MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK MÁY HÀ NỘI

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH
TOÁN TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK MÁY HÀ NỘI
I. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2004
1. Định hướng, mục tiêu phát triển năm 2003:
Năm 2004 là năm công ty tiến hành cổ phần hóa vì vậy định hướng
kinh doanh sản xuất lấy mục tiêu hiệu quả là chính, đảm bảo an toàn vốn,
tránh phát sinh công nợ nhất là nợ quá hạn và nợ khó đòi, cụ thể như sau:
Tập trung đẩy mạnh đấu thầu để nhập khẩu cung cấp các hệ thống dây
chuyền thiết bị lớn cho các dự án lớn để tăng nguồn thu. Tập trung kinh
doanh cung cấp các loại nguyên vật liệu cho các nhà máy sản xuất đảm bảo
khả năng thanh toán, hạn chế kinh doanh trả chậm nhất là các đơn vị khả năng
thanh toán không chắc chắn, hạn chế các khoản nợ khó trả phát sinh và tích
cực thu các khoản nợ cũ.
Tập trung sức củng cố, đẩy mạnh sản xuất của Xí Nghiệp may xuất
khẩu, đảm bảo công ăn việc làm cho người lao động, thu đủ khấu hao và trả
vốn, lãi ngân hàng, phấn đấu không để lỗ tiếp.
Tiếp tục đẩy mạnh làm dịch vụ nhập khẩu ủy thác không bỏ vốn, khả
năng thanh toán nhanh và hiệu quả cao. Khai thác cơ sở vật chất sẵn có bằng
cách hợp tác kinh doanh nhằm tăng nguồn thu chắc chắn.
Tích cực triển khai các bước cổ phần hóa theo đúng kế hoạch đã đề ra
vào đầu năm 2004.
2. Các chỉ tiêu cơ bản kế hoạch 2004:
• Xuất khẩu: 1.000.000 USD
Gồm: + Hàng may mặc: 600.000 USD
+ Hàng nông sản: 200.000 USD
+ Hàng khác: 200.000 USD
• Nhập khẩu: 13.500.000 USD
Gồm: - Nhập khẩu kinh doanh: 9.500.000 USD
+ Thiết bị máy móc XD: 5.500.000 USD
+ Nguyên vật liệu: 4.000.000 USD
- Nhập khẩu ủy thác: 4.000.000 USD

1 1
+ Thiết bị máy móc: 4.000.000 USD
• Tổng doanh thu: 140.000 triệu đồng
+ Doanh thu bán hàng nhập khẩu: 133.500 triệu đồng
+ Doanh thu gia công sản xuất: 3.500 triệu đồng.
+ Doanh thu dịch vụ: 3.000 triệu đồng
• Tổng quỹ lương: 3.929 triệu đồng.
• Thu nhập bình quân: + Kinh doanh:
1.300.000đ/người /tháng
+ Công nhân Xn: 600.000đ/người/tháng
• Lợi nhuận: 300 triệu đồng.
3. Các biện pháp thực hiện kế hoạch 2004:
3.1. Về xuất khẩu:
Công ty tập trung vào san xuất gia công hàng may mặc để xuất khẩu
sang EU, Bắc Mỹ và các nước khác. Đồng thời chú ý khai thác các mặt hàng
nông sản như: chè, cà phê, cao su, bao PP,…
3.2. Về nhập khẩu.
- Công ty sẽ chủ động nhập khẩu kinh doanh một số ô tô tải, ô tô khách, thiết bị
xây dựng như máy ủi, máy xúc, cần cẩu,… để cung cấp cho nhu cầu trong
nước.
- Tập trung nhập khẩu các nguyên liệu cho các nhà
máy sản xuất trong nước thực sự sản xuất và có khả năng thanh toán tốt.
- Trực tiếp đấu thầu và liên doanh vói các công ty
nước ngoài để tham gia đấu thầu cung cấp máy móc thiết bị cho các dự án đầu
tư trong nước.
