Tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF (tập đoàn FLC)

MỤC LỤC
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC.........................................................................................................1
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................4
A. PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.....................................................................3
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài..............................................................4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................4
6. Giả thiết nghiên cứu của đề tài..............................................................5
7. Phương pháp nghiên cứu của đề tài.......................................................6
8. Kết cấu của khoá luận...........................................................................6
B. PHẦN NỘI DUNG......................................................................................9
CHƯƠNG 1: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ
KLF THUỘC TẬP ĐOÀN FLC......................................................................9
1.1. Khái quát về Tập đoàn FLC...............................................................9
1.2. Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Công ty cổ
phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF....................................................10
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Liên doanh
Đầu tư Quốc tế KLF................................................................................10
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế
KLF.........................................................................................................12
1.2.3. Hoạt động của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF.
.................................................................................................................14


1.2.4. Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn của KLF Global.......................15
1.2.4.1. Giá trị cốt lõi...............................................................................15
1.2.4.2. Sứ mệnh của KLF Global..........................................................15

1.2.4.3. Tầm nhìn của KLF Global..........................................................15
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF................17
2.1. Thực trạng về hoạt động quản lý......................................................17
2.1.1. Tổ chức bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo về công tác
VTLT.......................................................................................................17
2.1.2. Bố trí cán bộ văn thư lưu trữ ........................................................18
2.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ....19
2.1.4. Quản lý phông lưu trữ của KLF Global........................................21
2.1.5. Đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ.....22
2.1.6. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá về tình hình
thực hiện công tác Văn thư lưu trữ tại KLF Global................................22
2.2. Hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư và công tác lưu trữ ........23
2.2.1. Nghiệp vụ văn thư.........................................................................23
2.2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản....................................23
2.2.1.2. Công tác quản lý văn bản .........................................................29
2.2.1.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến...............................32
2.2.1.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.........................................34
2.2.1.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan.........................................................................................................36
2.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ .........................................................................38
2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Doanh nghiệp.................38
2.2.2.2. Công tác chỉnh lý........................................................................39
2.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu ..............................................................40


2.2.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ.............................................................41
2.2.2.5. Công tác thống kê. .....................................................................42
2.2.2.6. Xây dựng công cụ tra tìm..........................................................43
2.2.2.7. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu..............................................43

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TỔ CHỨC CÔNG TÁC
VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ
QUỐC TẾ KLF..............................................................................................46
3.1. Nhận xét...........................................................................................46
3.1.1. Ưu điểm của công tác văn thư lưu trữ tại KLF Global..................46
3.1.2. Hạn chế..........................................................................................47
3.2. Đề xuất giải pháp tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ tại công ty KLF.
.................................................................................................................49
3.2.1. Về hoạt động quản lý.....................................................................50
3.2.2. Về hoạt động nghiệp vụ.................................................................53
3.2.2.1. Nghiệp vụ văn thư......................................................................53
3.2.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ.......................................................................58
C. PHẦN KẾT LUẬN....................................................................................85
TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................87
D. PHỤ LỤC..................................................................................................90


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

12

Tên đầy đủ
Cán bộ nhân viên
Công ty cổ phần Liên doanh Đâu tư Quốc
tế KLF
Doanh nghiệp
Hành chính
Hành chính nhân sự
Hành chính văn thư
Tài liệu lưu trữ
Văn thư lưu trữ
Sàn chứng khoán Hà Nội
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Tổng Giám đốc

Tên viết tắt
CBNV
KLF Global
DN
HC
HCNS
HCVT
TLLT
VTLT
HNX
ĐHĐCĐ
HĐQT
TGĐ

A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Theo Luật Doanh nghiệp số: 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm
2014 quy định: “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở
giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích
kinh doanh”
Sau năm 1986, công cuộc đổi mới nền kinh tế của nước ta được xây
dựng với sự cải cách lớn: xoá bỏ nền kinh tế bao cấp và nhất quán nền kinh tế
nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Một loạt các doanh
nghiệp với các loại hình kinh tế khác nhau được thành lập và đi vào hoạt động
có hiệu quả, góp phần thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế nước
ta. Cho tới hiện nay, số lượng doanh nghiệp ở Việt Nam đã lên tới hàng chục
nghìn với nhiều hình thức như: doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư
nhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty có vốn đầu tư
nước ngoài,...cùng hoạt động và phát triển trên khuôn khổ của pháp luật nhà
nước. Tiếp đó, từ ngày 20 đến ngày 28 tháng 01 năm 2016, tại Trung tâm Hội
nghị Quốc gia Việt Nam đã diễn ra Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XII. Tại
Đại hội, Đảng ta đã tiếp tục khẳng định chủ trương phát triển kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa, ổn định kinh tế vĩ mô, tạo môi trường và
động lực cho phát triển kinh tế - xã hội, phấn đấu tăng trưởng kinh kế cao hơn
những năm trước đặc biệt là khuyến khích phát triển thành phần kinh tế tư
nhân. Các doanh nghiệp được Nhà nước bảo vệ quyền sở hữu tài sản hợp
pháp và quyền tự do kinh doanh, hợp tác và cạnh tranh với nhau bình đẳng
trước pháp luật.Trong quá trình hoạt động của mình, các doanh nghiệp đã sản
sinh ra một hệ thống văn bản tương đối đa dạng và phong phú về mặt nội
dung cũng như hình thức. Khối tài liệu này không chỉ phản ánh quá trình hình
thành và phát triển của doanh nghiệp mà còn phản ánh đường lối, chính sách

