Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng tại công ty TNHH XNK đại dương xanh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

MAI HUỲNH KHÁNH NGỌC

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH XNK ĐẠI DƯƠNG XANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2019


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

MAI HUỲNH KHÁNH NGỌC

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH XNK ĐẠI DƯƠNG XANH

Chuyên ngành:

Kế toán (hướng ứng dụng)

Mã số:

8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học:
TS. NGUYỄN PHÚC SINH

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu theo hướng ứng dụng của riêng tác giả,
quá trình thực hiện luận văn và kết quả là trung thực, chưa từng được công bố, sử
dụng để bảo vệ một học vị nào.
Tác giả luận văn:

Mai Huỳnh Khánh Ngọc


MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ
TÓM TẮT
ABSTRACT
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT VỀ HỆ THỐNG
KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI ĐẠI DƯƠNG XANH .............................4
1.1 Tổng quan về Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh .....................................4

1.1.1 Bối cảnh ngành ............................................................................................4
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ...............................................................4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức .............................................................................................6
1.1.4 Đặc điểm hoạt động thu mua nguyên liệu tại Đại Dương Xanh ...............10
1.1.5 Quy trình thu mua nguyên liệu tại Công ty Đại Dương Xanh ..................12
1.1.5.1 Mua nguyên liệu................................................................................12
1.1.5.2 Các dịch vụ khác ...............................................................................15
1.2 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương
Xanh .......................................................................................................................16
Kết luận chương 1 ..................................................................................................20
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ......................................................................21
2.1 Tổng quan về các nghiên cứu trước đây ..........................................................21


2.1.1 Nghiên cứu trong nước ..............................................................................21
2.1.2 Nghiên cứu ngoài nước .............................................................................27
2.1.3 Bài học kinh nghiệm..................................................................................29
2.2 Sơ lược về COSO 2013 ...................................................................................32
Kết luận chương 2 ..................................................................................................37
CHƯƠNG 3: KIỂM CHỨNG VẤN ĐỀ VÀ DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN TÁC
ĐỘNG .......................................................................................................................38
3.1 Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh ...........38
3.1.1 Môi trường kiểm soát ................................................................................38
3.1.2 Đánh giá rủi ro ...........................................................................................39
3.1.3 Các hoạt động kiểm soát ...........................................................................40
3.1.4 Hệ thống thông tin và truyền thông ...........................................................41
3.1.5 Các hoạt động giám sát .............................................................................42
3.2 Đánh giá KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh .............................43
3.2.1 Ưu điểm .....................................................................................................43
3.2.2 Hạn chế ......................................................................................................44

3.3 Kiểm chứng những tồn tại của hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại
Dương Xanh...........................................................................................................46
3.3.1. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................46
3.3.2. Kết quả nghiên cứu...................................................................................47
3.4 Dự đoán nguyên nhân tồn tại các hạn chế hệ thống KSNB chu trình mua hàng
tại Đại Dương Xanh ...............................................................................................59
Kết luận chương 3 ..................................................................................................61
CHƯƠNG 4: KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
HOÀN THIỆN HTKSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
XNK ĐẠI DƯƠNG XANH.....................................................................................62
4.1. Kiểm chứng các nguyên nhân dẫn đến hạn chế hệ thống KSNB chu trình mua
hàng tại Đại Dương Xanh ......................................................................................62
4.1.1. Kiểm chứng nguyên nhân 1......................................................................62
4.1.1.1 Phương pháp nghiên cứu...................................................................62
4.1.1.2 Kết quả nghiên cứu ...........................................................................62


4.1.2 Kiểm chứng nguyên nhân 2 .......................................................................63
4.1.2.1 Phương pháp nghiên cứu...................................................................63
4.1.2.2 Kết quả nghiên cứu ...........................................................................64
4.1.3 Kiểm chứng nguyên nhân 3 .......................................................................65
4.1.3.1 Phương pháp nghiên cứu...................................................................65
4.1.3.2 Kết quả nghiên cứu ...........................................................................65
4.1.4 Kiểm chứng nguyên nhân 4 .......................................................................66
4.1.4.1 Phương pháp nghiên cứu...................................................................66
4.1.4.2 Kết quả nghiên cứu ...........................................................................67
4.1.5 Kết luận về nguyên nhân ...........................................................................68
4.2 Đề xuất các giải pháp hoàn thiện HT KSNB chu trình mua hàng tại Đại
Dương Xanh...........................................................................................................69
4.2.1 Đề xuất giải pháp về thành phần “môi trường kiểm soát” ........................75

