THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI

Website: Email : Tel : 0918.775.368

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI.
I.ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY SX VÀ DV CƠ ĐIỆN HÀ NỘI.
Tên công ty: Công ty SX và DV cơ điện Hà Nội
Tên giao dịch Quốc tế: EMPROSERCO
Trụ sở công ty: 20 Phố Bích Câu - Quận Đống Đa - Hà Nội.
1. Sự ra đời, hình thành và phát triển của công ty.
1.1. Quá trình phát triển của công ty.
Theo tinh thần Nghị quyết Đại hội VI của Đảng, việc đổi mới cơ chế
quản lý kinh tế đã được khẳng định. Chúng ta xoá bỏ chế độ kế hoạch hoá
tập trung bao cấp, xây dựng một cơ chế mới tự hạch toán sản xuất kinh
doanh, phù hợp với quy luật khách quan, phù hợp với tinh thần thực tế nền
kinh tế của đất nước.
Trong tình hình đó, công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội được
thành lập tách ra khỏi Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội theo quyết định số
4184/QĐ-UB ngày 03/10/1989 và là một doanh nghiệp Nhà nước hạng 2
theo QĐ số 3224/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội.
Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội là một đơn vị kinh doanh
hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trước
cơ quan pháp luật về các hoạt động kinh doanh của mình. Công ty có trụ sở
chính đặt tại số 20 phố Bích Câu - Hà Nội và một văn phòng đại diện đặt tại
số 216 Hoàng Hoa Thám - phường 12 Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí
Minh.
Từ trước năm 1989 khi còn chung với cơ quan văn phòng Liên hiệp xí
nghiệp xe đạp Hà Nội, ngành hàng chủ yếu là sản xuất xe đạp và phụ tùng
xe đạp. Nhưng sau khi chuyển đổi cơ chế của Nhà nước từ bao cấp sang tự
hạch toán sản xuất kinh doanh thì ngành hàng xe đạp không còn phù hợp
nữa. Nhu cầu xe đạp ít hơn trước, hơn nữa xe đạp Trung quốc tràn ngập thị
trường Việt Nam giá lại rất rẻ. Vì vậy các đơn hàng giảm dần dẫn đến thị

trường bị thu hẹp, sản xuất gặp rất nhiều khó khăn.
Nắm bắt được chủ trương đổi mới của Nhà nước, công ty đã từng bước
khắc phục khó khăn, vươn lên xoá bỏ chế độ bao cấp, tìm ra cho mình
hướng đi mới.
Công ty xác định rằng phải tự đổi mới, đổi mới toàn diện mà trước hết
phải đổi mới về tổ chức, mạnh dạn đầu tư, chuyển đổi ngành hàng kinh
doanh. Chỉ có như vậy mới có thể phù hợp với tình đổi mới của nền kinh tế,
bắt kịp được xu hướng phát triển không ngừng trên thị trường, mới vực
dậy được hoạt động của bản thân doanh nghiệp. Công ty nhanh chóng nhận
thấy rằng sản xuất ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa. Để tồn tại
1
1
Website: Email : Tel : 0918.775.368

và phát triển là mục tiêu định hướng chiến lược được đặt ra trong thời kỳ
trước mắt và cả lâu dài của công ty. Công ty đã bỏ ra nhiều công sức đi
khảo sát,tìm hiểu thị trường, lắng nghe ý kiến của các đồng chí lãnh đạo
đầu ngành ở các tỉnh trong cả nước về rất nhiều lĩnh vực. Trong đó có vấn
đề về trang thiết bị trong các bệnh viện, các cơ sở y tế đang bị xuống cấp
qua nhiều năm sử dụng rất cần được nâng cấp đầu tư để từng bước hiện
đại hoá các bệnh viện, các cơ sở y tế. Ngoài ra công ty còn nghiên cứu một
số ngành hàng phục vụ dân dụng như: xe đẩy vận chuyển, nội thất dân
dụng... với phương châm: "Sản xuất những thứ xã hội cần chứ không sản
xuất những thứ xã hội đã có sẵn".
Mặt khác công ty cũng nhận thấy rằng để tồn tại và phát triển được,
phải không ngừng cải tiến mẫu mã , đa dạng hoá sản phẩm, đảm bảo chất
lượng, giảm giá thành. Hiện nay với công nghệ sản xuất các loại ống inox,
đáp ứng được mọi yêu cầu về mẫu mã của khách hàng, công ty đang là đơn
vị sản xuất các trang thiết bị y tế , nội thất giành được nhiều uy tín trên thị
trường.

