Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng
hợp thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ thầy cô trong khoa Quản
trị văn phòng, cán bộ thư viện Trung tâm thông tin thư viện đại học Nội vụ Hà
Nội.
Nhân đây cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành với các thầy cô, đặc
biệt đối với THS. Nguyễn Hữu Danh đã hướng dẫn giúp đỡ tận tình trong suốt
quá trình học tập và giúp tôi có được những định hướng rõ về bài tiểu luận này
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố
gắng xong bài tập lớn của tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì thế
tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường. Những ý kiến
đóng góp của thầy cô sẽ giúp tôi nhận ra hạn chế và qua đó tôi có thêm những
nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của cá nhân tôi và không sao chép
của bất kỳ ai. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về
thông tin sử dụng trong bài tập lớn này.


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
TT
1
2

TỪ VIẾT TẮT
TNHH
CNH - HĐH

TÊN ĐẦY ĐỦ
Trách nhiệm hữu hạng
Công nghiệp hóa – hiện đại hóa


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài.........................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng...................................................3
6. Giải thuyết khoa học.................................................................................3
7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.....................................................3
8. Cấu trúc của đề tài....................................................................................4
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP...............5
1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp.........................................................5
1.1.1. Khái niệm về doanh nghiệp................................................................5
1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp....................................................................6
1.1.3. Các loại hình doanh nghiệp................................................................7
1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp........................................7
1.2.1. Khái niệm văn phòng doanh nghiệp...................................................7
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp...........................8
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp...................................11
1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.................12

Tiểu kết..........................................................................................................13
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI
NHẬP..................................................................................................................14
2.1. Khái quát chung về quản trị văn phòng.................................................14
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập....................14


2.2.1. Vai trò thông tin...................................................................................14
2.2.2. Vai trò đại diện....................................................................................16
2.2.3. Vai trò quyết định................................................................................16
2.2.4. Vai trò liên kết.....................................................................................18
2.3. Tiêu chuẩn của một nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ
hội nhập.........................................................................................................19
2.3.1. Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ.........................................................19
2.3.2. Kỹ năng lãnh đạo................................................................................20
2.3.3. Phẩm chất đạo đức..............................................................................21
2.3.4. Kỹ năng mềm......................................................................................22
Tiểu kết..........................................................................................................22
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VAI TRÒ VÀ
TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP.......................................................................23
3.1. Đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập.....23
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................23
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................24
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................25
3.2. Giải pháp nâng cao vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập............................................................25
KẾT LUẬN........................................................................................................28
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................29

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay, toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế đã trở thành một xu thế khách
quan trong tiến trình phát triển kinh tế thế giới. Quá trình này đã tạo ra những
thời cơ thuận lợi cho các quốc gia, các doanh nghiệp có cơ hội phát triển, đồng
thời nó cũng đem lại những thách thức lớn về sự cạnh tranh, khả năng thu hút thị
trường.
Có thể khẳng định rằng, một trong những yếu tố quyết định tới sự phát
triển bền vững của một cơ quan, tổ chức, hay một doanh nghiệp đó chính là
nghiệp vụ chuyên môn về hành chính văn phòng.
Văn phòng từ lâu đã trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu
trong bất cứ một doanh nghiệp nào. Bước vào thời kỳ hội nhập toàn cầu hóa thì
công tác văn phòng ngày càng khẳng định được chỗ đứng của mình trong xã hội.
Với Việt Nam, một nước đang trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa – Hiện
đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có một văn phòng hoạt động đủ hiệu quả để giải
quyết nhanh gọn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả công việc. Và trong những
văn phòng ấy không thể nào không sở hữu một nhà quản trị văn phòng.
Hiện nay, công ty, doanh nghiệp nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị
văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Tuy không cần
trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biết
nhiều kỹ năng.
Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị
văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong
công ty. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người đứng ra giải quyết,
cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết
cách dung hòa các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận của công ty.
Để đảm nhận được vai trò to lớn đó nhà quản trị văn phòng cần có đủ
những tiêu chuẩn của một nhà quản trị văn phòng để có thể giải quyết được

những tình huống phát sinh trong quá trình làm việc.
Từ những vai trò và tiêu chuẩn quan trọng của nhà quản trị văn phòng đối
1


