Xây dựng Tổ HCQT

XÂY DỰNG TỔ HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ
HOẠT ĐỘNG CÓ HIỆU QUẢ Ở TRƯỜNG THCS LÊ THÁNH TÔN
--------------------------------------------------------------
Người thực hiện: Dương Trọng Thu
Đơn vò:Trường THCS Lê Thánh Tôn
I.XUẤT PHÁT CỦA VẤN ĐỀ
1)Những qui đònh của Nhà nước đối với Tổ HCQT trong nhà trường:
Bộ Giáo dục-Đào tạo ban hành Điều lệ trường THCS theo Quyết đònh
số:23/2000/QĐ-BGD-ĐT ngày 11/7/2000 của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT,tại điều 15
có ghi: “Trường Trung học có một tổ Hành chính Quản trò gồm các nhân viên
hành chính,quản trò :lưu trữ,kế toán,thủ quỹï,thư viện,thí nghiệm,y tế học
đường ,bảo vệ và phục vụ”,(được tổ chức thành tổ HCQT),giúp Hiệu trưởng thực
hiện các công tác phục vụ hoạt động giảng dạy, giáo dục và các hoạt động khác
của trường THCS. Tổ có tổ trưởng và tổ phó do Hiệu trưởng chỉ đònh và giao
nhiệm vụ..
Đồng thời, pháp lệnh Cán bộ công chức được Chủ tòch nước ký lệnh công
bố, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 26/2/1998. Tại chương II ( Điều
6) quy đònh những nghóa vụ của Cán bộ công chức, trong đó qui đònh về ý thức tổ
chức kỷ luật và trách nhiệm trong công tác, thực hiện nghiêm chỉnh nội quy của
cơ quan, tổ chức, giữ gìn và bảo vệ của công, bảo vệ bí mật nhà nước theo qui
đònh của pháp luật. Thường xuyên học tập nâng cao trình độ, chủ động, sáng tạo,
phối hợp trong công tác nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ, công vụ được giao.
2)Thực trạng hoạt động của tổ HCQT trong nhà trường hiện nay:
Từ những qui đònh trên, trong hoạt động GDĐT đội ngũ giáo viên là nhân
tố quan trọng, quyết đònh đến chất lượng dạy- học. Tuy nhiên, công tác phục vụ
hoạt động giảng dạy, giáo dục và các hoạt động khác của trường THCS cũng hết
sức cần thiết, không thể thiếu được trong tình hình phát triển giáo dục hiện nay,
nhất là chúng ta đang vươn tới chất lượng giáo dục toàn diện cho học sinh. Để
đảm nhận được công việc này không ai khác là tổ chức hoạt động của từng
thành viên trong tổ HCQT.
Đối với các chức danh trong tổ HCQT ở các trường THCS, đa số là hợp

đồng lao động và kiêm nhiệm như: Văn thư, Kế toán, Cán bộ Thư viện,phụ
trách TB,phụ trách phòng Bộ môn, Bảo vệ phục vụ... Chưa qua trường lớp đào
tạo về chuyên môn, nghiệp vụ để đảm nhận khi vào làm việc tại trường, đồng
thời không ổn đònh công tác lâu dài, thậm chí một chức danh phải đảm nhận
nhiều công việc khác nhau. Từ đó việc huấn luyện nghiệp vụ, tiếp cận công
việc, phục vụ có hiệu quả khi được phân công, hụt hẫng về số lượng theo biên
chế, hạng trường, chất lượng hiệu quả thấp do phải hợp đồng mới liên tục là
điều khó tránh khỏi.
Riêng đối với đơn vò có 2/6 thành viên tổ HCQT là HĐLĐ, chưa đồng chí
nào được đào tạo nghiệp vụ về Văn thư,Thư viện chưa có bằng chuyên nghiệp.
