KHẢO sát CÔNG tác văn PHÒNG tại UBND HUYỆN VĨNH LINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
KHÓA HỌC (2014 - 2018)

Sinh viên:
Lớp:
Giảng viên hướng dẫn: ThS
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Thịnh
Cơ quan kiến tập: Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh

QUẢNG NAM – 2017


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt
HĐND & UBND
LLVT
UBND
HĐND
BMNN
BVBMNN
XHCN

Giải thích
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
Lực lượng vũ trang
Ủy ban nhân dân

Hội đồng nhân dân
Bộ máy nhà nước
Bảo vệ bí mật nhà nước
Xã hội chủ nghĩa


MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................2
CHƯƠNG 1. KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
UBND HUYỆN VĨNH LINH..............................................................................2
1.1 Khái quát về huyện Vĩnh Linh........................................................................2
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân
huyện Vĩnh Linh................................................................................................4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND - UBND huyện Vĩnh Linh.....................................................................8
1.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản......................................................18
1.2.1 Các loại văn bản của cơ quan tổ chức ban hành.....................................18
1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản...............................................................19
1.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...................................................20
1.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản...................................................................21
1.3 Công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng HĐND & UBND huyện Vĩnh
Linh.....................................................................................................................22
1.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.....................................22
1.3.2 Đăng ký văn bản đi.................................................................................25
1.3.3 Nhân bản, đóng dấu................................................................................26
1.3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi........27
1.3.5 Lưu văn bản đi........................................................................................29
1.4 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến của Văn phòng HĐND & UBND
huyện Vĩnh Linh..................................................................................................30

1.4.1 Tiếp nhận văn bản đến............................................................................30
1.4.2 Đăng ký văn bản đến...............................................................................31
1.4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến..............................................................32
1.4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến.........................33
1.5 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND & UBND
huyện Vĩnh Linh..................................................................................................33
1.5.1 Các loại dấu của UBND huyện Vĩnh Linh.............................................33
1.5.2 Nguyên tắc quản lý và sử sụng con dấu..................................................34
1.5.3 Bảo quản con dấu....................................................................................35
1.6. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ...................................35
1.6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan.....................................................35
1.6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ..................................................35
1.6.3 Phương pháp lập hồ sơ............................................................................38
1.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ................................................................40
1.7 Công tác tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp........................40
1.7.1 Các quy định hiện hành của cơ UBND huyện Vĩnh Linh về nghi thức
nhà nước, trang phục và giao tiếp trong công sở.............................................40
1.7.2 Nhận xét và đánh giá...............................................................................43
1.8 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn
phòng...................................................................................................................44


1.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của UBND
huyện Vĩnh Linh..............................................................................................44
1.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng.............................................44
1.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng...............................45
CHƯƠNG 2. ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.....................49
2.1 Đánh giá chung..............................................................................................49
2.1.1 Ưu điểm..................................................................................................49
2.1.2 Hạn chế...................................................................................................50

2.1.3 Nguyên nhân...........................................................................................51
2.2 Kiến nghị.......................................................................................................52
C. KẾT LUẬN...................................................................................................53
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................54
PHỤ LỤC


A. LỜI NÓI ĐẦU
Kiến tập là một gian đoạn quan trọng đối với tất cả sinh viên trường Đại học
Nội vụ Hà Nội nói chung và sinh viên Ngành Quản trị văn phòng nói riêng. Thông qua
quá trình kiến tập này giúp cho sinh viên tiếp cận với điều kiện thực tiễn, được làm
quen với công việc, để sinh viên có thể hoàn thiện và áp dụng kỹ năng vào trong công
việc thực tế. Thời gian kiến tập tuy ngắn nhưng cũng tạo cho sinh viên rất nhiều động
lực, thúc đẩy đam mê và sự tự tin trong công việc, vững vàng hơn với những định
hướng trong tương lai.
Là sinh viên năm 3 Ngành Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội – Phân hiệu Quảng Nam, em nhận thấy rằng qua những chuyến đi thực tế, kiến tập
sẽ giúp chúng em có thêm nhiều kinh nghiệm, học hỏi được những kiến thức hữu ích
cho hành trang sau này. Đây là khoảng thời gian giúp em và các bạn sinh viên khác có
cơ hội trải nghiệm, làm quen với công việc, hiểu và biết được nhiệm vụ, chức năng, cơ
cấu tổ chức của một cơ quan. Và thông qua đó chúng em biết được những hạn chế của
bản thân trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và đầy năng động để kịp thời khắc
phục và chuẩn bị tốt hành trang cho quá trình làm việc sau khi ra trường.
Xuất phát từ những lý do trên em đã chọn Văn phòng HĐND & UBND huyện
Vĩnh Linh là nơi kiến tập với mục đích khảo sát công tác văn phòng, tìm hiểu chức
năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan để phục vụ cho quá trình học tập và hoàn
thành báo cáo kiến tập. Đây là cơ hội để sinh viên nhìn nhận một cách tổng quan nhất
và đánh giá cụ thể nhất đối công việc của bản thân trong tương lai.
Trong quá trình kiến tập, em xin được gửi lời cám ơn chân thành nhất tới các
thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng và đặc biệt là cô Đinh Thị Hải Yến – Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em thực hiện báo báo cáo này,
cũng như trang bị những kiến thức cơ bản về chuyên ngành Quản trị văn phòng.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cám ơn tới cán bộ, công chức viên chức của
Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Linh mà cụ thể là Văn phòng HĐND & UBND huyện đã
tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ em trong quá trình thu thập tài liệu, tìm hiểu
nghiệp vụ cũng như kỹ năng chuyên môn để hoàn thành bài báo cáo.
Em xin chân thành cám ơn!


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1.

KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI UBND HUYỆN VĨNH LINH
1.1 Khái quát về huyện Vĩnh Linh
Vĩnh Linh là một huyện phía Bắc tỉnh Quảng Trị. Phía Đông giáp biển Đông;
phía Tây giáp huyện Hướng hóa; phía Nam giáp huyện Gio Linh và phía Bắc giáp
huyện Lệ Thủy (tỉnh Quảng Bình).
Diện tích: 626,35 km2
Gồm 3 Thị trấn (Bến Quan, Cửa Tùng, Hồ Xá) và 19 xã (Vĩnh Thái, Vĩnh
Trung, Vĩnh Tú, Vĩnh Chấp, Vĩnh Nam, Vĩnh Khê, Vĩnh Long, Vĩnh Kim, Vĩnh Hòa,
Vĩnh Thạch, Vĩnh Lâm, Vĩnh Hiền, Vĩnh Thủy, Vĩnh Thành, Vĩnh Hà, Vĩnh Sơn, Vĩnh
Tân, Vĩnh Giang, Vĩnh Ô), 195 làng, bản, khóm, phố.
Dân số: 93. 939 người, toàn huyện có 25.151 hộ; trong đó người Kinh chiếm đa
số và có 2708 người dân tộc Vân Kiều.
- Địa hình đồi núi bóc mòn xen thung lũng và bán bình nguyên bazan.
- Nông nghiệp: Trồng lúa nước, sắn, cao su, hồ tiêu, cây ăn quả…
- Chăn nuôi: Lợn, Bò, Tôm, Cá…
- Ngư nghiệp: Nuôi trồng và đánh bắt thủy hải sản.
- Công ngrhiệp: Chế biến nông sản, hải sản, nước mắm, muối…

- Dịch vụ du lịch sinh thái, du lịch biển, di tích lịch sử…
- Giao thông vận tải: Quốc lộ 1A, Quốct lộ 15, Tỉnh lộ 572, Tỉnh lộ 537, đường
sắt Thống Nhất chạy qua…
- Di tích lịch sử: Cầu Hiền Lương – sông Bến Hải, Cột cờ Hiền Lương, Địa đạo
Vĩnh Mốc…
- Trước đây, từ 11/3/1977 hợp nhất với huyện Gio Linh và Cam Lộ thành huyện
Bến Hải, thuộc tỉnh Bình Trị Thiên (1976 – 1989); từ 23/3/1990 chia huyện Bến Hải
thành 2 huyện Gio Linh và Vĩnh Linh.
- Năm 1931, dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam, Chi bộ Cộng sản
đầu tiên của Vĩnh Linh được thành lập. Ngày 23/8/1945, cùng với Quảng Bình và
Thừa Thiên Huế, quân và dân Vĩnh Linh, Quảng Trị thực hiện thành công cuộc cách
mạng tháng Tám lịch sử, thiết lập chính quyền dân chủ nhân dân.


- Ngày 30/3/1947, thực dân Pháp trở lại xâm lược Vĩnh Linh. Thực hiện lời kêu
gọi trường kì kháng chiến của Chính phủ, năm vạn người dân Vĩnh Linh dưới sự lãnh
đạo của Huyện ủy đã triệt để tản cư, lập làng chiến đấu, xây dựng chiến khu tiến hành
cuộc kháng chiến thần thánh, nhiều địa danh đã đi vào lịch sử: Chiến khu Thủy Ba,
làng chiến đấu Vĩnh Hoàng lập nên nhiều chiến công vang dội như trận Hạ Cờ- Chấp
Lễ diệt 300 lính Âu Phi, bắn rơi máy bay, đốt cháy hàng chục xe quân sự Pháp;
trận bức rút đồn Thủy Cần…
- Với chiến thắng Điện Biên Phủ, hiệp định Giơ-ne-vơ được ký kết, Vĩnh Linh
trở thành địa đầu giới tuyến. Ngày 25/8/1954, tên thực dân Pháp cuối cùng rút qua cầu
Hiền Lương sang bờ Nam. Vĩnh Linh hoàn toàn giải phóng. Và cũng ngày này, Đảng
bộ và nhân dân Vĩnh Linh chọn làm ngày truyền thống của mình. Mười năm hòa bình
ngắn ngủi (1954 - 1964) Đảng bộ và nhân dân Vĩnh Linh được sự giúp đỡ của Đảng,
Chính phủ, đồng bào cả nước và bằng tất cả sự thông minh, năng động cần cù của
mình, Vĩnh Linh đã nhanh chóng đổi thịt thay da. Từ một vùng quê nghèo "ăn cơm
bữa diếp" (ba ngày mới có một bữa cơm) trở thành "viên kim cương đầu giới tuyến"
như nhà văn Nguyễn Tuân đã ca ngợi.

- Ngày 8/2/1965, thất bại trước chiến trường miền Nam, Mỹ leo thang mở rộng
chiến tranh ra miền Bắc, Vĩnh Linh bước vào cuộc chiến đấu chống chiến tranh phá
hoại của giặc Mỹ và chi viện cho chiến trường miền Nam.
- Để đảm bảo cho chiến đấu, 4,5 vạn người dân Vĩnh Linh (người già, trẻ em)
được sơ tán ra miền Bắc. Lực lượng còn lại bám trụ quê hương vừa sản xuất vừa chiến
đấu ở cả ba chiến trường (bảo vệ Vĩnh Linh, chi viện cho đảo Cồn Cỏ, chia lửa với bà
con Gio Linh, Cam Lộ). Bảy năm chiến đấu kiên cường chống chiến tranh phá hoại
khốc liệt của giặc Mỹ, quân và dân Vĩnh Linh tiếp tục lập nên nhiều chiến công vang
dội, xứng đáng với vị trí lịch sử mà tổ quốc giao phó.
- Ngày 1/1/1967, với những thành tích đặc biệt xuất sắc, Vĩnh Linh - một địa
phương tương đương cấp tỉnh đầu tiên của cả nước được Quốc hội và Nhà nước tuyên
dương Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân. Đến nay toàn huyện có 36 đơn vị, 17 cá
nhân được phong tặng danh hiệu Anh hùng LLVT và Anh hùng lao động, 185 bà mẹ
Việt Nam anh hùng (hiện 9 mẹ còn sống đang được phụng dưỡng), nhiều đơn vị hai
lần được tuyên dương anh hùng. Đặc biệt quân và dân Vĩnh Linh có 8 lần được Bác
Hồ gửi thư khen. Trên mảnh đất Vĩnh Linh lũy thép anh hùng hiện có 68 di tích lịch sử


