QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 10)

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

Chương 10
Quản lý thông tin dự án
Quản lý thông tin dự án bao gồm các quy trình được yêu cầu để đảm bảo việc lên kế
hoạch, thu thập, sáng tạo, phân phối, lưu trữ, sử dụng, quản lý, kiểm soát, giám sát và
chuyển nhượng cuối cùng của thông tin dự án kịp thời và thích hợp. Nhà quản lý dự án
dành phần lớn thời gian của họ thông tin với các thành viên và các bên liên quan khác
của dự án, dù là nội bộ (ở tất cả các cấp tổ chức) hoặc ngoài tổ chức. Thông tin hiệu
quả tạo ra một cầu nối giữa các bên liên quan đa dạng có thể có nguồn gốc khác nhau
về văn hóa và tổ chức, mức độ chuyên môn khác nhau, và các quan điểm và lợi ích
khác nhau, tác động hoặc có một ảnh hưởng khi thực hiện dự án hoặc kết quả.
Hình 10-1 cung cấp một cái nhìn tổng quan về các quy trình quản lý dự án thông tin, cụ
thể như sau:
10.1 Quản lý Kế hoạch thông tin - Quy trình phát triển phương pháp và kế hoạch phù
hợp cho thông tin dự án dựa trên nhu cầu và yêu cầu thông tin của các bên liên quan,
và tài sản có sẵn của tổ chức.
10.2 Quản lý thông tin - Quy trình tạo ra, thu thập, phân phối, lưu trữ, khôi phục và
chuyển nhượng cuối cùng của thông tin dự án phù hợp với kế hoạch quản lý thông tin.
10.3 Kiểm soát thông tin - Quy trình giám sát và kiểm soát thông tin trong suốt vòng
đời dự án để đảm bảo nhu cầu thông tin của các bên tham gia dự án được đáp ứng.
Các quy trình này tương tác với nhau và với các quy trình trong lĩnh vực kiến thức khác
như mô tả chi tiết trong phần 3 và Phụ lục A1.
Các hoạt động thông tin tham gia vào các quy trình này thường có thể có nhiều khía
cạnh tiềm năng cần xem xét, bao gồm, nhưng không giới hạn:

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 1 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

•

Chương 10

Nội bộ (trong dự án) và bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, các dự án khác,
các tổ chức, công cộng);

•

Trang trọng (báo cáo, biên bản, chỉ thị) và không trang trọng (email, thông báo,
thảo luận);

•

Theo hàng dọc (trên và dưới tổ chức) và hàng ngang (với các đồng nghiệp);

•

Chính thức (bản tin, báo cáo hàng năm) và không chính thức (thông tin lưu lại)
và

•

Bằng văn bản và bằng miệng, và lời nói (chuyển điệu giọng nói) và không lời

(ngôn ngữ cơ thể).

Hầu hết các kỹ năng giao tiếp thường dùng cho việc quản lý và quản lý dự án, chẳng
hạn như, nhưng không giới hạn:
•

Lắng nghe tích cực và có hiệu quả;

•

Đặt câu hỏi và thăm dò ý tưởng và tình huống để đảm bảo sự hiểu biết tốt hơn;

•

Giáo dục để tăng kiến thức đội ngũ để họ đạt hiệu quả hơn;

•

Tìm sự thật để xác định hoặc xác nhận thông tin;

•

Thiết lập và quản lý kỳ vọng,

•

Thuyết phục một người, một nhóm hoặc một tổ chức để thực hiện một hành
động;

•

Tạo động lực để khuyến khích hoặc bảo đảm;

•

Huấn luyện để cải thiện hiệu suất và đạt được kết quả mong muốn;

•

Đàm phán để đạt được thỏa thuận chấp nhận lẫn nhau giữa các bên;

•

Giải quyết xung đột để ngăn chặn tác động gây rối, và

•

Tổng kết, tóm tắt, và xác định các bước tiếp theo.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 2 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

10.1 Kế hoạch quản lý Thông tin
Kế hoạch Quản lý Thông tin là quy trình phát triển phương pháp và kế hoạch thông tin
thích hợp cho dự án dựa trên nhu cầu và yêu cầu thông tin của các bên liên quan, và
tài sản tổ chức có sẵn. Lợi ích quan trọng của quy trình này là nhận diện và ghi chép lại
phương pháp để giao tiếp hiệu quả nhất và hiệu quả với các bên liên quan. Đầu vào,
các công cụ và kỹ thuật, và đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 10-2. Hình
10-3 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình quản lý kế hoạch thông tin.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 3 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

Lập kế hoạch thông tin dự án là điều quan trọng cho sự thành công cuối cùng của dự
án. Kế hoạch thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các vấn đề như chậm trễ trong
việc thông báo bàn giao, thông tin sai thông tin cho các đối tượng, hoặc thông tin không
đầy đủ đến các bên liên quan và sự hiểu lầm hoặc hiểu sai về các thông điệp thông tin.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 4 of 24

