Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại ủy ban giám sát tài chính quốc gia

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NHỮ THỊ VÂN

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
NGÀNH LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2019


BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

NHỮ THỊ VÂN

NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

Người hướng dẫn khoa học: TS. Cam Anh Tuấn

Hà Nội - 2019

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứukhoa học do chính tôi
thực hiện. Các số liệu và thông tin thu thập được hoàn toàn trung thực và
chính xác.
Những kếtquả nghiên cứu từ luận văn chưa được công bố trong bất kỳ
công trình nghiên cứu nào.Các thông tin, số liệu trình bày trong luận văn
được trích dẫn từ các nguồn tư liệu chính thống.
Học viên

Nhữ Thị Vân


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu thực tiễn của đề tài, mặc dù gặp rất nhiều khó
khăn, song tôi đã nhận được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, các đồng nghiệp, các
bạn học viên và người thân. Đặc biệt là sự giúp đỡ của TS. Cam Anh Tuấnngười
trực tiếp hướng dẫn cho tôi nghiên cứu thực hiện đề tài này.
Tôi xin chân thành cảm ơn khoa Văn thư –Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ,
các giáo sư, tiến sĩ giảng viên đã giảng dạy, truyền đạt cho tôi kiến thức chuyên
môn trong suốt thời gian học cao học. Cảm ơn các thầy cô Phòng Đào tạo sau đại
học đã giúp đỡ tôi trong thời gian học tại trường Đại học Nội vụ. Cảm ơn ban lãnh
đạo Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia và các anh, chị, em đồng nghiệp đã giúp
đỡ, góp ý cho tôi trong quá trình thực hiện đề tài.
Với tình cảm chân thành nhất, tôi xin trân trọng cảm ơn TS.Cam Anh Tuấn
đã hết lòng quan tâm, tận tình hướng dẫn và đồng hành cùng tôi để tôi hoàn thành
luận văn.
Với những cố gắng của mình, tôi đã nỗ lực hoàn thành luận văn đúng quy
định. Tuy nhiên, do những hạn chế cả về khách quan và chủ quan, luận văn không
thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được những ý kiến góp ý quý báu
của thầy, cô và các bạn để giúp chúng tôi hoàn thiện luận văn một cách tốt nhất.

Xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng11 năm 2019
Học viên

Nhữ Thị Vân


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu đề tài ...............................................................................................1
3. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu......................................................................................................3
5. Đối tượng nghiên cứu .....................................................................................................3
6. Phạm vi nghiên cứu.........................................................................................................4
7. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................................4
8. Đóng góp của đề tài ........................................................................................................5
9. Bố cục ...............................................................................................................................5
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CƠ QUAN .......6
1.1. Tài liệu lưu trữ: khái niệm, loại hình và đặc điểm .............................................6
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ ........................................................................................6
1.1.2. Các loại hình tài liệu lưu trữ ...................................................................................7
1.1.3. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ ..................................................................................8
1.2. Hoạt động lưu trữ cơ quan ......................................................................................9
1.2.1. Khái niệm và nội dung của hoạt động lưu trữ cơ quan .......................................9
1.2.2. Mục đích của hoạt động lưu trữ cơ quan ........................................................... 10
1.2.3. Nguyên tắc của việc thực hiện hoạt động lưu trữ cơ quan ............................... 10
1.3. Hiệu quả hoạt động lưu trữ cơ quan .................................................................. 11
1.3.1. Khái niệm hiệu quả hoạt động lưu trữ ................................................................ 11

1.3.2. Mục đích của nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ cơ quan .......................... 12
1.3.3. Yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ cơ qu an..................... 14
1.3.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ cơ quan .................................... 15
Tiểu kết chương 1 ............................................................................................................. 20
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮTẠI ỦY BAN GIÁM
SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA .................................................................................... 21
2.1 Vài nét về Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia và Văn phòng Ủy ban Giám
sát tài chính Quốc gia .................................................................................................... 21
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban ............................................ 21


2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban ........................ 23
2.2. Thành phần, nội dung,đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành trong
hoạt động của Uỷ ban .................................................................................................... 24
2.2.1.Thành phần tài liệu lưu trữ của Uỷ ban............................................................... 24
2.2.2. Nội dung tài liệu lưu trữ của Uỷ ban .................................................................. 25
2.2.3. Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Uỷ ban.................................................................. 26
2.2.4. Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Uỷ ban ..................................................................... 27
2.3.Thực trạng hoạt động lưu trữ Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia ............ 28
2.3.1.Hoạt độngthu thập,bổ sung tài liệu lưu trữ của Uỷ ban .................................... 28
2.3.2.Hoạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ Uỷ ban ......................................................... 31
2.3.3. Hoạt động xác định giá trị tài liệu ...................................................................... 32
2.3.4. Thống kê và công cụ tra cứu tài liệu ................................................................... 33
2.3.5.Hoạt động bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban ................................... 34
2.3.6. Hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ...................................... 34
2.4. Đánh giá về hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia........ 35
2.4.1. Ưu điểm ................................................................................................................... 35
2.4.2. Hạn chế ................................................................................................................... 36
2.4.3. Nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính
Quốc gia............................................................................................................................. 40

Tiểu kết chương 2 ............................................................................................................. 44
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN GIÁM SÁT TÀI CHÍNH QUỐC GIA............................................. 45
3.1. Giải pháp về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ........................................................ 45
3.2. Giải pháp về hoạt động quản lý ........................................................................... 54
Tiểu kết chương 3 ............................................................................................................. 58
KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 59
TÀI LIỆU KHAM KHẢO ............................................................................................ 60
PHỤ LỤC


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia (Uỷ ban) được thành lập từ năm 2008.
Uỷ ban là cơ quan hành chính nhà nước thuộc Thủ tướng Chính phủ, có chức năng,
nhiệm vụ đánh giá nghiên cứu, tư vấn cho Thủ tướng và Chính phủ trong việc điều
phối hoạt động giám sát thị trường tài chính Việt Nam.
Hơn 10 năm qua, trong quá trình hoạt động, Ủy ban đã làm tốt công tác tham
mưu, tư vấn cho Thủ tướng thông qua việc phân tích, đánh giá rủi do, dự báo tình
hình kinh tế vĩ mô và thị trường tài chính Việt Nam. Trong quá trình hoạt động, Uỷ
ban đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu. Tuy nhiên, hiện nay hoạt động lưu
trữ tài liệu của Uỷ ban chưa được quan tâm đúng mức. Tài liệu vẫn chưa được sắp
xếp, còn ở trong tình trạng bó gói thành từng tập lưu trên giá, tủ tạm thời. Một số tài
liệu có hiện tượng bị xâm hại do mối, mọt và ẩm mốc. Tình trạng này nếu không
được xử lý kịp thời và triệt để sẽ dẫn đến những hệ lụy đáng tiếc đối với hoạt đ ộng
của Ủy ban.
Trong tình hình hiện nay, để bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng
hiệu quả khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Uỷ ban, một