văn hóa được Trung ương, Tỉnh xếp hạng và có 3 di tích là địa đạo Vịnh Mốc, đôi bờ
Hiền Lương, bến đò B Tùng Luật được xếp hạng đặc biệt cấp quốc gia.
- Không những anh hùng trong chiến đấu, cần cù sáng tạo trong sản xuất, Vĩnh
Linh còn là mảnh đất có bề dày truyền thống văn hóa rất đáng tự hào. Là quê hương
của nhiều nhà khoa học nổi tiếng, hàng trăm người có học vị tiến sĩ; học hàm giáo sư,
phó giáo sư; nhà văn, nhà báo, nghệ nhân, nghệ sỹ có tên tuổi tiêu biểu như giáo sư,
tiến sĩ Trần Đức Vân, nghệ sĩ nhân dân Châu Loan…
- Bước ra khỏi cuộc chiến tranh, Vĩnh Linh chỉ có hai bàn tay trắng và mặt đất
nham nhở hố bom. Toàn bộ cơ sở vật chất mà nhân dân Vĩnh Linh gom góp chắt chiu
đã bị giặc Mỹ ném bom hủy diệt hoàn toàn. Từ năm 1975- 1985, vượt qua muôn vàn
khó khăn thử thách, cán bộ và nhân dân Vĩnh Linh đã nhanh chóng phục hồi nền kinh
tế của địa phương để bước vào thực hiện công cuộc đổi mới đất nước do Đảng ta lãnh

đạo. Đến thời điểm này có thể nói rằng so với mặt bằng chung cả nước thì Vĩnh Linh
vẫn còn nghèo và phải phấn đấu nhiều nhưng so với điểm xuất phát từ con số không
thì Vĩnh Linh bây giờ đã có bước tiến xa, làng quê đang từng ngày đổi mới.
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân
dân huyện Vĩnh Linh
* Chức năng của UBND huyện Vĩnh Linh
UBND huyện Vĩnh Linh được thành lập ngày 01/5/1990, là cơ quan quản lý
hành chính nhà nước cao nhất ở địa phương, điều hành mọi mặt đời sống kinh tế - xã
hội trong phạm vi quyền hạn cho phép.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Vĩnh Linh
UBND huyện Vĩnh Linh có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo, thi hành Hiến pháp và
pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùng
cấp.
UBND huyện Vĩnh Linh chịu sự chỉ đạo của cơ quan cấp trên và chịu trách
nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, điều hành các hoạt động của UBND cấp dưới.
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên
môn thuộc UBND huyện.
UBND huyện Vĩnh Linh thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi
hành Hiến pháp và Pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,
đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động,


chính sách xa hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành
chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp
luật.
* Bản đồ địa giới hành chính huyện Vĩnh Linh

(Nguồn: Văn phòng HĐND &UBND huyện Vĩnh Linh)
* Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Vĩnh Linh
UBND huyện Vĩnh Linh do HĐND cùng cấp bầu ra gồm: Chủ tịch và các ủy

viên, Chủ tịch UBND là đại biểu HĐND, kết quả bầu cử các thành viên của UBND
phải được Chủ tịch UBND cấp trên trực tiếp phê duyệt.
Ban lãnh đạo của UBND huyện Vĩnh Linh bao +gồm:
01 Chủ tịch;
03 Phó Chủ tịch, trong đó:
- 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Kinh tế;
- 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội;
- 01 Phó Chủ tịch phụ trách khối Du lịch và công thương.
Các phòng ban trực thuộc gồm có:
- Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh.


- Thanh tra huyện.
- Phòng Tư pháp.
- Phòng Nội vụ.
- Phòng Tài chính - Kế toán.
- Phòng Kinh tế - hạ tầng
- Phòng Tài nguyên và môi trường.
- Phòng Công thương.
- Phòng Lao động – Thương binh và xã hội.
- Phòng Văn hóa thông tin.
- Phòng Giáo dục & Đào tạo.
- Phòng Y tế.
- Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
* Trong đó Văn phòng Điều phối nông thôn mới: Bố trí trong biên chế phòng Nông
nghiệp và Phát triển Nông thôn, Trung tâm ứng dụng khoa học và Bảo vệ cây trồng, vật nuôi;
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Vĩnh Linh:


Phòng tư pháp

Phòng Nội vụ
Phó
Chủ
tịch

Thanh tra huyện
Phòng tài chính – kế
toán
Văn phòng HDND UBND

Chủ
tịch
huyện

Phó
Chủ
tịch

Phòng tài nguyên môi
trường
Phòng Kinh tế - Hạ tầng
Phòng Công thương
Phòng Lao động –
Thương binh và xã hội

Phó
Chủ
tịch

Phòng Văn hóa thông tin

Phòng Giáo dục & Đào
tạo Phòng Giáo dục &
Đào tạo
Phòng Y tế
Phòng Nông nghiệp và
phát triển nông thôn


