phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (8.36 MB, 62 trang )
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Mục lục
Lời giới thiệu..................................................................3
Sinh viên thực hiện.......................................................................4
chơng I: Tổng quan về chuyên đề thực tập.............................5
I. Bài toán về quản lý th viện...............................................5
1. Giới thiệu về th viện:..........................................................5
2. Khảo sát chi tiết hệ thống..................................................5
2.1. Khảo sát chi tiết hệ thống cũ:.........................................5
2.2. Đánh giá hệ thống hiện tại:..............................................7
3. Những chức năng và yêu cầu của hệ thống mới.................7
3.1. Trình bày những yêu cầu mới:........................................7
3.2. Những thuận lợi và khó khăn...........................................8
II. Bài toán quản lý th viện...................................................9
1.Khái niệm về hệ thống thông tin th viện...........................9
1.1. Hệ thống thông tin đa vào.............................................9
1.2.Hệ thống sử lý..................................................................9
1.3.Hệ thống thông tin lu trữ.................................................9
1.4.Hệ thống thông tin ra......................................................9
2.Phân tích hoạt động của hệ thống quản lý th viện mới....9
2.1 Giao dịch hàng ngày.....................................................10
Chơng II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý th viện.......15
1.Xây dựng biểu đồ phân cấp trức năng của hệ thống
quản lý th viện......................................................................15
1.1. Sơ đồ luồng rữ liệu mức ngữ cảnh.............................16
1.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh..................................17
1.3. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh....................19
Chơng III: Thiết kế quản lý và mô tả Modul...............................24
chơng trình...............................................................................24
Lu Văn Hùng
ĐHKTQD
K7-CNTT-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
1. Mục đích .........................................................................24
2. Xác định các thực thể trong hệ thống........................24
3. Xác định mối quan hệ giữa các thực thể...................25
4. Mô hình tổng thể mối quan hệ giã các thực thể......26
6. Thiết kế các modul..........................................................30
6.1. Chức năng cập nhật sách...............................................30
6.2. Chức năng cập nhật độc giả.........................................31
6.3. Chức năng tra cứu, tìm kiếm......................................32
6.4. Chức năng thống kê.......................................................32
6.5. Chức năng quản lý mợn trả.............................................33
Chơng IV: xây dựng chơng trình.............................................34
1. Lựa chọn công cụ hiện hành..........................................34
1.1.Lựa chọn cômng cụ thiết kế cơ sở dữ liệu...................34
1.2. Lựa chọn công cụ thiết kế giao diện............................34
2. Thiết kế giao diện ngời sử dụng..................................37
Kết luận.......................................................................................53
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
2
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Lời giới thiệu
Trên thế giới cũng nh ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã
trở thành một công nghệ mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ
thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt đ ộng xã hội
nh : Quản lý hệ thống th viện trờng học, kinh tế, thông tin, kinh
doanh, và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu...
ở nớc ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hoá trong quản lý tại
các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức đang rất phổ biến và trở nên cấp
thiết, bởi ngành nghề nào cũng đòi hỏi con ngời phải xử lý khối lợng công việc khổng lồ và những kiến thức, những xuy nghĩ,
những nghiên cứu đoà tạo chuyên sâu. Nhng một vấn đề đặt ra
trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách sử lý dữ liệu
ở trờng học, các cơ quan, xý nghiệp, bởi ở các trờng học , ở các cơ
quan, các xí nghiệp là trăm cách xử lý khác nhau. Để đáp ứng đợc
những yêu cầu này đã có rất nhiều những nghiên cứu, những
phần mềm tiện ích đa ra nhằm phục vụ tốt hơn các công việc
của con ngời nhằm điều khiển và xử lý một cách nhanh nhất,
chích xá nhất những dữ liệu đa vào, rút ngắn thời gian, hoạt
dộng và tạo rất nhiều tiện ích cho con ngời. Cho dù rất nhiều phần
mèm và ứng rụng nh vậy, nhng vẫn cha đáp ứng đủ nhu cầu của
công việc, vì con ngời ngày càng muốn hoàn thiện hơn .
ở đây em muốn đề cập đến tầm quan trọng của việc áp
dụng tin học vào quản lý tại các cơ quan, đặc biệt là hệ thống
Quản lý th viện , bởi từ trớc đến nay hệ thống này hoàn toàn đợc
thực hiện bằng phơng pháp thủ công nên cũng không tránh khỏi
những sai sót. Hiện nay độc giả đến th viện với nhu cầu rất cao, lợng sách báo đợc cập nhật thờng xuyên theo từng ngày, từng tháng
càng tăng lên để đảm bảo tính thời sự của các loại thông tin. Do
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
3
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
vậy phơng pháp quản lý thủ công đã không phù hợp với thực tế hiện
nay, bên cạnh đó nó còn làm tăng chi phí, thời gian và tiền bạc.
Với mong muốn giúp các bạn hiểu đợc tầm quan trọng của
việc phân tích thiết kế một hệ thống thông tin tự động hoá trong
lĩnh vực quản lý. Tôi đa ra một phơng pháp phân tích thiết kế
hệ thống trong bài toán Quản lý Th viện điện tử , đây cũng
chỉ là một phơng pháp trong nhiều phơng pháp ,nó có thể cha đợc hoàn thiện nhng cũng phần nào giúp các bạn hiểu đợc vai trò
của việc phân tích thiết kế trong bài toán quản lý nói trung.
Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, xong thời gian
có hạn và kinh nghiệm kiến thức cha cao nên việc phân tích thiết
kế và lập trình còn nhiều thiếu xót. Do vậy, Tôi rất mong nhận
đợc sự góp ý của các quí thầy, cô và các bạn để cho bài tập đợc
tốt hơn nữa.
Cuối cùng , Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Minh Hoàn
cùng các bạn đã tận tình chỉ bảo và góp ý kiến để tôi
hoàn
thành bài tập này.
Sinh viên
thực hiện
Lu
Văn Hùng
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
4
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
chơng I
Tổng quan về chuyên đề thực tập
I. Bài toán về quản lý th viện
1. Giới thiệu về th viện:
Th viện là nơi có chức năng lu trữ, quản lí, phục vụ việc đọc
và tra cứu mọi loại thông tin và các t liệu liên quan đến nhiều lĩnh
vực khoa học khác nhau. Đây là một khối lợng dữ liệu khổng lồ đợc lu trữ dới dạng các ấn phẩm khác nhau. Nói chung, ở hầu hết các
th viện hiện nay, mọi công việc quản lý chủ yếu đợc làm thủ công
không có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của th viện
thực sự phức tạp, nặng nề và trùng lặp, công việc tra cứu tài liệu
bằng phích rất bất tiện và gây lãng phí rất nhiều thời gian của
bạn đọc. Th viện phục vụ nhu cầu của các độc giả dới nhiều hình
thức nh cho mợn sách, hớng dẫn độc giả khai thác thông tin, tổ
chức hội thảo về sách, khai thác sách từ phía các nhà xuất bản theo
yêu cầu của độc giả...Để giúp bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu các
loại sách báo, tạp chí thì mỗi cuốn sách cần phải đợc mô tả bằng
nhiều thông tin giúp ta tìm đến nó một cách nhanh nhất. Ngời
đọc cũng cần đợc th viện quản lý thông qua thẻ đọc với một số
thông tin cần thiết về bản thân, về sách mà ngời đó đã mợn tại th
viện. Ngoài ra, qua việc mợn sách của độc giả, th viện biết đợc
những loại sách có nhu cầu mợn cao, do đó th viện có thể xúc tiến
việc đặt sách với các nhà xuất bản để đảm bảo đợc các đầu
sách và số lợng để phục vụ độc giả tốt nhất.
2. Khảo sát chi tiết hệ thống.
2.1. Khảo sát chi tiết hệ thống cũ:
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
5
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Quá trình hoạt động của th viện trờng THPT BC Hà Tông
Huân cũng nh nhiều th viện khác là phục vụ ngời đọc dới nhiều
hình thức nh :cho mợn đọc tại chỗ, cho mợn về nhà, hớng dẫn học
sinh và giáo viên tra cứu thông tin sách, báo. Hoạt động của th viện
luôn gắn liền với các hoạt động của nhà trờng ,
Th viện trờng
THPT BC Hà Tông Huân luôn bổ xung sách báo mới. Các tài liệu,
sách báo của th viện rất phong phú về đầu sách và chủng loại.Một
tạp chí hay tài liệu khoa học cũng đợc cập nhạt thờng xuyên, mỗi
đầu sách có thể có nhiều bản khác nhau để có thể đáp ứng đợc
nhu cầu của học sinh và giáo viên trong trờng.
Để giúp cho học sinh trong trờng có thể tra cứu chủng loại
sách, mỗi tài liệu hoặc loại sách đều đợc ghi trong một phiếu có
mô tả thông tin chi tiết nh: Mã số, tên sách, tác giả, chủng loại, ngôn
ngữ.Các đầu sách cũng đợc phân loại theo nội dung để từ đó
đánh số hiệu lu trữ theo đặc trng của từng thể loại.
Các phiếu sau khi đã đợc xác định đợc phân theo nhiều bản
và đợc xếp theo trình tự: Theo vần tên tài liệu, theo tên tác giả,
theo chủng loại hoặc nội dung. Việc sắp xếp này tạo điều kiện
cho độc giả nhanh chóng tìm đợc đầu sách mà mình quan tâm.
Bên cạnh tra cứu theo phích độc giả cũng có thể thực hiện tra cứu
trên hệ thống máy tính của th viện, với cách tra cứu này đạt hiệu
quả rất cao.
Bên cạnh bộ phận phân loại sách, trong th viện còn có bộ
phận nhỏ khác nh: đóng sách, bảo quản sách, liên hệ đặt trớc
sách.
