Chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị trong bộ quốc phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------

Nguyễn Quang Đạt

CHUẨN HÓA NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƯ, BẢO MẬT, LƯU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2019


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
-----------------------------

Nguyễn Quang Đạt

CHUẨN HÓA NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƢ, BẢO MẬT, LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHỊNG
Chun ngành:

Quản trị văn phịng

Mã số:

60 34 04 06

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Giáo viên hƣớng dẫn: TS. Nguyễn Liên Hƣơng
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Giáo viên hướng dẫn

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn
thạc sĩ khoa học

TS. Nguyễn Liên Hương

PGS.TS. Vũ Thị Phụng

HÀ NỘI - 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là đề tài nghiên cứu của riêng tôi, trong
luận văn tôi có tham khảo báo cáo của các cơ quan, đơn vị và sử dụng một số
thông tin trong các văn bản của Nhà nước, Bộ Quốc phịng nhưng có chú
thích khi viện dẫn.
Cơng trình này chưa được tác giả nào công bố./.
TÁC GIẢ

Nguyễn Quang Đạt


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

1

BQP

Bộ Quốc phòng

2

BTTM

Bộ Tổng Tham mưu

3

BCH

Bộ Chỉ huy

4

BMLT

Bảo mật lưu trữ

5

BTL

Bộ Tư lệnh

6

CNTT

Công nghệ thông tin

7

KHKT

Khoa học kỹ thuật

8

THKH

Tổng hợp kế hoạch

9

PK-KQ

Phịng khơng - Khơng qn

10

QTVP

Quản trị văn phòng

11

VTLT

Văn thư - Lưu trữ

12

VTBMLT

Văn thư, bảo mật, lưu trữ

1


MỤC LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ................................................................................ 1
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 4
1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài ........................................................... 4
2. Mục tiêu của đề tài ............................................................................................. 6
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .......................................................................... 7
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................................................... 7
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................................. 8
6. Các nguồn tài liệu chính được sử dụng .............................................................. 9
7. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 10
8. Đóng góp của đề tài .......................................................................................... 11
9. Bố cục của đề tài ............................................................................................... 11
Chƣơng 1. TRÁCH NHIỆM VÀ YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ, BẢO MẬT, LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO

VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG ......... 13
1.1. Khái quát về Văn phòng trong Bộ Quốc phòng ................................................ 13
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong
Bộ Quốc phòng ......................................................................................................... 13
1.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng ............ 16
1.4. Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan,
đơn vị trong Bộ Quốc phịng đối với cơng tác văn thư, bảo mật, lưu trữ ................. 18
1.4.1. Khái niệm về năng lực, năng lực tổ chức quản lý ...................................... 18
1.4.2. Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý ........................................................ 20
1.5. Phân công trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ
đối với lãnh đạo Văn phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng ........ 28
Chƣơng 2. KHẢO SÁT VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƢ, BẢO MẬT, LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG
CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG .................................. 31
2.1. Khái quát chung về số lượng và trình độ chun mơn của đội ngũ cán bộ
lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị ................................................................... 31
2.1.1. Số lượng cán bộ lãnh đạo và sự phân cơng trách nhiệm ............................ 31
2.1.2. Trình độ chun mơn.................................................................................. 33
2


2.2. Năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo
Văn phòng các cơ quan, đơn vị................................................................................. 34
2.2.1. Năng lực tổ chức bộ máy và nhân sự ......................................................... 36
2.2.2. Về tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhân sự ................................................. 39
2.2.3. Về tổ chức soạn thảo và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ........................................................................ 41
2.2.4. Về tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư ........................ 43
2.2.5. Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ........................................................ 47
2.2.6. Tổ chức kiểm tra, đánh giá ......................................................................... 51

2.3. Nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật,
lưu trữ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị ................................................ 52
2.3.1. Ưu điểm ...................................................................................................... 52
2.3.2. Hạn chế ....................................................................................................... 55
2.3.3. Nguyên nhân ............................................................................................... 56
Chƣơng 3. CÁC GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA NĂNG LỰC CỦA LÃNH ĐẠO
VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG
ĐỐI VỚI VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ, BẢO MẬT,
LƢU TRỮ ................................................................................................................ 59
3.1. Xác định cụ thể trách nhiệm của lãnh đạo văn phịng đối với cơng tác
VTBMLT .................................................................................................................. 59
3.2. Xây dựng kế hoạch, mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực ngành BMLT
trong Quân đội .......................................................................................................... 60
3.3. Xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực ................................................................. 62
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 70
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 73
PHỤ LỤC ................................................................................................................. 76

3


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài
Công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu của
mọi cơ quan, đơn vị trong Quân đội. Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ giúp
lãnh đạo có đầy đủ thơng tin làm căn cứ để ra các quyết định quản lý, điều
hành của cơ quan, đơn vị nhanh tróng, chính xác. Cơng tác VTBMLT của cơ
quan, đơn vị do văn phòng phụ trách hay nói cách khác là thuộc chức năng,
nhiệm vụ của văn phịng. Chính vì vậy mà các văn bản, chỉ đạo, điều hành có
đạt chất lượng, hiệu quả hay không là nhờ vào sự phân công, tổ chức công

