Liên hệ ứng dụng phần mềm ERP tại Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA HTTT KINH TẾ & TMĐT
BỘ MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÀI THẢO LUẬN
Đề tài: Tìm hiểu về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(ERP)

Giảng viên hướng dẫn: Th.s Đàm Gia Mạnh
Nhóm: 4
Lớp HP: 1962eCIT0311

Page 1 of 32


Mục lục

Page 2 of 32


Lời mở đầu
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp có cách tổ chức nhân sự theo phòng ban, mỗi
phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình và
gần như độc lập đối với các phòng ban khác. Việc chuyển thông tin trong nội bộ doanh
nghiệp được thực hiện một cách thủ công, năng suất thấp và không có tính kiểm soát.
Vấn đề đặt ra cần có một hệ thống quản lý có thể thực hiện xử lý tất cả các quy trình để
giúp doanh nghiệp có khả năng tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực của mình.
Hoạch định các nguồn lực một cách hiệu quả để nhắm đến mục tiêu giảm chi phí,
tăng sức cạnh tranh là một vấn đề mà mọi doanh nghiệp luôn phải đối mặt, nhất là trong
thời kỳ hội nhập hiện nay. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được xem
như một giải pháp quản lý dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin, được ra đời

trên cơ sở các yêu cầu bức thiết của doanh nghiệp trong việc đảm bảo các nguồn lực có
sẵn (nhân lực, vật lực, tài lực) với số lượng đủ khi cần thông qua việc sử dụng các công
cụ hoạch định và lên kế hoạch, mang lại hiệu quả rất lớn cho các doanh nghiệp và nhu
cầu triển khai hệ thống ERP (đặc biệt là các giải pháp ERP của các hãng phần mềm nước
ngoài như SAP, Oracle, Microsoft,…) tại các doanh nghiệp ngày càng gia tăng. Trên thực
tế, ERP đã được áp dụng sâu rộng trong hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là các tập
đoàn hàng đầu thế giới bởi lẽ giải pháp phần mềm này mang đến sự liên kết chặt chẽ giữa
các phòng ban, các biện pháp chuyên môn nghiệp vụ cũng như giúp doanh nghiệp khai
thác triệt để nguồn nhân lực của mình nhằm thúc đẩy tăng trưởng nhanh và bền vững.
Vậy cụ thể ERP là gì? Nó có vai trò như thế nào trong hoạt động sản xuất kinh
doanh? Và việc ứng dụng ERP đã được tiến hành ra sao tại Việt Nam? Để trả lời cho câu
hỏi này thì nhóm 4 chúng em xin làm đề tài thảo luận về “Hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp (ERP)” dưới đây.

Page 3 of 32


Phần Một : Cơ sở lý thuyết
I.

Giới thiệu về ERP :

1.1 ERP là gì?
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning - lập kế hoạch nguồn lực, quản trị
tổng thể doanh nghiệp) chuẩn hóa, sắp xếp hợp lý và tích hợp các quy trình kinh doanh
trong doanh nghiệp - xuyên các mảng tài chính, nguồn nhân lực, mua sắm, phân phối và
các phòng ban khác. Thông thường phần mềm hoạt động trên một nền tảng tích hợp sử
dụng các dữ liệu chung hoạt động trên một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Năm 1990, Gartner đã đưa ra thuật ngữ ERP để mô tả sự phát triển của hệ thống lập kế
hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) và lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) khi chúng

mở rộng ra ngoài sản xuất vào các bộ phận khác của doanh nghiệp, thường là tài chính và
nhân sự.
- Hệ thống ERP phát triển nhanh chóng trong những năm 1990 liên quan Y2K và
sự ra đời của đồng Euro. Hầu hết các doanh nghiệp đều xem Y2K và Euro là chi phí kinh
doanh và ERP là một cách hiệu quả về chi phí để thay thế các hệ thống cũ bằng gói tiêu
chuẩn hóa và đồng thời giải quyết các vấn đề trên.
Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp
quản trị doanh nghiệp mới này.
R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm
cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài
nguyên. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến
nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta phải:
- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty.
- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho
giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
- Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công
ty.
- Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải trải qua một thời kỳ “lột
xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty.
Page 4 of 32


P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh.
Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?
- Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình
điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính toán
chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu
nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này cho phép công ty
luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn.

- Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các
nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn
như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra
phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp
bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn
phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng
ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong công ty phải
tuân theo.
- Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh
nghiệp dựa trên các qui trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do
phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, giúp
cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài
chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan
hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,... Mục tiêu
tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như
nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng
các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
1.2 Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP
Đặc điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển
theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc
của chương trình.
- ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh
nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng
một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau
và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc
cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp.
Page 5 of 32


Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: cho phép

quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngôn ngữ, cho
phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu DrillDown…
Mua một giải pháp ERP, chúng ta nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: Một là “Ý
tưởng quản trị”, hai là “Chương trình phần mềm” và ba là “Phương tiện kết nối” để xây
dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến
mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP
giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản
ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện
có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản
xuất kinh doanh của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả
năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
1.3 Các tính năng chính của hệ thống ERP là gì?
Quy mô, phạm vi và chức năng của các hệ thống ERP rất khác nhau. Tuy nhiên, hầu
hết các phần mềm ERP đều có các đặc điểm sau:
Tích hợp toàn doanh nghiệp. Các quy trình nghiệp vụ được tích hợp từ đầu đến
cuối trong các phòng ban và đơn vị kinh doanh. Ví dụ: khi có đơn hàng mới sẽ tự
động bắt đầu kiểm tra tín dụng, truy vấn số lượng tồn kho khả dụng của sản phẩm
và cập nhật lịch giao hàng. Khi đơn đặt hàng được gửi, hóa đơn sẽ được gửi.
• Các hoạt động theo thời gian thực (hoặc gần như theo thời gian thực). Vì các
quy trình trong ví dụ trên xảy ra trong vòng vài giây sau khi nhận đơn đặt hàng,
các vấn đề nếu có xảy ra sẽ được xác định nhanh chóng, giúp người bán có thêm
thời gian để khắc phục tình huống.
• Một cơ sở dữ liệu chung. Một cơ sở dữ liệu chung là một trong những lợi thế ban
đầu của ERP. Nó cho phép dữ liệu được nhập một lần với mọi bộ phận cùng sử
dụng. Từng phòng ban phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu được phê duyệt và các
quy tắc chỉnh sửa.
• Giao diện và cảm nhận nhất quán. Các nhà cung cấp ERP sớm nhận ra rằng
phần mềm với giao diện người dùng nhất quán giảm chi phí đào tạo và trông
chuyên nghiệp hơn.
•