Tuỳ theo nhu cầu của độc giả mà phân thành hai loại:
*Đối với độc giả khi có nhu cầu mợn sách về: Th viện sẽ làm các thủ
tục để cấp thẻ th viện, trên mỗi thẻ có ghi đầy đủ thông tin cá
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
6
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
nhân nh: họ tên, ngày sinh, mã số thẻ, học sinh trờng, giáo viên trờng Sau khi cấp thẻ th viện xẽ tạo một hồ sơ ghi nhận việc mợn
trả của độc giả, trên hồ sơ có ghi các thông tin tơng tự nh các
thông tin trên thẻ, ngoài ra trên hồ sơ còn có các bảng để ghi lại các
lần mợn trả của độc giả để tiện việc theo dõi. Bảng ghi nhận mợn
trả của độc giả bao gồm các cột nh: tên sách mợn, ngày mợn, số
hiệu sách, cột ký nhận, số tiền cợc.
Quá trình mợn trả sách của th viện làm nh sau:
+Khi mợn sách độc giả đa thẻ của mình và phiếu yêu cầu
sách cần mợn, ngời thủ th sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ (hạn sử
dụng) và sách sách mợn, nếu hợp lệ sẽ ghi vào hồ sơ theo dõi mợn
trả, ngợc lại sẽ thông báo cho độc giả.
+Quá trình trả sách cũng tơng tự, số thẻ và sách đợc kiểm tra
trong sổ theo dõi mợn trả. Quá trình kiểm tra sẽ xác định đợc
sách nào bị quá hạn hay h hỏng và tiến hành sử lý.
Về chi tiết mỗi sách mợn trong một kỳ với sách giáo khoa phảỉ
nộp lệ phí là 1000 đồng, còn sách tham khảo là 2000 đồng, đối
với những học sinh nghèo thì không thu lệ phí. Nếu sảy ra quá hạn
thì tuỳ theo thời gian quá hạn mà học sinh phải chịu sử lý theo
quy định trung của th viện. Trờng hợp bị mất sách hay hỏng hóc
nặng phải bồi thờng sách mới.
*Đối với độc giả chỉ có nhu cầu đọc hay tra cứu sách tại chỗ: Thì
công việc của ngời quản lý đơn giản hơn, độc giả chỉ cần ghi tên
sách và mã sách vào phiếu yêu cầu cảu mình, thủ th sẽ tiến hành
kiểm tra thẻ và sách nếu đáp ứng thì tiến hành cho mợn nếu
không gửi lại thông báo. Sau mỗi ngày đọc độc giả phải trả lại sách
cho th viện nếu độc giả nào vi phạm sẽ bị sử lý theo quy định
trung.
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
7
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Sau mỗi quý hoặc mỗi tháng , th viện xẽ tiến hành kiểm tra
để thống kê đợc danh sách đầu sách cuả th viện, Và tình hình
mợn trả của độc giả cũng nh loại bỏ những sách nào không đạt yêu
cầu.
2.2. Đánh giá hệ thống hiện tại:
Hầu hết các công việc của hệ thống đều làm bằng phơng
pháp thủ công ít có sự hỗ trợ của máy tính nên trong công tác kiểm
kê sẽ vô cùng gặp khó khăn vì số lợng sách báo rất lớn, số lợng độc
giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiều
nhầm lẫn, sai sót.
Vì thao tác nghiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và
hiệu quả trong công tác phục vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ
kỹ năng của cán bộ th viện. Nếu trình độ không đều sẽ dẫn đến
lúng túng khi làm việc. Còn tốn nhiều thời gian và nhân lực.
Đối với việc tra cứu sách của độc giả còn gặp nhiều khó khăn,
thời gian tìm đúng sách mất nhiều. Bên cạnh đó khả năng đáp
ứng nhu cầu của độc giả trong th viện là thấp vào những thời gian
cao điểm nh ôn thi bởi số lợng sách có hạn mà nhu cầu của độc giả
rất cao.
3. Những chức năng và yêu cầu của hệ thống mới
3.1. Trình bày những yêu cầu mới:
Từ những thới kỳ trớc hệ thống th viện đã duy trì và tồn tại,
để phục vụ nhu cầu của học sinh điều đó chứng tỏ hệ thống đã
đợc thiết kế tốt phù hợp với hoàn cảnh lúc đó tuy nhiên nhu cầu của
độc giả ngày càng cao đòi hỏi số lợng sách báo càng tăng, nếu
không biết cách tổ chức sắp xếp công việc thì hoạt động xẽ
không đạt hiệu quả cao. Cùng với sự phát triển của công nghệ
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
8
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin, việc đa tin học hoá vào th viện đã giảm bớt đợc công sức
của cán bộ th viện , làm tăng hiệu quả nghiên cứu của độc giả.
Việc đa tin học vào phần nào khắc phục đợc những nhợc điểm
của hệ thống cũ. Hệ thống th viện mới sẽ đáp ứng một cách tối đa
nhu cầu của độc giả. Khắc phục đợc hoàn toàn những nhợc điểm
của hệ thống trớc đó
Bên cạnh các công việc đợc tin học hoá một số khâu sẽ vẫn rữ
nguyên những thao tác thủ công , một số công việc vẫn giữ nguyên
đặc thù của quản lý th viện .
3.2. Những thuận lợi và khó khăn
*Thuận Lợi :
Đa tin học vào quản lý sẽ giảm bớt đợc những công việc thủ
công nhàn chán mà không phải nhẹ nhang cho cán bộ quản lý.
