MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI

MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ
CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI
Sau thời gian nghiên cứu thực tế tại Công ty Cơ khí Hà Nội em xin đề xuất
một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty
trong thời gian tới.
3.1. Hoàn thiện cơ chế quản lý
Công ty Cơ khí Hà Nội là doanh nghiệp lớn, thành lập từ năm1958, chịu
nhiều ảnh hưởng của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Những năm qua Công ty
đã có nhiều đổi mới nhưng vẫn còn một số điểm cần khắc phục. Với cơ chế quản lý
như hiện nay làm cho hoạt động của các phòng ban còn nhiều chỗ chưa hợp lý,
chưa phát huy được hết khả năng và sự sáng tạo, năng động, ý thức trách nhiệm ở
mỗi phòng ban. Để cơ chế quản lý hoàn thiện hơn, Công ty nên xác định rõ mục
tiêu hoạt động cho các phòng ban như: phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế
hoạch lao động, tiền lương, kế hoạch đầu tư…và giao cho các phòng ban chức
năng chịu trách nhiệm thực hiện mục tiêu đó. Về phía Công ty, có trách nhiệm
kiểm tra, giám sát, cung cấp phương tiện thực hiện và xây dựng hành lang pháp lý
để các phòng ban hoàn thành tốt mục tiêu được giao.
Vơi sự thay đổi này, hy vọng mọi công việc hành chính sẽ giảm tới mức tối
thiểu, mọi năng lực của Công ty sẽ được tận dụng triệt để. Đối với Công ty Cơ khí
Hà Nội, để thực hiện cơ chế kế hoạch hoá theo phương thức hạch toán kinh doanh,
tạo quyền chủ động cho các cơ sở thì công tác kế hoạch hoá cần được đổi mới triệt
để theo hướng chuyển sang kế hoạch hoá gián tiếp như: thông qua các định hướng,
đơn đặt hàng và chính sách kinh tế.
3.2. Sắp xếp lại một số bộ phận phù hợp hơn với nhiệm vụ và đặc điểm
sản xuất kinh doanh
Trong cơ chế thị trường, đòi hỏi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải luôn
được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc sắp xếp lại các bộ phận chức năng phải đảm bảo
được yêu cầu đơn giản và gọn nhẹ. Việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ
phận phải rõ ràng tránh trùng lặp, chồng chéo hoặc bỏ sót chức năng, đồng thời
đảm bảo tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, tận dụng được các chuyên gia.

Từ thực tế nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty như đã trình
bày ở phần 2, em nhận thấy bộ máy quản lý hiện nay của Công ty khá cồng kềnh,
nhiều đầu mối quản lý.Vì vậy Công ty nên giảm bớt các đầu mối quản lý làm cho
bộ máy lãnh đạo đơn giản, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo không bỏ sót chức năng.
Có thể theo cách sau:
- Sát nhập phòng bảo vệ và phòng quản trị đời sống làm một. Sở dĩ như vậy
là vì: xét về mục đích hoạt động, 2 phòng này có khác nhau nhưng xét về chức
năng thì 2 phòng tương đối giống nhau.
- Sát nhập Kho vật tư vào Xí nghiệp vật tư, vì chức năng của 2 phòng là
giống nhau.
Với việc thay đổi như trên là điều kiện tiên quyết giúp cho việc tinh giảm bộ
máy được nhanh chóng, giảm bớt số lượng phòng ban, lao động quản lý nói riêng
và lao động gián tiếp nói chung. Từ đó góp phần giảm chi phí sản xuất cho Công
ty. Tuy nhiên sẽ làm cho khối lượng công việc của các cấp quản lý trực tiếp của
các phòng mới sát nhập sẽ nặng nề hơn. Song với truyền thống đoàn kết, nhất trí,
với tinh thần tương thân tương ái giúp đỡ lẫn nhau của tập thể cán bộ công nhân
viên, chắc chắn Công ty sẽ vượt qua được khó khăn trước mắt này.
3.3. Bố trí lại số lượng lao động quản lý trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ
từng bộ phận
Thực tế nước ta hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước đều có tỷ
trọng lao động gián tiếp quá lớn. Điều này là một trong những nguyên nhân chính
làm tăng chi phí sản xuất, tăng giá thành sản phẩm, làm giảm sức cạnh tranh của
doanh nghiệp trên thị trường. Qua khảo sát và phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý của Công ty Cơ khí Hà Nội cho thấy, số lượng lao động gián tiếp
là 237/890 người, chiếm 26.6% trong tổng số cán bộ công nhân viên toàn Công ty.
Đây là một tỷ lệ quá lớn so với yêu cầu tinh giảm bộ máy. Vì thế, để hoàn thiện
hơn nữa cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, Công ty cần phải bố trí sắp xếp lao động
theo hướng sau:
- Đối với Ban giám đốc: việc bố trí 4 người gồm 1 Tổng giám đốc và 3 Phó
tổng giám đốc như hiện nay là tương đối hợp lý với chức năng, nhiệm vụ. Tuy

