Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu
sử dụng trong đề tài có nguồn gốc rõ ràng, đúng quy định. Các kết quả là do bản
thân tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan, phù hợp với thực
tiễn và được tham khảo đúng mực.
Nếu có sự vi phạm, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.


LỜI CẢM ƠN
Thông qua bài tiểu luận này, em xin được chân thành cảm ơn giảng viên
bộ môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp đã nhiệt tình giảng dạy, hướng dẫn,
giúp đỡ, hỗ trợ em trong quá trình học tập bộ môn.
Do hiểu biết còn giới hạn, khả năng còn hạn chế và nhiều nguyên nhân
khác, mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng vẫn không thể tránh khỏi những thiếu
sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đánh giá, bổ sung, phản hồi từ phía
các thầy cô và bạn đọc để đề tài được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài....................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................2
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng.. 2
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài........................................................2
7. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................3

PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP.....4
1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp.............................................................4
1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp...................................................................4
1.1.2 Vai trò của doanh nghiệp........................................................................5
1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp....................................................................5
1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp...........................................5
1.2.1 Khái niệm về văn phòng........................................................................5
1.2.2 Khái quát về văn phòng doanh nghiệp...................................................6
1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp..............................7
1.2.4 Sơ đồ cơ cấu văn phòng doanh nghiệp..................................................9
1.3 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.....................12
Tiểu kết..........................................................................................................13
CHƯƠNG II. VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN
PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP.......................14
2.1 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng............................................14
2.1.1 Khái niệm.............................................................................................14
2.1.2 Phân loại các cấp quản trị....................................................................14


2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong thời thời kỳ hiện nay.............15
2.2.1. Nhà quản trị văn phòng có vai trò hoạch định những chiến lược kinh
doanh cho sự phát triển của doanh nghiệp....................................................16
2.2.2 Nhà quản trị văn phòng có vai trò thuộc về mối quan hệ tương tác giữa
các cá nhân....................................................................................................16
2.2.3 Nhà quản trị có vai trò truyền thông xây dựng mạng lưới liên kết......17
2.2.4. Nhà quản trị văn phòng có vai trò thường xuyên kiểm tra, giám sát
hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp............................................................17
2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn
phòng doanh nghiệp......................................................................................18

2.3.1. Thực trạng xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động của văn phòng
doanh nghiệp.................................................................................................18
2.3.2. Thực trạng tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng doanh
nghiệp và điều hành theo quy chế.................................................................19
2.3.3. Thực trạng phân quyền, ủy quyền trong điều hành hoạt động của văn
phòng doanh nghiệp......................................................................................21
2.3.4. Thực trạng tổ chức quản lý điều hành các nghiệp vụ công tác văn
phòng.............................................................................................................22
2.4. Những tiêu chuẩn của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị
trong thời kỳ hội nhập...................................................................................23
2.4.1 Chân dung nhà quản trị thế kỷ 21........................................................23
2.4.2 Các kỹ năng quản trị mà mỗi nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có. 24
2.4.3 Các yếu tố để trở thành nhà quản trị thành công..................................25
Tiểu kết..........................................................................................................27
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP..............................................28
3.1. Đánh giá, nhận xét về vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
hiện nay.........................................................................................................28
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................28
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................29


3.2. Một số đề xuất giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập............................................................30
3.2.1. Đổi mới phong cách trong lãnh đạo....................................................30
3.2.2. Thái độ của nhà quản trị đổi mới........................................................30
3.3.3. Một số giải pháp khác.........................................................................31
Tiểu kết..........................................................................................................32
KẾT LUẬN........................................................................................................33
DANH MỤC TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................34

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành một xu thế lớn của thế giới hiện đại
và diễn ra mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực, ngành nghề. Với ngành Quản trị văn
phòng cũng vậy, đây không phải là một ngành mới mẻ nhưng nó luôn phải đổi
mới theo những thay đổi của thế giới. Đây chính là một ngành có tiềm lực lớn,
tạo ra những nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động, là cánh tay
phải đắc lực cho lãnh đạo của các cơ quan, doanh nghiệp.
Không như nhân viên bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị
Văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xảy ra trong
doanh nghiệp. Đôi khi chính nhà quản trị Văn phòng phải là người đứng ra giải
quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài việc quản lý
giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự,... nhà quản trị Văn phòng cũng cần
phải biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì lợi nhuận
của công ty, doanh nghiệp.
Trước yêu cầu đòi hỏi quan trọng đó, những nhà quản trị văn phòng cần
phải có những kỹ năng để đáp ứng sự nhanh nhạy thay đổi của xã hội, nắm bắt
được những xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý…
Là một sinh viên của ngành Quản trị Văn phòng và nhận thấy được vai trò
của người lãnh đạo, nhất là nhà quản trị văn phòng vô cùng quan trọng với mỗi
tổ chức, đây chính là động lực thúc đẩy em đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “ Vai
trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng trong thời kỳ hội nhập”.
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay có nhiều nghiên cứu về vai trò của người lãnh đạo, người lãnh
đạo văn phòng. Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu đi sâu vào đánh giá về vai
trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh nhà quản trị
văn phòng trong thời kỳ hội nhập. Do đó, bài viết đưa ra những kế thừa và phát
những khả năng tìm hiểu, khảo sát để đánh giá tình hình vai trò của các nhà