Đối với độc giả sẽ vui thú hơn khi công việc của mình đợc
hoàn tất nhanh tróng, không mất thời gian vào công việc tra cứu
cũng nh hết sách. Hệ thống th. Bên cạnh đó nhờ hệ thống kết nối
internet toàn cầu mà các thông tin trong và ngoài nớc sẽ đợc th viện
cập nhật một cách thờng xuyên theo từng ngày.
Trong khâu quản lý, kiểm kê và lên báo cáo sẽ nhanh tróng,
chính xác mang tính chuyên nghiệp hơn . Việc cập nhật thông tin
mới sẽ nhanh và đầy đủ hơn.
*Khó khăn của hệ thống khi bớc vào tin học hoá:
Phải trang bị thêm các thiết bị hiện đại nh máy tính nêm
đòi hỏi không ít kinh phí đầu t từ ban đầu.
Đòi hỏi ngời quản lý th viện không chỉ có trình độ về mặt
quản lý mà còn phải hiểu biết về trình độ kỹ thuật nên công việc
đào tạo ban đầu là một yêu cầu cấp thiết.
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
9
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Bên cạnh đó là đòi hỏi vấn đề về bảo mật, để chánh đợc sự
sâm nhập của những kẻ phá hoại cũng nh có ý đồ sấu.
II. Bài toán quản lý th viện
1.Khái niệm về hệ thống thông tin th viện
Hệ thống thông tin th viện bao gồm những chức năng chính sau:
1.1. Hệ thống thông tin đa vào.
-Dữ liệu gốc thờng là ghi lại một sự kiện hay một vấn đề.
-Dạng câu hỏi thờng là một yêu cầu về thông tin.
-Dạng chả lời cho lời nhắc có hay không.
1.2.Hệ thống sử lý
-Thâm nhập sửa đổi thông tin dữ liệu trong hệ thống.
-Tìm kiếm tra cứu thông tin.
-Sắp sếp dữ liệu bản ghi theo một trật tự nào đó.
1.3.Hệ thống thông tin lu trữ.
-cho phép lu trữ thông tin rới dạng văn bản, hình ảnh, tiếng
nói
1.4.Hệ thống thông tin ra.
-thông tin đợc in ra giấy rới dạng tài liệu, báo cáo, ra file hoặc
màn hình.
-Đầu ra của hệ thống này có thể là đầu vào của hệ thống
kia.
2.Phân tích hoạt động của hệ thống quản lý th
viện mới
Hoạt động của th viện đợc phân loại nh sau:
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
10
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
-Giao dịch hàng ngày
-Quản lý sách
-Quản lý bạn đọc
-Tra cứu thông tin trực tuyến
-Lập báo cáo thống kê
-Bảo trì dữ liệu định kỳ
-Quản lý thông tin
2.1 Giao dịch hàng ngày
a.Mợn sách
Với hệ thống th viện thì việc mợn sách là một vấn đề thờng
trực và chi phối đến toàn bộ hoạt động của độc giả. Quy định
của th viện là số sách mà mỗi bạn đọc đợc mợn phụ thuộc vào
quyền của họ (đợc xác định trong thẻ mợn), mỗi bạn đọc thông thờng đợc mợn một số cuốn sách theo quy định. Việc kiểm soát quá
trình mợn đợc thực hiện trong giao dịch hàng ngày, Để thực hiện
mợn một cuốn sách nào đó độc giả phải biết đợc mã cuấn sách mà
mình cần, Việc tìm mã sách có thể đợc thực hiện bởi chức năng
tra cứu, ở những th viện thủ công thì công việc tra cứu còn thực
hiện bằng phơng pháp thủ công bằng phích nên rất mất thời gian
của độc giả. Tuy nhiên với hệ thống th viện mới thì vấn đề này đã
đợc giải quyết phần nào, bởi công việc tra cứu hoàn toàn do máy
thực hiện và cán bộ th viện phải thờng xuyên cập nhật thông tin.
b. Quản lý sách
Chức năng Quản lý sách sẽ xử lý các bản ghi chứa thông tin
đăng ký của một đầu sách, bao gồm nhiều chức năng nhỏ nh thêm
mới một nguồn sách, sửa thông tin, xoá sách công việc này đợc thực
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
11
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
hiện hoàn toàn từ nhà quản lý. Thông tin về tổng số sách còn
trong th viện, tổng số sách đang cho mợn sẽ đợc hệ thống cung
cấp thờng xuyên cho nhân viên th viện. Có một số sách không đợc
phép cho độc giả truy nhập đó là những sách tham khảo, và hầu
hết là các sách hiếm.
Đặc điểm nhận dạng của mỗi cuốn sách là mã sách. Thông tin
chi tiết về một cuốn sách bao gồm mã sách, tên sách, tên tác giả,
ngôn ngữ sử dụng trong file sách. Thông tin về một cuốn sách chỉ
bị xoá đi khi nó đã hết nhu cầu sử dụng.
c. Quản lý bạn đọc
Trong quản lý bạn đọc, hệ thống sẽ đợc chia làm nhiều mođul
nhỏ hơn để dễ kiểm soát. Các mođul này gồm có đăng ký bạn
đọc, cập nhật thông tin chi tiết về bạn đọc, xoá bạn đọc hay in thẻ
đọc khi có nhu cầu.
