Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á
KHOA QUẢN TRỊ

Sinh viên thực hiện: PHAN VĂN NHÂN
Lớp
: QTVPQNA2.1
Niên khóa
: 2014-2017
.

CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGÀNH: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Cơ quan: UBND XÃ TAM TRÀ
Địa chỉ: Xã Tam Trà, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng
Nam
Cán bộ hướng dẫn: Nguyễn Ngọc Bộ - CB VP

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Ths: Nguyễn Thị Thanh Linh

Quảng Nam, tháng 01 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Sau nh ữ ng năm tháng theo h ọc t ại l ớp VPQNA2.1, khoa
qu ả n tr ị , tr ườ ng Đ ạ i h ọ c Đông Á đ ế n nay tôi đã hoàn thành
khóa h ọ c c ủ a mình. L ờ i đ ầu tiên cho tôi g ởi l ời c ảm ơn đ ến các
th ầ y cô giáo tr ườ ng Đ ạ i h ọ c Đông Á, đã t ận tình gi ảng d ạy tôi
trong su ố t th ờ i gian qua. Đ ặc bi ệt tôi xin g ởi l ời c ảm ơn chân

thành đ ế n cô giáo Ths. Nguy ễn Th ị Thanh Linh đã t ận tình
h ướ ng d ẫ n tôi trong quá trình th ực hi ện báo cáo t ốt nghi ệp đ ại
h ọ c c ủ a mình.
Tôi xin chân thành c ảm ơ n đ ế n quý lãnh đ ạo UBND xã Tam
Trà; toàn th ể anh, ch ị trong văn phòng UBND xã đã quan tâm
t ạ o đi ề u ki ệ n, truy ề n đ ạ t nh ững ki ến th ức và kinh nghi ệm th ực
t ế liên quan đ ế n nghi ệ p công tác văn th ư nói riêng và nghi ệp v ụ
Qu ả n tr ị văn phòng nói chung.
Tôi luôn bi ế t ơ n gia đình, b ạn bè đã h ỗ tr ợ cho tôi nhi ều
m ặ t trong th ờ i gian h ọ c t ậ p và nghiên c ứu đ ề tài này.
Th ờ i gian th ự c t ậ p, nghiên c ứu cũng nh ư nh ận th ức c ủa
b ả n thân có h ạ n. Nên đ ề tài báo cáo không tránh kh ỏi nh ững
thi ế u sót, khuy ế t đi ể m. Vì v ậ y, tôi r ất mong nh ận đ ượ c s ự quan
tâm, đóng góp ý ki ế n c ủ a quý th ầy cô và b ạn bè đ ể đ ề tài đ ượ c
hoàn thi ệ n h ơ n.
Quảng Nam, tháng 01 năm 2017
Sinh viên thực hiện
Phan Văn Nhân


MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư và quản trị văn phòng là các nghiệp vụ quan trọng
không thể thiếu trong hình thành và phát triển của một đơn vị hiện nay, nó ghi
nhận các hoạt động của các cơ quan Đảng và Nhà nước. Là các nghiệp vụ quan
trọng để duy trì sự hoạt động của một cơ quan, đơn vị, đảm bảo thông tin trong
tổ chức được thông suất, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và
Nhà nước ta trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội ...

Trong sự phát triển hiện nay, công tác văn thư và quản trị văn phòng góp
phần quan trọng vào công cuộc xây dựng nền hành chính nhà nước. Văn thư và
quản trị văn phòng là bộ phận cung cấp thông tin đầu vào cho cơ quan, đảm bảo
thông tin bằng văn bản, phục vụ cho sự lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư và quản trị văn
phòng của Đảng và Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp lý luận chương
trình đào tạo ngành văn thư và Quản trị văn phòng cùng với sự hướng dẫn nhiệt
tình của giáo viên hướng dẫn và anh, chị tại văn phòng UBND xã Tam Trà. Vì
vậy em đã vận dụng kiến thức đã học của mình đối chiếu thực tế tình hình công
tác Văn thư và Quản trị văn phòng tại UBND xã Tam Trà, nhằm củng cố kiến
thức, kết hợp với thực tiển công tác mà các thế hệ đi trước đã đúc kết nhằm nâng
cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn em đã mạnh dạn nghiên cứu chuyên
đề “Thực trạng và một số giải pháp về công tác Văn thư và Quản trị văn phòng
tại UBND xã Tam Trà”.
Với đề tài này, kết cấu gồm có 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu chung về UBND xã Tam Trà.
Chương 2: Thực trạng về công tác Văn thư và Quản trị văn phòng tại
UBND xã Tam Trà.
Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công
tác Văn thư và Quản trị văn phòng.