Mặc dù mỗi phòng ban có một chức năng, nhiệm vụ riêng, nhưng tất cả đều có
chung một mục tiêu là góp phần quản lý thống nhất bộ máy hành chính, bảo đảm sự
chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước, cùng thực hiện các
biện pháp chủ trương, phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và nhiều
các chính sách khác trên địa bàn.
Các phòng ban thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Linh, trực tiếp tham mưu,
giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương
và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn, theo sự chỉ đạo, ủy quyền của Chủ tịch
huyện.
UBND huyện Vĩnh Linh chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động trước HĐND
cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND - UBND huyện Vĩnh Linh
Trải qua 5 năm huyện Vĩnh Linh thí điểm không có HĐND. Đến tháng 6/2016,
HĐND huyện Vĩnh Linh bắt đầu quay trở lại hoạt động. Vì vậy, từ Văn phòng UBND
huyện Vĩnh Linh đến nay đã được đổi tên thành Văn phòng HĐND – UBND huyện
Vĩnh Linh.
* Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh
Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyệnVĩnh Linh, có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBND huyện về các hoạt
động của UBND; Tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành các

hoạt động của UBND huyện; Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của
UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động của UBND huyện.
- Chức năng tham mưu tổng hợp:
+ Văn phòng UBND huyện có chức năng tổng hợp, xử lý cung cấp thông tin về
mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan, nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo về các
biện pháp giải quyết, xử lý.
+ Văn phòng phải nghiên cứu đề xuất những ý kiến chính xác thiết thực với
lãnh đạo cơ quan, là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cơ quan phê
duyệt. Giúp cho việc giải quyết được giải quyết một cách nhanh chóng và chính xác,
đúng quy định, pháp luật.


- Chức năng giúp việc:
+ Văn phòng UBND huyện là đơn vị xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch
làm việc cho trong cơ quan.
+ Theo dõi, đôn đốc các đơn vị trong cơ quan thực hiện công việc kế hoạch,
quyết định.
+ Điều phối các hoạt động chung của cơ quan như: tổ chức các cuộc họp, hội
nghị, hội thảo, lễ hội và các hoạt động khác.
+ Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép.
- Chức năng đảm bảo hậu cần:
+ Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh luôn chú trọng việc tổ chức và theo dõi
việc xây dựng, tu sửa, nâng cấp cơ sở hạ tầng trụ sở làm việc cơ quan.
+ Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa thanh lý các thiết bị trong cơ quan.
+ Quản lý tài sản, điều hành các phương tiện đi lại phục vụ cho lãnh đạo và cán
bộ trong cơ quan, quản lý về thu, chi tài chính cho hoạt động văn phòng.
* Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh
- Giúp cơ quan xây dựng các quy định, quy chế của cơ quan, soạn thảo những
văn bản hành chính theo thẩm quyền ban hành của cơ quan.

- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành
của lãnh đạo cơ quan.
- Giúp UBND huyện xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm…
lịch làm việc và theo dõi xây dựng các báo cáo việc thực hiện chương trình, lịch làm
việc đó, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong việc
chỉ đạo, thực hiện.
- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, xếp lịch công tác tuần.
- Theo dõi việc thực hiện các đề án, thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý, kiểm
tra thể thức văn bản, bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành được thống nhất.
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ , giúp lãnh
đạo cơ quan quản lý, chỉ đạo, công tác văn thư lưu trữ ở các đơn vị.
- Chủ trì giữa các mối quan hệ công tác của lãnh đạo với các cơ quan khác, giúp
lãnh đạo điều hòa, phối hợp với các đơn vị thực hiện chương trình công tác của cơ
quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị tổ chức hội nghị, hội thảo... của


cơ quan. Quản lý, tổ chức biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế văn phòng.
- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài sản của văn phòng, đảm bảo về cơ sở vật
chất, trang thiết bị làm việc và phương tiện làm việc của cơ quan.
* Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh
Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh hoạt động theo chế độ thủ trưởng
trên nguyên tắc tập trung dân chủ. Văn phòng HĐND – UBND huyện có tài khoản và
con dấu riêng để giao dịch và hoạt động.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh:
CHÁNH VĂN PHÒNG
Nguyễn Thị Thu Hà

P. CHÁNH VĂN PHÒNG
Phùng Xuân Hợp

P. CHÁNH VĂN PHÒNG
Hoàng Kim Phụng

P. CHÁNH VĂN PHÒNG
Hoàng Kim Khanh

Bộ phận kế toán

Bộ phận phục vụ nhà
khách UBND

Bộ phận lái xe

Bộ phận tạp vụ

Bộ phận bảo vệ

Bộ phận một cửa cải
cách hành chính

Bộ phận tổng hợp

Bộ phận công nghệ
thông tin

Bộ phận văn thư


Bảng mô tả công việc của bộ phận Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh.

STT

1

HỌ
TÊN

Trần
Thị Thu
Hà

Hoàng
Thị
Phụng
2

CHỨC
DANH

Chánh
Văn
phòng

Phó
Chánh
Văn
phòng
(Phụ
trách
hành

chính
quản trị
và khối
Đảng)

NHIỆM VỤ
- Lãnh đạo chung, toàn diện các hoạt động của
Văn phòng và trực tiếp chịu trách nhiệm toàn
bộ các hoạt động của đơn vị trước Thường
trực UBND huyện; làm chủ các tài khoản của
Văn phòng UBND huyện.
+ Làm công tác tổ chức, chuẩn bị các chương
trình các hội nghị, đại hội của UBND huyện.
+ Là người thẩm định văn bản trước khi trình
lãnh đạo Thường trực UBND huyện ký duyệt.
+ Trình và chuyển giao văn bản đến đến
Thường trực UBND huyện thông qua đường
mạng và trực tiếp bằng văn bản.
+ Là chủ tài khoản, trực tiếp quyết định việc
thu - chi của đơn vị và tham mưu, giúp
Thường trực UBND huyện quyết định việc thu
- chi trong nguồn ngân sách của UBND huyện.
+ Được quyền ký thừa lệnh Chủ tịch UBND
huyện và được ủy quyền tham gia các cuộc
họp, hội nghị trong trường hợp Chủ tịch, các
Phó chủ tịch bận công tác khác.
- Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác
nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp và các nhiệm
vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
- Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo

cáo đột xuất kịp thời, chính xác, đúng nội
dung yêu cầu.
- Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp, hội
nghị theo sự phân công.
- Theo dõi công tác thu hồi tiền, tài sản nộp
vào Ngân sách nhà nước trong thanh tra và sau
kết luận thanh tra.
- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc
họp triển khai và công bố kết luận thanh tra
theo sự phân công.
- Thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, giải
quyết công việc của Văn phòng khi được Chánh
Văn phòng giao.
- Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sách cán
bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với
Chánh Văn phòng về nhân sự, phương tiện, cơ
sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp

TRÌNH ĐỘ
CHUYÊN
MÔN

Đại học

Đại học


nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công

tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng
của công chức, nhân viên Văn phòng.
- Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo
và các phòng chuyên môn nghiệp vụ. Đảm bảo
an toàn tuyệt đối khi tham gia giao thông.
Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm bảo
phục vụ kịp thời trong công tác;

3

4

Trần
Kim
Khanh

Phùng
Xuân
Hợp

Phó
Chánh
văn
phòng
(phụ
trách
hành
chính –
tổng
hợp và

kinh tế
nông
nghiệp)

Phó
Chánh
văn
phòng

- Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn
phòng giao, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
phòng về nhiệm vụ được giao về công tác
hành chính - quản trị.
- Thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, giải
quyết công việc của Văn phòng khi được Chánh
Văn phòng giao.
- Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sách
công chức, nhân viên thuộc bộ phận mình phụ
trách tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với
Chánh Văn phòng về nhân sự, phương tiện, cơ
sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp
nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công
tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng
của công chức, nhân viên Văn phòng.
- Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ thực
hiện đúng, kịp thời và chính xác các chế độ,
chính sách, nâng lương, chuyển ngạch, bảo
hiểm,… đối với công chức, nhân viên cơ quan.

- Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng
chí lãnh đạo, các phòng nghiệp vụ. Quản lý,
bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản,
thiết bị của cơ quan. Chuẩn bị chu đáo cơ sở
vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, tiếp
khách.
- Giúp Chánh văn phòng về công tác tham
mưu tổng hợp thuộc lĩnh vực cải cách hành
chính; công tác nội chính, ngoại vụ; công tác
tôn giáo; theo dõi và tham mưu văn bản quản
lí hoạt động các tổ chức hội, đoàn thể; theo dõi
và tham mưu nội dung hoạt động HĐND, phụ
trách công tác tiếp dân và tham mưu giải quyết
đơn thư.
- Trực tiếp theo dõi và chịu trách nhiệm chính
về xây dựng nội dung và kiểm soát nội dung,
thể thức các văn bản do các cơ quan chuyên
môn thuộc lĩnh vực phụ trách chuyển đến để

Cao đẳng


4

5

Lê Thị
Thúy
Kiều,
Nguyễn

Thị Ly

tham mưu cho UBND huyện, Chủ tịch, các
Phó chủ tịch UBND huyện ban hành theo
đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, quy định
của pháp luật.
- Trực tiếp theo dõi và phụ trách tổng hợp hoạt
động liên quan đến các đơn vị: Phòng Nội vụ,
Công an, Quân sự, Viện kiểm soát nhân dân,
Tòa án nhân dân, Thi hành án, Phòng tư pháp,
các tổ chức hội, mặt trận, đoàn thể; HĐND các
xã, thị trấn và các nội dung khác thuộc lĩnh
vực phân công phụ trách.
- Giúp Chánh văn phòng chỉ đạo chuẩn bị nội
dung của UBND huyện trình Thường trực
Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy thuộc
lĩnh vực chuyên trách.
Nhiệm vụ chung cho cả 3 chuyên viên.
- Trực tiếp theo dõi và tham mưu công tác lĩnh
vực công nghệ, thông tin thuộc đơn vị Văn
phòng phụ trách; trực tiếp theo dõi, quản lý
website văn phòng UBND huyện; tham mưu
một số nhiệm vụ thuộc lĩnh vực kinh tế, tham
dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông báo
kết luận các cuộc họp lĩnh vực phụ trách; lập
chương trình công tác tuần của UBND huyện.
- Trực tiếp theo dõi, quản lý sử dụng hệ thống
cầu truyền hình trực tuyến của huyện, hệ thống
âm thanh, máy chiếu tại các hội trường; ghi
biên bản và thông báo kết luận cuộc họp cơ

quan văn phòng.
Chuyên - Trực tiếp theo dõi và tham mưu công tác tiếp
viên
công dân; giải quyết khiếu nại, tố cáo; một số
phòng nhiệm vụ thuộc lĩnh vực văn hoá – xã hội;
tổng
công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Tham
hợp (02) dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông báo
kết luận các cuộc họp lĩnh vực phụ trách.
- Trực tiếp theo dõi và tham mưu công tác
UBND huyện, lĩnh vực Nội chính, Nội vụ;
tham dự họp, ghi biên bản cuộc họp và thông
báo kết luận các cuộc họp lĩnh vực phụ trách;
trực tiếp theo dõi tham mưu các công việc
khối kinh tế; tổng hợp các báo cáo tháng, quý,
6 tháng, 9 tháng, năm; tham dự họp, ghi biên
bản cuộc họp và thông báo kết luận họp
thường kì UBND huyện, họp khối kinh tế;
phối hợp với các công chức bộ phận tổng hợp
thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác
bộ phận tổng hợp.
Văn thư - Thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư

Cao đẳng,
Trung cấp

Cao đẳng


6

Đặng
Trần
Kim

Kế toán

theo đúng quy định của nhà nước. Hằng tháng
hoặc quý xây dựng kế hoạch sử dụng các vật
tư, văn phòng phẩm bộ phận văn thư, lưu trữ
gửi kế toán để có kế hoạch mua sắm.
- Trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm về
công tác vào sổ công văn đến, đi; phát hành
các loại văn bản, chuyển giao văn bản. Thực
hiện công tác văn thư theo đúng quy định của
pháp luật.
- Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn
phòng giao, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
phòng, Phó chánh văn phòng về nhiệm vụ
được giao.
- Trực tiếp phụ trách và chịu trách nhiệm về
công tác kế toán đơn vị, nghiệp vụ kế toán và
quản lý toàn bộ tài sản thuộc Văn phòng quản
lý, sử dụng. Theo dõi và tham mưu toàn bộ
hoạt động của bộ phận Quản trị, Tài vụ, Hậu
cần cho Chánh Văn phòng. Phụ trách theo dõi
công tác tổ chức đơn vị Văn phòng như quản
lý toàn bộ hồ sơ đối với các hợp đồng lao động
làm việc tại đơn vị; theo dõi đề xuất việc nâng
lương… cho lãnh đạo UBND và CBCC, nhân

viên cơ quan Văn phòng.

