báo cáo thực tập giữa khóa HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU XE NÂNG tại CÔNG TY TNHH GENSAKI THỰC TRẠNG và GIẢI PHÁP

MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GENSAKI..................................4
1.1......................................................Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
......................................................................................................................................... 4
1.2......................................................................Tổng quan nguồn nhân lực và tổ chức
......................................................................................................................................... 5
1.2.1.

Tổng quan nguồn nhân lực...........................................................................5

1.2.2.

Tổng quan về cơ cấu tổ chức.........................................................................5

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Gensaki...................................................5
1.3..............................Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Gensaki.
......................................................................................................................................... 6
1.3.1

Các loại hình kinh doanh của Công ty TNHH Gensaki...............................6

1.3.2.

Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Gensaki......................................6

CHƯƠNG II: Nhật ký khi thực tập tại Công ty TNHH Gensaki...............................9
CHƯƠNG III: Đánh giá, kiến thức tích lũy được khi thực tập tại Công ty TNHH
Gensaki......................................................................................................................... 17
3.1.1.

Nghiên cứu thị trường................................................................................17

3.1.3.

Thuê phương tiện vận tải và đôn đốc bên bán giao hàng........................19

3.1.4.

Thanh toán..................................................................................................19

3.1.5.

Làm thủ tục hải quan.................................................................................20

Bước 1: Đăng ký đăng kiểm....................................................................................20
Bước 2: Làm thủ tục hải quan.................................................................................20
3.1.6.

Khiếu nại và giải quyết khiếu nại..............................................................21

3.2...................................Đánh giá hoạt động nhập khẩu tại Công ty TNHH Gensaki
....................................................................................................................................... 21
3.2.1.

Thành tựu....................................................................................................21

3.2.2.

Hạn chế........................................................................................................21

4.1......Các giải pháp đề xuất cho hoạt động nhập khẩu tại Công ty TNHH Gensaki.

....................................................................................................................................... 22
4.1.1.

Nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên............................................................22

4.1.2.

Mở rộng công tác nghiên cứu thị trường..................................................22

4.1.3.

Nâng cao hiệu quả hoạt động đàm phán,ký kết hợp đồng.......................23


4.1.4.

Nhanh chóng hoàn thiện thủ tục Hải quan nhập khẩu............................23

4.1.5.

Áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán.......................................23

4.2..............................................................................................................Các kiến nghị
....................................................................................................................................... 24
4.2.1.

Nhà nước cần có có chính sách hỗ trợ hoạt động nhập khẩu..................24

4.2.2.

Nhà nước cần tăng cường việc quản lý ngoại tệ.......................................24

4.2.3. Nhà nước cần tăng cường hoạt động xúc tiến thương mại, hỗ trợ cho các
doanh nghiệp............................................................................................................24

LỜI MỞ ĐẦU
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá đóng vai trò quan trọng đối với nền kinh tế
quốc dân, đặc biệt đối với Việt Nam đang là một nước đang phát triển. Ở cấp độ doanh
nghiệp, đặc biệt là với doanh nghiệp thuơng mại nói riêng thì hoạt động nhập khẩu có ý
nghĩa quan trọng bởi nó giúp doanh nghiệp có nguồn hàng để bán, đa dạng hóa và bổ
sung
những mặt hàng mà doanh nghiệp muốn kinh doanh. Để có được kết quả tốt trong hoạt
động nhập khẩu thì việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu là hết sức cần thiết. Mặc dù đối
với tất các nước trên thế giới luôn duy trì việc hạn chế nhập siêu và tăng cường xuất siêu
thì nhập khẩu nguyên vật liệu đối với mọi ngành để phục vụ nền các hoạt động trong


nước luôn được cho là quan trọng và cần được khuyến khích. Từ đó mà nó tạo điều kiện
thúc đẩy cho các doanh nghiệp trong nước có cơ hội phát triển trong thời kỳ hội nhập hiện
giờ. Để tìm hiểu sâu hơn về quy trình và thực trạng xuất nhập khẩu hiện nay ở Việt Nam,
được sự giúp đỡ và tạo điều kiện của nhà trường cho phép sinh viên năm thứ 3 được thực
tập tại các doanh nghiệp, em đã có cơ hội được cọ sát thực tế tại Công ty TNHH Gensaki.
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận chung về hoạt động xuất nhập khẩu cũng như phân tích
thực trạng trong hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Gensaki, báo cáo này sẽ đưa ra
những kiến nghị và giải pháp nhằm tăng hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu của
Công ty trong thời gian tới.
Kết cấu của báo cáo được chia thành ba chương như sau:
Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Gensaki.
Chương 2: Nhật kí thực tập tại Công ty TNHH Gensaki
Chương 3: Đánh giá, những kiến thức khi thực tập tại văn phòng nhập khẩu xe nâng tại

Công ty TNHH Gensaki
Chương 4: Một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động nhập khẩu xe nâng của
Công ty TNHH Gensaki trong thời gian tới
Em xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo và tập thể cán bộ nhân viên Công ty TNHH
Yuji đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập giữa khóa tại Công ty.
Em cũng xin cảm ơn GVHD của mình, TS.Nguyễn Quang Minh đã tận tình hướng dẫn
em hoàn thành báo cáo này.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH GENSAKI
3.1.

