HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA NÔNG NGHIỆP

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành của hệ thống
kế toán Nhà nước, có chức năng tổ chức hệ thống thông tin về tình hình tiếp
nhận và sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại
vật tư tài sản công, tình hình chấp hành các dự toán thu, chi và thực hiện các
tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Do
vậy, kế toán hành chính sự nghiệp không những có vai trò quan trọng trong
quản lý ngân sách hoạt động của từng đơn vị mà còn rất cần thiết và quan
trọng trong quản lý ngân sách quốc gia.
Ngân sách nhà nước hàng năm phải chi ra một lượng lớn kinh phí để
duy trì hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước. Các đơn
vị hành chính sự nghiệp chịu sự lệ thuộc lớn về chỉ đạo hoạt động và nguồn
kinh phí từ Ngân sách nhà nước thông qua các kế hoạch. Vì vậy, làm thế nào
để các đơn vị hành chính sự nghiệp có được sự tự chủ trong hoạt động và
quản lý tài chính của mình, bắt nhịp với quá trình phát triển và hội nhập quốc
tế của đất nước là vấn đề luôn được Nhà nước quan tâm.
Đặt trong bối cảnh đó, sự đổi mới công tác quản lý tài chính đối với
các đơn vị sự nghiệp y tế công lập là hết sức cần thiết. Thông qua đó nhằm
tách biệt chức năng quản lý Nhà nước với chức năng điều hành cơ sở khám
chữa bệnh để các bệnh viện có thể hoạt động theo cơ chế mới, phù hợp và có
hiệu quả; xoá bỏ cơ chế cấp phát kinh phí theo hình thức “xin – cho”..
Sự ra đời của Nghị định số 10/2002/NĐ-CP ngày 16/01/2002 ; tiếp theo
đó được thay thế bằng Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của
Chính phủ về quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm
vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập là
bước tiến mới trong quá trình thực hiện chương trình cải cách tài chính công.
Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp là một trong số các bệnh viện ngành
trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã sớm triển khai thực

1

hiện cơ chế quản lý tài chính theo quy định của Nghị định số 43/2006/NĐ-CP
ngày 25/4/2006 của Chính phủ.
Bệnh viện đã có những chuyển biến mới trong hoạt động của mình; đặc
biệt là về công tác quản lý tài chính. Nguồn thu sự nghiệp của bệnh viện tăng
lên rõ rệt góp phần tích cực vào việc nâng cấp trang thiết bị và các cơ sở vật
chất khác của bệnh viện; nâng cao chất lượng khám chữa bệnh cho nhân dân;
nâng cao đời sống cho cán bộ, viên chức v.v. . . Muốn vậy, các thông tin về
tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị phải được ghi chép, phản ánh kịp
thời tới lãnh đạo các bộ phận và lãnh đạo bệnh viện để có quyết định xử lý
phù hợp.
Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức
công tác kế toán tại Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp”, làm đề tài Luận văn
Thạc sĩ kinh tế của mình.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Việc lựa chọn đề tài nghiên cứu này nhằm đạt được một số mục đích sau:
- Đề tài nhằm hệ thống hoá và làm rõ những vấn đề lý luận về tổ chức
công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập.
- Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Bệnh viện Đa khoa
Nông nghiệp. Từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá về tình hình tổ chức
công tác kế toán tại Bệnh viện.
- Đưa ra những quan điểm, định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ
chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung, Bệnh viện
Đa khoa Nông nghiệp nói riêng từ nay đến năm 2020.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Vận dụng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp
(Ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 185/2010/TT-BTC
ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính) trong việc tổ chức công tác kế toán ở các

đơn vị sự nghiệp công lập.

2


Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thực tiễn tổ chức công tác kế toán tại
Bệnh viện Nông nghiệp.
4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Đề tài đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu để rút ra kết luận, đề ra
giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán như:
- Phương pháp thu thập thông tin tài liệu.
- Phương pháp nghiên cứu lý luận.
- Phương pháp phân tích thống kê.
- Phương pháp phân tích kinh tế.
- Phương pháp tổng hợp so sánh.
5. Những đóng góp của luận văn
Trong luận văn này, bằng kết quả nghiên cứu khoa học của mình, tôi đã
có những đóng góp nhất định về mặt lý luận và thực tiễn:
- Về mặt lý luận: Luận văn đã hệ thống hóa và góp phần thống nhất
những nhận thức chung về lý luận của việc tổ chức công tác kế toán trong
một mô hình quản lý, điều hành cụ thể; thống nhất cách nhìn nhận đánh giá
hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập nói
chung; đặc biệt là trong các đơn vị sự nghiệp y tế.
- Về mặt thực tiễn: Qua việc nghiên cứu tổ chức công tác kế toán ở
Bệnh viện Nông nghiệp, Luận văn đã khái quát được thực trạng cũng như nêu
ra được những ưu điểm và nhược điểm, thể hiện sự vận dụng các vấn đề lý
luận trong thực tế, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp có tính khả thi, nhằm
hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ở Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp.

6. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ
lục, nội dung chính của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức công
tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập.
3


Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác bộ máy kế toán tại Bệnh viện
Đa khoa Nông nghiệp.
Chương 3: Một số ý kiến nhầm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại
Bệnh viện Đa khoa Nông nghiệp trong thời gian tới.

