai đoạn 2013-2015
Bảng 2.2. Danh sách và bản giá cụ thể cho mặt hàng sơn và thép
Trang
22
27
phục vụ sản xuất tháng 3/2016 của công ty ô tô Toyota Việt Nam
Bảng 2.3. Một số nhà cung cấp truyền thống của TMV
Bảng 2.4. Kế hoạch và thực hiện mua một số mặt hàng phục vụ sản
29
30
xuất của TMV tại một số nhà cung cấp 3 thánh đầu năm 2016
Bảng 2.5. Khối lượng các mặt hàng chính phục vụ sản xuất của
35
TMV giai đoạn 2013-2015
Bảng 2.6. Mục tiêu mua hàng của TMV
Bảng 2.7. Quy cách tiêu chuẩn và số lượng mặt hàng thép tấm 270
36
37
và 270DX
Bảng 2.8. Ngân sách mua hàng của TMV giai đoạn 2013-2015
38
DANH MỤC HÌNH VẼ
Tên hình vẽ
Hình 1.1. Quy trình quản trị mua hàng
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của TMV
Hình 2.2. Quy trình xác định giá mua dự tính của TMV
Hình 2.3. Mức độ quan trọng của các căn cứ xây dựng kế hoạch
mua hàng của TMV
Hình 2.4. Quy trình xác định nhu cầu mua hàng của TMV
Hình 3.1. Khái quát sơ đồ nghiên cứu thị trường theo hai cấp độ
Hình 3.2. Quy trình đào tạo nhân viên mua hàng
Hình 3.3. Quy trình xác định ngân sách mua hàng
Hình 3.4. Quy trình xây dựng phương án mua hàng
Phan Thị Hường_K48K1
Trang
7
21
28
31
34
45
47
48
49
Khóa luận tốt nghiệp
Khoa quản trị doanh nghiệp
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
ASEAN
Ý nghĩa
Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (Association of
KCN
NXB TK
PA
Southeast Asian Nations)
Khu công nghiệp
Nhà xuất bản thống kê
Tổng giá trị hàng mua (Purchase Amount)
PGS.TS
PR
Th.s
TMC
Phó giáo sư tiến sĩ
Đề nghị mua hàng (Purchase Request)
Thạc sĩ
Tập đoàn Toyota Nhật Bản ( Toyota Motor Corporation)
TMV
Công ty ô tô Toyota Việt Nam (Toyota Motor Vietnam)
TNHH
TPHCM
TPP
Trách nhiệm hữu hạn
Thành phố Hồ Chí Minh
Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (Trans-Pacific
VAMA
Partnership Agreement)
Hiệp hội các nhà sản xuất ô tô Việt Nam (Vietnam
VEAM
WTO
Automobile Manufacturers Association)
Tổng công ty Máy Động Lực và Máy Nông Nghiệp
Tổ chức thương mại thế giới (World Trade Organization)
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
1
Khoa quản trị doanh nghiệp
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Với việc gia nhập WTO và gần đây nhất là TPP, Việt Nam sẽ có cơ hội đàm phán
với các thị trường phát triển, mở cửa trị trường cho hàng hóa của Việt Nam và tạo
bước chuyển mình mạnh mẽ trong công tác xuất nhập khẩu, mua - bán hàng hóa.
Hầu hết các doanh nghiệp thương mại hoạt động đều hướng đến mục tiêu tối đa
hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí. Để đạt được mục tiêu này các doanh nghiệp
thương mại cần thực hiện có hiệu quả công tác mua hàng. Mà xây dựng kế hoạch mua
hàng là khâu đầu tiên, là tiền đề thúc đẩy các hoạt động tiếp theo trong khâu mua
hàng. Khi một kế hoạch mua hàng , sẵn có lịch trình thì việc thực hiện mục tiêu sẽ
đúng cách thức đề ra, chính sự tập trung này sẽ cho phép hạn chế rủi ro, sai xót vì kế
hoạch mua hàng xác định mục tiêu và biện pháp mua hàng. Nhờ vậy, hoạt dộng mua
hàng thuận tiện và hiệu quả hơn, thúc đẩy hoạt động sản xuất và kinh doanh của
doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn.
Hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam phần nào quan tâm đến công tác
xây dựng kế hoạch mua hàng đúng mức. Công tác xây dựng kế hoạch mua hàngđóng
vai trò quan trọng phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh cũng như thể hiện trình độ
tổ chức, tỏ rõ thế và lực của doanh nghiệp thương mại trên thị trường trong tâm trí
khách hàng. Tuy nhiên,tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động mua hàng còn
rất sơ sài, chưa có các kế hoạch mua hàng cụ thể,thống nhất trong từng giai đoạn phát
triển. Công tác xây dựng kế hoạch mua hàng còn mang tính thức thời, không ổ định. Các
bản kế hoạch vẫn chưa thực sự sát sao trong công tác nghiên cứu khách hàng, thị trường.
Điều này cho thấy sự chủ quan trong công tác quản trị mua hàng của doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại công ty ô tô Toyota Việt Nam em nhận thấy công ty
đã chú trọng tới hoạt động mua hàng và cụ thể là công tác xây dựng kế hoạch mua
hàng cũng đã đạt được những thành công nhất định, giúp cho công ty nâng cao được
lợi thế và sự khác biệt của mình trước các đối thủ cạnh tranh trên thị trường, đồng thời
giúp công ty chủ động được nguồn đầu vào, từ đó doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt
hoạt động kinh doanh, nâng cao lòng tin của khách hàng . Tuy nhiên, trong tình hình
chính sách pháp lý thay đổi mạnh cho phù hợp với hội nhập, công ty đã gặp không ít
khó khăn trong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng. Do đó, vấn đề hoàn thiện công
tác xây dựng kế hoạch mua hàng là một vấn đề cấp bách đối với công ty.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
2
Khoa quản trị doanh nghiệp
Trong quá trình nghiên cứu và thực tập em đã tìm hiểu và tiếp cận các lý luận và
thực tiễn về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng, khóa luận, công trình nghiên cứu
có đề tài liên quan và chú trọng nghiên cứu các đề tài như:
Đề tài: “Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng tại công ty cổ phần VIX”
Đỗ Thị Dung (2012) , Khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học Thương Mại.
Đề tài: “Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng tại công ty TNHH công nghệ
COMOS” Trần Thị Vượng (2013), Khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học
Thương Mại.
Đề tài: “Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng tại công ty cổ phần quốc tế
Sơn Hà” Đào Thị Kim Oanh (2014), Khoa Quản trị doanh nghiệp, trường Đại học
Thương Mại.
Nhìn chung, các đề tài trên đã giải quyết được những lý luận cơ bản về công tác
xây dựng kế hoạch mua hàng và các công tác có liên quan đến từng đề tài cũng như
vận dụng những lý luận đó đi sâu phân tích, nghiên cứu thực tế tại đơn vị thực tập của
mình mặc dù vẫn chưa nghiên cứu sâu về thực trạng.