4.2.2 Đề xuất giải pháp về các thành phần còn lại .............................................75
4.2.2.1 Quy trình bao tiêu lúa gạo: ................................................................75
4.2.2.2 Quy trình mua lúa tại ruộng của nông dân ........................................82
4.2.2.3 Chu trình mua hàng khác ngoài lúa gạo............................................86
4.2.3 Một số kiến nghị bổ sung ..........................................................................90
Kết luận chương 4 ..................................................................................................92
CHƯƠNG 5: KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ...........................................................93
5.1 Mục tiêu triển khai ...........................................................................................93
5.2 Phân chia trách nhiệm ......................................................................................93
5.3 Kế hoạch hành động ........................................................................................93
Kết luận chương 5 ..................................................................................................96
KẾT LUẬN CHUNG ..............................................................................................97
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BCTC : Báo cáo tài chính
BLĐ : Ban lãnh đạo
BP : Bộ phận
BGĐ : Ban giám đốc
COSO : khung báo cáo kiểm soát nội bộ
DN : Doanh nghiệp
ERM : Hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp
GTGT : Giá trị gia tăng
H (Hypotheses) : giả thuyết
HCNS : Hành chính nhân sự
HTKSNB : Hệ thống kiểm soát nội bộ
IT : Công nghệ thông tin
KCS : Kiểm soát chất lượng

KSNB : Kiểm soát nội bộ
NVL : Nguyên vật liệu
PKT : Phòng kế toán
SXKD : Sản xuất kinh doanh
TGĐ : Tổng giám đốc
TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
TNCN : Thu nhập cá nhân
TP : Trưởng phòng
TPHCM : Thành phố Hồ Chí Minh
XNK : Xuất nhập khẩu


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Tăng trưởng doanh số qua các năm
Bảng 1.2: Bảng so sánh giá trị mua hàng với doanh số bán ra
DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công Ty TNHH XNK Đại Dương Xanh
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức kế toán nhà máy
Sơ đồ 1.4: Chu trình thu mua lúa gạo, nguyên vật liệu tại Đại Dương Xanh
Sơ đồ 4.1: So sánh giá một số mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn
Sơ đồ 4.2: Quy trình bao tiêu lúa gạo đề xuất
Sơ đồ 4.3: Quy trình mua lúa tại ruộng của nông dân đề xuất
Sơ đồ 4.4: Quy trình mua hàng ngoài lúa gạo đề xuất


TÓM TẮT
Đề tài là một nghiên cứu ứng dụng về kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng
tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh.

Mua hàng là một hoạt động quan trọng ở tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là ở các
doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại vì các doanh nghiệp này có giá
trị và số lượng nghiệp vụ mua hàng rất lớn. Ngoài ra, chu trình mua hàng chứa đựng
nhiều nguy cơ gian lận, rủi ro tiềm ẩn lớn. Hiện tại Công ty TNHH XNK Đại Dương
Xanh mới xây dựng hệ thống KSNB chu trình mua hàng một cách cảm tính, chỉ mới
xây dựng quy trình cơ bản, thiếu các thủ tục kiểm soát chặt chẽ... Nhận thức được
tầm quan trọng của vấn đề này, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống KSNB
chu trình mua hàng tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh” làm luận văn thạc sĩ
của mình.
Với nghiên cứu này tác giả kỳ vọng sẽ vận dụng các lý thuyết về kiểm soát nội bộ
theo chuẩn COSO 2013 để đưa ra được các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện hệ
thống KSNB chu trình mua hàng giúp cho công ty có thể phòng ngừa và phát hiện
các rủi ro, tránh gian lận và sai sót trong hoạt động mua hàng từ đó giúp công ty hoạt
động đạt hiệu quả cao hơn, sử dụng tối ưu các nguồn lực sẵn có và từ đó đạt được các
mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp quan sát thực tế; Phương pháp thu thập;
Phương pháp phân tích dữ liệu; Phương pháp so sánh; Phương pháp khảo sát; Phương
pháp phỏng vấn.
Bằng việc khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá các yếu tố về môi trường kiểm soát,
thông tin và truyền thông, đánh giá rủi ro, các thủ tục kiểm soát và hoạt động giám
sát tại công ty, tác giả đã làm rõ các hạn chế đang tồn tại của hệ thống KSNB chu
trình mua hàng hiện tại. Từ đó tác giả đưa ra những giải pháp thiết thực giúp hệ thống
KSNB chu trình mua hàng hiệu quả hơn, giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong
quá trình sản xuất kinh doanh, hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản của
công ty.
Từ khóa: kiểm soát nội bộ, chu trình mua hàng, áp dụng COSO 2013.