1


đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà nước trong thời gian qua. Đây là căn cứ và
là cơ sở quan trọng phục vụ cho hiệu quả công tác quản lý của các cơ quan,
đóng vai trò quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp.
Trên thực tế, trong hoạt động quản lý điều hành của doanh nghiệp,
công tác văn thư lưu trữ đóng một vai trò rất quan trọng. Nó đảm bảo cung
cấp thông tin và nâng cao hiệu suất, chất lượng của hoạt động quản lý, cũng
như hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, giúp doanh
nghiệp có được kho kinh nghiệm quý giá về tổ chức quản lý, điều hành của
mình qua đó rút ra được những bài học sau mỗi thành công hay thất bại của
hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư lưu trữ tại các doanh nghiệp, đặc
biệt là doanh nghiệp ngoài nhà nước hầu hết chưa được chú trọng thực hiện.
Bên cạnh đó, Nhà nước ta cũng chưa ban hành văn bản cụ thể nào về việc
quản lý công tác văn thư lưu trữ ở các doanh nghiệp mà chỉ chú trọng đến các
cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội. Do đó, việc tổ chức công tác
văn thư lưu trữ ở các doanh nghiệp hầu như không được thực hiện khoa học,
bài bản mà chủ yếu dựa theo thói quen, theo yêu cầu công việc của từng
doanh nghiệp cụ thể.
Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF là một doanh nghiệp
ngoài nhà nước. Xuất phát từ thực trạng chung của các doanh nghiệp về khó
khăn trong việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ. Công ty mặc dù đã có sự quan
tâm đến công tác này, nhưng trên thực tế, việc thực hiện vẫn chỉ dừng lại trên
lý thuyết và còn gặp rất nhiều khó khăn. Công tác văn thư lưu trữ cũng vì thế
mà chưa thể đáp ứng được cho sự nghiệp đổi mới và phát triển của Công ty.
Xuất phát từ thực trạng trên, một phần muốn phát triển kiến thức của
mình ở một vấn đề không quá mới nhưng rất đáng quan tâm này, một phần
nhằm giúp Công ty quản lý và thực hiện công tác văn thư lưu trữ một cách

2


chặt chẽ, khoa học và đầy đủ nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giữ gìn và
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ của Công ty, tôi mạnh dạn chọn đề tài: “
Tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư
Quốc tế KLF (Tập đoàn FLC)” để làm khoá luận tốt nghiệp của mình.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã khảo sát và nghiên cứu quá trình
thực hiện công tác văn thư lưu trữ của Công ty để từ đó đưa ra những đề xuất,
kiến nghị phù hợp nhằm từng bước giúp Công ty có cái nhìn đúng đắn về
công tác này cũng như việc chỉ đạo thực hiện và hoàn thiện nó.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Hiện nay, mặc dù về hệ thống văn bản quy định về công tác văn thưlưu trữ đã được Nhà nước ban hành tương đối hoàn chỉnh, tuy nhiên do
những đặc thù trong hoạt động nên việc thực hiện các quy định này của các
doanh nghiệp chưa được cách thống nhất, Bên cạnh đó, Nhà nước ta chưa có
văn bản quy phạm pháp luật nào quy định cụ thể về công tác văn thư lưu trữ
của doanh nghiệp.
Thực tế hiện nay đối với các doanh nghiệp chịu sự quản lý, chỉ đạo về
công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì việc tổ
chức hoạt động văn thư lưu trữ có phần nền nếp hơn. Các doanh nghiệp khác
như: doanh nghiệp tư nhân, công ty cổ phần thuộc các thành phần kinh tế
ngoài nhà nước…phần lớn đều chưa quan tâm đúng mức tới công tác văn thư
lưu trữ . Việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ hoặc được các doanh nghiệp
áp dụng dựa trên các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ trong
các cơ quan nhà nước hoặc dựa trên sự chỉ đạo của lãnh đạo doanh nghiệp.
Đối với Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF, công tác văn
thư lưu trữ là một vấn đề mặc dù không mới, nhưng chưa được quan tâm chú
trọng, có rất nhiều vấn đề cần đi sâu nghiên cứu, giải quyết. Đây vừa là khó
khăn, vừa là thuận lợi cho người nghiên cứu khi tiếp cận vấn đề.

3


Để làm tốt để tài“ Công tác Văn thư, lưu trữ tại Công ty cổ phần Liên
doanh Đầu tư Quốc tế KLF”, người nghiên cứu đã vận dụng các kết quả
nghiên cứu, các bài viết của các tác giả khác có liên quan, trên cơ sở nghiên
cứu thực trạng công tác văn thư lưu trữ của Công ty để đưa ra các nội dung và
đề xuất phù hợp cho công tác văn thư lưu trữ của Công ty cổ phần Liên doanh
Đầu tư Quốc tế KLF.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài.
Đề tài được thực hiện nhằm giải quyết những mục tiêu cơ bản sau:
Một là, khái quát được thực tiễn tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ tại
Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF.
Hai là, Trên cơ sở phân tích; đánh giá thực trạng đó để thấy được
những điểm mạnh, điểm yếu cũng như đề xuất ý kiến để hoàn thiện và nâng
cao công tác Văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế
KLF.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện những mục tiêu nghiên cứu của đề tài như đã nêu ở trên,
nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được đặt ra như sau:
- Nêu rõ lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động
của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF
- Khảo sát và đánh giá được thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại
công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF
- Nhận xét những ưu điểm và hạn chế của công tác văn thư lưu trữ tại
công ty KLF trên cơ sở đó đưa ra một số giải pháp để thực hiện và nâng cao
chất lượng công tác này tại doanh nghiêp.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư lưu trữ

