Khảo sát, đánh giá vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh ngiệp hiện nay và xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo
đã tận tình truyền đạt kiến thức, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu
và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến giảng viên giảng dạy học
phần Quản trị văn phòng Doanh nghiệp đã dành nhiều thời gian tâm huyết, trực
tiếp hướng dẫn tận tình, chia sẻ những kinh nghiệm kiến thức quý báu để tôi có thể
hoàn thành bài tiểu luận này.
Mặc dù đã cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnhh nhất nhưng do
kiến thức và năng lực còn hạn chế nên bài tiểu luận không trành khỏi nhiều thiếu
xót. Em rất mong nhận được sự quan tâm, nhận xét từ quý thầy cô để bài tiểu luận
được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em các nội dung
nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình
thức nào trước đây. Đề tài có sử dụng một số nhận xét, đánh giá từ các tác giả khác
nhưng đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc.
Nếu có phát hiện sự gian lận nào em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề
tài của mình.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Bối cảnh thế giới hội nhập đã tạo cho các doanh nghiệp nước ta có nhiều cơ
hội đầu tư, hợp tác và phát triển. Nhìn lại chặng đường hơn 30 năm đổi mới vừa
qua, chúng ta thấy rõ những thành tựu đạt được, những thuận lợi, những cơ hội,
nhưng cũng gặp không ít khó khăn. Với xu thế phát triển như vũ bão đó đòi hỏi các
doanh nghiệp phải nỗ lực phát huy các thế mạnh để đạt được những thành tựu mới,
khẳng định vị thế vững chắc hơn trong thời gian tới. Đồng thời, sẵn sàng đương
đầu với mọi thách thức cạnh tranh đầy khốc liệt trên thương trường. Một trong
những yếu tố góp phần tạo nên sức mạnh hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp đó là
Văn phòng, bộ phận không thể thiếu đối với bất kỳ mọi cơ quan và doanh nghiệp.
Để Văn phòng thực hiện tốt vai trò của mình đòi hỏi người đứng đầu là Nhà
quản trị Văn phòng phải có trình độ chuyên môn, năng lực lãnh đạo, tinh tế khóe
léo xử lý các vấn đề, có phẩm chất đạo đức và tâm huyết với nghề. Bởi vậy việc
củng cố, nâng cao vai trò của Nhà quản trị Văn phòng ở nước ta càng trở nên cấp
thiết. Nhất là trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập
kinh tế quốc tế hiện nay. Nhận thấy tầm quan trọng và cấp thiết của vấn đề đã thôi
thúc em tìm hiểu và nghiên cứu kĩ hơn về vai trò của Nhà quản trị văn phòng đối
với doanh nghiệp hiện nay. Bởi vậy, em đã quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh
giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh ngiệp hiện nay và xây dựng hình
ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội
nhập” làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần. Để làm sáng tỏ hơn tầm quan
trọng của Nhà Quản trị Văn phòng đối với hoạt động và sự phát triển của công ty,
doanh nghiệp.
Việc tìm hiểu và nghiên cứu đề tài này có ý nghĩa rất lớn giúp em nhìn nhận
ra nhiều vấn đề và hiểu rõ hơn về vai trò của Văn phòng nói chung và Nhà quản trị
Văn phòng trong các doanh nghiệp nói riêng. Giúp bản thân có thêm kiến thức
cũng như nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ về ngành đang theo học. Với định
hướng sau khi ra trường sẽ làm việc tại các công ty đây sẽ là nền tảng, là hành
trang tri thức quan trọng. Bên cạnh đó, việc nghiên cứu về đề tài này giúp các
4

doanh nghiệp nước ta đánh giá đúng vị trí và vai trò của Nhà Quản trị Văn phòng
nhằm nâng cao hiệu quả làm việc và mạng lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp.
Đồng thời, đề tài này cung cấp và mở rộng thêm kiến thức góp phần hoàn thiện lý
luận chung về vấn đề này bằng việc đưa ra các vai trò, đánh giá nhận xét và đề
xuất nâng cao vai trò và xây dựng hình ảnh Nhà Quản trị Văn phòng doanh nghiệp
đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập.
2. Lịch sử nghiên cứu
Đã có rất nhiều tác giả, tác phẩm và những công trình nghiên cứu rất hay và
ý nghĩa viết về vai trò và xây dựng hình ảnh của Nhà Quản trị Văn phòng doanh
nghiệp như:
1. Trần Thị Bé - Lớp ĐHLTQTVP K1 - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với
đề tài: “Một số kĩ năng cần thiết của nhà quản trị văn phòng trong thời kì hội
nhập”. Đề tài trình bày một số kĩ năng cần có của một nhà quản trị văn phòng
tương lai.
2. Phan Thị Hoa - Lớp lưu trữ học và quản trị văn phòng k56 với tiểu luận:
“Mong muốn của anh/chị về Nhà quản trị của mình trong tương lai”. Bài tiểu luận
trình bày một số tiêu chuẩn của một Nhà quản trị nói chung theo góc độ chủ quan
của tác giả.
Các đề tài nghiên cứu về vai trò của các Nhà quản trị, nhưng chưa đi sâu
phân tích vai trò của các nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp và đưa ra đựa các
giải pháp nhằm nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. Bên
cạnh đó chưa làm rõ những yêu cầu của doanh nghiệp đối với nhà quản trị Văn
phòng.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu vai trò của nhà quản trị Văn
phòng doanh nghiệp theo tình hình thực tế hoạt động của doanh nghiệp trong thời
kỳ hội nhập.
Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu trong phạm vi các văn
phòng doanh nghiệp trong nước.

