QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 12)

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

CHƯƠNG 12
Quản lý mua sắm cho dự án
Quản lý mua sắm cho dự án bao gồm các quy trình cần thiết để mua hoặc đòi hỏi sản
phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả cần có từ bên ngoài đội dự án. Các tổ chức có thể là bên
mua hoặc bên bán các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả của một dự án.

Quản lý mua sắm cho dự án bao gồm việc quản lý hợp đồng và các quy trình kiểm soát
sự thay đổi cần thiết để phát triển và quản lý các hợp đồng hoặc đơn đặt hàng do các
thành viên đội dự án được ủy quyền quản lý hợp đồng.

Quản lý mua sắm cho dự án cũng bao gồm việc kiểm soát bất kỳ hợp đồng nào do một
tổ chức bên ngoài (bên mua) được chuyển giao từ dự án từ các tổ chức thực hiện (bên
bán), và điều hành các nghĩa vụ theo hợp đồng cho đội dự án.

Hình 12-1 cung cấp một cái nhìn tổng quan về các quy trình quản lý mua sắm cho dự
án trong đó bao gồm những điều sau đây:

12.1 Hoạch định quản lý mua sắm - Quy trình văn bản các quyết định mua sắm
dự án, xác định phương pháp tiếp cận, và nhận diện bên bán tiềm năng.
12.2 Tiến hành mua sắm - Quy trình thu thập phản hồi từ bên bán, lựa chọn bên
bán, và ký kết hợp đồng.
12.3 Kiểm soát mua sắm - Quy trình quản lý các mối quan hệ mua sắm, giám
sát thực hiện hợp đồng, và tiến hành các thay đổi và chỉnh sửa cho phù hợp.
12.4 Kết thúc mua sắm – Quy trình hoàn thành mỗi kỳ mua sắm cho dự án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 1 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

Các quy trình này tương tác với nhau và với các quy trình trong lĩnh vực kiến thức khác
như mô tả chi tiết trong phần 3 và Phụ lục A1.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 2 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

Các quy trình quản lý mua sắm cho dự án liên quan đến các thỏa thuận, bao gồm cả
hợp đồng, đó là văn bản pháp lý giữa bên mua và bên bán. Hợp đồng đại diện cho một
thỏa thuận ràng buộc lẫn nhau bắt buộc bên bán phải cung cấp một cái gì đó có giá trị
(ví dụ: sản phẩm cụ thể, dịch vụ, hoặc kết quả) và bên mua để cung cấp tiền hoặc bồi
thường khác có giá trị. Một thỏa thuận có thể đơn giản hay phức tạp, và có thể phản
ánh sự đơn giản hay phức tạp của các chuyển giao hoặc nỗ lực cần thiết.
Một hợp đồng mua sắm bao gồm các điều khoản và điều kiện, và có thể kết hợp nhiều

mặt hàng khác mà bên mua cần cụ thể như những gì bên bán thực hiện hoặc cung
cấp. Đó là trách nhiệm của đội ngũ quản lý dự án để đảm bảo rằng tất cả việc mua sắm
đáp ứng nhu cầu cụ thể của dự án khi tôn trọng chính sách mua sắm của tổ chức. Tùy
thuộc vào lĩnh vực ứng dụng, hợp đồng cũng có thể được gọi là một thỏa thuận, một sự
hiểu biết, hợp đồng thầu phụ, hoặc một đơn đặt hàng. Hầu hết các tài liệu chính sách
và thủ tục cụ thể của tổ chức đều xác định quy định mua sắm và chỉ định bên nào có
thẩm quyền ký kết và quản lý hợp đồng thay cho tổ chức.
Mặc dù tất cả các tài liệu dự án có thể phải qua một số hình thức xem xét và phê duyệt,
tính chất ràng buộc pháp lý của hợp đồng hoặc thỏa thuận thường có nghĩa là phải qua
một quy trình phê duyệt rộng hơn. Trong mọi trường hợp, trọng tâm của việc xem xét
và phê duyệt quy trình là đảm bảo rằng ngôn ngữ hợp đồng mô tả các sản phẩm, dịch
vụ, hoặc kết quả sẽ đáp ứng nhu cầu đã nhận diện từ dự án.
Đội ngũ quản lý dự án có thể tìm kiếm sự hỗ trợ trong giai đoạn đầu của các chuyên gia
trong hợp đồng, mua bán, pháp luật, và các ngành kỹ thuật. Sự tham gia như vậy có
thể được ủy quyền bởi các chính sách của tổ chức.
Các hoạt động khác nhau tham gia vào quy trình quản lý mua sắm cho dự án hình
thành vòng đời của một thỏa thuận. Bằng cách chủ động quản lý vòng đời thỏa thuận
và cẩn thận dùng từ trong các điều khoản và điều kiện mua sắm, một số rủi ro dự án có
thể nhận diện được chia sẻ hoặc chuyển qua cho bên bán. Tham gia vào thỏa thuận
cho các sản phẩm hoặc dịch vụ là một trong những phương pháp phân bổ trách nhiệm
quản lý hoặc chia sẻ rủi ro.
Một dự án phức tạp có thể liên quan đến việc quản lý nhiều hợp đồng hoặc hợp đồng
phụ cùng một lúc hoặc theo thứ tự. Trong trường hợp này, mỗi chu kỳ sống có thể kết
thúc trong bất kỳ giai đoạn nào của vòng đời dự án. Quản lý mua sắm cho dự án được
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 3 of 39

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

thảo luận trong quan điểm của các mối quan hệ bên mua - bên bán. Mối quan hệ bên
mua - bên bán có thể tồn tại ở nhiều cấp độ trên bất kỳ dự án nào, và giữa các tổ chức
nội bộ và bên ngoài để đạt được tổ chức.
Phụ thuộc vào các lĩnh vực ứng dụng, bên bán có thể được xác định là một nhà thầu,
nhà thầu phụ, nhà cung ứng, nhà cung cấp dịch vụ, hoặc nhà cung cấp. Tùy thuộc vào
vị trí của bên mua trong chu kỳ có được dự án, bên mua có thể được gọi là người tiêu
dùng, khách hàng, nhà thầu chính, nhà thầu, tổ chức mua, bên yêu cầu dịch vụ, hoặc
bên mua. Bên bán có thể được xem như là nhà thầu trong suốt vòng đời hợp đồng, sau
đó là chọn nguồn nào, và sau đó là nhà hợp đồng cung cấp hay hợp đồng tiêu dùng.
Bên bán thường sẽ quản lý các công việc như một dự án nếu việc mua lại không phải
là chỉ cho thời hạn sử dụng nguyên liệu, hàng hóa, hoặc các sản phẩm thông thường.
Trong trường hợp như vậy:


Bên mua trở thành khách hàng, và do đó một dự án liên quan chủ chốt cho bên
bán.