trong những nhiệm vụ cấp thiết là phải tiến hành nghiên cứu các giải pháp để nâng
cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Uỷ ban.
Là chuyên viên trực tiếp phụ trách công tác lưu trữ của cơ quan, tác giả quyết
định lựa chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát
tài chính Quốc gia” làm đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học với
mong muốn kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần vào việc giải quyết những
vấn đề cấp bách trong hoạt động lưu trữ của Ủy ban trong thời gian tới.
2. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Nghiên cứu về các hoạt động lưu trữ tại các cơ quan nói chung và nhà nước
đã được quan tâm ở những khía cạnh khác nhau ở nhiều từ những vấn đề lý luận.
Song việc nghiên cứu về hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia
kể từ khi thành lập tới nay là một nội dung hoàn toàn mới. Để thực hiện luận văn
này, tác giả đã tìm hiểu, nghiên cứu một số tài liệu có liên quan trực tiếp hoặc gián
tiếp đến luận văn của tác giả cụ thể như sau:
Thứ nhất về giáo trình, sách chuyên khảo: Có một số giáo trình và công trình
nghiên cứu đề cập đến hoạt động lưu trữ về những vấn đề có liên quan đến công tác
này như giáo trình “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức” của PGS.TS. Nguyễn
Minh Phương, PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB chính trị Quốc gia – Sự thật, Hà
Nội – 2016; “Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của GVC.TS


2

Chu Thị Hậu, NXB Lao động, 2016; “Lý luận và thực tiễn côngtác lưu trữ” của
nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương ĐìnhQuyền và Nguyễn
Văn Thâm thể hiện ở từng khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị,
thu thập, bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu; giáo trình “Lưu trữ học đại cương”
của CVCC.TS. Phan Đình Nham, PGS.TSKH. Bùi Loan Thùy, NXB Đại học Quốc
gia thành phố Hồ Chí Minh, 2015. Đây thực sự là nguồn tài liệu bổ ích cho các học
viên, sinh viên muốn nghiên cứu tìm hiểu những nội dung liên quan đến hoạt động

lưu trữ.
Thứ hai các luận văn thạc sĩ: Một số luận văn của học viên cao học khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn
thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội như:
Luận văn thạc sĩ của học viên Nguyễn Duy Dịu (2015) về“Nghiên cứu giải
pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công
thương”.Trong luận văn này, tác giả nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả
quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công thương năm 2015.
Luận văn thạc sĩ của học viên Kim Thị Huyền Trang (2014) với đề tài“Nghiên
cứu đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La”. Trong
luận văn này, tác giả nghiên cứu về công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La và đề xuất các
giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Sơn La năm 2014.
Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Văn Chung (2014) về “Nghiên cứu đề xuất
giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty
đường sắt Việt Nam”.Trong luận văn đã nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng
cao hiệu quảtổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty đường sắt Việt Nam
năm 2014.
Học viên Phạm Thị Diệu Linh với luận văn “ Các giải pháp nâng cao hiệu
quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” năm 2009. Luận văn đã
nghiên cứu về công tác lưu trữ ở cấp huyện của thành phố Hà Nội, phân tích thực
trạng cũng như đề xuất các giải pháp về quản lý công tác lưu trữnói chung trong đó
có đề cập đến nội dung quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở cấp huyện thuộc
thành phố Hà Nội.
Học viên Lê Thị Hoa với luận văn về “Công tác lưu trữ ở Học viện Chính trị
Quốc gia Hồ Chí Minh thực trạng và giải pháp”;Học viên Quàng Văn Bằng với
luận văn về “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức hoạt động lưu trữ trong các trường
chuyên nghiệp tỉnh Sơn La” năm 2016.
Luận văn thạc sĩ học viên Nguyễn Thị Thư đã nghiên cứu đề tài “Quản lý
công tác lưu trữ của cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương ” trong luận văn tác giả

3

đã đề cập đến thực trạng quản lý công tác lưu trữ của cơ quan Uỷ ban kiểm tra
Trung ương như hoạt động quản lý (xây dựng ban hành văn bản, tổ chức bộ máy
công chức....) hoạt động nghiệp vụ (thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo
quản tài liệu....)
Thứ ba, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành như bài viết “Thống
nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ từ góc độ các quy định pháp lý và
thực tiễn” của tác giả Trần Quốc Thắng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số
9/2007 và một số bài viết liên quan đến tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ cũng
đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam.
Cho đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu chung về hoạt động lưu trữ,
nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu về nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ
ban Giám sát tài chính Quốc gia. Vì vậy, đề tài củatác giả có tính chất kế thừa
nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu và đề tài của tác giả là đề tài
hoàn toàn mới. Mặc dù rất khó khăn trong việc thu thập thông tin, nhưng tác giả sẽ
cố gắng để hoàn thiện đề tài một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, tác giả cũng xin khẳng
định đây là đề tài nghiên cứu của tác giả và cam đoan chưa xuất hiện ở tạp chí hay
các công trình nghiên cứu nào.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Từ những ý nghĩa trên, đề tài của tác giả hướng tới các mục tiêu sau:
- Đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia;
- Nghiên cứu,đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ
tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Với những mục tiêu đặt ra, đề tài giải quyết các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về hoạt động lưu trữ và hiệu quả của hoạt động
lưu trữ;
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban Giám sát

tài chính Quốc gia;
- Tìm hiểu thành phần, nội dung và đặc điểm tài liệu của Uỷ ban Giám sát
tài chính Quốc gia;
- Khảo sát thực trạng và đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ của Uỷ ban
Giám sát tài chính Quốc gia;
-Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại
Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia.
5. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài


4

chính Quốc gia.
6.Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài tập trung nghiên
cứu về hoạt động lưu trữ đối với tài liệu hành chính trong phạm vi tại Uỷ ban Giám
sát tài chính Quốc gia.
- Về thời gian: Đề tài tiến hành khảo sát, nghiên cứu hoạt động lưu trữ của Ủy
ban Giám sát tài chính Quốc gia từ năm 2008 đến năm 2018. Đây là chặng đường 10
năm đầu hoạt động của Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia và cũng là thời điểm Uỷ
ban tiến hành thu thập tài liệu từ các đơn vị về kho lưu trữ của cơ quan.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện những mục tiêu đã nêu, ngoài sử dụng phương pháp luận của
chủ nghĩa Mác - Lê nin, đề tài đã sử dụng các phương pháp như:
Phương pháp phân tích, tổng hợp: được sử dụng khi phân tích, xử lý số liệu,
tổng hợp thông tin qua quá trình khảo sát thực tế thu được.
Phương pháp phỏng vấn: được thực hiện trong quá trình thu thập thông tin, ý
kiến công chức, viên chức trong cơ quan.
Phương pháp khảo sát thực tế: đây là phương pháp quan trọng để có những