quản trị văn phòng, bên cạnh đó làm rõ những yêu cầu của doanh nghiệp đối với
nhà quản trị Văn phòng.
1


3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài
Về đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu vai trò và tiêu chuẩn của
nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp theo tình hình thực tế hoạt động của
doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.
Về giới hạn và phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi các
văn phòng doanh nghiệp trong nước.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu làm rõ:
 Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp hiện nay
từ thực tế hoạt động của các doanh nghiệp.
 Đề xuất các giải pháp chủ yếu để giúp nhà quản trị Văn phòng đáp ứng
yêu cầu trong thời kỳ hội nhập.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng.
Căn cứ vào tình hình thực tiễn của cơ quan. Trên cơ sở những công việc,
nhiệm vụ cụ thể đã được thực hiện, từ đó thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu và
dùng các phương pháp luận để diễn giải gồm các phương pháp:
+ Phương pháp quan sát
+ Phương pháp mô tả
+ Phương pháp phân tích – tổng hợp
+ Phương pháp thống kê
+ Phương pháp điều tra, khảo sát.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
 Thực hiện đề tài là điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực hiện đề tài nâng
cao năng lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ của môn học cũng như của

bản thân.
 Góp phần nâng cao nhận thức về vai trò của Nhà quản trị văn phòng
doanh ngiệp hiện nay và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập.
 Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khi
2


tìm hiểu về học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” và các học phần có
liên quan.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được
chia làm 03 chương. Cụ thể như sau:
Chương 1. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
Chương 2. Vai trò và tiêu chuẩn của nhà quản trị văn phòng doanh
nghiệp trong thời kỳ hội nhập.
Chương 3. Giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

3


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP.
1.1 Khái quát chung về doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm về doanh nghiệp
Trong nghiên cứu thì có rất nhiều định nghĩa về doanh nghiệp được đưa
ra, các định nghĩa đều mang trong đó một nội dung với những giá trị nhất định
bởi mỗi tác giả đứng trên nhiều quan điểm khác nhau khi tiếp cận về doanh
nghiệp. Chẳng hạn như:

 Xét theo quan điểm luật pháp:
Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu, có tài
sản, có quyền và nghĩa vụ dân sự hoạt động kinh tế theo chế độ hạch toán độc
lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh tế trong phạm vi vốn đầu tư
do doanh nghiệp quản lý và chịu sự quản lý của nhà nước bằng các loại luật và
chính sách thực thi
 Xét theo quan điểm chức năng:
Doanh nghiệp được định nghĩa như sau: "Doanh nghiệp là một đơn vị tổ
chức sản xuất mà tại đó người ta kết hợp các yếu tố sản xuất (có sự quan tâm giá
cả của các yếu tố) khác nhau do các nhân viên của công ty thực hiện nhằm bán
ra trên thị trường những sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận được khoản
tiền chênh lệch giữa giá bán sản phẩm với giá thành của sản phẩm ấy” M.Francois Peroux.
 Xét theo quan điểm phát triển:
“Doanh nghiệp là một cộng đồng người sản xuất ra những của cải. Nó
sinh ra, phát triển, có những thất bại, có những thành công, có lúc vượt qua
những thời kỳ nguy kịch và ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêu
vong do gặp phải những khó khăn không vượt qua được " - trích từ sách " kinh
tế doanh nghiệp của D.Larua.A Caillat - Nhà xuất bản Khoa Học Xã Hội 1992
 Xét theo quan điểm hệ thống:
Doanh nghiệp được các tác giả nói trên xem rằng : Doanh nghiệp bao
gồm một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác động qua lại và theo đuổi
4


cùng một mục tiêu. Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệp bao gồm 4 phân hệ
sau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân sự.
Tuy nhiên, định nghĩa được sử dụng rộng rãi đó là khái niệm: “Doanh
nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tài sản riêng, có trụ sở giao dịch ổn định , được
đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiện các hoạt động kinh
doanh trên thị trường”.( Theo mục 7 điều 1 chương 1 Luật doanh nghiệp 2014).

