Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng bộ nội vụ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------------------------------------------

NGUYỄN THỊ HẰNG

TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƢU,
TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÕNG BỘ NỘI VỤ

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

Hà Nội - 2019


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------------------------------------------

NGUYỄN THỊ HẰNG

TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƢU,
TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÕNG BỘ NỘI VỤ

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng
Mã ngành: 64. 34. 04.06

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. Văn Tất Thu

Hà Nội - 2019

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Tổ chức thực hiện chức năng
tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ” là công trình nghiên cứu
của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết
quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định.
Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội
dung nghiên cứu của đề tài này.
Hà Nội, ngày tháng

năm 2019

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Hằng


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành luận văn này, ngoài sự cố gắng của bản thân, em xin
chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn, Thầy giáo, Cô giáo Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng cùng các Thầy
Cô giáo giảng dạy các môn học trong quá trình học tập tại Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình giảng dạy và hướng dẫn, giúp đỡ em
trong quá trình học tập và nghiên cứu để hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Văn Tất Thu, người đã nhiệt tình
giúp đỡ, hướng dẫn, góp ý giúp em trong suốt quá trình hoàn thành luận văn.
Xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Văn phòng Bộ Nội vụ và bạn bè đồng
nghiệp đã tạo điều kiện thuận lợi trong thời gian em tìm hiểu tình hình thực tế
và cung cấp tài liệu, số liệu để em hoàn thành luận văn.
Do hạn chế về mặt thời gian nên trong quá trình nghiên cứu luận văn có

thể có những thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý và chỉ bảo của Thầy
giáo, Cô giáo và bạn bè đồng nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2019
HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Hằng


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do lựa chọn đề tài luận văn ...................................................................... 1
2. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................ 2
3. Mục tiêu của đề tài ........................................................................................ 4
4. Nhiệm vụ của đề tài....................................................................................... 4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 5
6. Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu ................................................... 5
7. Đóng góp của luận văn .................................................................................. 6
8. Kết cấu luận văn ............................................................................................ 7
Chƣơng 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
CHỨC NĂNG THAM MƢU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÕNG BỘ ........ 8
1.1. Một số khái niệm: Văn phòng, tham mưu, tổng hợp; chức năng tham
mưu, tổng hợp; tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp .................. 8
1.1.1. Khái niệm về Văn phòng .................................................................................8
1.1.2. Khái niệm về tham mưu, tổng hợp; chức năng tham mưu, tổng hợp; tổ
chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp .....................................................12
1.2. Mục đích, vai trò, tầm quan trọng của tổ chức thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ .................................................................. 18
1.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ hoạt động quản lý của Văn phòng
Bộ 18

1.2.2. Công tác tham mưu, tổng hợp có vai trò định hướng triển khai thực hiện
các hoạt động của Văn phòng Bộ ...........................................................................19
1.3. Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp
của Văn phòng Bộ ........................................................................................... 20
1.3.1. Yêu cầu tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng
Bộ 20
1.3.2. Nguyên tắc tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn
phòng Bộ...................................................................................................................23
1.4. Nội dung (nhiệm vụ) tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp
của Văn phòng Bộ ........................................................................................... 26


1.4.1. Nội dung (nhiệm vụ) tổ chức thực hiện chức năng tham mưu của Văn
phòng Bộ...................................................................................................................26
1.4.2. Nội dung (nhiệm vụ) tổ chức thực hiện chức năng tổng hợp của Văn
phòng Bộ...................................................................................................................27
1.5. Tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của
Văn phòng Bộ.................................................................................................. 28
1.5.1. Quan điểm và nguyên tắc tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện chức năng
tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ .................................................................28
1.5.2. Vai trò và yêu cầu chung về nguồn nhân lực thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ ..........................................................................30
1.6. Các yếu tố ảnh hưởng đển tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng
hợp của Văn phòng Bộ .................................................................................... 31
Tiểu kết chƣơng 1 .......................................................................................... 33
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG
THAM MƢU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÕNG BỘ NỘI VỤ............... 34
2.1 Khái quát về Văn phòng Bộ Nội vụ .......................................................... 34
2.1.1. Tổng quan về Bộ Nội vụ ................................................................................34
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ ......................37

2.2. Thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn
phòng Bộ Nội vụ ............................................................................................. 44
2.2.1. Thực trạng các quy định pháp lý về tổ chức thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ ..............................................................44
2.2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện chức năng tham mưu, tổng
hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ ................................................................................45
2.2.3. Thực trạng thực hiện nội dung (nhiệm vụ) tham mưu, tổng hợp của Văn
phòng Bộ Nội vụ ......................................................................................................50
2.3. Đánh giá chung kết quả tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp
của Văn phòng Bộ Nội vụ ............................................................................... 60
2.3.1. Ưu điểm ..........................................................................................................60
2.3.2. Hạn chế, bất cập ............................................................................................63
2.3.3. Nguyên nhân của các hạn chế, bất cập trong tổ chức thực hiện chức năng
tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ .....................................................66