số liệu phản ánh thực trạng tài liệu cũng như các vấn đề đang phải giải quyết trong
thực tế tổ chức tài liệu lưu trữ cơ quan – nơi được khảo sát. Đề tài có tính ứng dụng
cao hay không, trước hết phụ thuộc rất lớn từ những kết quả khảo sát này.
Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh được dùng xuyên suốt trong quá
trình thực hiện luận văn. Phương pháp này không chỉ dùng để đối chiếu, so sánh sự
phù hợp, chính xác những nguồn tài liệu, thông tin khác nhau phục vụ cho quá trình
thực hiện luận văn mà còn được sử dụng để chỉ ra những điểm tương đồng và khác
biệt giữa thực trạng hoạt động lưu trữ của Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia so
với mục tiêu, yêu cầu của các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Nhà nước hiện
nay.
Phương pháp phân tích chức năng: Phương pháp này được chúng tôi sử
dụng để chi tiết hóa đối tượng nghiên cứu nhằm nhìn nhận khách quan, đánh giá
chân xác và sâu sắc về đối tượng, vấn đề nghiên cứu từ đó đưa ra những giải pháp
phù hợp và hiệu quả.
Các kết quả nghiên cứu được phân tích, đánh giá theo phương pháp luận của
lưu trữ học như nguyên tắc tính chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện
tổng hợp. Nhờ các nguyên tắc phương pháp luận như trên, những nhận xét về thực
trạng hoạt động lưu trữ cũng như các giải pháp được đề xuất có tính khách quan
khoa học hơn.


5

8. Đóng góp của đề tài
Đề tài nếu được triển khai trong thực tế sẽ là giải pháp giúp cho việc nâng
cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia
Đối với lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia: Kết quả của đề tài sẽ
giúp công chức, viên chức của Uỷ ban hiểu sâu hơn về hoạt động lưu trữ, từ đó thay
đổi về nhận thức trong suy nghĩ khi coi hoạt động lưu trữ chỉ là những công việc
đơn giản, ai cũng có thể làm được.

Đối với bản thân tác giả: Có được những kiến thức thực tiễn về lưu trữ, từ đó
phục vụ cho công việc chuyên môn của mình.
9. Bố cục
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội
dung chính của luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1:Cơ sở lý luận về hoạt động lưu trữ cơ quan. Chương này cung cấp
những kiến thức lý luận cơ bản chung như khái niệm, loại hình, đặc điểm về tài liệu
lưu trữ và khái niệm, hiệu quả hoạt động lưu trữ cơ quan các tiêu chí đánh giá. Cơ
sở lý luận ở chương 1 là nền tảng để thực hiện các chương tiếp theo.
Chương 2:Thực trạng hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài
chính Quốc gia. Chương này là cơ sở thực tiễn mô tả cụ thể thực trạng công tác lưu
trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia về: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức, thành phần, loại hình, khối lượng, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
tại Uỷ ban, và tình hìnhhoạt động lưu trữ tại Uỷ ban từ đó tác giả đánh giá những ưu
điểm, hạn chế và những nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban
Giám sát tài chính Quốc gia.
Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ
ban Giám sát tài chính Quốc gia. Trên cơ sở thực trạng từ những ưu điểm, hạn chế
và nguyên nhân dẫn đến hạn chế tác giả đã đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Uỷ ban Giám sát tài chính Quốc gia.


6

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CƠ QUAN
1.1. Tài liệu lưu trữ: khái niệm, loại hình và đặc điểm
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
‘‘Tài liệu lưu trữ” một trong những khái niệm có ý nghĩa nền tảng trong lưu
trữ học. Việc nhận diện chính xác, đầy đủ nội hàm và ngoại diện của khái niệm tài
liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với việc nghiên cứu lý luận và thực

tiễn công tác lưu trữ. Với ý nghĩa đó, khái niệm tài liệu lưu trữ đã sớm được các nhà
nghiên cứu quan tâm làm rõ. Cho đến nay, trên thế giới tồn tại 03 quan niệm khác
nhau về thuật ngữ này.
Trường phái thứ nhất định nghĩa về tài liệu lưu trữ căn cứ vào giá trị tiềm
năng của tài liệu sau khi chúng hết giá trị hiện hành. Tài liệu lưu trữ được định
nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo
quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về
việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của
họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng ”
Trường phái thứ hai định nghĩa tài liệu lưu trữ căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ
của tài liệu. Theo đó, tài liệu lưu trữ là “toàn bộ tài liệu nói chung, không phân biệt
thời gian, hình thức và vật mang tin, được một cá nhân hoặc một tổ chức bất kỳ lập
ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của cá nhân hay
tổ chức đó”. Cách định nghĩa này phổ biến trong giới nghiên cứu lưu trữ học Châu
Âu và được quy định trong trong Luật lưu trữ của nước Cộng hòa Pháp năm 2004:“
Tài liệu lưu trữ là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một
cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình
thức và vật mang tin của chúng như thế nào”.
Trường phái thứ ba lại nhận diện tài liệu lưu trữ dựa về nơi bảo quản.Vì vậy,
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản trong các lưu trữ”. Quan niệm này phổ
biến trong các nhà lưu trữ học Liên Xô và và các nước Đông Âu trước đây. Tinh
thần của cách định nghĩa này được phát triển và cụ thể hóa trong luật lưu trữ của
Liên bang Nga năm 2004. Theo đó tài liệu lưu trữ “Là vật mang vật chất với thông
tin được ghi trên đó có các yếu tố thể thức cho phép nhận dạng dưới nó và thuộc
diện bảo quản do ý nghĩa của vật mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định
đối với công dân, xã hội và nhà nước”.
Ở Việt Nam, trong những năm trở lại đây, việc nghiên cứu lý luận công tác
lưu trữ cũng đã dành được sự quan tâm của các học giả, trong đó việc hoàn thiện,
thống nhất các thuật ngữ của khoa học lưu trữ được đặc biệt quan tâm. Kế thừa
`

7

những thành tựu của khoa học lưu trữ thế giới, ngay từ những năm cuối của thế kỷ
XX, các nhà nghiên cứu lưu trữ học ở Việt Nam đã xác định: “Tài liệu lưu trữ là
những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn
thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác sử
dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử... của
xã hội”. Trên cơ sở đó, khái niệm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam dần được hoàn thiện
và cụ thể hóa trong luật Lưu trữ Việt Nam 2011“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá
trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để
lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Và đây cũng
là khái niệm được tác giả sử dụng làm cơ sở lý luận cho luận văn.
1.1.2. Các loại hình tài liệu lưu trữ
Cho đến nay, trên thế giới có rất nhiều cách phân chia tài liệu lưu trữ khác
nhau dựa trên cách nhận diện tài liệu lưu trữ và các tiêu chí phân loại khác nhau.
Căn cứ vào đặc điểm ghi tin của tài liệu, chất liệu thể hiện của tài liệu. ở Việt Nam,
về cơ bản tài liệu lưu trữ được phân chia thành các loại như:
Tài liệu hành chính: Là loại tài liệu phổ biến nhất, tồn tại chủ yếu trên chất
liệu giấy, phản ánhhoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ
chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, các đơn vị vũ
trang nhân dân và các tổ chức khác. Hiện nay, việc áp dụng khoa học công nghệ vào
công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan cũng đã được quan tâm nhằm nâng cao
hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ nhưng tài liệu hành chính vẫn khẳng định
được vai trò quan trọng của mình đối với công tác văn thư lưu trữ nói riêng và hoạt
động của các cơ quan nói chung.
Tài liệu khoa học – công nghệ (bao gồm cả tài liệu kỹ thuật, chuyên môn đặc
thù): Là loại tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu và ứng dụng các