với các công ty doanh nghiệp đã nói trên và hơn nữa là một sinh viên chuyên
ngành Quản trị văn phòng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau khi được đào
tạo lý luận về “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” do Ths. Nguyễn Hữu Danh
giảng dạy tôi đã lựa chọn đề tài: “Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập” để làm sáng tỏ hơn tầm quan trọng
của Nhà quản trị văn phòng đối với hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp.
2. Lịch sử nghiên cứu
Với đề tài vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
trong thời kỳ hội nhập nói chung thì đã có những công trình nghiên cứu tiêu
biểu. Nhưng qua quá trình tìm hiểu về lịch sử nghiên cứu vấn đề này, cho đến
nay chưa có bài viết nào nghiên cứu khách quan và chi tiết cũng như đưa ra các
ý kiến, đề xuất cho cơ quan về vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài.
- Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp
- Phạm vi nghiên cứu: vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
- Mục đích nghiên cứu:
Qua việc nghiên cứu về vai trò và tiêu chuẩn của nhà Quản trị văn phòng
doanh nghiệp giúp e hiểu được thực trạng của vấn đề trên thực tế đồng thời có
thể tìm ra được những ưu điểm cần phát huy và nhược điểm cần hạn chế. Từ đó
có thể đưa ra một số biện pháp, một số hướng giải quyết vấn đề mang tính cá
nhân mà tổ chức có thể sử dụng nhằm nâng cao vai trò của nhà quản trị văn
phòng trong hoạt động của doanh nghiệp.

Đồng thời qua việc nghiên cứu vấn đề này cũng giúp tôi có thể vận dụng
các kiến thức đã học vào thực tế từ đó hiểu được vai trò nhà Quản trị văn phòng
doanh nghiệp, đồng thời nắm bắt được tình hình thực tế cũng như củng cố lại lý
thuyết chuyên ngành đang theo học.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
2


+ Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
+ Ưu điểm và nhược điểm của vấn đề.
+ Những giải pháp cần thực hiện.
5. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng.
Bài nghiên cứu sử dụng các phương pháp
- Cở sở phương pháp luận: Phép biện chứng duy vật - cơ sở phương pháp
luận chung nhất cho hoạt động nhận thức và thực tiễn.
- Nghiên cứu qua các nguồn dữ liệu và tình hình thực tế ở Việt Nam hiện
nay.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tác giả sử dụng các công trình nghiên
cứu có liên quan để phục vụ cho cơ sở lý luận thực tiễn của đề tài.
- Phương pháp thu thập thông tin: Từ các dữ liệu như báo, internet,…
- Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp so sánh, đánh giá và tổng
hợp
- Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế: Đây là phương pháp rất quan
trọng, có vai trò quyết định tới sự thành công của đề tài. Phương pháp này giúp
tác giả có sự đánh giá khách quan và trung thực về vấn đề nghiên cứu
6. Giải thuyết khoa học.
Làm tốt vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp sẽ
đem lại sự phát triển bền vững của cơ quan, tổ chức giúp cho hoạt động điều
hành cơ cấu, tổ chức. Đồng thời làm tăng giá trị quảng bá giới thiệu hình ảnh cơ
quan, doanh nghiệp cho mọi người và các tổ chức khác trong và ngoài nước.

7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.
Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có những hiểu biết sâu, rõ
ràng về vài trò và tiêu chuẩn của một nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện
nay. Đồng thời chỉ ra rằng công tác văn phòng là một trong những việc hết sức
đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu tổ chức làm tốt sẽ tạo lợi thế
thắng lợi trong cạnh tranh, đưa tổ chức phát triển ổn định, nâng cao uy tín.
Về mặt thực tiễn:cung cấp những tư liệu, tài liệu tham khảo về vai trò và
tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp không chỉ về lý thuyết mà
3


còn trong thực tiễn cho học sinh – sinh viên và những độc giả quan tâm.
8. Cấu trúc của đề tài.
Chương 1: Tổng quan về văn phòng doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả vai trò và tiêu chuẩn của
nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

4


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP.
1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp.
1.1.1. Khái niệm về doanh nghiệp.
Hiện nay trên phương diện lý thuyết có khá nhiều định nghĩa thế nào là
một doanh nghiệp, mỗi định nghĩa đều mang trong đó có một nội dung nhất định
với mỗi giá trị nhất định. Điều ấy cũng là đương nhiên, vì rằng mỗi tác giả đứng
trên nhiều quan điểm khác nhau khi tiếp cận doanh nghiệp để phát biểu chẳng
hạn như:

- Xét theo quan điểm luật pháp:
Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài
sản, có quyền và nghĩa vụ dân sự hoạt động kinh tế thoe chế độ hạch toán độc
lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh tế trong phạm vi vốn đầu tư
do doanh nghiệp quản lý và chịu sự quản lý của nhà nước bằng các loại luật và
chính sách thực thi.
- Xét theo quan điểm phát triển:
“ Doanh nghiệp là một cộng đồng người sản xuất ra những của cải. Nó
sinh ra, phát triển, có những thất bại, có những thành công, có lúc vượt qua
những thời kỳ nguy kịch và ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêu
vong do gặp phải những khó khăn không vượt qua được” – trích từ sách “Kinh
tế doanh nghiệp của D.Larua.A Caillat – Nhà xuất bản Khoa Học Xã Hội 1992.
- Xét theo quan điểm hệ thống
Doanh nghiệp được các tác giả nói trên xem rằng: Doanh nghiệp bao gồm
một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác động qua lại và theo đuổi cùng
một mục tiêu. Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệp bao gồm 5 phân hệ sau:
sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân sự.
Tuy nhiên, xét trên mọi khía cạnh, khái niệm chung nhất về doanh nghiệp
được đưa ra là: “Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao
dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm thực
hiện ổn định các hoạt động kinh doanh”.

