KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN KRÔNG nô

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
CHƯƠNG 1 KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
UBND HUYỆN KRÔNG NÔ.............................................................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân
huyện Krông Nô, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện
Krông Nô..............................................................................................................3
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân
huyện Krông Nô...................................................................................................3
1.1.1. Về chức năng..............................................................................................3
1.1.2. Về nhiệm vụ và quyền hạn.........................................................................3
1.1.3. Cơ cấu tổ chức............................................................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội
đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô.........................................5
1.2.1. Về chức năng:.............................................................................................5
1.2.2. Về nhiệm vụ:...............................................................................................5
2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản......................................................8
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành................................................8
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản..................................................................10
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản......................................................11
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản.......................................................................17
3. Công tác quản lý văn bản đi.........................................................................19
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản.......19
3.2. Đăng ký văn bản..........................................................................................20
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.................................21
3.3.1. Nhân Bản..................................................................................................21
3.3.2. Đóng dấu cơ quan....................................................................................22
3.3.3. Đóng dấu độ mật, khẩn............................................................................22
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi..........23

3.4.1. Thủ tục phát hành văn bản, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ tiến hành các
công việc sau đây trước khi phát hành văn bản...............................................23
3.4.2. Chuyển phát văn bản đi...........................................................................23


3.4.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.....................................................24
3.5. Lưu văn bản đi.............................................................................................24
4. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến...............................................26
4.1. Tiếp nhận văn bản đến................................................................................26
4.2. Đăng ký văn bản đến...................................................................................27
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến.................................................................27
4.3.1. Trình văn bản đến....................................................................................27
4.3.2. Chuyển giao văn bản đến.........................................................................28
4.4. Giải quyết theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.................................28
5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu..........................................................32
5.1. Các loại dấu cơ quan...................................................................................32
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu....................................................32
5.3. Bảo quản con dấu........................................................................................33
6. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..................34
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức.........................................34
6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ.....................................................34
6.3. Phương pháp lập hồ sơ...............................................................................35
6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan......................................................40
6.4.1. Trách nhiệm Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị...................................40
6.4.2. Thời hạn nộp hồ sơ vào tài liệu lưu trữ..................................................40
6.4.3. Thủ tục giao nộp.......................................................................................41
7. Công tác tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp....................41
7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp
trong công sở......................................................................................................41
7.2. Nhận xét, đánh giá chung...........................................................................44

8. Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn
phòng..................................................................................................................44
8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng hoạt động của cơ quan, tổ
chức.....................................................................................................................44
8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng................................................45
8.3. Các phần ứng dụng trong công tác văn phòng..........................................46
CHƯƠNG 2 ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.................49
2.1. Đánh giá chung...........................................................................................49
2.1.1. Ưu điểm.....................................................................................................49
2.1.2. Hạn chế.....................................................................................................52


2.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế trên...................................................53
2.2. Kiến nghị.....................................................................................................54
Sau một thời gian kiến tập, em thấy UBND huyện Krông Nô đã thực hiện
rất tốt công tác hành chính văn phòng. Tuy nhiên, vẫn có một số mặt hạn
chế, chưa đạt được nên em đã đề xuất một số kiến nghị nhằm đáp ứng nhu
cầu ngày càng cao của xã hội, góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác
hành chính Văn Phòng và thực sự trở thành một “mắt xích” quan trọng,
góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND huyện Krông Nô, cụ thể:
.............................................................................................................................54
KẾT LUẬN........................................................................................................59
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................61


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn chân thành đến Ban Giám Đốc,
thầy cô giáo ở Trường Đại học Nội vụ- Phân hiệu Quảng Nam đã tạo điều kiện
cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng được đi kiến tập. Đặc biệt, cô giáo
Hoàng Thị Quỳnh Trang đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình

thực hiện bài báo cáo này.
Tiếp theo em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Văn phòng Hội đồng nhân
dân và UBND huyện Krông Nô đã tiếp nhận và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho
em trong quá trình kiến tập. Đặc biệt, em xin cảm ơn anh Trần Quang Hòachuyên viên trực tiếp hướng dẫn em trong suốt thời gian kiến tập vừa qua, đã
luôn quan tâm, chỉ bảo, giúp em có được những tài liệu cần thiết để em hoàn
chỉnh bài báo cáo và hoàn thành tốt đợt kiến tập của mình. Qua một tháng được
kiến tập tại cơ quan UBND huyện Krông Nô đã giúp em học hỏi được nhiều
kiến thức, kỹ năng về công tác Văn phòng "Văn thư - Lưu trữ" tại một cơ quan
hành chính nhà nước nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp em đi gần
hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc đúng với phương châm mà nhà
trường đã đề ra: “lý luận gắn liền với thực tiễn” “ Học đi đôi với Hành”. Với
kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùng
với quá trình tự học và trực tiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan nơi
kiến tập, em nhận thức và nắm rõ về vai trò, trách nhiệm của Sinh viên, nâng
cao năng lực làm việc cũng như sự năng động, nhiệt tình và lòng say mê nghề
nghiệp của một cán bộ văn phòng. Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn
hạn chế, vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính
chủ quan trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy, để
báo cáo được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý
kiến đóng góp quý báu của các cán bộ, công chức trong Văn phòng Ủy ban nhân
dân huyện Krông Nô các thầy, cô trong Khoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo
của em được hoàn thiện tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

STT

TỪ VIẾT TẮT

NGHĨA ĐẦY ĐỦ

01

QH

Quốc hội

02

UBND

Ủy ban nhân dân

03

HĐND

Hội đồng nhân dân

04

QĐ

Quyết định

05

VP

Văn phòng

06

TT

Thông tư

07

BNV

Bộ Nội vụ

08

CV

Công văn

09

GM

Giấy mời

10

CNH-HĐH

Công nghiệp hóa – hiện đại hóa


LỜI NÓI ĐẦU
Cùng với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế thế giới .Để
nâng cao chất lượng đào tạo nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
Nhiệm vụ đặt ra đối với thế hệ trẻ nói chung, đặc biệt là những nhà quản trị văn
phòng nói riêng trong tương lai tới cần phải không ngừng học hỏi, phấn đấu để
xây dựng một hệ thống văn phòng khoa học, năng động, sáng tạo và có nghiệp
vụ hành chính vững vàng để hoàn thành sứ mệnh lịch sử thiêng liêng của đất
nước, dân tộc trong thời đại mới.Văn phòng hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho
toàn cơ quan hoạt động có hiệu quả hơn.
Chúng ta không chỉ học trên ghế nhà trường mà khi ra ngoài xã hội chúng
ta cần phải học để trang bị kiến thức và sự hiểu biết của mình để làm hành trang
vững chắc của một nhà quản trị văn phòng trong tương lai. Là một sinh viên
năm ba ngành Quản trị văn phòng, sau khi được hướng dẫn cơ bản về mặt lý
thuyết ở trên ghế nhà trường. Được nhà trường tạo điều kiện và sự cho phép
UBND huyện krông Nô em đã có đợt kiến tập thực tế đúng quy định về thời
gian (từ ngày 23/4 đến ngày 25/5/2018) cũng như việc thực hành các nội dung
mà bản đề cương kiến tập đã nêu ra. Đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng và
cũng là dịp để sinh viên có cơ hội củng cố thêm kiến thức đã học qua lăng kính
thực tế. Đồng thời, cũng là khoảng thời gian giúp sinh viên rèn luyện cho mình
phong cách làm việc, tác phong chuyên nghiệp, khả năng tư duy độc lập và sẽ là
cơ hội tốt để khẳng định bản thân mình.
Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những
kết quả ý nghĩa quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rút
được để bổ sung vào phần chuyên môn nghiệp vụ của mình, dưới sự hướng dẫn
giúp đỡ tận tình của Cán bộ Văn phòng trong đợt kiến tập, em đã học được
phong cách làm việc của một cán bộ Văn phòng. Một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ,

kỹ càng, mang tính chuyên môn cao, là nòng cốt đắc lực cho lãnh đạo trong việc
giải quyết các công việc hàng ngày. Sau đợt kiến tập này đã trang bị cho em một
số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của
công tác Văn phòng đối với hoạt động của xã hội nói chung và cơ quan mình nói
1


riêng. Từ đó em nhận thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ như
chúng em là rất lớn. Đợt kiến tập đã giúp em nhận ra được những điểm yếu của
mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá
trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Văn phòng, từ những thực tế của công
việc em đã có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn, các
kỹ năng giao tiếp hằng ngày mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.
Bên cạnh đó, có thể nói thời gian kiến tập đã giúp cho em trưởng thành hơn,
thực tế hơn, cụ thể hoá và nắm chắc hơn kiến thức của mình. Sau đây là bài báo
cáo mà em đã viết dựa trên những kiến thức đã học và qua quá trình khảo sát
thực tế tại cơ quan kiến tập. Ngoài phần mở đầu và kết luận thì bài báo cáo của
em gồm 2 chương:
Chương 1. Kết quả khảo sát công tác văn phòng tại UBND huyện
Krông Nô
Chương 2. Đánh giá chung và đề xuất kiến nghị