5


4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu về vai trò Nhà Quản trị Văn phòng giúp tôi hiểu rõ hơn
về vấn đề này đưa ra các vai trò và những ưu điểm cần phát huy và hạn chế nhược
điểm. Từ đó đưa một số giải pháp mà các doanh nghiệp có thể áp dụng nhằm nâng
cao vai trò của Nhà Quản trị Văn phòng.
Nhiệm vụ nghiên cứu là:
-

Các vai trò của Nhà Quản trị Văn phòng trong hoạt động của doanh nghiệp
- Ưu điểm và nhược điểm của vấn đề
- Những giải pháp cần thực hiện
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp được sử dụng
Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp thu thập thông tin: thu thập thông tin từ văn bản, tập bài giảng,
tạp chí chuyên ngành và các thông tin tổng hợp tham khảo từ các trang web có liên
quan.
Phương pháp phân tích, tổng hợp: Sau khi thu thập thông tin bước tiếp theo
là phân tích những tài liệu và tổng hợp lại.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có những hiểu biết rõ ràng về
thực trạng vai trò của Nhà Quản trị Văn phòng trong các doanh nghiệp hiện nay.
Nếu doanh nghiệp chú trọng và quan tâm vấn đề này sẽ mang lại nhiều lợi ích như
hoạt động hiệu quả, ổn định và phát triển tốt hơn.
Về mặt thực tiễn:
Thực hiện đề tài nâng cao củng cố thêm kiến thức và hoàn thành tốt nhiệm
vụ của môn học cũng như của bản thân;

Góp phần nâng cao nhận thức về vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh
ngiệp hiện nay và xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp
ứng yêu cầu trong thời kỳ hội nhập;
Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khi tìm
hiểu về học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” và các học phần có liên quan.
7. Cấu trúc của đề tài
6


Ngoài phần mở đầu, kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo đề tài được
chia làm 03 chương. Cụ thể như sau:
Chương 1. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp
Chương 2. Vai trò của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay
Chương 3. Giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập

7


PHẦN NỘI DUNG
Chương I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
1.1.

Khái quát chung về doanh nghiệp

1.1.1. Khái niệm về doanh nghiệp
Hiện nay có khá nhiều định nghĩa về doanh nghiệp, mỗi định nghĩa đều
mang trong nó có một nội dung nhất định với một giá trị nhất định. Chẳng hạn:
•

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014:
Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được
đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

•

Theo quan điểm chức năng:
Doanh nghiệp được định nghĩa như sau: "Doanh nghiệp là một đơn vị tổ
chức sản xuất mà tại đó người ta kết hợp các yếu tố sản xuất (có sự quan tâm giá cả
của các yếu tố) khác nhau do các nhân viên của công ty thực hiện nhằm bán ra trên
thị trường những sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận được khoản tiền chênh
lệch giữa giá bán sản phẩm với giá thành của sản phẩm ấy” - M.Francois Peroux.

•

Theo quan điểm phát triển:
“Doanh nghiệp là một cộng đồng người sản xuất ra những của cải. Nó sinh
ra, phát triển, có những thất bại, có những thành công, có lúc vượt qua những thời
kỳ nguy kịch và ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêu vong do gặp
phải những khó khăn không vượt qua được " - trích từ sách " kinh tế doanh nghiệp

của D.Larua.A Caillat - Nhà xuất bản Khoa Học Xã Hội 1992
• Theo quan điểm hệ thống:
Doanh nghiệp được các tác giả nói trên xem rằng : Doanh nghiệp bao gồm
một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác động qua lại và theo đuổi cùng một
mục tiêu. Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệp bao gồm 4 phân hệ sau: sản
xuất, thương mại, tổ chức, nhân sự.
Tuy nhiên, xét trên mọi khía cạnh, khái niệm chung nhất về doanh nghiệp
được đưa ra là: “Doanh nghiệp là đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân, quy tụ các
phương tiện tài chính, vật chất và con người nhằm thực hiện các hoạt động sản

xuất, cung ứng, tiêu thụ sản phẩm hoặc dịch vụ, trên cơ sở tối đa hóa lợi ích của
8


người tiêu dùng, thông qua đó tối đa hóa lợi của chủ sở hữu, đồng thời kết hợp
một cách hợp lý các mục tiêu xã hội”
1.1.2. Vai trò của doanh nghiệp
•

Vai trò của Doanh nghiệp trong việc giải quyết việc làm cho người lao động:
Năm 1986, Việt Nam bắt đầu công cuộc “Đổi mới” chuyển đổi từ nền kinh
tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN. Với cuộc
cải cách này số lượng doanh nghiệp nước ta tăng nhanh với nhiều loại hình và
nhiều hình thức kinh doanh khác nhau. Từ đó đặt ra nhiều vị trí việc làm và tạo cơ
hội cho người lao động có thu nhập góp phần cải thiện nâng cao đời sống tình thần
và vật chất. Vì việc làm ảnh hưởng trực tiếp và chi phối toàn bộ đời sống của cá
nhân và cả xã hội. Nên vai trò của doanh nghiệp là rất quan trọng trong vấn đề này.
Tuy nhiên, tình trạng dân số tăng nhanh dẫn đến thiếu việc làm, thất nghiệp
vẫn còn tồn tại và gia tăng. Nước ta có nguồn lao động trẻ và dồi dào nhưng chủ
yếu là lao động chân tay không có trình độ và chưa qua đào tạo nên không phù hợp
với yêu cầu cao của doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp chỉ giải quyết được
một vài phần nhu cầu việc làm phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh của
doanh nghiệp mà chưa giải quyết toàn diện được.