Page 6 of 32


1.4 Các hệ thống ERP được phân loại như thế nào?
Hệ thống ERP thường được phân loại theo lớp (tier) dựa trên quy mô và độ phức tạp của
doanh nghiệp mà hệ thống ERP đó hướng tới. Các lớp điển hình bao gồm:
Các ERP lớp I hỗ trợ các doanh nghiệp lớn, toàn cầu và xử lý tất cả các vấn đề
quốc tế, bao gồm tiền tệ, ngôn ngữ, bảng chữ cái, mã bưu chính, quy tắc kế toán
v.v... Có 4-5 hệ thống ERP lớp I.
• Các ERP lớp II hỗ trợ các doanh nghiệp lớn có thể hoạt động ở nhiều quốc gia
nhưng thiếu tầm với toàn cầu. Khách hàng lớp II có thể là các đơn vị độc lập hoặc
đơn vị kinh doanh của các doanh nghiệp toàn cầu lớn. Hầu hết các hệ thống ERP
này đều có quốc tế hóa nhưng thiếu độ rộng của Lớp I. Tùy thuộc vào cách các
nhà cung cấp được phân loại có 25 đến 45 nhà cung cấp trong lớp này.
• Các ERP lớp III hỗ trợ các doanh nghiệp quy mô vừa. Hầu hết xử lý một số ngôn
ngữ và tiền tệ nhưng chỉ có một bảng chữ cái duy nhất. Tùy thuộc vào cách ERP
được phân loại, có từ 75 đến 100 giải pháp ERP thuộc lớp này.
• Các ERP lớp IV được thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống ERP được
thiết kế cho các doanh nghiệp nhỏ thường tập trung vào kế toán và không được coi
là một ERP đầy đủ.
1.5 Tại sao doanh nghiệp nên triển khai hệ thống ERP?
•

ERP cải thiện hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp bằng cách:
Tích hợp thông tin tài chính. Nếu không có một hệ thống tích hợp, từng phòng
ban, chẳng hạn như tài chính, bán hàng v.v... cần phải dựa vào các hệ thống riêng
biệt, mỗi hệ thống có thể sẽ có số doanh thu và chi phí khác nhau. Nhân viên ở tất
cả các cấp sẽ lãng phí thời gian đối chiếu số liệu thay vì thảo luận về cách cải thiện
doanh nghiệp.

 Tích hợp các đơn hàng. Một hệ thống ERP điều phối việc nhận đơn hàng, sản
xuất, kho hàng, kế toán và phân phối. Điều này đơn giản hơn và ít bị lỗi hơn với
một hệ thống hơn là một loạt các hệ thống riêng biệt cho mỗi bước trong tiến trình
thực hiện đơn hàng.
 Giúp thấu hiểu khách hàng. Hầu hết các ERP với công cụ CRM theo dõi tất cả
các tương tác của khách hàng. Ghép nối các tương tác này với thông tin về đơn đặt
hàng, giao hàng, trả lại hàng, yêu cầu dịch vụ v.v... giúp thấu hiểu về hành vi và
nhu cầu của khách hàng.
 Chuẩn hóa việc mua sắm. Khi thiếu một hệ thống mua sắm tích hợp, việc phân
tích và theo dõi mua hàng trên toàn doanh nghiệp là một thách thức. Các doanh
nghiệp lớn thường thấy rằng các đơn vị kinh doanh khác nhau mua cùng một sản
phẩm nhưng không nhận được lợi ích của giảm giá theo khối lượng. Các công cụ


Page 7 of 32


mua sắm trong ERP trang bị mua theo nhóm giúp đàm phán với nhà cung cấp
bằng cách xác định các nhà cung cấp, sản phẩm và dịch vụ thường được sử dụng
trong toàn doanh nghiệp.
 Tiêu chuẩn hóa và tăng tốc sản xuất. Các công ty sản xuất, đặc biệt là những
công ty hay sát nhập và mua lại, thường thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh tạo ra
các vật dụng tương tự bằng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ
thống ERP có thể tiêu chuẩn hóa và tự động hoá quy trình sản xuất và hỗ trợ. Tiêu
chuẩn hóa này giúp tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm số lượng kiểm kê.
 Chuẩn hóa thông tin nhân sự. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh
nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh, thiếu một cách đơn giản để giao tiếp với nhân
viên về lợi ích hoặc theo dõi số giờ và chi phí của nhân viên. Hệ thống ERP, với
cổng tự phục vụ, cho phép nhân viên duy trì thông tin cá nhân của riêng mình,
đồng thời tạo điều kiện cho báo cáo thời gian, theo dõi chi phí, yêu cầu nghỉ, lên

lịch, đào tạo v.v... Bằng cách tích hợp thông tin, chẳng hạn như bằng cấp, chứng
chỉ và kinh nghiệm công việc, vào một kho lưu trữ nhân sự, các cá nhân với các
năng lực cụ thể có thể dễ dàng sắp xếp hơn cho phù hợp với các nhiệm vụ tiềm
năng.
1.6 Những lợi ích của hệ thống ERP là gì?
ERP cải thiện hiệu quả kinh doanh theo nhiều cách. Đặc biệt:
-

