Công-tác-văn-thư-lưu-trữ-Bài-tập-lớn-1

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................1
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP, SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC
CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CƠNG NGHIỆP QUANG TRUNG...............
...............................................................................................................................3
1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thiết bị công

nghiệp Quang Trung..............................................................................................3
1.2.

Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH Thiết bị cơng nghiệp

Quang Trung..........................................................................................................4
CHƯƠNG II. CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI DOANH NGHIỆP VÀ TẦM QUAN
TRỌNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH
NGHIỆP..............................................................................................................10
2.1.

Công tác văn thư của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung
................................................................................................................10

2.2.

Tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của doanh

nghiệp .................................................................................................................11
CHƯƠNG III..........QUY TRÌNH CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP QUANG TRUNG......................................13
3.1.

Cơng tác lưu trữ tại doanh nghiệp...........................................................13

3.2.

Quy trình của cơng tác lưu trữ tại doanh nghiệp....................................14

CHƯƠNG IV......DANH MỤC HỒ SƠ PHỊNG HÀNH CHÍNH VÀ MỤC LỤC
HỒ SƠ CHO MỘT HỒ SƠ CỤ THỂ..................................................................24
KẾT LUẬN.........................................................................................................24
PHỤ LỤC............................................................................................................32
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT...........................................................................33


LỜI MỞ ĐẦU
Trong bất kì một cơ quan, doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động của
mình cũng đều có sử dụng các loại văn bản giấy tờ. Mọi văn bản giấy tờ đều tập
trung vào đầu mối là bộ phận văn thư – lưu trữ để quản lí được thống nhất và sử
dụng có hiệu quả. Cơng tác văn thư – lưu trữ được xác định là một mặt hoạt
động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phịng, cơng tác văn thư – lưu
trữ khơng thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn
trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư – lưu trữ là
một bộ phận quan trọng giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu
khuyết điểm của cơ quan, doanh nghiệp. Công tác văn thư – lưu trữ đã trở thành
một trong những u cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép
và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều lãnh đạo, nhiều
phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ đảm bảo
cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí.
Chính vì thế nên em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu “Công tác văn thư –
lưu trữ tại Cơng ty TNHH Thiết bị cơng nghiệp Quang Trung”.

Để hồn thành bài tiểu luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô
Nguyễn Thị Phương Liên đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết tiểu
luận. Cùng với tấm lịng biết ơn vơ cùng sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân
thành nhất từ đáy lòng đến thầy, cô trong khoa Quản lý kinh doanh Trường Đại
học Công nghiệp Hà Nội đã dùng những tri thức và tâm huyết của mình để có
thể truyền đạt cho em trong vốn kiến thức quý báu suốt thời gian học tập tại lớp
học. Thầy, cô đã tận tâm chỉ bảo hướng dẫn chúng em qua từng buổi học, từng
buổi nói chuyện, thảo luận. Nhờ có những lời hướng dẫn, dạy bảo đó, bài tiểu
luận này của em đã hồn thành một cách suất sắc nhất. Với vốn kiến thức được
tiếp thu trong q trình học khơng chỉ là nền tảng cho q trình nghiên cứu bài
tiểu luận mà cịn là hành trang quí báu để em bước vào đời một cách vững chắc
và tự tin. Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô.
1


Cuối cùng em xin kính chúc q thầy, cơ thật nhiều sức khỏe và thành
công trong sự nghiệp cao quý của mình. Đồng kính chúc các anh chị trong Cơng
ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung sức dồi dào sức khỏe, đạt được
nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.
Ban đầu em cịn bỡ ngỡ vì vốn kiến thức của em cịn hạn. Do vậy, khơng
tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy, cô
và các sinh viên học cùng lớp để bài Tiểu luận được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

2


CHƯƠNG I.

KHÁI QUÁT VỀ DOANH NGHIỆP, SƠ ĐỒ BỘ

MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP
QUANG TRUNG
I.1.

