QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 13)

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

Chương 13
Quản lý các bên liên quan đến Dự án
Quản lý các bên liên quan dự án bao gồm các quá trình cần thiết để Nhận diện các cá
nhân, nhóm, hoặc các tổ chức có thể ảnh hưởng đến dự án hoặc bị ảnh hưởng bởi dự
án, để phân tích mong đợi của các bên liên quan và ảnh hưởng của họ đến dự án, và
để triển khai chiến lược quản lý phù hợp trong việc tham gia có hiệu quả của các bên
liên quan ra các quyết định và sự thực hiện. Quản lý các bên liên quan cũng phải lưu
tâm đến liên tục thông tin với các bên liên quan để hiểu được nhu cầu và kỳ vọng của
họ, giải quyết các vấn đề khi chúng xuất hiện, quản lý xung đột lợi ích, khuyến khích
cam kết của các bên liên quan thích hợp trong các quyết định và hoạt động của dự án.
Sự hài lòng của các bên liên quan được quản lý như một mục tiêu chính của dự án.
Hình 13-1 cung cấp một cái nhìn tổng quan của các quá trình quản lý các bên liên
quan bao gồm:
13.1. Nhận diện các bên liên quan - Quá trình nhận diện các cá nhân, nhóm,
hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi một quyết định, hoạt
động, hoặc kết quả của dự án, và phân tích và tài liệu hóa các thông tin
tương ứng liên quan đến quyền lợi của họ, sự tham gia, phụ thuộc lẫn nhau,
tác động, và ảnh hưởng tiềm tàng đến thành công của dự án.
13.2. Kế hoạch Quản lý các bên liên quan - Quá trình xây dựng chiến lược quản
lý thích hợp để các bên liên quan tham gia hiệu quả trong suốt vòng đời dự
án, trên cơ sở phân tích nhu cầu, quyền lợi của họ, và ảnh hưởng tiềm tàng
đến sự thành công của dự án.
13.3. Quản lý sự tham gia của các bên liên quan- Quá trình giao tiếp và làm
việc với các bên liên quan để đáp ứng nhu cầu /kỳ vọng của họ, giải quyết
các vấn đề khi chúng xuất hiện, và thúc đẩy sự tham gia của các bên liên
quan thích hợp trong các hoạt động suốt vòng đời dự án.
13.4. Kiểm soát sự tham gia của các bên liên quan- Quá trình giám sát tổng

thể các mối quan hệ các bên liên quan, điều chỉnh chiến lược và kế hoạch
của các bên liên quan tham gia.
Các quá trình tương tác với nhau và với các quá trình trong lĩnh vực kiến thức khác
nhau như mô tả chi tiết trong phần 3 và Phụ lục A1.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 383


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

Mỗi dự án sẽ có các bên liên quan bị ảnh hưởng hoặc có thể ảnh hưởng một cách tích
cực hay tiêu cực đến dự án. Còn một số bên liên quan có thể ảnh hưởng giới hạn đến
dự án, một số khác có thể ảnh hưởng đáng kể đến dự án và kết quả kỳ vọng của nó.
Khả năng của người quản lý dự án phải Nhận diện chính xác và quản lý các bên liên
quan một cách thích hợp có nghĩa khác biệt giữa thành công và thất bại.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 384


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

13.1. Nhận diện các bên liên quan
Quá trình Nhận diện các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh
hưởng bởi một quyết định, hoạt động, hoặc kết quả của dự án, và phân tích và tài liệu
hóa các thông tin tương ứng liên quan đến quyền lợi của họ, sự tham gia, phụ thuộc
lẫn nhau, tác động, và ảnh hưởng tiềm tàng đến thành công của dự án. Tầm quan
trọng của quá trình này là nó cho phép người quản lý dự án xác định trọng tâm phù
hợp với từng đối tượng hoặc một nhóm các bên liên quan. Đầu vào, các công cụ và kỹ
thuật, và kết quả đầu ra của quá trình này được mô tả trong hình 13-2. Hình 13-3 mô
tả sơ đồ luồng dữ liệu của quá trình.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 385


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

nhau

của

các

bên

Chương 13

tham

gia

dự

án.

Các bên liên quan của dự án là các cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng, bị
ảnh hưởng, hoặc tự cảm thấy mình bị ảnh hưởng bởi một quyết định, hoạt động, hoặc
kết quả của một dự án. Họ bao gồm các cá nhân và các tổ chức như khách hàng, nhà
tài trợ, tổ chức thực hiện, và công chúng đang tích cực tham gia dự án, hoặc quyền lợi
có thể ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực bởi việc thực hiện hoặc kết thúc dự án. Chúng
có thể gây ảnh hưởng toàn bộ dự án và sự chuyển giao của dự án. Các bên liên quan
có thể ở các vị trí khác nhau trong tổ chức, có thể có các quyền khác nhau, hoặc có
thể là tổ chức bên ngoài thực hiện dự án. Phần 13.1.2. 1 xác định thành phần khác
Yếu tố quyết định cho sự thành công dự án là việc sớm Nhận diện các bên liên quan
cho dự án hoặc giai đoạn của dự án và phân tích mức độ quan trọng của họ, kỳ vọng
cá nhân, cũng như tầm quan trọng và ảnh hưởng của họ. Đánh giá ban đầu nên được
xem xét và cập nhật thường xuyên. Hầu hết mỗi dự án sẽ có một số lượng khác nhau
các bên liên quan tùy thuộc quy mô, và tính chất phức tạp. Trong khi thời gian của PM
có giới hạn và nên được sử dụng một cách hiệu quả nhất có thể, các bên liên quan
nên được phân cấp theo mức độ quan trọng, mức độ ảnh hưởng, và mức độ tham gia
của họ trong dự án, xem xét thực tế làm tác động đến hoặc ảnh hưởng của các bên
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 386


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

liên quan có thể không xảy ra hoặc trở nên rõ ràng cho đến giai đoạn sau của dự án.
Điều này cho phép PM tập trung vào các mối quan hệ cần thiết để đảm bảo sự thành
công của dự án.