Khi đăng ký bạn đọc, nhân viên th viện cần cung cấp mã
nhận dạng bạn đọc (ví dụ số thẻ học sinh, học sinh lớp,,...). Khi nhận
đợc số nhận dạng này hệ thống sẽ kiểm tra xem bạn đọc này đã
đăng ký hay cha. Mỗi một bạn đọc sau khi đăng ký sẽ có một mã số
riêng biệt, và số này là duy nhất.
Đối với một bạn đọc mới khi muốn đăng ký phải khai đầy đủ
những thông tin sau: tên (họ, tên, tên đệm), địa chỉ (học sinh lớp,
thầy cô giáo chủ nhiệm ). Thời hạn thẻ đăng ký có hiệu lực phụ
thuộc vào từng đối tợng bạn đọc, thông thờng thời hạn này là 1
năm đối với học sinh trong trờng.
Với mỗi thông tin đợc nhập vào bị sai sót, hệ thống cho phép
nhân viên th viện sửa đổi lại nếu cần thiết. Khi thông tin đợc
nhập vào đầy đủ, bản ghi về bạn đọc này sẽ đợc đa vào CSDL
bạn đọc của th viện.
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
12
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Thời hạn thẻ bạn đọc thông thờng là 1 năm , khi thời hạn tức là
hết một năm học này hết bạn đọc có thể đăng ký tiếp vào năm
học sau. Việc này có thể thực hiện 1 tháng trớc khi hết hạn thẻ. Nếu
việc đăng ký tiếp đợc thực hiện trớc ngày hết hạn, thời hạn thẻ đợc
tính thêm 1 năm kể từ thời hạn cũ. Nếu việc đăng ký tiếp đợc
thực hiện sau ngày hết hạn thì thời hạn mới đợc tính là 1 năm kể
từ ngày đăng ký.
Mođul này cũng phải thực hiện việc xoá các bản ghi chứa
thông tin về các bạn đọc không muốn đăng ký tiếp khỏi CSDL của
th viện. Danh sách những bạn đọc bị xoá đi hàng ngày phải đợc
in ra cho cán bộ th viện. Trớc khi thực hiện xoá thông tin về một bạn
đọc, hệ thống phải thực hiện kiểm tra xem bạn đọc này hiện có
đang mợn cuốn sách nào không.
Việc xoá thông tin về một bạn đọc chỉ đợc phép thực hiện
khi bạn đọc này hết hạn sử dụng thẻ. Khi xoá thông tin về một bạn
đọc hệ thống cũng phải xoá tất cả các yêu cầu đặt trớc của bạn
đọc này.
d. Tra cứu thông tin trực tuyến
Hệ thống th viện phải hỗ trợ khả năng tra cứu sách theo tiêu
đề, theo tác giả, theo mã sách bởi vì các bạn đọc thờng xuyên yêu
cầu đợc truy nhập những cuốn sách đã biết tên (hoặc một phần
tên). Khi nhận đợc những yêu cầu này, nhân viên th viện sẽ phải
biết chắc chắn rằng đầu sách hay tạp chí đó có trong th viện
hay không. Đồng thời, các thông tin khác về cuốn sách cũng phải đợc cung cấp nh cuốn sách đó có đợc phép truy nhập hay không chỉ
là. Một thông tin cũng rất quan trọng khác nữa là ngôn ngữ sử
dụng trong cuốn sách, và cuối cùng là tác giả của cuốn sách.
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
13
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Modul tra cứu thông tin trực tuyến cũng hỗ trợ khả năng tra
cứu sách theo tên tác giả, bởi vì bạn đọc có thể muốn biết rằng
những cuốn sách nào đợc viết bởi một tác giả xác định. Thông tin
trả lời là tên những cuốn sách của tác giả này cùng với những thông
tin khác về từng cuốn sách giống nh khi tìm kiếm theo tên sách.
Từ hai khả năng tìm kiếm này chúng ta cũng dễ dàng thống
kê đợc những thông tin nh: hiện có bao nhiêu sách ở trong th viện,
những loại sách nào, những tác giả nào thờng xuyên hoặc không
bao giờ đợc bạn đọc yêu cầu,... từ đó th viện có thể xoá đi những
file sách không cần thiết , hoặc sử dụng thông tin này để phân
tích và tìm ra những loại sách mới cần thiết.
Chức năng Tra cứu thông tin trực tuyến cũng phải hỗ trợ khả
năng tra cứu thông tin bạn đọc.Đồng thời họ cũng có thể nhanh
chóng trả lời yêu cầu của một bạn đọc muốn biết thông tin về
chính anh ta, ví dụ nh thời điểm hết hạn thẻ để có thể tiến hành
đăng ký tiếp nếu muốn. Ngoài ra
th viện cũng có thể nhanh
chóng kiểm tra thông tin về một bạn đọc nhng thờng là đăng ký
thẻ mới và làm thẻ mới vào trớc khi chuẩn bị cho năm học mới là 1
tháng (ví dụ nh ngày hết hạn thẻ) để quyết định xem một bạn
đọc có quyền đợc mợn tiếp sách hay không, hoặc ra quyết định
xoá một bạn đọc khỏi CSDL của th viện nếu thẻ đã hết hạn quá lâu
(vợt quá thời gian gia hạn). Nếu bạn đọc hết hạn sử dụng thẻ thì lập
túc hệ thống chuất quyền truy nhập của độc giả.