4


CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP VÀ TỔ CHỨCCÔNG
TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP

1. Khái niệm đơn vị sự nghiệp công lập
Đơn vị sự nghiệp công lập (SNCL) là những đơn vị do Nhà nước quyết
định thành lập tức là đơn vị dự toán độc tập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ
chức bộ máy kế toán theo quy định của luật kế toán đồng thời giao cho chúng
phải thực hiện các nhiệm vụ thuộc hoạt động sản xuất và cung ứng các hàng
hoá công cộng đáp ứng cho nhu cầu xây dựng và phát triển mỗi ngành, mỗi lĩnh
vực hay toàn bộ nền kinh tế quốc dân thuộc về chức năng, nhiệm vụ mà nhà
nước phải đảm nhận. Ở đây thì các đơn vị sự nghiệp công lập này hoạt động
trong các lĩnh vực bao gồm các lĩnh vực Giáo dục đào tạo và dạy nghề, y tế,
đảm bảo xã hội, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, sự nghiệp kinh tế và sự
nghiệp khác. Đơn vị sự nghiệp công lập được xác định dự vào các tiêu chuẩn

sau:
- Về mặt pháp lý: Có văn bản Quyết định thành lập đơn vị sự nghiệp
của cơ quan có thẩm quyền.
- Được nhà nước cấp kinh phí và tài sản để hoạt động và thực hiện
nhiệm vụ chính trị, chuyên môn, một số đơn vị được phép thực hiện một số
khoản thu theo chế độ của Nhà nước quy định.
- Có tổ chức bộ máy, biên chế và bộ máy quản lý tài chính kế toán theo
chế độ nhà nước quy định.
- Có mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước, tại Ngân hàng để thực hiện
giao dịch.
2. Đặc điểm hoạt động của đơn vị sự nghiệp ảnh hưởng đến tổ chức công
tác kế toán trong đơn vị.
* Đặc điểm của đơn vị SNCL:
Đơn vị SNCL là một tổ chức hoạt động mang tính chất phục vụ xã hội
là chủ yếu, không vì mục đích kinh doanh;

5


- Hàng hoá và dịch vụ của các đơn vị sự nghiệp công lập là sản phẩm
mang lại lợi ích chung, có tính bền vững và gắn bó hữu cơ với quá trình tạo ra
của cải vật chất và giá trị tinh thần xã hội; cung ứng cho mọi thành phần xã
hội. Việc cung ứng các hàng hóa này cho thị trường chủ yếu không vì mục đích
lợi nhuận như hoạt động sản xuất. Nhà nước tổ chức; duy trì và tài trợ cho các
hoạt động sự nghiệp để cung cấp những sản phẩm, dịch vụ cho thị trường trước
hết nhằm thực hiện vai trò của nhà nước trong việc phân phối lại thu nhập và
thực hiện các chính sách phúc lợi công cộng khi can thiệp vào thị trường. Nhờ
đó sẽ thúc đẩy các ngành, các lĩnh vực kinh tế hoạt động bình thường
- Hoạt động của các đơn vị SNCL luôn gắn liền và bị chi phối bởi các
chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước;

- Với chức năng của mình, Chính phủ luôn tổ chức, duy trì và đảm bảo
hoạt động sự nghiệp để thực hiện những mục tiêu kinh tế, xã hội. Để thực hiện
những mục tiêu kinh tế, xã hội nhất định, Chính phủ tổ chức thực hiện các chương
trình mục tiêu quốc gia thông qua hoạt động của các đơn vị sự nghiệp.
Phân loại đơn vị SNCL:
Nắm và hiểu rõ các đặc điểm của đơn vị SNCL, người ta có thể nhận
diện các đơn vị SNCL một cách dễ dàng qua một số tiêu thức phân loại đơn vị
SNCL như sau:
- Nếu căn cứ vào lĩnh vực hoạt động, các đơn vị SNCL bao gồm:
(i) Các đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo;
(ii) Các đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực y tế;
(iii) Các đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực Văn hoá-Thể thao -Du lịch
(iv) Các đơn vị SNCK hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học
và công nghệ;
(v) Các đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực xã hội, gồm trung tâm
chỉnh hình, trung tâm dịch vụ việc làm.
(vi) Các đơn vị SNCL hoạt động trong lĩnh vực kinh tế. Ngoài ra còn
có một số đơn vị sự nghiệp đặc thù khác.
Nếu ký hiệu: Mức độ tự đảm bảo một phần kinh phí là Mtdb thì
6


0% < Mtdb < 100%
Công thức xác định mức độ đảm chi phí hoạt động thường xuyên của
mỗi đơn vị như sau:
Mtd
b