Tiểu kết Chƣơng 2: ....................................................................................... 68
Chƣơng 3. PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC
THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƢU, TỔNG HỢP CỦA VĂN
PHÕNG BỘ NỘI VỤ HIỆN NAY ............................................................... 69
3.1. Phương hướng hoàn thiện tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng
hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay ......................................................... 69
3.1.1. Đổi mới nhận thức về vai trò tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng
hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ ................................................................................71
3.1.2. Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ phận tham mưu, tổng hợp...........73
3.2. Các giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng
hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ ........................................................................ 74
3.2.1. Hoàn thiện các quy định pháp lý về tổ chức thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ ..............................................................74
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và nhân sự tổ chức thực hiện chức năng tham

mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ ..............................................................75
3.2.3. Nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức thực hiện chức năng tham mưu,
tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ ........................................................................83
3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay ...............................................91
3.3. Các kiến nghị đề xuất ............................................................................... 94
Tiểu kết Chƣơng 3 ......................................................................................... 95
KẾT LUẬN .................................................................................................... 96
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 103
DANH MỤC PHỤ LỤC.............................................................................. 106


MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài luận văn
Văn phòng là bộ máy tham mưu, tổng hợp của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của
lãnh đạo, đồng thời đảm bảo cho các điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt
động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước cấp Bộ là một trong
những đơn vị giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Hoạt
động của Văn phòng Bộ là đầu mối trong việc xây dựng, quản lý, kiểm tra,
điều phối việc thực hiện công việc trong Bộ để phục vụ việc quản lý, điều
hành của Bộ trưởng. Chức năng chính của Văn phòng Bộ là chức năng tham
mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần, quản trị hành chính. Vì vậy, hoạt động
các của Văn phòng Bộ có ý nghĩa quan trọng giúp Bộ trưởng chỉ đạo tốt
nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước nói riêng và xây dựng ngành chủ
quản của Bộ nói chung.
Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu
đối với bất kì cơ quan, tổ chức nào. Văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ
quan thuộc chính phủ nói chung và văn phòng Bộ Nội vụ nói riêng có vị trí

quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ. Văn phòng Bộ là đầu mối, là trung tâm giao dịch thông tin giữa
các đơn vị trong Bộ cũng như với các cơ quan, đơn vị bên ngoài. Hiệu quả
lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành công việc hàng ngày của Lãnh đạo Bộ cũng
như hoạt động chung trong toàn cơ quan Bộ phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ
chức khoa học hoạt động trong văn phòng Bộ, trước hết phải phụ thuộc vào
việc tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp trong Văn phòng Bộ.
Công tác tham mưu, tổng hợp có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng,
không có công tác tham mưu, tổng hợp sẽ không tham mưu, tổng hợp được
các chương trình, kế hoạch công tác chung của cơ quan bộ cũng như của bộ,
ngành. Như vậy Lãnh đạo Bộ sẽ không có cơ sở để lãnh đạo, điều hành giải
1


quyết các công việc một cách khoa học và có hiệu quả. Nếu không tổng hợp
được đầy đủ và chính xác nguồn tài chính cũng như cơ sở vật chất trang thiết
bị của cơ quan thì không có căn cứ để xây dựng dự toán ngân sách hàng năm,
như vậy không đảm bảo được kinh phí và điều kiện làm việc khi triển khai,
thực hiện chương trình công tác…
Nghiên cứu về tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của
Văn phòng Bộ Nội vụ nhằm phục vụ sự lãnh đạo, điều hành công việc của
Lãnh đạo Bộ Nội vụ, đáp ứng được yêu cầu đặt ra và phù hợp với xu thế phát
triển có ý nghĩa thiết thực và cần thiết. Chính vì những lý do trên, tôi đã lựa
chọn đề tài “Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn
phòng Bộ Nội vụ” để nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp cao học của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay có rất nhiều tài liệu giới thiệu về công tác văn phòng, quản trị
văn phòng trong đó có hoạt động tổng hợp thông tin trong văn phòng. Trong
các cơ quan nhà nước, trong những năm qua đã có một số đề tài nghiên cứu
về công tác tổng hợp trong hoạt động của văn phòng như:

- Cuốn sách “Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang
bộ, cơ quan thuộc Chính phủ” của TS. Văn Tất Thu (Nxb Chính trị Quốc gia Sự thật, Hà Nội, 2011). Đây là cuốn sách chuyên khảo được tác giả biên soạn
trên cơ sở các kết quả nghiên cứu khoa học và kinh nghiệm thực tiễn nhiều
năm làm công tác văn phòng. Cuốn sách đi sâu phân tích cơ sở lý luận, kinh
nghiệm thực tiễn và thực trạng về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn
phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. Những kết luận trong
cuốn sách rất có ý nghĩa đối với các nhà quản lý và nhà khoa học. Đặc biệt rất
đáng chú ý là trong Chương II của cuốn sách này có một mục nói về vị trí, vai
trò, nội dung, nhiệm vụ, yêu cầu, nguyên tắc của công tác tham mưu, tổng
hợp của văn phòng cấp Bộ, cơ quan ngang Bộ.