13.1.1.

Nhận diện các bên liên quan: Đầu vào

13.1.1.1. Tôn chỉ dự án
Mô tả trong mục 4.1.3.1. Tôn chỉ dự án có thể cung cấp thông tin người trong nội bộ và
bên ngoài liên quan đến dự án và bị ảnh hưởng bởi kết quả hoặc thực hiện dự án,
chẳng hạn như nhà tài trợ dự án, khách hàng, thành viên trong đội, các nhóm và các
ban ngành tham gia dự án, và những người hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi dự án.
13.1.1.2. Tài liệu mua hàng
Mô tả trong mục 12.1.3.3. Nếu một dự án là kết quả của một hoạt động mua hàng
hoặc được căn cứ trên một hợp đồng đã thiết lập, các thành phần tham gia bên trong
hợp đồng là các bên liên quan chính của dự án. Các bên liên quan khác, chẳng hạn
như các nhà cung cấp, cũng cần được xem như là một phần trong danh sách các bên
liên quan của dự án.
13.1.1.3. Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
Mô tả trong mục 2.1.5. Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến
quá trình Nhận diện các bên liên quan bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Văn hóa và cơ cấu tổ chức;

•

Chính phủ hoặc tiêu chuẩn ngành nghề (ví dụ: quy định, tiêu chuẩn sản
phẩm) và

•

Xu hướng toàn cầu, khu vực hoặc địa phương, và thực tiễn hay thói quen.

13.1.1.4. Tài sản quy trình của tổ chức
Mô tả trong mục 2.1.4. Tài sản quy trình của tổ chức có thể ảnh hưởng đến quá trình
Nhận diện các bên liên quan bao gồm, nhưng không giới hạn:
•

Mẫu danh mục các bên liên quan,

•

Bài học kinh nghiệm từ các dự án trước đó, và

•

Sổ danh mục các bên liên quan từ các dự án trước.

13.1.2.

Nhận diện các bên liên quan: Công cụ và kỹ thuật

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 387


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

13.1.2.1. Phân tích các bên liên quan
Phân tích các bên liên quan là một kỹ thuật thu thập và phân tích một cách có hệ thống
định lượng và định tính thông tin để xác định lợi ích của ai cần lưu ý trong suốt dự án.
Nó xác định lợi ích, mong đợi, và ảnh hưởng của các bên liên quan và quan hệ của họ
với mục đích của dự án. Nó cũng giúp xác định các mối quan hệ các bên liên quan
(với dự án và với các bên liên quan khác) có thể được thừa hưởng để xây dựng mối
liên kết và quan hệ đối tác tiềm năng nhằm nâng cao cơ hội thành công của dự án,
cùng với mối quan hệ các bên liên quan cần được tác động một cách khác nhau ở các
giai đoạn khác nhau của dự án hoặc phần của dự án.
Phân tích các bên liên quan thường theo các bước dưới đây:


Nhận diện tất cả các bên tham gia dự án tiềm năng và các thông tin có liên
quan, như vai trò, nhiệm vụ, sở thích, kiến thức, tầm quan trọng và mức độ
ảnh hưởng của họ. Các bên liên quan chính thường dễ dàng xác định. Họ
bao gồm bất cứ ai có vai trò quyết định hoặc vai trò quản lý có ảnh hưởng
bởi đến hiệu quả dự án, chẳng hạn như các nhà tài trợ, PM, và khách hàng
chính. Nhận diện các bên liên quan khác thường được thực hiện bằng cách

phỏng vấn các bên liên quan đã được Nhận diện và mở rộng danh sách cho
đến khi bao gồm tất cả các bên liên quan tiềm năng.



Phân tích các tác động tiềm năng hoặc hỗ trợ mà mỗi bên liên quan có thể
tạo ra, và phân loại chúng để xác định một chiến lược tiếp cận. Trong nhóm
các bên liên quan lớn, quan trọng, phải ưu tiên nổ lực để việc giao tiếp và
quản lý kỳ vọng của họ đảm bảo có hiệu quả.



Đánh giá cách các bên liên quan chính có thể ứng xử hoặc phản ứng lại
trong các tình huống khác nhau, để biết cách tác động, hỗ trợ cho họ và
giảm thiểu tác động tiêu cực.

Có rất nhiều mô hình phân loại được sử dụng để phân tích các bên liên quan, chẳng
hạn như:


Mô hình quyền lực/lợi ích, nhóm các bên liên quan dựa trên mức độ thẩm
quyền và lợi ích đối với kết quả dự án;



Mô hình quyền lực/sự ảnh hưởng, nhóm các các bên liên quan dựa trên
mức độ thẩm quyền và sự ảnh hưởng của họ trong dự án;



Mô hình ảnh hưởng/tác động, phân loại các bên liên quan trên sự ảnh
hưởng của họ đến dự án và khả năng tác động của họ đến việc thay đổi kế
hoạch hoặc thi công của dự án.



Mô hình nét nổi bật, mô tả phân loại các bên liên quan dựa trên quyền lực,
sự cấp bách, tính hợp pháp của họ.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 388


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

Hình 13-4 trình bày một ví dụ về một mộ hình quyền lực / tầm quan trọng với A-H đại
diện cho các vị trí của các bên liên quan có đặc điểm chung.

