QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 3)

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

CHƯƠNG 3
CÁC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN
Nội dung:
3.1 Các tương tác của quá trình quản lý dự án
3.2 Các nhóm quá trình quản lý dự án
3.3 Nhóm quá trình khởi tạo
3.4 Nhóm quá trình hoạch định
3.5 Nhóm quá trình triển khai thực hiện
3.6 Nhóm quá trình giám sát và kiểm tra
3.7 Nhóm Quá trình Đóng Dự án
3.8 Thông tin dự án
3.9 Vai trò của các lãnh vực kiến thức

Quản lý dự án là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để dự đóan
các họat động nhằm thỏa mãn các yêu cầu của dự án. Việc ứng dụng kiến thức này đòi hỏi
các quá trình phù hợp để quản lý hiệu quả.
Một quá trình là một tập hợp các hoạt động và hành động liên kết chặc chẽ được thực
hiện để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hay kết quả được xác định trước. Mỗi quá trình được đặc
trưng bởi các đầu vào, các công cụ và kỹ thuật có thể áp dụng, và các kết quả đầu ra. Như
giải thích ở mục 2, PM phải xem xét các tài sản quá trình của tổ chức và các yếu tố môi
trường doanh nghiệp để bảo đảm rằng chúng được lưu ý cho từng quá trình, ngay cả khi
không đề cập đến một cách rõ ràng. Các tài sản quá trình tổ chức cung cấp hướng dẫn và
tiêu chí để dẫn đắt các quá trình của tổ chức đến các nhu cầu cụ thể của dự án. Các yếu tố
môi trường doanh nghiệp có thể mâu thuẫn với các phương án quản lý dự án.
Để một dự án được thành công, nhóm dự án phải:
o

Chọn các quá trình phù hợp để đạt mục tiêu dự án,

o

Dùng cách tiếp cận đạt yêu cầu dự án,

o

Tuân thủ các yêu cầu để thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của stakeholders,

o

Cân đối các yêu cầu của hạng mục, thời hạn, chi phí, chất lượng, nguồn lực, và
rủi ro để tạo ra sản phẩm dịch vụ, hay kết quả xác định.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 1 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

Thường có 2 lọai quá trình chính:


Các quá trình quản lý dự án: Những quá trình này nhằm đảm bảo luồng hiệu quả

của dự án trong suốt vòng đời dự án. Chúng bao gồm các công cụ và kỹ thuật liên
quan được áp dụng như được mô tả từ chương 4 đến chương 13.



Các quá trình định hướng sản phẩm: Những quá trình này nhằm xác định và tạo
ra sản phẩm của dự án. Các quá trình này được xác định theo vòng đời dự án (mục
2.4) và biến thiên theo lãnh vực áp dụng cũng như theo giai đoạn của vòng đời sản
phẩm. Phạm vi của dự án sẽ không thể xác định nếu không thông hiểu môt cáh cơ
bản về việc làm thế nào để tạo ra sản phẩm của dự án. Ví dụ: Các công cụ và kỹ
thuật cần nghiên cứu để áp dụng sau khi xác định mức độ phức tạp của một căn
nhà được xây.

Cuốn PMBOK này chỉ mô tả các quá trình quản lý dự án. Mặc dù các quá trình định
hướng sản phẩm không nằm trong phạm vi của sách này, PM và nhóm dự án cũng không
nên không lưu ý đến chúng vì các quá trình quản lý dự án và các quá trình định hướng sản
phẩm là chồng chéo và tương tác lẫn nhau trong suốt vòng đời dự án.
Các quá trình quản lý dự án được áp dụng trong phạm vi toàn cầu và xuyên suốt các
nhóm công nghiệp. Những thí dụ tốt (good practice) là những trường hợp mà việc áp dụng
các quá trình quản lý dự án làm nâng cao cơ hội dẫn đến sự thành công của dự án. Nhưng
lu1u ý là nó không có nghĩa là các kiến thức, kỹ năng và quá trình đã mô tả luôn được áp
dụng một cách như nhau trong mọi dự án. Trong mỗi dự án, PM cùng với nhóm dự án chịu
trách nhiệm xác định quá trình nào là phù hợp và mức độ phù hợp cho mỗi quá trình.
Các PM và nhóm của mình sẽ chỉ định mỗi quá trình, các đầu vào và đầu ra của nó và
xác định sự khả dụng của nó vào dự án của mình. Sách PMBOK có thể được dùng như
một tài liệu dẫn dắt.
Quản lý dự án là một công việc nhất quán mà nó đòi hỏi mỗi quá trình dự án hay quá
trình sản phẩm đều phải phù hợp và liên kết với các quá trình khác để tạo ra sự phối hợp.
Những hoạt động được tiến hành trong một quá trình ảnh hưởng đến bản thân quá trình và
các quá trình liên quan khác. Ví dụ: Một sự thay đổi phạm vi công việc thường sẽ ảnh

