NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN
CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY TRONG DOANH NGHIỆP
I - MỘT SỐ QUAN NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP:
1. Khái niệm quản lý
Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt
được mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường. Nói đến quản lý là
nói đến hoạt động chủ quan có ý thức, có tính năng động linh hoạt của con người,
của tập thể.
Quản lý một doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy
luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những biện pháp ( kinh tế - chính trị
- xã hội - tổ chức - kỹ thuật) để tác động đến tập thể người lao động và thông qua
họ tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh.
Quản lý được hiểu theo nghĩa chung nhất là: Sự tác động liên tục có tổ chức
có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của
hệ thống, nhằm đưa hệ thống đến mục tiêu một cách tốt nhất trong điều kiện môi
trường luôn biến động.
Với bất kỳ quan niệm nào thì mục đích của quản lý cũng phải đạt được:
- Sản xuất kinh doanh có lãi.
- Đề ra các biện pháp gắn chặt giữa quyền lợi với trách nhiệm người lao động
lại với nhau.
- Xây dựng được cơ chế để chuyển hoá được các hình thức sở hữu từ các ưu
thế khác nhau thành hình thức sở hữu của chính bản thân mình.
2. Các chức năng và lĩnh vực quản lý doanh nghiệp:
2.1. Khái niệm và cách phân loại chức năng quản lý doanh nghiệp:
Hoạt động của một doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung và nhiều cách tiếp
cận, nhưng xét cho cùng cần thiết phải quy nạp vấn đề quản lý vào những hoạt
động nhất định mà khả dĩ các nhà thực tiễn cũng như giới khoa học có thể tìm
kiếm để có tiếng nói chung - hoạt động quản lý đó được gọi là các chức năng quản
lý.
Có thể định nghĩa chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của lao
động quản lý, thể hiện những phương hướng tác động của chủ thể quản lý đến đối

tượng quản lý.
Có hai cách phân loại chức năng quản lý như sau:
* Theo nội dung quá trình quản lý thì chức năng quản lý doanh nghiệp bao
gồm:
- Chức năng dự kiến: doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được hướng
dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ: sản
xuất, kinh doanh cái gì? bán cho ai? sản xuất kinh doanh bằng cách nào, với
nguồn tài chính nào?
- Chức năng tổ chức: Nhằm sắp xếp, tổ chức, tận dụng mọi nguồn lực trong
nội bộ, thực hiện nhiệm vụ bổ nhiệm các chức vụ quản lý. Tổ chức doanh nghiệp
tức là trang bị những gì cần cho hoạt động của doanh nghiệp: vốn, máy móc, nhân
viên, nguyên vật liệu... để đạt được mục tiêu đề ra.
- Chứa năng phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp các mặt hoạt động tạo sự hài
hoà cân đối tối ưu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tức là đặt các bộ phận khác
nhau của doanh nghiệp vào đúng vị trí thích hợp và đảm bảo vận hành nhịp nhàng.
Điều hoà tất cả các hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo cho các công việc thực
hiện một cách ăn khớp tạo hiệu quả cao.
- Chức năng chỉ huy: Chức năng này nhằm thúc đẩy bộ máy hoạt động, giải
quyết các khó khăn vướng mắc. Đây là chức năng quan trọng, phải nắm được các
lý thuyết, kết hợp với kinh nghiệm thực tế để ra quyết định.
- Chức năng kiểm tra: Kiểm tra thực chất là duyệt lại xem tất cả có được tiến
hành phù hợp chương trình đã phù hợp với những mệnh lệnh đã ban bố và những
nguyên lý đã thừa nhận.
* Theo mối quan hệ trực tiếp với hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh thì
chức năng quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Chức năng kế hoạch hoá, điều độ sản xuất: gồm những công việc có liên
quan đến xác định chiến lược chung và chiến lược sản phẩm của doanh nghiệp, xây
dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm lập tiến độ sản xuất và công tác điêù độ sản
xuất.
- Chức năng thương mại: gồm các công việc thuộc các quan hệ kinh tế đối