Từ năm 2004 đến nay có 2 nhân viên hợp đồng bảo vệ và phục vụ, việc bồi
dưỡng nghiệp vụ khó khăn, kinh nghiệm tích luỹ để vận dụng vào công tác còn
rất nhiều yếu kém. Điều kiện CSVC cơ bản trang bò để tạo điều kiện cho các
thành viên trong tổ HCQT chưa đầy đủ lắm làm ảnh hưởng đến phân công, bố trí
đúng người, đúng việc, đúng sở trường theo yêu cầu chung của ngành.
Bởi vậy, việc xây dựng tổ HCQT hoạt động có hiệu quả, nâng cao năng lực
của từng thành viên theo chức danh hợp đồng, công tác có kỷ luật, am hiểu công
việc, thông thạo nghòêp vụ, có tinh thần trách nhiệm, an tâm công tác lâu dài
cho nhà trường là công việc khá bức xúc, đòi hỏi sự quan tâm sâu sắc của Hiệu
trưởng trường THCS trong giai đoạn phát triển sự nghiệp GDĐT như hiện nay.
3)Trách nhiệm của Hiệu trưởng đối với tổ HCQT:
Từ thực trạng nêu trên, là Hiệu trưởng trườngTHCS, tôi đã xây dựng kế
hoạch công tác cho tổ HCQT khá cụ thể, chi tiết, đáp ứng yêu cầu công việc, đề
ra những giải pháp tình thế trước mắt cũnh như lâu dài. Vừa hướng dẫn công
việc để thực hiện, chỉ ra cách làm theo từng thời gian cụ thể cho từng cá nhân
riêng, nhằm giải quyết những công việc trước mắt, vừa quy hoạch đào tạo bồi
dưỡng để sử dụng, bố trí công việc lâu dài theo hướng chuyên môn hoá, nâng
hiệu quả theo đặc thù từng mãng công việc HCQT. Nhà trường xem đây là bước
đi cơ bản, thực tiễn, phù hợp với yêu cầu phát triển, là nhiệm vụ trọng tâm trong
suốt quá trình quản lý, chỉ đạo các mặt hoạt động của đơn vò. Chỉ khi mỗi thành

viên của tổ HCQT làm việc có hiệu quả mới đưa hoạt động phục vụ, các hoạt
động khác đi lên đồng nghóa với việc quản lý của Hiệu trưởng sẽ nhẹ nhàng, chủ
động và phát huy hết tiềm năng sẵn có ở trường học,đồng thời cũng tạo điều
kiện cho việc nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập.
Đội ngũ nhân viên HCQT thật sự tận t với công việc, tìm tòi suy nghó cho
công việc được phân công, chẳng những giúp cho công tác phục vụ giảng dạy,
giáo dục, các hoạt động khác ở trường THCS đạt hiệu quả cao mà còn có tác
dụng, ảnh hưởng tốt trong tập thể CB-GV và cộng đồng. Tạo sự công bằng trong
nội bộ nhà trường về nghóa vụ, quyền lợi,... Tạo ra sự đồng thuận cao nhất trong
quan hệ phối hợp, giải quyết công việc chung dễ dàng, thuận lợi hơn. Phát huy
tính chủ động sáng tạo, dám nghó, dám làm, dám chòu trách nhiệm, yêu thích
công việc với phương châm “ Làm được hơn được làm”.
Tóm lại: Việc xây dựng tổ HCQT hoạt động có hiệu quả ở trường THCS,
không đơn thuần là để giải quyết các hoạt động hành chính mà còn là công cụ
đắc lực cho hoạt động NGLL, phục vụ giảng dạy, nó sẽ tạo ra động lực mạnh
mẽ thúc đẩy chất lượng dạy học của giáo viên, nâng chất lượng các phong trào,
các kỳ thi hội thi với thành quả ngày càng rõ nét hơn, có chiều sâu, đậm nét tính
quần chúng, cộng tác trách nhiệm: đồng đều, tin cậy, tương trợ giúp đỡ nhau,
đây là những biểu hiện cần được chú ý ở phạm vi trường học.