Lịch sử hình thành và phát triển của Cơng ty TNHH Thiết bị công

nghiệp Quang Trung
Tên công ty: Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung
Logo của công ty:

Đại điện pháp luật: Nguyễn Anh Trưởng
Địa chỉ: Lô 2, Khu công nghiệp Lai Xá, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội
Điện thoại: 024 626 03738

Hotline: 0961 003 016

Email:
Website: quangtrungcn.com
Công ty TNHH thiết bị công nghiệp Quang Trung là một trong những
công ty hàng đầu về chế tạo máy theo yêu cầu. Phương châm làm việc của
Quang Trung là luôn cố gắng hết mình để mang đến cho khách hàng những máy
móc, công cụ sản xuất hiệu quả để giảm sức người, giảm chi phí và nâng cao
năng lực sản xuất. Quang Trung mong muốn góp phần nhỏ bé của mình để tạo
nên một xã hội tốt đẹp hơn.
Công ty được thành lập và chính thức hoạt động trên thị trường từ năm
2014. Khi đó, cơng ty hoạt động chỉ với 15 người, điều kiện vật chất, máy móc
3

trang thiết bị, cơ sở hạ tầng vô cùng nghèo nàn và thô sơ. Nhưng với kinh
nghiệm, sự cần cù chịu khó và nỗ lực của tất cả các thành viên, công ty đã, đang
và ngày càng lớn mạnh với hơn 200 cơng nhân viên, có một chỗ đứng nhất định
trong nền sản xuất thiết bị công nghiệp Việt Nam.
Diện tích ban đầu của cơng ty chỉ mới 500m2, sau 2 năm công ty đã mở
rộng lên đến 3000m2, phục vụ cho hoạt động sản xuất và công ty đang lên kế
hoạch mở rộng quy mô vào năm 2018.
Năm 2015, số lượng khách hàng của công ty chỉ vài khách hàng quen
thuộc nhưng đến năm 2017, con số đó đã tăng lên đến vài trăm khách. Đối tác đã
hợp tác với cơng ty hầu hết là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các
tập đoàn lớn như: Samsung, Canon, Yamaha, Toyota, Pepsia, Sumitomo,… Các
đối tác đã tin tưởng và đều quay trở lại mua hàng của Quang Trung, điều đó
chứng tỏ năng lực của cơng ty rất tốt, chất lượng tốt sản phẩm đẹp, dịch vụ chăm
sóc khách hàng trước và sau bán tốt nên đã lôi cuốn khách hàng quay lại sử
dụng sản phẩm của công ty.
Quang Trung vẫn đang không ngừng phát triển, cố gắng để mang lại lợi
ích lớn nhất, tạo ra những sản phẩm hồn mĩ nhất và dịch vụ chăm sóc tốt nhất
đến tay khách hàng.
I.2.

Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH Thiết bị công

nghiệp Quang Trung

4


Hình 1 Sơ đồ cơ cấu cơng ty
(Nguồn: Bảng thơng báo của doanh nghiệp)
Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận:

a. Giám đốc
Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công
ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc. Tổ chức thực hiện các quyết định của
Giám đốc. Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày
của công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty. Ban hành quy
chế quản lý nội bộ công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh
quản lý trong công ty. Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc
thẩm quyền của Giám đốc. Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức cơng ty. Trình
báo cáo quyết tốn tài chính hằng năm lên Giám đốc. Kiến nghị phương án sử
dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh. Các quyền và nhiệm vụ khác
được quy định tại Điều lệ công ty, hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với công
ty theo quyết định của Giám đốc. Giám độc là đại diện cao nhất về pháp nhân
cho công ty, là người đại diện chủ sở hữu, chủ tài khoản và chịu trách nhiệm
toàn bộ trước tồn bộ cơng ty.
5


b. Phòng HCNS
Lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu nhân
lực của các bộ phận về yêu cầu tuyển dụng nhân viên cũng như các hoạt động
công chúng, đề xuất với cấp trên trực tiếp về mọi ý tưởng sáng tạo nhằm cải
thiện và nâng cao chất lượng công việc của bộ phận, tham mưu cho ban giám
đốc trong việc phân công tổ chức đồng đều các nhân viên có năng lực sắp xếp
họ vào những vị trí thích hợp. Tổ chức cơ cấu bộ máy của cơng ty, quản lý tình
hình nhân sự tồn cơng ty và chăm lo đời sống cho tồn bộ cơng nhân viên theo
quy định của Cơng ty.
c. Phịng Tài chính kế tốn
Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng
hợp. Kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh. Kiểm tra sự cân đối giữa số
liệu kế toán chi tiết và tổng hợp. Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng

với các báo cáo chi tiết. Hạch tốn thu nhập, chi phí, khấu hao, cơng nợ, nghiệp
vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phịng , lập quyết tốn văn phịng
cơng ty. Theo dõi cơng nợ khối văn phịng cơng ty, quản lý tổng qt cơng nợ
tồn cơng ty. Xác định và đề xuất lập dự phịng hoặc xử lý cơng nợ phải thu khó
địi tồn cơng ty. In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phịng, tổng hợp theo cơng
ty theo quy định. Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo
cáo giải trình chi tiết. Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế tốn.
Tham gia phối hợp cơng tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở. Cải tiến
phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo. Thống kê và tổng hợp số liệu kế tốn
khi có u cầu. Cung cấp số liệu cho giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có
u cầu. Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho công ty thuế, kiểm
toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của phụ trách văn phòng. Kiến nghị và đề
xuất biện pháp khắc phục cải tiến. Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định.
d. Phòng Vật tư

6


Cung cấp thông tin kinh tế, giá cả thị trường các chủng loại vật tư nguyên
vật liệu cho các phòng ban liên quan, mua sắm cung cấp vật tư nguyên vật liệu
để sản xuất sản phẩm, thi cơng cơng trình. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động
của đơn vị. Khai thác, cung ứng vật tư, nguyên nhiên vật liệu thiết bị máy móc
phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo lệnh của Công ty. Quản lý, bảo quản vật
tư, nguyên nhiên vật liệu. Cấp phát vật tư, nguyên nhiên vật liệu theo nhu cầu
sản xuất kinh doanh của Công ty. Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh để xây
dựng kế hoạch mua sắm vật tư và cung cấp vật tư, nguyên vật liệu phục vụ sản
xuất cho các đơn vị trong Cơng ty. Xây dựng các chương trình sản xuất hàng
năm và dài hạn của Công ty trên cơ sở năng lực, thiết bị và nguồn vật tư nguyên
liệu. Cung cấp thông tin giá cả thị trường các loại vật tư, nguyên nhiên vật liệu
cho phòng phục vụ cho cơng tác hạch tốn kế tốn. Cùng các phịng liên quan

xây dựng hồ sơ đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế. Báo cáo số lượng, chất
lượng vật tư xuất nhập và tồn kho theo chế độ từng tuần, từng tháng. Thống kê
chi phí vật tư cho từng sản phẩm. Thống kê ghi chép (thẻ kho, phiếu nhập xuất
kho, biên bản bàn giao máy móc thiết bị, sổ theo dõi cung cấp vật tư .vv …) theo
quy định của Công ty. Xây dựng định mức vật tư để không ngừng tiết kiệm
trong việc sử dụng vật tư, nguyên nhiên liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Chịu trách nhiệm thống kê và cung cấp số lượng vật tư đã xuất ra khi phương
tiện hoàn thành đối chiếu với dự toán ban đầu để làm cơ sở quyết toán từng
phương tiện.
e. Phịng Dự án
Tiếp nhận thơng tin triển khai dự án đơn hàng từ phòng kinh doanh, khách
hàng hoặc giám đốc bao gồm mã dự án, tên dự án, số lượng ngày đặt hàng, ngày
giao hàng; lập thông báo dự án mới thông tin đến các bộ phận; nhận bản vẽ gia
công, danh sách thiết bị vật tư từ bộ phận kỹ thuật và sản xuất. Triển khai dự án,
tiếp nhận và lưu chuyển tài liệu dự án. Kiểm tra đóng gói, đặt xe giao hàng cho
khách hàng. Lập kế hoạch, kiểm soát dự án khiếu nại nếu phát sinh.
f. Phòng Kinh doanh
7


Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện các kế hoạch
kinh doanh xuất nhập khẩu. Nghiên cứu, tham mưu và xây dựng các giải pháp
để duy trì và thúc đẩy hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Chăm sóc khách
hàng hiện hữu, tìm kiếm và phát triển các khách hàng quốc tế tiềm năng. Quản
trị nhân viên kinh doanh (quản lý, điều hành, giám sát và đào tạo nhân viên kinh
doanh). Chịu trách nhiệm về tính chính xác, thời gian hồn thành cơng việc của
phịng kinh doanh xuất nhập khẩu, không để ảnh hưởng đến uy tín và gây thiệt
hại về vật chất và tài sản cơng ty. Phối hợp với Phịng kế tốn tổng hợp của công
ty trong các nghiệp vụ thu tiền bán hàng hóa, thanh tốn tiền mua hàng hóa dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh trên cơ sở các cam kết và quy
định của pháp luật hiện hành. Xây dựng và triển khai thực hiện phương án kinh

doanh sau khi được Giám đốc công ty phê duyệt. Thống kê, báo cáo hoạt động
kinh doanh theo đúng tiến độ và quy định. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt
động kinh doanh trước Giám đốc Cơng ty.
g. Phịng Kỹ thuật
Quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác kỹ thuật, thi cơng nhằm đảm bảo
tiến độ, an tồn, chất lượng, khối lượng và hiệu quả kinh tế trong toàn Công ty.
Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt động sản
xuất kinh doanh. Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự
án, gia cơng cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại, các sản phẩm khác để tổ chức
thực hiện theo kế hoạch của Công ty. Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra các
phòng ban thuộc trong quá trình sản xuất về mặt kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, an
tồn lao động, máy móc thiết bị và vệ sinh mơi trường. Trực tiếp tổ chức thi
cơng cơng trình do Giám đốc Công ty quyết định. Giám sát, theo dõi kiểm tra
phát hiện kịp thời những sự cố kỹ thuật trong q trình thi cơng và đề xuất các
phương án xử lý trình Giám đốc phê duyệt cho các đơn vị thực hiện.
h. Xưởng Lắp ráp
Xưởng Lắp ráp trình bày được cấu tạo, hình dáng kích thước các kết cấu
kim loại dùng trong công nghiệp. Đọc hiểu bản vẽ kết cấu, bản vẽ công nghệ,
8


yêu cầu kỹ thuật, nút kết cấu. Lập được qui trình lắp ráp, chế tạo kết cấu thép
đảm bảo độ chính xác. Lập phương pháp khai triển kết cấu, chế tạo dưỡng, bệ
khuôn để thực hiện các phương pháp gia công lắp ráp kết cấu. Lập phương pháp
kiểm tra khi gia công, lắp ráp phân đoạn, tổng đoạn kết cấu. Khai triển và chế
tạo dưỡng dùng để gia công, lắp ráp kết cấu. Gia công các chi tiết kết cấu, lắp
ráp chi tiết kết cấu đảm bảo yêu cầu kỹ thuật. Phát hiện những sai sót kỹ thuật,
cách phịng ngừa, các biện pháp khắc phục trong q trình gia cơng, lắp ráp kết
cấu
k. Xưởng Kết cấu

Xưởng Kết cấu thiết kế kết cấu sơ phác, thiết kế bản vẽ kết cấu thép cho
các cơng trình (chủ yếu nhà xưởng cơng nghiệp). Phân tích mơ hình và ứng xử
kết cấu trên nền tảng các tiêu chuẩn hiện hành, các tính tốn và kinh nghiệm.
Triển khai các bản vẽ trên cơ sở phối hợp các hạng mục cơng trình vào thiết kế
kết cấu. Sử dụng các phần mềm thiết kế để tính tốn các cấu kiện tương ứng.
Duyệt các bản vẽ shop của thầu phụ. Phối hợp tốt các bộ môn Kiến trúc,... trong
quá trình triển khai bản vẽ. Làm việc dưới sự hướng dẫn của quản lý trực tiếp.
m. Phòng QC
Thiết lập và xây dựng sổ tay và các quy trình về các hệ thống quản lý chất
lượng tại nơi đang áp dụng. Nắm bắt được qui trình kỹ thuậtsản xuất, các đặc
tính sản phẩm. Thực hiện việc kiểm tra các cơng đoạn quy trình, quy định của
cơng ty. Kiểm tra giám sát chất lượng sản phẩm, trong các công đoạn được phân
công theo tiêu chuẩn kiểm tra. Phân loại, phát hiện các sản phẩm, bán thành
phẩm sai hỏng và yêu cầu công nhân xử lý, sửa chữa. Kiểm tra chất lượng, độ an
tồn trên dây truyền sản xuất và duy trì hệ thống chất lượng.

9


CHƯƠNG II.