2


- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ của TS. Văn Tất Thu: “Nghiên cứu
hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng phục vụ sự chỉ đạo, điều
hành của Lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính”, năm 2009…
- Luận văn Thạc sĩ “Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng các cơ
quan hành chính nhà nước cấp bộ trong nền kinh tế trí thức”, tác giả Bùi Thị
Ngọc Hiền, năm 2007. Luận văn đã làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về công
tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng và đã đưa ra những đánh giá về thực
trạng công tác tham mưu, tổng hợp cũng như các giải pháp cho công tác này ở
Văn phòng Bộ gắn với nền kinh tế tri thức.
- Đề tài: “Công tác tham mưu và điều hành hoạt động tại văn phòng
UBND tỉnh Bắc Kạn” Luận văn thạc sĩ của Hà Thị Thu, năm 2014 tại Học
viện Hành chính Quốc gia.
- Đề tài “Hoàn thiện tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ Nội vụ
trong điều kiện cải cách hành chính” Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Đức Tuấn.
Trong luận văn này, tác giả đã làm rõ cơ sở khoa học và thực trạng tổ chức và
hoạt động của văn phòng Bộ Nội vụ từ đó đưa ra những giải pháp hoàn thiện

tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành
chính.
- “Nâng cao chất lượng công tác tham mưu” tác giả Hiền Hòa, đăng trên
Báo điện tử Đảng cộng sản Việt Nam, năm 2014.
- “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu nghiệp
vụ”, tác giả Nguyễn Văn Dương, đăng trên báo điện tử Hải quan Quảng
Nam, năm 2012.
Các luận văn nói trên đã nghiên cứu và giải quyết khá nhiều vấn đề liên
quan đển hoạt động của Văn phòng Bộ. Tuy nhiên, đây vẫn là nội dung còn
cần phải tiếp tục nghiên cứu, đặc biệt là chức năng tham mưu, tổng hợp của
Văn phòng Bộ.
Qua tìm hiểu học viên nhận thấy mặc dù đã có rất nhiều các công trình
nghiên cứu, sách, giáo trình và luận văn của học viên khác viết về văn
3


phòng, hoạt động văn phòng, chức năng của văn phòng nhưng hầu như chưa
có một đề tài nào nghiên cứu chuyên sâu về công tác tham mưu, tổng hợp
trong hoạt động của Văn phòng Bộ và đặc biệt chưa có đề tài nào nghiên cứu
về công tác tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp củaVăn phòng
Bộ Nội vụ. Vì vậy, luận văn của tác giả hướng đển nghiên cứu hệ thống lý
thuyết về tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng
Bộ Nội vụ, phân tích thực trạng hiện nay và đưa ra những phương hướng,
giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp
củaVăn phòng Bộ Nội vụ.
3. Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ
chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ để có cơ sở
khoa học đánh giá thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng
hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ.

Từ đó đề xuất, kiến nghị các giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện chức
năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay.
4. Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện được mục tiêu đặt ra, đề tài tập trung hoàn thành những
nhiệm vụ chủ yếu như sau:
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về tổ chức thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ.
- Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu,
tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ. Chỉ rõ ưu điểm, hạn chế, bất cập.
Nguyên nhân của các hạn chế, bất cập trong việc tổ chức thực hiện chức năng
tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ.
- Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức, thực hiện chức
năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay.

4


5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
5.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là lĩnh vực hoạt động của văn phòng,
trong đó tập trung chủ yếu là công tác tham mưu, tổng hợp từ thực tiễn Văn
phòng Bộ Nội vụ; thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng
hợp của Văn phòng Bộ; thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức,
nhân viên làm công tác tham mưu, tổng hợp trong Văn phòng Bộ.
5.2. Phạm vi nghiên cứu
Giới hạn về nội dung nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác
tham mưu, tổng hợp trong hoạt động Văn phòng Bộ Nội vụ của Việt Nam;
Giới hạn về thời gian nghiên cứu: đề tài nghiên cứu chức năng tham
mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ từ năm 2015 đến nay.
Giới hạn về không gian nghiên cứu: đề tài nghiên cứu tại Văn phòng Bộ

Nội vụ
6. Nguồn tƣ liệu và phƣơng pháp nghiên cứu
6.1. Nguồn tư liệu để nghiên cứu đề tài:
Để thực hiện luận văn này, tác giả đã sử dụng các nguồn tư liệu sau đây:
Nguồn tư liệu phục vụ nghiên cứu đề tài là các văn kiện, văn bản của Đảng,
Chính phủ, các Bộ, ngành quy định về văn phòng và công tác văn phòng.
Các tài liệu về lý luận văn phòng và quản trị văn phòng
Các tài liệu, sách báo, bài giảng liên quan đển công tác tổng hợp trong
văn phòng
Các đề tài nghiên cứu khoa học về văn phòng và quản trị văn phòng,
chuyên ngành hành chính công, chuyên ngành văn thư lưu trữ đã được
nghiệm thu cũng góp phần giúp tác giả nhận thức được rõ hơn về thực trạng
công tác văn phòng nói chung và công tác tham mưu, tổng hợp của Văn
phòng Bộ Nội vụ nói riêng.