của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF. Bao gồm các hoạt

4


động quản lý và các hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ như:
Về hoạt động quản lý:
- Tổ chức bộ phận và bố trí cán bộ văn thư lưu trữ;
- Xây dựng và ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ;
- Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen
thưởng và xử lý vi phạm về tình hình thực hiện công tác Văn thư lưu trữ;
- Quản lý phông lưu trữ ;
- Xây dựng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ.
Về hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ:
+ Nghiệp vụ văn thư:
- Công tác xây dựng và ban hành văn bản;
- Công tác quản lý văn bản đi;
- Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến;
- Công tác quản lý và sử dụng con dấu;
- Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
+ Nghiệp vụ lưu trữ:
- Thu thập, bổ sung tài liệu; giao nộp tài liệu vào cơ quan;
- Xác định giá trị tài liệu;
- Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm;
- Bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
6. Giả thiết nghiên cứu của đề tài
Xây dựng nội dung và phương pháp thực hiện công tác văn thư lưu trữ
cho một doanh nghiệp, trên cơ sở phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp
và đặc điểm của các nhóm tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của

doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nếu đề tài thành công sẽ là tài liệu tham khảo cho
sinh viên và các thầy cô nghiên cứu.

5


7. Phương pháp nghiên cứu của đề tài.
Để hoàn thành được nhiệm vụ nghiên cứu đề ra, người nghiên cứu đã
sử dụng các phương pháp như:
- Phương pháp khảo sát thực tế: Trên cơ sở nghiên cứu thực tế tình hình
thực hiện công tác văn thư lưu trữ của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư
Quốc tế KLF, người nghiên cứu có cái nhìn đánh giá một cách toàn diện, là
cơ sở cho các kết luận, đánh giá của đề tài nghiên cứu.
- Phương pháp phân tích tài liệu: giúp người nghiên cứu phân tích, xử
lý số liệu, thông tin sau khi khảo sát thực tế
- Phương pháp so sánh đối chiếu: giúp người nghiên sau khi có các kết
quả khảo sát thực tế, đối chiếu với những lý luận và phương pháp công tác
văn thư lưu trữ, các quy định của nhà nước và doanh nghiệp để phát hiện các
điểm đã làm được, các điểm còn hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ, từ đó
đưa ra các biện pháp khắc phục.
- Phương pháp phỏng vấn: Giúp người nghiên cứu phỏng vấn trực tiếp
các cán bộ, nhân viên của KLFGlobal về cách thức thực hiện công tác văn thư
lưu trữ, nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ cũng như định hướng thực hiện công
tác văn thư lưu trữ.
8. Kết cấu của khoá luận
Dựa trên kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần Liên
doanh Đầu tư Quốc tế KLF, Người nghiên cứu cấu trúc khoá luận của mình
như sau: Ngoài phần Mở đầu và phần kết luận, nội dung khoá luận gồm 03
chương.
Chương 1: Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động của

Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF thuộc Tập đoàn FLC.
Trong chương này, người nghiên cứu trình bày khái quát lịch sử hình
thành, cơ cấu tổ chức và phương thức hoạt động của Công ty cổ phần Liên

6


doanh Đầu tư Quốc tế KLF. Mục đích của chương này là nhằm làm rõ đặc
điểm tổ chức và hoạt động của Công ty. Thông qua việc giới thiệu về sự phát
triển và những đóng góp của Công ty trong nền kinh tế chung của đất nước để
thấy được giá trị của những tài liệu hình thành trong hoạt động của Công ty
Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty cổ
phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF.
Chương này người nghiên cứu trình bày các kết quả khảo sát tình hình
tổ chức công tác văn thư lưu trữ của công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc
tế KLF với nhiều nội dung như: Hoạt động quản lý, Hoạt động nghiệp vụ về
công tác văn thư lưu trữ. Đây là những căn cứ để người nghiên cứu đưa ra
nhận xét và kiến nghị trong chương tiếp theo của bài khoá luận.
Chương 3: Nhận xét , đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư
lưu trữ tại công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF.
Chương này đưa ra một số nhận xét về hoạt động chỉ đạo và tổ chức
thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ tại công ty
cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF. Trên cơ sở đó đề ra các đề xuất
kiến nghị khắc phục những hạn chế về công tác văn thư lưu trữ của doanh
nghiệp.
Do tổ chức công tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp là một vấn
đề còn khá mới mẻ trong nước ta hiện nay về cả lý thuyết lẫn thực tiễn. Do
đó, khi thực hiện đề tài này, người nghiên cứu đã gặp không ít khó khăn về tài
liệu tham khảo cũng như khảo sát thực tế. Mặt khác, do thời gian khảo sát
thực tế có hạn, cùng với đó là những kinh nghiệm còn hạn chế nên có thể bài

khoá luận còn nhiều thiếu sót. Vì vậy người nghiên cứu rất mong nhận được
sự tham khảo đóng góp của thầy cô, độc giả để các công trình nghiên cứu tiếp
theo sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
Trong quá trình thực hiện khoá luận này, người nghiên cứu cũng nhận

7


được sự hướng dẫn tận tình của cô Phạm Thị Hồng Quyên cùng các thầy cô
giáo trong khoa Văn thư lưu trữ, cũng như sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh
đạo, cán bộ nhân viên Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF. Qua
đây, Người nghiên cứu xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu đó.
Hà Nội, ngày tháng

năm 2016

Tác giả

Phạm Thị Kim Anh

8


B. PHẦN NỘI DUNG.
CHƯƠNG 1: LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ
KLF THUỘC TẬP ĐOÀN FLC
1.1. Khái quát về Tập đoàn FLC
FLC hiện nay là một trong các Tập đoàn kinh tế lớn của Việt Nam, tự
hào là Tập đoàn vững mạnh, phát triển và thành công nhất trong các lĩnh vực.