ngoại như khai thác, mua vật tư kỹ thuật, nghiên cứu thị trường, ký hợp đồng kinh
tế, tổ chức tiêu thụ sản phẩm...
- Chức năng hạch toán: gồm hạch toán kế toán và thống kê, công tác ghi chép
ban đầu, thông tin kinh tế nội bộ doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với cơ quan
cấp trên.
- Chức năng kiểm tra và phân tích: trên các lĩnh vực hoạt động như kiểm tra
kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, kiểm tra và phân tích kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh.
- Chức năng quản lý nhân sự: Bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí, đào tao,
bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật, định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng đối
với doanh nghiệp.
- Chức năng quản lý tài chính: Bao gồm công tác tạo vốn, quản lý các loại
vốn và quỹ của doanh nghiệp, công tác tín dụng, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng
vốn và chấp hành các quy định tài chính của nhà nước.
- Chức năng kỹ thuật công nghệ: Bao gồm tất cả các công việc trang thiết bị,
phương tiện đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- Chức năng đầu tư.
- Chức năng hành chính pháp chế.
- Chức năng an ninh bảo vệ.
- Chức năng tổ chức tốt đời sống tập thể và các hoạt động xã hội như tổ chức
việc ăn ở, đi lại của cán bộ công nhân viên, hoạt động văn hoá, thể thao và các hoạt
động xã hội khác.
- Chức năng sản xuất: điều phối các mặt hàng sản xuất của các phân xưởng.
Thực hiện các chức năng quản lý có nghĩa là xây dựng một bộ máy quản lý
sao cho vừa đảm bảo đầy đủ các chức năng trên vừa thích hợp với các đặc điểm
của doanh nghiệp.
2.2. Khái niệm và các phân loại lĩnh vực quản lý doanh nghiệp:
Lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp được hiểu như các hoạt động quản lý
khi được sắp xếp trong một bộ phận nào đó, ở các bộ phận này có người chỉ huy và
liên quan đến việc ra quyết định quản lý,

Lĩnh vực quản lý được phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: truyền
thống quản lý, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế, quy mô cũng như đặc điểm kinh
tế - kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó gắn liền với mỗi quốc gia, mỗi vùng cụ thể và
sự tiến bộ về nhận thức trong khoa học quản lý.
Cách phân loại các lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp như sau:
* Lĩnh vực vật tư bao gồm các nhiệm vụ:
- Phát hiện nhu cầu vật tư.
- Tính toán vật tư tồn kho.
- Mua sắm vật tư.
- Nhập kho và bảo quản.
- Cấp phát vật tư.
* Lĩnh vực sản xuất bao gồm các nhiệm vụ:
- Hạch toán chương trình
- Xây dựng kế hoạch sản xuất.
- Điều khiển quá trình chế biến.
- Kiểm tra chất lượng.
- Giữ gìn bản quyền, kiểu dáng... và phát minh sáng chế của mọi thành viên.
* Lĩnh vực marketing gồm các nhiệm vụ:
- Thu thập các thông tin về thị trường.
- Hoạch định chính sách sản phẩm.
- Hoạch định chính sách giá cả.
- Hoạch định chính sách phân phối.
- Hoạch định chính sách hỗ trợ tiêu dùng.
* Lĩnh vực nhân sự gồm các nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch nhân sự.
- Tuyển dụng nhân sự.
- Bố trí nhân sự.
- Đánh giá nhân sự.
- Phát triển nhân viên.
- Thù lao.

- Quản lý nhân sự thông qua hỗ trợ dữ liệu nhân sự, qua thống kê hoạt động
của các nhân viên và hỗ trợ đời sống.
* Lĩnh vực tài chính và kế toán:
- Lĩnh vực tài chính:
+ Tạo vốn.
+ Sử dụng vốn.
+ Quản lý vốn.
- Lĩnh vực kế toán:
+ Kế toán sổ sách.
+ Tính toán chi phí - kết quả.
+ Xây dựng các bảng cân đối.
+ Tính toán lỗ lãi.
+ Các nhiệm vụ khác như: thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính
toán, bảo hiểm, thuế.
* Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển gồm các nhiệm vụ:
- Thực hiện nghiên cứu cơ bản.
- Nghiên cứu ứng dụng.
- Đưa các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào áp dụng.
- Thẩm định hiệu quả các tiến bộ khoa học kỹ thuật được áp dụng.
* Lĩnh vực tổ chức gồm các nhiệm vụ:
- Tổ chức các dự án.
- Phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức cho doanh nghiệp.
- Tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp.
* Lĩnh vực thông tin gồm các nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch và các thông tin liên quan cho doanh nghiệp.
- Chọn lọc và xử lý các thông tin.
- Kiểm tra thông tin và giám sát các thông tin.
* Lĩnh vực hành chính pháp chế và các dịch vụ chung:
- Thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp.
- Tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp.

