QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 7)

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

CHƯƠNG 7
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
Quản lý chi phí dự án bao gồm các quy trình lập kế hoạch, dự toán, ngân sách, tài chính, tài
trợ, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể hoàn tất trong vòng ngân sách được duyệt.
Hình 7-1 cung cấp một cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý chi phí dự án sau đây:
7.1 Kế hoạch quản lý chi phí - Quy trình thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu hướng
dẫn lập kế hoạch, quản lý, mở rộng, và kiểm soát chi phí dự án.
7.2 Dự toán chi phí - Quy trình phát triển các nguồn lực tài chính tương đối cần thiết để
hoàn thành hoạt động dự án
7.3 Quyết định ngân sách - Quy trình tổng hợp chi phí dự toán cho hoạt động cá nhân
hoặc gói công việc để thiết lập một mốc cơ sở chi phí được được giao.
7.4 Kiểm soát chi phí - Quy trình theo dõi tình trạng của dự án để cập nhật các chi phí dự
án và quản lý những thay đổi trong mốc cơ sở chi phí.
Các quy trình tương tác với nhau và với các quy trình trong lĩnh vực kiến thức khác như mô
tả chi tiết trong phần 3 và Phụ lục A1.
Ở một số dự án, đặc biệt là những phạm vi nhỏ hơn, dự toán chi phí và ngân sách chi phí
được liên kết chặt chẽ và có thể được xem như là một quy trình đơn lẻ có thể được thực hiện
bởi một người duy nhất trong khoảng thời gian tương đối ngắn. Chúng được trình bày ở đây
như các quy trình riêng biệt bởi vì các công cụ và kỹ thuật cho mỗi quy trình đều khác nhau.
Khả năng ảnh hưởng đến chi phí lớn nhất là ở giai đoạn đầu của dự án, làm cho định nghĩa
phạm vi quan trọng. (Mục 5.3).

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 1 of 32

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

Quản lý chi phí dự án nên xem xét yêu cầu của các bên liên quan trong việc quản lý chi phí.
Các bên liên quan khác nhau sẽ đo lường chi phí dự án theo những cách khác nhau tại thời
điểm khác nhau. Ví dụ, chi phí của một mặt hàng mua được đo khi thực hiện hoặc cam kết
quyết định mua lại, đặt các đơn hàng, giao hàng, hoặc các chi phí thực tế phát sinh hoặc lưu lại
cho mục đích kế toán dự án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 2 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

Chi phí quản lý dự án là chủ yếu liên quan đến chi phí của các nguồn lực cần thiết để hoàn
thành các hoạt động dự án. Quản lý chi phí dự án cũng nên xem xét các tác động của quyết
định dự án trên chi phí định kỳ tiếp theo của việc sử dụng, bảo trì và hỗ trợ các sản phẩm, dịch
vụ, hoặc kết quả của dự án. Ví dụ, hạn chế của số ý kiến thiết kế có thể làm giảm chi phí của
dự án nhưng có thể làm tăng kết quả chi phí hoạt động của sản phẩm.
Trong nhiều tổ chức, dự đoán và phân tích hiệu suất tài chính tiềm năng của sản phẩm của
dự án được thực hiện bên ngoài của dự án. Trong những tổ chức khác, chẳng hạn như một dự

án vốn cơ sở, quản lý chi phí dự án có thể bao gồm các công việc này. Khi dự đoán và phân
tích như vậy được bao gồm, quản lý chi phí dự án có thể giải quyết các quy trình bổ sung và
nhiều kỹ thuật quản lý tài chính chung như hoàn vốn đầu tư, giảm giá luồng tiền mặt, và phân
tích hoàn vốn đầu tư.
Các nỗ lực lập kế hoạch quản lý chi phí có mặt sớm trong việc lập kế hoạch và thiết lập
khuôn khổ cho từng công đoạn quản lý chi phí để thực hiện hiệu quả và phối hợp các quy trình
này

7. 1 Kế hoạch quản lý chi phí
Kế hoạch quản lý chi phí là quy trình thiết lập các chính sách, thủ tục và tài liệu hướng dẫn
lập kế hoạch, quản lý, mở rộng, và kiểm soát chi phí dự án. Lợi ích quan trọng của quy trình
này là cung cấp hướng dẫn và chỉ đạo về cách quản lý chi phí dự án trong suốt dự án. Đầu
vào, các công cụ và kỹ thuật, và đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 7-2. Hình 7-3
mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 3 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

Các quy trình quản lý chi phí và các công cụ và kỹ thuật liên quan của chúng được ghi trong
kế hoạch quản lý chi phí. Kế hoạch quản lý chi phí là một phần của kế hoạch quản lý dự án.
7.1.1 Kế hoạch quản lý chi phí: Đầu vào
7.1.1.1 Kế hoạch quản lý dự án

Mô tả trong mục 4.2.3.1. Kế hoạch quản lý dự án có chứa thông tin dùng để xây dựng kế
hoạch quản lý chi phí, trong đó có, nhưng không giới hạn:


Phạm vi cơ sở. Bao gồm các bản tuyên bố phạm vi dự án và cấu trúc phân cấp công
việc cho việc lập và quản lý chi tiết cho các chi phí



Tiến độ cơ sở. Mốc cơ sở tiến độ xác định khi phát sinh chi phí dự án.



Thông tin khác. Lập chi phí khác liên quan đến tiến độ, rủi ro, và các quyết định truyền
thông từ kế hoạch quản lý dự án.

7.1.1.2 Điều lệ dự án
Mô tả trong mục 4.1.3.1. Điều lệ dự án cung cấp ngân sách vắn tắt để từ đó phát triển chi tiết
chi phí dự án. Điều lệ dự án cũng xác định các yêu cầu phê duyệt dự án ảnh hưởng tới việc
quản lý chi phí dự án.
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 4 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

7.1.1.3 Yếu tố môi trường tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.5. Các yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng tới quy trình quản
lý chi phí Kế hoạch bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Văn hóa và cơ cấu tổ chức có thể ảnh hưởng toàn bộ đến quản lý chi phí;



Điều kiện thị trường mô tả các sản phẩm, dịch vụ, và kết quả sẵn có trong khu vực và
toàn cầu.



Tỷ giá hối đoái cho các chi phí dự án có nguồn gốc từ nhiều quốc gia;



Thông tin thương mại được đăng như thông tin tỷ lệ chi phí nguồn lực thường có sẵn từ
cơ sở dữ liệu thương mại có kỹ năng truy xuất và các chi phí nguồn nhân lực, và cung
cấp chi phí tiêu chuẩn cho các vật liệu và thiết bị. Danh sách giá bán ra được công bố là
một nguồn thông tin khác và



Hệ thống thông tin quản lý dự án, cung cấp khả năng thay thế cho việc quản lý chi phí.

7.1.1.4 Tài sản quy trình tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.4. Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch

quản lý chi phí bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Thủ tục kiểm soát tài chính (ví dụ: báo cáo thời gian, chi phí cần thiết và xem xét giải
ngân, mã kế toán và các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn);

•

Thông tin lịch sử và bài học kinh nghiệm từ nền tảng kiến thức;

•

Cơ sở dữ liệu tài chính và

•

Việc dự toán chi phí và ngân sách chi phí hiện có chính thức và không chính thức chính sách, thủ tục và hướng dẫn liên quan.

