CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức và ý nghĩa của nó
1.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức chính thực là một tổng thể các bộ phận(đơn vị và cá nhân) có
mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có nhiệm vụ, quyền
hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác
nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác định.
1.2. Ý nghĩa của cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được
phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác đinh rõ mối tương
quan giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn
liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức; và các mối quan hệ quyền
lực bên trong của tổ chức.
Nhờ việc cụ thể hoá tổ chức ra thành cơ cấu tổ chức mà từ đó, kể cả lãnh đạo
và các cán bộ công nhân viên trong công ty có thể thấy được vị trí của mình
trong công ty. Nhờ đó biết được trách nhiệm của mình mà công ty giao phó
trong khuôn khổ quyền hạn. Vì vậy, mọi người sẽ làm việc theo đúng thẩm
quyền của mình . Cơ cấu tổ chức cũng giúp cho nhà lãnh đạo quản lý nhân viên
được tốt hơn. Bởi vì qua cơ cấu tổ chức nhà lãnh đạo biết khá rõ về công việc
cũng như quyền hạn của nhân viên cấp dưới, từ đó sẽ biết được nhân viên có
làm theo đúng quyền hạn và trách nhiệm của mình không.
Cơ cấu tổ chức sẽ mô hình hoá các bộ phận và từ đó chỉ ra được mối quan hệ
giữa các bộ phận đó. Nhờ vậy các bộ phận sẽ biết được sự tương quan với nhau
nhiều hơn, kết quả của bộ phận này sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận
kia. Do vậy các bộ phận sẽ phối hợp với nhau nhịp nhàng để có được kết qủa
cao nhất.
2. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức là các chỉ tiêu hoặc các tham số nói
lên các mặt đặc trưng của cơ cấu tổ chức. Thông qua những thuộc tính này có
thể hiểu được tình hình cơ bản của một tổ chức, xác định tính chất của một tổ
chức. Những thuộc tính này là cơ sở để đánh giá, so sánh đối với cơ cấu tổ chức

doanh nghiệp. các thuộc tính chủ yếu của cơ cấu tổ chúc bao gồm những mặt
sau:
2.1 Chuyên môn hóa
Chuyên môn hóa là một thuật ngữ dùng để chỉ việc phân chia một công việc
lớn thành các công việc nhỏ do các bộ phận chuyên trách đảm nhiệm. Chính
viẹc làm này đã giúp cho các công việc lớn phực tạp trở thành hàng loạt các
công việc nhỏ không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng lao động ở một người công
nhân. Và như thế năng suất lao động của cả nhóm sẽ tăng lên.
Trong cuốn “ Của cải của các dân tộc” Adam Smith đã đưa ra một ví dụ
tương đối điển hình về công dụng của chuyên môn hóa bằng cách miêu tả lại
công việc của một xưởng sản xuất kim. Ông viết “ Một người thợ kéo sắt thành
sợi mảnh, một người khác làm thẳng sợi sắt, người thứ 3 cắt kim, người thứ 4
tạo lỗ kim xâu, người thứ 5 mài dũa để thành một cây kim. Mười người trong
một ngày làm được 4800 cây kim trong khi đó nếu làm việc hoàn toàn độc lập,
mỗi người chỉ có thể làm được 20 cây kim trong một ngày. Như thế có thể thấy
năng suất lao động đã tăng lên hơn 200 lần. Rất nhiều người đã đặt câu hỏi tại
sao chuyên môn hóa lại tạo ra được một sự diệu kỳ như thế. Câu trả lời là ở chỗ,
về phương diện tâm sinh lý không một công nhân nào có đủ tất cả những kỹ
năng cần thiết để thực hiên tất cả các khâu của một công việc phức tạp. Thậm
chí người công nhân có đủ các điều kiện nói trên đi chăng nữa. Trong khi đó
chuyên môn hóa đơn giản chỉ là việc đơn giản hóa các công việc. Tuy nhiên
thực tế đã cho thấy rằng chuyên môn hóa không hoàn toàn hảo, nó có rất nhiều
những hạn chế. Chính vị công việc bị chia cắt thành những công việc, mỗi
người công nhân chỉ chịu trách nhiệm cho phần công việc mà họ phụ trách, họ
sẽ rất dễ dàng nhàm chán. Bên cạnh đó chuyên môn hóa không phát huy được
hết tính sáng tạo của người công nhân. Song cũng phải thấy rằng nếu được áp
dụng một cách linh hoạt thì chuyên môn hóa thực sự là một cách tổ chức có
hiệu quả cao.
Ngày nay chuyên môn hóa được áp dụng khá phổ biến, nhưng các nhà quản
lý đã có những kỹ thuật hạn chế rất nhiều những nhược điểm của chuyên môn