2


CHƯƠNG 1
KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI UBND HUYỆN KRÔNG NÔ
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
nhân dân huyện Krông Nô, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân

dân huyện Krông Nô.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
nhân dân huyện Krông Nô.
1.1.1. Về chức năng
UBND huyện Krông Nô là cơ quan Hành chính Nhà nước ở cấp huyện có
chức năng quản lý Nhà nước chung ở địa phương trên tất cả các lĩnh vực: Kinh
tế - Xã hội, Quốc phòng – An ninh.
UBND huyện Krông Nô đã chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp
luật, các văn bản khác của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
huyện Krông Nô nhằm đảm bảo chủ trương, biện pháp để phát triển kinh tế - xã
hội, an ninh – quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND huyện Krông Nô được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập
trung dân chủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế-văn hóa, xã hội, trật
tự an toàn xã hội tại địa phương góp phần đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất trong
bộ máy hành chính Nhà nước từ Trung ương đến địa phương.
1.1.2. Về nhiệm vụ và quyền hạn
UBND huyện Krông Nô là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn ở địa phương như: Kinh tế, văn hóa, xã
hội, giáo dục, an ninh, khoa học công nghệ...
- Xây dựng Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình UBND
Tỉnh phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sau khi được phê
duyệt.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, báo cáo UBND tỉnh để trình HĐND tỉnh.
3


Căn cứ vào dự toán ngân sách được giao, quyết định cụ thể dự toán thu
ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân

bổ dự toán ngân sách cấp mình, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết, quyết định các chủ trương, biện pháp triển khai thực hiện
ngân sách và báo cáo UBND tỉnh trực tiếp kết quả phân bổ và giao dự toán ngân
sách địa phương.
Lập quyết toán thu, chi ngân sách địa phương báo cáo UBND tỉnh trực
tiếp để trình HĐND tỉnh phê chuẩn.
- Phê duyệt kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của phường.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trên,
UBND huyện Krông Nô có cơ cấu tổ chức như sau :
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Krông Nô gồm: Một chủ tịch, hai phó
chủ tịch, 12 phòng ban và 8 đơn vị trực thuộc.
- Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo, điều hành công việc của UBND, chịu
trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình cùng tập
thể các thành viên UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND trước
HĐND và cơ quan nhà nước cấp trên, đồng thời phụ trách công tác nội chính, tổ
chức cán bộ, quy hoạch, đầu tư, ngân sách. Chủ tịch UBND huyện có thẩm
quyền ký các văn bản quyết định, chỉ thị, công văn của UBND trên mọi lĩnh vực
theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của các Phòng trong UBND huyện Krông Nô tất cả cùng chung
một mục tiêu chung là góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong
bộ máy hành chính Nhà nước, cùng thực hiện các chủ trương, biện pháp phát
triển Kinh tế - xã hội, củng cố Quốc phòng – An ninh và thực hiện các chính
sách trên địa bàn huyện .
Bộ máy của UBND huyện là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ
chức theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động
phù hợp với yêu cầu cũng như chức năng của Ủy ban, mỗi một thành viên của
UBND huyện Krông Nô chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mình
4

trước HĐND- UBND và chủ tịch UBND huyện, cùng với các thành viên khác
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND huyện trước Thành ủy, HĐND
và UBND tỉnh, huyện ủy.
(Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Krông Nô Phụ lục số 01)
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô
1.2.1. Về chức năng:
Văn phòng HĐND-UBND huyện Krông Nô là cơ quan giúp việc của
Thường trực HĐND-UBND huyện Krông Nô Có chức năng giúp UBND huyện
trong việc thực hiện các hoạt động chung của UBND huyện. Tham mưu cho
Chủ tịch, các phó chủ tịch trong việc chỉ đạo, lãnh đạo điều hành các lĩnh vực
quản lý Nhà nước đảm bảo tính thống nhất, liên tục đúng pháp luật và hiệu quả.
Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng,
chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện.
Đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của
Văn phòng UBND tỉnh.
1.2.2. Về nhiệm vụ:
Văn phòng HĐND-UBND huyện Krông Nô có các nhiệm vụ:
Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết
báo cáo kiểm điểm công tác dưới sự chỉ đạo, điều hành của thường trực HĐND,
UBND và Chủ tịch UBND huyện.
Trình HĐND-UBND huyện về các chương trình làm việc, kế hoạch công
tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND-UBND huyện Krông
Nô.
Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, phường,
thị trấn về việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ
tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt theo quy định của pháp luật.
Thu thập và xử lý thông tin để chuẩn bị các báo cáo nhằm phục vụ cho sự
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND- UBND huyện và Chủ tịch UBND

huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện các công tác thông tin báo cáo
5