-

-

Hiệu suất nội bộ. Vận hành đúng hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp giảm
thời gian cần thiết để hoàn thành hầu như mọi quy trình kinh doanh.
Quyết định tốt hơn. ERP thúc đẩy hợp tác thông qua dữ liệu được chia sẻ. Dữ
liệu được chia sẻ giúp loại bỏ thời gian lãng phí tranh cãi về dữ liệu đúng sai và
cho phép các phòng ban dành thời gian phân tích dữ liệu, rút ra kết luận và ra
quyết định tốt hơn. Ra quyết định hiệu quả nhất cân bằng giữa tập trung với một
số quyền tự trị địa phương. Chỉ huy và kiểm soát tập trung hiếm khi đáp ứng nhu
cầu địa phương trong khi quyền tự chủ hoàn toàn ngăn cản sự phối hợp toàn doanh
nghiệp. Dữ liệu được chia sẻ và quy trình kinh doanh chung cho phép các quyết
định được đưa ra trong giới hạn cho phép của trụ sở chính bởi các cá nhân gần, sát
sao với tình huống trên thực tế.
Tăng sự linh hoạt. Tiêu chuẩn hóa và đơn giản hóa dẫn đến ít cấu trúc cứng nhắc
hơn. Điều này tạo ra một doanh nghiệp linh hoạt hơn có thể thích nghi nhanh
chóng đồng thời tăng khả năng hợp tác.
Bảo mật nâng cao. Một cơ sở dữ liệu tập trung sẽ dễ dàng để bảo mật hơn so với
dữ liệu nằm rải rác trên hàng loạt các máy chủ ở các điểm khác nhau.

Page 8 of 32

II.
Cơ cấu, cách thức hoạt động của ERP và quy trình triển khai:
2.1 Cơ cấu, cách thức hoạt động của ERP

Các phân hệ chính trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp:
-

Phân hệ quản lý nguồn lực (tài nguyên) tài chính (Financial Resource
Management).

-

Phân hệ quản lý nguồn lực nhân lực (Human Resource Management).

-

Phân hệ quản lý mối quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management).

-

Phân hệ quản lý nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning).

-

Phân hệ quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management).

Một số phần mềm ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết các module cố
định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,

…
2.1.1

Một số lợi ích khi triển khai ERP trong doanh nghiệp

Page 9 of 32


Tất cả quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP, nên doanh nghiệp có một cơ sở
dữ liệu tập trung duy nhất. Đó là tiền đề đầu tiên cho việc “data mining” - phân tích các dữ
liệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp đưa ra quyết định kinh doanh.
- ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính, giảm chi phí tổng sở hữu.
Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau
nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan
đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi - một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các
phòng ban, cơ sở. Phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những
sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.
Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuất
nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn,
nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công
dẫn đến tính toán sai và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công
nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu
quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm
- ERP giúp tích hợp thông tin đặt hàng, cải thiện quan hệ khách hàng:
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ
khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho
khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty

Page 10 of 32

bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và
giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
-

Giảm lượng hàng tồn kho:

Chức năng quản lý kho hàng trong phần mềm ERP giúp các công ty, doanh nghiệp theo
dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà nó sẽ
giảm nhu cầu vốn lưu động và tăng hiệu quả kinh doanh hơn.
-

ERP giúp tăng năng suất:

Việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu. Nhà quản lý chỉ cần
ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm
việc của tất cả nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân viên đó
đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.
Một số phần mềm ERP còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân
viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, nhà quản lý không phải mất nhiều thời
gian cho công đoạn này. Phần mềm ERP thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa
các người dùng thuộc cùng một hệ thống. Đó là việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái
cá nhân giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ.
- ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc, cải thiện hiệu quả các quy trình sản xuất
kinh doanh.
Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu giống như
một mạng lưới phức tạp. Tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính: có xác
định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không, và trong quá trình chuyển giao đó có
gặp phải chướng ngại vật gì. Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân
viên xác định không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận

chuyển hàng hoá từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệ
thống ERP sẽ tới được tay người thủ kho rất nhanh chóng. Bằng cách giải quyết các “nút
cổ chai” và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công
việc trong doanh nghiệp.
Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng
tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu
vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh.
-

ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ
phận làm việc khác nhau. Những sai lầm như vậy ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm
Page 11 of 32


việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, hơn
nữa còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.
Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ
nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới
dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy “tam sao thất bản”.
2.1.2 Một số hạn chế của phần mềm ERP
Tuy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng có rất nhiều ý kiến cho
rằng giải pháp ERP đã lỗi thời trong kỷ nguyên 4.0 - khi công nghệ đang cải tiến liên tục
và hướng tới sự nhỏ gọn, chuyên biệt hoá từng bộ phận.
+ ERP đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng không đáp ứng đúng nhu cầu của doanh
nghiệp.
ERP không cho phép tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác
nhau của doanh nghiệp mà cố định trong một gói tổng hợp với chi phí rất lớn. Tuy nhiên,
đa số doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong đó, khiến cho việc

mua cả gói ERP mà không dùng hết bị lãng phí nghiêm trọng. Chưa kể tới những ứng
dụng thừa không thể xoá đi mà vẫn tồn tại cồng kềnh ở đó.
+ Lại có một số doanh nghiệp cần dùng thêm các phần mềm đặc thù khác để đảm
bảo hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề lớn nhất là làm sao để ERP tích hợp tốt với các giải
pháp bên ngoài này, từ việc trao đổi dữ liệu cho đến quy trình làm việc. Tất nhiên, việc
này không hề dễ dàng, vì ERP gần như được lập trình cố định.
+ ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức
Việc triển khai một giải pháp công nghệ phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ làm việc
của bên cung cấp phần mềm và tốc độ làm quen với phương thức làm việc mới của doanh
nghiệp. Đáng tiếc là với ERP, cả hai yếu tố này đều tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.
Trước hết là việc tích hợp đầy đủ hệ thống cồng kềnh của ERP vào doanh nghiệp.
Công đoạn này yêu cầu phải trang bị máy chủ trung tâm dữ liệu và cơ sở hạ tầng mạng tới
tất cả “ngõ ngách” nhỏ nhất của doanh nghiệp. Vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôi
phục dữ liệu cũng phải tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo ổn định vận hành cho toàn hệ
thống. Về việc nhân viên trong doanh nghiệp sẽ sử dụng ERP như thế nào, có nhiều ý kiến