4


Chương 1
MỘT VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ TAM TRÀ
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của UBND xã Tam
Trà
1.1.1. Lịch sử hình thành UBND xã Tam Trà
Xã Tam Trà được thành lập từ năm 1978 trên cơ sở sát nhập xã Trà Zút (nay

thuộc huyện Nam Trà My, tỉnh Quảng Nam) và xã Trà Thượng – Tam Kỳ - Quảng
Nam-Đà Nẵng (nay thuộc xã Tam Sơn huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam).
Xã Tam Trà là một xã nằm ở phí Tây của huyện Núi Thành tỉnh Quảng Nam.
Gồm 02 tuyến địa giới 01 tuyến tỉnh dài 21 km, 01 tuyến liên xã dài 26 km.
Đông giáp: Xã Tam Mỹ Tây, xã Tam Thạnh huyện Núi Thành.
Tây giáp: Xã Trà Cốt huyện Bắc Trà My, tỉnh Quảng Nam.
Nam giáp: Xã Trà Thủy, huyện Trà Bồng, tỉnh Quảng Ngãi.
Bắc giáp: xã Tam Sơn, huyện Núi Thành và xã Tam Lãnh thuộc huyện Phú
Ninh, tỉnh Quảng Nam.
Xã Tam Trà có 8 thôn và 2 dân tộc anh em Kinh và Cor sinh sống.
Tổng diện tích: Xã Tam Trà có diện tích tự nhiên 19.534,63 ha, trong đó
rừng tự nhiên 5.303,51 ha, rừng trồng cây lâm sản 3.300,22 ha, rừng trọc + khác
1.129,8 ha, đất sản xuất nông nghiệp 9.801,3 ha (theo niên giám thống kê của Địa
chính xã tháng 12/2016).
Dân số: 982 hộ và 3362 khẩu, trong đó đồng bào dân tộc Cor có 295 hộ
(theo niên giám thống kê của Văn phòng UBND xã, tháng 10/2016).

5


Nói đến xã Tam Trà là nói đến một vùng đất có truyền thống anh hùng, cách
mạng. Với những chiến công lẫy lừng trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước
ngày 22/8/2016, xã Tam Trà đã được Đảng và Nhà nước phong tặng danh hiệu Anh
hùng lực lượng vũ trang nhân dân nhằm đánh giá và tôn vinh sự hy sinh, cống hiến
của đất và người xã Tam Trà (ngày nay) cho sự độc lập và thống nhất nước nhà.
Hiện tại Tam Trà vẫn là một xã nghèo so với các xã khác trong toàn huyện
Núi Thành. Nhưng với truyền thống hào hùng và tốt đẹp yêu quê hương, yêu đất
nước của con người xã Tam Trà, trong những năm qua được quan tâm của UBND
huyện Núi Thành và sự chỉ đạo của Đảng ủy, Hội đồng nhân dân, UBND và sự
phối hợp chặt chẽ của các ban nghành, đoàn thể đến nay về kinh tế, văn hóa, xã hội

của xã đang từng bước phát triển, an ninh quốc phòng được giữ vững, được bạn bè
không chỉ trong toàn huyện mà còn ngoài huyện đánh gia cao vì sự nỗ lực vươn lên.
[Phụ lục 1. Trụ sở làm việc của HĐND- UBND xã Tam Trà (đang sữa chữa)].
[Phụ lục 2. Trụ sở làm việc của HĐND- UBND xã Tam Trà (tạm thời)].
1.1.2. Tình hình phát triển KT-XH (Kinh tế-Xã hội), AN-QP (An ninhQuốc phòng) của UBND xã Tam Trà, huyện Núi Thành, tỉnh Quảng Nam
1.1.2.1. Thực trạng phát triển kinh tế
a. Sản xuất nông nghiệp:
Diện tích sản xuất lúa cả năm là 166,8 ha, trong đó:
+Vụ Đông Xuân sản xuất 106,8ha năng xuất đạt 48,54 tạ/ha.
+ Vụ hè thu: sản xuất 60 ha: năng xuất đạt 50,08tạ/ha,
+ Diện tích bỏ hoang 46,8 ha (thiếu nước)
Năng suất lúa bình quân cả năm: 49,77 tạ/ha. So với năm 2015 giảm 45,87 tạ.
Tổng sản lượng lúa cả năm là 830,1 tấn.
Cây lạc: Diện tích 04 ha; sản lượng thu hoạch 20 tạ/ha. So với cùng kỳ năm
2015 năng suất tăng 2 tạ/ha.
Cây sắn: Diện tích 60 ha; sản lượng thu hoạch 200 tạ, sản lượng 1200 tấn
b. Kinh tế vườn, kinh tế trang trại:
6


Diện tích nuôi cá 2,32 ha.
Tổng đàn giá súc: 7871 con; trong đó: bò 822, trâu 559 con, lợn 750 con.
Tổng đàn gia cầm: 5700 con.
c. Lâm nghiệp:
Kiểm tra đôn đốc nhân dân quản lý rừng, sử dụng đất lâm nghiệp đúng mục
đích, tuyên truyền vận động nhân dân đi tuần tra rừng theo giao khoán cho các hộ,
tổng diện tích giao là rừng trồng cây lâm sản 3.300,22 ha, rừng trọc khác 1.129,8 ha.
1.1.2.2. Nhân lực
Dân số: 982 hộ và 3362 khẩu, trong đó đồng bào dân tộc Cor có 295 hộ.
tổng số lao động là 2116 chiếm 62,93%