1.1.2 Vai trò của doanh nghiệp
- Giải quyết việc làm, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống của người lao
động.
- Doanh nghiệp tăng trưởng và ổn định phát triển là yếu tố quyết định đến
tăng trưởng cao của nền kinh tế.
- Doanh nghiệp phát triển giúp giải quyết các vấn đề xã hội.
- Doanh nghiệp phát triển tác động đến chuyển dịch cơ cấu trong nền kinh
tế quốc dân và trong nội bộ mỗi ngành.
- Hình thành và phát triển đội ngũ các nhà kinh doanh năng động.
1.1.3 Các loại hình doanh nghiệp
Căn cứ vào luật doanh nghiệp năm 2014, có các loại hình doanh nghiệp
như sau:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn
- Doanh nghiệp nhà nước.
- Công ty cổ phần.
- Công ty hợp danh.
- Doanh nghiệp tư nhân.
- Nhóm công ty (Trong đó có: Tập đoàn kinh tế, tổng công ty).
1.2 Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
1.2.1 Khái niệm về văn phòng
Trong mỗi cơ quan, tổ chức, văn phòng là một bộ phận quan trọng, góp
phần giúp cho mọi hoạt động của đơn vị, tổ chức đó hoạt động một cách hiệu
quả, gắn kết với nhau.
Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị
5


từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý
của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho
hoạt động của tổ chức nói chung., cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng

toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực
hiện các mục tiêu chung của tổ chức.
Văn phòng theo nghĩa hẹp: chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị
những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ quan
tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng
không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.
Bác Hồ đã từng nói: “ Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt,
giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình
sai thù lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”. Với những cách tiếp cận
khác nhau trên đây ta có thể hiểu khái niệm văn phòng được khái quát như sau:
“Văn phòng vừa là trụ sở làm việc, nơi giao tiếp của cơ quan đơn vị hoặc của
một cá nhân nhất định, nó cũng vừa là bộ phận tổng hợp giúp thủ trưởng, ban
lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ
chức trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị”.
1.2.2 Khái quát về văn phòng doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ theo yêu cầu xã
hội dự trên những quy luật của thị trường nên tính chất hoạt động không giống
các cơ quan nhà nước hay sự nghiệp. Mục đích hoạt động của các tổ chức này là
lợi ích, nên cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong sản xuất kinh doanh được
đề cao. Nhà quản trị kinh doanh luôn phải tính toán chi phí các nguồn lực sao
cho hiệu quả nhất. Đồng thời hoạt động thông tin trong các doanh nghiệp cũng
mang tính thị trường, nên việc tổ chức công tác này cũng được tiến hành theo
cách thích hợp. Từ những đặc tính của tổ chức doanh nghiệp mà văn phòng ở
đây thường được ghép lồng với các bộ phận khác như tổ chức nhân sự,
marketing hay chỉ đảm nhận một phần chức năng tổng hợp và hậu cần. Tên gọi
văn phòng trong các doanh nghiệp thường là phòng hành chính hay phòng hành
chính – tổng hợp hoặc phòng hành chính – nhân sự…
6

1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp
Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy
văn phòng doanh nghiệp có những chức năng sau đây:

 Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản
lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động
của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải
tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính
xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà
quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết
là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần
tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.
Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng
để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng
phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng
các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,
gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc
phục tình trạng này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ
các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình
hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các
phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi
thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến
của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.

 Chức năng giúp việc
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương

trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện
các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các
7


hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn
bản…

 Chức năng hậu cần
- Tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị vầ cá nhân trong công ty để
thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra.
- Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện, điều kiện cần thiết cho lãnh đạo để
nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc.
- Đảm bảo môi trường sinh thái làm việc lành mạnh, tạo diện mạo khang
trang cho công ty, góp phần xây dựng cơ quan theo hướng hiện đại.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy
định
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò là chiếc cầu nối của đơn vị
với cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân viên.
 Các chức năng của văn phòng doanh nghiệp được thể hiện ớ các nhiệm
vụ cụ thể sau:
- Tổng hợp chương trình công tác cho cơ quan, đơn vị
- Thu thập xử lý
- Tư vấn về văn bản
- Truyền đạt và theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý
- Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp
- Đảm bảo nhu cầu hậu cần, quản lý vật tư, tài sản
- Tổ chức công tác bảo vệ.

