KHáI QUáT Về Bộ CHứNG Từ trong THANH TOáN xuất nhập khẩu

KHáI QUáT Về Bộ CHứNG Từ trong THANH TOáN xuất
nhập khẩu
I. Khái niệm và vai trò của bộ chứng từ của bộ chứng từ trong thanh
toán xuất nhập khẩu.
1. Một số khái niệm
1.1. Phơng thức thanh toán quốc tế:
Trong một môi trờng khi mà xu thế hội nhập và toàn cầu hoá đang diễn ra ở
khắp các vùng lãnh thổ, các quốc gia trên thế giới, hoạt động xuất nhập khẩu cũng
không ngừng phát triển. Để có thể đáp ứng đợc nhu cầu thanh toán quốc tế ngày
càng gia tăng, chúng ta cần có một khái niệm cụ thể, rõ ràng về phơng thức thanh
toán nh sau:
Mọi khoản chi trả phát sinh giữa các chủ thể của các nớc đợc diễn ra thông
qua một quy trình xử lý kỹ thuật các giấy tờ thanh toán, đợc gọi là phơng thức
thanh toán.
Nh vậy, phơng thức thanh toán quốc tế là toàn bộ quá trình, cách thức đòi
và hoàn trả tiền hàng trong giao dịch mua bán ngoại thơng giữa ngời nhập khẩu
và ngời xuất khẩu. Trong ngoại thơng, có rất nhiều phơng thức thanh toán khác
nhau nh chuyển tiền, ghi sổ, nhờ thu, tín dụng chứng từ... Mỗi phơng thức thanh
toán đều có u điểm, nhợc điểm, thể hiện quyền lợi giữa ngời nhập khẩu và ngời
xuất khẩu. Vì vậy, việc chọn phơng thức thanh toán thích hợp phải đợc hai bên
thống nhất, ghi vào hợp đồng mua bán ngoại thơng. Mỗi phơng thức thanh toán là
một phơng pháp bảo đảm thanh toán; việc chuyển giao tiền thực sự hay chi
trả giữa ngời mua và ngời bán đợc thực hiện bởi các phơng thức đó.
Trong thanh toán quốc tế có nhiều phơng thức thanh toán khác nhau, chia
làm hai nhóm chính:
- Nhóm những phơng thức thanh toán không phụ thuộc vào chứng từ hàng
hoá gồm phơng thức chuyển tiền, phơng thức ghi sổ, phơng thức nhờ thu phiếu
trơn.
Trong các phơng thức thanh toán kể trên, căn cứ đòi và trả tiền của các bên
không phải là bộ chứng từ thanh toán mà dựa chủ yếu trên thực tế của việc giao
hàng. Ngân hàng chỉ đóng vai trò thứ yếu, trung gian và không có tính quyết định

tới việc thanh toán của ngời mua đối với ngời bán. Khi áp dụng những phơng thức
này, việc thanh toán tiền hàng chủ yếu phụ thuộc vào thiện chí của ngời mua,
quyền lợi của ngời bán không đợc bảo đảm, gây tình trạng ứ đọng vốn, dễ bị
chiếm dụng vốn. Bởi vậy, những phơng thức thanh toán này chỉ nên áp dụng khi
mà giữa hai bên phải thực sự tin cậy lẫn nhau hoặc giá trị hợp đồng mua bán nhỏ.
Đôi khi ngòi ta cũng áp dụng khi mà khoảng cách giữa ngời mua và ngời bán là
gần, tạo điều kiện hai bên hiểu biết và có thể kiểm soát việc thực hiện đúng theo
hợp đồng của nhau.
- Nhóm những phơng thức thanh toán phụ thuộc vào chứng từ hàng hoá nh
phơng thức nhờ thu kèm chứng từ, phơng thức tín dụng chứng từ.
Không nh các phơng thức thanh toán thuộc nhóm kia, nhóm các phơng thức
thanh toán này lại sử dụng bộ chứng từ làm cơ sở để tiến hành việc đòi và trả tiền
giữa hai bên. Ngân hàng đã đóng vai trò trung gian và quyết định tới việc thanh
toán, bảo vệ quyền lợi của ngời bán hơn, dung hoà quyền lợi của cả hai phía. Vì
vậy, phạm vi sử dụng các phơng thức này cũng rộng hơn, có thể áp dụng cho cả
những trờng hợp ngời mua và ngời bán mới quen biết nhau và giá trị hợp đồng
lớn. Tuy nhiên, việc áp dụng những phơng thức này, đặc biệt là phơng thức tín
dụng chứng từ khá phức tạp, thể hiện trong việc lập chứng từ. Chứng từ là căn cứ
duy nhất để ngân hàng trả tiền, ngân hàng chỉ chịu trách nhiệm duy nhất về chứng
từ chứ không chịu trách nhiệm về hàng hoá, nên ngời mua khó loại trừ khả năng
ngời bán giả mạo chứng từ hoặc thay đổi chứng từ để đợc thanh toán. Đối với ngời
bán, rủi ro vẫn có thể xảy ra do ngời mua có thể dựa vào lỗi chứng từ để từ chối
thanh toán mặc dù hàng hóa đã đợc giao đúng phẩm chất và đúng theo hợp đồng
ký giữa hai bên.
Mặc dù mỗi nhóm đều có những u điểm, nhợc điểm riêng, song trên thực tế
nhóm các phơng thức thanh toán phụ thuộc vào bộ chứng từ , mà trong đó đặc biệt
là phơng thức tín dụng chứng từ đợc sử dụng phổ biến hơn cả. Qua đó thấy rằng
bộ chứng từ thanh toán đóng vai trò vô cùng quan trọng, là linh hồn của phơng
thức thanh toán, là căn cứ không thể thiếu trong việc tiến hành việc đòi và trả tiền
giữa hai bên trong hoạt động mua bán xuất nhập khẩu.