1.1.2.3. Tài chính – Kế toán
(Theo tài liệu báo cáo kỳ họp Hội đồng nhân dân xã Tam Trà lần thứ 3, khóa
XI, nhiệm kỳ 2016 - 2021).
- Tổng thu: 6.549.596.520 đồng (vượt 106,41%).
- Thu trên địa bàn: 53.288.000 đồng (vượt 118,1 %).
- Thu chuyển nguồn: 678.688.600 đồng.
- Thu phân chia tỷ lệ: 29.619.920 đồng (đạt 69,53%).
- Thu bổ sung ngân sách: 5.788.000.000 đồng.
1.1.2.4. Văn hóa – xã hội
(Theo tài liệu báo cáo kỳ họp Hội đồng nhân dân xã Tam Trà lần thứ 3, khóa
XI, nhiệm kỳ 2016 - 2021).
Hộ nghèo của xã hiện có 170 hộ, chiếm tỷ lệ 19,51%; hộ cận nghèo là 127
hộ (tỷ lệ 14,58.%), so với năm 2015 giảm 23 hộ nghèo, tỷ lệ: 11,91% và 17 hộ
cận nghèo tỷ lệ:11,8%.
1.1.2.5. Dân số và Kế hoạch hóa gia đình
TỪ đầu năm đến nay đã tổ chức truyền thông được 02 đợt, có 222 người
dự, nội dung: chăm sóc sức khỏe sinh sản KHHGĐ.
Tổng biện pháp tránh thai: 165/133 đạt 124%. Trong đó:
7


+ Vòng: 65/40 tỷ lệ 162,5%
+ Bao cao su: 37/34 tỷ lệ 108,82%
+ Thuốc: 48/42 tỷ lệ 114,29%
+ Đình sản: 0/1 tỷ lệ 0%
+ Thuốc tiêm: 18/12 tỷ lệ 150%
+ Thuốc cấy: 0/4 tỷ lệ 0%
Tỷ suất sinh thô giảm 1,89%0
Tỷ lệ sinh con thứ 3+ tăng 4,63%
Tỷ lệ sàng lọc trước sinh là 100%

Tỷ lệ sàng lọc sơ sinh là 100%.
Thôn không sinh con 3+ đạt 2/4 thôn đăng ký.
1.1.2.6. An ninh – Quốc phòng
Duy trì tốt công tác trực SSCĐ bảo đảm quân số, phối hợp cùng Ban công
an xã tuần tra kiểm sát địa bàn đảm bảo tình hình ANCT-TTAT XH. Công tác
trực tăng cường được duy trì đảm bảo trong các ngày lễ tết và các sự kiện chính
trị trong đại của địa phương đất nước.
Tổ chức giao quân đạt 100% chỉ tiêu 7/7 thanh niên đảm bảo an toàn tuyệt
đối và tổ chức đón quân nhân hoàn thành NVQS trở về địa phương. Thực hiện
tốt chế độ đi có đưa về có đón được đảm bảo.
Thực hiện tốt công tác quân sự- quốc phòng địa phương, công tác trực sẵn
sàng chiến đấu luôn được duy trì.Trong năm đã tổ chức diễn tập chiến đấu
phòng thủ theo Nghị quyết 28-NQ/BCT Nghị quyết Bộ chính trị
Về xây dựng lực lượng dân quân năm 2016: đã kết nạp 17 đồng chí đạt
100%. Và cho ra dân quân hoàn thành nghĩa vụ17 đồng chí , đạt 100%.
Về xây dựng lực lượng dự bị động viên: Tổng số hiện nay là: 97 đồng chí.
Sĩ quan dự bị: 14 đồng chí
Biên chế cho sư đoàn 315: 4 đồng chí, còn lại quản lý tại địa phương.

8


Công tác tuyển quân gọi công dân nhập ngũ năm được thực hiện tốt hoàn
thành chỉ tiêu giao quân đạt 100%; bồi dưỡng kiến thức quốc phòng cho các
đối tượng là 8/8 người, đạt 100%.
1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và biên chế của UBND xã Tam
Trà
1.2.1.Vị trí
UBND xã Tam Trà cách trung tâm huyện Núi Thành 21 km, nằm về phía
Tây của huyện.

UBND xã do HĐND bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ
quan nhà nước cấp trên.
1.2.2. Chức năng
UBND xã Tam Trà là cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm
quyền ở địa phương, giúp UBND huyện Núi Thành quản lý và điều hành về mọi
hoạt động trong đời sống về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an
ninh, quốc phòng trên địa bàn xã.
UBND xã chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết cảu HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo
chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, cùng cố quốc phòng, an ninh và
thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND xã Tam Trà tổ chức hoạt động và thực hiện các nhiệm vụ, quyền
hạn như sau:
- Trong lĩnh vực kinh tế:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cùng
cấp thông qua để trình UBND xã phê duyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó.
Lập dự án thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều
chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân
9


sách địa phương trình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo cho UBND, cơ
quan tài chính cấp trên trực tiếp.
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo
về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các

nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật.
Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, huyện trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và
đảm bảo sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và tiểu thủ
công nghiệp:
Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kể hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển
sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi
trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối
với cây trồng và vật nuôi.
Tổ chức việc xây dựng các công trình thủy lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai; ngăn
chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng
tại địa phương.
Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước theo quy định của
pháp luật.
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các nghành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để
phát triển các nghành nghề mới.
10


- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông:
Tổ chức thực hiện xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân cấp.
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật

về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định.
Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa và thể dục thể thao:
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi.
Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp trên quản lý
trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hóa gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh.
Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sửvăn hóa và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật.
Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật:
11


Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương.
Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
UBND xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và đảm bảo thực hiện chính
sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân
ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Trong việc thi hành pháp luật:
Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong dân nhân theo quy định của pháp luật.
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý
vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý của UBND xã Tam Trà
1.3.1. Chủ tịch UBND xã
Chủ tịch UBND xã là người đứng đầu UBND xã, lãnh đạo điều hành công
việc của UBND, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình,
đồng thời cùng UBND xã chịu trách nhiệm tập thể hoạt động của UBND xã
trước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện.
12


Chủ tịch UBND xã triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghị khác

của UBND, khi vắng mặt thì ủy quyền cho Phó chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm
việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị
quyết của BCH Đảng bộ và HĐND xã.
Căn cứ vào văn bản của nhà nước cấp trên, Nghị quyết của BCH Đảng bộ,
HĐND xã và tình hình thực hiện của địa phương, xây dựng chương trình công
tác năm, quý, tháng của UBND xã.
Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác, phân công nhiệm
vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND xã và các cán bộ, công chức khác
thuộc UBND xã, Trưởng ban các thôn trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công
việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến
khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó chủ tịch của Ủy viên UBND xã.
Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền của UBND xã và thẩm quyền
Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật.
Phụ trách khối nội chính, công tác cán bộ, tài chính, đầu tư xây dựng cơ
bản, nhà đất, Chủ tịch hội đồng tư vấn thuế.
Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của xã, hoạt động của UBND với Đảng
ủy, HĐND xã và UBND huyện.
Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến
nghị của nhân dân theo quy định của pháp luật.
Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy; Chủ tịch HĐND,
Chủ tịch Ủy ban Mặt trận tổ quốc Việt Nam(UBMTTQVN) xã và người đứng
đầu các đoàn thể nhân dân ở Xã; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác;
nghiên cứu, tiếp thu về các đề xuất của MTTQVN các đoàn thể nhân dân đối với
công tác UBND; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả.

13


1.3.2. Phó chủ tịch UBND (Phó Chủ tịch UBND phụ trách Văn xã,

kinh tế)
Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch phân công;
chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công việc theo lĩnh
vực phân công. Phó chủ tịch được sử dụng quyền hạn của Chủ tịch khi giải
quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao.
Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước UBND, HĐND xã về lĩnh
vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều hành của mình; cùng Chủ tịch
và các thành viên khác của UBND chịu trách nhiệm tập thể toàn bộ hoạt động
của UBND trước Đảng ủy, HĐND xã và UBND huyện. Đối với những vấn đề
vượt quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch quyết định.
Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách
nhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của UBND thì chủ động trao
đổi, phối hợp với các thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn còn ý
kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch quyết định.
Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, trưởng ban các thôn thực hiện chủ
trương chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao.
Phụ trách Kinh tế - Nông - Lâm - Ngư nghiệp, xây dưng cơ sở hạ tầng,
khoa học- công nghệ, quản lý đô thị tài nguyên môi trường. Thay mặt UBND xã
giải quyết về lĩnh vực tài chính khi được ủy quyền.
Đồng thời phụ trách khối Văn hóa - Xã hội, phụ trách khối văn phòng và
các lĩnh vực xã hội khác.
1.3.3. Ủy viên UBND
Ủy viên UBND xã chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trước
Chủ tịch UBND và Phó Chủ tịch UBND xã; cùng Chủ tịch và các Phó Chủ tịch
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND và UBND
huyện; nắm bắt tình hình, báo cáo kịp thời với Chủ tịch UBND xã về lĩnh vực
của mình và các công việc liên quan.

14

Phối hợp công tác với các thành viên khác của UBND, các cán bộ. công
chức có liên quan và giữ mối liên hệ chặt chẽ với các cơ quan chuyên môn của
UBND xã để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND giao.
1.3.3.1. Ủy viên phụ trách Trưởng công an xã
Kịp thời nắm bắt, đánh giá tình hình ANTT (an ninh trật tự) trên địa bàn.
Tham mưu đề xuất thường trực Đảng ủy, UBND xã ra Nghị Quyết, Quyết
đinh. Lập kế hoạch tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách Nghị Quyết của
Đảng, Nhà nước về ANTT và của các nghành công an cấp phù hợp với đặc điểm
thực trạng của địa phương; đồng thời làm nồng cốt triển khai Nghị Quyết, Quyết
định và kế hoạch đó.
Báo cáo kịp thời cụ thể, chính xác, trung thực mọi vụ việc hiện tượng về
an ninh trật tự, về kết quả công việc, về đội ngũ cán bộ Công an xã lên Công an
cấp trên.
Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, ban nghành, đoàn thể, các tổ chức
kinh tế- xã hội của xã và của cấp trên đóng trên địa bàn. Xây dựng phong trào
quần chúng bảo vệ ANTQ, xây dựng củng cố bồi dưỡng các phong trào nòng cốt
ngày càng sâu rộng, trấn áp các loại tội phạm, xử lý các hành vi vi phạm các quy
tắc bảo đảm trật tự công cộng, đấu tranh bài trừ tệ nạn xã hội, giải quyết kịp thời
những mâu thuẩn nội bộ nhân dân.
Tiến hành điều tra cơ bản, tổ chức mạng lưới cơ sở bí mật. Theo dõi các
loại đối tượng trên địa bàn theo đúng quy chế quy định của Bộ. Thực hiện chủ
trương biện pháp, nghiệp vụ do Công an cấp trên giao.
Thực hiện công tác quản lý hành chính về trật tự an ninh xã hội, về quản
lý nhân khẩu, quản lý vũ khí, quản lý nghề nghiệp có liên quan đến ngăn ngừa
và đấu tranh chống tội phạm. Phát hiện và bắt giữ áp giải về công an cấp trên đối
tượng trốn tù, có lệnh truy nã. Quản lý các đối tượng cải tạo tại chỗ, cải tạo
không giam giữ, quản chế tại xã người bị tòa án phạt án treo.