việc của lãnh đạo văn phòng. Văn phòng là bộ máy, tham mưu giúp việc cho
lãnh đạo trong chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động chung của cơ quan,
trong đó phải kể đến các hoạt động như: xây dựng, ban hành, giải quyết văn
bản và quản lý văn bản, tài liệu.... thực hiện tốt nhiệm vụ trên sẽ là những yếu
tố góp phần làm cho cơng tác tham mưu tư vấn của văn phòng đạt hiệu quả.
Để làm được điều đó, trước hết phải có sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành từ phía
văn phịng mà cụ thể là lãnh đạo văn phòng.
Ngay từ những ngày đầu mới thành lập việc trao đổi thông tin giữa
Quân đội với các cơ quan của Đảng, Chính phủ, các Bộ, ngành và địa phương
đã hình thành rất nhiều cơng văn, giấy tờ, tài liệu; công tác văn thư, bảo mật,
lưu trữ của quân đội cũng hình thành từ đó. Ngày 25 tháng 3 năm 1946, Chủ
tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 34 thành lập Văn phòng Bộ Quốc phòng,
trong Văn phòng có Phịng Hành chính với nhiệm vụ thu nhận, đăng ký,
chuyển phát, lưu trữ và đánh máy công văn, tài liệu; bên cạnh đó việc bảo vệ
an tồn cơng văn, tài liệu cũng được đặc biệt coi trọng, nhất là cơng văn, tài
liệu có nội dung bí mật. Trong hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và
đế quốc Mỹ, cơng tác bảo vệ bí mật tài liệu được đặt lên hàng đầu, mọi chủ
4


trương kế hoạch hoạt động của quân đội được bảo vệ bí mật tuyệt đối nên đã
làm cho kẻ thù bị bất ngờ. Có thể thấy cơng tác bảo vệ bí mật tài liệu đã góp
phần quan trọng vào thắng lợi to lớn của quân và dân ta trong hai cuộc kháng
chiến trường kỳ của dân tộc.
Cùng với sự trưởng thành, phát triển của Quân đội, công tác VTBMLT
ngày càng được hồn thiện và phát triển lớn mạnh khơng ngừng. Những năm
gần đây, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, sự chỉ đạo chặt chẽ của
Quân ủy Trung ương và Thủ trưởng Bộ Quốc phòng, hệ thống cơ quan Bảo
mật lưu trữ ngày càng được củng cố, phát triển và được tổ chức từ cấp trung
đoàn trở lên; cơ quan tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quản lý về

công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ trong Quân đội là Phòng Bảo mật lưu trữ
thuộc Văn phòng Bộ Quốc phòng; tại các tổng cục, quân khu, quân chủng,
quân đoàn, binh chủng, học viện, nhà trường trực thuộc Bộ có Ban Bảo mật
lưu trữ trực thuộc Văn phịng, có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo Văn
phịng quản lý, chỉ đạo và thực hiện nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ trong
cơ quan, đơn vị và các đơn vị trực thuộc.
Văn phòng trong Quân đội Nhân dân Việt Nam là cơ quan đặt dưới sự
lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của cấp ủy, chỉ huy các cơ quan, đơn vị; thực hiện
chức năng tham mưu, tổng hợp và hành chính phục vụ lãnh đạo, chỉ huy cơ
quan, đơn vị thực hiện nhiệm vụ quân sự, quốc phòng. Để làm được điều đó,
trước hết phải chuẩn hóa năng lực của lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức,
quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ
quan, đơn vị thuộc hệ thống văn phịng trong Qn đội. Vì làm tốt cơng tác
VTBMLT sẽ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Muốn
làm tốt công tác này trước hết phụ thuộc vào nhận thức, trình độ chun mơn,
kiến thức về quản lý, kỹ năng tổ chức công việc trong văn phòng, ... đặc biệt
là những kiến thức cơ bản về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, quản lý
văn bản, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan...
5


Tuy nhiên, do lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị còn những hạn
chế về nhận thức, năng lực, trình độ quản lý, tổ chức bộ máy làm cơng tác văn
thư, bảo mật, lưu trữ cho nên chưa phát huy được đầy đủ chức năng tham
mưu, giúp việc cho lãnh đạo, chỉ huy dẫn đến giảm hiệu quả và uy tín của
Văn phịng trong cơng tác chun mơn nghiệp vụ như: Việc hướng dẫn thể
thức, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo văn bản trong cơ quan chưa cụ
thể, sâu sát; công tác lập hồ sơ chưa được hướng dẫn cụ thể... khiến cho việc
ban hành văn bản chưa đúng với quy định của Nhà nước, Bộ Quốc phịng làm
giảm hiệu quả cơng việc, ảnh hưởng đến uy tín của lãnh đạo, chỉ huy cơ quan,

đơn vị; các văn bản sau khi giải quyết xong công việc không được lập hồ sơ
hoặc lập hồ sơ không đúng phương pháp..., khi cần nghiên cứu hoặc làm các
bằng chứng thì khơng có đầy đủ thơng tin. Do vậy, Văn phịng chưa phát huy
hết vai trò, chức năng, nhiệm vụ của mình, chưa tham mưu kịp thời, đầy đủ để
lãnh đạo đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Đây chính là một trong
những yếu tố làm ảnh hưởng đến chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn
phòng. Nâng cao nhận thức cũng như năng lực tổ chức quản lý công tác văn
thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phịng là một trong những nội dung
góp phần nâng cao chất lượng tham mưu của văn phịng. Chính vì những lí do
đó, chúng tơi chọn đề tài “ Chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý cơng tác
văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị
trong Bộ Quốc phòng" làm đề tài luận văn tốt nghiệp cao học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài của chúng tôi hướng tới các mục tiêu sau:
- Nghiên cứu xác định yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý công tác
văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong
Bộ Quốc phòng;
- Khảo sát, đánh giá thực trạng năng lực tổ chức, quản lý công tác văn
thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ
Quốc phòng;
6