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI DOANH NGHIỆP VÀ

TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI HOẠT
ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
II.1. Công tác văn thư của Công ty TNHH Thiết bị cơng nghiệp
Quang Trung
Cơng tác văn thư là tồn bộ công việc liên quan đến công văn giấy tờ, bắt
đầu từ khi thảo văn bản (đối với văn bản đi) hoặc tiếp nhận văn bản (đối với văn
bản đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu

trữ cơ quan.
Nội dung thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư của Công ty TNHH Thiết
bị công nghiệp Quang Trung: Là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho
hoạt động quản lý, công tác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:
 Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản: Thơng tin càng đầy đủ, chính xác và kịp
thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ
quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ
yếu nhất, chính xác nhất là thơng tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa
đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý.
 Quản lý và giải quyết văn bản: Hàng ngày, Công ty luôn tiếp nhận và xử lý
nhiều văn bản, giấy tờ nên việc lưu trữ, sắp xếp luôn hợp lý, tránh thất lạc. Đảm
bảo yêu cầu tìm kiếm văn bản khi cần để phục vụ nhanh chóng cho cơng việc.
Nhân viên văn thư thống kê, phân loại các tài liệu, văn bản một cách khoa học
và sử dụng các phần mềm hợp lý.
 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Công ty sử dụng sổ ghi
chép văn thư riêng, các tủ đụng hồ sơ, tài liệu phân theo danh mục một cách rõ
ràng, ngoài ra còn sử dụng phần mềm quản lý tài liệu.
 Quản lý và sử dụng con dấu: Con dấu của Cơng ty được thể hiện dưới một hình
thức hình trịn, được thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước. Việc quản
lý, sử dụng và lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

10


Thơng tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan
càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều
nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là
thơng tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến
thơng tin mang tính pháp lý.
II.2. Tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của

doanh nghiệp
Vị trí của cơng tác văn thư
Cơng tác văn thư có chức năng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý
của các cơ quan, tổ chức. Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả hay khơng
phụ thuộc rất nhiều vào công tác này. Công tác văn thư không thể thiếu trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ. Các cơ quan, đơn vị muốn
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để
phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi,
liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt
động hàng ngày.
Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, giúp lãnh đạo
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội chỉ đạo cơng việc chính
xác, hiệu quả
Các thông tin trong tài liệu lưu trữ:
 Là những căn cứ để lãnh đạo ra các quyết định phục vụ cho hoạt động quản lý,
điều hành
 Là hồ sơ kí kết, hồ sơ thầu, hồ sơ vay vốn… từ đó tạo điều kiện tốt cho hoạt
động liên doanh, hợp tác của doanh nghiệp.
Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng
công tác, giữ gìn được những tài liệu quý báu của Đảng nhà nước, doanh nghiệp
11


- Tài liệu về bí quyết kỹ thuật, quy trình công nghệ, kỹ thuật dịch vụ đã
được chuyển giao thông qua các dự án liên doanh giữa các doanh nghiệp nhà
nước và doanh nghiệp nước ngồi: lĩnh vực viễn thơng, dầu khí, hố chất, điện
tử, tin học... tạo ra bước ngoặt quan trọng trong phát triển một số ngành kinh tế
mũi nhọn của đất nước.

12


CHƯƠNG III.

QUY TRÌNH CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ TẠI

CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ CƠNG NGHIỆP QUANG TRUNG
III.1. Cơng tác lưu trữ tại doanh nghiệp
Công tác lưu trữ là tất cả các công việc liên quan tới tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ cho
công tác quản lý, cơng tác nghiên cứu và các nhu cầu chính đáng khác của các
cơ quan, tổ chức... Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông
tin. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ
sơ tài liệu liên quan đều phải chuyển vào lưu trữ. Công tác lưu trữ là một lĩnh
vực hoạt động quản lí bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế
liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu
cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ:
 Tổ chức khoa học
 Bảo quản và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ
 Sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Cơng tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
 Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lí nhà nước
về lưu trữ
 Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ
 Nghiên cứu khoa học về lưu trữ
Tính chất của cơng tác lưu trữ:
- Tính chất cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, nhà nước,

ngành, cơ quan... Địi hỏi cơng tác văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên
tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn nêu
cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm
chỉnh các quy chế về bảo vệ tài liệu.
13


