Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại văn phòng HĐND và UBND huyện thanh hà

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tập lớn này tôi đã nhận được sự giúp đỡ của UBND
huyện Thanh Hà và Ths. Lâm Thu Hằng.
Tôi xin chân thành cảm ơn UBND huyện Thanh Hà đã cung cấp tài liệu
phục vụ quá trình nghiên cứu và gửi lời cảm ơn đến Ths. Lâm Thu Hằng đã luôn
quan tâm, chỉ bảo, hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài này. Đây là lần đầu tiên tôi
làm bài tập lớn nên chưa có kinh nghiệm và còn nhiều thiếu xót. Vì vậy tôi
mong nhận được sự góp ý của thầy, cô để bài tập lớn được hoàn thiện hơn.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Khảo sát, đánh giá về vai trò của
Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Văn phòng
HĐND và UBND huyện Thanh Hà” là bài tập lớn của tôi dưới sự hướng dẫn của
Ths. Lâm Thu Hằng. Các số liệu, tài liệu tham khảo trong bài là trung thực, đảm
bảo tính khách quan và có nguồn gốc rõ ràng. Tôi xin chịu hoàn toàn trách
nhiệm trong bài tập lớn.
Hà Nội, ngày 5 tháng 7 năm 2018
Sinh viên


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
HĐND
TS
Ths
UBND

Chữ viết đầy đủ
Hội đồng nhân dân
Tiến sĩ

Thạc sĩ
Uỷ ban nhân dân


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài............................................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................3
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.....................................................3
7. Cấu trúc của đề tài....................................................................................3
Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THANH HÀ..........................................4
1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà.....4
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Thanh Hà............................................................................................5
1.3.1. Chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà........5
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Thanh Hà.......................................................................................................6
* Tiểu kết:......................................................................................................7
Chương 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG
TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND
HUYỆN THANH HÀ..........................................................................................8

2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định................................8
2.1.1. Thông tin từ môi trường bên ngoài.....................................................8
2.1.2. Thông tin bên trong cơ quan...............................................................9
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu......................................................................9


2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp......................................11
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự...........................................................................11
2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự................................................................13
2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự.......................................................................13
2.3.4. Đãi ngộ nhân sự.................................................................................14
2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự................................................................15
* Tiểu kết:....................................................................................................17
Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI VĂN
PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN THANH HÀ........................................18
3.1. Nhận xét, đánh giá................................................................................18
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................18
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................19
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................20
3.2. Các giải pháp........................................................................................20
3.2.1. Đổi mới chính sách sử dụng cán bộ, công chức đặc biệt là cán bộ,
công chức sau đào tạo.................................................................................20
3.2.2. Đổi mới chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức...............21
3.2.3. Đưa ra các dự báo nhân sự trên cơ sở thực tế....................................21
3.2.4. Đổi mới việc đánh giá đội ngũ cán bộ, công chức............................22
3.2.5. Xây dựng môi trường làm việc năng động, sáng tạo.........................22
3.2.6. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát đối với cán bộ, công chức. 23
* Tiểu kết:....................................................................................................23
KẾT LUẬN........................................................................................................24

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................25
PHỤ LỤC...........................................................................................................26


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Con người là nhân vật trung tâm của xã hội, là chủ thể chân chính sáng
tạo ra mọi giá trị vật chất – tinh thần để phục vụ lại chính đời sống của mình.
Nhấn mạnh vai trò của con người trong quá trình sản xuất Chủ tịch Hồ Chí Minh
đã từng khẳng định: “Xã hội có cơm ăn, áo mặc, nhà ở là nhờ lao động của con
người”. Nguồn nhân lực có thể quyết định sự thành công hoặc thất bại của mỗi
cơ quan, tổ chức. Vì vậy, xây dựng đội ngũ nhân sự phù hợp với sự phát triển
của cơ quan, tổ chức là điều hết sức quan trọng.
Vậy các cơ quan, tổ chức phải làm thế nào để xây dựng được đội ngũ
nhân sự phù hợp cũng như để đáp ứng nhu cầu thay đổi nhân sự? Để giải quyết
các vấn đề đó, các cơ quan cần nhận thức rõ vai trò và vạch ra quá trình hoạch
định nguồn nhân sự một cách hiệu quả. Bởi vì khi hoạch định nhân sự sẽ giúp
cho cơ quan xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về
nhu cầu nhân sự của cơ quan, chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các
biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân sự
giúp cho cơ quan thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân
lực mà cơ quan hiện có. Có như vậy chúng ta mới đảm bảo được đội ngũ nhân
sự vừa đủ về số lượng và đảm bảo về chất lượng.
Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, tôi muốn vận dụng
những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào
thực tế nhằm mục đích củng cố kiến thức và đúc rút những kinh nghiệm làm
việc phục vụ cho công tác sau này. Trên thực tế, huyện Thanh Hà là quê hương
tôi, do đó rất thuận lợi trong công tác thu thập dữ liệu và sau khi ra trường tôi
mong muốn được làm việc tại UBND huyện góp một phần công sức nhỏ bé của
mình để xây dựng quê hương ngày càng giàu đẹp. Với những lý do trên tôi đã

quyết định chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Thanh Hà” làm đề tài nghiên cứu cho bài tập lớn của mình.

