Bài giảng: Quản lý các bên liên quan của dự án

QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN
CỦA DỰ ÁN

Trình bày: PGS.TS. Lưu Trường Văn
(Theo tài liệu PMBoK của PMI)

1


Nội dung

Nhận dạng các bên liên quan
Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan

Quản lý cam kết của các bên liên quan

Kiểm soát cam kết của các bên liên quan

2


Tổng quan về quản lý các bên liên quan

3


13.1 NHẬN DẠNG CBLQ

4

1. NHẬN DẠNG CÁC BÊN LIÊN QUAN
Nhận dạng các bên liên quan là quá trình của sự nhận dạng con người,
các nhóm, hoặc các tổ chức mà có thể tác động hoặc bị bị tác động bởi
một quyết định, một hoạt động, hoặc một kết quả của dự án, sự phân
tích và sự tư liệu hóa các thông tin tương ứng liên quan đến mối quan
tâm, sự liên đới, sự phụ thuộc lẫn nhau, sự ảnh hưởng, và tác động tiềm
năng của chúng lên sự thành công của dự án

5


6


1.1. Nhận dạng các bên liên quan: ĐẦU VÀO

1.1.1 Tôn chỉ dự án (Project Charter)
Tôn chỉ dự án có thể cung cấp thông tin về các bên liên quan
(nội bộ & bên ngoài) với dự án và bị ảnh hưởng bởi kết quả
hoặc sự thực hiện của dự án, như là nhà tài trợ vốn, các khách
hàng, các thành viên Ban QLDA, các nhóm và các bộ phận tham
gia trong dự án, và những người khác hoặc các tổ chức bị ảnh
hưởng bởi dự án
1.1.2 Các tài liệu đầu thầu (Procurement Documents)
Nếu 1 dự án là kết quả một hoạch động đấu thầu hoặc dựa trên
một hợp đồng đã được thiết lập, các bên trong hợp đồng là các
bên liên quan cốt lõi (key project stakeholders).
Các bên khác, như là nhà cung cấp (suppliers), cũng nên được
cân nhắc như là một phần của danh mục các bên liên quan
của dự án.

7


1.1. Nhận dạng các bên liên quan:
ĐẦU VÀO
1.1.3 Các nhân tố môi trường công ty
Các nhân tố môi trường công ty mà có thể ảnh hưởng đến quá
trình nhận dạng CBLQ bao gồm, nhưng không giới hạn:
• Văn hóa và cấu trúc của tổ chức;
• Các tiêu chuẩn của công nghiệp và chính quyền
• Xu thế toàn cầu, vùng hoặc địa phương, và thực tế hoặc thói quen.

1.1.4 Các tài sản của quá trình tổ chức
(Organizational Process Assets)
Các tài sản của quá trình tổ chức mà có thể ảnh hưởng đến quá
trình nhận dạng CBLQ bao gồm, nhưng không giới hạn
• Stakeholder register templates,
• Bài học kinh nghiệp từ những dự án tương tự, và
• Stakeholder registers từ những dự án tương tự.

8


Stakeholder register templates

9


1.2. Nhận dạng các bên liên quan: CÁC CÔNG

CỤ & KỸ THUẬT
1.2.1 Phân tích các bên liên quan
Phân tích các bên liên quan là một kỹ thuật của việc thu thập
và phân tích có hệ thống các thông tin định tính và định lượng
để xác định mối quan tâm nào nên được đặt ra thông qua dự án.
Phân tích các bên liên quan nói chung bao gồm các bước sau:
• Nhận dạng các bên liên quan tiềm năng của dự án và thông tin có liên
quan, như là vai trò, các bộ phận, lợi ích, kiến thức, kỳ vọng và mức độ ảnh
hưởng của họ
• Phân tích tác động tiềm năng hoặc sự hổ trợ của từng bên liên quan và
phân loại chúng để có các chiến lược thích hợp
• Đánh giá làm thế nào mà CBLQ chủ chốt là có thể trả lời hoặc phản ứng
trong những tình huống khác nhau, để hoạch định làm thế nào ảnh hưởng
đến chúng để nâng cao sự hổ trợ của họ và giảm nhẹ các tác độgn bất lợi
tiềm năng

