Nghiên cứu cơ sở khoa học của việc xây dựng các nguyên tắc và phương pháp công bố tài liệu lưu trữ ở việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
s i:* * * * * * * # * * *

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VÃN

NGHIÊN cúu Cơ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC
XÂY DỤNG CÁC NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG PHÁP
CÔNG BỐ TÀI LIỆU LUU TRỮỞ VIỆT NAM
Mã số: QG. 96.04

Chủ nhiệm để tài: PGS. Nguyễn Văn Hàm

HÀ NỘI - 2001


MỤC LỤC

Trang
Lời nói đấu
Chương 1

1
Tài liệu lưu trữ - Dỉ sản văn hóa của dân tộc

5

1.1. Tổng quan về phông lưu trừ quốc gia Việt Nam
1.2. Tài liệu lưu trữ - Những giá trị cơ bản
Cỉtiứmg 2

Công b ố tài liệu lưu trữ - Những nghiên cứu đầu

10
14

tiên vê vấn đề này ở Việt Nam
2.1. v ể một số hoạt động công bố tài liệu lưu trữ

14

trong thời gian qua
2.2. Những nghiên cứu đầu tiên về công bố tài liệu lưu

24

trữ ở Việt Nam
Chương 3

Nguyên tắc, phưong pháp công bố tài liệu lưu trữ

33

3.1. Nguyên tắc

33

3.2. Phương pháp

40

Kết luận chung

58
Danh mục các bài viết đã công bố liên quan trực tiếp

61

đến đề tài
Các bài nghiên cứu và dịch bổ sung cho để tài

63

Thư mục tài liệu tham khảo chính

64


LỜI NÓI ĐẦU

1. Phông Lưu trữ Quốc gia nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam bao
gổm những tài liệu có giá trị vể nhiểu mặt do các cơ quan, đoàn thể, tổ chức
và cá nhân tiêu biểu làm ra, không phân biệt thòi gian, kỹ thuật, vật liệu chế
tác, được tập trung bảo quản trong hệ thống mạng lưới các Kho, Trung tâm
lưu trữ từ Trung ương đến các địa phương. Nó là di sản vãn hoá vô cùng
phong phú và quý giá của dân tộc. Những thông tin quá khứ chứa đựng trong
các tài liệu lưu trữ của nước ta phản ánh công cuộc lao động, chiến đấu dung
cảm, sáng tạo và những kinh nghiệm thành công và không thành công của
các thế hệ người Việt Nam. Những tài liệu lưu trữ này mới chỉ được công bố,
giói thiệu một phần rất nhỏ so với tiểm năng vố cùng phong phú, đa dạng của
nó. Rất nhiều tài liệu lưu trữ cực kỳ quý giá vẫn còn chưa được “đánh thức”
khi chúng còn để trong hàng chục km giá tài liệu của các Kho, các Trung

tâm lưu trữ ở Trung ương cũng như ở địa phương. Những tài liệu lưu trữ đã
được công bố, giói thiệu trong thòi gian qua có tác đụng phục vụ nhiều mặt
như quản lý, điểu hành, nghiên cứu khoa học, nhất là khoa học lịch sử. Song
cũng bộc lộ những hạn chế, sai sót về mặt nguyên tắc, phương pháp công bô
nên đã làm giảm giá trị phục vụ đối với người sử dụng, nghiên cứu. Đề tài
“Nghiên cứu cơ sở khoa học của việc xảy dựng các nguyên tắc và phương
pháp công bô tài liệu lưu trữ ở Việt N am ” nhằm bước đầu làm rõ một số
vấn đề liên quan tới “nguyên tắc”, “phương pháp” công bố tài liệu lưu trữ, và
cũng chí đặt vấn đề này đối với tài liệu lưu trữ chữ viết mà thồi. Tài liệu lưu
trữ khoa học - công nghệ, tài liệu lưu trữ nghe nhìn... chưa đặt ra ờ đề tài này.
2. Nghiên cứu và xây dựng các nguyên tắc và phương pháp cồng bố tài liệu
lưu trữ cũng đã được giới lưu trữ học, văn bản học và sử học ở các nước quan
tâm. ở Liên Xô trước đây, công bố học nói chung đã được nghiên cứu và giới

1


thiệu ở một SỐ ấn phẩm khác nhau. Ví dụ trong cuốn “Lý luận và thực tiễn
công tác lưu trữ ở Liên Xồ" do Tổng cục Lưu trữ xuất bản ỏ Matxcơva năm
1958 dành 3 chương (14, 15, 16) trình bày về lý luận công bố tài liệu lưu trữ.
Một số sách chuyên khảo, sách giáo khoa của Giáo sư M .x. Xê - lê - giơ nhốp như “Lý luận và phương pháp của công bô' học Xô Viết” (M. 1974),
“Văn bản học và vai trò của nó trong công bô học Xô Viết” (M. 1977);
“Công bô học và sử liệu học" (M. 1964) của Giáo sư Viện sỹ Đ. A. Tru - ga ép... vấn đề lý luận chung về công bô được đề cập tương đối đầy đủ. Đặc biệt
trong một số bản “Quy tắc” như “Các quy tắc công b ố tàI liệu lịch sử ' (M.
1955 - 1956), “Các quy tắc công b ố tài liệu thời kỳ ỵô Viết” (M. 1960), “Các
quy tắc công bô tài liệu lịch sử ở Liên Xó” (M. 1969) đều do Tổng cục quản
lý lưu trữ Liên Xô, Viện nghiên cứu khoa học toàn Liên bang về văn kiện
học và công tác lưu trữ ấn hành để hướng dẫn công tác công bố tài liệu thuộc
các thời kỳ lịch sử khác nhau. Đến nay những “quy tắc” này vẫn được sử
dụng rộng rãi ở Liên bang Nga. Gần đây, Cục Lưu trữ Liên bang Nga, Viện

nghiên cứu khoa học toàn Nga về văn kiện học và công tác lưu trữ xuất bản
cuốn “Lưu trữ học và sử liệu học của lịch sử tổ quốc. Nhữỉìg vấn đề của mối
quan hệ trong giai đoạn hiện nay" (M. 1999) cũng có đề cập một sô vấn đề
về công bố tài liệu cụ thể, không nói đến những “quy tắc” mói về công bố tài
liệu.
Ở một số nước khác như CHDC Đức trước đây, Viện Mác - Lê Nin
trực thuộc BCH TW Đảng XHCN thông nhất Đức ban hành bản “C//Í nam về
việc xuất bản toàn tập Mác - Ầng ghen" (Berlin, 1976) để hướng dẫn việc
công bố các tác phẩm của hai vị lãnh tụ sáng lập ra chủ nghĩa cộng sản khoa
học và có thể ứng dụng để công bố tài liệu lưu trữ nói chung.
Ở Trung Quốc xuất bản cuốn “Khoa học biên tập văn bản lưu trữ ’
(Bắc Kinh, 1997) bao gồm 14 chương với 496 trang in, trình bày khá tỉ mỉ về
2