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Tên Công ty: Công ty TNHH Gensaki
Tên giao dịch : GENSAKI COMPANY LIMITED
Tên viết tắt: GENSAKI CO.,LTD


Loại hình: Công ty TNHH hai thành viên.
Trụ sở chính: Số nhà 22, ngõ 86, Phùng Khoang 2, phường Trung Văn quận Nam
Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Tổng số vốn điều lệ của Công ty theo đăng ký là 2.000.000.000 VNĐ (Hai tỷ
đồng)
Mã số thuế: 0108522058, được đăng đăng ký và quản lý bởi Chi cục thuế quận
Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Điện thoại: (04) 66743811, Fax: (04) 8691126.
Người hướng dẫn thực tập: Chị Bế Thị Thu Huyền
SĐT: 0915918238
Công ty TNHH Gensaki được thành lập vào ngày 23 tháng 11 năm 2015 theo Giấy
Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần số 0108522058 được Phòng Đăng ký
kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Người đại diện pháp

luật của công ty là bà Bế Thị Thu Huyền, hiện đang giữ chức vụ Giám đốc Công ty và
ông Nguyễn Văn Long, hiện đang giữ chức vụ Phó Giám đốc công ty.
Được thành lập từ tháng 11 năm 2015, đến nay, Công ty đã có 4 năm hoạt động
trong việc thiết kế, chế tạo, lắp đặt và cung cấp các thiết bị nâng công nghiệp (cầu trục,
cổng trục,...); hệ thống thang máy; dịch vụ bảo trì trọn gói; thiết bị nâng công nghiệp;
máy móc, thiết bị công nghiệp; thiết bị nâng hạ; thiết bị khí nén, thuỷ lực; máy gia công
CNC; dụng cụ hàn, cắt...
1.2.

Tổng quan nguồn nhân lực và tổ chức

1.2.1. Tổng quan nguồn nhân lực
Công ty TNHH Gensaki là loại hình công ty TNHH. Hiện nay, công ty chỉ có 40 người,
cho nên về mặt nhân sự không nhiều. Công ty hiện có đội ngũ lao động khá chuyên
nghiệp với 100% nhân sự đều tốt nghiệp các trường Cao đẳng, Đại học về lĩnh vực kinh
tế, kỹ thuật, công nghệ, phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
1.2.2. Tổng quan về cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Gensaki


HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC

Phòng Hành
chính – Nhân
sự

1.3.

Phòng Tài chính
– Kế toán

Phòng Kỹ thuật

Phòng
Kinh doanh

Phòng Nhập
khẩu

Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Gensaki.

1.3.1 Các loại hình kinh doanh của Công ty TNHH Gensaki.
 Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
 Buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng công nghiệp khác
 Giặt là, làm sạch các sản phẩm dệt và lông thú
 Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng
(phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới,...)
 Bán lẻ các hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh
1.3.2. Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Gensaki
-

Về nguồn vốn:
Nguồn vốn của Công ty TNHH Gensaki được cấu thành từ vốn chủ sở hữu và nợ

phải trả. Vốn chủ sở hữu gồm vốn góp của chủ sở hữu, quỹ đầu tư phát triển và lợi nhuận
sau thuế chưa phân phối. Vốn góp của chủ sở hữu Công ty ở mỗi năm đều là
10.000.000.000 VNĐ. Nợ phải trả bao gồm: phải trả người bán ngắn hạn, người mua trả
tiền trước ngắn hạn, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, phải trả người lao động, chi

phí phải trả ngắn hạn, phải trả ngắn hạn khác, vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn.


Bảng 2: Bảng cơ cấu nguồn vốn

Chỉ

Năm

Tăng trưởng

tiêu

2016

2017

Vốn

10.237.600.5

10.723.624.82 11.380.202.20 486.024.250

chủ

70

0

Nợ

8.910.797.08

11.731.690.08 17.410.014.09 2.820.893.00 5.678.324.01

phải

0

0

2018

2016-2017

2017-2018
656.577.380

0

sở
hữu

0

0

0

trả

Tổng 19.148.397.6

22.455.314.90 28.790.216.29 3.306.917.25 6.334.901.49

nguồ

0

50

0

0

0

n vốn

(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2016,2017,2018 Công ty TNHH Gensaki)
Từ bảng phân tích trên ta thấy tổng nguồn vốn kinh doanh của Công ty tăng liên
tục từ năm 2016 đến năm 2018. Cụ thể là: tổng nguồn vốn kinh doanh năm 2017 tăng
3.306.917.250 VNĐ so với năm 2016, ứng với mức tăng 21,97%; năm 2018 tăng
6.334.901.490 VNĐ so với năm 2017, ứng với mức tăng 28,21%.
-

Về kết quả hoạt động kinh doanh:

Hằng năm, doanh thu của Công ty TNHH Gensaki đến từ hoạt động kinh doanh và các
hoạt động cung cấp dịch vụ. Đồng thời, Công ty cũng phải chi trả các khoản chi phí bao
gồm: chi phí bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh

nghiệp. Ngoài ra, Công ty phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho Nhà nước theo quy
định của pháp luật.