hưởng đến chi phí dự án, nhưng sẽ không tác động đến kế hoạch thông tin dự án hay mức
độ rủi ro dự án. Các tương tác quá trình này thường đòi hỏi một sự cân bằng giữa các yêu
cầu của dự án và mục tiêu dự án, và nó thay đổi theo dự án hoặc tổ chức. Quản lý dự án
thanh công bao gồm việc điều hành một cách chủ động các tương tác này nhằm đạt yêu
cầu của nhà tài trợ, khách hàng và các bên liên quan. Trong vài trường hợp, một hay nhiều
quá trình sẽ phải được làm đi làm lại nhiều lần để đạt được đầu ra mong đợi.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 2 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

Các dự án hiện hữu trong tổ chức và không được vận hành như là một hệ thống độc
lập. Chúng đòi hỏi các dữ liệu đầu vào từ tổ chức và ngoài tổ chức, và giao lại khả năng từ
tổ chức. Các quá trình dự án có thể tạo ra thông tin để cải tiến quản lý cho các dự án sau
này và cho tài sản quá trình của tổ chức.
Sách PMBOK này mô tả bản chất các quá trình quản lý dự án theo hướng tích hợp giữa
các quá trình, các tương tác của chúng, và mục đích chúng phục vụ. Các quá trình quản lý
dự án được nhóm lại trong 5 nhóm quá trình được gọi là Các Nhóm Quá trình Quản lý Dự
án (Các Nhóm Quá trình):


Nhóm quá trình khởi tạo: Các quá trình cần phải được tiến hành để xác định một
dự án mới hay giai đoạn mới của một dự án bằng cách nhằm phân quyền để bắt

đầu dự án hoặc giai đọan.



Nhóm quá trình họach định: Các quá trình cần phải được thiết lập phạm vi dự án
và trau chuốt các mục tiêu cũng như chọn phương án thực hiện tốt nhất để đạt mục
tiêu của dự án.



Nhóm quá trình triển khai thực hiện: Các quá trình cần phải được tiến hành để
hoàn tất các công tác đã xác định trong kế hoạch nhằm đạt các yêu cầu dự án .



Nhóm quá trình theo dõi và kiểm sóat: Các quá trình cần phải thực hiện để ghi
dấu, xem xét, và chỉnh sửa triến trình và sự thực hiện dự án, xác định các biến đổi
so với kế họach để triển khai các hành động khắc phục cần thiết.



Nhóm quá trình kết thúc: Các quá trình phải thực hiện để đóng tất cả các hoạt
động của nhóm dự án nhằm chính thức hóa việc đóng dự án hoặc một giai đọan.

Trong chương này sẽ cung cấp thông tin về quản lý dự án cho một dự án đơn lẻ được
tổ chức như là một mạng lưới các quá trình liên kết, các chi tiết của các quá trình quản lý
dự án, và bao gồm các lãnh vực sau:
3.1 Các tương tác của quá trình quản lý dự án
3.2 Các nhóm quá trình quản lý dự án,
3.3 Nhóm quá trình khởi tạo

3.4 Nhóm quá trình hoạch định
3.5 Nhóm quá trình thực hiện
3.6 Nhóm quá trình theo dõi và kiểm soát
3.7 Nhóm quá trình đóng dự án
3.8 Thông tin dự án
3.9 Vai trò của các lãnh vực kiến thức
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 3 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

3.10 Tiêu chuẩn cho quản lý dự án của một dự án

3.1

Các tương tác của quá trình quản lý dự án:

Các quá trình quản lý dự án được thể hiện như là những thành tố riêng lẻ với những
phần chung được xác định rõ. Tuy nhiên, trong thực tế chúng trùng lặp và tương tác với
nhau theo những cách không hoàn toàn giống như mô tả trong sách này. Hầu hết những
người quản lý dự án có kinh nghiệm đều thừa nhận rằng có nhiều hơn một cách để quản lý
dự án. Những nhóm quá trình và và các quá trình của chúng là những hướng dẫn để áp
dụng một cách đúng đắn các kiến thức và kỹ năng quản lý dự án. Sự ứng dụng các quá
trình quản lý dự án là có tính lập đi lập lại, và nhiều quá trình được lập lại trong quá trình

quản lý dự án.
Bản chất hợp nhất của quản lý dự án đòi hỏi nhóm quá trình theo dõi và kiểm soát
tương tác với các nhóm quá trình khác, như mô tả ở hình 3.1

Các nhóm quá trình quản lý dự án được liên kết bởi đầu ra là kết quả mà nó sản sinh ra.
Các nhóm dự án là riêng lẻ; chúng là các hoạt động chồng chéo lẫn nhau trong suốt dự án.
Đầu ra của một quá trình thông thường là đầu vào của một quá trình khác hoặc là sản phẩm
bàn giao của dự án, dự án con hoặc giai đoạn. Các sản phẩm bàn giao ở cấp độ dự án con
hoặc dự án có thể được gọi là sản phẩm bàn giao gia tăng (incremental deliverables).
Nhóm quá trình hoạch định cung cấp cho nhóm quá trình thực hiện kế hoạch quản lý dự án
và các văn bản, và, như tiến trình của dự án, nó lại tạo ra các cập nhật của kế hoạch quản
lý dự án và tài liệu dự án. Hình 3.2 minh họa cách mà các nhóm quá trình tương tác lẫn

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 4 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

nhau và mức độ chồng chéo ở các thời điểm khác nhau. Nếu một dự án được chia ra nhiều
giai đoạn, các nhóm dự án tương tác với nhau trong mỗi giai đoạn.

Hình 3.2: Các nhóm dự án tương tác với nhau trong một giai đoạn hoặc trong dự án.
Một ví dụ cho sự tương tác này là đầu ra của giai đoạn thiết kế, trong đó yêu cầu nhà tài
trợ phải chấp thuận tài liệu thiết kế. Một khi được chấp thuận, tài liệu thiết kế cung cấp mô

tả sản phẩm cho các nhóm quá trình hoạch định hoặc thực hiện trong một hoặc nhiều giai
đoạn hệ quả. Khi một dự án được chia thanh nhiều giai đoạn, các nhóm quá trình sẽ được
sử dụng để lèo lái dự án hoàn tất một cách hiệu quả theo cách được kiểm soát. Trong các
dự án có nhiều giai đoạn, các quá trình được lập lại trong mỗi giai đoạn cho tới khi tiêu chí
hoàn tất một giai đoạn là thỏa.

3.2

Các nhóm quá trình quản lý dự án:

Những phần sau đây chỉ rõ và mô tả 5 Nhóm Quá trình Quản lý Dự án được đòi hỏi cho
mọi dự án. 5 nhóm dự án này có sự độc lập rõ ràng và được thực hiện một cách điển hình
trong mỗi dự án và tương tác cao độ với các dự án khác. 5 nhóm quá trình độc lập trong
các lãnh vực áp dụng. Mỗi nhóm quá trình riêng lẻ và các quá trình riêng lẻ cũng thường lập
lại trước khi hoàn thành dự án và có thể có mối tương tác bên trong nhóm quá trình hoặc
giữa các nhóm quá trình.Bản chất của các tương tác này thay đổi tùy theo dự án và cũng
thể không được thực hiện theo một trình tự cụ thể.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 5 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