- Các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp.
Sự phân loại theo lĩnh vực quản lý nhằm chỉ ra tất cả các lĩnh vực cần phải
tổ chức thực hiện quản trih trong một doanh nghiệp. Là căn cứ để thiết lập bộ máy
quản lý doanh nghiệp để tuyển dụng, bố trí và sử dụng các quản trị viên. Là cơ sở
để đánh giá và phân tích hoạt động trong toang bộ máy quản lý, điều hành hoạt
động quản lý trên phạm vi toàn doanh nghiệp.
Tóm lại, phân loại theo chức năng và phân loại theo lĩnh vực có mối quan hệ
trực tiếp, hữu cơ với nhau, không gạt bỏ nhau, có quan trọng cả về lý luận và thực
tiễn.
II - CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY DOANH NGHIỆP:
1. Thực chất, vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
1.1. Thực chất của cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp
Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau được
chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí theo
nhiều cấp nhiều khâu khác nhau đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục
vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản
lý, nó tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý. Cơ cấu tổ chức quản
lý một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc
phát triển sản xuất.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị chỉ có giá trị ổn định tương đối và cũng có
vòng đời của nó. Xây dựng cho doanh nghiệp một cơ cấu tổ chức bộ máy để có thể
gọi là hoàn thiện và hợp lý là việc rất đáng quan tâm. Chính vì vậy mà những nhà
lãnh đạo giỏi phải biết tìm kế hoạch cho tương lai. Xây dựng được một cơ cấu tổ
chức bộ máy rồi còn phải biết nghĩ đến việc hoàn thiện nó sao cho phù hợp với sự
phát triển của xã hội và thời đại. Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp,
phân xưởng, tổ sản xuất là một vấn đề quan trọng, xuyên suốt quá trình tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp.
1.2. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý đối với hoạt động của doanh nghiệp:

Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản của sự sống còn
của các doanh nghiệp nhằm giúp cho mọi người, mọi thành viên trong bộ máy phối
hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong quá trình hình thành các
mục tiêu kế hoạch đã đề ra.
- Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp
cho công tác quản lý. Các giới có thẩm quyền trong lĩnh vực quản lý đều có hai
nhận định chung đó là:
+ Khoảng từ 75% đến 80% các vấn đề khó khăn phức tạp gây ra trong công
tác quản lý giải quyết bắt nguồn từ những nhược điểm của công tác tổ chức.
+ Những phí phạm lo ngại nhất là những phí phạm về tinh thần làm việc và
năng lực của nhân viên do tổ chức kém cỏi mà ra. Phần lớn những khuyết điểm
mắc phải trong doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất là do người ta coi thường
công tác tổ chức.
- Xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý là một việc làm quan trọng bậc nhất
của quản trị viên để thực thi nhiệm vụ quản trị có hiệu qủa, góp phần quan trọng
thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp đề ra.
- Công tác tổ chức hiệu quả giúp thực hiện triệt để việc áp dụng khoa học kỹ
thuật vào hoạt đồng quản trị, giúp cho việc khuyến khích sử dụng với tính chất là
con người phát triển toàn diện, tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng, đa dạng hoá
tổ chức và nâng cao tính độc lập và sáng tạo của nhà quản trị. Vì vậy, chức năng tổ
chức là cốt lõi của quy trình quản trị.
Thực chất của tổ chức bộ máy là tiến hành phân công lao động một cách hợp
lý để khai thác tối đa lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất nhằm đạt năng suất
lao động và hiệu quả quản trị cao.
2. Những yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Mỗi một công việc, mỗi một vấn đề dù lớn hay bé, dù đơn giản hay phức tạp
đều đòi hỏi phải đạt được những yêu cầu cần thiết đặt ra, có như thế những công
việc mới đạt hiệu quả cao. Đặc biệt ở đây việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý là một vấn đề vô cùng phức tạp . Nó đòi hỏi rất lớn về nhiều
mặt mà những mặt đó, những yêu cầu đó bắt buộc phải đạt được trong cơ chế thị

trường hiện nay. Những yêu cầu đó là:
Một là, phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, phải
thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý doanh nghiệp.
Hai là, phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độ
trách nhiệm cá nhân trên cơ sở bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của tập thẻ lao
động trong doanh nghiệp.
Ba là, phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với những đặc điểm kinh
tế và kỹ thuật của doanh nghiệp.
Bốn là, phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giảm lại vừa vững mạnh trong bộ máy
quản lý.
Việc tiến hành chế độ một thủ trưởng là một tất yếu bởi vì xuất phát từ tính
biện chứng giữa tập trung và dân chủ trên cơ sở phát huy dân chủ đối với mọi