biên tập công bố các tài liệu lưu trữ từ thời cổ đại đến thời kỳ thành lập nước
Trung Hoa mới.
ở các nước phương Tây, với những nguồn tư liệu hiện có, chúng ta có
thể nhận thấy rằng, vấn để công bố tài liệu thường để cập ở trong các văn bản
luật, quy đinh rõ thẩm quyển, thời gian tiếp cận rộng rãi với tài liệu. Những
văn bản dưới dạng các ‘quy tắc” công bố không thấy để cập rõ trong các xuất
bản phẩm mà chúng tôi đã tiếp cận.
Điểm qua đôi nét về lịch sử nghiên cứu những vấn đề về “nguyên tắc”,
“phương pháp” công bố tài liệu lưu trữ của các nước để chúng ta có thể nhìn
nhận rõ hơn về vấn để này ở Việt Nam đã làm được những gì.
3. Có thể khẳng định ngay rằng, ở nước ta nghiên cứu vấn đề công bố tài liệu
lưu trữ được tiến hành chưa lâu, số người trực tiếp tham gia quả là rất ít. Hoạt
động công bô tài liệu lưu trữ đã có từ sau khi nước Việt Nam dân chủ cộng
hoà ra đời gắn liền với nghiên cứu lịch sử dân tộc. Song, việc nghiên cứu
những “nguyên tắc”, “phương pháp” để chỉ đẫn cho hoạt động công bố tài

liệu lưu trữ đảm bảo độ chính xác cao, phục vụ tốt nhất cho sự nghiệp cách
mạng của dân tộc, tuân thủ quy định của luật pháp thì còn rất hạn chế. Tất cả
những nghiên cứu được trình bày ở mục 2.2 của chương 2 chỉ mới là bất đầu,
nhưng là những nghiên cứu hết sức cơ bản, đúng hướng, đáp ứng cho yêu cầu
giảng dạy ở bậc đại học và sau đại học về lưu trữ học và tư liệu học ở Việt
Nam. Mặt khác, đó cũng là những tài liệu tham khảo cho các cơ quan lưu trữ
ở nước ta nói chung.
4. Để giải quyết những yêu cầu do đề tài đặt ra, chúng tôi đã nghiên cứu,
đọc, dịch hàng trăm trang tài liệu của các nước (chủ yếu là của Nga, Trung
Quốc và Đức) để rút ra những điều hợp lý có thể vận dụng vào thực tê công
bố tài liệu ở nước ta. Đổng thời trực tiếp khảo sát, phân tích, so sánh, đối
chiếu các tài liệu lưu trữ đã công bố thông qua việc hướng dẫn các khóa luận,

3


luận văn, luận án từ Cử nhân đến Thạc sỹ, Tiến sỹ trong hàng chục năm qua
để từ đó có thể nêu ra những “nguyên tắc”, “phương pháp” công bố tài liệu
lưu trữ như đã được trình bày ở bản báo cáo tổng luân này.
5.Để tiện theo dõi những kết quả nghiên cứu của đề tài, chúng tôi bố trí
thành 3 chương như sau:
Chương 1: Tài liệu lưu trữ - Di sản văn hoá của dân tộc nhằm trình bày hết
sức tóm tắt tính đa dạng và vô cùng phong phú của tài liệu lưu trữ và những
giá trị rất cơ bản của nó (chủ yếu là tài liệu chữ viết).
Chương 2: Công bố tài liệu lưu trữ - Những nghiên cứu đầu tiên về vấn đề
này ở Việt Nam tập trung vào 2 vấn đề: Hoạt động công bố và những kết quả
bước đầu nghiên cứu vể vấn đề này ở nưóc ta được thực hiện trong thời gian
qua và vấn đề đặt ra trong thời gian tới.
Chương 3: Nguyên tắc, phương pháp công bố tài liệu lưu trữ: Từ kinh nghiệm
và lý luận của nước ngoài kết hợp với thực tiễn hoạt động công bố tài liệu lưu

trữ ở nước ta, bước đầu nêu lên một số “nguyên tắc” và “phương pháp” về
lĩnh vực này.
Cuối cùng là kết luận và nêu ra một số giải pháp có thể ứng dụng ngay để
đưa hoạt động công bố tài liệu lưu trữ vào nể nẽp, khoa học.
Kèm theo bản báo cáo này còn có các phụ lục:
- Danh mục các bài viết đã công bố liên quan trực tiếp đến đề tài.
- 5 bài nghiên cứu và dịch bổ sung cho đề tài.
- Thư mục tài liệu tham khảo chính.

4


CHƯƠNG 1:TÀI LIỆU L ư u TRỮ - DI SẢN VĂN HOÁ CỦA DÂN TỘC
1.1.

TỔNG Q U AN VỀ PHÔNG L ư u TR Ữ Q U Ố C GIA VIỆT N AM

Mối một dân tộc với lịch sử hàng trăm năm tổn tại và phát triển đã để
lại cho hậu thế nhiều di sản quý báu, trong đó tài liệu lưu trữ hình thành ra
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các tổ chức, các đoàn thể và các
cá nhân tiêu biểu, không phân biệt thời gian xuất xứ, kỹ thuật và vật liệu chê
tác là một loại di sản vãn hoá đặc biệt. Ở Việt Nam những tài liệu này được
tổ chức thành Phông lưu trữ quốc gia nước CHXHCN Việt Nam bao gồm
“toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước CHXHXN Việt Nam, không phân biệt thời
gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó. Phông
lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
và Phông lưu trữ Nhà nước v iệt Nam” (Xem khoản 1 điều 2 Pháp lệnh lưu
trữ quốc gia ban hành ngày 15/4/2001).
Như mọi người đều biết, tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới
dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú, gỗ (mộc bản), đồng dát mỏng..., hoặc dưới

dạng hình ảnh, âm thanh. Nó chứa đựng những thông tin về chính trị, kinh tế,
văn hoá, khoa học, lịch sử và các thông tin khác được bảo quản trong hệ
thống các lưu trữ (Kho, viện, Trung tâm lun trữ) của quốc gia. Những tài liệu
này có thể viết bằng ngôn ngữ của các dân tộc chung sống trong cùng một
quốc gia hoặc ngôn ngữ của các dân tộc thuộc các quốc gia khác. Chẳng hạn,
tài liệu lưu trữ của nước ta hiện nay ngoài tiếng Việt còn có khá nhiều tài liệu
viết bằng tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Trung Quốc. Đây chưa kể
một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ thòi kỳ phong kiến viết bằng chữ Hán Nôm (ví dụ như châu bản, mộc bản triều Nguyễn). Đặc biệt, khi các hoạt
động giao lưu về chính trị, thương mại, văn hóa... giữa các dân tộc, các quỗc

5


gia ngày càng mở rộng thì các tài liệu được lưu trữ sẽ ngày càng đa dạng,
phong phú cả về chủng loại cũng như vật liệu và ngôn ngữ thể hiên những
nội dung thông tin mà nó muốn chuyển tải. Tuy nhiên, dù tài liệu lưu trữ
được sản sinh ra dưói dạng nào, viết bằng ngôn ngữ gì thì cũng đều có một
số đặc trưng tiêu biểu sau đây:
M ột là, tài liệu lưu trữ phải ỉà bản gốc, bản chính của các văn bản
quản lý hoặc các tác phẩm của các nhà hoạt động nổi tiếng trên mọi hoạt
động chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học... Ví dụ: Chỉ thị của Ban chấp hành
Trung ương gửi Chấp uỷ Trung kỳ (bảo quản tại Kho Lưu trữ TW Đảng), sắc
lệnh số 11/SL ngày 07/9/1945 của Chính phủ lâm thòi nước Việt nam Dân
chủ Cộng hoà vể việc bãi bỏ thuế thân, bản gốc Di chúc của Chủ tịch Hổ Chí
Minh... hoặc văn bản Hiệp định về chấm dứt chiến tranh lập lại hoà bình ở
Việt Nam ký tại Paris ngày 27/01/1973 giữa đại diện Chính phủ Việt Nam
DCCH, Chính phủ Cách mạng lâm thời CHMN Việt Nam, Chính phủ Hoa
Kỳ và Chính phủ Việt Nam cộng hoà (Sài Gòn)... Đặc trưng này đảm bảo
cho tài liệu lưu trữ có độ chân thực và tin cậy cao nên có gía trị sử dụng rất