=

Tổng số thu sự nghiệp
Tổng số chi hoạt động thường xuyên

x

100%

Trong điều kiện nước ta hiện nay, giới hạn thấp của Mtdb được xác
định là 10%, vì quy mô kinh phí hàng năm của các đơn vị SNCL ở nước ta
đang còn quá nhỏ bé.
Nếu căn cứ vào khả năng tự tạo lập nguồn kinh phí để đáp ứng cho
hoạt động thường xuyên của đơn vị, thì các đơn vị SNCL bao gồm:
(i) Đơn vị SNCL không có khả năng tự tạo lập nguồn kinh phí. Bị xếp
vào loại hình này là những đơn vị SNCL được giao nhiệm vụ hoạt động ở
những địa phương, những ngành kinh tế đặc thù, hay chỉ đích danh nghĩa vụ
của đơn vị phải thực hiện cung ứng hàng hoá công cộng miễn phí ngay từ khi
công bố thành lập; và vì thế mà đơn vị không được phép thu các khoản phí, lệ
phí của những người đã tiêu dùng che hàng hoá công cộng do các đơn vị này
cung ứng.
Ví dụ: Khám chữa bệnh tại các bệnh viện, tại các Trường học sinh dân
tộc nội trú, trung tâm y tế ở miền núi, hải đảo, các đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc quốc phòng - an ninh, Ban cơ yếu chính phủ, v.v. . .
(ii) Đơn vị SNCL tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường
xuyên (theo công thức trên thì MTDB từ trên 10% đến dưới 10% đến dưới
100%. Thuộc loại hình đơn vị này là các đơn vị trong quá trình hoạt động của
mình có thể huy động được một số khoản thu nào đó; và được gọi chung là số
thu sự nghiệp. Song tổng số thu sự nghiệp trong cả năm của các đơn vị này chỉ
đáp ứng được một phần nhu cầu chi hoạt động thường xuyên của bản thân đơn vị
đó, NSNNvẫn phải cấp một phần kinh phí hoạt động thường xuyên cho đơnvị.
(iii) Đơn vị SNCL tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên

(theo công thức trên thì Mtdb bằng hoặc lớn hơn lao). Được xếp vào loại hình
7


này là các đơn vị SNCL có nguồn thu sự nghiệp đảm bảo trang trải được toàn
bộ chi phí hoạt động thường xuyên của đơn vị. Do vậy, NSNN không phải
cấp kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên cho các đơn vị loại này nữa.
3. Khái niệm và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự
nghiệp công lập
3.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán đơn vị SNCL
Tổ chức công tác kế toán ở đơn vị là việc thu nhận, hệ thống hoá và
cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng kinh
phí ở đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị
đó. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị SNCL phải đảm bảo
tính khoa học, hợp lý và phải tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc sau:
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc khách quan: Tài
liệu kế toán phải mang tính khách quan, có bằng chứng tin cậy. Việc ghi sổ kế
toán phải được tiến hành trên cơ sở có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
và dựa vào chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.
- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động của
đơn vị.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính phải đúng
theo biểu mẫu và phương pháp ghi chép theo quy định trong chế độ kiểm toán
hiện hành.
- Các chuẩn mực và phương pháp kế toán lựa chọn phải được áp dụng
nhất quán trong kỳ kế toán năm (tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng
12 hàng năm). Các sổ kế toán được mở và ghi chép theo từng niên độ kế toán.
Cuối năm, chuyển số dư sang sổ kế toán mới.
Giá trị tài sản được tính theo giá trị gốc, bao gồm: Chi phí mua, bốc
xếp, vận chuyển, lắp ráp và các chi phí liên quan trực tiếp khác để đưa tài sản

đó vào sử dụng. Đơn vị kế toán không được điều chỉnh lại giá trị tài sản đã
ghi sổ kế toán, trừ trường hợp có quyết định điều chỉnh lại giá trị tài sản của
Nhà nước.

8


- Đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN cấp phải thực hiện hạch toán các
khoản thu, chi theo mục lục NSNN hiện hành.
- Thực hiện kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính theo quy định, cụ thể là:
 Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, quy định về tài chính.
 Kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép.
 Kiểm tra việc chấp hành các chế độ sổ kế toán.
 Kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo kế toán.
 Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán

- Thực hiện công khai thông tin trong báo cáo tài chính năm; cụ thể là:
+ Công khai quyết toán thu, chi NSNN năm (của các đơn vị tự bảo
đảm một phần chi phí). Việc công khai được tiến hành trong vòng 60 ngày kể
từ ngày được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Công khai quyết toán thu, chi tài chính khác của cả 2 loại hình đơn vị
sự nghiệp có thu: Đơn vị tự bảo đảm một phần chi phí và đơn vị tự bảo đảm
toàn bộ chi phí). Việc công khai được tiến hành trong vòng 30 ngày kể từ
ngày được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Các nguyên tắc trên cần được thực hiện một cách đầy đủ, đồng bộ mới
có thể thực hiện tốt nội dung tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị
SNCL.
3.2 Yêu cầu nhiệm vụ của kế toán DVSNCL
Tại Điều 5 luật kế toán quy định nhiệm vụ cụ thể của kế toán bao gồm:
1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung

công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
2. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu,
nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình
thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi, vi phạm pháp luật về tài
chính, kế toán.
3. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp.