7.1.2 Kế hoạch quản lý chi phí: Các công cụ và Kỹ thuật
7.1.2.1 Tham vấn chuyên gia
Tham vấn chuyên gia cung cấp chuyên môn sâu có giá trị về môi trường và thông tin từ các
dự án tương tự trước đó. Tham vấn chuyên gia cũng có thể đề xuất các phương pháp kết hợp
và cách hòa giải các khác biệt giữa chúng.
Tham vấn dựa trên kiến thức chuyên sâu trong một lãnh vực ứng dụng, gọi là Lãnh vực
Kiến thức, có thể được áp dụng trong việc hoạch định quản lý chi phí.
7.1.2.2 Các kỹ thuật phân tích
Phát triển kế hoạch quản lý dự án có thể liên quán đến việc chọn các phương án chiến
thuật để tài trợ cho dứ án như là tự tài trợ, tài trợ bằng cổ phần, hoặc thông qua nợ. Kế hoạch
quản lý chi phí có thể chi tiết hóa các phương cách để tài chánh nguồn lực dự án như tạo ra,
bán, cho thuê. Những quyết định này có thể tác động đến tiến độ hoặc/và rủi ro dự án, như các

quyết định tài chính khác liên quan đến dự án.
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 5 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

Các chính sách và quy trình của tổ chức cũng ảnh hưởng đến các kỹ thuật tài chánh. Các
kỹ thuật có thể là: thời gian hoàn trả, ROI, internal rate of return, dòng ngân lưu đã giảm giá, và
net present value.- NPV.
7.1.2.3 Hội họp
Nhóm dự án có thể tổ chức các buổi họp hoạch định kế hoạch quản lý chi phí. Thành phần
tham dự có thể là PM, nhà tài trợ, các thanh viên nhóm dự án được chọn, các bên liên quan
được chọn, và bất kỳ ai có trách nhiệm về chi phí dự án, vá các đối tượng cần thiết khác.
7.1.3 Kế hoạch quản lý chi phí: Đầu ra
7.1.3.1 Kế hoạch quản lý chi phí
Các kế hoạch quản lý chi phí là một phần của kế hoạch quản lý dự án và mô tả cách thức
quy hoạch, cấu trúc, và kiểm soát chi phí dự án. Các quy trình quản lý chi phí và các công cụ và
kỹ thuật liên quan của chúng được ghi trong kế hoạch quản lý chi phí. Ví dụ, kế hoạch quản lý
chi phí có thể thiết lập như sau:
•

Đơn vị đo lường. Mỗi đơn vị được sử dụng trong các phép đo (như giờ nhân viên,
nhân viên ngày, tuần cho các biện pháp thời gian, hoặc mét, lít, tấn, km, hoặc mét khối
cho các biện pháp số lượng, hoặc một lần trong hình thức tiền tệ) xác định cho mỗi

nguồn lực.

•

Mức độ rõ ràng. Mức độ mà dự toán chi phí cho hoạt động sẽ được làm tròn lên hoặc
xuống (như Hoa Kỳ 100,49 $ đến 100 đô la Mỹ, hoặc Mỹ $ 995,59 USD 1,000), căn cứ
vào phạm vi hoạt động và độ lớn của dự án.

•

Mức độ chính xác. Phạm vi chấp nhận được (ví dụ , ± 10%) được sử dụng trong việc
xác định dự toán chi phí hoạt động thực tế và có thể bao gồm một khoản tiền cho dự
phòng;

•

Liên kết các thủ tục của tổ chức. Cấu trúc phân cấp công việc (WBS) (mục 5.4) cung
cấp một khuôn khổ cho các kế hoạch quản lý chi phí, cho phép phù hợp với dự toán,
ngân sách, và kiểm soát chi phí. Thành phần WBS được sử dụng cho kế toán chi phí dự
án được gọi là kiểm soát tài khoản. Mỗi tài khoản kiểm soát được gán một mã duy nhất
hoặc số tài khoản (s) liên kết trực tiếp đến việc thực hiện hệ thống kế toán của tổ chức.

•

Ngưỡng kiểm soát. Ngưỡng thay đổi cho việc theo dõi hiệu suất chi phí có thể chỉ định
để chỉ một số tiền đã thỏa thuận thay đổi cho phép trước khi thực hiện một số hành
động. Ngưỡng được thường được tính theo tỷ lệ phần trăm độ lệch so với kế hoạch ban
đầu.

•

Quy định về đo lường hiệu suất. Các quy định quản lý giá trị thu được (EVM) về đo
lường hiệu suất được thiết lập. Ví dụ, kế hoạch quản lý chi phí có thể:

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 6 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

o

Xác định các điểm trong WBS tại tài khoản kiểm soát được đo lường

o

Thiết lập các kỹ thuật đo lường giá trị thu được (ví dụ: Sự kiện quan trọng trọng,
công thức cố định, phần trăm hoàn thành, vv) để dùng, và

o

Xác định phương pháp theo dõi và quản lý các phương trình tính toán giá trị thu
được cho việc tính toán dự toán dự toán ở mức hoàn thành (EAC) dự toán để
cung cấp kiểm tra tính hợp lệ từ dưới lên trên EAC.

Để biết thông tin chi tiết hơn về Quản lý Giá trị Thu được (EVM), tham khảo các tiêu chuẩn
thực hành cho việc quản lý giá trị thu được - Phiên bản thứ hai.
•

Mẫu báo cáo. Xác định các định dạng và tần số cho các báo cáo chi phí khác nhau.

•

Mô tả quy trình. Lập tài liệu mô tả từng công đoạn quản lý chi phí khác nhau.

•

Các chi tiết bổ sung. Chi tiết bổ sung về các hoạt động quản lý chi phí bao gồm, nhưng
không giới hạn:
o

Mô tả các lựa chọn tài trợ chiến lược,

o

Thủ tục lập tài khoản cho biến động trong tỷ giá hối đoái, và

o

Thủ tục lưu lại chi phí dự án.