Căn cứ vào quá trình nghiên cứu các tài liệu và thực tập tại công ty em nhận thấy
rằng việc nghiên cứu về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota
Việt Nam rất phù hợp với điều kiện khả năng tìm hiểu về công ty và những năm gần đây
chưa có công trình nào nghiên cứu công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô
tô Toyota Việt Nam. Đây là công trình nghiên cứu độc lập không bị trùng lặp với các
công trình nghiên cứu trướng đó nên em quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác
xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam”.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Thông qua việc nghiên cứu những lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế
hoạch mua hàng và việc khảo sát tình hình thực tế hoạt động mua hàng tại công ty, đề
tài: “Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt
Nam” nhằm làm rõ các mục tiêu cơ bản sau:
• Hệ thống hóa các kiến thức cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng
như: khái niệm mua hàng, quản trị mua hàng; khái niệm kế hoạch, nhu cầu mục tiêu,
phương án, ngân sách mua hàng; nội dung kế hoạch mua hàng, các nhân tố ảnh hưởng
đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng,... của doanh nghiệp thương mại.
• Tổng kết phân tích và đánh giá thực trạng của công tác xây dựng kế hoạch
mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam qua đó chỉ ra được những thành công và
hạn chế của công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty.
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
3
Khoa quản trị doanh nghiệp
• Qua thực trạng phát hiện những khó khăn mà công ty đang gặp phải, tìm hiểu
nguyên nhân từ đó đối chiếu so sánh giữa lý luận và thực tiễn để có thể đề xuất một số
giải pháp nhằm nâng cao, hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công
ty ô tô Toyota Việt Nam.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng
Đối tượng nghiên cứu là công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô
Toyota Việt Nam.
4.2. Phạm vi
Về mặt không gian: đề tài nghiên cứu các vấn đề liên quan đến công tác xây dựng
kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam trên các mặt hàng thu mua, kinh
doanh trên thị trường của công ty; công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của phòng
mua hàng – phòng chịu trách nhiệm trực tiếpvà mức độ phối hợp hỗ trợ phòng mua
hàng của các phòng ban trong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng.
Về mặt thời gian: thu thập dữ liệu phục vụ cho phân tích và đánh giá thực trạng
công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô Toyota Việt Nam trong giai
đoạn 2013- 2015.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Các phương pháp thu thập dữ liệu
5.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp.
Khái niệm dữ liệu sơ cấp: “Khi dữ liệu thứ cấp không có sẵn hoặc không thể giúp
trả lời các câu hỏi nghiên cứu của chúng ta, chúng ta phải tự mình thu thập dữ liệu cho
phù hợp với vấn đề nghiên cứu đặt ra. Các dữ liệu tự thu thập này được gọi là dữ liệu sơ
cấp. Hay nói cách khác, dữ liệu sơ cấp là dữ liệu do chính người nghiên cứu thu thập”.
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp sử dụng phiếu điều tra trắc nghiệm đối
với một số thành viên trong công ty và các câu hỏi phỏng vấn với các nhà quản trị cấp cao
của công ty để thu thập những thông tin, dữ liệu cần thiết cho quá trình nghiên cứu đề tài.
Phiếu điều tra trắc nghiệm: Mục đích của việc sử dụng phương pháp này là
nhằm thu thập những thông tin về công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty
một cách khách quan, do các nhà lãnh đạo và nhân viên của công ty cung cấp. Phiếu
điều tra trắc nghiệm này được thiết kế 10 câu giúp cho người hỏi có câu trả lời phù
hợp nhất về thực trạng công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp như
công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty quan tâm ở mức độ nào , các hình
thức mua hàng mà công ty đang tiến hàng hiện nay, kế hoạch bán hàng của công ty bao
gồm những nội dung gì, các căn cứ chủ yếu của công tác xây dựng kế hoạch bán hàng
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
4
Khoa quản trị doanh nghiệp
của công ty, biết quy trình xác định nhu cầu mua hàng, thông tin quan trọng để
xác định nhu cầu mua hàng, mục tiêu mua hàng, phương pháp xác định ngân sách,
nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng (Mẫu phiếu điều tra
trắc nghiệm ở phụ lục số 1)
- Cách thức tiến hành:
Bước 1: Lập phiếu điều tra trắc nghiệm
Bước 2: Lựa chọn đối tượng điều tra
Bước 3: Thu thập thông tin điều tra trắc nghiệm
Bước 4: Tổng hợp và xử lý kết quả điều tra
Phương pháp phỏng vấn: Mục đích của phương pháp này là làm rõ một số vấn
đề trong công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty Toyota Việt Nam. Đối
tượng phỏng vấn là một số nhà quản trị cấp cao liên quan trực tiếp đến công tác xây
dựng kế hoạch mua hàng. Mẫu câu hỏi phỏng vấn gồm 6 câu. (Mẫu câu hỏi phỏng vấn
ở phụ lục số 2)
- Cách thức tiến hành:
Bước 1: Lập bảng câu hỏi phỏng vấn
Bước 2: Lựa chọn đối tượng phỏng vấn và lên kế hoạch hẹn phỏng vấn
Bước 3: Tiến hành phỏng vấn
Bước 4: Phân tích và nhận xét
Sau khi ghi chép phỏng vấn, tiến hành tổng hợp câu trả lời và từ những phân
tích những nhận xét, nhận định và đánh giá của các chuyên gia về vấn đề phỏng vấn,
từ đó rút ra các kết luận chung về tình hình tổ chức công tác mua hàng tại công ty ô
tô Toyota Việt Nam.
5.1.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp.
Khái niệm dữ liệu thứ cấp: “Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu do người khác thu thập, sử
dụng cho các mục đích có thể là khác với mục đích nghiên cứu của chúng ta. Dữ liệu
thứ cấp có thể là dữ liệu chưa xử lý (còn gọi là dữ liệu thô) hoặc dữ liệu đã xử lý. Như
vậy, dữ liệu thứ cấp không phải do người nghiên cứu trực tiếp thu thập”.
Các dữ liệu thứ cấp được lựa chọn làm dữ liệu nghiên cứu tại công ty là từ báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tổng kết tình hình mua hàng và đặt hàng
của công ty, kế hoạch mua hàng trong thời gian tới của công ty, báo cáo tài chính, nhân
sự…trong các năm 2013-2015. Mục đích của việc nghiên cứu dữ liệu thứ cấp nhằm
phân tích, nhân xét, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm các
số liệu liên quan đến hoạt động mua hàng trong thời gian vừa qua cũng như các kế
hoạch mua hàng của công ty.
5.2. Phương pháp phân tích dữ liệu
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
5
Khoa quản trị doanh nghiệp
Phương pháp tổng hợp thống kê dữ liệu: đây là phương pháp tổng hợp các dữ
liệu thu thập được từ các phiếu điều tra, phỏng vấn kết hợp với các dữ liêu thứ cấp thu
thập được trong quá trình hoạt động của công ty một cách có hệ thống nhằm cung cấp
các thông tin nhanh nhất và chính xác nhất cho việc nghiên cứu.
Phương pháp sơ đồ bảng biểu: Thông qua quá trình thu thập, tổng hợp thông tin
thiết lập các bảng biểu sơ đồ liên quan tới công tác xây dựng kế hoạch mua hàng của
công ty.
Phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu: Đây là phương pháp nhằm so sánh,
đối chiếu, phân tích giữa các dữ liệu, chỉ số, nhằm đánh giá được sự thay đổi, tăng
trưởng qua các năm. Từ đó nêu nhận định về hoạt động của công ty và công tác xây
dựng kế hoạch mua hàng của công ty.