15


Tổ chức đảm bảo trật tự công cộng, trật tự giao thông, phòng cháy, chữa
cháy trong phạm vi xã,làm thủ tục chuyển về Công an cấp trên các vụ việc ngoài
quyền hạn.
Tổ chức bảo vệ hiện trường vụ án, cháy nổ, tai nạn do Công an thụ lý.
Xây dựng và quản lý đội ngũ Công an Xã trong sạch, vững mạnh, quản lý
chặt chẽ tài sản của Công an xã.
Làm các việc khác về ANTT do cấp Ủy, UBND xã và Công an cấp trên giao.
1.3.3.2. Ủy viên phụ trách quân sự ( Xã đội trưởng)
Chịu trách nhiệm trước Đảng ủy,UBND xã, Ban Chỉ huy quân sự huyện
về công tác quân sự ở địa phương. Tham mưu cho UBND xã thực hiện đúng
pháp lệnh về dân quân tự vệ, dự bị động viên và các quy định của nhà nước và
cấp trên về công tác quốc phòng tại địa phương.
Phối hợp chặt chẽ với Công an xã tổ chức tuần tra, canh gác bảo vệ tài sản
nhà nước, tập thể và tài sản, tính mạng công dân, chống các tệ nạn xã hội.
Tuyên truyền vận động nhân dân chấp hành luật nghĩa vụ quân sự, thực
hiện chính sách hậu phương quân đội.
Quản lý nghiêm ngặt việc bảo quản vũ khí chất nổ, các phương tiện trang
thiết bị khác.
Thực hiện công tác quản lý quân nhân dự bị, theo dõi nắm chắc độ tuổi,
sức khỏe, điều kiện, hoàn cảnh thanh niên nhập ngũ hàng năm.
1.3.4. Biên chế cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan
1.3.4.1. Công chức Văn phòng - Thống kê
Giúp UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi
thực hiện chương trình, lịch làm việc đó.
Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp thẩm quyền; làm báo cáo gửi cấp trên.
Tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế- xã hội, tham mưu giúp UBND trong
chỉ đạo thực hiện.

Quản lý công văn sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo
cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức UBND Xã.
16


Giúp UBND tổ chức các kỳ họp.
Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của UBND và cho
công việc của UBND.
Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở Xã.
Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu
HĐND và UBND theo quy định của pháp luật về công tác được giao.
Phụ trách bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa
UBND với cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế “một cửa”.
Phụ trách công tác văn thư:
+ Tiếp nhận xử lý (vào sổ, phân phối) công văn đi, đến.
+ Quản lý văn bản, hồ sơ lưu trữ.
+ Giải quyết một số công việc cụ thể hằng ngày theo sự uỷ nhiệm của
Chủ tịch UBND xã và phân công của Văn phòng.
+ Nhân bản, trình ký văn bản, quản lý sử dụng và đóng dấu vào văn bản
theo đúng quy định. Thực thiện công tác bảo mật.
1.3.4.2. Công chức Tài chính- Kế toán
Xây dựng dự toán thu chi ngân sách trình cấp có thẩm quyền phê duyệt,
giúp UBND trong việc tổ chức thực hiện dự toán thu, chỉ ngân sách; quyết toán
ngân sách, kiểm tra hoạt động tài chính khác của Xã.
Thực hiện quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, tài sản công tại Xã
theo quy định.
Tham mưu cho UBND trong khai thác nguồn thu, thực hiện các hoạt động
tài chính ngân sách đúng quy định của pháp luật.
Kiểm kê các hoạt động tài chính, ngân sách theo đúng quy định, tổ chức
thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên.

Thực hiện chi tiền theo lệnh chuẩn chỉ; thực hiện theo đúng quy định về
quản lý quỹ tiền mặt và giao dịch đối với kho bạc nhà nước về xuất nhập quỹ.
Báo cáo tài chính, ngân sách đúng quy định.