Những vấn đề nhà trường đã thực hiện trong quá trình xây dựng trên cơ sở
chỉ đạo, hướng dẫn của ngành, biên chế được duyệt, chức danh cho phép. Từ dó
trường đã mạnh dạn cải tiến quản lý, tìm ra các giải pháp phù hợp với đội ngũ
hiện có. Áp dụng nhiều cách làm mới, chặt chẽ, khoa học, tạo sự phấn đấu đối
với các thành viên, từ đó đã mạnh dạn đề xuất đối với đơn vò, CBQL, hiến kế
cho mọi hoạt động đi đến thành công.
II. NỘI DUNG VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN:
Trong quá trình quản lý, kiểm tra, chỉ đạo công tác HCQT, tiếp cận với
thực tiễn từng công việc cụ thể, đánh giá đúng năng lực của từng thành viên
trong tổ, chú ý đến sở trường, những tồn tại hạn chế trong suốt thời gian thực
hiện. Nhà trường đã áp dụng một số vấn đề vừa là nội dung đồng thời cũng vừa

là biện pháp thực hiện và nâng cao hiệu quả hoạt động toàn diện của tổ HCQT.
1-Bồi dưỡng nghiệp vụ:
Đây là công việc được xem là khó nhất, không mang tính khả thi do đối
tượng nhân viên đa số là HĐLĐ, không qua đào tạo bối dưỡng về chuyên môn,
không hình dung được công việc, hạn chế về ý thức trách nhiệm, tính tổ chức kỷ
luật, phong cách làm việc của CBCC...Trước đây chỉ dám mơ ước có đủ biên chế
đảm nhận công việc và giải quyết công việc khi ngành có yêu cầu là đã đảm
bảo, từng cá nhân làm theo ý kiến của Hiệu trưởng là xong nhiệm vụ. Từ đó dẫn
đến cách xử lý thụ động, không hiểu hết nội dung cần làm để mạnh dạn đề xuất,
có ý kiến cụ thể hoặc đề ra chương trình công tác riêng cho bản thân một cách
chủ động, thuyết minh trình bài ý kiến khi được hỏi, yêu cầu đặt ra. Điều đáng
lưu ý là thời gian này, công việc mang tính thời vụ, phong cách làm việc chểnh
mảng ( người chờ việc), việc chấp hành giờ giấc phong cách lề lối còn rất nhiều
hạn chế, có lúc đáng chê trách. Nhận thức được tính hiệu quả, xã hội đòi hỏi,
nhà trường đã tiến hành đúc rút kinh nghiệm thực tiễn. Tiến hành bồi dưỡng
phần chung, cơ bản nhất, đặc biệt là liệt kê công việc cần làm của Văn thư, Thư
viện, Kế toán, XMC, Bảo vệ... Song, điều đáng lưu ý là người quản lý phải đo
được trình độ văn hoá, kiến thức, năng lực, phong cách trong làm việc và cả ý
thức phục vụ ra sao cho cơ quan, đơn vò... Để có cách bồi dưỡng hiệu quả
nhất(Nói dễ nghe, nghe dễ hiểu, vận dụng thực hành được ). Có được nghiệp
vụ chuyên môn ban đầu, công việc được hình dung trước, cá nhân mới chủ động
thực hiện, đề xuất thực hiện, hướng giải quyết xử lý cho nhà trường, CBQL. Mặt
khác, xoá đi mặc cảm tự ti của công chức là chờ nhận việc, thụ động, làm theo
mệnh lệnh, thiếu gắn bó lâu dài với nghề, tính tự học, tự bồi dưỡng bò mai một.
Cách làm như vậy, nhân viên mới thấy bản thân mình được tôn trọng, nhận
rõ trách nhiệm riêng trước cái chung, dám đầu tư suy nghó để bổ sung những
điều mình còn thiếu, những kinh nghiệm trong công việc cần tích luỹ, bộc lộ
những vấn đề chưa rõ, bức thiết mà cá nhân chưa biết, cần người quản lý nhà
trường cung cấp thêm, hướng dẫn tỉ mỹ, cụ thể giúp cho cá nhân ngày càng thạo
việc, tự chủ, không trông chờ ỷ lại.