Đội ngũ quản lý dự án của bên bán có liên quan với tất cả các quy trình quản lý
dự án, không chỉ với những khu vực kiến thức này.



Điều khoản và điều kiện của hợp đồng trở thành nguyên liệu đầu vào quan trọng

cho nhiều quy trình quản lý của bên bán.

Các hợp đồng thực ra có các yếu tố đầu vào (ví dụ, chuyển giao chính, cột mốc quan
trọng, mục tiêu chi phí), hoặc nó có thể hạn chế lựa chọn các đội dự án (ví dụ, bên mua
quyết định nhân sự thường yêu cầu cho các dự án thiết kế).
Trong phần này, giả định rằng bên mua của một mặt hàng cho dự án được giao cho
các đội dự án và bên bán là tổ chức bên ngoài đội dự án. Giả định rằng một quan hệ
hợp đồng chính thức sẽ được phát triển và tồn tại giữa bên mua và bên bán. Tuy nhiên,
hầu hết các cuộc thảo luận trong phần này cũng áp dụng đối với công việc ngoài hợp
đồng đã ký kết với các đơn vị khác tổ chức các đội dự án.

12.1 Hoạch định quản lý mua sắm

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 4 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

Kế hoạch Quản lý mua sắm là quy trình tài liệu hóa các quyết định mua sắm dự án, xác
định phương pháp tiếp cận, và xác định bên bán tiềm năng. Lợi ích quan trọng của quy
trình này là xác định xem có được hỗ trợ bên ngoài hay không, và nếu có, những gì cần
có, làm thế nào để có được nó, bao nhiêu là cần thiết, và khi nào cần có. Đầu vào, các
công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quy trình này được mô tả trong hình 12-2.
Hình 12-3 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình này.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 5 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

Quản lý Kế hoạch mua sắm nhận diện các nhu cầu dự án có thể được đáp ứng tốt nhất
hoặc phải đáp ứng bằng cách mua lại các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả bên ngoài
của các tổ chức dự án, so với những nhu cầu của dự án được thực hiện bởi đội dự án.
Khi dự án mua lại các sản phẩm, dịch vụ và kết quả cần thiết để thực hiện dự án từ các
tổ chức bên ngoài, các quy trình từ quản lý Kế hoạch mua sắm đến Kết thúc mua sắm
được thực hiện việc mua lại cho từng hạng mục.
Quy trình lập kế hoạch quản lý mua sắm cũng bao gồm việc đánh giá bên bán tiềm
năng, cụ thể là nếu bên mua muốn thực hiện một số mức độ ảnh hưởng hoặc kiểm
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 6 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

soát các quyết định mua lại. Mối quan tâm nên được trao cho bên có trách nhiệm nhận
hoặc nắm giữ bất kỳ giấy phép nào có liên quan và giấy phép hành nghề được yêu cầu
của pháp luật, quy định hoặc chính sách tổ chức trong việc thực hiện dự án.
Các yêu cầu về tiến độ dự án có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chiến lược trong quy
trình quản lý Kế hoạch mua sắm. Quyết định trong xây dựng kế hoạch quản lý mua
sắm cũng có thể ảnh hưởng tới tiến độ dự án và được tích hợp với xây dựng tiến độ,
ước tính nguồn lực hoạt động và phân tích làm hay mua.
Quy trình quản lý Kế hoạch mua sắm bao gồm việc đánh giá các rủi ro liên quan với
mỗi phân tích làm-hay-mua. Nó cũng bao gồm việc xem xét các loại hợp đồng dự kiến
sử dụng liên quan đến việc tránh hoặc giảm thiểu rủi ro, đôi khi chuyển giao rủi ro cho
bên bán.

12.1.1 Kế hoạch Quản lý mua sắm: Đầu vào
12.1.1.1 Kế hoạch quản lý dự án
Mô tả trong mục 4.2.3.1. Kế hoạch quản lý dự án mô tả nhu cầu, chứng minh, yêu cầu,
và ranh giới hiện tại của dự án. Nó bao gồm, nhưng không giới hạn, các nội dung cơ
bản phạm vi:


Bản tuyên bố phạm vi dự án. Bản tuyên bố phạm vi dự án bao gồm các phạm
vi mô tả sản phẩm, mô tả dịch vụ và mô tả kết quả, danh sách các chuyển giao,
và tiêu chí chấp nhận, cũng như thông tin quan trọng về các vấn đề kỹ thuật
hoặc quan tâm về ảnh hưởng đến dự toán chi phí. Hạn chế đã nhận diện có thể
bao gồm số ngày cần giao hàng, nguồn lực có tay nghề sẵn, và chính sách của
tổ chức.

•

WBS. Cấu trúc phân cấp công việc (WBS) có chứa các thành phần của công

việc có thể có được nguồn lực bên ngoài.

•

Từ điển WBS. Từ điển WBS và bản báo cáo chi tiết liên quan đến công việc
cung cấp một sự nhận diện các chuyển giao và mô tả các công việc trong mỗi
thành phần WBS cần thiết để chuyển giao.

12.1.1.2 Tài liệu yêu cầu
Mô tả trong mục 5.2.3.1. Tài liệu yêu cầu có thể bao gồm:
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 7 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition



Chương 12

Thông tin quan trọng về yêu cầu dự án được xem xét trong kế hoạch mua sắm,
và



Yêu cầu với liên kết hợp đồng và pháp lý bao gồm sức khỏe, an toàn, an
ninh, hoạt động, môi trường, bảo hiểm, quyền sở hữu trí tuệ, cơ hội việc làm

bình đẳng, bằng cấp, giấy phép, tất cả đều được xem xét khi lập kế hoạch cho
việc mua sắm.

12.1.1.3 Đăng ký rủi ro
Mô tả trong mục 11.2.3.1. Đăng ký rủi ro cung cấp danh sách các rủi ro, cùng với kết
quả phân tích rủi ro và kế hoạch phản hồi rủi ro. Cập nhật đăng ký rủi ro được bao gồm
trong bản cập nhật tài liệu dự án được mô tả trong mục 11.5.3.2, từ quy trình kế hoạch
phản hồi rủi ro.
12.1.1.4 Yêu cầu nguồn lực hoạt động
Mô tả trong mục 6.4.3.1. Yêu cầu nguồn lực hoạt động chứa thông tin về nhu cầu cụ
thể như nhân sự, thiết bị, hoặc vị trí.
12.1.1.5 Tiến độ dự án
Mô tả trong mục 6.6.3.2. Tiến độ dự án chứa thông tin về thời hạn yêu cầu hoặc ngày
chuyển giao bắt buộc.
12.1.1.6 Dự toán chi phí hoạt động
Mô tả trong mục 7.2.3.1. Dự toán phát triển bởi các hoạt động mua sắm được sử dụng
để đánh giá tính hợp lý của hồ sơ dự thầu, kiến nghị nhận được từ bên bán tiềm năng.
12.1.1.7 Đăng ký các bên liên quan
Mô tả trong mục 13.1.3.1. Đăng ký các bên liên quan cung cấp chi tiết về các bên tham
gia dự án và lợi ích của họ trong dự án.
12.1.1.8 Yếu tố môi trường tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.5. Các yếu tố môi trường tổ chức có thể ảnh hưởng đến quy trình
Kế hoạch quản lý mua sắm bao gồm, nhưng không giới hạn:


Điều kiện thị trường;



Sản phẩm, dịch vụ và kết quả có sẵn trên thị trường;

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 8 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12



Các nhà cung cấp, bao gồm hoạt động trong quá khứ hoặc danh tiếng;



Các điều khoản và điều kiện tiêu biểu cho các sản phẩm, dịch vụ và kết quả hay
cho ngành công nghiệp cụ thể; và



Yêu cầu đặc thù của địa phương.