- Tiếp tục bám sat các địa phương, các tỉnh, các dự án
để làm công tác nhập khẩu ủy thác. Tuy nhiên việc nhập khẩu ủy thác các
năm tới sẽ giảm nhiều vì các khách hàng, kể cả các địa phương tự động nhập
khẩu không cần thông qua ủy thác.
- Tìm nguồn hàng mua bán trong nước đảm bảo chắc chắn và không phải bỏ

vốn.
3.3. thực hiện tổng doanh thu:
2 2
- Công ty duy trì nhập khẩu kinh doanh, giữ khách hàng và nâng cao chất
lượng công tác nhập khẩu, xem đây là khả năng, thế mạnh sẵn có của công ty
để tăng doanh số bán hàng và tăng thu nhập, chuẩn bị cho sau cổ phần hóa.
- Tích cực khai thác các nguồn hàng trong nước để cung ứng cho các đơn vị
trong nước thay thế các mặt hàng nhập khẩu, tăng cường hợp tác kinh doanh,
tập trung khai thác kinh doanh cửa hàng hiện có nhằm tăng doanh số bán
hàng nội địa, mở hướng đại lý bán hàng trong nước.
- Đẩy mạnh dịch vụ tiếp nhận và vận chuyển hàng nhập khẩu, khai thác hết
năng lực hiện có về kho tàng, nhà xưởng và đất đai để tạo nguồn thu chắc
chắn cho công ty.
3.4. tăng cường các biện pháp quản lý kinh doanh
a) công tác tài chính
- Đảm bảo nguyên tắc tài chính trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong
khâu kiểm tra, giám sat chặt chẽ các hoạt động. Coi việc bảo toàn vốn là vẫn
đề hàng đầu trong công tác kinh doanh. Tăng cường tìm hiểu kỹ khách hàng,
chỉ bán hàng trả chậm đối với khách hàng có khả năng thanh toán tốt, hạn chế
bán trả chậm đối với các công ty TNHH không có bảo lãnh của ngân hàng,
không để thua lỗ, thất thoát vốn, làm tốt công tác kế toán thống kê.
- Khai thác các nguồn vốn tín dụng để đảm bảo phát triển kinh doanh và đáp
ứng nhu cầu đầu tư phát triển của công ty.
- Có các biện pháp tiết kiệm triệt để trong kinh doanh và tiêu dùng, chống lãng
phí, tham ô. Giảm bớt chi phí kinh doanh để tăng hiệu quả kinh tế, đảm bảo
tăng thu nhập cho công ty
b) Công tác tổ chức và lao động tiền lương
- Nghiên cứu sắp xếp lại tổ chức theo hướng tăng cường cho sản
xuất, kinh doanh, giảm bớt khâu gián tiếp. Động viên CBCNV phát huy tinh
thần tích cực, chủ động tìm việc.

- Có phươngán sắp xếp lao động hợp lý để giảm bớt số CBCNV dôi sư như
động viên nghỉ hưu theo NQ 41/CP hoặc các chế độ nghỉ khác.
- Tuyển dụng thêm các cán bộ mới có năng lực, tăng cường sức trẻ cho công ty
và đổi mới lao động. Có chế độ khuyến khích lực lượng trẻ và đảm bảo lực
lượng này gắn bó với công ty.
3 3
- Tiếp tục duy trì quy chế trả lương và thưởng theo cơ chế khoán. Nghiên cứu
kiện toàn quy chế khoán lương theo hướng động viên các đơn vị, cá nhân tích
cực kinh doanh và kinh doanh có hiệu quả, hạn chế những cá nhân chưa tích
cực tìm việc và lao động.
- Thực hiện tốt công tác quy hoạch và đào tạo cán bộ phục vụ kinh doanh và
phát triển lâu dài.