7. 2 Dự toán chi phí
Dự toán chi phí là quy trình phát triển các nguồn lực tài chính tương đối cần thiết để hoàn
thành các hoạt động dự án. Lợi ích quan trọng của quy trình này là xác định chi phí cần thiết để
hoàn thành công việc của dự án. Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quy

trình này được mô tả trong hình 7-4. Hình 7-5 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 7 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

Dự toán chi phí là một dự đoán dựa trên các thông tin được biết đến tại một thời điểm nào
đó. Dự toán chi phí bao gồm các nhận diện và xem xét chi phí thay thế để bắt đầu và hoàn
thành dự án. Chi phí trao đổi và rủi ro cần được xem xét, chẳng hạn như làm so với mua, mua
so với cho thuê, và chia sẻ các nguồn nguồn lực để đạt được chi phí tối ưu cho dự án.
Dự toán chi phí thường được thể hiện trong vài đơn vị tiền tệ (ví dụ, đô la, euro, yên, vv…).
Mặc dù trong một số trường hợp đơn vị đo lường khác, chẳng hạn như giờ hoặc ngày làm việc
của nhân viên, được sử dụng để tạo điều kiện so sánh bằng cách loại bỏ những ảnh hưởng
của dao động tiền tệ.
Dự toán chi phí cần được xem xét và xác định trong quy trình của dự án để phản ánh chi
tiết bổ sung khiến nó có sẵn và các giả định được kiểm tra. Sự chính xác của dự toán dự án sẽ
tăng lên khi dự án tiến triển thông qua vòng đời dự án. Ví dụ, một dự án trong giai đoạn khởi
đầu có thể có một trật tự thô của cường độ (ROM) dự toán trong khoảng từ -25% đến +75%.
Sau này, khi có thêm thông tin được biết, định nghĩa dự toán có thể thu hẹp phạm vi chính xác

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 8 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

đến -5% đến 10%. Trong một số tổ chức, có hướng dẫn khi nào có thể thực hiện lọc như vậy
và mức độ tự tin hay chính xác đó là dự kiến.
Nguồn thông tin đầu vào có nguồn gốc từ các kết quả của các quy trình trong lĩnh vực kiến
thức khác. Một khi nhận được, tất cả các thông tin này sẽ vẫn có sẵn như là đầu vào cho tất cả
các quy trình quản lý chi phí.
Dự toán chi phí cho tất cả các nguồn lực đó sẽ được tính vào dự án. Điều này bao gồm,
nhưng không giới hạn, lao động, vật tư, thiết bị, dịch vụ và cơ sở vật chất, cũng như các loại
đặc biệt như trợ cấp lạm phát , chi phí của tài chính, hoặc chi phí dự phòng. Dự toán chi phí là
một đánh giá định lượng các chi phí có khả năng cho nguồn lực cần thiết để hoàn thành hoạt
động này. Dự toán chi phí có thể được trình bày ở mức độ hoạt động hoặc dưới dạng tóm tắt.
7.2.1 Dự toán chi phí: Đầu vào
7.2.1.1 Kế hoạch quản lý chi phí
Mô tả trong mục 7.1.3.1. Kế hoạch quản lý chi phí xác định cách quản lý và kiểm soát chi
phí dự án. Đó bao gồm việc sử dụng các phương pháp và mức độ chính xác cần thiết để dự
toán chi phí hoạt động.
7.2.1.2 Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực
Mô tả trong mục 9.1.3.1. Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực cung cấp các thuộc tính nhân sự
dự án, tỷ lệ nhân sự, và phần thưởng/ công nhận liên quan, đó là những thành phần cần thiết
cho việc phát triển các dự toán chi phí dự án.
7.2.1.3 Phạm vi cơ sở
Các cơ sở phạm vi bao gồm những điều sau đây:
•

Bản tuyên bố phạm vi dự án. Tuyên bố phạm vi dự án (mục 5.3.3.1) cung cấp mô tả
sản phẩm, tiêu chí chấp nhận, chuyển giao chính, ranh giới dự án, giả định, và những
hạn chế về dự án. Một giả định cơ bản cần thực hiện khi dự toán chi phí dự án là liệu
dự toán chỉ có giới hạn chi phí dự án trực tiếp hay các dự toán cũng sẽ bao gồm các chi
phí gián tiếp. Chi phí gián tiếp là những chi phí mà không có nguồn gốc trực tiếp đến
một dự án cụ thể và do đó sẽ được tích lũy và phân bổ một cách công bằng hơn nhiều
so với một số thủ tục kế toán của dự án đã được phê duyệt và lập tài liệu. Một trong
những hạn chế phổ biến nhất cho các dự án là một ngân sách dự án hạn chế. Ví dụ về
các hạn chế khác được yêu cầu là ngày giao hàng, nguồn lực có tay nghề có sẵn, và
chính sách của tổ chức.

•

Cấu trúc phân cấp công việc. WBS (Phần 5. 4) cung cấp các mối quan hệ giữa tất cả
các thành phần của dự án và chuyên giao của dự án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 9 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

•

Chương 7

Từ điển WBS (Mục 5.4.3.1). Từ điển WBS cung cấp thông tin chi tiết về các chuyển
giao và mô tả công việc cho từng thành phần trong WBS cần thiết để sản xuất mỗi
chuyển giao.

Thông tin bổ sung có thể được tìm thấy trong mốc cơ sở phạm vi với những liên quan hợp
đồng và pháp lý, chẳng hạn như sức khỏe, an toàn, bảo mật, hiệu suất, môi trường, bảo hiểm,
quyền sở hữu trí tuệ, đăng ký và giấy phép. Tất cả các thông tin này cần được xem xét khi xây
dựng dự toán chi phí.
7.2.1.4 Tiến độ dự án
Mô tả trong mục 6.6.3.2. Loại và số lượng các nguồn lực và số lượng thời gian mà các
nguồn lực được áp dụng để hoàn thành công việc của dự án là yếu tố chính trong việc xác định
chi phí dự án. Tiến độ và thời gian hoạt động nguồn lực của mình được sử dụng như là đầu
vào quan trọng cho quy trình này. Dự toán nguồn lực hoạt động (Phần 6.4) liên quan đến việc
xác định tính sẵn có của nhân viên, số giờ nhân viên yêu cầu và số lượng của vật liệu và thiết
bị cần thiết để thực hiện các hoạt động theo đúng tiến độ. Chúng được phối hợp chặt chẽ với
dự toán chi phí. Dự toán thời gian hoạt động (mục 6.5. 3.1) sẽ ảnh hưởng đến dự toán chi phí
trên bất kỳ dự án nào mà ngân sách dự án bao gồm trợ cấp chi phí tài chính (bao gồm cả chi
phí lãi vay) và khi nguồn lực được áp dụng trên một đơn vị thời gian trong suốt thời gian hoạt
động. Dự toán thời gian hoạt động cũng có thể ảnh hưởng đến dự toán có chi phí thời gian
nhạy cảm trong chúng, chẳng hạn như công đoàn lao động thường xuyên hết hạn thỏa ước tập
thể hoặc các tài liệu với các biến thể chi phí theo mùa.
7.2.1.5 Đăng ký rủi ro
Mô tả trong mục 11.2.3.1. Đăng ký rủi ro cần xem xét lại để cân nhắc chi phí ứng phó rủi ro.
Rủi ro, đó có thể là mối đe dọa hay cơ hội, thường có ảnh hưởng đến cả hoạt động và chi phí
chung của dự án. Theo nguyên tắc chung, khi dự án trải qua một sự kiện có nguy cơ tiêu cực,
chi phí ngắn hạn của dự án sẽ tăng lên, và đôi khi có sự chậm trễ trong tiến độ dự án. Theo
cách tương tự, đội dự án nên nhạy cảm với các cơ hội tiềm năng có thể mang lại lợi ích cho
các doanh nghiệp bằng cách giảm chi phí hoạt động trực tiếp hoặc bằng cách đẩy nhanh tiến
độ.
7.2.1.6 Yếu tố môi trường doanh nghiệp

Mô tả trong mục 2.1.5. Các yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng đến quy trình dự
toán chi phí bao gồm, nhưng không giới hạn:

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 10 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

•

Chương 7

Điều kiện thị trường. Những điều kiện này mô tả các sản phẩm, dịch vụ, và kết quả có
sẵn trên thị trường, từ đó, và dưới các điều khoản và điều kiện. Điều kiện cung và cầu
thuộc khu vực và toàn cầu ảnh hưởng lớn đến chi phí nguồn lực.

