42 xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN vật tư tại CÔNG TY

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
-------***-------

PHẠM THỊ THẢO
CQ53/41.01

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN 1 THANH HÓA

Giáo viên hướng dẫn
Chuyên ngành

: TS. VŨ BÁ ANH
: Tin học Tài chính- Kế toán

Hà Nội - 2019


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của em với sự cố vấn của
Giảng viên hướng dẫn TS.Vũ Bá Anh
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình

thực tế của đơn vị thực tập.
Tác giả đồ án

PHẠM THỊ THẢO

1


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện Tài Chính,
ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em may mắn được các thầy giáo, cô
giáo trong trường, đặc biệt là các thầy các cô trong khoa Hệ Thống Thông Tin
Kinh Tế đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em những kiến thức quý
báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang vững chắc để
bước vào cuộc sống mới sau tốt nghiệp. Được sự dìu dắt, hướng dẫn của thầy
cô trong từng bước đi, em thấy mình đang dần trưởng thành hơn. Em sẽ luôn
ghi nhớ công ơn của các thầy các cô – những người lái đò tận tình nhất đưa
chúng em tới chân trời tri thức.
Được sự phân công của quý thầy cô khoa Hệ thống Thông Tin Kinh Tế,
Học viện Tài chính, sau ba tháng thực tập em đã hoàn thành Đồ án tốt nghiệp
“Xây dựng phần mềm Kế Toán Vật Tư tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng
Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa”.
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án em đã nhận được sự
giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người. Trước hết, bằng lòng biết ơn sâu sắc
em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS.Vũ Bá Anh đã tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong thời

gian thực tập này, nếu không có sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy em sẽ không
thể hoàn thành được đồ án này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học Viện, và
đặc biệt là các thầy cô giáo trong Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã có
những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo
học tại học viện để em có thể vận dụng tốt kiền thức chuyên môn hoàn thành
tốt đồ án tốt nghiệp và có một con đường nghề nghiệp vững chắc hơn trong
tương lai.

2


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

Cuối cùng, em xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị
trong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phòng Tài Chính - Kế
Toán Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1
Thanh Hóa đã tạo điều kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời
gian thực tập tại công ty.
Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp
tục nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 19 tháng 05 năm 2019
Sinh viên

Phạm Thị Thảo

3

Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN....................................................................................................ii
MỤC LỤC.........................................................................................................iv
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN.......................viii
LỜI NÓI ĐẦU....................................................................................................1
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP.................................................................7
1.1. CƠ SỞ THỰC TIỄN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP.............................................................................................7
1.1.1.Khái niệm, vai trò, đặc điểm của phần mềm kế toán...............................7
1.1.2.Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.......11
1.1.3.Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp..............................12
1.1.4.Các thành phần của phần mềm kế toán..................................................13
1.1.5.Các công cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong DN..................30
1.2. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP..38
1.2.1.Khái niệm và nhiệm vụ kế toán vật tư....................................................38
1.2.2.Phân loại và đánh giá vật tư...................................................................39
1.2.3.Nguyên tắc hạch toán kế toán vật tư......................................................47
1.2.4.Hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức kế toán máy......................59
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN 1 THANH HÓA........................................................................61
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP

VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1 THANH HÓA.......................................61
2.1.1.Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển
Nông Thôn Thanh Hóa....................................................................................61

4


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát
Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa………………………………… …………..65
2.2.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY
.........................................................................................................................67
2.2.1.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty......................................................67
2.2.2.Hình thức tổ chức công tác kế toán........................................................70
2.2.3.Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán vật tư.......................71
2.2.4.Hệ thống chứng từ sử dụng....................................................................72
2.2.5.Hệ thống sổ và báo cáo kế toán..............................................................73
2.2.6.Quy trình hạch toán kế toán vật tư.........................................................73
2.2.7.Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin...............................................74
2.3. ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1
THANH HÓA.................................................................................................75
2.3.1.Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người...........................75
2.3.2.Hình thức kế toán áp dụng......................................................................76
2.3.3.Tài khoản sử dụng..................................................................................77
2.3.4.Quy trình hạch toán kế toán vật tư.........................................................79
2.3.5.Các chứng từ sử dụng.............................................................................79