•

Vai trò của doanh nghiệp trong việc tăng trưởng nền kinh tế của đất nước:
Danh nghiệp có vai trò rất quan trọng trong phát triển đất nước nhất là lĩnh
vực kinh tế, từ tạo việc làm cho người lao động đến đóng góp hàng nghìn tỷ đồng
vào nhân sách mỗi năm, tăng trưởng GDP. Năm 2017 tăng trưởng kinh tế đạt

6,81%, vượt chỉ tiêu 6,7% do Quốc hội đề ra, và là mức tăng trưởng cao nhất trong
10 năm qua, theo số liệu mới công bố của Tổng cục thống kê. Đặc biệt, nền kinh tế
trong hai quý cuối năm đều ghi nhận mức tăng trưởng trên 7%. Quy mô nền kinh
tế năm 2017 theo giá hiện hành đạt trên 5 triệu tỷ đồng, trong đó khu vực công
nghiệp - xây dựng và dịch vụ tiếp tục là thành phần chủ lực, đóng góp 74% vào
quy mô nền kinh tế. GDP đầu người năm 2017 đạt 53,5 triệu đồng/năm (2.385
USD), tăng 170 USD so với 2016. Diễn đàn Kinh tế thế giới xếp hạng năng lực
cạnh tranh của Việt Nam tăng 5 bậc, lên thứ 55/137; Ngân hàng Thế giới xếp hạng
về môi trường kinh doanh của Việt Nam tăng 14 bậc, lên thứ 68/190 quốc gia,
9


vùng lãnh thổ. Chỉ số phát triển bền vững của Việt Nam năm 2017 tăng 20 bậc, lên
mức 68/157 quốc gia, vùng lãnh thổ.
Các doanh nghiệp hoạt động ổn định và hiệu quả sẽ thúc đầy nền kinh tế đất
nước đi lên. Thu hút đầu tư và hợp tác với các công ty nước ngoài trong khu vực
và trên thế giới. Lợi ích cao hơn mà tăng trưởng doanh nghiệp đem lại đó là tạo ra
khối lượng hàng hoá và dịch vụ đa dạng hơn, phong phú hơn, chất lượng tốt hơn,
thay thế được nhiều mặt hàng phải nhập khẩu, góp phần quan trọng cải thiện và
nâng cao mức tiêu dùng trong nước và tăng xuất khẩu, đó cũng là yếu tố giữ cho
nền kinh tế ổn định và phát triển những năm qua đưa nước ta dần trở thành một
nước Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa và hội nhập với kinh tế của thế giới.
•

Vai trò của doanh nghiệp trong việc giải quyết các vấn đề xã hội:
Doanh nghiệp tạo nhiều làm cho người lao động giúp họ có thu nhập ổn định
đời sống, hạn chế được tình trạng bất ổn trong xã hội như đói nghèo, lạc hậu, cướp
bóc... Góp phần giữ vững trật tự an toàn xã hội và ổn định chính trị. Doanh nghiệp
cung cấp các dịch vụ y tế, giáo dục hiện đại tới mọi người, xây dựng cơ sở hạ tầng,
giao thông, trường học... một mặt vì lợi nhuận của doanh nghiệp nhưng mặt khác

là vì sự phát triển xã hội của đất nước. Ngoài ra việc hỗ trợ các vùng khó khăn gặp
thiên tai bão lũ có sự đóng góp rất lớn từ các phía doanh nghiệp.
1.1.3. Các loại hình doanh nghiệp ở nước ta hiện nay
Căn cứ vào luật doanh nghiệp năm 2015, có các loại hình doanh nghiệp như
sau:
- Doanh nghiệp nhà nước.
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (Trong đó có công ty TNHH 1 thành viên và
công ty TNHH 2 thành viên trở lên).
- Công ty cổ phần.
- Công ty hợp danh.
- Doanh nghiệp tư nhân.
- Hợp tác xã
1.2.

Khái quát chung về Văn phòng doanh nghiệp

1.2.1. Vai trò của văn phòng với doanh nghiệp.

10


Văn phòng doanh nghiệp không chỉ là nơi mà các nhân viên thực hiện công
viêc mà văn phòng doanh nghiệp còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ
thống nhận diện thương hiệu.
Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình: Ngoài
chức năng là nơi làm việc, văn phòng được xem là ngôi nhà thứ hai của mọi người
trong công ty vì vậy văn phòng luôn được thiết kế một cách rất nghệ thuật, xứng
đáng là niềm mơ ước của bất cứ một nhân viên nào. Trong không gian mở và thoải
mái, các nhân viên có thể sáng tạo hơn để hoàn thành công việc của mình.
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thương hiệu: Khi

khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng đầu tiên và sâu
sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc của công ty. Hay nói cách khác, văn
phòng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá tính của công ty, góp phần
quan trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của công ty.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp
Chức năng

1.2.2.1.

Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy
văn phòng có những chức năng sau đây:
 Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định
tối ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến
tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng
hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho
lãnh đạo những thông tin, phương án phù hợp nhất.
Để có thể tham mưu cho lãnh đạo những đề xuất tốt nhất, nhanh chóng và
kịp thời trước hết Văn phòng cần thực hiện tốt công việc thu thập, tiếp nhận các
thông tin trên nhiều lĩnh vực, nhiều phương diện sau đó tổng hợp lại xử lý, phân
tích, chọn lọc và lưu giữ để phục vụ cho việc tham mưu hoặc yêu cầu sử dụng của
lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể. Công việc này thuộc về công tác tổng hợp của
hoạt động Văn phòng.

11


Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu
thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung

cấp cho lãnh đạo. Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau cùng mục
đích trợ giúp cho công tác điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất.
 Chức năng trợ giúp điều hành

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh
đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng và triển khai
chưng trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các
chuyên đi công tác cho lãnh đạo, công tác văn thư...
 Chức năng hậu cần

Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các trang thiết bị, phương
tiện dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu quả cho mục đích chung của cơ quan, tổ
chức. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các
phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của
các cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt
động của công tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức
năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho
nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ
quan, đơn vị.hận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
1.2.2.2.