Sơ đồ diễn tả dòng quá trình, như hình 3.3, cung cấp một cái nhìn tổng quát về luồng

quan hệ và những tương tác giữa các nhóm quá trình và các bên liên quan.Các quá trình
quản lý dự án thường được liên kết bởi các đầu vào và đầu ra nơi mà kết quả hoặc đầu ra
của một quay trình trở thành đầu vào của một quy trình khác không nhất thiết ở trong cùng
một nhóm quá trình. Các nhóm quá trình không phải là các giai đoạn của vòng đời dự
án. Thật ra, cũng có khả năng là tất cả các nhóm quá trình có thể được thực hiện trong một
giai đoạn của dự án. Bởi vì các dự án là khác biệt nhau trong từng giai đoạn hoặc dự án
con, như thiết kế cơ sở, khảo sát khả thi, thiết kế, làm mẫu, xây dựng, test, v.v… nên tất cả
các nhóm quá trình có thể được lập lại trong mỗi giai đoạn như giải thích và minh họa ở
hình 3.2.
Các quá trình quản lý dự án được nêu trong nhóm quá trình thì hầu hết các hoạt động
liên quan diễn ra. Ví dụ: quá trình thực hiện trong giai đoạn hoạch định thì thường đặt trong
nhóm quá trình hoạch định. Khi quá trình được cập nhật bởi quá trình hoặc hoạt động thuộc
nhóm quá trình thực hiện, nó không được xem là quá trình mới thuộc nhóm quá trình thực
hiện, mà vẫn là quá trình thuộc nhóm quá trình hoạch định.Bản chất lập lại của quản lý dự
án là nghĩa là các quá trình của một nhóm có thể được dùng lại trong suốt vòng đời dự án.
Ví dụ: Để phản ứng lại một sự cố rủi ro, việc thực hiện hành động ứng phó rủi ro có thể khởi
sự một phân tích kỹ hơn, và nó sẽ dẫn đến sự lập lại của quy trình nhận dạng rủi ro kết hợp
với quy trình phân tích rủi ro định tính và phân tích rủi ro định lượng để đánh giá tác động.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 6 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

 Project statement of work
 Business case
 Agreements
Project Initiator
or Sponsor

Nhóm
Quá trình
Khởi tạo
 Liệt kê
Stakeholder
 Chiến lược
quản lý
Stakeholders

 Organizational
process assets
 Enterprise
environmental
factors

 Các tài liệu
mua hàng

 Tôn chỉ dự
án

Planning
Process
Group

 Project
management
plan
Project
Documents

Enterprise/
Organization

 Teaming
agreements

Custommer

 Make-or-buy
decisions
 Source selection
criteria

 Resource
calendars

Executing
Process
Group

 Requirements

 Final product,

service or result

Monitoring
and
Controlling
Process
Group

 Seller
proposals

 Procurement
contract award

 Approved change
request
 Quality control
measurements
 Performance reports

 Deliverables
 Change requests
 Work performance information
 Selected sellers

Sellers
Closing
Process
Group

 Accepted deliverables
 Procurement documentation

NOTE: The darker dotted lines represent relationships between Process Group; The lighter dotted lines are external to the Process

Hình 3.3 Tương tác giữa các nhóm quá trình trong dự án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 7 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

3.3

Chương 3

Nhóm quá trình khởi tạo

Nhóm quá trình khởi tạo bao gồm các quá trình được tiến hành để xác định dự án mới hoặc
giai đọan mới của một dự án hiện hành bằng cách phân quyền để bắt đầu dự án hoặc bắt đầu
giai đoạn. Trong phạm vi các quá trình khởi tạo, công việc ban đầu là xác định và cam kết
nguồn lực tài chánh ban đầu. Các bên liên quan nội bộ và bên ngoài cũng phải được xác định.
Nếu các bên liên quan này chưa được xác định, PM sẽ được chọn. Thông tin này phải đưa vào
tôn chỉ của dự án và danh mục các bên liên quan. Một khi tôn chỉ được phê duyệt, dự án được
chính thức vận hành. Mặc dù nhóm quản lý dự án có thể giúp viết tôn chỉ dự án, nguyên tắc
trên thừa nhận rằng việc đánh gía tình huống kinh doanh, phê duyệt, tài trợ sẽ được bàn giao

ngoài ranh giới dự án (hình 3.4). Ranh giới dự án được xác định từ thời điểm bắt đầu dự án
chính thức vận hành cho đến khi kết thúc. Mục đích chủ yếu của nhóm quá trình này là để cân
chỉnh cho mong đợi của các bên liên quan phù hợp với mục tiêu dự án, cho họ một hình ảnh về
phạm vi và mục tiêu, chỉ cho họ thấy cách mà họ tham gia vào dự án để bảo đảm rằng mong
đợi của họ sẽ đạt được. Những quá trình này giúp xây dựng tầm nhìn của dự án – cái gì cần
phải thỏa.