1.2. Chứng từ và phân loại chứng từ:
Trong thơng mại quốc tế hiện nay, căn cứ vào các nguồn luật khác nhau có
nhiều cách phân loại chứng từ. Trong cuốn Các nguyên tắc thống nhất về nhờ
thu (Bản sửa đổi 1995, có hiệu lực 1/1/1996, số 522 của phòng thơng mại quốc
tế, ICC soạn thảo), viết tắt là URC 522 có định nghĩa về chứng từ nh sau:
Chứng từ bao gồm chứng từ tài chính và chứng từ thơng mại... (điều 2).
-Chứng từ tài chính: Bao gồm các chứng từ : hối phiếu, kỳ phiếu, séc, hoặc
các loại chứng từ tơng tự khác dùng để thu tiền (nh th tín dụng, điện chuyển tiền,
biên lai ký phát,...)
- Chứng từ thơng mại: Gồm có các hoá đơn, chứng từ vận chuyển, chứng từ
về quyền sở hữu hoặc bất kỳ một loại chứng từ tơng tự nào khác miễn là không
phải chứng từ tài chính.
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bộ chứng từ thanh toán thông thờng gồm
có: hối phiếu, hoá đơn thơng mại, vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng
nhận kiểm nghiệm hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kê khai đóng gói bao
bì chi tiết.
Việc nghiên cứu chi tiết, cụ thể từng loại chứng từ sẽ đợc đề cập tới ở phần
sau (phần II, Chơng I).
2. Vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu.
2.1. Bộ chứng từ là cơ sở thanh toán giữa các bên trong hoạt động xuất
nhập khẩu.
Trong giao thơng quốc tế, việc thực hiện hợp đồng và việc thanh toán đợc
tiến hành độc lập nhau về: nhân sự, thủ tục, thời gian và nơi chốn. Do đó, cơ sở
tiến hành thanh toán là bộ chứng từ xác thực việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá
và việc hoàn tất các nghĩa vụ giao hàng của bên xuất khẩu.
Chứng từ có thể xác nhận ngời bán đã giao đúng, đủ hàng hay cha và giao
có đúng thời hạn hay không. Còn ngời mua thì căn cứ vào bộ chứng từ để nhận
hàng và tiến hàng thanh toán. Trong trờng hợp có sự xuất hiện của ngân hàng-với
t cách là ngời trung gian giữa ngời xuất khẩu và ngòi nhập khẩu- thì quan hệ giữa
các bên và ngân hàng cũng căn cứ vào bộ chứng từ. Thông qua bộ chứng từ, ngân

hàng có thể kiểm tra mức độ hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của ngời xuất khẩu
để tiến hành việc trả tiền cho ngời cho họ, và trên cơ sở đó cũng xem xét ngời
mua đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tiền cha.
Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý một số điểm sau đây:
- Tuỳ từng phơng thức thanh toán mà yêu cầu về bộ chứng từ cũng rất khác
nhau. Trong một số trờng hợp, chúng là chứng từ đại diện hợp pháp cho hàng hoá.
Điều quan trọng là các chứng từ hợp lệ phải đợc lập đúng chỗ, đúng lúc; và để đẩy
nhanh việc giao hàng và thanh toán, chúng phải đợc điền đầy đủ một cách hợp lệ.
Chỉ một điểm nhỏ không rõ ràng trong chứng từ chắc chắn sẽ dẫn đến sự khó
khăn trong thanh toán. Do đó, cần phải có một sự quy định rõ ràng về yêu cầu
xuất trình chứng từ, số lợng, số loại, cách thức lập chứng từ cũng nh việc quy
định thanh toán tiền dựa vào hợp đồng hay chứng từ (nh L/C; A/P...)
- Tuỳ từng điều kiện giao hàng mà phơng thức thanh toán cũng cần phải
xác định cho phù hợp. Bộ chứng từ sẽ phát huy tác dụng tốt nhất đối với các điều
kiện cơ sở giao hàng nh FOB, CIF, CFR...Ví dụ, đối với điều kiện DAF (giao hàng
tại biên giới) ta vẫn có thể sử dụng phơng thức thanh toán kèm chứng từ (nh ph-
ơng thức tín dụng chứng từ). Nhng trong trờng hợp này, xét về bản chất, L/C cũng
giống nh L/G.
2.2. Chứng từ có thể mua đi bán lại, cầm cố, thế chấp hoặc chiết khấu
tại ngân hàng.
Thông thờng thì ngời mua, hoặc ngời bán (hoặc ngời sản xuất) luôn cần tài
chính để thực hiện một thơng vụ. Thí dụ, một ngời nhập khẩu (ngời mua) chỉ
muốn thanh toán hàng nhập sau khi anh ta bán đợc một số hàng. Mặt khác, ngời
xuất khẩu (ngời bán) lại có nhu cầu về tài chính để mua nguyên vật liệu thô phục
vụ cho sản xuất hàng hoá mà anh ta bán. Xuất phát từ đặc điểm bộ chứng từ là căn
cứ thanh toán giữa các bên nên có thể coi chứng từ là đại diện của hàng hoá. Thay
vì hàng hoá, ngời ta có thể buôn bán trao tay bộ chứng từ, hoặc có thể dùng nó
làm vật cầm cố, thế chấp hay chiết khấu tại ngân hàng.
Bộ chứng từ có thể đợc mua đi bán lại nhằm chuyển giao quyền sở hữu đối
với hàng hoá. Trong trờng hợp hàng hoá vẫn còn trên đờng vận chuyển, nhng ngời