•

Công bố thông tin thương mại. Thông tin tỷ lệ chi phí nguồn lực thường có sẵn từ cơ
sở dữ liệu thương mại có chi phí dành cho các kỹ năng truy xuất và nguồn nhân lực, và
cung cấp chi phí tiêu chuẩn cho các tài liệu và trang thiết bị. Danh sách giá bán được
công bố là một nguồn thông tin khác.

7.2.1.7 Tài sản quy trình tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.4. Tài sản Quy trình tổ chức ảnh hưởng đến quy trình dự toán chi phí
bao gồm, nhưng không giới hạn:

•

Chính sách dự toán chi phí,

•

Mẫu dự toán Chi phí,

•

Thông tin lịch sử, và

•

Bài học kinh nghiệm.

7.2.2 Dự toán chi phí: Công cụ và Kỹ thuật
7.2.2.1 Nhận định chuyên gia
Nhận định chuyên gia, hướng dẫn bởi thông tin lịch sử, cung cấp cái nhìn sâu sắc có giá trị
về môi trường và các thông tin từ các dự án tương tự như vậy trước đó. Nhận định chuyên gia
cũng có thể được sử dụng để xác định xem có nên kết hợp các phương pháp tính toán và cách
để dung hòa sự khác biệt giữa chúng.
7.2.2. 2 Dự toán tương tự
Dự toán chi phí tương tự sử dụng các giá trị như phạm vi, chi phí, ngân sách và thời gian
hoặc các biện pháp đo lường như kích thước, trọng lượng, và tính phức tạp từ các dự án trước
đó, dự án tương tự như là cơ sở để tính toán các thông số tương tự hoặc đo lường đối với một
dự án hiện tại. Khi dự toán chi phí, kỹ thuật này dựa trên chi phí thực tế trước đó, dự án tương
tự như nền tảng cho việc dự toán chi phí của dự án hiện tại. Nó là phương pháp tổng giá trị dự
toán, đôi khi điều chỉnh sự khác biệt đã biết trong tính phức tạp của dự án.
Dự toán chi phí tương tự thường được dùng để dự toán giá trị khi có một số lượng hạn chế

thông tin chi tiết về dự án, ví dụ, trong giai đoạn đầu của một dự án. Dự toán chi phí tương tự
sử dụng thông tin lịch sử và nhận định chuyên gia.
Dự toán chi phí tương tự nói chung là ít tốn kém và ít tốn thời gian hơn so với các kỹ thuật
khác, nhưng nó cũng ít chính xác. Dự toán tương tự có thể được áp dụng cho toàn bộ hoặc các
phân đoạn của một dự án, kết hợp với các phương pháp tính toán khác. Dự toán tương tự

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 11 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

đáng tin cậy nhất khi các dự án trước đây cũng tương tự như trong thực tế và không chỉ về bề
ngoài, và các thành viên đội dự án chuẩn bị dự toán có chuyên môn cần thiết.
7.2.2.3 Dự toán tham số
Dự toán tham số sử dụng một mối quan hệ thống kê giữa các dữ liệu lịch sử có liên quan
và các biến số khác (ví dụ, diện tích xây dựng) để tính toán dự toán chi phí cho công việc của
dự án. Kỹ thuật này có thể tạo ra mức độ chính xác cao hơn tùy thuộc vào sự tinh tế và dữ liệu
cơ bản được xây dựng trong mô hình. Dự toán tham số có thể được áp dụng cho toàn bộ hoặc
các phân đoạn của một dự án, kết hợp với các phương pháp tính toán khác.
7.2.2.4 Dự toán từ dưới lên
Dự toán từ dưới lên là một phương pháp ước lượng một thành phần của công việc. Chi phí
của các gói công việc cá nhân hoặc các hoạt động được dự toán mức độ chi tiết lớn nhất. Chi
phí chi tiết sau đó được tóm tắt hoặc "cuộn lại" đến mức cao hơn cho mục đích báo cáo và theo
dõi tiếp theo. Chi phí và tính chính xác của dự toán chi phí từ dưới lên thường ảnh hưởng bởi

kích cỡ và độ phức tạp của các hoạt động đơn lẻ hoặc gói công việc.
7.2.2.5 Dự toán ba điểm
Độ chính xác của dự toán chi phí hoạt động đơn điểm có thể được cải thiện bằng cách xem
xét dự toán không chắc chắn và có rủi ro và sử dụng ba dự toán để xác định một phạm vi
tương đối cho chi phí của một hoạt động:
•

Rất có thể (cM). Chi phí hoạt động, dựa trên đánh giá nỗ lực thực tế cho các công việc
cần thiết và các chi phí dự đoán.

•

Lạc quan (cO). Chi phí hoạt động dựa trên phân tích các trường hợp tốt nhất phù hợp
nhất cho hoạt động này.

•

Bi quan (cP). Chi phí hoạt động dựa trên phân tích các trường hợp xấu nhất cho hoạt
động này.

Tùy thuộc vào sự phân bố giả định các giá trị trong phạm vi của ba dự toán chi phí dự kiến,
cE, có thể được tính bằng công thức. Hai công thức thường được sử dụng là phân phối tam
giác và beta. Các công thức là:
•

Phân phối tam giác. CE = (cO + cM + cP) / 3

•

Phân phối Beta (từ một phân tích Pert truyền thống). CE = (cO + 4cM + cP) / 6

Dự toán chi phí dựa trên ba điểm với một phân phối giả định cung cấp một chi phí dự kiến và
làm rõ phạm vi của sự không chắc chắn xung quanh chi phí dự kiến.
7.2.2.6 Phân tích dự phòng
Dự toán chi phí có thể bao gồm dự phòng rủi ro (đôi khi được gọi là phụ cấp dự phòng) để
giải thích cho sự không chắc chắn chi phí. Dự phòng rủi ro là ngân sách trong các cơ sở chi phí

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 12 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