12.1.1.9 Tài sản quy trình tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.4. Các loại thỏa thuận hợp đồng khác nhau được sử dụng bởi tổ
chức cũng ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch quản lý mua sắm. Tài sản quy trình tổ
chức ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch quản lý mua sắm bao gồm, nhưng không
giới hạn:



Các chính sách mua sắm, thủ tục và hướng dẫn chính thức. Hầu hết các tổ chức
đều có chính sách mua sắm chính thức và tổ chức mua sắm. Khi không có sẵn
những hỗ trợ mua sắm, đội dự án nên cung cấp cả nguồn lực và chuyên môn để
thực hiện các hoạt động mua sắm như vậy.

•

Hệ thống quản lý được xem xét trong việc xây dựng kế hoạch quản lý mua sắm
và lựa chọn việc sử dụng quan hệ hợp đồng.

•

Một hệ thống cung cấp đa tầng được thiết lập của bên bán đủ khả năng dựa trên
kinh nghiệm trước đây.

Tất cả các mối quan hệ hợp đồng pháp lý thường rơi vào một trong hai nhóm lớn: hoặc
giá cố định hoặc chi phí hoàn lại. Ngoài ra, có một loại lai thứ ba thường được sử dụng
gọi là hợp đồng thời gian và nguyên liệu. Các loại hợp đồng sử dụng phổ biến hơn
được thảo luận dưới đây như các loại rời rạc, nhưng trong thực tế có thể kết hợp một
hoặc nhiều loại thành cách mua sắm duy nhất.


Hợp đồng giá cố định. Loại hợp đồng này liên quan đến việc thiết lập một tổng
giá cố định cho việc cung cấp một sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả xác định.
Hợp đồng giá cố định cũng có thể kết hợp ưu đãi tài chính cho kết quả đạt hoặc
vượt mục tiêu dự án đã lựa chọn, chẳng hạn như ngày giao hàng theo tiến độ,
hiệu quả chi phí và kỹ thuật, hoặc bất cứ điều gì có thể được tính khối lượng và
đo lường sau đó. Bên bán theo hợp đồng giá cố định có nghĩa vụ pháp lý để

hoàn thành hợp đồng, có thể bị thiệt hại về tài chính nếu họ không theo hợp
đồng. Theo thỏa thuận giá cố định, bên mua cần phải xác định chính xác các sản

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 9 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

phẩm hoặc dịch vụ được mua sắm. Thay đổi trong phạm vi có thể được cung
cấp, nhưng nhìn chung là gia tăng trong giá hợp đồng.
o Hợp đồng giá cố định không đổi (FFP). Loại hợp đồng thường được sử dụng
nhất là FFP. Nó được ưa chuộng bởi hầu hết các tổ chức mua vì giá đối với
hàng hóa được thiết lập ngay từ đầu và không thể thay đổi trừ khi thay đổi
phạm vi công việc. Việc tăng chi phí do hiệu suất bất lợi là trách nhiệm của
bên bán, bên có nghĩa vụ phải hoàn thành các nỗ lực. Theo hợp đồng FFP,
bên mua cần xác định rõ sản phẩm hoặc dịch vụ được mua sắm, và bất kỳ
thay đổi đặc điểm kỹ thuật mua sắm có thể làm tăng chi phí cho bên mua.
o Hợp đồng phí ưu đãi với giá cố định (FPIF). Thỏa thuận giá cố định cung cấp
cho bên mua và bên bán một số điểm linh hoạt ở chỗ nó cho phép độ lệch từ
việc thực hiện, với các ưu đãi về tài chính gắn với việc đạt được thoả thuận.
Thường khuyến khích tài chính như vậy là liên quan đến chi phí, tiến độ,
hoặc thực hiện kỹ thuật của bên bán. Mục tiêu hoạt động được thiết lập ngay
từ đầu, và giá hợp đồng cuối cùng được xác định sau khi hoàn thành tất cả
các sản phẩm dựa trên thực hiện của bên bán. Theo hợp đồng FPIF, giá trần

được thiết lập, và tất cả các chi phí cao hơn giá trần là trách nhiệm của bên
bán, bên có nghĩa vụ phải hoàn thành công việc.
o Giá cố định với hợp đồng điều chỉnh giá kinh tế (FP-EPA). Loại hợp đồng này
được sử dụng bất cứ khi nào thời gian thực hiện của bên bán kéo dài một
thời gian nhiều năm đáng kể, cũng như mong muốn có mối quan hệ lâu dài.
Nó là một hợp đồng giá cố định, nhưng với một điều khoản cụ thể cho phép
xác định trước điều chỉnh cuối cùng để giá hợp đồng do điều kiện thay đổi,
chẳng hạn như thay đổi lạm phát, hoặc tăng chi phí (hoặc giảm) đối với hàng
hóa cụ thể. Các điều khoản EPA cần liên hệ đến một số chỉ số tài chính đáng
tin cậy, được sử dụng để điều chỉnh chính xác mức giá cuối cùng. Hợp đồng
FP-EPA được thiết kế để bảo vệ cả bên mua và bên bán bởi các điều kiện
bên ngoài ngoài tầm kiểm soát của họ.
•

Hợp đồng hoàn lại chi phí. Loại hợp đồng này liên quan đến việc thanh toán
(tiền bồi hoàn chi phí) cho bên bán cho tất cả các chi phí thực tế phát sinh hợp
pháp cho công việc hoàn thành, cộng với một khoản phí đại diện cho lợi nhuận

