Những vấn đề cơ bản của quản trị hệ thống bán hàng

Những vấn đề cơ bản của quản trị hệ thống bán
hàng
1.1. Vai trò của hệ thống bán hàng với các doanh nghiệp thương
mại.
1.1.1. Khái quát chung về hệ thống bán hàng của các doanh nghiệp
thương mại
Hệ thống bán hàng là bộ phận kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp
thương mại.Có thể hiểu hệ thống bán hàng là mạng lưới các thành viên hoạt
động trong tất cả các khâu phục vụ cho bán hàng bao gồm từ khâu mua hàng,
vận chuyển, lưu kho cho đến xuất kho, bán hàng, dịch vụ kèm theo sau bán
hàng.
Hình1.1
Mô hình tổ chức và hoạt động của hệ thống bán hàng
Các bộ phận trong hệ thống bán hàng:
- Quản trị hệ thống: Bao quát toàn bộ hệ thống bán hàng từ khâu mua
hàng, tạo nguồn cho tới dịch vụ hậu mãi, thực hiện xây dựng, tổ chức, quản lý
hệ thống bán hàng, liên tục đánh giá và điều chỉnh hệ thống bán hàng nhằm
thích ứng tốt nhất với các thay đổi trên trị trường, để hệ thống bán hàng đạt
được hiệu quả tối ưu nhất.
- Mua hàng: Bao gồm cả mua ngoài và lưu chuyển nội bộ giữa các thành
viên trong doanh nghiệp. Mua hàng phải đảm bảo mua đủ số lượng hàng cũng
như chất lượng hàng với chi phí thấp nhất và mức độ tin cậy cao nhất.
- Vận chuyển :Vận chuyển về kho và vận chuyển từ kho đến nơi bán, chở
hàng giao tận nhà cho khách hàng. Yêu cầu của khâu này là đảm bảo thời gian
nhanh nhất mà vẫn đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn cũng như chi phí không phát
sinh.
- Lưu kho : Bảo quản hàng hóa, quản lý hàng hóa, công tác nhập kho,
xuất kho, đảm bảo hàng hóa được bảo quản trong tình trạng tốt, được kiểm kê
đầy đủ không sai sót, mất mát.
- Bán hàng : Bao gồm cả bán buôn và bán lẻ. Đối với bán buôn có bán
cho các cửa hàng bán lẻ, bán cho đại lý, chi nhánh, bán cho bên ngoài. Đối với

bán lẻ xây dựng hệ thống cửa hàng bán lẻ, siêu thị.Đây là khâu có sự tiếp xúc
trực tiếp với khách hàng, do vậy cần được hết sức chú trọng xây dựng và hoàn
thiện tạo ra bộ mặt cho toàn hệ thống.
- Dịch vụ sau bán hàng : bao gồm các hoạt động giao hàng, lắp đặt, bảo
hành. Nhằm đảm bảo tốt nhất quyền lợi cho khách hàng, tạo dựng uy tín cho
công ty, đem lại niềm tin cho khách hàng.
1.1.2. Vai trò của hệ thống bán hàng.
Có thể nói rằng : “Vai trò cuả hệ thống bán hàng là giúp bán được hàng”.
Bán hàng có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân,
với các doanh nghiệp, đặc biệt là với doanh nghiệp thương mại.
Với nền kinh tế quốc dân:
- Bán hàng là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, là nơi gặp gỡ giữa cung và cầu.
Giúp cho nhà sản xuất bán được hàng một cách dễ dàng và người tiêu dùng
cũng mua được hàng dễ dàng hơn với nhiều sự lựa chọn hơn do đó mà có được
sự tiêu dùng hiệu quả hơn, mua được hàng hoá tốt hơn với giá thành thấp hơn.
Phải có hoạt động bán hàng thì hàng hóa sản xuất ra mới đến được tay người
tiêu dùng.
- Góp phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, cân đối giữa cung và cầu, tạo ra
tính ổn định của thị trường, tính cân đối của nền kinh tế quốc dân. Thông qua
hoạt động bán hàng người sản xuất có thể tìm hiểu nắm được nhu cầu tiêu dùng
tức là nắm được lượng cầu để điều chỉnh cung cho cân đối với cầu.
- Bán hàng còn tạo ra việc làm và tạo thêm thu nhập cho người lao động góp
phần nâng cao đời sống xã hội, đồng thời từ đó lại có thể làm tăng sức mua của
xã hội.
- Đối với các cơ quan nhà nước thông qua việc bán hàng họ có thể xác định được
cung và cầu trên thị trường, qua đó có thể đưa ra các chính sách thích hợp để
điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh, điều chỉnh tiêu dùng, tác động đến
nền kinh tế.
Với doanh nghiệp thương mại:
Thứ nhất bán hàng là chức năng cơ bản của doanh nghiệp kinh doanh