8

1.2.4 Sơ đồ cơ cấu văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng

Bộ phận
tổng hợp

Bộ phận
nhân sự

Bộ phận
văn thư –
lưu trữ

Bộ phận
kế toán

Bộ phận
quản trị
thiết bị

Bộ phận
lễ tânchăm sóc
khách
hàng

Bộ
phận IT

Trưởng phòng Hành chính: là người sắp xếp, tổ chức bộ máy văn phòng
theo quy định; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về toàn bộ hoạt động của văn
phòng; trực tiếp điều hành, quản trị mọi công việc, đề ra những chiến lược,
phương hướng trong phát triển sản phẩm của công ty.
Phó phòng hành chính: giúp việc cho trưởng phòng và phụ trách các
công việc theo sự phân công của trưởng phòng.
Bộ phận Tổng hợp: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động chung trong
doanh nghiệp; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các phòng ban, văn phòng đại
diện; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; xây dựng nội dung chương
trình-kế hoạch công tác chung của doanh nghiệp; chuẩn bị nội dung các cuộc
họp, hội nghị; tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản; phụ trách
công tác pháp lý cho hoạt động của doanh nghiệp. Trực tiếp quan hệ và làm việc
với các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan báo chí và truyền thông trong các lĩnh
vực liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp. Quản lý và tổ chức các sự kiện
liên quan tới công tác quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp, công tác truyền
thông, tuyên truyền.
Bộ phận nhân sự: sẽ đảm nhận 4 nhiệm vụ chính là: lập kế hoạch và
tuyển dụng, đào tạo và phát triển, duy trì và quản lý, cung cấp, truyền thông tin
9


và dịch vụ nhân sự. Cụ thể:
* Lập kế hoạch và tuyển dụng
 Phối hợp với các phòng ban trong công ty để lâp kế hoạch nguồn nhân
lực: theo dõi thông tin nhân lực toàn công ty, đưa ra bảng mô tả công việc chuẩn
hóa cho từng vị trí nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
 Tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng.
 Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty.
 Kết hợp cùng các phòng ban khác tổ chức tuyển dụng những vị trí thiếu
cho công ty.

* Đào tạo và phát triển nhân lực
 Đảm nhiệm công việc tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập
với công việc. Thường công ty chỉ đào tạo ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng
và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty.
 Xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn hướng phát triển, đào tạo theo yêu
cầu công ty.
 Xây dựng, quyết định chương trình đào tạo cho người lao động tại
doanh nghiệp phát triển nghề nghiệp của họ. Với các chương trình đạo như
những khóa học dài hạn trên 3 tháng, chức năng của phòng nhân sự trong doanh
nghiệp là xem xét nguyện vọng và quyết định có hỗ trợ học phí cho nhân viên
không.
* Duy trì và quản lý nguồn lực
 Người làm hành chính nhân sự là người thực hiện việc đánh giá kết quả
công việc của nhân viên, khen thưởng, trả công cho họ. Ngoài ra, trưởng phòng
nhân sự phải cùng với các trưởng phòng ban khác bố trí, thuyên chuyển, đề bạt,
quản lý quá trình thôi việc… Họ còn hướng dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác về
chính sách nhân sự của công ty và giữ nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận khác thực
hiện.
 Phòng hành chính nhân sự trong công ty chính là cầu nói giữa người lao
động và người sử dụng lao động, mang trong mình tính cách vừa răn đe, vừa
10


phục vụ. Răn đe để không cho nhân viên thiếu kỷ luật làm ảnh hưởng xấu đến
công ty, để tổ chức kết cấu công ty cho vững mạnh.
* Thông tin, dịch vụ nhân sự
 Phòng hành chính nhân sự trong công ty cần nắm bắt thông tin nhân sự
trong công ty một cách nhanh chóng, truyền tin hiệu quả. Tong đó trưởng phòng
nhân sự sẽ ký các quyết định ban hành luật, văn bản bổ sung cho nhân lực cũng
như các vấn đề khác liên quan để đảm bảo công ty làm việc theo đúng yêu cầu

của nhà nước.
 Như vậy, chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp là rất quan
trọng. Chính vì thế mà người làm hành chính nhân sự nên cần được đào tạo
thường xuyên để thay đối phương pháp quản trị nhân sự sao cho phù hợp với xu
hướng chung của các doanh nghiệp khác, giữ chân nhân tài ở thời điểm hiện tại.
Bộ phận Văn thư – lưu trữ:
- Tổ chức thực hiện và quản lý các văn bản đi, các văn bản đến theo đúng
chế độ quy định của công tác văn thư.
- Hướng dẫn thể thức văn bản theo đúng quy định hiện hành.
- Dự thảo báo cáo, công văn, chỉ thị v.v...của công ty theo yêu cầu của cấp
trên
- Kí sao y bản chính các giấy tờ trong phạm vi được uỷ nhiệm.
- Cấp phát giấy giới thiệu và giấy đi đường cho nhân viên của công ty
theo sự ủy nhiệm của cấp trên.
- Quản lí con dấu và bộ tên khắc của cấp trên theo các quy định hiện hành.
- Hướng dẫn nhân viên trong công ty lập hồ sơ lưu trữ cơ quan hàng năm
theo đúng quy định hiện hành.
- Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, sắp xếp
kho lưu trữ ngăn nắp, thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng tài liệu lưu trữ.
Bộ phận Quản trị thiết bị: Quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc;
điện; nước; bảo vệ, đội xe. Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho
người lao động. Đảm bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tác
phòng cháy chữa cháy. Tổ chức nhà ăn tập thể.
11