Để có được thành công như ngày hôm nay, Tập đoàn FLC đã trải qua
nhiều thăng trầm và biến cố, từng bước phát triển mạnh mẽ. Năm 2001, luật
sư Trịnh Văn Quyết cùng hai cộng sự thành lập công ty Cổ phần Vietnam
Trade Crop, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại - dịch vụ. Đây
là bước khởi điểm đầu tiên mở đầu cho các hoạt động kinh doanh lớn mạnh
sau này của Tập đoàn. Cùng với đó, sau khi đánh giá tiềm năng lâu dài trong
lĩnh vực đầu tư, ông Quyết cùng các cộng sự đã lần lượt xây dựng lên các
công ty khác hoạt động trên mọi lĩnh vực khác nhau như: Công ty Cổ phần
Chứng khoán FLCS ( tiền thân là Công ty Cổ phần Chứng khoán Artex);
Công ty TNHH Đầu tư Trường Phú ( đổi tên là Công ty Cổ phần FLC từ
tháng 01/2010), Công ty TNHH SG Invest và đặc biệt là Công ty Cổ phần
Đầu tư tài chính Ninh Bắc ( tiền thân của Công ty Cổ phần FLC Land) - chủ
đầu tư của dự án FLC Landmark Tower được thành lập.
Tháng 11/2010, trước yêu cầu bức thiết phải tập hợp sức mạnh và
thống nhất về mặt quản trị, ông Trịnh Văn Quyết cùng các đồng sự chủ đã
nhất trí hợp nhất các công ty thành viên dưới mô hình Công ty Cổ phần Tập
đoàn FLC. Hai chữ “ Tập đoàn” không chỉ tiếp nối một giai đoạn phát triển
sôi động trước đó, mà còn một bước phát triển mới về chất, được đánh dấu
trên 5 phương diện chính: giá trị thương hiệu, quy mô vốn và tài sản, đội ngũ

9


nhân lực, chất lượng quản trị và văn hoá doanh nghiệp. Với ba mảng hoạt
động mũi nhọn : đầu tư tài chính, bất động sản, khai khoáng, FLC đồng thời
vẫn mở ra các lĩnh vực kinh doanh mới cho Tập đoàn.
Tháng 12/2011, toàn bộ Tập đoàn chuyển về hoạt động tại toà nhà FLC
Landmark Tower, nằm tại tâm điểm phía Tây Hà Nội, khu vực có tốc độ phát
triển mạnh nhất ở Hà Nội trong nhiều năm qua. Đáng chú ý là trong giai đoạn
này, khi thị trường bất động sản gặp tình trạng khó khăn chung thì toà nhà

FLC Landmark Tower vẫn thực hiện đúng cam kết đảm bảo đúng tiến độ.
Từ năm 2011 và đặc biệt năm 2012, trong định hướng thực hiện việc
mua bán, sáp nhập các công ty có tiềm năng phát triển, tái cơ cấu và sắp xếp
lại tổ chức các công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, FLC bắt đầu mở
rộng rất nhiều các mảng kinh doanh khác, đặc biệt là mảng dịch vụ như: du
lịch, đại lý vé máy bay, công nghệ, truyền thông, dịch vụ golf,..và hàng loạt
các công ty ra đời. Đồng thời, các công ty thành viên trong tập đoàn được tái
cơ cấu như FLC Global ( tiền thân là FLC Travel) và FLC Tech & Media
( tiền thân là FLC Media và Phòng Kinh doanh Công nghệ của Tập đoàn).
Cho đến hiện tại, FLC đã trở thành một thương hiệu có sức lan toả đáng
ngạc nhiên tại Việt Nam khi được công chúng quan tâm chú ý chỉ trong một thời
gian ngắn. Có lẽ, chính nhờ tư duy của những nhà lãnh đạo chủ chốt tại FLC đã
giúp Tập đoàn tiếp tục phát triển vững chắc trong giai đoạn bất động sản suy
thoái, giữa lúc hàng loạt doanh nghiệp khác lâm vào hoàn cảnh khó khăn.
1.2. Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần
Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Liên doanh
Đầu tư Quốc tế KLF.
Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF có tên giao dịch quốc
tế là: KLF Joint venture Global Investment Joint stock company, có trụ sở

10


đóng tại Khu liên hợp Thể thao Golfnet, đường Lê Đức Thọ, phường Mỹ
Đình 2, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
KLF Global được thành lập ngày 18/9/2009, tiền thân là Công ty Cổ
phần Dịch vụ Thương mại và Đầu tư Tân Mỹ Đình, và là đơn vị thành viên
của Tập đoàn FLC. KLF Global được hình thành trên cơ sở Giấy chứng nhận
đăng ký doanh nghiệp số 010416889 với số vốn điều lệ 5 tỷ đồng do 05 cổ