- Thực hiện tốt các chủ trương chính sách của nhà nước đối với người lao động
khi chuyển đổi sơ hữu để hoàn thành tốt nhất công tác cổ phần hóa công ty từ
năm 2004
3.5. Kế hoạch đầu tư va XDCB năm 2004
- Ổn định sản xuất Xí nghiệp may xuất khẩu, tìm mọi biện pháp đảm bảo việc
làm cho xí nghiệp, trả lãi vay đầu tư và thu hồi khấu hao, hạn chế thấp nhất lỗ
phát sinh
- Thanh quyết toán toàn bộ công tác đầu tư đã thực hiện trong các năm trước
3.6. công tác cổ phần hóa doanh nghiệp
Phấn đấu hoàn thành việc cổ phần hóa công ty trong năm 2004, trước
mắt tập trung vào các việc sau:
+ Tập trung giải quyết những khoản nợ khó thu, nhất là các khoản nợ quá hạn
+ Quyết toán thuế từ năm 2002 – 2003
+ Làm xác nhận quyền sở hữu và sử dụng nhà, đất tại số 8 Phố Tràng Thi và
31 Nguyễn Chí Thanh – Hà Nội.
+ Tiến hành xác định giá trị doanh nghiệp
+ Xây dựng phương án sắp xếp lao động và sử dụng lao động sau cổ phần
hóa để trình Bộ phê duyệt

+ Xây dựng phương án cổ phần hóa và điều lệ công ty cổ phần trình Bộ phê
duyệt
+ Xây dựng kế hoạch bán cổ phiếu và tiến hành đại hội cổ đông
+ Làm các thủ tục thành lập công ty cổ phần, ổn định bộ máy tổ chức và
đưa công ty cổ phần vào hoạt động có hiệu quả
+ Đề nghị Bộ quan tâm giúp đỡ công ty tháo gỡ những khó khăn vướng
mắc trong quá trình thực hiện CPH và kinh doanh
4 4
II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG
THANH TOÁN TẠI TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY XNK
MÁY HÀ NỘI
Qua chương II, chúng ta thấy rằng hoạt động thanh toán rất quan trọng,
trong quá trình thực hiện không tránh khỏi nhiều vướng mắc. Sau khi đã tìm
hiểu, phân tích hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở công ty XNK Máy
Hà Nội, em xin đưa ra một số giải pháp sau:
1. Cân đối hợp lý giữa các khoản phải thu – phải trả với khách
hàng.
Vì đây là phần thanh toán quan trọng nhất đối với công ty, nên phải có
cơ cấu hợp lý để đảm bảo khả năng thanh toán. Sau đây là số liệu về phải thu
– phải trả trong 3 năm qua nhưng là số dư cuối kỳ chứ không phải là giá trị
giao dịch.
SỐ DƯ CUỐI KỲ CỦA PHẢI THU – PHẢI TRẢ
Chỉ tiên Năm 2001
NĂM 2002
Năm 2003
1. Phải thu KH 4.821.073.176 37.395.008.02
6
44.601.770.99
9
2. trả trước cho

NB
11.944.815.14
0
3.466.233.052 7.961.557.324
3. Phải trả cho
NB
6.485.836.043 13.013.823.02
7
13.616.943.58
2
4. Người mua
trả trước
7.767.503.788 4.329.408.952 11.820.134.90
5
Các khoản phải thu – phải trả với khách hàng chính là thanh toán với
nhà cung cấp và người mua hàng. Như trên cho thấy các khoản phải thu từ
khách hàng lớn hơn nhiều so với các khoản phải trả cho người bán. Do vậy để
đảm bảo khả năng thanh toán cần cân đối hợp lý giữa chúng. Vậy sẽ cân đối
như thế nào?
Đầu tiên là cân đối về khối lượng. Khi quan hệ với người bán, doanh
nghiệp cần phát huy vai trò uy tín và khả năng thương lượng để được mua
chịu nhiều. Hơn nữa quan hệ với người bán chủ yếu là người bán nước ngoài,
nên phải tranh thủ mọi điều kiện vì người bán cũng rất muối bán nhanh, tiêu
thụ hàng hóa và thâm nhập thị trường. Do vậy phải tận dụng mọi cơ hội để
5 5
được thanh toán chậm. Song song với hoạt động đó, đồng thời phải giảm tỉ lệ
phải thu từ khách hàng.