Để thực hiện được nhiệm vụ đã đặt ra, công ty đã có sự nhất quán trong
sự chỉ đạo lãnh đạo của cấp uỷ Đảng, của cơ quan chuyên môn, các tổ chức
đoàn thể cùng tập thể cán bộ công nhân viên chức đều quyết tâm phấn đấu
theo hướng đổi mới toàn diện từ tổ chức sản xuất đến tổ chức bộ máy quản
lý. Với suy nghĩ luôn ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, đa
dạng hoá sản phẩm, kết hợp với việc đầu tư thiết bị ngành hàng do công ty
sản xuất đã đem lại hiệu quả kinh tế cao và có uy tín về chất lượng. Năm
1994 doanh thu của công ty là 8 tỷ đồng. Năm 1996 do nhu cầu của thị
trường và phát triển kinh doanh công ty đầu tư thêm một dây chuyền sản
xuất định hình ống inox các loại với sản lượng 10.000 tấn inox /1 năm, đưa
doanh thu của công ty đạt trên 27 tỷ năm 1999. Với sự cố gắng của tập thể
cán bộ công nhân viên công ty , được sự giúp đỡ của UBND Thành phố, công
ty sản xuất và dịch vụ cơ điện tiếp tục lấy nhiệm vụ sản xuất trang thiết bị y
tế làm trọng tâm, đảm bảo đủ việc làm cho cán bộ công nhân viên trong
công ty.
Các bước phát triển đi lên của công ty được thể hiện phần nào qua một
số chỉ tiêu cơ bản sau đây:
STT Chỉ tiêu Thực hiện1998 Thực hiện1999 Thực hiện 2000
1 Giá trị sản lượng CN 13.628.800.000 15.536.900.000 16.121.171.400
2 Doanh thu bán hàng 24.395.552.000 27.821.264.000 28.212.050.000
3 Nộp ngân sách 414.724.000 478.370.000 502.288.000
4 Thu nhập
BQ/1CBCNV
720.000 800.000 1.050.000
2
2
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành tới nay công ty sản xuất và
dịch vụ cơ điện Hà Nội không ngừng lớn mạnh về mọi mặt.

- Tổng nguyên giá TSCĐ: 6.214.494.895đ.
- Vốn lưu động: 2.750.000.000đ.
1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Trong bất cứ doanh nghiệp nào việc tổ chức quản lý cũng rất cần
thiết và không thể thiếu được. Tổ chức tốt bộ máy quản lý sẽ đảm bảo sản
xuất có hiệu quả. Việc tổ chức bộ máy quản lý phải tuỳ thuộc vào quy mô,
loại hình doanh nghiêp, đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể của từng
doanh nghiệp. Ở công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội, bộ máy quản lý
được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty đều chịu sự chỉ đạo thống nhất của ban giám đốc.
SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY SX VÀ DV CƠ ĐIỆN HÀ NỘI
3
GIÁM ĐỐC
PGĐ TỔ CHỨC
HC-LĐTL
PHÓ GIÁM ĐỐC
SX-KH-VT-TT
PX
SX
Phòng
Kỹ thuật
Bảo vệ
y tế
Phòng
TCLĐ
Phòng
Kế toán
Phòng
KHVTT
T

Tổ SX định hình ống INOX
Tổ cơ khí
Tổ mạ điện hoá
3
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Chưc năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
- Ban giám đốc:
+ Giám đốc công ty: Là người đứng đầu chịu trách nhiệm chung
trước nhà nước, trước toàn thể cán bộ công nhân viên về mọi mặt hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ 1 Phó giám đốc phụ trách sản xuất- kế hoạch- vật tư- tiêu thụ.
+ 1 Phó giám đốc phụ trách tổ chức- Lao động tiền lương.
Các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu của công việc
quản lý kinh doanh thông suất trong toàn công ty.
- Phòng tổ chức lao động tiền lương:
+ Chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo lao động cho công ty.
+ Phụ trách về đất đai nhà cửa của công ty.
+ Phụ trách về thi đua, xét duyệt danh hiệu thi đua cho các cá nhân,
tập thể trong công ty để trình Giám đốc.
+ Xây dựng quỹ lương, định mức và đơn giá tiền lương của các sản
phẩm trong từng kỳ kế hoạch sản xuất.
+ Xây dựng các quy chế, chế độ trả lương khoán sản phẩm của công
ty theo tình hình thực hiện sản xuất trên cơ sở chế độ chính sách của Nhà
nước.
- Ban Bảo vệ y tế.
+ Tuần tra, canh gác, bảo về tài sản của công ty đồng thời giữ nghiêm
kỷ luật lao động ( quản lý giờ giấc laođộng).
+ Chăm lo sức khoẻ cho các cán bộ công nhân viên, khám chữa bệnh
cấp thuốc và giải quyết các chế độ nghỉ ốm cho cán bộ công nhân viên toàn

