Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại phòng nội vụ quận hoàng mai hà nội

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN HOÀNG MAI - HÀ NỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN THỊ HỒNG

Sinh viên thực hiện

: HOÀNG MỸ LINH

Mã số sinh viên

: 1405LTHB030

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH LTH 14B


HÀ NỘI - 2018

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.......................................................................7
MỞ ĐẦU..........................................................................................................8
1.Lý do chọn đề tài.......................................................................................8
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề........................................................................9
3.Mục đích nghiên cứu...............................................................................10
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................................11
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................11
6. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................11
7. Kết cấu của đề tài...................................................................................12
Chương 1........................................................................................................13
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.........................................13
1.1.Một số khái niệm..................................................................................13
1.1.1.Khái niệm công tác văn thư............................................................13
1.1.2.Khái niệm văn bản..........................................................................13
1.1.3. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến...............................................14
1.1.4. Khái niệm con dấu .......................................................................14
1.1.5. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ.......................................................14
1.2.Nội dung của công tác văn thư............................................................15
1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư...................................................16
1.3.1. Vị trí................................................................................................16
1.3.2. Ý nghĩa...........................................................................................16
1.3.Yêu cầu của công tác văn thư..............................................................19
1.4.Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư...........................................20
Chương 2........................................................................................................25
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ....................................................25


TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN HOÀNG MAI – HÀ NỘI..........................25
2.1. Giới thiệu vài nét về Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội......25

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển..................................................25
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.................................................26
2.1.3. Cơ cấu tổ chức...............................................................................31
(Phụ lục 1)................................................................................................31
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai ..32
– Hà Nội.......................................................................................................32
2.2.1. Tình hình tổ chức công tác văn thư .............................................32
2.2.2. Hoạt động quản lý về công tác văn thư ....................................33
2.2.2.1. Xây dựng, ban hành, triển khai thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về công tác văn thư.................33
2.2.2.2. Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư...........33
2.2.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư ........................................34
2.2.2.4. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật
về công tác văn thư................................................................................34
2.2.2.5. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư.................................35
2.2.3.

Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư.....................................35

2.2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản...............................................35
2.2.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản.................................................39
2.2.3.3. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.........51
2.2.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu....................................................61
Chương 3........................................................................................................63
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ................................................................................................................63
TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN HOÀNG MAI – HÀ NỘI..........................63
3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận
Hoàng Mai – Hà Nội...................................................................................63
3.1.1. Ưu điểm .........................................................................................63

3.1.2. Hạn chế..........................................................................................64
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế.................................................65
3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội.................................................66
3.2.1. Ban hành thêm những văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện
công tác văn thư.......................................................................................66
3.2.2. Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư
và đánh giá, xếp loại công tác văn thư hàng năm..................................66
3.2.3. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm
cho cán bộ văn thư lưu trữ cơ quan.......................................................67
3.2.4. Nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn
thư.............................................................................................................68
3.2.5. Tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư....................68
3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư..................69
3.2.7. Tổ chức khen thưởng và xử lí vi phạm về công tác văn thư........70
KẾT LUẬN....................................................................................................72
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................73
PHỤ LỤC.......................................................................................................75


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của tôi. Các số
liệu sử dụng trong đề tài là chính xác, có nguồn gốc rõ ràng. Các kết quả
nghiên cứu do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và
chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác. Những thông tin
tham khảo trong khóa luận đều đã được trích dẫn ghi nguồn đầy đủ.
Sinh viên

Hoàng Mỹ Linh


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận này, trước hết tôi xin gửi đến quý thầy, cô
giáo trong trường lời cảm ơn chân thành nhất vì sự tâm huyết truyền đạt kiến
thức và giảng dạy nhiệt tình.
Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ths. Nguyễn Thị Hồng,
người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận này.
Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai
– Hà Nội đã cung cấp thông tin để giúp tôi nghiên cứu đề tài và để khóa luận
này được hoàn thiện.
Trong quá trình thực hiện đề tài, với những nguyên nhân khách quan và
chủ quan, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai sót nhất định, tôi rất mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để đề tài này được hoàn thiện
và có giá trị cao trong thực tế.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