Cân đối hợp lý về khối lượng tức là tỉ lệ giữa phải thu – phải trả khách
hàng phải xấp xỉ, tương quan với nhau, nâng cao giá trị phải trả cho người
bán và hạ thập phải thu từ khách hàng xuống. Như vậy sẽ đảm bảo khả năng

thanh toán khi không thể huy động từ nguồn vay khác. Mục đích của tín dụng
thương mại không phải là tiết kiệm được chi phí trả lãi mà giảm bớt gánh
nặng phải thanh toán một lúc, do đó tỉ số về khối lượng hai loại đó phải gần
nhau, để hỗ trợ cho nhau. Nếu phải thu lớn quá sẽ dẫn đến ứ đọng vốn, quay
vòng đồng tiền chậm lại phải đi vay để tài trợ cho các khoản thanh toán khác.
Nếu phải trả quá lớn, đến thời hạn thanh toán lại không huy động kịp thời thì
mất cân bằng về khả năng thanh toán.
Tuy nhiêu chỉ cần cân đối về khối lượng thôi chưa đủ, nếu thời gian
thanh toán các khoản đó không khớp nhau thì cũng có thể dẫn tới mất khả
năng thanh toán. Do vậy thứ hai là cần cân đối hợp lý về mặt thời gian, thời
hạn thanh toán.
Thông thường trong một giao dịch, thời hạn thanh toán với nhà cung
cấp bao giờ cũng sớm hơn so với thanh toán với người mua hàng. Cách hiệu
quả nhất là công ty cần xét đến thời gian thanh toán giữa các giao dịch hay
giữa các hợp đồng kinh tế. Nghĩa là phải làm sao cho thời gian thanh toán với
nhà cung cấp trong giao dịch này khợp với thời hạn trả nợ của ngươi mua ở
giao dịch trước. Khi cần tiền để thanh toán thì đã có số tiền do người mua
hàng trả, cứ như vậy sẽ làm cho hoạt động thanh toán thêm linh hoạt và hiệu
quả. Để làm được việc này, khi soạn thảo hợp đồng và đàm phán, người phụ
trách phải xét đến các hợp đồng trước và khả năng thu hút khách hàng sau này
của doanh nghiệp, nên đòi hỏi người phụ trách phải nhanh nhạy và quyết
đoán. Ngoài ra còn tận dụng, phối hợp tốt giữa các khoản thanh toán trước,
ngay và thanh toán chậm giữa các khoản thanh toán. Như vậy sẽ hạn chế được
vay ngân hàng và tiền trả lãi cho ngân hàng. Không nên chỉ dựa vào các
khoản vay ngân hàng để thanh toán mà phải tận dụng, phối hợp các khoản
phải thu – phải trả hợp lý sẽ tạo nên khả năng thanh toán cao.
Thứ ba cần cân đối đó là giá cả. Thanh toán chậm thì giá bán sẽ cao, đó
là điều tất yếu nhưng không thể vì được thanh toán chậm mà chấp nhận giá
bán cao. Phải so sánh giữa phần giá cả tăng thêm ấy với lãi suất ngân hàng và
6 6

giá cả khi bán cho người mua. Để từ đó xác định khoảng giá cả có thể chấp
nhận được trong mỗi hợp đồng.
Xưa nay công ty hoạt động chưa quan tâm đúng mực về việc phối hợp
các yếu tố trên. chỉ phân tích giữa các hợp đồng mua – bán với khách hàng
trong và ngoài nước, nếu có lợi nhuận là thực hiện, nếu thiếu tiền lại vay ngân
hàng. Làm như thế sẽ giảm tỉ suất lợi nhuận xuống. Do vậy công ty cần
nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này để ứng dụng vào trong các hợp đồng kinh
tế.
Điều cần lưu ý khi thực hiện vấn đề này là công ty phải có các tiêu
chuẩn để đánh giá khách hàng, sắp xếp khách hàng để từ đó xác định thời hạn
thanh toán chậm bao nhiêu là phù hợp.
Sau đây là một số tiêu chuẩn để đánh giá khách hàng khi có hoạt động
tín dụng thương mại:
- Đặc điểm: Sự sẵn sàng của khách hàng trong việc thực hiện nghĩa vụ thanh
toán.