6. Kết cấu đề tài
Ngoài các phần: tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục
hình vẽ, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, các phụ lục đề tài còn được kết cấu
thành 3 chương:
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về công tác xây dựng kế hoạch mua
hàng trong doanh nghiệp thương mại
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác xây dựng kế hoạch
mua hàng của công ty ô tô TOYOTA Việt Nam
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác
xây dựng kế hoạch mua hàng của công ty ô tô TOYOTA Việt Nam
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
6
Khoa quản trị doanh nghiệp
PHẦN 1:
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MUA
HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1. Các khái niệm có liên quan đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng
trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1. Khái niệm mua hàng và quản trị mua hàng
• Khái niệm mua hàng:
Theo cách tiếp cận quá trình thì “mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình
lưu chuyển hàng hoá, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về trị giá hàng
hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển
hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá. Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu
về hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho
nhà cung cấp.”
(Th.s Vũ Thị Thùy Linh, năm 2010, Giáo trình Kế toán doanh nghiệp thương mại
và du lịch, đại học Công nghiệp TPHCM )
Theo cách tiếp cận kinh tế nói chung thì mua hàng là hành vi thương mại đầu
tiên nhằm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa doanh nghiệp thương mại và các
đơn vị nguồn hàng. Thực chất mua hàng là những hoạt động nhằm tạo nguồn lực hàng
hóa để triển khai toàn bộ hệ thống hậu cần, do đó chất lượng và chi phí hậu cần chịu
ảnh hưởng lớn của hoạt động mua hàng.
(GS.TS Đồng Thị Thanh Phương, năm 2010, Quản Trị Doanh Nghiệp, NXB TK)
Tóm lại, “mua hàng là hiểu là hoạt động kinh tế phản ánh quan hệ trao đổi hàng
hoá, dịch vụ, tiền tệ giữa người mua và người bán trên nguyên tắc thoả thuận
nhằm đạt được lợi ích của cả hai bên, trong đó người mua có được sự thoả mãn nhu
cầu tiêu dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng hoá và thu được tiền.”
• Quản trị mua hàng
“Quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng, tổ chức
Xây dựng kế hoạch mua
triển khai mua hàng và
kiểm soát mua hàng nhằm
đạt được
mụcmua
tiêuhàng
đề ra trong quá trình
hàng
Xác định
nhu cầu
hoạt động của doanh nghiệp.”
XâyVăn
dựng
mục
tiêu2010,
mua hàng
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng
Hải,
năm
giáo trình quản trị
dựng
kế hoạch
mua
Tổ chức
triển
khai mua
tác nghiệp Xây
doanh
nghiệp
thương
mại, trường
Xác
ĐHđịnh
Thương
phương
Mại)án và ngân sách
Quản trị mua hàng
quan hàng
trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Quá
hàngđóng vai trò hết sức mua
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
trình quản trị mua hàng được khái quát theo hình 1.1.
Thương lượng và ký kết mua hàng
Tổ
chức
Xác định nhu cầu mua hàng
Đánh
giátriển
côngkhai
tác mua
Triểm khai, giao nhận và thanh toán
hàng
Xây dựng
mục
tiêu
mua
hàng
Đánh
giá kết
quả
mua
hàng
Phan Thị Hường_K48K1
Xác định
phương
và lượng
ngân sách
Đánh
giá thành
tíchánlực
mua
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Đánh giá công tác mua
mua
hànghàng
Thương lượng và ký kết mua hàng
Triểm khai, giao nhận và thanh toán
quả mua
7Đánh giá kếtKhoa
quảnhàng
trị doanh nghiệp
Khóa luận tốt nghiệp
Đánh giá thành tích lực lượng mua
hàng
Hình 1.1: Quy trình quản trị mua hàng
Nguồn: Theo PGS.TS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình
quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại.
1.1.2. Khái niệm kế hoạch mua hàng
“Kế hoạch mua hàng là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch mua hàng. Kế
hoạch mua hàng cần xác định rõ ràng trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu của doanh
nghiệp: cần phải mua những mặt hàng gì? Tên mặt hàng, mã hàng, mã hiệu, tiêu chuẩn,
thông số kĩ thuật,… giúp phản ánh mặt hàng cần mua. Đồng thời, kế hoạch mua hàng
cũng cần làm rõ mỗi mặt hàng đã xác định trên cần mua với số lượng bao nhiêu, hình
thức mua, giá mua dự tính, thời điểm mua, nhà cung cấp dự tính…như thế nào?”
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị
tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
“Xây dựng kế hoạch mua hàng là giải quyết bài toán doanh nghiệp cần mua gì, số
lượng bao nhiêu, thơi gian mua khi nào, mua ở đâu, mua với giá như thế nào,... dựa trên
cơ sở tính toán các yếu tố thuộc về khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh,...”
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, Giáo trình quản trị
tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
1.1.3. Khái niệm nhu cầu mua hàng
“Nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là danh sách các hàng hóa, dịch vụ mà các
doanh nghiệp cần mua trong một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định. Nhu cầu mua
hàng của doanh nghiệp bao gồm hai nhóm chính: nhóm nhu cầu khách hàng của doanh
nghiệp, nhóm nhu cầu hoạt động hành chính và vận hành của doanh nghiệp. ”
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị
tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
“Xác định nhu cầu mua hàng là nội dung quan trọng nhất trong quá trình hoạch
định mua hàng. Xác định nhu cầu mua hàng nhằm xác định danh mục hàng hóa và
dịch vụ cần mua đáp ứng chu kì sản xuất kinh doanh nghiệp. Nắm bắt được nhu cầu
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
8
Khoa quản trị doanh nghiệp
mua hàng của doanh nghiệp là bước thu thập dữ liệu để triển khai công tác mua hàng
hiệu quả trong thời điểm hiện tại và tương lai.”
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị
tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
1.1.4. Khái niệm mục tiêu mua hàng
“Mục tiêu mua hàng là những kết quả mua hàng mà doanh nghiệp mong muốn đạt
được trong và sau quá trình mua hàng trong một thời gian nhất định nào đó, phục vụ cho
việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phát triển.”
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị
tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
1.1.5. Khái niệm phương án mua hàng
“Phương án mua hành là một tài liệu cần thiết đảm bảo sự thành công cho
hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Phương án mua hàng được xây dựng trên cơ
sở chính sách và kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp, thường được thể hiện
dưới hình thức bản mô tả hàng hóa cần mua.”
(Theo PG.STS Lê Quân, PGS.TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị
tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
1.1.6. Khái niệm ngân sách mua hàng
“Ngân sách mua hàng là bảng kê chi tiết tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ cần mua
cũng như các khoản chi phí cần thiết để mua hàng hóa đó.”
(Theo PGS TS Lê Quân, PGS TS Hoàng Văn Hải, năm 2010, giáo trình quản trị
tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, trường ĐH Thương Mại)
1.2. Một số nội dung lí luận có liên quan đến công tác xây dựng kế hoạch
mua hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1.Nội dung kế hoạch mua hàng
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp thường được xây dựng theo tháng, theo
quý, theo năm, theo mặt hàng, theo đơn vị mua hàng. Kế hoạch mua hàng thường có
những nội dung chủ yếu sau: mặt hàng, số lượng hàng mua, hình thức mua, giá mua
dự tính, thời điểm mua, nhà cung cấp dự tính, ngân sách mua hàng.
• Mặt hàng cần mua (mua cái gì?):
Kế hoạch mua hàng xác định trong thời gian sắp tới doanh nghiệp cần mua mặt
hàng gì? Tên mặt hàng, mã hiệu của mặt hàng, các tiêu chuẩn và thông số kĩ thuật
phản ánh, định hình mặt hàng cần mua.