H ai là, tài liệu lưu trữ phản ánh trực tiếp mọi mặt hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, đoàn thể hoặc của các cá nhân tiêu biểu trong tất cả các lĩnh
vực khác nhau của đời sống xã hội. Những tài liệu này được làm ra đồng thời
với các sự kiện, các hiện tượng tự nhiên và xã hội chính vì thế mà độ chính
xác của nó rất cao. Ví dụ: Báo cáo nhanh của Bộ Chỉ huy quân sự thành phô
Hà Nội về trận tập kích bằng máy bay B. 52 của Mỹ vào ngoại thành Hà Nội
đêm 18/12/1972 (Kho Lưu trữ UBND Thành phố Hà Nội), Biên bản Hội nghị
với các đại biểu Đông Dương ngày 09/9/1930 (bảo quản tại Kho Lưu trữ TW
Đảng)...

6


Ba là, tài liộu lưu trữ chứa đựng các thông tin quá khứ liên quan đến
các sự kiộn, hiện tượng tự nhiên và xã hội, các nhân vật tiêu biểu đã diễn ra
và tồn tại trong lịch sử. Ví dụ “Thông báo về việc đối phó chính sách tàn sát
quần chúng” của TW Đảng Cộng sản Đông Dương sau khi phong trào Xô
Viết Nghệ Tĩnh nổ ra, “Nhật ký làm việc của Hồ Chủ tịch 4 tháng tại Pháp”
(bảo quản tại lưu trữ Bảo tàng Cách mạng Việt Nam ), “Báo cáo của Ban chỉ
huy phòng chống lụt bão TW về việc vỡ đê Cống thôn Gia Lâm Hà Nội năm
1971”...
Bôn là, do các đặc trưng tiêu biểu nói trên nên tài liệu lưu trữ do các
cơ quan Nhà nước, các tổ chức của Đảng từ TW đến địa phương, các nhà
hoạt động tiêu biểu của đất nước được coi là tài sản chung của quốc gia,
không một cơ quan hoặc cá nhân nào được chiếm giữ, mua bán làm của
riêng. Điều này ngay trong Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 Chủ tịch
Hồ Chí Minh đã chỉ rõ “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện huỷ bỏ hay bán
các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì nó làm mất
những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” (1).
Trong “Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia” do Hội đổng Nhà nước

ban hành ngày 11/12/1982 lại một lần nữa nhấn mạnh “tài liệu lưu trữ quốc
gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với việc xây dựng và bảo vệ
đất nước” (2).
Về mặt thể loại cũng như về kỹ thuật chế tác và sự chuyển tải thông
tin trong mỗi tài liệu, người ta có thể chia chúng thành 4 loại cơ bản:
-

Tài liệu lưu trữ hành chính. Loại tài liệu này thể hiện chủ yêu trên

giấy được hình thành ra trong quá trình hoạt động quản lý của các cơ quan.
Đây là đối tượng nghiên cứu chủ yếu của đề tài này.

7

rên


- Tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật. Loại tài liệu này tuy cũng được
thể hiộn chủ yếu trên giấy nhưng do các cơ quan nghiên cứu khoa học, các
trường đại học, các cơ sở sản xuất... hình thành nên.
- Tài liệu lưu trữ ảnh, phim điện ảnh và ghi âm (tài liệu nghe nhìn)
được tạo ra để phản ánh các sự kiện, các hiện tượng xã hội và tự nhiên bằng
hình ảnh và âm thanh. Ví dụ bức ảnh binh lính người Việt Nam tại Paris mit
tinh phản đối chính sách chia rẽ của thực dân Pháp ngày 21/4/1946 (báo
quản tại lưu trữ Bảo tàng cách mạng Việt Nam).
- Ngày nay, do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ nên đã
xuất hiện một loại tài liệu mới: Tài liệu điện tử. Loại tài liộu này tuy ra đời
sau, nhưng lại có tốc độ phát triển nhanh chóng và ngày càng chiếm khối
lượng lớn trong các tài liệu lưu trữ nói chung.
Tài liệu lưu trữ nói chung được coi là di sản vãn hóa đặc biệt của dân

tộc bởi vì nó mang nhiều ý nghĩa, tác dụng rất lớn và thiết thực cho nhiệm vụ
bảo vệ chủ quyền quốc gia, cho hoạt động quản lý của các cơ quan, cho
nghiên cứu khoa học nhất là khoa học lịch sử, cho các nhu cầu khôi phục và
phát triển kinh tế đất nước, cho các lợi ích chính đáng của mọi công dân.
Các quốc gia trên thế giới đều nhất trí khẳng định rằng, mục đích cao
nhất cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phải biết tổ chức
khai thác triệt để các tài liệu còn bảo quản được vào các mục đích khác nhau
của đời sống xã hội. Ở đây các hoạt động công bô' tài liệu - một hình thức tổ
chức sử dụng tài liệu rộng rãi, tổng quát nhãt sẽ đóng một vai trò then chốt.
Bởi vì công bố tài liệu có thể giới thiệu cho người đọc một hoặc một vài tài
liộu cùng một lúc theo từng chủ đề đã xác định. Ví dụ, nhân dịp kỳ niệm 105
năm ngày sinh của Chủ tịch Hổ Chí Minh, Viện Bảo tàng Cách mạng Việt
Nam đã sưu tầm, lựa chọn, biên tập và công bố tập sách chuyên đề “Hồ Chủ
tịch ở Pháp năm 1946” (Nhà Xuất bản Hà Nội, 1995). Chủ đề chính của xuất

8


bản phẩm này là thông qua những hoạt động cụ thể của Hổ Chủ tịch ở Pháp
năm 1946 đã làm cho Chính phủ và nhân dân Pháp cũng như nhân dân thế
giới “chú ý và hiểu rõ vấn đề Việt Nam hơn trước..., số đông người Pháp trở
nên bạn hữu của nhân dân Việt Nam” (Lời tuyên bố với quốc dân sau khi Hổ
Chủ tịch từ Pháp trở vể).
Như mọi người đểu biết, tài liệu Phông lưu trữ quốc gia nước
CHXHCN Việt Nam chứa đựng một lượng thông tin quá khứ rất lớn. Những
thống tin này có giá trị nhiều mặt đối với đời sống xã hội. Bởi lẽ, tính ưu việt
của tài liệu lưu trữ là được sản sinh ra đồng thòi với các sự kiện, hiện tượng
xã hội và tự nhiên. Mặt khác nó lại là những bản chính, bản gốc như các đặc
điểm vốn có của nó đã nêu ở trên. Do vậy, những thông tin có trong tài liệu
lưu trữ là những thông tin xác thực, độ tin cậy cao so với các loại tài liệu