- Năng lực: Khả năng của khách hàng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán.
- Vốn: Dự trữ tài chính của khách hàng
- Tài sản thế chấp: Tài sản cam kết dùng trong trường hợp vỡ nợ.
- Các điều kiện: Các điều kiện kinh tế nói chung trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp
Và những tiều chuẩn khác. Từ đó sẽ sắp xếp khách hàng theo các tiều
thức sau đây:
- Các khách hàng đã có quan hệ kinh doanh lâu dài và có uy tín về việc thanh
toán.
- Các khách hàng đã có quan hệ lâu dài nhưng vẫn hay chiếm dụng vốn, cũng
thường hay thanh toán chậm hơn thời hạn ghi trong hợp đồng
- Khách hàng ít có quan hệ với công ty
- Khách hàng mới có quan hệ với công ty lần đầu
- Khách hang tiềm năng, tuy chưa từng quan hệ kinh tế với công ty nhưng
tương lai sẽ là khách hàng của công ty.

Từ sự phân tích đó, công ty sẽ xem xét tỉ lệ thanh toán chậm giữa các
khách hàng nằm trong khoảng nào là chấp nhận được mà lại cân đối được các
7 7
yếu tố như trên đã phân tích. Đây là công việc không đơn giản và phải có đầy
đủ tài liệu về những vấn đề đó mới có thể phân tích và đưa ra quyết định cuối
cùng một cách chính xác.
2. Về phương thức và phương tiện thanh toán
2.1. Đối với thanh toán trong nước
Như ở chương II chúng ta đã phân tích và thấy rằng tỉ lệ sử dụng tiền
mặt trong thanh toán như vậy là vẫn còn nhiều, trong ba năm đều chiếm từ 12
– 17% tổng giá trị thanh toán. Sử dụng tiền mặt không có lợi ích gì nhiều đặc
biệt là trong thanh toán với khách hàng vì giữ tiền mặt vừa không an toàn lại
vừa tốn chi phí. Hơn nữa hiện nay ngân hàng cũng trả tiền lãi cho tiền gửi để
thanh toán, do vậy nên sử dụng các tiện ích mà ngân hàng cung cấp, sử dụng
hình thức chuyển tiền là thích hợp nhất. Tiền mặt chỉ thích hợp trong thanh
toán nội bộ và thanh toán với nhà nước mà thôi, còn các loại thanh toán khác
không nên sử dụng tiền mặt.
Do vậy trong thanh toán với khách hàng, chủ yếu lầ người mua trong
nước nên giảm tỉ lệ dùng tiền mặt, nên duy trì tỉ lệ khoảng từ 5 – 7% tổng giá
trị thanh toán là hợp lý. Nói như vậy không có nghĩa là sử dụng tiền mặt tuyệt
đối, những khách hàng ở xa nhau về mặt địa lý nên sử dụng hình thức chuyển
tiền. Vậy nên trong các giao dịch thương mại, công ty nên sử dụng lượng tiền
mặt thích hợp, phải biết tận dụng các dịch vụ của ngân hàng vừa nhanh vừa
an toàn lại rẻ.
Để thay thế việc sử dụng tiền mặt, công ty nên phát huy vai trò của séc,
nâng cao tỉ lệ sử dụng séc. Trong các món thanh toán nhỏ, thay vì sử dụng
tiền mặt, công ty nên phát hành séc để thanh toán. Như vậy vừa giảm tỉ lệ sử
dụng tiền mặt lại nâng cao hiệu quả của hoạt động thanh toán.
Tuy nhiên sử dụng séc cũng không phải là loại séc gì cũng được. Hình
thức chủ yếu nên dùng séc chuyển tiền, séc chuyển khoản. Vì nếu bị sử dụng

séc bảo chi, séc định mức thì phải kí quỹ vào tài khoản riêng và không thể sử
dụng số tiền đó nên sẽ làm giảm số tiền có thể sử dụng được trong thanh toán.