1


2. Lịch sử nghiên cứu
Với đề tài Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong
công tác hoạch định nhân sự nói chung thì đã có rất nhiều công trình nghiên cứu
tiêu biểu. Nhưng với đề tài tại UBND huyện Thanh Hà thì đến nay chưa có công
trình nghiên cứu cụ thể nào về vấn đề này.
Trong quá trình thực hiện đề tài thì cơ sở lý thuyết là vô cùng quan trọng.
Tôi phải tìm hiểu về các khái niệm, nội dung, vai trò của Nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự đối với cơ quan. Vì vậy, tôi đã tìm đọc quyển
giáo trình “Quản trị văn phòng” của TS. Nguyễn Thành Độ. Tuy nhiên đây là
quyển giáo trình chỉ nói về lý thuyết chứ không nghiên cứu thực tiễn về công tác
hoạch định nhân sự tại một đơn vị cụ thể.
Bên cạnh đó, thực hiện được đề tài tôi cần phải có phải có số liệu, thông
tin thực tế tại UBND huyện Thanh Hà nên tôi đã tìm đọc tài liệu nội bộ “Công
tác hoạch định nhân sự tại UBND huyện Thanh Hà” đã giúp tôi hoàn thành tốt
chương 2.
Những công trình nghiên cứu nói trên là nguồn tài liệu tham khảo quan
trọng trong quá trình thực hiện đề tài.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
* Đối tượng nghiên cứu: Công tác hoạch định nhân sự tại Văn phòng
HĐND và UBND huyện Thanh Hà.
* Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi về không gian: Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà
- Phạm vi về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng đội ngũ nhân sự của

Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà từ năm 2015 đến năm 2018.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục đích nghiên cứu: Thông qua khảo sát, đánh giá thực tế vai trò của
Nhà quản trị trong công tác hoạch định nhân sự tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Thanh Hà, rút ra được một số nhận xét và bài học kinh nghiệm trong công
tác hoạch định nhân sự.
* Nhiệm vụ nghiên cứu:
2


- Tìm hiểu cơ sở khoa học về Nhà quản trị, vai trò của Nhà quản trị trong
công tác hoạch định nhân sự.
- Tìm hiểu thực trạng vai trò quản lý, lãnh đạo của Nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự.
5. Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài này, tôi đã lựa chọn phương pháp tổng hợp, phương
pháp phân tích, phương pháp điều tra và phương pháp khảo sát thực tế.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài nghiên cứu về công tác hoạch định nhân sự sẽ giúp cơ quan xác
định được phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực của mình, bảo đảm
cho cơ quan có được đúng người, đúng việc vào đúng thời điểm cần thiết và linh
hoạt đối phó với những thay đổi.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài được
kết cấu làm 3 chương:
- Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND
và UBND huyện Thanh Hà.
- Chương 2: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch
định nhân sự tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà.
- Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng

trong công tác hoạch định nhân sự tại Văn phòng HĐND và UBND huyện
Thanh Hà.

3


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND
VÀ UBND HUYỆN THANH HÀ
1.1. Lịch sử hình thành
Thanh Hà là một huyện của tỉnh Hải Dương, đất đai do phù sa bồi tụ,
sông ngòi nhiều nên rất màu mỡ, phì nhiêu, thuận lợi cho phát triển kinh tế nông
nghiệp, nổi tiếng với đặc sản Vải thiều. Huyện nằm ở phía Đông Nam tỉnh, phía
Đông giáp huyện Kim Thành, phía Nam giáp huyện An Lão (thành phố Hải
Phòng), phía Bắc và phía Tây giáp thành phố Hải Dương và huyện Tứ Kỳ.
Huyện có 24 xã và 1 thị trấn (huyện lỵ). Huyện được chia làm 4 khu là Hà Nam,
Hà Đông, Hà Tây và Hà Bắc. Thanh Hà có diện tích tự nhiên 159 km2. Dân số
có 156.943 người.
Mảnh đất Thanh Hà có lịch sử phát triển lâu đời căn cứ vào tài liệu khảo
cổ thì xa xưa nơi đây là biển cả mênh mông , trải qua hàng vạn năm – được phù
sa sông Thái Bình và sông Kinh Thầy bồi đắp đã thành đồng bãi phù sa châu
thổ. Những cư dân Thanh Hà đầu tiên đã đến đây khai phá vùng đầm lầy, bãi
lau, bờ sú thành đồng ruộng tốt tươi. Trải qua quá trình lịch sử dựng nước và giữ
nước cùng dân tộc, nhân dân lao động và đã tạo dựng lên mảnh đất giàu đẹp như
ngày nay và trở thành niềm tự hào của người Thanh Hà.
Trụ sở UBND huyện Thanh Hà [Phụ lục 01]
1.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh
Hà
Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà có 20 người, trong đó có
13 người vào biên chế và 07 người làm hợp đồng. Việc phân công và quản lý