-

Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng khối lượng thơng tin rất lớn. Để

tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải
được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng
Ý nghĩa của cơng tác lưu trữ:
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực
khách quan quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện
lịch sử quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Nó phục vụ đắc lực trong việc thực
hiện chủ trương chính sách, phát triển kinh tế, văn hóa xã hội phụ vụ nghiên cứu
và cơng việc hàng ngày của một lãnh đạo nói riêng và tồn doanh nghiệp, cơ
quan nói chung. Tài liệu lưu trữ phản ánh tài liệu khách quan hoạt động sáng
tạo, mang tính khoa học cao tài liệu lưu trữ ghi lại và phản ánh hoạt động của cá
nhân, doanh nghiệp trên các lĩnh vực.
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ tại Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp
Quang Trung:






Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu
Đánh giá tài liệu
Thống kê tài liệu
Bảo quản tài liệu
Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ mà Công ty TNHH Thiết bị công

nghiệp Quang Trung áp dụng: Tập trung tồn bộ phơng lưu trữ và bảo quản
trong kho lưu trữ dưới sự thống nhất của Giám đốc.
III.2. Quy trình của cơng tác lưu trữ tại doanh nghiệp
Bước 1: Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
 Thu thập tài liệu lưu trữ:
-

Là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có

giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Bao gồm 2 giai đoạn:
14




Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập

vào lưu trữ từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan


Giai đoạn 2: Thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập

 Bổ sung tài liệu lưu trữ:
 Là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những
tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu cịn thiếu để tiến hành tìm kiếm,
bổ sung nhằm hoàn thiện bộ hồ sơ lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp... Theo
quy định hiện hành của nhà nước
Ý nghĩa và tác dụng của thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công
tác lưu trữ, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục tại các lưu trữ cơ quan.
Thu thập, bổ sung tài liệu có quan hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công
tác lưu trữ. Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu sẽ làm hoàn chỉnh thành
phần tài liệu trong từng phơng lưu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức
khai thác, sử dụng và góp phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ:
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân (Khoản 6 Điều 2). Một trong
những yếu tố quy định chất lượng phông lưu trữ là mức độ hồn chỉnh của tài
liệu trong phơng.
Tài liệu của một phông nếu bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc
phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu, phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các
sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phơng. Vì vậy, tài liệu của
một phông nhất thiết không được phân tán ở các kho lưu trữ khác nhau.
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ theo khối phông:
15


Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lập hồn chỉnh có
quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Việc
thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức
sử dụng.

 Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
- Xác định những phòng, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung
vào lưu trữ
- Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu
trữ hiện hành
- Phân định các nguồn tài liệu cần nộp, lưu vào các kho lưu trữ theo quy
định pháp luật cho phù hợp
- Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định
- Sưu tầm, tìm kiếm tài liệu cịn thiếu để bổ sung, hồn chỉnh hồ sơ lưu trữ
Bước 2: Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập
công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
Xác định giá trị tài liệu:
Là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu
chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có
giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Mục đích: Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác quản lý, bảo quản và khai
thác sử dụng tài liệu. Giúp loại bỏ những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy góp phần
nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Bước 3: Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ, hủy tài liệu hết giá trị

16




Thống kê tài liệu lưu trữ là xác định thành phần, số lượng tài liệu

theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách

thống kê.


Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có,

thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho
lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hoá tài liệu và bảo
đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi.
Ngun tắc thống kê:
Công tác thống kê tài liệu trong các kho lưu trữ dựa trên nguyên tắc tập
trung, thống nhất và bảo đảm tính kế thừa trong các giai đoạn công việc.
Tất cả tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ đều phải được phản ánh vào các
loại sổ sách thống kê; kể cả tài liệu chưa được chỉnh lý, biên mục hoặc tài liệu
không thuộc đối tượng quản lý của cơ quan, đơn vị nhưng hiện đang bảo quản
trong kho lưu trữ.
Các loại sổ sách thống kê được quản lý tập trung tại phòng làm việc của
bộ phận hoặc cán bộ phụ trách công tác thống kê; các loại sổ sách thống kê phải
được bảo quản trong tủ riêng biệt, do người được phân công trực tiếp quản lý;
cuối mỗi ngày làm việc, tủ phải được khoá và niêm phong. Sổ sách thống kê (trừ
mục lục hồ sơ và các bộ thẻ) chỉ sử dụng trong phạm vi nội bộ, không đưa ra
phục vụ độc giả.
Kiểm tra trong lưu trữ là: một nội dung hoạt động tổ chức nhằm quản lý
cơng tác lưu trữ phịng ngừa, ngăn chặn và xử lý những sai sót trong việc thực
hiện các chính sách, chế độ và nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ và cơng tác lưu
trữ.
Mục đích: Làm rõ số lượng thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của
tài liệu hiện có trong lưu trữ góp phần phát hiện những sai sót trong cơng tác
quản lý, bảo quản và thống kê trong lưu trữ nhằm đưa ra những biện pháp khắc
17