ABSTRACT

The topic is the application on internal control of the purchasing cycle at Dai Duong
Xanh.
Purchasing is an important activity for all businesses, especially in manufacturing and
trading businesses because they have great value and a large number of purchases. In
addition, the buying cycle contains many risks of fraud, great potential risks.
However, at present, Dai Duong Xanh just built an internal control system for the
buying cycle emotionally and just built a basic process, lacks strict control procedures
... The importance of this issue, the author has chosen the topic: "Completing the
internal control system of the purchase cycle at Dai Duong Xanh".
With this study, the author expects to apply the theory of internal control according
COSO 2013 to propose the proposed solutions to perfect the internal control system
of the purchasing cycle so that the company can prevent and detect risks, avoid frauds
and errors in the process purchasing from that helps the company operate effectively,
make optimal use of resources and achieve the business goals set out.
Method: Practical observation method; Methods of collecting; Method of analyzing
data; Comparative method; Survey method; Interview method.
By examining, analyzing and evaluating the elements of the control environment,
information and communication, risk assessment, control procedures and monitoring
activities at the company, the author has clarified the existing limitations of the
internal control system of the current purchase cycle. From that, we have practical
solutions to help the internal control system of the purchasing cycle operated
effectively, reducing the potential risks in the production and business process,
minimizing the loss of financial resources.
Key word: internal control, process purchasing, apply COSO 2013.


NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ
Họ và tên người nhận xét: NGUYỄN THỊ THÚY HẰNG
Chức vụ: P. Giám Đốc
Tên đề tài luận văn thạc sỹ: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua

hàng tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh”
Sau đây nhận xét về luận văn của Mai Huỳnh Khánh Ngọc như sau:
-

Luận văn đánh giá đúng thực tế những tồn tại và hạn chế của đơn vị tại thời
điểm hiện tại. Đây là một đề tài cần thiết để đơn vị xem xét triển khai.

-

Cách tiếp cận các vấn đề khá phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp

-

Luận văn đã đưa ra được các đề xuất, giải pháp thiết thực, phù hợp với tình
hình doanh nghiệp hiện tại, có tính ứng dụng cao giúp hệ thống KSNB chu
trình mua hang hoạt động hiệu quả, giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong
kinh doanh.

-

Luận văn có tính khả thi, đáng để quan tâm xem xét triển khai tại đơn vị.

CÔNG TY TNHH XNK ĐẠI DƯƠNG XANH


1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Gạo là mặt hàng xuất khẩu chủ lực trong các năm qua, đóng góp lớn vào kim ngạch

xuất nhập khẩu của nước ta. Ngày nay, xu thế toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế các DN
có cơ hội nhưng cũng gặp không ít thách thức, trong đó khâu kiểm soát rất quan trọng.
Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh là công ty chuyên chế biến và xuất khẩu gạo
thơm chất lượng cao, xuất khẩu thủy sản và một số mặt hàng khác. Do đặc điểm của
ngành thu mua và chế biến gạo chủ yếu từ các hộ nông dân hoặc hợp tác xã nên công
tác kiểm tra, kiểm soát cho việc thu mua là rất phức tạp và khó khăn. Định hướng
kiểm soát của công ty thể hiện qua việc kiểm soát lượng hàng hóa nhập mua cả về
chất lượng, số lượng, tính năng và giá cả so với mặt bằng chung của thị trường. Tuy
nhiên, hiện tại DN mới xây dựng hệ thống KSNB chu trình mua hàng một cách cảm
tính, mới xây dựng quy trình cơ bản, thiếu các thủ tục kiểm soát chặt chẽ...Điển hình
như quy trình sản xuất gạo phức tạp từ việc mua lúa tươi về sản xuất, trãi qua nhiều
công đoạn từ lúa tươi đến sấy khô, xay xát và lau bóng, mỗi công đoạn đều có hao
hụt, tỷ lệ thu hồi của từng lô hàng là khác nhau tùy theo chất lượng lúa nhưng trong
hệ thống hiện tại thì bộ phận thu mua lúa nguyên liệu chịu trách nhiệm toàn bộ từ
khâu mua hàng đem đi gia công (sấy khô, xay xát...) rồi mới tiến hành nhập kho gạo
thành phẩm mà không có sự kiểm soát nào.
Hệ thống KSNB nói chung và hệ thống KSNB chu trình mua hàng nói riêng đóng vai
trò quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của DN đã được Phạm
Bính Ngọ (2011) cũng như Vương Hữu Khánh (2012) khẳng định. Hoạt động mua
hàng là một hoạt động quan trọng đối với tất cả các DN. Bởi vì, ở các DN chi phí cho
hoạt động mua hàng thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí SXKD, do đó
ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Ngoài ra, chu trình mua hàng còn có ảnh
hưởng đến các chu trình khác trong và ngoài DN nên rất dễ mắc phải những sai sót,
gian lận. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động mua hàng, vai trò của hệ
thống KSNB chu trình mua hàng kết hợp với nhận thấy các vấn đề hạn chế của hệ
thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ


2

thống KSNB chu trình mua hàng tại công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh” làm
đề tài luận văn thạc sĩ của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu tổng quát: hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng đáp ứng đầy đủ
các thành phần của COSO 2013 nhằm kiểm soát chặt chẽ hoạt động mua hàng từ đó
nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Đại Dương Xanh.
Mục tiêu cụ thể:
-

Thứ nhất: đánh giá thực trạng của hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại
của công ty và đưa ra những nguyên nhân của các vấn đề còn tồn tại về hệ thống
KSNB chu trình mua hàng.