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

Ở hầu hết các dự án, lập kế hoạch thông tin được thực hiện rất sớm, chẳng hạn như
trong quy trình xây dựng kế hoạch quản lý dự án. Điều này cho phép các nguồn lực
thích hợp, chẳng hạn như thời gian và ngân sách, được phân bổ cho các hoạt động
thông tin. Thông tin hiệu quả có nghĩa là các thông tin được cung cấp trong định dạng
phù hợp, đúng lúc, đúng đối tượng, và cho tác động đúng. Thông tin đầy đủ có nghĩa là
chỉ cung cấp các thông tin cần thiết.
Trong khi tất cả các dự án đều thấy sự cần thiết phải truyền đạt thông tin dự án, nhu
cầu và phương pháp phân phối thông tin có thể rất khác nhau. Ngoài ra, các phương
pháp lưu trữ, tìm kiếm và sắp xếp cuối cùng của thông tin dự án cần được xem xét và
ghi chép thích hợp trong quy trình này. Cân nhắc quan trọng cần chú ý bao gồm, nhưng
không giới hạn:
•

Ai cần thông tin, và những người được phép truy cập thông tin đó;

•

Khi nào họ cần thông tin;

•

Trường hợp lưu trữ thông tin;

•

Các định dạng lưu trữ thông tin,

•

Cách lấy thông tin và

•

Không biết múi giờ, rào cản ngôn ngữ và việc xem xét các nền văn hóa cần
được tính đến hay không.

Các kết quả của quy trình quản lý kế hoạch thông tin cần được xem xét thường xuyên
trong suốt dự án và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo tiếp tục áp dụng.
10.1.1 Kế hoạch quản lý thông tin: Đầu vào
10.1.1.1 Kế hoạch quản lý dự án
Mô tả trong mục 4.2.3.1. Kế hoạch quản lý dự án cung cấp thông tin về cách thực hiện,
theo dõi, kiểm soát, và kết thúc dự án.
10.1.1.2 Đăng ký các bên liên quan

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 5 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

Mô tả trong mục 13.1.3.1. Đăng ký các bên liên quan cung cấp thông tin cần thiết để lập
kế hoạch thông tin với các bên liên quan của dự án.
10.1.1.3 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
Mô tả trong mục 2.1.5. Quy trình quản lý kế hoạch thông tin được liên kết chặt chẽ với
các yếu tố môi trường doanh nghiệp, vì cấu trúc của một tổ chức sẽ có một ảnh hưởng
lớn trên các yêu cầu thông tin của dự án. Tất cả các yếu tố môi trường doanh nghiệp
được mô tả trong mục 2.1.5 được dùng làm đầu vào cho quy trình này, kể từ khi thông
tin cần thích nghi với môi trường của dự án.
10.1.1.4 Tài sản quy trình tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.4. Tất cả các tài sản quy trình tổ chức mô tả trong mục 2.1. 4 được
sử dụng làm đầu vào cho quy trình quản lý kế hoạch thông tin. Trong đó, bài học kinh
nghiệm và thông tin lịch sử là quan trọng vì chúng có thể cung cấp những hiểu biết về
cả việc đưa quyết định liên quan đến vấn đề thông tin và kết quả của những quyết định
trong các dự án tương tự trước đó. Điều này được sử dụng như thông tin hướng dẫn
để lập kế hoạch các hoạt động thông tin cho dự án hiện tại.
10.1.2 Kế hoạch quản lý thông tin: Công cụ & Kỹ thuật
10.1.2.1 Phân tích kế hoạch quản lý thông tin
Phân tích các yêu cầu thông tin xác định thông tin cần có của các bên liên quan. Các
yêu cầu này được xác định bằng cách kết nối loại và mẫu thông tin cần có cùng với
việc phân tích giá trị của thông tin đó. Nguồn lực dự án nên dùng hết thông tin thông tin
để góp phần vào thành công của dự án hoặc là ở những nơi mà thiếu thông tin sẽ dẫn
đến thất bại.
Nhà quản lý dự án cần cân nhắc số lượng kênh hay đường dẫn thông tin tiềm năng
như một chỉ số phức tạp của thông tin dự án. Tổng số kênh thông tin tiềm năng là n(n1)/2, với n là số lượng bên liên quan. Ví dụ, một dự án có 10 bên liên quan thì có
10(10-1)/2=45 kênh thông tin tiềm năng. Kết quả là, thành phần cốt lõi của kế hoạch

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 6 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

thông tin dự án thật sự là để xác định và giới hạn ai sẽ thông tin với ai và người nào sẽ
nhận được thông tin gì.
Các nguồn thông tin điển hình thường dùng để nhận diện các yêu cầu thông tin của dự
án bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Sơ đồ tổ chức

•

Tổ chức dự án và quan hệ trách nhiệm các bên liên quan

•

Kỷ luật, phòng ban và hợp đồng liên quan tới dự án

•

Hậu cần của nhiều người liên quan tới dự án tại các địa điểm đó.

•

Nhu cầu thông tin nội bộ (ví dụ, khi thông tin trong tổ chức)

•

Nhu cầu thông tin bên ngoài (ví dụ, khi thông tin với phương tiện thông tin đại
chúng, công cộng, hay các nhà thầu); và

•

Yêu cầu thông tin và thông tin của bên liên quan từ sổ sách bên liên quan

10.1.2.2 Công nghệ thông tin
Các phương pháp dùng để thông tin giữa các bên liên quan là rất quan trọng. Ví dụ,
một đội dự án có thể sử dụng nhiều kỹ thuật từ các cuộc giao tiếp ngắn gọn đến các
cuộc họp mở rộng, hay từ các tài liệu văn bản đơn giản đến các tài liệu phổ biến rộng
rãi (ví dụ, tiến độ, cơ sở dữ liệu, và trang web), mà có thể dùng phương pháp thông tin
là truy cập qua mạng.
Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến công nghệ thông tin bao gồm:
•

Nhu cầu thông tin khẩn. Thông tin thông tin cần gấp, thường xuyên và theo
định dạng từ dự án này sang dự án khác cũng như trong các giai đoạn khác
nhau của cùng một dự án.