phục kịp thời, hợp lý. Kiểm tra chất lượng của mỗi hồ sơ, tài liệu là yếu tố đảm
bảo sự hoàn chỉnh của hồ sơ lưu trữ trong toàn kho
Nguyên tắc, chế độ kiểm tra
Nguyên tắc:
 Đảm bảo tính chính xác và trung thực
 Đảm bảo tính khách quan
 Thực hiện nguyên tắc bám sát thực tế
Chế độ:
 Kiểm tra định kỳ theo từng thời kỳ nhất định, một năm một lần
hoặc hai năm một lần...
 Kiểm tra đột xuất
Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị không thể thiếu việc lập danh mục. Để lập
danh mục tài liệu hết giá trị thì việc đầu tiên chúng ta phải tiến hành xác định giá
trị tài liệu. Đó là một phần nội dung đặc biệt quan trọng trước khi đưa ra quyết
định tiêu hủy.
Việc xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và
thận trọng. Bởi xác định sai giá trị tài liệu sẽ khiến cơ quan, tổ chức hay doanh
nghiệp huỷ đi những hồ sơ vẫn còn thời hạn lưu trữ. Hoặc gây ra những lãng phí
khơng cần thiết về nhân lực và kinh tế khi bảo quản những tài liệu khơng cịn giá
trị trong kho.
Để thực hiện việc hủy tài liệu đúng quy định chúng ta cần tuân thủ các
nội dung như sau:
 Xác định giá trị tài liệu, lập danh mục tài liệu hết giá trị
 Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu
 Kiểm tra xem xét hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy
 Hoàn thiên hồ sơ và trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ
 Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định

18

Bước 4: Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học
kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi
thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Bước 5: Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Là việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích đưa tài liệu lưu trữ
vào phục vụ cho các nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân
Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin quá khứ được
bảo quản trong kho lưu trữ thành những tư liệu bổ ích phục vụ u cầu của cơng
việc: nghiên cứu khoa học, thống kê, lập kế hoạch, dự án...
Tài liệu, hồ sơ được coi là một loại tài sản có giá trị như những tài sản
khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản những tủ
sắt đựng tài liệu, tủ hồ sơ rất cần được chú trọng. Công ty TNHH Thiết bị công
nghiệp Quang Trung đang sử dụng công cụ tủ sắt để lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ
 Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
 Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
 Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng,
trang thông tin điện tử.
 Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
 Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong cơng trình nghiên cứu.
 Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
 Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan
hoặc Lưu trữ lịch sử thực hiện. Người có thẩm quyền cho phép sử
dụng tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.
 Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ
lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu

trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý. Cơ quan, tổ chức,
19


Lưu trữ lịch sử sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu
trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu
trữ.
 Người được cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ
phải nộp lệ phí.
 Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị như tài
liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
Mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
- Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ
quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các
nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền
cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
- Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền của Đảng quyết định việc
mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài; quy định việc
mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước. Người
đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu
trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu
trữ cơ quan để sử dụng trong nước.
- Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước
ngồi phải thơng báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết.
- Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký
tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm
tài liệu lưu trữ.
3 bước lưu trữ tài liệu, hồ sơ trong tủ sắt:
Bước 1: Phân loại tài liệu, hồ sơ khoa học
Hồ sơ, tài liệu của Công ty TNHH Thiết bị cơng nghiệp Quang Trung

gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, để lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ
tài liệu đã dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý
giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích
20


thiết thực. Công ty đã phân loại ngay từng loại hồ sơ. Có 6 loại hồ sơ, tài liệu mà
Cơng ty TNHH Thiết bị công nghiệp đang áp dụng:
Hồ sơ, tài liệu bành chính văn phịng, bao gồm:
- Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo
doanh nghiệp... (hồ sơ nguyên tắc).
- Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao
động hàng năm.
- Các công văn, giấy tờ "đi” và “đến" hàng năm.
- Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng
hóa...
- Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
- Các loại giấy tờ, văn bản khác.
Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự
- Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định
thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).
- Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp,
chức năng nhiệm vụ cụ thể.
- Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao
động.
- Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động.
- Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao
động...
- Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ
yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương...).

Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD
21


- Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất - kinh doanh
của doanh nghiệp.
- Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
- Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng
hóa, sản phẩm...
- Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Hồ sơ tài liệu kỹ thuật
- Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
- Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình cơng nghệ, các sáng chế, cải tiến
kỹ thuật công nghệ...
- Các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán
- Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về cơng tác tài chính,
kế tốn.
- Hồ sơ dự tốn, quyết tốn kinh phí.
- Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
- Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
- Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế tốn...
Các loại hồ sơ, tài liệu khác của Cơng ty TNHH Thiết bị công nghiệp
Quang Trung
Bước 2: Sắp xếp hồ sơ
Sắp xếp hồ sơ khoa học đã giúp công ty tìm kiếm khi cần một cách nhanh
chóng, tiết kiệm thời gian. Cách sắp xếp mà công ty đang áp dụng:
- Sắp xếp theo thời gian: Sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian diễn
ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để tìm kiếm một cách nhanh nhất.
22

- Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ
sơ.
- Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa
giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…
Bước 3: Lập danh mục quản lý
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ
vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh
chóng.
- Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Tạo một danh mục cụ thể và đưa
sơ đồ đó vào máy tính: Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích
bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình
ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ
hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
Khi cần tìm nhân viên sẽ tra nhanh trên máy tính và biết được hồ sơ đó
nằm ở tủ tài liệu nào, ngăn số mấy.
- Danh mục hồ sơ được cập nhật thường xuyên: nhân viên luôn đối chiếu,
cập nhật thường xuyên khi có sự bổ sung những hồ sơ mới.
Cơng việc sắp xếp, quản lý những tủ tài liệu, tủ hồ sơ tưởng như đơn giản
nhưng lại rất khó khăn. Việc nhận thức đúng đắn giá trị của hồ sơ, tài liệu văn
phòng để quản lý, khai thác và sử dụng phù hợp sẽ góp phần tích cực thúc đẩy
sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường khốc liệt ngày nay.
Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Quang Trung đã làm tốt công tác văn thư –
lưu trữ.

23


CHƯƠNG IV: DANH MỤC HỒ SƠ PHỊNG HÀNH CHÍNH VÀ MỤC LỤC HỒ SƠ CHO MỘT HỒ SƠ CỤ THỂ

DANH MỤC HỒ SƠ NĂM 2019 CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP QUANG TRUNG
SỐ, KÝ

TÊN ĐỀ MỤC, TIÊU ĐỀ HỒ SƠ

THỜI

HIỆU HỒ

GIAN

SƠ

BẢO

VỊ TRÍ LƯU KHO

ĐƠN VỊ, NGƯỜI LẬP
HỒ SƠ

QUẢN
1. Hồ sơ, tài liệu hành chính văn
01.HCVP

02.HCVP

03.HCVP

phịng
- Các văn bản quy phạm pháp luật, các

Bảo quản

Ô số 1- Giá số 2-

Phan Thị Trang -

quy định chỉ thị của ban lãnh đạo công

vĩnh viễn

Kho lưu trữ số 1

P.HCVP

ty...( Hồ sơ nguyên tắc )
- Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, 10 năm

Ô số 2- Giá số 2-

Phan Thị Trang -

các hội nghị, đại hội người lao động

Kho lưu trữ số 2

P.HCVP

Ô số 3- Giá số 2-

Phan Thị Trang -

Kho lưu trữ số 1

P.HCVP

Ô số 4 - Giá số 2-

Phan Thị Trang -

Kho lưu trữ số 1

P.HCVP

hàng năm
- Các công văn, giấy tờ "đi" và "đến"

10 năm

hàng năm
04.HCVP

- Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang

10 năm

thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa,…

24

GHI CHÚ