mua lại tìm ngay đợc một đối tác để bán lại thì anh ta có thể chuyển giao ngay bộ
chứng từ cho ngời thứ ba đó. Khi đó, ngời mua lại bộ chứng từ có thể dùng bộ
chứng từ để nhận hàng và vấn đề thanh toán sẽ đợc tiến hành giữa ngời bán và ng-
ời thứ ba này.
Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể đợc dùng để cầm cố: Ngời chủ bộ chứng
từ hay hối phiếu có thể mang chứng từ hay hối phiếu của mình đến ngân hàng hay
một tổ chức tín dụng để cầm cố cho một khoản vay nào đó tại ngân hàng đó.
Ngân hàng cầm cố có thể sử dụng hối phiếu hoặc bộ chứng từ nếu nh ngời chủ
hối phiếu không thực hiện việc trả nợ đúng hạn cho ngân hàng. Khi áp dụng hình
thức này, ngời cầm cố hối phiếu phải ghi vào mặt sau của tờ hối phiếu nh sau:
Bộ chứng từ cũng có thể đợc sử dụng làm vật thế chấp để vay tín dụng.
Trong trờng hợp nhà nhập khẩu phải thanh toán toàn bộ gửi hàng trong khi hàng
lại cha cập bến, anh ta có thể yêu cầu ngân hàng ứng trớc một khoản tín dụng. Sau
khi giải phóng hàng hoá và thu hồi vốn, nhà nhập khẩu sẽ hoàn trả tiền cho ngân
hàng. Với nghiệp vụ này, ngân hàng phải đơng đầu với các rủi ro mất vốn cho vay,
vì vậy ngân hàng đòi hỏi phải có thế chấp cho các khoản ứng trớc. Các chứng từ
về quyền sở hữu hàng hoá nh vận đơn đờng biển, giấy gửi hàng đờng biển, vận
đơn đờng không, hoá đơn kiêm phiếu nhận hàng, biên lai chứng nhận gửi hàng,...
hay còn gọi là các giấy tờ theo lệnh đều có thể dùng làm vật thế chấp. Các chứng
từ này phải đợc lập dới dạng có thể chuyển nhợng đợc (ký hậu để trắng hoặc ký
hậu chuyển nhợng cho ngân hàng). Một khi các chứng từ trên không thể chuyển
nhợng đợc (ví dụ vận đơn đích danh) thì nhà nhập khẩu phải sử dụng hình thức thế
chấp khác.
Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể đợc sử dụng để chiết khấu tại các ngân
hàng. Đối với chiết khấu bộ chứng từ có hai hình thức sau:
- Chiết khấu miễn truy đòi là hình thức chiết khấu theo đó nhà xuất khẩu
bán hẳn bộ chứng từ gửi hàng cho ngân hàng, nhận tiền và không còn trách nhiệm
gì về việc hoàn trả tiền. Trách nhiệm thu tiền từ phía nớc ngoài và việc sử dụng số
tiền thu đợc hoàn toàn thuộc về ngân hàng. Hình thức chiết khấu này bao hàm
nhiều rủi ro đối với ngân hàng, do vậy ngân hàng thờng thu phí chiết khấu cao.

- Chiết khấu truy đòi: là hình thức nhà xuất khẩu bán bộ chứng từ kỳ hạn
cho ngân hàng để nhận tiền nhng vẫn chịu trách nhiệm về bộ chứng từ gửi hàng
trong trờng hợp ngân hàng không đòi đợc tiền từ nhà nhập khẩu. Về bản chất,
chiết khấu có truy đòi là việc ngân hàng cho vay trên cơ sở bộ chứng từ do nhà
xuất khẩu xuất trình, thời gian cho vay đợc tính bằng thời gian cần thiết trung
bình để đòi tiền từ nhà nhập khẩu nớc ngoài, lãi đợc tính bằng lãi chiết khấu tính
theo ngày. Mức phí trong chiết khấu có truy đòi tất nhiên sẽ thấp hơn so với chiết
khấu miễn truy đòi do ngân hàng chịu ít rủi ro hơn.
Đối với chiết khấu hối phiếu: đây là nghiệp vụ tài trợ ngắn hạn đợc thực
hiện dới hình thức khách hàng chuyển quyền hởng lợi hối phiếu cha đáo hạn cho
ngân hàng để nhận một số tiền bằng mệnh giá hối phiếu trừ đi lãi chiết khấu và
phí chiết khấu. Thực chất đây là hình thức ngân hàng mua lại hối phiếu cha tới
hạn thanh toán của nhà xuất khẩu. Với nghiệp vụ này ngân hàng cung ứng một
khoản vốn cho nhà xuất khẩu để họ có điều kiện tiếp tục quá trình tái sản xuất.
Nhà nhập khẩu sẽ có ngay vốn thay vì phải chờ nhà nhập khẩu thanh toán do anh
ta đã cung cấp một khoản tín dụng thơng mại (bán chịu hàng). Còn ngân hàng có
lợi là thu đợc lãi suất chiết khấu. Một nét đặc trng của chiết khấu hối phiếu là
ngân hàng sẽ khấu trừ tiền lãi ngay khi chiết khấu và chỉ chuyển cho khách hàng
số tiền còn lại. Số tiền đó là giá trị chiết khấu.
2.3. Tạo điều kiện áp dụng đợc những thành tựu của khoa học công
nghệ hiện đại vào việc sử dụng chứng từ.
Ngày nay, thơng mại điện tử (TMĐT) không chỉ đợc các quốc gia coi là
một giải pháp hữu hiệu nhất cho việc toàn cầu hoá mà còn là một trong những cơ
hội lớn để phát triển nền kinh tế quốc gia và toàn cầu lên một bớc mới. Theo con
số của Tập đoàn t vấn Boston Consulting thì doanh số TMĐT năm 1999 đã tăng
trởng ở mức 120%, đạt 33,1 tỷ USD, chiếm 1,4% tổng doanh thu bán lẻ trên thế
giới. Theo dự đoán, đến năm 2003 doanh thu từ TMĐT sẽ là 1400 tỷ USD. Để có
thể chia sẻ một phần con số doanh thu khổng lồ đó, các quốc gia phải có những
thay đổi căn bản từ chính sách vĩ mô, cơ sở hạ tầng. Một trong những chuyển đổi
quan trọng có tính quyết định để tham gia TMĐT là việc thiết lập một cơ sở hạ