2.3.6.Tổ chức bộ sổ kế toán vật tư...................................................................80
2.3.7.Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật tư.....................................................81
2.3.8.Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin...............................................82
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1 THANH HÓA.................................................85

5


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

3.1. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN 1 THANH HÓA......................................................................85
3.1.1.Xác định mục tiêu của hệ thống.............................................................85
3.1.2.Xác định yêu cầu và mô tả bài toán........................................................85
3.1.3.Sơ đồ ngữ cảnh.......................................................................................88
3.1.4.Biểu đồ phân cấp chức năng...................................................................89
3.1.5.Ma trận thực thể chức năng....................................................................93
3.1.6.Phân tích mô hình khái niệm-logic.........................................................94
3.1.7.Mô hình khái niệm dữ liệu E-R............................................................101
3.1.8.Thiết kế mô hình logic..........................................................................106
3.1.9.Mô hình dữ liệu quan hệ.......................................................................108
3.1.10.Thiết kế mô hình vật lý.......................................................................109
3.2.Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Xây Dựng Nông
Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa............................................114
3.2.1.Giao diện của hệ thống.........................................................................114

3.2.2.Một số form chính................................................................................116
3.2.3 Một số chứng từ, báo cáo.....................................................................131
PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................139
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................140

6


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ kế toán vật tư.............................................54
Hình 1.2: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TK 611...........................57
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý công ty.............................................................65
Hình 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán công ty...........................................................67
Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh....................................................................................88
Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng.................................................................89
Hình 3.3 Ma trận thực thể chức năng..................................................................93
Hình 3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1................................................................94
Hình 3.5 Biểu đồ tiến trình mức “1.0 Nhập thông tin tiền xử lý”..........................95
Hình 3.6: Biểu đồ tiến trình mức “2.0 Hạch toán nhập kho”.................................96
Hình 3.8 Biểu đồ tiến trình “4.0 Tính giá”...........................................................97
Hình 3.9 Biểu đồ của tiến trình “5.0 xử lý kiểm kê”.............................................98
Hình 3.10 Biểu đồ của tiến trình “6.0 Lập sổ kế toán”.........................................99
Hình 3.11 Biểu đồ của tiến trình “7.0 Lập báo cáo kế toán”................................100
Hình 3.12 Mô hình E - R..................................................................................105
Hình 3.13 Mô hình dữ liệu quan hệ..................................................................108

7


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN
Tên viết tắt

Nghĩa đầy đủ

HTTT

Hệ thống thông tin

DN

Doanh nghiệp

GTGT

Giá trị gia tăng

CSDL

Cơ sở dữ liệu

N- X- T

Nhập – Xuất – Tồn

TT – BTC

Thông tư – Bộ Tài Chính

TK

Tài khoản

VT

Vật tư

NVL

Nguyên vật liệu

CCDC

Công cụ dụng cụ

TS

Tài sản

GTGT

Giá trị gia tăng

TTĐB

Tiêu thụ đặc biệt

NK

Nhập khẩu

QLDN

Quản lý doanh nghiệp

NSNN

Ngân sách Nhà nước

8


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế
LỜI NÓI ĐẦU

I. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế - xã hội,
sự đột phá của khoa học - kỹ thuật, tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực
vô cùng thiết yếu trong cuộc sống hiện đại. Ứng dụng công nghệ thông tin
vào quản lý là một yếu tố rất quan trọng trong chiến lược phát triển của một
doanh nghiệp nói riêng cũng như của một quốc gia nói chung. Vì vậy, trên thế