Bảng 3 : Kết quả hoạt động kinh doanh
(Đơn vị tính : VNĐ)

ST

Chỉ tiêu

Năm 2016

Năm 2017

Năm 2018

Doanh thu bán

30.133.843.500

35.492.979.500

42.576.745.100

25.737.172.400

30.431.869.900

36.321.896.000

4.396.671.000

5.061.109.600

6.254.849.100

T
1

hàng và cung cấp
dịch vụ
2

Giá

vốn

hàng

bán
3

Lợi nhuận bán
hàng và cung cấp
dịch vụ

4

Tổng chi phí

2.393.690.038

2.693.275.601

2.924.377.476

5

Tổng lợi nhuận

2.002.981.002

2.367.834.009

3.330.471.684

400.596.200

473.566.802

766.094.337

1.602.384.800

1.894.267.208

2.564.377.348

kế

toán

trước

thuế
6

Chi phí thuế thu
nhập

doanh

nghiệp
7

Lợi nhuận sau
thuế

thu

nhập

doanh nghiệp
( Nguồn : Báo cáo tài chính năm 2016,2017,2018 Công ty TNHH Gensaki)


CHƯƠNG II: Nhật ký khi thực tập tại Công ty TNHH Gensaki (1/7/2019-4/8/2019)

Thời gian

Tuần
Thứ
Tuần 1
Thứ 2
(1/7-6/7)

(1/7)

Những việc đã làm
- Làm thủ tục thực tập tại Công ty trong 5 tuần
- Tới thăm quan nơi thực tập, chào hỏi với các nhân
viên trong công ty.
- Xác định sẽ thực tập tại phòng Nhập khẩu.
- Được giới thiệu người hướng dẫn là chị Huyền –
Giám đốc.
- Xác định thời gian thực tập hàng tuần.
- Được chị Huyền phỏng vấn và hỏi qua một số kiến
thức về chuyên ngành và những gì mong muốn
nhận được trong quá trình thực tập.


- Chính thức bắt đầu quá trình thực tập tại công ty.
- Tới thăm quan văn phòng.
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty, công việc và
Thứ 3
(3/7)

nhiệm vụ của mỗi phòng ban
- Làm quen với mọi người trong công ty
- Bắt đầu những công việc đơn giản như quát dọn

phòng làm việc, chuẩn bị trà nước, xắp xếp lại hồ sơ, tài
liệu.
- Tìm hiểu về các công việc mà mình làm và phong

Thứ 4
(4/7)

ban mình làm việc như thế nào.
- Bắt đầu được lập mail và học cách làm quen với việc
sử dụng mail.
- Được học qua các kiến thức về xe nâng.

- Được dạy cách nói chuyện với nhà cung, đàm phán
với nhà cung.
- Được chị Huyền dạy thanh toán khi đàm phán với
Thứ 5
(5/7)

nhà cung
- Được dạy in, photo, scan máy tính.

- Được dạy kiến thức cụ thể về xe nâng liên quan đến
động cơ, số khung, số máy để nắm rõ đối tượng mà mình
Thứ 6

cần nhập khẩu.
- Được tìm hiểu về thông tin nhà cung qua mail và các

(6/7)

trang mạng xã hội để liên hệ.


Bắt đầu thực tập bằng những công việc đơn giản nhất
nên em có thể làm quen được với môi trường làm việc
Kết quả hoạt động

công sở một cách từ từ không bị bỡ ngỡ và choàng ngợp,
các anh chị nhân viên trong công ty cũng vô cùng vui vẻ
hòa đồng luôn nhiệt tình giúp đỡ em trong những ngày

Thứ 2 đến
thứ 4
(8/7 –
12/7)

Thứ 5
(12/7)
Tuần 2
(8/7-13/7)

đầu.
- Được các anh chị nhân viên trong văn phòng hướng
dẫn cách viêt mail cho đối tác và các bước giao dịch với
khách hàng.
- Các anh chị văn phòng cũng đưa ra một số hợp đồng
nhập khẩu của công ty để em phân tích và làm quen.
- Xin các anh chị tài liệu về lịch sử hình thành, phát
triển của công ty để có tư liệu làm báo cáo thực tập.
- Được chị Huyền dẫn tới các phòng ban khác để giúp

đỡ các anh chị trong công ty một số việc đơn giản.
- Bắt đầu làm quen nói chuyện với nhà cung để tìm
kiếm hợp đồng mới.
- Được chị Huyền cho tiếp xúc và làm quen với các
loại chứng từ trong xuất nhập khẩu: Vận đơn đường biển
(B/L), Hóa đơn (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing list),

Thứ 6

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Các hợp đồng mua bán

(13/7)

và hợp đồng thầu,… Qua đó thì có thêm nhiều kiến thức
về phương thức làm việc của Hải quan Việt Nam và
những quy định về giấy tờ trong xuất nhập khẩu và các
thủ tục, cách làm hợp đồng mua bán, hợp đồng thầu…