Do đó phải xem xét điều kiện thanh toán của khách hàng. Nếu khách hàng
yêu cầu sử dụng séc bảo chi, séc định mức thì nên sử dụng tiền mặt còn nếu
không có điều kiện đó thì séc là hình thức tối ưu.
8 8
Ngoài ra trong hoạt động thanh toán với người mua hàng, công ty nên
sử dụng UNT là tốt nhất. Séc chỉ dùng trong trường hợp giá trị nhỏ, địa lý
phải gần nhau để dẽ dàng thanh toán séc với ngân hàng phát hành, còn lại sử
dụng UNT là hiệu quả cao vì khi mình giao hàng rồi, thỏa thuận sử dụng
UNT để thanh toán thì lúc đó ngân hàng sẽ có trách nhiệm hơn trong việc đòi
tiền hộ. Khách hàng lại khó mà tránh được.
Còn khi thanh toán với người bán trong nước nên sử dụng UNC vì như
vậy công ty sẽ đảm bảo chắc chắn nhận hàng đạt yêu cầu rồi mới thanh toán
cho người bán.
Đây là hai phương tiện sử dụng đạt hiệu quả cao trong thanh toán, do
vậy công ty nên phát huy hơn nữa hai loại phương tiện này.
Chú ý cuối cùng với hoạt động thanh toán trong nước đó là công ty
không nên chỉ tập trung tiền gửi tại một ngân hàng. Phải phân tán các khoản
tiền gửi tại nhiều ngân hàng khác nhau. Chọn những ngân hàng có chi nhánh
tại nhiều tỉnh, địa phương để dễ dàng trong thanh toán.
Thường công ty chỉ hay gửi tiền tại Ngân Hàng Ngoại Thương, Ngân
Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn là chính, do vậy công ty cần
phân tán tiền gửi ở nhiều ngân hàng hơn nữa. Vì việc này có nhiều ưu điểm:
Thứ nhất là khi quan hệ giao dịch với những khách hàng ở xa, cách trở
về mặt địa lý thì công tác thanh toán rất khó khăn. Do vậy nếu tại các địa
phương ấy có các ngân hàng của nhà nước như Ngân Hàng Công Thương,
Ngoại Thương,… thì việc thanh toán qua ngân hàng sẽ dễ dàng hơn. Không
cần giáp mặt nhau mà vẫn thực hiện thanh toán được. Như vậy sẽ tiết kiệm
được chi phí đi lại, ăn ở…. Và chi phí này sẽ lớn hơn nhiều so với chi phí

dịch vụ của ngân hàng.
Thứ hai là khi đã phân tán tiền gửi tại nhiều ngân hàng, thì khả năng
kiểm soát của ngân hàng rất khó, do vậy khi đang vay ở ngân hàng này quá
nhiều mà nếu có tiền chuyển về thì ngân hàng sẽ tự chuyển sang để trả nợ
vay, làm cho tiền sử dụng để thanh toán giảm xuống. Do vậy nếu đặt tiền gửi
tại nhiều ngân hàng thì sẽ tránh được hiện tượng trên. Lúc đó sẽ yêu cầu
khách hàng chuyển vào tài khoản tại ngân hàng mà nợ vay không có hoặc
không lớn. Làm như thế thì vừa kéo dài thời hạn vay nợ của ngân hàng vừa có
tiền trong tài khoản tiền gửi để thực hiện hoạt động thanh toán.
9 9
Ngoài ra còn có nhiều lợi ích khác nên công ty cần thực hiện phân tán
tiền gửi thanh toán tại nhiều ngân hàng hơn nữa.
2.2. Đối với thanh toán quốc tế
Do đây là phần thanh toán chiếm tỉ lệ rất cao trong công ty, nên công ty
cũng cần phải hoàn thiện nó hơn.
Hiện nay công ty thường sử dụng hình thức thanh toán tín dụng chứng
từ là chính, còn chuyển tiền chỉ chiếm tỉ lệ nhỏ. Với những khách hàng không
quen thì phương thức tín dụng chứng từ là thích hợp nhất. Nhưng đối với
những khách hàng đã từng giao dịch công ty nên thương lượng để có thể được
sử dụng phương thức chuyển tiền nhanh, vì nó vừa nhanh chi phí lại thấp hơn.