-

Thứ hai: đề xuất những giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua
hàng giúp cho công ty phòng ngừa và phát hiện các rủi ro, tránh gian lận và sai
sót trong hoạt động mua hàng giúp công ty hoạt động hiệu quả.
3. Câu hỏi nghiên cứu

Các câu hỏi nghiên cứu đặt ra để đạt được mục tiêu trên gồm:
-

Những yếu kém nào của HTKSNB chu trình mua hàng đang tồn tại tại DN?
Nguyên nhân của những yếu kém này là gì?

-

Các giải pháp nào cần được triển khai để hoàn thiện HTKSNB chu trình mua hàng
tại DN?

4. Phương pháp nghiên cứu

-

Phương pháp quan sát thực tế: được tác giả sử dụng nhằm tìm hiểu rõ được bản
chất hệ thống hiện tại ra sao.

-

Phương pháp thu thập dữ liệu: tác giả sử dụng phương pháp này trong quá trình
tiếp cận với các nghiên cứu trước và trong quá trình thu thập thông tin để tìm hiểu
rõ thực trạng của hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh.

-

Phương pháp phân tích dữ liệu: sau khi đã thu thập được dữ liệu để hiểu rõ thực
trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng, tác giả sử dụng phương pháp phân tích
dữ liệu đã thu thập được so sánh với các bài học kinh nghiệm từ các nghiên cứu
trước và lý thuyết COSO 2013 để tìm ra vấn đề còn hạn chế của hệ thống KSNB


3

chu trình mua hàng hiện tại. Tác giả cũng sử dụng phương pháp này trong quá
trình đề xuất các giải pháp để khắc phục các hạn chế.
-

Phương pháp khảo sát: nhằm kiểm chứng các vấn đề của hệ thống hiện tại mà tác
giả đã tổng hợp.

-

Phương pháp phỏng vấn: nhằm kiểm chứng các nguyên nhân dẫn đến vấn đề còn
hạn chế của hệ thống hiện tại.
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Nghiên cứu hệ thống KSNB chu trình mua hàng trong DN sản xuất và kinh doanh
mặt hàng gạo là một đề tài khá mới. Bằng các phương pháp đã nêu ở trên tác giả đã
làm rõ vấn đề của hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại. Từ đó, trên cơ sở kế
thừa các kết quả nghiên cứu trước, lý thuyết COSO 2013 tác giả đã đưa ra được những
giải pháp thiết thực giúp hệ thống KSNB chu trình mua hàng hoạt động hiệu quả,
giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình SXKD, hạn chế đến mức thấp
nhất việc thất thoát tài sản công ty. Bằng việc hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình
mua hàng tại Công ty tác giả kỳ vọng sẽ giúp Công ty có biện pháp kiểm soát hoạt
động mua hàng hiệu quả hơn từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty.


4

CHƯƠNG 1: PHÁT HIỆN VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT VỀ HỆ THỐNG
KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI ĐẠI DƯƠNG XANH
1.1 Tổng quan về Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh
1.1.1 Bối cảnh ngành
Gạo là mặt hàng xuất khẩu chủ lực trong các năm qua, đóng góp lớn vào kim ngạch
xuất nhập khẩu của nước ta. Tháng 01 năm 2007 Việt Nam gia nhập WTO mở ra cơ
hội lớn cho nền kinh tế Việt Nam nói chung cũng như là thị trường xuất khẩu gạo nói
riêng. Tuy nhiên, ngoài những cơ hội thì các DN cũng gặp phải sự cạnh tranh rất lớn
từ các tập đoàn nước ngoài như Thái Lan, Ấn Độ,… Theo bà Bùi Thị Thanh TâmPhó Chủ tịch Hiệp hội Lương thực Việt Nam, xuất khẩu gạo của Việt Nam vào Trung
Quốc 6 tháng đầu năm 2019 đã giảm tới 72%, mặc dù xuất khẩu sang Philippines
tăng mạnh nhưng cũng mới chỉ bù được một phần giảm sút của thị trường Trung

Quốc. Vì thế muốn tồn tại và phát triển lớn mạnh hơn DN cần nổ lực trong hoạt động
kinh doanh, cải thiện hệ thống kiểm soát quản lý để vừa góp phần tự hoàn thiện mình
vừa thu hút vốn đầu tư nước ngoài.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh là loại hình doanh nghiệp TNHH hai thành
viên, chuyên về lĩnh vực chế biến và xuất khẩu gạo thơm chất lượng cao (thương hiệu
Lotus Rice) và một số mặt hàng khác.
Tháng 10 năm 2007, ông Huỳnh Văn Khoẻ vốn có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh
vực kinh doanh gạo, đã cùng những người bạn tâm huyết mạnh dạn đứng ra thành lập
Công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh với thương hiệu Lotus Rice (gạo Hoa Sen)
nhắm vào phân khúc gạo chất lượng cao. Trải qua nhiều năm xây dựng đến nay thì
thương hiệu Lotus Rice của công ty Đại Dương Xanh là thương hiệu gạo thơm cao
cấp đã tạo được niềm tin của khách hàng trên toàn thế giới trong nhiều năm qua,
LOTUS Rice có khả năng phục vụ thị trường tại Mỹ, Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha,
Trung Đông, Châu Phi, Úc, philippines, Malaysia, Singapore và Hồng Kông ... Với
nhiều năm kinh nghiệm trong sản xuất lúa gạo, Đại Dương Xanh sản xuất loại gạo tốt
nhất, từ lựa chọn hạt giống, trồng và thu hoạch, đến chế biến và đóng gói.