Các mặt hàng cần mua là mặt hàng thuộc danh mục hàng truyển thống hay những
sản phẩm dịch vụ mới, mặt hàng đó có nguồn hàng nội địa hay nhập ngoại. Với mặt
hàng truyền thống thì doanh nghiệp có các nhà cung cấp truyền thống nên mức độ rủi ro
trong mua hàng thường không cao. Với sản phẩm dịch vụ mới nhu cầu thị trường còn
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
9
Khoa quản trị doanh nghiệp
chưa rõ ràng do đó rủi ro trong kinh doanh thường cao. Với các sản phẩm dịch vụ có
nguồn hàng nội địa hay nhập khẩu thì cần làm rõ ưu tiên hàng nội đại hay nhập khẩu.
• Số lượng mua (mua bao nhiêu?)
Kế hoạch mua hàng cần làm rõ những mặt hàng cần mua sẽ được mua với
số lượng bao nhiêu? Một số trường hợp doanh nghiệp tiến hành mua hàng theo lô
lớn và có định mức dự trữ lớn hoặc có thể mua theo nhu cầu với định mức dự trữ nhỏ
thậm trí dự trữ có thể bằng không. Thông thường doanh nghiệp cố gắng mua hàng với
mức dự trữ thấp nhất nhằm tiết kiệm chi phí dự trữ, tránh các rủi ro do nhu cầu thị
trường thay đổi hoặc giá cả có thể giảm.
• Hình thức mua hàng (mua như thế nào?)
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp cũng cần làm rõ hình thức mua hàng được
áp dụng. Doanh nghiệp có thể chọn hình thức mua hàng như sau:
- Mua theo đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng yêu cầu cụ thể về hàng hóa, dịch vụ do
người mua hàng lập và gửi cho nhà cung cấp theo nội dung chào hàng và báo giá của
nhà cung cấp trước đó.
- Mua theo hợp đồng mua hàng: Hợp đồng mua hàng quy định chặt chẽ quyền
lợi và nghĩa vụ của hai bên mua bán và là bước đi tiếp theo sau khi đàm phán và
thương lượng mua hàng.
- Mua kí gửi: là hình thức mua mà một cá nhân hay doanh nghiệp nhờ doanh
nghiệp bán giúp một lô hàng nào đó. Khi mua hàng kí gửi, doanh nghiệp sẽ tiến hành
thanh toán với nhà cung cấp sau khi hàng hóa được bán. Nếu không bán được hàng,
doanh nghiệp có thể gửi trả lại hàng nhà cung cấp.
- Chọn mua: là việc doanh nghiệp tiến hành mua hàng không đặt trước với nhà cung
cấp. Thông thường, doanh nghiệp áp dụng mua hàng giá trị thấp, có nhu cầu đột xuất.
- Mua qua đại lý: Doanh nghiệp sử dụng các đại lý để thu mua hàng hóa. Hình
thức này áp dụng với những mặt hàng không thường xuyên.
- Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng: Doanh nghiệp chủ động phát huy lợi thế
của mình để liên kết với các doanh nghiệp khác tạo nguồn hàng ổn định
- Gia công: là hình thức theo đó bên nhận gia công thực hiện gia công hàng hóa
theo yêu cầu, bằng thương hiệu và nguyên liệu của bên đặt gia công và nhận tiền gia
công.
- Tự sản xuất: Doanh nghiệp thương mại quyết định đầu tư tiến hành sản xuất
thay vì đi mua. Để thực hiện được hình thức này, doanh nghiệp phải có nguồn vốn lớn
và nắm được các yếu tố tạo dựng năng lực sản xuất.
• Giá dự tính mua
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
10
Khoa quản trị doanh nghiệp
Trong kế hoạch mua hàng cũng cần phải dự trù về mức giá mà doanh nghiệp có
thể mua với từng mặt hàng. Mức giá dự tính được xác định dựa vào mức giá đầu vào
đối với loại hàng hóa đó và mức giá của nhà cung cấp.
• Thời điểm mua hàng (mua khi nào?):
Doanh nghiệp sẽ quyết định mua hàng theo phương pháp đúng thời điểm hay
mua hàng vào các thời điểm khác nhau. Mua đúng thời điểm đi liền với việc chia nhỏ
số lượng hàng mua. Nó cho phép giảm chi phí dự trữ, tuy nhiên nó chứa đựng nguy cơ
bất ổn về nguồn hàng. Do vậy khi doanh nghiệp có vị thế đàm phán với nhà cung cấp
lớn thì doanh nghiệp có thể áp dụng mua hàng đúng thời điểm. Ngược lại, khi vị thế
này thấp thì doanh nghiệp cần tránh phương pháp mua hàng đúng thời điểm mà phải
mua hàng vào các thời điểm khác nhau.
• Nhà cung cấp dự tính:
Trong kế hoạch mua hàng doanh nghiệp cũng cần chỉ ra một bản danh sách các
nhà cung cấp có khả năng thỏa mãn nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp. Trong đó chỉ
rõ đâu là nhà cung cấp truyền thống, đâu là nhà cung cấp mới để từ đó có các phương
án triển khai mua hàng phù hợp.
• Ngân sách mua hàng:
Khi lập kế hoạch mua hàng cần chỉ rõ để thực hiện kế hoạch đó phải bỏ ra những
khoản chi phí nào? Mục tiêu mua hàng lúc nào cũng hướng vào số lượng, chất lượng
nhưng cũng cần đảm bảo hiệu quả kinh tế là tối ưu.
1.2.2. Căn cứ xác định kế hoạch mua hàng
Để xây dựng một kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh, phù hợp với tồn tại và phát
triển doanh nghiệp cần căn cứ vào:
• Căn cứ vào giá trị hàng mua:
Doanh nghiệp có kế hoạch mua hàng khác nhau với từng loại hàng hóa khác nhau
tùy theo mức độ quan trọng của giá trị hàng mua. Hàng mua có giá trị càng cao thì kế
hoạch mua hàng cần xác định cụ thể chi tiết. Doanh nghiệp sử dụng nguyên lý Pareto để
phân chia hàng hóa, dịch vụ mình mua theo giá trị thành 3 nhóm A, B, C. Ví dụ:
- Nhóm A: bao gồm những hàng hóa có giá trị hàng năm chiếm từ 60- 70% tổng
giá trị hàng mua, khi đó số lượng chỉ chiếm khoảng 10-20% tổng lượng hàng.
- Nhóm B: là những hàng hóa có giá trị hàng năm ở mức trung bình từ 20-30% so
với tổng giá trị hàng mua, ứng với số lượng chiếm khoảng 25-30% tổng số lượng hàng.
- Nhóm C: là những loại hàng hóa có giá trị hàng năm nhỏ, chiếm từ 5-15% so
với tổng giả trị hàng mua nhưng số lượng chiếm 50-60% tổng lượng hàng.
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
11
Khoa quản trị doanh nghiệp
Phân tích ABC về doanh số mua theo chủng loại hàng hóa cho phép lập kế hoạch
mua hàng phù hợp.