Giới hạn dự
án
Các quá trình Giám
sát và Kiểm soát
Các quá trình hoạch
định
Người
khởi
xướng dự
án/ nhà tài
trợ

Đầu
vào

Sản phẩm
bàn giao

Người
dùng
cuối

Các quá

trình đóng

Các quá
trình khởi
tạo

Các quá trình thực
hiện

Các báo
cáo

Các tài
sản quá
trình

Hình 3.4: Giới hạn của dự án

Những dự án lớn phức tạp sẽ được chia thành các giai đoạn riêng rẻ. Trong những dự án
như thế, các quá trình khởi tạo được tiến hành trong từng giai đoạn để hiện thực các quyết định
được đưa ra trong tôn chỉ phát triển dự án gốc các quá trình nhận diện các bên liên quan. Việc
tiến hành các quá trình khởi tạo ngay tại thời điểm bắt đầu của mỗi giai đoạn sẽ giúp giữ dự án
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 8 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

tập trung vào mục tiêu kinh doanh của dự án. Tiêu chí thành công của dự án được kiểm tra, và
ảnh hưởng và mục tiêu của các bên liên quan sẽ được xem xét. Một quyết định được đưa ra
ngay sau đó xác định rằng dự án nên tiếp tục, dừng lại, hay ngưng.
Liên quan đến các nhà tài trợ, khách hàng, và các bên liên quan sự khởi tạo giúp hiểu hơn
về tiêu chí thanh công của dự án, giảm sự can thiệp ở bên trên, và cải thiện sự chấp thuận bàn
giao, thỏa mãn của khách hàng và các bên liên quan khác.
Các quá trình khởi tạo có thể được thực thi ở cấp độ tổ chức, chương trình hoặc chương
mục, và do đó nó có thể nằm ngoài mức độ kiểm soát của dự án. Ví dụ: Trước khi khởi công
một dự án, nhu cầu cho yêu cầu ở mức độ cao hơn có thể phải được văn bản hóa và nó trở
thanh một phần của khởi tạo mang tính tổ chức lớn hơn. Có thể phải thực thi một quá trình
đánh giá sự thay thế để xác định tính khả thi của một cách tiến hành khác. Mục tiêu của dự án
phải được giải thích rõ, bao gồm cả lý do tại sao phương án này của dự án là tốt nhất để thỏa
mãn yêu cầu đề ra. Văn bản của quyết định nên bao gồm cả phạm vi ban đầu của dự án, các
sản phẩm bàn giao, thời hạn dự án, và tiên lượng về nguồn lực cho phân tích đầu tư của tổ
chức. Và trong các quá trình khởi tạo này, PM phải được trao quyền sử dụng các nguồn lực
của tổ chức các hoạt động của dự án.

3.4

Nhóm quá trình hoạch định

Nhóm quá trình hoạch định bao gồm các quá trình được tiến hành để thiết lập toàn bộ phạm
vi, xác định và tinh chỉnh mục tiêu, phát triển các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu dự án.
Nhóm quá trình hoạch định giúp xây dựng kế hoạch quản lý dự án và các tài liệu sẽ được sử
dụng để vận hành dự án. Bản chất phức tạp của quản lý dự án có thể đòi hỏi phải sử dụng tới
vòng phản hồi để phân tích dự án. Càng nhiều thông tin được thu thập và thông hiểu, càng phải
làm thêm hoạch định.