9


4. Phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị
kế toán.
5. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Muốn thực hiện tốt các nhiệm vụ trên đây, đòi hỏi việc tổ chức công
tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu phải quán triệt được các yêu cầu
sau
(i) Phản ánh đầy đủ, toàn diện các khoản vốn, quỹ, tài sản, kinh phí
NSNN cấp, các khoản thu - chi sự nghiệp và các hoạt động kinh tế tài chính
phát sinh tại đơn vị.
(ii) Đảm bảo phản ánh và cung cấp kịp thời, đúng thời gian quy định
các thông tin số liệu về tình hình quản lý thu - chi theo dự toán, tình hình
chấp hành dự toán quyết toán các khoản thu - chi, sử dụng tài sản công và
tình hình sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ cho các chứng tù kế toán, sổ
kế toán và báo cáo tài chính.
(iii) Số liệu kế toán phải đảm bảo chính xác, phản ánh trung thực nội dung
và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính. Đồng thời phải tiến hành sắp xếp
thông tin, số liệu kế toán theo trình tự có hệ thống để có thể so sánh được.
(iv) Các chỉ tiêu thu, chi kế toán theo dõi phản ánh thống nhất về nội
dung và phương pháp tính toán, đảm bảo phân tích được tình hình dự toán
thu, chi của đơn vị.

(v) Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, thuyết minh trong báo
cáo phải dễ hiểu, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ cho việc kiểm
tra phân tích và ra các quyết định trong quản lý.
(vi) Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo yêu cầu phù hợp với đặc
điểm tổ chức quản lý của đơn vị, phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ
và tình hình trang bị các phương tiện kỹ thuật hiện đại và tuân thủ các chế độ
kế toán mà Nhà nước đã ban hành.
(vii) Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm chi
phí đảm bảo cho công tác kế toán đạt hiệu quả cao, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của đơn vị, đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước.
10


Một khi tổ chức công tác kể toán của các đơn vị SNCL thoả mãn được
các yêu cầu trên, thì mức độ hoàn thành các nhiệm vụ kế toán của đơn vị này
được đánh giá tốt; và cũng đồng nghĩa với hiệu quả tổ chức công tác kế toán
của các đơn vị này đạt kết quả tốt.
4. Tổ chức bộ máy công tác kế toán trong đơn vị SNCL.
- Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với loại hình tổ chức công tác kế
toán đã lựa chọn là một trong những nội dung của tổ chức công tác kế toán.
Nó có ý nghĩa vô cùng to lớn trong việc tổ chức thu nhận, xử lý, kiểm
tra, phân tích và cung cấp thông tin của đơn vị, quyết định đến chất lượng,
hiệu quả của công tác kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức, quy mô, địa bàn hoạt động và tình hình
phân cấp quản lý tài chính trong đơn vị; khối lượng, tính chất và mức độ phức
tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính; yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ
nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán, các đơn vị có thể vận dụng
một trong ba hình thức tổ chức công tác kế toán sau đây:
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung:
Theo hình thức này, đơn vị tổ chức một phòng kế toán tập trung, toàn

bộ công việc kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán. ở các bộ
phận, đơn vị trực thuộc chỉ bố trí từ các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thực
hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế
toán của đơn vị.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung có ưu điểm:
* Kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống
nhất của kế toán trưởng, cũng như của các nhà quản lý đối với hoạt động
quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị.
* Kiểm tra, xử lý và cung cấp kịp thời thông tin kế toán.
* Thuận tiện trong việc phân công, chuyên môn hoá công việc đối với
cán bộ kế toán và trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý và cơ giới
hoá công tác kế toán.
Tổ chức bộ máy kế toán gọn, tiết kiệm chi phí hạch toán.
11


Tuy nhiên, nếu địa bàn hoạt động của đơn vị rộng, phân tán, trình độ
chuyên môn, trang bị sử dụng phương tiện, kỹ thuật ghi chép, xử lý, cung cấp
thông tin chưa cao thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo
đơn vị đối với công tác kế toán cũng như hoạt động quản lý tài sản và sử
dụng kinh phí ở các đơn vị trực thuộc sẽ bị hạn chế.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thích hợp với các đơn vị
có quy mô vừa hoặc nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung.
* Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán:
Theo hình thức này, các đơn vị, bộ phận trực thuộc của đơn vị có tổ
chức bộ phận, tổ kế toán riêng làm nhiệm vụ kiểm tra, thu thập, xử lý các
chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, tổng hợp các hoạt động kinh tế ở đơn vị
trực thuộc theo sự phân cấp quản lý kinh tế tài chính, định kỳ lập báo cáo gửi
cho phòng kế toán đơn vị
* Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán có ưu điểm:

+ Công tác kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kinh tế ở các đơn vị, bộ phận
trực thuộc được nhanh chóng, kịp thời.
+ Thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh và phân cấp quản lý kinh tế tài chính, hạch toán kinh tế nội bộ.
Nhược điểm cơ bản của hình thức này là việc tổng hợp số liệu, cung
cấp thông tin, lập báo cáo toàn đơn vị thường bị chậm; tổ chức bộ máy kế
toán cồng kềnh, phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế
toán Việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng không tập trung.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thích hợp với đơn vị có quy
mô lớn, địa bàn hoạt động phân bán, các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập.
* Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán:
Theo hình thức này, đơn vị tổ chức phòng kế toán tập trưng. Ngoài ra,
ở các đơn vị trực thuộc lớn, xa văn phòng có tổ chức các phòng, bộ phận kế
toán ca đơn vị trực thuộc.