khác. Nhưng bản thân mỗi tài liệu lưu trữ tự nó sẽ không thể chuyển giao
những thông tin vốn có của mình tới người đọc, người sử dụng nếu chúng chỉ
được giữ kín trong các trung tâm, các kho lưu trữ. Và như vậy, giá trị đích
thực của tài liệu lưu trữ cũng chỉ là những ký ức mơ hồ mà thôi. Chính vì thẽ,
việc công bố các tài liệu lưu trữ - di sản văn hoá của dân tộc đã trở nên cấp
thiết và có tính tất yếu đối với mỗi quốc gia. Đặc biệt đối với nước ta hiện
nay, nhiệm vụ xây dựng CNXH và bảo vệ Tổ quốc đòi hỏi phải huy động
mọi tiềm năng vốn có của đất nước thì những thông tin chứa đựng trong tài
liệu lưu trữ cũng được coi là một tiểm năng mà người lãnh đạo, quản lý,
người nghiên cứu không thể bỏ qua.
Về thành phần và khối lượng tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam hết sức đa dạng, phong phú. Những tài liệu này hiện nay đang được tập
trung bảo quản trong hệ thống mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ cô
định ở Trung ương và địa phương. Ví dụ tài liệu thuộc thời kỳ trước năm
1945 tập trung bảo quản ở Trung tâm lưu trữ quốc gia I Hà Nội bao gồm tài

9


liệu chữ Hán của các triều đại phong kiến, tài liệu tiếng Pháp của các cơ
quan thống trị của thực dân Pháp như Toàn quyền Đông Dương, Thống sứ
Bắc Kỳ, Thống đốc Nam kỳ, Khâm sứ Trung kỳ... Trung tâm lưu trữ quốc
gia II Thành phố Hổ Chí Minh bảo quản toàn bộ tài liệu của các cơ quan
chính quyền Sài gòn từ năm 1954 đến 1975, trong đó có nhiều phông lưu trữ
lớn như phông Tổng thống, phông Thủ tướng, phông Tổng nha cảnh sát Sài
Gòn... Trung tâm lưu trữ quốc gia III Hà Nội bảo quản tài liệu của các cơ
quan Nhà nước v iệt Nam từ sau Cách mạng Tháng Tám 1945 đến nay với
khoảng trên 250 phông trong đó có những phông lớn như phông lưu trữ Quốc
hội, phông lưu trữ Phủ Thủ tưóng, phông lưu trữ của các Bộ, ngành ở Trung
ương. Kho lưu trữ Đảng do Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quản lý

bao gồm tài liệu của các tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức Đảng ở
Trung ương từ sau ngày thành lập Đảng (03/2/1930) đến nay. Tài liệu của
Đảng, chính quyền từ cấp tỉnh trở xuống bảo quản trong các Trung tâm, các
Kho lưu trữ ở các địa phương... Những tài liệu bảo quản ở các lưu trữ này là
những “bộ nhớ” của dân tộc, của xã hội.
1.2. TÀI LIỆU LƯU T R Ữ - NHỮNG GIÁ TRỊ c ơ BẲN.

Tài liệu lưu trữ chứa những thông tin quá khứ, nó ghi lại những thành
quả lao động, những kinh nghiệm sáng tạo của bao nhiêu thế hệ kế tiếp nhau.
Do vậy những tài liệu này có giá trị rất nhiều mặt.
Trước hết tài liệu lưu trữ là công cụ, phương tiện phục vụ cho hoạt
động quản lý, điều hành các cơ quan. Thực tiễn đã chỉ ra rằng, trong công tác
lãnh đạo, quản lý, điều hành người ta không bao giờ bỏ qua những kinh
nghiệm, những bài học của quá khứ. Những bài học kinh nghiệm này, cùng
với những số liệu được ghi chép lại trong các tài liệu lưu trữ sẽ là những căn
cứ tin cậy để xây dựng chương trình kế hoạch phù hợp với điều kiện thực

10


tiễn, tránh được những sai sót mà qúa khứ đã mắc phải. Điều này có thể
mang lại những hiệu quả nhiều khi không thể đo đếm được.
Trong sự nghiệp đấu tranh bảo vệ chủ quyền của đất nước, thì tài liệu
lưu trữ cũng có thể cung cấp những thồng tin liên quan về mốc giói, về đất
đai, về cư dân... Những thông tin này là bằng chứng xác thực để bảo đảm cho
cuộc đấu tranh xác nhận chủ quyền biẽn giói quốc gia. Ví dụ một sô cuốn
sách trắng của Bộ Ngoại giao của nước ta đã công bố trong đó có nhiểu tài
liệu lưu trữ như: “Về chủ quyền của Việt Nam đối với hai quần đảo Trường
Sa và Hoàng Sa”, “Về quan hộ Việt Nam - Cam pu chia”... Trước giải phóng
Miền Nam, ở Sài Gòn cũng công bố nhiều tư liệu, tài liệu lưu trữ trong cuốn

Đặc khảo về Hoàng Sa và Trường Sa số 29 tháng 3/1975 nhân sự kiện tranh
chấp quần đảo Hoàng Sa ở Biển Đông (1974). Những tài liệu được công bố
đều nhằm minh chứng cho chủ quyền quốc gia về hai quần đảo nói trên...
Trong nghiên cứu lịch sử, tài liệu lưu trừ được các nhà sử học coi là
một trong những nguồn sử liệu quan trọng nhất, bởi tài liệu lưu trữ có độ tin
cậy và chính xác cao nhất, nó là bản gốc, bản chính ghi chép lại những sự
kiện, những hiện tượng xã hội và tự nhiên. Ví dụ: Tuyên ngôn độc lập tại
Quảng trường Ba Đình Hà Nội ngày 02/9/1945, Lời kêu gọi toàn quốc kháng
chiến ngày 19/12/1946, báo cáo tại Hội nghị chính trị đặc biệt ngày
28/3/1964... của Chủ tịch Hồ Chí Minh là những sử liệu quan trọng liên quan
đến những thời điểm quan trọng của lịch sử dân tộc. Thông qua các tài liệu
lưu trữ hoàn toàn có thể làm sáng tỏ, đầy đủ, chính xác các sự kiện, các hiện
tượng lịch sử đã bị thời gian lâu ngày che phủ, nhất là các sự kiện lịch sử đã
diễn ra cách xa chúng ta ngày nay nhiều thế kỷ.
Tài liệu lưu trữ cũng còn khắc ghi những truyền thống quý báu của
mỗi dân tộc. Những truyền thống tốt đẹp cần được lưu truyền và giáo dục
cho các thế hệ sau. ở nước ta truyền thống “uống nước nhớ nguồn”, “ăn quả