đông sáng lập là cá nhân. Là doanh nghiệp nhỏ, được định hướng bởi một ban
lãnh đạo sắc sảo, nhạy bén và can đảm trong kinh doanh, KLF Global được ví
như một người khổng lồ đầy tiềm năng về Trí - Lực đang ẩn mình trong cơ
thể nhỏ bé chờ đợi thời điểm lớn dậy. ( Phụ lục 1.3)
Với nỗ lực không ngừng, lòng quyết tâm hiếm có và đầu óc sắc sảo của
những nhà đầu tư hội tụ đủ Tâm - Tầm - Tài - Trí, KLF Global nhanh chóng
xác định được lĩnh vực chủ chốt có tiềm năng phát triển mạnh mẽ để tập trung
vốn đầu tư một cách chiến lược và bài bản. Chỉ sau một năm, Tân Mỹ Đình
đổi tên thành Công ty cổ phần Đầu tư Quốc tế FLC (FLC Global JSC.) đây
cũng là thời điểm đánh dấu bước ngoặt thay đổi của KLF Global từ một công
ty nhỏ nhiều khát vọng trở thành thành viên của FLC - Tập đoàn danh tiếng
trong lĩnh vực bất động sản và đầu tư.
Ngày 24/4/2013, FLC Global JSC. trở thành công ty đại chúng với vốn
điều lệ 260 tỷ đồng đăng ký niêm yết cổ phiếu tại Sở Giao dịch Chứng khoán
Hà Nội với mã KLF. Năm 2013, doanh thu hợp nhất của KLF Global đạt 391
tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế là 45 tỷ. Đồng thời KLF Global xây dựng thành
công thị trường tiêu thụ inox ổn định tại các nước Châu Âu, Nhật Bản và Đài
Loan; ký kết hợp đồng phân phối độc quyền sữa Royal Ausnz với Tập đoàn
Gotop ( Australia).
Tiến từng bước, FLC Global JSC. đã dần chuyển mình thành một công
ty đa ngành, sẵn sàng đặt nền móng cho các hoạt động đầu tư rộng khắp trong

11


khu vực cũng như trên thị trường quốc tế khi tăng vốn điều lệ lên 740 tỷ đồng
vào tháng 6/ 2014 và chính thức đổi tên thành Công ty cổ phần Liên doanh
Đầu tư Quốc tế KLF ( KLF Global). Các lĩnh vực kinh doanh của KLF Global
lúc này không chỉ dừng lại ở xuất nhập khẩu, xây dựng mà đã mở rộng sang
kinh doanh dịch vụ hàng không; du lịch và lữ hành quốc tế đến đào tạo - tư vấn

du học; đầu tư khai thác dự án bất động sản nghỉ dưỡng, sinh thái, trung tâm vui
chơi giải trí,... Những thành công đầu tiên trở thành bước đệm vững chắc tạo ra
sự tự tin để KLF Global tiếp tục mở rộng đầu tư vào các dự án lớn hơn.
Hàng loạt các định chế tài chính và tập đoàn nổi tiếng của Nhật bản,
Hàn Quốc đã ký thoả thuận hợp tác với KLF Global để khai thác, phát triển
các dự án đầu tư như dự án về y tế và hệ thống trường dạy nghề.
Hiện nay, trên thị trường chứng khoán, cổ phiếu KLF Global là một
trong những cổ phiếu có tính thanh khoản cao nhất sàn HNX năm 2014.
Tháng 10/2015, KLF Global được vinh danh Top 10 Doanh nghiệp tiến bộ
HNX. Đó là sự đảm bảo về danh tiếng cũng như minh chứng cho hoạt động
kinh doanh minh bạch, hiệu quả tại KLF.
Thành công không đến như vận may. Ở KLF Global, thành công đến từ
Trí - Lực của ban lãnh đạo và nỗ lực không ngừng của tập thể CBNV đoàn
kết vì lợi ích công ty. Thành công đó cũng cho thấy văn hoá KLF Global đã
thực sự bắt rễ và thăng hoa từ những giá trị tinh tuý nhất tựa như chuỗi ADN
của sự sống. Điều đó duy trì niềm tin của ban lãnh đạo KLF Global về tương
lai đầy hứa hẹn trước mắt.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF.
Với 06 năm hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức của KLF Global
không ngừng ổn định và lớn mạnh. Bộ máy tổ chức quản trị KLF Global bao
gồm: Đại Hội đồng cổ đông; Ban Kiểm soát; Ban Tổng Giám đốc; Các khối
phòng/ ban;...

12


Cơ quan lãnh đạo cao nhất của KLF Global là Đại Hội đồng cổ đông,
trong đó tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, có quyền quyết định loại cổ
phần, bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại và giải
thể công ty, quyết định mua lại tổng số cổ phần.