12


Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc có thể được cơ cấu thành các bộ
phận phù hợp để thực hiện việc ghi chép kế toán, hoàn chỉnh các hoạt động
của đơn vị mình theo phân cấp quản lý của phòng kế toán trung tâm.
Hình thức này phù hợp với các đơn vị lớn có nhiều đơn vị trực thuộc,
hoạt động trên địa bàn vừa tập trung, vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý
kinh tế, tài chính, trình độ quản lý khác nhau.
Việc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị SNCL có thể thực hiện theo
các mô hình khác nhau, phù hợp với loại hình công tác mà đơn vị đã lựa chọn.
-

Tổ chức vận dụng chuẩn mực kế toán, chế động kế toán
Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức thực hiện các chuẩn mực và

chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản lưu
giữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác
của kế toán"
* Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
- Tổ chức công tác kiểm tra kế toán là một trong những nội dung cơ
bản và là công việc không thể thiếu được của tổ chức công tác kế toán. Kiểm
tra kế toán nhằm mục đích đảm bảo thực hiện đúng đắn các phương pháp kế
toán, các chế độ, thể lệ kế toán và tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong đơn
vị, đảm bảo thực hiện vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính.
Kiểm tra kế toán tăng cường tính đúng đắn, hợp lý, trung thực, khách quan
của quá trình hạch toán ở đơn vị, đồng thời kiểm tra, giám sát việc thực hiện
các chính sách, chế độ kế toán, tài chính của Nhà nước ở đơn vị. Kiểm tra tài
chính, kế toán là công tác kiểm tra nghiệp vụ, đòi hỏi phải được tiến hành
thường xuyên, toàn diện, có hệ thống, đảm bảo thu nhận, xử lý và cung
cấpthông tin một cách đầy đủ, trung thực về tình hình quản lý tàichính và
sửdụng nguồn kinh phí trong đơn vị SNCL.
Công tác kiểm tra tài chính, kế toán trong các đơn vị SNCL được tiến
hành theo các nội dung cơ bản sau:

13


- Kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về tài chính. Kiểm tra
việc ghi chép, phản ánh trên các chứng từ, tài khoản, sồ và báo cáo tài chính,
đảm bảo việc thực hiện đúng chế độ, chính sách quản lý tài sản, nguồn kinh
phí và tình hình sản xuất, cung ứng dịch vụ.
- Kiểm tra trách nhiệm, kết quả công tác của bộ máy kế toán, mối quan
hệ giữa các bộ phận kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị.

- Phương pháp kiểm tra kế toán chủ yếu là phương pháp đối chiếu giữa
số liệu trên chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau; đối chiếu giữa
số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết…
Công tác kiểm tra kế toán nội bộ ở đơn vị SNCL do thủ trưởng đơn vị và
kế toán trưởng (hay người phụ trách kế toán) chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Hàng năm cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản tiến hành kiểm tra việc
thực hiện chế độ tài chính, kế toán của các đơn vị, đồng thời còn kiểm tra cả
việc thực hiện chế độ kiểm tra của đơn vị đó. Kết thúc đợt kiểm tra phải lập
biên bản kiểm tra, có kết luận rõ ràng, có đầy đủ chữ ký của đoàn kiểm tra, kế
toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô
hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế càng rộng,
tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc tế càng cao
thì việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kế toán càng khó
khăn và phức tạp, không chỉ các nhà quản lý của đơn vị quan tâm và sử dụng
mà còn có nhiều đối tượng khác cũng quan tâm và sử dụng thông tin kế toán
của đơn vị như cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan chủ quản cấp trên, kho
bạc, ngân hàng. Để đáp ứng được yêu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng
khác nhau đó, đòi hỏi các nhà kế toan phải biết tổ chức công tác kế toán sao cho
hợp lý, khoa họe, phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại.
Tổ chức ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán có tác dụng: giảm nhẹ và
nâng cao năng suất lao động của kế toán, cung cấp thông tin nhanh và lưu trữ tài

14


liệu gọn, đáp ứng được các yêu cầu quản lý tài chính theo hướng tin học hoá và
phù hợp với nhu cầu hội nhập kinh tế khu vực và thế giới.
Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học

một thiết phải quán triệt và tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói
chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng.
- Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi
tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy
mô và phạm vi hoạt động của đơn vị.
- Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hoá cao; trong đó phải
tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán.
- Tổ chức trang bị đồng bộ về cơ sở vật chất, song vẫn phải đảm bảo
nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
5. Tổ chức thu thập thông tin kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập.
- Khái niệm
Tổ chức thu thập thông tin là thu thập các thông tin đã có hoặc chưa có
giúp cho kế toán phân loại được thông tin để xử lý thông tin một cách nhanh
nhất.
-

Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán trong đơn vị SNCL
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và thực hiện ghi chép ban đầu:
Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đã phát sinh thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán
đều bắt buộc phải được chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp pháp, hợp
chứng từ kế toán được coi là hợp pháp, hợp lệ khi chứng từ được lập đúng
mẫu quy định theo chế độ chứng từ kế toán đơn vị HCSN hiện hành; việc ghi
chép trên chứng từ phải đúng nội dung, bản chất, mức độ, nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh và được pháp luật cho phép có đầy đủ chữ ký của người
chịu trách nhiệm và dấu của đơn vị (theo quy định cụ thể).Trên mỗi chứng từ
kế toán phải có đủ các yếu tố cơ bản sau:
- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.