tầng về thanh toán điện tử, đa ra những quy định quy tắc về giao dịch chứng từ
điện tử thanh toán và chữ ký điện tử. Để đạt đợc nh vậy, các phơng thức thanh
toán quốc tế phải dựa trên cơ sở là bộ chứng từ thanh toán chứ không phải là hàng
hoá. Bộ chứng từ sẽ dần dần đợc chuyển từ hình thức bằng giấy truyền thống sang
hình thức mã hoá điện tử, và việc xuất trình bộ chứng từ sẽ trở nên đơn giản thông
qua hệ thống mạng máy tính cho bất kỳ ngân hàng nào. Chính điều này tạo tiền đề
cho phơng thức kinh doanh qua mạng, TMĐT phát triển.
II. Yêu cầu về việc tạo lập chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu.
Nh đã đề cập ở trên, công việc hết sức quan trọng đối với các nhà xuất khẩu
là phải lập đợc bộ chứng từ phù hợp hợp đồng và/ hoặc phơng thức thanh toán áp
dụng, còn đối với các nhà nhập khẩu là kiểm tra đợc các chứng từ trớc khi thanh
toán. Vì vậy tìm hiểu về nội dung, tác dụng của từng loại chứng từ là rất cần thiết
đối với cả hai bên trong quan hệ buôn bán xuất nhập khẩu. Thông thờng, yêu cầu
đối với bộ chứng từ thanh toán nh loại chứng từ, số lợng từng loại, yêu cầu tạo lập
đối với từng loại chứng từ, cơ quan lập chứng từ...là do hợp đồng mua bán ngoại
thơng và các phơng thức thanh toán của hợp đồng quy định. Trong các phơng thức
thanh toán quốc tế sử dụng phổ biến hiện nay, phơng thức tín dụng chứng từ
(L/C) là phơng thức thanh toán quy định cụ thể, chi tiết và chặt chẽ nhất đối với
việc tạo lập chứng từ. Xuất phát từ thực tế đó mà khuôn khổ khoá luận này sẽ
nghiên cứu về chứng từ chủ yếu dựa trên những yêu cầu của phơng thức tín dụng
bằng L/C.
Thông thờng, nhà xuất khẩu muốn lấy tiền trong thanh toán bằng L/C thì
phải xuất trình một bộ chứng từ thanh toán đạt 5 tiêu chuẩn sau đây:
- Đầy đủ chứng từ: Tuỳ vào từng loại L/C mà yêu cầu từng loại chứng từ và
số lợng của từng loại phải nộp cho ngân hàng khi thanh toán.
- Hoàn chỉnh về mặt hình thức bề ngoài của bộ chứng từ xuất trình: bộ
chứng từ cần phải hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu nêu trong L/C từ mô tả đặc điểm
của hàng hoá đến chất lợng, phơng thức vận tải, giao nhận,...
- Sự nghiêm ngặt về nội dung chứng từ: Vì ngân hàng thanh toán cho ngời
xuất khẩu dựa vào bộ chứng từ chứ không dựa vào hàng hoá, nên ngân hàng giám