5


Các quy chế pháp lý: Các văn bản quy định của Nhà nước, Bộ, ngành về
văn phòng, công tác tham mưu, tổng hợp, quản lý thông tin, công tác văn thư
lưu trữ…
6.2. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đã đặt ra, trong quá trình thực
hiện luận văn, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu chính sau:
Phương pháp luận: Dựa trên cơ sở lý luận duy vật biện chứng và duy vật
lịch sử.
Phương pháp phân tích, tổng hợp: Là phương pháp tác giả sử dụng để
phân tích về tình hình tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của
Văn phòng Bộ Nội vụ, từ đó đưa ra đề xuất, giải pháp về những vấn đề cần
khắc phục và tiếp tục thay đổi.

Phương pháp khảo sát thực tế: Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu
thông tin phục vụ cho việc viết luận văn tác giả đã tiến hành khảo sát thực tế về
“Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ”.
Các phương pháp khác: Tác giả còn sử dụng phương pháp thống kê, so
sánh, hệ thống hóa, phương pháp nghiên cứu tài liệu...
7. Đóng góp của luận văn
7.1. Về mặt khoa học:
Đề tài nghiên cứu có ý nghĩa khoa học, nghiên cứu một các bài bản và hệ
thống công tác tham mưu, tổng hợp trong hoạt động của Văn phòng Bộ, trình
bày được vị trí, vai trò, tầm quan trọng cũng như thực trạng tổ chức thực hiện
chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ góp phần làm rõ cơ sở lý
luận về chức năng tham mưu, tổng hợp trong hoạt động của văn phòng các cơ
quan, tổ chức và khả năng áp dụng các lý luận đó vào thực tiễn.
7.2. Về mặt thực tiễn:
Luận văn khảo sát tình hình thực tiễn và đánh giá thực trạng tổ chức thực
hiện chức năng tham mưu, tổng hợp trong văn phòng để từ đó đưa ra các giải
pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp trong Văn
6


phòng Bộ giúp Lãnh đạo Bộ Nội vụ lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công việc có
hiệu quả.
Kết quả nghiên cứu của Đề tài có thể làm tư liệu tham khảo.
8. Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và mục lục, luận văn
gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận về tổ chức thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ
Chương 2: Thực trạng tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp
của Văn phòng Bộ Nội vụ

Chương 3: Phương hướng, giải pháp hoàn thiện tổ chức thực hiện chức
năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Bộ Nội vụ hiện nay.

7


Chƣơng 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
CHỨC NĂNG THAM MƢU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÕNG BỘ
1.1. Một số khái niệm: Văn phòng, tham mƣu, tổng hợp; chức năng tham
mƣu, tổng hợp; tổ chức thực hiện chức năng tham mƣu, tổng hợp
1.1.1. Khái niệm về Văn phòng
Khi một tổ chức ra đời, dù tồn tại theo quy mô nhỏ hay lớn đều hướng
đển một mục tiêu và chiến lược phát triển nào đó. Để đạt được mục tiêu, tầm
nhìn hay chiến lược đặt ra tổ chức đó phải được quản trị khoa học và hợp lý.
Trong quá trình đó, các nhà quản trị tiến hành sắp xếp cơ cấu tổ chức và điều
hành chúng để đạt được mục tiêu đề ra. Khi tổ chức các hoạt động cũng là khi
các nhà quản trị phải thực hiện rất nhiều công việc phức tạp, xử lý nhiều
thông tin. Để điều hành tổ chức đạt hiệu quả, các nhà quản trị thường dựa vào
bộ phận hỗ trợ, tham mưu để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cũng như
đảm bảo các yêu cầu khác về mặt cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan
như nhà cửa, thiết bị, phương tiện, thông tin… Văn phòng là một bộ phận có
chức năng như vậy và nó tồn tại như một yêu cầu cần thiết cho bất cứ một tổ
chức nào.
Tuy nhiên, cho đển nay định nghĩa về văn phòng vẫn còn có những
quan niệm khác nhau do đặc thù chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ
chức.
Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên giải thích “Văn
phòng là bộ phận phụ trách giấy tờ hành chính trong một cơ quan”. Theo cách
định nghĩa này, văn phòng là bộ phận phụ trách công việc liên quan đển giấy

tờ, hành chính. Trên thực tế, khái niệm này chưa nói lên được đầy đủ công
việc và chức năng thực sự của của văn phòng.
Khái niệm “văn phòng” còn có thể bao gồm những nội dung sau:
 Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một
cơ quan có chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ
8


quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng,
những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
 Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị,
là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
 Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ,
có yêu cầu giao tiếp qua đại diện của mình như nghị sĩ quốc hội, tổng
giám đốc, giám đốc, chủ tịch nước…
 Thứ tư, “văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức,
trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy
tờ, tức là những công việc liên quan đển công tác văn thư”. [17, tr.9]
 Thứ năm, theo Đại từ điển Tiếng Việt, “Văn phòng là bộ phận phụ trách
công việc, giấy tờ hành chính trong một cơ quan”. [38, tr.1797].
 Thứ sáu, cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận
thuộc khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành
chính như tiếp nhận và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu,
cho một cơ quan, một tổ chức. Ở quan niệm này thì văn phòng được gọi
là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư - Lưu trữ” hay bộ phận
“Văn thư - Lễ tân”.
Các cách hiểu trên đều phản ánh được những khía cạnh khác nhau của
văn phòng và hoạt động “văn phòng” nhưng chưa có sự đánh giá toàn diện về
hoạt động của văn phòng. Học viên cho rằng trong hoạt động quản lý hành
chính cần có sự đánh giá đầy đủ và chính xác những hoạt động diễn ra tại bộ

phận này trong các cơ quan, tổ chức để từ đó có một nhận định thống nhất và
toàn diện hơn về tổ chức văn phòng.
Nếu xem xét văn phòng từ góc độ hệ thống có thể thấy công tác văn
phòng bao gồm nhiều tác nghiệp có quan hệ chặt chẽ với nhau, mỗi hoạt động
tác nghiệp đều ảnh hưởng đển kết quả đầu ra của văn phòng. Ở tác nghiệp đầu
vào, đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ
các nguồn thông tin về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi
9


trường... theo các phương án khác nhau nhằm giúp cho lãnh đạo thu được các
kết quả tối ưu trong từng hoạt động của tổ chức. Đây chính là một trong
những hoạt động đặc thù của công tác văn phòng. Ở tác nghiệp đầu ra, đó là
các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập và xử lý các thông tin phản hồi
trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của người lãnh đạo. Toàn bộ
những hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện công tác tổ chức điều hành cơ
quan, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng thông tin để giải quyết
các nhiệm vụ của tổ chức.
Từ nhiều cách hiểu trên về Văn phòng, có thể quan niệm “Văn phòng là
bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập xử lý, cung cấp
thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu
cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ
chức”.
Vị trí, vai trò của văn phòng và của văn phòng Bộ
Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình thực hiện các
hoạt động của cơ quan. Văn phòng ra đời và tồn tại cùng với sự ra đời và tồn
tại của cơ quan. Toàn bộ công việc trong quá trình hoạt động thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng được gọi chung là công tác văn phòng. Công
tác văn phòng có vai trò rất quan trọng trong điều hành công việc ở mỗi cơ
quan, cụ thể:

 Thứ nhất, văn phòng là bộ phận tiếp xúc và trợ giúp trực tiếp cho lãnh
đạo, có quan hệ mật thiết và gần gũi nhất với lãnh đạo. Văn phòng là
đơn vị hoạt động thường xuyên, liên tục và đồng hành cũng lãnh đạo
trong mọi hoạt động của cơ quan. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ muốn
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình phải tổ chức tốt công tác văn
phòng. Văn phòng được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ giúp lãnh đạo
điều hành quản lý hoạt động của cơ quan thông suốt và có hiệu quả.
 Thứ hai, văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện việc kết nối các
mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của lãnh
10


đạo. Nếu công tác văn phòng làm tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong
việc thiết lập các mối quan hệ của cơ quan, đơn vị.
 Thứ ba, văn phòng góp phần đắc lực vào việc tạo nề nếp làm việc
khoa học trong cơ quan và nâng cao năng suất lao động của đơn vị.
Trong cơ quan được chia thành nhiều đơn vị tổ chức, mỗi đơn vị lại có
những chức năng, nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên, sự riêng biệt đó chỉ có tính
tương đối vì giữa chúng luôn có những mối liên hệ với nhau. Văn phòng
chính là nơi giúp các nhà lãnh đạo điều hành, phối hợp hoạt động giữa các
đơn vị, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thông suốt.
Với vị trí và những vai trò như trên đây, người ta nhận thấy văn phòng
là bộ phận không thể thiếu vắng trong một cơ quan, tổ chức. Văn phòng ở mỗi
cơ quan được tổ chức theo các hình thức khác nhau tùy thuộc vào điều kiện
về vị trí, địa điểm, cơ sở vật chất và đặc thù của từng cơ quan, thậm chí có
những cơ quan học còn thuê dịch vụ văn phòng từ bên ngoài cơ quan để phục
vụ cho những hoạt động của cơ quan. Tuy nhiên, dù tồn tại theo hình thức
nào, văn phòng vẫn khẳng định một vai trò to lớn trong hoạt động của cơ
quan nói chung và với nhà quản lý nói riêng.
Qua thực tế khảo sát và trực tiếp làm việc tại Văn phòng Bộ Nội vụ, tác