- Xây dựng các giải pháp nhằm chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý
công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn
vị trong Bộ Quốc phòng.
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Nhiệm vụ cụ thể và năng lực tổ chức, quản lý
công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng (gồm Chánh Văn
phịng và Phó Chánh Văn phịng phụ trách cơng tác VTBMLT các cơ quan,

đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ Quốc phòng).
- Phạm vi nghiên cứu: luận văn tập trung nghiên cứu về năng lực tổ
chức quản lý công tác VTBMLT của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị
trực thuộc Bộ Quốc phòng qua nghiên cứu, khảo sát một số cơ quan, đơn vị
như: Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Hậu cần, Quân khu 7, Quân chủng PKKQ, BTL Cảnh sát Biển, Qn đồn 2, Binh chủng Cơng binh, Tập đồn
Cơng nghiệp - Viễn thơng qn đội (Viettel), Viện Khoa học và Cơng nghệ
qn sự, Học viện Chính trị quân sự.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhằm thực hiện mục tiêu nêu trên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài,
chúng tôi thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng các
cơ quan, đơn vị và trách nhiệm của lãnh đạo Văn phịng đối với cơng tác văn
thư, bảo mật, lưu trữ;
- Thực hiện khảo sát năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo
mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị;
- Nhận xét, đánh giá kết quả khảo sát;
- Đề xuất các giải pháp để chuẩn hóa năng lực và chất lượng quản lý,
chỉ đạo công tác VTBMLT của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị.
7


5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Về mặt lý luận: Vấn đề quản lý, chỉ đạo công tác văn thư - lưu trữ cũng
thu hút được sự quan tâm của nhiều cơ quan, cá nhân thông qua các xuất bản
phẩm, bài viết, khoá luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, cụ thể là:
Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trường
Đại học như: Giáo trình “Quản trị Văn phòng “ (Trường Đại học Kinh tế Quốc
dân, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội 2005), “Hành chính văn phịng trong cơ
quan Nhà nước” (Học viện Hành chính Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà
Nội 2004) “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” (PGS. Vương Đình

Quyền, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2005) “Quản trị hành chính văn
phịng” (Mike Harvey, NXB thống kê 2001, do Cao Xuân Đỗ dịch),...
Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản lý, chỉ đạo
công tác văn thư lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam
như: “Văn phòng trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước với việc
ban hành văn bản quy phạm pháp luật”(Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí VTLTVN
số 2/2008).
Các luận văn, khóa luận của sinh viên chủ yếu nghiên cứu, tìm hiểu
về hệ thống văn bản, xây dựng và ban hành văn bản tại các cơ quan cấp Bộ;
xây dựng hệ thống thông tin tài liệu, cung cấp thơng tin ở Văn phịng cơ quan
cấp Bộ như các luận văn thạc sỹ “ Soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm
pháp luật ở các cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn Mạnh Cường; “ Xây dựng hệ
thống thông tin tài liệu phục vụ hoạt động quản lý Nhà nước của các Bộ” của
Cam Anh Tuấn; “Phương pháp thu thập và cung cấp thông tin của chuyên
viên tổng hợp Văn phòng Bộ phục vụ hoạt động quản lý” của Nguyễn Ngọc
Linh; “ Nâng cao năng lực của cán bộ làm công tác Văn thư - Lưu trữ ở các
cơ quan cấp Bộ” của Nguyễn Thị Hằng; “Nâng cao năng lực tổ chức quản lý
về công tác Văn thư - Lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng cơ quan cấp Bộ” của
Lâm Thu Hằng (Nguồn: Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng,
trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội).
8


Các nội dung nghiên cứu và trình bày trong các bài viết, các luận văn
thạc sỹ nói trên chủ yếu đề cập đến những vấn đề tổ chức thông tin, soạn thảo
ban hành văn bản trong hoạt động của các Văn phịng Bộ; năng lực của các
cán bộ làm cơng tác văn thư lưu trữ. Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của
chúng tơi, chưa có một cơng trình nào nghiên cứu cụ thể về chuẩn hóa năng
lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo văn
phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phịng. Vì vậy, đề tài khơng trùng

lặp về đối tượng và phạm vi nghiên cứu với các cơng trình nghiên cứu trước.
6. Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng
Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn tài liệu sau:
- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư, bảo mật, lưu
trữ như: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Luật Lưu trữ
năm 2011; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/3/2010 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công
tác văn thư; Nghị định số 164/2017/NĐ-CP ngày 30/12/2017 của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc
phịng ... Ngồi ra, chúng tơi cịn sử dụng một số văn bản về báo cáo tình hình
thực hiện công tác VTBMLT và phương hướng nhiệm vụ công tác VTBMLT
(2013-2018) của Bộ Quốc phòng và các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phịng.
- Các giáo trình “Lý luận và Phương pháp cơng tác văn thư”, “Quản trị
hành chính văn phòng”, “Quản trị văn phòng”, “Tổ chức lao động khoa học”
... đã đề cập ở trên.
- Các luận văn thạc sĩ, các bài viết trên báo, tạp chí liên quan đến quản
lý, chỉ đạo công tác VTLT.
- Các đề tài nghiên cứu liên quan đến cơng tác văn phịng.
- Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/2/2008 của Bộ trưởng Bộ
Quốc phòng về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
9


cấu tổ chức Văn phòng các cấp trong Quân đội; Thông tư sô 91/2012/TTBQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phịng ban hành Quy chế cơng
tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội.
- Website của Chính phủ, Cổng Thơng tin điện tử của Bộ Qc phịng,
Trang Thơng tin điện tử của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện luận văn này, chúng tôi đã sử dụng các phương pháp