Giúp việc cho Đại Hội đồng cổ đông là Ban Kiểm soát, có nhiệm vụ
tiến hành các cuộc thanh tra, kiểm tra với các lĩnh vực, ngành nghề của công
ty; phát hiện ra các sai sót để từ đó đưa ra các đề xuất, kiến nghị với Ban lãnh
đạo. Sau khi được phê duyệt thì thông báo tới các đơn vị tiến hành khắc phục
những sai sót đó.
Dưới Đại Hội đồng cổ đông là Hội Đồng quản trị - đây là cơ quan quản
lý của công ty do Đại hội đồng cổ đông của công ty bầu ra, có toàn quyền
nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền
lợi của công ty, quyết định chiến lược của công ty, quyết định chào bán cổ
phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết
định huy động thêm vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
Ban tổng giám đốc: chịu trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo mọi hoạt động
chung của KLF Global , có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động của KLF
Global trước Hội đồng quản trị và Đại Hội đồng cổ đông.
Các đơn vị trực thuộc là Khối Kinh doanh, dịch vụ và Phòng ban, hành
chính.
Khối kinh doanh, dịch vụ:( Bao gồm các phòng ban như: Trung tâm du
lịch và hàng không; Khu liên hiệp thể thao FLC golfnet; Ngành hàng tiêu
dùng; Trường mầm non KLF Hà Nội; Nhà hàng Lotus): Các phòng ban chịu
trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của công ty trong các lĩnh vực du
lịch, thể thao, giảng dạy, kinh doanh và phân phối…mang lại lợi ích kinh
doanh lớn cho công ty.
Phòng ban, hành chính: ( Bao gồm: Phòng Hành chính nhân sự; Phòng

13


kế toán tổng hợp; Phòng marketing): Các khối phòng ban này chịu trách
nhiệm trước công ty về quản lý nguồn nhân lực; các hoạt động văn phòng
( quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị hành chính văn phòng, tiếp khách, phục vụ

đời sống cán bộ nhân viên,..); theo dõi các khoản thu, chi, xác định kết quả
kinh doanh, các khoản nộp ngân sách. Hạch toán và kiểm tra kế toán của các
đơn vị trực thuộc.
* Mô hình KLF Global ( Phụ lục 1.4)
* Sơ đồ tổ chức Quản trị KLF Global ( Phụ lục 1.5)
1.2.3. Hoạt động của Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF.
Công ty cổ phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF là công ty thuộc hình
thức cổ phần do một số cá nhân góp vốn thành lập và hoạt động trên Giấy phép
Đăng ký Kinh doanh, theo cơ sở của Luật Doanh nghiệp và các pháp luật có
liên quan. Có có tư cách pháp nhân, có con dấu và có tài khoản riêng. Với tính
độc lập của doanh nghiệp, KLF Global có toàn quyền quyết định về cơ cấu tổ
chức, quản lý tài chính và lựa chọn ngành nghề kinh doanh của công ty.
Là doanh nghiệp đầu tư trong lĩnh vực thương mại - dịch vụ, giáo dục đào tạo nguồn nhân lực và chăm sóc sức khoẻ - y tế, nên trong quá trình hoạt
động, phải luôn đảm bảo lợi ích cho công ty, cán bộ nhân viên trong công ty
và các đối tác tin cậy của công ty. Phải ý thức rõ nhiệm vụ của mình và tự
chịu trách nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh, bảo toàn phát triển về
vốn, giải quyết hài hoà lợi ích Nhà nước, công ty và người lao động theo kết
quả kinh doanh đạt được trên khuôn khổ của Luật pháp quy định, thực hiện
theo nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ trong quản lý điều hành mọi mặt
hoạt động của công ty, mọi chủ trương, chính sách đều được Đảng uỷ thông
qua, công ty tạo điều kiện để các đoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mục
đích thực hiện tốt quy chế dân chủ của người lao động trong khuôn khổ điều lệ
của công ty. Sản xuất kinh doanh do công ty tự cân đối, tính toán và đảm bảo

14


kinh phí, bảo tồn nguồn vốn và thực hiện dầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước.
1.2.4. Giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn của KLF Global.
1.2.4.1. Giá trị cốt lõi.

Với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, cùng với sự kỳ vọng của Nhà
nước, và mong muốn đánh thức người khổng lồ vươn mình đứng dậy, KLF
Global đã xây dựng giá trị cốt lõi dựa trên tám yếu tố: “ Lòng trung thực - Sự
tận tâm - Khả năng sáng tạo - Sự năng động - Tiềm lực vững chắc - Phong
cách làm việc chuyên nghiệp - Trân trọng các giá trị đạo đức - xã hội - Đam
mê và quyết tâm”.
Sáu năm qua, văn hoá doanh nghiệp đã tạo ra nét riêng của KLF
Global. KLF global không ngần ngại tạo dựng môi trường làm việc văn minh,
hiện đại, đầy tính cạnh tranh - nơi khác biệt được chấp nhận, các cá nhân sáng
tạo được giải phóng, nơi niềm say mê được thăng hoa, phong cách làm việc
chuyên nghiệp được trân trọng; nơi lòng trung thực và sự tận tâm được đề
cao. KLF Global luôn thấu hiểu và coi trọng những giá trị đạo đức - xã hội, và
luôn là doanh nghiệp chủ động thực hiện trách nhiệm xã hội, không ngừng
đóng góp tâm - tài - lực cho cộng đồng.
1.2.4.2. Sứ mệnh của KLF Global.
Luôn ý thức được vai trò và tầm quan trọng của mình đối với xã hội,
KLF Global luôn xác định mục tiêu của mình : Trở thành một trong những
công ty hàng đầu trên thị trường Việt Nam và tạo dựng danh tiếng thành công
trên thị trường Quốc tế. Sứ mệnh của KLF GLobal là phát triển mô hình
khinh doanh truyền cảm hứng mạnh mẽ tới nhân viên, khách hàng và đối tác.
Sáng tạo sản phẩm - dịch vụ hoàn hảo, thân thiện với môi trường. Xây dựng
niềm tin đảm bảo phát triển bền vững.
1.2.4.3. Tầm nhìn của KLF Global.
Hiện nay, KLF Global phải đối mặt với thách thức lớn nhất là vừa phải