giả nhận thấy Văn phòng Bộ cũng có những đặc điểm và vị trí, vai trò đặc biệt
như văn phòng của các cơ quan, tổ chức nói chung, đó là một bộ phần cấu
thành và không thể thiếu trong tổ chức bộ máy của bộ. Văn phòng Bộ là đơn
vị thuộc cơ cấu tổ chức bên trong của Bộ, có vị trí đặc biệt quan trọng thể
hiện ở chỗ các đơn vị chức năng khác có thể có ở Bộ này mà không có ở Bộ
khác, có thể sáp nhập, giải thể hoặc thành lập mới tùy theo yêu cầu, nhiệm vụ
của các bộ, ngành trong từng thời kỳ, duy chỉ có văn phòng thì ở bất cứ bộ,
ngành nào cũng phải có, nó có vị trí, vai trò tương đối ổn định.
Văn phòng Bộ chính là đầu mối thông tin, thông tin ra vào Bộ đều phải
qua bộ phận văn phòng, là trung tâm điều phối công việc giữa các đơn vị

11


trong cơ quan Bộ, trung tâm giao dịch công việc giữa cơ quan Bộ với các cơ
quan, đơn vị và tổ chức bên ngoài với người dân.
Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham
mưu giúp Bộ trưởng tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động chung của Bộ và
ngành Nội vụ, tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo, điều hành, điều
phối chương trình làm việc của Bộ trưởng và các Thứ trưởng, các cơ quan,
đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch công tác và theo
chỉ đạo của Bộ trưởng.
Thực hiện nhiệm vụ giúp Bộ trưởng, các Thứ trưởng, truyền thông và
kiểm soát thủ tục hành chính, tham mưu quản lý, tổ chức thực hiện công tác
thi đua, khen thưởng, văn thư, lưu trữ; thường trực Ban Chỉ đạo xây dựng và
áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO và hoạt động của Bộ
Nội vụ; quản trị công sở, ngân sách, tài chính, kế toán, tài vụ, phục vụ hậu
cần.
1.1.2. Khái niệm về tham mưu, tổng hợp; chức năng tham mưu, tổng hợp;
tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp

1.1.2.1. Khái niệm về tham mưu, tổng hợp; chức năng tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu, tổng hợp là khâu quan trọng và không thể thiếu
trong công tác văn phòng của mỗi cơ quan, tổ chức.
Theo nghĩa gốc, tham mưu là một từ Hán - Việt chỉ người, tổ chức tham
dự việc vạch mưu kế cho lãnh đạo, người cầm quyền.“Tham” có nghĩa là dự
vào, góp vào, “mưu” là kế hoạch, kế sách.(Nguyễn Lân: Từ điển từ và ngữ
Hán - Việt, NXB Văn học, Hà Nội, 2003, tr 583).
Theo PGS.TS. Văn Tất Thu: “Tham mưu là hiến kế, kiến nghị và đề
xuất đưa ra các ý tưởng, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến
lược, sách lược và giải pháp hữu hiệu trong việc đề ra và tổ chức thực hiện kế
hoạch công tác ngắn hạn và dài hạn trong năm của cơ quan, tổ chức đơn vị
đạt kết quả cao nhất”.

12


Theo PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri: “Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm
góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt
hiệu quả nhất định”.
Tham mưu là một hoạt động mang tính chuyên nghiệp, chuyên trách
của một cá nhân hoặc một bộ phận chuyên trách trong tổ chức, phục vụ cho
lãnh đạo trong việc ban hành quyết định, tổ chức thực hiện quyết định thông
qua việc thực hiện công tác tiếp nhận và phân tích thông tin, từ đó đề xuất
phương án giải quyết đúng đắn, hiệu quả và chất lượng trong một lĩnh vực
chuyên môn nhất định. Bộ phận tham mưu có đặc thù luôn ở vị trí trợ giúp
một chủ thể là nhà lãnh đạo, quản lý. Chính những đặc điểm, yêu cầu mới của
chủ thể lãnh đạo sẽ quyết định tính chất, đặc điểm của đội ngũ tham mưu.
Với vị trí là bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn phòng
được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều
hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin đã được

thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm
vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp
lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời
nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản
lý và điều hành. Chẳng hạn trong việc quản lý cơ quan, trên cơ sở các quy
định của pháp luật và tình hình thực tế, văn phòng cùng với các đơn vị chức
năng tham mưu cho lãnh đạo xây dựng các quy định, quy chế, các quy trình
nghiệp vụ như quy trình xử lý văn bản, quy trình đánh giá nhân sự, quy trình
tuyển dụng ,quy trình kiểm soát... Tất cả các quy định đó nếu được xây dựng
và tổ chức thực hiện chặt chẽ góp phần quan trọng trong sự thành công trong
công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo. Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực
chuyên môn khác, văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu,
kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án,
biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo. Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là
công việc rất quan trọng của văn phòng các cơ quan, tổ chức.
13


Văn phòng có chức năng tham mưu trong việc tổ chức và điều hành công
việc của cơ quan, tham mưu xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình
công tác, trong việc kiểm tra và thể thức trình bày văn bản và trực tiếp xây
dựng các quy chế quản lý các lĩnh vực đặc thù của văn phòng cũng như công
tác thư ký giúp lãnh đạo cơ quan, công tác kế toán tài chính, công tác văn thư
lưu trữ, công tác tổng hợp…
Về khái niệm tổng hợp, có thể hiểu tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các
hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc thành phần có mối quan hệ chặt
chẽ thành một chỉnh thể. Hay nói cách khác, tổng hợp là tập hợp tất cả những
riêng lẻ thành cái chung, như tổng hợp ý kiến trong hội nghị, hội thảo tổng
hợp tình hình hoạt động, tổng hợp thông tin, số liệu… thành một chỉnh thể
thống nhất.

Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đển quá trình xâu
chuỗi, liên kết tập hợp các sự vật, hiện tượng, cái riêng lẻ thành cái chung. Công
tác tổng hợp trong văn phòng Bộ là toàn bộ công việc liên quan đển việc tổng
hợp chương trình, kế hoạch công tác, tổng hợp các hoạt động của cơ quan, đơn
vị, tổng hợp tình hình, thông tin, số liệu, nguồn nhân lực… của cơ quan đơn vị
phục vụ cho sự quản lý, điều hành công việc của lãnh đạo Bộ và các bộ phận có
liên quan.
Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo
cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện
pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và
tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy
chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Các thông tin đó được phân tích, xử lý,
kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các
đơn vị theo Quy chế hoạt động các nguồn tin. Thông qua các thông tin của văn
phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ
quan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó
14


có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và
hợp lý.
Chức năng tổng hợp của Văn phòng Bộ có đặc thù khác với hoạt động
tổng hợp của các đơn vị chuyên môn khác. Nếu như các đơn vị chuyên môn
khác chủ yếu tổng hợp ở một lĩnh vực chuyên sâu như tổ chức, xây dựng cơ
bản, tài chính kế hoạch… thì hoạt động tổng hợp của Văn phòng Bộ là sự
tổng hợp thông tin về tổ chức điều phối các hoạt động chung của cơ quan.
1.1.2.2. Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp
Một cơ quan tổ chức, để hoạt động được hiệu quả phụ thuộc vào nhiều
yếu tố, trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý. Do vậy, những quyết

định mang tính quyết định, người quản lý phải căn cứ vào các yếu tố khách
quan như những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý. Những ý kiến đó được
thu thập, chọn lọc đưa ra từ những thông tin được tổng hợp chung nhất nhằm
cung cấp cho lãnh đạo những thông tin hiệu quả nhất để giải quyết kịp thời và
đúng đắn công việc của tổ chức. Hoạt động này là rất cần thiết và hiệu quả vì
nó mang tính chất tham mưu chuyên sâu.
Văn phòng Bộ có các chức năng chủ yếu bao gồm chức năng tham mưu
trong tổ chức điều hành công việc, chức năng tổng hợp, chức năng quản trị
hành chính và các chức năng khác mang tính đặc thù riêng của Văn phòng.
Văn phòng Bộ có các nhiệm vụ cơ bản như xây dựng và tổ chức thực hiện các
chương trình, kế hoạch công tác; công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh
đạo; công tác thư ký giúp việc Lãnh đạo Bộ; công tác văn thư lưu trữ cơ quan,
tổ chức các cuộc giao ban, hội nghị hội thảo trong cơ quan Bộ, quản lý công
tác kế hoạch tài chính, đầu tư xây dựng cơ bản, quản trị hành chính…
Cũng như các chức năng khác, chức năng tham mưu, tổng hợp của văn
phòng có những nội dung rất cụ thể liên quan đển quá trình tổ chức công việc
thông tin và điều hành của một cơ quan, đơn vị.

15


Đề xuất những vấn đề về cơ chế, chính sách, pháp luật thuộc chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan nghiên cứu, xây dựng, sửa đổi, bổ sung cho phù
hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Tham mưu, tổng hợp trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác, quy chế làm việc của cơ quan: Theo từ điển Tiếng việt của trung
tâm từ điển học do nhà xuất bản Đà Nẵng phát hành năm 2007: “Quy chế là
những điều đã được quy định thành chế độ để mọi người theo đó mà thực hiện
trong những hoạt động nhất định nào đó”. Trong hoạt động của cơ quan tổ
chức nói chung và văn phòng nói riêng, việc quy chế hóa các quy trình công