5

Chiến lược kinh doanh của DN:
-

Sản phẩm gạo: về cơ bản DN nhắm đến phân khúc gạo chất lượng cao mang
thương hiệu Lotus rice, đây chính là ngách của thị trường mà các DN lớn trong
ngành gạo không quan tâm. Phân khúc này cũng ít bị biến động về giá cả khi thi
thị trường có sự biến thiên về cung cầu. Việc chọn ngách thị trường sẽ tránh cho
DN phải đối đầu với các DN lớn có ưu thế về vốn và công nghệ. Hằng năm DN
đều đặn tham gia hội chợ thực phẩm tại Trung đông, Thượng Hải, Hồng Kông …

đề tìm kiếm khách hàng và quảng bá thương hiệu. DN cũng bước đầu xâm nhập
thị trường gạo nội địa, tích cực tham gia các hội chợ trong nước để quảng bá
thương hiệu. Đích đến của sản phẩm là siêu thị lớn. siêu thị mini, cửa hàng tiện
lợi...

-

Sản phẩm cá tra fillet và thực phẩm khác: cá tra filet là mặt hàng có lợi nhuận
cao. Thế mạnh của DN là có khách hàng tốt và ổn định. DN một mặt tìm kiếm
thêm khách hàng mới, mặt khác chăm sóc các khách hàng hiện có. Việc tiếp tục
kinh doanh cá tra fillet sẽ đa dạng hoá hoạt động, hạn chế rủi ro và tối đa hoá lợi
nhuận. Ngoài ra DN còn xuất khẩu một số mặt hàng thực phẩm khác như bánh
chocopie, nước uống đóng lon, hạt điều...

Quá trình phát triển: trãi qua quá trình hơn 10 năm hoạt động kinh doanh, Đại Dương
Xanh đã không ngừng phát triển cả về doanh số và chất lượng sản phẩm.
Tăng trưởng doanh số qua các năm:
Bảng 1.1: Tăng trưởng doanh số qua các năm
Năm

Doanh số (triệu đồng)

Tăng trưởng (%)

2010

306.444

7%

2011

327.895

10%

2012

360.684

11%

2015

400.360

15%

2016

460.414

13%

2017

527.089

14%

2018

1.011.980

91%


6

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Đại Dương Xanh)
Qua bảng số liệu trên cho thấy Đại Dương Xanh đã không ngừng tăng trưởng từ năm
2010 cho đến nay, tốc độ tăng trưởng được cải thiện mỗi năm. Tuy nhiên, năm 2019
với khó khăn của nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, tốc độ tăng
trưởng của Đại Dương Xanh đã chậm lại. Từ đó cho thấy Đại Dương Xanh đang phải
đối diện không ít khó khăn do thị trường ngày càng cạnh tranh. Để giải quyết vấn đề
trên ngoài việc tập trung vào kinh doanh bán hàng, Đại Dương Xanh xác định cần
phải cải thiện khâu kiểm soát để nâng cao chất lượng cũng như giảm giá thành sản
phẩm nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công Ty TNHH XNK Đại Dương Xanh
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán


7

(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)

Kế Toán Trưởng

Kế toán Tổng Hợp

Kế toán thu chi

-

Kế toán Thuế

Kế toán bán hàng
và công nợ

Kế toán Kho

Kế toán giá thành

Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước
TGĐ công ty về tất cả hoạt động của phòng do mình phụ trách. Tham mưu giúp
Giám đốc Công ty quản lý công tác tài chính, hạch toán kế toán trong toàn Công
ty, có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính
của Công ty.

-

Kế toán tổng hợp: Tham mưu giúp trưởng phòng về thực hiện các công tác
nghiệp vụ kế toán của phòng. Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch
toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà
nước và Công ty. Đảm bảo công tác lập báo cáo quyết toán tài chính, báo cáo
nghiệp vụ đúng thời gian và chế độ hiện hành của Công ty và Nhà nước.

-

Kế toán thu chi: Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh toán của công ty đối
với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên
quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ.

