Chương I Những lý luận cơ bản về tổ chức

Chương I Những lý luận cơ bản về tổ chức
I. Một số vấn đề cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1. Khái niệm:
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan
hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá có những nhiệm vụ, quyền
hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu
khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những
mục tiêu đã xác định.
2. Vai trò:
Việc hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức có ảnh hưởng đến sự phát triển
của tổ chức như:
 Phân tích kế hoạch nhằm xác định, tập hợp các chức năng nhiệm
vụ của từng công việc, phân hệ cần thực hiện để đạt mục tiêu của
tổ chức
 Xác định được con người cho các bộ phận, phân hệ trong cơ cấu
bộ máy tổ chức để tổ chức thực hiện các công việc, các nhiệm vụ,
các chức năng. Con người trong tổ chức là công cụ để thực hiện
các nhiệm vụ của tổ chức.
 Trao cho họ các nguồn lực như nhân lực, vật lực, tài lực thông tin,
quyền lực ra các quyết định nhất định.
 Xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động của con người trong từng
phân hệ và toàn bộ hệ thống. Trên cơ sở tạo ra sự phối hợp nhịp
nhàng giữa các bộ phận, nhằm hướng tới thực hiện các mục tiêu
của tổ chức.
 Cơ cấu bộ máy tổ chức là tạo ra khuôn khổ cơ cấu và nhân lực
quản lý cho quá trình triển khai các kế hoạch công tác, công tác tổ
chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành
bại của tổ chức. Một tổ chức làm công tác tổ chức tốt sẽ hoạt động
có hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp
3. Các yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý việc xây
dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu cầu

sau:
 Tính thống nhất trong mục tiêu:
Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân,
góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức nhằm thực hiện tốt các
hoạt động của tổ chức.
 Cơ cấu tổ chức mang tính tối ưu:
Cơ cấu tổ chức phải có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người
(Không thừa mà cũng không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết
của tổ chức. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được mối
quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất cùng với môi trường, nhờ đó cơ cấu
sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của
tổ chức.
 Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính tin cậy:
Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời đầy đủ các thông
tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt
động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.
 Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm tính linh hoạt:
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng
thích ứng linh hoạt đối với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức
cũng như ngoài môi trường. Sự thay đổi của cơ cấu tổ chức phải tiến
hành rất thận trọng, vì nó ảnh hưởng vận mệnh của nhiều người.
 Quản lý sự thay đổi của tổ chức cần chú ý:
 Hiểu được tính tất yếu của sự thay đổi.
 Dự báo được thay đổi có thể.
 Chủ động thay đổi cho tổ chức thích nghi sự thay đổi của môi
trường.
 Cơ cấu tổ chức bảo đảm tính hiệu quả:
Công cụ thực hiện mục tiêu của tổ chức với chi phí là nhỏ nhất, bởi vì
chi phí cho cơ cấu tổ chức được tính vào giá thành của sản phẩm và dịch
vụ.

4. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý:
Được thừa nhận rộng rãi bởi các nhà lý luận và thực hành quản lý, các
nguyên tắc hoạt động với tư cách là chuẩn mực cơ bản cho quá trình tổ
chức có kết quả. Có những nguyên tắc cơ bản sau:
 Cơ cấu bộ máy tổ chức phải mang tính tối ưu: Cơ cấu bộ máy tổ
chức phải có đầy đủ các phân hệ, bộ phận, các vị trí công tác nhằm
thực hiện tất cả các hoạt động của tổ chức.Mối quan hệ giữa các
phân hệ, bộ phận, các vị trí công tác và giữa tổ chức với môi
trường phải hợp lý
 Cơ cấu tổ bộ máy tổ chức phải phù hợp tương thích với sứ mệnh
và chiến lược của tổ chức. Cơ cấu bộ máy tổ chức là công cụ chiến
lược để thực thi sứ mệnh và chiến lược của tổ chức.
 Cơ cấu bộ máy tổ chức phải bảo đảm tính linh hoạt, cơ cấu bộ máy
tổ chức là hệ thống tĩnh. Khi có sự thay đổi dẫn đến sự thay đổi về
cơ cấu bộ máy tổ chức phải được tiến hành một cách rất thận
trọng, bởi vì sự thay đổi này sẽ làm ảnh hưởng đến vận mệnh của
nhiều người
 Quản lý được sự thay đổ của tổ chức
- Hiểu được tính tất yếu của sự thay đổi
- Dự báo được sự thay đổi có thể có
- Chủ động thay đổi cho tổ chức thích nghi sự thay đổi của môi
trường
 Cơ cấu bộ máy tổ chức phải bảo đảm tính hiệu quả công cụ thực
hiện mục tiêu của tổ chức nó phải được thực hiện với chi phí là nhỏ
nhất. Bởi vì cơ cấu bộ máy tổ chức được tính vào giá thành sản
phẩm và dịch vụ.
 Tuân thủ qui trình thiết kế cơ cấu bộ máy tổ chức. Thiết kế được
hiểu là hoàn thiện, đổi mới hoặc xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức
mới, qui trình thiết kế như sau:
1- Nghiên cứu v dà ự báo môi trường