nhân sự nhìn chung là khoa học, hợp lý, phù hợp với năng lực, trình độ của từng
người và đúng quy định. Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà được tổ
chức, làm việc theo chế độ thủ trưởng, cơ cấu tổ chức văn phòng gồm: Chánh
Văn phòng, 02 Phó Chánh Văn phòng và các bộ phận chuyên môn.
Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, là người quản lý và
điều hành mọi hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Thường trực
4


HĐND, UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ
của Văn phòng. Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc của Thường
trực HĐND và UBND huyện.
Phó Chánh Văn phòng Tổng hợp: Giúp Chánh Văn phòng về công tác thi
đua khen thưởng và tiếp nhận, tổng hợp, kiểm tra rà soát các loại văn bản của cơ
quan.
Phó Chánh Văn phòng Hành chính quản trị: Giúp Chánh Văn phòng phụ
trách công tác Hành chính quản trị và Trung tâm giao dịch Hành chính một cửa
theo đúng quy định của pháp luật.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp
luật.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà
[Phụ lục 02]
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Thanh Hà
1.3.1. Chức năng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà
Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện Thanh Hà, có chức năng tham mưu - tổng hợp cho HĐND
và UBND huyện về hoạt động HĐND và UBND; tham mưu, giúp UBND huyện

về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của
Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,
UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động của HĐND và UBND huyện.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà có tư cách pháp nhân, có
con dấu riêng, được dự toán kinh phí để hoạt động và mở tài khoản tại Kho bạc
Nhà nước theo quy định; chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của
UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ
chuyên môn của Văn phòng UBND tỉnh Hải Dương.
5


1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Thanh Hà
Với chức năng là cơ quan chuyên môn, Văn phòng HĐND và UBND
huyện Thanh Hà thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:
- Giúp HĐND và UBND huyện xây dựng các chương trình, kế hoạch
công tác; tổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, ban, ngành huyện,
HĐND và UBND cấp xã thực hiện đúng chương trình, kế hoạch công tác đó.
- Trực tiếp tham mưu cho UBND huyện chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà
nước về công tác ngoại vụ và công tác dân tộc trên địa bàn huyện.
- Tổ chức thu thập, xử lý, quản lý, cập nhật thông tin phục vụ sự chỉ đạo,
điều hành hoạt động của HĐND và UBND huyện; quản lý và duy trì hoạt động
mạng tin học của UBND huyện.
- Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND
huyện; các cuộc họp và làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện
với các cơ quan, đơn vị tổ chức và công dân.
- Quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản của HĐND và UBND
huyện. Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan theo đúng quy
định; ứng dụng công nghệ thông tin và bảo đảm an toàn, thông tin liên lạc phục

vụ hoạt động của HĐND và UBND huyện.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức,
vị trí việc làm; thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ
luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối công chức,người lao
động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật và phân công của
UBND huyện.
- Quản lý, sử dụng và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao
theo quy định. Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt
động công tác theo yêu cầu của HĐND, UBND, Thường trực HĐND, Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch UBND huyện và Văn phòng HĐND và UBND huyện theo chế
độ quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác do HĐND và UBND huyện giao
hoặc theo quy định của pháp luật.
6


* Tiểu kết:
Trong chương 1, tôi đã trình bày khát quát về UBND huyện Thanh Hà để
nắm được lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà. Những nội dung trình bày trong
chương 1 giúp tôi có được cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn để triển khai nội dung ở
chương 2 tốt hơn.