Nhiệm vụ
- Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế
hoạch công tác: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần và
theo dõi việc thực hiện. Đồng thời văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình
kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện.
- Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin đảm bảo thông tin liên lạc kịp
thời chính xác, theo dõi và quản lý Fax đi, đến. Cung câp thông tin phụ vụ lãnh đạo
và các phòng ban khác.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định của cơ
quan và nhà nước.
12


- Chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, các buổi lễ, thông báo và mời dự hội
nghị sơ tổng kết,các cuộc giao ban và họp đột xuất của lãnh đạo tổng công ty.
Tham gia và nghi chép biên bản các cuộc họp, thông báo kết luận những vấn đề
quan trọng để các bộ phận có liên quan thực hiện.
- Chuẩn bị và tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
- Quản lý tài sản của cơ quan bao gồm nhưng trang thiết bị phục vụ làm việc
sinh hoạt trong cơ quan. Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà,
máy vi tính, xe ô tô, nước trong cơ quan. Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã
hư hỏng.
- Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêu
trong các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và sửa
chữa lớn cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất.
- Theo dõi và chăm sóc sức khỏe cho nhân viên trong công ty, thông báo kịp
thời các đợt dịch bệnh phát sinh chỉ đạo các đơn vị phòng chống dịch bênh, vệ sinh
môi trường.
- Tổ chức công tác thường chực và bảo vệ cơ quan, tài sản, và nhân viên
trong công ty.
- Bố trí sắp xếp phương tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn
thể, các phòng chức năng nghiệp vụ đi công tác được kịp thời.
- Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho làm việc của cơ
quan. Chăm sóc đời sống cho cán bộ nhân viên.
- Thực hiện tiếp khách đối nội đối ngoại.
- xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lý.

13

1.2.2.3.

Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng

Bộ phận tổngBộ
hợp
phận Bộ
nhân
sự văn thư Bộ
phận
Bộ phận IT
phận
kế phận
toán quản trịBộ
thiết
bị kiểm soát
phận
– lưu
trữBộ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức văn phong của các doanh nghiệp khách nhau và tùy theo quy
mô và lĩnh vực hoạt động của từng kinh doanh nhưng nhìn chung đều có các bộ
phân và vị trí như sau:
Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính): Quản lý và chịu trách nhiệm
về hoạt động của văn phòng .
Phó Chánh Văn phòng (Phó phòng Hành chính): Giúp việc cho trưởng

phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của CVP.
Bộ phận Tổng hợp - Kế hoạch: Theo dõi tình hình hoạt động chung trong
doanh nghiệp và thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo.
Bộ phận Nhân sự: Thực hiện công tác tổ chức nhân sự của doanh nghiệp.
Trực tiếp thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, kiểm tra, đánh giá, thi đua, kỷ
luật… nhân sự. Xây dựng chế độ, chính sách, quy định, kế hoạch về nhân sự. Lưu
trữ hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp, giải quyết tranh chấp lao động.
Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Thực hiện các công tác văn thư, quản lý và sử
dụng con dấu, chuyển giao văn bản, tài liệu cho các đơn vị trong doanh nghiệp.
Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như quản lý hồ sơ tài liệu, phục vụ quá trình khai

14


thác sử dụng.Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ
công tác này trong doanh nghiệp.
Bộ phận Kế toán: Thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích các thông tin hoạt
động kinh tế - tài chính của doanh nghiệp dưới các giá trị hiện vật và thời gian lao
động. Thực hiện công tác tài chính - kế toán theo quy định của pháp luật; tham
mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài chính, các quy định liên
quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp
Bộ phận Quản trị: Quản lý tài sản, trang thiết bị phụ vụ hoạt động chung của
doanh. Thực hiện y tế, lên kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Đảm
bảo công tác vệ sinh, cảnh quan môi trường, công tác phòng cháy chữa cháy. Tổ
chức nhà ăn tập thể.
Bộ phận Kiểm soát: Theo dõi, giám sát các hoạt động của doanh nghiệp theo
quy định, nội quy, quy trình… đã được đề ra. Tham gia quản lý, đôn đốc theo dõi
công nhân trong giờ lao động cùng với các quản đốc, tổ trưởng. Đảm bảo giờ giấc
giấc, an toàn lao động.
Bộ phận IT (Information Technology): Quản lý hệ thống mạng máy tính,

website và công nghệ thông tin của doanh nghiệp.
1.3.

Khái quát chung về Nhà Quản trị Văn phòng doanh nghiệp
Đối với các doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả và ổn định nhất thiết

phải kể đến vai trò của một bộ phận đó chính là Văn phòng, bộ máy thúc đẩy sự
phát triển và trợ giúp đắc lực lãnh đạo trong quản lý điều hành công việc. Yếu tố
hàng đều để Văn phòng thực hiện tốt trọng trách của mình đó chính là Nhà Quản
trị Văn phòng người đứng đầu Văn phòng.
Nhà Quản trị Văn phòng có vai trò quan trọng trong việc quản lý mọi hoạt
động của Văn phòng. Tham mưu cho giám đốc, lãnh đạo doanh nghiệp các vấn đề
liên quan đến công tác Văn phòng. Kiểm tra, giám sát, đôn đốc và tạo động lực cho
nhân viên thực hiện công việc. Họ là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm
tra nhân sự, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục
tiêu. Những hoạt động của họ mang tính định hướng, lựa chọn, quyết định và phối
hợp các công việc, các cá nhân trong tổ chức lại với nhau để đạt mục tiêu chung
15