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 10 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

bên bán. Hợp đồng hoàn lại chi phí cũng có thể bao gồm các điều khoản ưu đãi

tài chính cho bất cứ khi nào bên bán vượt quá, hoặc giảm xuống dưới, mục tiêu
đã xác định như chi phí, kế hoạch, hoặc mục tiêu thực hiện kỹ thuật. Ba trong số
các loại phổ biến hơn các hợp đồng hoàn lại chi phí là chi phí cố định thêm phí
(CPFF), chi phí cộng với phí ưu đãi (CPIF), và chi phí cộng thêm phí thưởng
(CPAF). Hợp đồng hoàn lại chi phí cung cấp tính linh hoạt cho dự án để chuyển
hướng sang bên bán bất cứ khi nào phạm vi công việc không thể xác định chính
xác ngay lúc đầu và nhu cần bị thay đổi, hoặc khi rủi ro cao có thể tồn tại trong
các nỗ lực.
o Hợp đồng chi phí thêm phí (CPFF). Bên bán hoàn trả cho tất cả chi phí
cho phép để thực hiện các công việc hợp đồng, và nhận được một khoản
thanh toán lệ phí cố định tính theo tỷ lệ phần trăm của chi phí dự án ước
tính ban đầu. Phí chỉ được thanh toán cho công việc hoàn thành và không
thay đổi do bên bán thực hiện. Lệ phí không thay đổi trừ khi những thay
đổi về phạm vi dự án.
o Hợp đồng chi phí cộng với phí ưu đãi (CPIF). Bên bán hoàn trả tất cả chi
phí cho phép cho việc thực hiện hợp đồng làm việc và nhận được một
khoản phí ưu đãi được xác định trước dựa trên việc đạt được các mục
tiêu hiệu suất nhất định theo quy định trong hợp đồng. Trong hợp đồng
CPIF, nếu chi phí cuối cùng là ít hơn hoặc cao hơn so với chi phí ước tính
ban đầu, sau đó cả bên mua và bên bán chia sẻ chi phí từ chênh lệch dựa
trên công thức chia sẻ chi phí đã thương lượng từ trước, ví dụ, một phân
chia 80/20 trên / dưới mục tiêu chi phí dựa trên hiệu suất thực tế của bên
bán.
o Hợp đồng chi phí cộng thêm phí thưởng (CPAF). Bên bán hoàn trả toàn
bộ chi phí hợp pháp, nhưng đa số các lệ phí chỉ là thu được dựa trên sự
hài lòng của một số chỉ tiêu thực hiện được xác định và đưa vào hợp
đồng. Việc xác định chi phí chỉ dựa vào việc xác định chủ quan của hoạt
động bán bởi bên mua.


Hợp đồng thời gian và nguyên liệu (T & M). Hợp đồng thời gian và nguyên
liệu là một loại pha trộn giữa thỏa thuận hợp đồng có chứa các khía cạnh của cả

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 11 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

hai hợp đồng chi phí hoàn lại và giá cố định. Chúng thường được sử dụng để
tăng số lượng nhân viên, mua lại của các chuyên gia, và các hỗ trợ bên ngoài
khi một bản tuyên bố công việc chính xác không được nhanh chóng quy định.
Các loại hợp đồng tương tự như hợp đồng chi phí hoàn lại có thể được kết thúc
mở và có thể phải chịu một sự gia tăng chi phí cho bên mua. Toàn bộ giá trị của
hợp đồng và số lượng các mặt hàng chính xác sẽ được chuyển giao có thể
không được bên mua xác định tại thời điểm ký kết hợp đồng. Như vậy, hợp đồng
T & M có thể tăng giá trị hợp đồng như hợp đồng hoàn lại chi phí. Nhiều tổ chức
yêu cầu không-để-vượt quá giá trị và thời gian giới hạn được đặt trong tất cả các
hợp đồng T & M để ngăn chặn sự gia tăng chi phí không giới hạn. Ngược lại,
hợp đồng T & M cũng có thể tương tự như thỏa thuận đơn giá cố định khi các
thông số nhất định là cụ thể trong hợp đồng. Đơn giá nhân công hoặc các vật
liệu có thể được thiết lập sẵn bởi bên mua và bên bán, bao gồm cả lợi nhuận
của bên bán, khi cả hai bên đồng ý trên các giá trị cho các loại tài nguyên cụ thể,
chẳng hạn như kỹ sư cao cấp ở mức giá một giờ cụ thể, hoặc các loại vật liệu ở
mức giá cụ thể trên một đơn vị.

12.1.2 Kế hoạch quản lý mua sắm: Công cụ và kỹ thuật
12.1.2.1 Phân tích làm hoặc mua
Phân tích làm-hay-mua là một kỹ thuật quản lý chung được sử dụng để xác định xem
đội dự án có thể tự thực hiện công việc cụ thể hay tốt nhất là nên mua từ các nguồn
bên ngoài. Đôi khi tổ chức dự án có khả năng, nhưng lại cam kết làm việc tại các dự án
khác, trong trường hợp này, dự án cần nguồn nỗ lực như vậy từ bên ngoài tổ chức để
đáp ứng các cam kết tiến độ.
Ràng buộc ngân sách có thể ảnh hưởng tới quyết định làm-hay-mua. Nếu quyết định
mua được thực hiện, sau đó tiếp tục đến quyết định có nên mua hay cho thuê. Một
phân tích làm-hay-mua nên xem xét tất cả các chi phí, cả hai liên quan đến chi phí trực
tiếp và chi phí gián tiếp hỗ trợ. Ví dụ, bên mua phân tích bao gồm cả các chi phí thực tế
ra khỏi túi để mua sản phẩm, cũng như các chi phí gián tiếp hỗ trợ quy trình mua sắm
và mặt hàng mua sắm.
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 12 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

Loại hợp đồng có sẵn cũng được xem xét trong khi phân tích mua. Việc chia sẻ rủi ro
giữa bên mua và bên bán xác định các loại hợp đồng phù hợp, trong khi các điều khoản
hợp đồng đặc biệt và điều kiện chính thức hóa mức độ rủi ro được giả định của bên
mua và bên bán. Một số quốc gia có loại hợp đồng xác định khác, ví dụ, các loại hợp
đồng dựa trên các nghĩa vụ của bên bán, không phải là khách hàng và các bên tham