quy luật tồn tại trong tự nhiên, xã hội và tư duy của con người, bao gồm nghiên cứu
cơ bản, nghiên cứu triển khai – ứng dụng, nghiên cứu phát triển, thiết kế, thi công
các công trình xây dựng cơ bản, thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp, điều tra,
thăm dò địa chất, khoáng sản, điều kiện khí tượng thủy văn, đo vẽ địa hình và các
khu vực lãnh thổ, địa giới hành chính quốc gia, vùng trời, vùng biển và hải đảo, vỏ
trái đất.
Tài liệu lưu trữ văn học – nghệ thuật: Là tài liệu ghi lại quá trình và kết quả
lao động sáng tạo trong các lĩnh vực văn học, nghệ thuật như: kịch, tuồng, chèo,
nhạc, họa, văn, thơ, ca...

`


8

Tài liệu lưu trữ nghe – nhìn: là những tài liệu tồn tại dưới dạng ảnh, phim
điện ảnh và ghi âm, ghi hình. Đặc điểm sử dụng những tài liệu này là trực tiếp nghe,
nhìn thấy hình ảnh. Đó là các âm bản và dương bản của những cuộn phim điện ảnh,
bức ảnh, băng ghi âm, ghi hình và những tài liệu dùng cho máy tính. Tài liệu được
hình thành phần lớn ở các cơ quan kinh tế, quân sự, ngoại giao, cơ quan phát thanh,
truyền hình, các nhà nhiếp ảnh, nhạc sĩ các cơ sở sản xuất phim. Hiện nay tài liệu
này được sử dụng rất phổ biến.
Tài liệu lưu trữ điện tử: là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn
để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Với việc
phát triển của khoa học công nghệ như hiện nay, tài liệu lưu trữ điện tử ngày càng
trở lên phổ biến và khẳng định được những ưu điểm vượt trội trong công tác lưu trữ.
Mặc dù vậy, loại tài liệu này cũng đặt ra những thách thức rất lớn cho hệ thống cơ
sở hạ tầng kỹ thuật và tiềm ẩn những nguy cơ về an toàn thông tin.
1.1.3. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

Trên cơ sở định nghĩa về tài liệu lưu trữ ở Việt Nam thì tài liệu lưu trữ mang
những đặc điểm sau:
Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ có giá trị: Đó là thông tin về
các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của nhà nước, cơ quan
hoặc một nhân vật tiêu biểu trong quá trình vận động không ngừng của tự nhiên và
xã hội đã xảy ra trong quá khứ, gọi chung là chứa đựng thông tin quá khứ. Thời
điểm để phân biệt giữa hai loại thông tin này trong công tác văn thư và công tác lưu
trữ được quy ước là thời điểm văn bản, tài liệu đã kết thúc giai đoạn văn thư kế tiếp
được chuyển sang giai đoạn lưu trữ. Trong lý luận và thực tiễn công tác văn thư và
lưu trữ Việt Nam, giai đoạn lưu trữ được phân thành lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ
quan. Chính vì vậy đã có sự khẳng định rằng, tài liệu lưu trữ là tài liệu vừa có giá trị
lịch sử và vừa có giá trị bán hiện hành.
Tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc
hoặc bản sao hợp pháp của văn bản, tài liệu. Để được gọi là bản chính, bản gốc hoặc
bản sao, văn bản phải đảm bảo các yêu cầu về thể thức và hình thức trình bày. Hơn
nữa trong quá trình giải quyết văn bản, văn bản còn có thể có thêm những đặc điểm
khác, ví dụ, ngoài các thể thức theo quy định như chữ ký của người có thẩm quyền,
dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng làm ra, văn bản có thể có thêm bút phê,
các ghi chúcủa người có thẩm quyền trong quá trình xử lý. Trong thực tiễn, người ta
gọi chúng là những tài liệu gốc và sử liệu gốc.

`


9

Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, độ tin cậy cao: Tài liệu lưu trữ
được hình thành trong chính hoạt động của các tổ chức, cơ quan doanh nghiệp và cá
nhân trong quá trình thực thi những chức năng nhiệm vụ hoặc chức trách được luật
pháp quy định. Vì vậy, tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, độ tin cậy cao.

Do đặc điểm này mà trong sử liệu học việc phê phán sử liệu đối với tài liệu lưu trữ
chỉ quan tâm đến độ xác thực của nội dung thông tin mà có thể bỏ qua thao tác phê
phán ngoài đối với vật mang tin.
Tài liệu lưu trữ có tính chính trị: Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm nêu trên
cho nên chúng được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Theo nguyên tắc
này, tài liệu lưu trữ là đối tượng thuộc diện được nhà nước thống kê, được thu thập,
bảo quản và sử dụng theo một chế độ thống nhất do luật định. Những chế độ đó
được quy định bởi một hệ thống các cơ quan quản lý thống nhất từ Trung ương đến
địa phương trong toàn quốc.
1.2. Hoạt động lưu trữ cơ quan
1.2.1. Khái niệm và nội dung của hoạt động lưu trữ cơ quan
Theo tinh thần của Luật Lưu trữ 2011: Hoạt động lưu trữ cơ quan là hoạt
động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống k ê, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại lưu trữ cơ quan.
Căn cứ vào định nghĩa của Luật Lưu trữ, nội dung hoạt động lưu trữ gồm 06
nghiệp vụ. Trong đó, Luật Lưu trữ đã làm rõ nội hàm của 03 nghiệp vụ dưới đây:
-

Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn,

giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan.
- Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ theo những
nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn theo quy định cơ quan có thẩm quyền để xác
định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
-Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công
cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, các cá nhân.
Chỉnh lý tài liệu còn được hiểu là tổ chức lại tài liệu theo yêu cầu của khoa
học lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu không phải là chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà là tổ
chức lại tài liệu của một phông lưu trữ, phục hồi hồ sơ, xây dựng công cụ tra tìm tài
liệu theo chuẩn mực của khoa học lưu trữ nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng

có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Quá trình chỉnh lý tài liệu thực chất là quá trình tổ chức
khoa học tài liệu để lập lại trật tự của tài liệu hình thành qua hoạt động của cơ quan,
tổ chức, làm cho những tài liệu đó phản ánh trung thực các hoạt động đã qua [10;
102-103]
Trên cơ sở đó, 03 nội hàm còn lại được các nhà nghiên cứu xác định như sau:
`