của tổ chức đó. Để thực hiện vai trò của mình các Nhà Quản trị Văn phòng đòi hỏi
phải có kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng tổ chức, lãnh đạo và có đam mê
với nghề.
Đối với các doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô lớn hay nhỏ sẽ lựa chọn mô
hình văn phòng phù hợp. Nếu Văn phòng lớn chức danh của Nhà quản trị văn
phòng được gọi là Chánh Văn phòng, còn Văn phòng nhỏ có tên là phòng Hành
chính, phòng Hành chính - Tổng hợp...thì người đứng đầu phòng đó là trưởng
phòng Hành chính.
Tiểu kết:
Chương một đã nêu một vài nét khái quát chung về doanh nghiệp, văn phòng

doanh nghiệp và nha quản trị văn phòng doanh nghiệp. Qua đó ta có thể thấy được
tầm quan trọng của văn phòng, nhà quản trị văn phòng đối với mỗi doanh nghiệp hiện
nay. Trên đây cũng là những cơ sở lý luận để có thể tìm hiểu sâu về vai trò của nhà
quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay ở chương 2.

16


Chương II: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH
NGHIỆP HIỆN NAY
2.1. Một số khái niệm
2.1.1. Văn phòng
Trước hết để hiểu rõ khái niệm Văn phòng doanh nghiệp đầu tiên cần phải
tìm hiểu về Văn phòng. Như vậy, từ thực tế có nhiều quan điểm khác nhau về Văn
phòng như sau:
• Theo từ điểm Tiếng việt năm 1992: Văn phòng là bộ phận phụ trách công
tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị.
• Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán
bộ, công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. ( Ví dụ văn phòng
Bộ, vãn phòng UBND...)
• Văn phòng là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một
người “quan trọng”. (Ví dụ văn phòng giám đốc, văn phòng Chủ tịch nước...)
Từ những quan điểm, định nghĩ về văn phòng đó có thể hiểu một cách đầy
đủ nhất về Văn phòng cơ quan, tổ chức như sau : “Văn phòng là bộ máy điều hành
tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho
hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều
kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.”
2.1.2. Văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng doanh nghiệp là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của doanh
nghiệp, có chức năng giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp cũng như hỗ trợ cho các

đơn vị chuyên môn khác.
Văn phòng doanh nghiệp có vị trí rất quan trọng giúp doanh nghiệp kinh
doanh và hoạt động tốt. Thực hiện các chức năng tham mưu tổng hợp giúp việc
cho giám đốc, lãnh đạo và thực hiện công tác hậu cần phục vụ mọi hoạt động
chung của cả doanh nghiệp.
2.1.3. Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp.
Nhà quản trị là thuật ngữ dùng để chỉ tất cả những người chịu trách nhiệm
quản lý, điều hành của một bộ phận hoặc một tập đoàn kinh doanh.
17


Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức phối hợp tiêu chuẩn hóa và
kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.
Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp là một nhà quản trị có quyền điều
khiển, giám sát công việc của nhân viên dưới quyền văn phòng, đồng thời là người
chịu trách nhiệm trước lãnh đạo doanh nghiệp về công việc của nhân viên trong
văn phòng.
2.2. Vai trò nhà quản trị văn phòng
Nhà quản trị văn phòng là người có vị trí quan trọng trong doanh nghiệp,
nên vai trò của họ có sức ảnh hưởng rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp, thể
hiện:
2.2.1. Vai trò hoạch định
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và lựa chọn các
phương thức để đạt được mục tiêu đó. Hoạch định có vai trò rất quan trọng trọng
hoạt động quản lý của doanh nghiệp góp phần thực hiện các mục tiêu của tổ chức,
ứng phó với các điều kiện bất ổn trong tương lai, nâng cao hiệu quả công việc, tăng
năng suất lao động và tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra. Vì vậy đây là vai trò đầu
tiên mà bất kỳ nhà quản trị văn phòng nào cũng phải thực hiện.
Nhất là trong quản trị văn phòng, hoạch định là chức năng đầu tiên góp phần
quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng nói riêng và của

doanh nghiệp nói chung. Hoạch định trọng quản trị văn phòng là việc xác định
mục tiêu hoạt động của văn phòng và các biện pháp, kế hoạch thực hiện mục tiêu
đó. Vai trò này đòi hỏi nhà quản trị văn phòng lên kế hoạch và tổ chức thực hiện kế
hoạch một cách nghiêm túc bao gồm việc xác định mục tiêu, bao gồm xác định các
mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài và chiến lược và đưa ra các phương án, hình
thức để đạt được mục tiêu đó. Xác lập mục tiêu phải phù hợp với tình hình hoạt
động của văn phòng và của doanh nghiệp. Mỗi công việc, mỗi vấn đề, mỗi giai
đoạn cần phải xác định mục tiêu cụ thể và các biện pháp, kế hoạch cụ thể để đạt
được mục tiêu đó.

18


2.2.2. Vai trò tổ chức
Tổ chức là việc liên quan đến xây dựng một cơ cấu bộ máy, sắp xếp bố trí
các bộ phận bên trong bộ máy để thực hiện công việc hiệu quả nhất phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ của bộ phận đó. Tổ chức trong quản trị văn phòng là việc xây
dựng một cơ cấu bộ máy làm việc trong văn phòng hợp lý để hoàn thành các mục
tiêu, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và doanh nghiệp. Vai trò này đòi hỏi nhà
quản trị văn phòng phải xác định rõ các bộ phận cụ thể trong văn phòng; xác định
rõ quyền hành, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cụ thể của các bộ phận trong văn phòng;
xác định mỗi quan hệ phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng; xác
định nhệm vụ và quyền hạn của từng nhân viên trong văn phòng. Sắp xếp nhân sự
phù hợp với từng vị trí công tác nhằm phát huy tốt nhất vai trò, kiến thức, kinh
nghiệm, năng lực của từng cán bộ nhân viên. Tổ chức giải quyết công việc của văn
phòng và doanh nghiệp theo một quy trình chặt chẽ, khoa học.
2.2.3. Vai trò người lãnh đạo trong văn phòng
Nhà quản trị văn phòng là người đứng đầu văn phòng và là người lãnh đạo
nhân viên trong văn phòng, chịu trách nhiệm về hoạt động của bộ phận này. Xác
định những định hướng lớn cho sự phát triển của văn phòng; tổ chức, điều hành