định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật. Trình UBND huyện về
các kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý
của Văn phòng HĐND-UBND huyện. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn
bản theo sự phân công của Chủ tịch UBND huyện.
Giải quyết các khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện
theo quy định của pháp luật và chịu sự phân công của Chủ tịch UBND huyện.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND
và Chủ tịch UBND huyện. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức,
viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy
định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện Krông Nô. Ngoài ra
Văn phòng HĐND-UBND huyện Krông Nô thực hiện các nhiệm vụ khác do
UBND và Chủ tịch UBND huyện giao.
Từ những vấn đề trên cho chúng ta thấy vai trò của Văn phòng theo đúng
quy định UBND huyện Krông Nô là rất quan trọng. Nó liên quan trực tiếp đến
công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan là cầu nối quan trọng giữa
UBND huyện với các Phòng, ban các cơ quan đoàn thể và nhân dân.
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VP HĐND-UBND huyện Krông Nô- Phụ lục số 02)

1.1.3. Mô tả phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn phòng
Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cán bộ, bộ phận trong văn
phòng căn cứ tại điều 12,13,14,15,16, chương III, Quy chế làm việc của Văn
phòng HĐND và UBND huyện Krông Nô ( Ban hành kèm theo Quyết định
số:3973/QĐ-UBND, ngày 20/10/2015 của Văn phòng HĐND & UBND huyện
Krông Nô) khái quát như sau:

* Nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân
dân huyện krông Nô
6


- Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu, quản lý, điều hành chung về mọi
hoạt động, lĩnh vực công tác của Văn phòng; chịu trách nhiệm trước HĐND,
UBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
toàn bộ hoạt dộng công tác của Văn phòng.
- Các Phó Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ được phân công, khi
Chánh Văn phòng đi vắng, Phó Chánh Văn phòng được ủy nhiệm điều hành các
công việc trong văn phòng. Định kỳ vào ngày cuối tuần và cuối tháng báo cáo
với Chánh Văn phòng kết quả công tác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách
để giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đánh giá hiệu quả công tác của từng cá nhân
từng bộ phận. Bao gồm: Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp; Phó Chánh
Văn phòng phụ trách lĩnh vực HĐND, Hành chính – quản trị; Phó Chánh Văn
phòng – Kiêm trưởng ban tiếp dân.
* Nhiệm vụ của từng cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Văn phòng
- Bộ phận thông tin tổng hợp: có nhiệm vụ theo dõi tổng hợp thông tin về
các hoạt động của cơ quan, đơn vụ bao gồm Chuyên viên theo dõi khối kinh tế,
theo dõi hoạt động của HĐND xã, thị trấn, lĩnh vực Website; Chuyên viên theo
dõi khối nội chính, văn hóa xã hội, tiếp nhận đơn thư; Chuyên viên thực hiện
nhiệm vụ quản trị mạng.
- Bộ phận hành chính quản trị gồm: Cán bộ làm công tác văn thư – lưu
trữ; Kỹ thuật viên phục vụ điện nước; Nhân viên phục vụ; lái xe cơ quan thực
hiện công việc chuyên môn đã được Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyện
phân công.
- Bộ phận tài vụ gồm: Công chức làm nhiệm vụ kế toán; Cán bộ làm
nhiệm vụ thủ quỹ; Cán bộ làm nhiệm vụ thủ kho thực hiện công việc chuyên
môn đã được Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyện phân công.