10

- Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp,
trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài
tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và
tương lai.
- Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng những phương pháp và phương tiện
thích hợp để xác định rõ ràng và chính xác số lượng, thành phần tài liệu, tình hình
và hệ thống bảo quản chúng trong các phòng và kho lưu trữ [5; 253]
- Sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp cận ở khía cạnh nhiệm vụ của cơ quan lưu trữ
thì là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu lưu trữ để đáp ứng yêu cầu
nghiên cứu của độc giả[10; 498]
1.2.2. Mục đích của hoạt động lưu trữ cơ quan
Góp phần tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ sản sinh ra trong hoạt động
của cơ quan. Trong hoạt động của mỗi cơ quan, với chức năng, nhiệm vụ của mình
luôn sản sinh ra rất nhiều các tài liệu khác nhau phản ánh hoạt động của cơ quan đó.
Mỗi loại tài liệu khác nhau, tùy thuộc vào nội dung mà lại phân bố rải rác ở các bộ
phận khác nhau trong quá trình giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của
mình. Từ đó tạo ra sự tản mác, thiếu tập trung của nguồn tài liệu chung của cơ quan.
Vì vậy hoạt động lưu trữ cơ quan được triển khai sẽ góp phần vào việc tổ chức khoa
học khối tài liệu lưu trữ sản sinh ra trong hoạt động của cơ quan.
Đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt

động của cơ quan. Việc áp dụng các nghiệp vụ lưu trữ trong hoạt động lưu trữ cơ
quan sẽ giúp cho tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan được
thu thập, phân loại, sắp xếp một cách có hệ thống từ đó đảm bảo an toàn và kéo dài
tuổi thọ cho tài liệu trước những tác động của điều kiện tự nhiên và con người.
Phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan . Tài liệu ở cơ quan
được tổ chức, sắp xếp hiệu quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức khai thác
sử dụng tài liệu phục vụ cho các mục đích khác nhau. Trên cơ sở đó đánh giá được
hiệu quả hoạt động của cơ quan trong hiện tại cũng như tương lai.
Góp phần đảm bảo sự hoàn chỉnh của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam
nếu cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Trong trường hợp cơ quan
thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thì hoạt động lưu trữ cơ quan có vị trí đặc
biệt quan trọng. Nếu hoạt động lưu trữ cơ quan được thực hiện hiệu quả thì sẽ là
tiền đề, cơ sở quan trọng cho việc nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
1.2.3. Nguyên tắc của việc thực hiện hoạt động lưu trữ cơ quan
Tính thống nhất: Hoạt động lưu trữ cơ quan phải được thực hiện thống nhất
trong toàn bộ cơ quan và giữa các khâu nghiệp vụ. Tính thống nhất đòi hỏi hoạt
`


11

động lưu trữ nói riêng và công tác văn thư – lưu trữ nói chung của cơ quan phải
được quản lý, và triển khai bởi một đầu mối chủ đạo với sự phối hợp nhịp nhàng
của các bộ phận có liên quan.
Tính hệ thống: Hoạt động lưu trữ của cơ quan phải được tiến hành một cách
có hệ thống đảm bảo các khâu nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ có sự liên hệ, kế
thừa và tiếp nối nhau tạo thành hệ thống hoàn chỉnh và vận hành có hiệu quả.
Tính pháp lý: Hoạt động lưu trữ cơ quan phải tuân thủ pháp lý. Trước hết,
người làm lưu trữ cần tuần thủ chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của
Nhà nước về công tác lưu trữ nói chung. Sau đó là tuân thủ các quy định về chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan. Bên cạnh đó, là các nội quy, quy định của cơ quan về
công tác văn thư- lưu trữ.
Tính hiệu quả: Hoạt động lưu trữ cơ quan phải đảm bảo tính hiệu quả trong
triển khai các nghiệp vụ, phản ánh chân thực hiệu quả của cơ quan trong việc thực
hiện các hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của mình.
1.3. Hiệu quả hoạt động lưu trữ cơ quan
1.3.1. Khái niệm hiệu quả
Hiệu quả là một phạm trù kinh tế, xã hội, là một chỉ tiêu phản ánh trình độ
của con người sử dụng các yếu tố cần thiết tham gia trong các hoạt động để đạt
được kết quả với mục đích của mình. Đây là một khái niệm rộng bao gồm tất cả các
lĩnh vực đời sống kinh tế, xã hội. Đứng trên nhiều góc độ khác nhau thì sẽ có nhiều
quan điểm khác nhau về hiệu quả và hiệu quả hoạt động:
Đứng trên khía cạnh hiệu quả kinh tế thì tác giả Huỳnh Đức Lộng cho rằng:
Hiệu quả kinh tế của nền sản xuất xã hội là phạm vi kinh tế phản ánh yêu cầu tiết
kiệm thời gian lao động xã hội trong việc tạo ra kết quả hữu ích cho xã hội công
nhận. Nó được biểu hiện qua các chỉ tiêu đặc trưng, xác định bằng tỷ lệ so sánh giữa
các chỉ tiêu phản ánh kết quả đạt được về mặt kinh tế với chỉ tiêu phản ánh chi phí
bỏ ra hoặc nguồn lực được huy động vào sản xuất.[16; 42]
Các nhà quản lý hành chính nhà nước cho rằng: Hiệu quả là sự so sánh giữa
các chi phí đầu vào với các chi phí đầu ra, sự tăng tối đa lợi nhuận và tối thiểu chi
phí, là mối tương quan giữa sử dụng nguồn lực và tỷ lệ đầu ra và đầu vào. Theo
cách tiếp cận này thì hiệu quả chính là chỉ số so sánh giữa kết quả thu về với chi phí
công sức bỏ ra. [11; 54-55]
Bản chất của hiệu quả hoạt động là hiệu quả của nguồn lực, lao động xã hội
được xác định bằng cách so sánh lượng kết quả hữu ích cuối cùng thu được với
lượng hao phí nguồn lực, lao động xã hội. Do vậy, thước đo hiệu quả hoạt động là
sự tiết kiệm hao phí nguồn lực, lao động xã hội và tiêu chuẩn của hiệu quả hoạt
`