Tuần này em được tiếp xúc với một số hoạt động
nghiệp vụ chính nhiều nên em đã rất cố gắng hoàn thành
Kết quả hoạt động

nhanh nhất có thể các công việc được giao. Nhờ công
việc này, em đã hiểu hơn những môn học chuyên ngành
của em thật sự hữu ích. Việc tiếp cận này giúp em bám
sâu những thứ em đã được học trên lớp.
- Làm những công việc đơn giản như tuần thứ 2 đã làm

Thứ 2 đến

thứ 4
(15/7 –
17/7)

như photo, scan tài liệu.
- Vì sử dụng thành thạo tin học văn phòng nên em
được các anh chị nhờ gõ văn bản, tài liệu.
- Bắt đầu học cách soạn hợp đồng, và tự động nói
chuyện gửi mail cho nhà cung.
- Ngày hôm nay không có quá nhiều việc, em chủ yếu

Tuần 3
(15/7-19/7)

giúp các anh chị trong công ty hững việc nhỏ như xếp lại
Thứ 5

hồ sơ tài liệu khách hàng, mang tài liệu đến các phòng

(18/7)

ban cần thiết.
- Tìm thêm các thông tin của các nhà cung mới để tìm
kiếm thêm các mối nhập khẩu xe nâng mới.
- Công việc không có gì nhiều nên em vẫn làm những

Thứ 6
(19/7)

công việc đơn giản như soạn mail để liên hệ và gọi điện

nói chuyện với nhà cung.
- Em tiếp tục được dạy cách nhìn hợp đồng và invoice
để đối chiếu rồi làm thanh toán.
Công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng thực ra lại
khác khá nhiều đối với kiến thức đã học ở trên trường nên

Kết quả hoạt động

em cần tập trung cao độ để không bỏ sót hướng dẫn của
các anh chị trong công ty.
Luôn cố gắng tập trung lắng nghe để có thể tích lũy

Tuần 4
(22/7-26/7)

nhiều thêm kiến thức.
Thứ 2 đến
- Vẫn tiếp tục tìm thêm các mối nhà cung mới, tìm dữ
thứ 4

liệu của họ để đàm phán về giá và các điều kiện cần thiết


(22/7 –

để tìm nguồn nhập khẩu xe nâng.
- Anh chị trong công ty cũng nhờ em soạn thảo và in ấn

24/7)

các chứng từ cần thiết để chuẩn bị nhập khẩu cho lô hàng
- Bắt đầu đã đàm phán được với nhà cung và chuẩn bị

Thứ 5
(25/7)

lên các giấy tờ cần thiết để nhập khẩu lô hàng.
- Được chuẩn bị hồ sơ, packing list và được hướng dẫn
đàm phán với nhà cung để lựa chọn phương thức thanh
toán là T/t hay L/C.
- Vẫn tiếp tục tìm thêm danh sách các nhà cung để tìm
thêm nguồn nhập khẩu xe nâng.
- Hôm nay công ty có cuộc họp tổng kết lại hoạt động
nên em không được giao quá nhiều công việc, thay vào
đó em xem xét lại các hợp đồng xuất nhập khẩu của công
ty, các thông tin khách hàng để có thêm thông tin cũng

Thứ 6
(26/7)

như tự học hỏi.
- Hôm nay em cũng sửa thêm thanh toán điều chỉnh lại
các giấy tờ để làm hồ sơ thanh toán lô hàng với bên nhà
cung
- Chuẩn bị thêm hồ sơ liên quan đến thuế để nộp thuế
và các hồ sơ để làm hải quan.
Vì có cơ hội được trực tiếp làm những hồ sơ quan trọng

Kết quả hoạt động

như học hỏi được thêm nhiều điều.
Thứ 2 đến
- Vì đây là tuần cuối còn thực tập nên em bàn giao lại

Tuần 5
(29/7
02/8)

nên cũng đã có nhiều kinh nghiệm trong công việc cũng

–

thứ 4

môt số công việc không thể hoàn thành ngay cho các anh

(29/7 –

chị nhân viên.
- Em có xin ý kiến anh chị về các ngành ghề cũng như

30/7)

định hướng tương lai của bản thân.
- Bên cạnh đó em vẫn giúp anh chị tìm thêm dữ liệu
của nhà cung nhiều hơn và liên hệ bên đó để tìm thêm
nhiều nguồn nhập khẩu xe nâng.