Page 12 of 32


trái chiều, trong đó nổi bật lên là sự lo ngại về việc phải ngay lập tức thay đổi cách vận
hành của cả một bộ máy doanh nghiệp.
+ ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh
Việc đơn giản hoá dòng dữ liệu trên một hệ thống duy nhất sẽ rất thuận lợi khi ERP
hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công
đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Cũng
phải hiểu rằng việc triển khai ERP không chỉ ảnh hưởng đến một phần nhất định của
doanh nghiệp mà là tất cả các bộ phận, hoạt động. Nhà quản trị doanh nghiệp không được
phép liều mình với ERP, bởi cái giá phải trả nếu giải pháp này là quá lớn, doanh nghiệp bị
“chết” trong suốt quãng thời gian dài.
+ ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi

Các nhà cung cấp giải pháp ERP phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với các nhu
cầu, quy trình và mục tiêu rất khác nhau. Kết quả là, hầu hết các giải pháp ERP đều chỉ có
thế mạnh trong một lĩnh vực - như tài chính - và yếu hơn nhiều ở những phân hệ khác.
Một vấn đề nữa là doanh nghiệp luôn mong muốn được cải tiến công nghệ để thức thời
hơn trong kỷ nguyên 4.0. Giải pháp ERP gặp phải bất lợi lúc này, khi mà nếu muốn thay
đổi dù chỉ một tính năng, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và đưa cả hệ thống
ERP cồng kềnh ra để lập trình lại.
Như vậy, về cấu trúc phần mềm, ERP bị cồng kềnh và cứng nhắc so với đa số
doanh nghiệp. Lại thêm mức chi phí sử dụng đắt đỏ, doanh nghiệp cần thực sự thận trọng
khi quyết định sử dụng ERP hay không.
2.1.3 Mô hình quản lý bằng ERP trong doanh nghiệp
- Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực
thành tài nguyên. Cụ thể là:
+ Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho
doanh nghiệp.
+ Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự phối
hợp nhịp nhàng.
Page 13 of 32


+ Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
+ Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác, kịp
thời.
Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua một thời kỳ
‘lột xác’, thay đổi văn hóa kinh doanh cả trong và ngoài doanh nghiệp, đòi hỏi cần có sự
hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn ‘chuẩn hóa dữ liệu’.
Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi
phí đầu tư cho ERP.
- Các doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng giải pháp phần mềm ERP khi nhìn nhận
chính xác mình đã ở một trong 3 tình huống sau:

Doanh nghiệp thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình nhập / xuất và chuyển dữ
liệu, ví dụ như chênh lệch số lượng hàng hoá tồn kho, nhầm lẫn giao hàng cho
khác, chồng chéo thông tin hoá đơn,… hoặc ngày càng nhiều khách hàng trung
thành than phiền về chất lượng sản phẩm / dịch vụ.
• Doanh nghiệp bắt đầu tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh, có dự
định mở rộng quy mô và muốn phòng tránh rủi ro phát sinh.
• Doanh nghiệp hiện đang phải làm việc với bộ máy quản lý cồng kềnh, hiệu quả
kém; muốn thực hiện tái cấu trúc tổng thể.
•

Doanh nghiệp phải có sẵn nguồn kinh phí lớn, nhằm phục vụ triển khai phần mềm và vẫn
duy trì trả lương cho công nhân viên đều đặn. Một tiêu chí nữa doanh nghiệp cần đáp ứng
là sự đồng lòng ủng hộ của nhân viên và có một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả.

Page 14 of 32


2.2 Quy trình triển khai ERP

2.2.1 Đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh
Thực hiện đánh giá hiện trạng về tình hình quản trị sản xuất kinh doanh của công ty, tìm
hiểu được các khó khăn, cản trở… cũng như các cơ hội, các yêu cầu, thách thức để tiến
hành triển khai hệ thống ERP.
2.2.2 Đào tạo cho các cán bộ cấp cao
Những người tham gia đào tạo bao gồm: giám đốc công ty, các phó giám đốc, các phó
phòng, trưởng phòng của các phòng ban.
Nội dung đào tạo bao gồm:
-

ERP là gì?

Phần mềm ERP là gì?
Tại sao cần đầu tư hệ thống ERP?
Các danh mục đầu tư gồm những gì?
Lợi ích mang lại từ việc đầu tư cho ERP?
Triển khai ứng dụng ERP như thế nào?
Sử dụng ERP như thế nào cho hợp lý với các hoạt động tác nghiệp hàng ngày?
Page 15 of 32


2.2.3 Tổ chức dự án
Tổ chức của dự án ERP gồm có các thành phần sau:
- Ban chỉ đạo dự án là ban giám đốc. Vì hệ thống ERP ảnh hưởng đến mọi hoạt
động của doanh nghiệp nên lãnh đạo dự án phải là người vừa có quyền hành và có khả
năng lên kế hoạch triển khai ERP nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty, lợi
thế cạnh tranh cho doanh nghiệp mình.
Công việc của ban chỉ đạo dự án: Một điều đặc biệt phải lưu ý là ban chỉ
đạo phải chịu trách nhiệm trước công ty về thành công của việc triển khai giải pháp ERP.
Tổ dự án phải là có tránh nhiệm với công việc được giao và có kiến thức chuyên môn.
Đội dự án phải thường xuyên họp ít nhất 1 lần 1 tuần để kiểm tra và theo dõi tình hình
thực hiện dự án.
Công ty tư vấn là những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ứng dụng
ERP sẽ trợ giúp trong các công việc, với mục tiêu trong việc sử dụng công ty tư vấn phải
có tính độc lập, khách quan, tránh phụ thuộc quá nhiều.