5


1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp.
 Giải quyết việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống của người
lao động.
Trong những năm gần đây, số doanh nghiệp tăng nhanh đã giải quyết
được nhiều việc làm với thu nhập cao hơn cho người lao động. Tại thời điểm

năm 2000 khu vực doanh nghiệp đã thu hút 3,194 triệu lao động, đến năm 2002
là 3,933 triệu lao động và đến năm 2003 là 4,658 triệu lao động. Như vậy trong
3 khu vực doanh nghiệp đã thu hút thêm 1,464 triệu doanh nghiệp, nếu kể cả số
tuyển dụng để thay thế trên 650 nghìn giảm do các nguyên nhân, thì số lao động
mà khu vực doanh nghiệp tuyển vào trong 3 năm là trên 2,1 triệu lao động, bình
quân mỗi năm gần 700 nghìn lao động, là con số đánh kể trong yêu cầu tạo ra
việc làm mới cho toàn xã hội.
Lao động ở khu vực doanh nghiệp có thu nhập cao hơn nhiều so với khu
vực cá thể và hộ gia đình, năm 2002 thu nhập bình quân tháng của một lao động
gần 1,25 triệu đồng ( tăng 18,5% so với năm 2000). Tuy chiếm tỷ trọng không
cao trong tổng lao động toàn xã hội, nhưng lao động của khu vực doanh nghiệp
lại là lực lượng chủ yếu tạo ra nguồn thu cho ngân sách Nhà nước và đóng góp
lớn cho tăng trưởng GDP. Thu nhập cao và tăng nhanh của lao động khối doanh
nghiệp góp phần cải thiện và năng cao mức sống chung của toàn xã hội và tham
gia vào quá trình chuyển dịch cơ cấu lao động từ nông nghiệp sang ngành phi
nông nghiệp.
 Doanh nghiệp tăng trưởng và ổn định phát triển là yếu tố quyết định
đến tăng trưởng cao của nền kinh tế.
Lợi ích cao hơn mà tăng trưởng doanh nghiệp đem lại là tạo ra khối lượng
hành hóa và dịch vụ lớn hơn, phong phú hơn, chất lượng hơn, thay thế được
nhiều mặt hàng phải nhập khẩu, góp phần quan trọng cải thiện và nâng cao mức
tiêu dùng trong nước và tăng xuất khẩu, đó cũng là yếu tố giữ cho nền kinh tế ổn
định và phát triển.
 Doanh nghiệp phát triển giúp giải quyết các vấn đề xã hội.
Những năm gần đây, sản phẩm hàng hóa và dịch vụ do khối doanh nghiệp
6


tạo ra ngày càng phong phú, đa dạng về chủng loại mặt hàng, chất lượng hàng
hóa, dịch vụ được nâng lên, do đó đã giải quyết cơ bản nhu cầu tiêu dùng hàng

hóa, dịch vụ ngày càng cao của toàn xã hội, góp phần nâng cao mức sống vật
chất của dân cư và tăng nhanh lượng hành hóa xuất khẩu.
1.1.3. Các loại hình doanh nghiệp.
Căn cứ vào luật doanh nghiệp năm 2015, có các loại hình doanh nghiệp
như sau:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (Trong đó có công ty TNHH 1 thành viên
và công ty TNHH 2 thành viên trở lên).
- Doanh nghiệp nhà nước.
- Công ty cổ phần.
- Công ty hợp danh.
- Doanh nghiệp tư nhân.
- Nhóm công ty ( Trong đó có: Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty).
1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp.
1.2.1. Khái niệm văn phòng doanh nghiệp.
Có nhiều cách hiểu khách nhau về thuật ngữ văn phòng:
- Theo cách hiểu “tĩnh”: “văn phòng” là một địa điểm làm việc và có
một vị trí địa lý nhất định:
+ Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một
người quan trọng.
Ví dụ: văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ ....
+ Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các
cán bộ công chức của cơ quan, đơn cị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ: văn
phòng Bộ, văn phòng UBND...
- Theo cách hiểu “động”: Văn phòng là một loại hoạt động trong các tổ
chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như
thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin.
Một cách chung nhất có thể hiểu: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng
hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt
7

dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều
kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức dó.
Hành chính văn phòng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận
khác trong cơ quan, đơn vị.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp.
Xuất phát từ quan niệm trên về văn phòng và công tác văn phòng, có thể
thấy văn phòng có các chức năng cư bán sau:
- Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sứ dế lựa
chọn quyết dịnh quán lý tối ưu phục vựcho mục tiêu hoạt dộng cùa cơ quan, tổ
chức dó.
Muôn có những quyết định dims dán, kịp thời có cơ sứ và mang tính khoa
học, người ra quyết định phải lắm được nhiều lĩnh vực phải có mặt ở mọi lúc,
mọi nơi… Điều này vượt quá khá năng của một con người. Vì lý do đó, người
thứ trưởng cần ý kiến tham mưu của lực lượng trợ giúp Thông thường, theo cơ
câu tổ chức trực tuyến – chức năng, lực lượng trợ giúp về các lĩnh vực chuyên
môn nằm ở các phòng ban chức năng. Văn phòng sẽ giúp thủ trướng trong việc
lổng hợp các ý kiên chuyên môn dó, phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết
luận chung nhất nhằm cung câp cho thủ trưởng những thông tin, những phương
án quyết định kịp thời và đúng đắn.
Như vậy, tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong
một chức năng luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan, không
bị gò bó, ràng buộc.
- Chức năng giúp việc theo ngành
Văn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điếu hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan, đơn vị. dự án thông qua các công việc cụ thể như xây dựng
chương trình, kế hoạch còng tác ngàv, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai
thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ
tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức

các chuyến di công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quán lý các văn ban…
8


- Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, dơn vị, dự án không the thiếu các điều kiện
vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị. dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung
cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị. dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng
chúng có hiệu quá. Số lượng, đặc điểm của các phương tiện vật chất phụ thuộc
vào đặc điêm và quy mô hoạt dộng của các cơ quan, dơn vị. Phục vụ một cách
tiết kiệm và có hiệu quả là phương châm hoạt dộng của còng tác văn phòng.
Tóm lại. văn phòng là đầu mời giúp việc cho lãnh đạo, thủ trưởng thông
qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ
trợ, bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn
phòng với tư cách một phòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như
một loại hoạt động.
- Nhiệm vụ của văn phòng:
Các chức năng của văn phòng được thể hiện ở các nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây
dựng. Song muốn dạt dược mục lieu chung thì các kế hoạch dó phái dược kết
nôi thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ cho nhau. Văn phòng
là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các bộ
phận khác thực hiện.
Mặt khác, văn phòng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác trong quý. tháng, tuần… của ban lành đạo giúp lãnh đạo triện
khai, thực hiện các kế hoạch đó.
+ Thu thập xử lý
Thông tin là căn cứ để thủ trưởng, lãnh đao đưa ra quyết đinh kịp thời và
đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Nhiều khi

khối lượng thông tin rấtt lớn, phức tạp, đa dạng, đa chiều. Việc thu thập và xứ lý
lượng thông tin này cần phái có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Các
thông tin công văn, giây tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý, phân
loại theo những kênh thích hợp để sau đó chuyến phát đi hay lưu trữ.
9


Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư lưu trữ
khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyến phát thông tin. Thông tin được thu thập
đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quán lý là cơ sở để
thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quvết định quản lý
+Tư vấn về văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin, phương tiện lưu trữ và truyền đạt các
quyết định quán lý. Văn phòng trự giúp cho thủ trưởng về công tác soạn thảo
văn bản để đám bảo cho văn bản có đầy đú nội dung, hình thức theo yêu cầu;
đúng thẩm quvền và đúng trình tự thú tục theo quy định.
+Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
Văn phòng, thông qua việc chuyển phát thông tin, truyền đạt các quyết
định của lãnh đạo. Văn phòng cũng theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết
định đó, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ phận để báo cáo lãnh đạo, đề
xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo.
+Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
Văn phòng chịu trách nhiệm trong công tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố
trí nơi ăn, chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh
tiết của cơ quan, dơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai
trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân
dân.
+Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sàn.
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng là bộ phận bảo đảm các
yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như

lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử
dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
+Tổ chức công tác bảo vệ
Nếu không có bộ phận chuyên trách, văn phòng có thể có nhiệm vụ tổ
chức công tác bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, đơn vị. Ngoài ra, văn phòng
có thể phối hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa
tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
10


Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan,
đơn vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động mà
từng cơ quan, đơn vị có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn
phòng được bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng. Tùy
theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức
văn phòng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức
văn phòng của một cơ quan thường bao gồm:
- Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác
tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức
công tác lễ tân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết
bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư.
- Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chuyên viên có trình độ có nhiệm vụ
nghiên cứu chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên
môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt
động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho
thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết
- Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các

phương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
- Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động
của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu
theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫn công tác
lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
- Bộ phận tài vụ: ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách) Dự trù
kinh phí cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi
sử dụng kinh phí của các bộ phận trong cơ quan.
- Bộ phận tổ chức nhân sự ( nếu cơ quan không có bộ phận chuyên
trách): xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng,
11


bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức
công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơ nhân sự.
- Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động
của cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ
phận chấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan. Phụ
trách văn phòng là Chánh văn phòng. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm
trướcthủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt động của văn phòng. Giúp
việc cho chánh văn phòng là phó văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về những việc được phấn công và giải quyết một số công việc khi được
sự ủy nhiệm của Chánh văn phòng. Mỗi bộ phận của văn phòng sẽ có một người
phụ trách ( Trưởng phòng hoặc tổ trưởng) chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về điều hành và kết quả thực hiện các hoạt động của bộ phận đó.
1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.
Nhà quản trị văn phòng là người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp và đảm
nhận vai trò lãnh đạo văn phòng làm việc hiệu quả. Công việc của nhà quản trị
làm thế nào để đạt được mục tiêu của tổ chức cân bằng và thông qua người khác.
Khi các nhà quản trị khích lệ các nhân viên cấp dưới của mình, tạo ảnh hưởng

đến cá nhân hay tập thể lúc họ làm việc, lựa chọn kênh thông tin hiệu quả nhất
hay giải quyết các vấn đề liên quan đến hành vi của nhân viên thì các nhà quản
trị đang thực hiện chức năng lãnh đạo. Có trách nhiệm xây dựng tầm nhìn của tổ
chức, doanh nghiệp, tập hợp, khuyến khích mọi người làm việc có hiệu quả, bên
cạnh đó nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm tìm kiếm và đưa ra những
phương pháp thay đổi có ý nghĩa đưa đến sức cạnh tranh cao và phát triển bền
vững cho văn phòng doanh nghiệp nói riêng và doanh nghiệp nói chung.
Nhà quản trị văn phòng phải có niềm đam mê khao khát làm được điều gì
đó có ích cho tổ chức, doang nghiệp. Nếu như không có niềm đam mê thì nhà
quản trị văn phòng không có những quyết định táo bạo và tâm huyết. Có một
điều chắc chắn rằng Nhà quản trị văn phòng sẽ không lãnh đạo tốt công việc của
mình trong khi họ không có vốn hiểu biết về công việc thuộc lĩnh vực hoạt động
của mình, như vậy Nhà quản trị văn phòng cần có sự hiểu biết hơn ai hết. Bên
12


cạnh đó, phải có tầm nhìn xã trông rộng và óc sáng tạo, Nhà quản trị phải làm
sao đưa ra những ý tưởng sáng tạo, thực hiện các chiến lược phát triển cho
doanh nghiệp.
 Tiểu kết
Chương 1 đã nêu khái quát những vấn đề căn bản về văn phòng doanh
nghiệp, chức năng của văn phòng doanh nghiệp. Bên cạnh đó tìm hiểu về Nhà
quản trị văn phòng và hoạt động lãnh đạo điều hành doanh nghiệp của Nhà quản
trị văn phòng. Doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp hay Nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp đều có những vai trò nhất định trong sự phát triển của xã
hội. Đất nước phát triển vững mạnh nhờ hoạt động của các doanh nghiệp, trong
đó có sự đóng góp to lớn của bộ phận văn phòng doanh nghiệp mà đặc biệt là sự
cống hiến của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. Từ đó làm cơ sở để tôi triển
khai thực hiện chương 2 với vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng
trong thời kỳ hội nhập hiện nay.

13


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI
NHẬP.
2.1. Khái quát chung về quản trị văn phòng
Trong thời kỳ hội nhập như ngày nay bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức
nào đều cần sở hữu một Nhà quản trị Văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động
và biết cảm thông. Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”
nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện
xảy ra trong doanh nghiệp. Đôi khi chính nhà quản trị văn phòng phải là người
đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài
việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, … nhà quản trị văn phòng
cũng cần phải biết cách dung hòa các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi
nhuận của công ty, doanh nghiệp.
Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi một nhà quản trị văn phòng giống như người
“làm dâu trăm họ”. Bởi vậy việc củng cố, năng cao vai trò và tiêu chuẩn của một
nhà quản trị văn phòng ngày càng trở nên cấp thiết. Nhất là trong thời kỳ đẩy
mạnh CNH - HĐH và hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, đất nước ta tiếp tục đạt
những thành tựu to lớn, tốc độ tăng trưởng kinh tế nhiều năm liên tục ở mức
khá, nhiều doanh nghiệp đã tạo được uy tín và thương hiệu trên thị trường trong
nước và ngoài nước. Bên cạnh đó chúng ta gặp không ít những khó khăn, thách
thức lại một lần nữa nhất mạnh vai trò của nhà quản trị văn phòng.
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập.
2.2.1. Vai trò thông tin
Thông tin là nhu cầu thiết yếu trong hoạt động của đời sống xã hội, đặc
biệt là trong hoạt động lãnh đạo, quản lý. Thông tin là điều kiện tiên quyết góp
phần bảo đảm cho nhà lãnh đạo, quản lý hoạt động hiệu quả. Trong cơ quan, tổ