sát rất chặt chẽ nội dung của từng loại chứng từ có phù hợp với yêu cầu của L/C
hay không, thậm chí ngân hàng gây khó khăn trong thanh toán trong trờng hợp
nhà xuất khẩu có những sai sót nhỏ trong bộ chứng từ.
- Các chứng từ phải không mâu thuẫn nhau, ví dụ mô tả hàng hoá trong hoá
đơn phải giống mô tả trong vận đơn và phải đúng quy định của L/C; số lợng hàng
hoá ghi trong các chứng từ phải thống nhất và đúng quy định của L/C...
- Xuất trình bộ chứng từ phải đúng thời gian quy định của L/C: Nếu trong
L/C không quy định thời gian xuất trình bộ chứng từ, điều 43 UCP-DC quy định:
các Ngân hàng sẽ không chấp nhận các chứng từ xuất trình cho Ngân hàng sau 21
ngày kể từ ngày giao hàng. Vì vậy, trong mọi trờng hợp, các chứng từ không đợc
xuất trình sau khi hết thời hạn có hiệu lực của L/C.
Thông thờng bộ chứng từ thanh toán trong ngoại thơng và đặc biệt trong
thanh toán bằng L/C bao gồm các chứng từ sau:
1. Hối phiếu thơng mại (Bill of exchange)
1.1. Định nghĩa
Hối phiếu là một tờ mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do một ngời ký phát
cho một ngời khác, yêu cầu ngời này khi nhìn thấy phiếu, hoặc đến một ngày cụ
thể nhất định, hoặc đến một ngày có thể xác định trong tơng lai, phải trả một số
tiền nhất định cho một ngời nào đó, hoặc theo lệnh của ngời này trả cho một ng-
ời khác, hoặc trả cho ngời cầm phiếu.
Trong ngoại thơng, hối phiếu đợc coi là một công cụ thanh toán quốc tế
thông dụng và một phơng tiện tín dụng. Nó biểu hiện sự cam kết bằng văn bản
giữa ngời mắc nợ (ngời nhập khẩu) và ngời chủ nợ (ngời xuất khẩu).
1.2. Tác dụng của hối phiếu.
Hối phiếu là công cụ tín dụng
Hối phiếu là một công cụ tín dụng phổ biến giữa:
- Ngời ký phát hối phiếu và ngời mắc nợ họ.
- Ngời sở hữu hối phiếu và ngời ký phát hối phiếu.
- Một ngân hàng với ngời có hối phiếu hoặc ngời phát hành hối phiếu thông
qua hành vi chiết khấu hối phiếu.

Hối phiếu là phơng tiện đảm bảo:
Hối phiếu là một công cụ đảm bảo trong các quan hệ tín dụng. Điều này
dựa trên cơ sở về tính nghiêm ngặt của hối phiếu về trả tiền vô điều kiện, nghĩa là
ngời chủ nợ luôn luôn có quyền đòi hỏi thanh toán hối phiếu mà họ sở hữu vào
ngày đến hạn.
Hối phiếu là phơng tiện đầu t vốn
Trong nghiệp vụ chiết khấu hối phiếu, tất cả các ngân hàng đều có thể đầu
t vào hối phiếu bằng cách mua các loại hối phiếu của ngời bán.
Hối phiếu là công cụ thanh toán:
Hối phiếu là công cụ thanh toán đối với tất cả ai liên quan đến nó. Khi hối
phiếu đợc thanh toán vào ngày đến hạn thì món nợ gốc ghi trên hối phiếu đợc coi
là đã thanh toán.
1.3. Yêu cầu về hình thức và nội dung của hối phiếu.
Do hối phiếu là một công cụ thanh toán và cần phải đợc lu hành nên nó
phải có một hình thức nhất định để ngời ta có thể phân biệt hối phiếu với các ph-
ơng tiện thanh toán khác. Hối phiếu thơng mại là một văn bản xác nhận một trái
vụ trả tiền có tính chất thơng mại, cho nên hối phiếu phải có hình thức và nội
dung nhất định phù hợp với luật lệ chi phối nó. Trên thế giới hiện nay, hối phiếu
chủ yếu đợc tạo lập theo Luật điều chỉnh về hối phiếu (Uniform Law for Bills of
Exchange) viết tắt là ULB 1930 và theo luật Anh - Mỹ. Trong bối cảnh Việt Nam,
mặc dù chúng ta đã có Pháp lệnh thơng phiếu nhng Pháp lệnh này đợc xây dựng
chủ yếu trên cơ sở luật ULB 1930. Chính vì vậy, bài khóa luận này chủ yếu tập
trung vào việc phân tích hối phiếu trên cơ sở ULB 1930.
1.3.1. Hình thức của hối phiếu:
Hình thức của hối phiếu đợc quy định nh sau:
- Hối phiếu làm thành văn bản. Hối phiếu nói, điện tín, điện thoại...đều
không có giá trị pháp lý. Theo luật của các nớc nói chung, hối phiếu có thể viết
tay, đánh máy, in sẵn... vẫn có giá trị nh nhau.
- Nhìn chung, các mẫu hối phiếu của các nớc đợc in sẵn, có để trống những
đoạn nhất định để ngời ký phát hối phiếu điền chữ vào. Hình mẫu hối phiếu của n-