Cao

Vẫn
hài lòng

Quản lý
chặt chẽ

Theo dõi

Giữ liên lạc

Năng lực

Thấp
Quyền lợi

Thấp

Cao

Hình 13-4. Ví dụ về Lưới Năng lực/ Quyền lợi với các Bên liên quan

13.1.2.2. Tham vấn chuyên gia
Để đảm bảo nhận diện toàn diện và ghi vào danh sách các bên liên quan, việc đánh
giá và ý kiến chuyên môn nên được tìm kiếm từ các nhóm, cá nhân có đào tạo chuyên
ngành hoặc chuyên gia chuyên ngành, chẳng hạn như:
 Quản lý cấp cao;
 Các đơn vị khác trong tổ chức;
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 389


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

 Các bên liên quan chính đã được nhận diện


Quản lý dự án đã làm việc trong các dự án trong cùng loại (trực tiếp hoặc
thông qua các bài học kinh nghiệm);

 Các chuyên gia chuyên đề trong kinh doanh hoặc dự án tương đương;
 Các nhóm và chuyên gia tư vấn trong ngành; và
 Các hiệp hội kỹ thuật chuyên môn, và các tổ chức phi chính phủ.
Ý kiến chuyên gia có thể thu được thông qua tham vấn cá nhân hoặc qua bảng khảo
sát.
13.1.2.3 Hội họp
Các cuộc họp phân tích hồ sơ là cuộc họp được thiết kế để phát triển sự am hiểu của
các bên liên quan chính của dự án, và chúng có thể được sử dụng để trao đổi và phân
tích thông tin về vai trò, tầm quan trọng, sự hiểu biết và toàn bộ vị trí của mỗi bên liên
quan làm việc trong dự án.

13.1.3.

Nhận diện các bên liên quan: Đầu ra

13.1.3.1 Danh mục các bên liên quan
Kết quả chính của quá trình nhận diện các bên liên quan là danh sách các bên liên
quan. Tất cả các chi tiết liên quan đến việc nhận diện các bên liên quan bao gồm,
nhưng không giới hạn:


Thông tin nhận diện. Tên, chức vụ của tổ chức, vị trí, vai trò trong dự án,
thông tin liên lạc;



Thông tin đánh giá. Yêu cầu chính, mong đợi chính, ảnh hưởng tiềm năng
trong dự án, giai đoạn trong vòng đời với sự quan tâm nhất, và



Phân loại các bên liên quan. Nội bộ / bên ngoài, ủng hộ / trung lập / chống
đối,

Danh sách các bên liên quan nên được tư vấn và cập nhật một cách thường xuyên,
như các bên liên quan có thể thay đổi - hoặc nhận diện mới - trong suốt vòng đời của
dự án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 390


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

13.2 Kế hoạch quản lý các bên liên quan
Kế hoạch quản lý các bên liên quan là quá trình đề ra chiến lược quản lý thích hợp để

các bên liên quan tham gia được hiệu quả trong suốt vòng đời dự án, trên cơ sở phân
tích nhu cầu, tầm quan trọng, và tác động tiềm năng đến sự thành công của dự án. Lợi
ích quan trọng của quá trình này là chuẩn bị một cách rõ ràng, kế hoạch hành động
tương tác với các bên liên quan để hỗ trợ lợi ích của dự án. Đầu vào, các công cụ và
phương pháp kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quá trình này được mô tả trong hình 135. Hình 13-6 sơ đồ mô tả luồng dữ liệu của quá trình.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 391


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

Kế hoạch quản lý các bên liên quan xác định dự án sẽ ảnh hưởng đến các bên liên
quan như thế nào, sau đó cho phép người quản lý dự án mở rộng nhiều cách khác
nhau để các bên liên quan tham gia có hiệu quả trong dự án, quản lý kỳ vọng của họ,
và sau cùng đạt được các mục tiêu dự án. Quản lý các bên liên quan là cải tiến tốt hơn
truyền thông và đòi hỏi cao hơn là quản lý một nhóm. Quản lý các bên liên quan sẽ
việc tạo ra và duy trì các mối quan hệ giữa các nhóm dự án và các bên liên quan,
nhằm đáp ứng nhu cầu và đòi hỏi tương ứng của họ trong phạm vi dự án.

]09pQuá trình này tạo ra kế hoạch quản lý các bên liên quan, trong đó có kế hoạch chi
tiết cách quản lý hiệu quả các bên liên quan có thể được thực hiện. Khi thực hiện dự
án, thành viên của các bên liên quan và mức độ yêu cầu của việc tham gia có thể thay
đổi, cho nên, kế hoạch quản lý các bên liên quan là một quá trình lặp đi lặp lại được
xem xét một cách thường xuyên bởi người quản lý dự án.

13.2.1. Kế hoạch quản lý các bên liên quan: Đầu vào
13.2. 1.1. Kế hoạch quản lý dự án
Được mô tả trong mục 4.2.3.1. Các thông tin được sử dụng cho việc xây dựng kế
hoạch quản lý các bên liên quan bao gồm, nhưng không giới hạn:


Vòng đời được lựa chọn cho dự án và các quá trình sẽ được áp dụng cho từng
giai đoạn;



Mô tả cách thức làm việc sẽ được thực hiện để hoàn thành các mục tiêu của dự
án;



Mô tả yêu cầu nguồn nhân lực như thế nào sẽ được đáp ứng, vai trò và trách
nhiệm như thế nào, các mối quan hệ báo cáo, và nhân sự quản lý sẽ được bố
trí và cấu trúc cho dự án;



Kế hoạch quản lý thay đổi đó là cách theo dõi và kiểm soát các tài liệu thay đổi,
và



Sự cần thiết và phương pháp kỹ thuật để giao tiếp giữa các bên liên quan.