- Em có tham khảo ý kiến của các anh chị để hòa thiện

báo cáo thực tập
- Em giúp các anh chị một số công việc vẫn thường
làm như scan, in ấn
- Đồng thời cũng in thêm những giấy tờ liên quan đến
Thứ 5
(01/8)

hồ sơ, hợp đồng giúp đỡ những bạn khác trong phòng
Nhập khẩu.
- Làm thêm hồ sơ liên quan đén thuế, khai hải quan với
các lô khác.
- Em vẫn tiếp tục tìm thêm các nguồn cung để liên lạc
và tìm thêm nguồn Nhập khẩu xe nâng.
- Soạn mail và liên lạc trao đổi với họ qua mail và qua
các trang mạng xã hội.
- Là ngày cuối cùng đi thực tập nên em nộp báo cáo
thực tập cho giám đốc để xét duyệt và xin dấu của công

Thứ 6
(02/08)

ty
- Em mua một số bánh kẹo và mời anh chị trog phòng
Kinh tế - kế hoạch để thay lời cảm ơn anh chị đã hướng
dẫn chỉ bảo em suốt một tháng qua.
Trong năm tuần thực tập ở công ty em đã học hỏi được
rất nhiều từ các anh chị trong phòng ban nói riêng và

Kết quả hoạt động

trong công ty nói chung. Em cảm thấy công ty là một môi
trường chuyên nghiệp, là lựa chọn đúng đắn trong thời
gian thực tập giữa khóa của em. Em hi vọng công ty sẽ
ngày càng phát triển trong tương lai.


CHƯƠNG III: Đánh giá, kiến thức tích lũy được khi thực tập tại Công ty TNHH
Gensaki
3.1.

Kiến thức, kĩ năng được tích lũy khi thực tập tại văn phòng nhập khẩu tại
Công ty TNHH Gensaki

Như đã trình bày ở trên, Công ty TNHH Gensaki là doanh nghiệp hoạt động chủ yếu
trên lĩnh vực cung cấp các dịch vụ liên quan tới xây dựng, công nghiệp với máy móc chủ
yếu được nhập khẩu từ một số nước khu vực châu Á và khu vực Châu Âu.
Với kinh nghiệm tham gia hoạt động nhập khẩu hơn 3 năm cùng trình độ chuyên môn
nghiệp vụ của nhân viên trong Công ty, khi ký kết các hợp đồng nhập khẩu, Công ty
thường chủ động áp dụng điều kiện giao hàng FOB hay EXW. Điều này giúp công ty nắm
được thế chủ động trong việc thuê vận tải, lấy hàng.
3.1.1.

Nghiên cứu thị trường

Trước khi chuẩn bị giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng thì nghiên cứu thị trường
để có thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời sẽ giúp Công ty đưa ra các quyết định đúng
đắn, phù hợp với tình hình thị trường. Hoạt động nghiên cứu này bao gồm:
Nghiên cứu thị trường trong nước: Thị trường trong nước đối với hoạt động nhập
khẩu là thị trường đầu ra, mục tiêu nhập khẩu là đáp ứng nhu cầu thị trường này, do vậy
phải nắm bắt được biến động của nó. Bộ phận chuyên trách về nghiên cứu thị trường là

Phòng Kinh doanh.
Nghiên cứu thị trường nước ngoài: Việc nghiên cứu thị trường nước ngoài là vô
cùng cần thiết để Công ty có thể tìm kiếm thêm những nguồn hàng tốt với giá phù hợp.


Ngoài việc công ty duy trì quan hệ hợp tác với các nhà cung cấp là đối tác lâu năm, phòng
Nhập khẩu có trách nhiệm tìm kiếm thêm các nhà cung cấp vừa và nhỏ chưa phổ biến trên
thị trường.
3.1.2.

Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu

Phương thức giao dịch được Công ty sử dụng thường xuyên là giao dịch trực tiếp
thông qua các phương tiện điện tín, điện thoại, fax hoặc trực tiếp gặp gỡ đối tác trong
trường hợp có nhà cung cấp mới hay trong trường hợp kí kết hợp đồng lớn. Phương thức
này cho phép Công ty có thể đàm phán với nhiều nhà cung cấp khác nhau một cách nhanh
chóng, ít tốn kém và vẫn đảm bảo tính an toàn cao.
Sau khi có thông tin giá mua từ khách hàng, Phòng Kinh doanh thông báo giá có thể
mua với từng xe đến Phòng Nhập khẩu. Lúc này, Phòng Nhập khẩu thực hiện việc đàm
phán giá và các điều khoản khác với nhà cung cấp.
Sau khi thực hiện việc gửi thư chào mua, nhận thư trả lời và cả hai bên đều đồng thuận
với mức giá đưa ra thì Công ty đã có cơ sở soạn thảo nội dung của bản hợp đồng có thể sẽ
được kí kết, các thông tin mà Công ty thường yêu cầu bao gồm:
 Hàng hóa: Biết được chủng loại, quy cách, đặc tính, chất lượng... của hàng
nhập khẩu mà mỗi nhà cung cấp có thể cung cấp cho Công ty.
 Giá cả: Biết được giá cả hàng hoá theo từng điều kiện giao hàng cụ thể.
 Số lượng: Quyết định được chính xác số lượng hàng hóa mà mỗi nhà cung cấp
có thể cung cấp cho Công ty.
 Phương thức thanh toán: Trả ngay hay trả chậm qua thư tín dụng, thanh toán
một lần hay nhiều lần... để có thể đem lại lợi ích cao nhất cho Công ty.