Với chức năng tra cứu thông tin bạn đọc, hệ thống phải hiển
thị thông tin nh tên bạn đọc, mã bạn đọc, mã nhận dạng của bạn
đọc, đối tợng bạn đọc, địa chỉ bạn đọc, ngày hết hạn thẻ và
những thông tin về sách mà bạn đọc đã truy nhập bao gồm tên
sách, ngày truy nhập
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
14
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Cách để yêu cầu thông tin về bạn đọc là tra cứu theo mã bạn
đọc. Mã bạn đọc đợc hệ thống th viện cung cấp khi bạn đọc đăng
ký làm thẻ, mã số này là duy nhất và đợc sử dụng để phân biệt các
bạn đọc với nhau.
e. Lập báo cáo, thống kê
Thống kê định kỳ hàng năm
Hệ thống th viện phải hỗ trợ khả năng thống kê, cho phép so
sánh, đánh giá hoạt động của th viện hàng năm.
Công tác thống kê đợc thực hiện hàng năm, thông thờng là
vào thời kỳ đầu. Số liệu thống kê đợc thể hiện hiệu quả hoạt
động của th viện, thông tin đợc thống kê bao gồm: bao nhiêu lợt
sách đã đợc truy nhập, những đầu sách nào đợc yêu cầu nhiều
nhất, tỷ lệ phần trăm sách bị mợn quá hạn.
Thông thờng, hệ thống tiến hành thống kê số liệu dựa trên :
-Thống kê đầu sách.
-Thống kê theo bao nhiêu lợt sách đã đợc cho mợn trong thời
gian qua.
-Thống kê độc giả.
-Thống kê bạn đọc dã mợn.
Lập báo cáo
Chức năng này đợc cung cấp để đáp ứng nhu cầu theo dõi
hoạt động của th viện. Những thông tin đợc báo cáo gồm có: th
viện hiện có những sách gì, loại sách, tên sách, các ngôn ngữ đợc
sử dụng trong các quyển sách, mã sách, các tác giả, tóm tắt nội
dung các cuốn sách, sách có thể cho truy nhập và sách không thể
cho truy nhập. Bởi vậy, modul lập báo cáo phải cung cấp chức năng
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
15
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
báo cáo sách có, trong báo cáo đợc in ra cũng cần phải có ngày
tháng, thời gian làm báo cáo.
Một yêu cầu khác của ban quản lý th viện đối với hệ thống là
chức năng báo cáo sách truy nhập. Đối các loại báo cáo này thông tin
cần cung cấp gồm có: mã sách, tên sách, tên tác giả, ngôn ngữ sử
dụng trong sách, mã bạn đọc truy nhập sách, và đặc biệt quan
trọng là ngày mợn sách. Thông tin tổng hợp đợc từ các báo cáo sẽ đợc cung cấp cho ban quản lý và nhân viên th viện, nhằm phân
tích và đánh giá hoạt động của th viện. Đối với báo cáo về lợng sách
có của th viện, ban quản lý sẽ sử dụng những thông tin này để
kiểm tra xem hiện có bao nhiêu sách trong th viện và có những loại
sách nào, từ những thông tin này BGH nhà trờng và th viện sẽ
quyết định xem nên mua thêm những đầu sách mới .
Với những báo cáo về sách mợn, ban quản lý th viện sẽ sử dụng
những thông tin này để kiểm tra xem tính đến thời điểm báo
cáo đợc tạo ra thì đã có bao nhiêu sách đợc mợn hay thống kê báo
coá theo từng tháng . Đồng thời ban quản lý sẽ sử dụng những thông
tin này để phân tích xem những cuốn sách nào thờng xuyên đợc
các bạn đọc mợn, hoặc những cuốn sách nào không đợc mợn bao
giờ, từ đó sẽ tăng hoặc giảm số lợng sách. Với những nhân viên th
viện, thông tin này sẽ đợc sử dụng để kiểm tra xem những cuốn
sách nào đợc mợn bởi những bạn đọc nào.
f. Bảo trì dữ liệu định kỳ
Chức năng bảo trì định kỳ đợc thực hiện thờng xuyên. Để sử
dụng đợc chức năng này bạn phải có một số đặc quyền nhất
định, và không phải tất cả các nhân viên th viện đều có những
đặc quyền này.
Chức năng này thực hiện 3 nhiệm vụ, đó là xoá thông tin về
những bạn đọc đã quá hạn thẻ mà không thực hiện đăng ký lại, xáo
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
16
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
các sách không có giá trị sử dụng, in ra thông tin về những bạn
đọc đã bị xoá này, và cuối cùng là thực hiện việc sao lu dữ liệu.
Do có khả năng thực hiện đợc những chức năng ảnh hởng
trực tiếp đến hoạt động của toàn bộ hệ thống nên để sử dụng
đợc chức năng này, nhân viên th viện phải vợt qua đợc nhiều
mức bảo vệ khác nhau, điều này sẽ tránh đợc việc những ngời
không có thẩm quyền truy cập trái phép làm h hại hệ thống.Mức
độ bảo mật thông thờng là bằng mật khẩu.