13.2.1.2 Danh mục các bên liên quan

Được mô tả trong mục 13.1.3.1. danh mục các bên liên quan cung cấp thông tin cần
thiết để lập kế hoạch phù hợp cho các bên liên quan tham gia dự án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 392


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

13.2.1.3. Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
Được mô tả trong mục 2.1.5. Tất cả các yếu tố môi trường doanh nghiệp được sử
dụng làm đầu vào cho quá trình này, bởi vì quản lý của các bên liên quan cần phải
thích nghi với môi trường của dự án. Trong số này, văn hóa tổ chức, cơ cấu, và môi
trường chính trị có tầm quan trọng đặc biệt, bởi vì chúng giúp đỡ trong quyết định lựa
chọn tốt nhất để hỗ trợ quá trình quản lý các bên liên quan thích ứng tốt nhất.
13.2.1.4 Tài sản quá trình của tổ chức
Được mô tả trong mục 2.1.4. Tất cả các tài sản quá trình tổ chức được sử dụng làm
đầu vào cho quá trình lập kế hoạch quản lý các bên liên quan. Trong đó, kho dữ liệu
bài học kinh nghiệm và dữ liệu lịch sử có tầm quan trọng đặc biệt, bởi vì chúng cung
cấp những hiểu biết về kế hoạch quản lý các bên liên quan trước đây và hiệu quả của
chúng. Những điều này có thể được sử dụng để lập kế hoạch các hoạt động quản lý
các bên liên quan cho dự án hiện tại.
13.2.2. Kế hoạch quản lý các bên liên quan: Công cụ và kỹ thuật
13.2.2.1. Tham vấn chuyên gia
Dựa trên các mục tiêu dự án, người quản lý dự án nên ứng dụngý kiến chuyên gia để

quyết định mức độ tham gia cần thiết của mỗi bên liên quan tại mỗi giai đoạn của dự
án. Ví dụ, lúc bắt đầu của một dự án, cần thiết các bên liên quan cao cấp được đánh
giá cao để dẹp đi bất kỳ trở ngại cho sự thành công. Một khi yếu tố trở ngại được loại
bỏ, có thể thay đổi mức độ tham gia các bên liên quan cao cấp từ lãnh đạo sang hỗ
trợ, và các bên liên quan khác, chẳng hạn như người sử dụng cuối cùng, có thể trở
nên quan trọng hơn.
Để lập kế hoạch quản lý các bên liên quan, ý kiến và chuyên môn nên được thu thập
từ các nhóm hoặc cá nhân được đào tạo chuyên môn hoặc chuyên gia hoặc hiểu biết
về các mối quan hệ trong tổ chức, chẳng hạn như:


Quản lý cấp cao;



Thành viên nhóm dự án;



Các đơn vị khác, cá nhân trong tổ chức;



Các bên liên quan chính được xác định;



Những người đã làm việc trong các dự án tương đương (trực tiếp hoặc
thông qua các bài học kinh nghiệm);

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 393


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition


Chuyên gia trong kinh doanh hoặc dự án tương đương;



Các nhóm kinh doanh và chuyên gia tư vấn; và



Các hiệp hội kỹ thuật chuyên môn, và các tổ chức phi chính phủ.

Chương 13

Tham vấn chuyên gia có thể thu được thông qua tham vấn cá nhân hoặc qua bảng
khảo sát.
13.2.2.2 Hội họp
Các cuộc họp nên được tổ chức với các chuyên gia và nhóm dự án để xác định mức
độ tham gia của tất cả các bên liên quan. Thông tin này có thể được sử dụng để chuẩn
bị kế hoạch quản lý các bên liên quan.
13.2.2.3 Kỹ thuật phân tích
Mức độ tham gia hiện tại của các bên liên quan cần phải được đối chiếu với mức độ

yêu cầu tham gia theo kế hoạch để dự án hoàn thành thành công. Bên liên quan tham
gia trong suốt vòng đời của dự án quyết định đối với thành công của dự án..
Mức độ tham gia của các bên liên quan có thể được phân cấp như sau:


Không biết. Không biết gì về dự án và các tác động tiềm năng.



Kháng cự. Hiểu biết về dự án và các tác động tiềm năng và kháng cự để
thay đổi.



Trung lập. Hiểu biết về dự án nhưng không hỗ trợ cũng không kháng cự.



Hỗ trợ. Hiểu biết về dự án và các tác động tiềm năng và hỗ trợ để thay đổi.



Lãnh đạo. Hiểu biết về dự án và các tác động tiềm năng và tích cực tham
gia đảm bảo dự án thành công.

Thành phần tham gia hiện tại có thể được đưa ra bằng cách sử dụng bên liên ma trận
đánh giá các bên liên quan tham gia, trong hình 13-7, trong đó C là chỉ cho tham gia
hiện tại, và D chỉ cho tham gia mong muốn. Nhóm dự án cần xác định mức độ tham
gia mong muốn trong giai đoạn hiện tại của dự án, căn cứ trên thông tin sẵn có.
Ví dụ trong hình 13-7 cho thấy rằng các bên liên quan 3 là ở mức độ mong muốn tham

gia, trong khi các bên liên quan 1 và 2 yêu cầu thông tin nhiều hơn và hành động nhiều
hơn bổ sung để chuyển họ đến mức mong muốn tham gia.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 394


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

Thông qua quá trình phân tích này, khoảng cách giữa các mức độ tham gia hiện tại và
mong muốn có thể được xác định. Hành động và thông tin liên lạc cần thiết để đóng
khoảng cách này có thể được xác định bằng cách sử dụng ý kiến chuyên gia của
nhóm dự án.
13.2.3. Kế hoạch quản lý các bên liên quan: Đầu ra
13.2.3.1. Kế hoạch quản lý các bên liên quan
Các kế hoạch quản lý các bên liên quan là một phần của kế hoạch quản lý dự án (mục
4.2.3.1) và xác định các chiến lược quản lý cần thiết để các bên liên quan tham gia có
hiệu quả. Kế hoạch quản lý các bên liên quan có thể là chính thức hay không chính
thức, có nhiều chi tiết hoặc tổng thể, căn cứ trên nhu cầu của dự án.
Ngoài các dữ liệu thu thập trong sổ danh mục các bên liên quan, kế hoạch quản lý các
bên liên quan thường chuẩn bị:


Mức độ tham gia mong muốn và hiện tại của các bên liên quan chính;



Phạm vi và tác động của sự thay đổi đến các bên liên quan;



Xác định mối quan hệ qua lại và chồng chéo tiềm năng giữa các bên liên
quan;



Yêu cầu thông tin liên lạc bên liên quan cho giai đoạn hiện tại của dự án;



Thông tin phân phối cho các bên liên quan, bao gồm ngôn ngữ, định dạng,
nội dung và mức độ chi tiết;

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 395


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13



Lý do của việc phân phối các thông tin đó và tác động dự kiến đến các bên
liên quan tham gia;



Khoảng thời gian và tần số phân phối cho các thông tin cần thiết để các bên
liên quan, và



Phương pháp cập nhật và hoàn thiện kế hoạch quản lý các bên liên quan là
sự phát triển của dự án.

Quản lý dự án phải thấy được tính chất nhạy cảm của kế hoạch quản lý các bên liên
quan và đòi hỏi có biện pháp phòng ngừa thích hợp. Ví dụ, thông tin các bên liên quan
đối kháng với dự án có khả năng gây tổn hại, và xem xét định kỳ phải được đưa ra đối
với việc phân phối các thông tin như vậy. Khi cập nhật kế hoạch quản lý các bên liên
quan, tính hợp lệ của các giả định cơ bản phải được xem xét để đảm bảo tính chính
xác và phù hợp được liên tục.
13.2.3. 2. Cập nhật tài liệu dự án
Tài liệu dự án có thể sẽ được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn:
 Tiến độ dự án, và
 Sổ danh mục các bên liên quan.

13.3 Quản lý sự tham gia của các bên liên quan

Quản lý sự tham gia của các bên liên quan là quá trình giao tiếp và làm việc với các
bên liên quan để đáp ứng nhu cầu / mong đợi của họ, giải quyết các vấn đề khi chúng
xảy ra, và khuyến khích các bên liên quan tham gia thích hợp trong các hoạt động dự

án xuyên suốt vòng đời dự án. Lợi ích quan trọng của quá trình này là cho phép người
quản lý dự án tăng cường hỗ trợ và giảm thiểu sự đối kháng từ các bên liên quan, dẫn
đến tăng cơ hội để đạt được thành công dự án. Các yếu tố đầu vào, các công cụ và
phương pháp kỹ thuật, và kết quả đầu ra của quá trình này được mô tả trong hình 138. Hình 13-9 mô tả sơ đồ luồng dữ liệu của quá trình..

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 396


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Đầu vào

.1 Kế hoạch Quản lý
các bên liên quan
.2 Kế hoạch Quản lý
truyền thông
.3 Nhật ký thay đổi
.4 Tài sản Quy trình
Tổ chức

Chương 13

Công cụ & Kỹ thuật
.1 Các phương pháp
truyền thông
.2 Các kỹ năng lực cá

nhân
.3 Các kỹ năng quản lý

Đầu ra

.1 Nhật ký sự kiện
.2 Yêu cầu thay đổi
.3 Cập nhật kế hoạch
Quản lý dự án
.4 Cập nhật tài liệu
dự án
.5 Cập nhật tài sản
quy trình tổ chức

Hình 13-8. Quản lý sự tham gia của các Bên liên quan :
Đầu vào, Công cụ & Kỹ thuật và Đầu ra

Quản lý sự tham gia của các bên liên quan bao gồm các hoạt động như:


Các bên liên quan tham gia tại các giai đoạn thích hợp của dự án để đạt
được hoặc cũng cố cam kết tiếp tục của họ về sự thành công của dự án;

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 397

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13



Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan thông qua việc thương lượng và giao
tiếp, đảm bảo đạt được mục tiêu của dự án;



Giải quyết các mối lo ngại tiềm năng chưa trở thành vấn đề và các vấn đề
đoán trước trong tương lai có thể tăng lên bởi các bên liên quan. Các mối lo
ngại như vậy cần phải được xác định và thảo luận càng sớm càng tốt để
đánh giá rủi ro liên quan đến dự án; và



Làm rõ và giải quyết các vấn đề đã được xác định.

Quản lý sự tham gia của các bên liên quan giúp tăng xác suất thành công dự án bằng
cách đảm bảo các bên liên quan hiểu rõ mục đích, mục tiêu, lợi ích, và rủi ro của dự
án. Điều này làm họ hỗ trợ tích cực đến dự án và để giúp hướng dẫn các hoạt động và
giải quyết vấn đề của dự án. Bằng cách dự đoán phản ứng của mọi người đối với dự
án, các hoạt động chủ động có thể được thực hiện để hỗ trợ giành thắng lợi hoặc giảm
thiểu tác động tiêu cực.
Khả năng của các bên liên quan ảnh hưởng đến dự án thường là cao nhất trong giai
đoạn ban đầu và càng ngày càng thấp khi dự án tiến triển. Người quản lý dự án có
trách nhiệm cho việc tham gia và quản lý của các bên liên quan khác trong một dự án
và có thể kêu gọi các nhà tài trợ dự án để hỗ trợ khi cần thiết. Quản lý hoạt động tham

gia của các bên liên quan làm giảm rủi ro liên quan của dự án không đáp ứng các mục
đích và mục tiêu của nó.