ớc ta trớc kia do Ngân hàng Nhà nớc thống nhất in sẵn và phát hành. Đối với các
nớc khác, hình mẫu hối phiếu thơng mại là do t nhân tự định ra và tự phát hành.
Hình mẫu hối phiếu không quyết định giá trị pháp lý của hối phiếu.
- Ngôn ngữ sử dụng để điền vào các đoạn để trống phải thống nhất với
ngôn ngữ đã in sẵn trên hối phiếu, trừ tên các đơng sự và tên các địa điểm nếu nh
không thể phiên âm, phiên dịch đợc. Tiếng Anh là tiếng thông dụng của ngôn ngữ
tạo lập hối phiếu. Một hối phiếu sẽ không có giá trị pháp lý, nếu nó đợc lập bằng
nhiều ngôn ngữ khác nhau. Những hối phiếu viết bằng bút chì, bằng thứ mực dễ
phai mầu nh mực đỏ đều trở thành vô giá trị.
Theo pháp lệnh thơng phiếu Việt Nam, ngôn ngữ sử dụng có quy định hơi
khác. Cụ thể, hối phiếu phát hành để sử dụng nội địa thì sử dụng ngôn ngữ thống
nhất là Tiếng Việt, còn hối phiếu có yếu tố nớc ngoài thì cho phép lập song ngữ,
vừa Tiếng Anh, vừa Tiếng Việt.
- Hối phiếu có thể lập thành một hay nhiều bản, mỗi bản đều đánh số thứ
tự, các bản đều có giá trị nh nhau.Ngời trả tiền có thể chọn bất kỳ một bản trong
số những bản đó để thanh toán. Trên bản thứ nhất có ghi rõ: sau khi nhìn thấy
bản thứ nhất của tờ hối phiếu này (bản thứ hai viết cùng nội dung ngày tháng
không trả tiền).. (at ...sight of this FIRST of exchange (SECOND of the same
tenor and date being unpaid) và trên bản thứ hai có ghi rõ: sau khi nhìn thấy bản
thứ hai của tờ hối phiếu này (bản thứ nhất viết cùng nội dung ngày tháng không
trả tiền)... (at ... sight of this SECOND of exchange (FIRST of the same tenor and
date being unpaid). Hối phiếu không có bản chính, bản phụ.
1.3.2. Nội dung của hối phiếu.
Hối phiếu đợc quy định rất chặt chẽ về mặt nội dung. Có hai mẫu hối
phiếu: hối phiếu dùng trong phơng thức thanh toán nhờ thu và hối phiếu dùng
trong phơng thức tín dụng chứng từ.
Số của hối phiếu (1): ngời phát hành tự đánh số để tiện theo dõi.
Tiêu đề của hối phiếu (2): Chữ Hối phiếu (Bill of exchange, có khi đợc
viết tắt là EXCHANGE) là tiêu đề của một hối. Không có tiêu đề này, hối phiếu
sẽ trở thành vô giá trị. Tuy nhiên, theo luật Anh- Mỹ, tiêu đề lại là một nội dung

tuỳ ý, có thể có hoặc không, miễn là nội dung thoả mãn định nghĩa về hối phiếu
hoặc trong nội dung có bắt gặp từ hối phiếu. Trừ luật BEA 1882 và UCC 1962,
ngôn ngữ của tiêu đề phải cùng ngôn ngữ của toàn bộ nội dung hối phiếu.
Địa điểm ký phát hối phiếu và ngày tháng ký phát hối phiếu (3):
- Địa điểm ký phát: Thông thờng, địa chỉ của ngời lập phiếu là địa điểm ký
phát hối phiếu. Không loại trừ, hối phiếu đợc ký phát ở đâu thì lấy địa điểm ký
phát ở đó. Một hối phiếu không ghi rõ địa điểm ký phát thì ngời ta cho phép lấy
địa chỉ bên cạnh tên của ngời ký phát làm địa chỉ ký phát hối phiếu. Nếu trên hối
phiếu thiếu cả địa chỉ của ngời phát hành thì hối phiếu đó là vô giá trị. Địa điểm
phát hành là một yếu tố rất quan trọng vì nó là cơ sở để chọn luật áp dụng.
- Ngày tháng ký phát: ngày tháng ký phát hối phiếu là một yếu tố có tính
bắt buộc, quan trọng bởi nó gắn liền với một số mốc pháp lý sau:
+ Thứ nhất, nó xác định khả năng thanh toán hối phiếu hay năng lực
chủ thể tham gia hối phiếu. Ví dụ, nếu ngày ký phát hối phiếu xảy ra sau ngày ng-
ời có nghĩa vụ trả tiền hối phiếu mất khả năng thanh toán nh bị phá sản , bị đa ra
toà, bị chết,...thì khả năng thanh toán hối phiếu đó không còn nữa.
+ Thứ hai, ngày tháng ký phát xác định thời hạn thanh toán hối phiếu
đối với hối phiếu có kỳ hạn (trên hối phiếu có ghi rằng: Sau X ngày kể từ ngày
ký phát hối phiếu này)
+ Thứ ba, ngày tháng ký phát xác định thời hạn của việc xuất trình
theo luật. Ví dụ, theo luật ULB thì thời hạn xuất trình là 1 năm.
+ Thứ t, ngày tháng ký phát là cơ sở để Ngân hàng kiểm tra sự đồng
nhất về mặt thời gian giữa các chứng từ thanh toán theo L/C. Ví dụ, ngày ký phát
hối phiếu trớc ngày phát hành vận đơn thì Ngân hàng sẽ từ chối thanh toán hối
phiếu này.
Thông thờng, theo luật các nớc thì tháng phát hành phải ghi bằng chữ. Ví
dụ, tháng mời hai - December.
Thời hạn trả tiền hối phiếu (4): Thời hạn này gồm có hai dạng sau:
- Thời hạn trả tiền ngay: khi đó cách ghi trên hối phiếu sẽ là Ngay sau khi
nhìn thấy bản thứ nhất (hai) của hối phiếu này hoặc sau khi nhìn thấy bản thứ