11


nhớ ngưòi trồng cây”, “nhiễu điều phủ lấy giá gương”, “tôn sư trọng đạo”...
được phản ánh nhiều trong các tài liệu lưu trữ thành văn, tài liệu ảnh, ghi âm.
Công bố, giới thiệu các tài liộu này để giáo dục những truyển thống tốt đẹp
của dân tộc cho các thế hệ, đặc biệt là thế hệ trẻ, là vô cùng quan trọng thông
qua các triển lãm tài liệu ví dụ như triển lãm tài liệu “Kỷ niệm 50 năm ngày
toàn quốc kháng chiến 1946 - 1996”, hoặc xây dựng các bộ phim tư liệu “79
mùa xuân”, “Hồ Chí Minh - chân dung một con người”.
Tài liệu lưu trữ cũng góp phần không nhỏ vào sự nghiệp khôi phục
phát triển kinh tế của đất nước, ở nước ta sau mấy chục năm chiến tranh

chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, nhiểu cồng trình xây dựng và
công trình văn hóa bị tàn phá nặng nề cần phải được khôi phục và xây dựng
lại. Đây là một công việc quan trọng và rất nặng nề, khó khăn. Tuy nhiên,
khi thực hiện công việc này, người ta có thể tìm thấy nhiều thông tin rất cần
thiết trong các tài liệu lưu trữ không phân biệt đó là tài liệu lưu trữ hành
chính, tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật hay là tài liệu nghe nhìn. Sau chiến
tranh nhiểu công trình được khôi phục hoặc xây dựng lại đã có phần đóng
góp quan trọng của các tài liệu lưu trữ như Bệnh viện Bạch Mai, Ga Hà Nội,
Cầu Gia Bảy Thái Nguyên, Đập nước Liễn Sơn Vĩnh Phúc... Việc khôi phục
xây đựng lại các công trình này không chỉ rút ngàn đựơc thời gian, tiền của,
công sức mà còn giữ được dáng vẻ vốn có của công trình. Giá trị này của tài
liệu lưu trữ đã được rất nhiều quốc gia trên thê giới khai thác tận dụng triệt
để (Ví dụ Nga, Đức, Ba Lan...).
Đối vói mỗi con người trong cuộc sống hay trong hoạt động đều có
liên quan đến những giấy tờ cần thiết. Ví dụ giấy tò chứng nhận trình độ học
vấn, chứng nhận quá trình công tác, chứng nhận quyển sở hữu tài sản...
Những giấy tò này vì lý do khấc nhau có thể bị thất lạc, hư hỏng (do hoả
hoạn, lũ ỉụt, chiến tranh...) mà cá nhân không còn giữ được. Trong trường

12


hợp này, cơ quan lưu trữ có thể cung cấp bản sao hoặc bản chứng thực cho
những cá nhân có yêu cầu theo đúng thủ tục của pháp luật. Ví dụ Trung tâm
lưu trữ Quốc gia I Hà Nội trao lại hoặc cấp chứng thực những giấy tờ có liên
quan cho các cán bộ hoặc gia đình có người thân “đi B” trong thòi kỳ kháng
chiến chống Mỹ cứu nước đã có một ý nghĩa chính trị - xã hội rất lớn. Nói
một cách tổng quát: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có gía trị
đặc biệt đối với sự nghiệp bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Đó là
những bằng chứng cụ thể, sống động minh chứng cho từng sự kiện ở từng

thời điểm. Có thể nói, đó là những nhân chứng lịch sử. Từ đó chúng ta có thể
khai thác, nhận biết quá khứ một cách chính xác. Trải qua bao nhiêu thế hệ,
dân tộc Việt Nam đã lưu giữ được một khối lượng khổng lồ tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ của Việt Nam có giá trị trên nhiều phương diện: chính trị,
kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, khoa học, lịch sử và công nghộ...
Thực tế tài liệu lưu trữ đã phục vụ đắc lực cho sự nghiệp lãnh đạo của Đảng,
sự nghiệp quản lý của Nhà nước.” (Trích Xã luận báo Nhân dân ngày
07/5/2001).
Như vậy, tài liệu lưu trữ có nhiều giá trị rất cơ bản đối với đời sống xã
hội nói chung. Những giá trị này sẽ phát huy tác dụng to lớn khi nó được
công bố, giới thiệu rộng rãi theo đúng các nguyên tắc, phương pháp và phù
hợp với khuôn khổ của pháp luật quốc gia.

Chú thích
(1) Xảy diỉìig, ban hành, quản lý văn bản và công tác htu trữ, Nhà xuất bản
chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1998, tr.373
(2) Sđd, tr.375

13


CHƯƠNG 2: CÔNG B ố TÀI LIỆU L ư u TRỮ - NHŨNG NGHIÊN

cứu

ĐẨU TIÊN VỀ VẤN ĐỂ NÀY Ở VIỆT NAM

2 . 1.

VỀ M Ộ T S Ố HOẠT ĐỘNG CÔNG B ố TÀI LIỆU L ư u T R Ữ TRONG

THỜI GIAN QUA

Trong số các di sản văn hoá của dân tộc ta thì tài liệu lưu trữ được coi
là loại di sản văn hoá vật chất có giá trị về nhiều mặt. Do hoàn cảnh lịch sử
đặc biệt của đất nước ta: chiến tranh kéo dài, thòi tiết khắc nghiệt..., tài liệu
lưu trữ bị hư hỏng, mất mát, phân tán, chúng không phải chỉ được bảo quản ò
các lưu trữ nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức
quần chúng mà một khối lượng không nhỏ do các cá nhân, các gia đình có
truyền thống, có tâm huyết sưu tầm, bảo quản rất chu đáo, cẩn thận, họ coi
đó là bảo vật cần phải được trân trọng giữ gìn. Những thông tin chứa đựng
trong các tài liệu này đã dần dần được hé mở thông qua các hoạt động công
bố, giới thiệu của các cơ quan (các cơ quan lưu trữ, các Bảo tàng, toà soạn
các báo, tạp chí...) hoặc các cá nhân mà họ đã sưu tầm, bảo quản được. Vói
một số lượng tài liệu không lớn so vói số tài liệu hiện có được công bố, giới
thiệu đã góp phần quan trọng vào việc làm sáng tỏ nhiều sự kiện, hiện tượng
hoặc nhân vật lịch sử, thậm chí còn đính chính lại một số nhận thức, đánh gía
không thoả đáng về sự kiện, hiện tượng hoặc nhân vật lịch sử cụ thể nào đó.
Song, thực trạng việc công bố, giới thiệu tài liệu ở nước ta trong thời
gian qua như thẽ nào, mặt ưu điểm, hạn chế ra sao cần phải được làm rõ để
từ đó mói đưa ra được những giải pháp thiết thực, có tính khả thi.
Theo quan điểm, chủ trương của Đảng và Nhà nước ta, tài liệu lưu trữ
là di sản văn hóa của dân tộc đã được các thế hệ người Việt Nam sáng tạo ra
để ghi chép lại mọi diễn biến của xã hội và tự nhiên. Những tài liệu này về
nguyên tắc cần phải được tập trung quản lý thống nhất ở những cơ quan lưu