CỤM TỪ VIẾT TẮT

CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

VBQPPL

Văn bản quy phạm pháp luật


MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài
Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập quốc tế hiện nay

thì thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng cho sự phát triển của con
người và xã hội. Thông tin là một yếu tố không thể thiếu cho hoạt động quản
lý nhà nước và tài liệu chính là vật mang tin được hình thành trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay,
văn bản, tài liệu là phương tiện quan trọng và cần thiết cho hoạt động quản lý,
có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan, tổ
chức. Công tác văn thư đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Do đó,
khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư là tất yếu được hình
thành vì đó như là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức. Từ đây, ta có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư sẽ
góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được
thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh
chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan, tổ chức
nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công

tác văn thư để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn
thư đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý.
Để đảm bảo các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư thì đòi
hỏi cần có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao và
vững vàng. Từ thực tiễn và chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội, nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan theo
nội dung lý thuyết đã học. Với sự đồng ý tiếp nhận sinh viên đến thực tập của
Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội, tôi đã có điều kiện quan sát và áp

8


dụng kiến thức được học để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của công tác
văn thư. Qua quá trình 02 tháng thực tập, tôi nhận thấy công tác văn thư tại
đây vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế do cả nguyên nhân chủ quan và điều kiện
khách quan mang lại. Vì vậy, tôi đã lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công
tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội” mong sẽ đóng góp
một phần nhỏ bé trong hoạt động nghiên cứu, tổ chức công tác văn thư tại
Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác nói
chung.
2.

Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác văn thư đóng một vai trò không thể thiếu cho hoạt động của

các cơ quan, tổ chức hiện nay. Vì vậy mà đây là vấn đề được khá nhiều tác
giả quan tâm nghiên cứu. Có thể kể đến một số cuốn sách như:
- “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Vương Đình Quyền, Nhà
xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011
- “Giáo trình Văn thư”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản

Lao động, năm 2016.
Bên cạnh đó còn có các công trình nghiên cứu đi sâu vào một số hoạt
động nghiệp vụ của công tác văn thư như:
- “Soạn thảo, ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ”, Triệu Văn
Cường – Trần Như Nghiêm, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin, năm 2006
- “Quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, tổ chức”, Nguyễn Minh
Phương, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, năm 2014.
Không chỉ vậy, đã có rất nhiều khóa luận, bài báo về công tác văn thư
như:

9


- Khóa luận “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Sở Kế
hoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ”, Nguyễn Thị Lan, Khoa Quản trị văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2016;
- Khóa luận “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục đầu tư nước
ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư”, Nguyễn Thị Thu Hà, Khoa Văn thư lưu trữ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017;
- Khóa luận “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
Công ty cổ phần giấy An Hòa”, Nhữ Mai Nhung, Khoa Văn thư lưu trữ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017;
- Bài báo của tác giả Hồng Minh “Đăng ký và quản lý văn bản đến, đi
qua thực tế ở một số cơ quan cấp tỉnh, huyện”, trang 168, tạp chí Văn thư lưu
trữ Việt Nam số 6, tháng 12, năm 2003;
- Bài báo của tác giả Quyết Thắng “Đổi mới và nâng cao chất lượng văn
thư lưu trữ - một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính của nước ta”,
trang 7, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6, tháng 12, năm 2008.
Tuy đây là một đề tài được nhiều tác giả quan tâm, nhưng qua việc tìm
hiểu, tôi nhận thấy công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà

Nội vẫn chưa được tác giả nào nghiên cứu mặc dù tại đây công tác văn thư
vẫn còn nhiều hạn chế, có thể nghiên cứu để đưa ra biện pháp khắc phục. Vì
vậy tôi quyết định lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội”. Những công trình của các tác giả
trước là những tài liệu tham khảo, gợi ý quý báu để tôi có thể hoàn thành đề
tài của mình.
3.