được phân bổ cho các rủi ro xác định, được chấp nhận và do đó phát triển ứng phó ngẫu nhiên
hoặc giảm nhẹ. Dự phòng rủi ro thường được xem như là một phần của ngân sách dự định để
giải quyết "biết rõ-ẩn số" có thể ảnh hưởng đến dự án. Ví dụ, làm lại cho một số chuyển giao
dự án có thể được dự đoán trước, trong khi số lượng việc làm lại này là không rõ. Dự phòng rủi
ro có thể được dự toán vào tài khoản cho số tiền không rõ để làm lại. Dự phòng rủi ro có thể
cung cấp cho một hoạt động đặc biệt, cho toàn bộ dự án, hoặc cả hai. Khoản dự phòng bất ngờ
có thể là một tỷ lệ phần trăm của chi phí dự toán, một con số thực, hoặc có thể được phát triển
bằng cách sử dụng phương pháp phân tích định lượng.
Là thông tin chính xác hơn về dự án có sẵn, khoản dự phòng có thể được sử dụng, giảm,
hoặc loại bỏ. Dự phòng nên được xác định rõ ràng trong tài liệu hướng dẫn chi phí. Dự phòng
rủi ro là một phần của mốc cơ sở chi phí và các yêu cầu tổng thể tài trợ cho dự án.
Dự toán cũng có thể được tạo ra với số lượng dự trữ quản lý được tài trợ cho dự án. Dự trữ

quản lý là một số lượng ngân sách dự án đã khấu trừ cho mục đích kiểm soát quản lý và được
dành riêng cho công việc không lường trước được đó là trong phạm vi của dự án. Quản lý dự
trữ được dự định để giải quyết các "ẩn số chưa biết" có thể ảnh hưởng đến một dự án. Dự trữ
quản lý không được bao gồm trong các mốc cơ sở chi phí nhưng là một phần của ngân sách
dự án tổng thể và yêu cầu tài trợ. Khi một lượng dự trữ quản lý được sử dụng để tài trợ cho
công việc không lường trước được, lượng dự trữ quản lý sử dụng được thêm vào mốc cơ sở
chi phí, do đó đòi hỏi một sự phương sai đã phê duyệt đến mốc cơ sở chi phí.
7.2.2.7 Chi phí cho chất lượng (CoQ)
Giả định về chi phí cho chất lượng (mục 8.1.2.2) có thể được dùng để chuẩn bị dự toán chi
phí hoạt động.
7.2.2.8 Phần mềm Quản lý dự án
Quản lý dự án ứng dụng phần mềm quản lý, bảng tính toán, mô phỏng, và các công cụ
thống kê được sử dụng để hỗ trợ dự toán chi phí. Những công cụ này có thể đơn giản hóa việc
sử dụng một số kỹ thuật chi phí dự toán và do đó tạo điều kiện xem xét nhanh chóng các
phương án dự toán.
7.2.2.9 Phân tích giá nhà thầu cung cấp
Phương pháp dự toán chi phí có thể bao gồm phân tích về những gì mà dự án nên bỏ ra
chi phí, dựa trên hồ sơ dự thầu đáp ứng từ các nhà cung cấp đủ điều kiện. Khi dự án được
giao thầu cho một nhà cung cấp theo quy trình cạnh tranh, công việc dự toán chi phí bổ sung có
thể được yêu cầu từ nhóm dự án để kiểm tra giá chuyển giao cá nhân và lấy được một chi phí
có hỗ trợ từ tổng chi phí dự án cuối cùng.
7.2.2.10 Kỹ thuật tạo quyết định nhóm

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 13 of 32

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

Nhóm dựa trên phương pháp tiếp cận, chẳng hạn như động não, Delphi hoặc kỹ thuật
nhóm trên danh nghĩa, có ích cho các thành viên trong nhóm tham gia để cải thiện độ chính xác
dự toán và cam kết với các dự toán mới. Sự tham gia của một nhóm theo cấu trúc những
người lân cận để thực hiện kỹ thuật của công việc trong quy trình lập dự toán, đạt được thông
tin bổ sung và thu được ước lượng chính xác hơn. Ngoài ra, khi mọi người đang tham gia vào
quá trình lập dự toán, họ cam kết đạt kết quả gia tăng dự toán.
7.2.3 Dự toán chi phí: Đầu ra
7.2.3.1 Dự toán chi phí hoạt động
Dự toán chi phí hoạt động được đánh giá định lượng các chi phí có thể có cần thiết để hoàn
thành công việc của dự án. Dự toán chi phí có thể được trình bày dưới dạng tóm tắt hoặc chi
tiết. Chi phí được dự toán cho tất cả các nguồn lực được áp dụng cho các dự toán chi phí hoạt
động. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn, lao động trực tiếp, vật liệu, thiết bị, dịch vụ, cơ
sở vật chất, công nghệ thông tin, và loại đặc biệt như chi phí tài chính (bao gồm cả tiền lãi), trợ
cấp lạm phát, tỷ giá, hoặc chi phí dự phòng. Chi phí gián tiếp, nếu được bao gồm trong dự toán
cho dự án, có thể được bao gồm ở mức độ hoạt động hoặc ở các cấp độ cao hơn.
7.2.3.2 Cơ sở của các ước lượng
Số lượng và loại chi tiết bổ sung hỗ trợ dự toán chi phí đối với từng lĩnh vực ứng dụng.
Chúng không phụ thuộc vào mức độ chi tiết, tài liệu hỗ trợ cần cung cấp một sự hiểu biết rõ
ràng và đầy đủ về cách thức dự toán đã được lập ra.
Các chi tiết hỗ trợ cho dự toán chi phí hoạt động có thể bao gồm:
•

Tài liệu của cơ sở dự toán (tức là, làm thế nào nó được phát triển),

•

Tài liệu của tất cả các giả định,

•

Tài liệu của bất kỳ nào hạn chế được biết đến,

•

Dấu hiệu cho thấy phạm vi dự toán có thể (ví dụ như , € 10.000 (± 10%) để cho biết
rằng mục đó được dự kiến chi phí giữa một loạt các giá trị), và

•

Chỉ định mức tự tin vào dự toán cuối cùng.

7.2.3.3 Cập nhật tài liệu dự án
Tài liệu dự án có thể sẽ được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn, đăng ký rủi ro.

7. 3 Quyết định ngân sách
Quyết định ngân sách là quy trình tổng hợp dự toán chi phí hoạt động cá nhân hoặc gói
công việc thiết lập một mốc cơ sở chi phí được giao. Lợi ích quan trọng của quy trình này là nó
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 14 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

sẽ xác định mốc cơ sở chi phí để dựa vào đó theo dõi và kiểm soát việc thực hiện dự . Đầu
vào, các công cụ và kỹ thuật, và đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 7-6. Hình 7-7
mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 15 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

Một ngân sách dự án bao gồm tất cả các khoản tiền có thẩm quyền để thực hiện dự án.
Mốc cơ sở chi phí là phiên bản đã được phê duyệt ngân sách dự án theo từng giai đoạn thời
gian, nhưng không bao gồm khoản dự trữ.
7.3.1 Quyết định ngân sách: Đầu vào
7.3.1.1 Kế hoạch quản lý chi phí
Mô tả trong mục 7.1.3.1. Kế hoạch quản lý chi phí mô tả cách thức quản lý và kiểm soát chi
phí dự án.
7.3.1.2 Mốc cơ sở phạm vi
•

Bản tuyên bố phạm vi dự án. Hạn chế thời gian chính thức cho các kinh phí chi tiêu
cho dự án có thể được tổ chức uỷ quyền, theo hợp đồng (Phần 12.2.3.2), hoặc do các
đơn vị khác như cơ quan chính phủ. Những hạn chế tài trợ được phản ánh trong bản

báo cáo phạm vi dự án.

•

Cấu trúc phân chia công việc. WBS (Phần 5.4) cung cấp cho các mối quan hệ giữa tất
cả các chuyển giao dự án và các thành phần khác nhau của chúng.

