Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam - Đơn vị năng lực GES7: Duy trì hồ sơ tài liệu và các hệ thống khôi phục thông tin

Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam

GES7. TÊN ĐƠN VỊ NĂNG LỰC: DUY TRÌ HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀ CÁC HỆ THỐNG KHÔI PHỤC
THÔNG TIN

MÔ TẢ CHUNG
Đơn vị năng lực này bao gồm các năng lực cần thiết trong việc sử dụng các hệ thống thông tin khác nhau
để lưu trữ và khôi phục thông tin.
THÀNH PHẦN VÀ TIÊU CHÍ THỰC HIỆN
E1. Xử lý thông tin
P1. Thu thập thông tin theo yêu cầu
P2. Thực hiện các quy trình của đơn vị để duy trì bảo mật và an toàn thông tin
P3. Lưu trữ thông tin tại các nơi cho phép và theo chuẩn đặt ra
P4. Cập nhật thông tin theo yêu cầu
E2. Khôi phục thông tin
P5. Xác nhận thông tin cần khôi phục
P6. Tuân theo quy trình tiếp cận hệ thống thông tin của đơn vị
P7. Xác định nơi và khôi phục thông tin theo yêu cầu
P8. Báo cáo các vấn đề gặp phải với đồng nghiệp phù hợp
E3. Duy trì hệ thống ghi chép và lưu trữ sẵn có
P9. Duy trì hệ thống ghi chép và lưu giữ thông tin
P10. Sắp xếp tài liệu mới vào đúng các vị trí và thư mục quy định
P11. Lưu trữ, loại bỏ và cập nhật các tài liệu cũ để có chỗ cho các tài liệu hiện thời
P12. Ghi chép lại mỗi lần di chuyển tài liệu
P13. Đảm bảo tài liệu được lưu trữ trong điều kiện tốt và ở đúng vị trí
P14. Tách biệt tài liệu mật với tài liệu thông thường cùng với khả năng được tiếp cận các loại tài liệu của những
người được chỉ định
P15. Đảm bảo tập tin tài liệu đã được phát ra có thể được tìm thấy bất cứ lúc nào
YÊU CẦU KIẾN THỨC
K1. Giải thích mục đích của lưu giữ và khôi phục thông tin được yêu cầu
K2. Liệt kê các hệ thống thông tin khác nhau và tính năng của chúng

K3. Mô tả yêu cầu bảo mật và an ninh thông tin của đơn vị
K4. Liệt kê các phương pháp được sử dụng để thu thập thông tin được yêu cầu
K5. Mô tả quy trình phải tuân theo khi tiếp cận hệ thống thông tin
K6. Giải thích các vấn đề gặp phải với các hệ thống thông tin và người cần được báo cáo
ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN VÀ CÁC YẾU TỐ THAY ĐỔI
1. Thông tin có thể bao gồm:


Thông tin liên lạc qua lại, như fax, bản ghi nhớ, thư báo, thư điện tử hay các tài liệu khác



Các dữ liệu máy tính như các hồ sơ khách hàng



Hồ sơ bán hàng, bao gồm các dự báo hàng tháng, các mục tiêu đạt được

© 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường và Xã hội
Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

1


Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam


Các biểu mẫu, như phiếu yêu cầu mua hàng hàng ngày



Hóa đơn chứng từ



Hồ sơ nhân sự



Thông tin về nhu cầu đào tạo



Báo cáo marketing/ kế hoạch/ ngân quỹ



Số liệu tài chính



Các thông tin khác

2. Yêu cầu của đơn vị có thể bao gồm:


Các yêu cầu về an ninh và bảo mật



Yêu cầu và hướng dẫn có tính pháp lý



Quy tắc ứng xử/ quy tắc đạo đức



Các quy trình cập nhật thông tin

3. Các tập tin chết hoặc không hoạt động có thể bao gồm:


Các dự án/ sự kiện đã kết thúc



Các khách hàng cũ



Các tài khoản đã thanh toán



Nhân viên cũ



Các thông tin khác

4. Hệ thống tham khảo và chú dẫn có thể bao gồm:


Theo thứ tự bảng chữ cái



Theo số thứ tự



Kết hợp số và chữ cái



Theo chủ đề



Theo đề tài



Theo Ngày và giờ



Các loại khác

5. Ghi lại việc di dời tài liệu có thể bao gồm:


Cập nhật tập tin đăng ký



Cập nhật hệ thống quản lý hồ sơ



Di chuyển tạm thời hay vĩnh viễn các báo cáo ghi chép



Các loại khác

6. Quy trình an toàn và bảo mật có thể bao gồm:


Quyền truy cập



Các tập tin và tủ có thể khóa được



Tính bảo mật



Các hìn thức khác

7. Việc lưu trữ có thể bao gồm:


Xử lý các tài liệu đã hoàn thành/ các tài liệu đã được đóng theo chính sách và quy trình của đơn vị

© 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường và Xã hội
Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

2


Tiêu chuẩn nghề Du lịch Việt Nam


Lưu giữ các tệp hồ sơ mật ở vị trí bên trong/ bên ngoài hệ thống



Có thể truy xuất lại tệp tài liệu lưu trữ tại nơi lưu trữ khi cần thiết



Hệ thống thủ công



Các loại khác

8. Các tài liệu mật có thể bao gồm:


Các hồ sơ thông tin nhân viên



Các thông tin thương mại mật

HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ
Đơn vị năng lực này cần được đánh giá thông qua hồ sơ chứng cứ thực hiện được ghi chép lại và qua kiểm tra
vấn đáp hoặc kiểm tra viết. Các chứng cứ có thể bao gồm:
1.

Ba ví dụ về tài liệu được chuẩn bị, xử lý, cập nhật và lưu hồ sơ một cách phù hợp

2.

Ba ví dụ về tài liệu được khôi phục theo quy trình và chính sách của đơn vị

3.

Hai ví dụ về việc duy trì hệ thống thông tin và lưu trữ và lưu tập tin theo quy định của đơn vị

PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ
Các phương pháp sau có thể được áp dụng cho việc đánh giá cho đơn vịnăng lực này:


Ví dụ về các hồ sơ tài liệu và các hệ thống



Kiểm tra vấn đáp hoặc kiểm tra viết



Hồ sơ bằng chứng



Các báo cáo của bên thứ ba do giám sát viên thực hiện



Các công việc và dự án được giao



Bài tập mô phỏng

CÁC CHỨC DANH NGHỀ LIÊN QUAN
Tất cả Nhân viên làm việc với các hệ thống lưu trữ thông tin trong ngành Du lịch
SỐ THAM CHIẾU VỚI TIÊU CHUẨN ASEAN
D1.HGA.CL6.03

© 2013 Chương trình Phát triển Năng lực Du lịch có trách nhiệm với Môi trường và Xã hội
Tổng cục Du lịch Việt Nam - Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

3