14

G

trữ do Nhà nước thiết lập ra để thu thập bảo quản. Nhưng trên thực tế, tài liệu
do các cơ quan Đảng, Nhà nước sản sinh ra bảo quản phân tán ở nhiều nơi,
nhất là các tài liệu của các thời kỳ trước năm 1954 khi miền Bắc được giải
phóng, thậm chí tài liệu trước năm 1975 cũng rơi vào tình trạng như trên. Do
vậy cũng không có gì ngạc nhiên là tài liệu lưu trữ mà các cơ quan Đảng,
Nhà nước sản sinh ra lại được rất nhiếu cơ quan công bố, giới thiệu (Lưu trữ,
Bảo tàng, Thư viện, Nhà xuất bản, các báo, tạp chí và một số cá nhân...).
Điều này chứng tỏ rằng, bất cứ cơ quan hoặc cá nhân nào giữ tài liệu là tự do
công bố, giói thiộu. Ví dụ nếu tính từ năm 1960 đến năm 1985 thì Tạp chí
Nghiên cứu Lịch sử đã công bố, giới thiệu 211 các loại tài liệu khác nhau,
Tạp chí Xưa và Nay từ năm 1994 đến năm 2000 cũng đã công bố, giới thiệu
được 250 tài liệu. Tạp chí Lưu trữ Việt Nam từ năm 1975 đến số 2 năm 2001
là 118 tài liệu. Đặc biệt trong các xuất bản phẩm lớn như bộ Văn kiện Đảng
toàn tập gồm nhiều tập, được công bố, giới thiệu theo Quyết định của Bộ
Chính trị Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam số 25 QĐ/TW ngày 03/02/1997, bộ Hồ Chí Minh tuyển tập (02 tập), Hồ Chí Minh
toàn tập (12 tập) đã cồng bố, giới thiệu khoảng 2200 tài liệu của Bác được
bảo quản ở Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Lưu trữ Nhà nước, Viện
Bảo tàng Hổ Chí Minh, Viện Bảo tàng Cách mạng Việt Nam, Viện Nghiên
cứu chủ nghĩa Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh và ở một số lưu trữ của
các cá nhân. Một số tài liệu còn được công bố, giới thiệu trên các báo hàng
ngày (Báo Nhân dân, Quân đội Nhân dân, Hà Nội mới...).
Những tài liệu được công bố, giói thiệu trên tạp chí, báo chí hoặc ở các
xuất bản phẩm gần đây đã thực sự trở thành nguồn sử liệu chứa đựng các
thổng tin tin cậy cho việc nghiên cứu, học tập, sử dụng trong công việc của
đông đảo người đọc, đặc biệt trong lĩnh vực khoa học lịch sử. Ví dụ khi tìm
hiểu về nhà yêu nước Phan Chu Trinh, người ta có thể tìm thấy những thông

15

tin có giá trị trong bài “Thư Phan Chu Trinh gửi Lương Văn Can” (Tạp chí
Xưa và Nay số 13 - 1995 hoặc bài “Phan Chu Trinh ở Mỹ Tho” (như trên sô
14 - 1995), bài “Về bản án Phan Châu Trinh tại Huế cách đây 90 năm” (như
trên, số 50 - 1998)...
Không chỉ trong lĩnh vực khoa học lịch sử mà trong khôi phục phát
triển kinh tế cũng có thể tìm thấy thông tin quý hiếm trong các tài liệu được
công bố, giới thiệu như bài “Giới thiệu hổ sơ tài liệu và tư liệu về đoạn đường
sắt Đà Náng - Nha Trang” (Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 4 năm 1975), “Giới
thiệu các tuyến đường sắt ở Đông Dương thời kỳ Pháp thuộc” (như trên, số 3
+ 4 năm 1981), “Giới thiệu bộ sưu tập bản đồ Hà Nội 1873 - 1936” (như
trên, số 2 năm 1985), “Giói thiộu một số bức thư của Chủ tịch Hồ Chí Minh
gửi đồng chí Hoàng Hữu Nam sau những ngày đầu toàn quốc kháng chiến”
(Lưu trữ Việt Nam, số 4 - 1993), “Một số tư liệu về Hồ Văn của Văn Miếu
Hà Nội” (Lưu trữ Việt Nam, số 3 - 2000), “Tuyên ngôn của Quốc hội Việt
Nam” (Lưu trữ Việt Nam, số 1 - 2001)...
Đặc biệt, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia như Trung tâm lưu trữ quốc
gia I, Trung tâm lưu trữ quốc gia III đã công bố, giới thiệu hơn 100 tài liệu
trên nhiều tạp chí, báo chí đã cung cấp những thông tin có gía trị về triều đại
nhà Nguyễn, về phong trào Cần Vương, về Đảng Cộng sản Đông Dương, về
những ngày đầu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà, về Chủ tịch Hồ
Chí Minh...
Những tài liệu được công bố, giới thiệu trên các tạp chí, báo chí hay
trong các bộ tuyển tập văn kiện lớn đã được chỉ dẫn, chú thích, truyền đạt
bản văn của văn kiện, kèm theo một số công cụ tra tìm thông dụng khác giúp
cho người nghiên cứu, sử dụng tiện lợi và nhanh chóng, giải phóng cho họ đỡ
tốn thời gian, công sức khi thực thi nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, qúa trình

16

công bố, giới thiệu tài liệu như đã trình bày ở trên còn bộc lộ không ít hạn
chế, thiếu sót.
Trước hết nói về chủ để công bố, ngoài 2 bộ sách lớn Văn kiện Đảng
toàn tập và Hồ Chí Minh toàn tập về mục đích, ý nghĩa đã được xác định cụ
thể, rõ ràng trong các văn bản của Bộ Chính trị Ban Chấp hành TW Đảng
Cộng sản Việt Nam (Nghị quyết số 7/NQ - TW ngày 07/01/1978, Quyêt định
số 25/QĐ - TW ngày 03/02/1997) còn đa phần tài liệu công bố rất tản mạn,
không tập trung theo các chủ đề lớn. Qua những tài liệu công bố trên tạp chí,
báo chí hàng ngày chứng tỏ tài liệu bảo quản còn phân tán, đặc biệt là những
tài liệu trong thời kỳ trước Cách mạng Tháng Tám năm 1945, tài liệu thời kỳ
kháng chiến chống thực dân Pháp (1946 - 1954).
Điều thứ 2 cần lưu ý là nhiều tài liệu công bố, nhưng không chỉ rõ
được nguồn gốc xuất xứ tài liệu sưu tầm được ở đâu, độ chính xác của tài
liệu (bản chính hay bản sao, bản thảo được công bố theo một xuất bản phẩm
khác...)- Rất nhiều tài liệu được công bố đã chỉ ra nguồn gốc hết sức chung
chung. Chẳng hạn trong Hồ Chí Minh toàn tập, tập 1 tài liệu “Lòi kêu gọi
của Ban nghiền cứu thuộc địa của Đảng Cộng sản Pháp” chỉ rõ xuất xứ như
sau: Theo đúng bản in trên báo Nhân dân - Viết vào tháng 1 năm 1922. In
trên báo Nhân dân số 7691, ngày 26/5/1975. Những tài liệu công bố sưu tầm
từng kho lưu trữ không chỉ được chỉ dẫn về xuất xứ: lưu trữ Kho Lưu trữ
Trung ương Đảng. Bản dịch từ tiếng Pháp, ví dụ tài liệu: Những nhiệm vụ tổ
chức cần kíp của Đảng (Văn kiện Đảng toàn tập tập 2 - Nhà xuất bản Chính
trị Quốc gia, Hà Nội 1998, trang 225 - 226). Nhiều tài liệu công bố trong tạp
chí (Nghiên cứu Lịch sử, Xưa và Nay, v.v...) hoàn toàn không có nguồn gốc
của tài liệu. Tức là không chỉ ra nơi bảo quản tài liệu (cơ quan hoặc cá nhân),
nhiều tài liệu ảnh công bố trên báo chí chỉ kèm theo một chú thích hết sức