•

Tự điển cấu trúc phân chia công việc. Từ điển WBS (Mục 5.4.3. 1) và báo cáo chi tiết
liên quan đến công việc cung cấp một nhận diện của các chuyển giao và mô tả các công
việc trong mỗi thành phần cấu trúc phân cấp công việc cần thiết để tạo ra mỗi chuyển
giao.

7.3.1.3 Dự toán chi phí hoạt động
Mô tả trong mục 7.2.3.1. Dự toán chi phí cho từng hoạt động trong một gói công việc được
tổng hợp để có được một dự toán chi phí cho mỗi gói công việc.
7.3.1.4 Cơ sở dự toán
Mô tả trong mục 7.2.3.2. Hỗ trợ chi tiết cho các dự toán chi phí có trong cơ sở cho dự toán
cần chỉ định bất kỳ giả định cơ bản nào đối với sự bao gồm hoặc loại trừ gián tiếp hoặc các chi
phí khác trong ngân sách dự án.
7.3.1.5 Tiến độ dự án
Mô tả trong mục 6.6.3.2. Tiến độ dự án bao gồm việc bắt đầu lên kế hoạch và ngày hoàn tất
cho các hoạt động của dự án, sự kiện quan trọng, gói công việc, và các tài khoản kiểm soát.
Thông tin này có thể được sử dụng để tổng hợp chi phí với các giai đoạn lịch phân bổ trong đó
dự kiến sẽ phát sinh chi phí.
7.3.1.6 Lịch phân bổ nguồn lực
Mô tả trong mục 9.2.3.2 và 12.2.3.3. Lịch phân bổ nguồn lực cung cấp thông tin trên đó các
nguồn lực được giao cho dự án và khi nào họ được giao. Thông tin này có thể được sử dụng
để chỉ ra chi phí nguồn lực trong thời hạn của dự án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 16 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

7.3.1.7 Đăng ký rủi ro
Mô tả trong mục 11.2.3.1. Đăng ký rủi ro cần phải được xem xét lại để cân nhắc cách tổng
hợp các chi phí để ứng phó rủi ro. Cập nhật để đăng ký rủi ro được bao gồm trong bản cập
nhật tài liệu dự án được mô tả trong mục 11.5.3.2.
7.3.1.8 Thỏa thuận
Mô tả trong mục 12.2.3.2. Thông tin thỏa thuận có thể áp dụng và chi phí liên quan đến sản
phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả đã được hoặc sẽ được mua mới được bao gồm khi quyết định
ngân sách.
7.3.1.9 Tài sản Quy trình tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.4. Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến các quy trình quyết định
ngân sách bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Chi phí chính sách tồn tại chính thức và không chính thức liên quan đến ngân sách, thủ
tục và hướng dẫn;

•

Các công cụ lập ngân sách chi phí; và

•

Phương pháp báo cáo.

7.3.2 Xác định ngân sách: Các công cụ và kỹ thuật
7.3.2.1 Tập hợp chi phí
Dự toán chi phí được tổng hợp bởi các gói công việc phù hợp với cấu trúc phân cấp công
việc. Dự toán chi phí cho gói công việc này sau đó tập hợp lại cho các cấp độ cao hơn của cấu
trúc phân cấp công việc (chẳng hạn như các tài khoản kiểm soát) và cuối cùng là cho toàn bộ
dự án.
7.3.2.2 Phân tích dự trữ
Phân tích dự trữ ngân sách có thể thiết lập cả dự trữ rủi ro và dự trữ quản lý cho dự án.
Quản lý và dự trữ bất ngờ được đề cập chi tiết hơn trong mục 7.2.2.6.
7.3.2.3 Nhận định chuyên gia
Nhận định chuyên gia, hướng dẫn kinh nghiệm trong một lĩnh vực ứng dụng, khu vực kiến
thức, kỷ luật, công nghiệp, hoặc dự án tương tự, hỗ trợ trong việc xác định ngân sách. Chuyên
môn như vậy có thể được cung cấp bởi bất kỳ nhóm hoặc người có giáo dục, kiến thức, kỹ
năng, kinh nghiệm, hay đào tạo chuyên ngành. Nhận định chuyên gia có sẵn từ nhiều nguồn,
bao gồm, nhưng không giới hạn:


Các đơn vị khác trong tổ chức thực hiện,



Tư vấn,

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 17 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition



Các bên liên quan, bao gồm khách hàng,



Cơ hội nghề nghiệp và kỹ thuật, và



Các nhóm công nghiệp.

Chương 7

7.3.2.4 Mối quan hệ lịch sử
Bất kỳ mối quan hệ lịch sử nào dẫn đến dự toán thông số hoặc dự toán tương tự liên quan
đến việc sử dụng các đặc điểm dự án (thông số) để phát triển các mô hình toán học để dự
đoán tổng chi phí dự án. Mô hình như vậy có thể đơn giản (ví dụ, xây dựng nhà dân cư dựa
trên một chi phí nhất định cho mỗi thước vuông không gian) hoặc phức tạp (ví dụ, chi phí cho
một mô hình phát triển phần mềm sử dụng nhiều yếu tố điều chỉnh riêng biệt, mỗi thứ trong số
đó có rất nhiều điểm bên trong nó).
Cả hai chi phí và độ chính xác của các mô hình tương tự và thông số có thể rất khác nhau.

Chúng có thể tin cậy khi:
•

Thông tin lịch sử được dùng để phát triển các mô hình là chính xác,

•

Các thông số được dùng trong các mô hình có thể đếm số lượng, và

•

Mô hình được mở rộng, như làm việc cho các dự án lớn, các dự án nhỏ, và các giai
đoạn của một dự án.

7.3.2.5 Điều hòa giới hạn tài trợ
Chi phí của quỹ phải được điều hòa với bất kỳ giới hạn tài trợ trên vốn cam kết cho dự án.
Một sự phương sai giữa các giới hạn tài trợ và các khoản chi phí theo kế hoạch đôi khi sẽ phải
có sự phương sai lịch làm việc để giữ cân bằng với tỷ lệ chi phí. Điều này được thực hiện bằng
cách đặt các hạn chế áp đặt ngày cho công việc vào tiến độ dự án.
7.3.3 Quyết định ngân sách: Đầu ra
7.3.3.1 Mốc chi phí cơ sở
Mốc chi phí cơ sở là phiên bản đã được phê duyệt ngân sách dự án theo thời gian từng giai
đoạn, không bao gồm bất kỳ dự trữ quản lý nào, mà chỉ có thể được thay đổi thông qua các thủ
tục kiểm soát thay đổi chính thức và được sử dụng như một cơ sở để so sánh với kết quả thực
tế. Nó được phát triển như một tổng kết của ngân sách đã được phê duyệt cho các hoạt động
tiến độ khác nhau.
Hình 7-8 minh họa các thành phần khác nhau của ngân sách dự án và mốc cơ sở chi phí.
Dự toán chi phí hoạt động cho các hoạt động dự án khác nhau cùng với bất kỳ dự phòng bất
trắc nào (Mục 7.2.2.6) cho các hoạt động này được tổng hợp vào chi phí gói công việc liên
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 18 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

quan của chúng. Dự toán gói công việc, cùng với bất kỳ dự phòng rủi ro được dự toán cho gói
công việc, được tổng hợp vào tài khoản kiểm soát. Tổng kết các tài khoản kiểm soát tạo nên cơ
sở chi phí. Một khi dự toán chi phí tạo nên cơ sở chi phí được gắn kết trực tiếp vào hoạt động
tiến độ, điều này cho phép một cái nhìn mốc cơ sở chi phí theo từng giai đoạn thời gian,
thường được hiển thị dưới dạng một đường cong S, như được minh họa trong hình 7 - 9.
Quản lý dự trữ (mục 7.2.2. 6) được thêm vào cơ sở chi phí để tạo ra ngân sách dự án. Như
các thay đổi bảo hành việc sử dụng dự trữ quản lý phát sinh, quy trình kiểm soát thay đổi được
dùng như sự chấp thuận để di dời các quỹ dự phòng quản lý áp dụng vào cơ sở chi phí.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 19 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