Các sản phẩm nhóm A là đối tượng cần quan tâm nhiều nhất, phải được phân tích
về giá trị hàng hóa và cần đánh giá kĩ càng người cung ứng. Các sản phẩm nhóm A
phải giao cho những người có kinh nghiệm, các sản phẩm nhóm C giao cho những
người mới vào nghề. Trong một số trường hợp, các sản phẩm nhóm A là đối tượng
mua tập trung, các nhóm khác là phi tập trung. Các sản phẩm nhóm A trong trường
hợp có thể là đối tượng của toàn bộ thị trường với việc giao nhận thường xuyên để hạn
chế dự trữ. Những nhà cung ứng loại hàng A là đối tượng theo dõi đặc biệt: phân tích
tình hình tài chính, sự thuyên chuyển các chức vụ chủ chốt, đổi mới kỹ thuật. Trong
một số trường hợp, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức mua hàng cho phép
tăng sự chủ động của mình như liên kết gia công, tự sản xuất…
Ngược lại, đối với mặt hàng thuộc nhóm C, doanh nghiệp có thể áp dụng
quy trình mua hàng đơn giản hơn, với quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
đơn giản, có thể phân cấp, phân quyền mạnh hơn trong mua hàng.
• Căn cứ vào mức độ rủi ro trong mua hàng
Kế hoạch mua hàng của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào mức độ rủi ro khi mua
hàng. Rủi ro trong mua hàng càng cao, doanh nghiệp càng cần phải quan tâm sát sao
đến công tác mua hàng để giảm thiểu rủi ro. Trong trường hợp này, doanh nghiệp
thường mua hàng số lượng ít hơn, ưu tiên nhà cung cấp truyền thống, quy trình phân
tích đánh giá chặt chẽ, sự giám sát cả quản lý cấp cao chặt chẽ hơn. Rủi ro trong mua
hàng cao hay thấp được xác định dựa trên cơ sở phân tích các yếu tố gây trở ngại cho
quá trình mua hàng của doanh nghiệp. Các yếu tố này có thể đến từ bên trong hoặc bên
ngoài doanh nghiệp.
- Rủi ro bên ngoài doanh nghiệp: đến từ nhà cung cấp có nguy cơ phá sản của
nhà cung ứng, khoảng cách địa lý của nguồn hàng, nhà cung cấp có sức ép lớn, hay
mức độ liên kết giữa các nhà cung cấp, các yếu tố pháp luật,...
- Rủi ro đến từ bên trong doanh nghiệp: công tác xác định nhu cầu mua hàng,
truyền thông nội bộ, thủ tục hành chính mua hàng, năng lực đội ngũ mua hàng, chất
lượng công tác hoạch định chi phí và phân tích – đánh giá nhà cung cấp,...
• Căn cứ vào tình hình thị trường
Tình hình thị trường là căn cứ quan trọng trong xây dựng kế hoạch mua hàng. Để
tiến hành phân tích thị trường, doanh nghiệp tiến hành thu thập các thông tin liên quan
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
12
Khoa quản trị doanh nghiệp
đến cung và cầu trên thị trường, xu hướng biến động của nhu cầu và cung ứng, vị thế
của nhà cung cấp, các yếu tố pháp lý, các quy trình, các hệ tiêu chuẩn hiện hành…
• Các căn cứ khác:
- Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp: là căn cứ quan trọng nhất để
xây dựng kế hoạch mua hàng, cụ thể là xác định nhu cầu mua hàng. Với doanh
nghiệp thương mại kế hoạch mua hàng được xây dựng chủ yếu dựa trên kế hoạch bán
hàng và kế hoạch dự trữ. Để công tác xây dựng kế hoạch mua hàng có hiệu quả và
được tiến hành thuận lợi thì cần xây dựng kế hoạch kinh doanh chi tiết, đảm bảo rõ
ràng theo từng mặt hàng, chủng loại, kết cấu,...
- Khả năng tài chính của doanh nghiệp: là căn cứ quan trọng để xây dựng
kế hoạch mua hàng. Yếu tố này ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch mua hàng
trên một số phương diện sau: Số lượng hàng mua và số lượng hàng hóa dự trữ; chủng
loại, mẫu mã hàng hóa và dịch vụ; thời điểm mua hàng.
- Đặc điểm hàng của sản phẩm và dịch vụ: Với một số sản phẩm dịch vụ kế
hoạch mua hàng xác định mang đặc thù riêng. Cụ thể là sản phẩm mang tính thời vụ;
sản phẩm mang tính thời trang, thời tiết; sản phẩm mang tính công nghệ kỹ thuật cao;
sản phẩm có tính mới mẻ; chu kỳ sống của sản phẩm.
- Khả năng dự trữ của doanh nghiệp: ảnh hưởng đến số lượng hàng hóa
cần mua. Ngày nay, thông thường các doanh nghiệp áp dụng mức dự trữ hàng hóa
bằng không nhằm giảm thiểu chi phí bảo quản. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phân
phối thường chú trọng mua hàng nhiều để tận dụng các ưu đãi thời điểm trên thị
trường. Tuy vậy, rất nhiều doanh nghiệp không có đủ điều kiện về kho bãi dự trữ.
Ngày nay, với các dịch vụ hỗ trợ, doanh nghiệp có thể thuê thêm kho bãi dự trữ.
- Những điều kiện pháp lý tiêu chuẩn hiện hành: Hàng hóa và dịch vụ giao
dịch phải tuân quy định hiện hành của quốc gia sở tại. Những quy định về pháp lý có
ảnh hưởng đến các yếu tố thuộc về điều kiện vận hành của sản phẩm, cũng như đến chi
phí liên quan đến triển khai mua hàng. Thông thường quy định về bảo vệ môi trường,
văn hóa có ảnh hưởng lớn nhất đến công tác mua hàng. Thủ tục chuyển nhượng, thủ
tục hải quan, thuế ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và chi phí mua hàng.
1.2.3. Xác định nhu cầu mua hàng
1.2.3.1.
Quy trình xác định nhu cầu mua hàng.
Quy trình xác định nhu cầu mua hàng cụ thể hoá chính sách mua hàng của doanh
nghiệp. Với doanh nghiệp thương mại, nhu cầu mua hàng được xác định theo nhóm
sản phẩm chú trọng đến nét đặc trưng của từng nhóm. Có ba quy trình cơ bản để xác
định nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp.
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
13
Khoa quản trị doanh nghiệp
• Dưới – Trên (Down – Top): Các đơn vị bộ phận trong doanh nghiệp đưa xác
định và đề xuất nhu cầu về hàng hoá và dịch vụ cần mua. Chuyển lên cấp trên tổng hợp
và lập danh mục hàng hóa, dịch vụ cần mua cho toàn doanh nghiệp trong từng thời kì.
• Trên – dưới – trên (Top – Down – Top): Cấp doanh nghiệp đề xuất các
loại hàng hoá dịch vụ cần mua, đưa xuống các bộ phận để tham khảo ý kiến các đơn
vị kinh doanh và ra quyết định mua.
• Trên – dưới (Top – Down): Cấp trên sẽ gợi ý các hàng hoá cần mua sau đó bên
dưới sẽ quyết định cần và nên mua loại hàng hoá, dịch vụ nào.
Với các doanh nghiệp thương mại này, việc áp dụng quy trình nhu cầu mua
hàng được tiến hành theo hai hướng:
- Xác định nhu cầu mua những mặt hàng đang tiêu thụ ổn định.
- Xác định nhu cầu mua các hàng hoá mới
Việc áp dụng quy trình nào cũng phải dựa trên nguyên lý hàng hoá được mua
phải tiêu thụ tốt và có lợi nhuận.