các hoạt động do nhà quản trị văn phòng điều hành; tạo lập và duy trì các mối quan
hệ đối ngoại. Người lãnh đạo là người ra các quyết định, chỉ dẫn, điều khiển, ra
lệnh và người tiên phong đi trước làm gương cho nhân viên. Chính yếu tố tiên
phong đi trước này đòi hỏi rất nhiều phẩm chất ưu việt của người lãnh đạo mà
những người bình thường không có. Lãnh đạo đảm bảo sao cho hoạt động đi đúng
hướng có sự hỗ trợ giữa các bộ phận các phòng, ban riêng lẻ hay các cá nhân trong
tổ chức để tạo thành một tập thể thống nhất trong việc thực hiện mục tiêu đã đề ra.
Người lãnh đạo biết sử dụng những khả năng của các nhân viên dưới quyền của
mình để hoàn thành công viêc hiệu quả. Luôn hỗ trợ nhân viên kịp thời, xuất hiện
đúng lúc khi nhân viên gặp khó khăn cần sự hỗ trợ. Nhiều khi nhân viên gặp khó
khăn và cảm thấy chán nản vì không đủ sáng suốt tìm ra hướng giải quyết lúc này
nhà quản trị văn phòng sẽ giúp nhân viên tìm ra điểm mẫu chốt gây ra khúc mắc và
tìm cách giải quyết. Nhà quản trị văn phòng thực hiện vai trò lãnh đạo trong việc ra
19


các quyết định quản lý liên quan đến hoạt động của văn phòng là người có đủ thẩm
quyền để ký các văn bản theo chức năng nhiệm vụ của văn phòng, thay mặt và đại
diện cho văn phòng.
2.2.4. Vai trò thông tin
Thông tin có vai trò rất quan và nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp và quản lý văn phòng. Nhà quản trị văn phòng
như một cầu nối trung gian về thông tin trong hoạt động của doanh nghiệp. Họ giữ
một vai trò quan trọng trong lĩnh vực này, Nhà quản trị văn phòng có vai trò thu
thập thông tin trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và trong hoạt động
của văn phòng. Nhà quản trị văn phòng thông qua bộ máy văn phòng của mình thu
thập và tiếp nhân thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động của các đơn vị. Nhà
quản trị văn phòng thực hiện vai trò thu thập thông tin bằng cách giao phó cho các
bộ phận văn phòng thu thập thông tin, sau đó các bộ phận này sẽ cung cấp thông
tin cho nhà quản trị, hoặc nhà quản trị sẽ trực tiếp thu thập thông tin qua các kênh

thông tin như văn bản, báo chí...Nhà quản trị văn phóng sau khi thu thập thông tin
sẽ phân tích, xử lý các thông tin có liên quan sau đó cung cấp thông tin cho lãnh
đạo và các phòng ban có yêu cầu.
2.2.5. Vai trò quản lý nhân sự trong văn phòng
Quản lý nhân sự trong văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu của văn
phòng và của doanh nghiệp. Nhà quản trị văn phòng ra quyết định tuyển dụng nhân
sự trong văn phòng, hoạch định nhân sự; sử dụng nhân sự; đãi ngộ nhân sự và phát
triển nguồn nhân lực. Tuy người quản trị văn phòng không phải là một giám đốc
nhân sự nhưng họ là người thường xuyên tiếp xúc với các nhân viên trong công ty,
họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, giải đáp những khúc mắc, hóa giải những
bức xúc trong lòng những nhân viên trong công việc.
Nhà quản trị văn phòng không chỉ quản lý con người đang hoạt động trong
văn phòng, mà còn phải lên kế hoạch để tuyển dụng nguồn nhân sự mới khi doanh
nghiệp cần. Tuyển chọn nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp là điểm mấu chốt tạo
nên thành công của doanh nghiệp trong tương lai. Đội ngũ nhân viên làm việc tốt

20


hơn sẽ tạo nên nguồn năng lượng dồi dào hơn cho doanh nghiệp. Việc tuyển chọn
nhân tài cần phải căn cứ trên việc đánh giá nhân viên một cách khoa học.
2.2.6. Tham mưu cho Giám đốc, lãnh đạo của doanh nghiệp
Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp những vấn đề liên quan đến liên quan
đến hoạt động của Văn phòng như công tác văn thư lưu trữ, công tác quản lý thông
tin, mua sắm các trang thiết bị, xây dựng các nội quy, quy chế làm việc, văn hóa
công sở của doanh nghiệp... nhằm phục vụ hoạt động chung của cả doanh nghiệp.
Để tham mưu đạt hiệu quả cho giám đốc, lãnh đạo Nhà Quản trị Văn phòng phải
tiến hành tổng hợp các báo cáo, đề xuất từ các bộ phận trong Văn phòng để từ đó
xem xét lựa chọn những ý kiến phù hợp nhất để tham mưu. Tiếp nhận và thu thập
thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Vai trò này đòi hỏi nhà quản