10


Có nhiều mô hình phân loại được sử dụng để phân tích các
bên liên quan, chẳng hạn như :
• Power/interest grid, mà nhóm các bên liên quan dựa trên mức độ quyền lực
của họ (“power”) và mức độ quan tâm (“interest”) liên quan đến kết qảu dự
án;
• Power/influence grid, mà nhóm các bên liên quan dựa trên mức độ quyền lực
của họ (“power”) và mức độ tham gia tích cực của họ (“influence”) trong dự
án
• Influence/impact grid, mà nhóm các bên liên quan dựa trên mức độ tham gia
tích cực của họ (“influence”) trong dự án và khả năng của họ để ảnh hưởng
đến hoạch định hoặc thực hiện dự án (“impact”)

• Salience model, mà mô tả các loại của các bên liên quan trên cơ sở quyền
lực của họ (khả năng áp đặt ý muốn của họ), khẩn cấp (cần chú ý ngay lập
tức), và tính hợp pháp (sự tham gia của họ là thích hợp)

11


12


1.2.2 Phán xét của chuyên gia (Expert Judgment)
Để đảm bảo nhận diện toàn diện và liệt kê của các bên liên quan,
sự phản biện và thẩm định nên được tìm kiếm từ các nhóm hoặc
cá nhân có đào tạo chuyên ngành hoặc chuyên môn chủ đề,
chẳng hạn như:
•
•
•
•
•
•

Quản lý cấp cao (Senior management);
Các bộ phân khác trong tổ chức (Other units within the organization;
Identified key stakeholders);
Giám đốc dự án của những dự án tương tự;
Các nhà tư vấn; and
Các tổ chức nghề nghiệp, các cơ quan phi chính phủ (nongovernmental
organizations - NGOs).

13


1.2.3 Các cuộc họp
Hồ sơ các cuộc họp phân tích là các cuộc họp dự án được thiết
kế để phát triển một sự hiểu biết của các bên chính liên quan dự
án, và chúng có thể được sử dụng để trao đổi và phân tích
thông tin về vai trò, lợi ích, kiến thức, và vị trí tổng thể của mỗi
bên liên quan phải đối mặt với dự án

14


1.3 Nhận dạng các bên liên quan: : ĐẦU
RA
1.3.1 Đăng ký CBLQ (Stakeholder Register)
Đầu ra chính của quá trình Xác định các bên liên quan là đăng
ký các bên liên quan. Cái này chứa tất cả các chi tiết liên quan
đến các bên liên quan đã được xác định bao gồm, nhưng không
giới hạn:
• Thông tin về sự nhận dạng
• Thông tin về sự đánh giá
• Sự phân loại CBLQ

15


2. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CBLQ

16

13.2 Lập kế hoạch quản lý các bên liên
quan

Lập kế hoạch quản lý các bên liên quan là quá trình xây dựng
chiến lược quản lý thích hợp để có hiệu quả cho sự tham gia
các bên liên quan trong suốt vòng đời dự án, dựa trên phân tích
các nhu cầu, lợi ích của họ, và tác động tiềm năng về dự án
thành công

17


Dòng dữ liệu của Lập kế hoạch QL CBLQ

18


2.1. Lập KH QL CBLQ: Đầu vào
2.1.1 Kế hoạch quản lý dự án
Các thông tin được sử dụng cho sự phát triển của kế hoạch quản
lý các bên liên quan bao gồm, nhưng không giới hạn:
Vòng đời được lựa chọn cho dự án;
Mô tả cách thức làm việc sẽ được thực hiện để đạt được các
mục tiêu của dự án;
Mô tả cách thức nguồn nhân lực yêu cầu này sẽ được đáp ứng
và làm thế nào về vai trò và trách nhiệm, mối quan hệ báo cáo
và quản lý nhân sự sẽ được giải quyết cho dự án;
kế hoạch quản lý thay đổi mà tư liệu hóa như thế nào thay đổi

này sẽ được giám sát và kiểm soát;
Nhu cầu và kỹ thuật cho giao tiếp giữa các bên liên quan