1.2.3.2. Nội dung xác định nhu cầu mua hàng
• Xác định nhu cầu mua hàng thông thường:
Nhu cầu mua hàng được xác định trước hết là căn cứ vào nhu cầu sản xuất và bán
ra của doanh nghiệp. Ví dụ với doanh nghiệp thương mại thường dựa vào công thức
cân đối sau để xác định nhu cầu mua hàng:
M + Dđk = B + Dck
Trong đó:
M – lượng hàng cần mua (nhập) vào trong toàn bộ kì kinh doanh;
B – lượng hàng cần bán ra ( theo kế hoạch) cảu doanh nghiệp trong kì;
Dđk – lượng hàng hóa tồn kho của doanh nghiệp ở đầu kì kình doanh;
Dck – lượng hàng dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo;
Từ đó, nhu cầu cần mua (nhập vào) trong kì như sau:
M = B + Dck – Dđk
Công thức trên để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng
lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua từng mặt hàng.
Công tác xác định nhu cầu mua hàng theo công thức này được tin học hóa với
phần mền chuyên dụng cho phép tổng hợp nhanh chòng nhu cầu mua hàng của từng
đơn vị và của toàn doanh nghiệp.
• Xác định nhu cầu mua một số mặt hàng dịch vụ đặc thù:
- Xác định nhu cầu mua bao bì, tem nhãn mác:
Các doanh nghiệp thương mại luôn có nhu cầu về bao bì tem nhãn sản phẩm để
tạo sự khác biệt dễ nhận biết đối với các đối thủ cạnh tranh. Nhu cầu về bao bì hàng
hóa được xác định tỉ lệ thuận với số lượng hàng hóa bán ra. Tùy theo nhu cầu mua
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
14
Khoa quản trị doanh nghiệp
hàng hóa, doanh nghiệp sẽ xác định nhu cầu mua bao bì. Thông thường với doanh
nghiệp thương mại bao bì được chia làm hai nhóm: bao bì dùng chung cho các sản
phẩm như túi hộp đựng, bao bì riêng cho từng loại sản phẩm.
- Xác định nhu cầu mua sở hữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại:
Sở hữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại là những dịch vụ mang tình nhạy
cảm trong buôn bán. Với đa phần doanh nghiệp sở hữu trí tuệ và nhượng quyền
thương mại liên quan đến các lĩnh vực mới đòi hỏi doanh nghiệp cần quan tâm đến
công tác mua các loại dịch vụ này. Doanh nghiệp cần chú ý đến ba phương diện:
phương diện tài chính, phương diện chiến lược, phương diện tác nghiệp. Ngoài ra,
trong quá trình xác định nhu cầu mua sở hữu trí tuệ và nhượng quyền thương mại, cần
làm rõ những rủi ro như sự phụ thuộc vào nhà cung ứng, ràng buộc pháp lý.
- Xác định nhu cầu mua hàng gia công:
Gia công trong thương mại là hoạt động thương mại, theo đó bên nhận gia công
sử dụng một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật liệu của bên đặt gia công để thực hiện
một hoặc nhiều công đoạn trong quá trình sản xuất theo yêu cầu của bên đặt gia công
để hưởng thù lao.
Khi xác định nhu cầu gia công doanh nghiệp cần xem xét các vấn đề nguyên liệu.
Có hai trường hợp xảy ra: Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu sử dụng, nhà gia công
chỉ chi trả chi phí gia công hay doanh nghiệp gia công tự lo về nguyên vật liệu.
1.2.4. Xác định mục tiêu mua hàng
Mục tiêu mua hàng của doanh nghiệp bao gồm:
- Mục tiêu về chất lượng hàng mua.
- Mục tiêu về đảm bảo thời hạng giao hàng nhằm trách các sự cố thiếu hụt hàng
hóa trong kinh doanh.
- Mục tiêu đảm bảo chi phí mua hàng là thấp nhất.
- Mục tiêu đảm bảo an toàn nhằm giảm thiểu rủi ro khi mua hàng.
Ngoài ra còn một số mục tiêu khác như: thu thập thông tin thị trường thông qua
nhà cung cấp; huy động tín dụng từ nhà cung cấp; tạo ra những nguồn hàng khác biệt
với đối thủ cạnh tranh, tính chủ động và kiểm soát đầu vào, thiết lập mối quan hệ với
nhà cung cấp;...
1.2.5. Xác định phương án mua hàng
Phương án mua hàng được xây dựng dựa trên cơ sở chính sách và kế hoạch mua
hàng của doanh nghiệp. Phương án mua hàng phải đảm bảo chi tiết nhưng cũng không
cứng nhắc để đảm bảo tính linh hoạt trong công tác mua hàng. Phương án mua hàng của
doanh nghiệp thường được xác lập cho từng thương vụ mua hàng hoặc một chu kỳ ngắn.
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
15
Khoa quản trị doanh nghiệp
Phương án mua hàng là một tài liệu rất quan trọng rất cần thiết đảm bảo sự thành
công cho hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Một phương án mua hàng phải làm
cụ thể hóa một số nội dung sau:
- Mục tiêu mua hàng
- Giao nhận
- Tên, loại sản phẩm và dịch vụ cần mua
- Thời hạn giao hàng
- Quy cách, tiêu chuẩn sản phẩm và dịch vụ
- Thời hạn thanh toán
- Số lượng từng loại sản phẩm và dịch vụ
- Đào tạo chuyển giao
- Một số địa chỉ và năng lực nhà cung ứng có thể - Các tài liệu đi kèm
- Các điều kiện về bảo hành
- Sở hữu trí tuệ
- Các điều kiện về bảo trì
1.2.6. Xác định ngân sách mua hàng
Cùng với việc xây dựng một phương án mua hàng chi tiết, doanh nghiệp cũng
cần nên ngân sách mua hàng. Để xác định ngân sách mua hàng doanh nghiệp cần xác
định tổng giá trị hàng hóa và dịch vụ cần mua và dự trù các khoản chi phí cần thiết để
mua hàng. Thông thường các khoản chi phí sẽ gồm các loại chi phí chính như:
- Chi phí trả cho nhà cung ứng;
- Chi phí hoa hồng môi giới;
- Chi phí vận chuyển, bảo quản, lưu kho;
- Thuế;
- Chi phi phụ cấp, trợ cấp hoạt động mua hàng;
- Chi phí nhân sự mua hàng
- Chi phí bảo hiểm hàng mua;
- Chi phí văn phòng phẩm;
- Lệ phí khác trong mua hàng;
- Chi phí lãi vay;
- Chi phí bảo hiểm hàng mua
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng kế hoạch mua hàng trong
doanh nghiệp thương mại
1.3.1. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
• Kinh tế: Có thể tạo ra điều kiện thuận lợi cho việc xâm nhập mở rộng thị
trường, nghành hàng này nhưng lại hạn chế sự phát triển của nghành hàng khác. Các
yếu tố kinh tế ảnh hưởng đến sức mua, sự thay đổi nhu cầu tiêu dùng hay xu hướng phát
triển của các ngành hàng cũng tác động không nhỏ tới nhu cầu mua hàng của doanh
nghiệp. Ví dụ như: xu hướng đóng mở của nền kinh tế có ảnh hưởng các cơ hội phát
triển của doanh nghiệp, các điều kiện canh tranh, khả năng sử dụng ưu thế quốc gia về
công nghệ, nguồn vốn; lạm phát và khả năng điều khiển lạm phát ảnh hưởng đến thu
nhập, tích luỹ , tiêu dùng, kích thích hoặc kìm hãm đầu tư,...; sự thay đổi về cơ cấu kinh
tế ảnh hưởng đến vị trí vai trò và xu hướng phát triển của các ngành kinh tế kéo theo sự
thay đổi chiều hướng phát triển của doanh nghiệp; tốc độ tăng trưởng kinh tế liên quan
đến khả năng mở rộng hay thu hẹp quy mô kinh doanh của mỗi doanh nghiệp;....