trị phải biết cách xây dựng hệ thống thông tin nội bộ trong văn phòng, phải thường
xuyên xem xét, phân tích môi trường nhằm xác định những cơ hội cũng như các
mối đe dọa đối với doanh nghiệp sau đó báo cáo và tham mưu cho lãnh đạo.
2.2.7. Vai trò kiểm tra, giám sát và đánh giá
Công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động của văn phòng và doanh
nghiệp là nhiệm vụ hết sức quan trọng, nhằm đảm bảo tính ổn định phát triển kỉ
cương, có nề nếp của doanh nghiệp và của văn phòng. Nhà quản trị phải sát sao
trong việc kiểm tra, giám sát mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của văn phòng và
doanh nghiệp. Kiểm tra, giám sát liên túc và thường xuyên mọi vấn đề trong phạm
vị văn phòng như: Kiểm tra đội ngũ nhân sự, kiểm tra hiệu quả các công việc, kiểm
tra tiến độ và sự phối hợp trong công việc, kiểm tra các quy trình thủ tục, kiểm tra
cơ sở vật chất hạ tầng, thực hiện các công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ, kiểm
tra công tác hậu cần, quản lý thông tin...thường xuyên kiểm tra tình hình hoạt động
của doanh nghiệp, kiểm tra các dây chuyền sản xuất. Kiểm tra con người, tài chính,
vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục
tiêu.
Nhà quản trị văn phòng thực hiện việc kiểm tra, giám sát nhằm đánh giá
đúng tình hình hoạt động và nhanh chóng phát hiện những vướng mặc sai phạm để

21


từ đó tìm cách khắc phục kịp thời, nhanh chóng. Kiến nghị giải pháp và báo cáo
cho lãnh đạo ra quyết định để doanh nghiệp phát triển ổn định.
2.2.8. Truyền cảm hứng, tạo động lực cho nhân viên
Để điều hành Văn phòng, Nhà Quản trị Văn phòng cần đến sự giúp đỡ từ
phía nhân viên. Chính vì vậy, cần phải tạo động lực để họ thực hiện công việc hăng
say phát huy hết năng lực và có tinh thần trách nhiệm. Đầu tiên Nhà quản trị Văn
phòng muốn tạo được động lực thì họ phải là tấm gương để mọi người noi theo,
phải là người có năng lực có phẩm chất tạo được niềm tin, luôn lắng nghe những ý

kiến từ nhân viên và giải đáp các thắc mắc cho họ. Là người công tâm, dám nghĩ
dám làm, luôn đi đầu và kêu gọi sự đoàn kết cổ vũ tinh thần khi gặp khó khăn.
Chăm lo đến đời sông tinh thần và vật chất cho nhân viên. Xây dựng môi trường
làm việc thân thiện năng đông sáng tạo. Đó là một trong những việc tạo động lực
cho nhân viên làm việc hết mình vì mục đích của Văn phòng và của cả doanh
nghiệp.
2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động Văn phòng của nhà quản
trị văn phòng doanh nghiệp.
2.3.1. Chỉ đạo thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp
Để thực hiện công tác tham mưu hiệu quả và giúp giám đốc, lãnh đạo doanh
nghiệp đưa ra được các quyết định tối ưu nhất Nhà quản trị văn phòng phải chỉ
đạo, đôn đốc và phân công các bộ phân trong văn phòng thu thập, phân tích và xử
lý các thông tin phù hợp nhanh chóng và kịp thời sau đó tổng hợp lại và tham mưu.
Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn
phòng doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị văn đã làm tốt chức
năng tham mưu trên các mặt sau: Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công
tác năm, tháng, quý, tuần theo chức năng nhiệm vụ được giao; Tham mưu cho lãnh
đạo để lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúng đắn và chính xác nhất; Tham
mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ phục vụ công tác
đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định. Tham
mưu cho Giám đốc trong việc ra thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản thống nhất trong doanh nghiệp mình.
22


2.3.2. Chỉ đạo thực hiện công tác hậu cần
Nhà quản trị văn phòng chỉ đạo việc thực hiện công tác hậu cần nhằm đảm
bảo các yếu tố cần thiết để doanh nghiệp hoạt động ổn định và hiệu quả. Đồng
thời, phân công bộ phân chuyên trách việc quản lý và thực hiện công tác này và
trực tiếp thường xuyên kiểm tra, giám sát. Bởi vì hoạt động của doanh nghiệp và

các phòng ban không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện,
thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện
thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của
văn phòng cũng là nhiệm vụ quản lý, điều hành của nhà quản trị văn phòng. Quy
mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm
và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là
phương châm hoạt động của văn phòng và người đứng đầu văn phòng.
2.3.3. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày và xây dựng một số văn
bản.
Mỗi văn bản sau khi được soạn thảo thì nhà quản trị văn phòng có trách
nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Văn bản đúng với thể thức
và yêu cầu quy định thì mới có thể ký và ban hành rộng rãi. Ngoài ra, Nhà quản trị
văn phòng còn được ký thay một số văn bản nếu được lãnh đạo cho phép trong
phạm vi hoạt động của văn phòng. Bên cạnh đó nhà quản trị văn phòng phải xây
dựng một số văn bản như nội quy, quy chế làm việc, văn hóa công sở, bảng phân
công công việc trong văn phòng, lịch công tác, chương trình làm việc... của văn
phòng và của doanh nghiệp.
2.3.4. Kiểm tra, giám sát thực hiện công tác Văn thư - lưu trữ
Công tác văn thư vô cùng quan trọng đối với mọi cơ quan hay doanh nghiệp,
bởi bộ phận này là đầu mối trao đổi các giấy tờ thông tin, tiếp nhận văn bản đến và
đi, bảo quản lưu trữ con dấu... chính vì vậy công tác này phải luôn hoạt động hiệu
quả và thông suốt. Công tác lưu trữu cũng vậy, đây là bộ phận lưu trữ, bảo quản hồ
sơ tài liệu và phục việc khai thác sử dụng. Nhà quản trị văn phòng chỉ đạo việc lập
hồ sơ và lưu trữ, bảo quản hồ sơ tránh tình trạng thất lạc mất mát tài liệu.... Nên
nhà quản trị văn phòng rất chú trọng và quan tâm đến công tác này thường xuyên
23