-

Kế toán thuế: Tập hợp hết các chứng từ gốc, theo dõi sổ sách, làm báo cáo thuế
cho tất cả các loại thuế mà công ty áp dụng (thuế GTGT, TNCN nếu có), nghĩa
vụ tiền nộp thuế GTGT cho hàng tháng nếu công ty có số thuế phát sinh nghĩa là
đầu ra – đầu vào.

-

Kế toán bán hàng và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ phải thu và
phải trả khách hàng. Lập bảng danh sách các khoản nợ của các khách hàng, nhà


8

cung cấp để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đôn
đốc, theo dõi và đòi các khoản nợ chưa thanh toán. Phân tích tình hình công nợ,
đánh giá tỷ lệ thực hiện nợ, tính tuổi nợ. Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của
công ty. Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công. Thực hiện lưu trữ
các chứng từ, sổ sách, các công văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
-

Kế toán giá thành: Thu thập các thông tin về chi phí sản xuất, giá thành, giá bán
của sản phẩm hàng hoá mà DN đang SXKD trong kỳ. Tính giá thành và kiểm soát

giá thành theo giá thành mục tiêu và giá thành thực tế cho từng sản phẩm. Thống
kê NVL dùng chung trong tháng, phân bổ vào giá thành theo tiêu thức phù hợp.
Kiểm soát tiêu hao nguyên vật liệu theo định mức và NVL sử dụng thực tế, lập
báo cáo nguyên vật liệu dư thừa, nguyên vật liệu sử dụng quá định mức tiêu hao.
Lập bảng tổng hợp phân tích hiệu quả sản xuất theo từng đơn sản xuất. Phối hợp
với kế toán tổng hợp hoàn thiện bảng phân tích lãi lỗ, phân tích chi phí hàng tháng.

-

Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá
về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty. Định kỳ phải đối chiếu số lượng
với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho sản phẩn, vật tư, hàng hoá
vào cuối tháng. Theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn kho các loại vật tư.
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ tổ chức kế toán nhà máy


9

(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)

 Kế toán nguyên liệu: Người giữ chức danh này chịu trách nhiệm thực hiện
theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên liệu, kho gia công. Tính giá nhập, xuất khi
có phát sinh, tính giá thành kho gia công, tính giá thành tại nhà máy. Theo dõi
các nghiệp vụ liên quan đến kho vật tư, kho nguyên liệu và kho gia công.
 Kế toán kho thành phẩm- phụ phẩm: Người giữ chức danh này chịu trách
nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến công tác trong việc lập hóa đơn
chứng từ và theo dõi chi tiết hàng hóa trong kho, bao gồm cả tình hình hàng
nhập xuất tồn; đối chiếu các hóa đơn, chứng từ sổ sách với số liệu thực tế do
thủ kho trình lên, giúp hạn chế tối đa những rủi ro, thất thoát cho công ty.
 Kế toán kho bao bì: Người giữ chức danh này có nhiệm vụ thực hiện các

công việc liên quan đến công tác quản lý xuất nhập tồn của kho bao bì. Có
trách nhiệm kiểm tra số lượng tồn kho trên báo cáo kho bao bì và trên chương


10

trình kiểm soát kho. Tư vấn và đưa ra hướng giải quyết vấn đề tồn kho, chất
lượng hàng hư hỏng, cách khắc phục, … Chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn
về số lượng tồn kho. Báo cáo cuối hàng tuần cho bộ phận kế toán và ban giám
đốc (BGĐ).
1.1.4 Đặc điểm hoạt động thu mua nguyên liệu tại Đại Dương Xanh
Các DN có quy mô vừa và nhỏ thì các yếu tố của HTKSNB bộ thường hiện diện
không đầy đủ, tại Đại Dương Xanh cũng không ngoại lệ.
Quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty Đại Dương Xanh có thể tóm tắt như sau:
Phòng kinh doanh tìm kiếm khách hàng, đàm phán, thương lượng để ký kết hợp đồng.
Sau khi hợp đồng đã ký kết thì tiến hành tìm kiếm mua nguyên liệu là lúa gạo. Lúa
gạo nguyên liệu sau khi được mua sẽ được chế biến (lau bóng), đóng gói thành phẩm.
Thành phẩm sẽ được vận chuyển lên cảng. Tại đây nhân viên giao nhận sẽ đóng gạo
vào container và làm thủ tục xuất đi như hợp đồng của Phòng kinh doanh đã ký. Về
thuỷ sản thì mặt hàng chủ yếu là cá tra fillet, sau khi ký hợp đồng thì phòng kinh
doanh sẽ tiến hành tìm kiếm nguồn hàng có giá cả phù hợp và chất lượng tốt. Khi đã
kiếm được rồi thì tiến hành ký kết hợp đồng cung ứng. Hàng sản xuất xong thì giao
tại nhà máy, đóng container chất lên đầu kéo chở về cảng. Tại đây nhân viên giao
nhận sẽ nhận hàng và làm thủ tục xuất khẩu theo đúng hợp đồng đã ký với khách
hàng. Do mặt hàng chủ lực của Công ty là gạo, trong doanh số xuất khẩu gạo cũng
luôn chiếm trên 90% nên tác giả sẽ giới hạn phạm vi luận văn trong hoạt động mua
nguyên liệu chính là lúa gạo.
Đặc trưng của hoạt động thu mua nguyên liệu lúa gạo là rủi ro thất thoát, mất trộm,
hư hao là rất cao. Chẳng hạn như lúa gạo sau khi mua ngoài vận chuyển đường bộ
còn được vận chuyển bằng đường sông do đặc thù các hộ nông dân ở vùng miền tây