17

mơ hồ “ảnh tư liệu”. Rõ ràng đây là một hạn chế cần khắc phục khi công bô
giới thiệu tài liệu phục vụ đông đảo người đọc.
Điều thứ 3 cũng rất đáng được quan tâm là vấn đề truyển đạt bản văn
của văn kiện. Không ít tài liệu khi công bố giới thiệu đã có những sửa chữa,
thay đổi từ ngữ, thậm chí cả một câu trong nguyên bản. Nhưng điểu đáng nói
ở đây là những thay đổi, sửa chữa không hế có sự chú giải cần thiết làm cho
người đọc, người sử dụng phân vân, nghi ngờ về độ chính xác của tài liệu
được công bố, giới thiộu. Ví dụ, báo Nhân dân sô' 15255 ra ngày 19/12/1996
cồng bố Lời kêu gọi toàn quốc kháng chiến của Hồ Chủ Tịch: “Hỡi đồng
bào toàn quốc! Chúng ta muốn hoà bình, chúng ta đỡ nhân nhượng, v.v...”.
Cũng tài liộu này báo Hà Nội mới đã cổng bố thì chữ đã đươc thay thế bằng
chữ phải , kèm theo bản chụp toàn văn bản thảo tài liệu này đã được Hổ Chủ
Tịch sửa chữa. Một ví dụ khác là bài phát biểu của Hồ Chủ Tịch trong buổi
khai mạc Đại hội Thống nhất việt Minh - Liên Việt ngày 03/3/1951 công bố,
giới thiệu trong Hồ Chí Minh tuyển tập, tập 1 (Nhà xuất bản Sự thật, H,
1980, trang 494 - 498) và trong Hồ Chỉ Minh toàn tập, tập 6 (Nhà xuất bản
Sự thật, H, 1985, trang 47 - 48) đã có nhiều điểm khác nhau về câu chữ, mặc
dầu khi chú thích xuất xứ của xuất bản phẩm này đều viết giống nhau: “Phát
biểu (nói) ngày 03/3/1951. In trên báo Nhân dân số 2, ngày 25/3/1951”. Tính
tuỳ tiện của việc biên tập công bố các tài liệu chắc chắn làm ảnh hưởng đến
sự tin cậy của người đọc, người sử dụng các tài liệu đó.
Điều thứ 4 là tài liệu do nhiều cơ quan, cá nhân công bố, giới thiệu lại
thiếu những nguyên tắc và phương pháp thống nhất làm chuẩn mực cho lĩnh
vực này nói chung. Chính vì vậy, đã dẫn đến những hạn chế, sai sót khó
tránh khỏi, làm cho nhiều tài liệu được công bố, giới thiệu thiếu chính xác,
độ tin cậy không cao. Bởi vậy, làm hạn chế ý nghĩa, tác dụng nhiều mặt của
tài liệu lun trữ.

18

Để khắc phục tình trạng nói trên cần phải có một số giải pháp cả vể
mặt tổ chức quản lý và mặt lý luận nghiệp vụ công bố, giới thiệu tài liệu.
Dưới đây là một số giải pháp chủ yếu:
Một là việc công bố, giới thiệu tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia
Việt Nam như quy định tại điều 2, khoản 1, 2, 3 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
được ban hành theo Lệnh của Chủ tịch nước số 03/2001/L-CTN ngày
15/4/2001 phải được thực hiện một cách đầy đủ và nghiêm chỉnh. Điều 23
của Pháp lệnh này chỉ rõ: “ 1 - Cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định
công bố tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam. 2 - Chính
phủ quy định việc công bố tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước” (1).
Những quy định này cần phải được cụ thể hoá bằng những văn bản quy phạm
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Ngoài những tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia quy định tại điều 2
khoản 1 , 2 , 3 của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia , những tài liệu của cá nhân, gia
đình, dòng họ hoặc các tổ chức khác

V . V .. .

sẽ do chủ sỡ hữu của các tài liộu

đó công bố, giới thiệu nhằm phục vụ lợi ích chung của đất nước và không
làm phương hại đến truyền thống văn hoá dân tộc và an ninh quốc gia.
Hai là việc công bố, giới thiệu những tài liệu này phải được thực hiện
theo một hệ thống các nguyên tắc và phương pháp thống nhất mới đảm bảo
cho mỗi tài liệu khi được công bố, giới thiệu có độ tin cậy cao và có ý nghĩa
tác dụng thiết thực. Ví dụ, ở Liên Xô trước đây các cơ quan có thẩm quyển
đã ban hành những bản “quy tắc” để làm căn cứ cho các cơ quan lưu trữ tiến
hành công bố, giới thiệu tài liệu thuộc thành phần Phông Lưu trữ Nhà nước

và Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Liên Xô. Có thể đơn cử như: “ Các nguyên
tắc cồng bố tài liệu lịch sử ở Liên Xô” (M, 1969)... Chính nhờ có những
nguyên tắc này mà ở Liên Xô trước đây và nước Nga hiện nay họ đã công bố,

19


giới thiệu được nhiều tài liêu lưu trữ phục vụ đắc lực cho lợi ích chung của xã

Như chúng ta đều biết mọi tài liệu lưu trữ công bố, giới thiệu chỉ có
giá trị khi nó đảm bảo độ chính xác cao về mọi phương diện. Điều này đã
được nhiều cơ quan và các cá nhân chú ý. Song cũng còn không ít điều
chúng ta băn khoăn hoài nghi mỗi khi tiếp xúc với một tài liệu nào đó được
công bố, giới thiệu trong xuất bản phẩm này hay trong xuất bản phẩm khác
(trong một tập văn kiện, một tờ báo hay một tạp chí v.v...). Một tài liệu có
nội dung thông tin hay, thậm chí là quý hiếm, nhưng không thể sử dụng
thuận lợi vào mục đích này hay mục đích khác nếu không được chỉ rõ nơi
bảo quản, văn bản công bố là bản chính hay bản sao, bản thảo...? Nếu là văn
bản của cơ quan nhà nước thì các yếu tố cấu thành tính chuẩn xác của nó có
đầy đủ hay khồng...? Những điều này thường xuyên tác động đến người đọc,
người sử dụng nội dung thông tin trong quản lý điều hành hay trong công
trình nghiên cứu khoa học của họ. Bởi vậy, khi công bố, giới thiệu một xuất
bản phẩm văn kiện hay một tài liệu riêng lẻ trên báo, tạp chí người ta không
thể không quan tâm tới những “nguyên tắc” được cụ thể hoá trong phần lý
luận nghiệp vụ công bố, giới thiệu tài liệu. Vấn đề này bao gồm nhiều nội
dung từ những định hướng đầu tiên như lựa chọn đé tài, sưu tầm và lựa chọn
tài liệu, truyền đạt bản văn của văn kiện, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu
khoa học của xuất bản phẩm văn kiện cho tới khi chúng được đưa tới đông
đảo người đọc, người sử dụng.... Những vấn đề này có quan hệ mật thiết với
nhau, không thể coi nhẹ điểm này hay điểm khác.