2.2.4

Đào tạo cho các cán bộ nghiệp vụ và các cán bộ quản lý

Mục tiêu chính là làm cho mọi người thay đổi cách thức làm việc hàng ngày. Với phương
châm đào tạo là chuyển giao kiến thức – thay đổi hành vi đồng thời kết hợp kiểm tra

trước khi tiến hành chạy thử.
Trước khi tiến hành chạy thử phải kiểm tra lại các vấn đề sau:
-

Các số liệu kiểm tra đã đầy đủ chưa?
Tất cả các quy trình đã xây dựng xong chưa?
Việc đào tạo ban lãnh đạo đã hoàn tất chưa?
Nhân viên đã được đào tạo bài bản chưa?
Phương án chạy thử đã được lên kế hoạch chưa?

2.2.5 Chạy thử
Công đoạn chạy thử được triển khai theo 3 bước:
Page 16 of 32


Các tiêu chí chấm điểm hoạt động chạy thử
Một số tiêu chí đánh giá về việc điều hành và lập kế hoạch sản xuất sau khi triển khai hệ
thống ERP:
-

Kế hoạch sản xuất: sai số khoảng 1,5 - 2%

-

Lịch sản xuất: đúng đến 95 - 100%

-

Lịch nhận hàng từ nhà cung cấp: đúng đến 95-100%.

Các tiêu chí đánh giá toàn công ty sau khi triển khai hệ thống ERP:
-

Giao hàng cho khách hàng: đạt 95-100%

-

Giá thành

-

Chất lượng sản phẩm

-

Tốc độ

-

Khả năng sử dụng các tiêu chí để đánh giá của các bộ quản lý.

Đánh giá sau triển khai ứng dụng
-

Hiệu quả của ERP

-

Mức độ hoàn thành so với mục tiêu.

-

Khoảng cách giữa hiện trạng và mục tiêu đề ra.

III.

ERP được ứng dụng ở Việt Nam như thế nào:
Page 17 of 32


3.1 Ứng dụng ERP ở Việt Nam

Cuộc cách mạng công nghỉệp 4.0 đã tạo nên những cơ hội và thách thức mới, đòi hỏi
các doanh nghiệp Việt Nam phải làm thế nào để nâng cao năng lực cạnh tranh của chính
mình để chủ động tham gia vào thị trường thế giới. Giải pháp để doanh nghiệp tự hoàn
thành mình không gì khác chính là ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong hoạt
động sản xuất kinh doanh. Trên thế giới, công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi
trong kinh doanh nhưng ở Việt Nam gần như đang ở giai đoạn đầu. Việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh đang được các doanh nghiệp hết sức
quan tâm và điều này lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi mà sự phát triển và
cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng lớn, khi mà các doanh nghiệp nước ngoài
xuất hiện ngày càng nhiều trong thị trường Việt Nam. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp
vừa và nhỏ thường xuất phát từ mô hình kinh doanh nhỏ lẻ theo cách kinh doanh truyền
thống, chính vì thế rất ít lãnh đạo doanh nghiệp có được tầm nhìn xa trong việc đầu tư
công nghệ thông tin nói chung và ứng dụng ERP nói riêng để hỗ trợ cho hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp mình.
Nhờ sức ảnh hưởng của cách mạng công nghiệp 4.0, tình hình ứng dụng ERP đang
ngày càng phát triển tại Việt Nam: ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề
khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vào công tác quản lý, đặc biệt có sự cạnh tranh gay
gắt giữa các giải pháp trong và ngoài nước. Trong những năm trở lại đây, thị trường Việt

Nam đang dần mở cửa đón nhận ERP, việc sử dụng phần mềm quản lý ERP đang trở nên
phổ biến hơn và phát triển mạnh mẽ. Ngày càng có nhiều công ty lớn nhỏ sử dụng ERP
với mong muốn hoàn thiện công tác quản lý của mình. Bên cạnh đó là nhu cầu muốn khai
thác tối đa các nguồn lực trong công ty, hạn chế việc lãng phí nguồn lực do cơ chế quản
lý không hiệu quả. Đó là lý do mà các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP.
Ban đầu sử dụng phần mềm chủ yếu là các công ty lớn, sau đó dần dần các công ty
nhỏ cũng nhận ra tầm quan trọng của phần mềm ERP và theo đuôi các công ty lớn để sử
dụng. Tuy nhiên vẫn có một số công ty đứng ở ngoài quan sát và cân nhắc có nên dùng
phần mềm hay không, nên dùng vào thời điểm nào là thích hợp.
Các doanh nghiệp ngày càng nhận thức rõ hơn về phần mềm ERP, xu hướng sử dụng
ERP theo ngành ngày càng thể hiện rõ hơn.
Nhiều doanh nghiệp ở các ngành nghề khác nhau đang bắt đầu ứng dụng công nghệ
này vào công tác quản lý, đặc biệt là các doanh nghiệp ở ngành đồ uống như công ty bia
Huế, bia Carlsberg; ngành bánh kẹo như Kinh Đô, Bibica, Phạm Nguyên; ngành dệt may
như công ty May 10, công ty may Tiền Tiến, công ty Savimex; ngành bán lẻ như Thế giới