Bộ phận Lễ tân – chăm sóc khách hàng: thực hiện công tác lễ tân, trực
tổng đài. Thực hiện công tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo.
Tiếp đón và hướng dẫn khách tới làm việc, giải đáp các thắc mắc của khách
hàng. Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng như thăm hỏi, quà tặng... Tìm

kiếm, mở rộng quan hệ khách hàng. Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của doanh
nghiệp rất linh hoạt, có thể tăng hoặc giảm số lượng bộ phận theo nhu cầu công
việc hoặc theo tình hình phát triển cụ thể của doanh nghiệp ở từng giai đoạn.
Đồng thời văn phòng còn có thể được phân công thực hiện thêm các công việc
về sản xuất, kinh doanh như giải quyết thủ tục, xây dựng kế hoạch sản xuất, tổ
chức thực hiện các dự án đầu tư.
Bộ phận IT:
- Hỗ trợ nhân viên kinh doanh web, giải đáp thắc mắc, giá cả, kỹ thuật,
công nghệ liên quan.
- Nhận yêu cầu từ nhân viên kinh doanh web, lập kế hoạch, phân tích,
thiết kế, xây dựng, phản hồi website.
- Quản lý hệ thống mạng nội bộ, phần mềm chuyển giao của công ty.
- Quản lý, đăng ký, quản lý, gia hạn, khắc phục sự cố, sao lưu, phục hồi
các vấn đề liên quan đến hosting, email..
- Lập kế hoạch, nâng cấp các sản phẩm kinh doanh của công ty.
- Quản lý về website nội bộ của công ty.
- Hỗ trợ hành chính nhân sự, đào tạo nhân viên về: giới thiệu tính năng,
thông số kỹ thuật của các công cụ kinh doanh, đào tạo sử dụng phầm mền tin
học hóa công ty.
1.3 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp
Nhà quản trị văn phòng là người có trách nhiệm xây dựng tầm nhìn của tổ
chức, doanh nghiệp, tập hợp, khuyến khích mọi người làm việc có hiệu quả, bên
cạnh đó nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm tìm kiếm và đưa ra những phương
pháp thay đổi có ý nghĩa đưa đến sức cạnh tranh cao và phát triển bền vững cho văn
phòng doanh nghiệp nói riêng và doanh nghiệp nói chung.
Ngoài việc thâu tóm được công việc và nắm vững chuyên môn, nhà quản trị
12


còn phải là người biết cảm thông và biết lắng nghe, luôn khích lệ nhân viên cấp dưới

của mình, tạo dấu ấn riêng cho bản thân để làm động lực cho nhân viên, biết lựa
chọn cách giải quyết các vấn đề liên quan đến hành vi cua nhân viên…
Đức và Tài là hai yếu tố luôn dung hòa trong nhà quản trị văn phòng, họ
là những người vừa hồng về chuyên môn, thâu tóm được mọi tình hình của
doanh nghiệp và cũng là những người luôn thấu hiểu, sẵn sàng giúp đỡ nhân
viên để hướng đến mục tiêu chung của tổ chức là phát triển một cách hiệu quả,
bền vững.
Tiểu kết
Nội dung chương 1 đi sâu tìm hiểu về các vấn đề lý luận chung như: khái
quát chung về doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp, nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp. Qua đó giúp người đọc hiểu rõ hơn về các khái niệm và đó cũng
là tiền đề làm rõ nội dung trong chương 2.

13


CHƯƠNG II.
VAI TRÒ VÀ TIÊU CHUẨN CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP
2.1 Khái quát chung về nhà quản trị văn phòng
2.1.1 Khái niệm
Quản trị là một trong những hoạt động tất yếu không thể thiếu trong xã
hội loài người, nhất là trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Có thể nói rằng,
không một công ty, một dự án kinh doanh hấp dẫn nào, không một cơ hội kinh
doanh đầy triển vọng nào có thể hoạt động có hiệu quản và biến thành hiện thực
nếu như nó không được quản trị một cách khoa học.
Có khá nhiều định nghĩa về quản trị nhưng theo thuyết quản trị hiện đại
thì quản trị là quá trình làm việc với và thông quan người khác để thực hiện các
mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động.
Thuật ngữ nhà quản trị thường được dùng để chỉ những người làm việc