nghiên cứu khoa học như: Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống
kê, phân tích, tổng hợp, so sánh..., dựa trên các quan điểm mang tính phương
pháp luận của chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh. Cụ thể:
- Phương pháp điều tra, khảo sát, phỏng vấn: Đây là nhóm phương
pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Chúng tôi đã tiến
hành khảo sát về tổ chức, quản lý công tác VTBMLT tại Văn phòng các cơ
quan, đơn vị thuộc BQP, trong đó tập trung chủ yếu vào trách nhiệm và năng
lực của lãnh đạo Văn phịng trong cơng tác tổ chức bộ máy, bố trí sắp xếp
nhân sự, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và công tác tổ chức thực hiện các
nghiệp vụ VTBMLT. Ngồi ra chúng tơi cịn tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với
một số đồng chí lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Qua kết quả điều tra, khảo sát thực
tế và một số báo cáo của các cơ quan, đơn vị về công tác VTBMLT, chúng tôi
tiến hành phân tích, tổng hợp các thơng tin cũng như số liệu về công tác này
tại các cơ quan, đơn vị.
- Phương pháp so sánh: Qua các số liệu được phân tích, tổng hợp
chúng tơi tiến hành so sánh kết quả triển khai thực hiện giữa các cơ quan, đơn
vị giữa thực tế tổ chức quản lý công tác VTBMLT với các quy định của Nhà
nước và Bộ Quốc phòng.
Trong quá trình thực hiện đề tài, các phương pháp trên đã được chúng
tôi vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt.
10


8. Đóng góp của đề tài
- Về mặt lý luận: Kết quả nghiên cứu đề tài góp phần tạo lập cơ sở
khoa học cho việc chuẩn hóa trách nhiệm và năng lực của lãnh đạo Văn
phòng trong việc tổ chức, quản lý cơng tác VTBMLT ở Văn phịng các cơ
quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng.
- Về mặt thực tiễn: Đề tài giúp các lãnh đạo văn phòng các cơ quan,

đơn vị nhận thức được yêu cầu nhiệm vụ, năng lực tổ chức, quản lý công tác
VTBMLT cơ quan, đồng thời áp dụng các giải pháp để tổng kết thực tiễn, xây
dựng lộ trình thực hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác VTBMLT ở các
cơ quan, đơn vị.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, phần nội dung luận văn được kết
cấu thành 3 chương:
Chương 1. Trách nhiệm và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý
công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan,
đơn vị thuộc Bộ Quốc phịng
Trong chương này chúng tơi tập trung nghiên cứu các vấn đề về chức
năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý và
việc phân công trách nhiệm trong tổ chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật,
lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng.
Chương 2: Khảo sát về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư,
bảo mật, lưu trữ của lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ
Quốc phòng
Qua kết quả khảo sát tại một số cơ quan, đơn vị như: Bộ Tổng Tham
mưu, Tổng cục Hậu cần, Quân khu 7... được chúng tôi tổng hợp và nhận xét,
đánh giá về năng lực tổ chức quản lý cơng tác VTBMLT của lãnh đạo Văn
phịng các cơ quan, đơn vị thông qua các nhiệm vụ công tác cụ thể như: Tổ
chức bộ máy và nhân sự, đào tạo bồi dưỡng người làm công tác VTBMLT;
11


ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTBMLT; tổ
chức kiểm tra, đánh giá ở văn phòng các cơ quan, đơn vị.
Chương 3. Các giải pháp chuẩn hóa năng lực của lãnh đạo Văn
phịng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng đối với việc tổ chức, quản
lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ.

Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý cơng tác VTBMLT của lãnh
đạo Văn phịng các cơ quan, đơn vị, chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải
pháp nhằm chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng các
cơ quan, đơn vị như: Xác định trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng; xây
dựng kế hoạch và mục tiêu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên VTBMLT
trong Bộ quốc phòng. Đồng thời, xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực tổ chức
quản lý cơng tác VTBMLT đối với lãnh đạo Văn phịng các cơ quan, đơn vị.
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tơi cũng nhận được sự đồng
tình ủng hộ và giúp đỡ của lãnh đạo văn phòng các cơ quan, đơn vị, thầy cô
giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. Đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng
dẫn tận tình của TS. Nguyễn Liên Hương. Qua đây cho phép tôi gửi lời cảm
ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn TS. Nguyễn Liên Hương, lãnh đạo
Văn phòng các cơ quan, đơn vị, các thầy cô, bạn bè đồng nghiệp.
Tuy nhiên quá trình thực hiện đề tài chúng tơi cũng gặp khơng ít khó
khăn như đề tài chưa có nhiều nghiên cứu đi trước, tài liệu tham khảo không
nhiều, hơn nữa việc phỏng vấn trực tiếp các lãnh đạo Văn phịng cịn hạn chế.
Do vậy luận văn khơng tránh khỏi những hạn chế và khiếm khuyết, chúng tôi
rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cơ giáo và đồng nghiệp
để luận văn được hồn thiện hơn.