Việc lập hợp đồng cũng không nhất thiết do phía Công ty thực hiện mà có thể do
chính bạn hàng lập hợp đồng và ký trước gửi sang bằng fax. Hợp đồng thường có các điều
khoản chính sau:



Điều khoản tên hàng: Ghi rõ ràng, chính xác.
Về số lượng hàng hóa: Quy định rõ số lượng hàng nhập và đơn vị của nó



như chiếc, cái, bộ...
Về giá cả: Thường là giá FOB - Cảng nơi nhà cung cấp giao hàng hoặc
EXW-địa chỉ nhà cung cấp.




Chất lượng hàng hóa: Chỉ rõ tên hãng (TOYOTA, KOMATSU,...), tên




model (FD25, FD40,...), năm sản xuất, số khung, số máy, số seri.
Giao hàng: Nói rõ thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng.
Thanh toán: Công ty sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ
(L/C), trong điều kiện thanh toán ghi rõ: tên người thụ hưởng, ngân hàng
thông báo, ngân hàng mở L/C, các giấy tờ bên mua cần nhận được để thực
hiện thanh toán…
 Trọng tài: Ghi rõ điều kiện trọng tài.

3.1.3.

Thuê phương tiện vận tải và đôn đốc bên bán giao hàng

Ngay sau khi thỏa thuận được ký kết, Phòng Nhập khẩu liên hệ với Công ty vận tải đặt
lịch tàu. Các thông tin bao gồm : tên cảng đi, tên cảng đến, tên người gửi hàng (shipper),
số điện thoại và email.
Sau đó công ty vận tải liên hệ với bên giao hàng, đồng thời gửi các lịch tàu đến cho
công ty Gensaki bao gồm thời gian cut-off, ngày tàu đi và ngày tàu đến. Dựa vào thời
gian chuẩn bị hàng của nhà cung cấp, Công ty Gensaki lựa chọn và xác nhận lịch tàu.
3.1.4.

Thanh toán

Công ty phải hoàn thành thủ tục thanh toán cho bên xuất khẩu sau khi hai bên ký
kết hợp đồng và hai bên đạt được sự thống nhất về đồng tiền thanh toán và phương thức
thanh toán.
Về đồng tiền thanh toán, ngoại tệ được Công ty dùng phổ biến trong các hợp đồng
là đồng đô la Mỹ (USD), đồng Euro (EUR) và đồng Yên Nhật (JPY).
Đối với phương thức thanh toán bằng L/C gồm các bước như sau:
-

Mở thư tín dụng:
Sau khi ký kết Hợp đồng nhập khẩu, Công ty tiến hành làm thủ tục ban đầu cho việc

thanh toán quốc tế. Đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ thì việc đầu tiên
Công ty phải làm đó là việc mở thư tín dụng, thông thường Công ty mở thư tín dụng
không huỷ ngang (Irrevocable Letter of Credit).
-

Phối hợp với ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ, nhận bộ chứng từ thanh toán:


Trước khi chấp nhận thanh toán cho ngân hàng mở L/C, Công ty cử người phối hợp với
ngân hàng để kiểm tra số lượng chứng từ, tính hợp lệ của bộ chứng từ theo các điều khoản
trong “Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ” (UCP 600)
-

Làm thủ tục thanh toán:

Thông thường, Công ty tiến hành thanh toán một lần 100% giá trị hợp đồng khi đã hoàn
tất nghiệp vụ về kiểm tra chứng từ và khi bộ chứng từ đã hoàn toàn hợp lệ.
3.1.5.

Làm thủ tục hải quan

Quy định đối với hoạt động nhập khẩu xe nâng tại Việt Nam: Theo Nghị định
187/2013/NĐ-CP về hàng hóa nhập khẩu thì các xe nâng có số khung, số máy bị dập lại,
đóng lại hay bị đục sửa cho dù là xe mới hay xe cũ bị cấm trong mọi trường hợp và dưới
mọi hình thức. Nếu cố ý hoặc vô ý nhập sẽ không được đăng kiểm và cơ quan hải quan sẽ
tịch thu lại.
Các bước làm thủ tục hải quan
Bước 1: Đăng ký đăng kiểm
Trước khi hàng về, sau khi có giấy báo hãng tàu, Công ty đã có thể làm bộ hồ sơ đăng
ký đăng kiểm.
Hồ sơ đăng kiểm đối với xe nâng theo quy định tại Điều 4- Thông tư 41/2011/TTBGTVT gồm có giấy đăng kiểm theo mẫu 1 bản chính gồm 3 trang, ký và đóng dấu vào
chỗ người nhập khẩu, đóng dấu giáp lai 2 trang đầu; 1 bản chụp hóa đơn thương mại; 1
bản chính theo mẫu xác nhận giá trị hàng hóa nhập khẩu; Chứng nhận chất lượng của nhà
sản xuất.