gia hợp đồng có nghĩa vụ để xác định các loại thích hợp của hợp đồng ngay sau khi đã
thỏa thuận luật áp dụng .
12.1.2.2 Nhận định chuyên môn
Chuyên môn thường được sử dụng để đánh giá các yếu tố đầu vào và đầu ra từ quy
trình này. Nhận định mua sắm chuyên môn cũng có thể được sử dụng để phát triển
hoặc điều chỉnh các tiêu chuẩn sử dụng để đánh giá đề xuất của bên bán. Nhận định về
pháp lý của chuyên môn có thể liên quan đến các dịch vụ của nhân viên pháp lý để hỗ
trợ mặt mua sắm duy nhất, điều khoản và điều kiện. Nhận định, bao gồm cả kinh
doanh và kỹ thuật chuyên môn, có thể được áp dụng cho cả các chi tiết kỹ thuật của
sản phẩm đã mua, dịch vụ, hoặc kết quả và các khía cạnh khác nhau của quy trình
quản lý mua sắm.
12.1.2.3 Nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường bao gồm việc thẩm tra của ngành công nghiệp và khả năng nhà
cung cấp đặc biệt. Đội mua sắm có thể tận dụng thông tin thu được tại các hội nghị,
đánh giá trực tuyến và nhiều nguồn khác nhau để xác định khả năng thị trường.
Đội nghiên cứu cũng có thể lọc ra mục tiêu mua sắm cụ thể để tận dụng công nghệ
chín muồi trong khi những rủi ro cân bằng liên quan tới bề rộng của các nhà cung cấp
có thể cung cấp các tài liệu hoặc dịch vụ mong muốn.
12.1.2.4 Hội họp
Nghiên cứu riêng không thể cung cấp thông tin đặc biệt để xây dựng một chiến lược
mua sắm mà không cần các cuộc họp trao đổi thông tin với các nhà thầu tiềm năng.
Bằng cách cộng tác với các nhà thầu tiềm năng, vật liệu hoặc dịch vụ do tổ chức mua
sắm có thể mang lại lợi ích trong khi các nhà cung cấp có thể ảnh hưởngtới cách tiếp
cận hoặc sản phẩm về mặt lợi ích chung.
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 13 of 39

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

12.1.3 Kế hoạch quản lý mua sắm: Đầu ra
12.1.3. 1 Kế hoạch quản lý mua sắm
Kế hoạch quản lý mua sắm là một phần của kế hoạch quản lý dự án mô tả cách mà đội
dự án có được hàng hóa và dịch vụ từ bên ngoài tổ chức thực hiện. Nó mô tả cách
quản lý các quy trình mua sắm từ việc phát triển các tài liệu mua sắm thông qua việc
kết thúc hợp đồng. kế hoạch quản lý mua sắm có thể bao gồm hướng dẫn:
•

Các loại hợp đồng được sử dụng;

•

Các vấn đề quản lý rủi ro;

•

Có hay khôngviệc sử dụng dự toán độc lập và liệu chúng có cần thiết như
tiêu chí đánh giá hay không;

•

Các hành động đó đội ngũ quản lý dự án có thể đơn phương thực hiện, nếu
tổ chức thực hiện có quy định mua sắm, ký kết hợp đồng, hoặc mua từng
khâu;

•

Tài liệu mua sắm chuẩn, nếu cần thiết;

•

Quản lý nhiều nhà cung cấp;

•

Phối hợp mua sắm với các khía cạnh khác của dự án, chẳng hạn như lập kế
hoạch và báo cáo hoạt động;



Bất kỳ hạn chế và giả định nào có thể ảnh hưởng đến kế hoạch mua sắm;



Xử lý thời gian giao hàng dài để mua các sản phẩm nhất định từ bên bán
hàng và phối hợp thêm thời gian cần thiết để mua các mặt hàng này với sự
phát triển của tiến độ dự án;



Giải quyếtquyết định các làm-hoặc- mua và liên kết chúng với quy trình Ước
tính nguồn lực hoạt động và Xây dựng tiến độ;

•

Thiết lập các ngày dự kiến trong từng hợp đồng cho các chuyển giao hợp
đồng và phối hợp với các quy trìnhxây dựng và kiểm soáttiến độ;



Xác định các yêu cầu đặt cọc thực hiện hay hợp đồng bảo hiểm để giảm thiểu
một số hình thức rủi ro của dự án

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 14 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

•

Chương 12

Thiết lập chỉ đạo để cung cấp cho cácbên bán hàng trong việc phát triển và
duy trì một cấu trúc phân cấp công việc (WBS);

•

Thiết lập hình thức và định dạng được sử dụng về những điều khoản mua
sắm / hợp đồng làm việc;

•

Xác định bên bán đủ chất lượng, nếu có, đểdùng và

•

Sử dụng số liệu mua sắm để quản lý hợp đồng và đánh giá bên bán.

Một kế hoạch quản lý mua sắm có thể là chính thức hay không chính thức, có thể có
nhiều chi tiết hoặc đóng khung một cách bao quát, và dựa trên nhu cầu của từng dự
án.
12.1.3.2 Bảng tuyên bố công tác mua sắm
Những tuyên bố cho công tác (thỏa thuận) cho mua sắm được phát triển từ cơ sở
phạm vi dự án và xác định chỉ một phần của phạm vi dự án được bao gồm trong các
hợp đồng liên quan. Các thỏa thuận mua sắm mô tả các mục mua sắm chi tiết đầy đủ
cho phép bên bán hàng tiềm năng xác định xem họ có khả năng cung cấp các sản
phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả hay không. Chi tiết đầy đủ có thể khác nhau dựa trên tính
chất của các mặt hàng, nhu cầu của bên mua, hoặc dưới hình thức hợp đồng dự kiến.
Thông tin bao gồm trong một thỏa thuận có thể bao gồm quy cách, số lượng mong
muốn, mức độ chất lượng, dữ liệu hiệu suất, thời gian thực hiện, vị trí công việc, và các
yêu cầu khác.
Các thỏa thuận mua sắm được ghi rõ ràng, đầy đủ và súc tích. Nó bao gồm bảng mô tả
của bất kỳ dịch vụ ký quỹ cần thiết nào, chẳng hạn như thực hiện báo cáo hoặchỗ trợ
hoạt động cho các mục mua sắmcủa dự án. Trong một số lĩnh vực ứng dụng, có nội
dung đặc biệt và yêu cầu định dạng cho một thỏa thuận mua sắm. Từng hạng mục
mua sắm riêng lẻ đòi hỏi phải có thỏa thuận riêng, tuy nhiên, nhiều sản phẩm hoặc
dịch vụ có thể được gộp lại như một mặt hàng mua sắm trong một thỏa thuận duy
nhất.
Các thỏa thuận mua sắm có thể được sửa đổi và xác định theo yêu cầu khi chuyển qua
quy trình mua sắm cho đến khi kết hợp chúng vào một thỏa thuận ký kết.
12.1.3.3 Tài liệu mua sắm

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 15 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