7


Chương 2
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN
THANH HÀ

2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
Thu thập và xử lý thông tin phục vụ trực tiếp cho quá trình hoạch định
nhân sự. Hoạch định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa
tiên quyết đối với các nhà quản trị. Để có được những kế hoạch và những quyết
định đúng đắn về hoạch định nhân sự, các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin.
Trong tổng thể khối lượng công việc quản lý thì công việc thu thập,
truyền đạt, xử lý, lưu trữ thông tin chiếm tỷ trọng lớn nhất. Mặt khác, các công
cụ và phương tiện kỹ thuật được sử dụng trong bộ máy quản lý phần lớn liên
quan đến phương tiện thông tin như: văn bản, máy tính, điện thoại, máy fax...
Thông tin là công cụ, là nguyên liệu chủ yếu của quản lý. Ngay cả hoạt động trí
tuệ của con người trong quản lý cũng chính là các hoạt động xử lý thông tin.
Như vậy, chất lượng thông tin quyết định chất lượng và hiệu quả quản lý.
Với lý do trên mà việc thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định nhân sự
được chú ý đến và hai loại thông tin được Chánh Văn phòng huyện Thanh Hà
hướng đến đó là: Thông tin từ môi trường bên ngoài và thông tin bên trong cơ
quan.
2.1.1. Thông tin từ môi trường bên ngoài
Thông tin từ môi trường bên ngoài bao gồm những thông tin về hoàn cảnh
hiện tại ở Việt Nam và những thay đổi, dự báo nhân sự, cán bộ, công chức, viên
chức, cơ quan của các ngành liên quan đến công việc thêm nhân sự hay những
thông tin về sinh viên ra trường sau khi tốt nghiệp có xu hướng làm việc ở đâu.
Cơ quan thường tìm kiếm nguồn nhân viên tại các trường đào tạo về hành chính
văn phòng, quản trị văn phòng hay quản lý nhà nước và nguồn nhân viên từng
làm trong lĩnh vực này cũng như quản lý lĩnh vực này. Mục đích của việc thu
thập những thông tin này bởi vì khi có sự thay đổi bất kỳ nhân tố nào trong môi
8


trường bên ngoài cũng ảnh hưởng đến kế hoạch việc làm, từ đó ảnh hưởng đến
nhu cầu nhân lực.

Bên cạnh đó, Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà còn thu thập
thêm các thông tin để làm căn cứ hoạch định nhân sự đó là thị trường lao động
như: tỷ lệ thất nghiệp, sự sẵn sàng về kỹ năng làm việc, độ tuổi và giới tính của
lực lượng lao động.
Cuối cùng là một yếu tố quan trọng mà Văn phòng thu thập đó là các quy
định chung của Chính phủ về lao động ở nước ta được quy định trong Bộ luật
lao động như quy định độ tuổi lao động, các thủ tục tuyển dụng, quy định về hợp
đồng lao động, thời gian thử việc, các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động
của người lao động; quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người
lao động, thời gian làm việc, bảo hiểm xã hội, mức lương,...
2.1.2. Thông tin bên trong cơ quan
Đối với những thông tin bên trong cơ quan thì Chánh Văn phòng sẽ nắm
bắt thông tin cụ thể của từng cán bộ, công chức, viên chức, các kế hoạch, nguồn
nhân lực hiện tại và tỷ lệ thay thế hoặc luân chuyển cán bộ. Những thông tin trên
sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực của cơ quan.
Trong Văn phòng cần được bổ sung thêm vào các vị trí văn thư, tạp vụ,
chuyên viên do các nguyên nhân: thuyên chuyển lao động hay nghỉ việc. Khả
năng đào tạo và phát triển người lao động hiện có trong cơ quan để hoàn thành
công việc được đánh giá là khá tốt so với các cơ quan cùng hoạt động. Cơ quan
thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ, bồi dưỡng chuyên môn, nâng
cao tay nghề.
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu
Mỗi chức năng của quản trị đều hướng về mục tiêu nhưng chức năng
hoạch định giữ vai trò chủ đạo, do đó mục tiêu là nền tảng của hoạch định. Mục
tiêu là các kết quả mong đợi mà một cơ quan tổ chức nhắm đến trong tương lai.
Mục tiêu của hoạch định nhân sự là phải đảm bảo cho cơ quan có được nguồn
9


nhân lực với kỹ năng, thái độ và hành vi phù hợp để triển khai các công việc

quan trọng đối với việc thực hiện thành công chiến lược đã được đề ra. Mục tiêu
là cơ sở cho việc đánh giá kế hoạch đã đưa ra, là điều mà kết quả phải đạt được.
Mục tiêu trả lời câu hỏi “làm cái gì”. Để xây dựng mục tiêu phù hợp, Chánh Văn
phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà đã thiết lập mục tiêu ngắn hạn và mục
tiêu dài hạn:
* Mục tiêu dài hạn được đặt ra sẽ chú trọng đến toàn bộ quá trình phát
triển – duy trì nguồn lực của cơ quan nhằm đảm bảo cho công việc luôn có đủ
người với những phẩm chất, kỹ năng, đạo đức tốt cần thiết để thực hiện tốt các
công việc mà lãnh đạo bên trên đưa xuống. Cụ thể như sau:
- Về kỹ năng
Cán bộ quản lý:
+ Có khả năng hoạch định tổ chức, điều hành hoạt động của Văn phòng.
+ Thiết lập các mục tiêu, xây dựng các chiến lược, kế hoạch để thực hiện
mục tiêu đó.
+ Dự kiến được khó khăn, trở ngại, biến động của môi trường làm việc.
+ Có khả năng ứng xử và giao tiếp tốt.
+ Tạo ra môi trường làm việc tốt.
Đối với công nhân viên:
+ Có kỹ năng nghiên cứu và chuẩn bị: trang bị cho nhân viên cách nghiên
cứu công việc của mình để dễ dàng tiếp cận với những công việc mới được giao.
+ Kỹ năng chuẩn đoán: trang bị cho nhân viên nắm bắt được tâm lý của
cấp trên, chuẩn đoán được rằng cấp trên đang cần những gì.
+ Kỹ năng giao tiếp tốt: tạo mối quan hệ thân thiện với các nhân viên ở
các phòng ban, đơn vị, cơ quan khác và công dân.
+ Kỹ năng cộng tác: nhân viên tạo mối quan hệ tốt với các đồng nghiệp,
mở rộng mối quan hệ.
10