Trung cấp

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước
UBND huyện về toàn bộ công việc của Văn phòng, được ủy quyền pháp lý kinh phí
hoạt động của UBND huyện.
Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng trong việc quản
lý, điều hành và lãnh đạo chung. Phó Chánh Văn phòng đảm nhiệm, thay thế công việc
khi Chánh Văn phòng đi vắng.
Các bộ phận trong Văn phòng HĐND – UBND huyện Vĩnh Linh:
Nhân viên Văn thư, Lưu trữ có nhiệm vụ sau:
- Chấp hành các quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ và các văn bản hiện hành về công tác văn thư; Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Lưu bản gốc tại kho lưu trữ của Văn phòng phục vụ công tác tra cứu. Không
được lưu bản có chữ ký đã photocopy.


- Chuyển văn bản đi đúng địa chỉ, đối tượng, thời gian kịp thời phục vụ nhanh
chóng công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành của UBND huyện;
- Giữ gìn bí mật mội dung văn bản theo quy định của pháp lệnh bảo vệ BMNN;
- Thực hiện nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định;
- Bảo quản máy móc trang thiết bị do Văn phòng UBND huyện giao để phục vụ
tốt công tác;
- Kiểm tra, nhắc nhở các Cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn trong việc tiếp nhận
công văn quan kênh điều hành tác nghiệp của huyện đảm bảo tất cả các công văn phát
đi phải có người tiếp nhận để tổ chức thực hiện.

Nhân viên Lễ tân có nhiệm vụ sau:
- Thực hiện công tác lễ tân tại phòng tiếp khách của Thường trực UBND, phòng
khách chính của UBND huyện khi có khách đến thăm hoặc công tác;
- Tiếp nước tại các cuộc họp, hội nghị do Thường trực UBND huyện chủ trì tại
hội trường hoặc phòng họp của UBND huyện;
- Thường xuyên quét dọn, lau chùi ở hội trường, phòng họp, phòng làm việc,
phòng tiếp khách, lối đi, nhà vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp;
- Kiêm nhiệm công tác thủ quỹ, kho vật chất của Văn phòng UBND huyện, mua
và cấp phát văn phòng phẩm cho cán bộ công chức Văn phòng theo phân công của
Chánh Văn phòng;
- Chuẩn bị đầy đủ nghi lễ cho Thường trực UBND, Văn phòng UBND tổ chức
thăm hỏi, động viên Cán bộ, nhân viên cơ quan và người thân khi ốm đau, qua đời …
cũng như công tác đối nội, đối ngoại của cơ quan theo quy chế chi tiêu nội bộ.
- Phối hợp với nhân viên hành chính trong việc sắp xếp, bố trí phòng họp, các
hội nghị của cơ quan và của UBND huyện;
- Trang phục của nhân viên lễ tân phải đẹp, sạch sẽ, gọn gàng, phong thái lịch
sự, nhẹ nhàng lễ phép khi giao tiếp.
- Hàng tháng, hàng quý phải thay giặt rèm, ga trải giường, gối tại các phòng
làm việc, phòng tiếp khách của UBND huyện;
- Không được thay đổi vị trí trang thiết bị, không xem, đọc và xê dịch các văn
bản, tài liệu tại nơi làm việc của Thường trực UBND, Chánh, Phó Chánh Văn phòng
UBND huyện.
Nhân viên hành chính có nhiệm vụ sau:


- Đảm bảo yêu cầu về điện, nước, điện thoại, phục vụ hoạt động văn phòng, chủ
động kiểm tra lập kế hoạch báo cáo để sửa chữa nhỏ những tài sản hư hỏng trong định
mức cho phép;
- Đảm bảo điện chiếu sáng ở khu vực sân vườn UBND huyện trong những ngày
lễ tết trọng đại của Quê hương đất nước;

- Đảm bảo hội trường, bàn ghế, trang trí, âm thanh loa máy phục vụ các cuộc
họp, hội nghị của UBND, Văn phòng UBND, phối hợp với các cơ quan liên quan
trong việc phục vụ các lễ hội, hội thi, hội nghị lớn… của huyện theo chỉ đạo của
Thường trực UBND, Chánh, Phó Chánh Văn phòng UBND huyện;
- Chủ động tham mưu cho Chánh, Phó Chánh Văn phòng UBND trong việc lập
báo cáo đề nghị với cơ quan điện lực về việc ưu tiên điện phục vụ các cuộc họp, lễ hội,
hội nghị lớn và các công việc quan trọng của địa phương đòi hỏi bảo đảm điện phục
vụ.
- Được Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng ủy quyền việc điều động xe
phục vụ công việc cho lãnh đạo và công việc chung của cơ quan, của huyện;
- Vào ngày làm việc cuối tuần tổ chức làm vệ sinh phòng làm việc, khu vực sân
vườn UBND huyện.
Nhân viên Kế toán Văn phòng có nhiệm vụ:
- Đảm bảo quản lý thu chi đúng theo Luật Ngân sách và các văn bản hướng dẫn
về tài chính hiện hành;
- Lập sổ sách kế hoạch rõ ràng, rành mạch, khoa học;
- Thực hiện đầy đủ đúng quy trình các bước lập chứng từ thanh toán;
- Đảm bảo chứng từ kế toán đúng với quy định tài chính hiện hành;
- Cuối tháng báo cáo tình hình tài chính trong tháng, báo cáo tồn quỹ tiền mặt
với chủ tài khoản;
- Yêu cầu người tạm ứng thanh quyết toán đầy đủ, đúng nội dung, đúng chế độ
(chậm nhất sau 10 ngày) sau khi công việc đã hoàn thành;
- Theo dõi các khoản thu chi nhà khách UBND huyện và các nguồn thu khác
(nếu có) theo quy chế của UBND, Văn phòng UBND;
- Cuối năm phải công khai tài chính thu chi trong đơn vị cho toàn thể công chức
được biết theo quy chế dân chủ của cơ quan.
Nhân viên thủ quỹ, kho:


- Thường xuyên kiểm tra chặt chẽ tiền mặt, hàng hóa khi có lệnh xuất, nhập quỹ

kho;
- Mỗi tháng một lần vào cuối tháng thực hiện đối chiếu, kiểm tra quỹ tiền mặt
với kế toán Văn phòng dưới sự chứng kiến giám sát của Chánh Văn phòng.
- Nếu do chủ quan tạo điều kiện cho kẻ gian làm mất tiền, hàng hóa của tập thể
thì phải bồi thường, chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Chuyên viên quản trị mạng có nhiệm vụ:
- Phụ trách quản lý toàn bộ hệ thống máy móc, thiết bị vi tính tại Văn phòng
UBND huyện. theo dõi quản lý mạng Internet và mạng LAN các cơ quan thuộc UBND
huyện, tham mưu đề xuất về trang bị, sửa chữa, nâng cấp, cài đặt máy móc, thiết bị tin
học tại Văn phòng UBND huyện. Không tự ý di chuyển, tháo lắp, thay thế, sửa chữa
các thiết bị khi chưa có sự đồng ý của Chánh Văn phòng. Tập huấn nâng cao trình độ
sử dụng máy tính và khai thách thông tin trên mạng cho cán bộ, công chức Văn phòng.
Cung cấp và quản lý thông tin trên trang Web của huyện theo đúng quy định. Giúp
Chánh Văn phòng theo dõi việc thực hiện hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008, thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo Văn phòng. Đề xuất
giải pháp bảo đảm soạn thảo, lưu trữ, sử dụng văn bản mật của cơ quan trên máy vi
tính một cách tuyệt đối an toàn theo pháp lệnh BVBMNN.
Chuyên viên bộ phận một cửa có nhiệm vụ:
- Thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả cho tổ chức và công dân theo cơ chế
một cửa và một cửa liên thông theo quy định của Nhà nước hiện hành và quy trình đã
được ban hành. Khi trực tiếp làm việc với công dân phải có thái độ ân cần, vui vẻ, lịch
sự; phải hướng dẫn, giải thích cụ thể, rõ ràng. Không tỏ thái độ hách dịch, cửa quyền
khi tiếp xúc với công dân. Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thực hiện nhận và trả
kết quả đúng hạn cho tổ chức và công dân.
Chuyên viên bộ phận tiếp công dân có nhiệm vụ sau:
- Thực hiện tốt chức năng theo dõi, tiếp nhận, hướng dẫn cho công dân đến
khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại cơ quan, theo lịch tiếp công dân hoặc qua
đường bưu điện. Tham mưu cho Chánh, Phó Chánh Văn phòng UBND, Chủ tịch
UBND trong việc xử lý, chuyển đơn thư hoặc ý kiến kiến nghị phản ánh của cử tri đến
đúng cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết theo trình tự quy định của pháp luật

hiện hành.


- Tham mưu cho UBND huyện trong việc đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, các
ban, phòng, ngành cấp huyện, UBND các xã, thị trấn thực hiện tốt công tác tiếp dân tại
cơ quan, đơn vị mình; Định kỳ tham mưu việc kiểm tra chế độ tiếp công dân và hiệu
quả công tác tiếp nhận giải quyết đơn thư tại cơ sở, góp phần hạn chế tối đa tình trạng
vi phạm pháp luật của cán bộ công chức và trách nhiệm của công dân trong xây dựng
nhà nước pháp quyền XHCN.
Lái xe có nhiệm vụ sau:
- Sử dụng xe ô tô phục vụ kịp thời lãnh đạo theo lịch làm việc của UBND
huyện hoặc theo điều động của Chánh Văn phòng trong một số trường hợp.
Biên chế cán bộ: Biên chế cán bộ của Văn phòng UBND huyện Vĩnh Linh gồm 22
người, trong đó:

STT
01
02
03
04
05

Trình độ
Thạc sĩ
Đại học
Trung cấp
Sơ cấp
Làm việc theo kinh nghiệm lâu năm

Số người

01
11
4
02
04

Ghi chú

1.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
1.2.1 Các loại văn bản của cơ quan tổ chức ban hành
Từ lúc thành lập đến nay UBND huyện Vĩnh Linh đã ban hành hệ thống văn
bản nhằm phục vụ công tác quản lý hành chính của huyện. UBND huyện đã ban hành
các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện; các văn
bản quy định về quy chế làm việc, cách thức tổ chức thực hiện công việc của các
phòng ban và các đơn vị sự nghiệp của huyện cùng rất nhiều văn bản hoạt động của
UBND huyện trên các lĩnh vực, bao gồm cả văn bản của UBND và HĐND.
Hệ thống văn bản của UBND huyện Vĩnh Linh được ban hành trong giai đoạn từ 2014
– 2016

STT

Tên loại văn bản

Năm 2014

Năm 2015

Năm 2016

1

2
3
4
5

Nghị quyết
Quyết định
Công văn
Thông báo
Báo cáo

24
3795
808
215
208

32
4008
890
190
281

41
4040
893
201
290

6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

Kế hoạch
89
98
101
Tờ trình
167
240
256
Chương trình
5
6
4
Hướng dẫn
1
2
2
Chỉ thị
8
5