• Công nghệ kỹ thuật: Cuộc cách mạng khoa học kĩ thuật trên thế giới đang diễn
ra như vũ bão. Việc áp dụng khoa học vào sản xuất kinh doanh nói chung và công tác
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
16
Khoa quản trị doanh nghiệp
xây dựng kế hoạch mua hàng nói riêng giúp doanh nghiệp giảm bớt các quy trình tính
toán phức tạp trong khâu xây dựng kế hoạchtiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí
trong các hoạt động.
• Chính sách pháp lý: Để thành công trong việc xây dựng kế hoạch mua hàng,
doanh nghiệp phải phân tích, dự đoán về chính trị luật pháp cùng xu hướng vận động
của nó như: sự ổn định về đường lối chính trị, đường lối ngoại giao, sự cân bằng các
chính sách của nhà nước, chiến lược phát triển kinh tế xã hội của Đảng và chính phủ,
sự điều tiết và khuynh hướng can thiệp của chính phủ vào đời sống kinh tế, các quyết
định bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
• Văn hóa – Xã hội: Mỗi quốc gia, vùng, miền có các tập quán sinh hoạt và mua
bán khác nhau điều này ảnh hưởng tới việc tiến hành công tác mua hàng đặc biệt là khi
thương lượng với nước ngoài. Vì vậy, tùy thuộc vào các tập quán sinh hoạt và mua bán
của các quốc gia khu vực cần xây dựng kế hoạch mua hàng phù hợp để đạt hiệu quả cao.
Mặt khác, các yếu tố văn hoá xã hội có ảnh hưởng lớn tới khách hàng cũng như hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp, là yếu tố hình thành tâm lí, thị hiếu của người tiêu
dùng . Thông qua yếu tố này cho phép các doanh nghiệp hiểu biết ở mức độ khác nhau
về đối tượng phục vụ qua đó lưạ chọn các phương thức kinh doanh cho phù hợp.
• Khách hàng: Khách hàng là những người có nhu cầu và khả năng thanh toán
về hàng hoá và dịch vụ mà doanh nghiệp kinh doanh . Khách hàng là nhân tố quan
trọng quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Khách
hàng có nhu cầu rất phong phú và khác nhau tuỳ theo từng lứa tuổi, giới tính mức thu
nhập, tập quán …Ngày nay, phần lớn khách hàng đều có hiểu biết. Họ tiếp cận công
nghệ thông tin, internet,... để so sánh chất lượng, mẫu mã cũng như giá thành sản
phẩm của từng doanh nghiệp khách nhau nên khách hàng ngày càng có đòi hỏi cao về
sản phẩm họ cần mua. Chính vì vậy, cần phải nắm rõ nhu cầu khách hàng để lập kế
hoạch mua hàng phù hợp để mua hàng sản xuất kinh doanh đáp ứng tốt các nhu cầu
của khách hàng.
• Đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế hiện đại bất cứ doanh nghiệp nào cũng
phải đối phó với hàng loạt đối thủ cạnh tranh. Càng nhiều các điều khoản ưu đãi đến từ
phía nhà cung cấp thì càng thu hút nhiều đối thủ. Việc tìm hiểu xu thế sản xuất kinh
doanh tạo nên của đối thủ cạnh tranh sự khác biệt với đối thủ cũng rất quan trọng trong
công tác xây dựng kế hoạch mua hàng.
• Nhà cung cấp: Đây là yếu tố quan trọng quyết định trực tiếp đến công tác xây
dựng kế hoạch mua hàng cũng như mua hàng của doanh nghiệp. Nhà cung cấp uy tín,
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
17
Khoa quản trị doanh nghiệp
đảm bảo chất lượng sản phẩm, chính sách giá ổn định, hợp lý giảm gánh nặng công
việc xây dựng kế hoạch mua hàng.
1.3.2. Nhân tố bên trong doanh nghiệp
• Khả năng tài chính: Nguồn vốn là sức mạnh của doanh nghiệp. Do vậy việc
doanh nghiệp huy động các nguồn vốn vào kinh doanh, khả năng phân phối, khả năng
quản lý có hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh đều ảnh hưởng đến hoạt động
mua hàng nói chung cũng như hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng nói riêng. Một
doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh, tăng khả năng mua hàng thì phải có tiền để
đầu tư vào các khâu, các công việc mà doanh nghiệp lựa chọn cho chiến lược phát
triển của mình.
• Mục tiêu và chiến lược kinh doanh: Doanh nghiệp muốn phát triển thì rất cần
một mục tiêu và chiến lược kinh doanh cụ thể, làm kim chỉ nam cho mọi đoạn phát
triển, tận dụng thời cơ, phát hiện kịp thời thách thức. Đây là một căn cứ quan trọng để
xây dựng kế hoạch mua hàng.
• Nguồn nhân lực: Chính con người với năng lực thật của họ mới lựa chọn đúng
cơ hội và sử dụng các sức mạnh khác mà họ đã và sẽ có: vốn, tài sản, kỹ thuật công
nghệ...một cách có hiệu quả để khai thác và vượt qua cơ hội kinh doanh. Tiềm năng
của con người gồm lực lượng lao động, nếu nó có năng suất, có khả năng phân tích và
sáng tạo sẽ đáp ứng được yêu cầu của hoạt động xây dựng kế hoạch mua hàng
• Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật: Doanh nghiệp càng có cơ sở kỹ thuật tiên
tiến thì các công tác dự báo để xây dựng kế hoạch mua hàng càng được thuận lợi.
Ngoài ra, cơ sở kỹ thuật tiên tiến và phù hợp với hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp chủ
động nắm bắt những thông tin bên ngoài khác tạo điều kiện tốt để xây dựng các kế
hoạch nói chung và kế hoạch mua hàng nói riêng.
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
18
Khoa quản trị doanh nghiệp
CHƯƠNG 2:
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ
HOẠCH MUA HÀNG CỦA CÔNG TY Ô TÔ TOYOTA VIỆT NAM
2.1. Khái quát về công ty ô tô Toyota Việt Nam
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ô tô Toyota Việt Nam
Công ty ô tô Toyota việt nam là một liên doanh có vốn đầu tư nước ngoài, hoạt
động dưới hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh, được thành lập vào ngày 5 tháng 9
năm 1995 theo Giấy phép đầu tư số 1367/GP do Uỷ ban Nhà nước về Hợp tác đầu tư
(nay là Bộ kế hoạch và đầu tư) cấp, với số vốn đầu tư ban đầu là 89,6 triệu USD từ
Tập đoàn Toyota Nhật Bản (70%), Tổng công ty Máy Động Lực và Máy Nông Nghiệp
- VEAM (20%) và Công ty TNHH KUO Singapore (10%). Ngày 26 tháng 3 năm
2007, Giấy phép đầu tư này được thay thế bằng Giấy chứng nhận đầu tư số
191022000028 và các chứng nhận đầu tư sửa đổi do Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc
cấp. Theo Giấy chứng nhận đầu tư, Công ty là một công ty Trách nhiệm hữu hạn hai
thành viên trở lên.