Page 18 of 32


di động, Viễn Thông A, Trần Anh,... Trước đây, ERP chủ yếu được áp dụng bởi các tập
đoàn lớn, dần dần các công ty khác cũng nhận ra lợi ích và bắt đầu sử dụng.
Số lượng doanh nghiệp trong ngành ứng dụng hệ thống này càng nhiều thì cạnh tranh
sẽ càng lớn, tạo điều kiện cho ERP phát triển về sau. Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt
Nam vẫn còn lúng túng trong việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với điều kiện của
mình. Bởi hiện nay, hầu như các doanh nghiệp đều thiếu thông tin, năng lực tư vấn yếu
về hệ thống ERP và các nhà cung cấp chủ yếu đặt mục tiêu là bán được sản phẩm, thu
tiền đặt cọc lên trên việc hoàn tất việc triển khai dự án đúng nghĩa. Do đó, doanh nghiệp
thường lựa chọn dựa trên ba yếu tố: (1) tên tuổi của giải pháp, (2) tên tuổi của đơn vị
triển khai giải pháp, (3) sách báo, tạp chí về ERP. Một số doanh nghiệp lớn thường tìm
tới các đơn vị tư vấn độc lập vì họ hiểu rõ về nghiệp vụ, quy trình sản xuất, giải pháp

ERP cùng với khả năng phân tích, đánh giá thực trạng tại doanh nghiệp nên có thể nhanh
chóng đưa ra những yêu cầu cần thiết với gói giải pháp phù hợp. Các công ty cung cấp và
triển khai ERP Việt Nam nhiều khi cũng thực hiện luôn cả công việc của một đơn vị tư
vấn. Nếu nhà cung cấp triển khai đủ mạnh, đội ngũ giỏi và giàu kinh nghiệm, kết hợp với
đội ngũ phía doanh nghiệp ứng dụng năng động và quyết tâm, dự án ERP vẫn có thể được
triển khai thành công mà không cần tới đơn vị tư vấn độc lập.
Ở Việt Nam, thông thường hai bộ phận đảm nhiệm việc đi tìm giải pháp ERP cho
công ty là bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) và bộ phận kế toán. Bộ phận CNTT ở
một công ty đôi khi viết luôn phần mềm cho chính công ty đó và có nhiều công ty sử
dụng những phần mềm này rất ổn. Chính vì vậy bộ phận này kiêm luôn việc đi tìm ERP
thay thế khi có nhu cầu. Còn bộ phận kế toán thường xử lý các nghiệp vụ giao về mình.
Một số đơn vị cho rằng kế toán có quyền lực rất cao, cho nên việc chọn ERP là việc phải
thoả mãn bộ phận kế toán trước. Tuy nhiên, do đặc thù của một số doanh nghiệp, ví dụ từ
xưa đến nay họ đã quen với công tác bằng tay thì việc thay đổi cách làm của họ rất là
khó. Cho nên khi lựa chọn ERP cũng phải đồng nhất tất cả.
Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam chỉ đi theo trào lưu hội nhập nên rất sốt sắng trong
việc nâng cấp hệ thống quản trị doanh nghiệp của mình, nhưng lại chưa thực sự nắm
được cốt lõi vấn đề. Hiểu đúng nguồn gốc của vấn đề và nhìn được xu hướng phát triển
của giải pháp là tiền đề để doanh nghiệp đưa ra lựa chọn đúng đắn. Thành công của mỗi
dự án bắt đầu từ đó.
Việc nhận thức đúng đắn về việc sử dụng phần mềm ERP giúp cho doanh nghiệp bắt
kịp được các công ty khác, không bị tụt lùi trên thị trường hiện nay.

Page 19 of 32


Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 3 loại cơ bản đó là:
Phần mềm ERP đóng gói: Đây là một loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư
nghiên cứu, tổng hợp từ nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh
vực nào đó của doanh nghiệp.

Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc
trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng
nên một mô hình tổng thể.
Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: Đây là loại phần mềm được các nhà cung cấp
thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, quy trình hoạt động mà doanh nghiệp đang
áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra yêu cầu để phát triển.
Phần mềm ERP nước ngoài: Loại này thường có công nghệ cao, quy trình quản lý
đạt chuẩn nhưng về giá khá là cao và nhiều phần còn chưa phù hợp với tình hình các
doanh nghiệp trong nước hiện nay.
3.2 Ứng dụng phần mềm ERP tại Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động:
a) Thế giới di động nhận giấy phép phát triển ERP

Từ tháng 5/2017, Khu công nghệ cao đã trao chứng nhận đầu tư cho dự án phát triển
phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) của Công ty cổ phần đầu tư Thế Giới Di Động
(MWG). Công ty mới thành lập có tên Công ty TNHH MTV Công nghệ thông tin Thế
Giới Di Động, trụ sở tại Khu công nghệ cao, P.Tân Phú, Quận 9, TP.HCM. Nhiệm vụ của
công ty là cung cấp các dịch vụ, giải pháp công nghệ thông tin (hệ thống ERP, website,
bảo mật hệ thống,…) cho tất cả các chuỗi bán lẻ trong và ngoài nước của Công ty cổ
phần đầu tư Thế Giới Di Động và các công ty con.
b) Quá trình hình thành hệ thống ERP của thegioididong

Vào năm 2004, Thế giới di động được thành lập với mục tiêu làm một phần mềm đơn
giản để quản lý website (trang tin tức về công nghệ, giới thiệu các sản phẩm một cách tốt
nhất đến cho khách hàng).
Lúc đó vì chỉ có một cửa hàng nên việc kiểm soát các khâu kế toán, kinh doanh, hàng
hóa khá dễ. Nhưng sau khi mở thêm một cửa hàng nữa, nhu cầu quản lý đã khác đi, nhu
cầu luân chuyển hàng hóa trở thành bài toán khó.