thương mại, và thực tế đã chứng minh rằng : Bán hàng có ý nghĩa sống còn đối
với doanh nghiệp thương mại. Doanh nghiệp thương mại được thành lập hầu
như là nhằm mục đích mua bán hàng hóa, cần phải bán được hàng. Bán hàng là
hoạt động trực tiếp để lưu thông hàng hóa, để phục vụ cho nhu cầu sản xuất và
tiêu dùng, cân đối giữa cung và cầu bình ổn giá cả thị trường. Mà lưu thông
hàng hóa cũng chính là chức năng cơ bản của doanh nghiệp thương mại.
Thứ hai bán hàng là cơ sở để doanh nghiệp kinh doanh thương mại thực
hiện mục tiêu kinh doanh của mình. Bán được hàng mới thu hồi được vốn,
doanh nghiệp mới có lợi nhuận. Từ đó doanh nghiệp có thể tái sản xuất, mở
rộng quy mô sản xuất, mở rộng quy mô thị trường. Doanh nghiệp có thể thực
hiện các mục đích kinh doanh trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn đó là mục
tiêu tăng lợi nhuận, mục tiêu tăng thị phần, mục tiêu xây dựng uy tín, phát triển
thương hiệu… Ngày nay thị trường luôn biến động và có sự cạnh tranh ngày
càng gay gắt, vì vậy bán được hàng doanh nghiệp có thể thực hiện mục tiêu
cạnh tranh để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển trên thị trường.
Thứ ba bán hàng là công cụ cạnh tranh của các doanh nghiệp kinh doanh
thương mại, ngăn cản sự xâm nhập của đối thủ cạnh tranh vào thị trường của
doanh nghiệp, gắn kết doanh nghiệp và khách hàng và chiếm lĩnh thị trường
ngày càng rộng hơn. Nhờ đội ngũ bán hàng, doanh nghiệp có được thông tin
trực tiếp từ khách hàng, từ đó đáp ứng tốt hơn mong muốn của họ cũng như xây
dựng được mối quan hệ hai chiều bền vững hơn với các khách hàng của mình.
Ngoài ra bán hàng là cơ sở để đánh giá kết quả kinh doanh của doanh
nghiệp, thể hiện sự cố gắng hay trình độ của doanh nghiệp. Tất cả các hoạt động
của doanh nghiệp có hiệu quả hay không suy cho cùng đều thể hiện ở doanh số
bán hàng có cao hay không, có tăng trưởng nhiều không, có đem lại lợi nhuận
lớn hay không. Đó là mục tiêu tiên quyết, là lý do để một doanh nghiệp được
thành lập.
1.2. Nội dung của quản trị hệ thống bán hàng của doanh nghiệp thương
mại.
Quản trị hệ thống bán hàng là hoạt động bao trùm toàn bộ hệ thống bán

hàng, quản trị hệ thống bán hàng bao gồm ba nội dung chính : Xây dựng hệ
thống phân phối bán hàng; Tổ chức và quản lý hệ thống bán hàng; Kiểm tra,
đánh giá hệ thống bán hàng. Muốn phát huy hết hiệu quả của hệ thống bán
hàng, đòi hỏi công tác quản trị hệ thống bán hàng phải chú ý cả ba khâu của quá
trình quản trị kể trên.Dưới đây chúng ta xem xét từng nội dung trong quản trị hệ
thống bán hàng.
1.2.1. Xây dựng hệ thống phân phối bán hàng.
Quản trị hệ thống bán hàng trước hết phải xây dựng hệ thống bán hàng.
Phải có hệ thống bán hàng trước rồi mới có thể tổ chức, quản lý cũng như kiểm
tra đánh giá nó. Có thể hiểu xây dựng hệ thống phân phối bán hàng tức là thiết
kế và tạo lập mạng lưới phân phối bán hàng và mạng lưới các thành viên thực
hiện các công việc hỗ trợ cho phân phối bán hàng.Đây là công việc đòi hỏi khá
nhiều thời gian, nhưng là công việc đầu tiên của quản trị hệ thống bán hàng.
Xây dựng hệ thống phân phối bán hàng phải thực hiện nhiều bước, bao gồm các
bước chính như sau:
- Nhận dạng nhu cầu cần thiết phải xây dựng hệ thống phân phối bán
hàng. Nhu cầu thị trường luôn luôn là xuất phát điểm của mọi hoạt động kinh
doanh. Một khi trên thị trường xuất hiện nhu cầu mua hàng thì doanh nghiệp
mới có thể bắt tay vào xây dựng hệ thống bán hàng. Hệ thống bán hàng được tổ
chức ra cũng là nhằm đáp ứng nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng mà thôi.
- Xác định và phối hợp các mục tiêu cần đạt của hệ thống phân phối bán
hàng, doanh số, lợi nhuận hay bước đầu tạo dựng thương hiệu. Mục tiêu của hệ
thống phân phối bán hàng sẽ quyết định cấu trúc của hệ thống và cách thức lựa
chọn thành viên cho hệ thống. Chẳng hạn như mục tiêu của hệ thống bán hàng
Hapro Mart hiện tại là bước đầu tạo dựng thương hiệu và chiếm lĩnh thị trường,
do vậy Hapro sẽ lựa chọn cấu trúc ít chặt chẽ và các thành viên được chọn là
những cửa hàng, doanh nghiệp đang hoạt động khá tốt, có ảnh hưởng tốt tới
khách hàng hơn là những đơn vị có khả năng đưa lại lợi nhuận nhưng có thể vi
phạm về chất lượng ảnh hưởng đến hình ảnh chung của toàn bộ hệ thống bán
hàng.