Trong quá trình thực hiện mỗi cá nhân trong tổ HCQT đều đã có sự chuyển
biến rất rõ nét: gắn bó với công việc, tự suy nghó cách làm, góp ý bổ sung cho
nhau khi cần thiết, có trường hợp đã mạnh dạn đề xuất những ý tưởng mới phù
hợp để nhà trường vận dụng vào quản lý, điều hành công tác.
2- Quản lý kế hoạch, chương trình công tác:
Nếu CBQL, nhà trường không nắm được kế hoạch, chương trình hoạt
động tuần, tháng của các thành viên thì chắc chắn hiệu quả chất lượng công việc
không thể đòi hỏi gì hơn. Tạo nên một sức ì, lục cản rất lớn, dồn nén công việc
chung không hiệu quả ,có khi dẫn đến tình trạng lộn xộn,không thấy được vấn
đề nào cần xử lý trước,vấn đề chưa cần thiết,...Để nhà trường quản lý,chỉ đạo
đúng hướng ,đi vào trọng tâm.Trước đây ,thường các thành viên tổ HCQT không
xây dựng nổi kế hoạch(dù rất đơn giản),công tác hàng tháng không đếm
được,thực hiện không kòp thời,không nhận diện được thời gian nào dành cho
công việc gì?Từ đó thực hiện nhiệm vụ,phối hợp giải quyết còn chồng chéo(đá
lộn sân),có khi vừa đá bóng vừa thổi còi.
Nắm được tình hình đó,trong nhiều năm qua,từng bước nhà trường đã yêu
cầu rất chặt chẽ,sát sao việc xây dựng kế hoạch và chương trình công tác
tháng ,tuần cụ thể chi tiết(có mẫu công tác tháng ,tuần cho từng cá nhân thực
hiện),ghi rõ công việc trong tháng tới,tuần tới với thời gian quy đònh trước,Hiệu
trưởng nhà trường duyệt nội dung và ký cho phép thực hiện,vấn đề này giao cho
văn thư tổng hợp,cấp phát biểu mẫu,trình HT duyệt hàng tuần,đồng thời ghi rõ
trên bảng công tác cụ thể của tổ được niêm yết ở phòng HCQT.Qua đó ,trường
chỉ kiểm tra,theo dõi,đôn đốc,uốn nắn điều chỉnh khi cần thiết,bổ sung công việc
kòp thời khi ngành chỉ đạo ,yêu cầu.
Làm được những vấn đề trên thường xuyên,liên tục sẽ xây dựng một thói
quen tốt trong mỗi cá nhân,không thể không đầu tư,nghiên cứu,rút kinh
nghiệm,cả việc đề xuất giải quyết những việc khó khăn.Không than phiền về
công việc mình đảm trách,có lúc cường độ làm việc căng thẳng ,ảnh hưởng đến
sinh hoạt,đời sống,nhưng tất cả đều mong muốn :Làm tốt ,tròn trách nhiệm của
mình trước nhà trường ,trước tập thể.

3-Sinh hoạt tổ HCQT:
Có xây dựng kế hoạch,chương trình công tác nhưng không họp kiểm
điểm,đề ra nhiệm vụ ,phương hướng mới,thì chỉ mới đếm chứ chưa đo được hiệu
quả đạt được một cách cụ thể(bằng những con số biết nói),đây là thước đo phẩm
chất,năng lực của từng thành viên thông qua kiểm tra,xử lý,kiểm điểm,đánh giá
chính xác,khách quan ,trên cơ sở yêu cầu đặt ra,ngành chỉ đạo,xã hội đòi
hỏi,cộng đồng quan tâm.Tình trạng này những năm l998-2003 chưa làm tốt.Mỗi
lần họp chuyên môn,HĐNT,thường thì nhân viên HCQT xin nghỉ họp,do không
có nội dung liên quan đến công việc,thậm chí xem nhẹ đến việc họp,chỉ có hình
thức,chưa quan tâm chú ý gì,đồng nghóa với việc nhận thức ,tư tưởng không
tốt,chủ trương chỉ đạo mới của ngành không thông suốt,vận dụng thực hiện có
lúc,có nơi trái quy đònh ,kém hiệu quả.