19


2.1.2 Đăng ký CBLQ (Stakeholder Register)
Là đầu ra của bước trước.
2.1.3 Các nhân tố môi trường công ty (Enterprise
Environmental Factors)
Là đầu vào của bước trước.
2.1.4. Các tài sản của quá trình tổ chức
(Organizational Process Assets)
Là đầu vào của bước trước

20


2.2. Lập KH QL CBLQ: công cụ &
kỹ thuật
2.2.1 Sự phán xét của chuyên gia
Để tạo ra KH quản lý các bên liên quan, sự phán xét và giám
định phải được tìm kiếm từ các nhóm hoặc cá nhân có đào tạo
chuyên ngành hoặc cái nhìn sâu vào các mối quan hệ trong tổ
chức, chẳng hạn như:
•
•
•
•
•

•

Quản lý cấp cao (Senior management);
Các bộ phân khác trong tổ chức (Other units within the organization;
Identified key stakeholders);
Giám đốc dự án của những dự án tương tự;
Các nhà tư vấn; and
Các tổ chức nghề nghiệp, các cơ quan phi chính phủ (nongovernmental
organizations - NGOs).

21


2.2.2 Các cuộc họp
Các cuộc họp sẽ được tổ chức với các chuyên gia và các nhóm
dự án để xác định mức độ tham gia được yêu cầu của tất cả các
bên liên quan.
Thông tin này có thể được sử dụng để chuẩn bị cho KH các bên
liên quan

22


2.2.3 Các kỹ thuật phân tích
Sự tham gia của CNLQ trong suốt vòng đời của dự án là rất quan
trọng cho sự thành công của dự án. Mức độ tham gia của các
bên liên quan có thể được phân loại như sau:
• Không hay biết. Không hay biết về dự án và các tác động tiềm năng.
• Đối Kháng. Nhận thức của dự án và các tác động tiềm năng và khả năng
chống lại thay đổi.

• Trung tính. Nhận thức của dự án, không ủng hộ nhưng cũng không chống.
• Hỗ trợ. Nhận thức của dự án và các tác động tiềm năng và hỗ trợ để thay
đổi.
• Hàng đầu. Nhận thức của dự án và các tác động tiềm năng và tích cực tham
gia trong việc đảm bảo dự án là một thành công

23


C: Tham gia hiện tại; D: Sẽ tham gia

24


2.3. Lập KH QL CBLQ: Đầu ra
2.3.1 KẾ HOẠCH QL CBLQ
Ngoài các dữ liệu thu thập được vào sổ đăng ký CBLQ, kế hoạch
quản lý các bên liên quan thường cung cấp:
•
•
•
•
•
•
•
•

Mức độ tham gia mong muốn và hiện tại của các bên liên quan;
Phạm vi và tác động của sự thay đổi đến các bên liên quan;
Mối quan hệ xác định và sự chồng chéo tiềm năng giữa các bên liên quan;

Yêu cầu thông tin liên lạc các bên liên quan đối với các dự án giai đoạn hiện
nay;
Thông tin được phân phối cho các bên liên quan, bao gồm cả ngôn ngữ, định
dạng, nội dung và mức độ chi tiết;
Lý do cho việc phân phối các thông tin và tác động dự kiến đến các bên liên
quan tham gia;
Khung thời gian và tần suất cho việc phân phối các thông tin cần thiết đến
các bên liên quan; và
Phương pháp cho việc cập nhật và hoàn chỉnh kế hoạch quản lý các bên liên
quan như sự tiến triển của dự án và sự phát triển.

25