nhất (hai) của hối phiếu này ( at sight of this FIRST (SECOND) of exchange)
- Thời hạn trả tiền sau: Khi đó ta thờng có 4 cách ghi nh sau:
+ Nếu mốc thời gian tính từ ngày chấp nhận hối phiếu thì ghi: X
ngày sau khi nhìn thấy bản thứ....của hối phiếu này... (at X days after sight...)
+ Nếu mốc thời gian tính từ ngày ký phát hối phiếu (Hối phiếu Dato)
thì ghi: X ngày kể từ ngày ký bản thứ ... của hối phiếu này ( at X days after
date...)
+ Nếu mốc thời gian là một ngày cụ thể nhất định thì ghi: Đến
ngày...của bản thứ...của hối phiếu này... (On ...of this FIRST (SECOND) bill of
exchange...).
+ Nếu mốc thời gian tính từ ngày giao hàng thì ghi: X ngày sau khi
ký vận đơn... (at ...days after Bill of Lading date...). Trờng hợp này thờng xảy
ra trong thanh toán bằng L/C trong đó, thời hạn của hối phiếu bị ràng buộc bởi
ngày phát hành B/L. Mặc dù theo luật Hối phiếu là không đợc nhng trong thực
tiễn buôn bán ngoại thơng, ngời ta vẫn chấp nhận hình thức quy định này.
Những cách ghi thời hạn trả tiền của hối phiếu mơ hồ, tối nghĩa khiến cho
ngời ta không thể xác định đợc thời hạn trả tiền là bao nhiêu hoặc nó biến việc trả
tiền của hối phiếu thành có điều kiện thì hối phiếu sẽ vô giá trị. Ví dụ ghi: Sau
khi tàu biển cập cảng thì trả cho bản thứ... của hối phiếu này hoặc Sau khi hàng
hoá đã đợc kiểm nghiệm xong... thì trả cho bản thứ... của hối phiếu này....v.v.
Địa điểm trả tiền của hối phiếu: phải đợc ghi rõ ràng trên hối phiếu. Trong
thanh toán quốc tế, địa điểm trả tiền thờng là tên một thủ đô hay thành phố nh
LONDON, PARIS,...Nếu trên hối phiếu không ghi rõ hoặc không ghi, ngời ta có
thể lấy địa chỉ ghi bên cạnh tên của ngời trả tiền là địa điểm trả tiền của hối phiếu.
Số tiền và loại tiền (5) : Số tiền của hối phiếu là một số tiền nhất định. Số
tiền nhất định này đợc ghi một cách rõ ràng, đơn giản, ngời ta có thể nhìn qua để
biết đợc số tiền phải trả là bao nhiêu, không cần phải qua nghiệp vụ tính toán nào,
dù là đơn giản. Số tiền đợc ghi có thể vừa bằng chữ, vừa bằng số hoặc là hoàn toàn
bằng chữ hay hoàn toàn bằng số. Số tiền của hối phiếu phải nhất trí với nhau trong
cách ghi. Trong trờng hợp có sự chênh lệch giữa số tiền bằng chữ và số tiền bằng

số thì thờng căn cứ vào số tiền ghi bằng chữ. Trờng hợp có sự chênh lệch giữa số
tiền toàn ghi bằng số hay toàn bằng chữ thì căn cứ vào số tiền nhỏ hơn. Cũng cần
chú ý rằng số tiền trên hối phiếu không đợc vợt quá số tiền ghi trên hóa đơn và số
tiền ghi trong th tín dụng (L/C).
Với loại hối phiếu thanh toán ngay hoặc hối phiếu thanh toán chậm (quy
định thời điểm thanh toán cụ thể sau khi hối phiếu đợc xuất trình) thì ngời phát
hành có thể quyết định số tiền đó có đợc tính lãi hay không. Nếu có thì lãi suất
phải đợc ghi rõ bên cạnh số tiền trên hối phiếu. Số tiền trên hối phiếu có thể là
ngoại tệ.
Ngời hởng lợi hối phiếu (6): Tên và họ của ngời hởng lợi phải ghi đầy đủ và rõ
ràng. Ngời hởng lợi là ngời ký phát hối phiếu, đối với hối phiếu thơng mại, đó là
ngời xuất khẩu và có thể là một ngời khác do ngời hởng lợi chỉ định. Theo luật
quản chế ngoại hối ở nớc ta thì ngời hởng lợi hối phiếu là các Ngân hàng kinh
doanh ngoại hối đợc Ngân hàng Nhà nớc cấp giấy phép.
- Nếu ngời phát hành là ngời thụ hởng hối phiếu: trên hối phiếu sẽ ghi: Quý
ông (bà) thanh toán vào ngày... tháng... năm... cho tôi số tiền...
- Nếu ngời hởng lợi là ngời thứ hai: Hối phiếu sẽ ghi: Quý ông (bà) phải
thanh toán vào ngày... tháng...năm...cho ông (bà) (công ty)... số tiền...
- Nếu ngời hởng lợi hối phiếu là ngời thứ ba theo lệnh của của ngời thứ hai:
Trên hối phiếu sẽ ghi: Quý ông (bà) phải thanh toán vào ngày... tháng...năm ...
theo lệnh của ông (bà) (công ty)... số tiền...
Ngời trả tiền hối phiếu (7): Họ tên và địa chỉ của ngời trả tiền hối phiếu
phải đợc ghi rõ chi tiết ở mặt trớc, góc bên trái cuối cùng của tờ hối phiếu, sau chữ
gửi. Ví dụ, trong phơng thức tín dụng chứng từ dùng L/C không thể huỷ ngang
(irrevocable letter of credit) thì ngời nhập khẩu yêu cầu Ngân hàng mở L/C đứng
ra cam kết trả tiền cho mình, do đó Ngân hàng mở L/C là ngời trả tiền hối phiếu
trong thời hạn hiệu lực của nó. Hối phiếu loại này đợc gửi cho ngân hàng mở L/C
và trên đó ghi: To issuing bank... hoặc nếu có gửi cho ngời nhập khẩu thì cũng
phải thông qua Ngân hàng mở L/C và ghi: To importer, through issuing bank....
Trong trờng hợp phơng thức tín dụng chứng từ dùng L/C không thể huỷ bỏ có xác