giới, các quốc gia dù phát triển hay đang phát triển đều cố gắng đưa tin học
vào mọi mặt của đời sống xã hội. Tin học hầu như có mặt mọi lúc, mọi nơi,
hỗ trợ cho các ngành, các đơn vị nhằm hiện đại hoá quy trình quản lý sản xuất
kinh doanh để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
Để quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp
cần sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau trong đó kế
toán là công cụ quản lý hữu hiệu nhất và không thể thiếu. Hệ thống kế toán
Việt Nam không ngừng được hoàn thiện và phát triển phù hợp với nền kinh tế
thị trường và xu hướng mở cửa, hội nhập kinh tế khu vực cũng như toàn cầu.
Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin vào doanh nghiệp là điều cần
thiết để đi tắt, đón đầu, tiết kiệm thời gian và chi phí sản xuất cũng như rút
ngắn khoảng cách phát triển so với các nước. Đặc biệt trong lĩnh vực kế toán,
các phần mềm kế toán đã giảm một khối lượng lớn công việc, mang lại hiệu
quả và độ chính xác cao cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp
sẽ có cách thức tổ chức khác nhau, công tác quản lý khác nhau nên để có
được giải pháp tối ưu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
kế toán thì hệ thống thông tin kế toán cần phải được phân tích một cách tỉ mỉ
và chính xác.

1


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

Vật tư là một yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất. Đối với
doanh nghiệp sản xuất thì việc quản lý hiệu quả vật tư là một nhân tố vô cùng
quan trọng đối với tình hình sản xuất của công ty, bởi phần lớn lượng vốn của
những doanh nghiệp này dùng cho mua vật tư. Nếu quản lý không tốt có thể

ảnh hưởng tới tình hình sản xuất, giá thành sản phẩm, do đó ảnh hưởng tới
doanh thu, lợi nhuận hơn thế nữa nó còn ảnh hưởng tới tính phát triển ổn định
của doanh nghiệp. Chính vì thế việc quản lý vật tư cả trên sổ sách và thực tế
đều được các doanh nghiệp rất chú trọng.
Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lý ngày
càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản
lý. Do đó, việc xây dựng phần mềm kế toán vật tư là cần thiết.
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây Dựng Nông Nghiệp
và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa, em nhận thấy công tác quản lý vật
tư tại đây tuy đã được tổ chức rất khoa học, hợp lý nhưng vẫn còn thủ công,
chưa được tin học hóa một cách tốt ưu.
Việc áp dụng công nghệ thông tin mang đến cho các nhà quản lý một
giải pháp tối ưu, thông qua việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật
tư chuyên dụng cho vấn đề này.Việc ứng dụng phần mềm tin học trong công
tác kế toán của doanh nghiệp nói chung cũng như công tác kế toán vật tư nói
riêng sẽ giúp cho hoạt động quản lý doanh nghiệp trở nên nhẹ nhàng, chính
xác hiệu quả hơn cũng như giảm thiểu được những sai sót nhân viên kế toán
dễ dàng gặp phải khi phải xử lý thủ công các nghiệp vụ từ đó đem lại thành
công lớn cho doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề phát triển ứng dụng Công
nghệ thông tin vào hoạt động của một tổ chức, qua những kiến thức đã tiếp
thu được tại trường cùng thời gian tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công

2


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

ty Cổ phần Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh
Hóa và được sự giúp đỡ nhiệt tình của TS.Vũ Bá Anh cùng toàn thể các anh
chị phòng Tài chính - Kế toán của Công ty, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài:
“Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Xây Dựng Nông
Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa”, với mong muốn hiểu rõ
hơn phương pháp phân tích thiết kế và xây dựng một phần mềm ứng dụng
trong quản lý kinh tế.
II. Mục đích của đề tài
Mục tiêu chính của đề tài là phần mềm được người dùng chấp nhận và
thực hiện trong quá trình quản lý và hạch toán trong công ty. Vì vậy, chương
trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản,
đầy đủ các chức năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào
chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là:
 Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ,
nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt trong quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
 Hệ thống giúp hỗ trợ cho nhân viên kế toán và Phòng vật tư thiết bị
trong việc quản lý nguyên liệu, vật liệu của công ty.
 Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm
bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý
vật tư.
 Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con
người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