chức Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò như một cầu nối trung gian về thông
tin trong hoạt động của công ty. Việc cung cấp thông tin quản lý cho lãnh đạo
công ty là rất quan trọng, bởi nó quyết định đến doanh thu, đến sự phát triển
chung của toàn cơ quan. Chính vì thế công tác thu thập thông tin làm căn cứ cho
14


hoạch định có tác động không hề nhỏ tới hoạt động của công ty, thông tin đầy đủ
chính xác giúp lãnh đạo đưa ra được những chiến lược đúng đắn, và những
quyết định mang tính khả thi cao. Để làm tốt công tác thu thập thông tin cho
lãnh đạo, nhà quản trị văn phòng cần tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ, đảm
bảo mọi yêu cầu của công tác nhân sự đáp ứng chất lượng hiệu quả công việc
của công ty. Ví dụ cụ thể trong việc thu thập thông tin trong hoạch định nguồn
nhân sự cần tiến hành như sau:
- Xác định được các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện
công việc.
- Điều kiện để tiến hành công công.
- Các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hoàn thành công việc.
- Mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
- Các phẩm chất, kỹ năng nhân viên phải có để thực hiện công việc đó.
- Thực trạng số lượng và chất lượng nguồn nhân sự của công ty.
Bảng 1. Trình độ và số lượng lao động của Tổng công ty Xây dựng Hà Nội.
Tổng số cán bộ công nhân viên
Tiến sĩ, thạc sỹ
Kỹ sư xây dựng, kết cấu
Kiến trúc sư
Kỹ sư cầu đường và ngành khác
Cử nhân và Đại học các ngành khác
Công nhân lành nghề (bậc 4 trở lên)
Các nhân viên khác

33.610
60
2.317
216
512
618
17.306
12.581

Trong biểu đồ trên ta thấy rằng số lượng lao động của công ty rất lớn lên
đến 33.610 lao động. Do tính chất của công ty là xây dựng cơ sở hạ tầng và giao
thông, bất động sản, thủy điện nên số lượng lao động nam cao hơn số lượng lao
động nữ.
Nhờ quá trình thu thập thông tin đó nhà quản trị văn phòng có thể lắm bắt
được tình hình, trình độ chuyên môn của nhân viên như thế nào có phù hợp đáp
ứng theo yêu cầu tính chất công việc mà doanh nghiệp đang cần hay không.
2.2.2. Vai trò đại diện.
15


Với quyền uy chính thức của mình, nhà quản trị văn phòng là người tượng
trưng cho tổ chức và phải thực hiện nhiều chức trách thuộc tính chất đại diện.
Trong những chức trách này có một số mang tính hành chính, một số mang tính
cổ vũ lòng người, nhưng đều là những việc có liên quan đến quan hệ giữa người
với người, không liên quan đến việc xử lý thông tin quan trọng và ra quyết định
quản lý. Trong một số tình huống, sự tham gia của nhà quản trị là điều mà pháp
luật đòi hỏi như ký kết một văn bản. Trong một số trường hợp khác sự tham gia
của nhà quản trị được coi như một nhu cầu xã hội, như chủ trì một số cuộc họp
hoặc một số nghi lễ để tăng thêm ý nghĩa và tầm quan trọng của chúng.

2.2.3. Vai trò quyết định.
Vai trò nhà quản trị doanh nghiệp được thể hiện ở chỗ nhà quản trị là
người khởi xướng và thiết kế nhiều cải cách của tổ chức trong phạm vị quyền
hạn của mình. Mục đích của vai trò này là tạo ra những chuyển biến tốt hơn
trong đơn vị. Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật
mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng câp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp
dụng.
Trong vai trò người khắc phục khó khăn, nhà quản trị văn phòng phải xử
lý những tình huống ngoài ý muốn và những biến đổi hàm chứa những nhân tố
không thể điều khiển được. Chẳng hạn như khi mỗi cỗ máy chủ yếu bị hỏng khi
nguồn điện bị cíp, khi khách hàng chủ yếu đột ngột không mua hàng nữa, khi
mặt hàng kinh doanh đột nhiên bán chạy. Khi đó vai trò của nhà quản trị trong
tình huống này là phải nhanh chóng, kịp thời và quyết đoán để đưa tổ chức trở
lại hoạt động bình thường và hạn chế mức thấp nhất những thiệt hại có thể hoặc
là tận dụng tối đa các cơ hội mới, những yếu tố mới để phát triển.
Khi nhà quản trị văn phòng ở trong tình huống phải quyết định nên phấn
phối nguồn lực cho ai và với số lượng như thế nào thì đó là lúc nhà quản trị văn
phòng đóng vai trò là người phân phối nguồn lực. Vai trò này gồm 3 phần:
- Sắp xếp thời gian của bản thân: thời gian của nhà quản trị là một trong
những nguồn lực quý báu nhất của tổ chức. Điều quan trọng hơn nữa là việc sắp
xếp thời gian của nhà quản trị có ý nghĩa quyết định đối với lợi ích của tổ chức
16