•

Công nghệ sẵn có. Đảm bảo công nghệ tạo điều kiện cho thông tin thích hợp,
sẵn có, và dễ truy cập cho tất cả các bên liên quan xuyên suốt vòng đời dự án.

•

Dễ sử dụng. Đảm bảo chon lựa công nghệ thông tin thích hợp cho tất cả các
thành viên dự án và phù hợp để lên kế hoạch các sự kiện đào tạo, nếu có.

•

Môi trường dự án. Cần xác định nếu đội ngũ gặp gỡ hay mặt-đối-mặt hay trong
một môi trường thực tế; nơi mà họ sẽ định cư tại một hay nhiều múi giờ; nơi mà

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 7 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

họ sẽ dử dụng nhiều ngôn ngữ để giao tiếp; và cuối cùng là nơi có bất kỳ yếu tố
môi trường dự án nào khác, như văn hóa, có thể ảnh hưởng tới thông tin.
•

Thông tin nhạy cảm hay bí mật. Cần xác định thông tin thông tin nhạy cảm hay
bí mật hay không có thêm biện pháp an toàn cần để lấy. Bên cạnh đó, cách thức
thích hợp nhất để thông tin thông tin cần phải xem xét kỹ.

10.1.2.3 Mô hình thông tin
Các mô hình thông tin được sử dụng để tạo điều kiện thông tin và trao đổi thông tin có
thể thay đổi từ dự án này đến dự án khác và trong các giai đoạn khác nhau của cùng

một dự án. Một mô hình giao tiếp cơ bản, thể hiện trong hình 10-4, bao gồm hai bên, là
người gửi và người nhận. Phương tiện là phương tiện công nghệ và bao gồm các
phương thức giao tiếp trong khi tiếng ồn bao gồm bất cứ sự can thiệp hoặc rào cản nào
có thể làm ảnh hưởng tới thông tin. Trình tự các bước trong một mô hình thông tin cơ
bản:
•

Mã hóa. Suy nghĩ hay ý tưởng được chuyển (mã hóa) sang ngôn ngữ của người
gửi.

•

Trao đổi tin nhắn. Thông tin này sau đó được gửi bởi người gửi sử dụng các
kênh thông tin (phương tiện). Việc truyền tải thông điệp này có thể bị tổn hại bởi
các yếu tố khác nhau (ví dụ, khoảng cách, công nghệ lạ, cơ sở hạ tầng không
đầy đủ, sự khác biệt văn hóa, và thiếu thông tin cơ bản). Những yếu tố này được
gọi chung là tiếng ồn.

•

Giải mã. Thông điệp này được dịch bởi người nhận trở thành suy nghĩ có ý
nghĩa hay ý tưởng.

•

Thừa nhận. Ngay khi nhận được tin nhắn, người nhận có thể báo hiệu (thừa
nhận) đã nhận được tin nhắn nhưng điều này không có nghĩa là thỏa thuận cùng
hoặc hiểu kỹ tin nhắn.

•

Thông tin phản hồi / Trả lời. Khi nhận được tin nhắn đã được giải mã và hiểu
rõ, người nhận mã hóa những suy nghĩ và ý tưởng vào một tin nhắn và sau đó
thông tin điệp này đến người gửi ban đầu.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 8 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

Các thành phần của mô hình giao tiếp cơ bản cần xem xét khi thảo luận về thông tin dự
án. Như là một phần của quá trình thông tin, người gửi chịu trách nhiệm cho việc truyền
tải thông điệp, đảm bảo các thông tin được truyền đạt rõ ràng và đầy đủ, và xác nhận
thông tin được hiểu một cách chính xác. Người nhận có trách nhiệm đảm bảo rằng
thông tin được nhận toàn bộ, hiểu một cách chính xác, và thừa nhận hay phản hồi một
cách thích hợp.
Có rất nhiều thách thức trong việc sử dụng các thành phần này để giao tiếp hiệu quả
với các bên liên quan dự án, chẳng hạn như trong một kỹ thuật cao, nhóm dự án đa
quốc gia. Giao tiếp thành công của một khái niệm kỹ thuật từ một thành viên trong
nhóm đến một thành viên nhóm ở tại quốc gia khác có thể liên quan đến việc mã hóa
các thông tin ở ngôn ngữ thích hợp, gửi tin nhắn sử dụng một loạt các công nghệ, và
có người nhận giải mã các tin nhắn chuyển thành ngôn ngữ mẹ đẻ và sau đó trả lời
hoặc cung cấp thông tin phản hồi. Bất kỳ tiếng ồn nào trên đường đi có thể làm ảnh
hưởng tới ý nghĩa ban đầu của tin nhắn. Trong ví dụ này, có nhiều yếu tố có thể dẫn

đến ý nghĩa dự định của thông điệp bị hiểu lầm hoặc hiểu sai.
10.1.2.4 Các phương pháp thông tin