trong tổ chức, được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu
trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó. Nhà quản trị là người
lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và
thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu.
Nhà quản trị văn phòng là lãnh đạo văn phòng, quản lý công tác văn
phòng trong một doanh nghiệp, cơ quan. Nhà quản trị văn phòng, trước tiên phải
là nhà quản trị. Tức là phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận văn phòng của mình.
2.1.2 Phân loại các cấp quản trị
Trong mỗi tổ chức, các nhà quản trị được phân chia thành 3 cấp: quản trị
gia cao cấp, quản trị gia cấp trung gian và quản trị viên cấp cơ sở.
Quản trị viên cấp cơ sở
Các nhà quản trị cấp cơ sở chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành các hoạt
động sản xuất ra hàng hóa hoặc dịch vụ. Họ bao gồm các công đốc, quản đốc
hay trưởng các bộ phận và nhân viên trực tiếp nhận các mệnh lệnh và báo cáo
tình hình hoạt động hằng ngày với họ. Phần lớn thời gian của các nhà quản trị
14


cấp cơ sở được dùng vào việc giám sát, điều hành nhân viên thuộc quyền và đưa
ra những quyết định hằng ngày. Phần còn lại được dành cho gặp gỡ, báo cáo, hội
họp với cấp trên hoặc quan hệ với các đồng nghiệp thuộc các bộ phận khác.
Quản trị gia cấp trung gian
Trong những tổ chức nhỏ thường là không có quản trị gia cấp trung gian,
còn trong các tổ chức lớn họ là người tiếp nhận các chiến lược và chính sách
chung từ các quản trị gia cấp cao và biến chúng thành những kế hoạch, mục tiêu
cụ thể để chuyển đến các quản trị gia cấp cơ sở thực hiện chúng. Do đó, họ
thường đề ra những quyết định trung hạn.
Các nhà quản trị cấp trung gian là các giám đốc xí nghiệp trực thuộc,
trưởng các phòng, ban, bộ phận trực thuộc công ty. Họ chịu trách nhiệm trực

tiếp điều hành và phối hợp các hoạt động của các quản trị viên cấp cơ sở và các
trợ lý, thư ký thuộc quyền. Tuy nhiên, ngày nay với những thay đổi về công
việc, môi trường…trong nhiều doanh nghiệp người ta đã loại bỏ cấp quản trị
này.
Quản trị gia cấp cao
Quản trị gia cấp cao là người chịu trách nhiệm điều hành và phối hợp các
hoạt động chung của tổ chức và đảm nhiệm chức vụ cao nhất của tổ chức như:
chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc điều hành, Phó tổng giám đốc, Giám
đốc phụ trách ngành hàng như Giám đốc tài chính, nhân sự hay marketing…
Các quản trị gia cao cấp là những người chuyên vạch ra mục tiêu, chính
sách và chiến lược chung cho toàn bộ tổ chức và thiết lập các mục đích tổng
quát để cấp dưới thực hiện. Họ là những người đề ra những quyết định dài hạn,
mang tính chiến lược, ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức.
Quản trị gia cấp cao thay mặt tổ chức trong các mối quan hệ với cộng
đồng, các tổ chức kinh doanh khác và chính quyền.
2.2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong thời thời kỳ hiện nay
Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyết
định hiệu quả và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Với chức trách của
mình, người quản trị văn phòng đảm đương nhiều vai trò khác nhau. Có thể tổng
15


hợp các vai trò cơ bản chung nhất mà tất cả những người làm quản trị văn phòng
tại các doanh nghiệp đều phải thực hiện:
2.2.1. Nhà quản trị văn phòng có vai trò hoạch định những chiến lược
kinh doanh cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Hoạch định chiến lược kinh doanh có vai trò là xác lập có căn cứ,có cơ sở
những mục tiêu cho doanh nghiệp. Chiến lược kinh doanh có thể là chiến lược
mở rộng về mặt địa lý, đa dạng hóa sản phẩm, sáp nhập, phát triển sản phẩm,
xâm nhập thị trường, thôn tính hoặc liên doanh.

Quá trình quản trị là một hướng đi, một hướng đi giúp các tổ chức vượt
qua sóng gió thương trường, vươn tới trường quốc tế. Ở đây, vai trò của nhà
quản trị là vô cùng quan trọng, nếu vạch được ra những bước đi đúng đắn sẽ
giúp công ty thích ứng được những thay đổi trong dài hạn, thực hiện được
những đột phá về doanh thu và lợi nhuận; ngăn chặn tối đa được những rủi ro
xảy ra với tổ chức..
Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ luôn được gắn chặt với thực trạng của
doanh nghiệp từ đó các nhà quản trị biết được sẽ khai thác những ưu thế cạnh
tranh nào, tận dụng những thời cơ nào để thúc đẩy doanh nghiệp tăng trưởng
vượt bậc.
2.2.2 Nhà quản trị văn phòng có vai trò thuộc về mối quan hệ tương
tác giữa các cá nhân
Sống và làm việc trong một tổ chức mọi cá nhân thường có các quan hệ
chặt chẽ và mật thiết với nhau, nhưng với tư cách là nhà quản trị họ thường có
những vai trò cơ bản sau:
Vai trò đại diện: Là người đứng đầu một đơn vị, nhà quản trị thực hiện các
hoạt động với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất
nghi lễ trong tổ chức. Ví dụ những công việc như dự và phát biểu khai trương
chi nhánh mới, chào đón khách, tham dự tiệc cưới của thuộc cấp, đãi tiệc khách
hàng ...Tất cả những công việc này được các nhà quản trị thực hiện nhằm thể
hiện hình ảnh và sự thành công của doanh nghiệp.
Vai trò lãnh đạo: Vai trò lãnh đọa bao hàm trách nhiệm trực tiếp điều hành
16