Bên trong
. Điểm mạnh của cơ cấu bộ máy tổ chức
. Điểm yếu của cơ cấu bộ máy tổ chức
. Chiến lược của tổ chức l gì?à
.Xem xét thực trạng của cơ cấu bộ máy tổ chức đã v à đang tồn tại như
thế n o; à điểm mạnh; điểm yếu của cơ cấu bộ máy tổ chức cũ
Bên ngo ià
. Cơ hội của cơ cấu bộ máy tổ chức về môi trường;
Môi trường vĩ mô
Môi trường vi mô
. Thách thức bên ngo i à đối với tổ chức
2- Phân tích chiến lược của tổ chức để tiến h nh nên tà ập hợp các
chức năng, nhiệm vụ, hoạt động công việc
5- Xây dựng cơ chế phối hợp các cá nhân, phân hệ, bộ phận trong
cơ cấu bộ máy tổ chức
4- Trao cho họ các vị trí, các bộ phận, các phân hệ, các nguồn
lực( nhân lực, vật lực, t i là ực, thông tin, quyền hạn, trách nhiệm…)
3- Hợp nhóm các công việc, các hoạt động, nhiệm vụ, chức năng để
hình th nh nên các bà ộ phận, phân hệ
6-Thể chế hóa cơ cấu tổ chức, xây dựng sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ
chức. Xây dựng cơ chế cho tổ chức hoạt động của cơ cấu bộ máy
tổ chức
5. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức:
Không một yếu tố riêng lẽ nào có thể quyết định cơ cấu của một tổ chức.
Ngược lại cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố tố thuộc về
môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức, với mức độ tác động thay
đổi theo từng trường hợp. Có những yếu tố cơ bản đó là:
 Chiến lược của tổ chức
 Qui mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức
 Công nghệ.

 Thái độ ban lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân
viên.
 Môi trường
 Chiến lược:
Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong cơ sở
phân tích (1) các cơ hội và sự đe doạ của môi trường, và (2) những điểm
mạnh yếu của tổ chức trong đó cơ cấu đang tồn tại. Ngược lại, là công
cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức sẽ phải được
thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược. Động lực khiến các tổ chức phải
thay đổi là cơ cấu kém hiệu quả của những thuộc tính cũ trong việc thực
hiện chiến lược. Các nghiên cứu cho thấy quá trình phát triển của một tổ
chức để đảm bảo sự tương thích với chiến lược thường trải qua các bước
sau:
 Xây dựng chiến lược mới
 Phát sinh các vấn đề quản lý
 Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn được đề xuất và triển khai
 Đạt được thành tích mong đợi
Tuy sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc phải có
sự thay đổi về cơ cấu tổ chức( như một số doanh nghiệp có thể tăng giá
bán để bù đắp cho sự kém hiệu qủa) các nghiên cứu nói chung ủng hộ ý
tưởng rằng cơ cấu tổ chức phải đi theo chiều chiến lược
- Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và
cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời. Khi sự thay đổi nhiệm vụ
sản xuất kinh doanh thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì thế nếu
không thay đổi theo thì cơ cấu tổ chức bộ máy cũ xẽ làm cản trở việc
phấn đấu đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên không
phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi
phải có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý; Song các kết quả
nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy cần được thay đổi kèm theo nhiệm
vụ sản xuất kinh doanh.

 Qui mô của tổ chức và độ phức tạp của tổ chức:
Các tổ chức có qui mô càng lớn càng phức tạp thì hoạt động của tổ chức
cũng phức tạp theo. Tổ chức có qui mô lớn, thực hiện những hoạt động
phức tạp thường có độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hình thức hoá
cao hơn, nhưng lại ít tập chung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện không
quá phức tạp. Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu
bộ máy quản lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của tổ
chức đồng thời làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp
về mặt cơ cấu.
 Công nghệ:
Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có thể
ảnh hưởng đến cơ cấu của tổ chức . Ví dụ các tổ chức chú trong đến
công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp. Cơ cấu phải được bố trí sao
cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi
nhanh chóng về công nghệ. Đáng tiếc là cơ cấu tổ chức đi sau công nghệ