Tài liệu mua sắm được sử dụng để thu thập kiến nghị của bên bán hàng tiềm năng.
Thuật ngữ như dự thầu, đấu thầu hoặc báo giá thường sử dụng khi quyết định lựa chọn
bên bán sẽ dựa trên giá cả (như khi mua các mặt hàng thương mại hoặc tiêu chuẩn),
trong khi một thuật ngữnhư đề nghị thường được cân nhắc, chẳng hạn như khả năng
kỹ thuật hoặc cách tiếp cận kỹ thuật tối quan trọng. Thuật ngữ phổ biến được sử dụng
cho các loại tài liệu mua sắm và có thể bao gồm các yêu cầu thông tin (RFI), mời thầu
(IFB), yêu cầu đề xuất (RFP), yêu cầu báo giá (RFQ), thông báo mời thầu, thư mời đàm
phán, và thư mời trả lời ban đầu của bên bán. Thuật ngữ mua sắm đặc biệt được dùng
có thể thay đổi ngành công nghiệp và vị trí của việc mua sắm.
Bên bán tạo cấu trúc cho tài liệu mua sắm để tạo điều kiện cho phản hồichính xác và
đầy đủ từ mỗi bên bán tiềm năng và để tạo điều kiện dễ dàng đánh giá các phản hồi.
Các tài liệu này bao gồm một mô tả về hình thức mong muốn của phản hồi, bảng báo
cáo kết quả mua sắm có liên quan của công việc (thỏa thuận) và các quy định trong
hợp đồng yêu cầu. Với hợp đồng ký kết với chính phủ, một số hoặc tất cả các nội dung
và cấu trúc của tài liệu mua sắm có thể được xác định theo quy định.
Sự phức tạp và mức độ chi tiết của tài liệu mua sắm phải nhất quán với các giá trị và
rủi ro liên quan tới việc mua sắm theo kế hoạch. Tài liệu mua sắm bắt buộc phải đầy đủ
để đảm bảo phù hợp, phản hồithích hợp, nhưng đủ linh hoạt để cho phép xem xét bất
cứ đề nghị nào mà bên bán cho rằng tốt hơn để đáp ứng các yêu cầu tương tự.

Phát hành một yêu cầu mua sắm cho bên bán tiềm năng để đưa ra đề xuất hoặc dự
thầu thường được thực hiện phù hợp với các chính sách của tổ chức của bên mua,
trong đó có thể bao gồm công bố các yêu cầu trên báo, trên các tạp chí thương mại,
trong bảng đăng kí nơi công cộng, hoặc trên internet.
12.1.3.4 Tiêu chí lựa chọn nguồn lực
Tiêu chí lựa chọn nguồn lực thường bao gồm như một phần của tài liệu mua sắm. Các
tiêu chí đó được phát triển và sử dụng để xếp hạng hoặc điểm số để đề nghị bên bán,
và có thể là khách quan hay chủ quan.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 16 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

Tiêu chí lựa chọn có thể giới hạn chỉ có giá mua nếu các mặt hàng mua sắm là có sẵn
từ một số bên bán chấp nhận được. Giá mua trong bối cảnh này bao gồm cả giá của
sản phẩm và các chi phí phụ trợ như phân phối.
Tiêu chí lựa chọn khác có thể xác định và ghi chép để hỗ trợ đánh giá sản phẩm, dịch
vụ, hoặc kết quả phức tạp hơn. Một số tiêu chí lựa chọn nguồn lực có thể là:
•

Sự hiểu biết cần thiết. Làm thế nào để giải quyết đề xuất của bên bán về bảng
tuyên bố mua sắm cho công việc?

•

Tổng quan về chi phí hoặc vòng đời. Bên bán có lựa chọn sản xuất với tổng chi
phí thấp nhất cho việc sở hữu (giá mua cộng với chi phí hoạt động)?



Năng lực kỹ thuật. Bên báncó hoặc có thể dự kiến một cách hợp lý để có được,
các kỹ năng kỹ thuật và kiến thức cần thiết hay không?



Rủi ro. Bao nhiêu rủi ro có trong bảng báo cáo kết quả công việc, bao nhiêu rủi
rođược chọn ra để lựa chọn bên bán và làm thế nào để bên bán giảm thiểu rủi
ro?

•

Phương pháp quản lý. Bên bán có hay có thể được dự kiến hợp lý để phát triển,
quy trình và thủ tục quản lý để đảm bảo một dự án thành công hay không?

•

Phương án kỹ thuật. Bên bán có đề xuất phương pháp, kỹ thuật, giải pháp,
và dịch vụ đáp ứng yêu cầu tài liệu mua sắm hoặc là họ có khả năng cung cấp
nhiều hơn hoặc ít hơn so với kết quả mong đợi hay không?

•

Bảo hành. Bên bán đề xuất để đảm bảo cho sản phẩm cuối cùng những gì, và

thông qua khoảng thời gian nào?



Tài chính. Bên bán có hoặc có thể được dự kiến hợp lý để có được, các nguồn tài
chính cần thiết hay không?



Năng lực sản xuất và mối quan tâm. Bên bán có khả năng và quan tâm để đáp
ứng tiềm năng yêu cầu tương lai hay không?

•

Kích cỡ và loại hình kinh doanh. Doanh nghiệp của bên bán có đáp ứng loại hình
đặc biệt của doanh nghiệp như doanh nghiệp nhỏ (hoàn cảnh khó khăn, chương
trình đặc biệt vv ) như được xác định bởi tổ chức hoặc thành lập bởi cơ

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 17 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

quan chính phủ và đặt ra như một điều kiện của thỏa thuận phát thưởng hay

không?
•

Việc thực hiện trong quá khứ của bên bán. Kinh nghiệm quá khứ để lựa chọn
bên bán là gì?



Tài liệu tham khảo. Bên bán có thể cung cấp tài liệu tham khảo của khách hàng
trước khi xác nhận kinh nghiệm làm việc của bên bán và phù hợp với yêu cầu
hợp đồng?



Quyền sở hữu trí tuệ. Bên bán có khẳng định quyền sở hữu trí tuệ trong các quy
trình công việc hoặc dịch vụ sẽ sử dụng hoặc trong các sản phẩm sản xuất cho
dự án hay không?



Quyền sở hữu. Bên bán có khẳng định quyền sở hữu trong các quy trình hoặc
dịch vụ sẽ sử dụng hoặc trong các sản phẩm sẽ sản xuất cho dự án hay không?

12.1.3.5 Quyết định làm-hoặc-mua
Một kết quả phân tích làm-hay-mua trong một quyết định về việc tốt nhất là để đội dự
án thực hiện công việc cụ thểhay là cần mua từ các nguồn bên ngoài. Nếu quyết định là
làm, sau đó có thể xác định quy trình và thỏa thuận nội bộ cho tổ chứcvề kế hoạch
mua sắm. Một quyết định mua dẫn đến một quy trình tương tự đạt được thỏa thuận với
một nhà cung cấp cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
12.1.3.6 Yêu cầu thay đổi

Một quyết định có liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc các nguồn lực
thường đòi hỏi một yêu cầu thay đổi. Các quyết định khác trong quy trình lập kế hoạch
mua sắm cũng có thể tạo ra sự cần thiết phải yêu cầu thay đổi bổ sung. Thay đổi yêu
cầu được xử lý để xem xét và bố trí thông qua quy trìnhThực hiện kiểm soát thay đổi
tích hợp (mục 4.5). Các thay đổi trong kế hoạch quản lý dự án, kế hoạch phụ, và các
thành phần khác có thể dẫn đến yêu cầu thay đổi tác động đến các hành động mua
sắm. Thay đổi yêu cầu được xử lý để xem xét và bố trí thông qua quy trìnhThực hiện
kiểm soát thay đổi tích hợp (mục 4.5).
12.1.3.7 Cập nhật tài liệu dự án

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 18 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

Tài liệu dự án có thể sẽ được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Yêu cầu tài liệu,

•

Ma trận yêu cầu truy xuất nguồn gốc, và

•

Đăng ký rủi ro.