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 9 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

Có một số phương pháp thông tin được sử dụng để chia sẻ thông tin giữa các bên liên
quan đến dự án. Những phương pháp này phân loại rộng rãi như sau:
•

Thông tin tương tác. Giữa hai hoặc nhiều bên thực hiện trao đổi thông tin đa
chiều. Đó là cách hiệu quả nhất để đảm bảo hiểu biết chung cho mọi người tham
gia về các chủ đề đặc biệt, và bao gồm các cuộc họp, các cuộc gọi điện thoại,
nhắn tin tức thời, hội nghị truyền hình, vv

•

Thông tin chủ động. Gửi đến người nhận đặc biệt người cần phải nhận được
thông tin. Điều này đảm bảo rằng các thông tin được phân phối nhưng không
đảm bảo rằng nó thực sự được nắm bắt hoặc được hiểu bởi khán giả dự
định.Thông tin đẩy bao gồm thư, bản ghi nhớ, báo cáo, email, fax, thư thoại,
blog, thông cáo báo chí, vv

•

Thông tin lôi kéo. Sử dụng cho khối lượng lớn thông tin, hoặc cho lượng khán
giả lớn, và yêu cầu người nhận truy cập các nội dung thông tin theo quyết định
của riêng mình. Những phương pháp này bao gồm các trang web mạng nội bộ,
bài học điện tử, bài học kinh nghiệm cơ sở dữ liệu, kho kiến thức, vv

Các lựa chọn phương pháp thông tin được sử dụng cho một dự án có thể cần được
thảo luận và thoả thuận giữa các bên liên quan dự án dựa trên các yêu cầu thông tin,
hạn chế chi phí và thời gian, và tính quen thuộc và sẵn có của các công cụ cần thiết và
nguồn lực có thể được áp dụng cho quá trình thông tin.
10.1.2.5 Hội họp
Mô tả trong mục 4.3.2.3. Quy trình lập kế hoạch quản lý thông tin đòi hỏi phải thảo luận
và đối thoại với các đội dự án để xác định cách thích hợp nhất để cập nhật và trao đổi
thông tin dự án, và để đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan khác nhau về thông tin
đó. Các cuộc thảo luận và đối thoại thường được hỗ trợ thông qua các cuộc họp, trong
đó có thể được thực hiện mặt đối mặt hoặc trực tuyến và tại các địa điểm khác nhau,
chẳng hạn như các trang web dự án hoặc trang web của khách hàng.
Có một số loại cuộc họp dự án liên quan đến thông tin dự án có thể xảy ra. Hầu hết các
cuộc họp dự án bao gồm các bên liên quan với nhau với mục đích giải quyết các vấn
đề hoặc ra quyết định. Mặc dù các cuộc thảo luận bình thường có thể được hiểu như
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 10 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

một cuộc họp, hầu hết các cuộc họp chính thức của dự án là hơn với thời gian chuẩn bị
trước các vấn đề cần được thảo luận, được lưu hành trước ở các biên bản và các
thông tin đặc biệt khác cho cuộc họp. Thông tin này sau đó được phổ biến cho các bên
liên quan thích hợp khác trên một cơ sở cần thiết.
10.1.3 Kế hoạch quản lý thông tin: Đầu ra
10.1.3.1 Kế hoạch quản lý thông tin
Kế hoạch quản lý thông tin là một phần của kế hoạch quản lý dự án mô tả cách lập kế
hoạch, tổ chức, theo dõi và kiểm soát thông tin dự án. Kế hoạch này bao gồm các
thông tin sau:
•

Yêu cầu thông tin của các bên;

•

Thông tin được truyền đạt, kể cả ngôn ngữ, định dạng, nội dung và mức độ chi
tiết;

•

Lý do phân phối các thông tin đó;

•

Khung thời gian và tần số phân phối cho các thông tin cần thiết và nhận được sự
thừa nhận hoặc phản ứng, nếu có,

•

Người chịu trách nhiệm truyền đạt thông tin;

•

Người chịu trách nhiệm cho phép tiết lộ thông tin mật;

•

Người hoặc nhóm người sẽ nhận được thông tin;

•

Các phương pháp hay công nghệ được sử dụng để truyền tải thông tin, chẳng
hạn như các bản ghi nhớ, e-mail, và / hoặc thông cáo báo chí;

•

Nguồn lực phân bổ cho các hoạt động thông tin, bao gồm cả thời gian và ngân
sách;

•

Quy trình leo thang xác định khung thời gian và chuỗi (tên) quản lý cho sự leo
thang của vấn đề không thể giải quyết được ở một mức độ nhân viên thấp hơn,

•

Phương pháp cập nhật và lọc kế hoạch quản lý thông tin như tiến trình và phát

triển
dự án;

•

Tự điển thuật ngữ chung;

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 11 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

•

Chương 10

Sơ đồ phân luồng của lưu lượng thông tin trong dự án, tiến trình công việc với
trình tự hợp lý của các ủy quyền, danh sách báo cáo, và các kế hoạch hội họp,
vv; và

•

Ràng buộc thông tin thường xuất phát từ một luật hoặc quy định, công nghệ,
chính sách, tổ chức, vv đặc biệt,

Kế hoạch quản lý Thông tin cũng có thể bao gồm các hướng dẫn và mẫu cho các cuộc

họp tình trạng dự án, các cuộc họp nhóm dự án, các cuộc họp qua mạng, và e-mail.
Việc sử dụng một trang web dự án và phần mềm quản lý dự án cũng có thể được đưa
vào để sử dụng trong dự án.
10.1.3. 2 Cập nhật tài liệu dự án
Tài liệu dự án có thể sẽ được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Tiến độ dự án, và

•

Đăng ký bên liên quan.