7.3.3.2 Yêu cầu tài trợ dự án
Tổng số yêu cầu tài trợ và yêu cầu tài trợ định kỳ (ví dụ, quý, năm) có nguồn gốc từ mốc cơ
sở chi phí. Mốc cơ sở chi phí bao gồm chi phí dự kiến cộng với nợ dự kiến. Kinh phí thường gia
tăng về số lượng nhưng không liên tục, và có thể không phân bố đều, thể hiện như các bước
như trong hình 7-9. Tổng số kinh phí cần thiết là những thứ trong cơ sở chi phí, cộng với dự trữ
quản lý, nếu có. Yêu cầu tài trợ có thể bao gồm các nguồn (các) tài trợ.
7.3.3.3 Cập nhật tài liệu dự án
Tài liệu dự án có thể sẽ được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Đăng ký rủi ro,

•

Dự toán chi phí hoạt động, và

•

Tiến độ dự án.

7.4 Kiểm soát chi phí

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 20 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

Kiểm soát chi phí là quy trình theo dõi tình trạng của dự án để cập nhật các chi phí dự án và
quản lý thay đổi đối với mốc cơ sở chi phí. Lợi ích quan trọng của quy trình này là cung cấp các
phương tiện để nhận ra sự thay đổi so với kế hoạch để có hành động khắc phục và giảm thiểu
rủi ro. Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quy trình này được mô tả trong
hình 7-10. Hình 7-11 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 21 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

Cập nhật ngân sách đòi hỏi phải có kiến thức về các chi phí thực tế chi tiêu cho đến nay.
Bất cứ việc tăng ngân sách có thẩm quyền cũng chỉ được chấp thuận thông qua quy trình kiểm
soát thay đổi thực hiện tích hợp (mục 4.5). Theo dõi việc chi tiêu của các kinh phí mà không
quan tâm đến giá trị của công việc đang được thực hiện cho khoản chi đó có ít giá trị cho dự
án, ngoài việc cho phép các nhóm dự án có trong ngân sách cho phép. Phần lớn các nỗ lực
kiểm soát chi phí liên quan đến việc phân tích mối quan hệ giữa việc tiêu thụ các nguồn vốn dự
án cho công việc được thực hiện đối với khoản chi đó. Chìa khóa để kiểm soát chi phí hiệu quả
là việc quản lý các cơ sở chi phí đã được phê duyệt và những thay đổi cơ bản đó.
Kiểm soát chi phí dự án bao gồm:
•

Các yếu tố ảnh hưởng tạo ra sự thay đổi trong mốc cơ sở chi phí được giao;

•

Đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu thay đổi được thực hiện theo kịp thời;

•

Quản lý thay đổi thực tế khi và như chúng xảy ra ,

•

Đảm bảo rằng các khoản chi phí không vượt quá kinh phí được giao theo giai đoạn, bởi
thành phần cấu trúc phân cấp công việc, bởi hoạt động, và trong tổng thể dự án;

•

Thực hiện chi phí giám sát để minh họa và hiểu các thay đổi từ mốc cơ sở chi phí được
phê duyệt.

•

Thực hiện công việc giám sát để nhằm chống chi tiêu các kinh phí;

•

Ngăn chặn những thay đổi không được chấp thuận từ việc bao gồm trong chi phí đã báo
cáo hoặc sử dụng nguồn lực;

•

Thông báo cho các bên liên quan thích hợp về tất cả các thay đổi đã được phê duyệt và
chi phí liên quan; và

•

Đem lại vượt mức chi phí dự kiến trong giới hạn chấp nhận được.

7.4.1 Kiểm soát chi phí: Đầu vào
7.4.1.1 Kế hoạch quản lý dự án
Mô tả trong mục 4.2.3.1. Kế hoạch quản lý dự án gồm các thông tin được sử dụng để kiểm
soát chi phí:
•

Mốc cơ sở chi phí. Mốc cơ sở chi phí được so sánh với kết quả thực tế để xác định
xem một sự thay đổi, điều chỉnh hành động, hoặc hành động phòng ngừa là cần thiết.

•

Kế hoạch quản lý chi phí. Kế hoạch quản lý chi phí mô tả cách quản lý và kiểm soát
chi phí dự án (mục 7.1.3.1).

7.4.1.2 Yêu cầu kinh phí dự án
Mô tả trong mục 7.3.3.2. Các yêu cầu kinh phí dự án bao gồm chi phí dự kiến cộng với nợ
dự kiến.
7.4.1.3 Dữ liệu hiệu suất công việc

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 22 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

Mô tả trong mục 4.3.3.2. Dữ liệu hiệu suất công việc bao gồm các thông tin về tiến độ dự
án, chẳng hạn như các hoạt động đã bắt đầu, tiến độ của chúng, và chuyển giao đã hoàn
thành. Thông tin cũng bao gồm các chi phí đã được được giao và phát sinh.
7.4.1.4 Tài sản Quy trình tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.4. Các tài sản Quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình kiểm
soát chi phí bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Chính sách kiểm soát liên quan đến chi phí chính thức và không chính thức hiện có, thủ
tục, hướng dẫn,

•

Các công cụ kiểm soát chi phí và

•

Giám sát và phương pháp báo cáo được sử dụng

7.4.2 Kiểm soát chi phí: công cụ và kỹ thuật
7.4.2.1 Quản lý giá trị thu được

Quản lý giá trị thu được (EVM) là một phương pháp kết hợp phạm vi, tiến độ, và các phép
đo nguồn lực để đánh giá hoạt động và tiến độ dự án. Đó là phương pháp thường được dùng
để đo lường hiệu suất cho các dự án. Nó tích hợp các cơ sở phạm vi với các cơ sở chi phí,
cùng với các cơ sở tiến độ, để tạo ra cơ sở thực hiện, giúp đội ngũ quản lý dự án đánh giá và
đo lường hiệu suất và tiến độ dự án. Đó là một kỹ thuật quản lý dự án đòi hỏi sự hình thành của
một cơ sở tích hợp mà dựa vào đó có thể đo lường hiệu suất trong suốt thời gian dự án. Các
nguyên tắc của EVM có thể được áp dụng cho tất cả các dự án trong bất kỳ ngành công nghiệp
nào. EVM phát triển và giám sát ba khía cạnh quan trọng đối với mỗi gói công việc và kiểm soát
tài khoản:
•

Giá trị theo kế hoạch. Giá trị theo kế hoạch (PV) là ngân sách có thẩm quyền đã phân
quyền cho một công việc theo tiến độ. Đây là ngân sách có thẩm quyền lên kế hoạch
cho công việc được thực hiện cho một hoạt động hay thành phần cấu trúc chi tiết công
việc, không bao gồm quản lý dự trữ. Ngân sách này được phân bổ theo giai đoạn xuyên
suốt vòng đời của dự án, nhưng tại một thời điểm, giá trị theo kế hoạch xác định công
việc hữu hình cần phải được thực hiện. Tổng số của PV đôi khi được gọi là mốc cơ sở
đo lường hiệu suất (Ban QLDA). Tổng giá trị dự kiến cho dự án còn được gọi là ngân
sách tại điểm hoàn thành (BAC).