6
Kết luận
10
7
7
Đề án
4
4
5
Giấy mời
235
220
223
Loại khác (các loại giấy:
giấy chứng nhận, giấy ủy
quyền, giấy xác nhận,
39
29
36
giấy phép xây dựng, giấy
giới thiệu.
Văn bản Mật
12
21
26
Tổng cộng
5620
6029
6131
(Nguồn: Văn phòng HĐND &UBND huyện Vĩnh Linh)

1.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
Đối với HĐND & UBND huyện Vĩnh Linh được phép ban hành các văn bản
quy phạm pháp luật theo: Luật số 80/2015/QH13 của Quốc Hội Ban hành năm 2015
(Luật năm 2015) có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2016, quy định nguyên tắc, thẩm quyền,
hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật; trách
nhiệm của các cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân trong việc xây dựng văn bản quy
phạm pháp luật
1.2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Hiện nay các văn bản do UBND huyện Vĩnh Linh ban hành đều được áp dụng
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về Hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
1.2.3.1 Thể thức văn bản
Thể thức văn bản đảm bảo đầy đủ các thành phần cấu thành văn bản: phần mở
đầu văn bản, phần nội dung văn bản và phần kết thúc văn bản.
- Phần mở đầu văn bản bao gồm Quốc hiệu – tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành,
số, ký hiệu văn bản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành, tên văn bản và căn cứ ban
hành. Đối với các văn bản ban hành kèm theo một hình thức văn bản khác như quy
chế, quy định, điều lệ, danh mục và các văn bản tương tự khác, thì phần mở đầu của
văn bản được ban hành kèm theo bao gồm Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành kèm theo


phải chỉ rõ tên, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành văn bản kèm theo. Phần mở
đầu văn bản còn gồm có dấu chỉ mức độ khẩn, mật.
- Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả
hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 – 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng có thể lùi vào
từ 1cm đến 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách giữ
các dòng hay cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ
15pt (excactly line spacing) trở lên.
- Phần kết thúc văn bản bao gồm chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm

quyền ký ban hành văn bản; dấu của cơ quan ban hành văn bản; nơi nhận văn bản. Đối
với văn bản ban hành kèm theo một hình thức văn bản khác, thì phần kết thúc của văn
bản được ban hành kèm theo gồm chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
ký ban hành văn bản; dấu của cơ quan ban hành văn bản.
Các thành phần thể thức khác; địa chỉ cơ quan, chỉ dẫn phạm vi lưu hành; ký
hiệu người đánh máy; phụ lục; số trang.
1.2.3.2 Kỹ thuật trình bày văn bản
Về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang
văn bản; kỹ thuật tình bày các thành phần thể thức văn bản; kỹ thuật trình bày các
thành phần thể thức sao văn bản.
1.2.4 Quy trình soạn thảo văn bản
Dựa theo Quy chế làm việc của UBND huyện Vĩnh Linh được ban hành kèm
theo Quyết định số: 10/2016/QĐ-UBND ngày 10/11/2016 ở Chương V, điều 28: Quy
định về trình tự xây dựng ban hành các vản bản hành chính thuộc thẩm quyền của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Vĩnh Linh.
- Bước 1: Soạn thảo văn bản
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản.
Thu thập, xử lý thông tin; soạn thảo văn bản; trường hợp cần thiết tham khảo
thêm ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để
hoàn chỉnh bản thảo.
- Bước 2: Trình duyệt văn bản
Người đứng đầu cơ quan, đơn vị trực tiếp gửi tờ trình kèm theo bản dự thảo đến
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
Tờ trình ký duyệt văn bản phải nêu rõ các nội dung sau:


+ Căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn để ban hành văn bản; sự phù hợp về nội
dung với đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các văn bản pháp
luật có liên quan, văn bản chỉ đạo của cấp trên; thẩm quyền ban hành; trình tự thủ tục
ban hành; thể thức, kỹ thuật soạn thảo.

+ Hồ sơ trình gồm có: Tờ trình; bản tổng hợp và giải trí về nội dung dự thảo
văn bản; dự thảo văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện ký; các tài liệu liên quan (nếu có).
- Bước 3: Văn phòng tiếp nhận, kiểm tra văn bản
Tất cả hồ sơ, tài liệu trình Chủ tịc, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phải
được vào sổ văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện.
Trường hợp cán bộ, chuyên viên văn phòng nhận trực tiếp, phải chuyển lại cho bộ
phận Văn thư để làm thủ tục đăng ký.
Chuyên viên Văn phòng kiểm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục soạn thảo, thể thức, kỹ
thuật trình bày dự thảo; tóm tắt nội dung, nêu rõ thẩm quyền quyết định, sự đồng bộ
trong chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
đối với vấn đề liên quan. Chuyên viên Văn phòng trực tiếp đề xuất một trong các
phương án: Ban hành, phê duyệt; gửi lấy ý kiến các thành viên Ủy ban nhân dân
huyện; yêu cầu cơ quan soạn thảo chỉnh lý lại, lấy thêm ý kiến của các thành viên Ủy
ban nhân dân huyện hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định hoặc quy chế
làm việc của Ủy ban nhân dân. Sau đó chuyển cho các đồng chí lãnh đạo Văn phòng
duyệt trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
Trình đích danh Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện đối với những văn bản thuộc
thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện hoặc những văn bản thuộc thẩm
quyền của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện nhưng cần xin ý kiến của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện trước khi quyết định. Trình đích danh Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ủy quyền ký duyệt. Mỗi phiếu
trình chỉ trình mỗi lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện.
- Bước 4: Xem xét, kiểm tra, ký văn bản
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, kiểm tra trực tiếp ký duyệt các văn
bản thuộc thẩm quyền.
Các cá nhân được Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ủy quyền, thừa ủy quyền,
thừa lệnh thì đích danh ký duyệt văn bản.