3.5

Nhóm quá trình triển khai thực hiện

Nhóm quá trình triển khai thực hiện bao gồm các quá trình cần tiến hành để hòan tất các
công tác đã xác định trong kế họach quản lý dự án nhằm thỏa mãn các yêu cầu dự án. Nhóm
quá trình này phối hợp người và nguồn lực, quản lý các mong đợi của các bên liên quan, cũng
như tích hợp và thực hiện các hoạt động của dự án theo kế hoạch.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 9 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

Trong suốt quá trình thực hiện, các kết quả thu được có thể dẫn đến việc cập nhật và điều
chỉnh milestones của kế hoạch. Điều này cũng có thể bao gồm cả các thay đổi về thời hạn thực
hiện công việc, thay đổi nguồn lực, và cả rủi ro nữa. Những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến
kế hoạch quản lý dự án và các tài liệu của nó và cũng có thể dẫn đến yêu cầu phải phân tích lại
và các phản hồi của quản lý dự án. Kết quả phân tích có thể khởi nguồn cho các yêu cầu, mà
nếu được phê duyệt, sẽ phải điều chỉnh kế hoạch quản lý dự án hoặc các tài liệu hoặc các
milestones. Một tỷ lệ rất lớn ngân sách sẽ phải chi dùng trong việc thực thi các quá trình của
Nhóm Quá trình Thực hiện Dự án.

3.6

Nhóm quá trình giám sát và kiểm tra

Nhóm Quá trình Giàm sát và Kiểm sóat bao gồm các quá trình ghi dấu, xem xét, và chỉnh
sửa triến trình và sự thực hiện dự án; xác định các biến đổi so với kế họach để triển khai, các
hoạt động thay đổi cần thiết. Lợi ích chủ yếu của nhóm quá trình này là việc thực hiện dự án
được đo lường và phân tích theo định kỳ, tại những thời điểm cần thiết, hoặc tại các thời điểm
có sự thay đổi của dự án.
Nhóm quá trình giám sát và kiểm sóat cũng liên quan đến:


Kiểm soát các thay đổi và đề xuất các hành động khắc phục hoặc phòng ngừa cho
các sai lỗi.



Theo dõi các hoạt động đang tiến hành của dự án so với kế hoạch và các
milestones, và



Ảnh hưởng của các yếu tố mà có thể tránh né việc kiểm soát thay đổi tích hợp, do
đó chỉ những thay đổi được phê duyệt mới được triển khai.

Việc giám sát liên tục này cũng cũng giúp cho nhóm dự án một cái nhìn sâu hơn về tình
trạng sức khỏe của dự án và xác định khu vực nào của dự án cần phải quan tâm hơn. Nhóm
Quá trình Giàm sát và Kiểm sóat không chỉ giám sát và kiểm soát các hoạt động của dự án
trong phạm vi nhóm qúa trình này mà còn giám sát và kiểm soát cả các hoạt động của toàn dự
án. Trong các dự án có nhiều giai đoạn phức tạp, nhóm quá trình giám sát và kiểm soát phối

hợp các giai đoạn nhằm thực hiện hành động khắc phục và hành động phòng ngừa để dảm
bảo dự án phù hợp với kế hoạch quản lý.

3.7

Nhóm Quá trình Đóng Dự án

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 10 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

Nhóm Quá trình Đóng Dự án bao gồm các quá trình được thực hiện để kết thúc tất cả mọi
hoạt động của tất cả các nhóm quá trình quản lý dự án để chính thức hoàn tất dự án, giai đoạn.
Khi hoàn tất, nhóm quá trình này sẽ kiểm chứng rằng tất cả các quá trình là hoàn tất.
Nhóm quá trình này cũng thiết lập việc kết thúc sớm dự án. Ví dụ: Dự án bị đóng sớm, bị
hủy, hoặc dự án có tình huống đặc biệt. Trong vài trường hợp, khi vài hợp đồng không thể
chính thức kết thúc, hoặc một vài hạng mục bị chuyển cho đơn vị khác làm, các quy trình bàn
giao có thể phải tiến hành.
Khí dự án đóng, những điều sau có thể xảy ra:


Nhận được sự chấp thuận của nhà tài trợ hoặc khách hàng để chính thức đóng dự
án,



Xem xét việc thực hiện hậu-dự án hoặc hậu-giai đoạn,



Ghi nhận tác động lên quá trình,



Văn bản hóa các bài học kinh nghiệm,



Áp dụng các cập nhật lên tài sản quá trình dự án,



Lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến dự án vào hệ thống thông tin quản lý dự án
(PMIS) để sử dụng sau này,



Đóng tất cả các hoạt động mua hàng nhằm bảo đảm rằng tất cả các hợp đồng liên
quan đã dừng lại, và



3.8

Tiến hành đánh giá nhóm dự án và giải tỏa nguồn lực.