15


quản lý doanh nghiệp sinh lời hiệu quả, tạo dựng danh tiếng; vừa phải tiếp tục
mở rộng lĩnh vực đầu tư tới những địa hạt mới và nhanh chóng chiếm lĩnh thị

trường. KLF vươn tới trở thành một công ty toàn cầu đa ngành năng động,
phát triển bên vững với những sản phẩm dịch vụ mang lại cuộc sống hoàn
thiện hơn từng ngày.

16


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN DOANH ĐẦU TƯ QUỐC TẾ KLF.
2.1. Thực trạng về hoạt động quản lý.
Công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo
điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ
quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác VTLT làm tốt hay không tốt.
Cũng chính vì những điều đó mà công tác VTLT rất được Công ty KLF
Global quan tâm
2.1.1. Tổ chức bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo về công tác
VTLT.
Công tác VTLT là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin cho lãnh đạo
để phục vụ cho công tác điều hành công việc. Công tác VTLT mang tính phức
tạp, mọi cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp đều làm việc liên quan đến văn
bản và đều thực hiện công tác văn thư. Vì vậy, trong doanh nghiệp, cần nhất
là bộ phận tham mưu giúp việc cho ban lãnh đạo để kịp thời theo dõi và kiểm
soát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Tại KLF Global hiện nay, bộ phận phụ
trách tham mưu giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty được quy định tại Quyết
định 1021/2015 /QĐ/KLF ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Tổng
giám đốc về việc “ Ban hành cơ cấu, chức năng nhiệm vụ Phòng Hành chính
nhân sự”. ( Phụ lục 2.1)
Trong văn bản này quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của Phòng
Hành chính nhân sự như sau:
- Quản lý các hoạt động về công tác Văn thư – lưu trữ

+ Thực hiện nghiêm chỉnh về công tác Văn thư, lưu trữ theo đúng quy
định của Công ty và pháp luật của Nhà nước;
+ Hồ sơ lưu trữ phải an toàn, khoa học, đầy đủ, dễ tìm, luôn đảm bảo

17


các tài liệu sẵn sàng khi có yêu cầu tra soát;
+ Thực hiện nghiêm ngặt công tác bảo mật hồ sơ, giấy tờ lưu trữ. Khi
cần tra soát phải có yêu cầu từ Trưởng các Phòng, Ban khác mới được cung
cấp văn bản, tài liệu lưu trữ;
+ Vào sổ tiếp nhận tài liệu, lưu trữ đầy đủ, chuyển giao kịp thời, chính
xác đến tay người cần nhận các loại văn bản, tài liệu theo đúng quy định của
Công ty và Pháp luật của Nhà nước.
- Thực hiện công tác lễ tân, trực tổng đài điện thoại;
- Quản lý tài sản của Công ty và thực hiện các nhiệm vụ hậu cần;
- Quản lý và điều phối hoạt động của đội xe;
- Quản lý và điều phối hoạt động của đội bảo vệ;
- Quản trị mạng, mua sắm và sửa chữa các thiết bị mạng máy tính, tổng
đài nội bộ;
- Quản lý các hoạt động hành chính với chính quyền địa phương và các
cơ quan hành chính trên địa bàn; Theo dõi, kiểm tra, giám sát các loại hợp
đồng dịch vụ của Công ty.
- Chủ động triển khai thực hiện các kế hoạch, phương án, biện pháp
quản lý, điều hành theo đúng sự phân cấp quản lý, quy chế tổ chức hoạt động
của đơn vị và các quy định của Công ty sau khi được Ban lãnh đạo phê duyệt
về chủ trương;
- Trưởng phòng Hành chính Nhân sự được quyền ký các văn bản, giấy
tờ theo nội dung ủy quyền của Tổng Giám đốc;
Sơ đồ Phòng Hành chính nhân sự ( Phụ lục 2.2)

2.1.2. Bố trí cán bộ văn thư lưu trữ
Trước đây, KLF Global có 01 nhân viên Lễ tân Hành chính phụ trách
về văn thư lưu trữ của công ty. Sau đó, do trả lại diện tích mặt bằng cho Tập
đoàn, bộ phận Lễ tân Hành chính không còn nữa. Hiện nay, Nhân viên hành