12


CHƢƠNG 1. TRÁCH NHIỆM VÀ YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ, BẢO MẬT, LƢU TRỮ
CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÕNG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
TRONG BỘ QUỐC PHÕNG
1.1. Khái quát về Văn phòng trong Bộ Quốc phòng
Theo Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/5/2008 của Bộ trưởng
Bộ Quốc phòng về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức Văn phòng các cấp trong Quân đội (sau đây gọi tắt là Quyết
định số 68/2008/QĐ-BQP), Văn phòng được tổ chức ở các cơ quan, đơn vị
như sau:
Văn phòng Bộ Quốc phòng, Văn phòng Bộ Tổng Tham mưu, Văn
phòng các tổng cục, quân khu, quân chủng, quân đoàn, binh chủng, BTL Bộ
đội biên phòng, học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ, Thanh tra Bộ Quốc
phịng, Tồ án Qn sự Trung ương, Viện Kiểm sát Quân sự Trung ương, Bộ
Tư lệnh Bảo vệ Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, các trung tâm, binh đồn, tổng
cơng ty trực thuộc Bộ Quốc phịng; Văn phòng BTL Cảnh sát Biển, các Bộ
Chỉ huy Quân sự, Bộ Chỉ huy Biên phòng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương; vùng Hải quân, vùng Cảnh sát Biển.
Thực hiện chức năng hành chính của cơng tác Văn phịng gồm: Ban
Hành chính các sư đồn, cục và tương đương; trợ lý, nhân viên hành chính;
bộ phận Bảo mật lưu trữ được biên chế của các cơ quan, đơn vị thuộc hệ
thống tổ chức Quân đội cấp Trung đoàn, Lữ đoàn và tương đương.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ
Quốc phịng
Do tính đặc thù so với các cơ quan quản lý nhà nước khác mà tổ chức
Văn phịng trong Bộ Quốc phịng có những chức năng, nhiệm vụ riêng.
13


* Chức năng của văn phòng:
Cũng như văn phòng của các cơ quan, tổ chức, văn phòng các cơ quan,
đơn vị trong Bộ Quốc phòng thực hiện đầy đủ cả 3 chức năng: Tham mưu,
thông tin tổng hợp, quản trị hành chính là Văn phịng Bộ Quốc phịng, Văn
phịng Bộ Tổng Tham mưu, Văn phòng các tổng cục, quân khu, qn chủng,
Bộ đội Biên phịng, Bộ Tư lệnh qn đồn, binh chủng, học viện, trường sĩ
quan trực thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Tư lệnh Bảo vệ Lăng Chủ tịch Hồ Chí
Minh, Bộ Tư lệnh Cảnh sát biển, các trung tâm, binh đồn, tổng cơng ty trực

thuộc Bộ Quốc phịng, Thanh tra Bộ Quốc phòng, Tòa án quân sự Trung
ương, Viện Kiểm sát quân sự Trung ương. Văn phòng Bộ Quốc phòng còn
được giao đồng thời là Văn phòng Quân ủy Trung ương; Văn phòng Bộ Tư
lệnh quân khu, quân chủng, Bộ Tư lệnh Bộ đội biên phịng, qn đồn, binh
chủng còn được giao đồng thời là Văn phòng Đảng ủy cùng cấp. Đây là một
đặc thù của văn phòng trong Bộ Quốc phòng.
Văn phòng thực hiện 2 chức năng: Tổng hợp và hành chính là Văn
phịng Bộ Chỉ huy qn sự và Bộ Chỉ huy biên phòng tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương. Ban Hành chính sư đồn, cục và tương đương, Phịng
Tham Mưu hành chính bệnh viện trực thuộc Bộ chỉ thực hiện một phần chức
năng hành chính là nghiệp vụ công tác văn thư bảo mật lưu trữ và cơng tác
phục vụ.
* Nhiệm vụ của văn phịng:
Nhiệm vụ của Văn phòng được xác định:
Một là, tham mưu, đề xuất, giúp đảng ủy, lãnh đạo, chỉ huy các cơ
quan, đơn vị cùng cấp thực hiện các nhiệm vụ được giao;
Hai là, phối hợp với các cơ quan, đơn vị đề xuất xây dựng quy chế
làm việc và giải quyết tốt mối quan hệ công tác giữa đảng ủy, thủ trưởng cơ
quan, đơn vị các cấp một cách khoa học và có hiệu quả cao trong q trình tổ
chức thực hiện nhiệm vụ, cả thời chiến và thời bình;
14


Ba là, giúp việc cho đảng ủy, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị soạn
thảo các loại công văn, tài liệu, báo cáo chung; rà soát, thẩm định và dự thảo
các văn bản quy phạm pháp luật theo đúng quy định của pháp luật và hướng
dẫn của Bộ Quốc phòng; đồng thời, giúp đảng ủy và thủ trưởng cơ quan, đơn
vị duy trì, kiểm tra, đơn đốc việc thực hiện các chế độ công tác, quy chế làm
việc của các cơ quan, đơn vị;
Bốn là, là đầu mối chính, trực tiếp tiếp nhận, quản lý, phân loại các