Thông tin dự án

Trong suốt vòng đời dự án, một số đáng kể dữ liệu và thông tin đã được thu thập, phân tích,
chuyển giao và phân phối dưới nhiều định dạng khác nhau cho các thanh viên dự án hoặc các
bên liên quan. Các dữ liệu dự án được thu thập và san sẻ trong nhóm dự án. Các thông tin
cũng đã chuyển, lưu giữ và báo cáo.
Các dữ liệu dự án được liên tục thu thập và phân tích trong quá trình thực hiện dự án.
Thuật ngữ dữ liệu và thông tin thường được sử dụng lẫn lộn trong thực tế. Sự không phân biệt
các thuận ngữ này dẫn đến sự bối rối và hiểu nhầm. Hướng dẫn sau đây có thể giúp giảm thiểu
sự hiểu nhầm và giúp nhóm dự án sử dụng đúng thuật ngữ:


Dữ liệu thực hiện công việc: Các quan sát và đo lường thô được nhận dạng thông
qua các hoạt động và các đo lường được thực hiện. Ví dụ: Báo cáo phần trăm công

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 11 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

việc hoàn thành, các đo lường về kỹ thuật thực hiện hoặc chất lượng, ngày bắt đầu

và kết thúc hoạt động, số các yêu cầu thay đổi, số defects, chi phí thực tế, thời hạn
thực tế,…


Thông tin thực hiện công việc: Các dữ liệu thực hiện công việc được thu thập
trong các quá trình kiểm soát, được phân tích theo hoàn cảnh. Ví dụ: Thông tin về
tình trạng các hạng mục bàn giao, tình trạng thực hiện các yêu cầu thay đổi, và tiên
lượng chi phí để hoàn thanh dự án.



Báo cáo thực hiện công việc: Các báo cáo về thông tin tình trạng thực hiện công
việc, được sử dụng để ra quyết định hoặc nêu vấn đề, đưa ra ra các hành động,
hoặc nhận thức. Ví dụ: Các báo cáo tình trạng, các ghi nhớ, các phán quyết, các ghi
chú thông tin, các bản báo (dashboard), các đề xuất, các cập nhật.

Hình 3.5 sẽ minh họa dòng thông tin dự án thông qua các quá trình quản lý dự án.

Thực hiện
dự án
Dữ liệu thực hiện công việc
Các q/trình
kiểm soát

Các cập nhật
kế hoạch quản
lý dự án

Thông tin thực hiện công việc
Kiểm soát

tổng thể dự
án

Thực hiện công việc
Quản lý thay
đổi dự án

Các yêu
cầu thay
đổi

Kế hoạch
quản lý dự án

Thành viên nhóm dự án

Thông tin dự án

Báo cáo

Các bên liên quan

Hình 3.5: Dòng dữ liệu, thông tin và báo cáo của dự án
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 12 of 16

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

3.9

Chương 3

Vai trò của các lãnh vực kiến thức

47 quá trình quản lý dự án được nhận dạng trong PMBOK được nhóm từ 10 lãnh vực kiến
thức dự án khác nhau. Một lãnh vực kiến thức trình bày một bộ hoàn chỉnh các nguyên lý cơ
sở, thuật ngữ, và hoạt động nhằm bổ sung cho một lãnh vực chuyên ngành, một lãnh vực quản
lý dự án, một lãnh vực chuyên biệt. 10 lãnh vực kiến thức này được sử dụng hầu hết trong các
dự án. Nhóm dự án cần thu nhận 10 lãnh vực này và các lãnh vực khác nữa, tùy theo từng dự
án. 10 lãnh vực kiến thức quản lý dự án là:
1. Quản lý tích hợp dự án
2. Quản lý phạm vi dự án
3. Quản lý thời hạn dự án
4. Quản lý chi phí dự án
5. Quản lý chất lượng dự án
6. Quản lý nguồn nhân lực dự án
7. Quản lý thông tin dự án
8. Quản lý rủi ro dự án
9. Quản lý mua hàng dự án
10. Quản lý các bên liên quan dự án
PMBOK định nghĩa các khía cạnh quan trọng của mỗi lãnh vực kiến thức và cách nó tương
thích với 5 nhóm quá trình. Để hổ trợ, các lãnh vực kiến thức dự án cung cấp một mô tả chi tiết
các đầu vào, đầu ra của quá trình cùng với một giải thích về các công cụ và kỹ thuật được sử
dụng trong các quá trình quản lý dự án để tạo ra đầu ra. Hình 3.6 mô tả sơ đồ dòng dữ liệu
cung cấp trong mỗi lãnh vực kiến thức.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 13 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