•

Giá trị thu được. Giá trị thu được (EV) là một thước đo công việc thực hiện thể hiện
bằng ngân sách được giao cho công việc đó. Đây là ngân sách liên quan đến công việc
được được giao đã được hoàn thành. EV được đo theo nhu cầu có liên quan đến Ban
QLDA, và EV được đo lường không thể lớn hơn ngân sách PV được giao cho một

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 23 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 7

thành phần. EV thường được sử dụng để tính toán tỷ lệ phần trăm hoàn thành của dự
án. Tiêu chuẩn đo lường tiến độ nên thiết lập cho mỗi thành phần WBS để đo lường
công việc trong tiến độ. Quản lý dự án giám sát EV, cả hai từng bước quyết định tình
trạng hiện tại và tích lũy để quyết định xu hướng hiệu suất dài hạn.
•

Chi phí thực tế. Chi phí thực tế (AC) là chi phí thực hiện phát sinh cho công việc thực
hiện trên một hoạt động trong một khoảng thời gian đặc biệt. Đó là tổng chi phí phát sinh
trong việc hoàn thành công việc mà EV được đo lường. AC cần phải tương ứng trong
định nghĩa những gì đã được lập ngân sách trong PV và đo lường trong EV (ví dụ: chỉ
có giờ trực tiếp, chỉ có chi phí trực tiếp, hoặc tất cả các chi phí bao gồm cả chi phí gián
tiếp). AC sẽ không có giới hạn trên, bất cứ phí hao để đạt được EV sẽ được đo lường.

Chênh lệch từ mốc cơ sở đã phê duyệt cũng sẽ được giám sát:
•

Phương sai tiến độ. Phương sai tiến độ (SV) là thước đo hiệu suất tiến độ biểu diễn
như chênh lệch giữa giá trị thu được và giá trị kế hoạch. Đây là khoản tiền mà dự án là
trước hoặc sau ngày giao hàng dự kiến, tại một thời điểm nào đó. Đó là thước đo hiệu
suất tiến độ trong một dự án. Nó bằng với giá trị thu được (EV) trừ đi giá trị kế hoạch
(PV). Tiến độ phương sai EVM là một thước đo hữu ích ở chỗ nó có thể cho biết khi một
dự án đang tụt lại phía sau hoặc tiến lên trước thời hạn ban đầu của nó. Phương sai

tiến độ EVM cuối cùng sẽ bằng không khi dự án hoàn thành bởi vì tất cả các giá trị dự
kiến sẽ đạt được một giá trị. Phương sai tiến độ tốt nhất là sử dụng kết hợp với phương
pháp con đường quan trọng (CPM) lập kế hoạch và quản trị rủi ro. Phương trình: SV =
EV – PV

•

Phương sai chi phí. Phương sai chi phí (CV) là khoản thiếu hụt ngân sách hoặc thặng
dư tại một thời điểm nào đó, thể hiện như sự khác biệt giữa giá trị thu được và chi phí
thực tế. Đó là thước đo hiệu suất chi phí trên một dự án. Nó bằng với giá trị thu được
(EV) trừ đi chi phí thực tế (AC). Phương sai chi phí vào cuối dự án sẽ là sự khác biệt
giữa ngân sách tại điểm hoàn thành (BAC) và số tiền chi tiêu thực tế. Phương sai chi
phí CV đặc biệt quan trọng vì nó cho thấy mối quan hệ giữa hoạt động thể chất với chi
phí bỏ ra. CV tiêu cực thường khó khăn để thu hồi dự án. Phương trình: CV = EV - AC.
Giá trị SV và CV có thể được chuyển đổi sang chỉ số hiệu quả để phản ánh chi phí và
hiệu suất tiến độ của bất kỳ dự án nào để so sánh với tất cả các dự án khác hoặc trong
một danh mục đầu tư của dự án. Sự chênh lệch rất hữu ích để xác định tình trạng dự
án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 24 of 32


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

•

Chương 7

Chỉ số hiệu suất tiến độ. Chỉ số hiệu suất tiến độ (SPI) là một thước đo của việc thể
hiện tiến độ đầy đủ như tỷ lệ của giá trị đạt được so với giá trị theo kế hoạch. Nó đo
lường cách mà đội dự án sử dụng thời gian hiệu quả. Đôi khi nó được dùng kết hợp với
các chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) để dự báo dự toán hoàn thành dự án cuối cùng. Một
giá trị SPI ít hơn 1,0 thể hiện ít công việc hoàn thành hơn so với kế hoạch. Một SPI lớn
hơn 1.0 cho thấy rằng nhiều việc hoàn thành hơn so với kế hoạch. Kể từ khi SPI đo
lường tất cả các công việc dự án, việc thực hiện trên con đường quan trọng cũng cần
được phân tích để quyết định xem dự án kết thúc trước hay sau so với ngày đã lên kế
hoạch. SPI tương đương với tỷ lệ của EV với PV. Phương trình: SPI = EV / PV

•

Chỉ số hiệu suất chi phí. Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI) là một thước đo chi phí đầy đủ
của nguồn lực ngân sách, thể hiện dưới dạng một tỷ lệ của giá trị thu được so với chi
phí thực tế. Nó được coi là số liệu EVM quan trọng nhất và các biện pháp chi phí đầy đủ
cho các công việc hoàn thành. Một giá trị chỉ số CPI dưới 1. 0 cho thấy chi phí vượt
công việc hoàn thành. Một giá trị chỉ số CPI lớn hơn 1.0 cho thấy chi phí dưới mức thực
hiện cho đến nay. Chỉ số CPI tương đương với tỷ lệ của EV với AC. Các chỉ số rất hữu
ích để quyết định tình trạng dự án và cung cấp một cơ sở để dự toán chi phí dự án và
hiệu quả tiến độ. Phương trình: CPI = EV / AC

Ba thông số của giá trị kế hoạch, đạt được giá trị, và chi phí thực tế có thể được theo dõi và
báo cáo trên cả một cơ sở thời gian theo thời gian (thường là hàng tuần hoặc hàng tháng) và
trên cơ sở tích lũy. Hình 7-12 sử dụng S-đường cong để hiển thị dữ liệu EV cho một dự án
được thực hiện vượt ngân sách và dưới tiến độ.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 25 of 32