3


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

Bên cạnh đó, việc thực hiện đề tài này giúp em hiểu rõ hơn về thực tế
công tác kế toán vật tư sau thời gian thực tập.
III. Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán vật tư trong điều
kiện ứng dụng công nghệ tin học. Nhằm đạt được mục tiêu nêu trên đối tượng
nghiên cứu cụ thể của đề tài gồm:
 Nghiên cứu phần mềm kế toán vật tư tại các doanh nghiệp nói chung
 Nghiên cứu phần mềm kế toán vật tư tại “ Công ty Cổ phần Xây
Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa”.
IV. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán vật tư tại
“Công ty Cổ phần Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh
Hóa”
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật
tư nhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác xây dựng tại Công ty
một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và Phòng
vật tư thiết bị kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra
được những báo cáo cần thiết cho các nhà quản lý Công ty để có những biện
pháp kịp thời, nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty
trong hiện tại và tương lai. Không nghiên cứu vật tư xuất nhập khẩu, thuê
ngoài gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh liên kết…

4


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

V. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập thông tin: Thu thập các thông tin của công ty
bằng các phương pháp phỏng vấn, điều tra, ghi chép, quan sát và hỏi ý kiến
chuyên gia.
- Phương pháp tập hợp: Tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến
công tác kế toán vật tư.
- Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và
thực tế tại công ty.
- Phương pháp phân tích thiết kế: Từ các nghiệp vụ kế toán của công ty,
tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp. Các phương
pháp phân tích: phân tích từ trên xuống, phân tích từ dưới lên, kết hợp phân
tích từ trên xuống và từ dưới lên.

5


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

NỘI DUNG BÁO CÁO:
Thông tin chi tiết về đơn vị thực tập và thực trạng công tác kế toán vật tư
tại Công ty Cổ phần Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1
Thanh Hóa gồm các phần sau:
Chương 1: Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần
Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa

Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Xây
Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 03 tháng 03 năm 2019
Sinh viên

Phạm Thị Thảo

CHƯƠNG 1

6


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. CƠ SỞ THỰC TIỄN ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP

1.1.1. Khái niệm, vai trò, đặc điểm của phần mềm kế toán
1.1.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
a) Khái niệm phần mềm
Phần mềm là một tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị được viết bằng
một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu
hay tài liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng
hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó.
Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực

tiếp đến phần cứng hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương
trình hay phần mềm khác.
b) Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự
động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng
từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng
từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo
cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài
chính khác.
1.1.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công
thông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh
mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danh
mục hạng mục/công trình, danh mục công việc, danh mục loại thuế, danh mục

7


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

tiền tệ…một khi bạn đã xây dựng bạn có thể sử dụng lại mà không phải mất
công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổ
sách, tờ khai…sẽ giúp người kế toán giảm rất nhiều thao tác công sức để xây
dựng những báo cáo sổ sách này. Không những thế việc tự động tính giá
thành, tồn kho tức thời…giúp giảm đáng kể các thao tác thủ công khó nhọc
của kế toán và người quản lý.
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn. Sử dụng phần
mềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu, về các đối tượng vật tư, giá

thành…không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số liệu,
kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong quá
trình hạch toán của bạn.
1.1.1.3. Đặc điểm của phần mềm kế toán
+ Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn
mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định,… hiện hành.
+ Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng
các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương
pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán…
+ Tính mềm dẻo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt
để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế
toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp…
1.1.1.4. Đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi
tính.

8


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán
không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ
kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán
được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế

toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toán
làm nền tảng để xây dựng. Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phương
pháp tính giá, phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đối
ứng tài khoản.
Các phương pháp kế toán được quy định bởi các nghị định, thông tư,
chuẩn mực, luật kế toán của nhà nước. Do đó xây dựng phần mềm kế toán
cũng cần nắm vững các yêu cầu của Nhà nước về tiêu chuẩn cũng như điều
kiện của phần mềm.
Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kế
toán, nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết. Ví dụ như phân hệ
kế toán tiền và phân hệ kế toán vật tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, như
phiếu thu/chi được sử dụng ở phân hệ kế toán tiền còn phiếu nhập, phiếu xuất
lại được thể hiện ở phân hệ kế toán vật tư. Bởi vậy cần có sự phân loại chứng
từ đầu vào để đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên các báo cáo và các
sổ.
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài Chính ban hành năm
2014, doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế các mẫu chứng từ sao
cho phù hợp với hoạt động nội bộ. Tuy nhiên Báo cáo Tài Chính vẫn theo quy
định của Nhà nước ban hành mẫu có sẵn. Về các Báo cáo Quản trị doanh
9