Page 20 of 32

Trước khó khăn đó, anh Nguyễn Đức Tài (ông chủ TGDĐ) yêu cầu viết một phần
mềm để chuyển các imei từ kho này đến kho kia, vì quản lý sản phẩm điện thoại là quản
lý đích danh nên phải dựa trên imei của từng điện thoại.
Anh cũng chia sẻ trong khoảng thời gian đó, ông thấy viết như vậy chỉ giải quyết
được một phần nhỏ của công việc, không mang lại nhiều thuận lợi về sau nên anh đề nghị
mọi người nghĩ đến một phần mềm quản lý tổng thể từ kế toán đến hàng hóa và ý tưởng
đó được Ban giám đốc đồng ý.
“Liền sau đó tôi đi tìm hiểu thị trường phần mềm trong nước, tiếc rằng hầu hết các phần
mềm lúc đó không có tính năng quản lý đích danh phù hợp đặc thù của TGDĐ. Cuối
cùng tôi đã mạnh dạn đề nghị – “thôi thì để bộ phận IT tập trung xây dựng phần mềm
này”. “Chúng tôi ngồi lại hoạch định các phân hệ, đến cuối 2004 phần mềm được xây
dựng xong và vận hành luôn từ đầu 2005. Thật ra phần mềm này ban đầu cũng chỉ có
chức năng quản lý hàng hóa đơn giản, theo thời gian và chiến lược kinh doanh của công
ty chúng tôi bổ sung, phát triển thêm nhiều phân hệ khác”.– Nguyễn Đức Tài (ông chủ
TGDĐ)
c) Các phân hệ trong giải pháp ERP của thegioididong

Cũng như các giải pháp ERP khác, giải pháp của TGDĐ cũng gồm các chức năng
quản lý bán hàng, tài chính kế toán, nhân sự tiền lương, văn phòng điện tử, mua hàng,
kho hàng, bảo hành…
Hiện nay, họ đang bổ sung thêm phân hệ logistics – nhằm quản lý và điều chỉnh luồng
di chuyển của hàng hóa, tối ưu việc đi giao hàng đúng thời hạn, giảm chi phí vận hành
phục vụ kế hoạch bán hàng online, giao hàng tận nhà mà TGDĐ đang tập trung đẩy
mạnh.
Trong quá trình triển khai ERP của thegioididong gặp rất nhiều khó khăn, nhưng nhờ
sự hỗ trợ từ công nghệ tiên tiến và sự góp mặt của toàn bộ nhân viên mà mà hệ thống mới
có thể triển khai.
d) Giải pháp ERP giúp gì cho hoạt động kinh doanh của TGDĐ?

Vì giải pháp được xây dựng dựa trên nhu cầu nên nhìn chung chúng giải quyết được
nhiều yêu cầu đặc thù theo mô hình kinh doanh của TGDĐ. Điều quan trọng hơn mà giải
pháp mang lại là tạo ra môi trường online đa tương tác khi cho phép toàn bộ nhân viên
của TGDĐ dùng phần mềm này để phối hợp làm việc cùng nhau.
Hay như trong phân hệ quản lý bán hàng, cho phép xem được báo cáo ngay lập tức,
biết siêu thị nào đang bán được bao nhiêu, đang tồn bao nhiêu, và tối ưu hóa thông tin về
Page 21 of 32


sản phẩm. Tại các siêu thị TGDĐ, nếu để ý bạn sẽ thấy trên các kệ trưng bày TGDĐ có
hệ thống đèn LED hiển thị thông tin về tên, giá cả sản phẩm.
Những thông tin hiển thị này đều do hệ thống từ văn phòng chính tự động sắp xếp sau
đó chuyển đến các siêu thị nhằm tối ưu việc tìm kiếm một sản phẩm cho khách hàng.
Nhân viên ở các siêu thị căn cứ theo thông tin hiển thị trên đèn LED để sắp xếp sản phẩm
tương ứng.
Hay trong phân hệ nhân sự tiền lương, với công nghệ dùng vân tay, hệ thống cho phép
nhân viên biết chính xác ngày nào họ đi làm, vào lúc mấy giờ, bị trừ bao nhiêu tiền. Cuối
tháng người quản lý tiền lương chỉ cần click chuột là hệ thống sẽ tự động tính lương và
gửi bảng lương chi tiết đến từng người mà không hề nhận bất kỳ thắc mắc, khiếu nại nào
từ nhân viên.
Về tuyển dụng đánh giá thử việc cũng dùng chứng từ điện tử của hệ thống, bộ phận
nhân sự dựa theo đó để quyết định ký hợp đồng hay không.
“Trung bình cứ 100 nhân viên cần 1 nhân sự, riêng tại TGDĐ, vì hệ thống đã làm việc
thay người nên với gần 10000 nhân viên trên cả nước nhưng bộ phận nhân sự chỉ 10
người, và bộ phận tiền lương cũng chỉ có 2 người” – ODOO VIETNAM

Một số tài liệu tham khảo:
/> />
Page 22 of 32

Phần Hai: Bài tập
I.
I.1.

Mô tả hệ thống:
Hạ tầng hệ thống:

Để lưu trữ giữ liệu về KH, công ty đang sử dụng hai phương thức là lưu trữ truyền
thống bằng hồ sơ, sổ sách,... và lưu trữ trong hệ thống CSDL của mình. Thông tin KH
bao gồm: Tên KH, mã KH, địa chỉ, số điện thoại,... Dữ liệu này được lưu trữ và quản
trị dựa trên nền tảng công nghệ CSDL của My SQL.
Hệ thống máy chủ Sever Dell tại công ty nhằm quản lý dữ liệu tập trung và kết nối
máy tính của công ty ở các văn phòng đại diện khác. Mỗi nhân viên đều có một máy
tính nối mạng. Hệ thống máy chủ được cài Win7, SQL Sever. Cơ sở hạ tầng trung tâm
dữ liệu các máy tính ở các văn phòng đại diện ở Đà Lạt, thành phố HCM đều được kết
nối với hệ thống ở Hà Nội qua đường truyền 32Mbps.
I.2.
Các bộ phận liên quan tới việc quản lý khách hàng:
- Phòng kinh doanh: Hàng tuần, phòng kinh doanh triển khai kế hoạch công tác:

-

-

+ Tìm kiếm khách hàng mới:
• Đối với khách hàng cá nhân: lập đơn đặt hàng, lập lệnh xuất bán chuyển
xuống bộ phận kho.
• Đối với khách hàng đại lý: viết phiếu đề nghị mở đại lý, lập hồ sơ đại lý và
hợp đồng đại lý.