Bước 2: Làm thủ tục hải quan
Sau khi truyền tờ khai, nhân viên khai hải quan đem bộ hồ sơ xuống chi cục hải quan
để làm thủ tục tiếp. Vì hàng phải đăng kiểm, nên sẽ vào luồng Vàng hoặc Đỏ, không vào
luồng Xanh.
Khi Công ty muốn xin tạm giải phóng hàng về kho khi chờ kết quả đăng kiểm, thì
nộp thêm công văn Xin mang hàng về bảo quản, theo Mẫu số 09/BQHH/GSQL trong
Thông tư 38/2015/TT-BTC.


3.1.6.

Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ
vỡ, thiếu hụt, mất mát thì thông thường Công ty thoả thuận với nhà cung cấp để tìm ra
cách giải quyết thoả đáng. Chỉ trong những trường hợp thực sự cần thiết Công ty mới lập
Đơn khiếu nại và làm thủ tục khiếu nại
3.2.

Đánh giá hoạt động nhập khẩu tại Công ty TNHH Gensaki

3.2.1.

Thành tựu

Một là, Công ty luôn luôn giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp. Do
vậy, việc giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng thường diễn ra nhanh chóng, đơn giản,
dựa trên sự tin cậy lẫn nhau.
Hai là, ngoài việc luôn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp truyền thống
của mình thì Công ty cũng luôn cố gắng tìm kiếm và tạo mối quan hệ làm ăn với các nhà

cung cấp mới. Từ đó, đa dạng hoá nguồn cung cấp, tạo lợi thế cho công ty trong việc chọn
lựa nhà cung cấp tốt nhất cho mỗi hợp đồng nhập khẩu.
Ba là Công ty có mối quan hệ tốt với các công ty vận tải, nghiệp vụ tốt nên có thể chủ
động trong việc mua hàng. Vì vậy, các điều kiện mua hàng ký kết trong hợp đồng thường
theo điều kiện FOB hoặc EXW. Điều này đã tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với các
điều khoản CIF, CFR mà người mua không có thế chủ động trong việc sắp xếp lấy hàng.
Bốn là, trong quy trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty thì việc thanh
toán bằng L/C của Công ty diễn ra rất thuận lợi và có hiệu quả. Các thủ tục để mở L/C
được tiến hành rất trôi chảy.
3.2.2.

Hạn chế

Cùng với những thành tựu mà Công ty đã đạt được trong những năm qua, một số hạn
chế vẫn còn tồn tại trong hoạt động nhập khẩu của Công ty.
Một là, có những đơn đặt hàng từ khách hàng nhưng công ty không thể thực hiện
được. Hạn chế này có thể làm giảm uy tín của Công ty trên thị trường phân phối xe nâng
và khách hàng sẽ hợp tác với công ty khác.
Hai là, do việc nhập khẩu máy dựa vào hình ảnh để quyết định, các điều khoản trong
hợp đồng không thể quy định hết các điều kiện của máy nên chất lượng máy nhập khẩu về


Việt Nam có những hỏng hóc không ngờ đến, tốn nhiều chi phí sửa chữa phát sinh khi về
đến Việt Nam.
Ba là, việc thanh toán cho nhà cung cấp trước khi giao hàng còn chậm trễ gây nên sự
chậm trễ khi đưa hàng về Việt Nam, khiến khách hàng đợi lâu.
CHƯƠNG IV:KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG
NHẬP KHẨU XE NÂNG CỦA CÔNG TY SẮP TỚI
4.1.

Các giải pháp đề xuất cho hoạt động nhập khẩu tại Công ty TNHH Gensaki.

4.1.1.

Nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên

Trong điều kiện hiện nay, khi mà nước ta đang hội nhập mạnh mẽ với nền kinh tế
khu vực và thế giới thì bất cứ doanh nghiệp nào muốn có được kết quả kinh doanh tốt
cũng đều cần có nguồn nhân lực có trình độ cao, đủ khả năng đáp ứng sự thay đổi trong
yêu cầu của công việc.
Việc tuyển chọn và đào tạo nhân viên cho phòng nhập khẩu của Công ty phải được
thực hiện một cách khoa học và có bài bản, phải đề ra các tiêu chí và yêu cầu cụ thể đối
với người được tuyển dụng. Cụ thể, Công ty cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho
phòng nhập khẩu, thông báo tuyển dụng ( trong thông báo tuyển dụng nêu rõ yêu cầu mà
các ứng viên cần có như: trình độ chuyên môn về hoạt động Thương mại quốc tế, khả
năng giao tiếp…), tiếp nhận hồ sơ, tiến hành phỏng vấn và chọn ra những người đáp ứng
tốt nhất yêu cầu của phòng nhập khẩu.
4.1.2.

Mở rộng công tác nghiên cứu thị trường

Công ty cần đầu tư nhiều thời gian hơn cho việc nghiên cứu thị trường và tìm thị
trường định hướng. Trong đó,đối với thị trường Nhật Bản vốn đã quen thuộc với công ty,
có thể đào sâu khai thác những nhà cung nhỏ và chưa từng xuất khẩu máy ra nước ngoài.
Với những nhà cung cấp này, việc thực hiện giao hàng theo điều kiện EXW là hoàn toàn
có thể đối với cả hai bên. Bên cạnh đó, cần phân công nhân lực để chia từng khu vực
nghiên cứu. Mỗi người sẽ có những hiểu biết nhất định về thị trường từng khu vực và đưa
ra định hướng đúng đắn để phát triển.