công ty.
- Phòng Kế hoạch – Vật tư- Tiêu thụ:
+ Xây dựng kế hoạch sản xuất ngắn hạn, trung hạn và dài hạn toàn
công ty và phân xưởng, tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất đó.
4
Tổ ho n thià ện v bao góià
4
Website: Email : Tel : 0918.775.368

+Tổ chức thực hiện nhiệm vụ sản xuất của năm kế hoạch, mua sắm
vật tư đủ số lương, chủng loại đảm bảo chất lượng vật tư, đáp ứng kịp thời
tiến độ sản xuất.
+ Cung cấp số liệu cho phòng nghiệp vụ tính toán giá thành, báo cáo
sản lượng nội bộ để Giám đốc làm căn cứ quyết định mức lương, thưởng và
có biện pháp điều chỉnh nhiệm vụ sản xuất kỳ tiếp theo.
+ Bảo quản giữ gìn vật tư, xác định nội dung quản lý vật tư, quản lý
sản phẩm dở dang và thành phẩm nhập kho cũng như các phương tiện
dụng cụ sản xuất khác.
+ Tổ chức giao hàng cho khách kịp thời.
+ theo dõi và tổ chức thực hiện việc xuất nhập kho về thành phẩm,
bán thành phẩm, nguyên vật liệu.
+ Tìm kiếm thị trường tiêu thụ để phát huy tối đa hiệu quả sử dụng
vốn lưu động, chu chuyển vốn kinh doanh nhằm đảm bảo quá trình sản xuất
kinh doanh của công ty được liên tục, đạt hiệu quả cao.
- Phòng Kế toán- Tài chính
+ Tạo nguồn vốn để sản xuất kinh doanh bao gồm vốn ngân sách,
vốn vay, vốn bổ sung.
+ Sử dụng vốn vào các hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
+ Quản lý lưu thông, thanh toán các quan hệ tín dụng.
+ Hạch toán sổ sách về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của

công ty.
- Phòng Kỹ thuật
+ Xác định rõ các bước công nghệ sản xuất trên cơ sở công nghệ đang
được sử dụng ở công ty.
+ Thẩm định, ứng dụng những cải tiến kỹ thuật của các kỹ sư, công
nhân trong công ty trong việc chế tạo sản phẩm hay những phương pháp,
giải pháp tiết kiệm trong sản xuất.
+ Theo dõi sự phát triển khoa học công nghệ trong lĩnh vực mà công
ty đang hoạt động sản xuất kinh doanh để nắm được thông tin cần thiết về
khoa học, công nghệ.
+ Thiết kế sản phẩm sản xuất của công ty.
- Phân xưởng sản xuất: Gồm 4 tổ sản xuất.
+ Tổ sản xuất định hình ống INOX: Sản xuất ống INOX các loại.
+ Tổ cơ khí : Cắt phôi. Pha cắt định hình, hàn ghép các loại sản phẩm.
+ Tổ mạ điện hoá: Mạ, sơn
+ Tổ hoàn thiện và bao gói sản phẩm: Lắp ráp, bao gói.
5
5
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Giữa các phòng ban, bộ phận chức năng luôn có mối quan hệ chặt
chẽ. Phòng ban này cung cấp số liệu cho phòng ban kia. Tất cả tạo thành bộ
máy quản lý thống nhất điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty đạt hiệu quả cao.
1.3.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Với chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán của công ty góp phần
không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm. Công tác kế
toán của công ty được tổ chức tập trung tại phòng kế toán, bộ máy kế toán
được tổ chức khép kín, thực hiện từ khâu thu nhận chứng từ, phân loại và
xử lý chứng từ đến khâu ghi sổ và lập các báo cáo kế toán.

Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Hạch toán chi tiết, tổng hợp các
nghiệp vụ phát sinh, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, lập
các báo cáo tài chính, tham mưu giúp việc ban giám đốc trong công tác tổ
chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, nhằm sử dụng đồng vốn
đúng mục đích chế độ, hợp lý, đạt hiệu quả cao.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm
chung toàn bộ công tác kế toán của công ty, là người theo dõi nguồn vốn, là
người lập các báo cáo tài chính và trực tiếp giải trình các báo cáo tài chính.
- Kế toán nguyên vật liệu, TSCĐ, tiền lương, thanh toán với người
bán:
6
KẾ TOÁN TRƯỞNG KIÊM
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
KT VỐN BẰNG TIỀN
KT THANH TOÁN VỚI
NGƯÒI MUA ,KT THÀNH
PHẨM, KT TIÊU THỤ
KT NGUYÊN VẬT
LIỆU, THANH TOÁN
VỚI NGƯỜI BÁN,
TSCĐ, TIỀN LƯƠNG
KT TẬP HỢP CHI
PHÍ SX, TÍNH GIÁ
THÀNH SẢN PHẨM
KIÊM THỦ QUỸ
6
Website: Email : Tel : 0918.775.368

+ Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật

liệu.
+ Theo dõi sự biến động tăng giảm của TSCĐ, tính khấu hao
TSCĐ.
+ Theo dõi thanh toán với người bán
- Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán với người mua, thành phẩm, tiêu
thụ:
+ Hạch toán chi tiết tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng.
+ Hạch toán chi tiết tình hình thanh toán với người mua, thanh
toán nội bộ.
+ Hạch toán tình hình tiêu thụ sản phẩm, xác định doanh thu,
kết quả tiêu thụ .
- Kế toán tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm:
+ Tập hợp chi phí sản xuất.
+ Tính giá thành sản phẩm.
+ Thủ quỹ
Vì số lượng nhân viên kế toán ít nên mỗi người trong phòng đều phải
thực hiện kiêm nhiệm một số phần hành kế toán khác nhau. Các bộ phận
trong phòng luôn phối hợp, bổ sung cho nhau, hỗ trợ nhau trong công việc
nhưng vẫn đảm bảo tính nguyên tắc của tổ chức hạch toán. Do vậy, phòng
kế toán đã làm tốt chức năng quản lý tài chính của công ty.
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng
từ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
7
7
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của công ty
8
Chứng từ nhập, xuất

Sổ chi tiết vật liệuThẻ khoSổ chi tiết thanh
toán với người
bán
Nhật ký chứng từ
liên quan 1,2,4,10
Nhật ký chứng từ
số 5
Bảng tổng hợp
N- X- T
Bảng phân bổ
số 2
Sổ cái TK 331
8
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Hình thức sổ kế toán này được công ty áp dụng từ nhiều năm, được
ghi chép sử dụng phù hợp với trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng.
2.Các loại nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng trong đơn vị.
Sản phẩm của công ty chủ yếu phục vụ cho ngành y tế nên nguyên vật
liệu mà doanh nghiệp sử dụng là các loại inox như : Inox lá, inox ống, inox lá
băng, các loại thép. . .
VD: Inox lá băng 78.6m x 1.2 ly
Inox lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44
Inox lá 0.4 ly x1020 x cuộn
Inox φ 31.8 x 1,2 x 6m
Inox φ25.4 x 1,2 x x 6m
Inox φ25 x 60 x 1,2 x 6m

Inox  30 x 60 x 1,2 ly x 6m
Thép φ22 x 1,2 ly x 6m
Bu lông Inox M8x60
Que hàn Inox 26
.......
9
Bảng kê số 4,5
Bảng kê số 3
Nhật ký chứng từ
số 7
Sổ cái TK 152
9
Website: Email : Tel : 0918.775.368

II- THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ
DỊCH VỤ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI.
1.Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty .
Khác với các doanh nghiệp sản xuất khác, sản phẩm của công ty Sản
xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội có những nét rất riêng biệt, là doanh nghiệp
mà ngành hàng chủ yếu là phục vụ cho ngành y tế nên sản phẩm chủ yếu
của công ty là các loại giường bệnh nhân Inox, tủ thuốc, tủ đầu giường... Do
vậy, nguyên vật liệu công ty sử dụng chủ yếu là các loại Inox ( ống, lá,
băng...); các loại ốc vít, que hàn, a xít tẩy...
Các loại nguyên vật liệu của công ty có loại rất cồng kềnh, mặt bằng
của công ty lại hạn hẹp do vậy khó khăn trong việc bảo quản, phải nhập làm
nhiều lần. Điều này đòi hỏi công ty phải tính toán một cách chi tiết, chính
xác nhu cầu về nguyên vật liệu để tổ chức thu mua kịp thời đảm bảo cung
ứng đầy đủ cho sản xuất.
Trong giá thành sản phẩm của công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm
một tỷ trọng khá lớn ( khoảng 60 - 65%), vì thế nên chỉ một biến động nhỏ

về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do
vậy phải tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao
cho từng chi tiết sản phẩm để sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu
quả.
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu được mua từ các nguồn hàng
trong nước với các bạn hàng ổn định thường xuyên có uy tín như công ty
Đông Á, công ty Hoàng Vũ, cửa hàng Inox Vinh Vượng... Đây là một thuận
lợi cho công ty trong việc thu mua, cung ứng nguyên vật liệu.
2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
2.1.Phân loại:
Ở công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội nguyên vật liệu phân
loại căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất
kinh doanh. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu của công ty được chia
thành:
- Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng chủ yếu của công ty khi tham
gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu
thành nên thực thể của sản phẩm. Bao gồm các nguyên vật liệu sau: Inox lá
băng, Inox lá, Inox hộp vuông, Inox tròn... Trong mỗi loại lại chia thành
nhiều thứ khác nhau:
Inox lá : Lá 0.8ly x 1m22 x 2m44; Lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44
Inox hộp vuông: hộp 25x60 x1,2x6m; hộp 30 x 60 x 1,2 x 6m
... ... ...
- Nguyên vật liệu phụ : Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu
thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất
10
10
Website: Email : Tel : 0918.775.368

định rất cần thiết cho quá trình sản xuất như: ốc vít, bánh xe các loại, que
hàn...

- Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu, a xít tẩy mối hàn.
- Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc như
galê, vòng bi, dây cu roa...
-
Việc phân loại vật liệu trên giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng,
và tứ đó đưa ra hình thức hạch toán phù hợp.
2.2.Tính giá nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu mua ngoài được doanh nghiệp đánh giá theo giá thực
tế.
Đối với nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế vật liệu nhập kho của công ty là giá mua chưa có thuế
GTGT + chi phí liên quan (thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản . . .) trừ
các khoản giảm trừ (nếu có).
Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Là giá vật liệu xuất
kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng cộng chi phí vận chuyển từ
công ty tới nơi thuê gia công và từ nơi thuê gia công về công ty.
II Đối với nguyên vật liệu xuất kho:
Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân.
Trị giá vật liệu xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân =
Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ
3.Các chứng từ sử dụng và qui trình luân chuyển chứng từ.
3.1 Các chứng từ sử dụng:
III - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)
IV - Phiếu xuất kho ( mẫu số 02-VT)
V - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu số 03-VT)
VI - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08-VT)
VII - Phiếu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến
VIII - Phiếu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến

11
11
Website: Email : Tel : 0918.775.368

IX - Biên bản kiểm nghiệm vật tư
X - Hoá đơn giá trị gia tăng
3.2 Trình tự luân chuyển các chứng từ được qui định như sau:
3.2.1.Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty được hình thành từ hai nguồn là mua
ngoài và thuê ngoài gia công chế biến ( mua ngoài là chủ yếu).
a.Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy
khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trước khi nhập
kho cần phải được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất
lượng và qui cách thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc
phòng kỹ thuật và thủ kho vật tư. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người
cung cấp và hợp đồng mua hàng (Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ
vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu
nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm
chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Nếu đã
xác định rõ nguyên nhân do người cung cấp công ty có thể yêu cầu người
cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó.
Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập "Biên bản
kiểm nghiệm vật tư ", trên cơ sở của biên bản kiểm nghiệm vật tư, hoá đơn
bán hàng của người cung cấp, phòng Kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho
vật tư. Phiếu nhập kho vật tư lập thành 3 liên :
Liên1: Lưu tại phòng Kế hoạch vật tư
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và
chuyển lên cho phòng kế toán.