13.3.1 Quản lý sự tham gia của các bên liên quan: Đầu vào
13.3.1.1. Kế hoạch quản lý các bên liên quan
Được mô tả trong mục 13.2.3.1. Kế hoạch quản lý các bên liên quan cung cấp hướng
dẫn làm thế nào để các bên liên quan khác nhau có thể tham gia tốt nhất trong dự án.
Kế hoạch quản lý các bên liên quan mô tả các phương pháp và kỹ thuật được sử dụng
để các bên liên quan trao đổi thông tin.
Kế hoạch này được sử dụng để xác định mức độ tương tác qua lại của các bên liên
quan khác nhau và - cùng với các tài liệu khác - giúp xác định một chiến lược để nhận
diện và quản lý các bên liên quan trong suốt vòng đời dự án.
13.3.1.2. Kế hoạch quản lý thông tin

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 398


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

Được mô tả trong mục 10.1.3.1. Kế hoạch quản lý thông tin cung cấp hướng dẫn và
cung cấp thông tin về quản lý mong đợi của các bên liên quan. Các thông tin được sử
dụng bao gồm, nhưng không giới hạn:


Yêu cầu thông tin của các bên liên quan;



Thông tin truyền đạt, gồm ngôn ngữ, định dạng, nội dung và mức độ chi
tiết;



Lý do để phân phối thông tin;



Người hoặc nhóm người sẽ nhận được thông tin, và



Quá trình đối kháng căng thẳng.

13.3.1.3. Nhật ký thay đổi
Được mô tả trong mục 4.5.3.2. Nhật ký thay đổi được sử dụng để làm bằng chứng cho
những thay đổi xảy ra trong suốt một dự án. Những thay đổi này - và ảnh hưởng của
nó đối với dự án về thời gian, chi phí và rủi ro được truyền đạt đến các bên liên quan
thích hợp.
13.3.1.4 Tài sản quá trình của tổ chức
Được mô tả trong mục 2.1.4. Tài sản quá trình của tổ chức có thể ảnh hưởng quá trình
quản lý tham gia của các bên liên quan bao gồm, nhưng không giới hạn:


Yêu cầu truyền thông của tổ chức,



Quá trình quản lý lưu hành,



Thủ tục kiểm soát thay đổi, và



Thông tin lịch sử về các dự án trước.

13.3.2 Quản lý quan tham gia của các bên liên: Công cụ và kỹ thuật
13.3.2.1 Các phương pháp giao tiếp
Được mô tả trong mục 10.1.2.4. Các phương pháp truyền thông xác cho kế hoạch
quản lý truyền thông của mỗi bên liên quan được sử dụng trong quá trình quản lý sự
tham gia của các bên liên quan. Dựa trên các yêu cầu truyền thông của các bên liên
quan, người quản lý dự án quyết định như thế nào, khi nào, và phương pháp truyền
thông sẽ được sử dụng trong dự án.
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 399


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

13.3.2.2. Kỹ năng giao tiếp
Người quản lý dự án áp dụng kỹ năng giao tiếp để quản lý mong đợi của các bên liên
quan. Ví dụ:


Xây dựng lòng tin,



Giải quyết xung đột,



Lắng nghe tích cực, và



Khắc phục sự đối kháng để thay đổi.

13.3.2.3 kỹ năng quản lý
Người quản lý dự án áp dụng các kỹ năng quản lý để phối hợp và làm hài hòa các
nhóm để hoàn thành các mục tiêu dự án. Ví dụ:


Sự đồng thuận đối với các mục tiêu dự án,



Người ảnh hưởng đến việc hỗ trợ dự án,



Đàm phán các thỏa thuận để đáp ứng nhu cầu dự án cần, và



Thay đổi hành vi tổ chức để chấp nhận các kết quả dự án.

13.3.1. Quản lý tham gia của các bên liên quan: Đầu ra
13.3.3. 1 Nhật ký các sự kiện
Quản lý sự tham gia của các bên liên quan có thể dẫn đến việc lập ra một nhật ký các
vấn đề. Nhật ký này cập nhật như các vấn đề mới được nhận diện và các vấn đề hiện
tại được giải quyết.
13.3.3.2. Những yêu cầu thay đổi
Quản lý sự tham gia của các bên liên quan có thể là kết quả của một yêu cầu thay đổi
về sản phẩm hoặc dự án. Nó cũng có thể bao gồm các hành động khắc phục hoặc
phòng ngừa của chính dự án hoặc sự tương tác với các bên liên quan bị ảnh hưởng,
sự phù hợp.
13.3.3.3. Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Nội dung của kế hoạch quản lý dự án có thể được cập nhật bao gồm, nhưng không
giới hạn, kế hoạch quản lý các bên liên quan. Kế hoạch này được cập nhật khi các yêu
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 400


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

cầu mới hoặc các yêu cầu thay đổi của các bên liên quan được xác định. Ví dụ, một số
thông có thể không còn cần thiết, một phương pháp truyền thông không hiệu quả có
thể được thay thế bằng một phương pháp khác, hoặc yêu cầu một thông tin mới có thể
được nhận diện. Nó cũng được cập nhật như một kết quả của việc giải quyết các mối
quan tâm và giải quyết vấn đề. Ví dụ, nó có thể được xác định là một bên liên quan có
nhu cầu thêm thông tin.
13.3.3.4. Cập nhật tài liệu dự án
Tài liệu dự án có thể sẽ được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn, sổ danh mục
các bên liên quan. Tài liệu này được cập nhật các thông tin thay đổi các bên liên quan,
khi các bên liên quan mới được xác định, hoặc nếu các bên liên quan đã có tên không
còn được tham gia vào hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, hoặc cập nhật khác cho các bên
liên quan cụ thể được yêu cầu.
13.3.3.5. Cập nhật tài sản quá trình của tổ chức
Tài sản quá trình tổ chức có thể được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn:


Thông báo cho các bên liên quan. Thông tin có thể được cung cấp cho các
bên liên quan về các vấn đề được giải quyết, thay đổi đã được phê duyệt, và
tình trạng dự án chung.



Báo cáo dự án. Form mẫu và thông tin của báo cáo mô tả tình trạng của dự
án và bao gồm các bài học kinh nghiệm, nhật ký các vấn đề, báo cáo kết
thúc dự án, và dữ liệu đầu ra từ những kiến thức của các lĩnh vực khác
(Phần 4-12).