tác và tổ chức thực hiện đúng theo quy định có vai trò quan trọng trong việc
đáp ứng được mục tiêu của tổ chức. Đồng thời, quy chế làm việc cũng là căn
cứ chuẩn mực do tổ chức đề ra để đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động của tổ
chức đó.
Tham mưu về công tác văn bản cho lãnh đạo cơ quan và chịu trách
nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. Văn
bản là phương tiện ghi tin và chuyển tin hữu hiệu và chính xác, thông tin tồn
tại trong văn bản bao gồm thông tin chính trị, kinh tế, xã hội, pháp lý và quản
lý… Mọi cơ quan nhà nước sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu
để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy, việc biên soạn,
ban hành, xử lý văn bản trong nhiều cơ quan nhà nước còn bộc lộ nhiều sai
sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có nhiều văn bản quy phạm pháp
luật quy định thống nhất việc ban hành văn bản quản lý nhà nước trong các cơ
quan. Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc giúp lãnh đạo
cơ quan soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng quy trình thủ
tục và đạt được yêu cầu về nội dung và hình thức.
Chuẩn bị chương trình, nội dung, đôn đốc các đơn vị liên quan thuộc
cơ quan chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo cơ quan
với các cơ quan khác; tổ chức ghi biên bản và lưu các hồ sơ các cuộc họp.
Chủ trì cuộc họp với đơn vị cơ quan để thống nhất việc giải quyết các vấn đề
16


còn có ý kiến khác nhau; chủ trì tổ chức họp giao ban theo ủy quyền của
lãnh đạo cơ quan.
Phối hợp với các đơn vị thuộc cơ quan hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện các chỉ thị, quyết định của thủ trưởng cơ quan, việc chấp hành kỷ cương,
kỷ luật hành chính, quy định quản lý thông tin, báo cáo, nội quy, quy chế làm
việc của cơ quan, kiến nghị với lãnh đạo các giải pháp nhằm bảo đảm hiệu lực
của các quyết định và quy định khác của cơ quan.

Trình lãnh đạo cơ quan các dự án, đề án được giao; tổng hợp đánh giá
tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cơ quan, kết quả thực hiện các
kế hoạch công tác đặt ra.
Tổ chức cung cấp thông tin định kỳ hoặc đột xuất cho lãnh đạo cơ
quan: Thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng
suốt, kịp thời, hiệu quả. Người lãnh đạo không đủ thời gian để tự thu thập, xử
lý mọi nguồn thông tin được mà phải có sự trợ giúp là Văn phòng. Văn phòng
được coi như “cổng gác thông tin” của cơ quan, đơn vị vì mọi nguồn thông tin
đển hay đi đều được tập trung xử lý tại Văn phòng. Từ những nguồn thông tin
được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để
chuyển phát hay lưu trữ. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ kịp thời, được
xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì người lãnh đạo sẽ có những quyết
định hữu hiệu và ngược lại thông tin không kịp thời sẽ ảnh hưởng đển những
chủ trương của lãnh đạo.
Tham mưu trong công tác hậu cần, công tác tài chính, quản lý vật tư, tài
sản của cơ quan đơn vị: Đây là nhiệm vụ đặc thù của văn phòng. Các nhu cầu
về hậu cần trong các cơ quan, đơn vị hết sức phong phú, đa dạng. Nơi nào có
hoạt động, nơi ấy cần cung cấp các điều kiện, phương tiện và nguồn tài chính
để phục vụ hoạt động chung. Trong công tác này, Văn phòng là đầu mối tham
mưu giúp lãnh đạo xây dựng, bố trí điều kiện làm việc cho phù hợp với cơ
quan, tổ chức. Tham mưu trong công tác sử dụng nguồn ngân sách hợp lý,
đúng quy định của nhà nước.
17


Công tác tổng hợp gắn bó chặt chẽ với công tác tham mưu của văn
phòng Bộ, không làm tốt công tác tổng hợp khó có thể làm tốt công tác tham
mưu. Công tác tổng hợp trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của Văn phòng Bộ,
của cơ quan Bộ có làm tốt thì mới có cơ sở để công tác tham mưu đảm bảo
chính xác, chất lượng và hiệu quả. Công tác tổng hợp bao gồm những công

việc chủ yếu sau đây:
Tổng hợp thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành công việc
của lãnh đạo Bộ và hoạt động chung của cơ quan Bộ;
Tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ;
Tổng hợp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan bộ, của
Bộ, ngành;
Tổng hợp nguồn kinh phí, tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị, kĩ thuật
cơ quan Bộ;
Tổng hợp nguồn nhân lực trong Văn phòng Bộ…
1.2. Mục đích, vai trò, tầm quan trọng của tổ chức thực hiện chức năng
tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng Bộ
1.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ hoạt động quản lý của Văn
phòng Bộ
Công tác tham mưu, tổng hợp có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh
đạo quản lý và điều hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhà
nước. Trong công tác hoạch định chủ trương, đường lối của Đảng, thể chế,
chế độ chính sách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội đều cần có sự tham
gia của công tác tham mưu của các chuyên gia, các bộ phận chuyên môn, các
nhà khoa học để có thể tổng hợp lại đưa ra những phương án tốt nhất.
Văn phòng Bộ có vai trò độc tôn tham mưu, tổng hợp cho Lãnh đạo Bộ
về các lĩnh vực quản lý do có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng, nó là đơn vị tổ
chức trực tiếp giúp Lãnh đạo Bộ điều hành công việc và các hoạt động chung
của cơ quan Bộ. Văn phòng Bộ sẽ là người được hỏi đầu tiên, đồng thời là
người hỏi cuối cùng trong việc điều hành, giải quyết công việc trong việc ra
18