sông nước nên nguy cơ bị ướt, hư hao là rất cao.
Các hình thức thu mua lúa gạo của Công ty hiện tại như sau: Lúa được thu mua tại
những cánh đồng của những hộ nông dân dưới 2 hình thức khác nhau là bao tiêu từ
khi xuống giống và chỉ mua khi lúa đã chín.


11

-

Với hình thức bao tiêu thì Công ty sẽ hỗ trợ nguyên liệu, kỹ thuật từ phía công
ty. Vào mỗi đầu vụ, sau khi phân phối giống cho các hộ nông dân công ty
thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo để tuyên truyền các quy trình chăm
sóc cây lúa để đảm bảo hiệu quả năng xuất chất lượng được cao nhất. Vào mỗi
giai đoạn sinh trưởng của cây lúa các cán bộ kỹ thuật sẽ đến tận ruộng của các
hộ nông dân để kiểm tra cũng như hướng dẫn cho bà con cải thiện hoặc khắc
phục các vấn đề ảnh hưởng đến năng xuất chất lượng hạt lúa. Gần đến ngày
thu hoạch công ty cho bộ phận kỹ thuật xuống kiểm duyệt chất lượng hạt lúa
và đồng thời xác định ngày tiến hành thu hoạch trên những cánh đồng đã đầu
tư.

-

Với hình thức mua tại ruộng nông dân khi lúa chin, thì đến kỳ lúa chín, bộ
phận thu mua sẽ đến ruộng nông dân để thương lượng và ký hợp đồng mua
bán.

Ở cả 2 hình thức thì sau khi thu hoạch, lúa gạo sẽ được vận chuyển về nhà máy sấy
khô, lưu trữ bảo quản lúa mới sấy ở nơi khô thoáng, sau đó tiến hành xay xát theo
quy trình để loại bỏ các sạn đá và cho ra các phụ phẩm khác như tấm, trấu, cám. Gạo

đã xây xát xong sẽ được chuyển về nhà máy tách màu theo từng loại giống cho ra
chất lượng hạt gạo có màu đẹp và đồng đều đáp ứng yêu cầu của khách hàng, sau đó
tiến hành chuyển gạo về nhà máy lau bóng để tăng thời gian bảo quản và làm cho hạt
gạo sáng bóng hơn.
Nhìn chung, do đặc điểm của ngành thu mua và chế biến nông thủy sản nói chung và
lúa gạo nói riêng chủ yếu từ các hộ nông dân hoặc hợp tác xã nên công tác kiểm tra
giám sát cho việc thu mua nguồn nguyên liệu phải thực sự chặt chẽ mới tránh được
rủi ro thất thoát tài sản. Ngoài ra, nguyên liệu lúa gạo sau khi mua còn trãi qua quá
trình vận chuyển dài, còn trãi qua giai đoạn xay xát, lau bóng trước khi nhập kho. Vì
vậy định hướng hệ thống KSNB chu trình mua hàng của Công ty cần phải được kiểm
soát chặt chẽ, theo một quy trình thống nhất và đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn COSO
2013 có như thế mới đảm bảo các rủi ro, tránh thất thoát tài sản cho Công ty.


12

Ngoài ra, số lượng và giá trị các nghiệp vụ mua hàng tại Đại Dương Xanh là rất lớn,
giá trị mua hàng luôn chiếm tỷ trọng cao so với doanh số bán ra hàng năm.Tuy nhiên,
tỷ trọng mua hàng khá bất thường qua các năm. Điều này chứng tỏ cần phải xem xét,
kiểm soát lại chi phí mua hàng.
Bảng 1.2: So sánh giá trị mua hàng với doanh số bán ra
Đơn vị tính: triệu đồng
Năm
2016
2017
2018
6T2019

Doanh số
Giá trị mua hàng

Tỷ trọng
89,78%
460.414
413.347
92,35%
527.089
486.772
96,93%
1.011.980
980.872
87,45%
430.798
376.720
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty Đại Dương Xanh)

1.1.5 Quy trình thu mua nguyên liệu tại Công ty Đại Dương Xanh
1.1.5.1 Mua nguyên liệu
Lưu đồ chung cho thu mua nguyên liệu:
STT

Lưu Đồ

1

Diễn Giải

Biễu Mẫu

- Bộ phận thu mua lập kế hoạch mua - Kế hoạch thu mua

Kế hoạch thu mua

hàng dựa trên nhu cầu của công ty,

- Dự trù chi phí thu

bao gồm dự trù chi phí, khu vực thu mua
mua, tỷ lệ thu hồi gạo thành phẩm và
giá thành dự kiến, sau đó trình BGĐ
phê duyệt và bộ phận kế toán lưu
trữ.
- Nhận mẫu gạo, KCS kiểm tra chỉ - Phiếu kiểm mẫu trước

2

Nhận mẫu, kiểm
tra mẫu

tiêu chất lượng mẫu.

khi mua, ban giám đốc
duyệt mua/ko duyệt
mua.