Process outside
of

External to a Process
Inter-knowledge area
relationships
Process flow
The data flow diagrams show basic steps and interactions. Many additional interactions are
possible.
Hình 3.6: Diễn tả sơ đồ dòng dữ liệu

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 14 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 3

Bảng 3.1 phản ánh 47 quá trình quản lý dự án theo 5 nhóm quá trình quản lý và 10 lãnh vực
kiến thức

Các nhóm quản lý dự án
Các lãnh
vực kiến
thức

Nhóm

Nhóm
Khởi tạo

4. Quản lý

4.1

Xây

tích hợp

dựng tôn

Nhóm

Nhóm

Họach định

Triển khai

4.2 Xây dựng kế hoach
dự án

chỉ dự án

4.3

Chỉ

đạo

Nhóm

Giám sát và Kiểm
sóat
và

4.4 Giám sát và

quản lý việc triển
khai kế hoach dự
án

Kết thúc
4.6

Kết

kiểm soát công

thúc

dự

tác.

án

4.5 Tiến hành kiểm
sóat

thay

đổi

hoặc

giai
đọan.

tích hợp.
5. Quản lý
phạm vi

5.1 Hoạch định quản lý

5.5 Hiệu lực phạm

phạm vi

vi

5.2 Thu thập yêu cầu.

5.6

Kiểm

sóat

phạm vi

5.3 Xác định phạm vi.
5.4 Tạo WBS.
6. Quản lý
thời

gian

dự án

6.1 Hoạch định quản lý

6.7 Kiểm sóat tiến

tiến độ

độ

6.2 Xác định họat động
6.3 Sắp xếp trình tự.
6.4 Dự báo nguồn lực
họat động.
6.5 Dự báo thời hạn
họat động.
6.6 Lập tiến độ.

7. Quản lý

7.1 Hoạch định quản lý

chi phí

chi phí

7.4 Kiểm sóat chi
phí.

7.2 Dự trù chi phí
7.3

Xác

định

ngân

sách.
8. Quản lý

HoaBinh Corporation

8.1 Họach định quản lý

8.2 Thực hiện đảm

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

8.3 Kiểm sóat chất

Page 15 of 16


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition
chất lượng

Chương 3

chất lượng.

bảo

chất

lượng.

lượng.
9. Quản lý

9.1 Họach định quản lý

nguồn

nguồn nhân lực.

nhân lực

9.2 Thu dung nhóm
dự án.
9.3 Lập nhóm dự
án.
9.4 Quản lý nhóm
dự án.

10. Quản lý
sự

10.1 Họach định quản

thông

lý giao tiếp.

10.2 Quản lý thông
tin.

10.3

Kiểm

soát

thông tin.

tin
11. Quản lý

11.1 Họach định quản

rủi ro

11.6 Kiểm sóat rủi

lý rủi ro

ro.

11.2 Nhận dạng rủi ro
11.3 Thực hiện việc
phân tích rủi ro định
tính.
11.4 Thực hiện việc
phân tích rủi ro định
lượng.
11.5 Họach định ứng
phó rủi ro.

12. Quản lý

12.1 Họach định quản

mua hàng

lý mua hàng

12.2

Tiến hành

mua hàng

12.3

Kiểm

soát

mua hàng

12.4 Kết
thúc
mua

.

hàng
13. Quản lý

13.1 Xác

các

bên

định

liên

quan

dự án

stakehold

13.2 Họach định quản
lý stakeholders

13.3 Quản lý cam

13.4

Kiểm

soát

kết các bên liên

cám kết các bên

quan

liên quan

ers.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 16 of 16