Các bài thuyết trình dự án. Thông tin chính thức hoặc không chính thức
được cung cấp bởi nhóm dự án để bất kỳ hoặc tất cả các bên tham gia dự
án.



Hồ sơ dự án. Hồ sơ dự án bao gồm thư từ qua lại, bản ghi nhớ, biên bản
cuộc họp, và các tài liệu khác mô tả dự án.



Thông tin phản hồi từ các bên liên quan. Thông tin nhận được từ các bên
liên quan về các hoạt động của dự án có thể được phân phối và sử dụng để
sửa đổi hoặc cải thiện hiệu suất của dự án trong tương lai.



Tài liệu bài học kinh nghiệm. Tài liệu bao gồm các phân tích nguyên nhân
gốc rễ của các vấn đề phải đối mặt, lý do lựa chọn hành động khắc phục, và
những bài học kinh nghiệm quản lý các bên liên quan khác. Bài học kinh

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 401

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

nghiệm được ghi chép và phân phối, và trở thành một phần của dữ liệu lịch
sử cho cả dự án và tổ chức thực hiện.

13.4 Kiểm soát sự tham gia của các bên liên quan
Kiểm soát sự tham gia của các bên liên quan là quá trình giám sát các mối quan hệ
tổng thể các bên liên quan dự án và điều chỉnh chiến lược và kế hoạch tham gia của
các bên liên quan. Lợi ích quan trọng của quá trình này là duy trì hoặc nâng cao hiệu
quả và kết quả của các hoạt động tham gia của các bên liên quan làm cho dự án tiến
triển và thay đổi môi trường dự án. Các yếu tố đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và kết
quả đầu ra của quá trình này được mô tả trong hình 13-10. Hình 13-11 mô tả sơ đồ
luồng dữ liệu của quá trình.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 402


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

Hoạt động tham gia của các bên liên quan bao gồm kế hoạch quản lý các bên liên
quan và được thực hiện trong suốt vòng đời của dự án. Sự tham gia của các bên liên
quan cần phải được liên tục kiểm soát.

13.4.1 Kiểm soát sự tham gia của các bên liên quan: Đầu vào
13.4.1.1 Kế hoạch quản lý dự án.
Được mô tả trong mục 4.2.3.1. Kế hoạch quản lý dự án được sử dụng để xây dựng kế
hoạch quản lý các bên liên quan, được mô tả trong mục 13.1.3.1. Các thông tin được
sử dụng để kiểm soát sự tham gia các bên liên quan bao gồm, nhưng không giới hạn:


Vòng đời lựa chọn cho dự án và các quá trình sẽ được áp dụng cho từng giai
đoạn;



Công việc được thực hiện như thế nào để hoàn thành các mục tiêu của dự án;

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 403


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition



Chương 13

Các yêu cầu nguồn nhân lực đươc đáp úng như thế nào, vai trò trách nhiêm ra
sao, báo cáo các mối quan hệ, quản lý nhân sự được tập trung và tạo cấu trúc

cho dự án;



Kế hoạch quản lý sự thay đổi của những tài liệu thay đổi sẽ được theo dõi và
kiểm soát,



Nhu cầu và cách thức giao tiếp giữa các bên liên quan.

13.4.1.2 Nhật ký sự kiện:
Được mô tả trong mục 13.3.3.1. Nhật ký sự kiện được cập nhậtnhư là xác định các
vấn đề mới và các vấn đề hiện tại được giải quyết.
13.4.1.3 Dữ liệu hiệu suất công việc :
Được mô tả trong mục 4.3.3.2. Dữ liệu hiệu suất công việc là những quan sát chính và
các phép đo xác định trong suốt các hoạt động được thực hiện để tiến hành các công
việc của dự án. Các phép đo khác nhau về các hoạt động và phân phối dự án được
thu thập trong quá trình kiểm soát khác nhau. Dữ liệu thường được xem là trừu tượng
nhất mà thông tin từ đó làm nền tảng cho tiến trình khác.
Ví dụ về các dữ liệu hiệu suất công việc bao gồm tỷ lệ phần trăm báo cáo công việc
hoàn thành, hiệu suất các biện pháp kỹ thuật, ngày bắt đầu và kết thúc của các hoạt
động đúng tiến độ, số lượng các yêu cầu thay đổi, số khiếm khuyết, chi phí thực tế,
thời gian thực tế…
13.4.1.4 Tài liệu dự án
Nhiều tài liệu dự án có nguồn gốc từ khởi tạo dự án, lập kế hoạch, thực hiện, hoặc
kiểm soát các quy trình có thể được sử dụng như hỗ trợ đầu vào cho việc kiểm soát
sự tham gia của các bên liên quan. Chúng bao gồm, nhưng không giới hạn:


Tiến độ dự án,



Đăng ký các bên liên quan,



Nhật ký sự kiện



Nhật ký thay đổi



Truyền thông dự án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 404


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

13.4.2 Kiểm soát sự tham gia các bên liên quan : Công cụ và kỹ

thuật
13.4.2. 1 Hệ thống quản lý thông tin
Một hệ thống quản lý thông tin cung cấp một công cụ tiêu chuẩn cho quản lý dự án để
nắm bắt, lưu trữ, và phân phối thông tin cho các bên liên quan về chi phí dự án, tiến độ
dự án, và hiệu suất. Nó cũng cho phép người quản lý dự án tổng hợp báo cáo từ một
số hệ thống và tạo điều kiện phân phối báo cáo cho các bên liên quan của dự án.
Ví dụ về các định dạng phân phối có thể bao gồm báo cáo bảng, phân tích bảng tính
và thuyết trình. Khả năng đồ họa có thể được sử dụng để tạo ra hình ảnh đại diện của
thông tin thực hiện dự án.
13.4.2.2 Nhận định của chuyên gia
Để đảm bảo xác định toàn diện và danh sách của các bên liên quan mới, đánh giá lại
của các bên liên quan hiện tại có thể được thực hiện. Đầu vào nên được tìm kiếm từ
các nhóm hoặc cá nhân được đào tạo chuyên ngành hoặc ý kiến của chuyên gia,
như:
•