15


- Tên gọi của chứng từ (Hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
- Ngày, tháng, năm tập chứng từ.
- Số hiệu của chứng từ
- Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Các chỉ tiêu về số lượng giá trị ( tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất,
số lượng, đơn giá, thành tiền), số tiền bằng số và chữ.
- Họ tên và chữ ký của người lập, người thực hiện, người kiểm soát, người
duyệt và đóng dấu của đơn vị đối với những chứng từ giao cho bên ngoài.
- Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp ghi sổ kế toán phải có
thêm định khoản kế toán.
- Hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành áp dụng cho các đơn vị
HCSN (theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 185/2010 TT-BTC ngày
15/11/2010 của Bộ Tài chính) phụ lục 1, được chia thành hai loại:
Chứng từ kế toán bắt buộc: Là các chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh
tế giữa các pháp nhân đã được Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách, biểu
mẫu, chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập thống nhất cho mọi loại hình,
thành phần kinh tế.
Chứng từ kế toán hướng dẫn: Là loại chứng từ Nhà nước chỉ hướng
dẫn các chỉ tiêu cơ bản, đặc trưng. Trên cơ sở đó các đơn vị lựa chọn vận
dụng vào điều kiện cụ thể để có thêm, bớt hoặc thay đôi mẫu biểu. Tuỳ thuộc
vào đặc điểm, tình hình, yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị để xây dựng
những chứng từ nội bộ phục vụ cho yêu cầu của đơn vị.
Nội dung của hệ thống chứng từ sử dụng trong các đơn vị SNCL bao
gồm các chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu lao động, tiền lương : 16 chứng từ
- Chỉ tiêu vật tư

: 07 chứng từ

- Chỉ tiêu tiền tệ

: 11 chứng từ

- Chỉ tiêu tài sản cố định

: 07 chứng từ

* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán trong các đơn vị bao gồm các bước:
16


i) Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào
chứng từ kế toán.
ii) Kiểm tra chứng từ kế toán
iii) Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán
iv) Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán đã ban hành, kế toán trưởng hay
hoặc người phụ trách kế toán của đơn vị căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu quản
lý các đối tượng kế toán, căn cứ vào tình hình cụ thể của bộ máy kế toán, căn
cứ đặc điểm cụ thể số lượng và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị
để tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và quy định trình tự luân
chuyển chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị.
6. Tổ chức xử lý thông tin kế toán trong đơn vị SNCL.
6.1 Quy trình xử lý thông tin.
Sau khi thông tin đã được thu nhận phù hợp vowisa các chỉ tiêu đã lựa
chọn cần phải thực hiện việc xử lý các thông tin theo nguyên tắc sau:

- loại bỏ các thông tin không quan trọng;
- Tính toán phân bổ các số liệu theo tiêu chuẩn thích hợp;
- Tổng hợp các số liệu chi tiết có liên quan đến chỉ tiêu đã lựa chọn và
phân tích.
6.2 Tổ chức vận dụng phương pháp tính giá.
- Phương pháp xác định giá phí toàn bộ
Phương pháp này cần xác đinh rõ các bộ phận hoạt động chính, bộ phận
phụ và tiêu chuẩn phân bổ chi phí.
-

Phương pháp xác định giá phí bộ phận

Phương pháp này là chỉ phân bổ chi phí cho sản phẩm các chi phí trực tiếp
và chi phí gián tiếp.
Phương pháp tính giá phí các sản phẩm liên hợp
Sản phẩm liên hợp là sản phẩm được sản xuất ra từ một nguyên liệu, vật
-

liệu trên cùng một công nghệ như xưởng lọc hóa dầu.
- Phương pháp phân bổ định phí theo mức độ hoạt động
Phương pháp này xác định được mức định phí trong công xuất thiết kế.
17


Phương pháp tính giá giúp kế toán xác định được giá trị thực tế của tài
sản hình thành trong đơn vị, giúp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh vào chứng từ, sổ sách và tổng hợp lên báo cáo kế toán.
6.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là một phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ
thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài

khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng
biệt. Tập hợp các tài sản kế toán sử dụng trong kế toán hình thành hệ thống tài
khoản kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất là một bộ phận cấu
thành quan trọng của kế toán bao gồm những quy định thống nhất về loại tài
khoản số lượng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng tài khoản.
Nhà nước ta đã quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng
cho tất cả các đơn vị SNCL trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị
SNCL được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt
động của đơn vị có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hoá của hệ thống tài
khoản kế toán thống nhất. Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị SNCL bao gồm
các tài khoản kế toán tổng hợp và các tài khoản kế toán chi tiết để phản ánh
loay đủ các hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị SNCL nhằm:
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ NSNN, vốn
công quỹ. Đồng thời thoả mãn yêu cầu quản lý tài sản và tình hình sử dụng
kinh phí trong từng lĩnh vực của từng đơn vị SNCL.
- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán (máy
vi tính…) và thoả mãn đầy đủ nhu cầu thông tin cho các cơ quan quản lý chức
năng của Nhà nước.
- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL được ban
hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ
Tài chính và sửa đổi bổ sung theo thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày
15/11/2010 của Bộ Tài chính, bao gồm 44 tài khoản trong bảng cân đối tài
khoản và 7 tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản (phụ lục 2).