10. 2 Quản lý thông tin
Quản lý Thông tin là quy trình tạo ra, thu thập, phân phối, lưu trữ, thu hồi, và bố trí cuối
cùng của thông tin dự án phù hợp với kế hoạch quản lý thông tin. Lợi ích chính của
quy trình này là cho phép một luồng thông tin có năng suất cao và hiệu quả giữa các
bên tham gia dự án. Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quy trình
này được mô tả trong hình 10-5. Hình 10-6 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình
quản lý thông tin.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 12 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

Quy trình này chi tiết hơn trong việc phân phối các thông tin liên quan và tìm cách để
đảm bảo rằng các thông tin được truyền đạt đến các bên liên quan dự án một cách
thích hợp, cũng như nhận được và hiểu rõ thông tin này. Nó còn cung cấp cơ hội cho
các bên liên quan thực hiện các yêu cầu để biết thêm thông tin, làm sáng tỏ, và thảo
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 13 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

luận. Kỹ thuật và sự cân nhắc cho việc quản lý thông tin hiệu quả bao gồm, nhưng
không giới hạn, như sau:
•

Các mô hình người gửi-nhận. Kết hợp các vòng thông tin phản hồi để tạo cơ hội
cho sự tương tác / tham gia và loại bỏ các rào cản đối với thông tin.

•

Chọn lọc phương tiện thông tin. Trường hợp đặc biệt như khi giao tiếp bằng văn
bản so với lời nói, khi chuẩn bị một bản ghi nhớ thân mật so với một báo cáo
trang trọng, và khi giao tiếp mặt đối mặt so với bằng e-mail.

•

Phong cách viết. Sử dụng hợp lý hành động so với giọng nói thụ động, cấu trúc
câu, và lựa chọn từ ngữ.

•

Kỹ thuật quản lý cuộc họp. Chuẩn bị một chương trình nghị sự và giải quyết
xung đột.

•

Kỹ thuật trình bày. Nâng cao nhận thức về tác động của ngôn ngữ cơ thể và thiết
kế phương tiện trực quan.

•

Kỹ thuật tạo thuận lợi. Xây dựng sự đồng thuận và những trở ngại khắc phục.

•

Kỹ thuật lắng nghe. Lắng nghe tích cực (công nhận, làm rõ, và xác nhận sự hiểu
biết) và loại bỏ các rào cản ảnh hưởng xấu đến hiểu rõ.

10.2.1 Quản lý thông tin: Đầu vào
10.2.1.1 Kế hoạch quản lý Thông tin
Mô tả trong mục 10.1.3.1. Kế hoạch quản lý thông tin mô tả cách lập kế hoạch, tổ chức,
theo dõi và kiểm soát thông tin dự án,.
10.2.1.2 Báo cáo hiệu suất công việc
Mô tả trong mục 4.4.3.2. Báo cáo hiệu suất công việc là một tập hợp thực hiện dự án

và trạng thái thông tin có thể sử dụng để tạo điều kiện thảo luận và để tạo ra thông tin.
Để tối ưu hóa quy trình này, điều quan trọng là báo cáo đầy đủ, chính xác, và có sẵn
kịp lúc.
10.2.1.3 Yếu tố môi trường tổ chức

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 14 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

Mô tả trong mục 2.1.5. Yếu tố môi trường tổ chức đặc biệt có thể ảnh hưởng tới quy
trình Quản lý Thông tin bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Văn hóa và cơ cấu tổ chức,

•

Chính phủ, tiêu chuẩn công nghiệp và các quy định, và

•

Hệ thống thông tin quản lý dự án.

10.2.1.4 tài sản Quy trình tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.4. Tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng tới quy trình Quản lý
Thông tin bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Chính sách, thủ tục, quy trình và hướng dẫn về quản lý Thông tin;

•

Mẫu và

•

Thông tin lịch sử và bài học kinh nghiệm.

10.2.2 Quản lý thông tin: Công cụ và kỹ thuật
10.2.2.1 Công nghệ thông tin
Mô tả trong mục 10.1.2.2. Lựa chọn công nghệ thông tin là một cân nhắc quan trọng
trong quá trình quản lý thông tin. Vì điều này có thể thay đổi nghiêm trọng từ dự án đến
dự án và trong suốt vòng đời của một dự án, tập trung trong việc đảm bảo rằng các
thông tin đang được truyền đạt là sự lựa chọn thích hợp.
10.2.2.2 Mô hình thông tin
Mô tả trong mục 10.1.2.3. Sự lựa chọn của các mô hình thông tin là một yếu tố quan
trọng trong quy trình này. Cũng như các thành phần trong thông tin tất cả đều đóng góp
vào một quá trình thông tin liên lạc hiệu quả và đạt hiệu suất cao, trọng tâm là để đảm
bảo rằng sự lựa chọn của các mô hình thông tin phù hợp với các dự án được thực hiện
và rằng bất kỳ rào cản (tiếng ồn) nào cũng được nhận diện và quản lý.
10.2.2.3 Phương pháp giao tiếp