Do vậy uy tín trong thanh toán là điều tiên quyết, nâng cao uy tín là việc
doanh nghiệp phải làm, tạo niềm tin với nhà cung cấp, thực hiện thanh toán
sòng phẳng và đúng thời hạn sẽ làm cho vị thế của doanh nghiệp nâng cao,
nên việc thương lượng các điều khoản trong hợp đồng sẽ đạt hiện quả hơn.
Ngoài ra với hình thức thanh toán quốc tế công ty chỉ nên sử dụng
Ngân Hàng Ngoại Thương Việt Nam làm ngân hàng thanh toán vì đây là ngân
hàng có uy tín trong thương trường quốc tế, là một trong những ngân hàng lớn
của Việt Nam nên khi chọn ngân hàng thanh toán thì nên chọn ngân hàng này.
Làm như vậy đỡ phải sử dụng phương thức tín dụng chứng từ không thể hủy
ngang có xác nhận, giảm các khoản chi phí trả cho các ngân hàng lại thanh

toán nhanh hơn và đỡ phức tạp hơn.
3. Về điều kiện thanh toán
Điều kiện thanh toán chỉ có ý nghĩa đối với thanh toán quốc tế, còn với
thanh toán trong nước thì không quan trọng lắm.
Đầu tiên là điều kiện về tiền tệ: Đây là điều kiện quan trọng nhất trong
4 điều kiện. Với thanh toán trong nước thì tất nhiên là sử dụng đồng tiền Việt
Nam trong cả tính toán và thanh toán hợp đồng. Nhưng trên thương trường
quốc tế không bao giờ chấp nhận đồng tiền Việt Nam vì đây không phải là
đồng tiền mạnh.
Những đồng tiền mà công ty hay dùng là: EURO, FRF, DEM, USD,
JPY,… nên công ty thường xuyên có tài khoản tiền gửi tại Việtcombank hay
Ngân Hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn để phục vụ cho hoạt động
thanh toán.
10 10
Trong thời gian trả chậm, đồng tiền thanh toán và tính toán thường
xuyên biến động, cho nên công ty cũng đã có không ít thiệt hại do sự thay đổi
đó. Vậy công ty phải theo dõi sự biến động tỉ giá để có biện pháp khắc phục
kịp thời. Vì khi biến động, có tỉ giá tăng lên, có tỉ giá giảm xuống, nếu giá trị
đồng tiền này tăng thì giá trị đồng tiền kia lại giảm nên nếu sử dụng nhiều
đồng tiền chúng sẽ triệt tiêu nhau và làm cho tỉ giá trung bình ổn định hơn.
Hiện nay những đồng tiền đó không còn là đồng tiền đóng vị trí quan trọng, tỉ
giá của chúng cũng biến động luôn, do thế nên phải thận trọng trong việc
chọn đồng tiền đảm bảo.
Hơn nữa khi thực hiện kí quỹ vào tài khoản tại các ngân hàng để chuẩn
bị cho việc thanh toán, công ty thường sử dụng ngoại tệ thanh toán trong hợp
đồng luôn. Vì từ khi kí quỹ đến khi thanh toán còn một thời gian trống mà tỉ
giá các ngoại tệ biến đổi từng giờ, từng ngày. Ngoài ra công ty không trông
đợi gì phần lãi khi tỉ giá thay đổi, chỉ sợ bị lỗ mà thôi. Do vậy công ty nên sử
dụng các hợp đồng kỳ hạn hay mua bán ngoại tệ của ngân hàng là chắc chắn
nhất. Do công ty cũng hay vướng mắc về vấn đề tỉ giá, tăng chi phí khi tỉ giá

thay đổi so với tính toán ban đầu. Nên sử dụng các hợp đồng đó sẽ ngăn chặn
được tác động xấu do biến động tỉ giá. Công ty nên nghiên cứu kỹ về vấn đề
này để có thể khắc phục được tình trạng trên.