hóa.
2.2 Phân chia tổ chức thành các bộ phận, phân hệ
Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận
mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình
thành các bộ phận của cơ cấu tổ chức phản ánh quá trình chuyên môn hóa và
hợp nhóm chức năng quản lý theo chiều ngang. Nếu không biết tổ chức thành
các bộ phận thì sự hạn chế về số thuộc cấp quản lý trực tiếp sẽ làm hạn chế quy
mô của tổ chức. Việc hợp nhóm các hoạt động và con người để tạo nên các bộ
phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế.
Cũng chính vì có việc phân chia các bộ phận sẽ đưa đến việc hình thành các
mô hình tương ứng với từng phương pháp phân chia. Tuy nhiên cũng phải nhấn
mạnh không có cách nào tốt nhất để xây dựng cơ cấu tổ chức. Mà phải thấy
rằng mô hình được lựa chọn phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố khác nhau trong
từng hoàn cảnh nhất định. Các yếu tố này bao gồm các loại công việc phải làm,
cách thức tiến hành công viẹc, những người tham gia thực hiện công viẹc, công
nghệ được sử dụng, đối tượng được sử dụng, đối tượng phục vụ, phạm vi phục
vụ và các yếu tố bên trong và bên ngoài khác. Ở bất cứ mức độ nào, việc lựa
chọn một cách hình thành bộ phận cụ thể cần được tiến hành sao cho có thể đạt
được các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả. Để thực hiện được điều đó
phần lớn các tổ chức đều cần đến các hình thức phân chia bộ phận tổng hợp,
trong đó kết hợp hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận thuần túy nói trên.
2.3 Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức và mô hình cơ cấu xét theo mối
quan hệ quyền
Ở trên chúng ta đã nói việc cần thiết phải phân chia tổ chức thành các bộ
phận đảm trách một khâu nào đó trong hoạt động của hệ thống. Bứoc quan
trọng kế tiếp là làm thế nào cho các bộ phận để giao quyền hạn cho các bộ phận
để nó có thể hoạt động. câu hỏi này đề cập tới chất của các mối quan hệ quyền
hạn và trách nhiệm trong tổ chức.
Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự
tuân thủ quyết định gắn liên với một vị trí ( hay chức vụ ) quản lý nhất định

trong cơ cấu tổ chức. Quyền hạn của một vị trí quản lý sẽ được giao phó cho
ngừoi nắm giữ vị trí đó. Và như vậy quyền hạn không liên quan gì tới phẩm
chất cá nhân của người của người cán bộ quản lý. Và vị thế khi một người nào
đó rời khởi chức vụ, quyền hạn không đi theo mà ở lại thuộc về một người khác.
Tuy nhiên trong quá trình tổ chức nhà quản lý luôn phải quán triệt nguyên tắc
quyền hạn phải gắn liền với trách nhiệm. Quyền hạn không gắn liên với trách
nhiệm tương ứng sẽ tạo cơ hội cho sự lạm dụng và ngược lại cũng không để một
nhà quản lý phải chịu trách nhiệm về một việc nào đó mà anh ta không đủ
quyền hạn để thực hiện. Như vậy có thể nói quyền hạn như một sợi dây kết
dính, nó liên kết các bộ phận với nhau, và cũng nhờ nó mà các nhóm hoạt động
được đặt dưới sự chỉ huy của nhà quản lý và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể
được nâng cấp dần. Nó cũng chính là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện
quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho viẹc thực hiện nhiệm vụ
của từng người.
Trong tổ chức thường tồn tại song song ba loại quyền hạn:
Quyền hạn trực tuyến, Quyền hạn tham mưu, Quyền hạn chức năng.
Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và
giám sát trực tiếp với cấp dưới. Nó là một dây chuyền quyền hạn
trong mỗi một đoạn của dây chuyền đó mỗi nhà quản lý với quyền hạn trực
tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và tiếp nhận những báo cáo
từ họ
Lọai quyền hạn thứ 2 được sử dụng trong tổ chức là quyền hạn tham mưu.
Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn, trức năng của người tham mưu
là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho
những người quản lý trực tuyến mà họ phải có trách nhiệm phải quan hệ. Kết
quả của người tham mưu là những lời khuyên chứ không phải những quyết định
cuối cùng.
Quyền hạn chức năng: là quyền trao cho một cá nhân hay một bộ phận được
ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. Về
bả chất quyền hạn chức năng có thể được hiểu như một sự ủy quyền của nhà

quản lý cấp cao cho các nhà quản lý cấp thấp. Nó chỉ xuất hiện trong mô hình
cơ cấu tổ chức có quy mô lớn, số cấp quản lý nhiều. Việc hạn chế phạm vi
quyền hạn chức năng là rất quan trọng để duy trì tình toàn vẹn của các cương vị
quản lý. Để thu được kết quả tốt nhất khi giao phó quyền hạn chức năng nhà
quản lý cấp cao phải luôn kiểm soát được quyền hạn và trách nhiệm của nhà
quản lý được giao quyền hạn chức năng.
2.4 Cấp quản lý và tầm quản lý