- Bộ phận bảo vệ: Đảm bảo an ninh, trật tự, trị an 24/24 giờ trong ngày;
Hướng dẫn công dân, khách đến gặp và làm việc với Huyện ủy, HĐND, UBND,
các cơ quan trong khu vực trụ sở Huyện ủy, HĐND,UBND huyện đúng quy
định.
7


- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính: Chuyên viên trực
tiếp thực hiện tiếp nhận và trả kết quả theo đúng quy định. Phối hợp với các cơ
quan trong việc giải quyết hồ sơ đề nghị của tổ chức công dân. Quản lí điều kiện
cơ sở vật chất tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; Quản lí, sử dụng máy phô tô,
đề xuất với Chánh Văn phòng về việc sửa chữa khi máy bị hư hỏng. Đáp ứng
kịp thời các yêu cầu về tài liệu sau khi Thường trực HĐND, UBND, lãnh đạo
văn phòng giao. Đảm bảo các tài liệu in sao phải đúng thể thức, rõ ràng, sạch
đẹp.
Với việc phân công lao động theo đúng chức năng, nhiệm vụ như trên đã
giúp cho mọi hoạt động của văn phòng được thực hiện suôn sẻ, thuận lợi nhanh
chóng trên tinh thần hợp tác lao động tạo cho Văn phòng đã hoàn thành xuất sắc
mọi nhiệm vụ được giao.

2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành.
8


BẢNG THỐNG KÊ CÁC HÌNH THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
VÀ SỐ LƯỢNG BAN HÀNH TRONG BA NĂM 2016 – 2018 KỂ TỪ KHI
CHIA TÁCH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KRÔNG NÔ

STT

Số lượng

Tên loại văn bản
ban hành

Năm 2016

Năm 2017

Tháng 1 - 5
năm 2018

1

Quyết định

3039

3008

1695

2

Thông báo

329

418

92

3

Công văn

2466

3003

857

4

Mời họp

211

2971

92

5

Báo cáo

415

580

263

6

Tờ trình

182

200

61

7

Chỉ thị

35

70

9

8

Công điện

196

201

19

198

204

99

Văn bản Mật

24

38

32

Tổng số

7095

10693

3219

9
10

Văn bản
quy phạm pháp luật

Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so
với các quy định hiện hành.
Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô là cơ quan hành chính quản lý trên tất
cả các lĩnh vực nên hàng ngày tiếp nhận nhiều loại văn bản giấy tờ. Với một
9


huyện trong những năm gần đây có nền kinh tế bắt đầu chuyển biến đặc biệt khi
kinh tế Vũng Áng nhận được nhiều dự án đầu tư lớn của các doanh nghiệp trong
và ngoài nước nên hàng ngày cơ quan tiếp nhận được nhiều văn bản có liên
quan.
Từ bảng số liệu trên, có thể thấy rằng số lượng văn bản đi của UBND
huyện Krông Nô là tương đối lớn. Tổng số văn bản đi của cơ quan là 3219 văn
bản. Trong đó văn bản ban hành nhiều nhất là Quyết định, Số lượng văn bản ban
hành ít nhất là Chỉ thị, chỉ có 09 văn bản. Sở dĩ Quyết định chiếm tổng số cao là
vì Quyết định là văn bản QPPL theo quy định tại khoản 10, Điều 4, Luật số
80/2015/QH13 của Quốc hội ngày 22 tháng 06 năm 2015 Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật nên mang tính xử xự chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều
lần, đây chính là điểm khác biệt so với các văn bản còn lại. Tại cơ quan thì
Quyết định là loại văn bản được sử dụng thường xuyên để ban hành tình hình
các các mặt hoạt động chính của UBND các xã, thị trấn và các ban nghành, đoàn
thể trong huyện, đảm bảo hoạt động của cả huyện đi đúng hướng và thống nhất.
Và trong hoạt động hằng ngày của UBND huyện hình thành các loại Quyết định
như: Quyết định thu hồi và quyền sử dụng đất, Quyết định về việc nâng bậc
lương trước thời hạn cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động...
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản.
Văn bản do lãnh đạo UBND huyện Krông Nô ban hành nhằm thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực hiện các chính sách khác trên
địa bàn huyện.

Theo thẩm quyền, lãnh đạo UBND huyện Krông Nô được phép ban hành
4 loại hình thức văn bản, đó là:
- Văn bản quy phạm pháp luật (Quyết định, Chỉ thị)
- Văn bản hành chính (Quyết định, Kế hoạch, Đề án, Báo cáo, Biên bản,
Tờ trình, Công văn, Thông báo, Chương trình, Quy chế, Quy định, Hướng dẫn,
Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Phiếu chuyển,
Phiếu gửi).