Quản lý cấp cao;

•

Các đơn vị khác, cá nhân trong tổ chức;

•

Xác định các bên liên quan chính;

•

Quản lý dự án đã làm việc trên các dự án trong cùng khu vực (Trực tiếp hoặc
thông qua các bài học kinh nghiệm);

•

Đối tượng chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh, dự án;

•

Các nhóm công nghiệp và chuyên gia tư vấn

•

Hội ngành nghề và kỹ thuật, cơ quan quản lý và các tổ chức phi chính phủ.

Nhận định chuyên môn có thể thu được thông qua những tham vấn cá nhân (ví dụ như
cuộc họp từng người hoặc các cuộc phỏng vấn) hoặc thông qua một bảng khảo sát
(như các nhóm tập trung, khảo sát).
13.4.2.3 Hội họp
Cuộc họp đánh giá tình trạng được sử dụng để trao đổi và phân tích thông tin về sự
tham gia của các bên liên quan.
HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 405


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition

Chương 13

13.4.3 Kiểm soát sự tham gia các bên liên quan : Đầu ra
13.4.3.1 Thông tin hiệu suất công việc
Các thông tin hiệu suất công việc là các dữ liệu hiệu suất thu thập từ các quá trình
kiểm soát khác nhau, phân tích trong bối cảnh, và tích hợp dựa trên các mối quan hệ
trên các lĩnh vực. Do đó dữ liệu hiệu suất công việc đã được chuyển thành thông tin
hiệu suất công việc. Dữ liệu cho mỗi (thông tin)gia nhập(data per se are not..) không
được sử dụng trong quá trình ra quyết định, bởi vì ý nghĩa có thể bị hiểu sai. Tuy
nhiên, thông tin tương quan và bối cảnh hóa cung cấp một nền tảng vững chắc cho
các quyết định dự án.
Thông tin hiệu suất công việc được lưu thông qua quá trình giao tiếp. Ví dụ về hiệu
suất các thông tin là tình trạng phân phối, tình hình thực hiện các yêu cầu thay đổi, và
ước tính dự báo hoàn thành.
13.4.3.2 Yêu cầu thay đổi
Phân tích thực hiện dự án và tương tác với các bên liên quan thường tạo ra các yêu
cầu thay đổi. Những yêu cầu thay đổi được xử lý thông qua quá trình Thực hiện kiểm
soát thay đổi tích hợp (Phần 4. 5) như sau:
Hành động khắc phục bao gồm những thay đổi mang lại hiệu quả trong tương lai cho
dự án phù hợp với kế hoạch quản lý dự án;
Hành động phòng ngừa có thể làm giảm khả năng phát sinh tiêu cực của dự án trong
tương lai.
13.4.3. 3 Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Như các bên liên quan tham gia với dự án, hiệu quả tổng thể của chiến lược quản lý
các bên liên quan có thể được đánh giá. Như những thay đổi cần thiết trong cách tiếp
cận hoặc chiến lược được xác định, phần bị ảnh hưởng của kế hoạch quản lý dự án
có thể cần phải được cập nhật để phản ánh những thay đổi này. Các yếu tố của kế
hoạch quản lý dự án có thể được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn ở:


Kế hoạch quản lý thay đổi,



Kế hoạch quản lý truyền thông,



Kế hoạch quản lý chi phí,



Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực,

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 406


QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition



Kế hoạch quản lý mua sắm,



Kế hoạch quản lý chất lượng,



Kế hoạch quản lý yêu cầu,



Kế hoạch quản lý rủi ro,



Kế hoạch quản lý tiến độ,



Kế hoạch quản lý phạm vi,



Kế hoạch quản lý các bên liên quan.

Chương 13

13.4.3.4 Cập nhật dự án tài liệu
Tài liệu dự án có thể sẽ được cập nhật bao gồm, nhưng không giới hạn:


Đăng ký các bên liên quan: Là việc cập nhật các thông tin về các bên liên quan
khi có thay đổi, khi các bên liên quan mới được xác định, hoặc nếu các bên liên
quan đã đăng ký không còn được tham gia vào hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án,
hoặc cập nhật khác cho các bên liên quan cụ thể được yêu cầu.



Nhật ký sự kiện: Là việc cập nhật các vấn đề mới được xác định và các vấn đề
hiện tại được giải quyết.

13.4.3.5 Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
Các tài sản quy trình tổ chức, trong đó có thể được cập nhật bao gồm, nhưng không
giới hạn:


Thông báo các bên liên quan. Thông tin có thể được cung cấp cho các bên
liên quan về các vấn đề được giải quyết, phê duyệt thay đổi, và tình trạng dự án
chung.



Báo cáo dự án: Báo cáo dự án chính thức và không chính thức mô tả tình
trạng dự án và bao gồm các bài học kinh nghiệm, nhật ký sự kiện, báo cáo dự
án kết thúc, và kết quả đầu ra từ phần kiến thức khác (Phần 4-12).



Các bài thuyết trình dự án: Thông tin chính thức hoặc không chính thức được
cung cấp bởi nhóm dự án để bất kỳ hoặc tất cả các bên tham gia dự án.



Hồ sơ dự án: Hồ sơ dự án bao gồm thư từ, bảng ghi nhớ, biên bản cuộc họp,
và các tài liệu khác mô tả dự án.

HoaBinh Corporation

Tài liệu đào tạo, chỉ lưu hành nội bộ (6/2014)

Page 407