- Về kiến thức

Cán bộ quản lý:
+ Có chuyên môn cụ thể về nghề nghiệp, chức trách nắm giữ.
+ Có kiến thức tổng quát về cơ quan, ngành, các hoạt động liên quan, môi
trường làm việc, pháp lý, chính trị, kinh tế và xã hội.
+ Có kiến thức phân tích tài chính và định lượng
+ Thành thạo tin học văn phòng
Đối với công nhân viên:
+ Có kiến thức tổng quan về cơ quan cũng như ngành nghề của mình.
+ Có chuyên môn cụ thể về ngành nghề được giao.
+ Làm tốt các công việc thường ngày.
+ Thành thạo tin học văn phòng.
* Các mục tiêu ngắn hạn được xây dựng các kế hoạch cụ thể, các mục
tiêu, linh hoạt, có tính khả thi, nhất quán và hợp lý.
2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự
Trong bất kỳ một tổ chức nào thì vấn đề tuyển dụng luôn luôn là một vấn
đề được tất cả mọi người quan tâm, đặc biệt trong tổ chức công tuyển dụng luôn
là một vấn đề nóng thu hút sự chú ý của tất cả mọi người dân. Vì vậy, quá trình
tuyển dụng của một tổ chức công phải làm sao để lựa chọn được người ứng
tuyển phù hợp với vị trí cần tuyển nhất. UBND huyện Thanh Hà cũng rất chú
trọng công tác tuyển dụng đối với cán bộ công chức vào làm tại cơ quan. Việc
tuyển dụng cán bộ, công chức theo hình thức chủ yếu là xét thi tuyển, điều kiện
tuyển dụng và quy trình tuyển dụng được thực hiện đúng quy theo các quy định
của cấp trên đề ra và đúng với luật quy định.
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút, lựa chọn và quyết định tiếp
11


nhận người lao động vào một vị trí của cơ quan một cách phù hợp nhất với tiêu
chuẩn và yêu cầu của vị trí cần tuyển.

Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Văn phòng HĐND và UBND huyện
Thanh Hà
- Xác định nhu cầu tuyển dụng: Là khâu đầu tiên quan trọng đối với hoạt
động tuyển dụng. Ở bước này sẽ xác định được số lượng là bao nhiêu, những vị
trí nào cần bổ sung.
- Xác định yêu cầu của vị trí cần tuyển: giúp lựa chọn được các tiêu chí
chọn người phù hợp nhất, cung cấp các thông tin để áp dụng kỹ thuật và công cụ
chọn người phù hợp, từ đó chọn được người đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc.
- Xác định nguồn tuyển dụng:
+ Nguồn nội bộ: Là nguồn nhân lực bên trong tổ chức bao gồm những
người đang làm việc cho tổ chức.
+ Nguồn bên ngoài tổ chức: Người lao động trên thị trường lao động, sinh
viên đã tốt nghiệp từ các cơ sở đào tạo và ngoài nước, người đang làm việc ở các
tổ chức khác.
- Thu hút ứng viên tham gia dự tuyển: Là bước quan trọng nhằm tập hợp
những người có năng lực đảm bảo yêu cầu với vị trí công việc cần tuyển dụng,
gia tăng cơ hội chọn người phù hợp nhất. Hoạt động thông báo nhu cầu nguồn
nhân lực nhằm thu hút các ứng viên thông qua các phương tiện thông tin đại
chúng là một đòi hỏi mang tính pháp lý nhằm đảm bảo cơ hội tiếp cận bình đẳng
với việc làm.
- Chọn người phù hợp: Là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều
khía cạnh khác nhau dựa vào yêu cầu công việc tại vị trí trống để tìm được
những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những ứng viên nộp đơn
ứng tuyển. Các bước chọn người: Sơ tuyển, sàng lọc nhanh, tổ chức chọn.
- Tập sự: Người được tuyển dụng vào công chức phải thực hiện chế độ
tập sự để làm quen với môi trường công tác, tập làm những công việc của vị trí
12


việc làm được tuyển dụng.