10


- Văn bản trao đổi của UBND huyện đối với các cơ quan, tổ chức và công
dân có liên quan hoặc cá nhân nước ngoài trong quá trình giải quyết công việc
* Nhận xét: Văn bản của Văn phòng UBND huyện Krông Nô ban hành
theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, đúng thẩm quyền quy định. Việc
phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản, ban hành văn
bản không bị chồng chéo, và không sai quy định.
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Về thể thức: Hầu hết các văn bản do Ủy ban nhân dân huyện Krông Nô
ban hành theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày trong Thông tư 01/2011/TTBNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Cụ thể:
 Quốc hiệu, tiêu ngữ:
Kỹ thuật trình bày: lề trên 1,5cm - 2cm, lề dưới 1,5cm - 2cm, lề trái 3cm –
3,5cm, lề phải 1,5cm - 2cm.
- Quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu cỡ chữ 12,13 phông chữ Times
NewRoman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm. Tiêu ngữ cỡ chữ lớn hơn quốc hiệu một
đơn vị tức 13,14 phông chữ Times New Roman, kiểu chữ in thường, đứng đậm,
in hoa những chữ cái đầu, có đường gạch ngang bên dưới tiêu ngữ bằng độ dài
tiêu ngữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
 Tên cơ quan ban hành văn bản:
Về thể thức: Tên cơ quan ban hành văn bản gồm dòng chữ.
“ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KRÔNG NÔ”.
Về kỹ thuật trình bày: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình
bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên
trái. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ
chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng. Tên cơ quan, tổ chức ban
11


hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu,
kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản;
phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN KRÔNG NÔ
 Số và ký hiệu văn bản
Các văn bản của UBND huyện Krông Nô soạn thảo và ban hành đã trình
bày thành phần số, ký hiệu của văn bản đúng với thể thức và kỹ thuật trình bày
theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thể thức:
- Số của văn bản được đăng ký tại văn thư của cơ quan. Số của văn bản
được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Đối với ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại

văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao của Thông tư
01/2011/TT-BNV được các cán bộ phụ trách soạn thảo văn bản thực hiện đúng.
Số văn bản của UBND huyện Krông Nô được đánh riêng cho từng loại văn bản:
văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính
thông thường (văn bản có tên loại và văn bản không có tên loại). Ví dụ:
Quyết định của Chủ tịch UBND huyện Krông Nô ban hành được ghi như
sau: Số: .../QĐ-UBND
Tờ trình của Văn phòng UBND huyện Krông Nô ban hành được ghi như
sau: Số: .../TTr-VP
Thông báo của UBND huyện Krông Nô ban hành được ghi như sau:
Số .../TB-UBND
Giấy mời của UBND huyện Krông Nô ban hành được ghi như sau:
12


Số: .../GM-UBND
+ Đối với ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành
công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (phòng ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì
soạn thảo công văn, ví dụ: Công văn do Văn phòng UBND huyện Krông Nô chủ
trì soạn thảo được ghi như sau: Số: .../UBND-VP
- Kỹ thuật trình bày
Cách trình bày thành phần số, ký hiệu của văn bản được UBND huyện
Krông Nô trình bày đúng theo quy định, cụ thể:
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in
thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu
hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 được ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký
hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có
dấu gạch nối (-) không cách chữ.
 Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Về thể thức: Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị
hành chính nơi cơ quan. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm
văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy
đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày
nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
Về kỹ thuật trình bày: Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh
phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt
canh giữa dưới Quốc hiệu. Cụ thể:
huyện Krông Nô, ngày 04 tháng 5 năm 2018
 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản:
- Văn bản do UBND huyện Krông Nô ban hành đã trình bày đúng thành
phần tên loại và trích yếu nội dung của văn bản theo Điều 10 tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
13


- Thể thức
+ Các văn bản do UBND huyện Krông Nô ban hành đều ghi tên loại văn
bản, trừ công văn.
+ Phần trích yếu nội dung văn bản cũng được những cá nhân phụ trách
soạn thảo trình bày khá tốt, ngắn gọn và phản ánh khái quát được nội dung chủ
yếu của văn bản.
- Kỹ thuật trình bày
+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và
các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại
văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu

có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ
và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
BÁO CÁO
Tình hình sử dụng dự phòng ngân sách đến ngày 03 tháng 5 năm 2018
+ Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa
dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
- Bên cạnh các văn bản đúng vẫn còn một số ít văn bản trình bày sai, sau
trích yếu còn có dấu “.”, phần gạch dưới trích yếu nội dung còn chưa cân đối.
 Nội dung văn bản:
- Các văn bản do UBND huyện Krông Nô và các phòng, ban thuộc UBND
huyện ban hành, phần nội dung văn bản đều được trình bày đúng theo thể thức
và kỹ thuật trình bày quy định tại Điều 11 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ban hành ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính. Các văn bản có nội dung sát với yêu cầu của
công việc.
 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