18


Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản hạch toán theo phương pháp
ghi “kép”.
Các tài khoản ngoài bảng cân đối tài sản hạch toán theo phương pháp

ghi “đơn”.
Các đơn vị SNCL căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán quy định trong
chế độ này để lựa chọn lập danh mục các tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp
3 phù hợp với đặc điểm, nội dung hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của
đơn vị. Trường hợp cần thiết mở thêm một số tài khoản cấp 3 chi tiết có tính
chất riêng của đơn vị mình. Đối với các đơn vị có hoạt động đặc thù cần mở
thêm tài khoản cấp 1, cấp 2 ngoài danh mục quy định phải có ý kiến bằng văn
bản gửi cơ quan chủ quản trình Bộ Tài chính xem xét, chấp thuận.
Các đơn vị SNCL sau khi xác định được số lượng tài khoản sử dụng,
thủ trưởng và kế toán trưởng phải quy định cụ thể phương pháp ghi chép trên,
cơ sở vận dụng hợp lý chế độ kế toán hiện hành.
6.4 Tổ chức thực hiện chế độ sổ sách kế toán
Tổ chức hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán hình thức kế toán và
hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các
loại sổ với nội dung, trình tự và phương pháp ghi sổ để ghi chép, phân loại xử
lý thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính từ các chứng từ gốc vào hệ
thống sổ kế toán.
Mỗi sổ kế toán là tờ sổ hoặc quyển gồm nhiều tờ sổ được thiết kế theo
nhau nhất định để ghi chép, hệ thống hoá thông tin theo từng loại nghiệp vụ
và khéo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tổ chức vận dụng hình thức kế toán thực chất là việc tổ chức hệ thống
sổ kế toán của đơn vị. Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị phải đảm
bảo được các yêu cầu cơ bản sau đây:
Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã được phản ánh
trong chứng từ gốc.
Phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động của đơn vị.

19

Phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý của đơn vị, với yêu cầu tổng
hợp, cung cấp thông tin để lập báo cáo tài chính và quản lý đơn vị.
Phù hợp với điều kiện trang thiết bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật
ghi chép, xử lý, tổng hợp thông tin.
Thực hiện đúng quy định về việc mở sổ, ghi sổ, quản lý, lưu trữ và bảo
quản sổ kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của đơn vị, các đơn
vị SNCL có thể vận dụng một trong các hình thức sau đây:
* Hình thức kế toán Nhật ký chung:
Hình thức này thường áp dụng ở các đơn vị sự nghiệp có thu đơn giản,
số lượng nhân viên kế toán ít và chỉ sử dụng nhiều nhất là 20 tài khoản kế
toán. Đặc điểm cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự
thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên
sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các loại
sổ kế toán của hình thức Nhật ký chung gồm có: Sổ Nhật ký chung, sổ cái và
các sổ, thẻ kế toán chi tiết, trong đó sổ Nhật ký chung và sổ cái là sổ kế toán
tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian
và theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài
chính theo yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị đối với hoạt động kinh tế
tài chính đó ghi theo từng tài khoản kế toán chi tiết).
Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra nghiệp vụ
kinh tế vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo
các tài khoản kế toán thích hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng
thời với việc ghi vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào
các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm khoá sổ cái và các sổ, thẻ chi tiết. Từ
các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản.

20


Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số liệu khoá sổ trên sổ
cái, nếu đảm bảo khớp đúng thì căn cứ vào số liệu khóa sổ trên sổ cái lập
“Bảng cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác.
Về nguyên tắc, tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có trên bảng cân đối
số phát sinh phải bằng tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có trên Nhật ký
chung cùng kỳ.
* Hình thức Nhật ký - Sổ cái:
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái là các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh được kết hợp ghi chép trong trình tự thời gian và phân loại, hệ
thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển
sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký - Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép.
Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc
bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức Nhật ký - Sổ cái có các loại sổ kế toán chủ yếu đó là: Nhật ký
- Sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng tổng hợp
chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có, để ghi
vào Nhật ký - Sổ cái. Mỗi chứng từ (bảng tổng hợp chứng từ) được ghi một
dòng ở cả hai phần Nhật ký và sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được
lập cho những chứng từ cùng loại (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu
nhập) phát sinh nhiều lần trong một ngày.
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi đã ghi sổ Nhật ký
Sổ cái, được dùng để ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh
trong tháng vào Nhật ký - Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành
công cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các công nợ, cột có của tổng tài

khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số
phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế
từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng, đầu quý và số
21


phát sinh trong tháng, trong quý tính ra số dư cuối tháng, cuối quý của từng
tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái.
Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng sổ Nhật ký - Sổ cái
phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền của cột