17


1.3.4.3. Công chức Tư pháp – Hộ tịch
Giúp UBND xã trong việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý Nhà
nước theo quy định của pháp luật; giúp UBND xã tổ chức lấy ý kiến nhân dân
đối với dự án luật, pháp lệnh theo kế hoạch của UBND xã và hướng dẫn của cơ
quan chuyên môn cấp trên; giúp UBND xã phổ biến giáo dục pháp luật trong
nhân dân ở địa phương.
Giúp UBND xã thực hiện trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng
chính sách theo quy định của pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục
vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật; phối hợp hướng dẫn đối với hoạt động hoà
giải. Phối hợp với trưởng ban các thôn sơ kết, tổng kết công tác hoà giải, báo
cáo với UBND xã và cơ quan tư pháp cấp trên.
Quản lý lịch tư pháp, thống kê tư pháp ở địa phương.
Thực hiện việc đăng ký và quản lý hộ tịch theo các nhiệm vụ cụ thể được
phân cấp quản lý và đúng thẩm quyền được giao.
Giúp UBND xã thực hiện một số công việc quốc tịch theo đúng quy định
của pháp luật.
Giúp UBND xã về công tác thi hành án theo nhiệm vụ cụ thể được phân cấp.
Giúp UBND xã trong việc phối hợp với cơ quan, tổ chức liên quan quyết
định việc giáo dục tại địa phương.
Giúp UBND Xã thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm về quyền sử dụng
đất, bất động sản gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.
Chấp hành quy chế làm việc của cơ quan, các chế độ quản lý hồ sơ tài
liệu, chế độ báo cáo công tác quy định.

Giúp UBND tổ chức tiếp dân, nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo của nhân
dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc cấp trên có thẩm quyền giải quyết. Đồng
thời thực hiện tốt công tác hoà giải tại cơ sở.
Thực hiện các nhiệm vụ công tác khác theo quy định của pháp luật.
1.3.4.4. Công chức Địa chính- Xây dựng
Theo dõi phụ trách đất đai, nông nghiệp, giao thông xây dựng.
18


Giúp UBND xã hướng dẫn thủ tục, thẩm tra xác nhận việc tổ chức, hộ gia
đình đăng ký ban đầu, thực hiện các quyền công dân liên quan đến đất đai trên
địa bàn xã theo quy định của pháp luật. Có trách nhiệm chỉnh lý sự biến động
đất đai trên sổ và bản đồ địa chính đã được phê duyệt.
Tham mưu UBND xã kế hoạch tổ chức, triển khai theo quy định quy
hoạch, kế hoach sử dụng đất đã được phê duyệt và theo dõi kiểm tra việc thực hiện.
Thống kê, kiểm kê đất đai theo định kỳ lập báo cáo lên nghành cấp trên
theo quy định.
Lập và quản lý sổ địa chính, theo sự biến động về diện tích, loại đất, chủ
sử dụng đất để đăng ký vào sổ địa cính và chỉnh lý bản đồ địa chính.
Thu thập, tự bảo quản tư liệu địa chính bao gồm các văn bản tư liệu về đất
đai, đo đạc bản đồ. Quản lý các tiêu mốc đo đạc và tiêu mốc địa giới.
Tham mưu UBND xã tổ chức tuyên truyền và phổ biến chính sách pháp
luật đất đai, giải thích, hoà giải tranh chấp đất đai. Tham gia giải quyết tranh
chấp địa giới hành chính Xã.
Phát hiện kịp thời các trường hợp vi phạm pháp luật đất đai, sử dụng đất
gây ô nhiễm môi trường, kiến nghị với UBND xã và các cơ quan có thẩm quyền
để xử lý kịp thời.
Tham mưu UBND xã công tác phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu trợ
trên địa bàn Xã.
1.3.4.5. Công chức Văn hoá - Xã hội

a. Văn hoá – Thông tin
Giúp UBND xã trong việc thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối,
chính sách của Đảng và pháp luật Nhà nước, tình hình kinh tế - chính trị ở địa
phương và đấu tranh chống âm mưu tuyên truyền phá hoại của địch; báo cáo
thông tin về dư luận quần chúng và tình hình môi trường văn hoá ở địa phương
lên Chủ tịch UBND xã.
Giúp UBND trong việc tổ chức các hoạt động thể dục, thể thao, văn hoá
văn nghệ quần chúng, các câu lạc bộ, lễ hội truyền thống, bảo vệ các di tích lịch
19


sử văn hóa, danh lanh thắng cảnh ở địa phương, điểm vui chơi giải trí và phát
động xây dựng phong trào nếp sống văn minh, gia đình văn hóa, ngăn chăn
việc truyền bá tư tưởng phản động, đồi trụy dưới hình thức văn hóa, nghệ thuật
và các tệ nạn xã hội khác ở địa phương.
Hướng dẫn, kiểm tra đối với tổ chức và công dân chấp hành pháp luật
trong hoạt động văn hóa thông tin, thể dục thể thao.
Phụ trách đài truyền thanh xã.
Lập chương trình, kế hoạch công tác văn hóa, văn nghệ, thông tin tuyên
truyền, thể dục thể thao trình UBND xã và tổ chức thực hiện chương trình kế
hoạch đã phê duyệt.
Giúp UBND xã thực hiện sơ kết, tổng kết báo cáo công tác hoạt động các
khu văn hóa và các hoạt động văn hóa khác, văn nghệ, thông tin tuyên truyền,
thể dục thể thao ở xã.
b. Thương binh - Xã hội
Thống kê dân số, tình hình việc làm, nghành nghề trên địa bàn xã; nắm số
lượng và tình hình các đối tượng hưởng chính sách lao động thương binh và xã hội.
Theo dõi chương trình thực hiện xóa đói giảm nghèo.
Hướng dẫn và nhận hồ sơ của người xin học nghề, tìm việc làm, người
được hưởng chính sách ưu đãi,chính sách xã hội trình UBND xã giải quyết theo

thẩm quyền.
Lập chương trình, kế hoạch công tác lao động - thương binh và xã hội
trình UBND xã và tổ chức chương trình kế hoạch đã được phê duyệt.
Theo dõi, đôn đốc, thực hiện chi trả trợ cấp cho người hưởng chính sách
lao động – thương binh và xã hội. Kiêm công tác thủ quỹ.
Phối hợp với các đoàn thể trong việc chăm sóc, giúp đỡ các đối tượng
chính sách; bảo trợ xã hội, việc nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng ở công cộng.
Tham mưu UBND xã thực hiện đầy đủ các chính sách pháp luật về tôn
giáo - tín ngưỡng.