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 15 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

Mô tả trong mục 10.1.2.4. Lựa chọn phương pháp giao tiếp là một yếu tố quan trọng
trong quy trình này. Cũng như có thể có nhiều rào cản và thách thức tiềm ẩn trong quy
trình này, trọng tâm là đảm bảo rằng việc tạo ra và phân phối thông tin đã được nhận
và hiểu và cho phép phản ứng và phản hồi.
10.2.2.4 Hệ thống quản lý thông tin
Thông tin dự án được quản lý và phân phối bằng cách sử dụng một loạt các công cụ,
bao gồm:
•

Quản lý bản cứng tài liệu: thư từ, ghi nhớ, báo cáo, và thông cáo báo chí, quản
lý thông tin liên lạc

•

Quản lý thông tin điện tử: thư điện tử, fax , hộp thư thoại, điện thoại, video và
các trang web diễn đàn, trang web, và xuất bản web và các công cụ quản lý dự
án

•

Công cụ quản lý dự án điện tử: giao diện web để tiến độ và phần mềm quản lý
dự án, hội họp và phần mềm hỗ trợ văn phòng ảo, cổng thông tin, và các công
cụ quản lý công việc hợp tác.

10.2.2.5 Báo cáo hiệu suất
Báo cáo hiệu suất là hành vi thu thập và phân phối hiệu suất thông tin, bao gồm cả báo
cáo tình trạng, đo lường sự tiến triển, và dự báo. Báo cáo hoạt động liên quan đến việc
thu thập định kỳ và phân tích cơ sở dữ liệu so với thực tế để hiểu và truyền đạt những
tiến triển và thực hiện dự án cũng như dự báo các kết quả của dự án.
Báo cáo hiệu suất cần phải cung cấp thông tin ở mức độ phù hợp với từng đối tượng.
Các định dạng có thể từ một báo cáo tình trạng đơn giản để báo cáo phức tạp hơn và
có thể được chuẩn bị thường xuyên hoặc trên cơ sở ngoại lệ. Một báo cáo tình trạng
đơn giản có thể hiển thị thông tin hiệu suất, chẳng hạn như phần trăm hoàn thành hoặc
tình trạng biểu đồ cho mỗi khu vực (ví dụ, phạm vi, thời gian, chi phí và chất lượng).
Báo cáo phức tạp hơn có thể bao gồm:
•

Phân tích hiệu suất quá khứ,

•

Phân tích dự báo dự án (bao gồm cả thời gian và chi phí),

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 16 of 24

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

•

Thực trạng và những vấn đề rủi ro,

•

Công việc được hoàn thành trong thời gian này,

•

Công việc phải được hoàn thành trong giai đoạn tiếp theo,

•

Tóm tắt các thay đổi đã được phê duyệt theo giai đoạn, và

•

Thông tin khác có liên quan, được xem xét và thảo luận.

Chương 10

10.2.3 Quản lý truyền thông: Đầu ra
10.2.3.1 Truyền thông Dự án
Quy trình quản lý truyền thông liên quan đến các hoạt động cần thiết để tạo ra, phân
phối, tiếp nhận, thừa nhận, và hiểu rõ thông tin. Truyền thông dự án có thể bao gồm
nhưng không giới hạn: báo cáo hiệu suất, tình trạng phân phối, tiến triển tiến độ, và chi
phí phát sinh. Truyền thông dự án có thể thay đổi nghiêm trọng và ảnh hưởng bởi các

yếu tố, nhưng không giới hạn, tính cấp bách và tác động của tin nhắn, phương pháp
giao nhận, và mức độ mật.
10.2.3.2 Cập nhật Kế hoạch quản lý dự án
Kế hoạch quản lý dự án cung cấp thông tin về mốc cơ sở dự án, quản lý truyền thông,
quản lý các bên liên quan. Mỗi phần có thể yêu cầu cập nhật dựa trên hiệu suất hiện tại
của dự án đối với các cơ sở đo lường hiệu suất (Ban QLDA). Các cơ sở đo lường hiệu
suất là một kế hoạch đã được phê duyệt cho công tác dự án so sánh với việc thực hiện
dự án, và xác định độ lệch để kiểm soát quản lý. Mốc cơ sở đo lường hiệu suất thường
tích hợp phạm vi, thời gian, và các thông số chi phí của một dự án, nhưng cũng có thể
bao gồm các thông số kỹ thuật và chất lượng.
10.2.3.3 Cập nhật tài liệu dự án
Tài liệu dự án có thể sẽ được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Nhật ký phát hành,

•

Tiến độ dự án, và

•

Yêu cầu tài trợ dự án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 17 of 24

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

10.2.3.4 Cập nhật tài sản qui trình tổ chức
Các tài sản quy trình tổ chức, trong đó có thể được cập nhật bao gồm, nhưng không
giới hạn:
•

Thông báo các bên liên quan. Thông tin có thể được cung cấp cho các bên
liên quan về việc giải quyết các vấn đề, phê duyệt thay đổi, và tình trạng dự án
chung.

•

Báo cáo dự án. Báo cáo dự án chính thức và không chính thức mô tả tình trạng
dự án và bao gồm các bài học kinh nghiệm, các nhật ký sự kiện, báo cáo kết
thúc dự án, và đầu ra từ khu vực kiến thức khác (Phần 4-13).