Trước hết là vấn đề lựa chọn đê tài. Đề tài là đối tượng cơ bản để trình
bày các tài liệu trong công tác công bố. Mỗi đề tài lựa chọn để công bố, giới
thiệu tài liệu có liên quan mật thiết với mục đích, ý nghĩa chủ đạo của xuât
bản phẩm. Đây là bước đầu tiên nhằm định hướng cho các cơ quan hoặc cá

20


nhân làm công tác này thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Để tài phải có gía trị
về giáo dục chính trị, giáo dục truyền thống, nghiên cứu lịch sử và các giá trị
thực tiễn khác. Để tài phải gắn bó chặt chẽ với đòi sống thực tế xây dựng và
bảo vệ đất nước. Mỗi đề tài công bố, giới thiệu cần có tính chất mới mẻ.
Phạm vi thời gian đề tài đề cập đến phải chính xác, cụ thể. Nguồn tài liệu
phục vụ cho đề tài phải hiểu tường tận, kỹ càng. Ví dụ như khi công bố, giới
thiệu đề tài “Phong trào Cần Vương” hay “Phong trào Đông Du" thì phải
nắm vững chắc nguồn tài liệu về đề tài này được bảo quản ở đâu? Khối lượng
tài liệu cụ thể như thế nào... ?
Sau khi đã lựa chọn được đề tài, thì việc sưu tầm, tìm kiếm tài liệu cho
đề tài được coi là công việc liên quan trực tiếp đến sự phong phú và giá trị
của tài liệu được công bố, giới thiệu. Công việc này phải được tiến hành theo
kế hoạch và có tổ chức chặt chẽ. Trên cơ sở những tài liệu sưu tầm, tìm kiếm
được phải lựa chọn những tài liệu có giá trị nhất liên quan đến chủ để của
xuất bản phẩm, phải dựa trên cơ sở phương pháp và phương pháp luận mác xít mới có thể phân tích, phê phán, đánh giá các tài liệu công bố, giới thiệu
một cách khách.quan, đặc biệt là những tài liệu của các giai cấp, các tổ chức
đối địch.
Một nội dung quan trọng khác thuộc về nguyên tắc, phương pháp công
bố, giới thiệu tài liệu là truyền đạt bản văn của văn kiện. Tất cả những tài
liệu đã được sưu tầm và lựa chọn để cồng bố chỉ trở thành những tài liệu
đáng tin cậy và có thể sử dụng vào các mục đích khác nhau của đời sống xã
hội nếu bản văn của văn kiện được truyền đạt một cách khoa học, chính xác.

Việc thiếu chính xác trong truyền đạt bản văn của văn kiện sẽ dẫn đến sự
xuyên tạc các sự kiện, các hiện tượng lịch sử được phản ánh trong các tài liệu
được công bố.

21


Trong tất cả các xuất bản phẩm, bản văn của văn kiện được truyền đạt
bằng cách giữ đúng những đặc điểm, phong cách và ngôn ngữ bản chính của
tài liệu. Mức độ chính xác của việc truyển đạt bản văn của văn kiện sẽ tạo
nên sự “cân đối” giữa tài liêu công bố, giới thiêu trong xuất bản phẩm với
bản gốc của nó trong hổ sơ lưu trữ.
Như mọi người đều biết “Tuyên ngôn của Đảng Cộng sản” là bản
Cương lĩnh của đồng minh những người cộng sản do Các Mác và Ảng ghen
soạn thảo vào khoảng giữa tháng Chạp năm 1847 và tháng Giêng năm 1848.
Tài liệu này lần đầu được công bố tại Luân Đôn (Anh) tháng 2 năm 1848. Từ
đó đến năm 1888, phong trào công nhân quốc tế và tình hình thế giới đã có
nhiều thay đổi quan trọng. Vì thế một số điểm trong 'Tuyên ngôn của Đảng
Cộng Sản” cần sửa đổi, bổ sung. Nhưng Ãng ghen cho rằng, bản văn của
Tuyên ngôn khồng thể sửa đổi được. Trong lời tựa của bản văn tiếng Đức
công bố ngày 24/6/1872, Ảng ghen đã viết: “Tuyên ngôn là một tài liệu lịch
sử mà chúng tôi không có quyền sửa lại nữa...” (2). Song cũng cần phải lưu ý
rằng, truyền đạt bản văn của vãn kiện chính xác hoàn toàn không phải là sao
chép lại nguyên xi từng chữ của tài liệu cỏng bố trong mọi trường hợp. Nếu
tài liệu viết sai văn phạm, thiếu dấu ngắt câu hoặc đặt sai dấu ngắt câu... thì
có thể đo sơ suất hoặc do trình độ văn phạm còn hạn chế của tác giả làm văn
bản. Gặp trường hợp này, người làm công tác công bố, giới thiệu tài liệu cần
sửa chữa câu văn, đánh thêm dấu ngắt câu theo đúng quy tắc ngữ pháp. Việc
làm này khồng hề ảnh hưởng đến độ tin cậy của tài liệu công bố. Trái lại nó
tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng tài liệu đó vào các mục đích khác

nhau của họ. Nói tóm lại là phải xây dựng ngay những “nguyên tắc” làm cơ
sờ để tiến hành công bố, giới thiệu tài liệu một cách khoa học và hiệu quả
nhất.

22


Ba là vấn đề đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên sâu
vế lĩnh vực công bố, giới thiộu tài liộu. Từ trước tới nay số người làm công
việc này hầu như chưa được đào tạo chuyên sâu. Một số người học chuyên
ngành lưu trữ - lịch sử hoặc Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, một số học ở
các ngành khác được điều động làm công việc này, do vậy không khỏi có
những khó khản hạn chế. Sô' người học ở chuyên ngành lưu trữ thì số lượng
kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực công bố, giới thiệu tài liệu còn rất ít (2
đvht), nên cũng chỉ trang bị được một số kiến thức hết sức khái quát mà thôi.
Trong khi đó ở một số nước (Liên Xô trước đây và LB Nga hiện nay...) phần
công bô' tài liệu được giảng dạy trong một học kỳ kèm theo phần thực hành
bắt buộc ở Viộn Lưu trữ Quốc gia.
Ở nước ta hiện nay, theo bố trí của chương trình đào tạo bậc cử nhân
chỉ trang bị những kiến thức chung về cồng bố tài liệu, bậc sau đại học phải
được đào tạo sâu hon mới có thể thực hiện tốt được công viộc này. Cụ thể
môn Lý luận, thực tiễn và lịch sử phát triển của công bố học không phải chỉ
bố trí 02 đvht như hiện nay mà cần phải đưa lên tối thiểu 03 đvht để có thể
giảng dạy sâu hơn về nhừng phương pháp công bố tài liệu và thực hành tay
nghề tại các Trung tâm, các Kho lưu trữ Đảng, Nhà nước cũng như ở các cơ
quan xuất bản khác.
Hoạt động công bố, giới thiệu tài liệu ở nước ta đã thu được những kết
quả quan trọng. Tài liệu lưu trữ được công bố đã có tác dụng tích cực trong
đời sống xã hội. Tuy nhiên, những kết quả này chưa tương xứng với tiểm
năng vốn có của tài liệu lưu trữ. Có những tài liệu được công bố chưa tạo

được sự tin cậy của người đọc, người sử dụng. Bởi còn bị hạn chế vì thiếu hệ
thống vãn bản quy phạm pháp luật, thiếu những cán bộ am hiểu sâu sắc về lý
luận và phương pháp của lĩnh vực này. Đây chính là vấn đề đặt ra cho cơ
quan nhà nước có thẩm quyển về lưu trữ và tất cả những ai quan tâm đến

23