- Phân loại các công việc trong hệ thống phân phối bán hàng, bao gồm
vận chuyển, lưu kho, bảo quản, bán hàng, dịch vụ sau bán hàng, từ đó xây dựng
mối quan hệ giữa các thành viên cùng làm một loại công việc và làm các công
việc khác nhau trong cùng chuỗi cung ứng, nhằm xây dựng mối quan hệ, tạo sự
phối hợp với nhau như thế nào cho hợp lý nhất.
- Đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc của hệ thống phân phối bán
hàng. Chọn cấu trúc thích hợp nhất cho hệ thống phân phối bán hàng của doanh
nghiệp, trung hòa được các yếu tố ảnh hưởng đó, triệt tiêu đi các ảnh hưởng có
hại.
- Phát triển hệ thống phân phối bán hàng, xây dựng hệ thống kho bãi, hệ
thống cửa hàng, thiết lập tuyến vận chuyển, bước đầu khoanh vùng thị trường
chiếm lĩnh.
- Lựa chọn các mối quan hệ tối ưu trong hệ thống phân phối bán hàng và
xây dựng chúng. Có thể là quan hệ theo chiểu ngang giữa các thành viên cùng
làm một loại công việc hoặc quan hệ theo chiều dọc giữa những thành viên làm
những công việc khác nhau có thể phối hợp với nhau.
- Lựa chọn các thành viên sẽ tham gia vào hệ thống phân phối bán hàng.
Lựa chọn thành viên và phân bổ thành viên thích hợp cho từng loại hình công
việc, và thích ứng với toàn bộ hệ thống phân phối bán hàng nói chung. Quá
trình lựa chọn thành viên cho hệ thống phân phối bán hàng bao gồm ba bước cơ
bản sau:
+ Tìm kiếm các thành viên có khả năng.
+ Đánh giá khả năng phù hợp với hệ thống của các thành viên bằng các
tiêu chuẩn lựa chọn.
+ Bảo đảm các thành viên này trong tương lai chắc chắn sẽ tham gia vào
hệ thống phân phối bán hàng.
Xây dựng hệ thống phân phối bán hàng là bước đầu tiên cơ bản và cần
thiết của công tác quản trị hệ thống bán hàng, do đó cần phải thực hiện thật tốt
nội dung này. Để làm tốt công tác xây dựng hệ thống phân phối bán hàng lại cần
thực hiện chính xác và theo một trình tự thích hợp các bước trong quy trình trên.

Công việc đầu tiên luôn phải nhận dạng được nhu cầu thị trường, mục tiêu mà
hệ thống phân phối bán hàng cần đạt được từ đó mới xác định được cấu trúc
thích hợp cho hệ thống phân phối bán hàng và các thành viên thích hợp với cấu
trúc hệ thống đó
Trong xây dựng hệ thống phân phối bán hàng yêu cầu phải xác định
chính xác nhu cầu của thị trường và mục tiêu của hệ thống phân phối bán hàng,
từ đó mới có thể xác định chính xác được cấu trúc của hệ thống. Mấu chốt của
hệ thống phân phối bán hàng chính là phải có được một cấu trúc thích hợp,
ngoài ra cũng rất cần lựa chọn đúng thành viên cho hệ thống phân phối bán
hàng.
Một hệ thống phân phối bán hàng được xây dựng thành công là hệ thống
phân phối bán hàng thích ứng với các yêu cầu của thị trường, thích hợp với mục
tiêu của hệ thống các thành viên gắn kết với nhau và có cấu trúc linh hoạt sẵn
sàng thay đổi khi môi trường kinh doanh có những biến động.
1.2.2. Tổ chức và quản lý hệ thống bán hàng.
Đây là nội dung chính, được thực hiện xuyên suốt cả quá trình hoạt động
của bộ phận quản trị hệ thống bán hàng. Nội dung quản trị hệ thống bán hàng