•

Trình bày dự án. Nhóm dự án cung cấp thông tin chính thức hoặc không chính
thức với bất kỳ hoặc tất cả các bên tham gia dự án. Các phương pháp thông tin
và trình bày phải phù hợp với nhu cầu của khán giả.

•

Hồ sơ dự án. Hồ sơ dự án có thể bao gồm thư từ, thông báo, biên bản cuộc
họp, và các tài liệu khác mô tả dự án. Thông tin này nên, đến mức có thể và

thích hợp, được duy trì một cách có tổ chức. Thành viên trong nhóm dự án cũng
có thể duy trì hồ sơ trong cuốn sổ tay hoặc đăng ký dự án, mà có thể là bằng tay
hoặc điện tử.

•

Thông tin phản hồi từ các bên liên quan. Thông tin nhận được từ các bên liên
quan về các hoạt động dự án được phân phối và sử dụng để sửa đổi hoặc cải
thiện hiệu suất tương lai của dự án.

•

Tài liệu bài học kinh nghiệm. Tài liệu bao gồm những nguyên nhân của vấn
đề, lý do đằng sau các hành động khắc phục được lựa chọn, và các loại bài học
kinh nghiệm về quản lý truyền thông. Bài học kinh nghiệm cần phải ghi chép và
phân phối để là một phần của cơ sở dữ liệu lịch sử cho cả dự án và tổ chức thực
hiện

10.3 Kiểm soát thông tin
Kiểm soát thông tin là quy trình giám Sát và kiểm soát thông tin trong suốt vòng đời dự
án nhằm bảo đảm các thông tin cần thiết sẽ đến được với các bên liên quan. Lợi ích
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 18 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

chính của quy trình này là bảo đảm luồng thông tin đến các bên tham gia dự án, tại mọi
thời điểm. Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quy trình này được
mô tả trong hình 10-7. Hình 10-8 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quá trình kiểm soát
thông tin.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 19 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

10.3.1 Kiểm soát truyền thông: Đầu vào
10.3.1.1 Kế hoạch quản lý dự án
Mô tả trong mục 4.2.3.1. Kế hoạch quản lý dự án mô tả cách thực hiện, theo dõi,
kiểm soát, và đóng cửa dự án. Nó cung cấp thông tin có giá trị cho việc kiểm soát
quy trình truyền thông như là, nhưng không giới hạn:

•

Yêu cầu truyền thông các bên liên quan,

•

Lý do phân bố các thông tin,

•

Khung thời gian và tần số phân phối cho các thông tin cần thiết,

•

Cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm truyền thông của các thông tin, và

•

Cá nhân hoặc nhóm nhận thông tin.

10.3.1.2 Truyền thông dự án
Mô tả trong mục 10.2.3.1. Quy trình kiểm soát truyền thông liên quan đến các hoạt
động yêu cầu cung cấp thông tin và giám sát, thực thi, và phát hành truyền thông đến
các bên liên quan. Thông tin dự án đến từ nhiều nguồn khác nhau và có thể thay đổi
nghiêm trọng trong định dạng, mức độ chi tiết, mức độ hình thức và mật của chúng.
Truyền thông dự án có thể bao gồm nhưng không giới hạn:
•

Tình trạng chuyển giao,

•

Tiến triển tiến độ, và

•

Chi phí phát sinh.

10.3.1.3 Nhật ký sự kiện
Mô tả trong mục 13.3.3.1. Một nhật ký sự kiện được dùng để ghi và theo dõi việc giải
quyết các vấn đề. Nó có thể được sử dụng để tạo điều kiện truyền thông và đảm bảo
một sự hiểu biết chung về các vấn đề. Một văn bản được ghi lại và giúp theo dõi những
người có trách nhiệm giải quyết các vấn đề đặc biệt vào một ngày mục tiêu. Giải quyết
vấn đề chỉ ra các trở ngại có thể ngăn chặn các đội đạt được mục tiêu của mình. Thông
tin này là quan trọng đối với quy trình kiểm soát truyền thông vì nó cung cấp cả một kho

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 20 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

lưu trữ cho những gì đã xảy ra trong dự án và là nền tảng chuyển giao cho truyền thông
tiếp theo.
10.3.1.4 Dữ liệu hiệu suất công việc
Mô tả trong mục 4.3.3.2. Dữ liệu hiệu suất công việc tổ chức và tóm tắt các thông tin
thu thập và trình bày kết quả phân tích so sánh với cơ sở đo lường hiệu suất.
10.3.1.5 Tài sản quy trình tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.4. Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng tới quy trình kiểm soát
truyền thông bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Báo cáo mẫu;

•

Chính sách, tiêu chuẩn, và các thủ tục truyền thông xác định;

•

Công nghệ truyền thông có sẵn đặc biệt,

•

Phương tiện truyền thông được phép;

•

Chính sách duy trì lưu trữ và

•

Yêu cầu an ninh.