14


- Các văn bản do UBND huyện Krông Nô soạn thảo và ban hành theo
đúng Thông tư số 01/2011/TT-BNV về phần quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ
ký của người có thẩm quyền trong các văn bản.
- Về thể thức:
Việc ghi quyền hạn của người ký được chuyên viên soạn thảo của UBND
huyện Krông Nô thực hiện như sau:
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) được
ghi vào trước ỦY BAN NHÂN DÂN, ví dụ:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH
NGÔ XUÂN ĐÔNG
+ Trường hợp Phó Chủ tịch ký thay Chủ tịch thì chữ viết tắt “KT.” (ký
thay) được ghi vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
TRẦN ĐĂNG ÁNH
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) được ghi vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
NGUYỄN CHUNG HUY
+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền)
được ghi vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. CHỦ TỊCH
TRƯỞNG PHÒNG NỘI VỤ
Về kỹ thuật trình bày: Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày
tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết
tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ
của người ký được trình bày chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ
15


từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Họ tên của người ký văn bản được trình bày
tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được
đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký. Chữ ký của người có
thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
Ví dụ:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

(Chữ ký, dấu)
Ngô Xuân Đông
 Dấu của cơ quan, tổ chức
- Việc đóng dấu trên văn bản tại văn thư UBND huyện Krông Nô được
thực hiện đúng theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư
và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản,
tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện đúng theo quy định
tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một
phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
 Nơi nhận
- Các văn bản do UBND huyện Krông Nô ban hành đã trình bày thể thức
và kỹ thuật trình bày thành phần nơi nhận đúng theo quy định về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Phần liệt kê nơi nhận
khá chi tiết và rõ ràng. Giúp cho việc nhân bản, làm thủ tục ban hành để gửi cho
các cơ quan, phòng ban có liên quan vô cùng thuận lợi.
Về thể thức: Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm
tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.

16


Về kỹ thuật trình bày: Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b. Phần nơi
nhận tại ô số 9a được trình bày như sau. Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một
dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát
lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng,
đậm. Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được

trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối
dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu
hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy,
chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu
(chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là toàn bộ công việc bắt đầu từ
khi khởi thảo văn bản cho đến khi một văn bản được ban hành.
Do văn bản gồm nhiều loại, tính chất, công dụng và thẩm quyền ban hành
khác nhau, nên không thể đề ra cho mỗi loại văn mỗi quy trình khác nhau. Mà
chỉ có thể xây dựng một quy trình soạn thảo chung nhất cho tất cả các loại văn
bản: Gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Phân công soạn thảo: Cơ quan đơn vị hoặc cá nhân được phân công soạn
thảo. Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng của
văn bản. Trước hết cần xác định rõ văn bản đó ban hành nhằm giải quyết vấn đề
gì thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Xác định đối tượng giải
quyết là cần xác định được cơ quan, cá nhân có trách nhiệm và quyền hạn để
giải quyết.
Xác định tên loại văn bản: Căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản
dự định ban hành, để xác định tên loại của văn bản.

17


Thu thập và xử lý thông tin: Trong quá trình soạn thảo văn bản cần thu
thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan để phục vụ cho việc soạn thảo và
ban hành văn bản.