văn kiện, công văn, tài liệu của các cơ quan, đơn vị hoặc chuyển các văn kiện,
cơng văn, tài liệu đó đến các cơ quan, đơn vị để giải quyết và tổ chức theo
dõi, đôn đốc thực hiện; quản lý hệ thống các loại văn kiện, cơng văn tài liệu
đó một cách chặt chẽ, tuần tự, hợp lý và đúng thẩm quyền;
Năm là, xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác của đảng ủy, thủ
trưởng cơ quan, đơn vị (cần có các phương án, kế hoạch dự phịng); kịp
thời thơng báo, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, ý kiến chỉ đạo của đảng
ủy, thủ trưởng cơ quan, đơn vị đến các cơ quan, đơn vị có liên quan để tổ
chức thực hiện;
Sáu là, thực hiện nghiêm việc quản lý, bảo đảm cơ sở vật chất, các
trang thiết bị văn phòng, sinh hoạt cho lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, đơn vị
làm việc, sinh hoạt; đồng thời, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ
chức bảo đảm mọi mặt cho các cuộc hội nghị, đưa đón, phục vụ nhu cầu ăn, ở,
đi lại cho khách đến họp đảng ủy, làm việc với cơ quan theo đúng quy chế;
Bảy là, quản lý, chỉ huy cán bộ, nhân viên thuộc quyền thực hiện tốt
các chức trách, nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm quản lý, chỉ huy đối
với các tổ chức độc lập trực thuộc về mặt hành chính quân sự khi được cấp
trên giao. Chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn phòng, nghiệp vụ văn thư, bảo mật,
lưu trữ và nghiệp vụ hành chính cho hệ thống Văn phịng hoặc cơ quan hành
chính trực thuộc; quản lý chặt chẽ các kho lưu trữ của cơ quan, đơn vị (đặc
biệt là các đơn vị đóng quân ở các địa bàn phức tạp, nhạy cảm).
15


Ngồi ra, tùy theo tính chất, đặc thù hoạt động của các cơ quan, đơn vị;
Văn phòng các cấp còn phải thực hiện một số nhiệm vụ khác do đảng ủy,
người chỉ huy giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng
Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ nêu trên có hiệu quả, phải kể đến
công tác tổ chức bộ máy và nhân sự. Bộ máy ổn định, phù hợp và bảo đảm

đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thì mới phát huy hết trách nhiệm mà bộ
máy đó đảm nhiệm. Qua thực tiễn về tổ chức, biên chế theo Quyết định
68/2008/QĐ-BQP, thì văn phịng các cơ quan, đơn vị có sự khác nhau về tổ
chức, biên chế. Tuy nhiên, nhìn chung văn phòng và các cơ quan thực hiện
chức năng như văn phòng được tổ chức bao gồm các thành phần như sau:
Chánh Văn phòng: Là người lãnh đạo, chỉ đạo điều hành Văn phòng cơ
quan, đơn vị. Chịu trách nhiệm trước người chỉ huy cơ quan, đơn vị về công tác
văn phịng. Phụ trách tồn diện về cơng tác văn phịng và có thể trực tiếp phụ
trách một số cơng việc như: Công tác kế hoạch tổng hợp, VTBMLT, công tác
đối ngoại ... Chánh Văn phòng là chủ tài khoản của Văn phòng, được chỉ huy
cơ quan, đơn vị giao ký thừa lệnh một số văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành
và ký trực tiếp một số văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phịng ban hành.
Các Phó Chánh văn phòng: Giúp việc cho Chánh Văn phòng và được
phân công phụ trách một số mặt công tác của Văn phòng.
Phòng (Ban, Trợ lý) Tổng hợp kế hoạch: Phòng THKH được tổ chức
ở Văn phòng BTTM, các tổng cục và Học viện Quốc phòng; Ban THKH tổ
chức ở Văn phòng các quân khu, quân chủng, BTL Bộ đội Biên phòng các
học viện, trường sĩ quan trực thuộc Bộ; Trợ lý THKH được biên chế ở văn
phịng BTL qn đồn, binh chủng.
Nhiệm vụ: Giúp Chánh Văn phịng thực hiện cơng tác tổng hợp thông
tin, nghiên cứu các lĩnh vực chuyên mơn có liên quan, tham mưu cho Chánh
Văn phịng trong công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động, theo dõi, tổng hợp
16


tình hình hoạt động các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của người chỉ
huy để báo cáo kịp thời và đề xuất các phương án giải quyết với người chỉ
huy cơ quan, đơn vị. Giúp người chỉ huy xây dựng kế hoạch, chương trình
cơng tác của cơ quan và đơn đốc thực hiện kế hoạch, chương trình đó; bố trí,
sắp xếp chương trình làm việc tuần, tháng, quý, 06 tháng, 01 năm của cơ

quan, đơn vị.
Phòng (Ban, Trợ lý) Hành chính: Phịng Hành chính được tổ chức ở
Văn phòng BQP, Văn phòng BTTM, các tổng cục; Ban Hành chính hoặc
hành chính phục vụ được tổ chức ở Văn phòng các quân khu, quân chủng,
BTL Bộ đội Biên phịng, qn đồn, qn chủng, các học viện, trường sĩ quan
trực thuộc Bộ; Trợ lý Hành chính được biên chế ở văn phòng BCH Quân sự,
BCH Bộ đội Biên phòng tỉnh, thành phố, Ban Hành chính sư đồn, cục và
tương đương.
Nhiệm vụ: Giúp Chánh Văn phịng tổ chức cơng tác lễ tân, quản lý
trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của Văn phòng và bảo đảm
phương tiện, liên hệ công tác, chuẩn bị nơi ăn nghỉ cho lãnh đạo, chỉ huy cơ
quan, đơn vị khi đi công tác và làm việc.
Ban (Tổ, Bộ phận) Bảo mật lưu trữ: Ban BMLT được tổ chức ở ở tất
cả văn phòng các đơn vị đầu mối trực thuộc Bộ, gồm: Văn phòng Bộ, BTTM,
các tổng cục (thuộc biên chế Phòng Hành chính); các qn khu, qn chủng,
qn đồn, binh chủng, học viện, trường Sĩ quan trực thuộc Bộ (trực thuộc
Văn phòng); Tổ VTBMLT được tổ chức ở Văn phòng các Binh đồn, Tổng
cơng ty, BCH Qn sự, BCH Bộ đội Biên phòng tỉnh, thành phố; Bộ phận
VTBMLT được tổ chức ở Ban Hành chính cấp sư đồn, cục và tương đương.
Nhiệm vụ: Tham mưu cho Chánh Văn phòng (Trưởng phòng hành
chính nơi khơng có văn phịng) xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn
thực hiện các chế độ, quy định về công tác VTBMLT thuộc phạm vi quản lý;
trực tiếp thực hiện nghiệp vụ VTBMLT của cơ quan, đơn vị; xây dựng kế
17