nhận (confirmed irrevocable letter of credit) thì ngời trả tiền hối phiếu là Ngân
hàng xác nhận L/C đó (To confirming bank), bởi vì Ngân hàng này thay Ngân
hàng mở L/C trả tiền hối phiếu của ngời ký phát.
Ngời ký phát hối phiếu (8): đợc ghi ở mặt trớc, góc phải cuối cùng của tờ
hối phiếu. Cần chú ý là ngời có liên quan đợc ghi trên tờ hối phiếu phải ghi đầy
đủ, rõ ràng tên, địa chỉ mà họ đã dùng để đăng ký kinh doanh. Ngời ký phát hối
phiếu phải ký tên trên mặt trớc, góc phải cuối cùng của tờ hối phiếu đó. Chữ ký
này thể hiện ý chí cam kết của họ và phải do chính tay ngời lập phiếu viết ra và
không đợc đóng dấu đè lên chữ ký. Trong thực tế, có nơi vẫn đóng dấu nhng phải
đóng dấu bên cạnh chữ ký. Ví dụ ở Việt Nam, mọi chữ ký dới dạng in, photocopy,
đóng dấu... mà không phải viết tay đều không có giá trị pháp lý. Nhìn chung, theo
luật ULB 1930, việc ký hối phiếu không loại trừ việc uỷ quyền. Ngời đợc uỷ
quyền ký phát hối phiếu phải thể hiện đợc sự uỷ quyền ngay bên cạnh chữ ký của
mình. Ngôn ngữ thể hiện sự uỷ quyền phải trùng với ngôn ngữ của hối phiếu, điều
quy định này tạo điều kiện dễ dàng cho những ngời có liên quan đến hối phiếu
thấy có sự uỷ quyền về việc thành lập hối phiếu đó.
Mẫu hối phiếu nhờ thu
BILL OF EXCHANGE (2)
No__(1)______
For__(5)______
_____________ ____(3)__________20_______
_____________
At ___(4)_____Sight of This FIRST BILL OF EXCHANGE
(Second of the same tenor and date being unpaid) pay to the
order of _________(6)______________________________
________________________________________the sum of
(5)
To______(7)___ Sign
______________
______________ (8)

Mẫu hối phiếu dùng trong tín dụng th
BILL OF EXCHANGE (2)
No___(1)___
For___(5)____
____________ _____(3)_________20______
____________
At ___(4)_____Sight of This FIRST BILL OF EXCHANGE
(Second of the same tenor and date being unpaid) pay to the
order of ___________(6)____________________________
________________________________________the sum of
(5)
Value received as per our Invoice(s) No.(s):__(9)________
dated ________________________________(10)_______
Drawn under __________________________(11)_______
Irrevocable L/C No.:_____(12)_______dated__(13)______
To____(7)_____ Sign
______________ (8)
Đối với hối phiếu là một phơng tiện đòi tiền của phơng thức tín dụng chứng từ,
nội dung hối phiếu cần thêm một số chi tiết sau:
- Số và ngày của hóa đơn thơng mại: (9), (10)
- Tên Ngân hàng phát hành L/C: (11)
- Số và ngày phát hành của th tín dụng (L/C): (12), (13)
Có thể nói hối phiếu là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh
toán, đặc biệt nó đợc sử dụng phổ biến nhất trong các phơng thức thanh toán nhờ
thu và tín dụng chứng từ:
- Trong phơng thức nhờ thu phiếu trơn, hối phiếu sẽ đợc chuyển cho ngân
hàng nhờ thu còn bộ chứng từ nhận hàng sẽ đợc chuyển cho ngời mua để nhận
hàng. Việc thanh toán hối phiếu này phụ thuộc rất nhiều vào thiện chí của ngời
mua và tốc độ thanh toán thờng chậm.
- Trong phơng thức nhờ thu kèm chứng từ: hối phiếu cùng các chứng từ

khác trong bộ chứng từ sẽ đợc đa cho ngân hàng để nhờ thu hộ. Tuy phơng thức
này giúp ngời bán khống chế đợc quyền định đoạt hàng hoá nhng lại không thể
khống chế ngời ngời mua trả tiền đúng hạn hoặc thậm chí việc ngời mua có trả
tiền hay không.
- Trong phơng thức tín dụng chứng từ: hối phiếu phải hoàn toàn phù hợp với
yêu cầu của L/C và các chứng từ khác trong bộ chứng từ. Hơn nữa chúng ta cần
chú ý một số điểm sau khi lập hối phiếu theo L/C:
*. Nếu hối phiếu ký phát đòi tiền Ngân hàng mở L/C thì hối phiếu phải gửi
cho Ngân hàng này: to the Issuing Bank. Nếu quy định Drafts drawn on
applicant bearing the issuing banks name thì cũng là hối phiếu gửi cho Ngân
hàng mở L/C.