Bước 2: Lập để cương, viết bản thảo
Chuyên viên soạn thảo sẽ xây dựng một đề cương chi tiết. Sau đó tiến
hành viết bản thảo. Căn cứ đề cương để viết bản thảo, qua mỗi lần viết bản thảo,
văn bản được sửa chữa và bổ sung hoàn chỉnh. Việc viết bản thảo được thực
hiện qua hai bước: Viết nháp và bản viết chính thức.
Bước 3: Trình duyệt dự thảo văn bản
Chuyên viên soạn thảo sẽ trình hồ sơ trình duyệt bản thảo văn bản lên cho
lãnh đạo UBND huyện hoặc Trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc huyện ký
duyệt văn bản để xem xét thông qua. Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài
liệu có liên quan. Trường hợp bản thảo cần được xin ý kiến góp ý cho bản thảo
thì chuyên viên đề xuất lãnh đạo UBND huyện tham khảo ý kiến của tập thể
UBND huyện Krông Nô hoặc các cơ quan, đơn vị có liên quan. Sau đó, chuyên
viên soạn thảo nghiên cứu, tiếp thu, tổng hợp ý kiến góp ý (nếu có) và hoàn
chỉnh bản thảo.
Bước 4: Đánh máy
Sau khi bản thảo được duyệt. Chuyên viên soạn thảo sẽ hoàn thiện văn
bản cần soạn thảo và ban hành bằng cách đánh máy đúng nguyên văn bản thảo,
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp dự thảo đã được lãnh
đạo UBND huyện phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm
vào dự thảo thì Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị thuộc huyện được giao nhiệm
vụ chủ trì soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết
định việc sửa chữa, bổ sung. Sau đó, chuyển xuống chuyên viên soạn thảo đánh
máy lại. Sau khi đánh máy xong, chuyên viên soạn thảo trình lên cho Trưởng
phòng của phòng, ban, đơn vị mình để duyệt về nội dung và ký nháy nếu đúng.
Chánh Văn phòng sẽ là người duyệt về hình thức của văn bản, thể thức, kỹ thuật
trình bày và thủ tục ban hành văn bản và ký nháy nếu đúng.
Bước 5: Ký và ban hành văn bản
18

Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung và hình thức, cán bộ chuyên
môn chuyển xuống bộ phân văn thư. Cán bộ văn thư là người trực tiếp trình lãnh
đạo cơ quan ký ban hành. Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản
(thuộc nhiệm vụ của cán bộ văn thư). Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn
bản. Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản. Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản.
Nhân văn bản đủ số lượng ban hành. Đóng dấu cơ quan. Bao gói và chuyển giao
văn bản. Với những quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếp
tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản.
* Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan
so với các quy định hiện hành.
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản thì các phòng ban trong cơ
quan đã thực hiện theo đúng Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01
năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính; sau khi chuyên viên của các phòng ban soạn thảo xong các văn bản
và có chữ ký nháy của thủ trưởng các phòng ban thì trình lên Chánh văn phòng
kiểm tra lại hình thức và kỹ thuật trình bày. Nếu đúng thì chuyển đến bộ phận
văn thư để lấy số. Sai thì chuyển về chuyên viên soạn thảo kiểm tra lại.
3. Công tác quản lý văn bản đi
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản.
Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản
đến các đối tượng liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận,văn thư của
cơ quan thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể bao gồm:
- Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như: Quốc hiệu;
tác giả; số,kí hiệu; địa danh, ngày tháng năm ban hành; tên loại, trích yếu nội
dung; nội dung; thể thức đề kí, chữ kí của người có thẩm quyền; nơi nhận văn
bản.
- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật,
Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu thu hồi…
- Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ,

cách căn lề, đánh số trang, cách đánh dấu phụ lục…
19


Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn bộ
hoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viên
trong cơ quan.Vì vậy nhất thiết chúng ta phải đảm bảo hình thức. Trong trường
hợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được giao trách
nhiệm giải quyết. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải được sửa
lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. Những văn bản đảm
bảo thể thức,hình thúc kĩ thuật trình bày, Chánh Văn phòng/ Trưởng phòng Hành
chính hoặc người được giao trách nhiệm phải kí tắt vào phần sau cùng của nội
dung văn bản (sau dòng Lưu: VT,…)
Ghi số của văn bản
Số văn bản là số thứ tự của vản bản do cơ quan, tổ chức phát hành, mỗi
văn bản được ghi một số riêng theo hệ thống số Ả Rập. Ghi số và ghi ngày tháng
đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kì văn bản nào. Mỗi
văn bản được ghi một số một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 của ngày đầu
năm đến số cuối cuối cùng của ngày cuối năm. Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày
1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 dều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm
lẫn có thể xảy ra. Việc ghi số của văn bản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc
đăng kí, quản lí, thống kê, tra tìm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện
các hoạt động khác trong công tác văn thư và lưu trữ.
Ghi ngày tháng của văn bản
Ngày tháng của văn bản là văn bản được kí chính thức,là ngày văn bản có
hiệu lực. Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày đó, đối với những ngày dưới
10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước.
Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu quan trọng giúp các cơ
quan quản lí và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi.
3.2. Đăng ký văn bản.

Đăng kí văn bản đi là việc ghi chép, cập nhật thông tin của văn bản như:
số, kí hiệu, tác giả văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại và trích yếu nội dung…
vào sổ hoặc cơ sở dũ liệu trên máy tính để quản lí và tra tìm. Đây là công việc
bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên
20