và được thực hiện theo thứ tự ưu tiên của tổ chức.
- Sắp xếp công việc: chức trách của nhà quản trị là thiết lập một chế độ
làm việc của tổ chức mình, làm việc gì, ai làm, thông qua tổ chức nào để làm.
Vấn đề này liên quan đến việc phân phối những nguồn lực cơ bản và nói chung,
liên quan đến những phương án làm việc mang tính chất cải tiến. Thực chất của
vấn đề này là sắp xếp công việc cho cấp dưới. Đó là một vấn đề quan trọng

trong phân phối nguồn lực.
- Những quyết định quan trọng phải được nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp phê chuẩn trước khi thực hiện: Điều này sẽ giúp nhà quản trị có thể duy
trì sự điều kiển liên tục đối với việc phân phối nguồn lực. Nhà quản trị phải là
người giữ quyền phê chuẩn mọi quyết định quan trọng để đảm bảo cho công
việc phối hợp các quyết định đó, khiến cho các quyết định đó bổ sung cho nhau,
không trái ngược nhau và lựa chọn được phương án tốt nhất trong tình hình
nguồn lực có hạn. Nếu quyền lực này bị phân tán thì có thể dẫn đến những quyết
định quản lý không ăn khớp và sự không nhất trí trong chiến lược.
- Cuối cùng nhà quản trị còn đóng vai trò là nhà thương thuyết, đàm
phán, thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động. Sở dĩ nhà quản trị phải
thay mặt cho tổ chức tham gia những cuộc đàm phán quan trọng vì họ là người
tượng trưng cho tổ chức. Sự tham gia của họ có thể làm tăng thêm sự tin cậy cho
đối phương. Với tư cách là người phát ngôn của tổ chức, nhà quản trị văn phòng
là người đại diện về mặt đối ngoại của những thông tin và tiêu chuẩn giá trị của
tổ chức. Điều quan trọng hơn nữa là, với tư cách là người phân phối nguồn lực,
nhà quản trị có quyền chi phối nguồn lực của tổ chức. Đàm phán là trao đổi
nguồn lực, nó đòi hỏi người tham gua đàm phán có đủ nguồn lực chi phối và
nhanh chóng quyết định vấn đề.
Tóm lại với chức năng và vai trò của mình, nhà quản trị giữ vai trò quan
trọng trong sự thành công hay thất bại của tổ chức và đó cũng là lý do chính của
nhu cầu cấp bách phải đào tạo các nhà quản trị, vì sự nghiệp phát triển kinh tế xã
hội của cả nước.
2.2.4. Vai trò liên kết.
17


Công tác tổ chức và duy trì các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp là
công việc mà nhà quản trị văn phòng phải thực hiện. Nhất là các mối quan hệ
trong nội bộ doanh nghiệp. Họ phải gắn kết tất cả các phòng ban lại với nhau

trong một mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Nhà quản trị văn phòng phải duy trì hoạt động của doanh nghiệp được
đảm bảo theo đúng tiến độ, theo đúng quá trình làm việc, ổn định các công tác
hoạt động. việc duy trì hoạt động của doanh nghiệp có vai trò quan trọng, quyết
định sự tồn tại của doanh nghiệp, vì vậy nhà quản trị văn phòng cần có những
phương pháp hiệu quả và thiết thực áp dụng vào doanh nghiệp, thay đổi phương
thức hoạt động phù hợp với thực tiễn hiện nay.
Việc đảm bảo cho hoạt động của văn phòng doanh nghiệp được trôi chảy,
thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây
dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh
đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗi khi lãnh đọa
đi công tác…
Ngoài ra, giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự
vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự
phát triển của cơ quan, tổ chức.
Nhà quản trị văn phòng không chỉ có vai trò trong công tác tổ chức, duy
trì các mối quan hệ với con người mà còn có vai trò trong việc tạo lập các mối
quan hệ đối ngoại. Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ
phận văn phòng trong doanh nghiệp lại với nhau và giữa doanh nghiệp với hệ
thống các mối quan hệ bên ngoài.
Để làm tốt việc này họ phải tạo lập và duy trì các mối quan hệ chủ chốt
trong doanh nghiệp và các mối quan hệ đối ngoại, phải biết lắng nghe và thu
thập ý kiến và đặc biệt là có các kỹ năng cần thiết. Hầu như các hoạt động giao
tiếp chính thức giữa các cơ quan, doanh nghiệp với đối tác, khách hàng đều
được tổ chức tại văn phòng. Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong
giao tiếp của các cán bộ nhân viên, phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm
đối tác, khách hàng hài lòng vì được tôn trọng. Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa
18