- Quyết định tuyển dụng: Lãnh đạo tổ chức hành chính nhà nước ký
quyết định tuyển dụng chính thức đối với nhân viên mới.
2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự
Văn phòng HĐND và UBND huyện Thanh Hà đã xây dựng quy trình đào
tạo nhân sự nhằm chuẩn hóa hoạt động đào tạo để phát triển nguồn nhân sự, đảm
bảo sự phù hợp và đáp ứng mục tiêu phát triển của cơ quan. Hoạt động đào tạo
và phát triển nhân sự được áp dụng tại UBND huyện Thanh Hà bao gồm các
chương trình: đào tạo hội nhập, đào tạo chung, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ,
đào tạo phát triển năng lực, đào tạo nguồn với các hình thức: đào tạo tại chỗ
(kèm cặp), đào tạo ngắn hạn, hội thảo, hội nghị...
Quy trình đào tạo:
- Bước 1: Đề xuất kế hoạch đào tạo
- Bước 2: Phê duyệt kế hoạch đào tạo
- Bước 3: Hướng dẫn triển khai và đánh giá hoạt động đào tạo
- Bước 4: Báo cáo hoạt động đào tạo tháng
- Bước 5: Lưu hồ sơ
Hàng năm, theo quy chế đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức
làm việc trong cơ quan thì đơn vị văn phòng sẽ tham gia học tập, bồi dưỡng để
nâng cao kiến thức thông qua các lớp đào tạo theo các chuyên đề về chuyên môn
nghiệp vụ cần thiết để thực hiện mục tiêu hoạt động.
2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự
Nguồn nhân lực là một tài nguyên hiếm quý. Vấn đề quản trị nguồn nhân
lực hoặc bố trí nhân sự ngày càng được các nhà quản trị quan tâm nghiên cứu và
phân tích, xem đây là một chức năng quản lý cốt lõi và quan trọng của tiến trình
quản trị.
13


Nhân lực làm công tác Văn phòng bao gồm tất cả những người thuộc
quyền quản lý và điều hành của thủ trưởng Văn phòng. Trên cơ sở chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn phòng, nhà quản trị nghiên
cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về: Tổng số lao động của
Văn phòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ số về lao
động thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hóa, trình độ
chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên
chế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ
nguồn lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp.
Chánh Văn phòng thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng
phải đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm
vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng. Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có
đơn vị nào, người nào đảm nhận. Phát huy được khả năng của mỗi thành viên và
tạo ra sức mạnh chung của cả Văn phòng.
Chánh Văn phòng đã thiết lập nên những mục tiêu trong việc bố trí sử
dụng nhân sự nhằm phát huy được sở trường của mỗi người, từ đó thúc đẩy
nâng cao hiệu suất làm việc và qua đó hoàn thành mục tiêu chung của cơ quan:
- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự,
đáp ứng yêu cầu công việc.
- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng người đúng việc: Mục tiêu cần
đạt được là đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực, sở trường và nguyện
vọng của mỗi cá nhân, không để tính trạng “sáng cắp ô đi chiều cắp ô về”.
- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm
dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động.
2.3.4. Đãi ngộ nhân sự
Chính sách đãi ngộ nhân sự đúng sẽ làm cho động lực làm việc của người
lao động gia tăng, qua đó góp phần đạt được mục tiêu chung của cơ quan. Chính
14


sách đãi ngộ nhân sự của UBND huyện Thanh Hà theo chính sách mức lương

của Nhà nước ban hành.
Lương:
- Lương chức danh.
- Lương hiệu quả công việc.
- Lương tháng 12.
- Phụ cấp cho những vị trí công việc đặc thù.
- Chế độ xem xét tăng lương gắn liền với hiệu quả công việc và hiệu quả
hoạt động.
Thưởng:
- Thưởng nhân các ngày lễ tết và các sự kiện đặc biệt của cơ quan.
- Thưởng thành tích định kỳ và đột xuất cho cá nhân hoặc tập thể.
Bảo hiểm:
- Bảo hiểm Xã hội, Y tế, Thất nghiệp theo quy định của nhà nước;
- Bảo hiểm tai nạn 24/24.
Phúc lợi khác:
- Trợ cấp nhân các sự kiện đặc biệt của cơ quan.
- Trợ cấp khi về hưu đối với công nhân viên có thâm niên cống hiến tại
cơ quan.
- Khám sức khỏe định kỳ.
- Các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao dành cho cán bộ.
2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự
Kiểm tra, đánh giá nhân sự nhằm giúp đỡ, động viên, kích thích nhân viên
thực hiện công việc tốt hơn và phát triển những khả năng tiềm tàng trong mỗi
nhân viên. Đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên được thực hiện
15


theo trình tự các bước sau:
- Xác định các yêu cầu cần đánh giá.
- Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp.