13

- Giám đốc nhà máy duyệt mua Phiếu mua hàng

3

Duyệt mua

hàng, sẽ lập Phiếu mua hàng, liên 1: - Phiếu kiểm mẫu –
lưu cuốn; liên 2: Kế toán tổng hợp; Kiên biên bản giao
liên 3: Kế toán kho lưu chung phiếu hàng (nếu nhận hàng
nhập kho.

tại nền, nhận tại kho

- Trường hợp mua hàng ở nhà máy không lập)
khác chuyển về: KCS đến nơi nhận - Phiếu nhập hàng
hàng, kiểm tra mẫu lại, nếu đúng cho - CMND photo của
hàng xuống phương tiện chuyển về người bán
kho, người nhận hàng lập Biên bản
giao nhận đưa về phòng kế toán Liên

Nhập hàng về
kho

1, phương tiện liên 2, liên 3 lưu
cuốn.
Khi hàng về kho, thủ kho căn cứ
biên bản giao nhận của phương tiện
để cho nhập hàng lên kho, đồng thời
KCS kiểm tra lại hàng khi nhập kho.
- Trường hợp mua hàng tại kho,
KCS kiểm tra mẫu tại kho khi nhập
hàng lên theo số lượng thực tế.
- Nhờ người bán cung cấp CMND

photo
- Thủ kho nguyên liệu lập Phiếu
nhập kho nguyên liệu (Liên 1,2:
giao Kế toán, liên 3: Lưu cuốn.)
- Sau khi đã nhập hàng lên, kế toán - CMND người bán

4

kho tập hợp đầy đủ bộ chứng từ liên - Phiếu kiểm mẫu –

Thanh toán

quan gồm: Phiếu kiểm mẫu kiêm Kiên biên bản giao
biên bản giao nhận, phiếu cân, phiếu hàng (gốc)
nhập kho nguyên liệu, Phiếu mua - Phiếu nhập hang (liên
hàng. Kế toán kho căn cứ nhập liệu 1 – chưa có giá)


14

vào Bravo, giữ lại liên 3 Phiếu nhập - Phiếu cân
kho nguyên liệu và Biên bản nhận - Chứng từ thanh toán
hàng. Liên 1 chuyển Kế toán thanh
toán.
- Kế toán tổng hợp căn cứ chứng từ
nhập thực tế, kiểm tra lại, trình giám
đốc nhà máy duyệt thanh toán, sau
đó lập phiếu chi hoặc chuyển khoản
cho người bán.
- Kế toán lưu trữ chứng từ gốc.

Một số quy định bổ sung cho từng phương thức thu mua nguyên liệu:
Thu mua lúa tươi
-

Chứng từ: Chứng minh nhân dân người bán, hợp đồng mua lúa, phiếu cân hàng,
biên nhận tiền, biên bản giao hàng xuống phương tiện.

-

Tập hợp đầy đủ chứng từ quyết toán chi phí với kế toán.

-

Khi lúa tươi đưa xuống phương tiện vận chuyển về kho, phải có biên bản giao lúa
xuống ghe (theo mẫu), biên bản này sẽ được đem về kho để làm căn cứ nhập hàng
tại kho.

-

Khi lúa về, căn cứ vào biên bản của ghe, kho tiến hành nhập lúa đưa lên lò sấy,
KCS đo ẩm độ lúa đầu vào, để làm căn cứ tính lại mức độ hao hụt sau sấy.

-

Lúa khô sau sấy: Nếu lưu kho, thủ kho lập báo cáo sấy lúa, thủ kho xác nhận số
lượng trên báo cáo, làm căn cứ nhập kho.

-

Trường hợp lúa sấy xong chuyển bóc vỏ, xay xát: Sau khi xay xát xong, căn cứ
các thông tin từ cân điện tử, kỹ thuật chạy máy, KCS sẽ tập hợp lại để lập báo cáo
gia công, thủ kho xác nhận số lượng trên để làm căn cứ nhập kho. Kế toán căn cứ
báo cáo gia công, tính phí gia công, và tiền gạo, phụ phẩm cho Công ty.

-

Hiện tại bộ phận mua lúa tươi sẽ độc lập với nhà máy, vì thế lúa tươi Công ty mua
về, nhà máy xay gia công và mua lại của Công ty.