12

động là việc tối đa hóa kết quả hoạt động đạt được hoặc tối thiểu hóa chi phí bỏ ra
dựa trên điều kiện, nguồn lực, tài lực sẵn có. [11; 44]
1.3.2. Khái niệm hiệu quả hoạt động lưu trữ
khi đề cập đến hiệu quả hoạt động lưu trữ, hiện nay chưa có một giáo trình
hay có một công trình nghiên cứu nào có định nghĩa chuẩn về hiệu quả hoạt động
lưu trữ. Chính vì vậy,mà nói đến hiệu quả hoạt động lưu trữ được tác giả hiểu như
sau:
Hiệu quả hoạt động lưu trữ cơ quan là kết quả đạt được so với mục tiêu, yêu
cầu của các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện tại lưu trữ cơ quan nhằmđảm bảo
cung cấp các thông tin quá khứ phục vụ cho hoạt động của cơ quan đó.
Như vậy, nói đến tính hiệu quả của hoạt động lưu trữ cơ quan là ta đề cập tới
ý nghĩa và đóng góp của hoạt động lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan đơn vị sau
khi đã triển khai các nghiệp vụ của công tác lưu trữ tại lưu trữ cơ quan.Nâng cao
hiệu quả hoạt động lưu trữ cơ quan là quá trình tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của
lưu trữ cơ quan góp phần làm cho hoạt động lưu trữ của cơ quan trở lên hiệu quả.
1.3.3. Mục đích của nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ cơ quan
Trong hoạt động quản lý nhà nước hiện nay, hầu hết các công việc từ chỉ
đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản,
cũng có nghĩa là gắn liền việc ban hành và tổ chức sử dụng văn bản, tài liệu. Do đó,
vai trò của việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ đối với hoạt động quản lý nhà
nước là rất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:
Thứ nhất, hoạt động lưu trữ cơ quan góp phần quan trọng đảm bảo thông tin
cho hoạt động của cơ quan, tổ chức; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin
cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp
những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động
quản lý của các cơ quan. Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực có độ chính
xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn
của quá trình giải quyết công việc từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt độngcủa các cơ

quan trong bộ máy nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong xem xét các
hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan,
khắc phục được những tiêu cực, những tệ nạn quan liêu, là cơ sở quan trọng để giải
quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ
pháp lý trong quản lý hành chính.
Thứ hai, tài liệu lưu trữ có giá trị chứng cứ, là bằng chứng chính xác, tin cậy
có ảnh hưởng đến quá trình giải quyết các công việc của cơ quan, tổ chức (bản
chính, bản gốc). Khi tiến hành giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ,
`


13

quyền hạn của mình các cơ quan, tổ chức bắt buộc phải có văn bản chính xác để
giải quyết, ví dụ: để giải quyết tranh chấp đất đại diễn ra ở địa phương X thì chính
quyền địa phương phải sử dụng các tài liệu lưu trữ phản ánh nguồn gốc thửa đất qua
từng thời kỳ lịch sử. Trên cơ sở các tài liệu lưu trữ đó chính quyền địa phương mới
có căn cứ chính xác để trình bày ý kiến của mình một cách thuyết phục. Tài liệu lưu
trữ còn là bằng chứng pháp lý đánh dấu mốc thời gian cho sự hình thành và phát
triển của một cơ quan tổ chức.
Thứ ba, hoạt động lưu trữ tốt có vai trò làm công cụ để giúp lãnh đạo cơ
quan quản lý hiệu quả các hoạt động của một cơ quan tổ chức. Một nhiệm vụ quan
trọng của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức quản lý tốt các hoạt động của cơ quan, tổ
chức của mình. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức thường sử dụng nhiều biện pháp,
công cụ để quản lý phù hợp, hiệu quả hoạt động của cơ quan. Tài liệu lưu trữ là một
trong các công cụ quản lý hoạt động cơ quan tổ chức được lãnh đạo sử dụng phổ
biến, hiệu quả nhất. Lãnh đạo cơ quan, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý
nhân sự làm việc trong cơ quan, tổ chức. Thông qua hồ sơ lưu trữ nhân sự, lãnh đạo
nắm được trình độ, năng lực, sở trường của từng người, từ đó bố trí nhân lực, lập
quy hoạch cán bộ cấp dưới một cách khoa học, phù hợp trình độ khả năng của từng

người. Tài liệu nhân sự làm căn cứ tin cậy để lãnh đạo đánh giá cán bộ, công chức
cấp dưới, làm cơ sở để nâng lương, khen thưởng đề bạt cán bộ... Lãnh đạo cơ quan,
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý tài chính, tài sản của cơ quan mình. Các
hồ sơ lưu trữ về báo cáo quyết toán tài chính hằng năm, hồ sơ lưu trữ về kiểm kê tài
sản của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo nắm được tình hình tài chính, tài sản của cơ
quan từng thời kỳ, đánh giá đúng những mặt mạnh để phát huy, những mặt yếu kém
để khắc phục trong việc quản lý tài chính của cơ quan, tổ chức.
Thứ tư, hoạt động lưu trữ góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên
quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. Tài liệu lưu trữ là sản phẩm
phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, là những tài liệu gốc – những văn
bản hình thành do hoạt động của các tổ chức cơ quan doanh nghiệp và cá nhân
trong quá trình thực thi những chức năng, nhiệm vụ hoặc chức trách được pháp
luật quy định. Do đặc điểm này mà chúng chứa đựng nhiều bí mật nhà nước, bí
mật kinh doanh và bí mật đời tư, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không
thể thay thế được, không thể làm lại được có thể gây nên những tổn thất khó
lường. Bởi vậy, chúng cần đảm bảo theo quy định. Tài liệu không thể đem ra trao
đổi, mua bán hoặc sử dụng tùy tiện. Với vai trò như vậy nên tài liệu lưu trữ có giá
trị đặc biệt về nhiều phương diện khác nhau được quan tâm trân trọng và bảo quản

`


14

vẹn toàn góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và các bí mật quốc gia.
Từ những phân tích trên có thể thấy được nếu làm tốt việc nâng cao hoạt
động lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước
được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh
chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan hành chính nhà

nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của hoạt động lưu trữ
để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm cải thiện nâng cao hiệu quả hoạt
động lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của
các cơ quan, đơn vị.
1.3.3. Yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ cơ quan
Để thực hiện tốt việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ cần đảm bảo ba
yêu cầu như sau:
- Đảm bảo tính pháp lý: Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ ở bất kỳ một
cơ quan đơn vị nào cũng cần phải dựa vào các khuôn khổ, tiêu chuẩn, các nguyên
tắc được quy định bằng pháp luật cụ thể tại các văn bản luật và các văn dưới luật do
nhà nước quy định. Đối với lĩnh vực lưu trữ văn bản có tính pháp lý cao nhất là
Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội ban hành
về Luật Lưu trữ. Văn bản dưới luật gồm có Nghị định của Chính phủ, Thông tư của
Bộ Nội vụ, Văn bản của Cục lưu trữ nhà nước... quy định cụ thể cho từng nghiệp
vụ. Vì vậy, để đạt được hiệu quả cao trong hoạt động lưu trữ nói chung và nâng cao
hiệu quả, hoạt động lưu trữ nói riêng, điều đầu tiên và cũng là quan trọng nhất là
chúng ta phải dựa vào các quy định có các văn bản quy định của Nhà nước, lấy đó
làm tiền đề làm cơ sở pháp lý để thực hiện.
- Đảm bảo tính hệ thống trong hoạt động lưu trữ: Hệ thống là tập hợp gồm
nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một
mục đích chung. Đối với trong hoạt động lưu trữ hệ thống là tập hợp các hoạt động
nghiệp vụ “Hoạt động thu thập,chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê,sử
dụng tài liệu lưu trữ” có mối liên hệ ràng buộc lẫn nhau cùng hoạt động hướng tới
một mục đích chung. Trong đó một nghiệp vụ là một mắt xích có liên quan chặt chẽ
với nhau, vì vậy các nghiệp vụ phải được thực hiện một cách đồng nhất, hỗ trợ liên
hoàn với nhau. Mỗi quy trình được thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc
thực hiện các quy trình sau đó như hoạt động thu thập tài liệu, việc thu thập đầy đủ
tài liệu vào lưu trữ cơ quan góp phần tạo thuận lợi để lưu trữ cơ quan thực hiện các
nghiệp vụ chỉnh lý xác định giá trị, bảo quản, thống kê,sử dụng tài liệu lưu trữ… nội
dung các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu liên quan chặt chẽ với nhau, tác động qua lại với