Chơng II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý th
viện
Viêc quản lý trả sách rất quan trọng bởi nó xác định xem
độc giả có thực hiện tốt nội quy hay không. Nếu độc giả vi
phạm nội quy thì phải một hình phạt theo quy định trung của
th viện. Nếu làm hỏng thì độc giả phải nộp lệ phí bồi thờng
theo mức quy định trung. Hoặc độc giả mợn sách quá thời hạn
nếu vi phạm nhẹ thì bị gửi lên khoa, nếu nhiều lần th viện có
thể tiến hành thu thẻ JKT
1.Xây dựng biểu đồ phân cấp trức năng của hệ
thống quản lý th viện.
Quản lý th viện
Dựa vào các trức năng phân tích của một hệ thống quản
lý th viện ở trên ta mà ta có thể xây dựng biểu đồ phân cấp
1.1
2.1 Quản
Hệ thốngchức
lý năng
sách
1.2 Đăng
nhập
1.3 Đổi
mật
khẩu
1.4 Thoát
3.1 QL Thẻ
2.2 Cập nhật
kho sách
2.3 Cập nhật
chủ đề
2.4 Cập nhật
Lu Văn Hùng
tác giả
CNTT-ĐHKTQD
2.5 Cập nhật
nhà
xuất bản
4.1 QL Mợn
sách
3.2 Cập
nhật thẻ
3.3 CN
Khoá học
3.4 Cập
nhật khối
học
3.5 Cập
nhật
lớp học
4.2 Mợn
sách
4.3
Trả sách
17
5.1 Tìm
kiếm
6.1Thống
kê sách
5.2 Tìm
kiếm sách
7.1Báo
cáo
6.2
Thống kê
8.1 Trợ
giúp
8.2 SD
C.Trình
8.3
Giới thiệu
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Sơ đồ về giới thiệu chức năng quản lý sách
1.1. Sơ đồ luồng rữ liệu mức ngữ cảnh.
Yêu cầu mợn sách
Độc giả
Yêu cầu làm thẻ
Tra cứu
Quản lý th
viện
báo
Thông
Thôn
g tin trả lời
Nhận báo cáo
Thủ th
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
18
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Thông tin yêu cầu báo cáo
Nhận thông tin quản lý (Sách, NXB, Tác giả)
Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Mục đích xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức khung
cảnh là để vạch ra ranh giới của hệ thống và xem xét một cách
tổng thể toàn bộ hệ thống. Biểu đồ này chỉ ra mối quan hệ
giữa một bên là các tác nhân ngoài (nơi cung cấp thông tin và
nhận thông tin đầu ra của hệ thống) và một bên là chức năng
tổng quát của hệ thống.
Trong biểu đồ này chức năng chính là chức năng quản lý
th viện, các tác nhân ngoài của hệ thống là Độc giả, Cán bộ
quản lý, Nhà cung cấp .
1.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Biểu đồ này phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn. Nó
chỉ ra hệ thống làm cái gì, chỉ ra đợc những yêu cầu với từng
chức năng , mô tả quá trình trao đổi thông tin qua lại giữa các
trức năng của hệ thống. Các tác nhân ngoài cung cấp thông tin
dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin chả lời từ hệ thống.
Khi độc giả có nhu cầu làm thẻ ,độc giả xẽ gửi phiế yêu cầu
làm thẻ tới chức năng cập nhật dữ liệu. Tại chức năng này xẽ
tiến hanh lu các thông tin liên quan đến độc giả ( họ tên, ngày
sinh, ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ) vào kho độc giả
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
19
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
đồng thời độc giả cũng đợc gắn với một trờng goị là Mã thẻ, mỗi
độc giả chỉ có một mã thẻ duy nhất và nó cũng là cơ sở để
phân biệt các độc giả với nhau.Chức năng cập nhật dữ liệu
còn có nhiệm vụ loại bỏ những độc giả nào đã hết hạn sử dụng
thẻ mà không đăng ký mới , tất cả những thông tin về ngày làm
thẻ và ngày hết hạn sử dụg đợc lấy từ kho độ giả. Bên cạnh đó
chức năng này cũng thực hiện nhiệm vụ thêm thông tin (tên sách,
mã sách, loại sách, ngôn ngữ ) khi có một đầu sách mới đa vào
Bảng kế hoạch
hay tiến hành loại bỏ những
đầu sách mà không còn giá trị sử
dự trù
Cán bộ quản lý
dụng.