Trụ sở chính của công ty được xây dựng tại phường Phúc Thắng, thị xã Phúc
Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Được cấp giấy phép xây dựng vào tháng 9 năm 1995, đến tháng
8 năm 1996, công ty cho ra đời sản phẩm đầu tiên là hai dòng xe Hiace và Corolla.
Trong hai năm liên tiếp 1997 và 1998, Công ty mở thêm hai chi nhánh ở thành phố Hồ
Chí Minh và Hà Nội, đồng thời khai trương Tổng kho phụ tùng và Nhà máy chính tại
Mê Linh. Cũng trong thời gian này, công ty cho ra mắt dòng xe Corolla, Hiace và
Camry đời mới. Đến tháng 9 năm 2000, công ty mở rộng trung tâm đào tạo với xưởng
sửa chữa thân vỏ và sơn. Ngoài ra, nhân kỷ niệm 5 năm thành lập, công ty cho ra mắt
hai dòng xe mới: Land-cruiser và Camry V6 Grande. Tháng 1 năm 2006, Toyota đã tạo
ra một bước đột phá mới bằng việc tung ra thị trường dòng xe Innova mới. Năm 2011,
chính thức phân phối mẫu xe Yarids & Land Cruiser Prando dưới dạng nhập khẩu
nguyên chiếc. Khai trương Trung tâm Xe đã qua sử dụng thứ 2 tại miền Bắc và Trung
tâm Đào tạo Hà Nội và chính thức phân phối mẫu xe thể thao 86 dưới dạng nhập khẩu
nguyên chiếc năm 2012. Năm 2013, TMV chính thức ra mắt thương hiệu Lexus tại
Việt Nam với những sản phẩm và dịch vụ đẳng cấp. Ra mắt các mẫu xe thế hệ đột phá
mới và cả 5 mẫu xe Toyota được sản xuất tại Việt Nam đều nằm trong TOP 10 xe bán
chạy nhất thị trường 2014. Ngày 24 tháng 3 năm 2015, xuất xưởng chiếc xe thứ
300,000 tạo một cột mốc mới trong suốt 20 năm hoạt động. Doanh số bán cộng dồn
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
19
Khoa quản trị doanh nghiệp
của TMV đạt trên 305.799 chiếc, và các sản phẩm đều chiếm thị phần lớn trên thị
trường. Không những vậy, TMV còn là nhà sản xuất ô tô đầu tiên tại Việt Nam được
nhận Chứng chỉ ISO 14001 về thiết lập và áp dụng hệ thống quản lý môi trường và
đứng vị trí số 1 về chỉ số hài lòng khách hàng trong lĩnh vực dịch vụ CSI.
Với sự nỗ lực không ngừng của toàn bộ nhân viên TMV, đại lý, nhà cung cấp và
đối tác, TMV đã đạt được nhiều thành tựu to lớn và liên tục phát triển lớn mạnh, hoàn
thành sứ mệnh đối với khách hàng, đóng góp đáng kể cho nghành công nghiệp ô tô và
xã hội Việt Nam. Với những thành tích đạt được, TMV đã vinh dự được Chính phủ
Việt Nam trao tặng Huân chương lao động hạng nhì và được coi là một trong những
doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động thành công nhất tại Việt Nam.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty ô tô Toyota Việt Nam
• Chức năng chính của công ty là:
Tổ chức sản xuất kinh doanh, cung ứng các sản phẩm, dịch vụ liên quan đến
ngành ô tô và các ngành công nghiệp phụ trợ theo giấy phép đăng ký kinh doanh được
cấp và mục đích thành lập công ty.
• Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là:
Đối với các công ty liên doanh: sử dụng có hiệu quả và phát triển vốn liên doanh
có trách nhiệm báo cáo định kỳ kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình hoạt động,
mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty và các vấn đề được yêu cầu.
Đối với chính hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty: hoạt động kinh
doanh đúng ngành nghề kinh doanh đã được cấp phép; đảm bảo thực hiện mục tiêu và
phương hương kinh doanh của công ty; xây dựng các đường lối chiến lược phát triển
kinh doanh phù hợp với lợi ích công ty, khách hàng, đối tác và xã hội; sản xuất các sản
phẩm chất lượng tốt.
Đối với nhân viên: quan tâm, chăm sóc đời sống tình thần vật chất của nhân viên;
tạo môi trường làm việc thân thiện, an toàn có hiệu quả cao; xây dựng các chương
trình đào tạo nâng cao tay nghề của nhân viên, có những chính sách phúc lợi phù hợp
với hoàn cảnh nhân viên.
Đối với xã hội: hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế và lệ phí cho nhà nước; tích cực
xây dựng và bảo vệ môi trường xanh; tổ chức các chương trình từ thiện trao học bổng
Toyota; tổ chức đào tạo lái xe an toàn,...
Phan Thị Hường_K48K1
Khóa luận tốt nghiệp
20
Khoa quản trị doanh nghiệp
Tổng
2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công
ty ô tô Toyota Việt Nam
giám đốc
Phó
tổng
Tổng
giám đốc
đốc
giám
Bộ phận
Mua hàng
Bộ phận
sản xuất
Bộ phận
Phó
tổng
hành
chính
giám đốc
và tài
chính
Bộ phận
tiếp vận
Bộ phận
Marketing
Hình
cấu
tổ chức của
Bộ phận
BộTMV
phận
phận
Bộ 2.1.
phậnSơ đồ cơBộ
Marketing
tiếp vận
hành chính
sản xuất
Nguồn: Phòng
nhân sự
và tài
Bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức theo mô hình
chính
cấu trúc chức năng để phù hợp với hoạt động và yêu cầu quản lý.
Bộ phận
Mua hàng
- Tổng Giám Đốc: thực hiện chức năng quản lý của công ty, chịu trách nhiệm về
sự phát triển của công ty có quyền điều hành cao nhất trong công ty.
- Phó Tổng Giám Đốc: là người đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm
trước Tổng Giám Đốc, trước pháp luật về điều hành hoạt động của công ty, hỗ trợ
Tổng Giám Đốc trong việc điều hành và quản lý công ty.
- Bộ phận sản xuất: bao gồm phòng sản xuất, phòng hành chính sản xuất, phòng
quản lý chất lượng chịu trách nhiệm quản lý các xưởng trực tiếp sản xuất, chịu trách
nhiệm quản lý hoạt động hành chính trong nhà máy, quản lý chât lượng sản xuất.
- Bộ phận Hành chính và Tài chính: gồm phòng hành chính, phòng kế toán tài
chính, phòng kiểm toán nội bộ, phòng công nghệ thông tin có trách nhiệm quản lý hành
chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân; tổ chức các hoạt động nhân sự; ghi chép, cân đối nguồn
vốn, phân tích lỗ lãi và cung cấp các thông tin liên quan đến tình hình hoạt động tài
chính; hoạt động tư vấn và kiểm toán độc lập, khách quan; kiểm soát và quản lý rủi ro.
- Bộ phận Marketing: bao gồm phòng kế hoạch bán hàng, phòng quản lý đại lý,
phòng dịch vụ sau bán, phòng quan hệ cộng đồng, phòng phụ tùng chịu trách nhiệm
nghiên cứu thị trường, định giá bán sản phẩm, đào tạo kỹ năng bán hàng và thúc đẩy
bán hàng; dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, chăm sóc khách hàng sau bán; các chương trình
quảng bá thương hiệu công ty.
Phan Thị Hường_K48K1