Mục đích nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu lý luận về công tác văn thư, phân tích thực trạng

công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội để thấy được ưu

10


điểm, hạn chế của hoạt động quản lý và tổ chức công tác văn thư, đồng thời
tìm ra nguyên nhân để khắc phục những hạn chế. Từ đó đưa ra một số giải
pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư tại Phòng Nội vụ
quận Hoàng Mai – Hà Nội.
4.

Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài hướng đến giải quyết các nhiệm vụ sau:
- Làm rõ cơ sở lý luận về công tác văn thư;
- Nghiên cứu thực tiễn và đánh giá công tác văn thư tại Phòng Nội vụ

quận Hoàng Mai – Hà Nội;
- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
5.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư tại Phòng Nội vụ

quận Hoàng Mai – Hà Nội. Trong đó đi sâu vào các nghiệp vụ của công tác
này:
+ Soạn thảo và ban hành văn bản;
+ Quản lý và giải quyết văn bản;
+ Quản lý và sử dụng con dấu;
+ Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
+ Phạm vi không gian: Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội.
+ Phạm vi thời gian: năm 2015 – 2018.
6.

Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện nghiên cứu tôi đã thực hiện một số phương pháp sau:
+ Phương pháp quan sát để đối chiếu lý luận với thực tiễn, từ đó tìm ra

ưu điểm và hạn chế của công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai;

11


+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ các tài liệu tham khảo, đưa ra cơ
sở lý luận và làm căn cứ đánh giá thực tiễn công tác văn thư tại cơ quan, từ
những tài liệu thu thập được tại cơ quan, đưa ra nhận xét, đánh giá về công tác
văn thư;
+ Phương pháp phỏng vấn để khai thác thêm thông tin cho đề tài;
+ Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra kết luận, giải pháp nâng cao

hiệu quả công tác văn thư;…
7.

Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục chữ viết tắt, danh mục tài

liệu tham khảo, phụ lục thì đề tài được chia làm 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư
- Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng
Mai – Hà Nội
- Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội

12


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1.1.

Một số khái niệm

1.1.1.

Khái niệm công tác văn thư
Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ.

“văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các
triều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công
việc có liên quan đến văn tự, thư tịch. Ngày nay, công tác văn thư là một thuật

ngữ không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức.
Khoản 2, Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư có nêu: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về
soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con
dấu trong công tác văn thư” [6, tr.2].
1.1.2.

Khái niệm văn bản
Trong cuộc sống, trao đổi thông tin là một nhu cầu không thể thiếu của

con người. Thông tin được truyền đạt, ghi nhận dưới nhiều hình thức khác
nhau. Trong đó văn bản là phương tiện phổ biến nhất. Văn bản được hình
thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực mà
văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau.
Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Nhà xuất bản
Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011, tác giả Vương Đình Quyền có nêu khái
niệm văn bản dưới góc độ văn bản học – khái niệm văn bản được hiểu theo
nghĩa rộng nhất: “ Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ
nhất định” [12, tr.45].

13


1.1.3.

Khái niệm văn bản đi, văn bản đến
Tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày

22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan có định nghĩa:
- “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,
văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành” [4, tr.1].
- “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn
bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ
chức” [4, tr.1].
1.1.4. Khái niệm con dấu
Tại Khoản 1, Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu có định nghĩa: “Con dấu là phương
tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử
dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà
nước” [9, tr.2].
1.1.5. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ
Tại Khoản 7 và Khoản 8, Điều 2, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư có định nghĩa:
- “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung
như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc
những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của
một cá nhân” [6, tr.2].

14


- “Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên
tắc và phương pháp nhất định” [6, tr.2].

Nội dung của công tác văn thư

1.2.