nhiên vấn đề đặt ra là Ban giám đốc phải không ngừng nâng cao hơn nữa trình độ
quản lý kinh tế, ngoại ngữ, vi tính…để việc quản lý hiệu quả hơn.
- Đối với các phòng ban chức năng, cần có sự thay đổi ở các phòng sau:
3.3.1. Văn phòng Công ty
Với số lượng công việc hàng ngày không quá lớn mà bố trí 13 người như
hiện nay là chưa hợp lý.Điều này gây nên tình trạng lãng phí nhân lực. Do vậy nên
có sự bố trí lại lao động, có thể theo hướng sau: Công ty nên chuyển 4 lái xe sang
phòng an ninh đời sống( do sát nhập phòng bảo vệ và phòng đời sống). Như vậy,
số lao động trong phòng đã giảm được 4 người. Mặt khác, phòng phải nâng cao
hơn nữa trình độ trong phòng.
3.3.2. Phòng tổ chức nhân sự
Với số lượng và sự phân công nhiệm vụ như hiện nay nhìn chung là hợp lý.
Tuy nhiên theo dự kiến phòng có thêm nhiệm vụ quản lý về định mức lao động, vì
đây là công việc phù hợp với chuyên môn nhiệm vụ của phòng. Do vậy, phòng tổ
chức cần bổ sung thêm 1 cán bộ phụ trách định mức lao động. Tuy nhiên để làm
tốt công việc này, đòi hỏi cán bộ phải có cả trình độ và kinh nghiệm vì phải thường
xuyên quan hệ với phòng kỹ thuật để có thể xây dựng định mức lao động chính xác
và phù hợp. Việc nhận thêm 1 người, phòng có thể tận dụng ngay trong Công ty
mà không cần tuyển thêm, có thể sắp xếp cán bộ phòng kỹ thuật có kinh nghiệm về
định mức. Hiện nay trong Công ty, tại một số phân xưởng chính cũng có nhân viên
kế hoạch phụ trách về định mức lao động, nên có thể chọn một người trong số này.
Đồng thời phải khuyến khích và tạo điều kiện cho cán bộ này đi bồi dưỡng nâng
cao kiến thức.
3.3.3. Phòng kế toán tài chính thống kê
Với biên chế 13 người của phòng hiện nay là khá lớn so với chứcnăng và
nhiệm vụ của phòng khi mà số lượng hợp đồng không lớn, các nghiệp cụ phát sinh
không nhiều mà chỉ tập trung vào một số lĩnh vực chủ yếu như: vật tư, tiền mặt,
lương, giá thành sản phẩm, thanh toán. Do đó, phòng cần thực hiện việc giảm biên
chế số lượng cán bộ trong phòng, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo hoàn thành công
việc được giao.

Do tài sản cố định của Công ty ít biến động lớn, nghiệp vụ không thường
xuyên xảy ra nên không nhất thiết phải có 1 nhân viên chuyên trách, có thể giao
cho kế toán viết phiếu hoá đơn kiêm nhiệm.
Công việc viết phiếu hoá đơn có thể giao cho nhân viên kế toán tiền mặt, thủ
quỹ.
Nhân viên kế toán tiền lương có thể đảm nhiệm công việc của kế toán thanh
toán.
Chỉ cần 3 nhân viên kế toán tính giá thành sản phẩm : 1 của các xưởng cơ
khí; 1 tính giá thành xưởng Cán thép;1 của các xưởng còn lại là xưởng Đúc, Bánh
răng.
Sau khi sắp xếp, cơ cấu của phòng KT TK- TC sẽ như sau:
Như
vậy, sau
khi bố trí
lại, số
nhân viên
trong
phòng đã giảm đi 4 người. Đồng thời, đảm bảo 100% cán bộ nhân viên trong
phòng đều có trình độ từ đại học trở lên.
3.4. Nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên thông qua công tác đào tạo,
tuyển dụng, tuyển chọn nhân viên.
Trước sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, để
có thể tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường thì các doanh nghiệp không chỉ cần
trang bị cơ sở vật chất hiện đại mà còn phải có một đội ngũ cán bộ công nhân viên
đủ về số lượng, mạnh về chất lượng. Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Công ty Cơ
khí Hà Nội, trong những năm qua đã không ngừng đẩy mạnh công tác nâng cao
trình độ đội ngũ lao động. Song do kinh phí có hạn nên mới chỉ có một số cán bộ
lãnh đạo chủ chốt được cử đi học tập nâng cao chuyên môn nghiệp vụ. Vì vậy
Công ty cần có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ
nhân viên quản lý để nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời, giảm thiểu được số lao

động gián tiếp.
Qua thời gian thực tập tại Công ty, theo em việc đào tạo nâng cao chuyên
môn nghiệp vụ cho cán bộ nên thực hiện theo các bước sau:
S
tt
Chức danh
Số
người
Trưởng phòng 1
2 Phó phòng 1
3 Kế toán tổng hợp 1
4 Kế toán tiền lương, thanh toán 1
5 Kế toán tiền mặt, thủ quỹ 1
6
Kế toán tài sản cố định, viết phiếu hoá
đơn
1
7 Kế toán tính giá thành các xưởng cơ khí 1
8 Kế toán tính giá thành xưởng Cán thép 1
9
Kế toán tính giá thành xưởng Đúc, Bánh
răng
1
Tổng số 9