10.3.2 Kiểm soát truyền thông: Công cụ và kỹ thuật
10.3.2.1 Hệ thống quản lý thông tin
Một hệ thống quản lý thông tin cung cấp một bộ công cụ tiêu chuẩn cho quản lý dự án
để nắm bắt, lưu trữ, và phân phối thông tin cho các bên liên quan về chi phí, tiến độ, và
hiệu suất của dự án. Một số gói phần mềm cho phép người quản lý dự án tổng hợp báo
cáo từ một số hệ thống và tạo điều kiện phân phối báo cáo cho các bên tham gia dự
án. Ví dụ về các định dạng chuyển giao có thể bao gồm bảng báo cáo, phân tích và

thuyết trình bảng tính. Khả năng đồ họa có thể được sử dụng để tạo ra hình ảnh đại
diện của thông tin thực hiện dự án.
10.3.2.2 Nhận định chuyên môn
Chuyên môn thường dựa vào các nhóm dự án để đánh giá tác động của truyền thông
dự án, cần phải hành động hay can thiệp, hành động cần thực hiện, trách nhiệm cho
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 21 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

những hành động như vậy, và khung thời gian cho hành động đó. Nhận định chuyên
môn có thể được áp dụng cho các chi tiết kỹ thuật và/ hoặc quản lý và có thể được
cung cấp bởi bất kỳ nhóm hoặc cá nhân nào có kiến thức chuyên môn, hoặc qua đào
tạo, chẳng hạn như:
•

Các đơn vị khác trong tổ chức,

•

Tư vấn,

•

Các bên liên quan, bao gồm khách hàng hoặc các nhà tài trợ,

•

Hội nghề nghiệp và kỹ thuật,

•

Các nhóm công nghiệp,

•

Chuyên gia vấn đề, và

•

Bộ phận Quản lý dự án (PMO).

Người quản lý dự án, phối hợp với nhóm dự án, sau đó xác định các hành động cần
thiết để đảm bảo rằng thông điệp phải được truyền đạt đến đúng đối tượng vào đúng
thời điểm.
10.3.2.3 Hội họp
Quy trình kiểm soát truyền thông đòi hỏi phải thảo luận và đối thoại với các nhóm dự án
để xác định cách thích hợp nhất để cập nhật và giao tiếp trong việc thực hiện dự án, và
để đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan để biết thông tin. Các cuộc thảo luận và đối
thoại thường được hỗ trợ thông qua các cuộc họp, trong đó có thể thực hiện mặt đối
mặt hoặc trực tuyến và tại các địa điểm khác nhau, chẳng hạn như các trang web dự
án hoặc trang web của khách hàng. Các cuộc họp dự án cũng bao gồm các cuộc thảo
luận và đối thoại với các nhà cung cấp, các nhà cung cấp và các bên liên quan khác
của dự án.

10.3.3 Kiểm soát truyền thông: Đầu ra
10.3.3.1 Thông tin hiệu suất công việc
Mô tả trong mục 4.4.1.5. Thông tin hiệu suất công việc tổ chức và tóm tắt các dữ liệu
hiệu suất thu thập. Dữ liệu hiệu suất này thường cung cấp tình trạng và tiến triển thông

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 22 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

tin về các dự án ở mức độ chi tiết theo yêu cầu của các bên liên quan khác nhau.
Thông tin này sau đó được thông báo cho các bên liên quan thích hợp.
10.3.3.2 Yêu cầu thay đổi
Mô tả trong mục 4.3.3.3. Quy trình kiểm soát thông thường dẫn đến việc cần thiết phải
điều chỉnh, hành động và can thiệp. Kết quả là, yêu cầu thay đổi sẽ được tạo ra như
một đầu ra. Những yêu cầu thay đổi được xử lý thông qua quy trình Thực hiện kiểm
soát thay đổi tích hợp (Phần 4. 5) và có thể dẫn đến:
•

Dự toán chi phí mới hoặc thay đổi, trình tự hoạt động, ngày tiến độ, yêu cầu
nguồn lực, và phân tích các lựa chọn thay thế đáp ứng rủi ro;

•

Điều chỉnh kế hoạch quản lý dự án và các văn bản;

•

Khuyến nghị của các hành động khắc phục có thể mang lại hiệu quả mong muốn
trong tương lai của các dự án phù hợp với kế hoạch quản lý dự án; và

•

Khuyến nghị của các hành động phòng ngừa có thể làm giảm khả năng thực
hiện dự án phát sinh tiêu cực trong tương lai

10.3.3.3 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Quy trình kiểm soát truyền thông có thể tạo ra bản cập nhật cho kế hoạch quản lý
truyền thông cũng như các thành phần khác của kế hoạch quản lý dự án (ví dụ như các
bên liên quan và kế hoạch quản lý nguồn nhân lực).
10.3.3.4 Cập nhật tài liệu dự án
Tài liệu dự án có thể được cập nhật như một kết quả của quy trình kiểm soát truyền
thông. Những bản cập nhật có thể bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Dự báo,

•

Nhật ký sự kiện.

10.3.3.5 Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
Các tài sản quy trình tổ chức có thể sẽ được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn,
các định dạng báo cáo và tài liệu bài học kinh nghiệm. Tài liệu này có thể trở thành một

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 23 of 24


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 10

phần của cơ sở dữ liệu tiến độ cho cả dự án này và tổ chức thực hiện và có thể bao
gồm những nguyên nhân của vấn đề, lý do ẩn sau các hành động khắc phục được lựa
chọn, và các loại bài học kinh nghiệm trong quy trình dự án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (10/2013)

Page 24 of 24