và phối hợp các hoạt động của cấp dưới để thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Trong vai trò này, một số khía cạnh phải gắn liền với công tác nhân sự như
tuyển dụng, thăng chức, sa thải. Một số khía cạnh khác liên quan đến việc thúc
đẩy, động viên cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ để đáp ứng yêu cầu của tổ chức.
Vai trò liên kết: Vai trò liên kết thể hiện việc nhà quản trị tiến hành các

hoạt động nhằm thiết lập mối quan hệ giữa những người bên ngoài với tổ chức.
Trong vai trò này, nhà quản trị tìm kiếm sự hỗ trợ, ủng hộ của khách hàng, các
nhà cung cấp để đam lại sự thành công cho tổ chức.
2.2.3 Nhà quản trị có vai trò truyền thông xây dựng mạng lưới liên
kết
Các nhà quản trị thường xây dựng mạng lưới các mối quan hệ. Nhiều mối
quan hệ được hình thành trong khi họ thực hiện những hoạt động mang tính nghi
lễ và các giao dịch liên kết, bởi khi giữ vai trò này, họ là trung tâm chú ý của
mọi người.
Vai trò người xử lý thông tin: Các nhà quản trị giữ vai trò như một hệ
thống thu thập và xử lý thông tin, họ luôn rà soát những thông tin mà chúng có
thể tác động đến doanh nghiệp. Các nguồn cung cấp thông tin này rất đa dạng và
độ tin cậy khá phức tạp. Do đó, nhà quản trị luôn phải xử lý và kiểm tra kỹ
lưỡng khi đưa ra quyết định có sử dụng nó hay không.
Vai trò người phổ biến: Nhà quản trị chia sẻ thông tin với cấp dưới và các
thành viên khác trong tổ chức thông qua kênh truyền thông chính thức và không
chính thức. Nhà quản trị thành công về truyền thông là người tốn ít thời gian
nhất và truyền đạt chính xác những thông tin cần phổ biến cho cấp dưới.
Vai trò người phát ngôn: Các nhà quản trị đảm nhiệm vai trò gửi thông tin
đến người khác, nhất là người bên ngoài tổ chức về vị thế của công ty. Vai trò
này ngày càng giữ vai trò quan trọng bởi nhu cầu thông tin của các phương tiện
thông tin đại chúng đang gia tăng rất nhanh.
2.2.4. Nhà quản trị văn phòng có vai trò thường xuyên kiểm tra, giám
sát hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
Nhà quản trị văn phòng phải sát sao kiểm tra, đánh giá các thông tin đã và
17


đang cũng như sẽ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Xác
nhận và báo cáo về chất lượng và độ tin cậy của thông tin cho Đại hội đồng cổ

đông, Hội đồng quản trị hay cho chủ doanh nghiệp…
Công tác thường xuyên giám sát, kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp là
nhiệm vụ hết sức quan trọng, nhằm đảm bảo tính ổn định phát triển kỉ cương, có
nề nếp của doanh nghiệp. Ngoài ra, Kiến nghị giải pháp quản lý rủi ro tiềm tàng
vốn có và có thể xảy ra trong tương lai đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Kiến nghị là giải pháp giúp ngăn ngừa các sai phạm đã và đang xảy ra hoặc có
thể sẽ xảy ra và giám sát thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc phục sai
phạm, rủi ro trong mỗi bộ phận, phòng ban, mỗi quyết định trong toàn bộ quá
trình hoạt động của doanh nghiệp.
2.3 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản
trị văn phòng doanh nghiệp
2.3.1. Thực trạng xây dựng kế hoạch điều hành hoạt động của văn
phòng doanh nghiệp
Xây dựng kế hoạch là sự xác định một cách có căn cứ khoa học những
mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ về sự phát triển một quá trình và định ra những
phương tiện cơ bản để thực hiện có kết quả những mục tiêu, chỉ tiêu, nhiệm vụ
đó.
Trong thực tế để quản lý, điều hành văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất
thì nhà quản trị văn phòng phải thực hiện được các nhiệm vụ sau:
- Đó là tạo được cơ cấu tổ chức văn phòng tốt nhất, muốn thực hiện việc
này nhà quản trị văn phòng phải thực hiện những am hiểu, thông thạo tất cả các
nghiệp vụ văn phòng như: truyền đạt thông tin, tính toán, soạn thảo hồ sơ văn
thư, lưu trữ các công văn giấy tờ, điều hành máy móc và thu thập tài liệu…
- Bất cứ một nhà quản trị văn phòng nào cũng phải biết tổ chức nguồn lực
cho văn phòng một cách phù hợp. Sơ đồ tổ chức, bảng phân công công việc phù
hợp với chức danh của từng người là rất cần thiết.
- Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông trong bộ phận hành
chính và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp công ty.
18