Công tác văn thư gồm các nội dung sau đây:


Soạn thảo và ban hành văn bản

+ Chuẩn bị soạn thảo
+ Xây dựng dự thảo văn bản
+ Trình duyệt văn bản
+ Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục phát hành
 Quản

lý và giải quyết văn bản

- Quản lý và giải quyết văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm
+ Đăng ký văn bản đi
+ Nhân bản, đóng dấu
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi
+ Lưu văn bản đi
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến
+ Phân loại, bóc bì văn bản đến
+ Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
+ Đăng ký văn bản đến
+ Trình và chuyển giao văn bản đến

+ Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Quản lý và sử dụng con dấu
15


1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
1.3.1. Vị trí
Công tác văn thư là một nội dung không thể thiếu trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ khi muốn thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ
biến các chủ trương, chính sách; phản ánh tình hình hoạt động; trao đổi, liên
hệ, phối hợp công tác với các cơ quan, đơn vị khác; ghi lại những sự kiện,
hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Như vậy, công tác văn thư gắn
liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức; làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần
nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước.
1.3.2. Ý nghĩa
1.3.2.1. Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, hầu hết các
công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều
gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ
chức sử dụng văn bản, gắn liền với công tác văn thư. Làm tốt công tác văn
thư sẽ góp phần cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của
các cơ quan, tổ chức. Thông tin càng chính xác, đầy đủ, kịp thời thì công việc
càng đạt hiệu quả cao.
Ví dụ: Khi cơ quan muốn ban hành kế hoạch công tác năm cần phải thu
thập những thông tin như: văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch của cơ quan cấp
trên; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan; văn bản đề xuất của cơ
quan cấp dưới;… Nếu công tác văn thư được làm tốt sẽ cung cấp đầy đủ
thông tin để cơ quan có căn cứ ban hành văn bản.

16


1.3.2.2. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và
chất lượng công việc; giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được
nạn quan liêu giấy tờ
Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cho các hoạt động
của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, nếu các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư
như soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn bản, chuyển giao, giải quyết văn bản,…
được thực hiện tốt sẽ rút ngắn thời gian thực hiện công việc, từ đó nâng cao
năng suất và chất lượng công việc.
Công tác văn thư cũng liên quan chặt chẽ tới việc bảo vệ bí mật của
Đảng và Nhà nước bởi vì phần lớn các bí mật của Đảng và Nhà nước được
phản ánh qua các văn bản. Trong quá trình tiến hành các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư, nếu thực hiện một cách chính xác, đúng quy định thì sẽ đảm
bảo được an toàn tài liệu, không làm thông tin lộ ra ngoài, góp phần giữ gìn bí
mật của Đảng và Nhà nước.
Ví dụ: Các thông tin thuộc bí mật quốc gia như chiến lược phòng thủ
đất nước, phương án tác chiến của các quân, binh chủng, tình hình quân lực,
… hầu hết được phản ánh trong các tài liệu, văn bản thuộc Bộ Quốc phòng.
Công tác văn thư phải được thực hiện đảm bảo yêu cầu bí mật, tuân thủ
nguyên tắc thì sẽ đảm bảo an toàn, giữ gìn thông tin trong các văn bản, tài liệu
này.
Không chỉ vậy, công tác văn thư nếu được làm tốt còn góp phần làm
giảm nạn quan liêu giấy tờ. Nếu cơ quan, tổ chức chú trọng đến việc xây
dựng, ban hành văn bản phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi; thực hiện
quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản một cách hợp lí; tiến hành in ấn, sao
chụp văn bản trên tinh thần tiết kiệm sẽ hạn chế được nạn quan liêu giấy tờ.