20


Giúp UBND xã thực hiện sơ kết, tổng kết, báo cáo công tác lao độngthương binh và xã hội ở địa phương.
1.3.4.6. Các chức danh khác của UBND Xã
- Cán bộ không chuyên trách Dân sô gia đình và trẻ em:
Phụ trách công tác dân số, kế hoạch hóa gia đình, thống kê quản lý đối
tượng các độ tuổi trên địa bàn.
Tham mưu UBND tổ chức tuyên truyền vận động cán bộ và nhân dân
thực hiện tốt các quy định pháp luật về dân số gia đình và trẻ em.
Nắm bắt đối tượng trẻ em mồ côi, khuyết tật, đối tượng có hoàn cảnh khó
khăn, đặc biệt khó khăn. Tổ chức các hình thức chăm sóc, gặp mặt, tặng quà…
các đối tượng này nhân ngày lễ kỷ niệm.
Tham mưu UBND xã công tác sơ kết, tổng kết và báo cáo nghành cấp trên.
- Các chức vụ nhân sự trong cơ quan
Cán bộ công chức:
1. Cán bộ văn phòng-thống kê
2. Cán bộ Tài chính - kế toán
3. Cán bộ Văn hóa – Xã Hội
4. Cán bộ Địa chính - xây dựng

5. Cán bộ Tư pháp - hộ tịch
Cán bộ chuyên trách:
1. Chủ tịch UBND
3. Phó chủ tịch UBND
4 .Trưởng Công an xã
5. Chỉ huy trưởng BCH Quân sự xã
6. Bí Thư Đảng ủy
7. Chủ tịch UB Mặt trận Tổ quốc
8. Bí thư Đoàn thanh niên
9. Chủ tịch Hội phụ nữ
10.Chủ tịch Hội nông dân
21


11.Chủ tịch Cựu chiến binh
[Phụ lục 3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan UBND
xã Tam Trà].
1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị của UBND xã Tam Trà
Trụ sở UBND xã Tam Trà có 21 phòng (trong đó 20 phòng làm việc và 01
hội trường)
Xã Tam Trà là một trong những xã miền núi của huyện Núi Thànhg, là xã
nằm cách xa khu trung tâm huyện. Trong những năm qua được sự đầu tư và
quan tâm của các cấp nên trang thiết bị phục vụ nhu cầu của cơ quan phần nào
được đáp ứng. Tuy nhiên việc đầu tư chưa tính đến phương án lâu dài, một số
trang thiết bị đi vào hoạt động một thời gian hư hỏng, lỗi thời...
1.4.1. Văn phòng phẩm
Đây là các phương tiện được sử dụng thường xuyên, phục vụ hằng ngày
cho công việc như sổ sách ghi chép; các loại khổ giấy A4, phong bì, bút viết,
hộp ghim, găm, hồ dán, kéo cắ,; lịch để bàn, các loại bì, hộp đựng con dấu, bấm,
kẹp và các thiết bị khác.

1.4.2. Phương tiện văn phòng của xã
Mỗi phòng được trang bị những vật dụng phù hợp với công việc của
mình, có những phòng trang thiết bị còn thiếu so với yêu cầu công việc.
Mỗi cán bộ, công nhân viên đều được trang bị bàn ghế làm việc bố trí phù hợp.
Ít nhất mỗi phòng được trang bị một tủ đựng hồ sơ, giấy tờ để lưu trữ và
bảo quản tài liệu.
Các cán bộ, công nhân viên trong cơ quan có trách nhiệm bảo quản các
vật dụng và các trang thiết bị trong cơ quan.
1.4.3. Trang thiết bị văn phòng của xã
- Máy vi tính: Mỗi phòng làm việc được trang bị 1 máy vi tính cho các
cán bộ, công nhân viên chuyên trách và không chuyên trách với 20 máy vi tính
thuộc các bộ phận: Văn phòng UBND-HĐND (02 máy tính bàn), Chủ tịch
UBND (01laptop), Phó chủ tịch Kinh tế, Phó Chủ tịch Văn xã, Địa chính - xây
22