chỉ đạo và kiểm tra nhân viên để thực hiện công việc tốt nhất có thể. Các nhà quản
trị đã điều hành việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo đúng với các quy định

của pháp luật, các quy định riêng của doanh nghiệp đó. Điều này làm cho các văn
bản chuyển giao trong và ngoài doanh nghiệp có sự thống nhất, không bị nhầm lẫn.
Việc theo dõi, đôn đốc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ cũng được các nhà quản
trị quan tâm, từ đó việc giải quyết các công việc này được thực hiện một cách
nhanh chóng, tránh bị tồn đọng công việc.
2.4. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị
văn phòng.
Yêu cầu đầu tiên của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn
phòng là đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn, được đào tạo về chuyên ngành quản
trị hành chính văn phòng. Như vậy nhà quản trị mới am hiểu về các lĩnh vực hoạt
động trong văn phòng, xử lý và thực hiện công việc mới hiệu quả. Nắm vững lĩnh
vực mà doanh nghiệp hoạt động.
Bên cạnh đó nhà quản trị văn phòng phải là người có phẩm chất, đạo đức tốt,
là người có tinh thần trách nhiệm cao. Có tinh thần dám nghĩ dám làm, có phẩm
chất trung thực, năng động, công bằng, thẳng thắn, kiên định và sáng tạo. Đặc biên
nhà quản trị văn phòng phải làm người có tâm có tầm và yêu nghề, nỗ lực vì công
việc vì mục tiêu chung của doanh nghiệp, là tấm gương để mọi nhân viên noi theo.
Ngoài ra nhà quản trị văn phòng phải có các kỹ năng khác để có thể đáp ứng được
yêu cầu của công việc và điều hành tốt mọi hoạt động trong văn phòng.
2.4.1. Thành thạo các kỹ năng nghiệp vụ Hành chính Văn phòng
Nắm vững các kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, các quy định về thể
thức văn bản hành chính, kỹ thuật trình bày, bố cục của các văn bản hành chính,
cũng như thành thạo các thao tác căn chỉnh, định dạng và trình bày các văn bản
hành chính một cách chuyên nghiệp nhất. Nắm được các kỹ năng về quản lý và
tuyển dụng nhân sự như: Phương pháp xây dựng bản mô tả công việc, lập kế hoạch
tuyển dụng, cách tìm kiếm và lựa chọn ứng viên phù hợp, nghệ thuật phỏng vấn
ứng viên...ngoài ra còn biết cách soạn thảo thư tuyển dụng và hợp đồng lao động,
cũng như xây dựng các biểu mẫu về nhân sự. Biết cách xây dựng nội quy lao động,
24

quy chế lương, thưởng trong doanh nghiệp và nắm rõ quy trình, các bước khai
trình, lập báo cáo sử dụng lao động định kỳ, cách xây dựng, đăng ký thang bảng
lương cũng như là thỏa ước lao động tập thể, đăng ký thỏa ước lao động tập thể.
Thành thạo các nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, lên kế hoạch và chuẩn bị các cuộc
họp, hội nghị các chuyến đi công tác của lãnh đạo. Sử dụng thành thạo các phần
mềm và các thiết bị hỗ trợ như máy in, máy photo, máy fax... Nắm rõ được các
nghiệp vụ này nhà quản trị văn phòng mới có thể điều hành, lãnh đạo công việc
hiệu quả.
2.4.2. Thành thạo ngoại ngữ
Với bối cảnh nền kinh tế mở cửa hội nhập như hiện nay, ngày càng nhiều
các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư sang thị trường Việt Nam. Chính vì vậy, trong
xu thế toàn cầu hóa ngày nay, tầm quan trọng của tiếng Anh không thể phủ nhận và
bỏ qua vì nó được dùng phổ biến ở mọi nơi trên thế giới. Đặc biệt, đối với các
doanh nghiệp càng đòi hỏi phải có khả năng hiểu và giao tiếp được tiếng Anh. Do
đó, các công ty có thể dễ dàng mở rộng hoạt động ra các nước khác.
Tiếng Anh còn được xem là chìa khóa của sự thành công, Nhà quản trị văn
phòng thành thục tiếng anh để có thể ứng dụng trực tiếp vào công việc như: giao
tiếp, viết mail, soạn kế hoạch, đàm phán với đối tác nước ngoài… sẽ tạo lợi thế
cạnh tranh, có thêm nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp. Vì lý do này, cần
bắt kịp xu thế thời đại, sự tiến bộ và sự phát triển của công nghệ, sự đổi mới của
thế giới… thì phải biết tiếng Anh.
2.4.3. Kỹ năng giao tiếp tốt
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng trong
thế kỷ 21. Đối với Nhà quản trị văn phòng cũng vậy, kỹ năng giao tiếp là một trong
những kỹ năng quan trọng nhất trong cuộc sống và giải quyết công việc. Am hiểu
kỹ năng giao tiếp sẽ khéo léo, xử lý hiệu quả mọi tình huống. Khi giao tiếp với mọi
người cần phải trung thực, thẳng thắn, lịch sự, tôn trọng... Kỹ năng giao tiếp là tập
hợp những quy tắc, nghệ thuật, đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế giúp
giao tiếp hiệu quả thuyết phục hơn khi áp dụng thuần thục kỹ năng giao tiếp. Có

thể nói kỹ năng giao tiếp đã được nâng lên thành nghệ thuật giao tiếp bởi trong bộ
25