4.1.3.

Nâng cao hiệu quả hoạt động đàm phán,ký kết hợp đồng

Trong hoạt động nhập khẩu thì giao dịch, đàm phán là khâu nhất định phải có trước
khi đi đến ký hợp đồng. Bởi lẽ, có thể ký kết được hợp đồng, hai bên cần phải đạt được sự
thỏa thuận thống nhất trên cơ sở mục tiêu đề ra. Công ty cần nghiên cứu kỹ và áp dụng
các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán hợp đồng ngoại thương như: lợi ích chung của cả
hai bên phải được quan tâm hàng đầu; đàm phán phải mang tính công khai và bình đẳng;
người đàm phán hợp đồng phải là người biết thoả hiệp, biết xác lập phương án và xác
định đúng mục tiêu đàm phán.
4.1.4.

Nhanh chóng hoàn thiện thủ tục Hải quan nhập khẩu

Công ty phải cố gắng tạo mọi điều kiện để Hải quan làm thủ tục nhanh chóng. Cụ
thể là Công ty phải chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ Hải quan khi đi khai báo Hải
quan; chuẩn bị đủ mọi chi phí cần thiết liên quan đến việc thực hiện thủ tục Hải quan; cố
gắng trong vòng 01 ngày là giải phóng được hàng.
4.1.5.

Áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán

Như đã nói ở trên, phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty hiện nay là thư tín
dụng trả ngay, không huỷ ngang. Công ty nên nghiên cứu áp dụng các phương thức thanh
toán khác như: phương thức chuyển tiền, phương thức đổi chứng từ trả tiền, thư tín dụng
trả chậm. Việc áp dụng linh hoạt các phương thức thanh toán quốc tế giúp Công ty chủ
động hơn trong việc thanh toán tiền hàng nhập khẩu. Từ đó tạo được sự tin tưởng đối với
nhà cung cấp, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
4.2.

Các kiến nghị

4.2.1.

Nhà nước cần có có chính sách hỗ trợ hoạt động nhập khẩu

Theo đánh giá chung hiện nay, hệ thống thuế xuất nhập khẩu của nước ta vẫn còn
là một hạn chế đối với hoạt động nhập khẩu.
Đối với hàng là phụ tùng máy móc phục vụ khai thác công nghiệp thì hiện nay
năng lực sản xuất trong nước còn rất thấp, nhu cầu thị trường lại cao. Hơn thế nữa, việc
nhập khẩu linh kiện máy Diesel về sản xuất và lắp ráp máy móc phục phụ sản xuất, khai
thác công nghiệp trong nước là rất cần được đẩy mạnh bởi tạo điều kiện thuận lợi cho các


doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu làm ăn có lãi, tạo việc làm cho không ít người lao
động.
4.2.2.

Nhà nước cần tăng cường việc quản lý ngoại tệ

Bất cứ một doanh nghiệp nào khi tham gia hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu
cũng cần phải mua bán ngoại tệ. Song nếu bán ngoại tệ cho ngân hàng thì doanh nghiệp
sẽ bị thua thiệt do tỷ giá mua vào của ngân hàng quy định lại thấp hơn tỷ giá ở thị trường
tự do nhưng bán ra lại cao hơn. Do đó, Nhà nước cần xem xét điều chỉnh nguyên tắc và
cơ chế phân bổ ngoại tệ cho nhập khẩu.
4.2.3.

Nhà nước cần tăng cường hoạt động xúc tiến thương mại, hỗ trợ cho

các doanh nghiệp
Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay gặp nhiều khó khăn trong việc tìm
kiếm lựa chọn thông tin về thị trường, về bạn hàng do nhiều nguyên nhân khác nhau, mà
phần lớn là do hạn chế về khả năng tài chính và nguồn nhân lực.

KẾT LUẬN


Trong giai đoạn này, ngành Xuất nhập khẩu Việt Nam đã đạt được nhiều kết quả
tích cực. Vì thế, Công ty TNHH Gensaki cũng đã có nhiều đổi mới về quy mô, tổ chức
hoạt động, các nghiệp vụ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu để phù hợp với quá trình đổi mới
của nền kinh tế đất nước. Cho tới thời điểm hiện tại, Công ty đã từng bước đạt được
những thành công nhất định, trở thành một đối tác tin cậy trong lĩnh vực nhập khẩu các
loại máy móc xây dựng trên thị trường Việt Nam.
Tuy đã đạt được những thành công nhất định nhưng các hoạt động của Công ty vẫn
tiềm tàng sự thiếu ổn định và còn ẩn chứa nhiều rủi ro. Do đó, Công ty nên tiếp tục việc
tích lũy kiến thức chuyên môn, tiếp thu học hỏi những kinh nghiệm quý báu từ những
người đi trước, ngày càng trở nên nhanh nhạy hơn với thị trường để từng bước nâng cao
chất lượng và hiệu quả hoạt động sản xuất cho Công ty.