dựng, Bí thư, Phó Bí thư thường trực Đảng ủy, Kế toán- Tài chính, Văn hóa - Xã
hội, Tư pháp hộ tịch, Mặt Trận, Phó Chủ tịch HĐND, Cựu chiến binh, Phụ Nữ,
Xã đội, Công an, Văn thư-Lưu trữ.
- Máy in: UBND xã cung cấp 15 máy in cho những cán bộ, công nhân
viên chuyên trách và không chuyên trách ở bộ phận: Văn phòng UBND-HĐND,
Phó chủ tịch kinh tế, Chủ tịch, Văn hoá - xã hội, Kế toán- tài chính, Tư pháp hộ
tịch, Ban Công an, Xã đội, Phụ nữ, Phó Bí thư thường trực Đảng ủy, Mặt trận,
Ban Nông nghiệp, Đoàn Thanh niên, Văn thư.
- Máy Photocopy: Xã chỉ trang bị 1 máy photocopy bố trí tại phòng Văn
thư. Và được sử dụng chung cho tất cả các bộ phận trong cơ quan.
- Máy điện thoại: Đã đầu tư 10 máy nhưng trong quá trình sử dụng đã hư
hỏng đến nay chỉ còn 02 máy (01 máy của Công an và 01 máy của Vãn phòng).
- Quạt điện: Xã đã trang bị 23 quạt treo tường tại các phòng cán bộ, ban
ngành, đoàn thể và tại hội trường. Ngoài ra UBND xã chưa có máy fax...

Dưới đây là bảng tổng hợp trang thiết bị tại UBND xã
STT
01
02
03
04
05
06
07
08
09

THIẾT BỊ
Máy tính để bàn
Laptop
Máy in
Máy photocopy
Tủ đựng hồ sơ
Bàn làm việc
Quạt điện
Bóng đèn
D-Com 3G
Bàn ghế tiếp khách

23

SỐ LƯỢNG
20
02
16

01
25
30
30
40
01
01 bộ


1.5. Kết quả hoạt động về công tác soạn thảo, ban hành văn bản, văn thư và
quản trị văn phòng tại UBND xã Tam Trà trong 3 năm gần đây (từ tháng
01/2014 đến tháng 01/2017)
1.5.1. Hoạt động công tác soạn thảo, ban hành văn bản
Về công tác soạn thảo văn bản qua hơn 3 năm hoạt động, đối với những
văn bản chung của cơ quan công tác soạn thảo do bộ phận Văn phòng-Thống kê
soạn thảo. Đối với các văn bản chuyên môn do tính chất công việc các ban tự
soạn thảo. Một số cán bộ cao tuổi ít biết về máy tính (như Hội người cao tuổi,
Hội tù yêu nước, Hội khuyến học…) sau khi văn bản đã được viết bằng tay
thường có Văn thư soạn thảo lại bằng máy tính.
Nhìn chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản được căn cứ theo
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn tại UBND xã Tam Trà được soạn thảo và ban
hành các loại văn bản sau:
- Báo cáo, quyết định, tờ trình, công văn, thông báo, kế hoạch, chương
trình, biên bản, quy định..
- Ngoài ra còn có các văn bản như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy
mời…
Dưới đây là bảng thống kê số lượng văn bản được cơ quan ban hành trong
3 năm gần đây (từ tháng 01/2014 đến tháng 01/2017)
STT
01

02
03
04
05
06
07
08
09
10
11

Tên loại
Báo cáo
Quyết định
Tờ trình
Công văn
Thông báo
Kế hoạch
Chương trình
Biên bản
Giấy mời
Giấy đi đường
Phương án

2014
17
14
12
08
22

25
04
21
62
102
03
24

Năm
2015
25
37
28
14
36
33
14
29
61
129

2016
22
41
31
11
39
43
29
35

92
167
02


12
13

Chỉ thị
Giấy giới thiệu
Tổng cộng

01
201
492

01
198
605

109
616

1.5.2. Hoạt động công tác Văn thư
Trong 3 năm gần đây hoạt động về công tác văn thư nhìn chung các
nghiệp vụ được thực hiện theo đúng quy định, nhiệm vụ chức năng được giao.
Về công tác quản lý văn bản đi được thực hiện đúng quy trình, các văn
bản chính được lưu lại tại bộ phận văn thư, các thể thức sổ văn bản đi đúng theo
quy định. Tuy nhiên việc chuyển phát và theo dõi văn bản đi còn khá lỏng lẻo,
nhiều văn bản không đến tận nơi nhận dẫn đến thất lạc.

Công tác quản lý văn bản đến cũng được tổ chức thực hiện đúng quy
trình, quy định việc tiếp nhận văn bản đóng dấu đến và phân phối, nhân bản văn
bản theo chỉ đạo được thực hiện đúng theo chỉ đạo.
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan chưa thực hiện tốt. Từ
đó ảnh hưởng đến công tác lưu trữ tài liệu rất nhiều.
Hầu như các tài liệu của ban ngành, đoàn thể đều không lập hồ sơ sau một
năm kết thúc công việc, các tài liệu lưu trữ được trong cơ quan không đáng kể
và chủ yếu là các văn bản do UBND ban hành được lưu trữ. Tuy nhiên việc lưu
trữ tài liệu này cũng không được chú trọng, các kẹp đựng tài liệu không đảm
bảo, không có gáy hồ sơ.
Công tác lưu trữ tại cơ quan còn chưa được chú trọng quan tâm, việc tìm
kiếm tài liệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan rất khó khăn.
Nhân viên văn thư là bộ phận phải hoạt động khá nhiều nhưng mức lương
vẫn chưa tương xứng với những gì mà văn thư bỏ ra. Bên cạnh đó, văn thư phải
kiêm cả lưu trữ của cơ quan.
1.5.3. Hoạt động công tác Quản trị văn phòng
Trong những mặt công tác thì công tác quản trị văn phòng tại cơ quan có
thể được thực hiện đúng theo quy định hơn cả.

25