- Tổ chức và duy trì các cơ sở vật chất cần thiết cho công việc hành chính
đạt kết quả cao bằng cách bố trí ghế và bàn làm việc phù hợp với vóc dáng từng
người trong phòng, ánh sáng đầy đủ có hệ thống thông gió và hệ thống giảm
tiếng ốn có hiệu quả.
- Người quản trị văn phòng phải biết phối hợp công việc của thư ký và
kiểm soát viên, phối hợp các hoạt động hành chính với các hoạt động hành chính
văn phòng của các bộ phận phòng ban khác.
- Người quản trị văn phòng cần phải biết lên kế hoạch cho công việc
hành chính.
Để làm được các nhiệm vụ trên nhà quản trị văn phòng cần phải:
- Biết cách tổ chức và lên kế hoạch hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một
công việc. Điều này đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, tiêu
chuẩn về thời gian và những việc nghiên cứu về thủ tục.
- Bất cứ cấp lãnh đạo văn phòng nào của phải thiết lập kế hoạch. Lập kế
hoạch bao gồm việc xác định ra mục tiêu và các biện pháp để hoàn thành mục
tiêu đó bằng cách trả lời các câu hỏi sau: Phải làm những gì? Làm như thế nào?
Làm ở đâu? Ai làm? Tại sao lại phải làm công việc đó, tại sao phải chọn thời
điểm đó và tại sao phải làm như thế?
- Lên kế hoạch rất cần thiết và quan trọng. không có nó doanh nghiệp sẽ
lãng phí năng lực của con người và máy móc, công việc sẽ bị chồng chéo lên
nhau, việc cần làm trước mắt lại không thực hiện sẽ gây ra hậu qảu không lường
trước được.
- Lên kế hoạch sẽ biến công việc phức tạp thành dễ dàng bằng cách làm
cho công việc trở nên ít phức tạp qua việc sử dụng các nguyên tắc tiết kiệm, các
phương pháp và các tiêu chuẩn thời gian.
- Nhà quản trị văn phòng điều hành văn phòng cần phải biết kiểm tra
công việc hành chính.
2.3.2. Thực trạng tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng
doanh nghiệp và điều hành theo quy chế

Nhà quản trị văn phòng cần xây dựng Quy chế làm việc riêng của văn
19


phòng doanh nghiệp. Đây được coi là những quy tắc trong công tác quản lý và
điều hành văn phòng doanh nghiệp mà tất cả các nhân sự làm việc trong văn
phòng đều phải tuân theo. Nó là cơ sở, là thước đo cho việc xử lý công việc, giải
quyết các vấn đề mâu thuẫn phát sinh và giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm
tra, giám sát của nhà quản trị văn phòng được hiệu quả.
Bản Quy chế này cần xác định đầy đủ các nội dung:
1. Đối tượng, phạm vi áp dụng của Quy chế.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng (phòng Hành chính).
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo và các đơn vị nghiệp vụ
của văn phòng.
4. Quy định về nghiệp vụ cho từng lĩnh vực/mặt hoạt động của văn phòng.
5. Mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa các bộ phận nghiệp vụ và
với các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức. –
6. Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật; thời
gian làm việc, nghỉ ngơi, làm ngoài giờ; quy trình giải quyết khiếu nại, thắc mắc…
7. Chính sách đối với người lao động trong văn phòng: đào tạo, lễ tết,
hiếu, hỉ...
8. Quy định về trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, an
toàn vệ sinh lao động.
Khi xây dựng quy chế hoạt động làm việc của doanh nghiệp Nhà quản trị
văn phòng cần chú ý có những loại quy chế mà văn phòng phải trực tiếp thực
hiện đó là quy chế chung cho toàn doanh nghiệp và quy chế tổ chức và hoạt
động riêng cho văn phòng.
Các quy chế làm hoạt động của văn phòng doanh nghiệp được xây dựng
thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của
cán bộ công nhân viên, quy định các mối quan hệ giữa các bộ phận trong văn

phòng doanh nghiệp, quy định cách thức phố hợp để hoạt động có hiệu quả.

20