Liên 3: Dùng để thanh toán ( giao cho người cung cấp)
Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan,
các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã qui định.
Ví dụ 1: Ngày 5/1/2001 công ty mua vật liệu của công ty Inox Tiến Đạt
và nhận được các chứng từ sau:
Biểu1:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng CD/00-B
Ngày 3 tháng 1 năm 2001
N0: 096196
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Inox Tiến Đạt
Địa chỉ: Thanh trì Hà Nội Số tài khoản: 4311.02007102768
12
12
Website: Email : Tel : 0918.775.368

Ngân hàng: EXIM BANK Hà Nội
Điện thoại:............... MST:
Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Tú
Đơn vị: Công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội
Địa chỉ: 20 Bích Câu- Hà NộiSố TK:710A-00130
Sở giao dịch I NHCTVN
Hình thức thanh toán: NP hoặc chuyển khoản
Số
TT
Tên hàng hoá dịch vụ ĐV
tính
Số
lượng
Đơn giá

(Đồng)
Thành tiền
(Đồng)
A B C 1 2 3=1x2
1 Inox USU 304 0,4 ly x1020x cuộn kg 584,4 27.619 16.140.543
2 Inox USU 304 0,6 ly x 1020 x cuộn kg 240,2 24.286 5.833.497
Cộng tiền hàng 21.974.040
Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.098.702
Tổng cộng tiền thanh toán 23.072.742
Số tiền bằng chữ: (Hai mươi ba triệu không trăm bảy hai ngàn bảy
trăm bốn hai đồng).
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 2:
Cty SX& DV cơ điện Hà Nội Mẫu số 05-VT
Theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/5/1995 của Bộ Tài
chính
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 4 tháng 1 năm 2001
Số: 001
Căn cứ vào Hoá đơn số 096196 ngày 3/1/2001 của công ty TNHH
Inox Tiến Đạt. Ban kiểm nghiệm gồm:
Bà : Đỗ Sinh Hậu- Phòng kỹ thuật - Trưởng ban.
Ông: Nguyễn Ngọc Quang- Phòng kỹ thuật- uỷ viên
Bà: Đỗ Thị Nụ - Thủ kho - uỷ viên.
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
Kết quả kiểm nghiệm
13
0 1 0 0 7 4 4 2 9 9 - - - 1

13
Website: Email : Tel : 0918.775.368

St
t
Tên, nhãn hiệu, qui
cách vật tư
Mã
số
Phương
thức
kiểm
nghiệm
ĐV
tín
h
SL theo
hoá đơn
Ghi
chú
Sl đúng
QCPC
Sl không
đúng QCPC
1 InoxSUS 304 0,4ly x
1020 x cuộn
Cân ,đo kg 584,4 584,4 Không
2 Inox SUS 304 0,6 ly
x 1020 x cuộn
nt kg 240,2 240,2 Không

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng độ bóng BA đúng qui
cách, phẩm chất
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Biểu 3:
Cty SX và DVCơ Điện Hà Nội Mẫu số 01-VT
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 4 tháng 1 năm 2001 Số: 01
Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Tiến Đạt Nợ:
Theo biên bản kiểm nghiệm số 01 ngày 4 tháng 1 năm 2001
Nhập tại kho: vật tư kim khí
ST
T
Tên, nhãn hiệu, qui
cách phẩm chất
Mã
số
ĐV
tính
Số lượng Đơn
giá
Thành tiền
TheoHđơn T.nhập
1 Inox USU304
0,4lyx 1020x cuộn
kg 584,4 584,4 27.61
9
16.140.543
2 Inox USU 304
0,6lyx 1020x cuộn
kg 240,2 240,2 24.28

6
5.833.497
Cộng 21.974.040
Số tiền bằng chữ: Hai mươi mốt triệu chín trăm bảy tư ngàn không trăm
bốn mươi đồng.
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn
vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)
b. Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Khi nguyên vật liệu mang đi thuê ngoài gia công chế biến nay về nhập
kho, căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho thuê gia công, hợp đồng
gia công và số lượng vật liệu đã chuyển về công ty, phòng kế hoạch tiến
hành lập ban kiểm nghiệm và viết phiếu nhập kho.
14
14