Mợn trả
Thôn
g báo
thống
kê
Cập nhật
dữ
Liệu
Độc giả
Phiế
u
dăn
g ký
làm
thẻ
Thống
kê
Sách
Dữ
liệu
Giao
dịch
Thôn
g tin
tra
cứu
Thôn
g tin
nhận
lại
Tra cứu
Thôn
g báo
Mợn trả
Độc giả
Dữ liệucần tra
cứu
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
20
Biểu đồ luồng dữ liệu mức
đỉnh
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Khi độc giả có nhu cầu mợn sách thì thông qua mã ngời sử
dụng mà độc giả nhập vào chức năng quản giao dịch căn cứ
vào kho độc giả để kiểm tra xem độc giả có quyền hay đã hết
hạn sử dụng thẻ. Dựa vào chức năng tra cứu mà độc giả cũng
có thể tìm nguồn sách minh cần theo tên sách, thể loại, nhà
xuất bản. Mỗi lần độc giả có nhu cầu mợn sách thì chức năng
quản lý mợn trả có nhiệm vụ lu vào kho truy cập những thông tin
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
21
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
liên quan nh mã độc giả, mã sách, ngày mợn sách. Đây chính cơ
sở cho công việc thống kê sau này.
Chức năng tra cứu lấy thông tin ( tên sách, tên nhà xuất
bản, tân tác giả ) từ kho sách để tiến hành tra cứu, liệt kê cho
cán bộ quản lý nếu có nhu cầu.
Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản ký cần những
thông tin về sách, độc giả, tình trạng truy cập để tiến hành
tổng kết và đa ra những kế hoạch dự chù cho thời gian tới. Chức
năng thông kê có nhiệm vụ lấy thông tin đó từ các kho sách ,
độc giả, truy cập để báo cáo cho cán bộ quản lý
1.3. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh
Trong biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh các chức năng
đợc phân rã chi tiết hơn để miêu tả cụ thể từng chức năng.
a. Biểu đồ cập nhật dữ liệu
Trong thời gian tới nhằm phục vụ độc giả một cách hiệu quả
nhất. Các chức năng cập nhật sách , cập nhật thể loại sau
khi nhận đợc thông báo của cán bộ quản lý sẽ tiến hành thêm hay
loại bỏ nguồn tài liệu nào đó, sau mỗi lần thêm bớt phải tiến
hành cập nhật vào kho sách để tiện cho việc sử lý sau này.
Chức năng In ấn là chức năng cuối cùng sau khi các chức
năng trên đã hoàn thành. Chức năng này có nhiệm vu làm mới
một thẻ cho độc giả, hay in ra các báo cáo thống kê về sách, hay
tình trạng mợn trả của độc giả.
Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản lý th viện thống
kê đợc những nguồn sách, tạp chí nào đợc sử dụng nhiều nhất,
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
22
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
ít nhất, những sách không còn giá trị sử dụng để từ đó vạch
ra các phơng hớng hoạt động
Cán bộ quản
lý
Bảng
kế
hoạch
dự trù
sách
Cập nhật
độc
giả
Độc giả
Sách
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
Phiế
u
yêu
cầu
Biên
bản
Cập nhật
sách
Cập nhật
tạp chí và
báo
Độc giả
Bản
g kế
hoạc
h dự
chù
Cán bộ quản
lý
23
In ấn
Thẻ
độ
c
giả
Độc giả
K7-
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉmh chức năng
b. Biểu
đồdữ
tra liệu
cứu
cập
nhật
Thông tin cần tra
cứu
Tra cứu
theo
Tên sách
Tên
sách
Độc giả
Thông tin trả lời
Sách
Tra cứu
theo
Thể loại
Thông tin yêu
cầu
Thông tin yêu
cầu
Độc giả
Tên thể loại
Thôn
g tin
tra
cứu
Thôn
g tin
trả lời
Tra cứu
theo
Tác giả
Tên
tác
giả
Thống
kê
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
Cán bộ
quản 24
lý
K7-
Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh chức
Lu Văn Hùng
quản lý th viện
Phân tích và thiết kế hệ thống
Nhu cầu sử dụng sách của độc giả là rất lớn, tuy nhiên thông
tin về sách hay thể loại độc giả cũng cha hẳn là đã biết. Nhờ
vào chức năng cha cứu mà nhà quản lý hay độc giả gửi thông tin
cần quan tâm ( tên sách, tên tác giả, thể loại) đến chức năng
cha cứu. Khi nhận đợc thông tin gửi đến từ độc giả chức năng
này thực hiện và gửi lại kết quả cho độc giả. Dựa vào kết quả
này để độc giả tiến hành giao dịch với th viện. Kết quả của tra
cứu đồng thời cũng đợc gửi tới chức năng thống kê thông qua
kho dữ liệu. Từ chức năng thống kê xẽ gửi các thông tin đến
nhà quản lý khi co yêu cầu.
Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản lý có nhiệm vụ
thống kê lại các đầu sách, độc giả hay tình hình truy nhập của
độc giả để đánh giá tình hình hoạt động của th viện trong
thời gian qua (số lợng độc giả đến th viện, số lợng độc giả truy
cập qua đờng truyền internet) và đồng thời vạch ra kế hoạch
hoạt động trong thời gian tới (bổ xung thêm một đầu sách mới
đợc nhiều độc giả quan tâm, xáo đi những nguồn t liệu không
đáp ứng đợc tính thời đại đã quá lỗi thời ) .
Chức năng thống kê độc giả lấy thông tin liên quan đến
đôc giả từ kho độc giả .
Chức năng thống kê sách lấy các thông tin về một cuấn
sách từ kho sách .
Lu Văn Hùng
CNTT-ĐHKTQD
25
K7-