17


1.3.2.3. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt
động của cơ quan, tổ chức và cá nhân
Trong cơ quan, tổ chức, văn bản, tài liệu được hình thành sẽ mang nội
dung phản ánh về các hoạt động của cơ quan, tổ chức ấy cũng như các cá
nhân làm việc tại đây. Chính vì vậy, những văn bản này sẽ phản ánh trung
thực hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Khi cần thiết, nó sẽ là bằng
chứng pháp lý chứng minh một cách chân thực.
Ví dụ: Khi Thanh tra quận Hoàng Mai thực hiện công tác thanh tra,
kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc Quận về việc thực hiện chính sách,
pháp luật và nhiệm vụ, quyền hạn được giao thì Thanh tra quận sẽ dựa vào
các văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị ấy để
đánh giá. Khi đó, các văn bản, tài liệu này sẽ là bằng chứng để chứng minh cơ
quan, đơn vị có thực hiện đúng theo chính sách, pháp luật, đúng với nhiệm
vụ, quyền hạn được giao hay không. Từ đó mà Thanh tra quận sẽ có hình thức
khen thưởng, xử phạt hợp lí.
1.3.2.4. Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Tài liệu được sản sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, sau khi đã giải
quyết xong, nếu có giá trị nghiên cứu, sử dụng sẽ được lập hồ sơ và giao nộp
vào lưu trữ cơ quan. Nếu ở giai đoạn văn thư, các văn bản được soạn thảo,
ban hành đúng quy định về thể thức và nội dung sẽ đảm bảo chất lượng của
tài liệu lưu trữ. Không chỉ vậy, việc lập hồ sơ càng đầy đủ, chính xác; giao
nộp hồ sơ càng nhanh chóng, đúng thời hạn thì các hoạt động nghiệp vụ của
công tác lưu trữ được thực hiện càng hiệu quả, thuận lợi hơn.
Ví dụ: Nếu trong giai đoạn văn thư, văn bản, tài liệu được lập hồ sơ
đúng quy định và giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn sẽ tạo điều kiện để
18

sớm đưa tài liệu vào phục vụ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng. Bên cạnh đó, cán
bộ lưu trữ sẽ không cần phải thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ của cán
bộ văn thư, từ đó giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả công
việc.
1.3.

Yêu cầu của công tác văn thư

1.3.1.

Nhanh chóng
Công tác văn thư gắn liền với mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì

vậy các khâu soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cần được đảm bảo yêu cầu nhanh chóng. Các nội
dung này được thực hiện nhanh chóng sẽ góp phần giải quyết công việc hiệu
quả hơn, nâng cao năng suất công việc, tiết kiệm thời gian, công sức hay tiền
bạc.
1.3.2.

Chính xác
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ

chức. Vì vậy thông tin phải chính xác thì hoạt động mới đạt hiệu quả cao.
Công tác văn thư cần phải chính xác ở cả ba mặt: nội dung, thể thức và kỹ
thuật nghiệp vụ.
- Về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác về mặt pháp lý, phù
hợp với Hiến pháp, pháp luật, các văn bản do cơ quan cấp trên quy định và

không được trái với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành
văn bản. Các dẫn chứng, số liệu trong văn bản phải chính xác, đúng với thực
tế, không thêm bớt, bịa đặt.
- Về mặt thể thức: văn bản phải trình bày theo đúng quy định của Nhà
nước, đầy đủ các yếu tố thể thức do Nhà nước quy định.
- Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: phải tuân thủ đúng quy định của nhà nước
và quy chế của cơ quan về công tác văn thư. Việc soạn thảo văn bản, đăng ký
19


văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ, đóng dấu,… phải chính xác, đúng
quy định.
1.3.3. Bí mật
Trong nhiều văn bản đi, đến của cơ quan có phản ánh một số nội dung
thuộc phạm vi bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan, tổ chức. Vì vậy bí mật
là một trong số những yêu cầu của công tác văn thư. Cần lựa chọn cán bộ văn
thư đầy đủ các phẩm chất, tiêu chuẩn và bố trí nơi làm việc của cán bộ văn
thư đảm bảo thực hiện tốt công việc, theo quy định của nhà nước.
1.3.4. Hiện đại
Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương
tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một
trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày
càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức . Công tác văn
thư cần phải hiện đại mới phù hợp được với sự phát triển không ngừng của
khoa học công nghệ hiện nay. Để hiện đại hóa công tác văn thư, cần áp dụng
các tiến bộ khoa học công nghệ vào các hoạt động nghiệp vụ, cán bộ làm
công tác văn thư cần trang bị những kiến thức chuyên môn, nâng cao trình độ
tin học để có thể sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
1.4.

Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư

1.4.1.

Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan

- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các
văn bản đến của cơ quan
- Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những
văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết
những văn bản đó

20


- Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan
theo quy định của Nhà nước. Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của
mình ký thay những vă bản mà theo quy định thì mình phải ký và những văn
bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao
cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính của cơ quan ký thừa
lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng
- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm xem xét và cho ý kiến về việc phân
phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn
bản, kiểm tra việc chấp hành các chê độ quy định về công tác văn thư ở các
cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc
1.4.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng
- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao
và ký văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành

- Tham gia xây dựng văn bản theo cầu của Thủ trưởng cơ aun
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký
gửi đi
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được thủ trưởng giao làm một số
việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách
- Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính có thể giao cho cấp
phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi
quyền hạn của mình
1.4.3. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị
- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị
- Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị

21


- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan trong phạm
vi đơn vị
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao
1.4.4. Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu Thủ trưởng
- Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình
- Lập hồ sơ công việc mình làm việc và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy
định của cơ quan
- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản
1.4.5. Trách nhiệm của cán bộ văn thư
- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Nhận văn bản đến.
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
+ Trình văn bản đến.

+ Đăng ký văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi
thời hạn giải quyết văn bản đến.
- Đối với việc quản lý văn bản đi
+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.
+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu.
+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ
chuyển giao văn bản.
- Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh

22


mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn
đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành.
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của
các cơ quan, tổ chức.
Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ
thể của các cơ quan, tổ chức mà văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm
nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra
và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc.

23


TIỂU KẾT
Chương 1 đã phần nào giúp người đọc hiểu được những lý luận cơ bản
nhất về công tác văn thư qua việc trình bày rõ các khái niệm, vị trí, ý nghĩa,
nội dung, yêu cầu của công tác văn thư một cách ngắn gọn, dễ hiểu. Từ đó là
cơ sở cho việc tìm hiểu, đánh giá và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội được
trình bày ở những chương sau.

24


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN HOÀNG MAI – HÀ NỘI
2.1. Giới thiệu vài nét về Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai là cơ quan chuyên môn trực thuộc
UBND quận Hoàng Mai – Hà Nội.
Quận Hoàng Mai nằm ở phía Đông Nam nội thành Hà Nội được thành
lập và đi vào hoạt động từ 01/01/2004 theo Nghị định số 132/2003/NĐ-CP
ngày 06/11/2003 của Chính phủ về việc điều chỉnh địa giới hành chính để
thành lập các quận Long Biên, Hoàng Mai, thành lập các phường trực thuộc
quận Long Biên, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội. Theo quyết định số
164/ 2003/QĐ-UB ngày 27/11/2003 của UBND Thành phố Hà Nội về việc
thành lập ủy ban nhân dân lâm thời quận Hoàng Mai và các phòng, ban
chuyên viên thuộc quận, UBND chỉ có 10 phòng ban, trong đó không có
phòng Nội vụ.

Sau đó, căn cứ vào Nghị định của Chính phủ số 172/2004/NĐ-CP ngày
29/9/2004 quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, UBND quận Hoàng Mai quyết định
đổi tên Phòng Lao động – Thương binh và xã hội thành Phòng Nội vụ - Lao
động Thương binh và xã hội với chức năng tham mưu, giúp UBND quận thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, lao động - thương binh và xã hội.
Đến năm 2008, căn cứ vào Nghị định số 14/2008/ NĐ-CP ngày 04/02/2008
của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân
dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, UBND quận Hoàng Mai quyết

25