12.2 Tiến hành mua sắm

Tiến hành mua sắm là quy trình nhận được phản hồi của bên bán, lựa chọn một bên
bán, và trao một hợp đồng. Lợi ích quan trọng của quy trình này là nó cung cấp sự liên
kết sự kỳ vọng của các bên liên quan trong và ngoài nước thông qua các hiệp định
thành lập. Đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quy trình này được
mô tả trong hình 12-4. Hình 12-5 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quy trình.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 19 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

Trong quy trình tiến hành mua sắm, các đội sẽ nhận hồ sơ dự thầu hoặc đề xuất và sẽ
áp dụng tiêu chí lựa chọn xác định trước để chọn một hoặc nhiều bên bán đủ chất
lượng để thực hiện công việc và chấp nhận như một bên bán.
Ở các mục mua sắm lớn, toàn bộ quy trình yêu cầu phản hồi từ bên bán và đánh giá
những phản hồi có thể được lặp đi lặp lại. Một danh sách chọn lọc bên bán hàng nào có
trình độ được thành lập dựa trên đề xuất sơ bộ. Một đánh giá chi tiết hơn sau đó được
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 20 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

thực hiện dựa trên một tài liệu yêu cầu cụ thể và toàn diện hơn từ các bên bán hàng
theo danh sách chọn lọc. Ngoài ra, các công cụ và kỹ thuật được mô tả ở đây có thể
được sử dụng một mình hoặc kết hợp với việc chọn lựa bên bán. Ví dụ, một hệ thống
trọng số có thể được sử dụng để:


Chọn một bên bán duy nhất để yêu cầu ký một hợp đồng tiêu chuẩn và



Thiết lập một chuỗi đàm phán bằng cách xếp hạng tất cả các đề nghị của điểm
đánh giá trọng số dành cho mỗi đề xuất

12.2.1 Tiến hành mua sắm: Đầu vào
12.2.1.1 Kế hoạch quản lý mua sắm
Mô tả trong mục 4.2.3.1. Kế hoạch quản lý mua sắm mô tả cách quản lý quy trình mua
sắm từ việc phát triển các tài liệu hướng dẫn mua sắm thông qua việc kết thúc hợp
đồng.
12.2.1.2 Tài liệu mua sắm
Mô tả trong mục 12.1.3.3. Tài liệu mua sắm cung cấp một cách chung cho việc kiểm

toán các hợp đồng và các thỏa thuận khác.
12.2.1.3 Tiêu chí lựa chọn nguồn
Mô tả trong mục 12.1.3.4. Tiêu chí lựa chọn nguồn có thể bao gồm thông tin về khả
năng yêu cầu của nhà cung cấp, công suất, thời gian giao hàng, giá thành sản phẩm,
chi phí vòng đời, chuyên môn kỹ thuật, và cách tiếp cận hợp đồng.
12.2.1.4 Đề xuất bán
Đề xuất bán, chuẩn bị để đáp ứng gói tài liệu mua sắm, hình thành các thông tin cơ
bản được sử dụng bởi một cơ quan thẩm định để chọn một hoặc nhiều nhà thầu thành
công (bên bán hàng).
12.2.1.5 Tài liệu dự án
Mô tả trong mục 11.5.3.2. Tài liệu dự án thường được xem xét bao gồm các quyết định
hợp đồng rủi ro liên quan bao gồm trong đăng ký rủi ro.
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 21 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

12.2.1.6 Quyết định làm-hoặc-mua
Mô tả trong mục 12.1.3.5. Tổ chức mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ phân tích nhu cầu,
xác định nguồn lực, và sau đó so sánh các chiến lược mua khi quyết định mua. Tổ chức
cũng đánh giá có nhu cầu mua sản phẩm so với tựu làm. Yếu tố ảnh hưởng đến quyết
định làm-hay-mua có thể bao gồm:
•

Khả năng chính của tổ chức,

•

Giá trị phân phối bởi các nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu,

•

Rủi ro liên quan đến đáp ứng nhu cầu một cách hiệu quả về chi phí, và

•

Khả năng nội bộ so với cộng đồng các nhà cung cấp.

12.2.1.7 Bảng báo cáo công tác mua sắm
Mô tả trong mục 12.1.3.2. Bảng báo cáo công tác mua sắm của cung cấp cho các nhà
cung ứng bộ quy định rõ các mục tiêu, yêu cầu và kết quả mà từ đó họ có thể cung cấp
một phản hồi có số lượng. Báo cáo kết quả công việc là một thành phần quan trọng của
quy trình mua sắm và có thể điều chỉnh khi cần thiết thông qua quy trình này cho đến
khi một thỏa thuận cuối cùng được đặt ra. Các báo cáo công việc có thể bao gồm,
nhưng không giới hạn:
•

Quy cách,

•

Số lượng mong muốn,

•

Mức độ chất lượng,

•

Dữ liệu hiệu suất,

•

Thời gian thực hiện,

•

Nơi làm việc, và

•

Các yêu cầu khác.

12.2.1.8 Tài sản quy trình tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.4. Các yếu tố của tài sản quy trình tổ chức có thể ảnh hưởng tới
quy trình mua sắm bao gồm, nhưng không giới hạn:

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 22 of 39

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

•

Danh sách bên bán hàng tiềm năng và có chất lượng từ trước,

•

Thông tin về kinh nghiệm quá khứ có liên quan với bên bán, cả tốt và
xấu, và

•

Thỏa thuận trước.

Bất cứ khi nào một thỏa thuận trước được đặt ra, vai trò bên mua và bên bán sẽ đã
được quyết định bằng cách quản lý điều hành. Trong một số trường hợp, bên bán đã
có thể làm việc theo hợp đồng được tài trợ bởi bên mua hoặc phối hợp của cả hai bên.
Sự nỗ lực của bên mua và bên bán trong quy trình này là để chuẩn bị chung một bảng
báo cáo mua sắm của công việc đáp ứng các yêu cầu của dự án. Các bên sau đó sẽ
thương lượng một hợp đồng cuối cùng cho quyết định.