=

Tổng số phát sinh nợ

=

phát sinh ở phần nhật ký
của tất cả các TK
Tổng số dư Nợ các TK = Tổng số dư có các TK

Tổng số phát sinh có
của tất cả các TK

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải khoá sổ để tính ra số phát sinh
Nợ, số phát sinh có và số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số
liệu khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng
tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái.
Số liệu khoá sổ trên Nhật ký - Sổ cái, trên sổ, thẻ kế toán chỉ tiết và

bảng tổng hợp chi tiết được sử dụng lập bảng cân đối tài khoản và các báo
cáo tài chính khác.
* Hình thức chứng từ ghi sổ:
Hình thức này thường được áp dụng ở các đơn vị SNCL quy mô hoạt
động lớn hơn, nội dung hoạt động phức tạp hơn và có tổ chức hoạt động sản
xuất kinh doanh dịch vụ.
Đặc điểm cơ bản của hình thức này là việc ghi sổ kế toán tổng hợp
được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ là một loại
chứng từ tổng hợp dùng để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi
Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán
dựa trên cơ sở chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:
+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên
sổ “Đăng ký chứng từ ghi sổ”.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
trên sổ cái.
Các loại sồ kế toán mà hình thức chứng từ ghi sổ sử dụng bao gồm:
Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi
tiết sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các hoạt
22


động kinh tế, tài chính đã tổng hợp trong các chứng từ ghi sổ theo trình tự
thời gian phát sinh Sổ cái các tài khoản là sổ kế toán tổng hợp được sử dụng
để ghi chép các hoạt động kinh tế, tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng
hợp (sổ ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh).
Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế, tài
chính theo yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của từng đơn vị đối với các hoạt động
kinh tế tài chính thực tế phát sinh (ghi theo từng tài khoản kế toán chi tiết)
* Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán:
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra lập

chứng từ ghi sổ hoặc lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, từ số liệu
trên Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ
ghi sổ sau khi lập xong chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt và vào sổ
“Đăng ký chứng từ ghi sổ” để lấy số và ngày. Sau đó, chứng từ ghi sổ được
sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
* Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán:
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã kiểm tra lập
chứng từ ghi sổ hoặc lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, từ số liệu
trên Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ
ghi sổ sau khi lập xong chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt và vào sổ
“Đăng ký chứng từ ghi sổ” để lấy số và ngày. Sau đó, nhứng từ ghi sổ được
sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết sau khi đã ghi hết
chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào sổ nái, kế toán tiến hành khoá sổ cái để
tính ra số phát sinh nợ, số phát sinh và số dư cuối tháng của từng tài khoản.
Sau khi đã đối chiếu, kiểm tra đảm bảo khớp đúng số liệu giữa kế toán chi tiết
với sổ Cái, thì số liệu khoá trên sổ cái đượcsử dụng để lập “Bảng cân đối
tàikhoản”và các báo cáo tài chính khác.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Các chứng từ kế toán kèm theo chứng từ
ghi sổ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được sử dụng để ghi
vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng
khoá các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả khóa sổ lập Bảng tổng hợp chi
23


tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu số liệu với từng tài khoản trên
sổ cái Số liệu khoá sổ trên sổ cái và số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” của
các tài khoản được sử dụng để lập các báo cái tài chính.
* Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi

tính có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật
và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo
nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc tổng hợp các hình thức
kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy
trình Khi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo
cáo tài chính theo quy định.
Khi ghi sổ kế toán bằng máy tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự
xây dựng phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp
dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp
ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ
các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán.
+ Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa
sổ kế toán theo quy định của luật Kế toán, các văn bản hướng thi hành luật
Kế toán và các chế độ kế toán máy.
+ Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế
toán đó Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số103/2005 TT-BTC ngày
24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và
điều kiện của đơn vị.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các
loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn
toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo
quy định

24


Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp
chứng tù kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài sản ghi Nợ, tài
khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế

sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào
máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp. Sổ cái hoặc
Nhật ký - Sổ cái… và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao
tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với
số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực
theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối
chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyền và thực
hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.
7. Tổ chức cung cấp thông tin kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập.
Tổ chức chế độ báo cáo tài chính và công khai báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính trong các đơn vị SNCL có tác dụng phản ánh một
cách tổng quát, toàn diện, có hệ thống tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí
của Nhà nước, kinh phí viện trợ, tài trợ, các khoản thu sự nghiệp, tình hình
quản lý, sử dụng từng loại kinh phí và quyết toán kinh phí trong một kỳ báo
cáo, phục vụ cho công tác quản lý tài chính của đơn vị, giúp cơ quan chủ
quản, cơ quan tài chính kiểm tra, xem xét, nắm bắt được tình hình chấp hành
ngân sách và xét duyệt chi sự nghiệp của đơn vị trong từng quý, năm.
Báo cáo tài chính của đơn vị SNCL phải được lập theo đúng quy định
của chế độ kế toán hiện hành. Kế toán trưởng thay người phụ trách kế toán
của đơn vị phải quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận kế toán liên quan
trong bộ máy kế toán về việc cung cấp các số liệu, tài liệu, đảm bảo thời gian
và sự chính xác cho việc báo cáo tài chính.

25