`


15

nhau. Công việc thu thập tài liệu vào lưu trữ làm tốt sẽ giúp cho công việc xác định
giá trị tài liệu, khai thác sử dụng tài liệu tiến hành thuận lợi, nhanh chóng. Nếu lưu
trữ cơ quan thu thập không đầy đủ tài liệu thì không có tài liệu để phục vụ nhu cầu
sử dụng tài liệu của cơ quan, kết quả lưu trữ cơ quan sẽ không phát huy tác dụng,
hiệu quả hoạt động lưu trữ sẽ không cao.
- Đảm bảo tính khả thi: Nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ của một cơ quan có
tính khả thi là hoạt động lưu trữ đó có khả năng thực hiện thực tế hay nói cách khác
là nâng cao hiệu hoạt động lưu trữ phải có khả năng đi vào cuộc sống mà không chỉ
dừng lại trên giấy tờ. Việc đảm bảo tính khả thi trong hoạt động lưu trữ là một yêu
cầu rất quan trọng được đặt ra xuyên suốt quá trình thực hiện các nghiệp vụ để nâng
cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của một cơ quan. Thực hiện tất cả các hoạt động
nghiệp vụ đảm bảo chất lượng tài liệu lưu trữ trong việc phục vụ khai thác sử dụng
của độc giả, phục vụ, khai thác nguồn tin thuận lợi, nhanh chóng cho công chức,
của một cơ quan từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc của công chức thông
qua việc vận dụng để phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ vào công việc góp
phần vào sự phát triển bền vững của một cơ quan tổ chức. Vì vậy để hoàn thiện hơn
nữa việc nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ thì việc đảm bảo tính khả thi là một
trong những yêu cầu rất cần thiết.
1.3.4. Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ cơ quan
Tiêu chí là tính chất, dấu hiệu làm căn cứ để nhận biết, xếp loại một sự vật,
một khái niệm. Cho đến nay, các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền như Cục
Văn thư – Lưu trữ Nhà nước... đã tiến hành nhiều đợt kiểm tra, thanh tra đánh giá
chất lượng hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức song vẫn chưa xây dựng
được bộ tiêu chuẩn đánh giá cụ thể.
Tiêu chí đánh giá hiệu quả của hoạt động lưu trữ có thể được hiểu là tiêu chí

đánh giá kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Do vậy, có thể có 02 cách đánh
giá hiệu quả hoạt động lưu trữ tương ứng với 02 bộ tiêu chí khác nhau.
Cách thứ nhất: Nếu coi mục đích cuối cùng của hoạt động lưu trữ là nhằm
phục vụ hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì tiêu chí đánh giá hoạt động
lưu trữ chính là kết quả của việc tài liệu lưu trữ được sử dụng trên thực tế. Sử dụng
cách đánh giá này, tiêu chí đánh giá hiệu quả của hoạt động lưu trữ được đo lường
bằng tỷ lệ các tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng vào hoạt động quản lý của cơ
quan cũng như phục vụ các mục đích khác.
Cách thứ hai: Cách thức đánh giá thứ hai là căn cứ vào mục tiêu, yêu cầu
của từng nghiệp vụ để đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ của cơ quan. Ở góc độ lý
luận, pháp lý hay thực tiễn, mỗi nghiệp vụ lưu trữ đều phải đạt được các yêu cầu và
`


16

mục tiêu đề ra. Do vậy, tiêu chí đánh giá hiệu quả của hoạt động lưu trữ được xây
dựng căn cứ vào quy định của từng nghiệp vụ. Với cách đánh giá này, tác giả đã
xây dựng bảng tiêu chí gồm 06 tiêu chí lớn sau đây:
- Tiêu chí đánh giá thứ nhất là hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu
trữ cơ quan: Tiêu chí này tác giả sử dụng 03 tiêu chí thành phần là xây dựng và sử
dụng danh mục hồ sơ, tỷ lệ công chức tiến hành công tác lập hồ sơ và tỷ lệ công
chức, phòng ban tiến hành nộp lưu vào lưu trữ. Đây là 03 tiêu chí bộ phận quyết
định đến hiệu quả của công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói riêng và
công tác lưu trữ nói chung. Danh mục hồ sơ và danh mục thành phần tài liệu nộp
lưu là căn cứ, cơ sở để lưu trữ thu thập hồ sơ hình thành từ các chuyên viên, đồng
thời cũng là căn cứ để chuyên viên lập hồ sơ. Tỷ lệ chuyên viên lập và nộp lưu hồ
sơ phản ánh trực tiếp kết quả của việc thu thập hồ sơ của một cơ quan.
- Tiêu chí đánh giá thứ hai là hoạt động chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ:
Quá trình chỉnh lý tài liệu thực chất là quá trình tổ chức khoa học tài liệu. Chính vì

vậy, ở đây tác giả sử dụng lần lượt 3 tiêu chí bộ phận để đánh giá hoạt động chỉnh
lý khoa học tài liệu lưu trữ của cơ quan: xây dựng và sử dụng phương án phân loại,
tỷ lệ hồ sơ được phân loại và hệ thống hóa theo phương án phân loại, tỷ lệ tài liệu
của toàn cơ quan được tiến hành chỉnh lý theo đúng quy trình nghiệp vụ. Đây là 3
tiêu chí bộ phận trọng tâm, không thể thiếu phản ánh hiệu quả của hoạt động chỉnh
lý tài liệu lưu trữ. Phương án phân loại tài liệu chính là kế hoạch phân chia tài liệu
thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ và chi tiết đến đơn vị nhỏ nhất. Xây
dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp xếp tài liệu
trong phông lưu trữ. Trên cơ sở đặc trưng của tài liệu mà phương án phân loại được
xây dựng và sử dụng hợp lý. Từ đó, các hồ sơ được phân loại và hệ thống hóa theo
phương án phân loại đã định. Tỷ lệ tài liệu của toàn cơ quan được tiến hành chỉnh lý
theo đúng quy trình nghiệp vụ không chỉ phản ánh tính hợp lý của phương án phân
loại và còn phản ánh hiệu quả thực tiễn của hoạt động chỉnh lý tại cơ quan.
- Tiêu chí đánh giá thứ ba là xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Việc này có ý
nghĩa quyết định đối với số phận của tài liệu, kết quả của nó ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng, nội dung và thành phần tài liệu của phông lưu trữ cơ quan. Ở đây
tác giả sử dụng 4 tiêu chí bộ phận: Xây dựng và sử dụng bảng thời hạn bảo quản hồ
sơ tài liệu, thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, lập và lưu trữ hồ sơ các đợt
tiêu hủy tài liệu, số lần tiêu hủy tài liệu không theo quy trình. Mục đích của xác định
giá trị tài liệu lưu trữ chính là lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản, xác định
thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ và loại hủy những tài liệu hết giá trị. Vì vậy, xây
dựng và sử dụng bảng thời hạn bảo quản là tiêu chí bộ phận tiên quyết ảnh hưởng to
`