Ngoài ra điều kiện về địa điểm thanh toán cũng quan trọng không kém
tuy nhiên chúng thường gắn kết với điều kiện trên, do vậy còn tùy thuộc vào
đồng tiền thanh toán trong giao dịch quốc tế. Nhưng đối với thanh toán trong
nước nên sử dụng các ngân hàng hoặc chi nhánh ngân hàng mà mình có tài
khoản tiền gửi là hay nhất.
Còn điều kiện về thời gian thanh toán và phương thức thanh toán thì
chúng ta đã đề cập ở phần trên nên sẽ không nhắc lại. Như vậy trong 4 điều
kiện về hoạt động thanh toán, điều kiện về tiền tệ là quan trọng nhất đối với
thanh toán quốc tế. Tuy lầ số chi phí tăng thêm do sự biến động thời gian
không nhiều nhưng nên nghiên cứu để có biện pháp xử lý kịp thời, có thể sử
dụng điều kiện đảm bảo bằng các đồng tiền mạnh và các hợp đồng kỳ hạn,
hợp đồng mua bán ngoại tệ như trên đã trình bày.
4. Hạn chế một số rủi ro trong quá trình thanh toán
Rủi ro trong quá trình thanh toán mà doanh nghiệp gặp phải là nợ quá
hạn khách hàng không trả được và bị ngân hàng phong tỏa tài khoản.
11 11
Đầu tiên là xét nợ quá hạn, đây là thống kê nợ quá hạn trong 3 năm
qua:
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
1.Phải thu từ KH 2.316.302.777 2.604.609.658 3.839.349.928
2.Trả trước cho
NB
0 0 150.000.000
3. Phải thu khác 0 0 61.112.355
Như vậy là hai năm đầu, nợ quá hạn chỉ xấp xỉ 2 tỉ đồng nhưng sang
năm 2003 nợ quá hạn tăng lên nhiều, ngoài khoản phải thu từ khách hàng còn
có trả trước cho người bán và phải thu khác. Để có thể hạn chế được tình hình

trên, theo em doanh nghiệp nên thực hiện chặt chẽ tiêu chuẩn đánh giá khách
hàng.
Đầu tiên phải xem xét đến khả năng thanh toán của khách hàng một
cách tỉ mỉ, dù là khách hàng quen biết cũng phải nghiên cứu kỹ, nếu thấy rằng
khả năng thanh toán không tốt thì giảm số lượng thanh toán chậm. Ngoài ra
với doanh nghiệp như vậy nên chia các khoản thanh toán làm nhiều lần, thời
gian tương đối gần nhau, mỗi đợt trả một lượng nhỏ thì đối tác sẽ dễ dàng
xoay sở.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải xem đến tài sản đảm bảo thanh toán
của khách hàng, tốt nhất la với những khách hàng khả năng thanh toán không
tốt phải có tài sản đảm bảo, nếu không thì phải có hình thức thanh toán phù
hợp. Khi chọn tài sản đảm bảo cũng phải chú ý tài sản đó có bị hao mòn nhiều
không? Bảo quản có khó khăn, tốn kém không? Giá trị có thay đổi theo thời
gian nhiều không? để có khi không thể thanh toán được thì cũng dùng tài sản
đó thay cho các khoản nợ.
Cuối cùng khi đã có nợ quá hạn nhiều như vậy thì phải tìm cách đòi lại.
Theo em cách tốt nhất là phải đưa khách hàng đó vào sổ theo dõi, nghiên cứu
hoạt động thanh toán của khách hàng cả về luồng tiền vào và ra khỏi doanh
nghiệp, để ngay khi có tiền vào thì phải buộc thanh toán ngay. Nếu không
trong hợp đồng giao dịch phải quy định rõ ràng lãi phạt cho nợ quá hạn, ngoài
ra nếu thanh toán sớm hơn thời hạn thì được hưởng chiết khấu. Làm như thế
sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán vì có khi mặc dù có tiền trong tài
khoản nhưng khách hàng muốn sử dụng vốn nhiều thời gian hơn nên đã cố
tình trì hoãn thanh toán. Do vậy phải có biện pháp xử lý với từng khách hàng
cụ thể.
12 12