hoạch dài hạn, hàng năm về VTBMLT trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê
duyệt và tổ chức thực hiện; ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác
VTBMLT; tổ chức bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ VTBMLT cho cán bộ,
nhân viên cơ quan, đơn vị; phối hợp với các cơ quan chuyên môn giải quyết

khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm trong lĩnh vực VTBMLT.
Quản lý, chỉ huy về hành chính quân sự một số tổ chức khác do
người chỉ huy cơ quan, đơn vị giao: Ngồi một số nhiệm vụ chính đã nêu
trên, văn phịng các cơ quan, đơn vị có thể được người chỉ huy giao một số
nhiệm vụ như: Quản lý Đội xe, lực lượng Vệ binh canh gác, quản lý nhà ăn,
nhà khách, vệ sinh, cánh quan môi trường, ...
1.4. Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo Văn phòng các cơ
quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng đối với công tác VTBMLT
1.4.1. Khái niệm về năng lực, năng lực tổ chức quản lý
Khái niệm về năng lực được nghiên cứu và tiếp cận ở nhiều lĩnh vực
khác nhau.
Xét về mặt tâm lý học: “Năng lực là tổ hợp những phẩm chất của cá
nhân cho phép nó hoạt động có kết quả một hoạt động nhất định” (Giáo trình
Tâm lý học trong cơng tác lãnh đạo quản lý (2000), chương trình trung cấp lý
luận chính trị, NXB CTQG Hà Nội)
Dưới cách nhìn triết học: “Năng lực là tồn bộ những đặc tính tâm lý
của con người khiến cho nó thích hợp với mọi hình thức hoạt động nghề
nghiệp nhất định đã hình thành trong lịch sử” (Từ điển Triết học (2004), do
Cung Kim Tiến chủ biên, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội)
Theo từ điển Tiếng Việt: “Năng lực được hiểu là khả năng, điều kiện
chủ quan hoặc tự nhiên sẵn có để thực hiện một hoạt động nào đó hoặc một
phẩm chất tâm lý, sinh lý tạo cho con người khả năng hoàn thành một loại
hoạt động nào đó với chất lượng cao” (Từ điển Tiếng Việt (2018), do Hồng
Phê chủ biên, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội).
18


Như vậy, sự hình thành năng lực địi hỏi mỗi cá nhân phải nắm được
các hình thức hoạt động mà trước đó do con người tạo ra trong q trình
phát triển lịch sử, xã hội. Năng lực của con người luôn gắn liền không thể

tách rời với tổ chức lao động xã hội. Như vậy có thể thấy năng lực là khả
năng thực tế mà con người có được thơng qua học tập, hoạt động thực tiễn,
tích lũy kỹ năng, tự bồi dưỡng, đào tạo để đáp ứng một yêu cầu cơng việc
được giao.
Khi nói tới năng lực phải nói tới từng con người cụ thể, đó là người đã
trưởng thành về mặt xã hội là một cá nhân, một chủ thể mang nhân cách, tùy
từng vị trí mà biểu hiện những khả khác nhau một cách sinh động, đa dạng.
Năng lực của con người khơng phải hồn tồn do tự nhiên mà có, mà phần
lớn do rèn luyện, học tập và hoạt động thực tiễn trong công tác mà có.
Tổ chức: Là q trình sắp xếp và bố trí công việc, giao quyền hạn và
phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích
cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung (Giáo trình Quản trị học (2017), NXB
Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh).
Quản lý: Theo lý thuyết hệ thống “là sự tác động có hướng đích của
chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này
sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống
mới và điều khiển hệ thống” (Giáo trình Khoa học quản lý - Tập 2 (2001),
NXB Khoa học kỹ thuật).
Năng lực tổ chức quản lý, theo các nhà tâm lý học “là sự kết hợp của
khả năng và thực lực quản lý ở mỗi con người”. Năng lực tổ chức quản lý của
mỗi người thường thể hiện ở thực lực, tổ chất có sẵn bên trong, được tích lũy
từ việc học hỏi ở trường lớp và trải nghiệm thực tế. Một người có năng lực tổ
chức quản lý tốt đồng nghĩa với việc họ dễ dàng đạt được kết quả tốt đẹp
trong việc đứng đầu, dẫn dắt cấp dưới của mình, điều hành công việc, hoạt
động của đơn vị với hiệu quả cao.
19