18


chính là chị Phan Thị Ánh sẽ đồng thời kiêm nhiệm các mảng về văn thư lưu
trữ và các công việc khác của Phòng Hành chính.
Nhiệm vụ của nhân viên Hành chính văn thư đó là:
- Chỉ dẫn cho khách tới làm việc trong các phòng, ban của công ty;
Trực điện thoại và nối máy tới các phòng, ban khi có yêu cầu;
- Quản lý phòng họp ( nhận book lịch sử dụng phòng họp), quản lý
nước uống, văn phòng phẩm cho các phòng/ ban trong công ty;
- Hàng tháng làm thanh toán các khoản chi phí văn phòng: Chuyển phát
nhanh, thuê cây cảnh, kiểm tra danh sách gửi xe cho nhân viên; quản lý cấp
phát coupon, bill bóng cho Sân tập golf FLC Golfnet; chốt km với lái xe, làm
thanh toán hoàn ứng và tạm ứng tiền xăng xe, tiền cầu phà, tiền sửa chữa xe
cho các xe...
- Nhận thư, phát thư cho người nhận thư (ký sổ chuyển phát nhanh đến)
và chuyển thư đi (ghi vào sổ chuyển phát nhanh đi);
- Thực hiện các công tác văn thư lưu trữ như: Quản lý và sử dụng con
dấu; quản lý văn bản đi, đến; Lưu giữ hồ sơ, tài liệu…
2.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ.
Hiện nay, Nhà nước ta chưa ban hành một văn bản cụ thể nào về công
tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp ngoài
Nhà nước. Đây chính là một điểm còn thiếu sót trong nền tảng pháp lý của
Nhà nước ta, gây ra rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc tổ
chức thực hiện công tác VTLT tại doanh nghiệp mình.

Trên thực tế đó, cùng với đặc thù riêng của doanh nghiệp, công ty cổ
phần Liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF đã áp dụng các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác VTLT cho các cơ quan nhà nước để xây dựng và ban hành
các văn bản quy định về công tác VTLT tại doanh nghiệp mình. Việc ban
hành văn bản về công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật

19


như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tư
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011,
Hướng dẫn thể thức và trình bày văn bản hành chính; Thông tư 07/2012/TTBNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 Hướng dẫn quản lý
văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Nghị định
110/2014/ NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định
09/2010/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2014/NĐCP .., ) và dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng giám đốc cũng
như căn cứ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty KLF Global.
Cụ thể, Văn bản quy định về công tác Văn thư lưu trữ của KLF Global là:
- Quyết định 122/2015/QĐ/KLF ban hành ngày 27 tháng 8 năm 2015
của Tổng giám đốc về việc “ Ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ
và quản lý, sử dụng con dấu” ( Phụ lục 2.3)
Nội dung của văn bản này nhằm đưa ra các nguyên tắc trong quản lý
Văn thư lưu trữ bao gồm:
+ Quy định trong soạn thảo văn bản;
+Quy định về cách thức, đánh số ký hiệu văn bản;
+Quy định về việc quản lý văn bản đi, đến, theo dõi và lưu trữ văn bản;
+Công tác quản lý con dấu.
Dựa trên cơ sở văn bản của nhà nước hướng dẫn, chỉ đạo việc thực hiện
công tác lưu trữ trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty bước đầu đã có sự
quan tâm tới công tác văn thư lưu trữ nhằm đáp ứng tốt nhất quá trình hoạt
động cũng như yêu cầu về công tác văn thư lưu trữ của doanh nghiệp.

- Quyết định số 141/QĐ-TGĐ ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014
của Tổng giám đốc về việc “Ban hành Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản
đến của Công ty cổ phần liên doanh đầu tư quốc tế KLF. “ ( Phụ lục 2.4)
Văn bản này được ban hành nhằm kiểm soát hiệu quả việc tiếp nhận và

20


xử lý các loại văn bản đến từ bên ngoài Công ty dưới dạng file mềm, email,
bản cứng theo đúng quy trình bao gồm: công văn đến, thông báo, giấy mời, đề
nghị thanh toán,...Đồng thời hỗ trợ Phòng Hành chính nhân sự trong việc
quản lý , giám sát, kiểm soát luồng xử lý tài liệu đến, tránh bỏ xót, quá thời
hạn yêu cầu trả lời và Hướng dẫn các cán bộ/ nhân viên được phân công xử lý
văn bản thực hiện công việc theo đúng trình tự.
Các văn bản này được xây dựng là căn cứ và là cơ sở đầu tiên cho việc
thực hiện tốt công tác VTLT tại Công ty KLF Global, thể hiện sự quan tâm
chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty.
2.1.4. Quản lý phông lưu trữ của KLF Global.
Theo Điểm 6, Điều 2, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 “ Phông lưu trữ
là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân” Theo đó, những cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu
độc lập về tổ chức, có con dấu, có tài khoản riêng là một Phông. Đây là cũng
là điều kiện thoả mãn để KLF Global xây dựng Phông lưu trữ của doanh
nghiệp mình.
Được thành lập từ tháng 9/2009 cho đến nay, trải qua bao thăng trầm
cùng với sự phát triển không ngừng của doanh nghiệp, khối tài liệu sản sinh
trong quá trình hoạt động của KLF Global là không hề nhỏ. Song ngay từ đầu,
Công ty đã không có sự quan tâm chỉ đạo việc bảo quản và giữ gìn giá trị của
tài liệu, thời gian từ năm 2013 trở về trước, tất cả tài liệu sản sinh ra tại các
đơn vị, phòng, ban trong công ty sau quá trình giải quyết sẽ do chính đơn vị

đó giữ lại và cho đến thời điểm hiện tại, khối tài liệu đó còn rất ít và không
được thu thập lại để lưu trữ tập trung. Đây là yếu tố gây nguy hiểm nhất tới sự
sống còn của tài liệu, vì ý thức bảo vệ tài liệu của từng bộ phận, đơn vị là
không có, chưa kể đến việc tự ý tiêu huỷ tài liệu hoặc làm mất mát, thất lạc tài
liệu. Chính vì lẽ đó, cho đến nay, Phông lưu trữ của KLF Global vẫn chưa

21