học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn
đối với khách. Tất cả những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy
tín của cơ quan, doanh nghiệp, góp phần quảng bá thương hiệu của doanh
nghiệp. Chính vì thế, văn phòng còn được coi là “bộ mặt” phản ánh cả một cơ
quan, doanh nghiệp vì vậy nhà quản trị văn phòng có vai trò trong việc tạo lập
các mối quan hệ đối ngoại.
2.3. Tiêu chuẩn của một nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong
thời kỳ hội nhập.
Hội nhập kinh tế quốc tế đặt ra nhiều thách thức cho các quốc gia. Trong đó
việc xây dựng một đội ngũ các nhà quản trị hiện đại có tầm vóc quốc tế là một
yêu cầu cực kỳ quan trọng. Các doanh nghiệp có tầm hoạt động toàn cầu là nền
tảng cốt lõi của các doanh nghiệp toàn cầu. Trước những vai trò quan trọng của
nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp yêu cầu đòi hỏi những nhà quản trị
văn phòng cần được đào tạo chuẩn, tài năng đáp ứng sự nhanh nhạy, nắm bắt
được sự thay đổi xã hội, có được các dự báo xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý
quản lý, Vậy điều kiện cần và đủ là nhà quản trị văn phòng là gì. Câu hỏi đặt ra:
những phẩm chất/ kỹ năng cần có ở một nhà quản lý hiện đại?
2.3.1. Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ
Kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn có vị trí đặc biệt quan trọng, nó là cái tiền
đề để đầu tiên giúp nhà quản trị văn phòng hiểu công việc của mình làm gồm
những nội dung gì cần thiết cho hành trang nghề nghiệp của bản thân.
Các nhà quản trị văn phòng cần luôn trau rồi, tích cực học hỏi, học thật tốt
vì kỹ năng này quyết định 50% kết quả công việc.
Nhiệm vụ của nhà Quản trị văn phòng có thể nói tóm lược một cách tổng
quát gồm các công việc:
- Tham mưu cho thủ trưởng làm các văn bản giấy tờ, thủ tục hành chính.
- Chuẩn bị cho các cuộc tiếp đón ngoại giao của cơ quan, là cánh tay
phải tham mưu cho việc mở rộng mối quan hệ làm ăn kinh doanh.
- Chuẩn bị cho các cuộc hội thảo và giúp lãnh đạo tổng kết hoạt động
kinh doanh, dự trù các chiến lược mới.

19


- Quản lý các văn bản giấy tờ, văn phòng phẩm, nhân sự, sắp xếp lịch
làm việc cho cơ quan…
- Do đặc thù công việc nên nhà quản trị văn phòng cần phải được trang
bị các kiến thức chuyên môn về các loại văn bản theo đúng quy định, phải
thường xuyên cập nhật thông tin cho phù hợp với tình hình thực tế.
Ngoài ra cần quản lý và lập kế hoạch. Đây là một kỹ năng không thể
thiếu của nhà lãnh đạo. Họ xây dựng tầm nhìn chiến lược cho công ty, đồng thời
cũng phải quản lý và lập kế hoạch cho các mục tiêu mà công ty cần đạt tới. Có
khả năng quản lý và lập kế hoạch, thì nhà lãnh đạo mới có thể duy trì, phát triển
và thay đổi được tầm nhìn chiến lược khi cần thiết.
Bên cạnh đó việc giao quyền hiệu quả rất là quan trọng. Nhà lãnh đạo
phải biết phát hiện nhân tài – người có khả năng bổ sung những khiếm khuyết
của bạn thay vì biết cách khen ngợi mà hãy phân quyền và phân bổ công việc
một cách hợp lý. Bên cạnh đó, người lãnh đạo cần phải có chính sách đãi ngộ
đặc biệt cho những con người giỏi, những người dám đặt những mục tiêu vô
cùng thách thức và tìm cách để thực hiện nó.
2.3.2. Kỹ năng lãnh đạo
Để trở thành người lãnh đạo, bạn cần phải trải qua một thời gian dài được
rèn luyện những phẩm chất cần có và học tập kinh nghiệm từ những người đi
trước. Thế nhưng, nhiều người trong chúng ta thường xem nhẹ điều đó và cứ giữ
mãi quan niệm chủ quan khi cho rằng họ sinh ra là để làm người đứng đầu. Một
người lãnh đạo thật sự cần phải có tư thế đĩnh đạc, sự tự tin, khả năng thuyết
phục người khác… Câu hỏi lớn được đặt ra là làm thế nào bạn có thể hội tụ đủ
những phẩm chất đó?
- Tầm nhìn xa: Một người lãnh đạo có vai trò quan trọng hơn một cá
nhân rất nhiều. Anh ta dường như luôn biết cách hoạch định tốt mọi công việc
và là người cung cấp những lời khuyên hữu ích nhất cho những cộng sự hay

thuộc cấp của mình.
- Không chỉ có một tầm nhìn xa, anh ta còn biết cách truyền đạt những ý
tưởng của mình cho người khác hiểu để cùng với mình thực hiện tốt những ý
20