1.4.2. Yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý
Từ những nghiên cứu về năng lực và năng lực tổ chức quản lý qua các

khái niệm từ đó rút ra năng lực tổ chức quản lý của lãnh đạo văn phịng đối
cơng tác VTBMLT nhằm mang lại hiệu quả và chất lượng cao, được thể hiện
ở các nội dung cụ thể sau:
1.4.2.1. Nhận thức về tầm quan trọng của công tác VTBMLT đối với hoạt
động quản lý của cơ quan, đơn vị
Trên cơ sở những quy định của Nhà nước và của BQP trong phạm vi
trách nhiệm, quyền hạn của lãnh đạo văn phịng mà chúng tơi đã nêu ở mục
1.3, lãnh đạo văn phòng cơ quan, đơn vị cần nhận thức được rằng công tác
VTBMLT đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của người chỉ huy, làm
tốt cơng tác này giúp cho cơ quan, đơn vị có đầy đủ các căn cứ để giải quyết
tốt các công việc, giảm tệ quan liêu giấy tờ, giữ gìn được bí mật của cơ quan
cũng như của Nhà nước. Căn cứ vào các văn bản của Nhà nước, BQP quy
định về cơng tác VTBMLT, lãnh đạo Văn phịng có nhiệm vụ:
- Tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc ban hành các
văn bản chỉ đạo về công tác VTBMLT như: Quy chế công tác VTBMLT,
Quy chế về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, quy trình giải quyết
văn bản đi - đến.
- Hướng dẫn các cán bộ, nhân viên trong cơ quan hiểu và thực hiện các
quy chế, quy định về công tác này.
- Trên cơ sở năng lực và trình độ của nhân viên mà lãnh đạo văn phịng
phân cơng, tổ chức cơng việc cho phù hợp.
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của
nhân viên mà Văn phòng phụ trách.
- Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác
VTBMLT.
20


- Xây dựng các quy định các quy chế mang tính chuyên đề như: Soạn
thảo văn bản, quản lý văn bản đi - đến, lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện

hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ...
- Xây dựng các quy định về giao nộp, thời hạn, loại hình hồ sơ, tài liệu.
- Xây dựng và ban hành các quy định về tiêu huỷ tài liệu.
- Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho từng
đối tượng khác nhau trong cơ quan như: Lớp dành cho nhân viên VTBMLT,
lớp dành cho cán bộ làm công việc chuyên môn.
- Tham mưu cho cơ quan nghiệp vụ của Bộ xây dựng các tiêu chuẩn về
cán bộ, nhân viên làm công tác VTBMLT.
- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ quản lý trong công tác
VTBMLT thuộc phạm vi quản lý.
1.4.2.2. Năng lực tổ chức bộ máy, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên
VTBMLT
Con người là nhân tố quyết định đến sự thành công của công việc, do
vậy để công tác VTBMLT của cơ quan, đơn vị làm tốt chức năng, nhiệm vụ
phục vụ sự lãnh đạo, chỉ huy, chỉ đạo điều hành của người chỉ huy cơ quan,
đơn vị phải có đội ngũ cán bộ, nhân viên chun mơn VTBMLT có phẩm
chất và năng lực đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ, điều này được thể hiện ở
công tác tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự. Lãnh đạo Văn phịng là người tham
mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc tổ chức bộ máy, bố trí, sắp xếp
nhân sự cho bộ phận làm công tác VTBMLT.
Các căn cứ pháp lý về tổ chức Phòng, ban, Tổ, Bộ phận và nhân viên
VTBMLT trong BQP: Ngày 16/02/1979, Tổng Tham mưu trưởng ban hành
Quyết định số 68/QĐ-TM thành lập Phòng Bảo mật lưu trữ thuộc Văn phòng
Bộ Quốc phòng với chức năng nghiên cứu, tổng hợp tham mưu cho Chánh
Văn phòng giúp Quân ủy Trung ương và Thủ trưởng Bộ Quốc phòng quản
lý, chỉ đạo công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ và con dấu trong Quân đội; trực
21


tiếp quản lý Kho lưu trữ tài liệu của Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng và

các cơ quan, đơn vị trong toàn quân; tổ chức khắc, lưu mẫu, cấp phát các loại
con dấu cho các cơ quan, đơn vị trong Quân đội; tổ chức in sổ, mẫu biểu và
mua sắm trang thiết bị, vật chất nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ cho các
cơ quan, đơn vị trong toàn quân.
Ngày 01/12/1999, Tổng Tham mưu trưởng ban hành Quyết định số
887/1999/QĐ-TM tách Kho Lưu trữ tài liệu của Quân ủy Trung ương, Bộ
Quốc phòng và các cơ quan, đơn vị ra khỏi Phòng Bảo mật lưu trữ để thành
lập Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng thuộc Văn phòng. Như vậy, đến nay
Phòng bảo mật lưu trữ thuộc Văn phịng BQP là cơ quan đầu ngành cơng tác
VTBMLT thực hiện chức năng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác
VTBMLT trong BQP, theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV
ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
Ngày 23/8/1994, Tổng Tham Mưu trưởng Quân đội nhân dân Việt Nam
ban hành Quyết định số 516/QĐ-TM về việc chấn chỉnh hệ thống tổ chức Bảo
mật - Lưu trữ trong đó quy định: Tổ chức Ban Bảo mật - Lưu trữ thuộc Văn
phịng hoặc Phịng Hành chính ở các tổng cục, các quân khu, quân chủng,
quân đoàn, binh chủng, học viện, trường sĩ quan.
Ban Bảo mật - Lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ: Bảo đảm việc thu, phát,
theo dõi, lưu trữ công văn tài liệu của cơ quan, đơn vị theo đúng nguyên tắc,
quy định, nền nếp của công tác VTBMLT; giúp thủ trưởng cơ quan chỉ đạo,
theo dõi và kiểm tra công tác VTBMLT của các đơn vị trực thuộc.
Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/5/2008 của Bộ trưởng BQP
quy định tổ chức Phòng Bảo mật Lưu trữ thuộc Văn phòng BQP, Phòng Hồ
sơ bảo mật thuộc BTL Bộ đội Biên phịng, Phịng Lưu trữ tư liệu tình báo
thuộc Tổng cục II; Ban Văn thư lưu trữ thuộc Phòng Hành chính Văn phịng
22