12.2.2 Tiến hành mua sắm: Công cụ và kỹ thuật
12.2.2.1 Hội nghị nhà thầu
Hội nghị nhà thầu (đôi khi được gọi là hội nghị đấu thầu, hội nghị nhà cung ứng, và hội
nghị tiền mua sắm) là cuộc gặp gỡ giữa bên mua và tất cả bên bán các tiềm năng trước
khi nộp hồ sơ hoặc đề nghị dự thầu. Chúng được sử dụng để đảm bảo rằng tất cả bên
bán tiềm năng có một sự hiểu biết rõ ràng và phổ biến về các yêu cầu mua sắm), và

không có nhà thầu nào được hưởng ưu đãi. Để công bằng, bên mua nên cẩn thận để
đảm bảo rằng tất cả các bên bán hàng tiềm năng nghe mọi câu hỏi từ bất kỳ bên bán
tiềm năng riêng lẻ và mỗi câu trả lời từ bên mua. Thông thường giải quyết công bằng
bằng các kỹ thuật như thu thập các câu hỏi của nhà thầu hoặc sắp xếp đến thăm trước
hội nghị nhà thầu. Đáp án cho các câu hỏi có thể được đưa vào tài liệu mua sắm như
sửa đổi.
12.2.2.2 Kỹ thuật đánh giá đề xuất
Ở cuộc mua sắm phức tạp, nơi thực hiện việc lựa chọn nguồn dựa trên câu trả lời từ
bên bán để xác định tiêu chí trọng số trước đó, một quy trình xem xét đánh giá chính
thức sẽ được xác định bởi chính sách mua sắm của bên mua. Ủy ban đánh giá sẽ đưa
ra quyết định bằng cách ưu tiên quản lý quyết định.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 23 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

12.2.2.3 Dự toán độc lập
Đối với nhiều mặt hàng mua sắm, tổ chức mua sắm có thể lựa chọn hoặc chuẩn bị dự
toán độc lập của nó, hoặc có dự toán chi phí do người dự toán chuyên nghiệp bên
ngoài, để phục vụ như một chuẩn mực của phản hồi được đề xuất. Sự khác biệt
nghiêm trọng trong dự toán chi phí có thể là một dấu hiệu cho thấy các bảng báo cáo
mua sắm cho công việc không đầy đủ, mơ hồ, và / hoặc những bên bán hàng tiềm
năng hoặc hiểu lầm hoặc không đáp ứng đầy đủ để báo cáo kết quả mua sắm cho công

việc.
12.2.2.4 Nhận định chuyên môn
Nhận định chuyên môn có thể được sử dụng trong việc đánh giá các đề xuất bên bán.
Việc đánh giá các đề xuất có thể được thực hiện bởi một đội đánh giá đa ngành có
chuyên môn trong từng lĩnh vực được bao gồm bởi các tài liệu mua sắm và hợp đồng
đề xuất. Điều này có thể bao gồm các chuyên môn từ các ngành chức năng như: ký kết
hợp đồng, pháp lý, tài chính, kế toán, kỹ thuật, thiết kế, nghiên cứu, phát triển, bán
hàng, và sản xuất.
12.2.2.5 Quảng cáo
Danh mục hiện tại của bên bán tiềm năng thường được mở rộng bằng cách đặt quảng
cáo trên các ấn phẩm lưu thông công cộng như báo chí được lựa chọn hoặc trong các
ấn phẩm thương mại cụ thể. Một số tổ chức sử dụng nguồn tài nguyên trực tuyến để
truyền thông mời mọc cộng đồng nhà cung cấp. Một số điều luật của chính phủ yêu cầu
quảng cáo công cộng một số loại mặt hàng mua sắm, và hầu hết các điều luật chính
phủ yêu cầu quảng cáo công cộng hoặc đăng trực tuyến các hợp đồng chính phủ còn
đang treo.
12.2.2.6 Kỹ thuật phân tích
Mua sắm liên quan đến việc xác định nhu cầu theo cách mà các nhà cung cấp có thể
mang lại giá trị thông qua dịch vụ của họ. Để đảm bảo rằng nhu cầu có thể có được và
được đáp ứng, kỹ thuật phân tích giúp các tổ chức xác định một nhà cung cấp sẵn sàng
cung cấp các trạng thái cuối cùng mong muốn, xác định chi phí dự kiến để hỗ trợ ngân
sách, và tránh chi phí quá mức do sự thay đổi. Bằng cách kiểm tra thông tin hiệu suất
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 24 of 39


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 12

trong quá khứ, các đội có thể xác định các khu vực có thể có nhiều rủi ro và cần được
giám sát chặt chẽ để đảm bảo thành công của dự án.
12.2.2.7 Thương lượng mua sắm
Thương lượng mua sắm làm rõ cấu trúc, yêu cầu, và các điều khoản khác của việc mua
bán để thỏa thuận có thể đạt được trước khi ký hợp đồng. Ngôn ngữ hợp đồng cuối
cùng phản ánh tất cả các thỏa thuận đạt được. Đối tượng được bảo hiểm phải bao gồm
trách nhiệm, quyền hạn để thực hiện thay đổi, điều khoản áp dụng, pháp luật quản lý,
kỹ thuật và phương pháp quản lý kinh doanh, quyền sở hữu, hợp đồng tài chính, các
giải pháp kỹ thuật, tiến độ tổng thể, thanh toán, và giá cả. Các cuộc đàm phán kết thúc
với một tài liệu hợp đồng có thể được thực hiện bởi cả bên mua và bên bán.
Đối với nội dung mua sắm phức tạp, đàm phán hợp đồng có thể là một quy trình độc
lập với các yếu tố đầu vào (ví dụ, vấn đề hoặc một liệt kê các mục mở) và đầu ra (ví
dụ, các quyết định tài liệu) của riêng chúng. Đối với nội dung mua sắm đơn giản, các
điều khoản và điều kiện của hợp đồng có thể được thiết lập trước đó và không cần
thương lượng, và chỉ cần được chấp nhận bởi bên bán.
Bên quản lý dự án có thể không đàm phán dẫn đến việc mua sắm. Quản lý dự án và
các thành viên khác của đội ngũ quản lý dự án có thể có mặt trong quy trình đàm phán
để cung cấp hỗ trợ, và, nếu cần thiết, để thêm rõ ràng về kỹ thuật, chất lượng của dự
án, và yêu cầu quản lý.

12.2.3 Tiến hành mua sắm: Đầu ra

12.2.3.1 Bên bán được lựa chọn
Những bên bán hàng được lựa chọn là các bên đã được đánh giá là trong phạm vi cạnh
tranh dựa trên các kết quả của đề nghị hoặc đánh giá thầu, và những bên đã đàm
phán một hợp đồng dự thảo sẽ trở thành hợp đồng thực tế khi thực hiện quyết định.
Phê duyệt cuối cùng của tất cả sự mua sắm phức tạp, có giá trị cao, có rủi ro cao

thường sẽ yêu cầu quản lý cấp cao của tổ chức trước khi quyết định.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 25 of 39