17

lớn đến hiệu quả của hoạt động xác định giá trị tài liệu. Trên cơ sở đó, tiến hành tổ
chức công tác xác định giá trị tài liệu bằng việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài
liệu, tiến hành loại hủy tài liệu theo đúng quy định hiện hành. Từ đó, thực hiện việc so

sánh, đối chiếu để đưa ra những nhận định, đánh giá quan trọng.
- Tiêu chí thứ tư là bảo quản tài liệu lưu trữ: Nhiệm vụ của công tác bảo quản
tài liệu lưu trữ là nghiên cứu các nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng, mất mát tài liệu để
từ đó tìm ra các biện pháp nhằm bảo vệ có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở nghiên
cứu các nguyên nhân chính gây ra hư hỏng và mất mát tài liệu, tác giả đề xuất 4 tiêu
chí bộ phận đó: Bố trí phòng, kho lưu trữ của cơ quan, trang bị đầy đủ các thiết bị bảo
quản, nội quy ra vào kho, chế độ phòng cháy, chữa cháy và chế độ môi trường trong
kho lưu trữ. Để công tác bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan được hiệu quả thì hệ
thống cơ sở vật chất của cơ quan để phục vụ công tác này cần được quan tâm đúng
mức nhằm ngăn chặn kịp thời, thường xuyên và lâu dài các tác động của yếu tố môi
trường. Ngoài ra, nhằm ngăn chặn những tác động thiếu tích cực từ chính con người
thì việc xây dựng nội quy tiếp cận và sử dụng phòng, kho lưu trữ cũng được đánh
giá là nhiệm vụ quan trọng không kém để tài liệu lưu trữ được bảo quản nghiêm túc
và toàn diện.
- Tiêu chí thứ năm là thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ. Đây chính là quá
trình ghi chép số lượng, tình trạng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu vào các
phương tiện thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lý tài liệu. Trên cơ sở phân tích các
yêu cầu của công tác thống kê phải đảm bảo tính chính xác về khối lượng, thành
phần, nội dung, tình hình tài liệu, tác giả đã sử dụng 03 tiêu chí bộ phận đó là: Số
lượng các công cụ thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ được xây dựng và sử dụng,
Chế độ thống kê, kiểm tra tài liệu và vệ sinh kho tài liệu trong một năm, Số lần
thống kê, kiểm tra và vệ sinh kho tài liệu trong một năm. Trên cơ sở thực tế tình
hình tài liệu lưu trữ tại cơ quan để xây dựng các công cụ thống kê và tra tìm. Từ đó,
tiến hành đo tần suất sử dụng các công cụ này trong 1 năm để đánh giá tính thực
tiễn và hiệu quả của công tác thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ tại cơ quan.
- Tiêu chí thứ sáu là tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Ở đây tác giả sử
dụng 3 tiêu chí bộ phận: Xây dựng quy chế khai thác sử dụng tài liệu, tỷ lệ tài liệu
được phục vụ so với số liệu được bảo quản trong lưu trữ, tỷ lệ công chức sử dụng
tài liệu lưu trữ so với tổng số công chức trong cơ quan. Quy định về khai thác, sử
dụng tài liệu là một văn bản không thể thiếu được của mỗi kho lưu trữ nhằm đảm

bảo nguyên tắc quản lý chặt chẽ tài liệu, bảo vệ bí mật thông tin tài liệu lưu trữ
trong quá trình khai thác sử dụng. Chính vì vậy việc xây dựng quy chế khai thác sử
dụng tài liệu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với hoạt động lưu trữ của mỗi cơ
`


18

quan. Trên cơ sở quy định đối tượng khai thác, thẩm quyền của các cá nhân, tổ chức
có liên quan sẽ đánh giá được hiệu quả của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ trên cơ sở phân tích các số liệu thống kê về tỷ lệ độc giả, tài liệu được khai thác
tại cơ quan.

BẢNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
Tiêu chí đánh giá

Thang điểm đánh giá
5

4

3

2

1

Điểm

Điểm

tối đa

1. Thu thập và bổ sung tài liệu

15

- Xây dựng và sử dụng danh mục hồ sơ

5

-Tỷ lệ công chức lập hồ sơ công việc

5

-Tỷ lệ công chức và phòng ban nộp lưu hồ sơ
công việc vào lưu trữ cơ quan theo quy định
2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Xây dựng và sử dụng phương án phân loại
- Tỷ lệ hồ sơ được phân loại và hệ thống
hóa theo phương án phân loại

5
15
5
5

- Tỷ lệ tài liệu của toàn cơ quan được
tiến hành chỉnh lý theo đúng quy trình

5

nghiệp vụ
3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Xây dựng và sử dụngbảng thời hạn bảo
quản hồ sơ tài liệu

20
5

- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
5
- Lập và lưu trữ hồ sơ các đợt tiêu hủy tài liệu

5

- Số lần tiêu hủy tài liệu không theo quy trình

5

4. Bảo quản tài liệu lưu trữ

20

`


19

- Bố trí phòng, kho lưu trữ của cơ quan

5

- Trang bị đầy đủ các thiết bị bảo quản

5

- Nội quy ra vào kho

5

- Chế độ phòng cháy, chữa cháy và chế

5

độ môi trường trong kho lưu trữ
5. Thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ

15

- Số lượng các công cụ thông kê và tra tìm tài
5

liệu lưu trữ được xây dựng và sử dụng
- Chế độ thống kê, kiểm tra tài liệu và vệ

5

sinh kho tài liệu trong một năm
-Số lần thống kê, kiểm tra và vệ sinh kho

5

tài liệu trong một năm
6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

15

-Xây dựng quy chế khai thác sử dụng tài liệu

5

-Tỷ lệ tài liệu được phục vụ so với số

5

liệu được bảo quản trong lưu trữ
-Tỷ lệ công chức sử dụng tài liệu lưu trữ

5

so với tổng số công chức trong cơ quan
Tổng điểm

100

Ghi chú:
Điểm đánh giá từng tiêu chí của hoạt động lưu trữ
5 = Xuất sắc; 4 = Tốt;

3 = Khá;

2 = Trung bình;

1 = kém

Ý kiến của người tham đánh giá: (đánh dấu X)
Điểm đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ căn cứ vào tổng số điểm của
các tiêu chí

`