• Đối với khách hàng công trình dự án: viết giấy đề nghị bán, viết đơn đặt
hàng, viết lệnh xuất bán chuyển xuống bộ phận kho.
+ Gặp gỡ khách hàng hiện có: thúc đẩy bán hàng, thanh toán công nợ, thực hiện
khuyến mãi, xử lý khiếu nại của khách hàng.
+ Đánh giá kết quả, tổng kết công tác bán hàng: tổng hợp các công việc thực hiện
trong ngày, trong tuần. Cuối mỗi quý, mỗi năm cần đánh giá tổng hợp về công
việc thực hiện, so sánh với mục tiêu đã đề ra, đề ra các phương án, mục tiêu mới
cho quý, năm tiếp theo.
Phòng xuất nhập khẩu:
+ Lên kế hoạch nhập khẩu: liên lạc với đối tác để đặt hàng theo đơn đặt hàng của
khách hàng.
+ Bảo hành sản phẩm dịch vụ: tiếp nhận yêu cầu bảo hành của khách hàng.
+ Giải quyết khiếu nại các vấn đề liên quan với khách hàng và nhà cung cấp.
Bộ phận kế toán và kho:
+ Kế toán: Theo dõi, thống kế công nợ của khách hàng, các chiết khấu, hoa hồng
được hưởng, theo dõi chuyển khoản của khách hàng qua ngân hàng.
+ Kho: Cung cấp thông tin về tình hình sản phẩm cho quản lý, lấy thông tin cho
việc lập kế hoạch bán hàng.

Page 23 of 32


Ban giám đốc: Xem xét báo cáo quản lý các công việc thường niên, lên kế hoạch,
phương hướng nhiệm vụ quá trình quản trị quan hệ khách hàng.
I.3.
Quy trình quản trị khách hàng:
- Quản lý thông tin khách hàng: tìm kiếm, thu thập thông tin khách hàng, tư vấn về
sản phẩm, dịch vụ công ty đang cung cấp. Phân loại nhóm khách hàng, cập nhật
thông tin khách hàng để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
- Quản lý hợp đồng và đơn hàng: Báo giá và thông tin của sản phẩm đến khách

hàng. Soạn thảo, kí kết hợp đồng với khách hàng, phân loại hợp đồng và đơn hàng
theo các sản phẩm dịch vụ cung cấp cụ thể.
Các thông tin cơ bản trong hợp đồng cần lưu trữ: số hợp đồng, tên hợp đồng, tên
KH, nhóm KH, tên nhân viên phụ trách hợp đồng, ngày lập và kết thúc hợp đồng.
Đơn đặt hàng cần có thông tin cơ bản sau đây: mã đơn hàng, tên khách hàng, dịch
vụ/sản phẩm, nhà cung cấp, số lượng, giá cả, thơi gian giao hàng.
- Quản lý dịch vụ và chăm sóc khách hàng: Giải đáp thắc mắc của khách hàng, sửa
chữa hoặc đổi sản phẩm lỗi cho khách hàng trong thời hạn bảo hành.
- Thống kê, báo cáo: các bộ phận, phòng ban tổng hợp thông tin kinh doanh, lập báo
cáo tình hình làm việc của mình cùng với các thông tin khách hàng, thông tin
chăm sóc khách hàng cuối mỗi tháng, mỗi quý và kết thúc năm làm việc.
II.
Xác định thực thể:
-

Khách hàng (Mã khách hàng, ngày sinh, tên khách hàng, số điện thoại, địa
chỉ)
2. Đơn đặt hàng (Mã đơn đặt hàng, ngày lập, mã khách hàng, nội dung đặt,
thành tiền)
3. Lệnh xuất bán (mã mặt hàng, tên hàng, số lượng, ngày lập, thành tiền)
4. Hồ sơ đại lý (Số hồ sơ, mã khách hàng, ngày lập, nội dung)
5. Báo cáo ( Mã số, tên, đơn vị, ngày, nội dung)
6. Phiếu sử dụng dịch vụ (tên khách hàng, nhóm, số điện thoại, dịch vụ, địa
chỉ)
7. Phiếu theo dõi khách hang( mã khách hang, tên khách hang, nhóm, số điện
thoại, địa chỉ, số lần mua)
8. Phiếu nhập kho ( số hiệu phiếu, tên đơn vị nhận, tên hàng hóa, mã hàng hóa,
số lượng, đơn giá, đơn vị, thành tiền, ngày nhập)
9. Phiếu xuất kho ( số hiệu phiếu, tên đơn vị, ngày xuất, số lượng, đơn giá đơn
vị, tên hàng hóa, mã hàng hóa, thành tiền)

10. Nhà cung cấp ( mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ)
11. Phiếu bảo hành ( mã phiếu, tên khách hàng, số điện thoại, mã hàng hóa,
ngày bàn giao, ngày hết hạn bảo hành, địa điểm bảo hành)
12. Hợp đồng ( mã hợp đồng, ngày kí hợp đồng, mã hàng hóa, số lượng, đơn vị,
đơn giá)
1.

Page 24 of 32


13.
14.
III.

Thẻ kho (mã thẻ, số kho, mã hàng, đơn giá, đơn vị)
Hàng hóa( tên hàang, mã hàang, đơn giá, số lượng)
Xác định mối quan hệ:
Nhân viên

Viết báo cáo

Lập phiếu mở đại lý
Nhân viên

(1,n)

(1,n)

Báo cáo

Đại lý

Nộp phiếu nhập, xuất kho
(1,n)

Nhân viên

Nhân viên

Làm hợp đồng

(1,n)

Kho

Nhà cung cấp

Chuyển HH theo lệnh xuất kho
(1,n)

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Chuyển vật dụng

(1,1)

Chuyển vật dụng

(1,1)

Gửi giấy đề nghị
bánChuyển vật dụng

(1,n)

Kho

Phiếu bảo hành

Phiếu theo dõi
KH

KH dự ánPhiếu
Page 25 of 32
theo dõi KH