- Huấn luyện kỹ năng đánh giá.
- Thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá.
- Thực hiện đánh giá và thiết lập mục tiêu mới cho nhân viên.
Công tác kiểm tra, đánh giá nhân sự tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Thanh Hà là một hoạt động quan trọng của quản trị nhân sự nhằm:
- Nâng cao khả năng thực hiện công việc và cung cấp những thông tin
phản hồi cho nhân viên biết được mức độ thực hiện công việc, từ đó có biện
pháp nâng cao và hoàn thiện hiệu suất làm việc.
- Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm trong quá trình làm
việc, đồng thời làm cơ sở để khuyến khích động viên họ.
- Thông qua đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên, nhà
quản trị có thể điều chỉnh việc bố trí sử dụng con người cho phù hợp với công
việc, phát hiện những tiềm năng còn ẩn giấu giúp họ phát triển.
- Kích thích, động viên nhân viên có những ý tưởng sáng tạo, phát triển
nhận thức về trách nhiệm và thúc đẩy nỗ lực thực hiện công việc tốt hơn thông
qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận, hỗ trợ.
Để thực hiện được những mục tiêu đã nêu trên, Văn phòng HĐND và
UBND huyện Thanh Hà đã đưa ra một số phương pháp nhằm đánh giá các cán
bộ, công chức, viên chức trong phòng:
- Phương pháp mức thang điểm.
- Phương pháp xếp hạng.
- Phương pháp ghi chép – lưu trữ
- Phương pháp quan sát hành vi
16


- Phương pháp định lượng.
Từ các kết quả kiểm tra đánh giá có được sau quá trình đánh giá, nhà quản
trị sẽ nắm rõ được điểm mạnh, điểm yếu, qua đó sẽ đưa ra các phương án phù
hợp để có thể phát huy hết khả năng của từng cá nhân giúp cho hiệu quả công

việc ngày càng được nâng cao.
* Tiểu kết:
Trong chương 2, tôi đã trình bày vai trò của Chánh Văn phòng trong công
tác hoạch định nhân sự từ những thông tin đã khảo sát được. Qua đó chúng ta có
thể thấy được tầm quan trọng của một nhà quản trị văn phòng trong các công tác
của cơ quan nói chung và công tác hoạch định nhân sự nói riêng. Những nội
dung trình bày trong chương 2 giúp tôi có cơ sở để tìm ra giải pháp góp phần
làm cho công tác hoạch định nhân sự tốt hơn mà tôi sẽ trình bày trong chương 3
tới đây.

17


Chương 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI VĂN PHÒNG
HĐND VÀ UBND HUYỆN THANH HÀ
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
- Môi trường làm việc thân thiện được đầu tư trang bị cơ sở vật chất và
thiết bị hiện đại thuận lợi cho nhân viên trong quá trình làm việc. Nhìn chung
các cán bộ, công chức, viên chức đáp ứng được quy trình thực hiện các khâu
nghiệp vụ trong quá trình giải quyết công việc.
- Thu thập thông tin và dự báo như cầu nguồn nhân lực: xác định và dự
báo đúng, kịp thời, chính xác vấn đề, đe dọa và cơ hội đối với nhân sự tại công
ty, sử dụng các phương pháp dự báo một cách chính xác và nhanh chóng nhất,
sử dụng thành thạo và chính xác nhất thông tin ở quá khứ và hiện tại để xác định
những điều kiện mà cơ quan mong đợi ở tương lai.
- Thu nhập của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan tương đối
ổn định. Chế độ phúc lợi và đãi ngộ cho công nhân viên được thực hiện thể hiện

qua chế độ lương, thưởng, chế độ điều dưỡng, thăm quan, nghỉ mát hàng năm.
- Đa số đội ngũ cán bộ, công chức có lập trường chính trị vững vàng,
thấm nhuần chủ nghĩa Mác – Lenin, tư tưởng, đạo đức Hồ Chí Minh. Ham học
hỏi để nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn hóa cho công tác và phục vụ
nhân dân.
- Phân tích thực trạng nguồn nhân lực: xác định đúng số lượng, cơ cấu,
trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực làm việc, thái độ làm việc và các phẩm
chất cá nhân hiện tại đang làm việc trong cơ quan và những ưu đãi mà cơ quan
dành cho họ đã thỏa mãn được những gì và chưa thỏa mãn được gì, những mục
tiêu mà cơ quan đã đặt ra với nguồn nhân lực hiện có đã thực hiện được ra sao
để từ đó đưa ra kế hoạch tăng hoặc giảm nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai
để đáp ứng nhu cầu phát triển của cơ quan.
- Cơ quan cũng có các phương pháp đánh giá khác nhau cho từng hình
18