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

nghiệp có quyền tự quyết dựa trên việc xây dựng công thức riêng của từng
doanh nghiệp. Các loại báo biểu đều được lấy dữ liệu từ các chứng từ đã được
nhập liệu và lưu trữ trong phần mềm.

Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất
là các chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từ
được nhập liệu trong kỳ kế toán), các sổ kế toán.
Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương
pháp xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.
Một HTTT kế toán sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần:
(1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống. Con người điều
khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình.
(2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một hệ thống
thông tin. Máy tính là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ
thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thành
các thông tin có ích cho người dùng.
(3) Thủ tục kế toán: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con
người. Thủ tục trong hệ thống thông tin kế toán chính là các chuẩn mực kế
toán do Nhà nước quy định và các nguyên tắc hạch toán do bản thân doanh
nghiệp đề ra.
(4) Dữ liệu kế toán: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ
cho việc xử lý trong hệ thống. Trong HTTT kế toán thì dữ liệu đầu vào chính
là các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh
nghiệp.
(5) Phần mềm kế toán: là tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ lập trình
để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán

10


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

đã chỉ ra. Trong hệ thống thông tin kế toán thì chương trình chính là các phần
mềm kế toán.
Như vậy có thể thấy phần mềm kế toán là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nên
một hệ thống thông tin kế toán. Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng,
quyết định đến hoạt động của một hệ thống thông tin kế toán trên máy tính.
1.1.2. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công
thông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh
mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danh
mục phân xưởng sản xuất, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc,
danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ... một khi bạn đã xây dựng bạn có thể
dùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự
động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai...sẽ giúp người kế toán giảm rất
nhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này. Không
những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời.... giúp giảm đáng kể
các thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý.
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn. Sử dụng phần
mềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa,
giá thành... không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số
liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xẩy ra trong
quá trình hạch toán của bạn.


Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán:
 Đối với doanh nghiệp:
- Đối với kế toán viên: kế toán viên không phải thực hiện việc tính

toán bằng tay và không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ
cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính

11


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh
nghiệm về nghiệp vụ.
- Đối với kế toán trưởng: tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối
chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán. Đồng thời, cung cấp tức thì được bất kỳ số
liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu.
- Đối với giám đốc tài chính: cung cấp các phân tích về hoạt động tài
chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng,
hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp
một cách chính xác và nhanh chóng.
- Đối với giám đốc điều hành: có được đầy đủ thông tin tài chính kế
toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư,
điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và
hiệu quả. Ngoài ra, tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính
chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của
đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.
 Đối với cơ quan thuế và kiểm toán:
- Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh
nghiệp
1.1.3. Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xây
dựng để phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm
kế toán bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kế
toán Việt Nam.

Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao. Mỗi chứng
từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổ
được thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ
kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thời

12


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

điểm. Phần mềm kế toán có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót
so với kế toán thủ công đồng thời làm tăng tính minh bạch của công tác kế
toán.
Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, cho
từng phần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăng
nhập, nhập liệu đến khâu xem báo cáo.
Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính
an toàn của dữ liệu.
Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hình
thức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký
– Sổ cái. Bên cạnh đó phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáo
quyết toán thuế…
1.1.4. Các thành phần của phần mềm kế toán
Cấu trúc của một phần mềm kế toán phụ thuộc vào công nghệ lập trình
của phần mềm kế toán đó. Các công nghệ lập trình sử dụng hiện nay bao
gồm:
 Lập trình hướng cấu trúc:
Cấu trúc của mềm kế toán bao gồm:

- Các tệp chương trình: là một tập hợp hữu hạn các lệnh viết bằng một
ngôn ngữ nào đó, mà người dùng và máy có thể hiểu được, Mỗi lệnh sẽ
tương ứng với một hay một số thao tác trong thuật toán đã được xây dựng
trước. Tệp chương trình gồm một chương trình chính và các chương trình
con.
- Các tệp dữ liệu: là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu,
lưu trữ các thông tin đầu vào của hệ thống.
13


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

 Lập trình hướng đối tượng:
Cấu trúc của phần mềm kế toán bao gồm:
- Data (dữ liệu): Là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu,
lưu trữ các thông tin đầu vào của hệ thống. Trong nhóm này có chứa 3
thành phần cơ bản:
+ Database (cơ sở dữ liệu): Là một tập các File được tổ chức theo
một quy tắc nào đó để thực thi một nhiệm vụ nào đó. Trong Database có rất
nhiều các loại tệp khác nhau nhưng trong đó có một loại tệp rất quan trọng
được gọi là bảng (Table).
+ Free Tables ( các bảng tự do): trong thành phần này chứa các bảng
tự do, nằm ngoài CSDL.
+ Queries (các truy vấn): dùng để truy vấn tạo các Tables khác từ
Tables nguồn, nghĩa là sinh ra các tệp bảng từ những tệp bảng nguồn theo
một số điều kiện nào đó.
- Documents (các tài liệu): chứa hầu hết các tệp tin, dữ liệu trong báo
cáo. Trong nhóm này có chứa 3 thành phần cơ bản:

+ Forms (giao diện): chứa các tệp có hình ảnh form. Thực chất Form
là một cửa sổ đặt các lệnh điều khiển lên trên nó.
+ Report: là báo cáo.
+ Labels: chứa các tệp nhãn.
- Class: dùng để tạo mới hoặc nối kết các lớp vào Project Maneger.
- Code (chương trình): bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người
dùng tạo ra và thư viện API. Trong các tệp .PRG, có một tệp được SET

14


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

MAIN (chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự dộng chạy đầu tiên
khi chạy phần mềm này.
+ Program: chứa các chương trình
+ API Libraies: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng
(*.DLL).
+ Applications: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng
(*.DLL).
- Other ( các thành phần khác):
+ Menu: các thực đơn.
+ Text Files (các tệp văn bản): Dùng để tạo một tệp text hoặc nối kết
một tệp text vào Project Manager
+ Other Files (các tệp khác): Dùng để nối kết vào Project Manager
một tệp bất kỳ - có thể cả tệp đồ hoạ.
1.1.5. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
Quy trình xây dựng phần mềm kế toán gồm 7 bước:

 Bước 1 : Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án
 Bước 2 : Phân tích hệ thống
 Bước 3 : Thiết kế hệ thống
 Bước 4 : Xây dựng phần mềm
 Bước 5 : Kiểm thử
 Bước 6 : Triển khai, đào tạo
 Bước 7 : Bảo hành, bảo trì

15


Đồ án tốt nghiệp

Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế

Trong đó bước 1 đến bước 3 là quy trình phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin, đó cũng là quy trình quan trọng nhất trong xây dựng phần mềm kế
toán. Bước 4 và bước 5 là quy trình xây dựng phần mềm thông qua các ngôn
ngữ lập trình và phần mềm hỗ trợ. Bước 6 và bước 7 là quy trình đào tạo,
triển khai phần mềm cho người sử dụng và bảo trì trong quá trình sử dụng
phần mềm.
 Bước 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm
kế toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở
đó hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán. Đây là giai đoạn
nhà phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển một
phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thực
hiện dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án,
đồng thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án.

 Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
• Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến
quá trình xử lý thông tin.
• Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống.
• Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của
chúng.
• Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá,
xác định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ
đạt được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.

 Nội dung khảo sát bao gồm:
• Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.

16