Nhận thức được họp đi đôi với hành ,phải có nội dung công việc cụ
thể,chỉ đạo giải quyết căn cơ các hoạt động (nếu không chuẩn bò được nội dung
không tiến hành họp).Nhà trường đã thực hiện việc họp tổ HCQT như đối với tổ
khối(mỗi tuần l lần),do HT chủ toạ và tổ trưởng (trước đây là CTBTVH)sẽ nắm
bắt,báo cáo công việc chung của tổ.Từng thành viên nêu công việc đã làm ,đònh
hướng công việc tuần sau,đánh giá kết quả được,chưa được,nguyên nhân,nhà
trường cho ý kiến thực hiện,giải quyết,bổ sung những nội dung cần thiết cho
từng cá nhân phụ trách.Từ đó mỗi cá nhân xây dựng hoàn chỉnh lòch công tác
tuần ,tháng ,các chỉ tiêu ,biện pháp cụ thể,bắt tay vào việc,phối hợp chặt chẽ
cùng hoàn thành công việc đúng nội dung ,thời gian quy đònh.
Song,để tăng cường các biện pháp tác động ,hiệu quả cao hơn ,với tư thế
chủ động không để bò động .Nhà trường quy đònh rõ,chi tiết từng loại thông tin
,báo cáo,thời gian,người thực hiện(niêm yết công khai).Từ đó HT nhà trường
tổng hợp,kiểm tra số liệu thuận lợi,dễ dàng ,đảm bảo thông tin báo cáo cho
ngành đúng quy đònh .Bảng nhắc việc cũng có tác dụng tích cực,không tốn nhiều
công sức ,thời gian cũng đẩy mạnh được hiệu quả ,tuân thủ nghiêm túc các quy
đònh của nhà trường ,tự thân từng cá nhân nắm bắt và xử lý nhanh nhạy,nhẹ
nhàng .

Kết quả của việc họp tổ đònh kỳ đã thể hiện khá rõ,không một cá nhân
nào vắng mặt,thể hiện được trách nhiệm khi trao đổi,tranh luận ,lắng nghe đóng
góp ý kiến ,hoàn thành công việc đúng thời hạn,những công việc phức tạp đã đề
xuất với BGH trường chỉ đạo,giải quyết kòp thời,đáp ứng được các yêu cầu,quy
đònh của nhà trường .
4-Tham khảo ý kiến của đội ngũ cán bộ và giáo viên:
Muốn biết chức năng phục vụ hoạt động giảng dạyvà giáo dục,các hoạt
động khác tốt hay không ,quy đònh nghóa vụ của CBCC,phong cách lề lối làm
việc,ý thức kỷ luật,...CBQT nhà trường cần tìm hiểu ,tham khảo đội ngũ
CB,GV(Nhất là GVĐL). Ở đây, chúng ta bắt gặp sự đồng thuận ,nhưng cũng
phát hiện được vấn đề cần bổ sung ,góp ý đối với CB,NV hành chính ,quản
trò,bằng những việc làm cụ thể,kết quả thực hiện,sự phối hợp công tác ,...Từ đó
khắc phục dần những thói quen,biểu hiện trong phong cách làm việc,tính nhàn
rỗi,thảnh thơi của nhân viên thuộc quyền .Thời gian trước đây hai bộ phận này
chưa mang tính thống nhất cao,giải quyết công việc theo cách riêng hoặc trông
chờ sự can thiệp của BGH nhà trường .Bằng những chỉ đạo của nhà trường trong
các phiên họp chung ,đã thông được tư tưởng độc lập(việc ai nấy biết),nhưng đây
là công việc khá nhạy cảm,nên phía nhà trường cần xem xét,quyết đoán với
phương châm:Hướng dẫn,chỉ ra cách làm ,làm rõ trách nhiệm chính của mỗi
người để nâng cao ý thức trách nhiệm.Tất cả vì công việc chung của đơn vò.