thức đào tạo chứ không áp dụng một cách đánh giá cứng nhắc nào. Việc kiểm
tra, đánh giá nhân sự cũng tạo động lực cho nhân viên tăng hiệu suất làm việc và
có thêm một số quyền lợi. Vì vậy có thể nói kiểm tra, đánh giá nhân sự cũng tạo
động lực cho nhân viên trong cơ quan.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm và những kết quả đạt được nêu trên, hiện nay
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan còn tồn tại một số hạn chế
và bất cập như:
- Trình độ đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chưa đồng đều, một bộ
phận chưa đáp ứng được nhu cầu công việc. Lao động có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cao từ chuyên viên trở lên có kinh nghiệm tỷ lệ còn thấp.
- Chính sách nhằm phát triển nguồn nhân lực có chất lượng cao chưa đủ
sức thuyết phục để lôi kéo nhân tài. Đồng thời còn khiến một bộ phận không
nhỏ nhân viên có tư tưởng nhảy việc, tìm kiếm các môi trường làm việc tốt hơn.

Điều này khiến cho cơ quan luôn bị thiếu hụt đội ngũ lao động chất lượng, có
kinh nghiệm để thực hiện công việc.
- Nhận thức trong đội ngũ cán bộ, công chức không đồng đều, thiếu chủ
động sáng tạo; còn tồn tại tâm lí làm việc ỷ lại, dựa dẫm, việc vận dụng các chủ
trương, chính sách của cấp trên vào điều kiện cụ thể của từng công việc chưa
linh hoạt, nhiều nhân viên còn sao chép một cách máy móc.
- Không ít cán bộ, công chức trong cơ quan chưa nắm vững chức năng,
nhiệm vụ, thẩm quyền được giao, không nắm vững các quy định pháp luật, vì
vậy qua thẩm quyền được giao điều hành, giải quyết công việc còn mang tính
chủ quan, tùy tiện theo cảm tính cá nhân, không căn cứ vào quy định của pháp
luật dẫn đến vi phạm
- Khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính và trình độ ngoại ngữ còn
thấp đặc biệt là đội ngũ chủ chốt.
- Nội dung đào tạo, phát triển nhân sự thiên về lý thuyết hơn so với thực
hành.
- Công tác quản lý cán bộ ở cơ quan chưa tốt, chậm được đổi mới. Công
19


tác quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức cơ quan chưa được
coi trọng đúng mức, chưa thực hiện một cách động bộ và khoa học. Do đó
không chủ động được nguồn cán bộ cho việc bố trí thay thế, thiếu nguồn bổ
sung, làm cho lực lượng cán bộ, công chức ở cơ quan bị thiếu hụt.
3.1.3. Nguyên nhân
Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết đã học tôi đã tìm ra
một số nguyên nhân dẫn đến những mặt còn hạn chế như sau:
- Đánh giá, sử dụng, bố trí cán bộ còn nể nang, cục bộ, chưa chú trọng
phát hiện và có cơ chế thật sự để trọng dụng người có đức, có tài; không kiên
quyết thay thế thay thế người vi phạm, uy tín giảm sút, năng lực yếu kém.
- Một số trường hợp tiếp nhận, điều động, luân chuyển cán bộ chưa thật

sự khách quan, công tâm dẫn đến bố trí cán bộ không đúng năng lực, sở trường;
một số trường hợp nhân sự tiếp nhận từ nơi khác về cơ quan đã cho thấy sự hạn
chế về năng lực, trình độ cũng như kinh nghiệm công tác phù hợp với vị trí lãnh
đạo, quản lý được giao.
- Một số quy định của Nhà nước về công tác cán bộ chưa được hướng
dẫn cụ thể, chi tiết, dẫn đến khi triển khai tại cơ quan có sự lúng túng nhất định.
Bên cạnh đó, mặc dù được tin tưởng và tạo môi trường làm việc tốt, nhưng do
có sự phân biệt lớn về đãi ngộ giữa khu vực quản lý nhà nước và khu vực sản
xuất, kinh doanh, cho nên nhiều cán bộ giỏi, có năng lực xin chuyển công tác
khiến nguồn cán bộ có chất lượng ngày càng thiếu.
3.2. Các giải pháp
Để nâng cao hơn nữa chất lượng của đội ngũ cán bộ, công chức huyện
Thanh Hà đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ trong giai đoạn mới, xứng đáng là
“người công bộc tận tụy, trung thành của nhân dân” tôi xin đề xuất một số nhóm
giải pháp như sau:
3.2.1. Đổi mới chính sách sử dụng cán bộ, công chức đặc biệt là cán bộ,
công chức sau đào tạo
- Trong chính sách sử dụng cán bộ, công chức chú ý đúng tiêu chuẩn, bố
trí đúng người, đúng công việc. Cần có chính sách đoàn kết tập hợp cán bộ, công
20